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PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS El presupuesto de gastos administrativos (PGA) es considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa. Son aquellos que tienen que ver directamente con la administración general del negocio y no con sus actividades operativas. No son Gastos de Ventas, no son Costos de Producción. Contienen los salarios del Gerente General, secretarias, contadores, alquileres de oficinas, papelería de oficinas, suministros y equipo de oficinas, etc. No se incluyen en esta categoría los gastos que tienen que ver propiamente con la operación del giro del negocio ni con el mercadeo. Usualmente se incluyen los gastos de selección y reclutamiento de personal.

Características   

Debe ir ajustado de acuerdo a las necesidades de la empresa. Es elástico. Se rige por su naturaleza.

Ejemplos

PRESUPUESTO FINANCIERO Son los que reflejan el costo de capital o el costo que representa para la empresa financiarse con terceros. Son el costo de los pasivos, es decir de las deudas que tiene la empresa. El más importante es el interés que se paga sobre las deudas con bancos o con terceros, también las comisiones que se pagan cuando se formalizan préstamos, algunos servicios bancarios que tienen que ver con financiamiento, etc. Hay diferencias de criterio sobre cómo se registran, por ejemplo las comisiones por tarjetas de crédito yo prefiero registrarlas con débitos en las cuentas de ventas, tal como los descuentos sobre ventas. En Gastos Financieros también se registra el costo por diferencial cambiario de las deudas que son en moneda extranjera, cuando esos tipos de cambio suben y hay pérdidas. Para el empresario los Estados Financieros deben ser una de las herramientas para controlar su negocio y para valorar los resultados de estos, pero también el resultado del trabajo de su gente. Debe ponerse de acuerdo con el contador sobre el tema de registro de los Centros de Costos y crear todos aquellos que sean necesarios para controlar lo que quiere, merece y debe ser controlado.

Ejemplos

Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que

mida el estado económico y real de la empresa. Comprende: 1. PRESUPUESTO DE INGRESOS (el total bruto sin descontar gastos)

El presupuesto de ingresos de una Entidad local está formado por la previsión de los recursos que la entidad espera obtener en el año para financiar los gastos que figuran en el presupuesto de gastos. Los importes que figuran en el presupuesto de ingresos se denominan créditos del presupuesto de ingresos y son una estimación o previsión, a diferencia del presupuesto de gastos que suponen el límite de una autorización para gastar. Esta diferencia es importante, puesto que si en la ejecución del presupuesto de gastos los importes consignados no se pueden sobrepasar, excepto con las salvedades que establece la normativa, la ejecución del presupuesto de ingresos se realizará por la cantidad que efectivamente se obtenga en el año, con independencia de la cantidad que se haya previsto obtener en el presupuesto inicial. El presupuesto de ingresos se configura pues, como importe de los derechos de cobro que una Entidad local prevé obtener para atender a sus gastos. El presupuesto de ingresos se referirá a un ámbito temporal concreto, que será el mismo al que se refiere el presupuesto de gastos, el año natural. Por otra parte, de la definición anterior se desprende que los ingresos presupuestarios están formados por los derechos de cobro que surjan en el año. Es decir, el ingreso presupuestario no está formado por el importe que se haya recaudado en el año, ni tampoco por los ingresos de carácter económico, los ingresos presupuestarios son los derechos de cobro que tengan lugar en el año al que se refiera el presupuesto. Tal y como aparece definido el presupuesto de ingresos, se consideran recursos presupuestarios, además de los recursos obtenidos en el ejercicio como consecuencia de operaciones que forman parte del componente positivo de la cuenta del resultado económico-patrimonial, otros recursos como los derivados de la venta de elementos del inmovilizado o venta de activos financieros, que no son ingresos en sentido económico. 2. PRESUPUESTO DE EGRESOS (para determinar el líquido o neto) El presupuesto de egresos de una empresa es uno de los primordiales, dado que no es posible sostener un negocio sin hacer gastos y, en ámbito corporativo, éstos existen en una gran variedad. Es importante señalar que ciertos cargos que no se perciben en dinero en efectivo, como ser la depreciación (una disminución del valor de un producto o servicio que puede darse por su antigüedad, por presentar un defecto de fábrica o como parte de una promoción para atraer nuevos clientes), no se consideran parte del presupuesto de egresos. 3. FLUJO NETO (diferencia entre ingreso y egresos)

El flujo neto de efectivo es un término de contabilidad que describe los movimientos de efectivo (ingresos y gastos) en un periodo determinado. Por ejemplo, si en un mes tus ingresos son de 20,000 pesos y gastas 18,000 pesos, tienes un flujo neto de efectivo positivo de 2,000 pesos. Es decir, estás gastando menos de lo que ganas pero también estás incrementando cada mes tu patrimonio. Pero si tus gastos – siguiendo el mismo ejemplo – fueran de 23,000 pesos, significa que tienes un flujo neto de efectivo negativo de 3,000 pesos. En otras palabras, cada mes estás “quemando” tu patrimonio. Estás gastando más de lo que ganas y todos sabemos que a la larga eso no es sostenible. 4. CICLO DE CAJA Es el tiempo (días) que transcurre a partir del momento que la empresa efectúa un desembolso real de caja por la compra de materias primas, hasta el momento en que se cobra ò recupera realmente por la venta del producto terminado: C.C. = (Demora entrada efectivo cobro) – (Demora salida efectivo ò pago). C.C.= CO –PPP= API + PCP – PPP Rotación de caja Es el número de veces que la caja rota al año. Mientras más alto, menos caja requiere la empresa: Rotación de caja (RC)=360/ciclo caja Caja Mínima (Cm) Es el nivel mínimo de efectivo para atender las obligaciones sin necesidad de recurrir a préstamos. El cumplimiento puntual de los pagos permitirá mantener una buena imagen como empresa seria y confiable, conservando las buenas relaciones como proveedores y acreedores. Caja Mínima (Cm)= Egresos anuales de caja proyectados / rotación caja   

Caja final. Caja inicial. Caja mínima.

METODOLOGIA PRESUPUESTO

PARA

LA

ELABORACIÓN

DEL

Etapas de la preparación del presupuesto Para elaborar los presupuestos se deben considerar las etapas siguientes en su preparación. 1. Pre iniciación En la etapa de pre iniciación se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (Ventas, costos, precios de las acciones en el mercado márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado y otros), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnóstico contribuye a establecer los fundamentos de la planeación, las estrategias y lo operacional. 2. Elaboración del presupuesto En la segunda etapa, la elaboración de los presupuestos. Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual estos planes adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales. Para tal fin se establecen las siguientes pautas: a. En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles, se tomaran decisiones inherentes a los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia. b. En el área de producción, se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas de los inventarios de productos terminados. c. Las compras se calculan en términos cuantitativos y monetarios, con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes. d. La jefatura de relaciones industriales o de talento humano, debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos. Esto lo lleva a cabo con base en los requerimientos de personal planteados por cada jefe de área y de acuerdo con los criterios de remuneración y las disposiciones de gobierno, frente a los cambios salariales o reajustes anuales y la garantía que se establece de reajuste salarial en convenciones o pactos colectivos con los trabajadores. e. De igual forma se tiene en cuenta, la elaboración de otro tipo de presupuestos como el de Costos indirectos de fabricación, los presupuestos de gastos de administración y de ventas.

Es competencia de los encargados de la función presupuestal reunir la información de la operación normal y de los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto ya integrado y coordinado se entrega a la gerencia con los respectivos comentarios y recomendaciones respectivas, se discute su conveniencia financiera, se procede a realizar los respectivos ajustes, aprobarlo, publicarlo y difundirlo3. Ejecución La ejecución es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados. El Comité de presupuestos se debe constituir como el principal impulsor, buscando el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos, con la finalidad de alcanzar las metas 4. Control El presupuesto es una especie de medidor en la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales. El control consiste en realizar un monitoreo, un seguimiento y acompañamiento en tiempo real. Se comparan los pronósticos con la realidad. 5. Evaluación Al finalizar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones empresariales. Es necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los logros. Esta retroalimentación es muy importante para las áreas, así se logrará mayor conciencia de su desempeño y tomar las medidas correctivas necesarias. Debemos recordar que los presupuestos deben ser comparados con la ejecución real en forma periódica, de tal forma que se establezca aquellos cambios drásticos o estructurales que pueden hacer que estos sufran ajustes en el tiempo.