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• Jairzinho Diaz

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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ALUMNA:

PROFESOR: EDUARDO NÚÑEZ GAYOSO CURSO: DISEÑO ORGANIZACIONAL TEMA: MANUAL ORGANIZAIONAL DE FUNCIONES (MOF) CICLO- AULA: III TURNO: MAÑANA AÑO:

2017

INTRODUCCION

El MOF es fruto de un constante y permanente estudio y evaluación de la visión y misión de la Empresa, teniendo en cuenta los requerimientos y necesidades que demanda el mundo profesional y laboral cada vez más cambiante y exigente. Así, se ha establecido funciones y responsabilidades, que complementadas con un Manual de Procedimientos y un Sistema Computarizado de Información Integral, en etapa de elaboración, beneficiaran no solo a quienes servimos; si no, harán de la Empresa y del trabajo que hacemos, un esfuerzo eficiente, con calidad y competitividad para el desarrollo de la gestión del talento humano. El MOF ha sido elaborado con la colaboración del proceso de la Gestión Humana en coordinación con los demás

procesos administrativos y trabajadores en

general, a ellos nuestro reconocimiento y gratitud por su Colaboración, sugerencias y estímulos en la elaboración del presente documento. En ese sentido, para alcanzar los fines y objetivos, es necesario diseñar una estructura organizacional y funcional que con precisión y claridad exponga las responsabilidades, obligaciones, niveles de autoridad y de coordinación que deben guardar todos los que integran la Empresa, con la finalidad que su colaboración, esfuerzo y compromiso en el trabajo con lleven a lograr esos propósitos y metas.

INDICE

Contenido INTRODUCCION .................................................................................................... 2 INDICE .................................................................................................................... 3 BODEGA DELICIA .................................................................................................. 4 ESTRUCTURA ORGANICA .................................................................................... 5 ORGANIGRAMA ..................................................................................................... 6 DESCRIPCION DE FUNCONES .............................Error! Bookmark not defined. AREA DESAGREGADA: ............................................................................... 11 AREA DESAGREGADA: ............................................................................... 12 AREA DESAGREGADA: ..................................Error! Bookmark not defined. ÁREA DESAGREGADA: ............................................................................... 14 ÁREA DESAGREGADA: ..................................Error! Bookmark not defined.

BODEGA DELICIA ALCANCE DEL MOF Este manual comprende la estructura orgánica y funcional de la BODEGA DELICIA comprende a sus distintas unidades orgánicas, siendo su campo de aplicación a todo el personal que labora en las distintas dependencias de la bodega. OBJETIVOS 1. OBJETIVO GENERAL Marcar siempre la diferencia a la hora de entender, anticipar y satisfacer las necesidades

de

los

clientes

en

un

ambiente

limpio,

seguro

y

conveniente, prestando un servicio rápido y amigable, La mejor variedad de productos y servicios, a un precio justo, y con calidad OBJETIVOS ESPECIFICOS  Ofrecer siempre a los clientes una compra que supere sus expectativas.  Tener siempre un buen surtido para mayor satisfacción del cliente.  Mantener siempre un orden para mayor comodidad y acogida del cliente.  Ofrecer una atención de alta calidad. BASE LEGAL El presente manual tiene su base legal en las Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República, Decreto No. 15 publicado en el Diario Oficial Numero 21, Tomo 346, del 31 de enero del 2000.

ESTRUCTURA ORGANICA

Bodega DELICIA cuenta con la siguiente estructura orgánica: 1.-ORGANOS DE DIRECCION: ADMINISTRADOR 2.-ORGANOS DE ACESORIA: Contador 3.-ORGANO DE LINEA JEFE DE COMERCIAL: Q Ventas Cajera Q Marketing JEFE OPERATIVO Q Compras Q Control de calidad

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

BODEGA DELICIA

ADMINISTRADOR

CONTADOR

JEFE DE MARKETING

JEFE OPERATIVO

COMPRAS VENTAS

CAJA

DESCRIPCION DE PUESTOS 1. ADMINISTRADOR •

Órgano: Dirección

•

Área: administración

•

Cargo: Administrador.

Funciones: 

Tramita o verifica los viáticos.



Lleva registro y control de proveedores.



Lleva el control de los bienes y materiales de la unidad.



Vela por el cumplimiento de la normativa legal vigente que rige la materia.



Lleva el control y administra los fondos de trabajo y/o caja chica.



Elabora y hace seguimiento a las órdenes de pago tramitadas por la unidad.

Responsabilidades: MATERIALES: 

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO: 

Es responsable directo de dinero en efectivo, contratos y ejecución de presupuesto.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: 

Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES: 

Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

Perfil: A) EDUCACIÓN: 

Licenciado en Administración Comercial o el equivalente.

EXPERIENCIA: 

Seis (6) meses de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de administración de bienes y recursos.

Relaciones: ninguna 2. CONTADOR 

Órgano: Asesoría



Área: contabilidad.



Cargo: contador.

Funciones: Q Llevar libros contables (Diario, mayor e inventarios) de la discoteca. Q Realizar la relación de las Cuentas por Cobrar y por Pagar del de la discoteca GOTICA. Q Llevar todos los movimientos o registros contables al Programa de software utilizado por la discoteca gótica. Q Cualquier otra actividad fijada por el Gerente Administrativo de la discoteca.

Responsabilidades: Q Mantener y cumplir los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad. Q Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos del área. Q Velar por la aplicación de la norma y el cumplimiento de las normas de la organización. Q Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo. Perfil: Q Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos. Q Títulos: Contador Público y Auditor. Q Estudios complementarios: Computación, finanzas, contabilidad. Q Experiencia: que tenga 2 años de experiencia como mínimo en cargos similares. Relación: Coordinación: Coordina con el administrador. Dependencia: Depende del administrador 3. MARKETING 

Órgano: Línea



Área: MARKETING



Cargo: jefe de marketing

Funciones: 

Definir un plan estratégico de Marketing, acorde con los objetivos empresariales.



Establecer un modelo de evaluación en coordinación con la Gerencia de Ventas, que permita conocer el avance y los resultados de las ventas.



Realizar análisis del sector de telecomunicaciones que incluya Clientes, Proveedores, Competencia, Servicios Sustitutos y a los posibles ingresantes al Mercado.



Estudiar las Tendencias Tecnológicas como Soporte a nuevos Mercados de Servicio en los que pueda participar la Empresa.



Realizar planes estratégicos de mercadeo, que permitan modificaciones y adaptaciones para operar en diferentes ambientes.

Responsabilidades: •

Realizar el seguimiento de la venta de productos y servicios.

•

Buscar y proponer mejoras a nivel de ventas.

•

Solicitar a la Gerencia los posibles descuentos a los clientes.

•

Buscar un medio adecuado para poder promocionar los servicios y ventas de equipos que se realizan.

Perfil: -

Egresados de las carreras de Administración, Marketing, Ingeniería Industrial.

-

Conocimientos de Word, Excel, Power Point y otros de diseño a nivel intermedio/avanzado.

-

Conocimientos del inglés a nivel intermedio/avanzado.

-

Mínima de 3 años desempeñando funciones similares a las descritas. Ideal en empresas de consumo masivo.

Relación: Coordinación: Coordina con el jefe de compras. Dependencia: Depende del jefe de compras.

AREA DESAGREGADA: 

Órgano: AREA DESAGREGADA.



Área: ventas.



Cargo: encargado de ventas.

Funciones: •

Preparar los Pronósticos de Ventas.

•

Preparar los Pronósticos de Gastos.

•

Buscar y elegir otros canales de Distribución y Venta.

•

Investigar, sugerir y elaborar Planes Promocionales: Regalos, Ofertas, Canjes, Descuentos, Bonificaciones, etc.

•

Capacitarse y buscar asesoramiento en tareas específicas.

•

Analizar y organizar los tiempos y movimientos de las visitas domiciliarias.

Responsabilidades: •

Incremento de las ventas, garantizando estándares definidos por la compañía y procedimientos en las tiendas

•

Implementación de los nuevos procedimientos y campañas de venta en tienda

•

Optimización de la disponibilidad de productos

•

Funcionamiento correcto y eficaz de las tiendas Selección y contratación del personal de tienda Formación y desarrollo del equipo para lograr su máximo potencial

• •

Perfil: •

Estudios en Administración (Licenciatura),

•

Mercadeo y Publicidad o Carreras afines (Licenciatura).

•

Maestría en Administración de Empresas o en Mercadeo y Publicidad.

•

Experiencia mínima de 2 años en el área de ventas Manejo de Personal a su cargo.

•

Relación: Coordinación: Coordina con el jefe de compras. Dependencia: Depende del jefe de compras. AREA DESAGREGADA: 

Órgano: AREA DESAGREGADA.



Área: Caja.



Cargo: cajera.

Funciones: •

Registra directamente los movimientos de entrada y salida de dinero.

•

Realiza depósitos bancarios.

•

Elabora periódicamente relación de ingresos y egresos por caja.

•

Realiza arqueos de caja.

•

Suministra a su superior los recaudos diarios del movimiento de caja.

Responsabilidades: •

Materiales: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo de su responsabilidad directa.

•

Dinero: Es responsable directo de dinero en efectivo, cheques y otros documentos de valor.

•

Información confidencial: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad bajo.

•

Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

•

Supervisión: El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante.

Perfil: Educación: Bachiller, curso de contabilidad general, cursos para cajeros.

Experiencia: Conforme a lo solicitado por cada empresa, hay algunas que no requieren experiencia previa en el cargo.

Relación: Coordinación: Coordina con el jefe de compras. Dependencia: Depende del jefe de compras. 4. JEFE DE OPERACIONES: 

Órgano: LINEA



Área: operaciones.



Cargo: jefe de operaciones.

Funciones: •

Proponer el plan y presupuesto del área de Operaciones

así como

realizar su ejecución, supervisión, control y evaluación. •

Planificar los recursos y materiales operativos acordados por la gerencia de operaciones y al cumplimiento de productividad determinados por la empresa.

•

Administrar y mantener a los clientes actuales, asegurando el cumplimiento acordados con el cliente. Desarrollar más venta a través de la venta de más servicios a los clientes actuales.

•

Controlar el cumplimiento de los procedimientos y políticas que aseguren la buena conducción de las operaciones.

•

Asegurar la venta y rentabilidad de acuerdo al presupuesto.

Responsabilidades: •

Revisar la lista de asuntos por resolver para poder establecer prioridades y resolverlos.

•

Planificar y dirigir todas las acciones de representatividad en el ámbito territorial asignado.

•

Planificar y dirigir gastos e ingresos.

Dirigir las reuniones con jefaturas, trabajadores y representantes sindicales.

•

Perfil:

•

Bachiller en Ing. Industrial, Administración o carreras afines. Experiencia mínima de 2 años como gestor de un centro de distribución.

•

Experiencia en Manejo de presupuestos, Nivel de servicio y Gestión de

•

riesgo (indispensable). •

Office a nivel intermedio.

Relación: Coordinación: Coordina con el gerente general. Dependencia: Depende del gerente general. ÁREA DESAGREGADA: 

Órgano: AREA DESAGREGADA.



Área: compras



Cargo: jefe de compras

Funciones: •

Atiende las diferentes solicitudes de adquisición de materiales y/o equipos, previa aprobación del organismo competente.

•

Analiza órdenes de compras y las tramita ante los órganos competentes.

•

Solicita a diferentes proveedores, nacionales y extranjeros, cotizaciones de materiales y/o equipos.

•

Recopila toda la información necesaria para ser analizada por el comité de compras.

• •

Analiza las cotizaciones y selecciona los proveedores, conjuntamente con el comité de compras. Presenta cuenta a su superior inmediato sobre las acciones del comité de licitaciones.

Responsabilidades: MATERIALES: -

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO: -

Es responsable directo de la custodia de materiales y firma de cheques.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: -

Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES: -

Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas y en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos y/o establecer técnicas o estándares, a nivel de sección y/o unidad.

Perfil: A) EDUCACIÓN: Licenciado en Ciencias Fiscales, Administración o carrera afín. EXPERIENCIA: Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo. Relación: Coordinación: Coordina con el jefe de almacén. Dependencia: Depende del jefe de almacén.