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Tipos de Documentos

Presentado por John Alejandro Soto Cardoso

Docente Jhorleny Linares Cano

Curso virtual Administración documental en el entorno laboral Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Medellín; septiembre de 2019

Actividad 3 Evidencia 2: Foro Temático AA3: “Tipos de Documentos” “Tipos de Documentos”. El aprendiz debe compartir tres tipos de documentos aplicando lo consignado en la Norma Icontec NTC 185. Debe publicar su aporte a través del foro de discusión, con el fin de que los demás aprendices conozcan su posición al respecto.

Tipos de Documentos

La Norma GTC 185 las definiciones de algunos tipos de documentos son:

CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio. CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.

MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos. Características: -

Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes Distribuir el texto de acuerdo con su extensión Tratar un solo tema por memorando

Algunas ocasiones en que se debe utilizar un memorando son: -

Informar sobre hecho breve, Expresar necesidades, Hacer requerimientos, Aclarar una situación, corregir o impugnar una situación, llamados de atención entre otras.

EJEMPLO DE UN MEMORANDO

MEMORANDO

BAC – 001 – 2019

Bogotá D.C., 03 de junio de 2019

PARA:

Sra. Esther Julia Guzmán, Técnico Sistemas

DE:

Bibiana Castañeda, Departamento Administrativo

ASUNTO:

Revisión equipo de cómputo

Reciba un cordial saludo, por medio del presente memorando me permito informarle que el equipo de cómputo del área de trabajo de su dependencia necesita ser adecuado según las necesidades de la empresa.

Por lo anterior y de acuerdo a lo conversado les solicito proceder a efectuar dicha adecuación siguiendo los parámetros internos de nuestra organización.

Cordial Saludo,

Firma

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Se puede emitir un certificado de: -

Certificaciones obtenidas dentro de un periodo académico Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción Becas, donaciones, créditos paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros

CARACTERISTICAS: -

Redactar en forma clara, precisa y concreta Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo Utilizar el formato establecido en cada organización Distribuir el texto de acurdo a su extensión Expedir siempre en original

EJEMPLO DE UN CERTIFICADO:

Bogotá, 15 de septiembre de 2019

LA GERENCIA ADMINISTRATIVA

CERTIFICA:

Que el Ingeniero Alejandro Soto, identificado con Cedula de Ciudadanía No. 58.569.841 de Medellín, trabaja en nuestra Empresa desde el 01 de Junio de 2014 y desempeña el cargo de Coordinador de Proyectos.

Esta certificación se emite a solicitud del banco BBVA.

FIRMA

CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio. CARACTERISTICAS: -

Tratar solo tema por comunicación Redacción clara, concreta y concisa Redactar en persona plural y usar tratamiento de usted en singular o plural Utilizar formato de cada organización

EJEMPLO DE CARTA:

BAC – 2 – 2019

Bogotá, 15 de septiembre de 2019

Señor Alejandro Soto Jefe de Proyectos Unitty S.A.S. Cra 7 No. 180 – 30 Bogotá D.C.

Asunto:

Desarrollo Software Departamento comercial

Reciba un cordial saludo,

De acuerdo al asunto en referencia les solicitamos proceder al desarrollo del Software para nuestro departamento comercial de acuerdo a todos los requerimientos establecidos en la reunión del día 25 de abril del año en curso. Como es de su conocimiento es muy importante que este software este a disposición de nuestro departamento comercial para el mes de Junio de 2018; por lo cual está a su disposición toda la información requerida.

Quedamos atentos de sus comentarios, cordial saludo.

Gerente Administrativo