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1. Antecedentes

DIMO se fundó en 1936 con el nombre de Dirección de Obras Públicas, la cual estaba estructurada en dos dependencias: Obras Públicas Municipales y Dirección de Fomento Rural. Su función primordial fue la de estimular y desarrollar las obras de interés, tanto urbana como rural de una manera profesional, en las cuales se les da participación más directa a las comunidades, por medio de los programas de desarrollo comunal.

En el año de 1965, fue eliminada la dependencia del Fomento Rural, con la cual queda funcionando solamente mantenimiento de obras del Municipio.

En el año de 1989 mediante Decreto Extraordinario Nº 89, se procedió a la reestructuración de la Dirección de Obras del Municipio (antigua Dirección de Obras Públicas), pues el ejecutivo regional consideró que era necesario actualizar sus estructuras funcionales, con el objeto de hacer más eficiente la gestión pública de acuerdo con la dinámica que se estaba viviendo en la sociedad.

En el año 1994 se le dio la denominación de Dirección de Infraestructura y Mantenimiento de Obras (DIMO), siendo la unidad administrativa de la Alcaldía que tiene como principal función el mantenimiento de toda la infraestructura del Municipio.

Dimo es un apéndice del ejecutivo que ha cambiado a lo largo de los años, donde su visión será el organismo que esté al frente del desarrollo de los proyectos.

Dimo es un organismo promotor del desarrollo, para satisfacer necesidades

de la población del municipio

mejoramiento de esta.

Bolivar

las

que contribuye al

Misión Promover el perfeccionamiento de la gestión de las entidades sujetas a control a

través

de

actuaciones

fiscales,

asesorías,

determinación

de

responsabilidades y participación ciudadana, con el propósito de erradicar la corrupción e impunidad y mejorar la calidad de vida de los habitantes

Visión Controlar la gestión de los órganos y entes de la Administración Pública del distrito de Bolívar, sin excepción alguna, a través de actuaciones fiscales innovadoras.

Objetivo  El objetivo general de DIMO es planificar, programar, supervisar y mantener un buen estado de Operatividad, tanto las obras civiles como todos los bienes que por su naturaleza le sean Asignados.  Efectuar en forma innovadora y sin excepción alguna, el control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos del Estado,

 Promover permanentemente el mejoramiento de la gestión.

Metas:  Programa de Elaboración de Proyectos de Obras: se estima ejecutar para el año 2002, la cantidad de 35 Proyectos, para atender todos los Municipios del Municipio de Bolívar.  Programa de Construcción de vías agrícolas: Se estima Pavimentar 50 Km. de vía durante el año 2002.

Organigrama

2. Plan de auditoria

2.1. Tipo de Auditoria:

Auditoria Administrativa.

2.2. Alcance:

Departamento de Contratación y control (DCC)

2.3. Objetivo:  Generar un Diagnostico para el departamento de contratación y control y con esa herramienta tener una ayuda.  Determinar la existencia de procedimientos innecesarios en el trámite de valuaciones, así como verificar las gestiones de control que eviten el fraude en las valuaciones de las obras.  Determinar los entes u organizaciones que iniciaron los procesos de contratación y ejecución de las obras cuantitativas en el objetivo anterior, así como el monto contratado y asignado a dichas obras.  Determinar las causas de la paralización de la ejecución de las obras.

2.4. Recursos:

Útiles de escritorio, tecnología, equipos, tiempo, etc.

2.5. Costos:

S/. 2000.00 nuevos soles c/u auditores Otros costos: s/. 300 Costo total: s/. 10,300.00

2.6. Riesgos:  Riesgo de colapso de servicios por falta de seguimiento de control de mantenimiento.  Riesgo de insatisfacción de trabajadores que no reciben bonos.  Riesgo de clausura de proyectos o demora en las obras efectuadas generadas por denuncias de la población.  Riesgo de mala administración financiera por una gestión ineficiente.  Riesgo por falta de programas de educación y saneamiento ambiental no efectuadas por la ausencia de charlas o capacitación.  Riesgo de cambios de gobiernos de Alcaldía que generan reorganizaciones administrativas y estructurales.  Riesgo de tercerización total que proveen servicios e insumos de baja calidad lo cual genera un malestar general.

 Riesgo de que la empresa sea auditada y encuentren falencias que detengan las operaciones de DIMO.

PROGRAMA DE AUDITORIA N°

ACTIVIDAD

RESPONSABLES

1

IVAN

4

PLANEACION -Verificación que los objetivos estén alineados con la misión y visión. -Verificar que los procesos y procedimientos se encuentren definidos y documentados. -Comprobar que las políticas sean comunicadas al personal. ORGANIZACIÓN

5 6 7

-Verificar que la estructura orgánica definida este alineada a su finalidad. - Verificar si existen una alta rotación de personal. - Verificar si el personal está comprometido DIRECCIÓN

2 3

-Verificar si existen métodos para mantener motivados al personal de cada área. 8 - Verificar si los colaboradores cumplen con su manual de organización y funciones. 9 - Verifican si existe el seguimiento al cumplimiento de las estrategias planteadas por la dirección. 10 CONTROL -Verificar si los posibles riesgos cuentan con indicadores de reducción. 11 - Verificar si cuentan con indicadores que permitan determinar nuevas correcciones. 12 - Verificar si existen duplicidad de funciones.

SEMANA SEMANA 1 2 X

POOL

X

ITALO

X

SEMANA 3

SEMANA 4

X X

DIEGO IVAN POOL

X X X

X X X

YHOEL DIEGO

X

ITALO

X

POOL

X

IVAN

X

YHOEL

X

Programa por auditor RESPONSABLE

ACTIVIDADES  Verificación

que

TIEMPO

los objetivos estén

alineados con la misión y visión. Iván

 Verificar si existen una alta rotación de personal.

4 semanas

 Verificar si cuentan con indicadores que

permitan

determinar

nuevas

correcciones.  Verificar

que

los

procesos

y

procedimientos se encuentren definidos y Pool

documentados.  Verificar

si

el

personal

está

4 semanas

comprometido.  Verificar si los posibles riesgos cuentan

con indicadores de reducción.  Comprobar

que

las

políticas

sean

Ítalo

comunicadas al personal.  Verifican si existe el seguimiento al

cumplimiento

de

las

3 semanas

estrategias

planteadas por la dirección.  Verificar

que

la

estructura

orgánica

Diego

definida este alineada a su finalidad.  Verificar si los colaboradores cumplen

con

su

manual

de

organización

2 semanas

y

funciones.  Verificar

si

existen

métodos

para

Yhoel

mantener motivados al personal de cada área.  Verificar

funciones.

3 semanas si

existen

duplicidad

de

3. Evaluación control interno

3.1. Componentes:

La evaluación del control interno se desarrolla de acuerdo a los 2 siguientes niveles:  Nivel Empresa:  AMBIENTE DE CONTROL  EVALUACION DE RIESGOS  INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN  MONITOREO  Nivel Procesos:  ACTIVIDADES DE CONTROL

3.2. Tipo de control: El tipo de control que se aplicara para la auditoria es el preventivo por las siguientes razones:  Anticipan eventos no deseados antes que sucedan  Son más rentables  Deben quedar incorporados en los sistemas.  vitan costos de corrección o reproceso. 3.3. Diseño de control:

El diseño de control que se desarrollara en el proceso de auditoria es el siguiente:

CLASIFICACION OPORTUNIDAD DE CONTROL PREVENTIVO DETECTIVO CORRECTIVO PERIODICIDAD DE CONTROL PERMAMENTE PERIODICO OCACIONAL AUTOMATIZACION DE CONTROL AUTOMATICO SEMIAUTOMATICO MANUAL 3.4. proceso de control

Nivel empresa componentes

control

Ambiente de

 Cuenta con documento interno que regula

control

la conducta de los operarios de la empresa.  Existe un MOF dentro de la empresa.

recomendaciones  Formalizar de conducta.  Indicadores evitar

 Existe un manual de perfil en la empresa. Evaluación de riesgos

código

la

para rotación

excesiva.

 Cuenta con el departamento de Ejecución e  Contar Inspección

con

indicadores

y

un

manual de riesgos. Información y

 Cuenta con un sistema CLIPPER

control

 Cuenta con un departamento encargado de los sistemas e informática

 Implementar sistema de lenguaje VISUAL FOX PRO 6.0

monitoreo

 Control de gestión a través de la dirección general

 Contar

con

auditor externo.

un

Nivel procesos

componentes

pregunta

Ambiente de

1. La tramitación

control

de contratos de obras públicas.

3. Eltrámite de valuaciones.

controles

debilidad

 Revisión de carpetas y  Encontrar documentos hoja de ruta (DCC) o empresas que no existen al no estar  Revisión legal de actualizado los documentos (Asesoría registros. jur. DIMO).  Riesgo de no revisión  Ingeniero del Jurídica por falta de departamento de ejecución e inspección tiempo. (Revisar, dar conformidad y remitir).

 Funcionario receptor de  Riesgos mala la DIMO (Identificar, verificación por errores validar y firmar). de los contratistas.  Verificar trámites  Riesgo a que exista correspondientes a las variaciones de la norma de contrataciones norma o decretos (DCC de DIMO). respectivos.  Ingeniero Inspector del Departamento de ejecución e inspección (revisa, valúa y firma)

6. Eltrámite de actas de terminación.

 Ingeniero inspector de la  Riesgo de obra (elaborar acta de prolongación de la terminación y firmar). obra en una fecha  Jefatura del determinada departamento de ejecución e inspección (verificar, firmar y distribuir actas de determinación)

4. Informe Final 4.1. Observaciones

Condición

Desactualización

de

registros

en

la

empresa DIMO Los registros de los clientes es una

Practica estándar

información muy importante y con la cual dependen otras tareas. Falta de una tarea específica para la

Causa

actualización de datos o una persona encargada de llevar los mismos.

Riesgo / efecto

Trabajar con clientes fantasmas y tener problemas al tratar de contactarlos. Crear un área especializada o en todos los

recomendaciones

casos delegar esa actividad a una o unas personas.

Condición

Practica estándar Causa Riesgo / efecto

recomendaciones

código de conducta general no tipificado en un reglamento. El

código

de

conducta

regula

el

comportamiento de todo trabajador. Empresa con política flexible Ciertas atribuciones que el personal pueda tener al no haber un código de conducta. Formalizar el código de conducta, para evitar posibles confusiones.

Condición Practica estándar

Tener una mala perspectiva institucional La imagen institucional dice mucho de cómo

la

empresa

desarrolla

sus

operaciones. Causa

Tercerizar actividades para reducir la carga de trabajo.

Riesgo / efecto

No

controlar

los

procesos

de

estas

empresas, mas solo ver los resultados. recomendaciones

Pedir

informes

o

de

alguna

manera

monitorear el trabajo de estas empresas.

Condición

No contar con auditoras externas o ayuda externa

Practica estándar

La otra perspectiva que le dan las personas ajenas al interno de la empresa puede dar una mejor idea de cómo están llevándose las actividades.

Causa

Por el tamaño de la empresa, y el tiempo que llevaría hacer una auditoria externa, sumada a la desconfianza.

Riesgo / efecto

Trabajar creyendo que

las

actividades

realizadas marchan a la perfección. recomendaciones

Pedir algún tipo de auditoria, o alguna entidad que se encargue de evaluar sus procesos, para evitar retrasos.

5. Conclusión Las desviaciones ocurridas en el desempeño de la DIMO en la ejecución del proyecto financiado con recursos provenientes del distrito de Bolivar asignados durante el ejercicio fiscal, podemos concluir que tuvieron sus causas en las deficiencias de planificación de los proyectos de obras, así como el incumplimiento de las normas legales dictadas para garantizar una administración de las normas legales dictadas para garantizar una administración eficiente y eficaz, orientadas a salvaguardar el patrimonio público y contribuir con el desarrollo del estado. 6. Recomendaciones  Adjudicar directamente solo en los casos contemplados en la ley correspondiente.  Establecer los controles necesarios que garanticen que

en los

procedimientos de selección se escoja la mejor oferta considerando los principios de economía, transparencia, honestidad y eficiencia y eficiencia.  Planificar sobre la base de estudios técnicos adecuados a los fines de evitar modificaciones en los proyectos, los cuales incidan desfavorablemente en los costos y las metas previstas.  Aplicar las sanciones a que hubiere lugar en caso de incumplimiento de las cláusulas contractuales o legales.