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FLORES, José

TEXTOS DE CORRESPONDENCIA 1.

Definición.- Son textos que se utilizan dentro de la administración pública o privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución Política y demás normas. Expresan jerarquías, acuerdos, obligaciones, órdenes, etc. Se caracterizan por su solemnidad, seriedad y dignidad.

2.

Solicitud: Es un documento que una persona natural dirige a otra que ostenta un cargo o una función pública o privada, con el objeto de solicitar el goce de un derecho, beneficio o servicio. Clases:   

Individual. Colectiva (Memorial). Oficial.

Partes: 1. Sumilla. 2. Destinatario. 3. Datos personales del solicitante. 4. Texto o cuerpo. 3.

 

Solicitud – Formulario. Carta – Solicitud.

5. 6. 7.

Pie, conclusión, o párrafo final. Lugar y fecha. Firma y pos firma.

Oficio.- Este documento es una comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolar; utilizado por autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y, por consiguiente, debe ir firmado por el máximo representante legal de la institución. El oficio se usa para comunicar: disposiciones, consultas, órdenes informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento. Clases:  Simple o directo: Va dirigido a una sola persona, se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones y para proporcionar cualquier información a un solo destinatario.  Múltiple: Va dirigido a varios destinatarios, la estructura es la misma del oficio simple, no obstante es importante recordar que: - El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares. - En el oficio múltiple se escribe la palabra “Distribución”. - El código inicia con “OFICIO MULTIPLE”  Oficio de transcripción: Es un documento que sirve para transcribir el contenido de otro documento tal como se da en el original. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Partes: 1. 2. 3.

4. 4.

Membrete Lugar y fecha Código o Numeración (orden correlativo, siglas de la oficina o entidad de procedencia y el año de expedición). Destinatario (nombre completo, cargo y lugar)

5. 6. 7. 8. 9. 10.

Asunto (Síntesis del cuerpo) Cuerpo o Texto Despedida y Antefirma (atentamente) Firma, pos firma “con copia” o distribución Iníciales o pie de página.

Memorando.- (Latín, memorare = recordar, mencionar); es un documento de carácter interno, de uso muy difundido en la administración pública, se redacta en papel A5 y sirve de relación en una institución entre el jefe y el subalterno o entre dependencias de la misma institución. Se caracteriza por ser: Directo y breve, funcional y práctico, interno (circula dentro de una entidad) y es de acción inmediata.

Clases:  Simple: Va dirigido a un solo destinatario, para informar asuntos de trabajo como la realización de actividades o la ejecución de tareas, y en general, para informar asuntos de trabajo a un solo destinatario.  Múltiple: Va dirigido simultáneamente a varios destinatarios Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información. Partes: 1. Código o numeración. 2. Información (compuesto por el remitente -Dedestinatario -A- asunto y lugar y fecha) 3. Cuerpo o texto. 5.

4. 5. 6. 7.

Despedida y Antefirma (atentamente) Firma, pos firma. “con copia” o distribución. Iníciales o pie de página.

Informe.- Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de interés, va dirigido de un subordinado a uno superior, o de la misma jerarquía cuando el caso lo requiera. Tiene carácter de declaración jurada; quiere decir que la persona que informa debe informar la verdad, de lo contrario, podrá ser sancionada administrativa y judicialmente. Clases:  

Ordinario: Es de uso permanente: Diario, semanal, quincenal o mensual. Extraordinario: Es el que se utiliza ocasionalmente, cuando se presenta algún asunto imprevisto.

Partes: 1. Código o numeración 2. Encabezamiento (Lugar y fecha, Destinatario AL-, Remitente (DE) y Asunto) 3. Cuerpo o Texto 6.

Acta: Es un documento que contiene el testimonio de las acciones más importantes que ha acontecido en la realización formal de determinados actos administrativos, como reuniones o sesiones de personas. Libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera página, por un Notario Público. Clases:     Partes: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

4. Terminación o conclusión 5. Despedida y Antefirma (atentamente) 6. Firma, pos firma 7. Iníciales o pie de página.

  

Acta de Sesión. Acta de Comparendo. Acta de Conciliación. Acta de Inspección.

Acta de Fundación. de Sociedad. Acta de Trabajo.

Titulo Introducción o encabezamiento (comprende el lugar, fecha, hora, cantidad y nombre de los asistentes o de los que actúan si son numerosos). Cuerpo o texto: En esta se considera: Control de asistencia, despacho (correspondencia enviada y recibida), informes de los miembros, lectura de la agenda, pedidos, (cuando no está en la agenda), Orden del día (se debate agenda y los pedidos), tratamiento de pedidos y votación. Finalización o cierre del acta. Firmas de los que aprueban el acta.

Aviso: Es una nota breve que contiene información diversa sobre el desarrollo de las actividades cotidianas de una institución, para dar a conocer en forma simultánea, a varios destinatarios. Su redacción es ágil, directa y respetuosa, como si fuera una carta breve. Partes: La estructura, puede estar compuesta por: 1. 2. 3.

Membrete (si acaso existe). Lugar y fecha. Cuerpo o Texto.

4. 5.

Despedida y Antefirma (atentamente). Firma, pos firma.