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• Mercy Arellano

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Sistema de información gerencial En la empresa seguros Rimac

INTRODUCCCION A través de los tiempos se ha visto como ha ido evolucionando la tecnología en nuestras vidas, con el desarrollo de sistemas utilizados en diferentes empresas del país y del mundo. Estos sistemas se aplican utilizando las herramientas adecuadas y de acuerdo a las necesidades y exigencias de las empresas, sin embargo se necesita que se cuente con personal capacitado para el uso e implantación de esto sistemas de información. En la presente monografía veremos desde como ha ido evolucionando la implementación y desarrollo de los Sistemas de información, la aplicación y el desarrollo de los mismos a través de los tiempos. Como se aplica en la actualidad; los beneficios que ha generado la implementación de Sistemas de Información para la empresa. Veremos los procesos con los que cuenta actualmente la Compañía. RIMAC SEGUROS. Como opera, así como los procesos de 1 área específica (emisión).

LA EMPRESA

RIMAC SEGUROS SAC Fundada en 1896 ha desarrollado un compromiso por brindar 1 variedad de productos de la mejor calidad y un óptimo servicio, para satisfacción de nuestros clientes. RIMAC SEGUROS SAC es una de las empresas líder en Perú en el rubro de Seguros. Su MISION es Favorecer el desarrollo de nuestros clientes en todo momento y en todo lugar, que para RIMAC significa : •

Conocemos a nuestros clientes, entendemos sus necesidades.

•

Les ofrecemos productos adecuados que puedan serles de utilidad en los diversos aspectos de su vida o de su negocio.

•

Desarrollamos la cultura de prevención, los ayudamos a evitar problemas.

•

Ante un hecho fortuito ofrecemos soluciones, damos soporte y apoyo de manera oportuna y transparente.

Su VISIÓN es Ser la empresa de referencia en el país y en la región, por nuestro espíritu competitivo e innovador , por la confianza de nuestros

clientes y por el compromiso y talento de nuestro capital humano, lo cual significa: •

Ser referentes, somos los mejores, somos únicos, nos buscan para imitarnos.

•

Espíritu

innovador,

manejamos

y

cambiamos

continuamente,

descubrimos y tomamos nuevas oportunidades. •

Compromiso de nuestro capital humano, nuestra gente se identifica emocional e intelectualmente con Rimac, hay un fuerte sentido de orgullo y pertenencia.

NUESTROS VALORES •

SINCERIDAD

•

COMPROMISO

•

DNAMISMO

•

EFICIENCIA.

RIMAC SEGUROS SAC tiene como objetivo en continuar con nuestra política de calidad a precios accesibles, manteniendo así, una relación prolongada con nuestros clientes y por la naturaleza de nuestros productos, contribuir al mejoramiento de calidad de vida de nuestros clientes. ACTIVIDADES QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que

a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes. A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:

SITUACION ANTERIOR

La evolución del sistema de digitación siendo la maquina mecánica, la maquina eléctrica y las famosas computadoras 386, se ingresaba la información de los contribuyentes Naturales y Jurídicos, con estos equipos de la época RIMAC SEGUROS comenzó a automatizar sus operaciones.

RIMAC SEGUROS SAC desde su apertura (1896) hasta aproximadamente el año 1990 no contaba con ningún sistema de información que les permitiera realizar los procesos de una manera más eficiente ya que se realizaba de manera manual. Tal es así que los procesos en el área de ventas, logística y contabilidad se desarrollaban de la siguiente manera: Área de ventas: El proceso se iniciaba cuando se recibía la orden de pedido, la cual se realizaba persona a persona- empresa a empresa, en donde el asesor comercial que registraba los datos del cliente en unan solicitud anotando de manera manual el nombre del cliente, domicilio, que producto compró etc. Área de logística : La orden de compra se realizaba manualmente , el proveedor vendria a recogerlo para luego despachar los productos ( economato ) y luego estas ordenes de compra eran archivados en files ,luego pasaron a digitarlas en maqunas de escribir mecánicas y luego maquinas de escribir electrónicas. Área de contabilidad: El contador interno registraba

los documentos de

ventas y de compras en grandes libros contables, luego estos eran archivados y llevados cada fin de mes al contador externo ETAPA DE INICIO A cada personal se le asignada 1 computadora para la realización de su trabajo en las diferentes áreas que tiene la Institución, se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

Paulatinamente el área de informática ó soporte, mediante el sistema de programación va almacenando los datos y registros que son de manejados por los trabajadores de cada oficina. Se desarrollo una implementación del personal contratado para este fin como analistas, programadores, jefes de sistema que desarrollaron mediante reuniones de equipo diseñar interfaces automáticas de ingreso y salida de información. ETAPA DE INTEGRACION Surge como resultado directo de la centralización del departamento de sistema o informática bajo un programador como fuente de almacenamiento, el costo de los equipos y software se implantaron gracias a la inversión de los accionistas .que propusieron mejoras para aumentar el nro de clientes. Se comienza a capacitar al personal, con la finalidad de ampliar su conocimientos en todos los niveles Administrativo, operativo , comercial, etc. sobre todo la capacitación interna sobre los proyectos y creación de nuevos módulos para lograr un fácil manejo al trabajador, el personal que va interactuar con la computadora y la información que los superiores le manden.

ETAPA DE MADUREZ El sistema de información esta a cargo del la división de soporte y gestión de procesos .conforme al organigrama determinado. El control estricto en materia de Seguridad y la ejecución de los planes y programas tanto en lo que se refiere a resultados obtenidos, como en el uso de los recursos, según lo establecido en planes y programas; así como la forma distribución de los diferentes canales de información que ayuda al trabajador desempeñar en forma eficiente labores de cada una de las áreas de la compañía. La consideración de la aplicación de un sistema integrado computacional, a nivel global dentro de la compañía , se solicitó ampliación de la inversión inicial,

tanto en equipo como en la contratación de especialistas y/o la adquisición de software especializado Fue importante determinar la relación costo y beneficio, ya que un adecuado sistema

de

información

puede

reducir

importantes

costos

de

mala

administración, demoras, fallas e inclusive malas decisiones. LOS SISTEMAS UTILIZADOS EN GENERAL DESARROLLAN COMO ACTIVIDADES PRINCIPALES: Entradas: • • • •

Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc. Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automático). Pagos, depuraciones, etc.

Proceso: • • • • • •

Emisiones de pólizas nuevas Endosos según lo solicitado por el asegurado. Cálculo de intereses moratorios. Cálculo del saldo de un cliente. Liquidaciones. Registro de siniestralidades.

Almacenamiento: • • • •

Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Facturas, cupones de pago. Refinanciamientos. Datos de asegurados, beneficiarios.

Salidas: • • • • • •

Reporte de pagos. Estados de cuenta. Pólizas nuevas Endosos. Reporte de Siniestros. Nuevas Politicas de La Cia.

PRESUPUESTO El presupuesto asignado para el mantenimiento, mejoramiento y desarrollo de proyectos de nuevos sistemas es de aproximadamente : US 30,000 TRMESTRALES

BASES DE DATOS La CÌA RIMAC SEGUROS tiene diferentes lineamientos de bases de datos las que constituye en diferentes módulos tanto con Operativos y Administrativos. Los Módulos Operativos a los relacionados a los colaboradores que se encuentran en el campo (contacto directo con los contribuyentes), los cuales necesitan información al instante mediante su Notbook; actualmente la tecnología ayuda a mantener esa comunicación con la base central de información; así como otras bases como la RENIEC, ESSALUD, SBS, SUNAT Los Módulos Administrativos, encargados de registrar la información en forma detallada y secuencial o cronológicamente por cada colaborador desde la fecha de ingreso, útiles que tiene, estudios realizados, es decir su hoja de vida Institucional Asimismo

desarrollo

aspectos

administrativos

relevantes

para

la

Administración, mediante ingresar el modulo puede solicitar vacaciones, financiamiento, pedido escritorio o computadora, servicio de reparación y otros, solamente detallar y será atendido a la brevedad posible. Asimismo, tenemos un modulo de Financiera donde se detalla los ingresos y egresos, las cuales están van a una partida especial para su proceso en contabilidad y presupuesto. Actualmente cuenta con el programa Microsoft Forefront es una completa línea de productos de seguridad que permite una mayor protección y control por medio de una excelente integración con su infraestructura de TI actual y una operación más sencilla de implantación, gestión y análisis. La línea de productos de seguridad Microsoft Forefront ofrece protección para las máquinas cliente (Protección de software listo para las empresas.)

Microsoft Forefront Client Security es un nuevo producto de seguridad que permite proteger los puestos de trabajo, portátiles y servidores de la empresa

de las nuevas amenazas que aparecen, como spyware y rootkits, así como virus y otras modalidades de ataque más tradicionales. El producto está basado en una tecnología muy consolidada y respaldado por un sistema de investigación global innovador. Una consola de gestión integrada permitirá a los profesionales de TI controlar su entorno. Por dentro, los informes y alertas priorizables permitirán centrar los recursos en los problemas reales. Microsoft Forefront Client Security se integrará con la infraestructura de TI existente, como el Directorio Activo y otros sistemas de distribución de software, permitiendo reducir el tiempo de implantación y optimizando su valor. La Institución es grande en su aspecto de organización los cual permite desarrollar un sin número de control y recurrir a información de índole personal como información clasificada las cuales son reservadas y manejadas por funcionarios de Alto nivel, por su confiabilidad que hay en la información; se ha generado ampliar físicamente el rol de Archivo documentario, actualmente esta información se concentra en dos tipos en Físico – Fichas escaneadas con la respectiva certificación notarial. El grupo ha visto preciso tomar algunos tipos de base de datos las cuales nos ponemos a detallar: Apreciamos, que para acceder a los módulos de información es necesario ingresar a la página de RIMAC (intranet), donde hay varios Links que permiten la búsqueda fácil y sencilla para llegar a la información que desea obtener:

JERARQUÍA DE LOS SISTEMAS NIVEL OPERATIVO

Entradas

Proceso

Salidas

 Los asesores comerciales Tiene la En esta parte es donde va procesarComo salida tenemos el reporte en % en cuanto el capacidad de persuadir a los clientestodos los datos del cliente como esuso de la marca, porque con ese repote nos ayudaría para lograr que los adquieran. Asu comportamiento con la empresa,mucho para conocer como es el comportamiento del través de ellos nos permitirá conocerque

productos

son

los

másconsumidor. Eso hay reportarlo al gerente comercial

cuales son los clientes potenciales ysolicitados. fieles a nuestra marca.  Se realiza una planificación general

-

Planificación de gastos: seTres veces por año, necesitamos saber cuanto

del stock de nuestros productos y se

planifica

los

gastos

planifica el proyecto de ventas y los

publicidad,

gastos a realizar.

formatos para cotización.

folleteria

envenderemos el próximo año, y para esto nos ybasamos en las ventas realizadas el año anterior.

NIVEL TÁCTICO

Entradas

Proceso

 El área de Crédito y cobranza:En

Salidas

el esta etapa se organiza laReportar a tiempo la contabilidad de lo Es el responsable de asignar losinformación de cuanto tiempo durara elque se cobra. respectivos créditos a clientes, ocrédito y de que forma cobrarlo. bien deudores diversos en un También como salida tendremos la corto o mediano plazo, para elTambién se ve cuanto tiempo tiene unarelación de todos los deudores que hay y rápido financiamiento. Se Ingresadeuda un proveedor o un cliente nuestro. como solucionarlos. los datos de los créditos y cobranzas que se ha realizado,  Gerente Comercial El nuevo En esta parte el sistema se encargara deComo salida tendremos los reportes de ejecutivo fue designado paramanejar toda la información y comomanera estadística de comos e encuentra consolidar las relaciones con losmanejar los problemas existentes nuestra empresa en la aceptación de los actuales clientes, proveedores y clientes, si hay que mejorar alguna canales, así como para generar estrategia o implementar una nueva, nuevas oportunidades de como también implementar mejores negocios. Se ingresa todos la productos al de la competencia. información recibida por las áreas operativas

NIVEL ESTRATEGICO Entradas

Proceso

Salidas

 Gerente General Ingresa todos losEs el proceso en la cual tiene que analizarAcá saldrá la decisión final de la empresa

reportes de las diferentes áreas.

cada área que se encuentra la empresa.

que medidas debe tomar para mejora la empresa.

UN PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE TI / SI A PARTIR DE LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO La prioridad de cada proyecto

Tiempo a realizar determinada tarea

Presupuesto (s/.)

Implementar nuevos productos.

6 meses

S/. 6,000

Comprar unidades para asistir siniestros

9 meses

$ 380,.000

Actualizar los sistemas de acuerdo a las 6 meses exigencias de nuevos productos.

S/ 25,000

Capacitación de personal para uso de nuevos 2 meses sistemas

S/ 8.500

ARQUITECTURA DE LA INFORMACION DE LA EMPRESA •

La CIA. RIMAC SEGUROS SAC realiza sus operaciones con

arquitectura de tipo WAN ya que realizamos nuestras operaciones en todo el país.. •

Utilizamos la topología STAR * Ventajas: Una desconexión solo afecta a un segmento de computadoras. * Desventajas: Requiere una gran cantidad de cableado, generando mayor

recursos en cable, si el componente central falla, la red

falla. •

H U B

SISTEMA DE INFORMACION PARA LA COMPAÑÍA RIMAC SEGUROS SAC El sistema integrado de gestión comercial ,administrativo y operativo Acsel X (es el más usado), versión multiusuario v.10.2, para trabajar en una pc o en un grupo de pc´s conectadas en red (capacidad máxima: 01 pc servidor y 24 pc´s aproximadamente por área, esto dependiendo al requerimiento de cada área, como estaciones de trabajo/terminales/clientes) desarrollado en un poderoso ambiente gráfico visual de última generación ,que lo hace de un entorno amigable, fácil y sencillo de usar. Esta herramienta es una alternativa (compacta, integrada y económica) dirigida al sector empresarial en general: comercial, industrial y de servicios. COMO LO ADQUIRIMOS: El sistema integrado de gestión comercial, administrativo y operativo ACSEL X, se vende por licencias, las licencias que adquirimos son por pc (por

computadora) que se quiera usar con el sistema. si queremos trabajar en 01 sola pc, tenemos que comprar solo 01 licencia, si queremos trabajar con 02 pc ´s, tenemos que comprar 02 licencias, si queremos trabajar con 03 pc´s tenemos que comprar 03 licencias; asi, en funcion a numero de equipos con los que deseamos trabajar, adquirimos en numero de licencias

•

el usuario adquiere las licencias de ACSEL X y decide si las va a instalar como servidor o como terminal:

•

si compramos varias licencias, podemos instalarlas cada una como 01 servidor en pc´s independientes de empresas distintas, donde cada una manejaria su propia base de datos en forma independiente.

•

si queremos que compartan la informacion, es decir, trabajar en red, accediendo a la misma base de datos en forma simultanea, mixta y compartida (en linea), tendremos que instalar 01 licencia como servidor y las otras licencias como terminales; desde el punto de vista de la funcionabilidad y la operatividad, el trabajo del sistema en la pc que trabaja como servidor o en la pc que trabaja como terminal, es el mismo, la unica diferencia es que la pc servidor tiene alojada en su disco duro la carpeta del sistema que contiene la base de datos comun para todas las pc´s y tiene que estar prendida para que puedan trabajar tambien las terminales; si apago la computadora servidor, anulo tambien el sistema en todas las demas computadoras

EJEMPLOS DE APLICACIÓN: Por ejemplo, si tenemos 10 pc´s conectadas en red y queremos que el sistema acselx trabaje solo en 02 pc´s, accediendo a la misma base de datos en en linea, entonces adquirimos 02 licencias, esto no significa, que las otras 08 pc´s, aunque esten conectadas en red, van a poder trabajar con el sistema acsel X, para ello tendriamos que adquirir 08 licencias mas.

La base de datos del sistema acsel x es estandar "dbf" de visual foxpro8, esto permite facilmente migrar o exportar su data a diferentes plataformas como excel, access, texto, lotus, etc., esta base de datos del sistema es mixta, compartida, de acceso simultaneo por 24 pc´s y trabaja en linea, siempre y cuando las maquinas esten conectadas en red, ya sea lan (red de area local) o wan (red remota). INSTALACION: el proceso de instalacion del sistema acsel x es muy sencillo, se pone el "cd original instalador" en la lectora cd rom y aparece de inmediato una pantalla de presentacion que pide se confirme si se va a instalar como servidor o como terminal, seleccionamos por ejemplo como servidor y automaticamente en pocos segundos se autoinstala todo el sistema (creando el acceso directo en la pantalla, el directorio y la estructura de la base de datos), listo para darle dobleclick al acceso directo y empezar a usar el programa.

EL SISTEMA ACSEL X NOS AYUDA A MEJORAR EN NUESTRAS AREAS SITUACION ACTUAL A partir de principios de hace 5 años se ha optado por implementar un sistema de tipo operacional, que interrelaciona las áreas comercia l, logística, contabilidad, RRHH y operaciones el sistema consiste en:

ÁREA COMERCIAL: El proceso se inicia cuando el comprador llama por teléfono interesado por varios productos previamente después de haber observado la pagina Web de la empresa .El vendedor envía sus datos al comercial para que elabore su ficha de póliza nueva , luego el comercial envía esta solicitud a recepción para que creen el trámite que generará la nueva póliza , luego este trámite llega a emisión quien verifica que la ficha tenga toda la información completa y así procede a emitir la póliza que posteriormente es enviada a imprimir y finalmente la póliza sea despachada al cliente.

ÁREA DE CONTABILIDAD: Esta área procede a cotejar las ventas realizadas tanto en efectivo como en crédito, llevando un registro de ventas al contado y crédito. Las ventas al contado se realizan en efectivo y con tarjetas de créditos contando para ello un POS ya que se lleva un registro aparte de estas ventas. El segundo registro es para ventas al crédito en cupones. Se procesa estas

informaciones

para llevar un mejor control de los

movimientos de dinero, es decir tener un reporte confiable de cuanto es lo que se tiene en efectivo, letras por cobrar, etc. Así mismo este sistema brindara un reporte continuo, en el momento que se requiera.

REGISTRO DE CLIENTES

HERRAMIENTAS DE GESTION CRM Lo que estamos utilizando para fortalecer las relaciones con nuestros clientes es lo siguiente: •

Entregamos las pólizas en el domicilio de los clientes o el cada agencia del BK (BROCKER), sin costo adicional a nivel nacional.

•

Buscamos conocer

las necesidades

de

nuestros clientes para

satisfacerlas (Nuevos productos)., ó mejorarlos en comparación a la competencia. •

Envió de las ultimas novedades vía correo electrónico a nuestros clientes.

ERP Enterprise Resource Planning o Planeador de Recursos de la Empresa Dado que la CIA RIMAC SEGUROS busca una buena y correcta aplicación de los ERP para poder lograr una integración de los procesos de información entre las diferentes áreas y poseer la información disponible e inmediata para la toma de decisiones. Esto se vera reflejado en un incremento de la productividad.

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DATOS DEL CLIENTE

CORREO

INTERNO

Y

EXTERNO

DE

LA

CIA

RIMAC

SEGUROS.

RECOMENDACIONES • La organización debe ser flexible a los nuevos sistemas de información que involucran a toda la estructura organizacional de la empresa • Se debe tener una adecuada implementación del sistema de información a utilizarse en base a los requerimientos que exige la organización • Realizar racionalmente análisis críticos sobre alternativas de solución a problemas de sistemas de información empresarial implementadas •

Toda organización debe tener una inversión destinada al uso eficaz de tecnologías emergentes y complementarias de información, asociadas a un adecuado conocimiento del comportamiento humano-organizacional, como eje fundamental de desarrollo de la organización

•

Compromiso de responsabilidad para el logro de metas y objetivos eficientes que de manera automatizada que efectuado con el adecuado del sistema de información existente ayude a realizar de manera eficiente las actividades de gestión propias de cada organización o empresa.

CONCLUSIONES

•

CIA RIMAC SEGUROS ha logrado mantenerse a la vanguardia siendo la empresa mas completa en su rubro debido a las herramientas que aplica y sobretodo al gran soporte de sus sistemas de información.

•

Con este trabajo hemos querido demostrar que muchas de las empresas nacionales en nuestro país necesitan innovar continuamente, ya que día a día se presentan nuevas tecnologías que buscan simplificar y/o automatizar ciertas funciones o tareas que se desarrollan en las empresas con el fin siempre de lograr una mejora en sus procesos para llegar de manera más eficaz y eficiente a los clientes.