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UNIVERSIDAD PERUANA UNIÓN FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES EAP Contabilidad y Gestión Tributaria

Guía de Remisión y su Importancia como Documentación Sustentatoria

Monografía presentada como requisito parcial de la asignatura Contabilidad I por los alumnos

Autor(es) Ricardo Arredondo Balcázar Jassel Marina Luperdi Flores

Profesor Cristian Vallejos Ángulo

Lima, octubre de 2014

Contenido

RESUMEN......................................................................................................................................................

ABSTRACT..................................................................................................................................................... INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................ CAPÍTULO 1..................................................................................................................................................... 1.1.

DEFINICIONES...................................................................................................................................

1.1.1.

Guia .........................................................................................................................................

1.1.2.

Remisión...................................................................................................................................

1.1.3.

Guia de Remisión......................................................................................................................

1.2.

MODALIDADES DE TRASLADO..........................................................................................................

1.2.1.

Guia de Remisión Remitente.....................................................................................................

1.2.2.

Guia de Remisión Transportista...............................................................................................

CAPÍTULO 2................................................................................................................................................... 2.1. MODALIDADES DE TRASLADO 2.1.1 2.1.2

TRANSPORTE PRIVADO ............................................................................................................ TRANSPORTE PÚBLICO

.........................................................................

2.2. OBLIGADOS A EMITIR GUIAS DE REMISIÓN....................................................................................... 2.3. EXONERADOS REQUISITOSA EMITIR GUIAS DE REMISIÓN................................................................ 2.4. REQUISITOS LEGALES PARA LA GUIA DE REMISIÓN.............................. CAPÍTULO 3................................................................................................................................................... CONCLUSIÓN................................................................................................................................................ BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................................. BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................................................

Resumen

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El objetivo de esta investigación es dar a conocer la utilidad e importancia de la Guía de Remisión. Para análisis de la información se indago en artículos y libros, y se realizaron entrevistas a contadores. La información recopilada fue seleccionada y consolidada. La Guía de Remisión permite la identificación de actividades que se realizan al margen de la legalidad. Aunque la Guía de Remisión no es considerada un comprobante de pago, nos ayuda al traslado de bienes. Está vinculada a la contabilidad porque ayuda a controlar todos los egresos que suceden en el almacén para que los bienes puedan salir correctamente y puedan ser anotados todos los traslados de los bienes. También son empleadas para el descarte de las operaciones económicas que no tributan. Las guías de remisión contienen información del remitente de la mercadería, destinatario y la descripción de la misma cualquiera que fuera el formato. Está regulada por la Superintendencia de Administración Tributaria que solo puede ser usada para trasladar bienes de las operaciones de compra, venta, consignación, exportación entre otras que requieren un adecuado traslado y un tipo de medio de transporte ya sea privado o público. Debe cumplir con ciertas formalidades para así poder evitar una posible sanción o el decomiso de la mercadería.

Palabras clave: Traslado, Remisión, Remito, Documento

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Abstract

The objective of this research is to know the true importance of how to properly use the referral Guide. The referral Guide allows the identification of activities that take place on the fringes of legality. Although the referral guide is not considered proof of payment, helps the transfer of goods. It is linked to the accounting because it helps us to control all discharges that happen in the warehouse for goods work out correctly and that can be listed all shipments of goods. They are also used for the disposal of the economic operations which are not taxable. Referral guides contain details of the sender of the goods, recipient, and the description of the same either that was the format. It is regulated by the Superintendence of tax administration that only can be used to transfer assets from purchase, sale, consignment and export among others that require a proper transfer and a type of means of transport either private or public. You must comply with certain formalities to be able to avoid a possible fine or confiscation of the goods. Key words: transfer, referral, refer, document

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Introducción

Las operaciones de compra, venta, consignación, exportación, entre otras, requieren del traslado de los bienes de transacción de un lugar a otro a través de un medio de transporte adecuado. Es así que dicho traslado debe cumplir con ciertas formalidades a fin de evitar una posible sanción y/o comiso por parte de la Administración Tributaria. Bajo este panorama, abordaremos los aspectos principales que se deben tener en cuenta para el traslado de bienes y el sustento documentario que acredita dicho traslado ante una posible intervención de la Administración Tributaria. El objetivo del siguiente trabajo de investigación es dar a conocer la importancia adecuada que debe tener la guía de remisión. En el primer capítulo se detallan las definiciones de los aspectos generales, seguidos de los tipos de guía de remisión y los modelos de los mismos. El segundo capítulo tratamos las modalidades de transporte, los obligados a emitir las guías de remisión y a su vez los exonerados a dar o recibir guías de remisión y por último punto en este capítulo En el último capítulo se verán desarrollados algunos casos prácticos relacionados a la modalidad de traslado.

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Este trabajo grupal tiene la intención de dar conocer el uso de la guía de remisión y así poder contribuir a la sociedad para su desarrollo empresarial.

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Capítulo 1

Aspectos formales

1.1. Definiciones

Lo componen un grupo de las palabras que van a ser las más usadas en todo el documento cada una de ellas con su significado para que así se pueda obtener una buena comprensión textual.

1.1.1. Guía

Según Cueva Sevillano (2009) es un documento que expiden las empresas de transporte en el que se detallan los efectos recibidos para su traslado el lugar de destino, mediante la percepción del respectivo flete. Por otro lado es el documento expedido por la administración pública con el objeto de autorizar la circulación de cierta clase de producto que por su procedencia o características están sometidas a restricciones de carácter fiscal, sanitario o legal.(Ámez, 2002). 7

1.1.2. Remisión

Según Ámez (2002) es una forma de extinción de las obligaciones por perdón del acreedor, el cual revela o exime al deudor del cumplimiento de las mismas. Condonación del total o de una parte de una deuda. Comprobante que se utiliza para ejecutar y documentar la entrega de las mercaderías vendidas. El remito suele extenderse por triplicado: el original, firmado por la empresa vendedora, se entrega al adquiriente, el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que recibe, queda en poder de la firma vendedora y se destina a la sección facturación, para que esta proceda a la emisión de la factura, por último el triplicado, pertenece en poder de la sección deposito como documentación de las mercaderías salidas. (Zavallos, 2011)

1.1.3. Guía de Remisión Podemos comprender como Guía de Remisión al documento que se usa para sustentar el traslado de bienes. Para Cueva Sevillano (2011) es el documento que extiende el vendedor al comprador, en donde en forma detallada va la relación de la mercadería entregada. Se extiende por duplicado o triplicado según sea el caso, firmado el original el comprado, dejando constancia de esta manera de haber recibido conforme las mercaderías enviadas por el vendedor, quedando un duplicado en poder del comprador. Asimismo Mosto (2009) indica que es documento que solo tiene sentido o razón de su existencia, cuando se está efectuando el traslado de bienes, por lo que, si se cometieran 8

errores formales pasibles de sanción tributaria y estos no fueran detectados por los controles tributarios, tales situaciones contingentes desaparecerían con el arribo de la unidad de transporte a su punto de destino, ya que así se ha eliminado la posibilidad de detección de la infracción en el momento del traslado y por consiguiente de la imposición de sanción alguna. Sin embargo, si el error fuera detectado mientras el traslado se estaba realizando la consecuencia hubiera sido una de dos posibles alternativas: el comiso de los bienes o la imposición de una multa.

Documento que se utiliza para comprobar el traslado del bien con motivo de su compra o venta y prestación de servicios que involucren o no transformación de bienes. (Zevallos, 2011)

1.2. Tipos de Guía de Remisión Las guías de remisión son empleadas fundamentalmente para el descarte de operaciones económicas que no tributan, actualmente existen dos tipos de guías de remisión, si el traslado de bienes se efectúa bajo la modalidad de transporte privado se debe elaborar el documento denominado Guía de remisión - Remitente, en el caso del transporte público, el transportista debe elaborar la Guía de remisión - Transportista, debiendo llevar, cuando el servicio se está prestando ambas guías.

1.2.1. Guía de Remisión Remitente En el caso de la guía de remisión emitida por el propietario, poseedor de los bienes o alguno de los sujetos señalados anteriormente, independientemente de que el transporte se realice bajo la modalidad de transporte privado o público, ésta deberá contener la siguiente información: Datos de identificación del remitente: 9

- Apellidos y nombres, o denominación o razón social. Adicionalmente, los contribuyentes que generen rentas de tercera categoría deberán consignar su nombre comercial, si lo tuvieran. - Dirección del domicilio fiscal y del establecimiento donde esté localizado el punto de emisión. - Número de RUC. -Denominación del documento: GUÍA DE REMISIÓN – REMITENTE. -Numeración: Serie y número correlativo. -Motivo del traslado: Deberá consignar las siguientes opciones: - Venta - Venta sujeta a confirmación del comprador - Compra - Consignación - Devolución. - Traslado entre establecimientos de la misma empresa - Traslado de bienes para transformación - Recojo de bienes. - Traslado por emisor itinerante de comprobantes de pago - Traslado zona primaria - Importación - Exportación 1.2.1.1 Modelo de una Guía de Remisión Remitente

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1.2.2. Guía de Remisión transportista En el caso de la guía de remisión que emita el transportista, ésta deberá contener la siguiente información: Datos de identificación del transportista: - Apellidos y nombres, o denominación o razón social. Adicionalmente, los contribuyentes que generen rentas de tercera categoría deberán consignar su nombre comercial, si lo tuvieran.

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- Dirección del domicilio fiscal y del establecimiento donde esté localizado el punto de emisión. - Número de RUC. - Número de Registro otorgado por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones al sujeto que presta el servicio de transporte, en el caso que por lo menos uno de sus vehículos propios o tomados en arrendamiento financiero tuviera una capacidad de carga útil mayor a dos toneladas métricas (2 TM). -Denominación del documento: GUÍA DE REMISIÓN – TRANSPORTISTA -Numeración: Serie y número correlativo. -Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión: Apellidos y nombres, o denominación o razón social. Adicionalmente, podrá consignarse el nombre comercial. - Número de RUC. - Fecha de impresión. -Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el cual será consignado junto a los datos de la imprenta o empresa gráfica. -Destino del original y copias: En el original: REMITENTE En la primera copia: TRANSPORTISTA En la segunda copia: DESTINATARIO En la tercera copia: SUNAT

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1.2.1.1 Modelo de una Guía de Remisión Transportista

Capítulo 2

Formalidades de la Guía de Remisión

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Para poder usar o emitir una Guía de Remisión hay que tener en cuenta los siguientes aspectos que son primordiales.

2.1. Modalidades de Traslado El Reglamento de Comprobantes de Pago establece que el traslado de los bienes se realiza a través de las modalidades de transporte privado y transporte público. Veamos a continuación a que se refiere cada una de ellas.

2.1.1 Transporte Privado Es cuando el transporte de bienes es realizado por el propietario, poseedor de los bienes objeto de traslado, contando para ello con unidades propias de transporte. Asimismo, se considera transporte privado, cuando el mismo es realizado por:

- El consignador en el caso de traslado de bienes dados en consignación y en la devolución de bienes no vendidos por el consignatario. - El prestador de servicios en casos tales como: mantenimiento, reparación de bienes, servicios de maquila, etc.; sólo si las condiciones contractuales del servicio incluyan el

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recojo o la entrega de los bienes en los almacenes o en el lugar designado por el propietario o poseedor de los mismos. - La agencia de aduana, cuando el propietario o consignatario de los bienes le haya otorgado mandato para despachar, definido en la Ley General de Aduanas y su reglamento. - El Almacén Aduanero o responsable, en el caso de traslado de bienes considerados en la Ley General de Aduanas como mercancía extranjera trasladada desde el puerto o aeropuerto hasta el Almacén Aduanero. - El Almacén Aduanero o responsable, en el caso de traslado de bienes considerados en la Ley General de Aduanas como mercancía nacional, desde el Almacén Aduanero hasta el puerto o aeropuerto. Cabe indicar que por excepción, se considera transporte privado aquel que es prestado en el ámbito provincial para el reparto o distribución exclusiva de bienes en vehículos de propiedad del fabricante o productor de los bienes repartidos o los que son distribuidos, tomados en arrendamiento por el que realiza la actividad de reparto o distribución.

2.1.2 Transporte Público Es cuando el servicio de transporte de bienes es prestado por terceros, es decir, que en este caso se opta por contratar a un tercero (que puede ser una empresa de transportes o similar) para que realice dicho traslado. El transporte se denomina público cuando el servicio de transporte es efectuado por terceros. En estos casos durante el traslado se deben llevar dos guías de remisión, una denominada "Guía de Remisión - Remitente" elaborada por los propietarios y otra llamada

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"Guía de Remisión – Transportista" elaborada por el prestador del servicio.

2.2. Obligados a Emitir Guías de Remisión 2.1.1 Cuando el Traslado es Privado El propietario o poseedor de los bienes al inicio del traslado, con ocasión de su transferencia, prestación de servicios que involucra o no transformación del bien, cesión en uso, remisión entre establecimientos de una misma empresa y otros. El consignador, en la entrega al consignatario de los bienes dados en consignación y en la devolución de los bienes no vendidos por el consignatario. El prestador de servicios en casos tales como: mantenimiento, reparación de bienes, servicios de maquila, etc.; sólo si las condiciones contractuales del servicio incluyen el recojo o la entrega de los bienes en los almacenes o en el lugar designado por el propietario o poseedor de los mismos. La agencia de aduana, cuando el propietario o consignatario de los bienes le haya otorgado mandato para despachar, definido en la Ley General de Aduanas y su reglamento. El Almacén Aduanero o responsable, en el caso de traslado de bienes considerados en la Ley General de Aduanas como mercancía extranjera trasladada desde el puerto o aeropuerto hasta el Almacén Aduanero. El Almacén Aduanero o responsable, en el caso de traslado de bienes considerados en la Ley General de Aduanas como mercancía nacional, desde el Almacén Aduanero hasta el puerto o aeropuerto.

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El remitente emitirá una guía de remisión por cada punto de llegada y destinatario; no obstante cuando para un mismo destinatario existan varios puntos de llegada, una sola guía de remisión del remitente podrá sustentar dicho traslado, siempre que en ésta se detallen los puntos de llegada. 2.1.2 Cuando es Traslado es Público Se emitirán dos guías de remisión: - Una por el transportista, denominado “Guía de Remisión –Transportista”. Es cuando el servicio de transporte de bienes es prestado por terceros, es decir, que en este caso se opta por contratar a un tercero para que realice el traslado.

-Otra por el propietario o poseedor de los bienes al inicio del traslado, denominado “Guía de Remisión –Remitente”. Es cuando el transporte de bienes es realizado por el propietario, poseedor de los bienes objeto de traslado, contando para ello con unidades propias de transporte.

2.3. Exonerados a Emitir Guías de Remisión

A continuación, detallaremos los principales casos en los cuales los traslados están exceptuados de ser sustentados con la guía de remisión: -Durante el traslado de bienes bajo la modalidad de transporte privado, no se exigirá guía de remisión del remitente en la venta de bienes, cuando el traslado sea realizado por el comprador y éste haya adquirido la propiedad o posesión de los bienes al inicio del 17

traslado. En este caso, el original de la factura podrá sustentar el traslado, siempre que previamente al traslado de los bienes, el vendedor al momento de emitir el comprobante de pago, consigne las direcciones del punto de partida y punto de llegada. -Independientemente de la modalidad de transporte (transporte privado o transporte público) bajo la cual se realice el traslado de los bienes: 1. No se exigirá guía de remisión del remitente en los siguientes casos: - En la venta de bienes, cuando el traslado sea realizado por el vendedor debido a que las condiciones de venta incluyen la entrega de los bienes en el lugar designado por el comprador. En este caso, el original y la copia SUNAT de la factura podrá sustentar el traslado, siempre que contenga la siguiente información: • Marca y placa del vehículo. De tratarse de una combinación se indicará el número de placa del camión, remolque, tracto remolcador y/o semirremolque, según corresponda. • Número(s) de licencia(s) de conducir. • Direcciones de los establecimientos que constituyen punto de partida y punto de llegada.

2.4 Requisitos legales para la Guía de Remisión Para efecto de lo señalado en los numerales 4 y 8 del artículo 174° del Código Tributario y en el Reglamento de Comprobantes de Pago, se considerará que no existe guía de remisión cuando: - El documento no haya sido impreso de acuerdo a las normas aplicables para la autorización de impresión de comprobantes y otros documentos.

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- El remitente o transportista que emita el documento tenga la condición de “no habido” a la fecha de inicio de traslado. -Para efecto de lo señalado en los numerales 5, 9 y 10 del artículo 174° del Código Tributario y en el Reglamento de Comprobantes de Pago.

Artículo 174º.INFRACCIONES RELACIONADAS CON LA OBLIGACIÓN DE EMITIR, OTORGAR Y EXIGIR COMPROBANTES DE PAGO Y/U OTROS DOCUMENTOS Constituyen infracciones relacionadas con la obligación de emitir, otorgar y exigir comprobantes de pago: Num.4.Transportar bienes y/o pasajeros sin el correspondiente comprobante de pago, guía de remisión, manifiesto de pasajeros y/u otro documento previsto por las normas para sustentar el traslado. Núm. 8.Remitir bienes sin el comprobante de pago, guía de remisión y/u otro documento previsto por las normas para sustentar la remisión. Núm. 5.Transportar bienes y/o pasajeros con documentos que no reúnan los requisitos y características para ser considerados como comprobantes de pago o guías de remisión, manifiesto de pasajeros y/u otro documento que carezca de validez. Núm. 9.Remitir bienes con documentos que no reúnan los requisitos y características para ser considerados como comprobantes de pago, guías de remisión y/u otro documento que carezca de validez. Núm. 10.Remitir bienes con comprobantes de pago, guía de remisión u otros documentos complementarios que no correspondan al régimen del deudor tributario o al tipo de operación realizada de conformidad con las normas sobre la materia.

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Capítulo 3

Caso práctico

3.1. De manera detallada se ponen en práctica como se utiliza la Guía de Remisión para una comprensión más clara y detallada.

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Traslado entre locales anexos Caso: La empresa San Miguel Arcángel S.A. se dedica a la confección de telas, debido al incremento de actividades dispuso la compra de un inmueble ubicado a corta distancia de la planta industrial. Con frecuencia se requiere la movilización de materia prima o productos terminados entre estos dos locales anexos. Se pide confeccionar la guía de remisión remitente. Datos: Denominación: Social Dirección Nº RUC Tipo de local San Miguel Arcángel S.A. Av. Materiales 9999 – Cercado 20000209512 Domicilio fiscal San Miguel Arcángel S.A. Av. Maquinarias 7777 – Cercado 20000209512 Almacén de telas

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En este modelo de guía debe destacarse el hecho que se trata de un movimiento de bienes entre locales que pertenecen al mismo contribuyente, por ello se ha marcado como motivo del traslado la opción Traslado entre establecimientos de la misma empresa. En esa lógica, cuando se menciona al destinatario se ha consignado para identificarlo la frase El remitente, la cual era una de dos opciones, la otra posibilidad era indicar la denominación social, no siendo obligatorio el número de RUC. Otro elemento a destacar, es el vinculado con la cantidad de bienes transportado, en el ejemplo, la primera verificación visual de lo que se está trasladando lo representan los bienes en forma de fardos, el cual sería una primera forma de comprobar la cantidad de bienes movilizados, pero esto resulta insuficiente si no se indica la magnitud del total, en este caso, las telas tienen un segundo elemento verificador: la extensión en longitud de los fardos, por ello resulta obligatorio anotar el metraje total de los bienes transportados. Nótese que en el ejemplo se ha considerado el traslado de un único tipo de bien, si fueran varios, estos ocuparán una nueva línea en la guía de remisión indicando a su vez, la cantidad de fardos y el metraje de este segundo ítem. En el ejemplo, el transporte se está realizando con unidades propias, por ello el recuadro Datos del transportista se encuentra en blanco. Cuando se efectúe el traslado de bienes entre locales anexos, estos deben encontrarse declarados previamente en el Registro Único de Contribuyentes.

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Conclusión

Se llegó a la conclusión de que las guías de remisión son importantes, aunque no sean consideradas un tipo de comprobante de pago ya que contienen información detallada y son de uso primordial para la empresa solo para el traslado de bienes y de poder controlar sus operaciones de compra, venta, consignación, exportación que requieren un adecuado traslado y un tipo de medio de transporte, puede ser privado o público. Es documentación sustentatoria no del pago sino del traslado de los bienes.

Bibliografía 23

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