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• Andrea Daza

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TIPOS DE DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN EN LAS ORGANIZACIONES

Un archivo es un documento en el cual se almacena información creada o recibida en desarrollo a las actividades de empresas públicas, privadas y personas naturales; estos documentos se convierten en una ventana la cual permite tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado, son un testimonio material que se constituye en soporte y fuente para la gestión administrativa, para el desarrollo de objetivos y sobre todo para el servicio al cliente interno y externo de las entidades que lo generan. Los documentos son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, electrónicos, analógicos, etc. Aunque hoy en día, el documento “escrito” rebasa la conceptualización ya que, los medios tecnológicos de información, brindan una gran posibilidad de variedades de transporte de información mediante soporte de multimedia, páginas web, archivos digitales, entre otros. Su clasificación varía según la función que cumplen, y el impacto que buscan generar sobre el destino o destinatarios, su principal objetivo se radica en su rápida y efectiva búsqueda y localización de la información que contienen a partir de los conceptos que los agrupan bajo el reflejo de sus funciones generales, la cual les concede una estructura jerárquica y lógica. La administración de comunicaciones hace especificaciones orientadas sobre los documentos, con respecto a la relación de su estructura y aplicabilidad, algunos de los documentos son los siguientes: CARTA COMERCIAL: Es una comunicación la cual se utiliza para la comunicación de una empresa a otra, con el fin de mantener o establecer una relación comercial acerca de un servicio o producto en particular. Se puede presentar en un formato escrito o digital. Se caracteriza por tener un contenido formal y expositivo en el cual se plantean las ventajas y beneficios que se pueden obtener a partir del compromiso comercial con una empresa en particular. Por otra parte también puede tratar diversos contenidos de tipo comercial como lo son, la solicitud de una reunión, promociones, lista de precios, pedidos, invitaciones, descuentos, entre otros.

MEMORANDO: Es un escrito en el cual se expone algo que se debe tener en cuenta para una determinada indicación, instrucción o acción. Es de uso interno de las empresas o instituciones; la mayoría de empresas cuentan con un formato especifico de memorando, de no ser así se realizara en una hoja la cual traspase una información de manera breve, ya que se define como un comunicado rápido, aunque debe contar con las características que se difieren al lugar y la fecha de emisión, al destinario o destinarios del mismo, el tema que se tratara con una temática determinada y finalmente la firma la cual le da validez al documento y en algunos casos un respectivo sello. INFORME ADMINISTRATIVO: Es el documento en el que se describe datos precisos sobre el estado de las actividades de cualquier empresa o institución, de igual manera son el material que ayuda a los funcionarios a la toma de decisiones sobre situaciones que se describe detalla mente en el informe. Su redacción no puede ser ambigua ni confusa, todo lo contrario debe ser de tipo formal, claro, preciso y exacto. Estos informes pueden ser emitidos de forma periódica, como semanal, mensual, anual o de forma esporádica respondiendo a la necesidad de información de un superior. Los informes escritos ofrecen la invalorable ventaja de constituir verdaderos archivos, a los cuales se puede recurrir en cualquier momento, por otra parte, permiten verlos una vez y otra, cuantas veces sea necesario, para hacerse un criterio definido sobre su contenido, con respecto a tomar una decisión.