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• Alfredo Alvarado

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Curso Distribuidor Aspel-PROD 3.0 Propedéutico

Elaborada por: Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jerónimo Aculco Del. Magdalena Contreras CP. 10400 México, D. F. May 1/2015.

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INDICE 1.

INTRODUCCIÓN ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ............................................................................ ............................................ 1 1.1 1.2

2.

Definición ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................ ................................ ................ 1 Objetivo del curso ................................................................ ................................................................................................ ................................ ................................................................ ................................ .................................. ................................ .. 1

INICIO INIC IO DE OPERACIONES ................................................................ ................................................................................................ ............................................................................................. ............................................................. 3 2.1 Definición ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................ ................................ ................ 3 2.2 Abrir empresa ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ......................................... ................................ ......... 3 2.3 Cambio Cambio de directorio y fecha ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ............................................... ................................ ............... 4
Práctica 1: Creación de bases de datos para AspelAspel-SAE y AspelAspel- PROD ..................................................... 5 2.4 Cerrar Empresa ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ....................................... ................................ ....... 6 2.5 Salir ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ .......................................................... ................................ .......................... 6 2.6 Operaciones de Aplicación General ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ..................................... ................................ ..... 6 2.7 Personalización de la Barra de Herramientas ................................................................ ................................ ..................................................... ................................ ..................... 8 2.8 Teclas de Acceso Rápido ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ....................................................... ................................ ....................... 8 2.9 Calculadora ................................................................ ................................................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ............................................. ................................ ............. 9 2.10 Uso de la ayuda del sistema ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ........................................... ................................ ........... 10

3.

CONFIGURACIÓN ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ........................................................................ ........................................ 13 3.1 Definición ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ .............................................. ................................ .............. 13 3.2 Configuración de Parámetros ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ............................................. ................................ ............. 13
Práctica 2: Configurando AspelAspel- PROD .................................................................................................................. 19 3.3 Datos de la empresa ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ............................................................ ................................ ............................ 20 3.4 Perfiles de Usuario ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ............................................................... ................................ ............................... 20 3.4.1 Perfiles Predefinidos ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ........................................................ ................................ ........................ 23 3.4.2 Alta de usuarios ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ 24 3.5 Preferencias................................ Preferencias ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ........................................... ................................ ........... 26 3.6 Modo Alterno de captura ................................................................ ................................................................................................ ................................ .................................................... ................................ .................... 27

4.

CATALOGOS ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................. ................................................. 29 4.1 Definición ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ .............................................. ................................ .............. 29 4.2 Catálogo de Insumos ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ........................................................... ................................ ........................... 29
Práctica 3: Alta de Insumos ....................................................................................................................................... 31 4.3 Catálogo de Materia prima (SAE) ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ....................................... ................................ ....... 32
Práctica 4: Alta de materia prima ........................................................................................................................... 32 4.4 Catálogo de Procesos de producción ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................. ................................ . 34
Práctica 5: Alta de procesos ...................................................................................................................................... 35 4.5 Catálogo de Productos terminados ................................................................ 4. 5 ................................ ................................................................ ................................ ................................... ................................ ... 36
Práctica 6: Alta de productos terminados ........................................................................................................... 39 4.6 Agenda de producción ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ......................................................... ................................ ......................... 42
Práctica 7: Captura de Agenda de producción ................................................................................................... 43 4.7 Catálogo de Sustitutos ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ........................................................ ................................ ........................ 44
Práctica 8: Alta de sustitutos ................................................................................................................................... 45

5.

OPERACIÓN DEL SISTEMA SISTEMA ................................................................ ................................................................................................ .......................................................................................... .......................................................... 47 5.1 Ciclo de Producción en AspelAspel-PROD ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ .................................. ................................ .. 47 5.2 MÉTODO 1: Registro y seguimiento manual de la orden de producción ...................................... ................................ ...... 48 5.2.1 Órdenes de producción................................ producción ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ .................................................... ................................ .................... 48
Práctica 9: Alta de órdenes de producción .......................................................................................................... 52 5.2.2 Entrada a fabricación ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ....................................................... ................................ ....................... 54
Práctica 10: Entrada a fabricación fabricación .......................................................................................................................... 56 5.2.3 Devoluciones de fabricación ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ........................................... ................................ ........... 58
Práctica 11: Devolución de fabricación ................................................................................................................ 60 5.2.4 Entregas parciales de producto terminado ................................................................ ................................ ................................................... ................................ ................... 60


Práctica 12: Entregas parciales ................................................................................................................................ 62 Cierre de órdenes 5.2.5 ór denes ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ............................................................. ................................ ............................. 62
Práctica 13: Cierre de órdenes ................................................................................................................................. 64 5.2.6 Resumen ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ............................................ ................................ ............ 64 5.3 MÉTODO 2: Generación de órdenes de producción y su Registro automático ........................... 65 5. 3 5.3.1 Órdenes de producción ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................... ................................ ................... 65 5.3.2 Registro automático automático ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ........................................................ ................................ ........................ 65
Práctica 14: Registro automático ........................................................................................................................... 67 5.3.3 Resumen ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ............................................ ................................ ............ 68 5.4 MÉTODO 3: Fabricación directa ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ......................................... ................................ ......... 68
Práctica 15: Fabricación directa .............................................................................................................................. 70 5.4.1 Resumen ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ............................................ ................................ ............ 71 5.5 Generación automática de órdenes ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ .................................. ................................ .. 71 5.5.1 Generación automática de órdenes de productos terminados .................................................. ................................ .................. 71
Práctica 16: Generación Automática de órdenes de Productos terminados ......................................... 73 5.5.2 Generación automática de órdenes de subensambles ................................................................ ................................ ................................ 74
Práctica 17: Generación automática de órdenes de subensambles .......................................................... 75 5.6 Programación de órdenes ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................... ................................ ................... 75
Práctica 18: Programación Progr amación de órdenes ................................................................................................................. 76 ANEXO ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ .................................................................. .................................. 77 A. B.

Sistemas Aspel ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ......................................... ................................ ......... 77 Beneficios Beneficios para Distribuidores ................................................................ ................................ ................................................................ ................................ ............................................... ................................ ............... 78

Simbología:


 
 

Tips de uso. Tipo de reporte. Ruta de Acceso. Advertencia. Práctica. Notas

Requisitos:  Para el participante:  Conocimientos del sistema operativo Microsoft Windows® Vista, 2008, 7, 2012 u 8.  Haber asistido al Curso Propedéutico de Aspel-SAE 6.0 Para Para el instructor. Software a utilizar:  Aspel-PROD 3.0  Aspel-SAE 6.0 Bases de datos:  Se utilizará una base de datos nueva o vacía.

Datos del participante Nombre: Centro de Capacitación: Fecha: Datos del Instructor Nombre: Correo electrónico:

1. 1.1

INTRODUCCIÓN

Definición

Aspel-PROD 3.0, permite la planeación y control de los procesos de fabricación de la empresa, asegurando una óptima administración de inventarios y costos, proporciona además, un eficiente seguimiento a las órdenes de producción optimizando los tiempos de entrega. Interactúa con Aspel-SAE 5.0 y Aspel-SAE 6.0 del que obtiene información de materia prima y sub-ensambles, para realizar los procesos de producción y posteriormente actualizar el inventario con los productos terminados. Entre los principales beneficios que brinda Aspel-PROD a la organización se encuentran: • • • • • • • •

Manejar a través de hojas de costos, las materias primas, mano de obra y otros insumos de cada producto terminado. Determinar la cantidad de materia prima requerida para la fabricación de un producto. Calcular los costos estimados antes de fabricar un producto. Conocer en cuánto tiempo se podrá tener producto terminado, con base en el periodo de producción definido. Dar el seguimiento necesario a las órdenes de producción. Asignar elementos de control a los productos terminados, como números de serie, clave de lotes y fecha de caducidad. Generar una agenda de producción. Mantener la seguridad de la información con claves de acceso al sistema.

La interfaz con Aspel-SAE permite un robusto manejo del inventario a través de las funciones que ofrece este sistema, como son: emisión de etiquetas de código de barras, manejo de tallas y colores, valor del inventario y consulta de kárdex, por mencionar algunas. 1.2

Objetivo del curso

Al término de este curso el participante tendrá los conocimientos necesarios sobre la estructura general del sistema y su operación e interacción con Aspel-SAE. Se analizarán los catálogos de información como son: • • • •

Catálogos de insumos. Productos terminados. Procesos de producción. Productos sustitutos.

Además se verificará el ciclo de producción y el flujo de información entre Aspel-SAE y Aspel-PROD. • •

Órdenes de producción. Seguimientos de órdenes.

Se conocerá el ciclo completo de producción, los diferentes métodos para realizar el registro de las operaciones en Aspel-PROD, desde la salida de la materia prima, la entrada a fabricación, la generación de las órdenes de producción, el seguimiento y las diferentes alternativas que existen para llegar a la entrega del producto terminado. De esta manera se logrará identificar la forma en cómo se integra la información de Aspel-SAE con el control de la producción que permite llevar Aspel-PROD. Para ejemplificar de mejor manera el funcionamiento de Aspel-PROD se basará el presente curso en la fabricación de alacenas para cocina.

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Notas del asistente 1

Es importante mencionar que el curso está dividido en 2 niveles: Propedéutico y Certificación, en el nivel de Certificación se le dará continuidad a esta primera parte, el participante obtendrá más herramientas para explotar el sistema y la información en él almacenada, por lo que algunos temas no se verán con detalle en este primer nivel, se analizarán con mayor detenimiento en el curso de Certificación.

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Notas del asistente 2

2. 2.1

INICIO DE OPERACIONES

Definición

Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa PRODWIN.EXE y se puede hacer de diferentes maneras: • • • • 2.2

A través del acceso directo que se encuentra en el escritorio. Localizando la carpeta donde se encuentra instalado el sistema, con el explorador de Windows. En el menú contextual del botón “Inicio” de Windows, escribiendo “Aspel-PROD 3.0” o “PROD30.exe” en el campo Buscar programas y archivos. Mediante el icono creado en el grupo de programas.

Abrir empresa

 Ruta de Acceso: Archivos / Abrir empresa •

con el botón

.

Aspel-PROD 3.0 permite trabajar hasta con 99 empresas y el usuario no tiene que solicitar la asignación de claves de alta para personalizar la razón social de cada una de éstas, las razones sociales o nombres de las empresas se podrán personalizar cuando el sistema ya se encuentre ACTIVADO. Una vez terminados los procesos de Instalación y Activación del sistema, se presenta el diálogo de Abrir empresa, en ella aparece el nombre de la empresa número uno, (si el sistema ya se activó corresponde a los datos de la empresa registrada, de lo contrario aparecerá el nombre de Empresa Inválida, S. A. de C. V.). En la ventana de abrir empresa, se debe seleccionar la empresa a trabajar e identificarse como usuario del sistema, se especifica el apartado de Datos del propietario de la licencia de uso.

Figura 2.2-1 Acceso a la empresa a trabajar.

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Notas del asistente 3

Al entrar al sistema mostrará una ventana como la de la siguiente figura:

Figura 2.2-2 Ventana principal de Aspel-PROD 3.0

2.3

Cambio de directorio y fecha

 Ruta de acceso: • Archivos / Fecha y directorio •

o con el icono

.

Esta opción permite asignar el directorio de trabajo; a diferencia de otros sistemas Aspel, Aspel-PROD no tiene un campo para definir directorio de trabajo desde los Parámetros del sistema, por lo que es en este cuadro donde se debe definir dicho directorio y la fecha con la que se va a trabajar. Adicionalmente se podrá saber el formato de la base de datos que se está utilizando (Paradox®, D’Base®, MSSQL®, ORACLE®, MS-Access®), así como el alias para la base de datos, este dato solo se indica si el formato especificado no es nativo, por ejemplo, SQL.

Figura 2.3-1 Cambio de directorio y fecha, e indica el formato de la base de datos.

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Notas del asistente 4

Si en el directorio indicado no existen archivos relacionados a la Base de Datos, se mostrará un mensaje solicitando la instalación de la base de datos.

Figura 2.3-2 Mensaje de instalación de la base de datos.


Práctica 1: Creación de bases de datos para AspelAspel-SAE y AspelAspel- PROD a) Crear una carpeta con el nombre del asistente, por ejemplo Laura, en la ruta C:\ Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ PRO3.00 \ b) Dentro de la carpeta anterior, crear las subcarpetas con nombre SAE y PROD. c)

Abrir Aspel-SAE y crear una nueva Base de Datos con el nombre del participante, para poder almacenar la información, para ello se deben seguir los pasos vistos en el curso Aspel-SAE Propedéutico.

d) Ingresar a Configuración / Parámetros del sistema / Configuración de BD y definir la base de datos que se generó en el punto anterior. e) En la opción de Inventarios, revisar que se encuentre habilitado el parámetro de “Multialmacén”. f)

Aceptar los cambios en la configuración de parámetros de sistema.

g) Ingresar al menú Módulos / Inventarios / Conceptos de movimientos al inventario y dar de alta un nuevo concepto con las siguientes características: Tipo: No. de concepto: Descripción: Asociado a:

Entrada. 8. Devol. de Fábrica. Ninguno.

h) Ingresar a menú Módulos / inventarios / Almacenes y crear los siguientes almacenes. Almacén 1 2

Descripción Materia prima Producto terminado

i)

Cerrar Aspel-SAE.

j)

Abrir Aspel-PROD, ingresar a Archivos / Fecha y directorio.

k)

En el campo Directorio de trabajo definir la ruta de la carpeta PROD que se creó en el inciso b) (la ruta correcta sería C:\ Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ PRO3.00 \ Laura \ PROD).

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Notas del asistente 5

l)

En fecha de trabajo colocar 01/Nov/2011 y oprimir botón aceptar.

m) Aparecerá un mensaje indicando si se desea realizar la instalación de la Base de Datos, el cual se deberá Aceptar. n) Al terminar el proceso, mostrará un mensaje indicando que la Base de Datos fue instalada satisfactoriamente, se da clic en Aceptar. 2.4

Cerrar Empresa

 Ruta de acceso: • Archivos / Salir •

o con el ícono

La opción Cambiar empresa permite terminar el trabajo con la empresa activa, es decir, es posible terminar de trabajar con los datos de esa empresa y cambiar a otra para seguir operando el sistema sin necesidad de cerrar todo el sistema y volver a ingresar. 2.5

Salir

 Ruta de Acceso: • Archivos / Salir •

con el icono

.

Este comando permite salir o terminar definitivamente la sesión del sistema. 2.6

Operaciones de Aplicación General

En todos los sistemas de la línea Aspel, se manejan botones o iconos de acceso rápido, mismos que ejecutan determinadas funciones. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada menú o módulo que integran el sistema. A continuación se presentan los iconos más comunes, así como su descripción: Icono

Descripción

Agregar

Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catálogo en que se encuentre. También se puede activar esta opción desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas ¦+±.

Modificar

Eliminar

Este botón permite modificar la información que haya sido capturada con anterioridad dentro del catálogo en el que se encuentre. También se puede modificar información dando doble clic en el registro o ubicándose en el registro y oprimiendo la tecla «. Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mandará un mensaje de confirmación por si se desea cancelar la operación. También se pueden eliminar registros oprimiendo las teclas ¦ +µ. No todas las consultas permiten eliminar registros para mantener la integridad de la base de datos.

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Notas del asistente 6

Buscar

Filtrar

Restaurar Copiar al Portapapeles

Exportación

Imprimir

Preparar

Publicar

Permite localizar un registro en específico de acuerdo a las características que se indiquen en el filtro. También se puede activar la búsqueda oprimiendo la tecla de función“. Permite seleccionar información de los catálogos y mostrar sólo aquella que cumpla con las características establecidas en el filtro. También se puede activar esta opción oprimiendo la tecla de función •. Permite restablecer el orden de la información de un catálogo después de haber realizado un filtro, así como restaurar después de haber usado la función de Buscar. También se puede restaurar información oprimiendo la tecla de función–. Esta opción sirve para guardar lo que se visualiza en una consulta en el portapapeles de Windows®; y permite pegarlo como texto en otra aplicación. También se puede ejecutar presionando las teclas § + c Esta función crea un archivo con la información del catálogo seleccionado, el cual puede ser en diferentes formatos (TXT, XLS, HTML, XML O Palm), Se puede exportar presionando las teclas. § + E Permite imprimir las consultas, catálogos y reportes del sistema. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la información puede ser seleccionada y ordenada de acuerdo a las necesidades. Con esta función la consulta que se tiene en ventana se preparará para ser publicada en un sitio Web contratado con el servicio ⓔspacio Aspel, en la preparación se asigna nombre de publicación a la consulta, así como la carpeta en la que deberá aparecer. Esta función pública las consultas que se encuentren preparadas, y es posible que esta función se realice de manera automática después de la preparación de la información. Permite almacenar los datos capturados en las órdenes de producción.

Guardar

Cancelar

Cancela la captura o edición de alguna orden. Importante: sólo se pueden dar de baja órdenes con estatus de “En espera” o “Programadas”. Permite agregar observaciones a la orden.

Observaciones # de serie Lotes

Agregar / Eliminar

Permite la captura de números de serie, cuando los productos terminados involucrados manejan números de serie. Permite capturar el Lote del producto que se está fabricando, cuando el producto terminado así este configurado en Aspel-SAE-.

Permiten agregar o eliminar partidas en la ventana de Entradas a fabricación.

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Notas del asistente 7

Es importante familiarizarse con estos iconos, ya que durante el desarrollo del contenido de este curso, sólo se hará mención del nombre del comando sin indicar gráficamente el icono. 2.7

Personalización de la la Barra de Herramientas

Ruta de Acceso: •

Clic derecho sobre la barra / Botón

La barra de herramientas, muestra los iconos de acceso a funciones específicas del sistema, la barra puede personalizarse, es decir, se pueden agregar o eliminar iconos para acercar al usuario las funciones u opciones que utiliza con mayor frecuencia y agilizar así su trabajo en el sistema.

Figura 2.7-1 Barra de Herramientas Estándar.

Para agregar un icono de alguna función adicional, se debe ingresar a la ventana de personalizar, en la sección “Comandos”, ubicar la categoría correspondiente y ubicar el comando o icono de acceso para la función requerida. Solo basta con seleccionar el icono y arrastrarlo hacia la barra de herramientas para agregarlo

Figura 2.7-2 Personalización de Barra de Herramientas.

2.8

Teclas de Acceso Rápido

La funcionalidad de las teclas de acceso rápido permite al usuario una mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de información, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el ratón. Cada función del menú tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha función.

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Notas del asistente 8

Archivos

Edición

V er

Reportes

Seguimiento

¦+ A

¦+ D

¦+ V

¦+ R

¦+ S

Reportes

Utilerías

Conf Conf iguración

Ven Ventana

Ayuda

¦+ R

¦+ U

¦+f

¦+ N

¦+ Y

Otras teclas de acceso rápido de uso general son: Descripción Abrir Ventanas de Captura Cerrar Ventanas de Captura Cerrar un catálogo Despliegue de Catálogos Cerrar el Sistema

Teclas

¦+± ° §+” ’ ¦+”

Al estar ubicado en ventanas de captura aparecen signos de interrogación y al presionarlos despliegan la información del catálogo que se haya ingresado; esta misma funcionalidad se puede obtener al presionar la tecla 2.9

’. Calculadora

Dentro del sistema se cuenta con una calculadora la cual, resultará muy útil ya que ésta podrá ser invocada prácticamente desde cualquier parte del sistema con la tecla’. Regularmente ésta aparecerá cuando el cursor se encuentre en cualquier campo donde se manejen cifras que puedan representar cantidades altas, por ejemplo al indicar la cantidad o costo unitario de materia prima dentro de la hoja de costos.

Permite indicarle la cantidad de decimales que se van a ocupar (máximo 5). Permite pasar las cantidades resultantes al campo desde donde fue invocada.

Figura 2.9-1 Calculadora del sistema Aspel-PROD

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Notas del asistente 9

2.10 Uso de la ayuda del sistema  Ruta de Acceso: •

Menú Ayuda, tecla ‘ o con el icono

El sistema cuenta con archivos de ayuda los cuales nos pueden auxiliar en cualquier momento que se tenga alguna duda sobre el manejo del sistema esta aplicación funciona de la siguiente manera.

Tipos de búsqueda

Panel de visualización

Temas disponibles

Figura 2.10.-1 Ayuda del sistema.

a) Pestaña Contenido: Si se selecciona la pestaña de Contenido se podrá visualizar la siguiente pantalla en la que mostrara los temas agrupados y se podrán ir desglosando a detalle.

Figura 2.10-2 Ayuda del sistema por contenido.

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Notas del asistente 10

b) Pestaña índice: Al seleccionar esta pestaña se mostraran los temas en orden alfabético por si se tiene el tema en específico se podrá buscar de esta forma

Figura 2.10.-3 Ayuda del sistema por índice.

Pestaña Buscar: Al seleccionar esta pestaña se podrá indicar una palabra clave y en el panel de temas mostrara los temas en los cuales se utiliza dicha palabra

Figura 2.10.-4 Ayuda del sistema por búsqueda.

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Notas del asistente 11

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Notas del asistente 12

3. 3.1

CONFIGURACIÓN

Definición

La configuración es la capacidad que tiene un sistema para modificar su operación y así poder adaptarse a situaciones y formas de trabajo específicas. Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos antes de comenzar a trabajar. • Creación o traducción de archivos de datos. • Definición de Parámetros del sistema. • Creación de perfiles de usuario. 3.2

Configuración de Parámetros

 Ruta de acceso: • Configuración / Parámetros del sistema. A través de esta opción se prepara al sistema para operar de acuerdo a las necesidades de la empresa y a su forma de trabajo. Dichos parámetros afectan directamente al funcionamiento del programa, permiten ajustar el sistema al ciclo de producción de los productos terminados, además de configurar la interacción con el sistema Aspel-SAE. a) Sección PROD: En esta sección se encuentran los parámetros propios de las funciones de AspelPROD que permiten adecuar de la mejor manera el sistema a la operación y al ciclo de producción de los productos terminados.

Figura 3.2.-1 Configuración de los parámetros del sistema / PROD.

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Notas del asistente 13

Sus campos: Opciones

Manejo de procesos de producción

Estará disponible el catálogo de procesos de producción, que permite llevar un mejor control de la producción, por ejemplo, en la producción por máquina es muy importante asociar un proceso con el consumo de alguna materia prima. El sistema omitirá el catálogo de procesos de producción y todos aquellos campos involucrados en la definición de un producto terminado, como la duración y el proceso además de que no permite la programación de órdenes. Todo movimiento relacionado con las materias primas o productos terminados (entradas a fabricación, entregas parciales, devoluciones al almacén cierre de órdenes, entre otros), afectarán directamente las existencias, pendientes por recibir o pendientes por surtir, los costos de los productos y los movimientos al inventario en Aspel-SAE.

Actualización integrada a SAE

No. de orden secuencial

Comparativo vs hoja de costos actual

No se podrán ejecutar las opciones de entregas parciales de producto terminado, devoluciones de fabricación, cierre de órdenes, fabricación directa y registro automático; pero si será posible ejecutar los procesos generación automática de órdenes para productos terminados y subensambles y captura manual de órdenes de producción generando también las afectaciones correspondientes a pendientes por recibir para los productos terminados y pendientes por surtir para las materias primas en Aspel-SAE. Un caso especial es el proceso de Entrada a fabricación que podrá ser ejecutado aunque esta opción esté desactivada, la afectación a existencias del inventario de materias primas que este proceso implica no se registrará en Aspel-SAE hasta que se ejecute la opción Actualización de movimientos al inventario. Cuando se elabore una orden de producción, el sistema asignará automáticamente el número secuencial que le corresponde y que le servirá como identificación del documento en Aspel-PROD. Se tendrá que capturar manualmente el número de la orden que puede ser una clave de identificación alfanumérica con un máximo de 16 caracteres y el sistema NO acepta claves repetidas. Al ingresar a la consulta de Comparativo, el sistema tomará en cuenta los costos estimados de la hoja de costos actual y los comparará contra los costos reales de los movimientos que se hayan efectuado hasta el momento de acceder a la consulta. Al ingresar a la consulta de Comparativo en el menú Seguimiento, se realizará el comparativo entre los costos de los componentes de cuando se generó la orden de producción y los costos reales hasta el momento de acceder a la consulta.

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Notas del asistente 14

Cambiar método de costeo en captura de orden

Se podrá cambiar el tipo de costeo del producto terminado al momento de agregar una orden de producción. El sistema sugiere el tipo de costeo que se tenga definido en la hoja de costos del producto terminado. El sistema asignará como método de costeo del producto terminado el definido en la hoja de costos, y no será posible cambiarlo al generar la orden de producción. Este parámetro afecta en la “Seguimiento / Generación automática de órdenes / Subensambles”, ya que cuando se solicita una generación automática de órdenes para Subensambles, el sistema verifica si la cantidad de subensambles requerida es suficiente, en caso de ser insuficientes el sistema sugerirá de manera automática generar las órdenes para fabricar la cantidad necesaria de estos subensambles, para ello, Aspel-PROD calcula la cantidad de subensambles necesarios para fabricar un producto y le resta la cantidad amparada por otras órdenes generadas dentro del sistema, por lo que:

Órdenes manuales integradas

El sistema calculará los subensambles a producir de la siguiente manera: Cantidad necesaria para satisfacer las ordenes manuales + Cantidad necesaria para satisfacer las ordenes automáticas + Pendientes por surtir – Pendientes por recibir – Existencias. Existencias . La estimación se realizará de la siguiente forma:

Cantidad necesaria para satisfacer las ordenes automáticas + Pendientes por surtir – Pendientes por recibir – Existencias .

Captura de costos indirectos

Redondeo Redon deo a pesos

Captura de almacén en las partidas de PT

L a orden de producción se grabó con costeo tipo real: Al cerrar la orden el sistema sugiere y permite modificar el importe de los costos indirectos que se calculan de acuerdo a la configuración de los Prorrateos de costos indirectos. L a orden de producción NO se grabó con costeo tipo real: Al cerrar la orden no se solicitarán los costos indirectos sino que se consideraran para este concepto, los insumos de tipo gasto indirecto capturado directamente de la hoja de costos. El dato de los costos indirectos no pondrá ser modificado al ejecutar cualquier opción que implique cierre de orden. El costo total y costo estimado del producto terminado en la captura de la orden de producción, en los reportes y en las consultas serán presentados sin decimales. Si el importe decimal es igual o superior a .50, el número se incrementará al siguiente entero. Se respetará en todo momento los decimales con los que se está trabajando. No se recomienda modificar frecuentemente este parámetro, esto es con el objeto de evitar discrepancias en la información. Al dar de alta un producto terminado se podrá capturar el número de almacén del que se tomará la materia prima para cada partida de la hoja de costos, o bien capturar el almacén donde se tenga existencias. No se podrán capturar o indicar diferentes almacenes para elegir el origen de la materia prima, y todos deberán provenir del almacén definido en los parámetros del sistema.

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Notas del asistente 15

Costo unitario en entregas parciales con insumos indirectos

Número de decimales en cantidades

Porcentaje de aplicación entrega parcial

En las entregas parciales; el cálculo del costo unitario de un producto terminado se obtiene multiplicando el costo estimado “incluyendo aquellos insumos indirectos de la hoja de costo” por el porcentaje para entregas parciales. El sistema calculará el costo estimado del producto terminado de la entrega parcial SIN considerar el monto correspondiente a los insumos indirectos que se hayan definido en la hoja de costos, y dicho monto lo multiplica por el porcentaje de aplicación en entregas parciales, esto solo aplica si el producto terminado tiene definido el tipo de costeo real y no se modificó al momento de grabar la orden de producción. El sistema maneja un rango de 0 a 6 decimales. Si en alguna pantalla de alta (de productos terminados, órdenes, entradas a fabricación) se escriben más de seis decimales, la cifra se presentará en pantalla redondeada a seis decimales, pero será almacenada con la misma cantidad de dígitos con los que fue escrita. La manera de operar de este parámetro es que el costo unitario al momento de realizar una entrega parcial se calculara de multiplicar el costo estimado del producto terminado (considerando o no los costos indirectos dependiendo del parámetro “Costo unitario en entregas parciales con insumos indirectos”) por el porcentaje aquí establecido.

b) Sección SAE: En esta sección se definen los parámetros que se necesitan para trabajar en forma integrada con Aspel-SAE, ya que el sistema trabajará en forma conjunta compartiendo información en línea. Cabe resaltar que la interfaz entre Aspel-SAE y Aspel-PROD se puede realizar en línea, es decir, que las afectaciones se apliquen directamente sobre las bases de datos de ambos sistemas, permitiendo así un control preciso de las existencias.

Figura 3.2.-2 Configuración de los parámetros del sistema / SAE.

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Notas del asistente 16

Sus campos: Opciones Empresa de AspelAspelSAE

Almacén de SAE

Indica la versión y número de empresa de Aspel-SAE en la que se registrarán los movimientos y procesos efectuados desde Aspel-PROD. Cuando se opera Aspel-SAE bajo el esquema de multialmacén, se debe definir un número de almacén diferente a “cero” para: • Materia Prima: El almacén indicado en este parámetro será SUGERIDO al momento de dar de alta la hoja de costos de un producto terminado, teniendo relación con el parámetro “Captura de almacén en las partidas de PT”. • Producto Terminado: El número de almacén que se especifique aquí será SUGERIDO al dar de alta la hoja de costos de un producto terminado, pero podrá cambiarse por algún otro número de almacén. Al realizar una entrega parcial o el cierre de la orden de producción las existencias y los movimientos al inventario del producto terminado serán grabados en el almacén indicado en la hoja de costos. En ambos casos, si se mantiene como cero, el sistema verificará que el parámetro de multialmacén en Aspel-SAE este inactivo, de lo contrario enviará un mensaje pidiendo que se defina. •

• Conceptos para Mov. al inventario en SAE •

Entrada de fabricación: fabricación Es el concepto bajo el cual, al momento de realizar una entrega parcial, cierre de orden, registro automático o fabricación directa, se generará el movimiento al inventario de tipo entrada para el producto terminado en Aspel-SAE. Salida a fabricación: Es el concepto bajo el cual, al momento de realizar una entrada a fabricación, fabricación directa o registro automático de órdenes, se generará el movimiento de tipo salida para la materia prima.. Devoluciones al almacén: Es el concepto bajo el cual, al momento de realizar una devolución, se generará el movimiento de tipo salida, salida Aspel-PROD sugiere el concepto 7 Entrada x traspaso, traspaso sin embargo se recomienda dar de alta en Aspel-SAE un nuevo concepto de movimiento al inventario de tipo salida y asignarle un nombre acorde con esta operación, ejemplo: Devol. de Fábrica. Fábrica

c) Sección Prorrateo de costos indirectos: indirectos: Para realizar el costeo de los productos terminados, AspelPROD cuenta con dos métodos: costeo estándar y costeo real. La elección del tipo de costeo más adecuado dependerá de la precisión que se pueda hacer al momento de definir la hoja de costos, por ejemplo, si se conocen los costos indirectos estos pueden definirse en la hoja de costos y manejar el costeo estándar, o en caso de que los componentes y/o las cantidades de los mismos varíen se podrán ir suministrando los elementos que se vayan requiriendo y, en su caso, calcular costos indirectos mediante el empleo del costeo real. Si los productos tienen definido un tipo de costeo real el sistema permitirá hacer el cálculo de los gastos indirectos y su prorrateo de acuerdo a los criterios o bases de distribución definidos en los parámetros del sistema, teniendo la posibilidad de establecer un factor unitario distinto para cada uno de ellos.. • • •

Mano de obra Unidades terminadas Consumo de un componente representativo

El método de costeo debe ser asignado al producto terminado al definir su hoja de costos. Aunque si se tiene activado el parámetro “Cambiar método de costeo en captura de orden” se puede modificar al momento de Guía Curso Propedéutico Aspel-PROD 3.0 Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel

Notas del asistente 17

generar una orden de producción para cada producto terminado y así realizar el costeo mediante un método diferente al que se tenga definido en la hoja de costos. Mediante la configuración pueden establecerse 3 diferentes opciones para realizar el cálculo y prorrateo de los costos indirectos llamados: Real grupo 1, Real grupo 2 y Real grupo 3, a los cuales a su vez puede definirse cualquier de las tres bases de distribución disponibles: por mano de obra, por unidades terminadas, o por consumo de componentes. La base de distribución se debe elegir de acuerdo al ciclo de producción del producto terminado. Por ejemplo, si en la elaboración se utiliza un componente “básico” y de ello depende en gran medida la variación y el cálculo de los costos indirectos entonces se podrá elegir como método el “Consumo de componentes” indicando el factor unitario por el cual se multiplicará el consumo total de dicho componente, es decir, se multiplicará el número de unidades a que se dio entrada a fabricación de dicho componente por el factor que se establezca. Otro ejemplo, sería cuando los costos indirectos varían de acuerdo a los recursos humanos ocupados –mano de obra- y estos sean los que tengan un mayor “peso” en el costo de elaboración del producto terminado, para ello se podrá elegir el método de costeo por “Mano de obra”, el cual tomará como gastos indirectos el total de los insumos de tipo mano de obra por los que se haya dado entrada a fabricación de dicho insumo y lo multiplicará por el factor definido. El último tipo de prorrateo disponible es el de “Unidades Terminadas”. En este, el cálculo de los gastos indirectos se efectúa tomando el total de unidades de producto terminado entregadas y multiplicándolo por el factor unitario que se le determine para este método.

Figura 3.2.-3 Definición del tipo de prorrateo de costos indirectos.

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Notas del asistente 18

Cuando se elige el costeo real para un producto terminado, el cálculo y prorrateo de los costos indirectos al cerrar la orden -independientemente de la base de distribución- está relacionado directamente con el factor unitario definido en los parámetros del sistema, de ahí la importancia de que su definición sea realmente un valor representativo y lo más preciso posible en cuanto a su aplicación en la “vida real”. Por ejemplo cuando se tiene asignado un tipo de costeo por Mano de obra, para el cálculo de los gastos indirectos el sistema multiplicará el número de unidades a que se dio entrada a fabricación para los insumos de tipo de mano de obra (aun cuando estén definidos como un gasto directo) por el factor unitario definido en los parámetros del sistema. El cálculo de los costos indirectos es independiente del cálculo del costo total por consumo de los componentes. Al seleccionar el prorrateo por consumo de un componente representativo, únicamente se podrá ingresar a la columna de "Componente" con el fin de indicar cuál de ellos (materia prima, subensamble o insumo directo) está afectando el costo del producto. En este punto se cuenta con la tecla ’, que muestra el catálogo del inventario principal de Aspel-SAE, donde se podrá encontrar la clave de las materias primas y subensambles disponibles; y •, que despliega el catálogo de los insumos incluyendo los directos e indirectos.
Práctica 2: Configurando AspelAspel- PROD a) Ingresar a menú Configuración / Parámetros del sistema. Dejar configuradas las secciones como se muestra a continuación, al finalizar aceptar los cambios. •

Sección PROD: Opción Maneja Maneja procesos de producción Actualización integrada a SAE No. de orden secuencial Comparativo vs hoja de costos actual Cambiar método de costeo en captura de orden Órdenes manuales integradas Captura de costos indirectos Redondeo a pesos Captura de almacén en las partidas de PT Costo unitario en entregas parciales con insumos indirectos Número de decimales en cantidades Porcentaje de aplicación entrega parcial

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Estado

2 98 %

Notas del asistente 19

•

Sección SAE: Opción Número de empresa Materia Prima Producto Terminado Terminado Entrada de fabricación Salida a fabricación Devoluciones al almacén

3.3

Estado 1 1 2 3 53 8

Datos de la empresa

Ruta de acceso: • Configuración / Datos de la empresa Los datos de la empresa deberán ser personalizados, para que los reportes que se emitan incluyan en el encabezado la razón social correcta y no la Empresa inválida de cuando se utiliza como versión de prueba de 30 días. En Aspel-PROD 3.0 es posible dar de alta hasta 99 empresas sin necesidad de solicitar claves de alta.

Figura 3.3-1 Personalización de los datos de la empresa.

Con el botón se crea una nueva empresa, o con el botón se podrán modificar los datos de las empresas ya registradas. Una vez registrada una empresa no es posible eliminarla. La información de las empresas es guardada en el archivo EMPRESAW.PRO ubicado en el Directorio de archivos comunes (DAC) en el subdirectorio Sistemas Aspel \ PRO3.00. 3.4

Perfiles de Usuario

Ruta de acceso: • Configuración / Perfiles de usuarios.

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Notas del asistente 20

Aspel-PROD 3.0 maneja un esquema de Perfiles de usuario donde la identificación de un usuario dentro del sistema se hace por medio de un nombre y su clave de acceso. Todos los usuarios creados dentro de los Perfiles se generan como usuarios Aspel, es decir, estos usuarios podrán tener acceso a cualquier sistema Aspel –además de PROD-, siempre y cuando se le asignen los permisos correspondientes. La información de los perfiles de usuario se almacena en la carpeta Perfiles que se encuentra dentro del DAC. Los perfiles se definen por sistema, es decir, al momento de dar de alta un usuario se puede definir a que empresa(s) y sistema(s) Aspel podrá acceder, de esta manera se optimiza el control de acceso de los usuarios a la información de todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel que se manejen en la empresa. Por ejemplo, se dan de alta dos usuarios en Aspel-SAE y cuando se entra a Aspel-PROD, aparecerán en la sección de Usuarios Aspel, pero estos no tendrán acceso hasta que se asignen al sistema. Al instalar Aspel-PROD, de forma predeterminada se cuenta con un usuario “Administrador” cuya clave de acceso es “Aspel1”, la cual por seguridad se recomienda cambiar a la brevedad posible. El usuario Administrador accede sin ningún tipo de restricción al sistema y es el único usuario que puede definir un perfil al resto de los usuarios del sistema. Si un usuario Aspel no tiene el perfil de Administrador, cuando acceda al módulo de perfiles, sólo podrá modificar sus datos generales, consultar e imprimir su perfil.

Empresa con la que se está trabajando

Usuarios registrados para abrir la empresa seleccionada

Figura 3.4-1 Alta de usuarios.

La definición de los usuarios y perfiles se genera con una barra de herramientas que facilita el proceso de operación en la captura:

Figura 3.4-2 Barra de herramientas de perfiles de usuarios.

A continuación se explican las funciones que se puede realizar con los botones que contiene esta barra.

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Notas del asistente 21

Icono

Descripción Permite agregar un nuevo usuario Aspel. También se tiene acceso a esta opción mediante la combinación de teclas §

Nuevo Usuario

+n.

Habilita / Deshabilita

Mediante este icono se Habilita o Deshabilita el acceso a la opción seleccionada dentro del nodo correspondiente a cada usuario. Esta operación también se puede realizar con clic secundario sobre la carpeta o con doble clic sobre la misma.

Grabar perfil modificado

Este botón se activa cuando se detecta algún cambio en los perfiles del usuario y guarda los cambios efectuados en dicho perfil.

Cancela Cambios

Anula los cambios realizados en los perfiles del usuario. Regresan los perfiles como estaban antes de la modificación. Este botón se activa cuando se detecta algún cambio en los perfiles del usuario.

Nuevo perfil predefinido predefinido

Aplicar perfil

Datos generales

Agregar usuario a empresa

Esta opción permite dar de alta perfiles predefinidos para que al agregar un usuario su perfil se forme de acuerdo a un perfil previamente establecido.

Permite aplicar un perfil predefinido sobre el usuario que se tenga seleccionado. Estando en la sección usuarios Aspel se habilita este icono, el cual permite modificar los datos del usuario (usuario, clave, puesto, etc.). Los cambios realizados a los usuarios, se verán reflejados en todos los sistemas Aspel. Con esta opción, es posible agregar un usuario dado de alta previamente en una empresa a otra.

Suspender / reactivar usuario de empresa

Al utilizar este icono, será posible suspender o volver a activar al usuario seleccionado de la empresa que se tiene activada en la lista, si dicho usuario se encuentra registrado en otra empresa y/o sistema, no se verá afectado.

Eliminar usuario de empresa

Elimina a un usuario de la empresa seleccionada, que al igual que en el caso anterior, si dicho usuario se encuentra registrado en otra empresa y/o sistema, no se verá afectado.

Eliminar usuario de forma definitiva

Con esta opción se elimina al usuario definitivamente del sistema, sin embargo será necesario eliminarlo en primera instancia de las empresas en que se encuentre registrado con el icono anterior.

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Notas del asistente

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22

Lista de empresas

Imprime Perfil

Imprime un desglose por usuario de todas las opciones y procesos disponibles en el sistema y empresa en la que se esté trabajando.

Respaldar

Con este icono es posible respaldar los perfiles y usuarios que se encuentren dados de alta en el sistema este se guardara con una extensión *.pqz

Restaurar

3.4.1

En este apartado se muestran todas las empresas que se tengan registradas en el sistema en el cual se está trabajando. Por omisión estará seleccionada la empresa con la que se inició la sesión. Es importante mencionar que sólo aparecerán las empresas que correspondan al sistema con el que se esté trabajando.

Mediante esta opción se puede restaurar un respaldo de perfiles creado con anterioridad.

Perfiles Predefinidos

En muchas ocasiones se tiene dentro de las empresas ciertos perfiles establecidos de acuerdo al departamento o puesto, por ello el sistema cuenta con perfiles predefinidos con opción a ser modificados o crear nuevos perfiles. Al seleccionar al usuario se le puede asignar perfiles predefinidos con el menú contextual, dando clic en la opción “Aplicar Perfil” y seleccionar cualquiera de los que tiene el sistema o que se hayan agregado. Por medio de este menú se puede copiar el perfil que tiene un usuario y pegarlo a otro usuario. Se pueden dar de alta nuevos perfiles predefinidos, por medio del menú contextual dando clic en “Nuevo Perfil Predefinido” o con el icono

.

Figura 3.4.1-1 Alta de perfiles.

Al dar clic en el botón se agregará un perfil nuevo para que sea modificado y guardado para poder ser asignado a cualquier usuario. Para visualizar los perfiles que se han dado de alta, se debe dar clic en la opción “Ver perfiles predefinidos” del menú contextual.

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Notas del asistente 23

Usuarios Registrados Usuario administrador

Perfiles de usuario

Figura 3.4.1-3 Estructura de usuarios y perfiles.

El “Administrador” es el único que permite configurar los datos de todas las empresas y modificar usuarios existentes o dar de alta nuevos usuarios. De esta manera se brinda seguridad en el control de acceso a la información de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel.
Los perfiles de usuario pueden ser respaldados por medio del icono , generando un archivo con extensión *.pqz, esto también se podrá realizar por medio del respaldo del sistema. 3.4.2

Alta de usuarios

Para poder agregar un nuevo usuario se puede hacer estando en la ventana de perfiles de usuarios con las teclas

§

+

n,

o desde el menú contextual seleccionando la opción Nuevo Usuario o mediante el

icono . Al seleccionar cualquiera de estas opciones el sistema presentara, la ventana desde donde se tienen que capturar los datos correspondientes al usuario, así como indicar las empresas a las que tendrá acceso.

Figura 3.4.2-1 Alta / Modificación de Nuevo Usuario.

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Notas del asistente 24

Sus campos: Sección General Usuario Nombre Clave / Confirmar Clave Puesto / Departamento Correo electrónico Perfil a aplicar

Nombre de usuario con el que se ingresará al sistema. Nombre completo del usuario. Asignar la contraseña de acceso al sistema y confirmarla. Estos datos deben asignarse si se manejan en la empresa (No obligatorio). Dirección de correo electrónico del usuario. El sistema cuenta con una serie de perfiles predefinidos que pueden asignarse al usuario, éstos se pueden modificar.

Sección Empresas Seleccionar todas

Mediante esta opción, se puede indicar que el usuario tendrá acceso a todas las empresas, de lo contrario, se debe seleccionar únicamente aquellas empresas a las que podrá ingresar.

Para guardar los datos indicados se da clic en el botón , con lo cual quedara agregado el usuario a la lista de usuarios Aspel y asignado al del sistema y las empresas que corresponda. Al agregar usuarios sin indicar un perfil en particular se les otorga un perfil con acceso a todos los catálogos u opciones del sistema (excepto a los perfiles de usuario), por lo que es importante habilitar y/o deshabilitar el acceso a las opciones adecuadas para el usuario. Para esto se pueden seguir los siguientes pasos: 1.

Seleccionar el usuario que se quiere modificar su perfil y en la pestaña de opciones se desplegaran las actividades dar clic en el signo  para desplegar o, 3 para Contraer las opciones disponibles.

Usuario asignado al sistema aparece en negritas

Figura 3.4.2-2 Administrador de Perfiles de Usuarios.

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Notas del asistente 25

2.

Para Habilitar o Deshabilitar las opciones, bastara con darle doble clic a la opción o activar el menú contextual y seleccionar la opción “Habilitar / Deshabilitar” o dar clic en el icono Habilitadas se mostraran con el icono y las Deshabilitadas con .

3.

Una vez que se ha definido el perfil se deberá guardar dando clic en ícono

. Las opciones

.


Para el usuario Administrador se utiliza el menú contextual y se selecciona la opción la opción “Propiedades del Administrador” para poder modificar los datos del administrador. Solamente se le pueden modificar los campos: Clave, Confirmar clave, Departamento, Puesto y Correo electrónico. 3.5

Preferencias

Ruta de acceso: • Configuración / Preferencias Esta opción permite configurar los aspectos necesarios para que el usuario pueda trabajar de una forma ágil con ciertas aplicaciones disponibles en el sistema. a) Sección Aplicaciones Aplicac iones asociadas: asociadas : En esta opción se deben de proporcionar las rutas de las aplicaciones de Windows que el sistema utilizara como es la calculadora, un editor de textos para los formatos y la hoja de cálculo para las exportaciones

Figura 3.5-1 Aplicaciones asociadas.

b) Sección Copiado Copiado especial: especial: En esta carpeta se define la configuración de las aplicaciones a las cuales se podrá realizar el Copiado especial, además de que si la información que se vaya a copiar se presentará con encabezados y totales. Al usar el copiado especial, el sistema guarda en memoria la información que se seleccione para luego poder pegarla en otra aplicación (p.e. Excel).

Figura 3.5-2 Configuración para el copiado especial.

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Notas del asistente 26

3.6

Modo Alterno de captura

Ruta de acceso: • Configuración / Modos alterno de captura Con esta opción se podrá cambiar la configuración de la tecla «, ya que su funcionamiento por omisión es el de validar o aceptar el proceso, pero si se activa esta opción, la tecla « se convertirá en tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana de captura. Al activar esta opción se mostrará el siguiente mensaje:

Figura 3.6-1 Ventana Modo alterno de captura

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Notas del asistente 27

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Notas del asistente 28

4. 4.1

CATALOGOS

Definición

Aspel-PROD cuenta con una serie de catálogos contenidos en sus diferentes módulos, los cuales permitirán agregar, editar o borrar información, así como consultarla y emitir reportes. Los catálogos que conforman el sistema son: • • • • • • 4.2

Insumos. Materia prima (SAE). Sustitutos. Procesos de producción. Productos terminados. Órdenes de producción.

Catálogo de Insumos

 Ruta de acceso: • Archivos / Insumos diversos •

o con el icono

.

Se considera como insumo cualquier elemento sobre el cual no se lleva un control exacto de sus existencias y que interviene en la fabricación de un producto terminado, por ejemplo, maquinaria utilizada, aceites, combustibles, pintura, etc. En este rubro se clasifica también la mano de obra. En el catálogo de Insumos se presentan todos los elementos que no son materia prima (las materias primas se encuentran registradas solamente en Aspel-SAE) y que se utilizarán dentro de las hojas de costos como componentes de los productos terminados. Los Insumos se registran o dan de alta exclusivamente en Aspel-PROD.

Figura 4.2-1 Consulta de Insumos.

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Notas del asistente 29

Para agregar un nuevo insumo se debe activar la opción Edición / Agregar y/o el icono

.

Figura 4.2-2 Alta de Insumos.

Sus campos: Opciones Clave Clave Descripción Costo unitario Clasificación Unidad de medida

Es posible asignar valores hasta 16 caracteres alfanuméricos y no acepta claves repetidas. Este campo es el único que no podrá ser modificado una vez grabado el insumo. Este campo está destinado para anotar el nombre o una breve descripción del insumo y tiene una longitud hasta de 40 caracteres. Aquí se define el costo unitario del insumo. Dicho costo será el sugerido por el sistema al indicar el insumo en las partidas de la hoja de costos. El campo clasificación es de utilidad para dividir y agrupar los insumos de acuerdo a características específicas y puede utilizarse en la generación de reportes tales como: Diario de movimientos, Reporte de mano de obra o el Catálogo de Insumos. Aquí se especifica la unidad utilizada para “medir” el Insumo que se ingresa al catálogo. Ej.: (HH horas hombre, HM horas máquina, etc.).

Tipo • • • •

Materia prima Mano de obra Maquinaria Otros insumos

Aquí se indica el tipo de insumo que se va a manejar. Resulta importante definir correctamente el tipo de Insumo de que se trate ya que está relacionado con el tipo de prorrateo de costos indirectos definido en la configuración del sistema, y si este es por Mano de obra o Consumo de componente, la distribución de los costos indirectos al cerrar la orden de producción pudiera estar en función del tipo de insumo al que se haya dado la entrada a fabricación.

Aplicación Gastos directos

Son aquellos que siempre son utilizados en el proceso de fabricación del producto terminado y cuya incidencia monetaria en el producto o en la orden de producción puede establecerse con precisión (por ejemplo: pegamentos, mano de obra, etc.).

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Notas del asistente 30

Gastos indirectos

Aquellos que no siempre intervienen en el proceso de fabricación del producto terminado y cuyo costo tampoco pueden asignarse con precisión hasta el momento mismo en que son utilizados, (por ejemplo: tipo de envoltura o empaque, costo de envío, etc.).


Es importante mencionar que al capturar Insumos en la hoja de costos de un producto terminado que tengan aplicación como gasto directo, estos serán considerados y sugeridos al realizar la entrada a fabricación, y por el contrario si se definen como gastos indirectos no serán sugeridos por el sistema y tendrán que seleccionarse de manera independiente al realizar la entrada a fabricación para las órdenes de producción.
Práctica 3: Alta de Insumos a) Dar de alta los siguientes insumos: Clave

Descripción

Costo Unitario

Clasificación

Tipo

Aplicación

MO

Unidad de Medida HH

MO-FORRAR

Forrado

124.5

Mano de obra

12.5

MO

HH

Mano de obra

Corte

46.2

MO

HH

Mano de obra

MO-ENSBL

Ensamble

32.2

MO

HH

Mano de obra

PEG-BLAN

0.15

PEG

GR

Materia prima

0.25

PEG

GR

Materia prima

0.2

CLV

PZ

Materia prima

0.1

CLV

PZ

Materia prima

PIJA-001

Pegamento blanco Pegamento 5000 Clavo 1 pulgada Clavo ½ pulgada Pija 1 pulgada

1.00

PIJ

PZ

Materia prima

PIJA-002

Pija ½ pulgada

0.6

PIJ

PZ

Materia prima

EMPAQUE-01

Empaque de cartón Envió terrestre

30.6

EMQ

PZ

60

ENV

EV

Otros insumos Otros insumos

Gasto directo Gasto directo Gasto directo Gasto directo Gasto directo Gasto directo Gasto directo Gasto directo Gasto directo Gasto directo Gasto indirecto Gasto indirecto

MO-EMPAQ

Empaquetado

MO-CORT

PEG-5000 CLAV-001 CLAV-002

ENVIO-TR

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Notas del asistente 31

4.3

Catálogo de Materia prima (SAE)

 Ruta de acceso: • Archivos / Materia prima (SAE) •

o con el icono

.

El catálogo de materia prima (SAE) permite consultar sin la necesidad de salir de Aspel-PROD, el inventario registrado en Aspel-SAE; es en este catálogo donde se encuentran registrados los productos terminados, los subensambles y las materias primas que utiliza Aspel-PROD. Cabe destacar que sobre estos productos terminados, subensambles y materias primas se lleva un control de existencias en Aspel-SAE, a diferencia del catálogo de Insumos que se vio anteriormente, sobre el cual no se lleva un control de existencias ni en AspelSAE ni en Aspel-PROD. Para poder trabajar con el sistema Aspel-PROD, es necesario que todas las materias primas que se vayan a utilizar estén registradas en el módulo de inventarios de Aspel-SAE en los almacenes de donde se piensen tomar. La consulta que se presenta sólo es informativa por lo que no se podrán modificar los datos de los productos que se observan en la misma.

Figura 4.3-1 Catálogo de materias primas SAE.


Práctica 4: Alta de materia prima a) Ingresar al sistema Aspel-SAE6.0. b) Ingresar al menú Módulos / Inventarios / Líneas de productos y dar de alta la siguiente línea de producto • Línea: PROD • Descripción: PRODUCCION c)

A continuación, dar de alta la materia prima desde módulos / inventarios /inventarios y servicios.

 Únicamente capturar los campos que se especifican, el resto de los campos dejarlos como el sistema sugiere por defecto.

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Notas del asistente 32


Al

ir agregando cada uno de los productos y guardando los cambios aparecerá un cuadro preguntando si se desea distribuir existencias en almacenes, oprimir SI; SI en el nuevo cuadro que aparezca indicar lo siguiente: Almacén: 1 Existencias: 0.00 Oprimir botón GUARDAR (F3). Con esto los productos quedarán registrados en el inventario principal y en el almacén 1 REGISTRO Y ACUMULADOS

DATOS GENERALES

COSTOS clave del producto

Descripción Descripci n

Tipo

Línea

Promedio

Producto

PROD

70.00

70.00

RIEL-CAJ-001

Hoja de Tri-Ply 1.5 x 2.0 mts Riel para cajón con ruedas de acero

Producto

PROD

8.00

8.00

MANMAD-003

Manija de madera mod. 003

Producto

PROD

3.50

3.50

BIS-ACR-001 FORMICWHITE

Bisagra de acero mod. 001

Producto

PROD

5.50

5.50

Formaica color blanco

Producto

PROD

40.00

40.00

MANPLA-003

Producto

PROD

3.50

3.50

TMAD-AGLO

Manija de plástico mod. 003 Hoja de aglomerado 1.5 x 2.0 mts.

Producto

PROD

75.00

75.00

FORMIC-BEIGE

Formaica color beige

Producto

PROD

40.00

40.00

TMAD-3PLY

Último ltimo

d) Una vez que se han dado de alta las materias primas en el inventario principal y en el multialmacén requerido proceder a especificar las existencias, el stock mínimo y el stock máximo para cada una. Para esto, revisar en Configuración / Parámetros de sistema / Inventarios / cambio a existencias se encuentre habilitado. e) Ingresar al módulo de inventarios archivo / Multialmacén.y capturar los datos que se indican en la siguiente tabla: Clave BIS-ACR-001 FORMIC-BEIGE FORMIC-WHITE

Ctrl. Almacén P1 P1 P1

Stock Máx. 100 100 100

Stock Min. 20 40 40

Almacén 1 1 1

Exist. 100 100 100

MANMAD-003 MANPLA-003 RIEL-CAJ-001 TMAD-3PLY TMAD-AGLO

P1 P1 P1 P1 P1

200 80 180 200 120

50 20 60 60 40

1 1 1 1 1

150 80 180 150 120

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Notas del asistente 33

4.4

Catálogo de Procesos de producción

 Ruta de acceso: • Archivos / Procesos de producción •

o con el icono

.

Los procesos de producción describen las etapas o actividades implicadas para la transformación de la materia prima y todos los insumos en productos terminados. Los procesos de producción tienen diferentes objetivos: uno de ellos es permitir realizar una programación de las órdenes de producción ya que en ellos se establece el tiempo de cada actividad que interviene y entonces así se podrían establecer tiempos de entrega con mayor precisión, mejor planeación en el uso de materiales, identificación de procesos críticos, entre otros, todo con el objetivo de disminuir los costos. Otro de los objetivos es poder identificar la “etapa” del proceso de producción en el cual se encuentran los materiales, y así poder planear mejor los requerimientos de materia prima, el costo por almacén, etc.

Figura 4.4-1 Catálogo de procesos de producción.


Para poder definir el manejo de procesos se debe activar en la Configuración / Parámetros del sistema el parámetro “Manejo de procesos de producción”. Este catálogo debe contener todos aquellos procesos que implique la fabricación de los productos terminados sobre los cuales se desee tener un control específico. Para agregar un nuevo proceso de producción se debe activar la opción Edición / Agregar y/o el icono

Figura 4.4-2 Alta de procesos.

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Notas del asistente 34

Sus campos: Opciones Clave Nombre Localización Status

La clave puede ser alfanumérica acepta hasta 16 caracteres y no puede ser modificada una vez que se grabe el proceso. Breve descripción del proceso mediante el cual se identifique la actividad. Este campo tiene como propósito conocer la ubicación “física” del proceso y es un dato alfanumérico. Aquí se indica si el proceso estará disponible para asociarse a la fabricación de algún producto si se deja activado el valor  Activo. Si por el contrario, se activa el valor  Bloqueado el proceso no podrá ser utilizado.

La modificación de los procesos de producción permite redefinir todos los campos excepto el de clave del proceso. Aspel-PROD crea de manera automática un proceso llamado “Proceso único default” con la clave PROC_UNICO, con la finalidad de que por lo menos exista un proceso que permita realizar las diferentes operaciones que requiere el sistema, principalmente reportes.
Práctica 5: Alta de procesos a) Dar de alta los siguientes procesos en Aspel-PROD: Clave CORT-MAD COL-HER ARM-CAJ ARM-GAB EMPAQUETADO PEG-FORMI ARM-ALC PULID-MAD

Nombre CORTE DE HOJAS DE MADERA COLOCACIÓN DE HERRAJES ARMADO DE CAJON ARMADO DE GABINETE EMPAQUETADO DE PRODUCTO FINAL PEGADO DE FORMAICA ARMADO DE ALACENA PULIDO DE MADERA

Localización BOD3-AREA2

Status ACTIVO

BOD3-AREA2

ACTIVO

BOD3-AREA2 BOD3-AREA2

ACTIVO ACTIVO

BOD2-AREA4

ACTIVO

ALM1-AREA7

ACTIVO

BOD3-AREA2

ACTIVO

BOD3-AREA3

ACTIVO

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Notas del asistente 35

4.5

Catálogo de Productos terminados

 Ruta de acceso: • Archivo / Productos terminados •

o con el icono

.

Para registrar en Aspel-PROD un artículo como producto terminado este debe estar registrado en el catálogo destinado para ello en Aspel-SAE. Al dar de alta el producto terminado en el catálogo se deberá definir la matriz de costos mejor conocida como hoja de costos, en donde se indica la cantidad estimada de materiales ya sean materias primas, subensambles, insumos diversos y los procesos en que intervienen cada uno de ellos. Aspel-PROD administra el catálogo de insumos, y el catálogo de materias primas y productos terminados son llevados en Aspel-SAE.

Figura 4.5-1 Catálogo de productos terminados.

En la hoja de costos se especifica el costo de cada componente para poder obtener un costo estimado total del producto a fabricar. El costo estimado del producto terminado se determina con base a la cantidad y el costo de cada componente, este último puede considerarse a partir del último costo o el costo promedio de cada materia prima –dato que es obtenido de Aspel-SAE-. Dado que los costos de las materias primas en Aspel-SAE pueden variar, estos pueden actualizarse mediante el proceso “Actualización de costos” del menú Utilerías. La efectividad en la planeación de costos con base al costo estimado del producto terminado estará en función de la correcta definición de los costos de los componentes en la hoja de costos. La correcta definición de la hoja de costos es un elemento indispensable ya que es el punto de partida para generar una orden de producción. Es importante mencionar que al momento de generar la orden de producción se considerará el costo promedio del producto terminado con base al costo de cada componente al momento de generar la orden de producción. Si se desea obtener un comparativo de los costos reales y el costo estimado de acuerdo a los costos actuales en la hoja de costos deberá activarse el parámetro Comparativo vs hoja de costos actual.

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Notas del asistente 36

Para agregar una Hoja de costos se debe activar la opción Edición / Agregar y/o el icono

.

Descripción del componente

Descripción del proceso

Figura 4.5-2 Alta de productos terminados (hoja de costos).

Sus campos: Cabecera del documento Se selecciona del catálogo de Aspel-SAE el producto terminado del cual se Producto Terminado

Lote sugerido

Tipo de costeo

Costo estimado con

Línea y Uni. de medida Almacén para PT

Concepto para PT

registrará su hoja de costos (su puede utilizar el botón

o bien la tecla

de función’). Se anota el número de productos terminados a fabricar, mismo que será sugerido al generar una orden de producción para este producto terminado. Se específica el método de costeo que se aplicará a la fabricación del producto terminado pudiendo ser costeo estándar o alguno de los 3 costeos de tipo real que permite manejar PROD. Se indica el tipo de costo que se desea aplicar como costo unitario de la materia prima pudiendo elegir entre dos opciones: Costo Promedio y Último Costo, Costo mismos que provienen de Aspel-SAE. Dichos costos servirán para determinar el costo estimado del producto terminado y podrán ser consultados posteriormente mediante un comparativo con el costo real. Se muestran como datos informativos indicando la línea y la unidad de medida del producto terminado, estos datos provienen de Aspel-SAE. Muestra el número de almacén de Aspel-SAE al que se entregará el producto terminado al realizar cierre de orden, entrega parcial, registro automático o fabricación directa. Es el concepto con el cual se generarán los movimientos al inventario al momento de registrar la entrada al almacén de producto terminado de Aspel-SAE.

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Notas del asistente 37

Núm. de componentes

Periodo de producción

Dato informativo que calcula el sistema según el número de partidas totales que integran la hoja de costos del producto terminado, contemplando cualquier tipo de componente: materia prima o insumo. Es aquí donde se define la periodicidad con que se planea fabricar el producto terminado y es posible elegir entre: anual, semestral, trimestral, bimestral, mensual y semanal. El periodo definido determinará el rango de fechas sugeridas en la Agenda de producción al momento de registrar la planeación de la producción de determinado producto.

Partidas del documento Proceso

Duración Cantidad Almacén

Componente

Tipo

Disponible sólo si se tiene activo el parámetro “Manejo procesos de producción”, en la configuración del sistema y sirve para asociar el consumo de los componentes a algún proceso de producción previamente definido. Campo informativo que sirve como referencia para el tiempo de duración de cada etapa y tiene afectación en la programación de órdenes. Indica el número de unidades de dicho componente que se tiene “estimado” consumir para la elaboración del producto terminado. Disponible si se tiene activo el parámetro de “Captura de almacén en las partidas de PT”. Se puede indicar cualquier número de almacén donde ya este dada de alta o registrada la materia prima o el subensamble. Se indica la clave del componente que se utilizará para la elaboración del producto terminado, y para poder seleccionar entre materias primas, subensambles o insumos se podrán utilizar las teclas de función como se observa en el siguiente cuadro: Inventario SAE (Materias primas o subensambles)

’ • ™

Insumos Abrir Hoja de costos del subensamble

Dato informativo que muestra el tipo de componente de que se trate pudiendo ser: GD Insumo - Gasto directo GI Insumo - Gasto indirecto MP Materia prima PT Producto terminado

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Notas del asistente 38

En estas ventanas se puede capturar información adicional a cada componente, partida o para el producto terminado con una longitud máxima de 250 caracteres.

Observaciones

Figura 4.5-3 Observaciones de la hoja de costos.

La modificación de la hoja de costos de los productos terminados permite redefinir todos los campos antes mencionados excepto la clave del producto terminado.
Práctica 6: Alta de productos terminados a) Ingresar al sistema de Aspel-SAE al menú módulo / Inventarios / Líneas de productos y dar de alta la siguiente línea de producto: • Línea: COCIN • Descripción: COCINA b) A continuación, dar de alta los siguientes productos terminados desde módulos / inventarios /inventarios y servicios.

 Únicamente capturar los campos que se especifican, el resto de los campos dejarlos como el sistema sugiere por defecto.


Al

ir agregando cada uno de los productos y guardando los cambios aparecerá un cuadro preguntando si se desea distribuir existencias en almacenes, oprimir SI; SI en el nuevo cuadro que aparezca indicar lo siguiente: Almacén: 2 Existencias: 0.00 Oprimir botón GUARDAR (F3). Con esto los productos quedarán registrados en el inventario principal y en el almacén 2

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Notas del asistente 39

REGISTRO Y ACUMULADOS COSTOS

DATOS GENERALES Clave del producto CAJ-001 GAB-1-1001 ALC-001

Descripción Descripci n Cajón de madera mod. 001 Gabinete para cocina 4 cajones mod. 001 Alacena 2 cajones 2 puertas

Números meros de serie

Promedio

Último ltimo

COCIN

290.00

290.00

Producto

COCIN

0.00

0.00

Producto

COCIN

0.00

0.00

Tipo

Línea

Producto

Lotes

c) Una vez que se han dado de alta los productos terminados el inventario principal y en el multialmacén requerido se procede a especificar las existencias, el stock mínimo y el stock máximo para cada uno. d) Ingresar al módulo de inventarios archivo / Multialmacén y capturar los datos que se indican en la siguiente tabla: Clave

Ctrl. Almacén

Stock Max Max. ax .

Stock Min Min. in.

Almacén

Exist.

CAJ-001

P3

80

20

2

16

GAB-1-1-001

P3

30

5

2

0

ALC-001

P3

20

5

2

0

e) Ingresar al sistema Aspel-PROD y dar de alta las siguientes hojas de costos (productos terminados) PRODUCTO TERMINADO 1 (HOJA (HOJA DE COSTOS) Producto terminado: CAJCAJ - 001 Lote sugerido: 4 Almacén para PT: 2 Tipo de costeo: Real grupo 1 Concepto para PT: 3 Costo estimado con: Último costo Periodo de producción: Semanal Proceso Duración (hrs) Cantidad Alm. Componente CORT-MAD 0.25 1 1 TMAD-3PLY ARM-CAJ 0.25 80 1 PEG-BLAN ARM-CAJ 0.10 8 1 CLAV-001 ARM-CAJ 0.05 1 1 MANMAD-003 CORT-MAD 0 1 1 MO-CORT ARM-CAJ 0 1 1 MO-ENSBL PULID-MAD 0 1 1 MO-FORRAR f)

C.U. 70.00 0.15 0.20 3.50 46.20 32.20 124.50

Verificar que el costo estimado total para este producto terminado sea $ 290.00, de lo contrario corregir los datos que se hayan capturado incorrectamente.

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Notas del asistente 40

PRODUCTO TERMINADO 2 (HOJA DE COSTOS) Producto terminado: GABGAB - 1- 1- 001 Lote sugerido: 1 Almacén para PT: 2 Tipo de costeo: Real grupo 1 Concepto para PT: 3 Costo estimado con: Último costo Periodo de producción: Semanal Proceso Duración (hrs) Cantidad Alm. Componente CORT-MAD 0.50 3 1 TMAD-3PLY ARM-GAB 1 200 1 PEG-BLAN PEG-FORMI 1 80 1 PEG-5000 PEG-FORMI 0 1 1 FORMIC-WHITE PROC_UNICO 0 4 2 CAJ-001 COL-HER 0.20 8 1 RIEL-CAJ-001 COL-HER 0.50 20 1 PIJA-001 COL-HER 0.20 4 1 PIJA-002 CORT-MAD 0 1 1 MO-CORT ARM-GAB 0 1 1 MO-ENSBL PEG-FORMI 0 1 1 MO-FORRAR ARM-GAB 0 1 1 MO-EMPAQ PROC_UNICO 0.25 1 1 EMPAQUE-01 PROC_UNICO 0 1 1 ENVIO-TR

C.U. $ 70.00 $ 0.15 $ 0.25 $ 40.00 $ 290.00 $ 8.00 $ 1.00 $ 0.60 $ 46.20 $ 32.20 $ 124.50 $ 12.50 $ 30.60 $ 60.00

g) Verificar que el costo estimado total para este producto terminado sea $ 1,852.40, de lo contrario corregir los datos que se hayan capturado incorrectamente. En este caso es importante destacar que los últimos dos componentes capturados son gastos indirectos por lo que si se ocupa costeo de tipo real NO SERAN CONSIDERADOS al momento de iniciar la fabricación y tendrán que agregarse manualmente en caso de hacer uso de ellos. Si no son considerados estos componentes, el costo estimado total del producto terminado se reduce a $ 1,761.80. PRODUCTO TERMINADO 3 (HOJA DE COSTOS) Producto terminado: ALCALC- 001 Lote sugerido: 1 Almacén para PT: 2 Tipo de costeo: Real grupo 1 Concepto para PT: 3 Costo estimado con: Último costo Periodo de producción: Semanal Proceso Duración Cantidad Alm. Componente (hrs) CORT-MAD 0.75 4 1 TMAD-3PLY ARM-ALC 1 200 1 PEG-BLAN PEG-FORMI 1 100 1 PEG-5000 PEG-FORMI 0 1 1 FORMIC-WHITE PROC_UNICO 0 2 2 CAJ-001 ARM-ALC 0.05 2 1 MANMAD-003 COL-HER 0.30 4 1 BIS-ACR-001 COL-HER 0 18 1 PIJA-001

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C.U. 70.00 0.15 0.25 40.00 290.00 3.50 5.50 1.00

Notas del asistente 41

COL-HER COL-HER CORT-MAD ARM-ALC PEG-FORMI ARM-ALC PROC_UNICO PROC_UNICO

0 0.30 0 0 0 0 0.25 0

8 4 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

PIJA-002 RIEL-CAJ-001 MO-CORT MO-ENSBL MO-FORRAR MO-EMPAQ EMPAQUE-01 ENVIO-TR

0.60 8.00 46.20 32.20 124.50 12.50 30.60 60.00

h) Verificar que el costo estimado total para este producto terminado sea $ 1,344.80, de lo contrario corregir los datos que se hayan capturado incorrectamente. En este caso es importante destacar que los últimos dos componentes capturados son gastos indirectos por lo que si se ocupa costeo de tipo real NO SERAN CONSIDERADOS al momento de iniciar la fabricación y tendrán que agregarse manualmente en caso de hacer uso de ellos. Si no son considerados estos componentes, el costo estimado total del producto terminado se reduce a $ 1,254.20. 4.6

Agenda de producción

 Ruta de acceso: • Archivo / Productos terminados y posteriormente al menú Seguimiento/ Agenda de producción o con el icono

.

La Agenda de producción es una consulta del sistema que permite realizar un comparativo entre la producción que se estableció alcanzar a una determinada fecha y la producción real en el mismo período. Al ingresar a la consulta se debe indicar la fecha inicial del periodo en el que se planea producir la cantidad indicada, Aspel-PROD automáticamente asigna el periodo de producción y la fecha final del periodo según lo establecido en el campo “Período de producción” de la hoja de costos del producto terminado –y no es posible modificar estos datos en esta ventana-, el sistema indicará con base ello la fecha final y se deberá capturar la cantidad planeada a producir.

Figura 4.6-1 Agenda de producción.

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Notas del asistente 42

Mediante esta opción se pueden definir períodos vs unidades producidas y verificar así la efectividad en la fabricación de los productos, además de poder identificar la cantidad de unidades cuya fabricación se solicitó de manera manual y aquellas que se solicitó fabricar de manera automática. La Agenda de producción va realizando el registro de las unidades producidas a partir de la programación realizada en la Agenda de producción y no de manera retroactiva, es decir, la Agenda de producción no registra las cantidades de los productos que hayan sido programadas a fabricar o entregadas antes de que se hayan definido los datos de esta consulta. Por ello es importante que si se desea manejar la Agenda de producción se realice el registro de los productos terminados, las unidades planeadas y la fecha de inicio antes de generar las órdenes de producción.
Práctica 7: Captura de Agenda de producción a) Entrar a la ventana de captura de la agenda de producción y capturar lo que se indica a continuación: Producto: CAJCAJ - 001 Fecha de Inicio 01/Nov/2011 08/Nov/2011 15/Nov/2011 22/Nov/2011 29/Nov/2011

Fecha Final 07/Nov/2011 14/Nov/2011 21/Nov/2011 28/Nov/2011 05/Dic/2011

Cantidad Planeada 20 20 20 20 20

Producto: GABGAB -1 -1 - 001 Fecha de Inicio 01/Nov/2011 08/Nov/2011 15/Nov/2011 22/Nov/2011 29/Nov/2011

Fecha Final 07/Nov/2011 14/Nov/2011 21/Nov/2011 28/Nov/2011 05/Dic/2011

Cantidad Planeada 8 8 8 8 8

Producto: ALCALC- 001 Fecha de Inicio 01/Nov/2011

Fecha Final 07/Nov/2011

Cantidad Planeada 8

08/Nov/2011

14/Nov/2011

8

15/Nov/2011

21/Nov/2011

8

22/Nov/2011

28/Nov/2011

8

29/Nov/2011

05/Dic/2011

8

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Notas del asistente 43

4.7

Catálogo de Sustitutos

 Ruta de acceso: • Archivos / Sustitutos •

o con el icono

.

El catálogo de sustitutos es creado en Aspel-PROD a partir del catálogo de materia prima de Aspel-SAE. Su función es reemplazar el uso de una materia prima por otra, para resolver situaciones en las cuales no se tenga disponible la materia prima necesaria en algún momento para la fabricación del producto terminado, siempre y cuando las características de la materia prima lo permitan, evitando con ello detener la producción. El sistema permite sustituir la materia prima más no los procesos asociados a ella en la hoja de costos del producto terminado.




No es posible realizar la sustitución por aquél que esté definido en Aspel-SAE como un servicio, kit o grupo de productos.

Figura 4.7-1 Catálogo de sustitutos.

Para agregar un nuevo sustituto se debe activar la opción Edición / Agregar y/o el icono

.

Figura 4.7-2 Alta de sustitutos.

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Notas del asistente 44

Sus campos: Opciones Se debe indicar la clave de la materia prima o subensamble que será sustituida. Se Materia Materia Prima

puede oprimir el botón o la tecla de ayuda catálogo de inventarios de Aspel-SAE.

’ para elegir el componente del

Se define el componente que sustituirá a la materia prima indicada en el campo anterior, mismo que deberá estar dado de alta en el inventario de Aspel-SAE. Se Sustituto

Equivalencia / es a

cuenta con el botón o la tecla ’ para desplegar el catálogo de inventarios y servicios de Aspel-SAE, y desde ahí poder elegir de la materia prima o el subensamble que será el sustituto. Se pueden utilizar componentes sustitutos aunque no se encuentren en el mismo almacén en el que se encuentre el componente a sustituir. Aquí se indica cuántas unidades de la materia prima equivale el sustituto. El sustituto debe ser del mismo tipo o clase, aunque su equivalencia sea distinta.


Práctica 8: Alta de sustitutos a) Dar de alta los siguientes sustitutos. Materia prima Original TMAD-3PLY Madera de tri-ply MANMAD-003 Manija de madera FORMIC-WHITE Formaica color blanco

Materia prima sustituto TMAD-AGLO Tabla de aglomerado MANPLA-003 Manija de plástico FORMIC-BEIGE Formaica color beige

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Equivalencia 1:1 1:1 1:1

Notas del asistente 45

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Notas del asistente 46

5. 5.1

OPERACIÓN DEL SISTEMA

Ciclo de Producción en AspelAspel-PROD

El ciclo de producción representa el orden en que deben llevarse a cabo los diferentes procesos necesarios y/o convenientes para la elaboración de los productos terminados. La selección y definición del ciclo de producción está en función de las necesidades y de los requerimientos de cada empresa, por ejemplo, se deben conocer los diferentes procesos de negocio de la compañía (conocer todos los productos y servicios que se ofrecen), las operaciones involucradas en la elaboración de cada uno de ellos, los costos en que se incurre para su fabricación, los tiempos de entrega de los productos terminados, las implicaciones en los procesos administrativos, su registro en la contabilidad de la empresa, etc. En Aspel-PROD existen tres métodos para llevar a cabo el registro y control de la producción, clasificados de manera general en: a) MÉTODO 1: Registro y seguimiento manual de la orden de producción. b) MÉTODO 2: Alta manual de la orden y su Registro automático. c) MÉTODO 3: Fabricación directa, con lo cual se completa el ciclo de producción en un solo paso. A continuación se muestra un diagrama que tiene como objetivo generar un enfoque global de las operaciones disponibles para los métodos mencionados y la secuencia que deben seguir durante el ciclo de producción. Más adelante se verificará el detalle, así como las ventajas y consideraciones de aplicar uno u otro. Gen er ac ió n au t o mátic a de ór d enes En t rega p arc i al

Registro automático Fabricación directa Orden de p roducción (costo estim ado)

En t rada a f a b r i c a c i ón (costo real )

Comparativo

Dev ol ución al al m acén de m ateria prima

Inventario: - Materia prima AspelAspel -SAE - Movimientos

Cierre de orden

Inventario: - Producto terminado AspelAspel -SAE - Movimientos

Figura 5.1-1 Ciclo de producción en Aspel-PROD.

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Notas del asistente 47

De acuerdo al diagrama anterior se puede observar que un ciclo de producción comienza con el registro de las órdenes de producción, producción y para su seguimiento se podrán ejecutar procesos tales como: la entrada a fabricación de los materiales con lo cual se da inicio al proceso productivo, la devolución de materia prima en caso de defectos de fábrica, realizar entregas parciales, de ser necesario, la cancelación de una orden, como paso final el cierre de la orden de producción y con ello la entrega del producto terminado correspondiente con la posibilidad de asignar números de serie y lotes. 5.2

MÉTODO 1: Registro y seguimiento manual de la orden de producción

5.2.1

Órdenes de producción

 Ruta de acceso: • Archivos /Órdenes de producción •

o el icono

.

Una vez que ya se dieron de alta las hojas de costos de los productos que se fabricarán, y en caso de requerir realizar un seguimiento paso por paso sobre la orden de producción, se procede a generar la orden de producción para dar comienzo al ciclo productivo.

Figura 5.2.1-1 Catálogo de Órdenes de producción

Cada orden de producción corresponde a un solo producto terminado, por lo que se deberá generar una orden de producción por cada producto a fabricar. Para agregar una nueva orden de producción se debe activar la opción Edición / Agregar y/o el icono

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.

Notas del asistente 48

a) Sección Datos Generales.

Sus campos:

Figura 5.2.1-2 Observaciones de la orden.

Opciones Opciones Número

Producto a fabricar

Núm. De referencia

Folio de la orden de producción. Corresponde al documento de Aspel-PROD que ampara la producción de un solo producto terminado. Se puede seleccionar cualquier producto del que se haya definido su hoja de costos en Aspel-PROD. Si el producto seleccionado NO EXISTE en el almacén de Aspel-SAE indicado en la hoja de costos al tratar de pasar este campo Aspel-PROD indicará que el producto terminado no existe en el almacén por lo que la hoja de costos debe tener configurado un almacén para PT donde si exista el producto. Este campo tiene como propósito fundamental servir como enlace entre varias órdenes de producción. Por ejemplo, se pueden generar las órdenes 101, 102 y 103 ligadas a través de la referencia PEDIDO-01. A su vez pueda utilizarse para realizar filtros en la emisión de reportes como: Productos por entregar, Materiales en proceso de fabricación, Mano de obra, Plan maestro de compras, entre otros El sistema propone la cantidad definida en el campo “Lote sugerido” en la hoja de costos aunque puede cambiarse al dato que se desee. Si se oprime botón

Cantidad a fabricar

Prioridad Fecha de captura Fecha de entrega

Fecha de inicio

o tecla

’ en el campo de cantidad a fabricar el sistema desplegará una ventana que sugiere la cantidad a fabricar con base a la siguiente fórmula: Cantidad a fabricar= fabricar Stock máximo + Pendientes a surtir – Existencias – Compras por recibir. Campo informativo que indica la importancia que tiene la ejecución de la orden de producción; se puede seleccionar entre: urgente, alta, normal, baja y muy baja. Fecha en la que es o debió ser registrada la orden de producción. Fecha en que debe terminarse la orden, y se podrá utilizar al emitir reportes como: Reporte de órdenes y Seguimiento, Productos por entregar, Reporte de tarjetas de órdenes, por mencionar algunos. Considerando esta fecha y el tiempo de surtido del proveedor se determina el momento preciso para realizar la requisición o pedido de los materiales al área de Compras.

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Notas del asistente 49

Tipo de costeo

Costo estimado

Se elige el tipo de costeo que se aplicará al producto a fabricar en la orden de producción que se está dando de alta. El sistema sugerirá el definido en la hoja de costos, y se permitirá cambiarlo únicamente si se tiene activo el parámetro “Cambiar método de costeo en captura de orden”, en caso contrario este campo aparecerá inhibido. Se obtiene de multiplicar el valor del campo Cantidad a fabricar por el costo estimado del producto terminado calculado en su hoja de costos. Si se realiza algún cambio en los costos de los componentes (materia prima o insumos) y la orden aún tiene estatus de En espera, al abrir la orden y validar alguno de sus campos, el costo estimado se actualiza.

Otro dato importante a resaltar que se muestra en la parte inferior y del lado izquierdo de la ventana “Captura de órdenes” es el que indica si la orden es considerada como una generación manual o automática (mediante la generación automática de órdenes), sin embargo este valor se podrá observar a partir de que se abra la orden después de grabarla por primera vez. b) Sección Estado actual.

Figura 5.2.1-3 Estado actual de la producción.

Esta sección muestra información referente al seguimiento que se le ha dado a la orden, tal como unidades que ya se han entregado, proceso actual en el que se encuentra, fecha del último movimiento, gatos directos e indirectos reales de la orden. Sus campos: Status de la orden En espera Activa Programada Terminada

La orden solamente ha sido generada y no se le ha realizado ningún seguimiento. La orden ya tiene registrado algún movimiento de entrada a fabricación. Si se realizan procesos de Entrega Parcial de producto terminado o Devolución de fabricación para la orden, permanece con este status. A la orden se le aplicó proceso de Programación de órdenes. Se registró movimiento de Entrada a fabricación de alguno o todos los componentes de la orden y posteriormente se le realizó Cierre de órdenes.

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Notas del asistente 50

Cancelada

Se llega a este status cuando después de realizar Entrada a fabricación de la orden se le efectúa Devolución de fabricación de TODOS los componentes, finalmente se le aplica Cierre de orden quedando cancelada sin entregar ningún producto.

Estado de avance En tiempo Atrasada Adelantada Suspendida

Orden con status En espera, Activa o Programada cuya fecha de último movimiento es anterior a su fecha de entrega. También toman este estado de avance las órdenes que son Terminadas en su fecha de entrega. Orden con cualquier status excepto Cancelada cuya fecha de último movimiento es posterior a su fecha de entrega. Orden con status Terminada cuya fecha de último movimiento es anterior a su fecha de entrega. Una orden toma este estado de avance cuando su status es Cancelada.

c) Sección Observaciones. En la Sección de observaciones se puede capturar información o comentarios adicionales sobre la orden.

Figura 5.2.1-4 Observaciones de la orden.

Una orden puede ser modificada dándole doble clic o utilizando el botón . Sólo aquellas órdenes que tengan el status de Espera, Programada y Activas podrán ser modificadas. Cuando se modifique una orden en el rubro de cantidad a fabricar se actualizará la cifra de pendientes por recibir (o compras por recibir en el almacén correspondiente, en caso de trabajar con multialmacenes) dentro del módulo de Inventarios y servicios de Aspel-SAE. Al realizar una generación “manual” de la orden de producción después de grabar la orden, esta quedará con estatus: “En espera” y un estado de avance como “En tiempo”. tiempo”

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Notas del asistente 51

Afectaciones en AspelAspel-SAE Producto terminado

Materia prima Movimientos al inventario

Al agregar una orden de producción se incrementa en el detalle del producto terminado el campo “Pendientes por recibir” (o “Compras por recibir” en el almacén correspondiente, en caso de trabajar con multialmacenes). En el detalle de la materia prima se incrementa el campo “Pendientes por surtir” por el total de unidades que se requiera del componente para surtir toda la orden de producción de acuerdo a la hoja de costos. La generación de una orden de producción NO produce movimientos al inventario.


Práctica 9: Alta de órdenes de producción a) Dar de alta las siguientes órdenes de producción, para todas indicar tipo de costeo 1 Real grupo 1. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Producto CAJ-001 CAJ-001 CAJ-001 GAB-1-1-001

Referencia Orden1 Orden2 Orden3 Orden4

Cantidad 10 10 8 2

Prioridad 3 3 5 5

F. Captura 01/Nov/11 01/Nov/11 01/Nov/11 01/Nov/11

F. Entrega 15/Nov/11 30/Nov/11 01/Nov/11 01/Nov/11

F. Inicio 05/Nov/11 16/Nov/11 01/Nov/11 01/Nov/11

GAB-1-1-001

PED-078

2

3

01/Nov/11

30/Nov/11

20/Nov/11

ALC-001 CAJ-001 GAB-1-1-001

PED-078 Orden7 Orden8

2 10 4

3 5 3

01/Nov/11 01/Nov/11 01/Nov/11

30/Nov/11 03/Nov/11 30/Nov/11

20/Nov/11 02/Nov/11 16/Nov/11

ALC-001

Orden9

2

3

01/Nov/11

15/Nov/11

05/Nov/11

b) Revisa en el catálogo “Materia Prima (SAE)” de Aspel-PROD (y también en Aspel-SAE) Completar la siguiente tabla.

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Notas del asistente 52

Descripción Hoja de tri-plu 1.5 x 20 mts Riel para cajón con ruedas de acero Manija de madera mod 003 Bisagra de acero mod 001 Formaica color blanco Manija de plástico mod 003 Hoja de aglomerado 1.5 x 2.0 mts Formaica color beige Cajón de madera mod 001 Gabinete para cocina 4 cajones mod 001 Alacena 2 cajones 2 puertas

Línea PROD PROD PROD PROD PROD PROD PROD PROD COCIN COCIN COCIN

Pendientes por recibir

Pendientes por surtir

existencias

a) ¿Qué afectaciones se genera en el inventario de las Materias Primas y Productos Terminados? __________________________________________________________________________________________ b) Revisar la agenda de producción de los productos terminados. ¿Cómo quedo afectada la consulta? __________________________________________________________________________________________ ¿Cómo se obtienen las cantidades que aparecen en esta consulta. __________________________________________________________________________________________

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Notas del asistente 53

5.2.2

Entrada a fabricación

 Ruta de acceso: • Seguimiento / Entradas a fabricación. Esta opción permite registrar el consumo de las materias primas y subensambles conforme vayan siendo utilizados o requeridos en la producción. Para que se pueda realizar una entrada de materiales e insumos, se deberá haber registrado la orden de producción correspondiente. Cuando el consumo de materiales es “variable” y esto influya en el costo del producto terminado seguramente se optará por elegir el Método 1 para dar un seguimiento manual, y es mediante la entrada a fabricación donde puede especificarse el consumo real de los componentes. En la primera ocasión que se ingresa a esta opción, el sistema sugerirá las cantidades indicadas en la hoja de costos del producto terminado. En caso de no haber existencias disponibles del material requerido se puede dar la entrada a fabricación sólo para las existencias disponibles, y en tal caso el sistema notifica acerca de la situación mediante una ventana como se muestra a continuación.

Figura 5.2.2-1 Entradas a fabricación cuando se excede las existencias disponibles.

Si se ingresa por segunda ocasión a la Entrada a fabricación, por ejemplo porque no había las existencias disponibles la primera ocasión o se consumió mayor cantidad de algún componente el sistema sólo sugerirá las unidades faltantes de los componentes de acuerdo a lo establecido en la hoja de costos. En caso de que no haya posibilidad de cubrir las existencias necesarias podrá optarse por utilizar un sustituto teniendo cuidado de dar la entrada a fabricación sólo para las unidades faltantes. Si se tienen definidos en la hoja de costos del producto terminado insumos como gastos indirectos y se opta por realizar un seguimiento manual se deberá dar entrada a fabricación para dichos insumos ya que NO son sugeridos al momento de ingresar a la ventana de entrada a fabricación. Al grabar el movimiento de entrada a fabricación, el estatus de la orden cambia de En espera a Activa. Activa También se puede hacer Entrada a fabricación a órdenes que tengan status Activa. Activa Las ventajas de esta opción son: • • •

Se pueden registrar materiales no incluidos en la hoja de costos original. Se puede sustituir algún material o insumo de los que ya se tienen en la hoja de costos por otro. Permite descartar el uso de algún componente que por alguna situación especial no vaya a ser utilizado en la fabricación del producto.

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Notas del asistente 54

Figura 5.2.2-2 Entradas a fabricación.

Sus campos: Cabecera del documento Orden Indicar el número o clave de la orden a la que se hará entrada a fabricación. En este campo se indica en qué fase de la producción se encuentra el producto a fabricar. Este campo sólo estará activo cuando se manejen procesos de producción. Si la orden a la que se le va a dar entrada a fabricación maneja Proceso actual varios procesos, con este campo se le puede dar entrada a todos los componentes de un proceso en particular o a todos los procesos si se deja el campo en blanco. En este campo se indica un número de documento que ampare el movimiento Documento que se está realizando a nivel área de producción. Fecha del movimiento Se indica la fecha en que se está desarrollando el movimiento. También se pueden observar otros campos como: clave del producto terminado, cantidad total del producto terminado a fabricar para esta orden, referencia de la orden, etc., solamente como informativos ya que no se pueden modificar. Partidas del documento En este campo se indica la cantidad de unidades del componente a las que se Cantidad está dando entrada a fabricación. En este campo se indica el número de almacén de Aspel-SAE del que se tomará Almacén el componente. Se indica la clave del componente que se quiere registrar. Se puede ocupar la tecla ’ para que se muestre el listado de materias primas, subensambles y Componente productos terminados o bien se puede ocupar la tecla • para que se muestre la lista de insumos. Si se indica un producto terminado o subensamble se puede oprimir la tecla ™ para que se abra su hoja de costos correspondiente.

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Notas del asistente 55

Tipo Descripción Trabaj. Costo

Campo informativo que indica el tipo de componente del que se trata. (MPMateria Prima, GD-Insumo con aplicación Gasto Directo, GI-Insumo con aplicación Gasto Indirecto, PT-Producto terminado o Subensamble). Campo informativo que muestra la descripción del componente indicado. Disponible cuando el componente que se está capturando es de tipo Mano de obra, y se puede indicar la clave del trabajador que efectuó el proceso. Campo informativo que presenta el costo total de la partida que a su vez se obtiene de multiplicar el costo unitario del componente capturado en la hoja de costos por el campo cantidad de esta partida.

Afectaciones en AspelAspel-SAE Producto En el producto terminado NO existe ninguna afectación. Pr oducto terminado Materia prima Disminuyen las existencias de cada materia prima, subensamble o producto terminado utilizado además de que en el detalle estos mismos hay un decremento en el campo “Pendientes “Pendientes por surtir” por el total de unidades que se haya dado la entrada a fabricación. Se genera un movimiento en Movimientos al inventario de Aspel-SAE, bajo el Movimientos al concepto 53 de Salida a fábrica; fábrica el costo unitario del producto en este inventario movimiento es calculado por Aspel-SAE con base en el método de costeo definido para ese artículo en particular.


Práctica 10: Entrada a fabricación Realizar las siguientes Entradas a fabricación: a) Para la orden 3, dejar el campo Proceso actual VACIO y utilizar la tecla tabulador hasta terminar de validar todos los campos. Analizar los campos por los que se va pasando, comentar dudas al instructor. b) Revisa el catálogo de órdenes ¿Cuál es el estatus de la orden 3? __________________________________________________________________________________________________ En el sistema de Aspel-SAE ¿Qué afectaciones se genera en kárdex y movimientos al inventario de la materia prima? __________________________________________________________________________________________________ c)

Para la orden 1, indicar en el campo Proceso actual el proceso CORT-MAD y utilizar la tecla tabulador para pasar al siguiente campo. Observar las partidas que se agregan, validar el resto de los campos y grabar los movimientos.

d) Revisa el catálogo de órdenes ¿Cuál es el estatus de la orden 1? __________________________________________________________________________________________________ En el sistema de Aspel-SAE ¿Qué afectaciones se genera en kárdex y movimientos al inventario de la materia prima? __________________________________________________________________________________________________

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Notas del asistente 56

e) Nuevamente realizar entrada a fabricación de la orden 1. Indicar en el campo Proceso actual el proceso ARM-CAJ. Observar las partidas que se agregan, validar el resto de los campos y grabar los movimientos. f)

Revisa el catálogo de órdenes ¿Cuál es el estatus de la orden 1? __________________________________________________________________________________________________ En el sistema de Aspel-SAE ¿Qué afectaciones se genera en kárdex y movimientos al inventario de la materia prima? __________________________________________________________________________________________________

g) Para las órdenes 4 y 7 repetir lo indicado en el inciso a). h) Revisa el catálogo de órdenes ¿Cuál es el estatus de la orden 4 y 7? __________________________________________________________________________________________________ En el sistema de Aspel-SAE ¿Qué afectaciones se genera en kárdex y movimientos al inventario de la materia prima? __________________________________________________________________________________________________ i)

Revisar el kárdex de todas las materias primas y capturar lo siguiente. Clave

TMAD-3PLY RIEL-CAJ-001 MANMAD-003 BIS-ACR-001 FORMIC-WHITE MANPLA-003 TMAD-AGLO FORMIC-BEIGE

Descripción Hoja de tri-plu 1.5 x 20 mts Riel para cajón cn ruedas de acero Manija de madera mod 003 Bisagra de acero mod 001 Formaica color blanco Manija de plástico mod 003 Hoja de aglomerado 1.5 x 2.0 mts Formaica color beige

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Línea

Pendientes por surtir

Existencias

PROD PROD PROD PROD PROD PROD PROD PROD

Notas del asistente 57

5.2.3

Devoluciones de fabricación

 Ruta de acceso: • Seguimiento / Devoluciones de fabricación •

o con el icono

Existen diversas situaciones en las que es necesaria la devolución de algún material al almacén correspondiente, tales como: cuando existe algún excedente de material enviado a producción, cuando el producto recibido para fabricación está defectuoso o sus características no corresponden a lo requerido en la producción, por lo que se necesita generar una devolución de fabricación; es decir, se regresará dicho componente de la fábrica al almacén del que se obtuvo el material. Sólo se puede realizar la devolución de materia prima a órdenes con status de Activa, Activa es decir, aquéllas que tienen asociada una o varias entradas de componentes a fabricación. Además se tiene que contemplar que para aquellas que ya se haya realizado alguna Entrega parcial se deberá indicar las unidades precisas a devolver considerando las que ya “se consumieron” por la entrega parcial; esto debido a que el sistema sugerirá el total de unidades de acuerdo a la hoja de costos sin descontar las unidades ya consumidas por una entrega parcial (esto a razón de que puede prescindirse de un componente el cual pudo haber sido sustituido al no haber las existencias disponibles de la materia prima o insumo original).

Figura 5.2.3-2 Devolución de fabricación.

Al capturar el movimiento de devolución, el estatus de la orden permanece como Activa. Activa Sus campos:

Proceso Cantidad del mov. Máximo Máx imo a devolver

Opciones Aquí aparece el proceso de producción en el que se empleó el componente, siempre y cuando se tenga activo el parámetro "Maneja procesos de producción". Máximo a devolver que corresponde a la cantidad del componente a la que se le dio entrada a fabricación. Cantidad de unidades del componente que aún no han sido devueltas.

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Notas del asistente 58

Almacén, Materia prima y Costo unitario

Indica de manera informativa el almacén, material y costo unitario de todos los materiales e insumos que se dio entrada a fabricación. Con esta opción se podrá indicar la cantidad del componente a devolver y algún número de documento para el movimiento de devolución, también se puede realizar presionando la tecla «. Con ello, aparece una pequeña ventana como la siguiente:

Monto a devolver

Figura 5.2.3-3 Devolución al almacén

En caso de especificar una cantidad mayor el sistema despliega una ventana indicando “No se puede devolver más de lo especificado”. Afectaciones en AspelAspel-SAE Si se realiza una devolución, al momento de cerrar la orden, el costo total de los elementos disminuye dado que los materiales o insumos diversos que hayan sido devueltos realmente no fueron utilizados en la producción. Producto terminado Materia prima

Movimientos al inventario

En el producto terminado NO existe ninguna afectación. Se incrementan las existencias de cada materia prima, subensamble o producto terminado devuelto en el almacén correspondiente. Se modifica el campo último costo que es igual al costo unitario del producto con el que fue registrado el movimiento aunque esto ocurrirá cuando el tipo de costeo sea P.E.P.S. o U.E.P.S. Se registra un movimiento de entrada de la materia prima, subensamble o producto terminado devuelto con el concepto especificado en la configuración de Aspel-PROD, por default está definido el concepto 7 Entrada x traspaso Aspel-SAE, sin embargo se recomienda utilizar un nuevo concepto, ejemplo: 9 Devol. de fábrica. fábrica El número de almacén corresponderá aquel del que se obtuvo la materia prima, subensamble o producto terminado devuelto. En caso de realizar una devolución de un insumo NO se genera un movimiento al inventario en Aspel-SAE (el catálogo pertenece a Aspel-PROD) y las unidades “consumidas” se actualizan para el cálculo del costo del producto terminado al cerrar la orden.

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Notas del asistente 59


Práctica Pr áctica 11: Devolución de fabricación Realizar la siguiente devolución: a) Ingresar a Archivos / Fecha y directorio, capturar fecha 02/Nov/2011, aceptar el cuadro b) Devolver TODOS los componentes de la orden 1 c) En el sistema de Aspel-SAE ¿Qué afectaciones se genera en kárdex y movimientos al inventario de la materia prima? ______________________________________________________________________________________________ d) ¿Cuál fue el objetivo de realizar el cambio de fecha? _____________________________________________________________________________________________ 5.2.4

Entregas parciales de producto terminado

 Ruta de acceso: • Seguimiento / Entregas parciales de productos terminados •

o con el icono

.

Las entregas parciales son envíos de productos terminados que por alguna razón es indispensable realizar la entrega antes de efectuar la entrega de productos con la opción de Cierre de órdenes y dar por terminada la orden. Algunos de los motivos que generan una entrega parcial son: urgencia del cliente, reposiciones de productos, costos asociados a su almacenamiento, etc. Las unidades tienen que salir de la “fábrica” hacia el almacén de productos terminados, aunque la orden de producción no se quiera o pueda cerrar todavía. Una entrega parcial debe hacerse como máximo por una unidad menos al total de la orden de producción (de acuerdo a la unidad de medida del producto terminado). Al ingresar a esta opción el sistema solicita la clave de la orden de la que se desea realizar la entrega parcial. Sólo se puede realizar la entrega parcial de órdenes con status de Activa, Activa es decir, de aquellas que tienen asociada una o varias entradas de componentes a fabricación. Para cada entrega parcial que se realice se registrará un % de avance en el Catálogo de órdenes de producción, éste se refiere a la cantidad de producto que ha sido enviado al almacén de producto terminado por medio de entregas parciales y es obtenido utilizando la siguiente fórmula: Porcentaje de avance =

Cantidad entregada x100 Cantidad total a fabricar

Si no existen entregas parciales, el porcentaje mostrado es igual a cero. Después de grabar el movimiento de entrega parcial, el estatus de la orden permanece como Activa. Activa

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Notas del asistente 60

Figura 5.2.4-1 Entregas parciales de producto.

Sus campos: Opciones Fecha del movimiento Documento Cantidad a entregar Indirectos unitarios

Costo unitario

Fecha con la que quedará registrado el movimiento. Número de documento con el que se registra el movimiento. Cantidad de unidades que serán entregadas. No puede ser igual o mayor al total de unidades pendientes por entregar de la orden. Este campo estará disponible (para ser modificado) solamente si se tiene activado el parámetro “Captura de costos indirectos”. El valor que Aspel-PROD sugiera para este campo dependerá del tipo de costeo configurado para la orden y el tipo de prorrateo vigente para ese tipo de costeo. En este campo Aspel-PROD sugiere un monto igual a Costo estimado del Producto Terminado según Hoja de costos multiplicado por el porcentaje indicado en el parámetro “Porcentaje aplic. Entrega parcial” pero puede ser modificado.

y si en Aspel-SAE el En la parte de arriba del cuadro de entregas parciales se activan los iconos producto terminado a fabricar tiene activado el manejo de números de serie y lotes, es necesario dar clic manualmente en estos iconos para dar de alta la información que corresponda para estos conceptos, y al grabar la orden se realizará el registro de las unidades automáticamente en el catálogo de inventarios.

Afectaciones en AspelAspel-SAE Al registrar una entrega parcial se incrementa la existencia del producto terminado, y se registra un decremento por la cantidad entregada en el campo de “Pendientes por Producto recibir” en el almacén principal y en el campo “Compras por recibir” del almacén del terminado producto terminado (multialmacén). Se actualiza además el campo de costo promedio y registra el costo unitario calculado al momento de registrar la entrega en el campo de último costo. Materia prima En la materia prima NO existe ninguna afectación. Se registra un movimiento de entrada al almacén de producto terminado por el concepto Movimientos al 3 Entrada de fábrica o el que se haya especificado en los parámetros del sistema de inventario Aspel-PROD. Guía Curso Propedéutico Aspel-PROD 3.0 Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel

Notas del asistente 61


Práctica 12: Entregas parciales a) Realizar las siguientes entregas parciales con fecha 09/Nov/2011 (dejar el resto de los datos como los sugiere el sistema): Orden Cantidad 3 4 7 6 b) También hacer entrega parcial de la orden 4 por una unidad. Observar que en el cuadro de entregas parciales se habilitan los iconos de NÚMEROS DE SERIES Y LOTES, capturar los siguientes datos: • • •

Número Númer o de serie: GB001-000000001 Lote: 1000001 Fecha de caducidad: 31/Dic/2015

c) En el catálogo de órdenes ¿Qué porcentaje de avance muestra para las siguientes órdenes?: Orden

% avance 3 7 4

e) En el sistema de Aspel-SAE ¿Qué afectaciones se genera en existencias, movimientos al inventario, costo promedio y último costo del producto terminado? _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ 5.2.5

Cierre de órdenes órdenes

 Ruta de acceso: • Seguimiento / Cierre de órdenes •

o con el icono

Una vez que ha concluido el proceso de producción y se ha dejado el producto terminado en condiciones de ser entregado, o en caso de que no se vaya a concluir la elaboración del producto terminado y se haya decidido suspender la fabricación, por ejemplo: por cambios en el pedido del cliente, por un defecto en el producto terminado, etc., es posible dar por terminado el proceso realizando un cierre de orden. Al momento de cerrar la orden se entregan los productos terminados al almacén del producto terminado definido en la configuración, a la vez que se calcula su costo unitario –para generar el movimiento al inventario- de acuerdo al costo de los componentes y al método de costeo con el que se calculan los gastos indirectos. Guía Curso Propedéutico Aspel-PROD 3.0 Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel

Notas del asistente 62

Clave con la que se relacionará el movimiento al inventario.

Cantidad que se va entregar al cierre de la orden, el sistema sugiere el total de la orden o la cantidad que falta si hubo entregas parciales.

Figura 5.2.5-1 Cierre de órdenes.

En el cierre de la orden se puede observar el costo total REAL de los componentes que se ocuparon que es dividido entre el total de unidades entregadas para la orden (incluyendo la entregadas previamente con entregas parciales) y también los costos indirectos causados para la orden, con todo lo anterior Aspel-PROD obtiene el Costo unitario total con el que serán entregadas las unidades del cierre. En esta ventana únicamente se pueden capturar los campos Documento, Cantidad a entregar e Indicar al cierre, este último estará disponible (para ser modificado) solamente si se tiene activado el parámetro “Captura de costos indirectos”. El valor que Aspel-PROD sugiera para este campo dependerá del tipo de costeo configurado para la orden y el tipo de prorrateo vigente para ese tipo de costeo. En el cuadro de Cierre de órdenes, en la parte de arriba, aparecen los iconos y que se activan si en Aspel-SAE el producto terminado a fabricar tiene activado el manejo de números de serie y Lotes, es necesario darles clic manualmente para realizar la captura de la información correspondiente a cada uno, al grabar la orden estos datos quedaran grabados en el Aspel-SAE automáticamente. Al realizar el cierre de la orden de producción el estatus de la orden cambia a Terminada. Terminada Afectaciones en AspelAspel-SAE Se registra un incremento en la existencia y se disminuyen los pendientes por Producto terminado recibir o compras por recibir (cuando se maneja multialmacén).. Se actualiza el campo de costo promedio y último costo. Materia prima No existe ninguna afectación. Se registra un movimiento de entrada al almacén de producto terminado por el concepto 3 Entrada de fábrica fábric a, donde el número de documento es el indicado en Movimientos al Aspel-PROD y el monto es igual al costo total del producto menos el monto de las inventario entregas parciales -en caso de que existieran- y la cantidad sería igual a la cantidad a entregar indicada en el cierre.

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Notas del asistente 63


Práctica 13: Cierre de órdenes a) Ingresar a Archivos / Fecha y directorio, capturar fecha 15/Nov/2011, aceptar el cuadro. b) Realizar el cierre de las siguientes órdenes (dejar los valores de los campos que sugiere el sistema): •

Orden 3 por las 4 unidades que le restan de entregar.

•

Orden 1. Observar y analizar los cuadros y datos que aparecen al cerrar esta orden. ¿Por qué aparecen estos cuadros? ____________________________________________________________________________________________

•

Orden 4 por la unidad que resta por entregar. Observar que en el cuadro de cierre de órdenes se habilitan los iconos de NÚMEROS DE SERIES Y LOTES, capturar los siguientes datos: Número de serie: Lote: Fecha de caducidad:

•

GB001GB001 -000000002 1000001 31/Dic/2015 31/Dic/2015

Revisa el catálogo de órdenes ¿Cuál es el estatus de las órdenes 1, 3 y 4? ____________________________________________________________________________________________

•

En el sistema de Aspel-SAE ¿Qué afectaciones se genera en existencias, pendientes por recibir y movimientos al inventario de los productos terminados? ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________

5.2.6

Resumen

Resumiendo, podría describirse el MÉTODO 1 de acuerdo a los siguientes pasos:  Paso 1. Capturar o Generar la Orden de producción • • •

Ir al menú Archivos / Órdenes de producción posteriormente ir a Edición / Agregar Especificar los datos del producto a elaborar, como cantidad, tipo de costeo, almacenes, etc. En ese momento el estatus de la orden será de En espera con él % de Avance en cero.

 Paso 2. Registrar movimientos de Entrada a Fabricación • • •

Ir al menú Seguimiento / Entradas a fabricación Seleccionar la orden e indicar el consumo de componentes. El estatus de la orden cambia a Activa con él % de avance en cero.

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Notas del asistente 64

 Paso Pas o 3. Devolver Materia Prima al almacén correspondiente (solo en caso de ser necesario) • • •

Ir al menú Seguimiento/ Devoluciones de fabricación Especificar las unidades del componente a devolver. El estatus de a orden permanece en Activa y % de avance en cero.

 Paso 4. Realizar Entrega Parcial de producto terminado (solo en caso de ser necesario) • •

Ir al menú Seguimiento/ Entregas parciales de producto terminado. El estatus de la orden se mantiene en Activa y el % de avance se actualiza de acuerdo a las unidades entregadas.

 Paso 5. Hacer Cierre de la orden • • •

5.3

Ir al menú Seguimiento / Cierre de órdenes Seleccionar la orden a cerrar. El estatus de la orden se presenta como Terminada con él % de avance de acuerdo a las unidades entregadas al momento del cierre de la orden.

MÉTODO 2: Generación de órdenes de producción y su Registro automático

5.3.1

Órdenes de producción

 Ruta de acceso: • Archivos / Órdenes de producción •

o el icono

.

El segundo método para llevar el registro de las actividades u operaciones del proceso de producción consiste en registrar manualmente la orden de producción y posteriormente efectuarle a dicha orden el proceso de Registro automático. Para realizar una adecuada elección del método y continuar con el proceso es importante considerar los siguientes aspectos: cuando no se requiera dar un seguimiento manual a cada orden, es decir, no habrá una entrega parcial, todos los insumos están definidos en la hoja de costos del producto terminado como gastos directos, no cabe la posibilidad de realizar una devolución de materia prima, etc., entonces se podrá optar por realizar el Registro automático de las órdenes de producción, el cual consiste de manera concreta en realizar la Entrada a fabricación de todos los componentes (exceptuando los insumos definidos como gastos indirectos) y el Cierre de la orden en un solo paso. 5.3.2

Registro automático

 Ruta de acceso: • Seguimiento / Registro automático •

o el icono

.

Esta opción permite registrar los consumos para la Entrada a fabricación y Cerrar la orden en forma automática en un solo paso. No se pueden cambiar ni los componentes ni las unidades utilizadas de los mismos para la fabricación del producto, esta acción se basa completamente en lo definido en la Hoja de costos del producto terminado. Guía Curso Propedéutico Aspel-PROD 3.0 Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel

Notas del asistente 65

Este tipo de operación es útil, por ejemplo, cuando se tiene controladas las cantidades exactas de componentes utilizados o cuando los consumos estén perfectamente establecidos; esto generalmente ocurre cuando se emplea un costeo de tipo estándar. Esta opción entrega el total de unidades indicadas en la orden de producción sin posibilidad de modificar el dato, tampoco será posible efectuar procesos Entrada a fabricación, Devoluciones de fabricación ni Entregas Parciales de producto terminado ya que al hacer el cierre se la orden su estatus pasa a Terminada. El proceso de registro automático de componentes y el cierre de la orden solamente puede aplicarse a las órdenes que no tengan asociados movimientos de entradas a fabricación, es decir, el registro automático se utiliza con aquellas órdenes que tengan estatus de En espera o Programada. Programada Al ingresar al menú Seguimiento / Registro automático se presentará una lista de todas aquellas órdenes con estatus de En espera, se la cual se deberá seleccionar la que se desea concluir mediante el registro automático.

Figura 5.3.2-1 Selección de orden para registrar.

A continuación se presenta una pantalla con la siguiente información:

Figura 5.3.2-2 Registro automático.

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Notas del asistente 66

La ventana de Registro automático de la orden únicamente podrá tener disponibles los campos Documento y Total de gastos indirectos. En el campo documento se debe indicar un dato que permita identificar algún documento relacionado con el movimiento. El cálculo del campo Total de gastos indirectos se obtiene de acuerdo al método de costeo del producto terminado (o del método de costeo especificado al grabar la orden), el factor unitario definido en los parámetros del sistema y las unidades a que se dio entrada para los componentes. Este monto podrá ser modificado sólo si se tiene activo el parámetro de “Captura Captura de costos indirectos”. indirectos Afectaciones en AspelAspel-SAE Se registra un incremento en la existencia y se disminuyen los pendientes por Producto terminado recibir o compras por recibir (cuando se maneja multialmacén).. Se actualiza el campo de costo promedio promedio y último costo. Disminuyen las existencias de cada componente o subensamble además de que en el detalle de la materia prima o subensamble hay un decremento en el campo Materia prima “Pendientes por surtir” por el total de unidades que se haya dado la entrada a fabricación. Se registra un movimiento de salida del almacén de materia prima en los movimientos al inventario de Aspel-SAE, bajo el concepto 53 de Salida a fábrica; fábrica el costo unitario del producto en este movimiento es calculado por Aspel-SAE con base en el método de costeo definido para ese artículo en particular. Si la clave sugerida por el sistema no se modificó, el campo de documento indicará "Orden Aut", lo que quiere decir que fueron registrados en forma automática –esto resulta Movimientos al útil para el manejo de la Agenda de producción-. Se registra un movimiento de inventario entrada al almacén de producto terminado por el concepto 3 Entrada de fábrica, fábrica este movimiento también presentará la palabra "Orden Aut", como identificación del documento si dicha referencia no se modificó antes de grabar los movimientos en Aspel-PROD; y el monto es igual al costo total del producto menos el monto de las entregas parciales -en caso de que existieran- y la cantidad sería igual a la cantidad a entregar indicada en el cierre.
Práctica 14: Registro automático a) Ingresar a Archivos / Fecha y directorio, capturar fecha 18/Nov/2011, aceptar el cuadro b) Ingresar al catálogo de Órdenes de producción y generar el registro automático de las órdenes 8 y 9. c)

Revisa el catálogo de órdenes ¿Cuál es el estatus de las órdenes 8 y 9? ____________________________________________________________________________________________

j)

En el sistema de Aspel-SAE revisar el kárdex de todas las materias primas y productos terminados y capturar lo siguiente.

Descripción Hoja de tri-play 1.5 x 20 mts Riel para cajón con ruedas de acero Manija de madera mod 003 Bisagra de acero mod 001

Línea

Pendientes por recibir

Pendientes por surtir

existencias

PROD PROD PROD PROD

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Notas del asistente 67

Formaica color blanco Manija de plástico mod 003 Hoja de aglomerado 1.5 x 2.0 mts Formaica color beige Cajón de madera mod 001 Gabinete para cocina 4 cajones mod 001 Alacena 2 cajones 2 puertas

5.3.3

PROD PROD PROD PROD COCIN COCIN COCIN

Resumen

Resumiendo, podría describirse el MÉTODO 2 de acuerdo a los siguientes pasos:  Paso 1. Captura o generación manual de la Orden de producción •

Ir a Archivos / Órdenes de producción posteriormente ir a Edición / Agregar.

•

Especificar los datos del producto a elaborar, como cantidad, tipo de costeo, almacenes, etc.

•

El estatus de la orden de producción será “En espera” con el porcentaje de Avance en cero.

 Paso 2. Registro Automático de la orden

5.4

•

Ir a Seguimiento / Registro automático y seleccionar la orden a registrar y dar clic en Aceptar.

•

En su caso, verificar y/o capturar el total de costos indirectos.

•

El estatus se actualizará como Terminada con él % de avance en 100.

MÉTODO 3: Fabricación directa

 Ruta de acceso: • Seguimiento / Fabricación directa. El tercer y último método es la fabricación directa, proceso que fue diseñado para aquellas empresas que no llevan un seguimiento a detalle de los consumos relacionados a una orden, ni de su avance en la producción, es decir, sólo quieren llevar registro de lo que se produce y el cálculo de los costos se lleva a cabo en función de la hoja de costos de cada producto terminado. La opción de fabricación directa efectúa automáticamente todos los pasos requeridos en la fabricación de un producto: la generación de la orden de producción, el registro de los consumos especificados en la hoja de costos (entrada a fabricación) y el cierre de la orden, registrando los movimientos de salida de los almacenes de materia prima correspondientes y el movimiento de entrada al almacén de producto terminado.

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Notas del asistente 68

Al realizar una fabricación directa no es posible modificar los datos de los componentes incluidos en la hoja de costos (cantidad, componente, costo unitario). Cualquier cambio o sustitución deberá ser realizado en la hoja de costos antes de llevar a cabo la fabricación directa. La principal ventaja es que permite generar la orden, hacer la entrada a fabricación, cerrarla y hacer las afectaciones correspondientes en Aspel-SAE, con una sola operación. Es de gran utilidad cuando el proceso de producción es muy conocido o para documentar una producción que ya se había terminado con anterioridad.

Figura 5.4-1 Fabricación directa.

En caso de que no haya suficiente existencia de alguno de los componentes, el sistema mandará un mensaje como el siguiente:

Figura 5.4-2 Mensaje de existencias insuficientes.

Sus campos: Opciones Referencia

Documento

Total de gastos indirectos

Este campo tiene como propósito fundamental servir como enlace entre diferentes documentos. Por ejemplo, se pueden generar las órdenes 101, 102 y 103 ligadas a través de la referencia PEDIDO-01. Este campo tiene como propósito fundamental servir como enlace entre diferentes documentos. Por ejemplo, se pueden generar las órdenes 101, 102 y 103 ligadas a través de la referencia PEDIDO-01. El cálculo que aparece en el encabezado de la ventana se obtiene de acuerdo al método de costeo del producto terminado, el factor unitario definido en los parámetros del sistema y las unidades a que se dio entrada para los componentes. Este monto podrá ser modificado sólo si se tiene activo el parámetro de “Captura Captura de costos indirectos”. indirectos

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Notas del asistente 69

Al terminar de teclear la información se desplegarán automáticamente en la segunda parte de la pantalla los datos sobre el consumo de componentes, sin considerar los insumos definidos como gastos indirectos, es decir, en caso de elegir el método de producción de Fabricación directa no se podrá registrar el consumo de los insumos con tipo de aplicación “Gasto indirecto”. También se despliega el costo total de cada componente. La cantidad necesaria de los componentes y su costo variará de acuerdo a la cantidad de unidades del producto fabricar, indicada en el encabezado de la ventana. Los iconos y se activan si en Aspel-SAE el producto terminado a fabricar tiene activado el manejo de números de serie y lotes, al dar clic en estos iconos el sistema permite realizar la captura de la información correspondiente a cada caso, al aceptar la orden está quedará grabada en el inventario automáticamente. Con el icono

se presenta una ventana para capturar información o comentarios adicionales a la orden.

Afectaciones en AspelAspel-SAE Producto Se registra un incremento en la existencia. Se actualiza el campo de costo promedio terminado y último ú ltimo costo. Materia prima Disminuyen las existencias de cada componente utilizado. Se registra un movimiento de salida del almacén de materia prima en los movimientos al inventario de Aspel-SAE, bajo el concepto 53 de Salida a fábrica; fábrica el costo unitario del producto en este movimiento es calculado por Aspel-SAE con base en el método de costeo definido para ese artículo en particular. Al consultar el movimiento en el kárdex Movimientos al del producto se podrá identificar el movimiento por el campo Documento, capturado al inventario momento de realizar la fabricación directa. Se registra un movimiento de entrada al almacén de producto terminado por el concepto 3 Entrada de fábrica, fábrica y al igual que en el movimiento de salida de fabricación se podrá identificar en el kárdex por el dato capturado como Docto en Aspel-PROD; y el monto es igual al costo total del producto y la cantidad será igual a la cantidad a entregar en el cierre.


Práctica 15: Fabricación directa a) Generar la fabricación directa de: Producto CAJ-001 GAB-1-1-001

Referencia Orden10 Orden11

Documento OrdDirec1 OrdDirec2

Cant. 6 1

F. Entrega 20/Nov/11 20/Nov/11

F. Inicio 20/Nov/11 20/Nov/11

b) En el catálogo de órdenes ¿Cuál es el estatus y porcentajes de avance muestra para las siguientes órdenes? Orden

% avance

Estatus

10 11

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Notas del asistente 70

c)

En el sistema de Aspel-SAE ¿Qué afectaciones se genera en existencias y movimientos al inventario de los productos terminados? ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________

d) ¿Qué datos faltaron por capturar para la segunda fabricación directa de esta práctica? Indicarlo al Instructor. _______________________________________________________________________________________ e) ¿Cuál es la principal diferencia con el Método 2? _______________________________________________________________________________________ 5.4.1

Resumen

Resumiendo, podría describirse el MÉTODO 3 de acuerdo a los siguientes pasos:  Paso 1. • Ir al menú Seguimiento / Fabricación directa posteriormente ir a Edición / Agregar. • Indicar los campos solicitados para la orden y dar clic en el botón grabar o presionar la tecla de •

5.5

función “. El estatus de la orden de producción generada será “Terminada” es decir que todo el procedimiento de fabricación se realiza en un sólo paso (generación de la orden de producción, la entrada a fabricación y el cierre de la orden de producción), y él % de avance quedará al 100%.

Generación automática de órdenes

Esta opción permite generar órdenes de producción de manera automática tanto para productos terminados como para subensambles. El sistema verifica los datos que existen en Aspel-SAE para el almacén definido en la hoja de costos de los productos terminados y revisa el stock mínimo y máximo de dichos productos, así como las existencias, pendientes por recibir y pendientes por surtir. Si detecta que existen cantidades de producto menores al stock mínimo, propone generar automáticamente las órdenes necesarias para llegar a las existencias convenientes. 5.5.1

Generación automática de órdenes de productos terminados

Ruta de acceso: • Seguimiento / Generación de órdenes / Productos terminados •

o el icono

El sistema genera órdenes para productos terminados únicamente cuando se cumple la siguiente cláusula: Stock mínimo > Existencias + Compras x recibir - Pendientes x surtir En caso de cumplirse la condición anterior, la cantidad a producir que sugiere el sistema es igual a: Guía Curso Propedéutico Aspel-PROD 3.0 Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel

Notas del asistente 71

Stock máximo + Pendientes x surtir - Existencias - Compras x recibir Es decir, sugiere generar una orden por una cantidad a fabricar suficiente para que se cubra el stock máximo del producto sumado a la cantidad de unidades pendientes por surtir, restando a esta suma las existencias del producto y las compras por recibir que se tengan. Si se trabaja bajo el esquema de multialmacén dentro de Aspel-SAE, el stock máximo que utiliza para el cálculo es el del almacén que se haya definido como almacén para productos terminados dentro de la hoja de costos. En caso de que se maneje un único almacén, se tomarán los datos del almacén principal. Por ello resulta importante que dentro del inventario o dentro del almacén de productos terminados estén correctamente actualizados los datos de existencias, compras por recibir, pendientes por surtir, stock máximo y stock mínimo antes de utilizar la opción de Generación automática de órdenes de producción. Cuando las existencias son iguales o mayores al stock mínimo no se generan órdenes. Es por ello que esta opción no genera órdenes para los productos que tengan un stock mínimo de cero. Esta opción solamente crea afectaciones obre los campos Pendientes por recibir del producto terminado y Pendientes por surtir de las Materias Primas de SAE necesarias para cubrir la orden de fabricación. NO AFECTA las existencias de los productos ni las materias primas.

Figura 5.5.1-1 Generación automática de órdenes.

Al oprimir Aceptar en la ventana de Generación automática de órdenes, de inmediato se genera el proceso, se muestra un mensaje de confirmación de la ejecución del proceso indicando el total de órdenes generadas de acuerdo al criterio de la fórmula antes mencionada.

Figura 5.5.1-2 Muestra el total de las órdenes generadas.

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Notas del asistente 72

Al aceptar la notificación el resultado es una consulta con las órdenes que cumplieron el filtro solicitado; en esta consulta se verán la columna de orden (aún sin número asignado), la clave del producto terminado, la cantidad a fabricar (que se calcula en base a la fórmula), el estatus y la fecha de entrega, que es la fecha de operación del sistema.

Figura 5.5.1-3 Muestra el total de las órdenes generadas.

Para grabar definitivamente las órdenes se deberá dar clic en el icono de la izquierda

Genera orden o la

tecla —, o el icono Genera todas las órdenes o la tecla ˜ para que se graben todas las órdenes sugeridas y se afecte definitivamente el catálogo de órdenes de producción.
Práctica 16: Generación Automática de órdenes de Productos terminados a) Ingresar al módulo de Inventarios en Aspel-SAE, abrir el detalle del producto terminado que se indica y tomar nota de los valores existentes para los campos que se indican en la siguiente tabla: Producto: ALCALC -001 Stock mínimo Stock máximo

Existencias

Pendientes por surtir

Pendientes por recibir

b) Ejecutar el proceso de generación automática de órdenes para el producto ALC-001 y corroborar que la cantidad que sugiere el sistema es la correcta según lo explicado en este tema. c)

Aceptar la creación de la orden por el total de las unidades que sugiere Aspel-PROD.

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Notas del asistente 73

5.5.2

Generación automática de órdenes de subensambles

Ruta de acceso: • Seguimiento / Generación automática de órdenes / Subensambles Esta opción genera de manera automática órdenes para fabricar subensambles solamente si se detectan órdenes de productos terminados que requieran subensambles para su producción. Cuando se ejecuta la Generación automática para subensambles, el sistema considerará tanto las órdenes “manuales” como las “automáticas” para hacer el cálculo de los subensambles necesarios para cubrir dichas órdenes dependiendo de si se tiene habilitado o no el parámetro de “Órdenes manuales integradas”, en caso de no estar habilitado sólo considerará las órdenes generadas automáticamente. El sistema sugiere como cantidad a fabricar tantos subensambles como se requieran para cubrir las órdenes de los productos terminados. En este caso también toma en cuenta los siguientes campos de Aspel-SAE para el subensamble: sus existencias totales (sin importar que estén distribuidas en varios almacenes), compras por recibir (únicamente del almacén indicado en la hoja de costos para el subensamble), y pendientes por surtir. Este proceso no depende de ningún campo de Aspel-SAE para el producto terminado y el sistema da la posibilidad de indicar un número diferente al que sugiere para la cantidad de unidades del subensamble a producir.

Figura 5.5.2-1 Generación automática de órdenes para subensambles.

En esta consulta se mostrarán las órdenes las cuales requieren de algún subensamble permitiendo dar de alta de forma automática las órdenes para estos, ya sea de forma individual con el icono de forma masiva con el icono respectivamente.

(genera orden) o

(genera todas la órdenes) o en su defecto con las teclas

—, ˜

Al generar las órdenes de forma individual se muestra una consulta que permite indicar una referencia (que por default sugiere el valor “Automática”), la cantidad de unidades a producir, la prioridad de la orden y las fechas de entrega e inicio, como se observa a continuación:

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Notas del asistente 74

Figura 5.5.2-2 Generación de órdenes de producción.

Cuando se generan de forma masiva el sistema no presenta la pantalla anterior, simplemente genera todas las órdenes que presentó en la ventana “Generación automática de órdenes (Subensambles)”.
Práctica 17: Generación automática de órdenes de subensambles a) Ejecutar la opción Generación automática de órdenes de subensambles. b) Hacer cálculo manual de la cantidad de unidades que debería sugerir fabricar Aspel-PROD para el subensamble CAJ-001 y corroborar que coincida con la cantidad que propone el sistema. NO GENERAR LA ORDEN QUE SUGIERE EL SISTEMA, solamente hacer la comparación. 5.6

Programación de órdenes

 Ruta de acceso: • Seguimiento / Programación de órdenes •

o Archivos / Órdenes de producción con el icono

El objetivo de esta consulta es realizar una programación manual de fechas y tiempos que se empleara en los procesos de producción, para después examinar el tiempo de duración de los procesos y con ello establecer tiempos estándar que toma el proceso o bien demoras que se presentaron para corregirlas. Se retoma la información de la hoja de costos y de la orden de producción, pero puede ser modificada. Esta opción sólo se encontrará disponible si en los parámetros del sistema se indica que si se desean manejar procesos. Sólo podrán programar órdenes con los status de: En espera, Programadas o Activas. Si se intenta realizar la programación de órdenes que no estén con ese estatus, el sistema mandara un mensaje como el siguiente:

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Notas del asistente 75

Figura 5.6-1 Generación de órdenes de producción.

La programación de órdenes resulta de gran utilidad para cuando se desea realizar una planeación en tiempos de la producción, y es el principal objetivo del manejo de procesos de producción en Aspel-PROD ya que su uso está relacionado entre ambos conceptos, es decir, no se podrá manejar la programación de órdenes si no se controlan los tiempos de producción mediante la duración de los procesos.
Práctica 18: Programación de órdenes •

Realizar la programación de las órdenes 5 y 6 como se indica a continuación: a) Orden 5:

Orden

Referencia

Cantidad

5

PED-078

2.00

Producto Terminado GAB-1-1-001

Fecha entrega 30 / Nov/ 2011

Proceso

Fecha ini.

Fecha fin

CORT-MAD ARM-GAB PEG-FORMI PROC_UNICO COL-HER

05/Nov/2011 07/Nov/2011 09/Nov/2011 11/Nov/2011 20/Nov/2011

06/Nov/2011 08/Nov/2011 10/Nov/2011 11/Nov/2011 20/Nov/2011

Fecha inicio 20 / Nov / 2011

Duración (hrs) 8.00 12.00 9.00 4.00 6.00

Horas laborables 8

% de avance 80.00 80.00 30.00 0.00 60.00

b) Orden 6: Orden

Referencia

Cantidad

6

PED-078

2.00

Producto Terminado ALC-001

Fecha entrega 30 / Nov/ 2011

Proceso

Fecha ini.

Fecha fin

CORT-MAD ARM-ALC PEG-FORMI PROC_UNICO COL-HER

05/Nov/2011 05/Nov/2011 05/Nov/2011 05/Nov/2011 05/Nov/2011

05/Nov/2011 05/Nov/2011 05/Nov/2011 06/Nov/2011 05/Nov/2011

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Fecha inicio 20 / Nov / 2011

Duración (hrs) 6.00 4.00 5.00 12.00 6.00

Horas laborables 8

% de avance 100.00 40.00 20.00 0.00 60.00

Notas del asistente 76

ANEXO A. Sistemas Aspel Aspel es una empresa 100% mexicana líder en el mercado de software administrativo que desarrolla y comercializa sistemas de cómputo y servicios relacionados que automatizan los procesos administrativos de las micro, pequeñas y medianas empresas, favoreciendo la correcta toma de decisiones y simplificando sus actividades administrativas. Los sistemas Aspel facilitan el cumplimiento de las obligaciones fiscales electrónicas incluyendo facturación, nómina y contabilidad. Aspel cuenta actualmente con más de 720,000 empresas usuarias en México y Latinoamérica.

Figura A-1 Interfaces de los sistemas Aspel

AspelAspel-SAE Administración Empresarial • Administra el ciclo de compra - venta y relaciones con clientes utilizando herramientas que optimizan los esfuerzos de las áreas administrativas y comerciales. • Integra automáticamente a la administración los pedidos creados desde Internet (tienda virtual) a través de Aspel-SAE Comercio Electrónico. • Facilita la creación, envío y almacenamiento de documentos fiscales digitales (factura electrónica). AspelAspel-COI Contabilidad Integral • Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa. • Proporciona diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización y generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas. • Interactúa con hojas de cálculo enviando a Microsoft Excel® la información contable manteniéndola actualizada automáticamente. AspelAspel- NOI Nómina Integral • Automatiza el control de todos los aspectos de la nómina empresarial: percepciones y • deducciones de los trabajadores, así como las declaraciones y aportaciones de la empresa. • Incluye las últimas disposiciones fiscales y laborales vigentes. • Envío de movimientos afiliatorios al IMSS por Internet, sin necesidad de recapturas o aplicaciones intermedias. AspelAspel-BANCO Control Bancario • Manejo de ingresos y egresos. Guía Curso Propedéutico Aspel-PROD 3.0 Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel

Notas del asistente 77

• •

Conciliación electrónica con las principales instituciones financieras. Interfase en línea con Aspel-SAE y Aspel-COI, para una afectación simultánea de la administración y contabilidad de la empresa.

AspelAspel- PROD Control de Producción • Planea y controla los procesos de producción optimizando el consumo de materiales. • Integración total con el inventario de Aspel-SAE para un seguimiento en línea de existencias, movimientos, números de serie, lotes, entre otros. • Consultas de implosión y explosión de materiales para la correcta toma de decisiones. AspelAspel-CAJA Punto de Venta y Administración de Comercios • Convierte un equipo de cómputo en un punto de venta capaz de operar con pantallas de torreta, lectores ópticos de código de barras, básculas, cajones de dinero, lectores de tarjetas bancarias e impresoras de tickets, entre otros dispositivos, para agilizar las operaciones de venta. B. Beneficios para Distribuidores Estimado Distribuidor: Agradecemos su participación en este curso y aprovechamos para recordarle algunos de los beneficios a los que tendrá acceso por ser Distribuidor Aspel. a)

Soporte técnico Con su póliza de servicio podrá acceder al Escritorio de servicios, desde www.aspel.com, en la sección “Mi cuenta” (indicando la contraseña relacionada con la póliza):

Figura B-1 Ingreso al escritorio de servicios de aspel.com

Figura B-2 Escritorio de servicios del Distribuidor / Chat en vivo.

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Notas del asistente 78

En el escritorio se podrá acceder a la opción “chat en vivo”, además de contar con asesoría vía telefónica al teléfono 5325-2350. b)

Mi Enlace Aspel En los documentos de esta sección hay información oportuna sobre las modificaciones en las aplicaciones y servicios Aspel, ésta es única y exclusiva para distribuidores, ya que son aspectos que les ayudarán a eficientar el tiempo invertido en las asesorías.

Figura B-3 Escritorio de servicios del Distribuidor / Mi Enlace Aspel.

c)

Base de conocimientos En base de conocimientos se encuentra información oportuna al respecto de cómo operar funciones en el sistema de acuerdo al momento fiscal y administrativo de las empresas, como: guías para facturar electrónicamente, cálculo del PTU y muchos documentos que explican a detalle cómo operar el sistema. Para obtener estos documentos, te recomendamos ingresar a www.aspel.com/base. Estos documentos podrán ser entregados a los usuarios.

Figura B-4 Ingresando a la documentación en “Base de conocimientos”.

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Notas del asistente 79

d)

Renovación de pólizas Las pólizas tienen una vigencia de 1 año o 20 eventos lo que ocurra primero (Evento. Cualquier duda o consulta relacionada con el funcionamiento de los sistemas que puede implicar una o varias consultas), en caso de que la póliza esté vencida puede ser renovada desde su escritorio en la opción (3).

Figura B-5 Opción para actualizar la póliza

e)

Clases Clases a Distancia Las clases a distancia contienen explicaciones de la forma en la que se realizan procesos específicos del sistema. Están clasificadas por niveles para que tú, como distribuidor o tus asesores elijan las que les sean útiles, al final de la misma, se abre una sesión de preguntas y respuestas en vivo. ¡Te invitamos a conocer y hacer uso de esta herramienta de capacitación!

Los calendarios de las clases a distancia se publican mensualmente en http://www.aspel.com/clases

Aspel de México S. A. de C. V. agradece su participación en este este curso... Guía Curso Propedéutico Aspel-PROD 3.0 Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel

Notas del asistente 80