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• Angel Ambros

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GUÍA 6130 PAGOS ANTICIPADOS Generalidades Las normas de información financiera establecen que: “los pagos anticipados representan una erogación efectuada por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a adquirir. Una característica básica de los pagos que componen el rubro de pagos anticipados es la expectativa de la entidad de recibir en el futuro bienes, servicios u otros beneficios; por lo tanto, se entiende que al hacer el pago, no se le transfieren a la entidad los beneficios y riesgos inherentes a las partidas que está por adquirir o recibir “. Dentro de este grupo normalmente se incluyen: seguros, intereses, muestras y literaturas médicas, papelería, rentas, material publicitario, regalías, impuestos prediales y derechos pagados, así como conceptos semejantes.

Alcance y limitaciones Los aspectos fundamentales relativos al estudio y evaluación del control interno y los procedimientos de auditoría que se mencionan, se refieren a los conceptos señalados en el párrafo anterior y no a impuestos diferidos, crédito mercantil proveniente de la adquisición de empresas ni a intangibles.

Objetivo de la guía El objetivo de la presente guía es establecer los procedimientos de auditoría recomendados para el examen de pagos anticipados, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma específica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

Objetivos de auditoría Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos al examen de los pagos anticipados, son los siguientes:

a) Comprobar la propiedad de los artículos y útiles sujetos a consumo, de los derechos a recibir servicios futuros, así como su correcta aplicación a los resultados de operación conforme se utilicen o devenguen. b) Verificar la existencia e integridad de los servicios pagados por anticipado y que los cargos a resultados en el ejercicio, comprendan las porciones devengadas por servicios efectivamente recibidos. c) Comprobar su correcta valuación. d) Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

Control interno El estudio y evaluación del control interno deberá efectuarse con apoyo de la NIA 315, Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno. Consecuentemente, deberán cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a los controles relativos a Tecnología de Información (TI). La existencia de controles en TI servirá de base para que las transacciones relativas a pagos anticipados se efectúen de conformidad con los criterios establecidos por la administración. Ejemplos de los controles internos clave pueden ser los siguientes: . Aprobación por parte de la administración, para efectuar erogaciones por pagos anticipados. . Adecuada custodia física de los bienes cargados a pagos anticipados. Existencia de políticas definidas sobre los conceptos que deben ser trabajados como pagos anticipados. . Existencia de registros que permitan identificar el origen de los pagos y las bases para su aplicación a resultados.

. Revisión periódica de la vigencia de los servicios por recibir o artículos por consumir y, en consecuencia, su aplicación a periodos futuros.

Materialidad y riesgo de auditoría En la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría en el are de pagos anticipados, el auditor debe considerar, entre otros elementos, la materialidad de este rubro en relación con los estados financieros tomados en conjunto, así como los riesgos de auditoría. La planeación de las pruebas de auditoría en relación con los pagos anticipados, debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoría. Estos factores se pueden relacionar, tanto al riesgo de error inherente al renglón de que se trate como a que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra.

Ejemplos de estos factores pueden ser los siguientes: a) Las políticas en cuanto monto y naturaleza de las partidas a ser registradas, así como los cambios importantes en relación con dichas políticas. b) Estimaciones que afecten el valor en libros de los pagos anticipados. c) Pagos anticipados devengados y no registrados en resultados. d) Registros poco confiables. e) Contratos importantes con términos y condiciones específicas en cuanto a fechas, penas convencionales por incumplimiento, incluyendo su cancelación, etcétera.

Procedimientos de auditoría Planeación De acuerdo con la NIA 300, Planeación de la auditoría de estados financieros, el auditor deberá efectuar una planeación adecuada para alcanzar sus objetivos en la forma más eficiente, considerando los aspectos de materialidad y riesgo de

auditoría. En la planeación, el auditor debe obtener información sobre las características de los pagos anticipados.

Estudio y evaluación preliminar del control interno En virtud de que los procedimientos de auditoría aplicables al área de pagos anticipados son generalmente a base de pruebas sustantivas, la revisión del control interno podría limitarse a aquellos controles que realmente sean relevantes.

Revisión analítica El auditor utiliza los procedimientos de revisión analítica durante el proceso de planeación para conocer las operaciones y funcionamiento de la empresa, y con el fin de localizar e identificar cambios significativos o transacciones inusuales. Algunos de estos procedimientos pueden ser: efectuar pruebas globales a efecto de verificar la razonabilidad de la aplicación a resultados y los saldos por devengar; así como, cuando sea aplicable (inventarios de propaganda, publicidad y papelería), hacer comparaciones de cifras de ejercicios anteriores para juzgar si las variaciones y las tendencias son lógicas, incluyendo la explicación de variaciones importantes.

Pruebas sustantivas Como resultado de la planeación y del estudio y evaluación preliminar del control interno, el auditor deberá establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas con el alcance y oportunidad que considere necesarias en las circunstancias. Algunos de los procedimientos de aplicación general que permiten al auditor obtener evidencia suficiente y competente, respecto a la identificación y revelación en los estados financieros de los pagos anticipados, son los siguientes: Propiedad. Deberá examinarse la documentación de desembolsos, contratos, títulos de propiedad y la autorización que ampare las adiciones y comprobación del cumplimiento, con las reglas contables que distingan los pagos anticipados de los gastos de operación. Existencia e integridad. Deberán aplicarse los siguientes procedimientos:

a) Examinar los incrementos del periodo auditado, investigando si representan desembolsos que vayan a proporcionar beneficios futuros. b) Inspección física de inventarios (cuando proceda) y verificación de su integridad. c) Inspección de la autorización de cancelaciones. Valuación. Cerciorarse de la correcta valuación y registro de los diferentes tipos de pagos anticipados, a la luz de los principios de contabilidad generalmente aceptados, verificando que los gastos anticipados se hayan registrado únicamente cuando hayan sido erogados. Es decir, que no hayan sido incorporados al balance general de la empresa, exclusivamente como resultado de apreciaciones subjetivas, y evaluar la razonabilidad de la recuperación del saldo final cuando exista la perspectiva de cancelar la operación. Declaraciones. Si se considera relevante obtener una carta de la gerencia en la que se confirme el resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios de la empresa. Presentación y revelación. Como procedimiento de auditoría y como objetivo final de la revisión, el auditor deberá cerciorarse de que exista una adecuada revelación y presentación en los estados financieros.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PAGOS ANTICIPADOS

PROGRAMA DE AUDITORÍA / CUENTA: ____________________ NOMBRE DE LA EMPRESA AUDITADA: ________________________________ AUDITORÍA AL: ____________________________________________________ PERIODO DE LA AUDITORÍA: DEL ___ DE _______ AL ______ DE______ 2015. ESTE PROGRAMA DEBE ESTAR COMPLETO ANTES DE QUE SE PUEDA CONSIDERAR TERMINADA LA AUDITORÍA, DEBERÁN APLICARSE LAS TÉCNICAS PLANEADAS CONFORME SE DESARROLLE LA AUDITORÍA, ES PROPIEDAD DEL DESPACHO DE AUDITORES ________________________ Y FORMA PARTE DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

FECHA DE INICIO

REALIZÓ

____________

_____________

AUTORIZADO

REALIZADO

SUPERVISÓ

FECHA DE CONCLUSIÓN

OBSERVACIONES

________________ SUPERVISADO

OBSERVACIONES GENERALES:

FECHA

/

/

FECHA

/

/

FECHA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO /

CUENTA: ___________________

/

/

FECHA: _____/__________/_____ NOMBRE DE LA EMPRESA AUDITADA: ________________________________ AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS AL: ___________________________ PERIODO DEL: ____ DE _________ AL _____ DE ________ DEL AÑO _______ APLICADO AL PUESTO: ______________________ NOMBRE: ___________________________ RESPUESTA PREGUNTAS

COMENTARIOS SI

OBSERVACIONES

NO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15

OBSERVACIONES GENERALES: ______________________________________ INDIQUE SI EL CONTROL INTERNO ES: ________

MODERADO ( )

_____________

AUTORIZADO FECHA

ALTO ( )

/

________________

REALIZADO /

FECHA

BAJO ( )

/

SUPERVISADO /

CÉDULA DE AUDITORÍA

FECHA

/

/

Como auditores debemos tener presente que

“Los pagos anticipados son activos derivados de pagos efectuados en efectivo o sus equivalentes con la finalidad de asegurar el abastecimiento, con ciertos beneficios, de servicios

debemos cerciorarnos de la existencia de los pagos anticipados, solicitar un desglose de los mismos, las políticas que utilizan para su reconocimiento contable, las pérdidas por deterioro y las reversiones de pérdidas por deterioro. o activos que se van a recibir en el desarrollo normal de las operaciones futuras de la entidad”,

El día _____ de _______________ del año 2015, se solicito por escrito el detalle (desglosado) de los saldos de la cuenta “pagos anticipados”, y la empresa auditada ___________________________________________ y nos entrego lo siguiente:

Bienes que se van a adquirir en periodos posteriores al pago anticipado; por ejemplo, pagos de la entidad a cuenta de futuras adquisiciones de:

FECHA DE PAGO DEL “PAGO ANTICIPADO”

Papelería y artículos de escritorio

Material de apoyo de ventas (propaganda)

Material publicitario

Inventarios

Propiedades, planta y equipo

Activos intangibles

Instrumentos financieros de capital (capital destinados a ser inversionistas permanentes) TOTALES

CÉDULA DE AUDITORÍA

SALDO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

SALDO AL _____ DE ___________ DE 2015

Servicios u otros beneficios que se van a recibir en periodos posteriores al pago, tales como:

FECHA DE PAGO DEL “PAGO ANTICIPADO”

SALDO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

SALDO AL _____ DE ___________ DE 2015

Publicidad

Rentas de inmuebles

Rentas de instalaciones

Rentas de equipos

Derechos y contribuciones

Primas de seguros y fianzas

Regalías

Cuotas, membrecías y suscripciones

TOTALES

CÉDULA DE AUDITORÍA

Debemos verificar los registros de los pagos anticipados, verificar los auxiliares e informes.

Solicitar y revisar el control de cada cuenta en particular y sus respectivas subcuentas, por ejemplo:

Propaganda y publicidad Se verifica el saldo al final del año (31 de diciembre de 2013), es decir el inicial del ejercicio (2014), se solicitan los comprobantes y registros de los pagos del costo de la publicidad (por ejemplo; pagos de la campaña de publicidad al lanzar al mercado un nuevo producto o servicio) y se valúan sus valores razonables y se verifican los importes devengados. Se debe seguir el ciclo del todo su año financiero (verificar su presentación en activo y su traslado a gastos al devengarse). Verificar que consideran los pagos anticipados como un activo y no como un gasto del periodo (basados en el hecho de que el producto aún no se encuentra en el mercado, por ende, no genera ingresos; y al no existir ingresos, no se pueden enfrentar sus costos y gastos relativos), pero si el producto ya salió al mercado la propaganda y publicidad ya generó ingresos y debemos revisar que haya sido cargada los resultados del periodo que corresponda. Verificar que se presentan en el Estado de Situación Financiera en el activo a corto plazo, después de los inventarios (si no excede de un año o del ciclo financiero del corto plazo), de lo contrario se debe presentar en el activo no circulante.

CÉDULA DE AUDITORÍA

Rentas pagadas por anticipado

Se verifica el saldo al final del año (31 de diciembre de 2013), es decir el inicial del ejercicio (2014), se solicitan los comprobantes y registros de los pagos mensuales, trimestrales, semestrales o anuales efectuados por anticipado, se verifican los periodos devengados y los periodos por devengarse por los cuales se tienen derecho a usar los locales, edificios, terrenos, equipos y otros antes de disfrutar su uso Verificar que se presentan en el Estado de Situación Financiera en el activo a corto plazo, después de los inventarios (cuando las rentas se vayan a devengar en un plazo menor a un año, o del ciclo financiero a corto plazo), en caso de que exista una porción de rentas pagadas por anticipado que exceda un año o el ciclo financiero a corto plazo se presentará dentro del grupo del activo no circulante.

CÉDULA DE AUDITORÍA

Seguros y Fianzas

Solicitar las pólizas de seguros y realizar el análisis correspondiente: (Diseña una cédula de auditoría en la siguiente página para registrar la revisión de auditoría de una póliza de seguro) Considera estos datos: Aseguradora: Número de Póliza: Fecha de Impresión: Folio de impresión: RFC del contratante: Denominación o razón social: Domicilio fiscal: Seguro contratado: Moneda: Tipo de pago: Forma de pago: Clave del agente: Nombre del agente: Inicia el: Cubre hasta: Prima: $ Derecho por expedición de póliza: $ I.V.A.: $ Prima total: $ Monto Asegurado: $

CÉDULA DE AUDITORÍA

Verificar su correcta valuación: Se debe revisar que los pagos anticipados se hayan valuado al monto de efectivo o equivalentes pagados (monto pagado razonable) y reconocidos como activo a partir de la fecha en que se hace el pago. Revisar que los pagos anticipados por servicios se hayan aplicado a resultados en el periodo durante el cual se devengan los servicios o se obtengan los beneficios de los pagos hechos por anticipado. Verificar si los pagos anticipados aun tiene la capacidad de generar beneficios económicos futuros, si no es así, el importe que se considere no recuperable debe tratarse como una pérdida por deterioro y reconocerse en resultados. Si el proveedor del bien, servicio o beneficio no cumplió su compromiso con la empresa auditada y se debe verificar la devolución del importe, en caso de no devolver el importe del pago anticipado y considerar que no va a recuperar ni parcial ni totalmente el importe, éste se debe reconocer como una pérdida por deterioro.

CÉDULA DE AUDITORÍA (Anota el encabezado)

Ejemplo:

Compañía aseguradora

Aseguradora X, S.A.

Número de Póliza

1009

Cobertura

Bien Asegurado Tipo Automóviles

(Anota los datos que faltan)

A

Valor bruto del bien en libros

Importe $ 3,000,000.00

Vigencia Del:

$ 3,500,000.00

Importe de la prima

Importe Devengado

Importe por devengar

Al: $ 300,000.00

$ 200,000.00

$ 100,000.00

CÉDULA DE AUDITORÍA

Verificar su correcta presentación

Verificar en notas de los estados financieros lo siguiente: Desglose Políticas que utiliza para su reconocimiento contable Pérdidas por deterioro Reversiones de las pérdidas.

OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS DE CONTROL INTERNO

CÉDULA FINAL AUDITORÍA