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• Leandro Garcia Vela

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PRÁCTICA

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA

Ingeniería Industrial – I Semestre Guía de Prácticas de Introducción a la Ingeniería Industrial

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Estructuras Organizacionales

OBJETIVOS  

Comprender conceptos de empresa u organización. Conocer las áreas funcionales de la empresa u organización.

RECURSOS 

Guía de Práctica

 DURACIÓN DE LA PRÁCTICA 

Una sesión (2 horas).

INFORME El informe deberá incluir:  Carátula.  Objetivos del Laboratorio (a su criterio).  Descripción del laboratorio realizado con lo solicitado en cada caso y debe incluir entre otros, los diagramas solicitados o considerados necesarios, consideraciones que se han tenido en cuenta al momento de hacer el diseño o al construir los diagramas.  Conclusiones y recomendaciones. Se tendrá en cuenta el orden, la claridad, la gramática y la ortografía en cada caso.

MARCO TEÓRICO Para funcionar correctamente, todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza, campo de operación o ambos, requieren de un marco de actuación. Este marco lo constituye la estructura organizacional, que no es sino una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo con base en el objeto de su creación traducido y concretado en estrategias. Su representación gráfica también se conoce como organigrama. CONCEPTO: El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. Utilidad: - Proporciona una imagen formal de la organización. - Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación. - Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional. - Constituye una fuente autorizada de consulta.

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CLASIFICACIÓN: POR SU NATURALEZA:  Microadministrativos Corresponde a una sola organización y puede referirse a ella en forma general o mencionar alguna de las áreas que la conforman.  Macroadministrativos Contienen información de más de una organización.  Mesoadministrativos Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque puede emplearse en el sector privado. POR SU AMBITO  Generales Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público puede abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado, suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

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Específicos Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

POR SU CONTENIDO  Integrales Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Es conveniente anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

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Funcionales Incluye las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

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De puestos y plazas Indican las necesidades de puestos y el número de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU REPRESENTACIÓN  Verticales Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de organización.

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Horizontales Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por líneas dispuestas horizontalmente.

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Mixtos Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con gran número de unidades en la base.

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De bloque Son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan unidades ubicadas en varios niveles jerárquicos.

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DISEÑO:  Forma Como Regla general debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente y representar con rectángulos las unidades.

DIMENSION: Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes.

COLOCACIÓN DE UNIDADES:

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Las unidades deben ubicarse en la grafica según se explica a continuación: Sector Público: Nivel de desconcentración Primer nivel Segundo nivel Tercer nivel Cuarto nivel Quinto nivel Sexto nivel Séptimo nivel Octavo nivel Noveno nivel Decimo nivel Undécimo nivel Sector Privado: Nivel de desconcentración Órgano de gobierno Órgano de gobierno Primer nivel Segundo nivel Tercer nivel Cuarto nivel Quinto nivel

Órganos desconcentrados Secretario Subsecretario Oficial mayor Coordinación general Dirección general Dirección de área Subdirección de área Departamento Oficina Sección Mesa

Órganos desconcentrados Asamblea de accionistas Consejo de administración Dirección general Subdirección general, dirección divisional o gerencia general Dirección o gerencia divisional o dirección de área Departamento Oficina

RELACIÓN DE AUTORIDAD FUNCIONAL:

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Representa la relación de mando especializado, no la de dependencia jerárquica. La autoridad funcional puede existir en forma paralela a la autoridad o entre un órgano especializado y los subordinados de otras unidades de línea. Es común representar este tipo de nexo por medio de líneas cortas de trazo discontinuo que salen de la parte inferior del rectángulo de la unidad de mando y se conectan a la parte superior del rectángulo de una unidad del siguiente nivel o con la línea de autoridad en ese nivel cuando el mando especializado involucra a más de una unidad.

RELACIÓN DE COORDINACIÓN: Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de la organización. Se representa por medio de líneas largas de trazo discontinuo que salen de la parte inferior del rectángulo de la unidad y se conectan con otra unidad o con un órgano desconcentrado.

RELACIÓN DE ASESORÍA: Existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea. Por lo regular, las unidades asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad técnica derivada de su preparación, experiencia o ambas, que les permite proponer a las unidades de línea criterios para resolver una asunto.

Asesoría especifica de una dependencia

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Dependencias de Apoyo sin autoridad funcional

Dependencia de apoyo específico a otra unidad

RECOMENDACIONES: - Utilizar en las líneas que interconectan las figuras rectangulares un trazo más grueso que el que se emplea para dibujar estas últimas. - Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad y se crea la impresión de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical. - Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una sola línea. - Eliminar todos los trazos y tramos injustificados. - Es conveniente mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama. No deben adelgazarse las líneas a medida que se desciende el nivel jerárquico.

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ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA 1. La empresa de fabricación y ventas de vehículos de motor "Pepito’s Fast S.A." tiene su sede social en la calle Misti Nº 456 Yanahuara - Arequipa. Como S.A. tiene un capital social de 600.000 dólares que ha sido desembolsado íntegramente por los socios; además dispone de unos talleres situados en la Variante de Uchumayo donde que se fabrican todos sus productos. Los objetivos de la empresa para el año 2013 son incrementar las ventas en un 15%, contratar a 50 nuevos técnicos y obtener unos beneficios de 60.000 dólares. En ella se acaba de contratar a Juan López como Director de Recursos Humanos, a quien se le encarga que haga un estudio de la estructura de la empresa. Para la realización del citado estudio Juan se ha puesto a trabajar recogiendo la siguiente información: La empresa como cualquier Sociedad Anónima, tiene su Consejo de Administración, del cual es Presidente el Sr. Pedro Ruiz; del cual depende el Director General de la Empresa. Tiene los siguientes departamentos: Producción, Marketing, Recursos Humanos y Económico-Financiero; al frente de cada uno de ellos está un director. - El departamento de Producción está dividido en 5 secciones, (Turismos, Furgonetas, Camiones, Repuestos y Compras) cada una de ellas con sus jefe de sección. - El departamento de Marketing ha dividido el territorio nacional en 4 grandes zonas (Sur, Este, Norte y Oeste). - El Departamento de Recursos Humanos al frente del cual está Juan López, cuenta con dos secciones: uno encargado de la Contratación y otro de la Formación. - El Departamento Económico-Financiero, está compuesto por una sección encargada de los temas Fiscales, que cuenta con un Abogado y 2 Economistas, y otra sección encargada de la Contabilidad compuesta por un jefe de contabilidad, que tiene a su cargo a 5 contables. Elabora el organigrama de la empresa "Pepitos Fast S.A." 2. El hotel CASA ANDINA es, sin duda, uno de los mejores hoteles de la ciudad y el de mayor capacidad. Hotel de cinco estrellas, situado en el corazón comercial y administrativo, lleva desde hace algo más de 10 años siendo el estandarte de la hostelería de la ciudad. Las claves de su éxito se han basado en la proliferación de su oferta, es decir, es un hotel absolutamente dotado y preparado para todo tipo de servicios, y en la profesionalidad de todos cuantos trabajan en él. La cultura de la empresa se ha basado en alcanzar la máxima calidad en todos los departamentos. El concepto clásico del hotel CASA ANDINA le ha proporcionado muchos éxitos comerciales. Las características de este hotel han sido: Capacidad: 700 habitaciones, Trabajadores: 462 personas.  Recepción: Estructura tradicional, permanente, que incluía los servicios de reservas, caja-clientes y mostrador.  Conserjería: Departamento especialmente preparado. En él se integraban, además de la conserjería propiamente dicha, otros servicios como parking, portería de acceso, botones, equipajes y teléfonos.  Alojamiento: En el hotel no gustaba el término “pisos” y se utilizaba el de “alojamientos”. También afectaban a este departamento las actividades de limpieza.  Lavandería: Con instalaciones algo obsoletas, se encargaba tanto de la ropa de los clientes como de las diversas prendas internas del hotel  Cocina: Era uno de los departamentos más conflictivos. Aglutinaba la cocina del personal, la cocina central y dos cocinas de dos restaurantes con salida a la calle, así como economato, bodega y compras  Restaurantes: Encargados del comedor del hotel, los dos restaurantes, la cafetería, los dos bares y la discoteca, el servicio de habitaciones, el alquiler de salones y los banquetes.  Mantenimiento: No sólo era responsable del mantenimiento técnico de todas las instalaciones, sino que además controlaba las contratas técnicas.  Administración: Estructurado como cualquier departamento de administración de una empresa: contabilidad, tesorería, compras, control de gestión, caja general, personal, e intervención y reservas.  Comercial: Cuya función era la comercialización de las diversas unidades productivas del hotel. Se encargaba de ventas, animación y relaciones públicas, y publicidad. También era responsable del servicio de central de reservas.  Gerencia: La Dirección del hotel se encargaba de coordinar los diversos departamentos y de ostentar la representación empresarial. Desde hace años las cosas han cambiado mucho en hostelería, y ahora, el hotel CASA ANDINA ha hecho una reforma en profundidad de sus estructuras acoplándolas a las nuevas necesidades comerciales y operativas. Su organigrama ha experimentado grandes cambios que se pueden resumir de la siguiente manera:

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 Recepción: Se han unificado Recepción y Conserjería. Se han informatizado los servicios y todos los sistemas operativos.  Pisos: Se ha suprimido una parte de lavandería, integrando los servicios que permanecen en el departamento de pisos. Se ha intentado subcontratar algunos servicios.  Comida y Bebida: Se ha creado un departamento de comida y bebida que ha quedado dividido en cuatro: cocina, restaurante, economato y alquiler de salones.  Servicios técnicos: Se ha modernizado al departamento de mantenimiento.  Económico-Financieros: Se ha creado este departamento creando: Administración, Informática y Calidad. De este departamento desaparece el Control de Gestión.  Recursos Humanos: Se ha creado el departamento de Recursos Humanos como responsable de todos los temas de personal.  Marketing: Incluye el antiguo departamento Comercial, con nuevas funciones.  Explotación: Nuevo departamento cuyo titular es el propio Subdirector, encargado del control de la explotación de todas las unidades productivas del hotel. En esta nueva fase se ha dado mucha más importancia a la comunicación interna de la empresa, a la función del puesto de trabajo y a las relaciones entre departamentos. No cabe duda de que los organigramas de estas dos estructuras son diferentes, pues no só1o responden a criterios organizativos distintos, sino también funcionales. Analizar el caso expuesto y llevar a cabo los organigramas de las dos situaciones expuestas. 3. Diseñar un organigrama con los siguientes datos: La empresa "CONFORT", se dedica a la fabricación a gran escala y a la venta de camas, divanes y hamacas a nivel nacional. Los productos son reconocidos por su buena calidad. La empresa está instalada en la ciudad de Arequipa y cuenta con diversas unidades organizativas: El funcionario, con mayor autoridad y jerarquía es el propietario, quien desempeña el cargo de Gerente General y de él dependen los siguientes ejecutivos y asesores. a. Dos asesores de mercadeo, uno interno y otro externo: además cuenta con un asesor legal externo que solamente llega por horas. b. Existen cuatro gerentes: uno financiero, uno de desarrollo organizacional, uno de producción y otro de comercialización. c. El gerente de desarrollo organizacional funciona en calidad de asesor. d. El gerente de producción cuenta con una unidad staff de control de calidad, del cual depende un laboratorio que cuenta con cinco técnicos. e. El gerente financiero supervisa a cuatro departamentos: contraloría, tesorería, informática y gestión. Además tiene un departamento asesor en sistemas y procedimientos. f. El gerente de producción también tiene bajo sus órdenes a tres unidades: logística, mantenimiento y procesos. g. El departamento de procesos tiene bajo su control también a tres unidades: camas, divanes y hamacas. h. El gerente de comercialización supervisa a cuatro departamentos: el de publicidad, el de mercado, el de promoción y el de ventas. 4. La empresa Victoria se ocupa de la fabricación y venta de bicicletas, triciclos y kartings. Tiene su Planta de Producción y Depósito que dependen del Gerente General. La empresa vende a todo el país. Del Gerente General depende varios Departamentos: Del Departamento de Producción dependen los sectores de: Armado, Pintado y Terminado, como así también Control de Calidad y Almacenes. El Departamento de Comercialización se encuentra departamentalizada en: Ventas, Mercado Internacional, y Publicidad y Promoción. Del Departamento de Personal dependen: Sueldos y Jornales, Selección de Personal y Reclutamiento. Del Departamento de Finanzas y Control: Contabilidad, Costo y Financiero. Existe una Auditoría Externa y otra Asesoría Legal. El Jefe del Departamento de Comercialización tiene a su cargo la realización de estudios de mercado. Formule el organigrama.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Enrique Frankling Fincowsky, “Organización de Empresas”, Mc Graw Hill, México, 2009. Philip E. Hick “Ingeniería Industrial y Administración” CECSA México, 1999.

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