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Caso de Control Paulina Rojas Mujica Fundamentos de Administración Instituto IACC 23/08/2020

Desarrollo

Caso: “Existe una empresa encargada de hacer masas y otros alimentos, ya sea pan, empanadas, sopaipillas, entre otras, la cual abastece a los almacenes y particulares del sector. Lleva 2 años en funcionamiento y cuenta con alrededor de 35 trabajadores, entre jefes de áreas, panaderos y cajeros, los cuales trabajan en una sola jornada. Durante el último tiempo han aumentado las pérdidas (mermas) asociadas al proceso productivo, también existe desorden administrativo, contable y de registros de personal, lo cual tiene muy preocupado al dueño”.

Preguntas: 1.- Seleccione dos principios de control que deberían considerarse en esta empresa. Respuesta: Considerando los problemas que tiene la empresa como las perdidas, desorden administrativo contable y registros de personal, debería aplicarse el principio de que el control debiese ser a tiempo, debe aplicarse antes que pueda ocurrir un error para tomar las medidas correctivas a tiempo. En esta empresa aplicaría controles de manera periódica (cada mes) para ver como esta funcionando y corregir los errores. Si se presentan desviaciones a lo planificado, deben ser analizadas para determinar las causas, responsables e implementar medidas de prevención para próximas situaciones. Esto puede definirse como aprender de las lecciones. En este caso, si se presentan desviaciones en control de esta empresa deben analizarse para identificar responsables del proceso de perdidas, desorden administrativo y así tomar medidas correctivas por ejemplo: realizar auditoria de empresa, etc.

Fuente: IACC (2017). Proceso administrativo: Etapa control. Fundamentos de la Administración. Semana 8

2. Fundamente qué nivel jerárquico de control se debe abordar en primer lugar Respuesta: Yo creo que debido a los problemas que esta presentando la empresa como perdidas, desorden administrativo y de personal hay que intervenir lo antes posible. Y el nivel jerárquico de control que se debe abordar en este caso es de nivel operacional, ya que es el tipo de control que es detallado y analítico, orientado a corto plazo, y es micro orientado, considera cada tarea o operación. En este caso, hay que realizar un estudio, análisis de cada tarea, área o operación, y en un periodo corto de tiempo para así identificar los problemas y corregirlos.

Fuente: IACC (2017). Proceso administrativo: Etapa control. Fundamentos de la Administración. Semana 8

3. Qué tipo de control usted recomienda aplicar Respuesta: Recomiendo aplicar el tipo de control preliminar, se realiza previo al inicio de las operaciones, donde se definen políticas, metodologías y procedimientos para asegurar que lo planificado salga bien. Tiene una labor proactiva, ejerce la función de control desde el inicio, para así tomar medidas en caso de que algo salga mal o ocurra algún problema. En este caso, hay que realizar un control, análisis al inicio de las actividades como auditorias, control área de producción como analizar los procesos, productos, costos, inventarios, control de presupuestos, costos, y control de asistencia, horarios. Para ver en que esta fallando la empresa y aplicar metodologías y técnicas para que todo salga bien.

Fuente: IACC (2017). Proceso administrativo: Etapa control. Fundamentos de la Administración. Semana 8

4. Proponga dos herramientas de control para el caso propuesto. Respuesta: En este caso propondría técnicas de control como Informes periódicos, para ver el estado de la situación de la empresa y así sugerir soluciones, sugerencias, conclusiones. La estructura del informe incluye portada, introducción, justificación, objetivos, resultados, conclusiones, bibliografía. Ejemplo: 1.- Portada: Informe situación de empresa XX 2.- Introducciòn: De acuerdo a los siguientes resultados del estudio expongo el informe general de la situación de la empresa XX… 3.- Justificación: La situación financiera, administrativa, de personal se encuentra en un estado preocupante, el personal esta insatisfecho con las condiciones laborales, existen perdidas, mermas asociadas a proceso productivo, existe desorden administrativo, contable y de asistencia de personal, etc 4.- Objetivos: Objetivo general: Conocer la situación financiera, comercial, administrativa de la empresa XX. Objetivo especifico: Identificar los recursos financieros con los que cuenta la empresa XX Determinar las condiciones laborales de los trabajadores de empresa XX… 5.- Resultados: De acuerdo a lo expuesto en el presente informe, se informa que la situación financiera esta en proceso de perdida, existe perdida en cajas, desorden administrativo, contable y deficiente control de asistencia, horario, pago de sueldos de trabajadores, etc. 6.- Conclusiones: De acuerdo a los resultados del presente informe, se concluye que la empresa XX. esta en proceso de perdida, baja producción, desorden administrativo. Se sugiere realizar informes y auditorias semanales con el fin de obtener óptimos resultados. 7.- Bibliografía: Se incluyen libros, paginas Web, autores que se utilizaron en la elaboración del informe. 8.- Anexos: Se incluyen datos técnicos como gráficos, carta gantt, encuestas, etc.

Fuente: ejemplo_de_informe_empresarial.html

https://www.ejemplode.com/58-administracion/2789-

Auditorias: Para este caso, propondría una auditoria interna de la situación de la empresa, para analizar la situación financiera de la empresa. Se define un comité dentro de la empresa XX y realizaría auditorias mensuales, con el propósito de ir descubriendo los problemas y resolverlos. Ejemplo: Informe Auditoria Interna de empresa XX Estimados directivos de empresa XX. De acuerdo con nuestro plan de actividades de auditoria interna, hemos realizado la revisión de control interno, operaciones contables, área financiera de cuentas por periodo de 01 de Junio a 30 de Agosto en empresa XX. La auditoria se realizo con ayuda de revisión de documentos, entrevistas con personal, revisión de archivo, reportes, etc. Hallazgos por deficiencia de control: Perdidas en área financiera (mermas) asociadas a proceso productivo Hallazgo: Se concluye que existen diversas mermas en área productiva por mal manejo financiero, administrativo. Criterio: Para trabajar en área productiva, financiera, se debe investigar historial de colaboradores. Causa: El departamento de área financiera, no tiene una política de regularización, lo cual hace vulnerable a la empresa a sufrir perdidas. Efecto: La falta de este control, ocasiona perdidas para la empresa XX, debido a que corre riesgos al desconocer el proceso, historial de producción. Conclusión: La empresa XX esta enfrentando perdidas en diversas áreas financieras, producción, administrativa por desconocer el buen funcionamiento, historial de colaboradores, etc . Recomendaciones: Establecer políticas y procedimientos para la regularización, buen funcionamiento de áreas financieras, administrativas , producción de empresa XX.

Fuente: https://www.monografias.com/docs/Ejemplo-De-Un-Informe-De-Auditoria-InternaFKCG4HKYBY Bibliografía

Fuente: IACC (2017). Proceso administrativo: Etapa control. Fundamentos de la Administración. Semana 8 https://www.monografias.com/docs/Ejemplo-De-Un-Informe-De-Auditoria-InternaFKCG4HKYBY (A. 2013,04. Ejemplo de Informe empresarial. Revista Ejemplode.com. Obtenido 04, 2013, de https://www.ejemplode.com/58-administracion/2789-ejemplo_de_informe_empresarial.html)