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• AronCesar

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Planificación y control de proyectos mediante MS-Project Enunciado del proyecto de Software La empresa de desarrollo de software ISG S.A. se dedica al desarrollo de aplicaciones a medida. Es una empresa pequeña y está constituida por dos analistas-programadores que realizan las tareas de análisis, diseño, codificación, prueba, documentación y mantenimiento de la aplicación. La empresa no hace mucho que empezó y para no arriesgarse en modelos de desarrollo de software muy sofisticados, el proceso de desarrollo que adoptan sigue el modelo del ciclo de vida clásico, aunque no de forma estricta y secuencial, ya que a veces suelen solaparse tareas para obtener un mejor rendimiento. Utilizan como metodología de análisis y diseño orientado a objetos una adaptación de la metodología UML. Además se utiliza como entorno de desarrollo Visual Studio.Net Como se comenta en el Caso de Estudio propuesto, el propietario de la inmobiliaria “La Barraca” ha encargado a la empresa “ISG S.A.” el desarrollo de una aplicación informática que gestione el funcionamiento de su negocio. El propietario nos exige que les entreguemos el producto en 4 meses (los meses que dura un cuatrimestre), ofreciéndonos 6.000 euros por el software. Ahora tendremos que contestarles si nos podemos encargar o no de este proyecto con las restricciones temporales y económicas anteriormente citadas. Para ello vamos a estudiar el caso, planificarlo, asignar recursos, costes y tiempos a las tareas y construir un modelo que nos permita conocer si somos capaces de hacerlo, y además es rentable. Para conseguirlo de forma clara y automatizada vamos a planificar el proceso de desarrollo del producto haciendo uso del MS Project 2003. Proceso de planificación del Caso de Estudio En este apartado planificaremos el proyecto de la Inmobiliaria mediante el MS Project siguiendo los pasos que a continuación vamos a presentar. 1. Creación de una agenda Abrir un nuevo proyecto Con la opción Archivo | Nuevo abrimos un nuevo proyecto en blanco. La pantalla que nos saldrá una vez hayamos creado el nuevo proyecto será la de la Figura 2, donde podremos ver un Diagrama de Gantt vacío (sin ninguna tarea que planificar).

Tipo de programación y fecha respectiva Creación y edición de calendarios Propiedades del proyecto Calendario de Proyecto

Prioridades

Introducción de tareas en el Diagrama de Gantt A continuación vamos a introducir las tareas que vamos a realizar durante el proceso de desarrollo para obtener la aplicación. Para ello es aconsejable la división del proyecto en fases, cada una de ellas con tareas que tienen cierta lógica de agrupamiento. Así pues, antes de empezar a añadir tareas tendremos que definir las fases que son necesarias para el desarrollo de la aplicación y que normalmente vendrán determinadas por el modelo (paradigma) de desarrollo que siga nuestra empresa. En nuestro caso, la empresa ISG S.A. normalmente desarrolla los proyectos siguiendo estas fases con las tareas correspondientes: Pag. 1

FASE : Análisis y Especificación de los Requisitos Estudio previo y entrevistas con el cliente Identificación de los requisitos de usuario Identificación de los requisitos de rendimiento Identificación de los requisitos de la interfaz Preparación de la documentación de la especificación de requisitos FASE : Modelado Conceptual Construcción del Modelo de Objetos. Rational Rose y Diagrama de clases. Escenarios y Diagramas de Interacción. FASE : Diseño arquitectónico Diseño arquitectónico de la aplicación. FASE : Diseño detallado Identificación / selección de Estructuras de datos. Diseño de la presentación y la persistencia. Aplicación de patrones de diseño. FASE : Codificación Implementación de los escenarios de la aplicación. FASE : Pruebas Pruebas individuales de clases y sus métodos. Pruebas de integración de los componentes. Prueba del Sistema. Pruebas de Aceptación del cliente. Una vez conocidas las principales fases y tareas asociadas al proyecto vamos a presentar la planificación básica de las prácticas de ISG y los objetivos (hitos) que se van a exigir para que el alumno pueda realizar una distribución correcta de las tareas, y pueda incluir, a su vez, lo hitos correspondientes al proyecto. Los hitos u objetivos a cumplir que se proponen son los siguientes: •

Actividades 1 2 3 4 5

Analisis y Especificación de Requisitos Estudio previo y entrevistas con el cliente Identificación de los requisitos de usuario Identificación de los requisitos de rendimiento identificación de los requisitos de la interfaz Preparación de la documentación de la especificación de requisitos Hito 1 Modelo Conceptual Construccion del Modelo de Objetos Rational Rose y Diagrama de clases

6 7 8 9 10 11 Escenarios y Diagramas de Interacción 12 Hito 2 13 Diseño arquitectónico Pag. 2

durac.

Predecesoras

2 días 3 días 2FC-1 día 2 días 2 1 día 3CC 2 días 3;4;5 0 días 6 2 días 1 día? 2 días 0 días

7 9 10 11

14 15 16 17 18 19 20

Diseño arquitectonica de la aplicación Diseño detallado Identificación/ selección de estructura de datos Diseño de la presentación y la persistencia Aplicación de patrones de diseño codificación Implementación de la carga del sistema

21 22 23 24 25 26 27

Implementación de los escenarios de la aplicación Hito 3 Pruebas Pruebas individuales de clases y sus metodos Prueba de integración de los componentes Prueba del sistema Pruebas de aceptación del cliente

6 días 12 6 días 14FC-3 días 7 días 16FC-2 días 6 días 16;17FC-5 días 8 días 18FC-4 días 10 días 18FC-2 días 0 días 21;20 3 días 3 días 2 días 3 días

22 24 25 26

A continuación, después de conocer las fases, las tareas y los hitos, debéis realizar la planificación y la asignación de recursos según vuestras propias estimaciones. Así pues vamos a introducir cada una de las fases, tareas e hitos en la Tabla de tareas del Diagrama de Gantt. Para ello escribiremos en el campo Nombre de la tarea, el nombre de la tarea o la fase que vamos a introducir. En principio introduciremos todas las tareas al mismo nivel (Figura 2). Posteriormente veremos cómo modificar el nivel de cada tarea de manera que queden definidas como fases y como subtareas dentro de una fase. Por defecto MS Project incluye una duración de 1 día para cada tarea nueva que introducimos. Más adelante veremos cómo aumentar la duración de las tareas (ya indicadas anteriormente aproximado) y cómo ordenarlas en el diagrama.

Figura 2: Introducción de tareas en la Tabla de Gantt 2. Organización del proyecto mediante indentación (fases de un proyecto) El próximo paso será reorganizar las tareas mediante indentación. Como en nuestro proyecto hemos sido capaces de distinguir fases y tareas (normalmente llamadas tareas resumen y subtareas, respectivamente) las tareas que hemos introducido vamos a organizarlas mediante las utilidades de indentación que nos proporciona el MS Project. Así podremos ver fácilmente la estructura de nuestro proyecto, haciendo que la agenda sea más fácil de manejar. En resumen, mediante la indentación podemos: • Organizar las tareas en una estructura jerárquica para que podamos ver cómo las subtareas constituyen grupos de tareas a las que llamamos tareas resumen (o fases) del proyecto. • Identificar las principales fases del proyecto mediante las tareas resumen. Pag. 3

•

Usar estrategias top-down (introducir primero tareas resumen) o bottom-up (primero las subtareas) para construir la agenda del proyecto. • Visualizar solamente las tareas resumen del proyecto. • Crear informes que incluyan subtareas, tareas resumen o ambas.

Figura 3. Barra de Herramientas. Indentación. A continuación vamos a ver cómo crear una tarea resumen y cómo mover una tarea a un nivel superior de indentación. Para crear una tarea resumen o fase moveremos la tarea que la sigue inmediatamente (en orden de número identificador de tareas) hacia un nivel de indentación inferior (hacia dentro con la flecha hacia la derecha.). Y para mover una tarea hacia un nivel superior la moveremos a un nivel de indentación superior (si no está en el nivel más alto). De esta forma, una tarea se indentará seleccionando la tarea de la tabla de tareas y utilizando los botones de la barra de herramientas para aplicar sangría y anular sangría (ver Figura 3). El resultado será el que se puede observar en la Figura 4.

Figura 4. Creación de fases y subtareas mediante indentación 3. Planificación de tareas En este punto vamos a tratar cómo darle valor a la duración de las tareas, cómo reorganizar y distribuir las tareas en el tiempo (mediante el Diagrama de Gantt), y finalmente veremos cómo relacionar o enlazar tareas. Duración de las tareas Para modificar o darle valor a las tareas de nuestro proyecto (ya que por defecto todas tenían una duración de un día) tendremos en primer lugar que estimar la duración que va a tener cada una de ellas. Una vez conocidas las duraciones de las tareas procederemos a introducir su valor. En el MS Project podemos introducir la duración de diversas maneras, pero aquí están las tres más comunes: • Situándose sobre el campo (columna) Duración de la Tabla de Tareas e introduciendo la duración deseada.

Pag. 4

• Situándose sobre la tarea en el Diagrama de Gantt y desplazando su borde derecho hacia la derecha de forma que se amplíe la duración de la tarea en el gráfico. • Situándose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú del que seleccionaremos la opción Información de la tarea. Nos aparecerá la ventana de la Figura 5, donde podremos cambiar la duración.

Figura 5. Información de la tarea

Distribución temporal de las tareas A continuación, distribuiremos las tareas en el Diagrama de Gantt, situando cada tarea en el espacio temporal que estimemos y más tarde especificaremos gráficamente las dependencias entre las tareas. La distribución del comienzo de las tareas la haremos de una de estas dos formas: • Seleccionando la tarea (no la tarea resumen o fase) en el Diagrama de Gantt y desplazándola hacia la derecha hasta situarla en la fecha de inicio que deseemos. Si la tarea se desplaza a un día no laborable, Ms Project avisará de dicha condición e incluso permitirá hacer laborable dicho día. • Situándose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú del que seleccionaremos la opción Información de la tarea. Nos aparecerá de nuevo la ventana de la Figura 5 , donde podremos cambiar la fecha de inicio y de terminación. Relación entre tareas Ahora vamos a enlazar tareas para representar las dependencias o relaciones de precedencia que existen entre las tareas de un proyecto. Normalmente estas dependencias o restricciones temporales se expresan como enlaces que definen relaciones entre las fechas de inicio y finalización de las tareas de un proyecto. En Ms Project hay cuatro tipos de relaciones entre tareas: •

Fin a Comienzo (FC): terminado

La tarea B no puede empezar hasta que la tarea A haya A B

• Comienzo a Comienzo (CC): La tarea B no puede empezar hasta que no empiece la A B

Pag. 5

• Fin a Fin (FF): La tarea B no puede terminar hasta que la tarea A haya terminado A B • Comienzo a Fin (CF): La tarea B no puede terminar hasta que no empiece la tarea A A

B A continuación vamos a explicar varias formas de enlazar tareas: 1. Seleccionar en la tabla de Gantt dos o más tareas que queramos enlazar y pulsar el botón Vincular tareas de la barra de herramientas o elegir Vincular tareas de la opción de menú Edición. El tipo de relación se podrá modificar sin más que hacer doble click sobre la flecha que representa el vínculo. 2. Seleccionar una tarea en el Diagrama de Gantt y desplazarnos con el ratón hacia otra tarea con la cual queramos enlazarla 3. Situándose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama de Gantt y seleccionando la opción Información de la tarea (pulsando el botón derecho del ratón) y a continuación la pestaña Predecesoras. Mediante las opciones que nos proporciona (ver Figura 6) introduciremos la tarea predecesora de la tarea seleccionada y así crearemos un enlace del tipo que queramos.

Figura 6. Enlace de tareas Solapamiento y retraso de tareas Además de las relaciones entre tareas que hemos visto antes también podemos introducir otro tipo de restricciones o relaciones que pueden sernos útiles en la planificación de proyectos. Estas relaciones son las de solapamiento y retraso. • Solapamiento: En muchas ocasiones es interesante expresar que una tarea puede empezar a la vez o durante el desarrollo de otra. A

A B

Pag. 6

• Retraso : A veces queremos expresar que una tarea empezará X unidades de tiempo después de que termine otra.

B

A continuación vamos a ver cómo solapar o retrasar tareas en Ms Project: 1. Seleccionar la tarea que deseemos en el diagrama de Gantt y pulsar el botón de Información de la barra de herramientas (May+F2). O seleccionar la tarea y elegir la opción Información de la Tarea del menú que aparece al pulsar el botón derecho del ratón. 2. Seleccionar la etiqueta Predecesoras, de la ventana que nos aparecerá a continuación 3. En el campo Pos (ver Figura 6) escribiremos el tiempo que queremos que se retrase o el tiempo que queremos que se solape como un porcentaje del tiempo total del predecesor o como una duración determinada. (El tiempo de solapamiento será un número negativo o un porcentaje negativo completo; el tiempo de retraso será un número positivo) 4. Elegir el botón OK 4. Introducción de hitos (objetivos) En un proyecto podemos introducir hitos para indicar que nos encontramos ante un importante punto de nuestra agenda que debemos cumplir; un punto mediante el cual denotamos que hemos completado una fase de nuestro proyecto y en el que exigiremos una serie de documentación y de pruebas para garantizar que hemos llegado con éxito a dicha fase y que se han cumplido todos los plazos conforme estaba previsto. MS Project nos permite introducir unos símbolos especiales para denotar los hitos. Estos símbolos especiales aparecen cuando introducimos una tarea con una duración de 0 días (ver Figura 7).

Figura 7. Introducción de hitos 5. Añadir recursos al proyecto Parece que ya hemos incluido las tareas y las hemos distribuido conforme a las necesidades y a las restricciones del proyecto, pero nos falto algo esencial, algo sin lo cual no conseguiríamos llevar adelante el proyecto: los recursos. Un recurso es cualquier elemento (generalmente limitado y que hay que compartir a lo largo del tiempo) necesario para llevar a cabo nuestro proyecto. Un recurso puede representar a una máquina en concreto, una herramienta o incluso al personal necesario para el proyecto. Generalmente, para este tipo de proyectos, los recursos suelen representar a las personas que van a desarrollar la aplicación, aunque como se ha visto pueden representar a multitud de elementos. Para facilitarnos la tarea, MS Project nos proporciona diversas maneras de incluir los recursos en el proyecto. A continuación, vamos a presentar cómo se hace normalmente: 1. Elegiremos la opción Hoja de Recursos del menú Ver para visualizar una especie de hoja de cálculo o tabla que nos va a servir para introducir los recursos (ver Figura 8) y en la que aparecen las características configurables del recurso. Pag. 7

2. En el campo en blanco de la columna Nombre del Recurso escribiremos el nombre del recurso 3. Si queremos incluirlo en un grupo de recursos (programador, analista, ingeniero senior,....) escribiremos el nombre del grupo en la columna Grupo. 4. En la columna Capacidad máxima incluiremos la disponibilidad de ese recurso. Por ejemplo, si un programador trabaja medio día introduciremos 50%, y si lo hace a jornada completa (8 horas) introduciremos 100%. Nota si desea trabajar con cantidades y no porcentaje en la columna Tipo debe ir la opción Material 5. Así para todos los recursos que necesite el proyecto

Figura 8. Hoja de recursos 5. Asignación de costes a los recursos La asignación de precios a los recursos nos ayudará a conocer y controlar el coste del proyecto de forma precisa. Los precios de los recursos pueden ser el coste de la hora de trabajo de un empleado o el equipo necesario para completar una tarea o el coste fijo por utilizar una pieza del equipo. El coste de un recurso suele incluir el precio estándar y el precio de las horas extras. Cuando un recurso con un precio determinado (estándar u hora extra) se le asigna a una tarea y ésta dura más tiempo de lo planificado, el coste de los recursos para dicha tarea puede incrementar. Así pues, incluiremos los precios o coste de cada uno de los recursos en la tabla de recursos que hemos mencionado antes (ver Figura 8). 6. Asignación de recursos a las tareas Ya prácticamente tenemos casi toda la información necesaria para realizar los cálculos del coste del proyecto y para analizar la planificación e intentar optimizar recursos y tiempo. Sólo nos falta un pequeño detalle, y es que las tareas todavía no tienen asignados los recursos (en este caso la “mano de obra”). Así pues, vamos a presentar cómo asignar recursos a las tareas con el MS Project: 1. Seleccionar una tarea en el diagrama de Gantt 2. Pulsar el botón Asignar Recursos de la barra de herramientas o acceder a través de las opciones del menú Herramientas / Recursos/ Asignar Recursos. 3. Nos aparecerá una ventana con una pequeña tabla de recursos disponibles (ver Figura 9) y en la columna Nombre elegiremos el recurso que nos interese asignar a la tarea. Para asignar una parte del tiempo de un recurso escribiremos un porcentaje en el campo Unidades que represente el porcentaje de tiempo de trabajo que queremos que el recurso dedique a realizar dicha tarea. Para asignar varios recursos diferentes seleccionaremos a los que necesitemos. Para asignar más de una unidad de un mismo tipo de recurso, por ejemplo dos analistas, aumentaremos ese porcentaje. Si es necesario incluir un nuevo recurso, en esta misma tabla podremos escribir su nombre en el campo Nombre. 4. Elegiremos el botón Asignar, y aparecerá una marca a la izquierda del recurso para decirnos que se ha asignado a la tarea seleccionada Pag. 8

5. Elegiremos el botón Cerrar. Nota: Es posible asignar más unidades de recurso de las que dispones, así que si no queremos sobrecargar un recurso, será mejor que nos aseguremos de que el número que introducimos es menor o igual que el número de Unidades máximas en la lista de recursos.

Figura 9. Tabla de asignación de recursos (tipo Trabajo) Unidades se muestran en porcentajes

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Analisis y Especificación de Requisitos Estudio previo y entrevistas con el cliente Identificación de los requisitos de usuario Identificación de los requisitos de rendimiento

Jefe de proyecto[10%];Analista 1[50%];Programador 1[50%] Analista 1 Analista 2

identificación de los requisitos de la interfaz Preparación de la documentación de la especificación de requisitos Hito 1 Modelo Conceptual Construccion del Modelo de Objetos Rational Rose y Diagrama de clases

Analista 1

Escenarios y Diagramas de Interacción Hito 2

Jefe de proyecto

Jefe de proyecto;Analista 1;Analista 2 impresora[1] Analista 2[10%] Analista 2[30%]

Diseño arquitectónico Diseño arquitectonica de la aplicación

Programador 1

Diseño detallado Identificación/ selección de estructura de datos

Programador 2 Analista 1

Diseño de la presentación y la persistencia Aplicación de patrones de diseño codificación Implementación de la carga del sistema Implementación de los escenarios de la aplicación Hito 3

Analista 2

Pruebas Pruebas individuales de clases y sus metodos Prueba de integración de los componentes Prueba del sistema

Programador 1;Programador 2

Analista 1[50%];Programador 1[50%] Analista 2[50%];Programador 2[50%] Programador 1

Pruebas de aceptación del cliente Tarea Que cambios suceden en el Project y cual es el motivo – Restaurar con los valores originales Pag. 9

7. Visualización de los costes Mediante el MS Project podemos visualizar el coste de cada tarea y el coste total del proyecto. A continuación vamos a ver cómo lo haremos en cada uno de los casos. Coste de cada tarea 1. En el menú Ver, elegir la opción Tabla: Entrada y a continuación la opción Costo. 2. En la tabla de las tareas, junto al diagrama de Gantt, si nos movemos hacia la derecha observaremos el campo Costo de la tarea (ver Figura 10)

Figura 10. Tabla de Gantt con el coste de las tareas. Coste total del proyecto 1. En el menú Proyecto, elegir la opción Información del Proyecto. 2. En la ventana de información del proyecto, pulsar el botón Estadísticas y podremos ver el coste total del proyecto (ver Figura 11).

Figura 11. Estadísticas de un proyecto En los puntos anteriores hemos cubierto prácticamente toda la parte de la planificación de proyectos. Ahora nos faltaría analizar la agenda y aprender a realizar el seguimiento y control del proyecto.

Como se puede observar, la aplicación MS Project dispone de funcionalidades adicionales que exceden del ámbito de esta introducción para controlar el proyecto con el que se está trabajando. Por ejemplo, se pueden obtener calendarios de tareas, diagramas PERT, gráficos de utilización de recursos, etc., que hacen de esta aplicación una herramienta de gran utilidad a la hora de gestionar proyectos.

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