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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Fecha: 05/10/2014

COMBINAR CORRESPONDENCIA

Combinar Correspondencia Combinar correspondencia es una herramienta de Word que nos permite combinar dos archivos: un documento que generalmente es una carta y una lista de destinatarios. 1.

Ingrese a Microsoft Word, en la Ficha Diseño de página configure el documento con Tamaño Carta y las siguientes Márgenes:Superior=4, Inferior=3, Derecho=3, Izquierdo=3. Luego aplique Sangría Izquierda=0, Sangría Derecha=0; Espaciado Anterior=0; Espaciado Posterior=0.

2. En la Ficha Inicio aplique Interlineado=1,0 (o Sencillo) y Alineación=Justificar. Luego aplique Fuente=Tahoma, Tamaño=12. Escriba la siguiente carta:

FECHA

Bogotá, DC, Agosto 24 de 2011

Señor ALFREDO SUAREZ Docente FESSJ Presente

ENCABEZADO

Respetado señor Suárez

SALUDO

Por medio de la presente solicito a usted sean revisadas mis calificaciones de Informática Básica correspondientes al primer corte, debido a que no aparecen reportadas en mi sábana de notas. Gracias por su amable atención. DESPEDIDA

Atentamente

JULIA INES ROMERO GONZALEZ C.C. 52.456.846 Contaduría Pública Primer semestre Nocturno, Grupo A

REMITENTE

T E X T O

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COMBINAR CORRESPONDENCIA

Donde está el nombre Julia Inés Romero usted debe escribir su nombre y debajo su número de identificación, su carrera, semestre, jornada y grupo. Los nombres del destinatario y del alumno van en mayúsculas fijas y negrilla. El texto o cuerpo de la carta (que comienza con: Por medio de…) justificada y con interlineado 1,5 líneas, lo demás va en interlineado sencillo.

va con alineación

Observe que esta carta está personalizada. Va dirigida al señor Alfredo Suárez y en el saludo vuelve a mencionar su apellido. Esta forma de escribir una carta le da importancia a la persona a quien va dirigida. En este taller veremos cómo personalizar una carta: 1. Primero observe el encabezado. Está formado por: a. Tratamiento. Puede ir: Señor, Señora, Señorita, Doctor, Doctora, Compañero, Compañera. Nunca escriba: Señor(a) esto es una falta de respeto, pues trata de “indefinida” a una persona. Si usted se dirige a un hombre, dígale señor y si es mujer trátela de señora o señorita. b. Nombre del destinatario. Este va en mayúsculas fijas y en negrilla. c. Cargo. Del destinatario si aplica. d. Presente

o en sus manos, si se le entrega la carta personalmente.

2. Saludo. Utilizamos la frase: Respetado señor Suárez. Si el destinatario es un hombre, se escribe el Apellido, pero si es mujer, se escribe el nombre. Ej. Respetada señorita Martha. Podemos utilizar también: Estimado, Estimada, Apreciado, Apreciada, etc. 3. Cuerpo o texto de la carta. Aquí escribimos el objeto de la carta y va con interlineado 1,5 líneas y con alineación justificar 4.

Remitente, Nombre (con mayúsculas fijas) y firma de la persona que envía la carta.

Supongamos que esta misma carta la vamos a enviar a varios profesores. cambiando en el encabezado de la misma, el nombre del docente, el tratamiento (Señor, Señora, etc.), el saludo (Respetado señor Suárez) y la materia que dicta (Informática básica). Estos cuatro datos son los que cambian para cada profesor, lo demás es igual. Para esto, Word tiene la opción de Combinar Correspondencia, que consiste en combinar un documento de Word con una lista de destinatarios. Ahora vamos a la ficha Correspondencia en la Cinta de Comandos. De clic sobre el comando: Seleccionar destinatarios y luego clic en: Escribir nueva lista… Podrá ver una tabla que contiene algunos campos donde se escribirán los datos de los destinatarios a quienes vamos a dirigir la carta, como se muestra a continuación:

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Ingrese por la opción: tabla.

Personalizar columnas, y vamos a cambiar esta

Se ve el cuadro que se muestra al lado derecho: Observe que esta tabla de datos está conformada por unos campos que no vamos a utilizar, como, Nombre de la organización, dirección, ciudad, etc. En nuestra carta solo vamos a utilizar los siguientes campos: Tratamiento, Nombre, Saludo y Materia. Elimine todos los campos utilizando el botón Eliminar pero deje solamente los campos: Tratamiento y Nombre.

Cuando termine de eliminar todos los campos menos Tratamiento y Nombre, de clic en Agregar y escriba: Saludo y luego agregue: Materia. La tabla debe quedar con cuatro campos llamados: Tratamiento, Nombre, Saludo y Materia. De clic en el botón Aceptar y verá de nuevo la tabla de datos llamada: Nueva lista de direcciones, en donde vamos a escribir los datos de los profesores a quienes enviaremos la carta. Vamos a escribir datos de cinco (5) destinatarios, de manera que se vea como se muestra a continuación:

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Lo que ve en la tabla de arriba es un ejemplo. Usted debe escribir sus propios datos. Por favor utilizar nombres de sus familiares pero conservar la idea que se le plantea. Para abrir espacio hacia abajo utilice el botón Nueva entrada. Cuando termine de escribir sus datos de clic en el botón Aceptar, y guarde la lista que acaba de escribir en la carpeta: Documentos, con su nombre. Ahora tenemos dos archivos: La carta y la lista de direcciones que usted guardó con su nombre en la carpeta Mis documentos.

Insertar campos combinados Ahora vamos al encabezado de la carta. pero dejando la línea en blanco.

Ubíquese en la palabra Señor y borre esta palabra,

Vamos a la Ficha Correspondencia y busque el botón: I n s e r t a r campo combinado. De clic sobre este comando y podrá ver los cuatro campos que conforman la lista de direcciones que acaba de guardar. Inserte el campo Tratamiento en el espacio donde estaba la palabra Señor que acaba de borrar. Ahora borre las palabras: ALFREDO SUAREZ en el encabezado de la carta y en su lugar inserte el Campo combinado llamado Nombre. Borre el saludo (Respetado señor Suárez) e inserte en su lugar el campo combinado llamado Saludo. Por último, borre la materia (Informática básica) y en su lugar inserte el campo combinado llamado: Materia.

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Nota: Los datos que está borrando están siendo reemplazados por campos de combinación. Estos campos de combinación corresponden a los campos que se encuentran en la lista de direcciones que usted creó con los datos de los destinatarios. Word busca en la lista de destinatarios los datos correspondientes de cada una de las personas que usted añadió es esta lista y los muestra en la carta.

Debe quedar la carta como se ve a continuación (sin el borde) y con el nombre en negrita:

Bogotá, DC, Agosto 24 de 2011

«Tratamiento» «Nombre» Docente FESSJ Presente

«Saludo»

Por medio de la presente solicito a usted sean revisadas mis calificaciones de «Materia» correspondientes al primer corte, debido a que no aparecen reportadas en mi sábana de notas. Gracias por su amable atención.

Atentamente

JULIA INES ROMERO GONZALEZ C.C. 52.456.846 Contaduría Pública Primer semestre Nocturno, Grupo A

De clic sobre el botón: Vista previa de resultados, para que pueda ver los datos contenidos en la lista de direcciones.

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Para ver los demás datos de clic sobre el botón: Reg ist ro siguiente, y para devolverse da clic en: Registro anterior. Ahora veamos el último grupo de comandos al lado derecho: Finalizar.

Editar documentos individuales… nos permite combinar en un documento nuevo todas las cartas. De clic sobre este comando, seleccione Todos y de clic en Aceptar. Word creará un nuevo documento con las cinco cartas. Imprimir documentos… envía directamente a la impresora las cinco cartas. Ahora abra el Explorador de Windows y busque los dos documentos que acaba de crear: l a carta guardada con su nombre y la lista de direcciones. Estos dos documentos están ligados. Se deben copiar juntos. Si necesita tener una copia por ejemplo en una memoria USB o enviarlos por correo electrónico, recuerde que debe copiar los dos archivos. RESUMEN Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a varias personas o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene la misma información, pero se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada destinatario se encuentra en las entradas contenidas en un origen de datos llamado: lista de direcciones. El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales: 1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto que es común para cada destinatario. 2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta. Este origen de datos se denomina Lista de direcciones. Se puede utilizar una lista existente o crear una nueva lista. 3. Preparar la lista de destinatarios. En esta lista escribimos los datos de los destinatarios que vamos a incluir en el documento principal. 4. Agregar los campos de combinación de correspondencia en el documento. Insertamos los campos combinados dentro del documento principal en el sitio correcto. Cuando realice la

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combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos. 5. Obtener una lista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto. EJERCICIO PRACTICO A DESARROLLAR

C/ Jaime II, 12 07007 – (Palma)

Bogota, 20 de enero de 2011 «Nombre» «Dirección» «Población»

«Saludo»

Nos encontramos en plena campaña de promoción de prendas para el hogar. Queremos hacerle llegar nuestro saludo, adjuntándole el catálogo actualizado de nuestros productos.

Quedamos a su disposición

Mirian Oñoro Directora.

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Nombres, direcciones y saludos:

Nombre

Dirección

Población

Saludo

María de los Ángeles Lázaro Martínez

Isaac Peral, 1.

28009 - Madrid

Querida amiga:

María del Carmen Castilla

Lope de Rueda, 26. 4º

Málaga

Querida amiga:

Luisa Martínez Lorenzo

México, 45. 6º A.

Vigo (PONTEVEDRA)

Estimada amiga:

María del Pilar Martínez Casares

General Aranda, 98. 4º F.

Vigo (PONTEVEDRA)

Muy Sra. nuestra:

ACTIVIDAD A REALIZAR (y procedimiento): Combinar correspondencia: En la oficina te han pasado el borrador de una circular anunciando una oferta especial dirigida a todos aquellos clientes de la empresa que realizan más de 10 pedidos al año. Tu trabajo consiste en hacer llegar dicha circular a todos esos clientes. Consultas la base de datos de clientes de la empresa y encuentras que 100 clientes cumplen esa condición. ¿Qué harás?; ¿escribir cien cartas distintas?; ¿escribir una y copiarla 99 veces en otros tantos documentos, habiendo de cambiar a mano nombres, direcciones, etc.? No es necesario. Si dispones de una lista con todos los datos de los clientes, bastará escribir la carta una sola vez y combinar la carta modelo con los datos de la lista. Si no tienes esa lista, la puedes crear sin salir de Word. Resultado: con sólo dos documentos (la carta y la lista) podemos imprimir cuantas copias queramos de la carta en cuestión.