República Bolivariana Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Instituto Universitario Tecnológico De Ma
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República Bolivariana Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Instituto Universitario Tecnológico De Maracaibo Administración Materia: TIC Sección: 1107
Realizado Por: Martínez Raysmeri C.I.: 24.375.225
Maracaibo, Noviembre de 2015
Índice
Introducción 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Definición de ofimática Origen de la ofimática Importancia de la Ofimática Objetivo de la ofimática. Ventajas y desventajas de la ofimática Características y tipos de ofimática Herramientas y aplicaciones Aplicaciones ofimáticas de software libre Herramientas ofimáticas online
Conclusión Bibliografía
Introducción
En la presente investigación se estudia con mucha rigurosidad los conceptos básicos de la ofimática, dejando claro sus usos, y las principales fuentes electrónicas donde se pueden obtener aplicaciones de carácter ofimático, como procesadores de textos,
software para resolver cálculos matemáticos y estadísticos, que ayudan a automatizar las comunicaciones
y
los
procesos
que
suelen
realizarse
en
una
oficina.
La ofimática suele reunir no solo la estructura digital, software o aplicaciones para procesar las diferentes funciones informáticas que pueden realizarse en una oficina, sino que también incluye algún hardware como impresoras, escáner, computadoras que resguardan la información y sustentan toda la suite informática.
1. Definición de ofimática Ofimática es un acrónimo compuesto por los términos oficina e informática. El concepto,
por
lo
tanto,
hace
referencia
a
la automatización
de
las comunicaciones y procesos que se realizan en una oficina. La ofimática es posibilitada por una combinación entre hardware y software que permite crear, manipular, almacenar y transmitir digitalmente la información que se necesita en una oficina para realizar las tareas cotidianas y alcanzar sus objetivos.
2. Origen de la ofimática la ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran
manuales. más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos. pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980. La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al
poder
de
cálculo
y
procesamiento
de
las
computadoras),
luego
para
el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y finalmente el intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.) 3. Importancia de la Ofimática Puede decirse que hoy en día la ofimática es enormemente importante en el contexto de una oficina porque ofrece una serie de herramientas informáticas que sirven para agilizar enormemente el trabajo que cotidianamente se presenta. Estas herramientas se ven mejoradas año a año y además con las capacidades que se agregan en lo que respecta a procesamiento de la información, pude decirse que existe un verdadero salto de productividad en la materia. La ofimática en este sentido permite que exista una clara simplificación de una enormidad de tareas, simplificación que habilita a dedicar el tiempo en otro tipo de menesteres. La ofimática debe su desarrollo en buena medida a la aparición de la computadora personal y a su posterior evolución. En efecto, con anterioridad a esta circunstancia, las computadoras estaban en gran medida relegadas a ámbitos de investigación o a negocios que podían afrontar una inversión importante en lo que respecta a tecnología. No obstante, con la aparición de las computadoras personales se abrió todo un nuevo mundo que habilitaba la posibilidad de llevar adelante tareas complejas mediante la incorporación de una computadora que implicaba un costo bajo. Es así, como este nuevo artefacto pronto se adueñó del ámbito de las oficinas, posibilitando todo un nuevo escenario de trabajo. 4. Objetivo de la ofimática.
El objetivo de la ofimática, en definitiva, es la automatización y optimización de las tareas
habituales de una oficina. Muchas actividades que antes se realizaban de forma manual, como la redacción de comunicados, ahora se encuentran facilitadas gracias a la tecnología. La ofimática permite ahorrar tiempo y, por lo tanto, aumentar la rentabilidad de las oficinas.
5. Ventajas y desventajas de la ofimática Ventajas
Son herramientas sencillas, fáciles de manejar. Los usuarios disponen de estas cuando deseen. Ofrecen paquetes de programas donde se pueden ejecutar según el que se
necesite. Son adaptables a todos los ordenadores. Los archivos que se creen en estas herramientas son compartibles si el usuario
así lo desea. Permiten subir nuestros documentos y descargarlos. Nos permite configurar las paginas donde se realizan los trabajos y hacer en ellas
lo que se desee. Gran facilidad a la hora de compartir documentos Acepta cualquier sistema operatvo Permite modificar documentos en tiempo real y con varios usuarios Acceso y uso gratuito Permitir el aprendizaje interactivo y la educación a distancia para los empleados. Impartir nuevos conocimientos para la empleabilidad que requieren muchas
competencias (integración,trabajo en equipo, motivación, disciplina, etc.). Ofrecer nuevas formas de trabajo y de inclusión laboral, como teletrabajo. Dar acceso al flujo de conocimientos e información para mejorar las vidas de las
personas, facilidades,exactitud, menores riesgos, menores costos, etc. Las TICs son esenciales para mejorar la productividad de las empresas, la calidad, el control y facilitar la comunicación entre otros beneficios, tendencia de los mercados y de las empresas a extenderse, alcanzando una dimensión mundial que sobre pasa las fronteras nacionales.
Desventajas
Depende 100% de internet Un poco lento, aun falta desarrollar un poco Algo realmente grave podría suceder en el mundo de Internet y los ordenadores. Falta de privacidad. Aislamiento. ‘Fraude. Si se desea trabajar en estas herramientas se debe tener conectividad a la
Internet. Los documentos creados no pueden tener mucho peso.
6. Características y tipos de ofimática Dentro de las características comunes de las herramientas ofimáticas, podemos encontrar la licencia, siendo algunas libres y otras no libres, demás de pagadas y no pagadas, además
tenemos
como
característica
principal
entre
ellas
las
funcionalidades
que presentan, ya que son básicamente iguales entre casa suite ofimática, solo algunos leves cambios gráficos o aplicaciones extra marcan la diferencia. Ofimática Libre. Se hace referencia al conjunto de aplicaciones y sistemas en general, que son de uso libre y gratuito. Por ejemplo las herramientas y aplicaciones de OpenOffice.org. Ofimática No libre. Se hace referencia a las aplicaciones y sistemas en general que deben ser comprados o se debe adquirir alguna licencia para su uso, por ejemplo, el Microsoft Office. 7. Herramientas y aplicaciones Es una recopilación de programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir etc. archivos y documentos. son ampliamente usados en varios lugares, ya que al ser eso (una recopilación), hace que sea asequible adquirir toda la suite, que programa por programa, lo cual es más complejo, al tener que conseguir programa por programa, y en caso del software pagado, más caro.
Sistemas de bases de datos. Sistemas de trabajo en grupo (compartir). Sistemas de tratamiento, almacenamiento y archivo de textos y documentos. Hojas de cálculo. Diseño de gráficos de oficina, Agendas y organizadores personales. Enlace directo con el Correo electrónico e Internet. Procesador de textos Permite hacer Presentaciones Dibujo vectorial Gestor información personal (PIM)
Herramientas de presentación multimedia.
A continuación se enumeran los principales paquetes:
AppleWorks Corel WordPerfect IBM/Lotus SmartSuite Microsoft Office Sun StarOffice OpenOffice (gratuito, sin licencia)
8. Aplicaciones ofimáticas de software libre Dentro del software libre, existe una gran variedad de aplicaciones dedicadas a ofimática, como pueden ser procesadores de textos, hojas de cálculo, aplicaciones de presentaciones, o lectores-editores de PDF. No debe confundirse el concepto de software libre con el de aplicaciones para GNU/Linux. La mayoría de estas aplicaciones pueden funcionar igualmente en otras plataformas como Windows o Macintosh. Son por ello, una alternativa a considerar cuando se decide implantar un sistema de gestión. El software libre tiende a confundirse con software gratuito, aunque no son conceptos necesariamente relacionados. Aunque algunas aplicaciones de software libre pueden no tener coste de licencias, es bastante probable que una empresa especializada haga el análisis y la implantación necesarias, por lo que pueden implicar gastos en concepto de consultoría, de igual manera que lo hacen las aplicaciones privativas. Todas las aplicaciones descritas a continuación funcionan en entornos Windows.
Procesadores de texto libres
Para hacer los trabajos de procesador de texto, es posible encontrar algunas alternativas libres a las habituales soluciones privativas: AbiWord: Procesador de textos con funciones estándar, de interfaz similar al de Microsoft Word, para facilitar la migración de usuarios acostumbrados a este último. LyX: Procesador de texto basado en el sistema LaTeX. Adecuado para edición de texto profesional. Permite generar documentos aportando tan sólo el contenido y la estructura, ya que el motor LaTeX se encarga de la tipografía. El procesador se encarga del diseño siguiendo reglas tipográficas estándar, incluyendo sangrías, guiones, espaciado, etc. Además tiene funcionalidades específicas para textos matemáticos y científicos. OpenOffice Writer: El procesador de texto de la suite OpenOffice, ofrece funciones habituales de otros procesadores, aportando además posibilidad de exportar a PDF, textos predictivos, y compatibilidad con formatos de otros procesadores. Por defecto los documentos generados son de tipo ODF, un estándar de documentos de texto.
Hojas de cálculo libres
De igual manera, se pueden encontrar numerosas aplicaciones de hoja de cálculo libres: OpenOffice Calc: hoja de cálculo de la suite OpenOffice que ofrece funciones habituales de otras hojas de cálculo, aportando además posibilidad de incluir números imaginarios, numerosas funciones estadísticas, y compatibilidad con formatos de otras hojas de cálculo. Por defecto los documentos generados son de tipo ODF, un estándar de documentos libres. Simple Spreadsheet: hoja de cálculo online con funcionalidades habituales, con la peculiaridad de que permite escribir macros en Java. WikiCalc: Hoja de cálculo web, que también puede instalarse en plataformas Windows. Tiene las funcionalidades habituales de cualquier hoja de cálculo y algunas otras añadidas por tener funcionalidad online, como posibilidad de embeber las tablas de la hoja en páginas web, de forma que éstas contengan datos dinámicos, etc.
Aplicaciones de presentación libres
En el caso de las aplicaciones de presentaciones no existen tantas opciones libres y compatibles con Windows. En cualquier caso, OpenOffice ofrece una solución eficiente.
OpenOffice Impress: Además de las funcionalidades habituales de cualquier aplicación de presentaciones, tiene la opción de exportar las presentaciones a pdf, o flash, haciéndolas mucho más versátiles. Además, es compatible con Windows y con los formatos de Microsoft Powerpoint 97-2003.
Aplicaciones de PDF
El formato PDF está en uso creciente ya que permite generar documentos multiplataforma que siguen estándares, que se imprimen tal como se ven, y que pueden ser firmados digitalmente, entre otras muchas virtudes. Al ser un formato libre y estándar, una buena parte de las aplicaciones ofimáticas libres permiten crear PDF. OpenOffice: Las propias aplicaciones de OpenOffice permiten exportar casi todos los tipos de documentos a PDF PDFCreator: Aplicación sencilla que permite seleccionar PDFCreator como una impresora, de forma que casi cualquier aplicación que pueda imprimir, podrá convertir a PDF los documentos que imprima. Scribus: Programa libre de maquetación, diseño y edición, generando resultados en PDF, entre otros formatos. Para usuarios avanzados.
Suites ofimáticas completas
De la misma manera que en sistemas privativos existen suites completas que integran toda la funcionalidad ofimática, también se pueden encontrar éstas en entornos libres. Como se ha visto anteriormente, la más destacada, por ser multiplataforma y cubrir todo el espectro de aplicaciones ofimáticas es OpenOffice. Algunas de las herramientas ofimáticas más usadas en el ambiente administrativo dentro de una empresa se enlistan en la siguiente tabla, así mismo su similar gratuita:
Herramienta
Software con costo
Software gratuito
Procesador de Texto
Microsoft Word
OpenOffice Write
Hoja de Cálculo
Microsoft Excel
OpenOffice Calc
Presentaciones
Microsoft Power Point
OpenOffice Impression
Bases de Datos
Microsoft Access
OpenOffice Base
Base de Datos SQL
Microsoft SQL
MySQL
Diseño Gráfico
Photoshop
Gimp
Mail
Microsoft Outlook
Thunderbird, Evolution
Calendario Compartido
Microsoft Outlook BackOffice Server
Google Calendar, SunBird y Evolution
Administrador de Proyectos Microsoft Project
Planner
Fax
WinFax
GFax
Mapas Mentales
Mind Maps
FreeMind
Explorador
Internet Explorer
Chrome, Mozilla, Firefox
9. Herramientas ofimáticas online
Consiste en un conjunto de aplicaciones para uso en entornos de oficina, profesionales, o incluso domésticos., que están disponibles en Internet. Suelen incluir programas de edición de textos, hojas de cálculo, de presentaciones, bases de datos, gestión de correo, de contactos. Como herramientas online, la ventaja inherente y mas característica es la movilidad total en el acceso a la información de trabajo estés donde estés, independientemente de si estás en tu computador de oficina, universidad, un hotel, un cibercafé, o desde tu casa (no requiere instalación de programas). Para acceder a ellos necesitas Internet, un browser o navegador y una cuenta de registro en el sitio donde desees trabajar tus documentos. Una de las características importantes de estas aplicaciones radica en que pueden con otros usuarios para que se construyan de forma colaborativa, contando generalmente, con una excelente gestión del historial de modificaciones de manera online. Dentro de las herramientas de ofimática online mas conocidas están: • Googles Docs • Zoho • Stilus • Peepel
• Gliffy • Picnik • Office Live Workspace Finalmente, otra utilidad que esta siendo incorporada a este tipo de herramientas es la compatibilidad con diversos formatos de documentos tales como pdf, presentaciones, planillas y archivos de office.
Conclusiones.
Se puede decir que la Ofimática es un conjunto de técnicas y herramientas de la informática que optimizan el trabajo para empresas, estudiantes, comerciantes etc. Ya que brindan amplitud de utilidades para manejar, organizar, crear, diseñar y sistematizar la información que se quiera. Dentro de las características comunes de las herramientas ofimáticas, podemos encontrar la licencia, siendo algunas libres y otras no libres.
Las herramientas ofimáticas online consisten en un conjunto de aplicaciones, con las cualidades anteriormente mencionadas, que están disponibles en Internet. Suelen incluir programas de edición de textos, hojas de cálculo, de presentaciones, bases de datos, gestión de correo, de contactos etc
Bibliografía
Da
ROSA,
Fernando,
HEINZ,
Federico.
Guía
practica
sobre
software
libre.UNESCO 2007. pp 27-40 CASTELLO, Ricardo. Notas de Cátedra Sistemas de Información y Procesamiento de Datos I – 2010 . Asociación Cooperadora FCE. Herramientas en el Escritorio pp. 131-134 Laudon, K.C. y Laudon, J.P. (2008). Sistemas de información gerencial . Ed. Pearson Educación. Mañá, F. (2005). Conectividad, convergencia, seguridad e integración un marco para la evolución de las TIC. Cuadernos OPTI. Fundación OPTI y Fundación ICT. Guevara, A.; Abad, M. y otros (2004). Informática aplicada a la gestión de la
empresa. Ed. Pirámide. Prieto Espinosa, A., Lloris, A. y Torres, J.C. (2006). Introducción a la informática. McGraw-Hill.