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Unidad 1: Paso 2 - Protocolo de comunicaciones y plan motivacional

Por Sergio Mauricio Calle Edinson Fabián Jaimes Juan Camilo Jiménez Yolima Tabares Yaneth Patricia Orozco

Grupo 80007_614 Tutor Claudia Ivón Monsalve

Universidad Abierta y a Distancia (UNAD) Escuela de ciencias Sociales, Artes y Humanidades Protocolo Octubre de 2019

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Introducción

La permanencia de las compañías no solo depende en la actualidad de sus exitosas ventas, sino que depende mucho del uso de la comunicación tanto interna como externamente, dice Alina Segrego et col., citando a Fuenmayor, K: “Todo proceso organizacional se rige hacia el futuro por una visión, todo proceso organizacional se desarrolla a través de la comunicación, por lo tanto, la comunicación es determinante en la dirección y el futuro de la organización”(Segrego, A., García, A., López, P., Cabrera, P., y Perdomo, I. 2016, p30); a la vez de la manera como implemente los avances tecnológicos a la misma, valga decir, el uso del internet y de la diferentes herramientas proporcionadas para esparcir la palabra. En nuestro presente trabajo ponemos como ejemplo a colchones dulces sueños, una empresa fundada el 15 de mayo de 1999, que tiene como Misión ofrecer a la comunidad productos de calidad con los más altos estándares que brinden confortabilidad en sus productos y poder lograr en el cliente esa armonía en el descanso, confianza y seguridad al velar por su salud y bienestar. Y para cumplir este compromiso con la comunidad, colchones dulces sueños posee una fuerte Visión y es Ser una empresa líder en la ciudad de Medellín, entregando productos de calidad e impulsará la expansión de los mismos a nivel nacional e internacional en los próximos 10 años, trascendiendo en sus procesos de producción a fin de brindar bienestar a todos sus clientes. Pese a los años de permanencia y mejoras en sus ventas, colchones dulces sueños desea vivir unos valores que le ayuden a cumplir con lo anteriormente trazado y es por eso que valores como: Responsabilidad, Compromiso, Dedicación y Constancia, Respeto y Honestidad, Trabajo en Equipo van a permitir alienarse en otros aspectos, como el de la comunicación, ya que es un

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campo en el que se ha encontrado oportunidades de mejorar y ser más efectiva, al igual que el trabajo en equipo se podrá avanzar mucho más siguiendo unos lineamentos propuestos. La implementación de esas secciones de ‘coaching’ empresarial, que pretende asistir a una empresa para que logren sus objetivos y lo hagan posible más pronto de lo pensado.

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Objetivos

Objetivos específicos  Comprender la importancia del valor de una buena comunicación en los diferentes entornos que maneja el ser humano como el personal, social y profesional para lograr desarrollo de los mismos haciendo del lugar donde habitamos un sitio de valores y atributos morales ejemplares que puedan ser vistos como guía.  Aprender las ventajas que ofrece una comunicación efectiva en el éxito empresarial y en la satisfacción del cliente.  Desarrollar la capacidad investigativa para incrementar el conocimiento sobre la comunicación para ser mejores profesionales, capaces de comunicar una idea con claridad y eficacia.  Incrementar el trabajo en equipo, aunque estemos distantes, valernos de los medios de comunicación actuales para sincronizar bien los trabajos propuestos.  Aplicar los conceptos adquiridos para mejorar la calidad de vida personal e interpersonal.  Mediante la presente actividad, logramos discernir las distintas competencias comunicativas y relaciones interpersonales que se presentan en las diferentes empresas y la importancia que estas conllevan.

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Identificación de La Empresa

Colchones dulces sueños, es una empresa con el fin de fabricar, Comercializar y distribuir productos para el buen dormir. Desde sus comienzos, la Compañía se destacó por la buena calidad de sus productos y su enfoque hacia la Satisfacción del cliente, contando con su distribución a diferentes partes del país por su página web.

Nombre de la Empresa: colchones dulces sueños. Slogan: Hacemos que tus sueños sean dulces. Ciudad Sede Principal: Medellín Fecha de Creación: Mayo 15, 1990 Número de empleados: 200

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Características de la empresa Mediana empresa, con 200 trabajadores en las ciudades de Medellín, Bogotá y Cali. La empresa colchones dulces sueños, Tiene como actividad económica la producción y comercialización; Colchones dulces sueños es una empresa fundada en 1990, con el fin de fabricar, comercializar y distribuir productos para el buen dormir. Desde sus comienzos, la compañía se destacó por la buena calidad de sus productos y su enfoque hacia la satisfacción del cliente, lo que fue ratificado posteriormente con el certificado NTC- ISO 9001: 2000. Su estructura organizacional jerárquica está compuesta planta administrativa, (gerente, secretaria, contador) los jefes de departamento (producción, talento humano, ventas, y marketing) personal operativo y proveedores de cada uno de los departamentos mencionados. Cuentan con una infraestructura física donde se encuentra ubicada las oficinas administrativas y de producción; tiene tres puntos de venta en diferentes ciudades de Colombia una en la sede principal la ciudad de Medellín y las otras dos en las ciudades Bogotá y Cali.

Protocolo de Comunicaciones. En dulces sueños Colchones La estructura organizativa es formal, es una estructura planificada, los empleados cumplirán unas funciones y objetivos de producción y ventas, la empresa tiene establecido un reglamento interno de trabajo, existen unas jerarquías el cual se debe respetar y seguir un conducto regular.

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Dentro de cada departamento existe un líder los cuales los empelados asignados a este departamento deben reportarse y seguir las indicaciones e instrucciones y los jefes a su vez lo harán con el Gerente general quien es el mando superior de la empresa. Se usa los memorandos, reuniones con agenda previa para dar informes sobre los logros obtenidos en la semana previa, los retos u oportunidades que hay para la semana en curso y los nuevos objetivos a alcanzar para la siguiente, comunicación diagonal, ya que entre los miembros de los distintos departamentos intercambian información para realizar coordinadamente el trabajo. La comunicación que más se utilizará será la de correos internos de la empresa y llamadas telefónicas el cual se harán mediante celular y radioperadores. Además de esto se establecerán protocolos de atención al cliente, relaciones interpersonales para todos los empleados, el cual deben seguir unas reglas, pasos e instrucciones para atener a un cliente interno y externo feliz.

Protocolo de Comunicaciones Internas y Externas. Se debe tener en cuenta que todos los individuos tienen diferentes formas de comunicarse y de entender la información que se brinda, por esta razón existe la gran necesidad de protocolizar ciertos tipos de información de una manera eficiente para que nuestro colaborador pueda brindar información de forma clara, rápida y efectiva en la atención directa (voz a voz – atención personal) e indirecta (comunicaciones escritas), para que este protocolo tenga éxito es de vital importancia que las comunicaciones vayan de la mano con los valores de la empresa, destacando la calidad, entrega, compromiso y buen trato de la empresa hacia sus colaboradores y hacia sus usuarios.

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Se utilizarán canales de comunicación y tecnológicos (celular e internet), única y exclusivamente los suministrados por dulces sueños, estos mismo solo podrán utilizarse para temas de comunicación interna y externa en el caso del personal de mercadeo. Se contará con un servidor privado el cual sea de uso exclusivo para la empresa dulces sueños, que además limite la visita de los empleados a plataformas que no tengan que ver con las funciones laborales. Para que el protocolo de comunicaciones funcione y de resultados se debe tener en cuenta la coherencia del mismo y la adecuación de este para que se acomode a nuestras necesidades de entrega de información, en este caso la empresa ve necesario la creación de un protocolo para las distintas comunicaciones hechas en la empresa las cuales abarcan: Oficio o cartas, Circulares, Memorando, Correo, Informe, Llamadas, y se llevan ciertos protocolos para cada uno utilizando siempre el respeto y eficiente.

Diagnóstico de la eficiencia de las comunicaciones. Se encontró unas falencias en esta área, pues muchos no leen los correos a tiempo y pasan desapercibidos de los informes y de las solicitudes hechas por la Gerencia o los jefes de los distintos departamentos. También se encontró que las palabras y/o el tipo de mensaje dado no son adecuados y crea confusión en cuanto a la acción a tomar, como también de cómo ejecutar lo requerido. Diagnóstico de la eficiencia en las relaciones laborales y el trabajo en equipo,

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En términos generales las relaciones labores y el trabajo en equipo se denotan normales, sin embargo, se pueden mejorar si se implementa un plan de entretenimiento y se les proporciona unos lineamentos donde puedan crecer y aumentar las relaciones y el trabajo en equipo sea más eficiente. Algunos ejemplos sugerimos: Comunicación fluida, No culpar a otras personas, Compartir el éxito, Actitud positiva, Ayudar y permitirlo.

Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en equipo. Campaña para dar a conocer los valores corporativos y sentido de pertenencia de dulces sueños cochones De manera trimestral se realizarán reuniones con el personal de la empresa con el fin de integrar a todos sus trabajadores, permitiendo que se involucren los altos, medios y bajos cargos, interactuando entre sí, mediante dinámicas participativas donde de evidencien cuales son los valores corporativos de la empresa, como contribuir a mejor desempeño de la actividades que se vienen relacionando de tal manera que todos y cada uno de sus empleados puedan dar su punto de vista a las nuevas tendencias en el mercado y cómo hacer para poder mejorar como empresa, destacando así las mejores ideas de los empleados las cuales pueden ser catalogas por equipo de trabajo, y ser reconocidos dentro de la empresa los que fomentara la competitividad leal.

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Campaña de integración del personal. Cada tres meses la oficina de talento humano realiza actividades de integración para todos los empleados de la empresa dulces sueños colchones, la cual tiene como objetivo afianzar los lazos de compañerismo dentro de la empresa, al igual fomentar las relaciones que contribuyan a desempeñar un buen trabajo en equipo el cual se vea reflejado en los balances que se presentan periódicamente contribuyendo al crecimiento de la empresa, y al crecimiento personal de cada uno de sus empleados, este tipo de actividades se llevara a cabo en las afueras de la ciudad en donde cada uno de los empleados puede llevar a su familia para poder realizar dinámicas, charlas motivacionales. También la empresa implementa una estrategia que fomente la actividad física y el deporte dentro de la empresa, La cual se realiza por medio de campeonatos organizados por las diferentes dependencias las cuales contribuyan a estilos de vida saludables para los empleados de esta empresa; Además, se realizará la respectiva premiación a todos los quipos por su participación las cuales ayudan a fomentar una mejor organización al momento de realizar trabajos en equipo dentro de la empresa y mejorar la comunicación dentro de sus diferentes cargos.

Campaña para incentivar ascensos dentro de la empresa. Para nuestra empresa el recurso humano es lo más importante, creemos en el talento de nuestra gente, por lo tanto, se realizan inscripciones para que el personal de bodegas opte por postularse para el cargo de auxiliares, quienes con su amplia experiencia podrán demostrar sus capacidades, sabiendo que esto le generara mayores ingresos.

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Referencias

Visión Misión Políticas de la empresa Reglamento de convivencia Sistema de Gestión y desarrollo en el trabajo (SG-SST) de colchones dulces sueños. Valores.

Vigencia Dese la fundación de los colchones dulces sueños, hasta su liquidación, no obstante, en el desarrollo continuo que se ve enfrentado la empresa, este será ajustado a la dinámica que se presente en la actualidad. Políticas 1. La gerencia de colchones dulces sueños se propone mantener y acrecentar la moral y el bienestar estimulando la labor que realizan sus integrantes para lo cual dispone la ejecución de programas que permitan un mayor desarrollo y crecimiento personal y la administración de recursos de la empresa.

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2. La eficiencia y eficacia en el cumplimiento de la misión de colchones dulces sueños está directamente relacionada con la satisfacción laboral, lo cual se deriva de factores intrínsecos tales como: El reconocimiento mediante incentivos oportunos (empleado del mes, días de sol con la familia, comisiones, enceres, electrodomésticos y felicitaciones públicas). Una sensación de realización que se logra mediante la educación y capacitación de las personas, lo cual permite una modificación de actitudes hacia sí mismo, hacia los demás y hacia la vida, lográndose así un ambiente de respeto y armonía. La satisfacción de necesidades básicas mediante una oportuna asistencia y cubrimiento de ellas. El ejercicio consciente de direccionar, el estímulo a la práctica de valores y virtudes como persona, el sentido de pertenencia por cada cosa que hace por la empresa, la obediencia y el compañerismo, son otros valores de vital importancia en el mantenimiento de la moral y su mayor demostración. La administración correcta y oportuna de la justicia es factor esencial para su credibilidad, respeto y acatamiento voluntario de las políticas y la oportuna solución los problemas legales o laborales; así como el uso de herramientas para la prevención de accidentes laborales. Ejecución Concepto General Permitir el desarrollo de las políticas de colchones dulces sueños, mediante la ejecución de programas que dan la mayor cobertura en la atención de las necesidades básicas y desarrollo

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personal de los integrantes de la empresa como son: salud, condiciones laborales, capacitación y esparcimiento, elementos necesarios para mantener un espíritu de entusiasmo, lo cual es factor de primera magnitud en el aumento de resultados positivos de toda la organización. Para lograr este objetivo se requiere la participación (comprometerse - involucrarse) de los diferentes niveles jerárquicos y directivos, lo que se traduce en una mayor disposición de cada persona hacia la labor que desarrolla y así mismo en la calidad de su trabajo. Tareas Particulares Gerente. Supervisa el presente plan Da el visto bueno a las diferentes actividades por establecer y a ejecutar. Tesorería. Optimiza los recursos económicos de la empresa. Presenta un presupuesto a las actividades que den lugar a la utilización de recursos económicos. Ejecuta los pagos de manera oportuna a los proveedores de materias primas. Realiza de manera oportuna los pagos de la nómina de empleados. Talento humano. Direcciona bajo la supervisión y aceptación de la gerencia de la empresa la actividad puesta de manifiesto en el presente plan.

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Elabora cronograma para capacitar al personal en temas relacionados con la comunicación asertiva, trabajo en equipo y ambiente laboral. Elabora cronograma de cumpleaños de los empleados, fechas especiales (día de la mujer, amor y amistad, día de los niños, novenas navideñas, etc.). Controla que se dé estricto cumplimiento a los turnos de vacaciones.

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Conclusión

Este trabajo nos permitió comprender las clases de comunicaciones que se aplican el entorno laboral tanto internas como externas y como dinamizar las relaciones laborales y el trabajo en equipo mediante un plan motivacional. Se logró conocer, aprender y aplicar la comunicación organizacional establecida en las instituciones o empresas y sus diferentes categorías, las clases de comunicaciones que se aplican el entorno laboral tanto internas como externas y como dinamizar las relaciones laborales y el trabajo en equipo mediante un plan motivacional. De esta forma Adquirimos conocimientos en la implementación de un buen protocolo de comunicaciones para nuestros entornos profesionales creando bienestar, motivación y sentido de pertenencia con un buen desarrollo de la comunicación mejora la interacción entre los miembros de empresas, comunidades y grupos familiares generando una buena calidad de vida. La estructuración de la Comunicación Empresarial debe ser responsabilidad de un equipo de trabajo (departamento o unidad de comunicación) que lleve a cabo la integración de los factores y técnicas necesarias para su aplicación, dotándola de los medios y recursos adecuados en toda la Empresa. Para esto es necesario establecer canales y espacios específicos, utilizando diferentes tipos de comunicación que permitan integrar eficaz y eficientemente los equipos de trabajo.

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