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Manual de la empresa Empacadora del Sur Socorro Inés Vivar Uribe [email protected] 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Introducción Historia, antecedentes y objetivos del empleado Fundamento legal Descripción de funciones Políticas Análisis y descripción de puestos. Organigrama. Tipo de departamentalización

Introducción El presente manual está elaborado con la finalidad de que la empresa cuente con un breve manual que refleje la organización de la Empacadora del Sur, los módulos que la integran y las funciones de cada departamento. Para lograr esto se hicieron varias encuestas al directivo de la unidad administrativa, subordinados, etcétera, plasmando así toda la información posible. Es de vital importancia contar con información del centro de trabajo para que los que en él laboran conozcan con precisión y exactitud las funciones que deben desempeñar como colaboradores, así como a quién están subordinados. En este instrumento hallarás la historia de la empresa, sus valores, organigramas, directorio y todo lo funcional que esté relacionado con la Empacadora del Sur, para lo cual es de importancia que te detengas a analizar cada una de las páginas de este manual, revisándolo meticulosamente a tu criterio personal. Creemos que este texto debe ser revisado periódicamente para así poder detectar los posibles errores y mejor aun ir incluyendo nuevas y mejores tácticas de manejo de la empresa para así lograr lo deseado. Tiene diferentes departamentos, los cuales se irán explicando con detalle más adelante.

Historia Pensando en la sociedad, en su salud y alimentación, Empacadora del Sur abre sus puertas; ésta se encarga de empacar mermeladas, frutas en almíbar, así como de embotellar leches y jugos. Actualmente muchas personas se enferman por consumir alimentos que al momento de ser envasados no los cierran herméticamente o los exponen a condiciones no adecuadas, por eso Empacadora del Sur se dedica a todo lo relacionado con ello, desde utilizar el material adecuado hasta el momento de ser llevado a los centrales de abasto. En cuanto al personal que aquí labora es altamente capacitado, cada uno realiza sus obligaciones respectivas, continuamente se realizan cursos y se premia al que más ha cumplido con los objetivos fijados. Objetivos Los objetivos de esta empresa son que cada uno de los productos que se procesen dentro sea de alta calidad, que todos los materiales utilizados no dañen al producto y consigo al consumidor. Por su parte los empleados tienen la responsabilidad de que cada deficiencia detectada en el producto sea expuesta al encargado, de no ser así éste corre el riesgo de ser desplazado de su puesto, si se es descubierto atentando contra las normas de la salud. El objetivo principal del empleado es hacer productos de calidad, en cantidad y al menor tiempo posible.

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Apoyar a cada uno de sus compañeros, así como a sus superiores, dejando atrás sus intereses personales, tener disciplina en sus acciones y responsabilidad, todo esto lleva a la realización de la meta establecida, en este caso es que el cliente se sienta satisfecho al realizar sus compras. Tener iniciativa e imaginación al momento de planear proyectos, aportando así lo mejor de cada uno. Hacer sentir al consumidor parte importante de la empresa.

Fundamento legal En Empacadora del Sur S. A. de C. V expresamos eL acuerdo de adoptar las leyes, normas, reglamentos, códigos internos, externos y políticas que se apliquen para el buen funcionamiento de este centro de trabajo, las cuales se detallan a continuación. Leyes Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Federal Del Trabajo. Ley del Impuesto Sobre la Renta Nueva Ley del Seguro Social. Ley del Instituto Nacional de Vivienda para los Trabajadores. Norma Normas Oficiales de Seguridad e Higiene. Reglamentos Reglamento Interno de Trabajo. Códigos internos y externos Código de Conducta de los Clientes. Políticas Políticas Sociales. Estructura orgánica

Descripción de funciones Departamento de almacén Objetivo: Controlar y resguardar el producto que vaya saliendo, prever que los procesos de surtido y empaque se efectúen con calidad, eficiencia, rentabilidad , a fin de que lleguen oportuna y confiablemente a los clientes y puntos de venta propia. Funciones ° Organizar y controlar el proceso de recibimiento, almacenamiento, surtido y empaque de los productos, los productos resguardados en el almacén central de la empresa asegurando el registro y actualización permanente de los movimientos que se vayan realizando y afectando al inventario físico. ° Supervisar y evaluar las actividades del personal que recibe, resguarda, surte y empaca el material resguardado en el almacén central y del demás personal asignado al departamento. ° Llevar un estricto control del área de recibo en el proceso de recepción. ° Organizar el manejo y acomodo óptimo del material en el espacio destinado para su almacenamiento y resguardo. ° Coordinar la atención y seguimiento oportuno a los pedidos de producto generados por las áreas competentes de la entidad.

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° Vigilar que el equipo y la maquinaria necesaria para el almacenamiento, empaque y embalaje se mantengan en buen estado de operación y gestionar su mantenimiento preventivo y correctivo. ° Controlar, el material reintegrado al almacén central resultado de las devoluciones. ° Estipular periódicamente las entradas y salidas del producto. ° Promover, aplicar y vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene en la operación del almacén central procurando la protección de los diversos productos contra robo, y mermas que afecten los procesos de distribución y comercialización. ° Aplicar medidas de control interno a fin de asegurar la operación del almacén y la seguridad del material resguardado. ° Procurar la coordinación con las áreas que tengan vinculación con el Departamento, a fin de facilitar la toma de decisiones y la actualización constante de los procesos Operativos y sistemáticos. Departamento de empaque Objetivo: Brindar apoyo tecnológico a empresas en lo vinculado al empaque es decir, envases, cajones y accesorios de empaque y en lo referido al manipuleo de productos. Funciones ° Ayudar a las empresas en la selección de compras y uso adecuado de envases y cajones. ° Solucionar los problemas vinculados con el empacado y manipuleo de mercancías y optimizar los empaques. ° Evaluación en caso de siniestros, es decir tener asesoramiento acerca de la causa de un siniestro, si radica o no en el empaque o en el manipuleo del producto. Departamento de compras Objetivos: Atender las necesidades de atención médica de nuestra comunidad, la cual se demuestra a través una buena administración y la mejor valorización del procedimiento de adquisición de los bienes y servicios, por medio de un proceso de compra competitivo, justo e imparcial. Garantizar los bienes a través del proceso competitivo e implementar un plan que garantice la calidad para identificar y evitar los obstáculos Obtener los bienes y servicios de contratistas, vendedores y abastecedores responsables que no discriminen a las personas por su raza, color, religión, nacionalidad de origen, discapacidad, género u orientación sexual. Funciones ° Llevar el control de descuentos, bonificaciones, recargos administración de compras y cambios de precios al facturar. ° Facturar cotizaciones, pedidos, notas de crédito y notas de débito ° En las compras llevar notas de pedidos, cotizaciones, comparación de cotizaciones, órdenes de administración de compras. ° Revisar las comisiones por vendedor, cliente y artículos. ° Liquidación de comisiones a representantes por ventas. ° Emisión de comprobantes por lote. Gerencia de ventas Objetivo: Tiene como principal objetivo mantener y aumentar las ventas mediante la administración eficiente del recurso humano de ventas disponible y del mercado potencial de clientes en un plazo determinado. Funciones ° Tener bien detectado a quienes si cumplen y los que tienen conflictos, esto ayuda en mucho y así poder ir avanzando y lograr al fin del mes un resultado bueno. ° Control de calidad de ventas No necesariamente hay que conformarse con que el vendedor esté visitando un cliente, sino en realidad verificar en que forma lo esta realizando. ° Tener en control los márgenes de contribución promedio, esto quiere decir que debemos tomar en cuenta que si tenemos bien organizado desde el principio aun así se este llevando ventas buenas pero si no se tienen los pagos hechos todo esto se puede derrumbar logrando así un punto malo a favor de la empresa. Supervisor de ventas Objetivo: El objetivo principal es lograr que los vendedores estén cumpliendo con su trabajo, para así lograr la mayor venta al menor tiempo. Funciones ° Supervisar el personal a cargo ° Elaborar planes a corto y mediano plazo ° Manejar tiempos de entrega del servicio ° Establecer procedimientos de retroalimentación ° Participar en eventos para dar a conocer el servicio

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° Actualizar documentación de clientes ° Controlar proceso de gestión de calidad ° Realizar seguimiento, medición y análisis de la satisfacción del cliente Gerente de Administración Objetivos: Para el gerente de administración sus objetivos principales son planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos de personal, logística, presupuestos, contables y financieros para atender las necesidades de la empresa. Funciones ° Realizar la programación, organización, control y registro contable de los actos administrativos vinculados con la gestión económico-financiera, patrimonial y de liquidación de haberes del organismo. ° Efectuar el contralor de la ejecución del presupuesto y sus modificaciones, elaborando los estados financieros, cuadros de resultados, proyecciones y demás documentación financiero-contable para su presentación ante los órganos de control. ° Supervisar las actividades de las unidades administrativo-contables y fiscalizar las rendiciones de cuentas que realicen por pago de sueldos, gastos e inversiones. ° Supervisar la tramitación de las contrataciones, compras y locaciones de bienes y servicios. Nombre del departamento: Compras Descripción del puesto: Obtener materiales, al menor precio y máxima calidad, para así tener un resultado excelente. Requerimiento del puesto: Ingeniero industrial de producción y/o experiencia, sexo indistinto, mayor de 23 años, estado civil indistinto. Experiencia laboral: 3 años Habilidad laboral: Conocer todas las operaciones básicas de su área. Subordinados a él: presidente del consejo de administración, presidente del consejo de vigilancia, supervisores de producción, jefe de calidad, mecánico, limpieza, supervisor de avios y secretaria. Responsabilidad principal: a) Elaborar entradas y salidas de Activos fijos. b) Eficientar y optimizar los Recursos y procesos. c) Verificar las actividades plasmadas en los documentos, apegándose a los sistemas de Calidad. d) supervisar las funciones de los Subordinados. e) informar el cambio de Actividades. f) disponibilidad de horario. Facultades: Solicitar equipo, maquinaria, personal, determinar la planificación.

Políticas Política de no discriminación. En Empacadora del Sur a todo aquel que labora dentro de esta empresa se le garantiza un lugar de trabajo sin discriminación, a través del cumplimiento de las leyes y reglamentos, dando un trato digno para los trabajadores, excluyendo toda práctica discriminatoria, tales como (sexo, raza, credo o religión, doctrina política y condición social), en cada selección y contratación de personal quedará excluida la aplicación de pruebas de embarazo y quedará estrictamente prohibido que el personal obligue a una persona en tales condiciones a realizar trabajos que vayan en contra de sus salud y la del ser que lleva en sus entrañas. Política de prohibición de trabajos forzados. Empacadora del Sur reconoce y respeta el trabajo como un derecho y un deber social, apegándonos a lo perpetuado en los artículos 4°, 63°,65°,66°,67°,68°,69° y 74° de la Ley Federal del Trabajo. Políticas de la declaración de edad mínima de ingreso. La empresa tiene establecido que la edad mínima de contratación vaya conforme a la ley federal del trabajo, esto incluye a todas las áreas y todos los empleados. Título quinto bis → ley federal de trabajo Trabajo de menores: La prohibición de trabajo para los menores en los casos que se señalan: Artículo 175: Queda prohibida la utilización del trabajo de los menores: Fracción II, Menores de 18 años prohibición en trabajos nocturnos industriales. Política de calidad En Empacadora del Sur garantizamos la calidad de nuestros productos a través de un sistema de mejora continua, la capacitación de nuestro personal y mejoramiento de nuestro equipo productivo, para superar las

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expectativas de nuestros clientes.

Análisis y descripción de puestos Empacador: Este deberá tener todo el producto que se le entregue al menor tiempo posible, además tendrá que acatar cada una de las órdenes de sus jefes inmediatos. A cualquier falta de respeto a las normas o a la moral será sustituido de su puesto de inmediato sin excepción. Etiquetado: Después de que el personal de empaque tenga el producto listo, este de inmediato colocará las etiquetas de los paquetes. En caso de no hacerlo y o faltar al respeto en cualquier forma será removido sin apelación alguna. Comprador: Comprará el material de insumo, tomando en cuenta precio, calidad y cantidad para así al momento de llevar a cabo el trabajo no haya conflictos. Si se descubre robando materia o fondos inmediatamente será consignado a la policía. Almacenista: Todo aquel producto que se vaya presentando listo, lo irá guardando de acuerdo a la lógica productiva. Verificador: Vigilará las acciones del almacenista, logrando así un buen manejo de productos. Supervisor: Atenderá a cada trabajador y analizará si se está cumpliendo con los objetivos deseados. Vendedores: Tendrán en cuenta a los tipos de compradores, lo que desean y sobre todo tener a tiempo la mercancía. Atención a clientes: Esta área es muy importante, sin ella la empresa prácticamente no es nada. El que la atiende deberá tener muchas cualidades humanas, deberá sostener la frase “El cliente tiene la razón” en cada una de sus palabras y acciones con el trato humano. Contabilidad: Debe ser un profesional adecuado que sepa realizar cálculos de los impuestos y contribuciones al Estado, e incluso por esta gestión tiene responsabilidad la cual puede ser de índole penal por los cálculos de las referidas contribuciones al Estado. Recursos Humanos: Personal al que se recurre para solicitar trabajo, para llevar a cabo esta acción antes deberá consultar con sus jefes inmediatos. Seguridad: Se reservará a sólo vigilar todas y cada una de las áreas de la empresa, sin pasar por alto algún delito cometido por los empleados, de no ser así se convertirá en cómplice del delincuente. Intendencia: Mantendrá en perfecto orden y limpieza todas las áreas de la empresa, ésta sólo tiene la obligación de aceptar órdenes de su jefe inmediato.

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Organigrama por productos

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Departamentalización por productos Autora: Socorro Inés Vivar Uribe [email protected] México 15-09-08

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