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• Juan Cleto Peña Villarreal

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INSTITUTO DE ENSEÑANZA ABIERTA IDEA Prof. Bernardo González V.

1.- INTRODUCCIÓN Microsoft Office es una herramienta multifuncional. Su paquete ofimático te ofrece programas para casi cualquier cosa que realizas en la oficina. De tal manera tenemos que, si quieres elaborar documentos, cartas, oficios, etc. Tenemos el Procesador de Textos “Word”. Si lo que quieres es hacer una presentación en público o quieres que esa presentación sea vista de forma confidencial, tenemos PowerPoint; si quieres hacer cálculos financieros u hojas de trabajo donde se relacionen elementos que luego deben sumarse, restarse o sacar alguna función financiera o matemática, tenemos Excel. Si tienes una gran cantidad de datos que necesitas ir recolectando para formar una base de datos, entonces Office tiene Access. Las tarjetas de presentación o invitaciones se hacen en Publisher y bueno, es muy grande la gama de productos para mencionarlas todas.

En IDEA veremos lo más importante de Word y PowerPoint en Info I y Excel en Info II. Con ello tendrás las herramientas fundamentales para poder continuar tus estudios universitarios de una manera eficiente, sin que tengas retraso alguno por desconocer tal o cual acción. Sólo te pedimos prestar mucha atención, hacer los ejercicios y los aprobar los exámenes que se te aplicarán. ¡Comenzamos! 2.- ¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE EXCEL? Excel es una Hoja de Cálculo, que emula a las usadas por las empresas para realizar operaciones contables, cálculos financieros, matemáticos, etc. es muy amplia la gama de uso de esta herramienta ofimática. 2.1.- COMO SE COMPONE EXCEL Como cualquier otro programa de Microsoft, Excel tiene una interface similar; se encuentra conformada por “Pestañas” las cuales te remiten a cada “Ribbon” o “Cinta” donde se organizan todos los comandos:

INSTITUTO DE ENSEÑANZA ABIERTA IDEA Prof. Bernardo González V. BARRA DE TÍTULO

BARRA DE ACCESO RÁPIDO

MINIMIZAR-EXPANDIR-CERRAR-OCULTAR CINTA DE HOJA

Barra de Fórmulas

Cuadro de Nombres FILA

COLUMNA

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO VERTICAL/HORIZONTAL

CELDA

BARRA DE ETIQUETAS

BARRA DE ESTADO/VISOR DE HOJAS

INSTITUTO DE ENSEÑANZA ABIERTA IDEA Prof. Bernardo González V. Una hoja de Excel contiene tanto Columnas como Filas que a su vez están formadas por Celdas. Excel 2010 tiene 16,384 Columnas y 1,048,576 Filas. La intersección de una Columna con una Fila se le llama “Celda Activa” (se muestra tanto la columna como la fila en otro color).

En nuestro ejemplo se puede apreciar que se ubica en H6 y se refleja en el “Cuadro de Nombre” donde aparece. Al archivo en Excel, se le llama también “Libro” y un “libro” contiene una o más hojas de trabajo.

INSTITUTO DE ENSEÑANZA ABIERTA IDEA Prof. Bernardo González V. 2.2.- MOVIENDOSE EN EXCEL En Excel es muy recomendable moverse a través de Atajo y el Teclado, es por ello que aquí veremos todas las formas de movimiento y atajos:

Otra manera es yendo al cuadro de nombre y escribir ahí el nombre de la intersección o título de la misma. Vayamos a Excel y escribamos DF15 y presionemos “Enter”.

Al presionar la tecla “Alt” aparece unos número al lado de los comandos. Estos nos indican los atajos que debemos presionar si queremos ejecutar rápidamente un comando.

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Dependiendo de qué estemos haciendo, aparecerán diferentes cintas con su respectivo número (en caso de que no se pueda ejecutar un comando, no aparecerá su letra). 2.3.- INTRODUCIR DATOS EN EXCEL Excel maneja dos formas de información: texto-números y cálculos (matemáticos, financieros, logísticos, etc). Pero por si mismo no puede pensar qué es lo que tú quieres hacer; es por ello que le debes indicar cuando un número es sólo número y cuando es un cálculo. Poner en A1 “2+2” y luego enter. Excel lo tomará como un simple número, él no sabe que quieres hacer una operación aritmética y te muesta sólo el “2+2” del lado izquierdo de la celda. Ahora, para indicarle a Excel que quieres hacer un cálculo, tan sólo tienes que poner el signo de igual (=) antes de cualquier cifra o número que pongas. Ahora has esta operación “=2+2” en A2. Verás que ya aparece el resultado de la suma de 2+2. Cuando realizas una operación directamente en la “Barra de Fórmulas” aparecerá un “cuadro de aceptación” en la cual se indicará qué estas haciendo (suma) y la operación en la zona blanca. La equis cancela la operación y regresa a la original; la “paloma” asemeja al “enter” y la Fx te abre el cuadro de “Insertar Función” para que busques una de las tántas formulas que Excel tiene. 2.3.1. ERRORES Como Excel tiene muchisimas funciones, a veces no le decimos bien qué es lo que tiene que hacer y nos puede mostrar o una señal de error:

INSTITUTO DE ENSEÑANZA ABIERTA IDEA Prof. Bernardo González V. Podemos detectar tambíen algún error si aparece la esquina de la parte superior izquierda de la celda en color verde y al hacer clic en ella, se mostrará otro ícoo diciendonos que tenemos un error. Al presionar sobre él, nos abrirá un menú de posibles errores: Ayudándonos a definir el problema en el cual caímos.

Algunos de los señalamientos de error más comunes son:

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Si queremos introducir varias lineas en una misma celda, al dar enter nos pasará a la siguiente celda, es por ello que debemos presionar “Alt+Enter” para hacer eso. Probemos: Tomemos a celda B3 e introducimos: “2+2” luego presionamos Alt + Enter y escribimos *3 y volvemos a presionar Enter. El resultado es el siguiente:

INSTITUTO DE ENSEÑANZA ABIERTA IDEA Prof. Bernardo González V. De esta forma, logramos tener varias líneas en una sola celda, para cuando usamos fórmulas muy extensas. Si cometemos un error al ir realizando la fórmula y queremos regresar, se dbe usar la tecla “retroceder” del teclado y no la “flecha izquierda” ya que ésta flecha sólo validará la operación.

2.4. TIPOS DE DATOS Existen dferentes tipos de datos que podemos introducir a Excel y son los siguientes: @ Valores Constantes. Es un dato que se introduce en una celda, sea número, fecha, hora o texto. Se le llama Constante porque nn general, es un valor de tipo permanente, que no puede modificarse. se denomina constante a aquella magnitud cuyo valor no varía en el tiempo. @ Valores Variables: Una variable es un elemento de una fórmula, proposición o algoritmo que puede adquirir o ser sustituido por un valor cualquiera. @ Fórmulas: Son una secuencia de datos formada por Valores constantes, variables; referencias a otras celdas; nombres, funciones u operaciones. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos, como los aritméticos: +,-,*,/ (suma, resta, multiplicación y división). 2.5. SELECCIÓN DE CELDAS Seleccionar celdas es muy importante en Excel. A través de ellas podemos unir grupos para realizar una operación (sumas, por ejemplo), por lo que se requiere conocer lo siguiente: Cuando das clic en una celda, el curso aparece como una cruz ancha (o signo de +) tan sólo debemos dar clic en una y de ahí arrastrar hasta el rango deseado

en color blanco. Para seleccionar varias celdas, .

INSTITUTO DE ENSEÑANZA ABIERTA IDEA Prof. Bernardo González V. Si queremos una gran cantidad de celdas (A1 a C5), debemos dar clic en A1, presionar la techa “Shift” y dar otro clic en C5:

Si queremos seleccionar toda la Fila o toda la Fila, hay que dar clic en la letra (Columna) o en el número (Fila). Recordemos que Excel pone letras a las columnas y números a las filas y en el cuadro de nombres aparece primero la letra (columna) y después el número (fila). Con “Ctrl+E” se selecciona toda la hoja. Cuando queremos hacer una copia con la cantidad, por diferentes razones, debemos poner el cursor en el ángulo inferior derecho, hasta que se convierta en una una cruz delgada y negra (llamado “Controlador de Relleno”); entonces extendemos con clic sostenido hasta la celda deseada y nos aparecerá una “etiqueta inteligente” que nos dará una serie de opciones a escoger:

INSTITUTO DE ENSEÑANZA ABIERTA IDEA Prof. Bernardo González V. También podemos poner en tres celdas distintas 1,2,3 y extendemos con el ratón hasta 7, llenándose la serie automáticamente:

(esto se puede hacer a partir de dos número en Excel 2010). Lo mismo sucede con los días de la semana; podemos escribir “lunes”, dar clic y extender y automáticamente pondrá el resto de los días deseados. 2.6. COPIAR Y PEGAR En Excel podemos copíar de dos formas; tal cual está la celda o como “imagen”. Al copiar como imagen, se nos presenta la siguiente ventana:

INSTITUTO DE ENSEÑANZA ABIERTA IDEA Prof. Bernardo González V. 2.7. PEGADO La función “Pegar” en Excel es muy basta. Aparecen muchas opciones con las cuales trabajar: Veamos ahora de qué trata: Excel pega todo el contenido de las celdas seleccionadas incluyendo fórmulas y formato. Excel pega todo el texto, números y fórmulas pero sin formato. Formato de fórmulas y números

Excel pega el formato de los números que tienen las celdas seleccionadas así como sus fórmulas.

Formato de fórmulas y Números.

Excel copia el formato de las celdas originales y lo pega en las celdas destino junto con el contenido.

Pegar vínculo.

Excel crea vínculos hacia las celdas origen de manera que cualquier cambio hecho en ellas se vea reflejado en las celdas destino.

Imagen

Excel pega solamente una imagen copiada de la celda origen.

Imagen vinculada

Excel pega una imagen que está vinculada a la celda origen.

Con el cuadro de diálogo “Pegado especial” adicionalmente podrás acceder a otras opciones de pegado en Excel a través del cuadro de diálogo Pegado especial, que puedes abrir haciendo clic en el menú del botón Pegar, que se encuentra en la ficha Inicio, y seleccionando la opción Pegado especial.

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2.8. FUNCIONES RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS Cuando copiamos celdas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo: “=A2+3” la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos “referencias relativas” y son relativas a la celda que las contiene. Así, si en la celda B3 tenemos la fórmula “=A2+3” y copiamos la celda a “B3” a la celda “B4”, esta última contedrá la fórmula “=B3+3”. Pudiendo ser un problema la actualización de la celda por omisión. Para ello, están las referencias “constantes” y “mixtas”. Para crear una referencia “constante” basta poner el signo de pesos ($) antes de la columna y la fila “=$A$2” así al copiarla, ésta quedará inamovible. Para indicar una referencia “mixta” pondremos el signo de pesos ($) ya sea en la letra (columna) o fila (número) =$A2 o =A$2, dependiendo de qué queramos fijar.

INSTITUTO DE ENSEÑANZA ABIERTA IDEA Prof. Bernardo González V. 2.9. BORRAR Otra herramienta útil en Excel es “Borrar” y puede borrar varias cosas como formato, contenido, comentarios, hipervínculos o todo. El otro modo, el más usado, para borar contenido, es situarse en la o las celdas a borar y preciosar la tecla “Supr”.