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PROCEDIMIENTO OPERACIONAL

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HLC

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Y CO}T§TRUCCIÓN Ánrn; coNsrnucclór*r UNltlAD: Gestión de Construcción

PROC ET}IilIIIENTO OPERACIOHAL

INICIO DE OBRA

HLC-GC-PO-0{

Rev.0

Aprobado por: Gerente de Construcción

REV.

A

B

0

EMITIDO PARA

Revisión y comentarios internos

Aprobación del Gerente de

tonstruuciún

Para su aplicación

Alherto Aliaga C.

ELABORADO Coordinador de Planeamiento y Control de Proyectos Coordinádor de Planeamiento y Contrul de Proyectos Coordinador de Planeamiento y Control de Proyectos

REVI§ADO

FECHA

VBO

Gerente de Construcción

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Gerente de Construcciún

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Gerente de Construcción

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Comentarios:

Av. Manuel Olguln N" 335 Of. 1701 - §dificio Link Tower Teléfono: (51 1| 712-4900; E-mail: [email protected]

*

Santiago de $urco, Lima

- Peru

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN – SIG

ÍNDICE 1. 

OBJETIVO................................................................................................................ 3 

2. 

ALCANCE ................................................................................................................ 3 

3. 

REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS .................................................... 3 

4. 

TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................. 3 

5. 

RESPONSABILIDADES .......................................................................................... 3 

6. 

ESPECIFICACIONES DEL DOCUMENTO: ............................................................ 4 

7. 

FLUJOGRAMA ........................................................................................................ 8 

8. 

REGISTROS............................................................................................................. 9 

9. 

CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................ 9 

10.  ANEXOS .................................................................................................................. 9 

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1. OBJETIVO Brindar al equipo de proyectos los diferentes procesos que se deben realizar en la etapa de inicio del proyecto. 2. ALCANCE Aplicado a todos los proyectos de la Unidad de Negocios de Construcción de HLC SAC. 3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS 

N.A

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 

HLC : Heap Leaching Consulting S.A.C.



GC: Gerencia de Construcción.



GG: Gerencia General.



GA: Gerencia de Administracion y Finanzas.



MO: Mano de Obra.



KOM: Kick of Meeting.

5. RESPONSABILIDADES 

Gerente de Construcción •

Revisar del procedimiento operacional.

•

Aprobar del procedimiento operacional

•

Difundir el procedimiento operacional al Gerente de Proyecto y/o Residente de Obra.



Gerente de Proyecto / Residente de Obra •

Administrar

y

difundir

los

procedimientos

operacionales

a

sus

colaboradores. 

Colaboradores •

Aplicar y cumplir con las disposiciones dadas en este procedimiento operacional.

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6. ESPECIFICACIONES DEL DOCUMENTO: 6.1 Transferencia de Información: La Gerencia Comercial convoca a una reunión de inicio (KOM interno), donde hace una presentación resumen del proyecto adjudicado, la información (bases, expediente técnico económico, otros) se transfiere por medio de una copia en CD o DVD, se deja constancia de la entrega mediante una minuta de transferencia de información firmada por la Gerencia de Construcción. El Gerente de Construcción, luego de la firma de la minuta del KOM interno, traslada la información recibida por el área comercial al Gerente de Proyecto para su revisión y conformidad, esta revisión será interactiva entre el área comercial y el Gerente de Proyecto en diferentes sesiones. En las sesiones de coordinación se revisarán como mínimo los siguientes puntos: •

Revisión Bases de licitación.

•

Revisión Propuesta técnica.

•

Revisión del Cronograma.

•

Riesgos y oportunidades técnicos.

•

Revisión del Contrato borrador.

•

Revisión de riesgos del proyecto.

La Entrega de la información por parte de comercial debe realizarse con una buena explicación de la estrategia concebida en la etapa de elaboración del presupuesto. La documentación debe contener todo el historial del presupuesto para su correcto análisis, es importante identificar los riesgos y oportunidades en el proceso. El Gerente de Proyecto / Residente de Obra, verifica los alcances contractuales con los que se ganó el concurso, identificando los puntos relevantes y críticos del proyecto. Sesiones de Trabajo: •

Tema 1: Alcance Macro del Proyecto y la Propuesta 

Explicación macro del Proyecto y de la Propuesta final entregada al Cliente

•

Tema 2: Transferencia del Costo Directo

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

Explicación del planeamiento elaborado por Presupuestos (estrategias de ejecución, frentes y procedimientos constructivos considerados, cuadrillas, recursos, etc.)



Explicación del presupuesto interno y sus sustentos (archivos S10, precios unitarios, metrados, recursos, cotizaciones).



Explicación de trabajos críticos (por importancia, complejidad, riesgo, etc.)



Principales

actividades

subcontratadas

y

los

subcontratistas

considerados. 

Explicación del cronograma, ruta crítica y plazo del Proyecto.



Riesgos y oportunidades técnicas (ROT)



Relación entre el costo directo interno y la propuesta presentada al Cliente.



Tema 3: Transferencia del Costo Indirecto



Organigrama de la propuesta.



Explicación de archivos del costo indirecto (hoja de costos indirectos, flujo de caja u otros).



Sinergia (si la hubiera) y cómo funcionaría ésta.



Acuerdos de la Reunión de Cierre.



Explicación detallada de la Hoja de Riesgo y del margen establecido para la propuesta.



Relación entre el monto del costo indirecto interno y el presentado al Cliente.

•

Tema 4: Marco contractual 

Historia de la negociación con el Cliente



Descripción de la situación actual de la negociación del Contrato.



Razones e implicancias de las variaciones hechas al presupuesto durante la negociación.

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

Explicación de los impactos en el planeamiento y presupuesto de las calificaciones consideradas en la propuesta.



Relación entre las calificaciones presentadas al Cliente y las incluidas en el contrato. Pendientes.

6.2 Gestión de Inicio de Proyecto: En esta etapa del proyecto, se busca iniciar de manera efectiva y oportuna los proyectos adjudicados a HLC. Es el conjunto de procesos por medio de los cuales la organización toma conocimiento del inicio del Proyecto y se designa al personal clave. Inicia con la notificación de la adjudicación del proyecto a HLC por medio del área comercial, quienes a su vez convocan a una reunión por medio de un correo electrónico, dirigido a las gerencias de la organización requerido. El Gerente de Construcción recibe la información del nuevo proyecto y es responsable de que se cumplan todos los requisitos para el inicio del mismo, entre los que tenemos: •

Designación del personal clave del proyecto, según el organigrama establecido, este está formado por un equipo de profesionales que cubren las áreas críticas indispensables para el inicio exitoso del proyecto.

•



Gerente / Residente de Proyecto.



Jefe de Oficina Técnica / Responsable de Planeamiento y Control.



Administrador de Obra.



Coordinador TDC.

Convocar a las áreas de soporte (Sede Lima) requeridas, a la reunión interna de compromisos, dicha convocatoria será emitido por correo electrónico.

•

Autorizar la creación del centro de costos del proyecto (GC XXXX-XX).

•

Seguimiento para la firma del contrato, sostenida entre el área legal de HLC, Gerencia comercial y el Cliente)

•

Autorizar la emisión de las cartas fianzas y seguros.

•

Cumplimiento de las políticas del cliente y de la organización.

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6.3 Reunión de Coordinación con oficina principal: El Gerente de Construcción convocara a todos los interesados del proyecto a la reunión de coordinación, donde presentara al Gerente del Proyecto y personal clave. Producto de dicha reunión se elaborará una minuta de compromisos de ejecución de actividades requeridas para el arranque. En función a los requerimientos del Proyecto, el Gerente de Proyecto determinará la necesidad de realizar sesiones de trabajo con las distintas Áreas de Soporte a fin de lograr una coordinación eficaz. La reunión se debe llevar a cabo principalmente con: •

Gerente de SSMA

•

Gerente de Administracion y Finanzas

•

Superintendente de Calidad

•

Jefe de Equipos

•

Jefe de Logística

•

Jefe de Procura

•

Jefe de sistemas

•

Coordinador de Planeamiento y Control

•

Recursos Humanos

•

Legal

•

Otros

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7. FLUJOGRAMA

INICIO DE OBRA Gerencia de Construcción

Gerente de Poyecto

Gerente de proyecto/Logística/procura/Jefe de Equipos/Gerente de Administración y Finanzas/Sistemas-Comunicaciones/ coordinador de proyectos/Recursos Humanos/Comercia / Legal /Calidad /SOMA

Oficina Lima

INICIO

KOM interno con el Asignar a área comercial, Personal Clave Transferencia de Informacion 1.- Asignación de 1.--Minuta de Gerente de Obra Transferencia y 2.-Asignacion de recepción de Residente de Obra documentos 3.-Administrador de 2.--CD o DVD ( Obra bases,presupuesto y 4.-TDC propuesta) 5.-Jefe de Oficina Técnica

Revisión y análisis de Bases ,modelo de contrato y propuesta técnica económica

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Reunión interna de compromisos con las áreas de soporte ( SEDE LIMA) Minuta de Compromisos Solicitudes de Aclaraciones al Expediente Técnico Integrado 1.-Lista de Observaciones y consultas

FIN

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8. REGISTROS 

N.A

9. CONTROL DE CAMBIOS Ítem

Descripción del Cambio

Nº Página

10. ANEXOS 

Registros: 

Minutas de transferencia y recepcion de documentos.



Lista de observaciones y consultas.



Minuta de Compromiso.



Expediente Tecnico del Proyecto (CD o DVD)

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Fecha

Revisión Ant. Act.