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• Jennifer Cirineo Collado

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Riesgos en el manejo de proyectos

En primera instancia, teniendo conocimiento del significado de proyecto, el cual se resume diciendo que es una combinación de recursos humanos y materiales reunidos temporalmente en una organización para conseguir un propósito determinado1. Mientras que riesgo, para el US Air Force Systems Command, “es la forma de expresar la incertidumbre a lo largo de un ciclo de vida, la probabilidad de que en un punto de este ciclo no se alcancen los objetivos propuestos con los recursos disponibles”. 2

De modo que, se puede decir que el riesgo de un proyecto es cualquier suceso o fenómeno que ocasiona incertidumbre a lo largo de su ciclo de vida y puede traer repercusiones negativas sobre dicho proyecto.

No obstante, además de esta incertidumbre, también se encuentran lo que son las circunstancias en las que se producen esos riesgos, y los efectos producidos en situaciones en las que no se tuvo en cuenta la existencia de los mismos.

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http://books.google.com.do/books?id=hEBX2LZHhsC&pg=PA9&dq=definicion+de+proyecto&hl=en&sa=X&ei=LE8gUbzWAYXY9ATe2IGYDQ&ved=0CCcQ6AE wAA#v=onepage&q=definicion%20de%20proyecto&f=false 2 http://books.google.com.do/books?id=MXTI43ThoS4C&pg=PA81&dq=riesgos+en+los+proyectos&hl=en&sa =X&ei=LH4gUaTSC4ew8ATjtoCACw&ved=0CCoQ6AEwAA

En todo lo referente al tratamiento de riesgos, es decir, a hacer mínimo los posibles daños, resulta indispensable analizar y conocer esos factores que ocasionan los riesgos para reducir sus efectos mediante acciones pertinentes. Por lo tanto, el análisis de riesgos equivale al estudio de las incertidumbres. Sin embargo, dichas incertidumbres no necesariamente conduzcan a resultados malos. Cuando tal incertidumbre da lugar a realidades favorables, constituye a una oportunidad; cuando, por el contrario, conduce a daños, es ahí donde la incertidumbre se traduce en riesgos. Por lo tanto, el riesgo también puede considerarse como la probabilidad de que suceda un hecho favorable.

Charette (1989)3, en un contexto de ingeniería de Software, considera que el riesgo de un proyecto hace referencia a tres conceptos fundamentales: afecta al futuro, se centra en los cambios y precisa de una selección entre distintas alternativas. Con la primera el autor se refiere a que los riesgos, de una manera u otra, pueden afectar el proyecto en un tiempo indeterminado, afectando así positiva o negativamente a la empresa y a las personas que dependen de ella. Con el segundo factor, hace referencia a cómo se puede ver afectado el proyecto a la hora de enfrentar cambios en las tecnologías de desarrollo, en las maquinarias y en todas las demás entidades relacionadas con dicho proyecto. Y por último, con el tercer factor Charette se refiere a los métodos y herramientas a utilizar, las personas involucradas en el proyecto, la importancia de la calidad en el mismo; en fin, las distintas 3

Software Engineering Risk Analysis and Management, Robert Charette, 1989

alternativas que se consideran para el proyecto, las que hacen cada vez menores los riesgos. Tomando como partida estos tres factores, se tendrá la posibilidad de adoptar diferentes estrategias para controlar el riesgo.

Los riesgos que intervienen en un proyecto pueden identificarse de múltiples maneras. Sin embargo, al momento de identificarlos, se deberá cuantificar las dos características básicas asociadas a dichos riesgos: el nivel de incertidumbre y el grado de pérdidas o consecuencias no deseadas. Para facilitar la identificación de los mismos, se deberá encuadrar los riesgos en diferentes grupos, ya sea en función de su naturaleza, por su razón de alcance, entre otros.

Según Salvador Capuz Rizo (2000)4, los tipos de riesgos se clasifican en 3 grupos o categorías:  Riesgos del proyecto, los cuales son aquellos que engloban los problemas potenciales de presupuesto, planificación temporal, el personal, los recursos, tamaño y estructura. En otras palabras, estos riesgos identifican potenciales problemas principalmente a nivel de organización y de asignación de personal.

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Cuadernos de ingeniería III: Dirección, gestión y organización de proyectos, 2000

 Riesgos técnicos, son aquellos que comprenden los problemas potenciales de diseño, especificación ambigua, incertidumbre técnica, técnicas inadecuadas o novedosas, entre otras. Estos riesgos, básicamente, amenazan la calidad y la planificación temporal del software a desarrollar; aparecen cuando la resolución de un proyecto resulta más compleja de lo que inicialmente se había previsto.

 Riesgos del negocio, son los que identifican los problemas ya sea del entorno, estratégicos, legales o estructurales. A menudo llegan a poner en peligro el proyecto o el producto. Los principales causantes de estos riesgos son: el desarrollo de un producto excelente pero que nadie quiere, el desarrollo de un producto que no encaja dentro de la estrategia comercial de una empresa, los problemas relacionados con la venta del producto o con el precio de este; en fin, cualquier situación que se presente dentro de la empresa.

Por otro lado, se encuentran otras clasificaciones, que tanto este autor como Charette (1989) hacen para el riesgo en los proyectos son de acuerdo al grado o de la posibilidad de anticipación de este, dentro de estas se encuentras tres que son:  Riesgos conocidos, son los que se pueden descubrir después de una cuidadosa planificación y evaluación del proyecto, de su entorno técnico y comercial, y de otras fuentes de información fiables.

 Riesgos predecibles, son los que se deducen por la experiencia en proyectos anteriores.

 Riesgos impredecibles, pueden ocurrir, pero como su nombre lo expresa son extremadamente difíciles de identificar anticipadamente.

La gestión del riesgo ofrece una estrategia proactiva, en la que se identifican los riesgos potenciales, se valora su probabilidad y/o su impacto y se establece una prioridad según su importancia, donde finalmente se establece un plan para controlar el riesgo.

El objetivo es evitar dicho riesgo, pero precisamente por su condición incierta y como ya antes mencionado, este es inevitable. Por ello se deben aprovechar los efectos positivos de los distintos eventos y reducir las consecuencias de sus efectos negativos.

Esta gestión es la que supone una serie de actividades para analizar el riesgo, dentro de las cuales están: la identificación del riesgo, la proyección del riesgo y la evaluación del mismo.5

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Cuadernos de ingeniería III: Dirección, gestión y organización de proyectos, 2000

En primer lugar esta lo que es la identificación del riesgo. Esta consiste en definir los posibles problemas que pueden aparecer a lo largo de la vida de un proyecto. Uno de estos problemas y uno de los más frecuentes es la posibilidad de sufrir un daño o pérdidas económica. En otras palabras, aquí es donde se determinan los tipos de riesgos que pueden ocurrir en el proyecto, documentándose en sus características. Para realizar una buena documentación en la identificación es necesario poseer una descripción detallada del proyecto, así como información procedente del resto de áreas de gestión de proyecto. Una vez recogida toda la información necesaria acerca del proyecto, se puede crear una lista de comprobación de elementos de riesgo que facilite la tarea de identificar y clasificar dichos riesgos.

En segundo lugar se encuentra la proyección de riesgos, también denominada estimación de riesgos. Esta intenta medir cada uno de los riesgos identificados en la lista de comprobación de elementos de riesgo desde dos perspectivas complementarias: la probabilidad de que el riesgo sea real y las consecuencias o el impacto de los problemas asociados con el riesgo, suponiendo que éste ocurre. En palabras más llanas, es donde se evalúan los riesgos y sus interacciones, para concretar el impacto previsible sobre el proyecto. Los riesgos de un proyecto se pueden proyectar por la naturaleza de este, es decir, los problemas potenciales que puede ocasionar; por su alcance, que se refiere a las repercusiones en las diferentes partes del proyecto; y por su duración, que indicara cuando se puede producir y cuál

puede ser su duración. El resultado principal de este análisis son las oportunidades y amenazas del proyecto.

Por último, esta lo que es la evaluación. Trata de desarrollar respuestas frente a los riesgos de manera que se aprovechen las oportunidades y se responda a las amenazas. Durante la evaluación se seguirá examinando la exactitud de las estimaciones realizadas durante la proyección, se intentará dar prioridad los riesgos que no se hayan cubierto y se comenzará a pensar en las maneras de controlar o impedir dichos riesgos que tengan una mayor probabilidad de que ocurran.6

En cuanto a esta última clasificación de la gestión, existen diferentes técnicas que ayudan a la evaluación del riesgo, más bien ayudan a la reducción del mismo, como son la externalización de los aprovisionamientos, es decir, la adquisición de bienes y servicios fuera de la organización del proyecto; la contratación de seguros; la planificación de contingencias, que se refiere a la preparación de un conjunto de acciones a tomar si ocurriera un suceso con riesgo identificado; y el empleo de estrategias alternativa, pues los sucesos con riesgos pueden ser prevenidos o evitados cambiando el procedimiento planificado.

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http://books.google.com.do/books?id=MXTI43ThoS4C&pg=PA81&dq=riesgos+en+los+proyectos&hl=en&sa =X&ei=LH4gUaTSC4ew8ATjtoCACw&ved=0CCoQ6AEwAA

De acuerdo con Capuz Rizo, luego de haber implementado las actividades de gestión de riesgo, se encuentran detrás de ellas el plan de la gestión y la supervisión del riesgo.

El plan de gestión de riesgo se refiere al resultado de la evaluación. Este plan debe documentar los procedimientos que se adoptarán para afrontar los riesgos que aparezcan a lo largo del proyecto. El plan debe incluir, al menos: resultados de la identificación de los riesgos, resultados de la proyección del riesgo, definición de las personas responsables de la gestión de las diferentes áreas de riesgo, procedimientos de actualización del plan y procedimientos de actuación ante riesgos no previstos.

Mientras que, la supervisión de riesgos no es más que la actualización del plan de gestión. Dado que el entorno del proyecto es muy variable, los planteamientos, validos inicialmente, pueden dejar de serlo en la ejecución del proyecto. Se trata de otra actividad de seguimiento del proyecto, con los objetivos de: detectar la aparición de un riesgo previsto, efectuar tareas de prospección para identificar nuevos riesgos, asegurar que se aplican los procedimientos estipulados y recoger información de aplicación en otros análisis de riesgo.

En definitiva, tomando en cuenta todo lo antes mencionado, el riesgo forma parte de toda idea emprendedora y asegurar el éxito de ella implica saber tomar la decisión correcta en el momento oportuno. Mientras más emprendedora sea dicha idea, así como tiene más probabilidades de éxito las tiene de fracaso. Este riesgo, desde un punto de vista no solo de un proyecto único, sino de una empresa que desarrolle proyectos de emprendimiento “StartUp”, que es la palabra en inglés para definir a estas empresas de innovadores, puede venir de diferentes vertientes.

Al crear nuevas ideas se presentan esta serie de riesgos, cada uno con diferentes niveles de relevancia, pero los cuales juegan un papel importante para la toma de decisiones en dichos proyectos. Como ya se mencionaba, estos riesgos pueden darse tanto dentro de la empresa como afuera de ella, es decir, desde la pérdida del personal clave hasta falta de proveedores confiables. Otros ejemplos de algunos riesgos que puede sufrir un proyecto en una empresa u organización son: recortes en el presupuesto que viene dado por una crisis económica, baja motivación en el personal, oposición de la comunidad donde se encuentra la empresa, problemas medio ambientales, como desastres naturales o accidentes, entre un sinnúmero más.

Sin embargo, dentro de la organización hay otro factor esencial y es que los participantes del equipo o miembros de la empresa deben compartir el mismo objetivo, pues de lo contrario esto ocasionaría un riesgo al proyecto obstruyéndole el éxito por falta de motivación.

Si se llevan a cabo los procedimientos de lugar con anticipación y si se toman en cuenta los factores ya mencionados para detectar y disminuir los riesgos, las probabilidades de que esos riesgos ocurran son menores.