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• Oscar Castro

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WORKFLOW

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WORKFLOW La demanda del mercado ha originado una gran competencia y obliga a que las organizaciones cada rompan esquemas y ofrezcan nuevos servicios para poder satisfacer a sus clientes de forma eficaz y eficiente lo que ha obligado que el mundo de la internet tome mas posesión en todo ámbito y es así que cada día avanza se ha podido realizar grandes tareas en grupo en corto plazo, el workflow es costo pero ahorra gran cantidad de tiempo porque se puede eliminar los formularios que antes usaban las personas e iban de unas a otros solo que su inversión es un poco costosa. El workflow no es más que un proceso administrativo que realiza tareas de forma secuencial y lo pueden realizar uno o más miembros que tienen un objetivo común que tienen que cumplir reglas. El groupware es un software para grupos que solucionan en workflow; dentro groupware están las hojas de cálculo y los procesadores de textos; este permite mejorar el trabajo en grupo dentro de la internet como una red universal. Ya que trabajar juntos es fundamental para la sociedad humana y gracias a que hay numerosas formas de trabajar juntos el crecimiento de este software es inmenso, no sorprende que por ello casi cualquier proveedor de software se esté enfocando a algún aspecto de groupware. Existen tres maneras de trabajar en grupo ya que unas personas enviamos información a otras personas para comunicarnos, otros colaboramos con otros en grupo y simplemente coordinaron los procesos o tareas en secuencia. Los productos de comunicación estos habilitan a los usuarios a comunicarse fácil y rápidamente son sencillo de usar de bajo costo y tienen gran cantidad de usos entre estos lo es e-mail, fax, programas de tipos chat, etc. Los productos de colaboración son los equipos que crean proyectos ya sea para realizar publicidad, reportes o deserción algún producto en los que se utiliza los sistemas de administración electrónica. Las soluciones de groupware colaborativo deben atender las necesidades de los individuos y del grupo:    

Deben proveer un "documento" o repositorio donde se consigna el trabajo colectivo y que sea fácilmente accesible por los miembros del equipo. El "documento" es la clave ya que es la memoria del trabajo y es la manera en que el trabajo se almacena y distribuye. Deben proveer a los "knowledge workers" acceso al "documento" con buen control sobre quienes tienen derecho a hacerle cuales cambios. Deben ser fáciles de usar y muy flexibles: De otra manera restringirán la creatividad -que es la razón principal de trabajar en este tipo de equipos-. Deben complementar otras actividades del los "knowledge workers".

Ejemplos de este tipo de groupware incluyen Lotus Notes, sistemas de administración electrónica de documentos, software para CAD y otros. Productos de coordinación permiten implantar procesos administrativos en un negocio Adicionalmente a la Comunicación y Coordinación entre individuos, las personas trabajamos juntos participando en procesos estructurados o semi-estructurados, esto es workflow. Dichas soluciones deben atender otros requerimientos:    

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El "proceso" es la esencia de la coordinación del workflow. Los procesos pueden ser estructurados o semi-estructurados. La coordinación es "proactiva". Cada organización tiene un gran número de procesos de negocio.

Ejemplos de workflow lo constituyen órdenes de compra, procesamiento de queja, etc. Tipos de Workflow Existen tres tipos diferentes de aplicaciones de workflow:   

Workflow de producción Workflow colaborativo Workflow administrativo

El workflow de producción es la tarea principal de los participantes como por ejemplo dar trámite a los solicitantes de crédito; en un banco los individuos a cargo de la aprobación de solicitudes de crédito sólo realizan workflow para esa actividad es improbable que otros funcionarios del banco realicen esa actividad fuera del departamento. Debido a su naturaleza de "producción”, estas aplicaciones deben cumplir con lo siguiente:   

Velocidad de transferencia, o sea la velocidad con que las tareas pasan de un lado a otro. La flexibilidad de poder cambiar el proceso no suele ser importante. El workflow de producción suele estar circunscrito a un sólo departamento, la capacidad de "crecer" no es importante.

Para todo esto es indispensable tener una red local (LAN). El workflow colaborativo es en el que intervienen varias personas donde realizar un diseño en el que se involucran la creatividad, además deben ser flexibles. Por tanto las características esenciales del workflow colaborativo son las siguientes:     

El "documento" y el "proceso" son claves. Las soluciones de workflow colaborativo suelen estar centradas en el "documento". Fundamentalmente participan "knowledge workers", por tanto está restringido a ciertos grupos "creativos" dentro de la organización. Es importante que una buena solución no sea "intrusiva" ya que el trabajo de conocimiento es un proceso mental que involucra la creatividad. El workflow colaborativo debe ser muy flexible.

El Workflow administrativo puede manejar muchos procesos como ordenes de compras, reportes y tienen mayor numero de usuarios este es uno de los más grandes del mercado. Los atributos de una buena herramienta son: 

Debe ser capaz de manejar muchos procesos diferentes ya que existen un gran número de procesos administrativos.  Casi cualquier persona es un participante potencial y de mucha importancia.  El workflow administrativo es diferente para cada organización de ahí depende la importancia de poder cambiar los procesos fácilmente. La automatización de los procesos hace que los usuarios sean más y con esto se incrementan la productividad. La automatización y la reingeniería son la misma cosa ya que automatizar es tecnología para los procesos de un negocio y la reingeniería es un análisis de la organización para mejorarlos de alguna forma. Workflow no es: – Un sistema de gestión de documentos (trabaja con ellos) – Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos) – Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello workflow utiliza ALE, EDI,WebForms-XML, etc.) – Una transacción para secuenciar pantallas – Administración de datos temporales

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– Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de workflow tampoco lo hará)

El workflow es parte del sistema operacional en donde el usuario tiene libertad de elegir donde este incluye contabilidad, la automatización es difícil ya que al momento de aplicar tiene aplicaciones complejas y esto lo hace tener más dificultad pero cada vez la automatización toma mayor uso por la facilidad de la tecnología ya que pueden ser muy sencillos para realizar soluciones de los procesos de un negocio. El LOTUS notes es una base de datos que comparten aplicaciones dentro de una institución. El Exchange es una plataforma del correo electrónico donde es utilizada por el cliente servidor con el que puede crear carpetas en VISUAL BASIC, es decir que nos permite programar de manera fácil. El www es el mejor medio donde se puede obtener información que se requiera con esto facilitara cualquier tarea que se desea realizar. El workflow es una solución para llenar formularios. Pero sabemos que un workflow es de mucha ayuda para los procesos dentro de una organización también tenemos que resaltar que su proceso es muy elevado. Pero la tecnología informática (TI), pero está siendo reemplazado por la PC ya que cada día tienen más aplicaciones y sus costos son más bajos. Se dice que la automatización de un workflow es bastante costosa por utilizar herramientas y tecnologías de gran costo pero en si no son tan costosas además reduce el tiempo de trabajo y sobre todo utilizan herramientas modernas. Almacenar documentos en una administración electrónica es más barata ya que se puede archivar mucha información debemos automatizar para poder reducir costos, cometer menos errores, dar calidad y realizar con eficiencia los trabajos; disminuye el uso del papel. Porque automatizar Un vistazo a las razones para invertir en la automatización de procesos de negocio o administrativos: Reducción de costos, incremento de eficiencia, menores oportunidades de errar, mejor control, calidad en beneficio de todos. Las empresas que han automatizado sus procesos administrativos han descubierto nuevas fuentes de ahorro y oportunidades de mejorar la calidad de su gestión y la satisfacción de las expectativas de calidad de sus clientes: Disminuyendo costos asociados al papel, producción, almacenamiento y transporte de formas, formularios y documentos. Reduciendo el tiempo de procesamiento, ahorrando en horas hombre y obteniendo resultados en menor tiempo. Disminuyendo las posibilidades de incumplimiento, error y fallas por pérdida o desaparición de papeles. Mejorando la calidad y oportunidad de la información necesaria para la realización de actividades fundamentales del negocio. Permitiendo a la gerencia concentrase en lo que es realmente productivo para la organización. Tiene atributos mínimos como son el diseño, la definición de las reglas para programar un código, por este motivo que tienen similitud hay que aprender a diferencia workflow y la automatización de workflow.

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La automatización de workflow debe tener muchas características entre las que tenemos:         

El diseñador grafico que permitirá elaborar los mapas de proceso. Asignación de funciones. Manejo de excepciones Monitorear a sus subordinados res. Medición del tiempo y el costo. Probar los procesos en una sola maquina antes de ponerlos en producción. La característica de avanzar el proceso de manera activa. Es importante escribir nuevos datos o modificarlos, por lo tanto una conectividad tranparente es un atributo clave. Anexos de documentos ya que son parte esencial de los procesos de negocios.

El LOTUS NOTES es una base de datos con la que podemos resolver cualquier necesidad con capacidades excelentes con mensajería, replicación y posibilidades de ser programadas. El MICROSOFT EXCHANGE nos permite mensajear vía e-mail además podemos realizar carpetas con programación VISUAL BASIC; pero no es lo suficientemente robusta como para proveer conectividad a base de datos y brindar la confiabilidad necesaria a workflow de misión critica o para trasportar documentos grandes. El VB. WORKFLOW es una solución completa enfocada a la automatización de procesos de negocios, es 100% basado en web. Las características que hacen que sea una solución excelente son:        

Facilidad de uso. Facilidad de integración. Instalación sencilla. Escalabilidad. Conectividad con base de datos. Seguridad. Anexos de documentos. Reglas de negocios.

El VB. WORKFLOW es una solución confiable ya que esta utiliza la tecnología y sus derivadas entre ellos tenemos el JAVA Y DHTML, además nos permitieron diseñar soluciones de proceso administrativo o de un negocio. Podemos aplicarlo en órdenes de trabajo, ordenes de compras, solicitudes, contratación, informes, reportes, elaborar encuestas, formularios, etc. Esta aplicación se basa en la internet para realizar su aplicación, ya que se envía por correo notificaciones se puede diseñar mapas, comunicación de las bases de datos e incluso se puede crear formatos; puede crear entufases entre los usuarios contrata que el proceso está en el camino correcto integra a su solución Word, Excel, bases de datos dentro de un proceso. Una empresa siempre debe elaborar una organizadora para evitar contratiempos. Se puede comprobar los diseños que se realizan permite vigilar y controlar el avance dentro del proceso así podía medir el tiempo y el costo del mismo; adicionalmente se puede modificar los procesos, estos procesos tienen seguridad en sus datos.

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Ventajas del Workflow • Para los usuarios – Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su inbox. – La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento – El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transacción. – Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa. • Para la empresa – Aumenta la productividad – Agiliza los procesos – Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujos de información, mayor rapidez en responder)

Arquitectura General del Sistema de Workflows – Definition tools • Componentes para implementer una definición de workflow (Workflow Builder, Business Object Repository - BOR) • En el tiempo de ejecución, la definición del workflow forma las bases de las ejecuciones de workflows basadas en ello. (workflow instances). – Runtime system • Componentes de ejecución • Controla y coordina el proceso del workflow (workflow manager) • Para gestionar la ejecución de los work items individuales (individual work steps) incluyendo asignaciones a agentes y monitorizando fechas límite (work ítem manager) • Para evaluar los eventos recibidos vínculos de tablas y para gestionar los eventos recibidos registrados como un evento (event manager) • Para la gestión de los datos requeridos de la ejecución de las tareas definidas en la definición del workflow.

Componentes del Sistema Workflow – Business Workplace – Interacción con usuarios en el tiempo de ejecución y provision de las funciones de aplicación. – El workflow manager arranca el tiempo de ejecución del workflow “en primer lugar” y representa funciones de control para procesos automáticos a lo largo de los módulos de aplicación de R/3: • Control • Monitoring • Coordinación • Sincronización – El workitem manager interactúa con la aplicación llamada en el método de la tarea. El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow. El control incluye el monitoreo de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento. • En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las funciones de negocio del sistema R/3 a través de sus Business Objects. • Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integración con la gestión organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del workflow.

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ANEXOS El sistema de workflow cubre todos los aspectos del proceso…

Ventajas del Workflow…..

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Arquitectura General del Sistema de Workflow……..

Componentes del Sistema Workflow…..

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