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UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL ECUADOR ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS

CASO: URUCUER S.A PROFESOR: Ing. Wilson Navarro MBA Integrantes: Raúl Espinoza Ricardo Vallejo Santiago Sánchez FECHA: 22 DE MAYO DEL 2007

INTRODUCCIÓN URUCUER S.A. es una importante empresa de producción y venta de artículos de cuero, que goza de gran prestigio en el ámbito nacional e internacional. En sus comienzos, URUCUER S.A. solamente abastecía al mercado interno. Su Gerente General, el Sr. Javier Sánchez, comenzó a exportar en el año 1980, con gran éxito. Posteriormente detectó la existencia de un nicho de mercado para las prendas de lana, que resultaban complementarias a su línea de artículos de cuero. La empresa se constituyó inicialmente con una estructura muy reducida. En la medida que URUCUER S.A. fue creciendo y desarrollándose, la misma fue ajustándose paulatinamente. El área de Producción en primer lugar y la de Ventas en segundo lugar, fueron objeto de procesos de racionalización que permitieron adecuarlas a las exigencias de las actividades que cumplen. Actualmente el Gerente General, Javier Sánchez, ve la necesidad de continuar el proceso de ajuste de la estructura organizativa de la empresa. En particular, se manifiesta preocupado por la cantidad y heterogeneidad de las actividades que cumple el Departamento de Administración y Finanzas, área que, por otra parte, es la única que aún no ha sido efectivamente racionalizada. A continuación vamos a realizar el analisis respectivo al proceso de la estructura de la empresa para poder ajustarle y realizar los cambios necesarios. URUCUER S.A. Tiene una estructura organizacional como la piramidal que se define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en el trabajo. Hay seis elementos basicos que abordo esta empresa cuando diseño la estrutura de su organización: especialización laboral departamentalizacion, cadena de mandos, tramo de control centralización y descentralización y formalización.

Podemos hablar sobre la especialización laboral que nos resume grado en el que las tareas de la organización estan divididas en puestos de trabajo; después de dividir las tareas mediante la especialización, hay que agruparlas de modo que se puedan coordinar aquellas

que

sean

comunes.

La

base

para

agrupar

las

tareas

se

llama

departamentalizacion. La cadena de mandos es una linea continua de autoridad que se extiende de la parte superior de la organización hasta el ultimo escalafon y aclara quien reporta a quien. No es posible analizar la cadena de mandos sin considerar dos conceptos complementarios: autoridad y unidad de mando. La autoridad se refiere al derecho inherente de una pocision gerencial para dar ordenes y esperar que estas se acaten y la unidad de mando sostiene el concepto de linea continua de autoridad se afirma que una persona solo debe tener solo un superior ante el cual es responsable directa por ejemplo el Jefe Departamento de Fabricación tiene debajo de el varios empleados en su responsabilidad y autoridad. Dado la importancia de todos estos aspectos nos podemos darnos cuenta de algo muy relevante que cuantos empleados puede dirigir efizcamente el gerente de esta empresa en cuestión del tramo de control donde depende cuantos empleados maneja por ejemplo en un tramo de cinco o seis empleados el gerente puede ejercer un control riguroso; mientras que cuando se manejan demasiado empleados se complican la comunicación vertical en la organización ya que esta es demasiado grande. Tener mas niveles jerárquicos hace lenta la toma de decisiones y aisla a la direccion. Por lo regular, se dice que si la direccion toma las principales decisiones de la organización sin las aportaciones del personal de niveles inferiores, esta empresa esta centralizada pero si hiciera lo contrario algo distinto cambiaria todo en la toma de decisiones si tuvieran encuenta las ideas y aportaciones de los empleados entonces seria una organización descentralizada.

URUCUER S.A. Se encuentra establecida en una burocracia que se caracteriza por tener tareas operativas muy rutinarias que se consiguen mediante especialización, reglas y regulaciones muy formalizadas, tareas agrupadas en departamentos funcionales, autoridad centralizada, tramos estrechos de control y toma de deciones que sigue la cadena de mandos anteriormente nombrados; esta burocracia provoca conflictos entre departamentos debido a la falta de comunicación. Para poder mejorar la estrutura de esta organización se debe hacer un cambio radical donde se pueda superar las barreras departamentales y descentralizar la toma de decisiones a nivel jerárquico es hacer una estructura de equipos. Existen dos modelos del diseño organizacional. Denominemos un extremo el modelo piramidal,

corresponde

a

la

burocraci,

en

tanto

que

tiene

una

extensa

departamentalizacion, mucha formalizacion, una red limitada de información (básicamente de comunicación descendente) y poca participación de los miembros de nivel inferior en la toma de decisiones. En el otro extremo se encuentra el modelo plano, que se asemeja a la organización sin fronteras. Es una estrutura plana, con equipos formados con varias jerarquias y funciones, poca formalizacion, una red extensa de información (mediante la comunicación lateral y ascendente ,aparte de la descendente) y una gran participación en la toma de decisiones. Si se hace este cambio significativo en la estrutura organizacional que es una estrutura plana debido a sus ventajas en alcanzar metas y objetivos se debe dar un apoyo a dicho cambio como de arriba para abajo y de abajo para arriba.

ESTRUCTURA La empresa URUCUER S.A muestra una estructura piramidal la cual la vamos a enseñar a continuación y luego la vamos a convertir en una estructura plana, por procesos.

Directorio Ejecutivo

Gerencia General

Asesor

Administración

Asesor

Financiero

Producción

Comercialización

Para iniciar con la Estructura orgánica por Procesos, es importante tener aprobada una Estructura que permita generar procesos óptimos en calidad de respuesta y cantidad de tiempo utilizado, para alcanzar la satisfacción del cliente, y la posibilidad de tener parámetros de evaluación de los funcionarios que ejecutan los procesos. A continuación mencionamos las características y principios utilizados en el diseño de la estructura por procesos:

• Carácter específico: estructura concebida y diseñada a la medida de la Organización • Carácter dinámico: prevé el desarrollo futuro, sin que ello implique sobredimensionar sus partes, sino preparar “al todo” para que se dé un crecimiento armónico y sólido que permita enfrentar las nuevas circunstancias impuestas por su gestión • Carácter humano: tiene en cuenta a las personas que integran la UE y a las que potencialmente podrían integrarlo. Además, considera los niveles de interacción entre quienes conforman o conformarían la UE. • Exigencias del contexto: es necesario prever la suficiente flexibilidad para que la Institución pueda adaptarse a los cambios del contexto y, además, a los efectos

que

puedan llegar a producir en ésta A continuación presentamos nuestra propuesta de estructura orgánica por Procesos, compuesta por los siguientes Macro Procesos: _ Proceso Gobernante.- En el proceso gobernante intervienen La Junta Directiva y la Gerencia General, su función principal es establecer objetivos a ser cumplidos por todo el personal a través de las estrategias que se implanten, para así generar valores tanto para los accionistas como para la empresa. En general este proceso es de vital importancia para la empresa debido a que depende del tipo de objetivos y estrategias que se establezcan para el desarrollo de las mismas. En caso de presentarse algún error la empresa tendrá problemas para poder desarrollarse adecuadamente. La junta directiva y la gerencia general son los responsables de dirigir a su personal hacia el cumplimiento de los objetivos y metas, de igual forma controlar a los mismos.

_ Proceso Agregador de Valor.- En este proceso se tiene la intervención del área Comercial y de Producción que son las que generan valor para la empresa. Intervienen directamente en acción con el cliente brindando productos de alta calidad. Un buen servicio y de alta calidad, generará mayor valor para los clientes y la empresa. Entablando buenas relaciones con el cliente o cuando el mismo se siente bien atendido se genera un valor muy alto para la empresa, cada persona que actúa en este proceso es parte fundamental para la generación de valor, es por eso que se debe contar con el personal adecuado y capacitado para dicha operación y que nuestro producto este diseccionado adecuadamente a los clientes. _ Proceso Habilitante.- Es el conjunto de actividades requeridas para la gestión de los recursos humanos, financieros tecnológicos, y bienes necesarios para la entrega de productos demandados por el cliente ciudadano de acuerdo con la misión organizacional”. Aquí implementaremos proceso Habilitante de apoyo y asesoría. 1) Apoyo: En este proceso la persona responsable generalmente pertenece al área administrativa o financiera que se encarga de administrar los recursos, para facilitar y optimizar la operatividad del proyecto para que se cumplan con mayor eficiencia los objetivos y metas de la empresa. Al tener un eficiente desarrollo de las áreas responsables con un adecuado control de las mismas, la empresa podrá valorizar de mejor manera que tipo de inversiones realizar, que costos de los mismos son altos, o que puntos son de vital importancia para la empresa. 2) Asesoría: En este proceso se requiere de personas con conocimientos técnicos según se requiera.

En este actúan personas de área jurídica o de auditoría los cuales permiten la plena ejecución de los procesos y subprocesos, obteniendo los recursos necesarios para su ejecución. Este proceso es fundamental para el desarrollo de la empresa ya que se puede intervenir en cualquier caso que demande la empresa tanto en el ámbito legal como técnico.

EE ESTRUCTURA POR PROCESOS

MACRO PROCESO GOBERNANTE

D I R E C T O R I O E J E C U T I V O

G E R E N C I A G E N E R A L

Subproceso MACRO PROCESO GENERADOR DE VALOR

Proceso Producción

_lana _cuero _calzado

_M _V

Proceso Comercialización

Apoyo

Asesoría

A F J A D I U U M N R D 1) Establecer _Entablar buenas directrices relaciones paracon reformular, el cliente controlar y ejecutar objetivos, estratégias, políticas y el plan I A I I operativo institucional N N D T 2) Coordinar y controlar el funcionamiento técnico y administrativo de la institución I C I O MACRO PROCESO 3) Asegurar _Generar ventajas la implantación, competitivasfuncionamiento para la empresa y actualización siendo eficientes de sistemas en la producciónresa, de administración financiera, de la S I C R HABILITANTES presentación del presupuesto, de su liquidación, asegurando el mayor grado de idoneidad del personal que T E O I labora en la entidad Proceso Gobernante Dirección Ejecutiva R R A 4) Adoptar _Cada persona oportunamente que actúa enlas este medidas procesocorrectivas es parte fundamental señaladas enpara las recomendaciones la generación de que valor, la unidad es por eso de que se A O auditoria interna incluirá en los informes administrativos financieros y/o exámenes especiales efectuados debe contar con elobjetivos personala adecuado y capacitado para dichaaTtravés operación que nuestro este Establecer ser cumplidos porplazo todo el personal de interinstitucionales, lasy estrategias queproducto se 5) Fortalecer los programas de la entidad a largo y lograr las relaciones MISIÓN: I diseccionado desarrollando adecuadamente lospara programas a los y proyectos clientes. sociedad requiere como para la empresa. implanten, así generar valores que tantolapara los accionistas V 6) Representar legalmente a la insitución O 7) Aprobar y legalizar contratos, convenios, resoluciones, informes técnicos y documentación institucional AMBITO DE ACCION Dar un buen servicio y utilizando de alta calidad, de esta manera generar mayor asignados valor para los 8) Aprobar _Ofrecer productos planes edeinformes alta calidad técnicos de manera eficiente todos los recursos MISIÓN: Generador de Valor Proceso Producción clientes y la empresa

Dar un buen servicio y de alta calidad, de esta manera generar mayor valor para los clientes y la empresa

Comercialización Proceso Generador de Valor MISIÓN:

AMBITO DE ACCION _Entablar buenas relaciones con el cliente _Generar ventajas competitivas para la empresa siendo eficientes en la producciónresa, _Cada persona que actúa en este proceso es parte fundamental para la generación de valor, es por eso que se debe contar con el personal adecuado y capacitado para dicha operación y que nuestro producto este diseccionado adecuadamente a los clientes. _Ofrecer productos de alta calidad utilizando de manera eficiente todos los recursos asignados

Juridico Proceso Habilitante de Asesoría MISIÓN:

Permitir la plena ejecución de los procesos y subprocesos, obteniendo los recursos necesarios para su ejecución.

AMBITO DE ACCION _Brindar soporte y asesoría en el aspecto legal, a las diferentes áreas de la institución _Mantener actualizado el archivo legal e informar constantemente de reformas legales emitidas _Analizar los aspectos legales relacionados con pólizas Brindar apoyo al área de Auditoría Interna para la correcta aplicación de los sistemas de control interno, contables _Analizar la parte legal en los procesos de Licitación de la entidad y administrativos de la institución, determinando si los procedimientos establecidos por la entidad, para el efecto, _Representa a la institución en procesos judiciales se cumplen de manera efectiva, con el objeto de cumplir y hacer cumplir los procedimientos requeridos. _Asistir por delegación en lade elaboración de reformas, preparación de estatutos y más disposiciones legales Auditoría Proceso Habilitante Asesoría _Dar soporte en la realización de auditorias operativas y exámenes especiales de las actividades administrativas y _Conocer de la emisión de nuevas leyes constitucionales y de las que competen a la institución financieras de la institución previamente establecidas, y las imprevistas solicitadas por la autoridad competente MISIÓN: Permitir la plena ejecución de los procesos y subprocesos, obteniendo los recursos _ _Examinar la asignación y utilización de los recursos financieros, humanos y materiales; emitir su criterio técnico necesarios su ejecución. Mantener los archivos para organizados para que sean de fácil utilización para los jefes y para los demás funcionarios y recomendaciones al respecto de la empresa AMBITO DE ACCION _Colaborar con la auditoría externa y proporcionar la información que le sea requerida _Apoyar a las asesorías brindadas a las autoridades de la institución en las áreas de su competencia, con el propósito de mejorar la gestión en la institución

Administración Proceso Habilitante de Apoyo Aministrar los recursos, para facilitar y optimizar la operatividad del proyecto para que se

MISIÓN: cumplan con mayor eficiencia los objetivos y metas de la empresa.

AMBITO DE ACCION _Emitir las políticas, estrategias, normas e instructivos necesarios, a fin de facilitar el cumplimiento de las actividades previstas en el desarrollo de los proyectos _Mantener contactos con organismos nacionales e internacionales afines, con el objeto de generar nuevos proyectos y mejorar los ya implantados _Lograr la cooperación mutua de organismos internacionales, consiguiendo la firma de convenios de cooperación Planificar dirigir y coordinar las actividades financieras de la Unidad Ejecutora interinstitucional Proceso Habilitante ade _Asesorar permanentemente los Apoyo niveles directivos Financiero _Evaluar el cumplimiento de dichos convenios y ampliar plazos de cooperación mutua _Controlar que las asignaciones presupuestarias se cumplan de acuerdo a lo establecido, a través del análisis final _Conseguir fuentes de financiamiento, auspicios y donaciones, nacionales o extranjeros _Legalizar los estados financieros y presentarlos a la máxima autoridad MISIÓN: Aministrar los recursos, para y optimizar la operatividad del de proyecto para que sepobres de _Difundir, a través de todos los medios, losfacilitar resultados conseguidos en la atención los niños y niñas _Elaborar informes financieros y remitirlos a la máxima autoridad con mayor eficiencia los objetivos y metas de la empresa. nuestro país, cumplan con el objeto de ampliar la capacidad de atención _Mantener reuniones con los jefes de área para aprobar gastos presupuestarios

AMBITO DE ACCION

-Controlar mensualmente el gasto real, según la disponibilidad presupuestaria _En lo relativo a identificar fuentes de financiamiento para proyectos de autogestión: _Evaluar las posibilidades de financiamiento (ventajas, desventajas y condicionantes) y captar los recursos _Transferir el presupuesto asignado a cada localidad y controlar su gasto

CLASIFICACIÓN DE LOS CARGOS EN FUNCIÓN DE LA CLASIFICACIÓN GENÉRICA La clasificacion generica es una unidad Ejecutora en tres niveles:  Directivo  Productivo  Apoyo A los cargos se los debe clasificar en relación a este grupo ocupacional, de tal manera que permitan identificar con facilidad la responsabilidad de cada cargo. Por otra parte todos los subsistemas de recursos humanos se enmarcarán en las competencias diseñadas para la Unidad Ejecutora.

Esta técnica esencial de Recursos

Humanos debe obtener respuestas a seis preguntas básicas :  ¿Cuáles son las tareas físicas y mentales que desarrolla el trabajador?

 ¿Cuándo se debe terminar el trabajo?  ¿Dónde se debe desarrollar el trabajo?  ¿Cómo desempeña su puesto el trabajador?  ¿Por qué se hace este trabajo?  ¿Qué cualidades se necesitan para desarrollar el puesto? El análisis y clasificación de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de información relativos a los puestos de una organización.

Éste es un proceso

sistemático para determinar las habilidades, responsabilidades y conocimientos necesarios para desempeñar las funciones en una DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DELUnidad CARGO Ejecutora. _ Planificar el desarrollo y cumplimiento de la entidad a largo plazo, de acuerdo a las políticas establecidas para la Unidad Ejecutora.

un resumen de loseldeberes y responsabilidades en relación condeeltrabajo. proceso, _ Realizar y ejecutarProporciona la Planeación Estratégica y elaborar Plan Operativo Anual con la colaboración del equipo subproceso de _ Coordinar el correcto desempeñoodeárea su área

actividad, y tiene lugar después de haberse diseñado el puesto,

capacitado al funcionario. Se lo _ Manejar el presupuesto de su área y preparar novedades

analiza constantemente mientras se está realizando el

trabajo. _Administrar y supervisar las tareas ejecutadas por el personal de su área _ Capacitar al personal de su área para lograr las mejoras requeridas

análisisade se de desarrolla _ Manejar proyectosEl inherentes laspuestos actividades su área

en tres ocasiones:

_ Elaborar informes para reportes al estado

_Cuando se crea la Unidad _ Para manejar la capacidad de aprendizaje

Ejecutora o se cambian los procesos

_Cuando se crean nuevos puestos _Determinar cobertura y condiciones en que se llevarán a cabo los convenios _Ser el representante legal en los convenios aprobados y firmarlos

_Cuando se modifican los puestos manera significativa _Negar las solicitudes que considere que no cumplen con los actuales requisitos de establecidos para el efecto _Mantener contacto permanente con organismos especializados

La administración eficiente recurso _Desarrollar periodicamente controles de calidad y de del procesos

humano se basa con frecuencia en la aptitud de

tareas por realizar, saber delegar trabajos delegar _Firmar acuerdos o identificar convenios delas cooperación y verificar su cumplimiento en los términossin previstos

responsabilidades y

controlar la marcha(donaciones, y ejecuciónventas, de lascanjes, actividades estipuladas. _Desarrollar propuestas de financiamiento asistencia técnica, auspicios, etc.)

Descripción del Cargo

_Buscar fuentes alternas de financiamiento nacional o internacional

CÓDIGO:

TITULO DEL CARGO: Gerente General

_Contactar y realizar acercamiento con dichas fuentes _Definir y desarrollar estrategias de negociación PROCESO: Gobernante

REPORTA A: Directorio EjecutivoGENERAL: OBJETIVO

SUPERVISA: Gerente General: todo el personal

_Elaborar el plan de acción para la negociación (visitas, talleres, conferencias, exposiciones , etc.) Responsable de dirigir la gestión de la entidad, estableciendo sus metas y objetivos. Se basará en el estudio y evaluación de los resultados obtenidos de años anteriores y enellamanejo proyección realizada _Coordinar con la Dirección Administrativo - Financiera de los recursospor las diferentes áreas de la entidad, a fin de fortalecer los programas a largo plazo, mejorar los de corto plazo, buscar la excelencia en sus actividades y lograr el beneficio de la sociedad y la comunidad de su competencia. _Exponer a los organismos las necesidades de cooperación y asistencia ROL DEL CARGO:

Gerencial

5

5 EXPERIENCIA:

Minimo 5 años de experiencias en puestos de dirección ejecutiva

CAPACITACIÓN

2

Minimo 80 horas de capacitación DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO COMPUTACIÓN:

2

_üEmitir las políticas, estrategias, normas e instructivos necesarios, a fin de facilitar el cumplimiento de las actividades previst

Manejo Excell y powerpoint _Mantener contactos con organismos nacionales e internacionales afines, con el objeto de generar nuevos proyectos y mejorar

_Lograr la cooperación mutua de organismos internacionales, consiguiendo la firma de convenios de cooperación interinstituc _Evaluar el cumplimiento de dichos convenios y ampliar plazos de cooperación mutua _Conseguir fuentes de financiamiento, auspicios y donaciones, nacionales o extranjeros _Difundir, a través de todos los medios, los resultados conseguidos en la atención de los niñosCÓDIGO: y niñas pobres de nuestro país,

Descripción del Cargo PROCESO: Habilitante / Asesoría

TITULO DEL CARGO: Asesor Interinstitucional

REPORTA A: Gerente General

SUPERVISA: personal asesoríra interinstitucional

OBJETIVO GENERAL:

Permitir la plena ejecución de los procesos y subprocesos, obteniendo los recursos necesarios para su ejecución.

EXPERIENCIA:

5

Título académico o profesional en áreas sociales.

DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO

CAPACITACIÓN

2 de Mínimo 1 año en funciones apoyo administrativo o secretarial

_Coordinar el correcto desempeño de su área _Manejar el presupuesto de la entidad y reportar las novedades

COMPUTACIÓN:

_Administrar y supervisar las tareas ejecutadas por el personal de su área

2

Manejo Excell y powerpoint ROL DEL CARGO:

_Capacitar al personal de su área para lograr las mejoras requeridas CÓDIGO:

Nivel de Asistente

_Manejar proyectosdel inherentes a las actividades de su área Descripción Cargo TITULO DEL CARGO: Director Administrativo Financiero _Elaborar informes para reportes al estado PROCESO: Habilitante apoyo

REPORTA A: Directorio Ejecutivo

SUPERVISA: a Todas las Unidades de: Servicios, Recursos Humanos, Finanzas e Informática

OBJETIVO GENERAL:

Responsable de dirigir la gestión de la entidad, estableciendo sus metas y objetivos. Se basará en el estudio y evaluación de los resultados obtenidos de años anteriores y en la proyección realizada por las diferentes áreas de la entidad, a fin de fortalecer los programas a largo plazo, mejorar los de corto plazo, buscar la excelencia en sus actividades y lograr el beneficio de la sociedad y la comunidad de su competencia.

5

5

EXPERIENCIA:

Título superior en Administración, Finanzas o afines

CAPACITACIÓN

2 Mínimo 5 años en instituciones públicas del sector social

DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO COMPUTACIÓN:

Manejo como usuario

_ Realizar controles de calidad en la elaboración

2

_Controlar tiempo de trabajo de los empleados ROL DEL CARGO:

_Controlar las normas de calidad

5

Responsable CÓDIGO:

del desempeño administrativo- financiero

_ Hacer respetar las normas dentro de la empresa Descripción delestablecidas Cargo TITULO DEL CARGO: Supervisor _ Reportar cualquier anomalia que se presente PROCESO: Generador valor Producción

REPORTA A: Supervisor

SUPERVISA: personal

de producción

_ Redactar informes semanales de los procesos en la elaboración del producto OBJETIVO GENERAL:

Responsable de supervisar los procesos de fabricación dentro de la fabrica y controlar que se mantengan todas las normas de calidad en la elaboración del producto

5

2 CAPACITACIÓN ROL DEL CARGO: EXPERIENCIA:

5

Minimo enSupervisar cargos similares Minimo180año horas de capacitación

DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO

_ Enseñar

y promocionar el producto a los clientes COMPUTACIÓN:

_ Vender el producto

2

Manejo Excell y powerpoint

_ Hacer seguimiento de posibles clientes _ Visitar empresas en busca de nuevos clientes CÓDIGO:

Descripción del Cargo _ Mantener una base de datos

TITULO DEL CARGO: Vendedor

_ Realizar informes sobre satisfacción de los clientes

PROCESO: Generador valor Comercialización

REPORTA A: Gerente

General

SUPERVISA: a

nadie

_ Asesorar al cliente en lo que necesite OBJETIVO GENERAL:

_ Cumplir las metas establecidas por la empresa Responsable de comercializar el producto ya acabado hacia los clientes finales ROL DEL CARGO:

Vendedor

5

5 EXPERIENCIA:

Minimo 5 años de experiencias en puestos de ventas

CAPACITACIÓN

2

Minimo 40 horas de capacitación

COMPUTACIÓN:

2

Manejo Excell y powerpoint