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• EDWINMUNIVE

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Tabla de Distribución de Trabajo 1. ¿Para qué sirve? Esta herramienta se encuentra dirigida a la mejora de métodos y procedimientos en los centros de trabajo. Su objetivo es mostrar el tiempo invertido en cada actividad o tarea desarrollada en un departamento dado, cada traslape en tareas asignadas, y la distribución del trabajo entre el personal. Una tabla de distribución de trabajo se enfoca en las tareas asignadas y el contenido del trabajo en una unidad dada o grupo /equipo de trabajo. A través de ella se identificarán: • • • • •

El tiempo invertido en cada actividad. El grado de especialización. Cualquier traslape en la distribución del trabajo. Fragmentación del trabajo. Inequidad en las cargas de trabajo.

2. ¿Cómo se elabora?

1. En una tabla se deberán enlistar: • • •

Las tareas / actividades principales de la unidad de trabajo. El total de horas invertidas en cada actividad. El total de horas invertidas por cada empleado en cada tarea / actividad.

La tabla* de distribución de trabajo se llena por el supervisor** de la unidad de trabajo tomando en cuenta las tareas diarias. Para este efecto se pedirá a los empleados que llenen una hoja de tareas diarias que incluya:

• • • • •

El nombre del empleado. El puesto ocupado. La fecha. La descripción de la tarea. El tiempo invertido en la tarea.

* Vea el “Formato para elaborar la tabla de distribución de trabajo” en el apartado “3.“Formato”. ** Es importante que el supervisor deje muy claro que estas hojas serán utilizadas para el análisis específico de información que requiere esta herramienta, ya que puede prestarse a que se inquiete el personal pensando que es una evaluación de su desempeño. Otra sugerencia es el mostrar un ejemplo de lo que se hará con la información para que haya más cooperación. 2.

El supervisor deberá proporcionar a su equipo de trabajo una lista de definiciones de cada actividad para que el uso de terminología sea consistente.

3.

Se deberá informar a los empleados que las actividades que se deberán registrar deben cubrir al menos 15 min. Si la actividad es menor a ese lapso se deberá registrar en “Otros / Varios”.

4.

Al término de una semana de trabajo (o el tiempo que juzgue conveniente el supervisor las hojas cuenten con la información que requiere), el supervisor recogerá las listas de tareas a cada uno de los empleados de la unidad o equipo de trabajo.

5.

La información resultante de estas listas se transferirá a la Tabla de distribución de trabajo.

Una vez que tenga la información estará en condiciones de llevar a cabo un análisis crítico y decidir si se requiere hacer ajustes en los flujos de trabajo o bien en la estructura organizacional. 3. Formato Utilice el siguiente formato para vaciar la información: Formato tabla de distribución de trabajo

4. Ejemplo Tabla de distribución de trabajo

5. Para mayor información / consulta “Management Principles for Health Professionals; Liebler,J.G.; Levine, R.E.& Dervitz, H.L.; Rockville, MD; Aspen Systems Corp.; Rockville, Maryland, U.S.A. “The Health Care Supervisor´s Guide to Cost Control and Productivity Improvement; Mc.Connell, Charles R.; Aspen Systems Corp.; Rockville, Maryland, U.S.A. “Hospital Management, A Guide to Departments; Rowland, Howard S. & Rowland, Beatrice L.; Aspen Systems Corp.; Rockville, http://www.mtas.es/insht/ntp/ntp_451.htm http://groups.sims.berkeley.edu/is202-3/assignments/assignment2/worktable.php