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Trabajo Grupal “Identificación y Generación de Informe de No Conformidades"

Grupo 8 Integrantes 1. 2. 3. 4.

Carrión Ccoicca, John Richar Cabrera López, Katia Julissa Valdivia Cartagena, Emerson Dammy Zapata Muñoz, Fredy Arturo

julio de 2019

HALLAZGOS

Hallazgo 1 Durante la entrevista con el Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional de la empresa ABC, el auditor preguntó cómo se programan las auditorías internas, el Gerente contestó que se hacía regularmente cada 6 meses en todas las áreas de la empresa, de acuerdo a lo que estaba previsto en el procedimiento KT-4.5.4-01 de Auditoría Internas. El auditor observa en los reportes que más del 70% de las no conformidades son identificadas en la Planta de fundición. Respuesta:

FORMATO DE INVESTIGACIÓN DE AUDITORIA Razón por la que no hay suficiente evidencia para establecer una no conformidad: La empresa cumple con tener en un procedimiento las auditorías internas y realizarlas de acuerdo a lo programado. Pistas de auditoria que seguiría, incluyendo, evidencias que buscaría y su propósito: Habría que hacer seguimiento al desarrollo de las no conformidades y ver si es que las están cerrando correctamente o en todo caso, hacer seguimiento al cierre de las mismas, comprobando si se han implementado las acciones correctivas, preventivas u oportunidades de mejora previstas. Auditor: Grupo 8

Hallazgo 2 En el área de Compras, el auditor pregunta cuál es el procedimiento para adquirir materiales peligrosos como solventes, pinturas, y otros productos químicos. El jefe de Materiales le explicó que era el mismo procedimiento para adquirir materiales no peligrosos porque las especificaciones eran establecidas claramente por el personal técnico responsable y no había habido ningún incidente que mostrara la necesidad de definir otro procedimiento especial para materiales peligrosos. Respuesta:

INFORME DE NO CONFORMIDAD MAYOR Descripción de la No Conformidad: El Jefe de Materiales, al ser consultado sobre el procedimiento para adquirir materiales peligrosos como solventes, pinturas y otros, indica que es el mismo procedimiento para adquirir materiales no peligrosos, porque las especificaciones eran establecidas claramente por el personal técnico responsable y no había habido ningún incidente que mostrara la necesidad de definir otro procedimiento especial para materiales peligrosos. Evidencia Objetiva: Consulta al Jefe de Materiales. Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles Requisitos: La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para la continua identificación de peligros, evaluación de riesgo, y determinación de los controles necesarios. Cláusula 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia. Requisitos: La organización debe asegurar que cualquier persona que trabaje para ella y que realice tareas que puedan causar impactos en la SST, sea competente, partiendo de una educación, formación o experiencias adecuadas; además debe mantener los registros asociados. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para que las personas que trabajen para ellas sean conscientes de las consecuencias para la SST reales o potenciales, de sus actividades laborales, de su conocimiento y de los beneficios para la SST de un mejor desempeño personal. Auditor: Grupo 8

Hallazgo 3 La empresa ABC ha definido como único objetivo de SST a la disminución de la accidentabilidad en trabajos, con una meta de disminución del 20% respecto al año anterior. Se encontró que la empresa declara en el registro estadístico de accidentes a diciembre 2014 haber tenido cero accidentes en los últimos 3 años. Respuesta:

FORMATO DE INVESTIGACIÓN DE AUDITORIA Razón por la que no hay suficiente evidencia para establecer una no conformidad: Si bien la empresa ha cumplido con su objetivo, éste está mal planteado pues podría influir en que los colaboradores no reporten los accidentes, o que incluso la empresa no los registre a fin de llegar a la meta. Pistas de auditoria que seguiría, incluyendo, evidencias que buscaría y su propósito: Preguntaría al personal operativo dónde ocurre la mayor cantidad de eventos no deseados, tales como incidentes peligrosos o accidentes, para tener una idea de dónde buscar. De igual manera, conversaría con el personal de dicha área, consultado por incidentes o accidentes de los últimos 3 años para corroborar si es que en verdad no ha habido accidentes. Estas averiguaciones me darían la verdad sobre la ocurrencia de accidentes y en todo caso, recomendaría a la empresa, como oportunidad de mejora, la modificación de sus objetivos para evitar oculten información a futuro. Auditor: Grupo 8

Hallazgo 4 En el área de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente, en el cual felizmente nadie salió lastimado, descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había revisado el área previamente a la instalación. El auditor observa el registro de incidentes y no identifica ningún registro en el área de Mantenimiento. El supervisor comenta que como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual. Respuesta:

INFORME DE NO CONFORMIDAD MAYOR Descripción de la No Conformidad: En el área de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente, en el cual felizmente nadie salió lastimado, descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había revisado el área previamente a la instalación. El auditor observa el registro de incidentes y no identifica ningún registro en el área de Mantenimiento. El supervisor comenta que como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual. Evidencia Objetiva: Descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había revisado el área previamente a la instalación, el supervisor comenta que como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual. Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.5.3.1. Investigación de incidentes Requisitos: La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes que:  Determinen las deficiencias de seguridad y salud ocupacional reales o de raíz y otros factores que puedan causar nuevos incidentes  Identifiquen la necesidad de acciones correctivas  Determinen la necesidad para acciones preventivas  Identifiquen oportunidades para la mejora continua  Comuniquen los resultados de tales investigaciones Las investigaciones se llevan a cabo en el momento oportuno. Se documentan y mantienen los resultados de las investigaciones de incidentes. Auditor: Grupo 8

Hallazgo 5 En la entrevista con el Representante de la Dirección, el auditor le pregunta con que periodicidad revisan los documentos del Sistema y este responde que no se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario según pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área. Respuesta:

INFORME DE NO CONFORMIDAD MAYOR Descripción de la No Conformidad: En la entrevista con el Representante de la Dirección, el auditor le pregunta con que periodicidad revisan los documentos del Sistema y este responde que no se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario según pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área. Evidencia Objetiva: No se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario según pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área. Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.5.1 Medición y seguimiento de desempeño Requisitos: La organización establece y mantiene procedimientos para controlar y medir regularmente el desempeño de seguridad y salud en el trabajo. Dichos procedimientos proporcionan medidas cualitativas y cuantitativas apropiadas a las necesidades de la organización. Auditor: Grupo 8

Hallazgo 6 En el área Geología el auditor revisó la lista de los objetivos de seguridad y salud ocupacional para dicha área. El auditor preguntó si los resultados del planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos objetivos fueron documentados. El responsable de Geología respondió que ningún documento fue preparado porque, a su juicio, esto suprimiría la creatividad.

Respuesta:

INFORME DE NO CONFORMIDAD MAYOR Descripción de la No Conformidad: Al preguntar al responsable del área de Geología sobre el planeamiento para alcanzar objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional, si estos fueron documentados. El encargado de dicha área responde que ningún documento fue preparado por que, a su juicio, esto suprimiría la creatividad. Evidencia Objetiva: Falta cuantificar los objetivos. Falta evidencia de documentos como implementación de mejora continua. Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.3.3. Objetivos y programas Requisitos La organización ha establecido, implementado y mantenido unos objetivos documentados de Seguridad y Salud en el Trabajo para cada función. Cláusula 4.4.5 Control de documentos Requisitos: La organización debe establecer y mantener procedimientos para asegurar que: b) Ser examinados y revisados cuando sean necesarios y aprobados para constatar si son adecuados, por el personal autorizado. Auditor: Grupo 8

Hallazgo 7 El procedimiento P-10-Auditorías Internas, especifica en el punto 4 “Programación”, que “el Representante de la dirección programará una serie de auditorías a lo largo de un año en el Plan de Auditoria Interna. En el año transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria.

Respuesta:

INFORME DE NO CONFORMIDAD MENOR Descripción de la No Conformidad: Incumplimiento del Plan de Auditorias. Según el Plan se tenía programado una serie de auditorías. Evidencia Objetiva: Falta de Reprogramación de Auditorías. Falta de la Alta Dirección demostrar su compromiso. Falta en la definición de las responsabilidades que requiere el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.5.1 Medición de desempeño y monitoreo Requisitos La medición y seguimiento de desempeño, dichos procedimientos proporción al control sobre el nivel del cumplimiento de los objetivos de SST de la organización. Cláusula 4.5.5. Auditoría Interna Requisitos La organización debe asegurarse que las auditorías internas del SGSSST se realiza en intervalos planificados para:  Determinar si el sistema de gestión de la SST: 1) Es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión de SST, incluido los estándares de OSHAS. 2) Se ha implementado adecuadamente y se mantiene. 3) Es eficaz para cumplir la política y los objetivos de la organización.  Proporciona información a la dirección sobre los resultados de las auditorías. Auditor: Grupo 8

Hallazgo 8 Los objetivos del SGSST se han establecido teniendo en cuenta los Riesgos significativos / No Aceptables, no obstante, no se ha evidenciado que se hayan considerado las opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales, comerciales y los puntos de vista de las partes interesadas.

Respuesta:

INFORME DE NO CONFORMIDAD MENOR Descripción de la No Conformidad: Los objetivos del SGSST no se ha evidenciado que se hayan considerado otras opciones como son tecnológicas, financieras, operacionales, comerciales y los puntos de vista de las partes interesadas. Evidencia Objetiva: Falta establecer objetivos SST Falta de evidencia para evaluar periódicamente: Riesgos de tecnologías, requisitos financieros, operacionales, comerciales y otros . Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.3.3. Objetivos y programas Requisitos La organización establece y revisa sus objetivos teniendo en cuenta los requisitos legales y otros, los riesgos y peligros existentes, las posibilidades tecnológicas, los requisitos financieros, operacionales y de actividad, así como los puntos de vista de las partes interesadas. Cláusula 4.5.2. Evaluación de cumplimiento legal Requisitos La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. Auditor: Grupo 8

Hallazgo 9 En el almacén de materiales se encontraron disponibles algunos reglamentos emitidos por Defensa Civil referidos a la atención de emergencias eléctricas y medidas de seguridad en la evacuación de la zona, los cuales siendo vigentes no se encuentran controlados por el procedimiento KT-4-02 ver 02. El responsable de la documentación explica que como ellos conocen ese reglamento han preferido transcribir su contenido en procedimientos propios para no tener que controlar más documentos.

Respuesta:

INFORME DE NO CONFORMIDAD MENOR Descripción de la No Conformidad: En el almacén de materiales se encontraron reglamentos emitidos por Defensa civil referidos a emergencias eléctricas y medidas de seguridad para evacuación de la zona, vigentes. No encontrándose en el procedimiento KT – 04 -02 transcribiendo el contenido del mencionado reglamento en procedimientos propios para tener un mejor control y conocimiento según el responsable de dicho documento. Evidencia Objetiva: Falta de Desempeño SGSST Falta de la alta dirección al demostrar su compromiso. Desviaciones de los procedimientos de SST Introducción de nuevos materiales o procesos sin realizar una evaluación de riesgos. Evidencia real de las diferencias entre los procedimientos y prácticas laborales. Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: En la cláusula 4.3.1 Identificación de Peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos. En la cláusula 4.4.2. Indica que la organización debe establecer, implementar y mantener una o varios procedimientos para que las personas que trabajen para ella sean conscientes de: a) Sus Funciones y responsabilidades, así como la importancia de lograr la conformidad con las políticas y procedimientos de SST y con los requisitos de SGSST, incluyendo aquellos de preparación y respuesta ante emergencia. b) Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados. En la cláusula 4.4.7 refiere a la preparación y respuestas ante emergencias. En la cláusula 4.5.1 medición de desempeño y monitoreo. Auditor: Grupo 8

Hallazgo 10 El procedimiento PG-12 Revisión por la Dirección y el Registro “Acta de Revisión por la Dirección, no han incluido algunas entradas para la Revisión por la Dirección, tales como: Resultados del proceso de Consulta y Participación. Estado de Investigación de Incidentes. Cambios en las circunstancias incluyendo la evolución de los requisitos legales.

Respuesta:

INFORME DE NO CONFORMIDAD MENOR Descripción de la No Conformidad: En los documentos del procedimiento PG -12 Revisión y el Registro “Acta de revisión por la Dirección “no han incluido algunas entradas para su revisión, como son el Resultados del Proceso de Consulta y Participación. Estado de Investigación de Incidentes. Cambios en las circunstancias incluyendo la evolución de los requisitos legales. Evidencia Objetiva: Incumplimiento legal para el desempeño del SGSST. Falta de la alta dirección al demostrar su compromiso Falta de evidenciar la evaluación periódica. Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: En la cláusula 4.4.3 comunicación, participación y consulta. En la cláusula 4.6 Indica que la alta dirección debe revisar el sistema de gestión del SST de la organización a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de SST, incluyendo las políticas y los objetivos de SST. El elemento de entrada para la revisión por la dirección debe incluir: a) Los resultados de la participación y consulta. b) El estado de investigación de accidentes, las acciones correctivas y preventivas. c) Los cambios en la circunstancia, incluyendo la evolución de los requisitos legales. Auditor: Grupo 8

INFORME DE NO CONFORMIDAD MAYOR Descripción de la No Conformidad: El Jefe de Materiales, al ser consultado sobre el procedimiento para adquirir materiales peligrosos como solventes, pinturas y otros, indica que es el mismo procedimiento para adquirir materiales no peligrosos, porque las especificaciones eran establecidas claramente por el personal técnico responsable y no había habido ningún incidente que mostrara la necesidad de definir otro procedimiento especial para materiales peligrosos. Evidencia Objetiva: Consulta al Jefe de Materiales. Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: La cláusula 4.3.1 dice que la empresa debe establecer y mantener procedimientos para identificación continua de los peligros, evaluación de riesgos y la implementación de las medidas de control acorde con el ambiente de trabajo. En la cláusula 4.4.2 refiere que el personal que desempeñe tareas debe ser competente en base a una educación, capacitación, entrenamiento y/o experiencia apropiados. Auditor: Grupo 8

FORMATO DE INVESTIGACIÓN DE AUDITORIA Razón por la que no hay suficiente evidencia para establecer una no conformidad:

Pistas de auditoria que seguiría, incluyendo, evidencias que buscaría y su propósito:

Auditor: Grupo 8