• Author / Uploaded
• Jonathan Vera

• Categories
• Contabilidad
• Planificación
• Tecnología
• Informática
• Informática y tecnología de la información

Citation preview

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y MANUALES Toda empresa necesita en algún momento documentar el trabajo que realizan los empleados para poder responder a las interrogantes: ¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿con que frecuencia?, o ¿por autorización de quien? Se llevan a cabo los procesos. La necesidad de establecer manuales administrativos surge de varias razones y conllevan a las organizaciones a elaborar todos los procedimientos que se siguen en el trabajo diario. Con frecuencia se conoce que en muchas empresas desconocen el trabajo de cada uno de sus funcionarios por esta razón cuando se enferman, se despide o se retiran de la institución hay la dificultad que no se puede reemplazar a la persona. Esta debilidad se da aun más en el departamento contable ya que muchas instituciones tienes periodos de cierre de la información ya sea mensual o anual donde el tiempo de cumplimiento es corto e inflexible. Esta es una de las razones por la cual los manuales dentro de una institución tienen importancia como herramienta para el manejo y planificación de los recursos organizacionales, sean estos recursos humanos o materiales.

Importancia de la Documentación La necesidad de documentación surge como una respuesta para reflejar el trabajo realizado por los empleados en algún tipo de instrumento organizacional. Mediante el proceso de documentación, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información. La documentación de los sistemas se realiza por las siguientes razones:

• Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización. • Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad. • Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados. • Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.

• Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa. • Normalizar el desarrollo de las tareas. • Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente ingreso.

COSTOS DE LOS MANUALES. Al principio de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, a medida que el proceso se va desarrollando la organización debe ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudara en la evaluación, control y análisis de la empresa en términos, por ejemplos, de la eficiencia operacional. Tres tipos de costos podemos distinguir en el desarrollo de los manuales:  De desarrollo.  De implantación.  De mantenimiento.

Costos de desarrollo: Están representados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentación tales como: planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software a utilizar, tiempo adicional en que deben incurrir los empleados en sus horas laborables diarias para participar en el proyecto y cualquier otro costo necesario para iniciar y desarrollar el plan de documento.

Costos de implantación: Están representados por todos aquellos costos necesarios para dar a conocer el contenido de los manuales y darles vigencias a todos los niveles que apliquen en la organización. Dentro de esta categoría se debe incluir las horas de entrenamiento al personal los ejemplares que se elaboran para cada uno de los empleados que lo requieran, el manual como herramienta de trabajo y cualquier otro costo necesario para ponerlo en vigencia y uso.

Costos de mantenimiento: Están representados por las actualizaciones periódicas que normalmente tienen los manuales sean éstos por cambios menores o revisiones totales a su contenido, por innovacaciones tecnológicas, cambios operativos o promulgación de leyes y reglamentos que impliquen el desarrollo de nuevos procedimientos o la actualización de los ya existentes.

TIPOS DE MANUALES Dentro de las técnicas para documentar una empresa se pueden encontrar distintos tipos de manuales, cada uno para un determinado fin. En el manual de los contextos de la organización estos se clasifican en:  De sistemas, métodos y procedimientos manuales  Sistemas computarizados

MANUALES MANUALES

DE

SISTEMAS,

MÉTODOS

Y

PROCEDIMIENTOS

Estos a su vez se pueden subdividir en: Específicos  Manuales de técnicas: se explican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica específica.  Manual de actividades: muestra los pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo. Genéricos Manual de organización: incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones y las responsabilidades de cada empleado. Ejemplo del contenido de un manual de organización:  Índice numérico  Introducción - Breve reseña departamento

histórica

de

la

empresa

o

 

   

- Justificación de la realización del manual Instrucciones para el manejo y modificaciones del manual Definición de conceptos básicos - Objetivos - Políticas - Responsabilidades - Relaciones de trabajo Objetivos de la empresa Estructura organizativa Deberes y responsabilidades de los niveles directivos Descripción detalladas de cargo

 Descripciones de cargo: es un narrativo que explica las responsabilidades y deberes para cada cargo definido en los organigramas.

Manual de política: este documenta las guías de acción generales en diferentes áreas de una empresa.

Manual de normas y procedimientos: detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa.

 Norma: detalla la forma como se debe llevar a cabo un procedimiento.

Un manual de normas de procedimiento debe tener al menos lo siguiente: -

Índice numérico Introducción Instrucciones para el manejo y modificaciones de los aspectos tratados en el manual Definición de conceptos básicos

-

Normas Procedimientos Formularios Instructivos de los formularios

MANUAL DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS Estos documentan los sistemas que contemplan el uso de un computador en un alto número de operaciones o procedimientos. Estos se pueden clasificar en:

a) Usuario: explican en forma general como funciona un sistema mecanizado b) De operación: presentan mayor nivel de detalle que los manuales de usuario c) De documentación de sistemas: plasman todo el proceso de análisis de sistema. Estos a su vez se sub. Dividen en: -De diseño físico: especifica la organización de los datos en la computadora. Estos manuales deben incluir aspectos como: - Tipo de almacenamiento (disco duro, unidad de cinta etc.) - Nombre del archivo - Diseño del registro - Periodicidad de actualización - Etiqueta que lo identifica en el medio de almacenamiento - Forma de organización

-De procesos: muestran todos los aspectos referentes al procesamiento de los datos. -De salidas: muestran los reportes y como fueron diseñados.

MANUALES DE CONTABILIDAD Dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad. Específicamente los manuales aplicables en el área contables son: -

De políticas contables De código contable De normas y procedimientos contables

MANUALES DE POLÍTICAS CONTABLES Detallan las políticas contables que se siguen respecto a los registros contables. Estos a su vez tienen dos subdivisiones: a) Políticas generales de contabilidad: declaraciones que enuncian la aceptación de los principios de contabilidad generalmente aceptados, tales como: - Entidad - Realización - Periodo contable - Costo histórico - Negocio en marcha - Unidad económica - Revelación suficiente - Importancia relativa b) Políticas especificas de contabilidad: tratamientos contables aplicables a operaciones especificas en los estados financieros.

MANUAL DE CÓDIGO CONTABLE

Este detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza u la forma en que se debitan o acreditan. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Detalla bajo el esquema de responsable/acción todos los procedimientos contables. Este tipo de manuales debe establecer las normas que sean aplicables a cada uno de los procedimientos previamente definidos.