Unidad 2: Paso 3 - Aplicar la planificación de la calidad Cristian Hernandez Bolaños 1’121.886.716 Bibiana Alexandra As
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Unidad 2: Paso 3 - Aplicar la planificación de la calidad
Cristian Hernandez Bolaños 1’121.886.716 Bibiana Alexandra Astaiza López 34.321.313
Octubre de 2018
Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios ECACEN Especialización en Gestión Integral de Proyectos Gestión De La Calidad En El Proyecto
Introducción
La planificación de la calidad es un proceso constructivo de la formulación e implementación de un plan de gestión integral de residuos sólidos en 20 localidades rurales del departamento del Meta, que describe cómo se implementarán las políticas de calidad y la manera en que el equipo del proyecto planea cumplir los requisitos establecidos por esta. El proyecto descrito tiene como objetivo formular e implementar un plan de gestión integral para 20 localidades rurales del departamento del Meta, teniendo como antecedente la problemática de una inadecuada gestión de basuras en las zonas rurales debido a la inexistencia de frecuencias permanentes de recolección y falta de conocimientos en manejo de residuos por parte de la comunidad rural. Las 20 localidades que se seleccionarán serán producto de solicitudes formales presentadas por las alcaldías municipales y las condiciones específicas de cada vereda y/o centro poblado entre las cuales deben considerarse: Número de habitantes, actividades económicas, distancia del casco urbano, condiciones de acceso, disponibilidad de la comunidad a participar en el proyecto. La ausencia de implementación de prácticas amigables con el medio ambiente, se evidencia en los grandes volúmenes de residuos sólidos emitidos. Garantizar el logro de los objetivos propuestos, requiere de una serie de procesos como el de la planificación de la calidad, la cual es relevante en el desarrollo y ejecución del proyecto, debido a su enfoque en el establecimiento de los objetivos de la calidad, a las especificaciones de los procesos operativos que se requieren, y a los recursos necesarios para cumplir con los objetivos propuestos Basados en los requerimientos de la planificación de la calidad, se establecieron los objetivos, el plan de gestión de la calidad, las métricas de la calidad, el plan de gestión de los riesgos, la línea base de alcance, el registro de lecciones aprendidas, la matriz de trazabilidad de requisitos, el registro de riesgos, y el registro de interesados, que permitirán la adecuada ejecución del proyecto.
1. Objetivo general Formular e implementar un plan de gestión de calidad para garantizar una gestión integral de residuos, en 20 localidades rurales del departamento del Meta, 1.2 Objetivos específicos • • • • • • • •
Formular un plan de gestión integral de residuos sólidos para 20 localidades rurales del departamento del Meta. Implementar el plan de gestión integral de residuos sólidos en las 20 localidades rurales del departamento del Meta, definidas dentro del alcance del proyecto. Generar una solución efectiva a la inadecuada gestión de residuos sólidos en zonas rurales del departamento del Meta. Definir un plan de acción que pueda ser aplicado en otras localidades que no se encuentren incluidas en el alcance del proyecto. Aumentar la gestión comercial para organizaciones de recicladores y para compradores de material reciclable. Dar cumplimiento a la normatividad ambiental vigente. Sensibilizar a las personas sobre la importancia, de la gestión, adecuado y manejo de los residuos Reducir la contaminación ambiental, generada por los residuos en un 5 %
Tabla 1. Acta de constitución del proyecto ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Formulación e implementación de un plan de gestión PROYECTO integral de residuos sólidos en 20 localidades rurales del departamento del Meta. PATROCINADOR Gobernación del Meta DIA MES AÑO PREPARADO POR: Equipo del proyecto REVISADO POR:
Gerente del proyecto
APROBADO POR:
Entidad contratante
DIA DIA
MES MES
AÑO AÑO
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO El proyecto descrito tiene como objetivo formular e implementar un plan de gestión integral para 20 localidades rurales del departamento del Meta, teniendo como antecedente la problemática de una inadecuada gestión de basuras en las zonas rurales debido a la inexistencia de frecuencias permanentes de recolección y falta de conocimientos en manejo de residuos por parte de la comunidad rural. Las 20 localidades que se seleccionarán serán producto de solicitudes formales presentadas por las alcaldías municipales y las condiciones específicas de cada vereda y/o centro poblado entre las cuales deben considerarse: Numero de habitantes, actividades económicas, distancia del casco urbano, condiciones de acceso, disponibilidad de la comunidad a participar en el proyecto. OBJETIVOS DEL PROYECTO • Formular un plan de gestión integral de residuos sólidos para 20 localidades rurales del departamento del Meta. • Implementar el plan de gestión integral de residuos sólidos en las 20 localidades rurales del departamento del Meta, definidas dentro del alcance del proyecto.
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO Se estiman como factores de éxito del proyecto los siguientes: • • • •
Participación activa de la comunidad en general en las actividades para la implementación del plan de gestión. Apoyo y financiación por parte de las entidades territoriales (alcaldías) en la implementación de algunas actividades del plan de gestión. Generar alianzas comerciales con organizaciones de recicladores y con compradores de material reciclable. Generar espacios pedagógicos en centros educativos, juntas de acción comunal y demás organizaciones sociales presentes en las localidades.
REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL Los requisitos que deben cumplirse con la ejecución del proyecto son: • • • •
Generar una solución efectiva a la inadecuada gestión de residuos sólidos en zonas rurales del departamento del Meta. Definir un plan de acción que pueda ser aplicado en otras localidades que no se encuentren incluidas en el alcance del proyecto. Aumentar la gestión comercial para organizaciones de recicladores y para compradores de material reciclable. Contribuir a los entes territoriales en el cumplimiento de metas en los planes de desarrollo del orden municipal y departamental. EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO
FASES DEL PROYECTO
PRINCIPALES ENTREGABLES
Fase I - Diagnóstico Integral
1 informe diagnostico por cada una de las localidades incluidas en el alcancel del proyecto sobre la descripción de la vereda y/o centro poblado, diagnostico social, manejo actual de los residuos sólidos, socialización del proyecto y la identificación de las organizaciones y/o entidades con influencia en la localidad.
Plan de gestión integral de residuos solidos formulado el Fase II – Formulación del cual deberá definir las actividades de corto, mediano y Programa de gestión largo plazo a implementar en cada localidad para la integral de residuos sólidos gestión integral de los residuos sólidos, las entidades cooperantes y el tiempo de implementación.
Informe de ejecución de las actividades de corto plazo Fase III para la implementación de plan de gestión integral de Implementación del residuos solidos en cada localidad rural, así como la programa de gestión preparación para la posterior implementación de las integral de residuos sólidos actividades de mediano y largo plazo.
INTERESADOS CLAVES 1. Población rural de las 20 localidades incluidas en el alcance del proyecto. 2. Alcaldías municipales 3. Empresas de servicios públicos municipales. 4. Organizaciones de recicladores. 5. Compradores de material reciclaje 6. Gobernación del Meta 7. Corporación autónoma regional 8. Otras entidades de control ambiental. RIESGOS 1. Insuficiencia de recursos para llevar a cabo actividades. 2. Desinterés y falta de constancia en la implementación de las actividades por parte de los interesados. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO El proyecto se proyecta con una duración de un año desde el inicio hasta el cierre incluyendo las 3 fases que lo conforman. Se estima que la Fase I dure tres meses, la Fase III dure 2 meses y la Fase 3 dure 7 meses. • •
Inicio. Socialización y recolección de información para el diagnóstico y presentación de informe. • Elaboración del plan de gestión. • Implementación de actividades a corto plazo del plan de gestión • Fin PRESUPUESTO DEL PROYECTO El presupuesto del proyecto incluye: Remuneración de los profesionales de campo. Recursos para desplazamientos. Actividades de socialización y acompañamiento. Impresión de informes. Gastos administrativos de funcionamiento del proyecto. GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO EQUIPO DE TRABAJO: AUTORIZACIÓN ACTA PATROCINADOR: AUTORIDAD ASIGNADA:
3.2 Documentación de Requisitos.
N.T.C. ISO 14001:2004. Implementar política y objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros requisitos de la organización. 4.3.2. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: A. Identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba. B. Para determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales. 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal. • Debe tener uno o varios procedimientos para evaluación periódica. • Debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones. • Debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba.
PREAD 1. Se cuenta con un procedimiento y una matriz legal u otra herramienta que le permita a la organización identificar la normatividad ambiental que le aplique. 2. Las normas identificadas se encuentran vigentes y son pertinentes, aplicables y específicas para la empresa. 3. La empresa realiza la evaluación periódica del cumplimiento de sus requisitos legales.
RUC Numeral 4.5. 1. Entender y ser consciente de cómo sus actividades son ó serán afectadas por los requisitos legales y de otra índole para lo cual debe evaluar periódicamente la conformidad con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que suscribe la organización; debe llevar registros de los resultados de las evaluaciones periódicas. 2. Establecer en el procedimiento la metodología para la evaluación periódica del cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la empresa 3. Llevar registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
3.3 Matriz de trazabilidad de requisitos
Definir responsables y responsabilidades Estructurar la matriz de identificación de requisitos legales y otros requisitos relacionados con la empresa Mantener informado a la empresa sobre las normas, leyes, reglamentación vigente, y contratos con requisitos aplicables.
Realizar el seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales.
Mantener disponible y actualizada la matriz
Definir el personal encargado del cumplimiento y/o seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales
Identificación de legislación, requisitos legales y otros requisitos. Actividades de la organización
Aspectos e impactos ambientales
Legislación vigente para cada uno de ellos
Definir periodicidad de revisión y actualización. Cada vez que se expida un nuevo requisito o se elimine uno existente
Cuando se conozcan modificaciones de los requisitos existentes.
Cuando se crea una nueva unidad de negocio en la que apliquen requisitos legales.
Cuando se genere cambios en la matriz de aspectos e impactos ambientales y que tengan implicación ambiental.
Definir canales y mecanismos de distribución y comunicación
Metodología de evaluación del grado de cumplimiento de cada requisito legal
Generación de un registro
Responsable de actualizar la matriz.
Definir periodicidad de revisión de normas y cumplimiento
Licencias ambientales
Responsable de dar cumplimiento.
Realizar inspecciones periódicas
Planes de manejo ambiental – Licencias ambientales
Realización de auditorías Responsable de verificar el cumplimiento.
PGIRESPEL, actas de disposición final, lista de chequeo
Permisos ambientales: tala, vertimientos, emisiones, concesión de aguas Certificados de gases de vehículos, estudios de vertimientos, emisiones.
Aspectos legales a tener en cuenta.
¿Cuál es la legislación aplicable a bodegas de acopio de residuos reciclables? – Decreto 312 de 2006, 620 de 2007 y Decreto 456 de 2010 Plan de manejo integral de residuos sólidos. Diligenciar el formulario de inscripción en la página de la UESP. – Decreto 113 de 2013: Modifica el Decreto 456 de 2010 sobre la clasificación y condiciones de localización de las bodegas de reciclaje. • ¿Si hago gestión para la disposición de residuos peligrosos debo tener licencia ambiental? – Decreto 2841 de 2014 establece en el Art 8: • 10. La construcción y operación de instalaciones cuyo objeto sea el almacenamiento, tratamiento, aprovechamiento, recuperación y/o disposición final de residuos o desechos peligrosos, y la construcción y operación de rellenos de seguridad para residuos hospitalarios en los casos en que la normatividad sobre la materia lo permita. • 11. La construcción y operación de instalaciones cuyo objeto sea el almacenamiento, tratamiento, aprovechamiento (recuperación/reciclado) y/o disposición final de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEE) y de residuos de pilas y/o acumuladores.
Cumplimiento del Decreto 4741 de 2005: a) Garantizar la gestión y manejo integral de los residuos o desechos peligrosos que genera; b) Elaborar un plan de gestión integral de los residuos o desechos peligrosos que genere tendiente a prevenir la generación y reducción en la fuente, así como, minimizar la cantidad y peligrosidad de los mismos. En este plan deberá igualmente documentarse el origen, cantidad, características de peligrosidad y manejo que se dé a los residuos o desechos peligrosos. Este plan no requiere ser presentado a la autoridad ambiental, no obstante, lo anterior, deberá estar disponible para cuando esta realice actividades propias de control y seguimiento ambiental; c) Identificar las características de peligrosidad de cada uno de los residuos o desechos peligrosos que genere, para lo cual podrá tomar como referencia el procedimiento establecido en el artículo 7° del presente decreto, sin perjuicio de lo cual la autoridad ambiental podrá exigir en determinados casos la caracterización físico-química de los residuos o desechos si así lo estima conveniente o necesario; d) Garantizar que el envasado o empacado, embalado y etiquetado de sus residuos o desechos peligrosos se realice conforme a la normatividad vigente;
e) Dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1609 de 2002 o aquella norma que la modifique o sustituya, cuando remita residuos o desechos peligrosos para ser transportados. Igualmente, suministrar al transportista de los residuos o desechos peligrosos las respectivas Hojas de Seguridad; f) Registrarse ante la autoridad ambiental competente por una sola vez y mantener actualizada la información de su registro anualmente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 27 del presente decreto; g) Capacitar al personal encargado de la gestión y el manejo de los residuos o desechos peligrosos en sus instalaciones, con el fin de divulgar el riesgo que estos residuos representan para la salud y el ambiente, además, brindar el equipo para el manejo de estos y la protección personal necesaria para ello; h) Contar con un plan de contingencia actualizado para atender cualquier accidente o eventualidad que se presente y contar con personal preparado para su implementación. En caso de tratarse de un derrame de estos residuos el plan de contingencia debe seguir los lineamientos del Decreto 321 de 1999 por el cual se adopta el Plan Nacional de Contingencia contra Derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en aguas Marinas, Fluviales y Lacustres o aquel que lo modifique o sustituya y para otros tipos de contingencias el plan deberá estar articulado con el plan local de emergencias del municipio; i) Conservar las certificaciones de almacenamiento, aprovechamiento, tratamiento o disposición final que emitan los respectivos receptores, hasta por un tiempo de cinco (5) años; j) Tomar todas las medidas de carácter preventivo o de control previas al cese, cierre, clausura o desmantelamiento de su actividad con el fin de evitar cualquier episodio de contaminación que pueda representar un riesgo a la salud y al ambiente, relacionado con sus residuos o desechos peligrosos; k) Contratar los servicios de almacenamiento, aprovechamiento, recuperación, tratamiento y/o disposición final, con instalaciones que cuenten con las licencias, permisos, autorizaciones o demás instrumentos de manejo y control ambiental a que haya lugar, de conformidad con la normatividad ambiental vigente.
Registro de Interesados
El éxito del proyecto depende del compromiso de los actores claves. Por lo tanto, es importante entender quiénes son esos actores y qué papel pueden tener en el desarrollo del proyecto. Etapas para la elaboración de un mapa de actores: Identificación y clasificación de los actores; Identificación de las funciones y roles de cada uno; Identificación de las relaciones predominantes.
Fuente: Guía de Planeación Estratégica para el Manejo de Residuos Solidos
Modelo Matriz Interesados
Fuente: Guía de Planeación Estratégica para el Manejo de Residuos Solidos
2. Plan de gestión de la calidad 2.1 Requisitos generales En el presente plan se puede apreciar los diferentes requisitos generales, que hacen parte del proyecto de formulación e implementación de un plan de gestión integral de residuos sólidos en 20 localidades rurales del departamento del Meta. Dentro de los requisitos básicos se encuentra: 2.1.1. Requisitos Legales y Otros Requisitos. • • • •
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2.1.1.1 Relacionados con la Actividad. Tener al día los impuestos de los trabajadores IRPF y Seguridad Social, cumplir las obligaciones fiscales respecto a los empleados. Tener la licencia de apertura y todos los permisos pertinentes para la ejecución del proyecto Cumplir la normativa específica aplicable al sector medioambiental. Disponer de dicha normativa, además de un mecanismo eficaz para actualizarla y transmitir las exigencias a las personas afectadas dentro del proyecto Cumplir las deberes, disponer de la información de los deberes, además de un mecanismo eficaz para ejecutarlos y transmitir las exigencias a las personas afectadas dentro del proyecto.
2.1.1.2. Seguridad e Higiene Cumplir con la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Existencia de un sistema de gestión, que garantice la seguridad a los empleados y el cumplimiento de la normativa vigente en materia de prevención de riesgos laborales. Prestar especial atención a las instalaciones que pueden presentar un riesgo mayor como aparatos a presión, instalaciones eléctricas, áreas contaminadas, y asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de protección y seguridad. Debe existir un plan de evacuación para los casos de emergencia y se debe disponer de un listado de los números de teléfono de emergencia los cuales deben estar a disposición de todos los trabajadores. La instalación debe estar equipado con todo lo necesario en materia de seguridad (extintores, señalización, protección, etc.). Se debe definir un plan específico de mantenimiento preventivo de los equipos de seguridad y mantener registros físicos de su cumplimiento. Se debe contar con botiquín de primeros auxilios para su uso dentro de las instalaciones y para el desplazamiento a las diferentes localidades 2.1.1.3 Ambientales La Dirección del proyecto debe definir un plan de buenas prácticas dentro del cual se debe incluir toda aquella normativa ambiental para aplicarla durante todo el proyecto Durante la ejecución del proyecto debe garantizar el cumplimiento de los objetivos minimos propuestos de normativa ambiental para las 20 localidades establecidas.
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Durante la ejecución del proyecto se debe cumplir con la disposición de los residuos asimilable, a través de las empresas recicladoras, que garantice el cumplimiento del Decreto 4741 del 2005, Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y manejo de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral 2.1.1.4. Protección de Datos Dentro del proyecto se deben adoptar las medidas de seguridad exigibles (nivel básico, medio o alto) que garanticen la seguridad de la información a lo largo del proceso, y que eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.
Conclusiones •
La comunicación con el personal es fundamental, por lo que se deben realizar capacitaciones a todo el personal con respecto a los parámetros de calidad establecidos evacuando cualquier duda.
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La persona que se elija para la aplicación de los formularios debe tener alto conocimiento en al área de construcción, por lo que es necesario que se evalué constantemente, con la idea de mantener siempre a la persona más adecuada, ya que de esta tarea depende la mejora en la calidad.
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Durante las reuniones puede hacerse un espacio para informar al personal de las decisiones en la dirección del proyecto, esto para generar un sentimiento de pertenencia sobre el proyecto, mejorando así los rendimientos.
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El análisis de los datos recolectados es muy importante para la mejora continua, por lo que su revisión debe darse mínimo cada 15 días, para la detección temprana de errores en la metodología aplicada.
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La planificación de la calidad es una herramienta útil para la dirección eficiente de proyectos, lo que genera una ventaja sobre otros proyectos similares en los que no se aplica, por lo que es importante aplicar los principios aprendidos en los
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Al utilizar el plan de gestión de calidad elaborado en este estudio y aplicarlo a otra, es necesario hacer un análisis de las condiciones que presenta, ya que éste fue creado para las condiciones y características específicas del presente proyecto
Bibliografía
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial / Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca (2000). Piloto Diseño de Instrumentos para la Planificación y Gestión Ambiental de Residuos Peligrosos en la Jurisdicción de la CVC.
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Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Teritorial (2007). Gestión integral de residuos o desechos peligrosos. Recuperado de http://www.minambiente.gov.co/images/AsuntosambientalesySectorialyUrbana/pdf/sustancia s_qu%C3%ADmicas_y_residuos_peligrosos/gestion_integral_respel_bases_conceptuales.pdf