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INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PROPUESTA DE:

MODELO TEORÉTICO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO APLICADO A LA EDUCACIÓN PARA ACREDITAR LA PASANTÍA EN:

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN EDUCACIÓN DOCENTE FACILITADOR:

DR. EUGENIO RAMÍREZ AMADOR

SAN JOSÉ, COSTA RICA

JULIO 2011 1

INTRODUCCIÓN La presente propuesta de un Modelo de Gestión del Conocimiento a nivel teórico, constituye el trabajo final de la Pasantía en Gestión del Conocimiento aplicable a la Educación, elaborado a nivel de perfil general por parte de los doctorantes en Educación de la Universidad IVES de Veracruz, México. La pasantía se realizó en el Centro de Docencia del Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP), del lunes 11 al viernes 15 de julio del año 2011, con un horario de 8 am a 5 pm, para un total de 40 horas efectivas frente a grupo (horas aula). Los doctorantes realizaron la presente investigación en equipos de trabajo integrados de forma heterogénea, en sesiones plenarias de análisis, discusión y consensos, por lo cual este trabajo representa la opinión y esfuerzo de todos los participantes, apoyándose en los aspectos conceptuales, metodológicos e instrumentales estudiados en el curso. El estudio está dividido en Marco Conceptual, Objetivo General, Objetivos Específicos, así como las respectivas Variables con sus definiciones. Se pretende que esta propuesta constituya una excelente base para poder desarrollarla con mayor detalle, operacionalizando las variables y diseñando el sistema operativo para ser probado y puesto en ejecución.

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ÍNDICE

Introducción

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Marco conceptual

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Objetivo general

5

Objetivos específicos

5

Descripción de variables

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Participantes

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MARCO CONCEPTUAL 1. Que la actual época del conocimiento exige que las organizaciones gestionen el conocimiento para que constituya una ventaja comparativa y competitiva, así como una estrategia de mejoramiento continuo (kaizen). 2. Que la organización requiere explicitar o extraer el conocimiento tácito depositado en las mentes de su personal, con la finalidad de socializarlo en un sistema de gestión del conocimiento en beneficio de la organización y de su personal. 3. Que el nuevo conocimiento, aprendizajes y experiencias con valor agregado aprendidas por parte del personal derivadas o no del ejercicio laboral, es conveniente sean conocidas por todos como una forma de enriquecer el capital intelectual de la organización. 4. Que la cultura organizacional es conveniente sea fortalecida con el fomento del valor de compartir los conocimientos, conducente a contrarestar el egoísmo e individualismo que tradicionalmente han prevalecido en las culturas organizacionales respecto a la transmisión del conocimiento. 5. Que el conocimiento explicito presentado en forma de manuales, instructivos, guías de acción, consejos (tips), programas tutores, narración de experiencias y otras formas de exteriorización, debe constituir una base de consulta necesaria y apta para la inducción, re inducción, capacitación y amplitud de conocimientos del personal, partiendo del principio de que siempre hay una manera mejor de hacer las cosas. 6. Que el personal debe estar motivado para incorporar como parte de sus labores y actitud, la práctica de utilizar el sistema de gestión del conocimiento, ya sea para introducir nuevo conocimiento aprendido o adquirido con alto valor agregado, así como para aprovechar el conocimiento incorporado por otros, para convertirlo en mejores prácticas en su quehacer y gestión. 7. Que es conveniente y necesario que la propia organización introduzca en el sistema, conocimiento de valor agregado o mejores prácticas que resulten estratégicas para todo el personal. 8. Que el sistema de gestión del conocimiento debe preservase como tal, no siendo conveniente que se convierta en un sistema de comunicados o de informaciones de la empresa o para recibir recomendaciones.

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9. Que el sistema debe estar blindado para evitar que se incorpore conocimiento banal, de poco valor agregado o de escasa utilidad para el acervo del conocimiento de la organización.

OBJETIVO GENERAL: Diseñar un modelo de gestión del conocimiento que permita identificar, seleccionar, organizar, distribuir y transferir el conocimiento derivado de la práctica en gestión docente.

OBJETIVO ESPECÍFICOS: 1. Contar con un instrumento para convertir el conocimiento tácito en conocimiento explícito de tal manera que el conocimiento que está en la mente sea de todos. 2. Fortalecer la cultura organizacional del hábito de la enseñanza (saberes y haberes). 3. Contar con un instrumento de socialización del conocimiento de ventajas competitivas y comparativas para convertir a la institución en una organización inteligente. 4. Fortalecer la cultura organizacional de equipo en el sentido de que somos una sola ¿? De enseñanza aprendizaje. 5. Sistematizar prácticas, metodologías, abordajes en la práctica docente para que los demás emprendan el Know How de otros. 6. Introyectar en la cultura de la organización en el mejoramiento continuo orientado a la calidad.

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DESCRIPCIÓN DE LAS VARIABLES Sistema organizativo: El gerente, es la persona responsable de la administración exitosa del sistema, sus funciones son, planear, organizar, dirigir y controlar las actividades del sistema de gestión de conocimiento. Su visión es la de mantener el sistema exitoso y compatible con la satisfacción del usuario. Garantizar que la información que entre al sistema sea confiable y oportuna. Integrar y agilizar los mecanismos para validar la información. Informar a las autoridades los resultados, mediante los indicadores de gestión. Procurar, definir y lograr estándares de uso. Definir los estándares para el respaldo de la información. Fijar políticas operativas, administrativas y de calidad con base en los parámetros establecidos. Lograr la satisfacción del usuario. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas. Medir la satisfacción del usuario. Preparar presupuesto a fin de atender las actividades planeadas. Optimizar los recursos en la implementación de las actividades. Revisar la base de datos periódicamente para mantenerla actualizada. Propiciar foros y discusiones. Mantener un vínculo constante para que el sistema de información se mantenga actualizado con conectividad. Cultura motivadora: El sistema debe estar inmerso dentro de las creencias y valores de la organización. Facilitar el saber y hacer de tal manera que se convierta en una práctica de la vida cotidiana. Diseñar y proponer un sistema de incentivos psicológicos a los que más y mejor aportan y evitar los reconocimientos salariales. Desarrollar el gusto de poner a la disposición de otros los conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y aptitudes. Mantener el interés por enseñar, aprender y por el uso del sistema tecnológico mediante una plataforma. Desarrollar el gusto por poner al servicio de otros la información. Generación del Conocimiento: Corresponde al conjunto de actividades desarrolladas para utilizar, compartir, desarrollar y administrar los conocimientos que posee una organización y los individuos que en ésta trabajan, de manera de que éstos sean 6

encaminados hacia la mejor consecución de sus objetivos. No solo se nutre de los trabajadores sino también lo que la empresa decida generar como capital… Conocimiento Tácito: Las habilidades, competencias, saber-cómo y conocimiento contextual en la mente. Conocimiento Explícito: El conocimiento que ha sido capturado o codificado en las bases de conocimiento de la empresa, herramientas, catálogos, directorios, modelos, procesos y sistemas. Proceso de conversión del conocimiento tácito al explícito: Es la descripción teorética o fáctica de lo que se aprende, el personal narra o describe sus aprendizajes, producto del quehacer en la empresa y el avance se genera al compartirlo con los demás. Captación: Consiste en la forma de apropiarse de las fuentes y los medios del conocimiento. La fuente es donde está el conocimiento: entrevistas. El medio, consiste en como hago yo para llegar al conocimiento. De manera que la captación la podemos entender como las fuentes y los medios adecuados e indicativos para la extracción adecuada de datos. Selección y Validación de la información: La información recibida tendrá el siguiente tratamiento: El primer momento en la selección de información requiere la conformación de un grupo de expertos multidisciplinario. Al recibir la información mediante un análisis se selecciona y se canaliza a los expertos para revisión, los cuales dictaminan y determinan si el documento cumple con las características pertinentes. La información es documentada si el grupo de expertos dictamina que la Información confiable y oportuna. La selección implica que la información se incorpore, se disemine y se distribuya en el banco de conocimientos. La selección también implica un principio de solidaridad e igualdad a las personas que tienen diferencias, para eso realizan sesiones de trabajo que apoyen a la distribución de conocimiento. El conocimiento después de validado debe tener una vigencia y tiempo de revisión y actualización para dar confianza en el sistema. 7

Almacenamiento: Consiste en recopilar la información seleccionada, validada y actualizada, que se organiza en una plataforma de gestión de conocimiento, empleando diferentes herramientas como pueden ser los tesauros y los lenguajes controlados bajo los criterios de uso y acceso de la información atendiendo al concepto de la arquitectura de información y perfiles de interés de los usuarios. Distribución: Consiste en brindar y promocionar los productos y servicios de información ya seleccionada, validada y actualizada por diferentes medios del mercadeo social (avisos de internet, boletines electrónicos, redes sociales, comunidades virtuales de aprendizaje), facilitando su recuperación por diferentes puntos de acceso incorporados en la arquitectura de información de la plataforma de gestión de conocimiento y que responden a las necesidades e intereses temáticos de los usuarios (ejes temáticos, perfiles grupales).

1. Acceso mediante tecnologías de información (TI) I. Plataforma autónoma en intranet. Para este Sistema de Gestión del Conocimiento, se espera la utilización de un sistema utilizado en la TI (tecnología de la información) que es el intranet, 8

que enlaza información entre servidores dentro de una organización, mediante el manejo de una plataforma autónoma y cerrada, donde se pueda localizar, consultar, descargar información procesada, que constituya el patrimonio de conocimiento de la organización. Este sistema debe propiciar facilidad de acceso y uso con carácter de universal dentro de la organización, limitado a los objetivos del sistema de gestión del conocimiento. Si bien es recomendable que este proceso permita la interacción de persona a persona, los protocolos operativos deben garantizar que no si introduzcan informaciones inútiles o distorsionadas de la definición del patrimonio intelectual de la entidad. Esta plataforma puede inclusive programarse por el administrador del sistema para permitir la interacción del modelo en foros informales de discusión sobre el uso y la creación del patrimonio intelectual, con la participación del grupo de expertos, para que las aportaciones generadas sean pertinentes en el cumplimiento de los fines autorizados en la acumulación de la información de conocimiento de la entidad. La plataforma TI de intranet que se establezca para la gestión del conocimiento debe ser cerrado a comunicados generales y no pertinentes en los propósitos de la gestión del conocimiento, para que no se convierta en un lugar común de filtración de comunicaciones indiscriminadas. Es muy trascendente para permanencia y efectividad del intranet como plataforma de las TI de la empresa esta rigidez para no provocar desilusión de los usuarios respecto de todas sus comunicaciones. El inventario de conocimientos accesible mediante el intranet es de consulta, de aprendizaje y de crecimiento por la accesión de los conocimientos explícitos que constituyen el valor intelectual de la organización. Si bien en los contenidos el modelo operado en intranet debe ser cerrado, en los procesos debe ser flexible, por lo que la red debe permitir la escalabilidad, pues las fuentes del conocimiento pueden ir alcanzando nuevas estructuras de la organización que enriquezcan la acumulación de conocimiento. 9

La plataforma TI también puede permitir las contribuciones de conocimiento externo, mediante la conectividad a internet, pero una política de este tipo (que sin duda incrementará el conocimiento explícito) debe sujetarse a reglas específicas garantizadoras de las fuentes y la inalterabilidad del documento o información continente de la aportación, como el protocolo para acceder sólo a documentos en imágenes o documentos PDF (por sus siglas en inglés "Portable Document Format"). Es decir las TI deberán utilizar formatos de documentos portátiles, tales como el Adobe Acrobat u otros similares pero que garantice la apariencia obtenida en todos los tipos de computadoras, esto quiere decir que, el documento aparezca idénticamente, cualquiera sea la plataforma donde se haya descargado el archivo para leerlo y/o imprimirlo. II.

Técnicas de gestión del conocimiento mediante procesos TI. La disponibilidad de buenas técnicas de gestión del conocimiento en un ambiente TI es un valor agregado que debe enriquecer al modelo. Así, las TI deben permitir el constante rastreo y recogida sistemática de fuentes de información valiosas contribuyentes del conocimiento explícito; para ello, sin embargo, el tránsito de la información debe contar con agentes informáticos inteligentes y filtros programáticos y protocolarios que depuren la información entrante, como garantes de la calidad e idoneidad de los contenidos para la acumulación del conocimiento explícito. Una recomendable práctica con la que deben contar las TI del modelo es la clasificación automatizada basada en instrumentos terminológicos para trasponer la información de entrada y de consulta con una postura de lenguaje estricto (los llamados thesaurus) del idioma natural empleado en documentos y recursos, operando indizadores que aclaren un propicien mayor velocidad en la navegación de push y pull. Dentro de las técnicas de TI no sólo debe diseñarse un buen motor de búsqueda (cuestión de software) sin ambientes de navegación amables basados en mapas de conocimiento preclasificados por las categorías 10

encontradas en la investigación. De esta forma, las propuestas curriculares, las prácticas de enseñaje, las estrategias novedosas de integración de equipos de trabajo escolar interdisciplinario, los programas de cómputo desarrollados para la enseñanza y el aprendizaje por profesores y alumnos, entre otras muchas cosas, deberán ser archivadas, clasificadas y presentadas de forma tal que permitan su pleno y preciso aprovechamiento por los usuarios. El protocolo de operación push y pull debe cuidar también: a. Acciones específicas para impulsar la contribución de expertos (equipo preseleccionado) para el control de contenidos nuevos que ingresan al sistema orientados a la misión escolar de la entidad: b. Procedimientos que garanticen el cumplimiento de la normatividad autoral tanto de las creaciones internas como por la conectividad externa debidamente regulada; para ello el administrador debe auxiliarse de expertos en diversas áreas incluyendo la evaluación pedagógica y didáctica pertinente. c. El cumplimiento de la deontología interna de la organización aplicable al modelo, para aclarar los alcances y los límites decididos por el consejo de la entidad. d. Ayudas para el aprovechamiento y la diseminación de la información que propicien el máximo aprovechamiento y la retroalimentación. e. Procedimientos de navegación que impidan la alteración de contenidos, la violación de secrecías o la difusión o utilización no autorizadas del contenido de la plataforma de conocimientos explícitos acumulados. III.

Groupware. Las TI deben proporcionar la disponibilidad de herramientas en ordenadores personales en red, con interfaz en Windows que incluyan funcionalidades de flujo de trabajo, control de versión de documentos, mensajería instantánea, videoconferencias, pizarras electrónicas compartidas, agendas de compromisos, bajo control editor, con fines de contribuir a nuevos contenidos de conocimientos explícitos y como herramienta de aprendizaje para alumnos y profesores.

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Las plataformas de groupware contendrán accesos que permitan el desarrollo de trabajos de investigación escolares y del personal docente con material disponible de conocimientos de la entidad, desarrollo de productos y servicios para el apoyo de las estrategias de enseñaje, mejorar la planificación y cumplimiento de planes escolares gracias a la experiencia explícita de contenidos; desarrollo de estrategias de grupo para el acceso a nuevos productos escolares. IV.

Gestión documental TI. La gestión documental TI convertirá el conocimiento explícito disponible en documentos físicos en documentación y recursos digitalizados. El proceso debe ocuparte del almacenamiento, búsqueda, recuperación y distribución de documentos con conocimiento explícito debidamente autorizado por el administrador y el cuerpo de experto. Con esta gestión se hará una mejor disposición del manejo de volúmenes de documentación, un mantenimiento coherente con los fines del modelo respecto de la información autorizada en el protocolo proveniente de otras organizaciones respetando la aplicación en el formato transformado a formatos seguros. Esta parte de la operación de las TI deberá asegurar también los eventos de pérdidas catastróficas de documentación. Procesos TI de la evaluación del modelo. Los sistemas TI deberán crear espacios para organización de las funciones de las figuras tales como editores, analistas y brokers del conocimiento, de suerte que los editores puedan mantener comunicación con los aportantes de conocimiento explícito en un proceso de depuración y con la parte de los contenidos, lo analistas expertos especializados y brokers colaboren con el mantenimiento de la calidad y la retroalimentación con los usuarios que aportan y los que usufructúan el conocimiento explícito.

V.

Evaluación y mantenimiento del sistema mediante las TI Las políticas de evaluación del sistema deben estar contempladas en los accesos de los programas cibernéticos del sistema abarca el cumplimiento de los aspectos. 12

Es recomendable que el sistema TI capte diversos factores de evaluación. Aspectos como el grado de aceptación del sistema por parte de los usuarios como recurso de aprendizaje, el grado de motivación que tienen los profesores y los alumnos ante las posibilidades de la plataforma; la aceptación de la plataforma como vehículos de acceso a mayor y mejor conocimiento. La información que dejen los usuarios debe computarse también en el sentido de libertad de gestionar la plataforma con reglas claras de ingreso atendidas por el administrador, bajo un protocolo regulado y conocido; evaluar esa libertad es una tarea importante para la mejoría constante de los procesos, no necesariamente de los contenidos que más bien deben ser materia de los expertos a través de los mecanismos de comunicación TI o presenciales convocadas por el administrador. La evaluación del sistema debe prevenir accesos programados “ventanas” de vigilancia informática disponible para el administrador y con reportes detectable en los ordenadores de la dirección general de la escuela. Para ello es necesario mantener auditoría de los procesos informáticos que detecte fallas e inconsistencias en el funcionamiento del sistema que permitan una constante de la evaluación eficiencia y eficacia del sistema, aplicando también los comparativos derivados de criterios benchmarking y/o matriz FODA. Las TI deben proporcionar también la normalización de la evaluación de las funciones. Su objetivo es evaluar los resultados de la implementación de los proyectos de acumulación de conocimiento pertinente, validar la estrategia de conocimiento y retroalimentar el proceso de diagnóstico para generar un nuevo ciclo de la gestión del conocimiento con la supervisión del administrador. Este proceso establece que, una vez realizada la implementación de los proyectos y sus respectivos planes, estos deberán evaluarse por medio de cierto número de mediciones de la gestión por parte del administrador quien con base en la información disponible del TI previa autorización de 13

indicadores de gestión, la disposición de evaluaciones cualitativas, interpretación de los resultados y aplicación de ajustes y correcciones por parte del administrador. VI.

Retroalimentación (feedback) del conocimiento explícito y TI. La garantía de disponibilidad de conocimiento en la plataforma debe acompañarse de reglas definidas para la retroalimentación desde los usuarios, debidamente administrada y soportadas por los expertos convocados por el administrador. La retroalimentación elevará la calidad de los contenidos, la depuración de contenidos del conocimiento acumulad. Así que el administrador debe tomar de la información propiciada por las TI las observaciones, preocupaciones y sugerencias de los expertos a su convocatoria con los mecanismos de comunicación que se decidan y normalicen sin perder el objetivo de mejorar o modificar diversos aspectos del funcionamiento del sistema de gestión del conocimiento en su integralidad. De esta manera, el administrador debe catalizar las salidas del sistema de gestión del conocimiento en forma contextualizada, para que con ayuda de los expertos en cada materia, el conocimiento acumulado sea mejor, siempre para operar un control del mediante el administrador para que tome medidas de corrección en base a la información de usuarios analizada por los expertos. La retroalimentación debe lograr mantener actualizada la base de datos, eliminar conocimientos obsoletos, recontextualizar los conocimientos almacenados en la base de datos.

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INTEGRANTES

CARINA HERNÁNDEZ GUZMÁN LAURA ELENA URBINA SÁNCHEZ NAZARIA MARTÍNEZ DÍAZ SOFÍA GÁMEZ VELÁZQUEZ VERÓNICA GALLARDO ALEJANDRE IRMA GUADALUPE ARCE PARRA ROGELIO CÁZARES SALAS MAGALI JANETH GARCÍA VÁSQUEZ OLIVIA JALIMA VEGA CORANY JOSÉ ARTURO JARDINEZ HERNÁNDEZ TERESA ZAPATA ÁLVAREZ DULCE ALEJANDRA ZAMORA GARCÍA LUIS ARMANDO SIORDIA LEMUS PATRICIA URESTI LUNA CARLOS RODRÍGUEZ FLORES OLGA COBOS RUCABADO VIOLETA ORTIZ BAEZ YOLANDA ARGENTINA PALACETA MEZA MARISSA VAZQUEZ PATIÑO PEDRO MONTERO BUSTABAD LAURA MERCEDES MONTALVO RAMÍREZ. JORGE SANTAMARÍA GARCÍA JORGE JAVIER CONTRERAS CASTAÑEDA KARLA SAN MARTÍN CERROTO (ICAP) JORGE VALVERDE SÁNCHEZ (ICAP)

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