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• Elizabeth Alejandra Bahamondes Aburto

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La empresa Monarch S.A., cuyo rubro es la confección de calcetines, lleva en el mercado más de 150 años, y de ellos, más de 80 liderando el mercado textil. En el directorio de la empresa, han decidido que es muy importante poder realizar una auditoría al proceso de confección de los calcetines, ya que han detectado ciertas anomalías, tales como pérdida de materia prima, errores en los roles de las jefaturas, poca claridad en los objetivos del proceso, y una falta de revisión del control interno. Para lo anterior, la empresa decide contratar a un equipo experto en auditorías manufactureras, donde usted es parte de él, y debe generar el flujo del proceso y presentarlo al directorio, con la finalidad de indicar como se hará la revisión, los pasos a seguir y su opinión al respecto. De acuerdo con lo anterior, Se solicita: Actividad 1 Realice la planeación de la auditoría, desarrollando los siguientes puntos: a) Establecer al menos 3 objetivos del programa de auditoría La preparación de un programa de auditoría supone en primer lugar, ubicarse desde un marco teórico general de la Administración capaz de entregarnos herramientas explicativas del fenómeno en cuestión. Entregar un contexto al problema. Seguido, consideramos que el proceso clave “confección de calcetines” constituye el leit motiv de una empresa como Monarch. Ese proceso en el marco de la teoría de sistemas no es “auto-suficiente ni auto-contenido” Dicho eso, el Programa de Auditoría que nuestra compañía propone a la empresa Monarch S.A., está orientado a entregar una respuesta a la necesidad que subyace a todos sus problemas, a saber: 1. Optimizar el uso de recursos en la organización.

2. Disminuir objetivamente las pérdidas del departamento de producción. 3. Aumentar los promedios en las evaluaciones de desempeño del personal.

b) Responsabilidad del Programa de Auditoría. Las circunstancias para la realización del programa son completa responsabilidad de la Empresa Monarch. El equipo auditor, durante los días de evaluación, exploración, medición de resultados, entre otros, trabajará de forma conjunta con los jefes de departamento, pudiendo disponer de ellos el día de ejecución y en una reunión posterior donde se analizarán los resultados. El equipo auditor es responsable de la ejecución del programa en tanto se entreguen las condiciones de realización. c) Determinar la extensión del programa El programa de auditoría deberá ejecutarse en un plazo de 11 meses. d) Identificar y evaluar los riesgos Los riesgos que este equipo Auditor visualiza son: i)

Aumento de niveles de molestia en colaboradores del Departamento de Producción.

ii)

Por tanto, ausencia de colaboración de entrevistas, información adicional, entre otros.

iii)

Esto dificultaría el trabajo de recopilación de información de este Equipo Auditor.

e) Determinar los procedimientos

Los procedimientos del programa de auditoría recopilarán catastro de rutinas, procedimientos y funciones operativas en las áreas de Producción y Recursos Humanos, con el objeto de evaluar, revisar, medir y mejorar su rendimiento bajo los principios de Economía, eficiencia y eficacia. Para ello realizarán inspecciones a las dependencias (físicas), entrevistas a colaboradores, observación de personas y rutinas de trabajo. Se revisarán auditorias anteriores, se examinarán documentos, contratos de trabajo (revisión de congruencia entre quehacer real y descripción de cargo) y estas se analizarán bajo los principios anteriormente mencionados. f) Identificar los recursos disponibles

Los recursos disponibles para la gestión del programa de auditoría son 3 profesionales expertos, que dispondrán en la etapa de evaluación 250 HH proveídas por el Equipo Auditor y las jefaturas de departamento que cooperarán con la ejecución del programa.

Actividad 2 Realice la Implementación del programa de auditoria, desarrollando los siguientes puntos:

a) Definir objetivos, alcances y criterios Los objetivos de las auditorías serán respondidos con las siguientes preguntas: 1. ¿Nuestros

indicadores

de

rendimiento

del

proceso

productivo

se

encuentran midiendo lo que realmente necesitamos controlar? ¿Si lo hacen, se realiza monitoreo de su línea de tiempo? ¿cuáles son los resultados del último semestre?

2. ¿El personal y jefatura del departamento de producción tiene claridad de su rol y descripción de cargo en la organización?, ¿cuáles son los resultados de su evaluación de desempeño? 3. ¿Los procedimientos de trabajo establecen metodologías “paso a paso” de forma clara para el desarrollo de las actividades que constituyen procesos relevantes o claves en el departamento de Producción? ¿Si fuese así, los colaboradores están ejecutando sus tareas en base al procedimiento? 4. ¿El departamento de adquisiciones, finanzas, tienen control efectivo de las compras de insumos y materias primas que se adquieren semanal, mensual o semestralmente?, ¿existe un seguimiento de la relación compras – producción – ventas?, ¿existe control de costos funcionando en la organización? 5. ¿La empresa ha reportado merma, pérdida, robos, en el último año? ¿qué relación tiene con el costo del producto y el margen de contribución actual? 6. ¿Nuestros costos de producción pueden mejorar? Los alcances de la auditoría son: sub-procesos, actividades, procesos relevantes, claves, del departamento o la unidad de Producción de Monarch S.A.; evaluación de Competencias Laborales y Tabla de Descripción de Cargo que implementa actualmente el Departamento de Recursos Humanos. Ambos ubicados en la Fábrica de Monarch S.A. Durante 1 año. El criterio empleado se basa en los principios de la auditoria, vale decir: Economía, Eficiencia, Eficacia, Ética, Ecología. Además, como criterio base y dada nuestra experiencia en el sector industrial manufacturero, se utilizarán experiencias, rendimientos, de otras empresas, que se compararán con Monarch S.A. b) Seleccionar los métodos de la auditoría Nuestra Metodología de trabajo es una mixtura entre lo cuantitativo y cualitativo. Contempla la aplicación, análisis e interpretación de las siguientes fuentes de información:

-

Estado de Situación de Procedimientos de Trabajo que actualmente mantiene Monarch (cuantitativo).

-

Estado de situación de Contratos de trabajo vigentes (cuantitativo).

-

Entrevistas a colaboradores (Cualitativo)

-

Observación y toma de tempos de las rutinas de trabajo (cuantitativo).

-

Encuestas a colaboradores (Cuantitativo).

c) Identificar los miembros del equipo de auditoria En nuestro equipo contamos con psicólogo laboral (competencias laborales, entrevistas) y sociólogo (análisis estadístico) que nos permtirá realizar una evaluación robusta basado en ambas metodologías.

d) Asignación de responsabilidades Nuestro equipo auditor cuenta con profesionales que permiten hablar de resultados multidisciplinares: i)

Oscar Obreque, Sociólogo especialista en BIG DATA;

ii)

Fanny Bravo Cid, Psicóloga Laboral, Master en Competencias Laborales;

iii)

Elizabeth Bahamondes, Contador Auditor.

Elizabeth Bahamondes Tareas de Evaluación de Procedimientos: 30 HH. Período: 2 Semanas desde la suscripción del servicio. Construcción de indicadores: 30 HH. Período: 2 Semanas desde finalizada etapa de evaluación.

Fanny Bravo Cid Entrevistas, Evaluación Rutinas, Cronométrica de Labores: 100 HH Período: 1 Mes desde suscripción de servicio. Oscar Obreque Revisión de documentos, auditorías anteriores, Diseño e Implementación de Encuestas: 100HH. Período: 1 Mes desde suscripción de servicio. Todos los auditores destinarán 50 HH, en el segundo mes para debatir sobre las materias evaluadas. Todos los auditores destinarán 50 HH, en el segundo mes para formular constataciones derivadas de la auditoria. 60 días desde la suscripción del servicio: Confección preliminar del primer informe.

e) Gestión del resultado Gestión de Resultados: nuestro Equipo auditor presentará su opinión a través de un informe técnico en tenor de recomendación, acompañada y basada en evidencia recogida durante el programa de auditoría. Seguido, propondrá plan de monitoreo, fiscalización de resultados y actualización permanente del programa de auditoría con el objeto de promover una mejora continua en la cultura de la organización.

SOSPECHA DE PROCESO DEFICIENTE

RENDIMIENTO REALIZACIONES CONTATACIONES-DEBATE DE AUDITORES

INFORME DE AUDITORIA RECEPCION MONARCH

f) Realizar flujo de la gestión completa de auditoría

EQUIPO AUDITORIA: EVALUACION Y ANALISIS

ESTADO DE SITUACIONANALISIS PROCESOSRECOPILACION DE DATOS (FUTURA EVIDENCIA)

PROGRAMA DE AUDITORIA 2020

IMPLEMENTACION DEL PLAN

NEVO ESTADO DE SITUACION PARA MONARCH

REVISION Y ACTUALIZACION DE PROGRAMA DE AUDITORIA

MEJORA CONTINUA

BIBLIOGRAFÍA Unidad I y II iplacex La auditoría financiera y de gestión Procedimientos de auditoría. Objetivo de la auditoría de gestión