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UNIVERSIDAD LATINA DE PANAMA SEDE DE DAVID FACULTAD DE INGENIERIA

LICENCIATURA EN INGENIERIA EN SISTEMAS INFORMATICOS ASIGNATURA DE SISTEMAS INFORMATICOS

PROPUESTA DE SISTEMA (“Sistema automatizado para la gestión inventario para el departamento de bienes y patrimonio del Ministerio de Economía y Finanzas”)

PREPARADO POR: JEAN M. MUÑOZ (4-774-718) GUAJARDO PANDIELLA (1-722-2450)

A CONSIDERACION DEL PROFESOR: SMITH DE JESUS ROBLES

________ De 2015

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INDICE GENERAL Introducción……………………………………………………………(6) CAPÍTULO 1.0 ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO…...(7) 1.1. Antecedentes del problema………………………………….. (7) 1.2. Situación o estado actual del problema……………………..(7) 1.3. Objetivos…………………………………………………………..(7) 1.3.1 Objetivo general………………………………………………... (7) 1.3.2 Objetivos específicos………………………………………….(7) 1.4. Delimitaciones, alcances y cobertura………………………..(8) 1.5. Restricciones o limitaciones…………………………………..(8) 1.6. Justificación del Proyecto……………………………………... (8) 1.6.1. Importancia……………………………………………………..(8) 1.6.2. Aportes…………………………………………………………..(8) CAPÍTULO 2.0 MARCO TEÓRICO………………………………….(9) CAPÍTULO 3.0 ASPECTOS METODOLÓGICOS DE LA PROPUESTA………………………………………………………….(11) 3.1. Tipo y diseño del estudio……………………………………..(11) 3.2. Fuentes de información……………………………………….(11) 3.3 Hipótesis…………………………………………………………(11) 3.4. Definición de variables y conceptos………………………..(11) 3.4.1. Variable No. 1…………………………………….…………...(11) 3.4.2. Variable No. 2..………………………………………………..(11) 3.4.3. Variable No. 3…………………………………………………(11) 3.4.4. Variable No. 4……………………………………………...….(11) 2

3.5. Instrumentación………………………………………………... (12) 3.5.1. Encuesta……………………………………………………….(13) CAPÍTULO 4.0 ANALISIS DE RESULTADOS……………………(15) 4.1. Encuesta…………………………………………………………(15) CAPÍTULO 5.0 DESARROLLO DE LA PROPUESTA…………..(18) 5.1. Referencias del proyecto……………………………………..(18) 5.2. Desarrollo de la propuesta…………………………………… (18) 5.2.1. Objetivo general……………………………………………… (18) 5.2.2. Objetivos específicos……………………………………….. (18) 5.3. Estrategia y diseño de la propuesta………………………... (19) 5.3.1. Análisis del sistema…………………………………………. (19) 5.3.1.1. Función del sistema propuesto………………………....(19) 5.3.1.2. Comunidad y expectativas de los usuarios…………..(19) 5.3.1.3. Análisis de factibilidad del sistema…………………….(19) 5.4. Diseño de la propuesta………………………………………..(19) 5.4.1 Diagramas de flujo de datos………………………………..(20) 5.4.1.1. Diagrama de contexto…………………………………….. (20) 5.4.1.2. Diagrama general………………………………………….. (21) 5.4.2. Diagrama de Actividades…………………………………...(22) 5.4.3. Diagrama de Casos de Uso………………………………...(23) 5.4.4. Diagrama de Estado…………………………………………(24) 5.4.5. Diagrama de Secuencia…………………………………….. (25) 3

5.4.6. Diagrama de Clases…………………………………………. (26) 5.4.7. Diagrama entidad relación…………………………………. (27) CAPÍTULO 6.0 REFERENCIAS GENERALES…………………... (28) 6.1. Conclusiones……………………………………………………(28) 6.2. Recomendaciones…………………………………………...… (28) 6.3. Anexos……………………………………………………………(29)

Índice de Figuras Fig. #1 Diagrama de contexto……………………………………..(18) Fig. #2 Diagrama general…………………………………………..(19) Fig. #3 Diagrama de Actividades……………………………........(20) Fig. #4 Diagrama de Casos de Uso……………………………....(21) Fig. #5 Diagrama de Estado……………………………………….. (22) Fig. #6 Diagrama de Secuencia………………………………....... (23) Fig. #7 Diagrama de Clases…………………………………….….(24) Fig. #9 Diagrama entidad relación………………………………..(25)

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Índice de Anexos

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Anexos#1 hoja de petición……………………………………….(12) Anexos#2 hoja de encuesta……………………………………...(15) Anexos#3 diagrama de función………………………………….(29)

INTRODUCCION

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La siguiente documentación está basada en problemas reales presentes en el MEF (Ministerio de Economía y Finanzas) en Chiriquí, David la cual está presentando problemas en sus inventarios ya que son muy ortodoxos y tradicionales. La características principales de es este proyecto es que en el Ministerio de Economías y Finanzas no existe un sistema automatizado en sus registros, es decir un control de entrada y salida (inventario) de bienes ya que esta se lleva manualmente, y se toma mucho tiempo en realizarse este control.

CAPÍTULO 1.0 ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO 1.2. Antecedentes del problema Patricio Andrés Lerou Godas, sistema para control de inventario, ventas y generación de datos comerciales de restaurante, 2005/puerto Montt Chile, licenciatura. Propuesta del diseño e implementación de un sistema de control interno financiero, aplicado en la empresa AGHEMOR CIA. LTDA., por Fernanda Vanessa Molina Saravia, dedicada a la comercialización de productos alimenticios, febrero del 2012, QUITO, D.M., licenciatura.

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Piñeiros Pozo, Christian Javier, Piñeiros Pozo, Washington Paúl los cuales le dieron el título de Desarrollo de un Sistema de Inventario y Facturación para la Asociación de Comerciante Mayoristas ciudad de Tulcán y fue emitida en el año 2014 en el país Ecuador a un nivel de Licenciatura. En el presente proyecto se desarrolla el sitio web de la ADEPON siguiendo la metodología realizado por Bravo Lituma, Martin Ernesto, Torres Zambrano, Torres José los cuales le dieron el título de Desarrollo e implantación del sitio web de la ADEPON y fue emitida en el año 2014 en el país Ecuador a un nivel de Licenciatura

1.3. Situación o estado actual del problema En el ministerio de economías y finanzas no existe un sistema automatizado de registros, es decir un control de entrada y salida (inventario) de bienes ya que esta se lleva manualmente, y se toma mucho tiempo en realizarse este control este proyecto es el producto para cubrir una necesidad informática del MEF. El proyecto se lleva a cabo en la provincia de Chiriquí distrito de David en el MEF (Ministerio de Economías y Finanzas).

1.4. Objetivos 1.3.1 Objetivo general Diseñar un Sistema de información que controle el registro, comprobación y edición de bienes y patrimonios. El objetivo básico del proyecto es desarrollar un sistema automatizado para el registro y control de los procesos de gestión de inventarios para el departamento de bienes y patrimonio.

1.3.2 Objetivos específicos  Analizar

los requerimientos de

información

que presenta el

departamento de bienes y patrimonios del MEF  Planteamiento de los requerimientos recolectados en cuestión.  Implementar las funciones exigidas en los requerimientos obtenidos  Presentar pruebas para identificar si se cumple los requerimientos expuestos.

1.5. Delimitaciones, alcances y cobertura El lugar geográfico donde se realiza el estudio en las instalaciones del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) en la provincia de Chiriquí distrito de David. El mismo tendrá una duración de estudio de aproximadamente de 10 meses en esta institución ya que se espera que inicie el 5 de enero y finalice el 5 de octubre del 2015.

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1.6. Restricciones o limitaciones Restricciones existentes a la realización del proyecto fueron:  Escasa bibliografía acerca del tema que se trabaja por lo tanto más es en base a investigaciones llevadas.  Falta de encuestas  La incapacidad de poder visitar las instalaciones del MEF.  Falta de recursos para realizar el proyecto.

1.6. Justificación del Proyecto 1.6.1. Importancia Dentro del desarrollo del software existen factores que repercuten en la persona que trabaja dentro de este ámbito los cambios en el sistema operativo el lenguaje de programacion la organización del proyecto o los estándares establecidos para los diferentes aspectos del ciclo de vida de un proyecto pueden influir tanto en el trabajador como en la cantidad que puede realizar.

1.6.2. Aportes En el proyecto se diseñara un sistema de información que permita mejorar el proceso de entrada y salidas de los bienes requeridos por seguridad, el cual se realizara a través de una aplicación. El estudio se encuentra orientado a analizar desde el punto de vista operativo las ventajas del proceso de inventario en la institución, brindado seguridad y rapidez al proceso de entradas y salidas de los bienes

CAPÍTULO 2.0 MARCO TEÓRICO El Ministerio de Economía y Finanzas, conocido por sus siglas como MEF, inicia su vida institucional en los primeros años de historia republicana, debido a que es el resultado de la integración del Ministerio de Hacienda y Tesoro y del Ministerio de Planificación y Política Económica.

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De parte del Ministerio de Hacienda y Tesoro su creación se origina el 12 de noviembre de 1903, cuando la Junta Provisional de Gobierno, conformada por José Agustín Arango, Tomás Arias y Manuel Espinosa Batista, firman el decreto ejecutivo número 1 que reglamenta el servicio del Ministerio de Hacienda, siendo su primer ministro, Manuel Encarnación Amador. En ese primer momento patrio lo que se buscaba era organizar las estructuras del estado, en aspectos como los ingresos, el cobro de los impuestos comerciales, de licores, la renta por importación del opio y los juegos de suerte y azar. Así como hacerle frente a las abruptas transformaciones que encaraba el país debido al reinicio de los trabajos de excavación del canal interoceánico. Noventa y cinco años después orientado a la política fiscal y financiera del país, administrando el sistema tributario y el régimen aduanero de la República, así como custodiando los bienes nacionales, el Ministerio de Hacienda y Tesoro, dio el paso siguiente de su modernización y tecnificación. Por parte del Ministerio de Planificación y Política Económica, conocido por sus siglas como MIPPE, la historia es más reciente. Es hasta que se organiza el despacho de la Presidencia de la República el 16 de noviembre de 1956 que se crea el Departamento de Planificación, que dos años más tarde conforma el Ministerio de la Presidencia. Un año después, en 1959, se crea la Dirección General de Planificación y Administración de la Presidencia y el Departamento de Planificación mediante los decretos leyes 11 y 12, siendo su primer director el ingeniero David Samudio. En el proceso evolutivo y de desarrollo del país, la Dirección General de Planificación y Administración de la Presidencia requería ser una entidad planificadora, coordinadora y orientadora del desarrollo económico y social del país para que por la vía del fortalecimiento y diversificación de la producción y el desarrollo regional, se acrecentara la riqueza y el ingreso nacional en beneficio de todos los panameños. Así se crea mediante la Ley N °.16 de 28 de febrero de 1973 el Ministerio de Planificación y Política Económica. Fue su primer ministro, Nicolás Ardito Barletta. Por 25 años el MIPPE preparó los planes nacionales de desarrollo económico y social, diseñó y formuló las políticas económicas y sociales, coordinó los programas de desarrollo, dirigió la administración presupuestaria, organizó la administración de personal, gestionó y negoció el financiamiento externo, la cooperación técnica y administró los fondos del Gobierno Nacional, hasta que se transforman sus funciones para hacer el manejo administrativo gubernamental de la cosa pública más eficiente y eficaz. A finales de 1998 las transformaciones requeridas tanto por el Ministerio de Hacienda y Tesoro, como de Planificación y Política Económica toma forma ante la Asamblea Legislativa y mediante la Ley 97 de 21 de diciembre se aprueba la creación del Ministerio de Economía y Finanzas, oficializándose la fusión de los Ministerios de Planificación y Política Económica y de Hacienda y Tesoro. El Ministerio de Economía y Finanzas se crea con el propósito de transformar la Administración Pública y a fin de dar mayor coherencia e integralidad a la gestión financiera y presupuestaria del

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Estado, así como brindar una mayor definición y coordinación de las políticas económicas, fiscales y sociales. Su primer ministro fue Fernando Aramburu Porras. El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) tiene a su cargo todo lo relacionado a la formulación de iniciativas en materia de política económica; la programación de las inversiones públicas y la estrategia social, el diseño y ejecución de las directrices generales y las tareas específicas del Gobierno sobre Hacienda y Tesorería Nacional; la elaboración, ejecución y control del Presupuesto General del Estado, Crédito Público y modernización del Estado, así como la elaboración y ejecución de la Programación .

CAPÍTULO 3.0 ASPECTOS METODOLÓGICOS DE LA PROPUESTA 3.1. Tipo y diseño del estudio   

La naturaleza o estudio: El enfoque de la investigación es cuantitativa Tipo de investigación: El tipo es investigación aplicada El diseño: No experimental

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

El alcance: es transversal porque tiene una duración de 10 meses.

3.2. Fuentes de información En la recolección de datos para los requerimientos del proyecto se obtuvieron estos datos de los empleadores de la institución y sus administrativos

3.3 Hipótesis Realizada la debida investigación se ha redactado una hipótesis según lo que debe realizar el proyecto que dice: El sistema a de facilitar la labor del operador ya sea administrador, empleado o cliente el sistema tiene como meta agilizar toda manera de registros que tiene la institución.

3.4. Definición de variables y conceptos 3.4.1. Variable No. 1: registro de bienes En el registro de bienes es la labor de registrar un bien adquirido para la institución ya sea de nueva adquisición o sea adquirido en otra sala o departamento.

3.4.2. Variable No. 2: inventario de bienes La variable de inventario de bienes nos quiere dar a entender que es todo bien que ya posee la institución ya que es la administra todos los bienes.

3.4.3. Variable No. 3: control de bienes El control de bienes no es más que controlar los bienes esto nos dice que se lleva un registro actual de cada bien ya que no se puede extraviar

3.4.4. Variable No. 4: movimiento de bienes y activos Los movimiento de bienes activos es la regulación de los bienes ya sea si se muevan de departamentos, de edificio o de sede es para mitigar cualquier perdida.

3.5. Instrumentación ENCABEZADO

Nombre del encuestador: ________________________________________

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Nº de encuestador:____

Hora de comienzo: __ : __

Hora de finalización: __ : __

PRESENTACIÓN DEL ENCUESTADOR – ENTREVISTADOR Buenos días/tardes, Mi nombre es “Nombre del encuestador” Le llamo de la empresa “Nombre de la empresa” porque estamos haciendo una encuesta de valoración del producto “Nombre del producto” cuyas características principales son “Descripción del producto”. Estamos interesados en conocer su opinión, por favor, ¿sería tan amable de contestar el siguiente cuestionario? La información que nos proporcione será utilizada para conocer la valoración del producto “Nombre del producto” en el mercado. El cuestionario dura 5 minutos aproximadamente. Gracias.

OBJETIVO DE LA INVESTIGACION

INDICACIONES

Perfil del encuestado-entrevistado Edad

Sexo

[ ] Hombre

Cargo:

3.5.1. Encuesta VARIABLE N° 1: REGISTROS DE BIENES

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[ ] Mujer

1. Como se realiza el registros de bienes en la empresa manual – automático 2. Presenta problemas el registro de bienes en la empresa si – no – talvez 3. Qué problema se le presenta al registrar un nuevo bien 4. Como piensa que es el proceso de registrar un bien excelente – bueno – malo 5. Al registrar un bien se le otorga algún tipo de código o numero si – no – talvez 6. En que consiste el código o numero asignado al bien registrado código de barra – número de inventario 7. Existe algún tipo de procedimiento al registrar un bien si – no – talvez 8. En que consiste el procedimiento de registrar un bien VARIABLE N° 2: INVENTARIO DE BIENES

1. Como se efectúa el inventario de bienes en el empresa manual – automático 2. Como es el procedimiento al realizar un inventario de bienes excelente – bueno – malo 3. Como es procesado el inventario de bienes departamento – piso – facultad

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4. El proceso de inventario tiene algún problema si – no – talvez 5. Cuales problemas presenta el inventario de bienes -

VARIABLE N° CONTROL DE BIENES

1.

Como es el proceso de control de bienes manual – automático

2.

Como se clasifica el proceso de control de bienes excelente – bueno – malo

3.

El proceso de control de bienes presenta problemas si – no

4.

Problemas que presenta el control de bienes VARIABLE N° MOVIMIENTO DE BIENES Y ACTIVOS

1. Como es el proceso de movilización de bienes en su departamento manual – automatizado 2. Los registros de movilización de bienes se realizan de forma adecuada si – no

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CAPÍTULO 4.0 ANALISIS DE RESULTADOS 4.1. Encuesta Ejemplo de encuesta realizada: 1. Como se realiza el registros de bienes en la empresa o

Manual

o

Automático

o

Ninguno

2. Presenta problemas el registro de bienes en la empresa o

Si

o

no

o

talvez

3. Qué problema se le presenta al registrar un nuevo bien



-



-



-

4. Como piensa que es el proceso de registrar un bien o

excelente

o

bueno

o

malo

5. Al registrar un bien se le otorga algún tipo de código o numero o

si

o

no

o

talvez

6. En que consiste el código o numero asignado al bien registrado o

código de barra

o

número de inventario

o

ninguno

7. Existe algún tipo de procedimiento al registrar un bien o

Si

o

No

o

Talvez

8. En que consiste el procedimiento de registrar un bien



-



-



-

9. Como se efectúa el inventario de bienes en el empresa o

Manual

o

Automático

o

Ninguno

10. Como es el procedimiento al realizar un inventario de bienes o

Excelente

o

Bueno

o

Malo

11. Como es procesado el inventario de bienes

o

Departamento

o

Piso

o

facultad

12. El proceso de inventario tiene algún problema o

Si

o

No

o

talvez

13. Cuales problemas presenta el inventario de bienes



-



-



-

14. Como es el proceso de control de bienes o

Manual

o

Automático

o

Ninguno

15. Como se clasifica el proceso de control de bienes o

Excelente

o

Bueno

o

Malo

16. El proceso de control de bienes presenta problemas o

Si

o

No

o

Talvez

17. Problemas que presenta el control de bienes



-



-



-

18. Como es el proceso de movilización de bienes en su departamento o manual o automático o ninguno 19. Los registros de movilización de bienes se realizan de forma adecuada o Si o No o Talvez

CAPÍTULO 5.0 DESARROLLO DE LA PROPUESTA 5.1. Referencias del proyecto El sistema automatizado para el control de inventario del departamento de bienes y patrimonios, es un sistema que permitirá ayudar a los colaboradores así como a los administrativos, ahorrando tiempo y espacios en el control de inventario, dará respuestas inmediatas. Con el nuevo sistema se busca mejorar el control de inventario en el departamento de bienes y patrimonios.

5.2. Desarrollo de la propuesta 5.2.1. Objetivo general Desarrollar un sistema automatizado de control de inventarios para el MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS, administrado bajo un ambiente web, así mismo el diseño de una base de datos, a efecto de maximizar tanto los servicios que se otorgan a los clientes como optimizar los beneficios de la organización.

5.2.2. Objetivos específicos  Realizar una interfaz web para la administración del sistema de inventario a través de internet que permita el acceso a información de forma fácil y rápida.  Diseño de una base de datos y página de registros.  Mejorar el abastecimiento de materiales.  Garantizar la existencia de los productos en almacén.

5.3. Estrategia y diseño de la propuesta 5.3.1. Análisis del sistema

Se tratan concretamente en los problemas, las necesidades y los objetivos de los admirativos y de los colaboradores del sistema en busca de una solución de la problemática ya que se podrá mejor el método utilizado y ser más rápido el control de inventarios en el departamento de bienes y servicios.

5.3.1.1. Función del sistema propuesto Diseñar un Sistema automatizado para la institución MEF en el departamento de bienes y patrimonio. Ya que actualmente no llenan los requisitos de seguridad debido a que son manualmente realizados.

5.3.1.2. Comunidad y expectativas de los usuarios La comunidad espera un sistema eficaz capaz de solucionar los distintos problemas que posee el actual facilitando a los colaboradores y administrativos en el departamento de bienes y patrimonios.  Administrativos: son los encargados de tomar las decisiones y hacer revisión de informes.  colaboradores: es el que realiza el registro y el control de inventarios.

5.3.1.3. Análisis de factibilidad del sistema 5.4. Diseño de la propuesta 5.4.1 Diagramas de flujo de datos

5.4.1.1. Diagrama de contexto

Nombre: Diagrama de contexto de Sistema automatizado para la gestión inventario para el departamento de bienes y patrimonio del Ministerio de Economía y Finanzas. Fuentes: Guajardo Pandiella – Jean Muñoz

5.4.1.2. Diagrama general

Nombre: Diagrama general de Sistema automatizado para la gestión inventario para el departamento de bienes y patrimonio del Ministerio de Economía y Finanzas Fuente: Guajardo Pandiella – Jean Muñoz

5.4.2. Diagrama de Actividades

Nombre: Diagrama de Actividades de Sistema automatizado para la gestión inventario para el departamento de bienes y patrimonio del Ministerio de Economía y Finanzas. Fuentes: Guajardo Pandiella – Jean Muñoz

5.4.3. Diagrama de Casos de Uso

Nombre: Diagrama de caso de uso de Sistema automatizado para la gestión inventario para el departamento de bienes y patrimonio del Ministerio de Economía y Finanzas

Fuente: Guajardo Pandiella – Jean Muñoz

5.4.4. Diagrama de Estado

Nombre: Diagrama de estado de Sistema automatizado para la gestión inventario para el departamento de bienes y patrimonio del Ministerio de Economía y Finanzas. Fuente: Guajardo Pandiella – Jean Muñoz

5.4.5. Diagrama de Secuencia

Nombre: Diagrama de secuencia de Sistema automatizado para la gestión inventario para el departamento de bienes y patrimonio del Ministerio de Economía y Finanzas Fuente: Guajardo Pandiella – Jean Muñoz

5.4.6. Diagrama de Clases

Nombre: Diagrama de clases de Sistema automatizado para la gestión inventario para el departamento de bienes y patrimonio del Ministerio de Economía y Finanzas. Fuentes: Guajardo Pandiella – Jean Muñoz

5.5.3. Diagrama entidad relación

Nombre: Diagrama entidad relación de Sistema automatizado para la gestión inventario para el departamento de bienes y patrimonio del Ministerio de Economía y Finanzas Fuente: Guajardo Pandiella – Jean Muñoz

CAPÍTULO 6.0 REFERENCIAS GENERALES 6.1. Conclusiones Que mediante la creación de este proyecto hemos aprendido mientras desarrollamos cada punto que la mejor manera de estudiar un sistema informático es desarrollando uno y mediante su documentación podremos estudiarlo y mejorarlo.

6.2. Recomendaciones Recomendamos como desarrolladores de sistema siempre usar como guía los pasos del SWEBOK para un mejor resultado y que nuestro sistema siempre se podrá mejorar así que tiene que ser creado de una manera que nos permita realizar cambios de la manera más cómoda para nosotros como programadores.

6.3. Anexo

Diagrama de función es la descripción grafica de cómo funciona el sistema.