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Microsoft Word 2016 Paso a Paso con Actividades

Gonzalo Ferreyra Cortés

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Microsoft Word 2016 Paso a Paso con Actividades © 2016 Gonzalo Ferreyra Cortés © 2016 AprendaTIC.com Av. Independencia 89B, Amomolulco, Lerma de Villada CP 52005 Estado de México, México Internet: http://www.aprendatic.com Email: [email protected] Primera edición, noviembre de 2016 Los nombres comerciales que aparecen en este libro son marcas registradas de sus propietarios y se mencionan únicamente con fines didácticos, por lo que AprendaTIC no asume ninguna responsabilidad por el uso que se dé a esta información, ya que no infringe ningún derecho de registro de marca.

Derechos reservados. Esta obra es propiedad intelectual de su autor y los derechos de publicación en lengua española han sido legalmente transferidos al editor. Prohibida su reproducción parcial o total por cualquier medio sin permiso por escrito del propietario de los derechos del copyright. NOTA IMPORTANTE La información contenida en esta obra tiene un fin exclusivamente didáctico y, por lo tanto, no está previsto su aprovechamiento a nivel profesional o industrial. Las indicaciones técnicas y programas incluidos, han sido elaborados con gran cuidado por el autor y reproducidos bajo estrictas normas de control. AprendaTIC no será jurídicamente responsable por: errores u omisiones; daños y perjuicios que se pudieran atribuir al uso de la información comprendida en este libro y en la página web del autor, ni por la utilización que pudiera dársele. Hecho en México – Made in Mexico

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Prefacio Las computadoras se han convertido en un electrodoméstico de primera necesidad, pero es un hecho que en los países latinoamericanos aún no alcanzamos un desarrollo pleno en cuanto a la disponibilidad y uso de las Tecnologías de Información y Comunicaciones1, TIC en los hogares; es decir, al alcance de cualquier persona. En México, el último estudio del Instituto Nacional de Estadística y Geografía del año 2015, arroja como resultado que el 44.9% de la población cuenta con computadora, mientras que el 39.2% tienen acceso a Internet. Aun así, las TIC han cambiado la manera de trabajar de las empresas, el modo de esparcimiento de los jóvenes, de enseñar de los profesores, de aprender de los estudiantes, y de vivir de millones de personas que tienen que utilizarlas necesariamente, día a día. Es por eso, que a la par de los esfuerzos gubernamentales por construir una infraestructura tecnológica apropiada, hay que aprender a utilizar las TIC eficientemente para sacar el mejor provecho a los programas tanto de entretenimiento, como de uso general, ya sea en el trabajo, en la escuela o para las actividades cotidianas, como la realización de las tareas escolares, la elaboración de documentos de texto, la creación de contratos y muchas otras. Microsoft Office es el conjunto de programas de productividad para oficinas más conocido y utilizado por los usuarios de computadoras, ya que, según datos de 2016, existen más de 1200 millones de usuarios en el mundo, de los cuáles hay más de 23 millones de suscripciones a Office 365. Por su parte, millones de desarrolladores de aplicaciones administrativas utilizan la plataforma de desarrollo que proporciona Office para crear aplicaciones integradas dentro de la empresa o para su uso en Internet: Visual Basic Applications o VBA. Microsoft Office 2016 es lo último en tecnología de integración de aplicaciones que Microsoft propone para la segunda década de este nuevo milenio desde el 22 de septiembre de 2012. La suite está compuesta por un extraordinario grupo de programas de oficina, y ha sido complementada con gran cantidad de aplicaciones de comunicaciones e Internet, que permiten optimizar el uso de la computadora aprovechando las grandes posibilidades del trabajo en grupo o de colaboración mediante redes interconectadas. Cuando apareció por primera vez un servicio de programas de oficina en la red, en junio de 2011, con el nombre de Office 365, los veteranos usuarios de Microsoft Office desde sus primeras versiones en Windows, quedamos sorprendidos porque su funcionabilidad era muy limitada y pensábamos que así seguiría. Con el paso de los años, las aplicaciones de red se fortalecieron a la par de las nuevas versiones del paquete Microsoft Office y en la actualidad, las dos versiones son sólo dos diferentes vertientes del mismo servicio de excelentes aplicaciones de productividad para el hogar, para estudiantes y para empresas pequeñas, medianas y grandes.

1 Tecnologías de la Información y de la Comunicación, TIC, son un concepto que aglutina no sólo a las computadoras y programas, sino que, en una concepción más amplia, incluye a todas las nuevas tecnologías y equipos electrónicos que están al alcance de las personas, como: asistentes personales digitales (PDA); teléfonos celulares; cámaras digitales; reproductores de multimedios; juegos electrónicos; equipos de comunicación; medios de distribución de la información como las redes e Internet, etcétera.

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Para conseguir Microsoft Word 2016, que es el tema de este libro, puede comprar el paquete de aplicaciones Office 2016 para instalar todas las aplicaciones en una computadora, o contratar una suscripción de Office 365 para descargar la versión 2016 (o la última que esté disponible) desde la tienda de Microsoft. Tal vez sea recomendable adquirir la suscripción, porque las ventajas son considerables: 1. Con Office 365 obtiene la versión 2016 completa y todas las actualizaciones que se den durante su vigencia. 2. Todas las suscripciones de Office365 incluyen las siete principales aplicaciones: Word (por supuesto), Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access. 3. La suscripción a Office 365 le proporciona 1 Terabyte de almacenamiento en la nube y 60 minutos de servicio de llamadas de larga distancia mediante Skype. Word es la aplicación del paquete que más se utiliza, porque todos tenemos la necesidad de escribir un documento de texto alguna vez; aprendamos a utilizarla de manera sencilla pero eficiente, para crear fácilmente excelentes documentos de texto. Los principiantes encontrarán en este texto la indispensable ayuda para crear paso a paso sus primeros documentos de texto. Los usuarios con conocimientos tienen a la mano un libro claramente escrito, que les resuelve las dudas que surgen en el desarrollo de los procedimientos, y una guía de consulta para las nuevas funciones de Microsoft Word 2016, para no perder el tiempo buscándolas entre la gran maraña de información que representa Internet. No se pretende sustituir a los manuales de los programas ni a los sitios web de servicios y consulta, que constituyen los pilares en que se sostienen las nuevas tecnologías, sino complementar el acervo de información de una manera amena, con gran cantidad de ejercicios y actividades que permitan, a quienes tienen la tarea docente de ofrecer cursos o capacitaciones en el área de la informática y computación, contar con un texto programático que permita a sus alumnos obtener aprendizajes significativos mediante un proceso gradual, para que adquieran nuevos conocimientos y “aprendan haciendo”, como propone Roger Carl Schank (1946-), investigador de inteligencia artificial y de la teoría del aprendizaje cognitivo en la educación (Figura P.1).

Figura P.1. Roger Schank, investigador estadounidense especializado en inteligencia artificial, psicólogo del aprendizaje cognitivo, científico y reformador de las metodologías de la enseñanza.

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El autor ofrece en este libro una herramienta necesaria para quienes comienzan a utilizar Microsoft Office 2016, específicamente Word, sea cual sea su nivel de conocimientos, con una metodología probada en más de cincuenta publicaciones exitosas sobre computación, la mayoría de ellas ubicadas en diferentes niveles educativos como preprimaria, primaria, secundaria, bachillerato y cursos universitarios, con las cuales han aprendido teórica y prácticamente cientos de miles de alumnos que ahora cuentan con los conocimientos informáticos suficientes para afrontar los retos de este milenio. Cada vez que sale un nuevo programa al mercado aparecen muchos libros sobre el tema, que tratan las características y novedades del incipiente software desde un punto de vista del usuario de computadoras. Pocos de ellos abordan la temática desde una perspectiva didáctica pedagógica constructivista y construccionista, que contemple las necesidades escolares y de la vida diaria de los usuarios. No todos los lectores son secretarias que necesitan un procesador de textos para hacer cartas y cotizaciones o contadores que utilizan una hoja de cálculo sólo para crear hojas contables. Gonzalo Ferreyra Cortés

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Contenido Microsoft Word 2016  Prefacio ..................................................................................................................... 3  Contenido .................................................................................................................. 6  Introducción ............................................................................................................. 10  El autor .................................................................................................................... 13  Capítulo 1 Introducción a Microsoft Word .............................................................. 15  1.1  1.1.1 

Procesadores de texto ........................................................................................................15  Los primeros procesadores de texto ..................................................................................17 

1.2 

Novedades de Word 2016 ..................................................................................................18 

1.3 

Inicio y finalización de una sesión de Word ........................................................................21 

1.4 

La interfaz de Word 2016 ....................................................................................................23 

1.4.1 

Las cintas de opciones .......................................................................................................24 

1.4.2 

Elementos de las cintas de opciones .................................................................................30 

1.4.3 

Opciones de Word ..............................................................................................................31 

1.4.4 

El área de documento ........................................................................................................32 

1.5 

Creación de documentos de texto ......................................................................................32 

1.5.1 

Preparar la página ..............................................................................................................33 

1.5.2 

Escriba su primer texto .......................................................................................................35 

1.6 

Actividades de repaso .........................................................................................................43 

Capítulo 2 Edición de texto ..................................................................................... 45 

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2.1. 

Edición de documentos .......................................................................................................45 

2.1.1 

Desplazamiento a través del documento ...........................................................................46 

2.1.2 

Seleccionar, remplazar y borrar texto ................................................................................49 

2.1.3 

Buscar y reemplazar texto ..................................................................................................57 

2.1.4 

Fechado del documento .....................................................................................................61 

2.1.5 

Revisión ortográfica del documento ...................................................................................63 

2.1.6 

Corrección contextual de ortografía y gramática ................................................................66 

2.1.7 

Configuración de las opciones de Revisión .......................................................................67 

2.1.8 

Otras opciones de Revisión ...............................................................................................72 

2.2. 

Trabajar en las diferentes vistas de Word ...........................................................................74 

2.2.1 

Diseño de impresión ...........................................................................................................74 

2.2.2 

Modo lectura .......................................................................................................................74 

2.2.3 

Diseño Web ........................................................................................................................75 

2.2.4 

Esquema ............................................................................................................................77 

2.2.5 

Borrador .............................................................................................................................79 

2.3. 

Actividades de repaso .........................................................................................................80 

Capítulo 3 Formato de documentos de texto ......................................................... 84  3.1 

Atributos de fuente ..............................................................................................................84 

3.2 

Atributos de párrafos ...........................................................................................................88 

3.2.1 

Bordes y sombreado ..........................................................................................................93 

3.2.2 

Estilos .................................................................................................................................97 

3.2.3 

Temas ..............................................................................................................................100 

3.3 

Funciones especiales de formato .....................................................................................102 

3.3.1 

Ordenar ............................................................................................................................102 

3.3.2 

Tabulaciones ....................................................................................................................103 

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3.3.3 

Comandos de formato de la ficha Insertar .......................................................................104 

3.3.4 

Comandos de formato de la ficha Formato ......................................................................114 

3.3.5 

Autoformato ......................................................................................................................118 

3.3.6 

Autoformato mientras escribe ..........................................................................................120 

3.4 

Actividades de repaso .......................................................................................................121 

Capítulo 4 Insertar objetos .................................................................................... 125  4.1 

Ilustraciones ......................................................................................................................125 

4.1.1 

Imágenes ..........................................................................................................................126 

4.1.2 

Imágenes en línea ............................................................................................................131 

4.1.3 

Formas .............................................................................................................................131 

4.1.4 

SmartArt ...........................................................................................................................132 

4.1.5 

Gráfico ..............................................................................................................................135 

4.1.6 

Captura .............................................................................................................................135 

4.2 

Complementos ..................................................................................................................135 

4.3 

Multimedia .........................................................................................................................135 

4.4 

Vínculos ............................................................................................................................137 

4.4.1 

Hipervínculo .....................................................................................................................137 

4.4.2 

Marcador ..........................................................................................................................139 

4.4.3 

Referencia cruzada ..........................................................................................................139 

4.5 

Comentarios ......................................................................................................................140 

4.6 

Encabezado y pie de página .............................................................................................141 

4.6.1 

Encabezado .....................................................................................................................141 

4.6.2 

Pie de página ...................................................................................................................142 

4.6.3 

Número de página ............................................................................................................142 

4.7 

Grupo Texto ......................................................................................................................143 

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4.7.1 

Cuadro de texto ................................................................................................................143 

4.7.2 

Explorar elementos rápidos ..............................................................................................143 

4.7.3 

Organizador de bloques de creación ...............................................................................145 

4.7.4 

Guardar selección en una galería de elementos rápidos .................................................146 

4.7.5 

WordArt ............................................................................................................................146 

4.7.6 

Agregar una letra capital ..................................................................................................147 

4.7.7 

Agregar una línea de firma ...............................................................................................147 

4.7.8 

Fecha y hora ....................................................................................................................147 

4.7.9 

Objeto ...............................................................................................................................147 

4.8 

Símbolos ...........................................................................................................................148 

4.9 

Comandos de insertar en otras fichas ..............................................................................148 

4.10 

Actividades de repaso .......................................................................................................150 

Capítulo 5 Textos técnicos.................................................................................... 153  5.1 

El editor de ecuaciones .....................................................................................................153 

5.1.1 

La cinta de opciones Diseño .............................................................................................154 

5.1.2 

Comandos de edición de ecuaciones ...............................................................................154 

5.2 

Actividades de repaso .......................................................................................................157 

Capítulo 6 Teclas de atajo de Word 2016 ............................................................ 158  6.1 

Actividades de repaso .......................................................................................................163 

Índice ..................................................................................................................... 165 

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Introducción Si usted ha realizado un documento o trabajo con una computadora, lo más seguro es que haya utilizado alguna vez Microsoft Word. En caso contrario, tal vez lo haya hecho con otro procesador de textos, o alguna suite de oficina diferente. Ahora deberá replantearse el trabajo con estas aplicaciones, pero para su beneficio, frente a interfaces intuitivas y fáciles de comprender. Al instalar Office 2016 y ejecutar el procesador de textos, podrá hacer cartas, reportes, cotizaciones, proyectos, contratos, tareas escolares, informes, etcétera, con una facilidad increíble. Hoy por hoy, se hace indispensable escribir otro libro más sobre temas de computación, específicamente basado en el programa por demás conocido Microsoft Word; sin embargo, este no puede ser un texto convencional porque el nuevo programa constituye un novedoso paradigma por los cambios que se han dado en su interfaz, la automatización y simplificación de las tareas cotidianas, el trabajo colaborativo en línea y el nuevo formato de los archivos que se generan. Este libro será de gran utilidad para aquellas personas que se inicien o sean usuarios avanzados de Word, y de quienes esperan sacarle el mayor provecho en el desempeño de todas sus actividades. El propósito de esta obra bilingüe (porque incluye todos los nombres de los elementos de Word de las versiones en español e inglés), es proporcionar al lector un manual que lo lleve paso a paso a conocer ampliamente la versión 2016 de Word, y a despejar esas pequeñas dudas, que son la causa de los grandes contratiempos cuando se comienza a utilizar cualquier programa de computadora. Se pretende introducir al lector en el mundo del trabajo con Word, sin que la información le resulte abrumadora o difícil de entender. Por su claridad y estilo didáctico, se facilita la comprensión de los procedimientos porque se presentan en un orden lógico de aprendizaje, mostrando al lector paso a paso las funciones principales, sin dejar a un lado la realización de ejercicios y actividades que reafirman lo aprendido en cada caso. Por la gran cantidad de actividades que se incluyen al final de la exposición de los temas y la inclusión de la sección Actividades de repaso al final de cada capítulo, esta obra es un excelente texto para cursos de nivel de Bachillerato o Universitarios, o para cursos de computación con énfasis en ofimática. El enfoque constructivista con competencias, propicia la construcción de Saberes específicos (conocimientos, habilidades, valores y actitudes), que cubren Indicadores de desempeño y generan Evidencias de aprendizaje. En la página web del autor www.aprendatic.com encontrará los elementos que se requieren para realizar las actividades, presentaciones con multimedios, un glosario bilingüe ilustrado y prácticas apropiadas para dejar como tareas o exámenes en la casa. Convenciones para facilitar la lectura Se ha incluido una serie de ayudas gráficas e indicaciones, con el objeto de afianzar lo aprendido y lograr una mejor comprensión de los temas tratados. Éstas se detallan enseguida:

Con este símbolo se resaltan las notas adicionales al texto, que permiten una mejor comprensión del tema tratado. Además, las notas se diferencian del texto general con una ligera pantalla como recuadro.

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Cuando se va a realizar un procedimiento que puede ser riesgoso para el texto o los elementos que se están editando, este ícono advierte la importancia de realizarlo con mucho cuidado, siguiendo paso a paso las instrucciones.

Cuando se va a realizar un acceso de grabación al disco, aparece este símbolo. Deben observarse las reglas indicadas y realizar la grabación con cuidado, ya que se podría sobrescribir alguna información o datos importantes que no podrán recuperarse.

Al explicar un procedimiento que se puede hacer completamente con el ratón, se incluye el ícono correspondiente y el procedimiento paso a paso.

A lo largo del texto se van realizando una serie de ejercicios o ejemplos que permiten reafirmar el conocimiento de cada función o comando estudiado. El símbolo de la izquierda indica dónde empieza el ejemplo que se encuentra sobre una pantalla gris. El final será donde termina la pantalla.

Para reforzar el aspecto didáctico y pedagógico de la obra se incluyen un gran número de actividades que el alumno deberá ir realizando después de estudiar cada tema y capítulo en particular.

También se ha adoptado una serie de convenciones para denotar las pulsaciones de teclas o combinaciones de ellas, cuando es necesario abrir las cintas de opciones, activar una función o ejecutar un comando del programa: La acción de pulsar un botón del ratón sobre un ícono o ventana en la pantalla se denomina vulgarmente como hacer clic. En este libro se usará la nomenclatura “pulsar (oprimir o presionar) el botón izquierdo (o derecho) sobre…”, “pulsar sobre…” o “pulsar en…”. Algunas veces se debe hacer una doble pulsación sobre un elemento en la pantalla para realizar la función predefinida para él; en este caso se dirá “pulse dos veces sobre…”

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La sección Actividades de repaso que se incluye al final de los capítulos permite al usuario realizar ejercicios, contestar preguntas interesantes y ahondar en temas sobre los cuales persisten una serie de dudas o incomprensiones. En la página web del autor, www.aprendatic.com se incluyen actividades adicionales y todos los documentos generados en los ejemplos, a lo largo de los capítulos, para abreviar el trabajo de teclearlos, ya que al fin y al cabo es lo más tedioso cuando se trabaja con una computadora. Acceda a los materiales con la contraseña word2016gfc, así en minúsculas. Los nombres de los elementos y comandos de la versión en castellano se incluyen en tipo negritas; enseguida aparece el nombre en inglés, también en (negritas), pero entre paréntesis. De esta manera, si usted tiene la versión de Office 2016 en español deberá seguir las indicaciones en negritas, si utiliza la versión en inglés siga las que están entre paréntesis. Cuando el nombre aparece varias veces en una o dos páginas, sólo se incluye el nombre en inglés la primera vez, para no hacer tediosa la lectura. Los términos que son más conocidos en inglés que en español, se incluyen en inglés entre paréntesis y en cursivas enseguida del término en español, por ejemplo, ratón (mouse). Las palabras en tipo cursivo se utilizan para resaltar un texto importante o que aparece referenciado en el índice alfabético al final del texto. Las que aparecen en letra Negrita-Cursiva es porque en el glosario de la página web del autor, se encuentra una explicación clara del término. Se han incluido una sección sobre el uso de teclas de función y las combinaciones de teclas para agilizar las operaciones con Word 2016, aunque muchos usuarios ya se han acostumbrado a realizar casi todas las operaciones con el ratón, con los dedos o con lápiz ópticos, en las pantallas táctiles. Para lograr uniformidad en las explicaciones sobre las teclas que se deben pulsar para realizar una determinada operación con el teclado en Office 2016, se incluyen éstas en forma de íconos ( , , etc.).

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El autor Gonzalo Ferreyra Cortés, mexicano de nacimiento, realizó estudios de Ingeniería Industrial en la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional Autónoma de México, donde tuvo su primer contacto con las computadoras. Se desarrolló como gerente de producción de Representaciones y Servicios de Ingeniería, S.A. de C.V., editando libros universitarios y de ingeniería. Desde 1989 fue gerente de producción de Ediciones Alfaomega y de 1992 a 2004, director de ediciones de Alfaomega Grupo Editor, S.A. de C.V., donde comenzó a escribir sus primeros libros de computación. Fue miembro activo de la Asociación Mexicana de Periodismo Científico, AMPECI. Ha impartido cursos, seminarios, conferencias y ponencias en temas de informática, virus computacionales e Internet, en México y varios países latinoamericanos y ha publicado más de cincuenta libros sobre informática desde 1989, entre los que destacan: Virus en las computadoras, Works 2.0 Paso a Paso (coautor) (Premio CANIEM 1993), Internet, hacia la autopista de la información Paso a Paso, Office XP Paso a Paso, Informática para Cursos de Bachillerato, Informática 1-2-3, la herramienta del nuevo milenio (coautor) (serie para secundaria), Informática Activa 1-2-3 (coautor) (serie para secundaria), Curso de Informática Para Docentes, Descubriendo el potencial de los niños 1 (educación básica), Informática Escolar 1-6 (serie para primaria), Preescolar.com 1-3 (coautor) (serie para preescolar), Informática. Informático certificado (coautor) (serie para secundaria), Informática para Cursos de Bachillerato 3a. Ed., actualizada, con competencias, Office 2007 Paso a Paso con actividades, Office 2010 Paso a Paso con actividades, Habilidades informáticas 1-2-3 (serie para certificarse como Microsoft Office Specialist en secundaria), y Herramientas digitales 1-2-3 (coautor), serie para secundaria.

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Colaboraron en la edición de esta obra: Diagramación y diseño Gonzalo Ferreyra Cortés Ilustraciones y Diseño de portada Javier Perdomo Muñoz Supervisión editorial Martha E. Figueroa Gutiérrez

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Capítulo 1 Introducción a Microsoft Word Con un programa procesador de textos electrónico, el profesor puede crear sus propios apuntes de clase utilizando el editor de ecuaciones y otras funciones avanzadas; el estudiante puede preparar mejor sus deberes o tareas escolares; el profesionista entregará sus reportes, cotizaciones y proyectos con una calidad excepcional; el comerciante realizará pedidos o listas de precios que puede incluso, publicar en Internet; el médico podrá llevar un control de sus expedientes creando formas claras; la secretaria realizará cartas, memos y escritos impecables y el abogado elaborará extensos escritos de alegatos y defensas, los cuales pueden llevar numeración en cada línea para referencias rápidas.

1.1 Procesadores de texto Desde la antigüedad, el ser humano tuvo la necesidad de comunicar sus ideas, sus pensamientos, sus sueños y sus vivencias. Los descubrimientos arqueológicos antiguos y recientes así lo revelan: escrituras cuneiformes, pinturas rupestres, glifos, tablillas grabadas, jeroglíficos, papiros, piedras talladas y otras formas de documentación, quedando como fieles testigos del paso de los años y del florecimiento y la decadencia de las diversas culturas humanas. Paso a paso, se llevan a cabo descubrimientos tan importantes como: 1. El papel, que fue inventado por los chinos hace más de 2000 años, hecho de corteza de morera. 2. El papiro de los egipcios, hecho con hojas de una planta llamada del mismo modo, que se da en Egipto y en el valle del Jordán. 3. El pergamino, procesado a partir de pieles de animales domésticos como la cabra y la oveja. 4. La imprenta inventada por los chinos ya en nuestra era, y reinventada con sus famosos tipos móviles por el alemán Johann Gutenberg (1400-1468). 5. La creación del primer taller de impresión en la Nueva España (Ciudad de México), de Juan Cromberger y Juan Pablos en 1539. 6. La fundación de Cambridge Press en Nueva Inglaterra en 1628, con la colaboración de Stephen Day. 7. La máquina de imprimir. 8. La máquina de escribir (Figura 1.1). 9. Las computadoras y los programas de propósito específico, dedicados al procesamiento de documentos de texto. La máquina de escribir comercial es uno de los inventos más revolucionarios del siglo XIX, porque permitió una gran evolución en los

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Figura 1.1. Máquina de escribir mecánica de principios del siglo XX.

campos de la educación, la administración y los negocios. La invención de la primera máquina de escribir que se fabricó de manera comercial, se atribuye al impresor y editor estadounidense Christopher Latham Sholes (1819-1890), quien patentó en 1868 la primera máquina de escribir práctica y rentable. Sholes, junto con otro inventor llamado Carlos Glidden (18341877), encargaron a la compañía fabricante de armas (entre otras cosas) E. Remington and Sons, la fabricación de la primera máquina de escribir Remington comercial, la cual ya incluía casi todas las características de una máquina de escribir moderna. En 1925 se diseñaron las primeras máquinas de escribir eléctricas. La International Business Machines Corporation, mejor conocida como IBM, participó en forma significativa en la construcción y diseño de más y mejores máquinas eléctricas, de tal manera que los operadores pudieran escribir más rápidamente y con menos esfuerzo, logrando escritos con una impresión limpia y uniforme. Otras empresas fabricantes de máquinas de escribir eléctricas fueron Smith-Corona (Figura 1.2), Olivetti, Olympia, etcétera.

Figura 1.2. Máquina de escribir eléctrica Smith Corona Coronamatic 2500, fabricada en 1980.

Con la aplicación de elementos electrónicos como el microprocesador y las memorias de ferrita para el almacenamiento masivo de datos en estas máquinas, comenzó el proceso automático de textos. La aparición de las primeras computadoras personales a fines de la década de 1970, y el gran avance de la programación, incidieron en el uso de las computadoras para diversas tareas como el cálculo, la creación de modelos matemáticos, el procesamiento de datos, el dibujo, el diseño y el procesamiento de textos. Lo anterior trajo como consecuencia la decadencia del mercado de máquinas de escribir, y la utilización cada vez más frecuente de la computadora en las oficinas, en el hogar y, por supuesto, en las escuelas. Crear documentos de texto con una computadora y un programa de procesamiento de textos como Microsoft Word, es mucho más sencillo que hacerlo en alguna rudimentaria máquina de escribir mecánica o una funcional máquina eléctrica (que además ya no existen en el mercado); además, contar con archivos conlleva a cuantiosas ventajas, entre las cuales se pueden mencionar:

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Antes, en 1714, Henry Mill (16831771) obtuvo una patente en Inglaterra para el primer intento de máquina de escribir, que se quedó en el olvido. Otra patente para una máquina de escribir denominada “tipógrafo”, se concedió en 1829 al inventor estadounidense William Austin Burt (1792-1858), se trataba de un semicírculo con caracteres que imprimía cada uno de ellos girando la rueda hasta la posición del carácter deseado, oprimiéndola contra el papel. Resultaba tan lenta, que nunca fue comercializada. En 1833 el francés Xavier Progin creó una máquina que utilizaba ya los principios de la linotipia.

         

Corrección de los errores sin tener que repetir todo el trabajo o parte de él. Inserción de nuevas palabras o párrafos en cualquier parte del documento. Posibilidad de cambiar la Fuente, el ESTILO y el Tamaño en cualquier momento. Inserción de tablas con capacidad de alojar imágenes o datos numéricos, y realizar operaciones matemáticas sencillas entre ellos. Inserción de imágenes en cualquier lugar del documento. Posibilidad de cortar y pagar texto e imágenes en cualquier parte del documento. Incorporación de ecuaciones complejas dentro del texto. Resaltado de títulos, subtítulos y párrafos completos con letra Negrita, Itálica, Subrayada, con Color, Sombreado, etcétera. Aplicación de alineaciones y sangrados diversos y, tal vez lo más importante, La posibilidad de guardar el documento en forma de archivo, para conservarlo y ser reutilizado posteriormente.

1.1.1 Los primeros procesadores de texto Una de las más importantes aplicaciones de las computadoras desde sus inicios fue, después de los cálculos numéricos, la creación de documentos de texto. Los primeros procesadores de texto fueron realmente editores de líneas de texto, utilizados para codificar programas o para dar instrucciones a las computadoras mediante tarjetas o cintas de papel perforadas. El término Procesador de palabras (Word Processing) fue inventado por IBM en 1960 para utilizarlo con sus máquinas electrónicas de escribir; en español se utiliza más procesador de textos. El primer procesador de textos comercial llamado WordStar, se desarrolló en 1978, para las microcomputadoras que utilizaban el sistema operativo CP/M. Después surgieron gran cantidad de programas como Apple Write I, Samna III, Word, WordPerfect y Scripsit, todos ellos desarrollados con interfaz en modo texto. Muchos evolucionaron al modo gráfico, integrando en la ventana de trabajo o edición una tecnología denominada WYSIWYG, acrónimo de What You See Is What You Get, que significa “lo que ves es lo que obtienes”. En la actualidad existe una gran cantidad de programas de procesamiento de textos, pero sólo algunos han podido competir, aunque en muy pequeña escala, con el más poderoso, sencillo y popular, Microsoft Word; otros han caído en desuso: Apache OpenOffice Write, LibreOffice Writer, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, Docs To Go, Pages (para Macintosh iOS), etc. Las aplicaciones de oficina de Microsoft se han posicionado como número uno en el mundo, por su gran compatibilidad con todas las tecnologías y sistemas operativos de esta compañía. Microsoft Word es la aplicación de Office dedicada al procesamiento de textos.

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1.2 Novedades de Word 2016 Las estrategias comerciales de Bill Gates (nacido en 1955) han llevado a sus aplicaciones de oficina, a ser reconocidas como el estándar. Este libro trata sobre la versión 2016, que incluye muy pocos cambios en la interfaz, con respecto a la versión 2013, pero sustanciales nuevas características, sobre todo para el trabajo compartido en la nube (Cloud computing). Las novedades de esta versión son verdaderamente valiosas: con Microsoft Word 2016 se facilita la creación, edición y formato de documentos en colaboración o coautoría, almacenando el documento en línea en OneDrive o con SharePoint. Las nuevas características del programa se centran en lograr documentos perfectamente terminados desde su computadora, o aprovechando las ventajas de hacerlo desde cualquier dispositivo móvil. Las principales características y novedades de Word 2016 son: 1. Información (Tell Me). Encontrar las cintas de opciones y los comandos, y hacer cualquier cosa que se desea, resulta mucho más fácil si se escribe en el campo ¿Qué desea hacer? (Tell me what you want to do). Al comenzar a escribir palabras o frases, el programa va mostrando las coincidencias y desde ahí mismo puede aplicar la función encontrada, sin ir a buscarla en la cinta de opciones correspondiente. Observe en la Figura 1.3, que Información también es una excelente opción para obtener la Ayuda (Help) de Office o hacer una búsqueda inteligente mediante el buscador Bing.

Figura 1.3. Seleccione con el ratón (o con el dedo en pantallas táctiles), la coincidencia que le parezca más apropiada como respuesta a su cuestionamiento.

2. Tema de Office (Office Theme). Cambie el aspecto de sus aplicaciones de Office de acuerdo con sus gustos y necesidades; puede dejar el tema clásico Blanco (White), o cambiar la interfaz por Gris oscuro (Dark Grey), Negro (Black) o Multicolor (Colorful), desde la ficha Cuenta (Account) de la ventana Backstage, o desde el cuadro de diálogo Opciones (Options). 3. Compartir (Share). Utilice los beneficios que le otorga OneDrive al suscribirse a Office 365; guarde sus archivos en la nube y edítelos de manera compartida, ya sea en distintos horarios o en tiempo real. El botón Compartir que se encuentra a la derecha de las fichas o pestañas, abre un panel con el mismo nombre, desde donde puede invitar a sus contactos enviándoles un correo electrónico. Si el coautor edita el documento desde Office 2016 o utilizando las aplicaciones de Office Online, usted podrá ver una pequeña bandera con su nombre, donde él edita (Figura 1.4); también se puede editar desde una versión anterior, pero no se verá el indicador.

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Figura 1.4. El botón Compartir muestra el número de personas que están editando el documento; en el panel aparecen éstos como contactos.

4. Búsqueda inteligente (Smart Lookup). Seleccione una palabra o frase y pulse el botón derecho o secundario del ratón sobre la selección; en el menú contextual escoja la opción Búsqueda inteligente. En el panel del mismo nombre que aparece a la derecha (Figura 1.5), se ven los resultados de la búsqueda, que se realiza con Bing en Internet, como si se hubiera hecho en el navegador.

Figura 1.5. En el panel Búsqueda inteligente (Smart Lookup), aparecen los resultados de Internet que arroja el buscador Bing.

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5. Anotaciones de entrada de lápiz. Una versión actualizada del accesorio de Windows 10, el Panel de entrada matemática, ha sido adaptado en algunas de las aplicaciones de Microsoft Office 2016, con el nombre Entrada de lápiz de ecuación (Ink Equation), para aprovechar las características de los dispositivos con pantallas táctiles. Ahora, introducir ecuaciones en los documentos de texto de Word es más sencillo, porque mediante la ventana Control de entrada matemática (Math Input Control), usted puede escribir directamente las ecuaciones con un dispositivo apuntador como el ratón, con un lápiz óptico, o utilizando los dedos.

Figura 1.6. En la ventana cuenta con las herramientas Escribir (Write), Borrar (Erase), Seleccionar y corregir (Select and Correct), y Borrar todo (Clear) para editar las ecuaciones.

6. Office en todos sus dispositivos. Con una suscripción a Office 365 puede tener todas las aplicaciones en cualquiera de sus dispositivos: computadora PC o Mac, teléfono inteligente (Smart phone), tableta (con sistemas operativos Windows, Apple o Android). También puede utilizar Word Online para trabajar de manera conjunta desde cualquier lugar que se encuentre. 7. Comentarios a la mano. A la derecha del botón Compartir (Share) se encuentra el ícono comentarios , que facilita las labores de quienes trabajan en colaboración editando documentos de texto, porque no necesitan abrir la cinta de opciones Insertar (Insert) para agregar comentarios al editar de manera conjunta. 8. Investigador (Researcher). Para obtener ayuda cuando escribe sobre algún tema y necesita investigar y reseñar partes de su escrito con citas de otros autores de la web, el botón Investigador de la cinta de opciones Referencias (References) será de gran ayuda. En el panel aparecen los temas, artículos e imágenes encontrados en la Web, que usted puede insertar en el documento, como citas.

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1.3 Inicio y finalización de una sesión de Word Todas las aplicaciones instaladas en una computadora con sistema operativo Windows 7 se ejecutan desde el menú Inicio (Start menu), pulsando en el vínculo Todos los programas (All programs). En Windows 8.1 los programas se encuentran en la ventana Aplicaciones (Apps). Procedimiento de inicio en Windows 10: 1. Pulse en el botón Inicio (Start). 2. Lleve la barra de desplazamiento vertical a la parte inferior (hasta la letra W). 3. Pulse en el ícono Word 2016, como se muestra en la Figura 1.7.

Figura 1.7. Si el ícono de Word se encuentra en la sección Las más usadas (en la parte superior del menú Inicio), pulse una vez sobre él.

Para que los íconos se ubiquen en la sección de aplicaciones de uso frecuente denominada Las más usadas del menú Inicio, deberá haber utilizado los programas correspondientes varias veces con anterioridad.

4. Si el ícono de Microsoft Word se encuentra como acceso directo en el escritorio de Windows, pulse dos veces sobre él. Otras maneras de tener acceso rápidamente a los programas son: 1. Anclar su ícono a la barra de tareas. En la barra de tareas, pulse el botón derecho del ratón sobre el ícono y en la lista de salto (Jump List), seleccione Anclar a la barra de tareas (Pin this program to taskbar) (Figura 1.8); para ejecutar la aplicación anclada, pulse una vez sobre su ícono. 2. Anclar su ícono al menú Inicio. Los cuadritos o baldosas que se muestran en el menú Inicio son los vestigios de las aplicaciones tipo Metro de Windows 8.1. Usted puede anclar en esa área las aplicaciones de Office 2016 para ejecutarlas rápidamente. En la lista de aplicaciones del menú Inicio, pulse con el botón derecho sobre el ícono del programa y seleccione Anclar a Inicio (Pin to Start).

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Figura 1.8. Observe en el menú, que además de la opción Anclar a la barra de tareas, se muestran los documentos abiertos recientemente.

3. Crear accesos directos en el escritorio. En la lista de todos los programas, pulse el botón derecho del ratón sobre el ícono de la aplicación, en el menú contextual seleccione Más (More) y en el submenú escoja Abrir ubicación de archivo (Open file location). Se abre una ventana del explorador de archivos con accesos directos a las aplicaciones (Figura 1.9). Pulse con el botón derecho o secundario sobre la aplicación, en el menú contextual seleccione Enviar a (Send to) y en el submenú escoja Escritorio (crear acceso directo) (Desktop (Create shortcut)).

La manera más sencilla de crear íconos de acceso directo (Desktop icons) en Windows 10 es arrastrar la aplicación desde la lista de programas al escritorio.

Figura 1.9. De inmediato se crea un ícono de acceso directo en el escritorio; para ejecutar la aplicación pulse dos veces sobre él.

4. Por último, hay otra sencilla manera de encontrar cualquier programa que busque; pregúntele al asistente Cortana.  Escriba el nombre del programa en el campo de búsqueda de la izquierda de la barra de tareas, o pulse en el ícono en forma de micrófono y diga en voz alta el nombre (en este caso Word o Microsoft Word).  Pulse en el ícono de Word cuando aparezca en la lista.

1.3.1 Cerrar las aplicaciones de Office 2016 Cerrar las aplicaciones de Office es muy sencillo, sólo haga lo siguiente: 1. Pulse en el botón Cerrar que se encuentra en la esquina superior derecha de la interfaz del programa (cambia a color rojo al pasar el apuntador del ratón sobre él). 2. También puede pulsar en la ficha Archivo (File) y en la ventana que aparece, llamada Backstage, seleccione la opción Cerrar (Close) (Figura 1.10).

Figura 1.10 En la ventana Backstage de la ficha Archivo seleccione Cerrar para cerrar en una misma operación el documento y el programa.

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3. Una manera de cerrar aplicaciones en Windows se conserva desde versiones anteriores: verifique que se encuentre seleccionada la ventana de la aplicación de Office y pulse la combinación de teclas + ; de inmediato se cierra el programa. 4. Si no se han guardado los cambios realizados, en el cuadro de diálogo que aparece puede aceptar con el botón Sí (OK).

1.4 La interfaz de Word 2016 Algunas personas piensan que repasar los componentes de la interfaz de las aplicaciones de Office y de las cintas de opciones, los grupos y la ubicación de los comandos, es una pérdida de tiempo; sin embargo, si usted desea alguna vez presentar un examen de certificación MOS (Microsoft Office Specialist), uno de los puntos más importantes es aprender la ubicación de los comandos porque el examen se realiza directamente con ejercicios en la computadora, en un tiempo determinado. La interfaz de Word mantiene a la vista todas las herramientas que se necesitan para escribir un documento de texto, editarlo, darle formato, guardarlo e imprimirlo (Figura 1.11). Con menos operaciones se obtienen más resultados, por eso es una interfaz orientada a resultados. Observe sus elementos en la figura y vea las características en la tabla.

Figura 1.11. La interfaz orientada a resultados de Microsoft Word 2016; aunque no note muchos cambios con respecto a Word 2013, hay novedades importantes como los botones Información y Compartir.

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Número Elemento 1 Barra de herramientas de acceso rápido (Quick Access Toolbar) 2 Fichas o pestañas (Tabs) 3 Barra de título (Title bar) 4 Información (Tell me) 5 Usuario de la cuenta (Account User 6 Opciones de presentación de la cinta de opciones (Ribbon Display Options) 7 Botones de control 8 Ícono Compartir (Share) 9

Cinta de opciones (Ribbon)

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Grupos (Groups) Botones de comandos Botón iniciador de cuadros de diálogo Reglas horizontal y vertical

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Contraer la cinta de opciones (Collapse the Ribbon)

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Cursor Área de documento Apuntador o puntero del ratón

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Barra de desplazamiento vertical (Scroll Bar)

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Barra de estado (Status Bar) Botones de vistas (View Selector buttons) Zoom (Zoom Control)

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Descripción Muestra los comandos más utilizados para tener acceso a ellos fácilmente. Es posible personalizarla agregándole más comandos. La novedad en Word 2016 es el ícono Modo mouse /táctil (Touch Mouse Mode). Al pulsar en ellas, se abren las cintas de opciones correspondientes. Muestra el título del documento y el nombre de la aplicación. Permite obtener ayuda sobre un procedimiento, para llevarlo a cabo. Muestra el nombre del usuario de la cuenta de Office 365, o el nombre del propietario de los derechos de Microsoft Office 2016. En la lista que se despliega al pulsar en este botón, se puede seleccionar el modo en que se muestran las cintas de opciones en la interfaz del programa. Permiten Minimizar, Maximizar, Restaurar y Cerrar el programa. Se utiliza para compartir el documento y permitir que otros usuarios lo editen en tiempo real. A su lado se encuentra el ícono Comentarios (Comments). Contiene todos los botones de comandos, correspondientes a lo que su nombre indica, ordenados por grupos. Agrupan los botones de comandos por categorías. Ejecutan el comando que su nombre indica. Al pulsar en estos botones que aparecen a la derecha de algunos grupos, se abre un cuadro de diálogo con más opciones y comandos del tema. Indican el tamaño del área de documento, y la posición de los márgenes, de los tabuladores y de las sangrías que se fijan en el documento. Al pulsar en el botón, desaparecen las cintas de opciones y se muestran sólo las fichas o pestañas. Para volver a abrirlas, pulse en cualquier ficha y presione el botón Anclar la cinta de opciones (Pin the Ribbon). Indica la posición en la cual se escribirá el texto. Espacio de trabajo de Microsoft Word, generalmente marcado con color blanco. Indica la posición del apuntador del ratón en la pantalla. Al desplazar el ratón por el área de documento, el apuntador cambia de forma: Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha. Al pulsar el ratón se inserta el cursor en ese lugar y está listo para recibir texto. A esa función se le conoce como Pulsar y escribir (Click and type). Con esta barra se desplaza el documento hacia arriba y hacia abajo, para ver el texto oculto. Si se mueve el zoom para ver el texto más grande, aparece también una barra de desplazamiento horizontal. Muestra las acciones que se están llevando a cabo, y algunos datos como el número de página, la cantidad de palabras del documento y el idioma definido. Permiten cambiar rápidamente las vistas de Word: Modo de lectura, Diseño de impresión y Diseño Web. Permite ajustar el nivel de zoom hacia arriba y hacia abajo para ampliar o reducir la vista del texto.

1.4.1 Las cintas de opciones Las diez cintas de opciones (Ribbons) básicas de Word 2016 se abren pulsando en las fichas correspondientes: Archivo (File), Inicio (Home), Insertar (Insert), Dibujar (Draw), Diseño (Design), Formato (Layout),

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Referencias (References), Correspondencia (Mailings), Revisar (Review) y Vista (View). En cada una de ellas hay herramientas que permiten realizar operaciones relacionadas con lo que su nombre indica; por ejemplo, si se trata de revisar la ortografía de un documento, la herramienta correspondiente estará en la cinta de opciones de la ficha Revisar, para crear tablas de contenido, la bibliografía, notas al pie y notas al final, y referencias cruzadas, deberá consultar la cinta Referencias. Antes de comenzar a escribir un documento de texto, es conveniente tomar un poco de tiempo para conocer la nueva distribución de las herramientas de Microsoft Word 2016. Esto le hará más fácil la vida cuando deba editar o dar formato al documento. Comencemos pues a describir cada una de las cintas de opciones. Observe las herramientas que ofrecen las cintas de opciones de Word, familiarícese con su ubicación y vea cuáles de los Grupos (Ribbon groups) contienen botones Iniciadores de cuadros de diálogo (Dialog Box Launchers), porque los ocupara muy a menudo para configurar las funciones y comandos más importantes de edición y formato.

Ventana Archivo

Es un elemento muy importante de la interfaz de Word. Al pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre la ficha Archivo (File), aparece una ventana llamada Backstage (Figura 1.12) con los principales comandos que afectan a los archivos. Los botones o vínculos ubicados en la barra de la izquierda, abren cuadros de diálogo o ventanas con más opciones:

La ventana Backstage es muy importante porque además de las opciones de los archivos, permite hacer todas las configuraciones del programa.

Figura 1.12. Las opciones de la ventana Backstage afectan a los archivos que se crean con el programa procesador de textos.

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Información (Info). Muestra la información correspondiente al documento abierto, como: Propiedades; Fechas relacionadas y Personas relacionadas, además de opciones como Proteger documento, Inspeccionar documento y Administrar documento.

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Nuevo (New). Abre una ventana donde se puede iniciar un nuevo documento en blanco, una entrada de blog, o seleccionar una plantilla para crear un nuevo documento prediseñado. La mayoría de plantillas deben ser descargadas de la página web de Microsoft, pulsando sobre su ícono. Abrir (Open). Abre la ventana con el mismo nombre, que permite abrir documentos recientes, o buscar documentos existentes, ya sea en el servicio OneDrive (la nube), en Otras ubicaciones web, o en Este PC, para abrirlos. Guardar (Save). La primera vez que se ejecuta, abre la ventana Guardar como que permite guardar el documento en una unidad de almacenamiento, con un nombre y la extensión .docx. Una vez guardado el documento, al ejecutar el comando nuevamente, el documento se guarda sin mostrar el cuadro de diálogo. Guardar como (Save As). Cada vez que se ejecuta, abre la ventana Guardar como que permite guardar el documento con otro nombre y con otro formato. Al pulsar en el botón Examinar (Browse), se abre el cuadro de diálogo Guardar como, donde se escribe el nuevo nombre y se selecciona el nuevo formato en la lista Tipo (Save as type). Imprimir (Print). Abre una ventana con gran cantidad de botones y opciones para configurar la manera en que se enviará el documento a la impresora (Figura 1.13). A la derecha se ve una vista previa, que muestra cómo quedará la hoja impresa.

Figura 1.13. La ventana Imprimir (Print) permite de manera muy sencilla, configurar las opciones de impresión y ver cómo quedarán impresas todas las páginas del documento.

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Compartir (Share). Abre una ventana con comandos que permiten guardar el documento en una ubicación web, de preferencia en OneDrive, y enviar mensajes de correo a otros usuarios, para compartirlo, ya sea para verlo o editarlo de manera conjunta. Su equivalente es el botón Compartir que se encuentra en la parte superior derecha de la interfaz de Word.

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Exportar (Export). Abre una ventana con comandos que permiten exportar el documento a otros formatos, como PDF o XPS, o cambiar el tipo de formato, guardándolo en alguno de los formatos propuestos, o mediante el cuadro de diálogo Guardar como (Save As).

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Cerrar (Close). Cierra el documento en el cual se está trabajando, y el programa. Si no se han guardado los cambios realizados, aparece un mensaje donde usted puede decidir si los guarda o no.

Figura 1.14. Si se equivocó y no desea cerrar el programa, pulse en el botón Cancelar (Cancel) para regresar y continuar editándolo.

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Cuenta (Account). Muestra toda la información de la cuenta del usuario, como nombre, correo electrónico registrado, y los servicios en la nube activados. Contiene los botones Actualizaciones de Office, que permite definir la manera en que se actualizan las aplicaciones y Acerca de Word, que muestra el número de versión que se está utilizando y los términos de la licencia de uso del software de Microsoft. En esta ventana también puede configurar el Fondo de Office (Sin fondo, Caligrafía, Circuito, Estrellas, Fiambrera, Fondo marino, etc.), y el Tema para Office, donde puede escoger entre los cuatro nuevos: Multicolor, Gris oscuro, Negro y Blanco.

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Opciones (Options). Abre el cuadro de diálogo Opciones de Word (Word Options) donde se configuran todas las opciones de Word.

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Comentarios (Feedback). Abre la ventana Comentarios, donde usted puede decir qué le gusta, que no le gusta o enviar alguna sugerencia a los desarrolladores de Office. Para salir de la ventana Backstage y volver al documento, pulse en el botón .

Inicio (Home)

Las herramientas de las barras Estándar y de Formato de las versiones anteriores a Word 2007, se encuentran ubicadas en la cinta de opciones Inicio, en los grupos Portapapeles (Clipboard), Fuente (Font) y Párrafo (Paragraph), además de la galería de Estilos (Styles).

Insertar (Insert)

Contiene comandos que permiten insertar en el documento: páginas, tablas, diferentes tipos de ilustraciones, complementos, multimedia, vínculos, comentarios, encabezados y pies de página, texto, ecuaciones y símbolos.

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Dibujar (Draw)

Esta nueva cinta de opciones de Word 2016 permite dibujar directamente en la página con las herramientas de dibujo, utilizando el ratón, o de manera táctil.

Diseño (Design)

Contiene comandos que permiten configurar el documento, cambiar los temas, asignar formatos predefinidos, incluir marcas de agua, colores y bordes a las páginas.

Formato (Layout)

Los comandos de esta cinta de opciones se utilizan para configurar la página, dar formato a los párrafos y organizar los objetos insertados en el documento.

Referencias (References)

Herramientas para crear tablas de contenidos, insertar notas al pie y notas al final, incluir citas bibliográficas, administrar las fuentes citadas en el documento, insertar títulos, tablas de ilustraciones, referencias cruzadas, y crear índices y tablas de autoridades.

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Correspondencia (Mailings)

Para crear documentos repetitivos como etiquetas, cartas modelo y sobres, tomando los datos de tablas de Excel o de bases de datos como Access. Algunos de los grupos y comandos se muestran desactivados cuando no se están llevando a cabo estas tareas.

Revisar (Review)

Contiene comandos de revisión ortográfica y gramatical, para inserción de comentarios, seguimiento y control de cambios, comparación y protección de documentos.

Vista (View)

Para cambiar las vistas del documento, mostrar y ocultar símbolos y caracteres, ampliar o reducir la vista del documento, administración de las ventanas y creación de macroinstrucciones.

Fichas y cintas de opciones contextuales

Algunas de las más útiles novedades desde que aparecieron las cintas de opciones en la interfaz de Word, siguen siendo las Herramientas contextuales (Contextual Tools). Al seleccionar cualquiera de los objetos de un documento, como un cuadro de texto, un gráfico, una tabla, o una imagen, aparecen en la barra de título fichas contextuales adicionales, resaltadas con un color diferente a las normales. Debajo de la ficha del objeto seleccionado se muestran una o varias ventanas de opciones con comandos útiles para la operación que se está llevando a cabo, como dar formato, color, sombra, diseño, ubicación, tamaño, etc.

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Si el objeto seleccionado es un gráfico como los de Excel, insertado en el documento de texto, se muestra la ficha contextual Herramientas de gráficos (Chart Tools) con las cintas de opciones Diseño (Design) y Formato (Format), cada una con diferentes comandos y herramientas útiles para modificar el diseño del gráfico y darle formato, respectivamente.

Cinta de opciones Desarrollador (Developer)

Puede configurar las cintas de opciones para que muestren algunos comandos más, y para ver otras cintas de opciones como Desarrollador. Esta cinta de opciones permite escribir macros, ver los complementos, utilizar controles y crear aplicaciones para los programas de Office. Para activar esta cinta de opciones pulse en la ficha Archivo (File), presione el botón Opciones (Options), seleccione Personalizar cinta de opciones (Customize Ribbon) y active la casilla de verificación Desarrollador (Developer).

1.4.2 Elementos de las cintas de opciones Al pulsar en cualquiera de las fichas de la cinta de opciones, aparecen todas las herramientas disponibles para realizar las operaciones que indica su nombre. Los comandos se encuentran agrupados en casilleros llamados Grupos (Ribbon groups), cuyo nombre se muestra debajo de la casilla, como Portapapeles (Clipboard), Fuente (Font), etcétera (Figura 1.15).

Figura 1.15. Si pulsa en cualquiera de las otras fichas o pestañas, cambia la cinta de opciones, mostrando todos sus grupos y botones de comandos.

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Algunos grupos tienen una pequeña flecha en la orilla inferior derecha llamada Iniciador de cuadro de diálogo (Dialog Box Launcher) ; al pulsar en ellos se abre un cuadro de diálogo (Figura 1.16) con opciones de configuración que afectan la acción de los comandos del grupo. Los botones o íconos de cada una de las herramientas se conocen como Botones de comandos (Commands).

Figura 1.16. En el cuadro de diálogo Fuente se seleccionan atributos como Estilo de fuente, Color de fuente, Tamaño, Efectos, etcétera.

1.4.3 Opciones de Word Tal vez este sea uno de los principales comandos de la ventana Backstage porque en el cuadro de diálogo que aparece al pulsar en el botón Opciones (Options), se configuran todos los parámetros del programa. Si desea cambiar el color de la interfaz de Word, por ejemplo, pulse en la ficha General y seleccione el tema de Office de su agrado (Figura 1.17). Si desea eliminar el espacio en blanco que se ve entre cada página en la vista Diseño de impresión (Print Layout), pulse en la ficha Mostrar (Display) y desactive la casilla de verificación Mostrar espacio en blanco entre páginas en la vista Diseño de impresión (Show white space between pages in Print Layout view). El programa guarda una copia de respaldo cada 10 minutos, si cree que debería hacerlo más seguido, pulse en la ficha Guardar (Save) y cambie el valor de Guardar información de Autorrecuperación cada (Save AutoRecover information every), por 5. Para agregar un nuevo idioma abra el cuadro de lista Agregar idiomas de edición adicionales (Add aditional editing languages), seleccione el idioma y pulse en el botón Agregar (Add). Al pulsar en el botón Aceptar (OK), se habilitan los lenguajes seleccionados y todas las configuraciones modificadas.

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Figura 1.17. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, se pueden configurar todas las opciones personalizables del programa.

1.4.4 El área de documento La parte central de la pantalla es la zona de trabajo o Área de documento (Document Pane) en la que se introduce el texto que integrará el documento de texto; arriba y a la izquierda se encuentran las Reglas, que aparecen cuando se pulsa el botón Regla (Ruler) de la cinta de opciones Vista (View), abajo y a la derecha se encuentran las barras de desplazamiento horizontal y vertical que se utilizan para desplazar el texto hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo. Por último, en la parte inferior se observa una barra conocida como Barra de estado (Status Bar), que indica la página actual, el total de páginas del documento, la cantidad de palabras y el idioma utilizado. A la derecha de esta barra se encuentran los Botones de vistas y el Zoom que permite ampliar o reducir la vista del documento ya sea cambiando el valor en porcentaje, o deslizando el control.

1.5 Creación de documentos de texto Cuando se cuenta con un programa como Microsoft Word, la creación de documentos de texto se convierte en una tarea muy sencilla. Inicie una sesión de Word de la manera clásica; de inmediato aparece la interfaz de Word mostrando la vista Diseño de impresión (Print Layout), donde la parte central de la pantalla es la zona de trabajo o Área de documento en la que se introduce el texto que formará el documento. Si lo desea, puede cambiar de vista pulsando en la ficha Vista (View), con los comandos del grupo Vistas (Views), o seleccionando cualquiera de los botones de vistas de la barra de estado.

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En la barra de estado puede cambiar a la vista Modo de lectura o a Diseño Web (la del mundito).

Las reglas se encuentran a la izquierda y en la parte superior. Abajo y a la derecha están las barras de desplazamiento horizontal y vertical que se utilizan para desplazar el texto hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo. En la barra de estado se muestran los valores del número de la página actual, y el número de páginas del documento.

1.5.1 Preparar la página Antes de escribir su primer texto, prepare la página para el tipo de documento que desea crear. Puede ser una clásica invitación a ver una obra de teatro escolar en el auditorio de la escuela, representada por los alumnos de su grupo, o una breve carta. Si es poco texto, tal vez le convenga ampliar el tamaño de fuente y cambiar el estilo de fuente. Al abrir el programa, se ve en la parte superior de la página en blanco una pequeña barra parpadeando llamada cursor. Observe el nombre y el tamaño de la fuente en el grupo Fuente (Font) de la cinta de opciones Inicio (Figura 1.18), que en este caso son Calibri de 11 puntos (es posible que en su sistema aparezcan otros valores). Para cambiar la fuente y el tamaño, haga lo siguiente: 1. Pulse en la flecha que apunta hacia abajo del cuadro de lista Fuente y en la lista seleccione Arial. 2. Haga lo mismo en el cuadro de lista Tamaño de fuente (Font Size) y seleccione el valor 14. 3. Observe cómo cambia el tamaño del cursor. La cinta de opciones Formato (Layout) contiene los principales comandos para configurar el documento; los del grupo Configurar página (Page Setup) permiten modificar la medida de los márgenes, la orientación de la hoja, el tamaño de la hoja, la cantidad de columnas y otros parámetros de diseño, pero recuerde que, en los cuadros de diálogo, se tienen todos estos elementos juntos (Figura 1.19): 1. Pulse con el botón izquierdo del ratón en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Configurar página y en el cuadro de diálogo, defina todos los elementos básicos del documento. 2. En la ficha Márgenes (Margins) se encuentran predefinidos los valores Superior (Top) e Inferior (Bottom) en 2.5 cm, e Izquierdo (Left) y Derecho (Right) en 3 cm. Los valores parecen adecuados, pero si desea comenzar un poco más abajo su invitación, cambie el valor de Superior a 3.5 cm.

Figura 1.19. Para modificar los valores, pulse en las flechitas superior e inferior, o escriba directamente el nuevo valor.

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Figura 1.18. La lista de fuentes del sistema ofrece gran variedad, pero Arial, casi siempre estará presente.

3. En la ficha Papel (Paper), verifique que se encuentre seleccionado el tamaño Carta, que es el estándar en México (Figura 1.20).

Figura 1.20. En México y en Estados Unidos se utiliza el tamaño estándar de papel Carta (Letter), de 21.5 x 28 cm (8½ x 11 pda).

La ficha Diseño (Layout) permite definir algunos parámetros como el empiezo de las secciones del documento, la forma de presentación de los encabezados y pies de página, etcétera. En esta tercera ventana también se definen los márgenes del borde superior del papel al encabezado del documento y del borde inferior al pie de página, con las opciones Desde el borde (From edge), Encabezado (Header) y Pie de página (Footer), y se determina si estas configuraciones se llevarán a cabo para todo el documento o desde la página actual en adelante. En las tres ventanas se encuentra el botón Establecer como predeterminado (Set As Default) que permite establecer los valores o cambios realizados como el estándar para todos los documentos que se realicen. Si pulsa en ese botón, recibirá un mensaje de advertencia (Figura 1.21) porque los nuevos valores se guardarán en la plantilla NORMAL.

Figura 1.21. Si acepta que los cambios efectuados se conviertan en predeterminados, todos los nuevos documentos se iniciarán con estos valores.

La manera más rápida de cambiar las configuraciones en las nuevas versiones de Word es mediante las galerías de opciones. Pulse en la ficha Formato (Format) y escoja uno de los diseños predefinidos. Puede seleccionar de entre los márgenes prediseñados el que más se ajuste al trabajo a realizar: 1. Pulse en el botón Márgenes (Margins). En la ventana se muestran varias opciones predefinidas como Normal, Estrecho (Narrow), que proporciona un espacio amplio para escribir porque los márgenes son de sólo 1.27 cm por lado, Moderado (Moderate), Ancho (Wide) y Reflejado (Mirrored) para escribir en formatos de libro o revista (Figura 1.22). 2. Para un tipo diferente de márgenes puede pulsar en Márgenes personalizados (Custom Margins) para abrir el cuadro de diálogo Configurar página (Page Setup). Figura 1.22. Observe que su Última configuración personalizada (Last Custom Setting), ya se encuentra en la galería de diseños predefinidos.

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1.5.2 Escriba su primer texto Introduzca el texto en la posición donde se ubica el cursor simplemente pulsando sobre las teclas alfabéticas o numéricas del teclado, como si se tratara de una máquina de escribir. También puede aprovechar la función Pulsar y escribir para ubicar el cursor en el lugar que desee introducir el texto, haciendo una doble pulsación del botón izquierdo del ratón en el lugar seleccionado. Esta función sólo se activa en las vistas Diseño de impresión (Print Layout) y Diseño web (Web Layout). Si nunca ha utilizado una máquina de escribir, el procedimiento para insertar texto es muy sencillo. Escriba una invitación para la obra de teatro de fin de curso de su grupo; por ejemplo: 1. Escriba el texto (la fecha, como acostumbra a escribirla), y al llegar al final del párrafo pulse la tecla . 2. Si el párrafo tiene más de una línea y el cursor llega al final de la página, no se detenga, el programa envía el texto al siguiente renglón de manera automática. 3. Para dejar espacios en blanco entre un párrafo y otro, pulse la tecla tantas veces como espacios necesite. 4. Continúe escribiendo y siga estos consejos:  Para escribir la primera letra en mayúsculas, presione juntas las teclas +[la letra inicial]; por ejemplo para México, + . Todos los párrafos comienzan con mayúscula (Figura 1.23).  Para escribir un texto completo en mayúsculas, como un título; por ejemplo, pulse primero la tecla , escriba todo el texto en mayúsculas y al finalizar desbloquee la función pulsando nuevamente .

Si tiene problemas para “ver” donde termina un párrafo y donde comienza el siguiente, pulse en la ficha Inicio (Home) y presione el botón ¶ del grupo Párrafo (Paragraph). Cada símbolo que aparece en el documento al pulsar la tecla , representa el final de un párrafo. Los puntos que se ven entre las palabras son los espacios.

Figura 1.23. Si no recuerda cuáles son las secciones del teclado y sus principales teclas, repase el principio del Capítulo 1.

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Los acentos generalmente se escriben pulsando la tecla de diéresis y tilde y luego la vocal que se va a acentuar. Si no encuentra los acentos, revise en la barra de estado el idioma con el que está trabajando. Si no es el español que reconoce su teclado, pulse dos veces sobre el idioma, en el cuadro de diálogo Idioma (Language) seleccione el apropiado (Figura 1.24). También deberá estar activado ese teclado en la barra de tareas de Windows. Observe en la figura que el teclado de Windows, Español (México), sea igual al idioma de corrección que seleccione en el cuadro de diálogo Idioma.

Figura 1.24. Puede escoger un idioma para establecerlo como el predeterminado, o para aplicarlo sólo al documento actual. Al pulsar en el botón Aceptar (OK) cambia automáticamente el idioma en la barra de estado.

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Para desplazarse por el documento utilice las teclas de flecha , , , y o presione el botón izquierdo del ratón en el lugar que desee ubicar el cursor. Si después de escribir una palabra advierte que cometió algún error, simplemente bórrelo utilizando la tecla , la cual elimina de uno en uno los caracteres situados a la izquierda del cursor. Si el error se encuentra en la misma posición del cursor, presione la tecla para eliminarlo (Figura 1.25). Esta tecla borra el carácter situado a la derecha del cursor y recorre hacia la izquierda el resto del texto.

Figura 1.25. Observe que cuando hay una palabra mal escrita, Word la marca con una línea roja ondulada en la parte de abajo.

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Si al escribir una palabra como Shakespeare; por ejemplo, se le va una letra de más (Shakesperare), bórrela hacia atrás con la tecla o hacia adelante con .

Observe en la barra de título que el programa ha asignado el nombre Documento1 (Document1) al archivo de texto que se está creando. Al guardarlo conviene cambiarle el nombre para reconocerlo entre los muchos documentos que se estarán generando a lo largo de estas lecciones. El archivo tendrá la extensión .docx.

Guardar el documento

Para guardar el archivo en una unidad de almacenamiento de la computadora haga lo siguiente:

1. Cree una carpeta de Evidencias de aprendizaje en la computadora o en una unidad USB; como se van a crear documentos de texto, tal vez sea conveniente guardarlos en una subcarpeta con un nombre como Word, por ejemplo. 2. Cree entonces la carpeta Word dentro de Evidencias de aprendizaje y haga lo siguiente: 3. Pulse en el botón Guardar (Save) de la barra de herramientas de acceso rápido o presione la ficha Archivo (File) y seleccione Guardar como (Save As). 4. En la ventana Guardar como (Figura 1.26), se muestran todas las unidades del sistema disponibles, ya sea en la web o en la PC.

Figura 1.26. Observe que también puede guardar archivos en unidades virtuales (la nube), como OneDrive y otras ubicaciones web.

5. Pulse en el ícono Este PC (This PC) y luego en el botón Examinar (Browse), para abrir el cuadro de diálogo Guardar como. 6. En el cuadro de diálogo (Figura 1.27) busque la unidad y la carpeta Word y ábrala, escriba un nombre para el documento como Invitación a la obra de teatro en el campo Nombre de archivo (File Name), verifique que se encuentre seleccionado el Tipo de formato (Save as Type) Documento de Word (*.docx) (Word Document (*.docx)) y pulse en el botón Guardar (Save).

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Figura 1.27. Usted sólo debe escribir el nombre del archivo; la extensión .docx la incluye automáticamente el programa.

El cuadro de diálogo Guardar como (Save As) ofrece además otras opciones que afectan directamente al documento a guardar, como aceptar o cambiar el nombre que aparecerá en el campo Autores (Authors) de las propiedades del documento, agregar una etiqueta de texto y Guardar miniatura (Save Thumbnail), que permite tener una vista miniatura del archivo para identificarlo sin necesidad de abrirlo. En la lista Herramientas (Tools) hay opciones para compartir archivos en redes o Internet, y el comando Comprimir imágenes (Compress pictures), que reduce el tamaño del archivo.

El formato que Word asigna al documento de manera predeterminada es Documento de Word (*.docx), pero usted lo puede cambiar por alguno de los muchos disponibles (Figura 1.28). Si guarda los archivos en formatos PDF y XPS, cualquier usuario, aunque no cuente con las nuevas versiones de Word, puede verlos, pero no modificarlos.

Figura 1.28. También es posible guardar los documentos de Word 2016 en formatos anteriores como Word 97-2003 (*.doc).

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Imprimir el documento

Para imprimir el documento, deberá contar con una impresora instalada y configurada para Windows. Word 2016 puede utilizar todas las impresoras conectadas a la computadora, siempre y cuando se encuentren “dadas de alta” en el sistema. El procesador de textos reconoce a la impresora predeterminada y adapta los documentos automáticamente a sus características para sacar el mejor provecho. Para ver cómo quedará impreso el documento en la hoja de papel, haga lo siguiente: 1. Pulse en la ficha o pestaña Archivo (File) y seleccione la ventana Imprimir (Print). 2. Observe la vista previa de la derecha (Figura 1.29) y si está conforme con lo que va a obtener, pulse en el botón Imprimir (Print).  Si desea dar una mejor distribución a la invitación, pulse en la flecha que apunta a la izquierda en la parte superior para volver al documento.  Inserte espacios o párrafos “vacíos” para distribuir mejor el texto (hacia abajo), recuerde que los espacios se dan pulsando la tecla .

Si se trata de un documento extenso (de varias páginas) y no desea imprimirlas todas, abra el cuadro de lista Imprimir todas las páginas (Print All Pages) y seleccione el intervalo, o escriba los números de las páginas en el campo Páginas (Pages).

Figura 1.29. También puede indicar si se imprimirá en una sola cara, la orientación del papel, el tamaño de papel, los márgenes y la cantidad de páginas por hoja.

3. Una vez que ha distribuido correctamente los párrafos del documento, puede volver a la ventana Impresión, observar nuevamente la vista previa (Figura 1.30) e imprimirlo.  Si desea ver las configuraciones de la impresora (generalmente la predefinida del sistema), pulse en el vínculo Propiedades de impresora (Printer Properties) y en el cuadro de diálogo (Figura 1.31) seleccione opciones como el origen Figura 1.30. Puede abrir la vista previa las vedel papel, el tamaño y la calidad de impresión. ces que crea necesario.

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Figura 1.31. Las fichas y las opciones de este cuadro de diálogo varían de acuerdo con la impresora seleccionada.

En la ventana Diseño del cuadro de diálogo se configuran las opciones de orientación de la página (vertical u horizontal), el orden en el que se imprimen y otras; en la ventana Papel y calidad se puede seleccionar otro origen del papel, el tamaño de hoja y la calidad del papel sobre el que se va a imprimir. Si su impresora es diferente, puede incluir más o menos herramientas de impresión. Las opciones del cuadro de diálogo Propiedades de documento de…, dependen absolutamente del tipo de impresora instalada. Los botones y opciones de la ventana Imprimir y sus aplicaciones son las siguientes: 1. Copias (Copies). El cuadro contador permite escribir o seleccionar con las flechitas el número de copias del documento a imprimir. 2. Impresora (Printer). Al abrir la lista se ven todas las impresoras instaladas en el sistema y las opciones Agregar una impresora (Add Printer) e Imprimir a un archivo (Print to file), que mantiene todas sus características, para imprimirlo posteriormente. 3. Imprimir todas las páginas del documento (Print All Pages). Permite seleccionar partes del documento para imprimirlas, páginas pares, impares, etc. En el cuadro de texto Páginas (Pages) puede escribir opciones como:  Las páginas: 1, 3, 5, 8, etcétera.  De la uno a la doce: 1−12.  De la cinco a la ocho más la dieciséis: 5−8,16. 4. Imprimir a una cara (Print One Sided). Si la impresora acepta la función de impresión a doble cara, en la lista se selecciona la opción. 5. Intercaladas (Collated). Define la manera en que la impresora entrega las copias impresas, si cuenta con esa opción. 6. Orientación vertical (Portrait Orientation). Envía la impresión a la hoja de manera vertical u horizontal.

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7. Carta (Letter). Muestra la lista de los tamaños de hoja más comunes para seleccionar alguno, observe que también puede imprimir sobres y tarjetas postales (Figura 1.32). Si desea utilizar hojas de papel de tamaños especiales, pulse en el vínculo Más tamaños de papel (More Paper Sizes). 8. Personalizado (Custom Margins). Al abrir la galería, aparecen los distintos diseños personalizados de márgenes, puede seleccionar cualquiera de ellos o abrir el cuadro de diálogo para definir márgenes personalizados. Si ya se habían definido los márgenes al preparar la página, olvide esta opción. 9. 1 página por hoja (1 Page Per Sheet). Se puede imprimir el documento una o varias veces en la hoja; es una opción muy útil para imprimir dos o más veces un volante, o tarjetas personales. Se pueden obtener 1, 2, 4, 6, 8 o 16 páginas por hoja. Si ha sido buen observador, debe haber notado que en todas las cintas de opciones se mantiene al final de las fichas o pestañas los nuevos botones de Office 2016: Información (Tell Me), que después del foquito dice ¿Qué desea hacer? (Tell me what you want to do), y Compartir (Share). El primero permite buscar cualquier cosa: comando, herramienta, procedimiento o tema de ayuda, con solo escribirlo (Figura 1.33) y realizar búsquedas inteligentes; el segundo abre el panel Compartir (Share), desde donde puede invitar a colaborar a sus contactos enviándoles un correo electrónico, como se verá más adelante.

Figura 1.33. Al escribir el texto de búsqueda, aparece una lista con opciones relacionadas para que seleccione la más apropiada.

Si usted no sabe cómo imprimir el documento; por ejemplo, basta escribir en el campo Información (Tell Me) su consulta (en este caso imprimir) para obtener una lista de sugerencias (Figura 1.33). Puede aceptar alguna de ellas, aunque le conviene ir a la vista previa para hacer los ajustes necesarios antes de enviar el documento a la impresora. La opción Imprimir (Impresión rápida) (Quick Print) envía el documento a la impresora sin mostrar las opciones de impresión. El botón Información le sirve, en cualquier caso, para buscar las cintas de opciones y los comandos que no es fácil encontrar. Suponga que, en un escrito de Word, le piden que le asigne a una nota bibliográfica el estilo de texto Referencia sutil y usted no sabe cómo hacerlo; con el botón Información, hacerlo resulta muy fácil: 1. Seleccione la nota bibliográfica. 2. Escriba en el campo Información (Tell Me), referencia sutil, como se muestra en la Figura 1.34.

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Figura 1.32. Seleccione alguna de las opciones o defina un nuevo tamaño.

3. Pase el apuntador sobre las opciones para ver cuál es la que usted necesita. Al pasar el apuntador por Estilos de texto (Text Styles), aparece la galería de estilos, seleccione Referencia sutil (Subtle reference) y el estilo se aplica al texto de manera automática.

Figura 1.34. El nuevo botón Información de Word 2016 permite resolver casi cualquier problema o procedimiento del procesador de textos.

Si pulsa en la opción Búsqueda inteligente en (Smart Lookup on), se abre el panel con el mismo nombre a la derecha del área de documento, con información relacionada procedente de Internet (Figura 1.35); para ahondar los datos pulse en los vínculos para abrir el navegador en las páginas indicadas. El nuevo sistema de actualización de las aplicaciones de Microsoft Office parecería molesto, porque de un día para otro usted encontrará cambios en la interfaz y algunas funciones nuevas que de pronto le parecerán hasta innecesarias; pero créame, las novedades están basadas en la retroalimentación de miles de usuarios y se sorprenderá de las mejoras que aportan a la creación de documentos. Figura 1.35. La búsqueda inteligente muestra resultados relacionados con la palabra de búsqueda.

Si cuenta con una impresora instalada imprima la invitación, pero observe que, aunque es un documento sencillo, le faltan dos procesos que lo convertirán en una carta profesional: Edición y Formato., así es que ¡vamos a aprender! Mientras tanto, resuelva las siguientes actividades y conozca más de Word 2016.

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1.6 Actividades de repaso Imprima estas hojas, resuelva las actividades y guarde las hojas resueltas en una carpeta o folder, porque serán sus evidencias de aprendizaje. Si está tomando un curso, entréguelas a su profesora o profesor.

1. Responda a las siguientes preguntas de opción múltiple: a) Marque con un signo  en el recuadro de la respuesta correcta.  El papel hecho de corteza de morera fue inventado por los: o Babilónicos o Persas o Chinos  El papiro hecho con hojas de una planta llamada así, fue inventado por los: o Chinos o Egipcios o Mongoles  La imprenta inventada por los chinos, fue reinventada, con sus famosos tipos móviles, por: o Christopher Latham Sholes o Johann Gutenberg o Alexander Graham Bell  La creación del primer taller de impresión en la Nueva España (Ciudad de México), se debió a: o Juan Cromberger y Juan Pablos o William Austin Buró y Juan Cromberger o Alexander Graham Bell y Xavier Progin  La invención de la primera máquina de escribir comercial se atribuye a: o Stephen Day o Johann Gutenberg o Christopher Latham Sholes 2. Inicie una sesión de Word. a) Verifique que se encuentra seleccionada la ficha Inicio. Al ubicar el apuntador del ratón sobre cualquiera de los íconos o botones de la cinta de opciones aparece un texto explicativo de su función.  De esta manera investigue el nombre y las teclas de función o atajo de los siguientes botones y escríbalos a la derecha de la tabla:

b) Cierre el programa y continúe con las siguientes actividades.

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3. Responda las siguientes preguntas: a) ¿Con qué nombre se conoce al área de la interfaz de Word donde se escribe el texto? __________________________________________________________________________ b) ¿Cómo se llama al espacio donde se agrupan los botones de comandos, en la nueva interfaz orientada a resultados de Microsoft Word 2016? __________________________________________________________________________ c) ¿Cuál es el nombre de la ficha que contiene comandos que permiten configurar el documento? __________________________________________________________________________ d) Observe la cinta de opciones siguiente y circule con color rojo lo que se indica:  La barra de herramientas de acceso rápido.  Los botones iniciadores de cuadros de dialogo.  Un botón de comando.  Una ficha o pestaña.

4. Inicie una sesión de Word y haga lo siguiente. a) Prepare la página con los valores que se indican:  Márgenes Superior e Inferior = 1 cm.  Márgenes Izquierdo y Derecho 1 cm.  Tamaño de página = Ficha 4 x 6 pulgadas.  Orientación = Horizontal.  Fuente = Arial de 14 puntos. b) Escriba en la pequeña hoja el siguiente texto: Este es un documento en papel de 4 x 6 pulgadas, con orientación horizontal o apaisada y márgenes de 1 cm por cada lado. c) Imprima el documento.  Pulse en la ficha Archivo, seleccione Imprimir y verifique que el documento se imprimirá en hoja horizontal y tamaño Ficha 4x6 pulg. (10.16 cm x 15.24 cm).  Observe la vista previa y compruebe que se trata de una tarjeta pequeña.  Verifique que la impresora esté encendida y conectada y pulse en el botón Imprimir.  Guarde la hoja impresa en su fólder o carpeta de evidencias de aprendizaje. d) Guarde el archivo en la carpeta Evidencias de aprendizaje ► Word con el nombre Tarjeta 4x6.docx. 5. Mencione tres de las más importantes novedades de Word 2016. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

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Capítulo 2 Edición de texto Los procesadores de textos, además de hacer las veces de máquinas de escribir electrónicas, permiten guardar los documentos en forma de archivos con un nombre determinado. De esta manera, es muy fácil editarlos, hacerles cambios, darles formato, ponerles color, cambiarles el tamaño y el tipo de fuente, insertarles imágenes, tablas, ecuaciones y hasta sonidos, y volverlos a utilizar. Estas ventajas hicieron obsoletas las máquinas de escribir, y en su lugar, se utilizan cada vez más las computadoras, con un programa de procesamiento de textos como Microsoft Word. El proceso de crear documentos de texto (Figura 2.1), además de escribir y guardar el archivo, consta de dos grandes vertientes: la edición y el formato.

Figura 2.1. Los documentos de texto que se realizan siguiendo estos procedimientos, adquieren una claridad y calidad profesionales.

2.1. Edición de documentos La edición es un proceso necesario para lograr textos claros y concisos, que involucra operaciones para corregir, mejorar la redacción y presentación del texto, insertar o eliminar palabras o párrafos, borrar partes que no se desean en el documento, etcétera. Editar es una de las tareas más

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necesarias en la creación de documentos, por eso, es muy importante que lea cuidadosamente las siguientes explicaciones. Inicie una sesión de Word en un documento en blanco y escriba un texto sobre los orígenes del hombre americano, lo suficientemente extenso para probar las funciones de edición de Word; incluya en el trabajo algunas faltas de ortografía y errores gramaticales para corregirlos. Algunos sitios web confiables con temas de historia se encuentran en las siguientes direcciones de Internet, puede acudir a cualquiera de ellos para consultar y preparar sus escritos, pero recuerde que el mejor trabajo no es copiar, sino crear un resumen propio, sin olvidar incluir en el documento los créditos bibliográficos pertinentes. https://es.wikipedia.org/wiki/Poblamiento_de_América https://es.wikipedia.org/wiki/América_precolombina http://www.eldoradocolombia.com/origen_hombre_america.html

Si no se le ocurre nada, puede abrir el archivo Orígenes del hombre en América.docx que se encuentra en la página web del autor: www.aprendatic.com, para llevar a cabo los ejercicios de las funciones de edición. Fije los márgenes: Superior = 3 cm; Inferior = 2.5 cm; Izquierda = 2.2 cm y Derecha = 2.2 cm.

2.1.1 Desplazamiento a través del documento Es muy fácil desplazarse de una parte a otra de un documento si se conocen las funciones para hacerlo. Existen varias maneras para moverse a través de un documento de texto; con el teclado, o con el ratón. Las ventajas de las funciones rápidas se advierten, sobre todo, cuando el texto es extenso. Algunas de ellas son:

El comando Ir a

La manera sencilla de “correr” a través del documento es con el comando Ir a (Go To) que permite llegar directamente a la página, a una sección numerada, a alguna nota de pie de página, a un comentario, a una tabla, a una ecuación o al marcador que se indique; enseguida verá cómo puede insertar marcas de texto en el documento para localizar rápidamente secciones, palabras o títulos específicos y podrá comprender la funcionalidad de este comando.

Figura 2.2. Con el comando Ir a puede mover al instante el cursor hasta una página determinada, o hasta un elemento o marca, definidos en el documento.

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La mayoría de direcciones de Internet se escriben en minúsculas y sin acentos. Observe que las de Wikipedia usan mayúsculas y acentos como América, escríbalas así para evitar mensajes de error.

Para ejecutar el comando pulse en la ficha Inicio (Home), lleve el apuntador del ratón al grupo Editar (Editing), pulse en la flecha para abrir la lista del botón Buscar (Find) y seleccione Ir a (Go To) para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar (Find and Replace) con la ficha Ir a activada (Figura 2.2). En el campo Número de página (Enter page number) escriba el número de la página a la que desea desplazarse rápidamente (puede ser la 4). Una vez que completó el dato, elija Ir a (Go To) o presione la tecla , el resultado será que el cursor se ubica al principio de la página 4, como se puede ver en la Figura 2.3. ¡Imagine cuánto tiempo ahorrará al ir a la página 387; por ejemplo, en un documento de 600 páginas! Seleccione cualquiera de los elementos del recuadro Ir a (Go To) de la izquierda y observe que cambia el nombre del campo: Número de la sección, Número de la línea, Nombre del marcador, Nombre del revisor, Número de la nota al pie y así sucesivamente.

Figura 2.3. El nombre del campo Número de la página (Enter page number) cambia de acuerdo con el elemento de la lista Ir a (Go To) seleccionado.

Insertar Marcador (Insert a Bookmark). El comando Marcador (Bookmark) del grupo Vínculos (Links) de la cinta de opciones Insertar (Insert), permite insertar una “marca” con un nombre en cualquier lugar, página, imagen o sección del documento actual, para acudir a él rápidamente con el comando Ir a (Figura 2.4).

Figura 2.4. Seleccione el texto o imagen, ejecute el comando y pulse el botón Agregar (Add).

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El nombre del marcador no debe incluir espacios, guiones o puntos, aunque puede utilizar guion bajo para que aparezca el botón Agregar (Add). Una vez que ha creado los marcadores apropiados (en este caso son los subtítulos o títulos de sección), al utilizar el comando Ir a, y al seleccionar Marcador, aparecen todos los marcadores en la lista (Figura 2.5).

Figura 2.5. Seleccione el marcador y pulse en el botón Ir a (Go To) para ir rápidamente hasta ese lugar del documento.

Desplazarse con el teclado y con el ratón Si utiliza el teclado, puede moverse hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados con las teclas de dirección o cursoras , , ,y , como se mencionó anteriormente. Para avanzar toda una ventana, la manera más rápida es pulsar la tecla y para regresar una ventana deberá presionar . Si necesita ir al principio o al final del documento, es muy lento hacerlo con las teclas de flecha o pantalla por pantalla, presione al mismo tiempo

+

para ir al inicio y

+

para llegar al final.

Algunas veces desplazarse con el ratón es más rápido, pues con él se puede acceder fácilmente a las fichas, grupos y botones de comandos, sin necesidad de consultar la ayuda. Para mover el cursor a otro punto del texto que se está viendo en la pantalla, simplemente sitúe el apuntador del ratón sobre algún carácter y presione el botón izquierdo.

Si desea trasladarse con el ratón hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados, para situarse en caracteres que no se ven en la pantalla, coloque el cursor sobre las flechas de las barras de desplazamiento vertical u horizontal y mantenga presionado el botón izquierdo hasta que el carácter o página que busca se exhiba en la pantalla, entonces deje de pulsarlo. La mayoría de ratones actuales cuentan con una rueda de desplazamiento ubicada al frente, entre los dos botones. Muchos programas han asignado alguna función específica para ella. Microsoft Word corre el texto hacia abajo al girarla hacia adelante y hacia arriba cuando se desplaza hacia atrás.

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También puede pulsar en las barras y desplazarlas rápidamente hacia la izquierda, a la derecha, hacia arriba o hacia abajo, como se muestra en la Figura 2.6.

Figura 2.6. Cuando se agranda la pantalla con el zoom, aparece la barra de desplazamiento horizontal en la parte inferior.

Utilice el ratón para ver las cintas de opciones pulsando en las fichas de cada una de ellas, abra los cuadros de diálogo pulsando en los botones iniciadores de cuadros de diálogos de algunos grupos, y abra los menús contextuales pulsando con el botón derecho: en la cinta de opciones; en el área de documento; en la barra de estado, o en las barras de desplazamiento.

2.1.2 Seleccionar, remplazar y borrar texto Estas tres funciones son elementales para la edición de textos, ya que cuando se escribe, se incurre inadvertidamente en irregularidades de redacción y errores o repetición de palabras o letras. También es común que los párrafos queden en desorden o que las ideas no hayan sido expresadas coherentemente. Usted puede seleccionar un párrafo y ubicarlo en otra posición, borrar una idea que no es clara, insertar un texto adicional, etcétera.

Seleccionar texto

Para hacer modificaciones al texto o darle atributos especiales como: resaltado con negritas (Bold) o cursivas (Italic), cambiarlo de lugar, borrarlo, copiarlo, etcétera, primero hay que seleccionarlo. Existen muchas maneras para seleccionar texto. Sitúe el cursor al principio del párrafo donde va a iniciar la selección y pulse , que es la tecla que activa la extensión de selección, luego pulse con el ratón en un lugar adelante o abajo para seleccionar el texto (Figura 2.7), desde la posición del cursor hasta donde pulsó con el ratón. Para desactivar la función de extensión de selección, basta pulsar la tecla .

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Observe que al seleccionar texto aparece la mini barra de herramientas (Mini toolbar) con los comandos más comunes para aplicar al texto seleccionado.

Figura 2.7. Si no se desactiva la función de extensión de selección, al pulsar en otro lado con el ratón se sigue seleccionando texto.

Pulsando varias veces la tecla , se inicia un proceso gradual de selección: al presionar una vez se activa el comando de selección; pulsando dos veces se selecciona una palabra; tres veces, seleccionan una frase; cuatro, un párrafo y cinco, todo el documento (Figura 2.8). También es posible seleccionar texto presionando y las teclas de dirección o cursoras , , ,y . Otra manera de seleccionar rápidamente todo el documento, es pulsar simultáneamente + .

Figura 2.8. Pruebe esta otra manera: con el apuntador del ratón a la izquierda del texto (cambia a punta de flecha hacia la derecha), pulse tres veces seguidas el botón izquierdo.

También se puede seleccionar texto con el ratón. Para seleccionar un bloque de texto, ubique el apuntador del ratón al inicio del texto y arrastre el ratón hasta el final de la selección; una vez ahí, suelte el botón, el bloque de texto quedará seleccionado. Abra la lista del botón de comando Seleccionar (Select) de la cinta de opciones Inicio (Home) y active el comando Seleccionar todo (Select All). Observe en la lista que hay otros dos comandos: Seleccionar objetos (Select Objects), que cambia el cursor de selección para que pueda mover las entradas manuscritas que se insertan con equipos Tablet PC y otros, y Seleccionar texto con formato similar (Select Text

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Otras maneras sencillas y rápidas de selección son: palabra, pulsar dos veces el botón izquierdo del ratón sobre la palabra; párrafo, tres veces sobre el párrafo; línea, pulsar al margen izquierdo de ella cuando se ve el cursor del ratón como punta de flecha hacia la derecha; frase, pulsar + botón izquierdo del ratón (desde el inicio del párrafo hasta el primer punto y seguido); todo el documento, ubicar el cursor a la izquierda, igual que la selección de línea, y pulsar + botón izquierdo del ratón. Para deseleccionar el texto basta pulsar una vez en cualquier parte del área de documento.

with Similar Formatting) para seleccionar todos los textos que tengan el mismo formato que tiene el que se encuentra en la posición del cursor. De esta manera puede modificarlos todos y no uno por uno. Word 2016 incluye, además, el comando Panel de selección (Selection Pane) en la cinta de opciones Formato (Layout), que abre a la derecha el panel Selección (Selection) donde se pueden seleccionar los objetos insertados para ordenarlos o superponerlos como “capas”; es decir unos sobre otros, con las flechas Traer adelante (Bring Forward) y Enviar atrás (Send Backward), como se muestra en la Figura 2.9.

Figura 2.9. Seleccione el objeto y llévelo hacia arriba o hacia abajo de la lista. Esa será su posición con respecto a los otros objetos.

Mover texto seleccionado

Antes de comenzar a mover párrafos de texto, es conveniente activar el botón de comando Mostrar todo (Show/Hide) que se encuentra en la cinta de opciones Inicio, en la parte superior derecha del grupo Párrafo (Paragraph). Observe en la Figura 2.10 que al activarlo se muestra el símbolo (¶) al final de cada párrafo y un punto entre cada palabra, que indica el espacio entre palabras. Si por error inserta dos espacios entre una palabra y otra, verá dos puntos en lugar de uno.

Figura 2.10. Ya verá la ventaja de mantener a la vista los símbolos de formato ocultos, para ubicar sin problemas los textos y objetos del documento.

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Es posible cambiar de lugar un texto dentro del mismo documento, sin perder sus estilos; seleccione el texto y active el comando Cortar (Cut) de la cinta de opciones Inicio (Home). Coloque el cursor en la nueva posición del texto y active el comando Pegar (Paste) de la misma cinta. En el documento Orígenes del hombre en América.docx hay dos párrafos transpuestos que podemos reubicar para que queden en el lugar correcto, como se observa en la Figura 2.11, utilizando los comandos Cortar y Pegar (Cut and Paste). Los pasos necesarios para cortar el texto y pegarlo en la posición correcta son: 1. Seleccione el párrafo que se va a cambiar de lugar. Es conveniente seleccionar desde el símbolo ¶ del párrafo superior hasta el símbolo ¶ del final del propio párrafo, como se muestra en la figura. De esta manera, al eliminar el texto, quedará arriba el símbolo ¶ inferior. Puede seleccionar el texto con el teclado o con el ratón.

Figura 2.11. Observe que estos párrafos están ubicados en el documento de manera incorrecta; no puede hablarse de un personaje sin antes presentarlo.

2. Ejecute el comando Cortar (Cut) o pulse + . El texto desaparece, pero se ha ubicado en una memoria intermedia (Buffer) llamada Portapapeles. 3. Lleve el cursor al símbolo ¶ de abajo del siguiente párrafo y ejecute el comando Pegar (Paste) o presione las teclas + . 4. El resultado es que el párrafo de arriba pasa a la parte de abajo (Figura 2.12). Se ha movido el texto seleccionado y al releer el documento, comienza a tener sentido.

Figura 2.12. El párrafo “cortado” se “pega” en su nueva ubicación. Al final del texto aparece un pequeño ícono, se trata de la etiqueta inteligente Opciones de pegado.

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Recuerde que un párrafo es un texto que generalmente comienza con mayúscula y termina con punto y aparte. Un párrafo puede estar constituido por varias frases, las cuales terminan con punto y seguido. El símbolo ¶ que aparece cada vez que se pulsa la tecla , define el final de cada párrafo. Una línea en blanco también es un párrafo, sólo que está vacío.

En nuestro ejemplo se puede dejar activada la primera opción, ya que se trata de un texto proveniente del mismo documento. La etiqueta inteligente desaparece cuando se lleva a cabo la siguiente acción.

Al final del texto pegado aparece un pequeño botón con la imagen del ícono de comando Pegar (Paste) de la cinta de opciones Inicio (Home). Es una de las Etiquetas inteligentes que han sido mejoradas en Word 2016. Al pulsar sobre el ícono aparece un menú contextual con opciones aplicables al texto que se ha pegado en la nueva posición: Mantener formato de origen (Keep Source Formatting), Combinar formato (Merge Formatting), Conservar sólo texto (Keep Text Only) y Establecer Pegar predeterminado (Set Default Paste). La primera opción permite que el texto conserve el formato del párrafo original, con la segunda se asegura que el texto pegado tendrá el mismo formato que los párrafos adjuntos; es decir, el formato del documento de destino. La tercera opción elimina cualquier tipo de formato y pega sólo texto, y la última abre el cuadro de diálogo Opciones de Word (Word Options) mostrando la sección Cortar, copiar y pegar (Cut, copy and paste), desde donde se pueden configurar para definir alguna de las tres primeras opciones como la predeterminada (Figura 2.13).

Figura 2.13. Puede configurar las opciones de Cortar, copiar y pegar para que los textos pegados o copiados adquieran el formato de destino; es decir, del suyo.

Como pudo observar, los comandos Cortar y Pegar realizan finalmente la operación que se conoce como Mover.

Quienes tienen ya un mayor dominio del ratón, generalmente mueven el texto de la siguiente manera:

1. Seleccione el texto. 2. Ubique el apuntador sobre cualquier parte del texto seleccionado y presione el botón izquierdo del ratón.

Figura 2.14. Utilizando la función del ratón “arrastrar y soltar”, se puede mover el texto de un lugar a otro del mismo documento, o de un documento a otro.

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3. Sin soltar el botón, arrástrelo (Figura 2.14) hasta su nueva ubicación cuando el apuntador cambia de forma y se ve con un pequeño rectángulo en la base. 4. Observe que una pequeña línea obscura parecida al cursor indica el lugar donde se ubicará el texto movido. Cuando esté seguro de que es el lugar, suelte el botón. 5. De inmediato desaparece el texto de su sitio original y aparece en el lugar de destino como se ve en la Figura 2.15.

Figura 2.15. Observe que el texto que se ha movido también tiene al final, la etiqueta inteligente de Opciones de pegado.

No se preocupe por los errores ortográficos o de redacción, enseguida serán corregidos fácilmente aprovechando las útiles funciones de Ortografía y gramática de Microsoft Word 2016.

Copiar texto seleccionado

Esta opción permite copiar texto ya sea de un lugar a otro en el mismo documento, de un documento de Word a otro, o de un documento a otro de cualquier aplicación de Microsoft Office. A diferencia del comando Cortar, Copiar lleva el texto seleccionado al Portapapeles (Clipboard) y lo mantiene disponible para ubicarlo en algún otro lugar cuando se necesite, dejando el original en su sitio; es decir, sin “cortarlo”. Para copiar texto haga lo siguiente: 1. Seleccione el texto que desea copiar. 2. Ejecute el comando Copiar (Copy) de la cinta de opciones Inicio (Home), o pulse las teclas + . 3. Sitúe el cursor en el lugar donde desea ubicar la copia y ejecute el comando Pegar (Paste) o pulse las teclas + . 4. De inmediato aparece el nuevo texto, sin eliminar el de origen; es decir, no se movió, sino que se duplicó. 5. Puede continuar copiando de la misma manera o abrir el portapapeles pulsando en el ícono iniciador de cuadro de diálogo del grupo Portapapeles, que se encuentra ubicado en la cinta de opciones Inicio. En la lista de la derecha de cada uno de los elementos del portapapeles, seleccione la opción Pegar, como se muestra en la Figura 2.16.

El Portapapeles de Office 2016 permite Recolectar y pegar, esto significa que ha sido potenciado con 24 segmentos de memoria (buffers) independientes, que alojan igual cantidad de elementos (texto, gráficos, etcétera) para ser utilizados en el momento apropiado. De esta manera se pueden tener 24 fuentes para “pegar” lo que se va necesitando. Si copia o corta un elemento más, se elimina el primero y el nuevo texto u objeto se ubica en el último lugar. Para activar las 24 memorias del portapapeles, hay que abrirlo primero, o configurarlo para que recolecte elementos, aunque no se encuentre visible.

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Configure las opciones del portapapeles pulsando en el botón Opciones (Options) que se encuentra en la parte inferior del panel Portapapeles.

Figura 2.16. El Portapapeles (Clipboard) de Office 2016 permite pegar hasta 24 elementos gráficos o de texto, en un documento.

Al abrir la lista de Opciones puede seleccionar las opciones Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office y Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas. Así, aunque cierre el portapapeles estará activo siempre en la barra de tareas (Figura 2.17), y aunque no se vea, recopilará lo copiado y lo cortado.

Figura 2.17. Si lo configura, siempre tendrá activo el Portapapeles en la barra de tareas.

Si además activa la última opción, verá la actividad a la derecha de la barra de tareas cada vez que corte o copie un elemento (Figura 2.18).

Figura 2.18. Pulse en el botón Mostrar íconos ocultos (Show Hidden Icons) para ver el Portapapeles.

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Eliminar texto seleccionado El texto seleccionado se puede eliminar, desde un solo carácter hasta párrafos completos. Para eliminar un texto seleccionado pulse las teclas + o active el comando Cortar (Cut) del grupo Portapapeles (Clipboard). También se borrará el texto seleccionado si se pulsa cualquiera de las teclas o . En el primer caso (usando el comando Cortar), el elemento eliminado se guarda en el portapapeles de Office, los que se borran con las teclas o no se incluyen en él. Si selecciona el párrafo completo, incluyendo el símbolo ¶ el texto se elimina por completo y el párrafo siguiente se desplaza hacia arriba para ocupar ese lugar. Si la selección no incluye el símbolo, se elimina el texto, pero queda la marca de párrafo en el mismo lugar y el texto no se mueve hacia arriba.

Reemplazar selección Para reemplazar un texto; es decir cambiarlo por otro, selecciónelo y escriba el nuevo texto. La selección se elimina, y en su lugar va apareciendo el nuevo texto, conforme se va escribiendo. También se puede reemplazar una selección por otra: se selecciona el primer texto y se corta o se copia; se selecciona el segundo texto y se pega el primero en su lugar, con el botón de comando Pegar (Paste) del grupo Portapapeles (Figura 2.19) o con las teclas + .

Figura 2.19. Recuerde que al copiar o cortar texto, éste se ubica en el Portapapeles para ser pegado desde ahí.

Borrar texto Borrar caracteres o líneas completas de texto es muy fácil si utiliza las teclas o (Figura 2.20). Coloque el cursor en el último carácter a borrar y elimínelos uno a uno, de derecha a izquierda pulsando . Si ubica el cursor al principio de la palabra o párrafo que desea eliminar, borre los caracteres presionando la tecla .

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Si por equivocación elimina un texto que no deseaba borrar recuerde que existe el comando Deshacer (Undo) que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido. Pulsando las teclas + se puede realizar la misma operación.

Figura 2.20. Las teclas

y

permiten borrar texto dependiendo de la ubicación del cursor.

El comando Borrar que se encontraba en el menú Edición (Edit) en las versiones anteriores de Office, ha desaparecido. En su lugar, sólo queda el botón Borrar formato (Clear All Formatting) en el grupo Fuente (Font) de la cinta de opciones Inicio (Home). Este comando borra todos los formatos aplicados a la palabra donde se encuentra el cursor o al texto o párrafo seleccionado (Figura 2.21).

Figura 2.21. Si desea borrar sólo el formato de un texto sin eliminarlo utilice el comando Borrar todo el formato (Clear All Formatting).

2.1.3 Buscar y reemplazar texto Si necesita buscar algún texto dentro del documento o cambiarlo por otro más apropiado presione + para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar (Find and Replace), o utilice los comandos Buscar (Find) o Reemplazar (Replace) del grupo Editar (Editing) de la cinta de opciones Inicio. En el cuadro de diálogo podrá introducir la cadena de caracteres para iniciar la búsqueda o el reemplazo.

Buscar texto

Encontrar una palabra, una frase, un nombre, algún tipo de formato, un código de control o un símbolo, en un documento de Word, es muy sencillo. Para ello se cuenta con gran cantidad de herramientas, como se ha mencionado: 1. Pulse las teclas + , abra la lista Buscar (Find) o presione sobre el botón Buscar del grupo Editar (Editing) en la cinta de opciones Inicio (Home). 2. En el campo de búsqueda del panel Navegación (Navigation) (Figura 2.22), escriba el texto que busca. Desde que comienza a escribir las palabras clave, en el panel se muestran las coincidencias de la búsqueda y en el documento se resaltan con amarillo las palabras encontradas.

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Recuerde que también puede buscar elementos de texto con el comando Ir a (Go To). Tal vez por el tipo de servicio que prestan, Microsoft ha ubicado a estos comandos en diferentes fichas o pestañas del mismo cuadro de diálogo.

Figura 2.22. En el panel Navegación (Navigation), desde que se comienza a escribir, el programa va resaltando con amarillo las letras que van coincidiendo.

3. Si desea buscar las imágenes de un documento; por ejemplo, seleccione el comando Búsqueda avanzada (Advanced Find) y en el cuadro de diálogo, Buscar y reemplazar (Find and Replace) escriba la palabra figura en el campo Buscar (Find what) y presione el botón Buscar siguiente (Find Next) (Figura 2.23).

Figura 2.23. El programa busca todas las palabras que contengan esa cadena de texto como: la Figura 3.1, las figuras; en sentido figurado; la siguiente figura, configuración, etcétera.

4. Si lo que desea encontrar es las figuras o gráficos insertados en el texto, sería mejor buscar en la ficha Ir a (Go To), seleccionando el elemento Gráfico (Graphic). El programa busca uno por uno hacia adelante o hacia atrás, los gráficos del documento, pulsando en los botones Siguiente (Next) o Anterior (Previous), como se muestra en la Figura 2.24.

Figura 2.24. Observe que al seleccionar la ficha o pestaña Ir a (Go To) desaparece el botón Más (More).

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Si no desea que el programa se detenga en palabras como configuración, pulse en el botón Más (More) y active la casilla de verificación Sólo palabras completas (Find whole words only).

Buscar y reemplazar

Algunas veces, al escribir un texto, cierta palabra se introduce incorrectamente todas las ocasiones que se escribe, o se asigna un formato o atributo erróneo a algunos textos y es preciso cambiarlos. Si el documento es extenso, quizás sea un trabajo laborioso –de chinos dirían algunas personas–. En estos momentos es cuando se aprecian más las funciones automáticas de Word. La función Buscar y reemplazar del comando Reemplazar (Replace) permite buscar un texto o formato determinado y reemplazarlo por otro o por “nada”, en cuyo caso se estará eliminando el elemento encontrado. Suponga que ha introducido una palabra de manera errónea varias veces en un documento; para buscarla y cambiarla por la correcta, haga lo siguiente: 1. Pulse en la ficha Inicio (Home). 2. Pulse en el botón Reemplazar (Replace) del grupo Editar (Editing) que se encuentra a la derecha. 3. En el cuadro de diálogo introduzca la palabra que desea remplazar; por ejemplo, origenes (sin acento, porque es lo incorrecto), en el campo Buscar (Find what). 4. En el campo Reemplazar con (Replace with) escriba orígenes (con acento, que es lo correcto) y pulse sobre el botón Buscar siguiente (Find Next). 5. Una vez localizada la primera coincidencia acepte con Reemplazar (Replace). Si está seguro de que no se modificará otra cosa, puede pulsar en Reemplazar todos (Replace All) para realizar automáticamente los cambios. 6. Salga del cuadro de diálogo con la tecla o pulsando en el botón Cancelar (Cancel), aunque éste puede haber cambiado el nombre por Cerrar (Close). La Figura 2.25 muestra el cuadro de diálogo con la búsqueda de la palabra origenes para reemplazarla por orígenes. Al encontrar una coincidencia, el programa la presenta resaltada y espera la confirmación. Si está seguro de lo que se está haciendo, puede aceptar que Word realice las modificaciones automáticamente.

Figura 2.25. La función de edición Reemplazar (Replace), puede cambiar gran cantidad de palabras en documentos extensos, en fracciones de segundo.

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Algunas veces es peligroso pulsar el botón Reemplazar todos (Replace All), ya que no se verán uno por uno los cambios realizados. Al reemplazar una palabra como bote por vote, puede echar a perder frases como “cuando bote, no lleve botellas u objetos de vidrio a la casilla”. Al corregir vote de votar, es posible que obtenga algo como “cuando vote, no lleve votellas u objetos de vidrio a la casilla”.

Opciones avanzadas de Buscar y reemplazar

Si desea buscar o remplazar texto con algún formato, una palabra completa, una marca de texto, nota de pie de página, marca de tabulación, guion opcional, etcétera, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar (Find and Replace) ofrece una serie de opciones con el botón Más. Al pulsar el botón se despliegan hacia abajo las opciones avanzadas (Figura 2.26), y la palabra Más (More) cambia por Menos (Less). Las opciones ampliadas de Buscar y reemplazar permiten: 1. Buscar (Search). Indica a Word que realice la búsqueda en Todo (All) el documento, Hacia atrás (Down) o Hacia delante (Up) del cursor. 2. Coincidir mayúsculas y minúsculas (Match Case). Buscará la palabra tal y como se ha escrito respetando mayúsculas y minúsculas. 3. Solo palabras completas (Find whole words only). Busca palabras completas, evitando las que incluyen en una parte del cuerpo de su texto los caracteres buscados, como en el caso del ejemplo de las votellas.

Figura 2.26. Las opciones ampliadas de Buscar y reemplazar (Find and Replace) proporcionan útiles herramientas adicionales para búsquedas complejas.

4. Usar caracteres comodín (Use wildcards). Realizar búsquedas utilizando caracteres comodines; es decir, mediante partes de una palabra o nombre se pueden encontrar textos concretos. Para buscar, por ejemplo, un nombre como Costos de producción, se podría buscar con Cost*, estando seleccionada esta opción. 5. Suena como (Sounds like). Busca palabras que, aunque se escriban de manera diferente, tengan una concordancia en su sonido o pronunciación. 6. Todas las formas de la palabra (Find all Word forms). Busca sustantivos, adjetivos y tiempos verbales. Las opciones 5 y 6 sólo están disponibles si ha habilitado el inglés como el idioma de edición.

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7. Prefijo (Match prefix), Sufijo (Match suffix), Omitir puntuación (Ignore punctuation characters) y Omitir espacios en blanco (Ignore White-space characters). Permiten mayor facilidad en las búsquedas al incluir prefijos y sufijos, y omitir elementos como espacios, puntos y comas. 8. Botones Formato (Format), Especial (Special) y Sin formato (No Formatting). El primero permite asignar algún tipo de formato a la búsqueda y al reemplazo; el segundo proporciona códigos especiales que pueden ser buscados o reemplazados y el tercero elimina cualquier formato en la búsqueda.

2.1.4 Fechado del documento Es conveniente que guarde sus evidencias de aprendizaje (archivos) con la fecha y la hora en que los realizó. Incluir la fecha y hora actual en un documento de Word puede resultar muy conveniente mantenerlo con esos datos para comprobar el avance diario al escribirlo. También es posible insertar un campo para la fecha y hora de impresión; muy útil para quienes olvidamos fechar los documentos sistemáticamente.

Fecha Ubique el cursor en el lugar donde desea insertar la fecha o la hora, pulse en la ficha Insertar (Insert), vaya al grupo Texto (Text) y presione en el botón de comando Fecha y hora (Insert Date and Time): Para hacerlo sin el ratón, pulse las teclas + + , para escoger en el cuadro de diálogo Fecha y hora (Date and Time) alguno de formatos disponibles. Después de seleccionar el formato, presione la tecla (si el botón Aceptar (OK) se encuentra seleccionado) o pulse directamente sobre el botón Aceptar (OK). Inmediatamente verá en la pantalla, en el lugar del cursor, la fecha actual que es la que se encuentra configurada en el sistema, en el formato que se ha seleccionado. La Figura 2.27 muestra la lista de los formatos disponibles.

Figura 2.27. La fecha seleccionada no cambia, será la que aparecerá siempre que se abra el documento.

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Si desea que la fecha y hora se actualicen cada vez que abra el documento, al insertarlos active la opción Actualizar automáticamente (Update automatically). De esta manera lo que se inserta en el documento no es sólo texto, sino un campo (field) que se actualiza cuando se encuentra seleccionado, presionando la tecla , al enviarlo a la impresora o cada vez que se abre el documento.

Hora

Tal vez le interese que además de la fecha, el documento incluya la hora. Para eso, repita la operación para insertarla enseguida de la fecha como se muestra en la Figura 2.28. También puede seleccionar uno de los formatos que tenga los dos elementos, aunque no todos los tipos de formato los incluyen juntos. La fecha y hora se insertan en el documento como texto, por lo que no cambian ni se actualizan.

Figura 2.28. Puede incluir primero la fecha y luego la hora, o los dos elementos juntos.

Para insertar la fecha y hora de creación del documento, el tiempo de edición, la fecha y hora de impresión y otros campos de este tipo, utilice el comando Explorar elementos rápidos (Explore Quick Parts) del grupo Texto (Text), en la cinta de opciones Insertar (Insert). En la lista que se despliega hacia abajo, seleccione la opción Campo (Field). En el cuadro de diálogo Campo (Field) se muestra la lista de los campos que se pueden incluir (Figura 2.29). Algunos de ellos se actualizan cada vez que ocurre el evento para el que fueron creados −Fecha de impresión (PrintDate), por ejemplo−, otros como Fecha de creación (CreateDate) conservan la fecha en que fue creado el documento. Es posible que en su versión de Word todavía se muestren los Nombres de campos en inglés.

Figura 2.29. Las fechas y horas que se introducen con el comando Campo (Field) se convierten en objetos independientes, que se pueden actualizar.

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La lista Categorías (Categories) contiene formatos de Automatización, Combinar correspondencia, Ecuaciones y fórmulas, Fecha y hora, Índices y tablas, Info. documento, etcétera. Al seleccionar un campo, aparece una etiqueta inteligente que permite actualizar la fecha, como se muestra en la Figura 2.29.

2.1.5 Revisión ortográfica del documento Al escribir cualquier documento es común cometer errores, sobre todo cuando se crea un archivo por primera vez. Word prevé esta situación y proporciona una serie de herramientas de revisión ortográfica y gramatical, sinónimos, autocorrección, etcétera. Para ello es muy importante que se haya definido el lenguaje en el que se trabajará en todo el documento o en todos los documentos que se creen, que será el que utilice el programa Ortografía y gramática para la revisión de los documentos. Los diccionarios que trae incluidos el programa contienen una gran cantidad de palabras que permiten revisar la ortografía de textos de diversa índole en distintos idiomas, con la ventaja de que aceptan modificaciones y adaptaciones para utilizarse en trabajos de temas específicos adecuados a sus propias necesidades. Para agregar nuevas palabras está la opción Agregar al diccionario, que incorpora las palabras que desee en un diccionario personalizado. También se pueden crear diversos diccionarios (podría ser uno para cada área determinada de trabajo como Técnico, Contable, de Medicina, etc.), y personalizar el estilo y la revisión ortográfica y gramatical. Se pueden activar o configurar las herramientas de Word para corregir, revisar o sugerir cambios gramaticales mientras se escribe el texto, o para hacer autocorrección. Es conveniente que aprenda a utilizar el comando Ortografía y gramática (Spelling & Grammar) del grupo Revisión (Proofing) que se encuentra en la cinta de opciones Revisar (Review). Las reglas básicas de la corrección de textos con Word se resumen como sigue:  El verificador de ortografía coteja cada palabra del documento con las palabras incluidas en el diccionario de Word primero y en el personalizado después; cuando no encuentra alguna da por hecho que está mal escrita, la señala con una línea ondulada en color rojo y presenta en el cuadro de diálogo una serie de opciones para la corrección. Usted puede aceptar la sugerencia, sólo si está de acuerdo con la propuesta de Word.  Las frases u oraciones en las cuales encuentra discordancias de género, del sujeto con el verbo, con el grupo nominal, de los pronombres, uso incorrecto de las mayúsculas, confusión de palabras, expresiones incorrectas, uso incorrecto del modo verbal, mala puntuación, palabras posiblemente mal empleadas como esta, ésta o está, etcétera, las marca con una línea ondulada en color azul. Para que usted decida cuál es la correcta.  Las palabras que no están incluidas en el diccionario se “señalan” y se sugiere reemplazarlas. Es probable que no estén mal escritas, pero como no se encuentran en el diccionario, Word se detiene y espera sus instrucciones para continuar.

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Si se encuentran activadas las funciones automáticas de corrección de ortografía y gramática, al escribir los textos, las palabras con error se señalan con las líneas quebradas de color rojo y azul.



Si comienza la revisión ortográfica desde un punto intermedio del documento, al llegar al final, automáticamente el revisor de ortografía salta al principio para continuar explorando el documento en busca de palabras erróneas. Cuando finaliza la revisión de todo el documento, se muestra un mensaje comunicándolo.  Al añadir términos al diccionario se debe tener cuidado con aquellos que tienen varios significados o diferentes reglas ortográficas, aun cuando se escriban igual, porque esto podría traerle más problemas que resolverlos. Revisemos la ortografía y gramática del archivo Orígenes del hombre en América.docx o del que usted haya creado, para corregir la serie de errores incluidos a propósito. Como primer paso seleccione todo el texto del documento y verifique que se encuentre activo el idioma en el cual va a realizar la revisión. 1. Pulse en la ficha Inicio (Home). 2. Abra la lista Seleccionar (Select) del grupo Edición (Editing) y escoja el comando Seleccionar todo (Select All). 3. Pulse dos veces en el texto Idioma (Language) que se encuentra en la barra de estado. 4. En el cuadro de diálogo Idioma (Language) seleccione Español (México) (Spanish (Mexico)) o el idioma de su región, y presione el botón Establecer como predeterminado (Set As Default), como se muestra en la Figura 2.30).

Figura 2.30. Asegúrese que no se encuentre activada la casilla de verificación No revisar la ortografía ni la gramática (Do not check spelling or grammar).

5. Si aparece un mensaje de advertencia pulse en el botón Sí para hacer que el idioma de su región sea el predeterminado. Ahora sí, ubique el cursor al inicio del documento y ejecute el comando Ortografía y gramática (Spelling and Grammar), o pulse la tecla . De inmediato aparece a la derecha el nuevo cuadro de diálogo Ortografía (Spelling) (en forma de panel), con la leyenda Español (México), o el idioma que usted haya seleccionado.

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Es muy importante que las actualizaciones de palabras, las personalizaciones y la creación de nuevos diccionarios las realicen personas que tengan suficientes conocimientos del idioma y acerca de la redacción de textos, ya que, en vez de optimizar la corrección del texto, se podrían crear graves problemas si las palabras que se agreguen al nuevo diccionario se escriben con errores o incongruencias.

Como ya se había corregido orígenes, la primera palabra mal escrita que se encuentra es bienen, que inicia con v. Word propone cambiarla por vienen, que es la forma correcta; realice el cambio pulsando sobre el botón Cambiar (Change), (Figura 2.31). En la parte superior del cuadro de diálogo aparece la palabra que el programa supone que está mal escrita (que en este caso sí lo está), abajo hay tres comandos: Omitir (Ignore), Omitir todo (Ignore All) y Agregar (Add), que permite agregar la palabra al diccionario personalizado. Al centro se ve la lista de sugerencias y abajo los botones Cambiar (Change) y Cambiar todo (Change All). También presenta la definición de la palabra tomada de la página web definitions.net.

Figura 2.31. Además de las sugerencias para remplazar las palabras, puede escuchar la pronunciación si pulsa en el ícono de la bocina, o ver la definición, si la hay.

Las acciones que se realizan con los botones de comando del cuadro de diálogo Ortografía son: 1. Omitir (Ignore). Se ignora la corrección de la palabra señalada y se continúa con la búsqueda. 2. Omitir todo (Ignore All). Ignora la corrección de la palabra errónea, todas las veces que aparezca en el documento. 3. Agregar (Add). Agrega la palabra al diccionario personalizado de Word. 4. Cambiar (Change). Realiza el cambio de la palabra con error por la palabra seleccionada de entre las de la lista de sugerencias. 5. Cambiar todo (Change All). Cambia la palabra errónea por la correcta, en todas las ocasiones que aparezca en el documento. Cuando el programa encuentra una discordancia gramatical (subrayada con azul), resalta con una pantalla gris suave el párrafo y muestra una sugerencia para corregirla si es procedente. Por supuesto, no todos los avisos de discordancias son procedentes, ni todas las sugerencias deben ser aceptadas.

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En el enunciado “…es muy importante descubrir de donde vienen los primeros pobladoras de nuestro continente.”, según el corrector de Word existe un error de concordancia (Figura 2.32). ¡Claro que no hay concordancia de género entre primeros y pobladoras!, así que ha acepar la sugerencia con el botón Cambiar (Change). Continúe revisando las palabras con error cambie, por ejemplo, America por América, crusaron por cruzaron, ultimo por último, etcétera. Su escrito puede tener otras palabras con errores, pero el procedimiento para corregir la ortografía y gramática es idéntico, lo importante es limpiar el documento de las palabras erróneas.

Figura 2.32. Observe que, al revisar la gramática, en el cuadro de diálogo Gramática (Grammar) cambian algunos elementos y botones.

En la parte inferior se ofrecen explicaciones y ejemplos del tipo de error de gramática encontrado para que usted norme su criterio al aceptar o rechazar la sugerencia. Cuando el corrector encuentra un nombre como Guanahani (el nombre antiguo de la isla San Salvador en las Bahamas), que está correctamente escrito, pero no se encuentra en el diccionario, se detiene y muestra algunas sugerencias para seleccionar alguna de ellas. En estos casos, lo conveniente es pulsar en el botón Omitir (Ignore) (Figura 2.33). Si no está seguro de si el nombre es correcto, puede consultarlo en un diccionario o en Internet.

2.1.6 Corrección contextual de ortografía y gramática Además de las formas tradicionales de corrección, Word aprovecha el uso de los menús contextuales que aparecen al pulsar el botón derecho del ratón sobre una palabra marcada como errónea.  Pulse el botón derecho del ratón sobre la palabra resaltada por el corrector automático de ortografía (línea ondulada roja) o gramatical (línea ondulada azul).

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Figura 2.33. Si ha comprobado el nombre y está seguro que es correcto, pulse en el botón Agregar (Add).



Se muestra un listado con opciones de corrección gramatical, donde puede aceptar la sugerencia u omitir la oración. También aparecen varias opciones del revisor de ortografía.

2.1.7 Configuración de las opciones de Revisión Las opciones de la sección Revisión (Proofing) que se pueden configurar en el cuadro de diálogo Opciones de Word (Word Options) (Figura 2.34), se encuentran divididas en cuatro grupos: Opciones de Autocorrección (AutoCorrect options), Al corregir la ortografía en los programas de Microsoft Office (When correcting spelling in Microsoft Office programs), Para corregir ortografía y gramática en Word (When correcting spelling and grammar in Word) y Excepciones para (Exceptions for).

Figura 2.34. Para aplicar las reglas ortográficas a las palabras escritas en mayúsculas, desactive la casilla de verificación Omitir palabras en MAYÚSCULAS (Ignore words in UPPERCASE).

Opciones de Autocorrección

El botón Opciones de Autocorrección (AutoCorrect options) permite cambiar el modo en que Word corrige y aplica formato mientras se escribe el texto. Si escribe incorrectamente alguna de las palabras que se encuentran en la lista de autocorrección, el programa automáticamente la cambia por la palabra correcta al momento de pulsar el siguiente carácter o la barra espaciadora.

Autocorrección

Esta función de Word es una de las más eficientes. Se ha potenciado con opciones y configuraciones que facilitan la escritura correcta del texto de manera automática (Figura 2.35). Algunas veces las correcciones se realizan tan rápidamente al escribir, que usted ni notará que se

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están llevando a cabo. A esta tecnología de corrección inteligente, Microsoft la ha denominado Intellisense. Abra el cuadro de diálogo Opciones de Word y pulse en el botón Opciones de autocorrección.

Recuerde que para seleccionar las opciones dentro de un cuadro de diálogo debe pulsar la tecla para ir hacia adelante entre las opciones, o + para ir hacia atrás. También puede pulsar la tecla de la letra resaltada de cada opción, o con el ratón, posicionando el apuntador en la opción deseada y oprimiendo el botón izquierdo. En esta sección relativa a la edición, sólo se analizan las funciones de Autocorrección y Autocorrección matemática, ya que las otras son de formato y se verán en el siguiente capítulo.

Figura 2.35. Si crea una autocorrección para escribir su nombre, al teclear las primeras letras y pulsar la barra espaciadora, aparece el nombre completo.

Para crear una entrada de autocorrección (AutoCorrect), escriba una palabra en el campo Reemplazar (Replace), el texto que desea en el campo Con (With), y pulse en Agregar (Add). La ficha Autocorrección contiene una serie de opciones que le permiten agilizar la escritura, ya que prevén la corrección de los errores más comunes, además de ofrecer la posibilidad de introducir sus propias palabras, símbolos o caracteres especiales. Las funciones que cumple cada una de ellas son:  Mostrar los botones de las opciones de Autocorrección (Show AutoCorrect Options Buttons). Cada vez que se corrige una palabra errónea automáticamente, se muestra bajo la primera letra una doble línea en color azul al pasar el apuntador del ratón sobre ella. Si baja un poco el ratón se ve el botón opciones de autocorrección.  Corregir DOs MAyúsculas Seguidas (Correct TWo INitial CApitals). Elimina la segunda de las mayúsculas que aparecen al inicio de una palabra o frase.  Poner en mayúscula la primera letra de una oración (Capitalize first letter of sentences). Al escribir un signo de puntuación o terminar un párrafo, Word inicia la siguiente palabra con mayúscula.  Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas (Capitalize first letter of table cells). Asigna letra mayúscula al inicio de la primera palabra que se introduce en las celdas de tablas, como si se tratara de un nuevo párrafo.

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Cuando están activadas estas opciones, Word puede realizar cambios que usted no desea como, por ejemplo, comenzar una dirección de Internet con mayúscula después de un punto (las direcciones de Internet o de correo electrónico, generalmente se escriben con minúsculas). En este caso, puede indicar al programa que no desea el cambio automático pulsando las teclas + . El cambio se deshace automáticamente.



Poner en mayúscula los nombres de días (Capitalize names of days). Asigna letra mayúscula a los nombres de los días. Esta opción la desactivan en algunos países donde los nombres de los días se inician con minúscula; en México, generalmente se escriben con mayúscula.  Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS (Correct accidental usage of cAPS LOCK key). Corrige de manera automática el conocido error de escribir “normalmente” cuando se tiene activada la tecla . Por ejemplo, al teclear eSTIMADO..., el programa lo cambia por Estimado...  Reemplazar texto mientras se escribe (Replace text as you type). Active esta opción para reemplazar los textos o símbolos de la lista de la parte inferior izquierda, por los correspondientes de la derecha, como (c) por ©, (r) por ®, etcétera. Además, le ofrece la opción de introducir sus propios reemplazos, o eliminar algunos de los que ya han sido creados.  Usar automáticamente las sugerencias del corrector ortográfico (Automatically use suggestions from the spelling checker). Corrige de manera automática las erratas más comunes, como Hacre, que es cambiado automáticamente por Hacer.  Excepciones (Exceptions). Al pulsar en este botón se muestra una lista de palabras que no deberán ser corregidas automáticamente con las opciones activadas. Las listas incluyen algunas abreviaturas; sin embargo, lo más importante es que usted puede definir sus propias excepciones. El usuario puede definir sus propias palabras a reemplazar, ya sea para evitar errores de ortografía comunes, errores de escritura particulares de él, o para introducir textos especiales o largos, empleando unas cuantas letras. Los errores o conversiones más comunes ya han sido contemplados en los archivos de los diccionarios de Word, pero es importante para un usuario, definir los propios. En la sección Al corregir la ortografía en los programas de Microsoft Office (When correcting spelling in Microsoft Office programs) del cuadro de diálogo Opciones de Word (Word Options), se encuentran las siguientes configuraciones. 1. Omitir palabras en MAYÚSCULAS (Ignore words in UPPERCASE). No se detiene cada vez que encuentra palabras en mayúsculas, por lo tanto, no detecta los errores ortográficos que éstas incluyan. 2. Omitir palabras que contengan números (Ignore words that contain numbers). No se detiene al encontrar palabras alfanuméricas. 3. Omitir archivos y direcciones de Internet (Ignore Internet and file addreses). No se detiene ante direcciones de Internet o nombres de archivo, evitando así pérdidas de tiempo en revisiones sin sentido. 4. Marcar palabras repetidas (Flag repeated words). Detecta cuando una letra o palabra están repetidas en el texto, que es uno de los errores más comunes, y propone eliminar una de ellas. 5. Exigir mayúsculas acentuadas en francés (Enforce accented uppercase in French). Detecta palabras del francés que se encuentran mal escritas o acentuadas. Para utilizar esta opción debe estar presente el diccionario del francés, por lo que se encuentra desactivada.

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6. Sugerir sólo del diccionario principal (Suggest from main dictionary only). Desactiva el uso de los diccionarios personalizados. 7. Botón Diccionarios personalizados (Custom Dictionaries). Abre un cuadro de diálogo en donde se crean, editan o eliminan los diccionarios personalizados. También permite editar, crear o eliminar los diccionarios personalizados y modificar los modos en que se corrigen palabras en francés, español y portugués brasileño (o algún otro, dependiendo de los idiomas que haya activado). En la sección Para corregir ortografía y gramática en Word (When correcting spelling and grammar in Word) se configuran las opciones de ortografía y gramática: 1. Revisar ortografía mientras escribe (Check spelling as you type). Activa la opción de revisión automática. 2. Marcar errores gramaticales mientras escribe (Mark gramar errors as you type). Va señalando las discordancias gramaticales mientras se escribe texto. 3. Palabras que se confunden frecuentemente (Frequently confused words). El corrector se detiene cuando detecta palabras que se confunden con frecuencia como aun con aún, este con éste, etcétera. 4. Revisar gramática con ortografía (Check gramar with spelling). Activa o desactiva la revisión gramatical al realizar la revisión ortográfica. 5. Mostrar estadísticas de legibilidad (Show readability statistics). Al terminar de revisar la ortografía y la gramática, Word muestra información acerca del nivel de lectura del documento. 6. Estilo de escritura (Writing Style). Permite seleccionar sólo Gramática (Grammar). El botón Configuración (Settings) abre el cuadro de diálogo Gramática donde se configuran la gramática y las opciones de estilo. 7. Volver a revisar documento (Recheck Document). Restaura la revisión que se ha hecho en el documento en la sesión actual; es decir, lo regresa a su estado inicial.

Excepciones para (Exceptions for)

En este cuadro de lista se selecciona cómo se aplicarán estas excepciones: si serán sólo para este documento; para todos los documentos nuevos que se creen, o para otro documento abierto con anterioridad. 1. Ocultar errores de ortografía sólo en este documento. Desmarca las palabras con errores de ortografía. 2. Ocultar errores gramaticales sólo en este documento. Desmarca las palabras con errores de discordancias gramaticales.

Etiquetas inteligentes

Las etiquetas inteligentes de Office aparecen en el momento preciso en que se les requiere. Las de autocorrección permiten seleccionar las opciones adecuadas para evitar que una corrección automática perjudique a la edición del documento en lugar de beneficiarla. En principio, las etiquetas inteligentes ofrecen una manera más intuitiva para aceptar o deshacer una autocorrección.

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Cada vez que se realiza un cambio automático, se incluye una doble línea bajo el carácter cambiado, o bajo la primera letra de una palabra autocorregida. Al desplazar el cursor sobre el símbolo o palabra, se ve la doble línea. Se pasa el apuntador o puntero del ratón sobre la doble línea y se pulsa en el vínculo Deshacer correcciones automáticas (Stop Automatically correcting) de la lista de opciones. Observe que también se puede deshacer sólo la última corrección, como Detener la corrección automática de “hacre” (Stop Automatically correcting “hacre”), o Dejar de usar mayúsculas automáticamente en la primera letra de las frases (Stop Auto-capitalizing First Letters of Sentences) (Figura 2.36).

Las etiquetas inteligentes de Opciones de autocorrección están presentes mientras se mantiene abierto el documento; es decir, si desea deshacer algún cambio de auto corrección realizado, podrá hacerlo mientras no cierre el documento. Al guardar el archivo y cerrar el documento se dan por aceptados los cambios, de tal manera que al volver a abrirlo no se verán más los botones o etiquetas de Opciones de autocorrección.

Figura 2.36. Los botones o etiquetas inteligentes de Opciones de autocorrección permiten reconsiderar las acciones automáticas de corrección.

Alguna vez, al hacer un listado con letras entre paréntesis, nota que al escribir algunas de ellas, automáticamente se convierten en caracteres diferentes. Al teclear (c) Word lo convierte en el símbolo de copyright o registro de derechos de autor ©, si escribe (e) el programa lo convierte en el símbolo del Euro “€”, (r) da como resultado el símbolo ® que denota una marca registrada, etcétera.

Autocorrección matemática

Desde Office 2007 se incorporó una novedad de auto corrección llamada Autocorrección Matemática (Math AutoCorrect) que permite escribir comandos antecedidos por una diagonal invertida que Microsoft Word interpreta como símbolos y hasta ecuaciones matemáticas (Figura 2.37). A veces es más tardado buscar un símbolo y la fuente correspondiente, que escribir \pi o \beta, por ejemplo, al hacerlo automáticamente se convierte a la notación matemática π o β.

Figura 2.37. Utilizando una notación que identifica a las funciones de Autocorrección matemática, se facilita la escritura de símbolos matemáticos.

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2.1.8 Otras opciones de Revisión En el grupo Revisión de la ficha Revisar hay más funciones de revisión:

Sinónimos

Los diccionarios de Sinónimos de Word 2016 son de gran ayuda cuando se hace revisión ortográfica o gramatical de documentos pues muestran los sinónimos y antónimos de una palabra específica. Son indispensables cada vez que se escribe o edita cualquier texto en donde se utiliza una palabra repetidamente en un mismo párrafo, o en una misma página. El uso de los sinónimos, aclara el texto y permite evitar la repetición monótona de términos en un documento. Para encontrar sinónimos, seleccione la palabra y pulse en el botón Sinónimos (Thesaurus) del grupo Revisión (Proofin) en la cinta de opciones Revisar (Review); de inmediato se abre el panel Sinónimos (Thesaurus) de la Figura 2.38. Otra manera de ejecutar el diccionario de sinónimos es pulsando las teclas + .

Figura 2.38. Observe en el panel que también aparece un apartado con los antónimos encontrados; haragán, vago y perezoso.

Traducir

La función Traducir (Translate) de Word 2016 permite traducir palabras, texto seleccionado o hasta un documento completo. Si se trata de una palabra o frase, de inmediato se abre el panel Referencia (Research) con la traducción. Cuando traduce párrafos completos o todo el documento, es posible que aparezca un aviso de que se enviará el texto mediante Internet a un proveedor de traducción; si acepta, aparece la traducción del texto en el panel. Usted puede seleccionar el idioma al cual traducir. El traductor es una excelente herramienta para estudiantes que tienen necesidad de traducir palabras o frases que desconocen, pero al traducir

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documentos completos, se pueden generar cargos, ya que la traducción la realiza una compañía internacional en la Web, que cobrará por el trabajo realizado. La Figura 2.39 muestra el panel Referencia con la búsqueda de traducción de un párrafo del español al inglés.

Figura 2.39. Observe en el panel que también aparece un apartado con los antónimos encontrados; haragán, vago y perezoso.

Contar palabras

Esta es la última opción del grupo Revisión (Proofin) de la cinta de opciones Revisar (Review). En el cuadro de diálogo Contar palabras (Word Count) de la Figura 2.40 se muestran las estadísticas del texto escrito en el documento, como número de Páginas (Pages), Palabras (Words), Caracteres (sin espacios) (Characters (no spaces)), Caracteres (con espacios) (Characters (with spaces)), Párrafos (Paragraps) y Líneas (Lines) de texto. El número de palabras también se puede ver en la barra de estado. Si pulsa con el botón izquierdo del ratón sobre el número de palabras en la barra de estado, también se abre el cuadro de diálogo Contar palabras (Word Count).

Figura 2.40. En la barra de estado se muestran la cantidad de páginas, así como la cantidad de palabras del documento.

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2.2. Trabajar en las diferentes vistas de Word Microsoft Word facilita el trabajo de escribir documentos de texto, porque además de la clásica vista Diseño de impresión (Print Layout), ofrece otras vistas que permiten introducir texto con fines específicos, o leer cómodamente los documentos escritos.

2.2.1 Diseño de impresión Al iniciar una sesión de Microsoft Word, aparece un documento en blanco, mostrando siempre la vista Diseño de impresión (Figura 2.41), que es la interfaz más utilizada del programa, ya que aquí escribe y ve los documentos, tal como aparecerán al imprimirse, por lo que puede llamarse una interfaz WYSIWYG (What You See Is What You Get), como se mencionó en el capítulo 1.

En el modo Diseño de impresión (Print Layout) se muestran elementos como: encabezados y pies de página, márgenes, saltos de página o sección, marcas de tabuladores, numeración de páginas, etc.

Figura 2.41. Para cambiar de vista seleccione la que desee en la cinta de opciones Vista (View) o pulse en una de las vistas disponibles en la barra de estado.

Además de esta vista, existen otras que permiten trabajar con los documentos de diferentes maneras, para realizar fácilmente otras tareas específicas, estas son: Modo de lectura (Read Mode), Diseño Web (Web Layout), Esquema (Outline) y Borrador (Draft).

2.2.2 Modo lectura La vista Modo lectura (Read Mode) es una función de Word que permite leer el texto como si fuera un libro abierto. El texto se amplía para hacer más cómoda la lectura y la cinta de opciones cambia por una barra de herramientas que permite ir a la ventana Backstage de la ficha Archivo (File), por lo que se puede guardar el documento, realizar una Búsqueda inteligente (Smart Lookup) con el menú Herramientas (Tools), y utilizar las opciones del menú Vista (View). A la derecha se encuentra el botón Ocultar automáticamente la barra de herramientas de lectura.

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Con Editar documento (Edit Document) del menú Vista se regresa a la vista Diseño de impresión, Panel de navegación (Navigation Pane) abre el panel a la izquierda para ir rápidamente a las páginas o a resultados de búsquedas. Mostrar comentarios (Show Comments) abre a la derecha los comentarios, si los hay, con Ancho de columna (Column Width) se selecciona columna estrecha o ancha; es posible cambiar el color del modo de lectura por Sepia o Invertido (Inverse) (Figura 2.42). Por último, con Diseño (Layout) puede volver a una vista parecida a Diseño de impresión, pero sin salir del modo lectura.

Figura 2.42. Con los botones Atrás y Adelante o con la rueda de desplazamiento del ratón, puede avanzar una por una, las páginas.

2.2.3 Diseño Web La vista Diseño Web (Web Layout) muestra el documento como se vería si se abre con el programa navegador; es decir, sin divisiones de página. En esta vista puede seguir escribiendo y dando formato al texto, ya que se mantienen todas las funciones y cintas de opciones de Word. Al cambiar el modo de vista a Diseño Web, los textos se extienden en toda la pantalla y hacia abajo, ya que desaparecen los márgenes y las divisiones de página. Crear una página web con Word 2016 es muy sencillo, sólo debe realizar el documento de la manera normal; editarlo, darle formato, insertarle imágenes, títulos, hipervínculos, etc., y finalmente, guardarlo.

1. Escriba el documento como haría con uno normal y seleccione la vista Diseño web (Figura 2.43). 2. Pulse en la ficha Archivo (File). 3. Presione el botón Guardar como (Save As).

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Figura 2.43. Al seleccionar la vista Diseño web, cambia el formato del documento, pero si vuelve a Diseño de impresión, se autoajusta nuevamente.

4. Seleccione Este PC y pulse el botón Examinar (Browse). 5. En el cuadro de diálogo Guardar como busque la carpeta donde va a guardar el archivo, abra la lista Tipo (Save As Type) y seleccione el formato Página Web (*.htm,*.html) (Web Page (*.htm,*.html)).

Al guardar un documento como archivo HTML (como página web), se guarda automáticamente una carpeta con el mismo nombre, que contiene todas las imágenes y objetos insertados.

Figura 2.44. Al escoger el formato de página web, automáticamente cambia la extensión del archivo por .htm.

6. Antes de guardar el archivo puede cambiar el título que tendrá la página web pulsando en el botón Cambiar título (Change Title). 7. Escriba el título y pulse el botón Aceptar (Figura 2.45).

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Figura 2.45. Este título aparecerá en la parte superior del navegador al abrir la página.

8. Pulse en el botón Guardar (Save). Puede cerrar el documento y probar la nueva página web con su programa navegador. Al pulsar dos veces sobre el archivo HTML, se abre en el navegador. Para editarlo nuevamente con Word, pulse con el botón derecho sobre él y en el menú contextual seleccione Abrir con (Open With) y luego Word 2016.

Figura 2.46. Observe en la parte superior de la pestaña del navegador, que el título de la página web es el mismo que escribió al guardarlo.

2.2.4 Esquema La vista esquema permite crear documentos de texto con niveles o jerarquías, como se hacen los libros o los catálogos, definiendo desde el principio las categorías de los títulos y subtítulos de las diferentes secciones del texto. Al cambiar a esta vista en un documento ya elaborado, puede ver su estructura (Figura 2.47). En la lista Nivel de esquema (Outline Level) puede seleccionar los niveles para cada párrafo de texto. La opción Texto independiente (Body Text) se asigna para el texto normal.

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Panel del área de estilo

El Panel del área de estilo (Style area pane) le puede servir para saber el estilo de cada párrafo y no afecta a las otras vistas.

Figura 2.47. Observe que para cada nivel de la galería Nivel de esquema (Outline Level), se asigna la jerarquía correspondiente al párrafo seleccionado.

Los niveles y sangrías que se ven en esta vista, no se imprimen, sólo le ayudan a jerarquizar el documento utilizando las herramientas de la cinta de opciones Esquema (Outline). Para cerrar la vista y volver a Diseño de impresión (Print Layout), pulse en el botón Cerrar vista Esquema (Close Outline View). En las vistas Esquema (Outline) y Borrador (Draft), se puede abrir un panel de estilos a la izquierda: 1. Pulse en la ficha Archivo (File). 2. Presione el botón Opciones (Options). 3. En el cuadro de diálogo seleccione Avanzadas (Advanced) y vaya a la sección Mostrar (Display). 4. Escriba el valor 2 cm en el campo Ancho del panel del área de estilo en vistas Borrador y Esquema (Style area pane width in Draft and Outline views), que debe tener 0. 5. Pulsa en el botón Aceptar (OK). Además, puede crear y guardar los archivos de texto de la vista Esquema, y utilizarlos luego para crear presentaciones electrónicas prediseñadas desde estos documentos de Word, de manera casi automática. Para crear presentaciones a partir de esquemas haga lo siguiente: 1. Inicie una sesión de PowerPoint. 2. En la ventana Backstage seleccione Abrir otras presentaciones (Open Other Presentations), pulse en Este PC (This PC) y presione el botón Examinar (Browse). 3. En el cuadro de diálogo Abrir (Open) abra la lista que dice Todas las presentaciones de PowerPoint (All PowerPoint Presentations) y seleccione el formato Todos los esquemas (All Outlines). 4. Aparecen los archivos de texto; busque la carpeta donde guardó el archivo de Word, selecciónelo y pulse el botón Abrir (Figura 2.48).

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Figura 2.48. Si no aparecen archivos para abrir, seleccione el formato Todos los esquemas y seleccione su archivo de Word del esquema.

5. De inmediato aparece en la interfaz de PowerPoint, una presentación con la misma cantidad de diapositivas que las líneas de primer nivel del archivo de esquema (Figura 2.49).

Figura 2.49. Observe que, por cada línea de primer nivel del archivo de Word, aparece una diapositiva en la presentación de PowerPoint.

2.2.5 Borrador Cuando crea documentos extensos, llenos de imágenes y diagramas, es posible facilitar la edición del texto en el modo de vista Borrador (Draft). Las imágenes, encabezados y pies de página desaparecen y se muestra sólo el texto; de esta manera se puede desplazar más rápido en el documento y editar fácilmente el texto. En la vista Borrador desaparecen los objetos incrustados y se muestra sólo el texto, con las líneas que marcan la separación de páginas.

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2.3. Actividades de repaso Imprima estas hojas, resuelva las actividades y guarde las hojas resueltas en una carpeta o folder, porque serán sus evidencias de aprendizaje. Si está tomando un curso, entréguelas a su profesora o profesor.

1. Abra el archivo Resinas.docx que se encuentra en la página web del autor: www.aprendatic.com y busque las palabras que se especifican enseguida. a) Se trata de buscar el nombre de una compañía, pero usted sólo recuerda que se llama Resinas y la segunda palabra comienza con e, Resinas e…  Pulse en la ficha Inicio y presione sobre el botón Buscar para abrir el panel Navegación.  En el campo de búsqueda escriba las palabras clave Resinas e.  Desde el momento de comenzar a escribir se van resaltando con amarillo las coincidencias.  Observe las coincidencias y anote en las siguientes líneas los resultados al escribir las palabras clave. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________  Seguramente entre los nombres encontrados estará la compañía que busca. b) Realice una nueva búsqueda con las palabras clave Resinas t y anote en la línea cuántas coincidencias obtuvo. ___________________________________ c) Escriba los nombres de las dos grandes vertientes (procedimientos) del procesamiento de textos. Cierre el documento sin guardar cambios. __________________________________________________________________________ 2. Inicie una sesión de Word y abra el archivo Piedras.docx de la página web del autor, para editarlo. a) Corrija todas las palabras resaltadas en negritas, que se han dejado a propósito con errores; para ello, ejecute el comando Ortografía y gramática de la cinta de opciones Revisar.  Elimine, por ejemplo, la palabra planeta, que se encuentra duplicada.  Observe que al final del primer párrafo se encuentra la palabra resaltada con negritas, de, y luego el punto final. Obviamente aquí falta la palabra gemas, pero el corrector no se detendrá ahí. Pulse con el ratón después de la palabra de y escriba: [Barra espaciadora] y luego gemas. Para continuar corrigiendo pulse en el botón Reanudar.

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b) Otras correcciones manuales que hay que hacer son:  Es necesario trasponer los párrafos primero y segundo del apartado Magia y superstición.



En el segundo párrafo del apartado Piedras famosas falta la palabra dureza, escríbala.



En el cuarto párrafo de Piedras famosas, conviene cambiar la palabra trozar por un sinónimo; pulse en el botón Sinónimos de la ficha Insertar y selecciónelo.



Por último, corrija la palabra produje por produce, en el segundo párrafo de la sección Piedras artificiales, luego continúe con el corrector ortográfico y de gramática. c) Al finalizar la revisión ortográfica y gramatical, guarde el documento en su carpeta de Evidencias de aprendizaje con el nombre Piedras preciosas.docx. 3. Abra un documento en blanco de Word y cree una entrada en el cuadro de diálogo Autocorrección, para que, al escribir las tres primeras letras de su nombre, se escriban su nombre y apellido completos automáticamente. a) Recuerde que hay que abrir la ventana Opciones de Word, pulsar en la sección Revisión y luego en el botón Opciones de Autocorrección.  En el cuadro de diálogo Autocorrección escriba tres letras de su nombre en el campo Reemplazar.  En el campo Con escriba su nombre y apellido completos.  Pulse en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.  Para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word, pulse también en el botón Aceptar. b) Para probar la función, haga lo siguiente:  Escriba las primeras tres letras de su nombre y pulse la tecla [Barra espaciadora].  Si lo hizo bien, automáticamente debe aparecer su nombre completo.  Pulse en la rayita azul que aparece al pasar el cursor sobre la primera letra del nombre para abrir la etiqueta de Autocorrección, que ofrece opciones para deshacer el auto-formato o detener la corrección automática.

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c) Cierre el documento y el programa sin guardar cambios. 4. Inicie una sesión de Word y abra nuevamente el documento Piedras.docx de la página web del autor www.aprendatic.com (no el que guardó en su carpeta de evidencias de aprendizaje), y haga lo siguiente: a) Observe la barra de estado y escriba en la línea de abajo los datos que se piden:  ¿Cuántas páginas tiene el documento? _______________________________________________________________________ 

Escriba la cantidad de palabras que contiene. _______________________________________________________________________

b) Por último, pulse en la ficha Revisar, pulse en el comando Contar palabras y observe el cuadro de diálogo Contar palabras. Escriba en las líneas lo que se pide:  ¿Cuántos Caracteres (sin espacios) contiene? _______________________________________________________________________ 

¿Cuántos Caracteres (con espacios) contiene? _______________________________________________________________________



¿Cuántos Párrafos contiene? _______________________________________________________________________



¿Cuántas Líneas contiene? _______________________________________________________________________

c) Cierre el documento sin guardar cambios. 5. Ahora sí, abra el documento Piedras preciosas.docx (revisado) que guardó en su carpeta Evidencias de aprendizaje ► Word y haga lo siguiente: a) Seleccione cada uno de los subtítulos (Magia y superstición, Piedras famosas, Esmeraldas, Zafiros y Rubíes y Piedras artificiales) y asígneles un marcador.  Recuerde que los nombres de marcadores no pueden llevar espacios, así que para Esmeraldas, Zafiros y Rubíes; por ejemplo, puede asignar un nombre como Esmeraldas_Zafiros_Rubíes.  Pruebe los marcadores con el comando Ir a; ejecute el comando y en la lista Ir a, seleccione Marcador. Elija cada uno de los nombres de los marcadores y verifique que el cursor vaya a cada uno de ellos. b) Elimine las palabras marcadas en Negrita (recuerde que hay métodos más sencillos que hacerlo palabra por palabra):  Seleccione todo el texto con el comando Seleccionar todo del grupo Editar en la cinta de opciones Inicio y pulse dos veces el botón Negrita ; la primera vez todo el texto se resalta con negrita, la segunda se elimina el resaltado y el texto que da Normal. c) Ubique el cursor al final del documento e inserte la fecha en formato largo. 

Al final de la fecha pulse una vez la tecla e inserte la fecha y la hora en formato corto, activando la casilla de verificación Actualizar automáticamente.  La próxima vez que abra el archivo (otro día diferente al actual), verá que la fecha larga será la misma y la corta se habrá actualizado. d) Guarde el documento con el botón Guardar de la cinta de opciones de acceso rápido.  Cierre el programa.

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6. Inicie una sesión de Word con un nuevo documento en blanco. a) Escriba las siguientes palabras y encuentre dos sinónimos y un antónimo de cada una. Escríbalos en la siguiente tabla: Palabra Luz Negro Esperanza Pereza Caballero Centro Maravilla Necio Moribundo Salto

Sinónimo

Sinónimo

Antónimo

7. Encuentre la traducción al inglés y al francés de las palabras de la actividad anterior. a) Verifique que en el panel Referencia se encuentren seleccionados los idiomas de origen y destino para traducir: De Español (España, internacional), y A Inglés (Estados Unidos).  Para encontrar las traducciones al francés, cambie la segunda opción por A Francés (Francia).  Escriba las traducciones en la tabla. Palabra Luz Negro Esperanza Pereza Caballero Centro Maravilla Necio Moribundo Salto

Inglés

Francés

b) Para comprobar que las traducciones son correctas, escríbalas en un documento de Word, seleccione las de inglés y asígneles el idioma Inglés (Estados Unidos). Automáticamente desaparecen las marcas rojas de cada palabra; si queda alguna, es probable que esté mal escrita, lo que se soluciona con el corrector Ortografía y gramática de la cinta de opciones Revisión.  Haga lo mismo para las traducciones al francés, sólo que ahora asígneles el idioma Francés (Francia). c) Guarde el documento con el nombre Revisión.docx en la carpeta Evidencias de aprendizaje ► Word.  Cierre el documento sin guardar cambios.

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Capítulo 3 Formato de documentos de texto Dar formato a un documento significa asignarle ciertas características para crearle una apariencia profesional. Así, usted puede agregar a un texto sencillo atributos como cursiva, negrita, o subrayado y también dar énfasis a texto y números, aplicándoles un estilo, color y tamaño de fuente o tipo; además puede insertar márgenes, sangrías, etcétera. A un texto que se le ha editado correctamente, sólo le falta formato para darle una buena presentación y hacerlo más agradable, legible y atractivo, en el entendido de que lo sencillo es más elegante que lo demasiado rebuscado, por lo que no se debe abusar aplicando demasiados tipos y tamaños de fuente, colores e ilustraciones.

3.1 Atributos de fuente Con un programa procesador de textos, los textos pueden ser resaltados de diversas maneras. En el pasado las máquinas de escribir mecánicas sólo permitían resaltar un texto con un subrayado al pie; ahora, con las nuevas computadoras personales y programas de cómputo como los de Microsoft Office 2016, es posible crear documentos que parecerían haber sido realizados e impresos en las mejores imprentas profesionales. Dado que desde la versión Microsoft Word 2007 se han eliminado las barras de herramientas y los menús, los atributos de formato se asignan al texto de las siguientes maneras (Figura 3.1): 1. Utilizando combinaciones de teclas o atajos.

Figura 3.1. Primero debe seleccionarse el texto al cual se le va a asignar el atributo deseado y luego aplicar el comando correspondiente.

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2. Pulsando sobre los íconos de las diferentes cintas de opciones. 3. Seleccionando los comandos en la Mini barra de herramientas (Mini toolbar). 4. Utilizando los comandos de los menús contextuales que aparecen al pulsar con el botón derecho o secundario del ratón.

La Mini barra de herramientas

Para facilitar el acceso a las herramientas que más se necesitan cuando se crea un documento de texto, Office 2016 proporcionan una Mini barra de herramientas (Figura 3.2), que aparece cuando se selecciona texto utilizando el ratón. Después de hacerlo y ubicar el apuntador del ratón sobre el texto seleccionado, moviéndolo hacia arriba y a la derecha, va apareciendo tenuemente la barra hasta verse completa. En ella se encuentran los principales comandos de formato de texto.

Figura 3.2. La Mini barra de herramientas evita buscar los comandos de formato de texto en las cintas de opciones.

3.1.1 Comandos de formato Los atributos más comunes que se aplican al texto para lograr ciertos niveles de resaltado son:

Texto en negritas Si desea resaltar alguna parte del texto como títulos, subtítulos, nombres de secciones, etcétera, puede cambiarlo a tipo Negrita (Bold). Para ello deberá seleccionar antes el texto que se va a resaltar, y presionar las teclas + , o con el ratón sobre el botón N (B) del grupo Fuente (Font) de la cinta de opciones Inicio (Home).

Texto en cursivas El tipo en Cursivas (Italic) o itálicas también se usa para destacar algunas partes del texto y se distingue por ser inclinado. Para cambiar texto a Cursiva, selecciónelo y pulse + , o con el ratón en el botón K (I).

Texto subrayado Para subrayar algo importante dentro de un documento, igual que en el caso anterior, seleccione el texto y pulse + , o con el ratón sobre el botón S (U) (Figura 3.3).

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Tachado

El atributo Tachado (Strikethrough) se aplica a un texto que se desea eliminar del documento. Suponga que le entregan un archivo de Word con un contrato que debe firmar; puede regresar el contrato con marcas de tachado para que la otra persona considere eliminar una determinada clausula o línea. Seleccione el texto y pulse en el ícono abc de la cinta de opciones Inicio (Home).

Figura 3.3. Algunos íconos de atributos de texto como Subrayado, tienen a la derecha una pequeña flecha que abre una lista de opciones con diferentes opciones, estilos y colores.

Texto combinado

Es posible asignar dos atributos a la misma palabra, lo que le da un aspecto diferente y peculiar. Los tipógrafos resaltan los textos con atributos de negritas, cursivas y negritas cursivas. Con estos tres atributos combinados, se puede hacer que se vean diferentes los Títulos, Subtítulos y Secciones de un documento. Otros comandos que se encontraban en la barra de herramientas Formato de versiones anteriores, que han sido incluidos en el grupo Fuente (Font) de la cinta de opciones Inicio son: Ícono

Comando

Descripción Fuente (Font) Cambia el tipo de fuente. Cambia el tamaño de la fuente. Tamaño de fuente (Font Size) Aumentar tamaño de fuente (Increase Aumenta el tamaño de la fuente en intervalos. Font Size) Disminuir tamaño de fuente (Decrease Reduce el tamaño de la fuente en intervalos. Font Size) Borrar todo el formato (Clear All For- Borra el formato del texto seleccionado. matting) Subíndice (Subscript) Reduce el tamaño del texto y lo ubica por debajo de la base. Superíndice (Superscript) Reduce el tamaño del texto y lo ubica por encima de la base. Efectos de texto y tipografía (Text Ef- Abre la galería de efectos de texto. fects and Typography) Cambiar mayúsculas y minúsculas Cambia entre mayúsculas y minúsculas en varios formatos. (Change Case) Color de resaltado del texto (Text High- Colorea el texto como un marcador. light Color) Cambia el color del texto. Color de fuente (Font Color)

Para aplicar atributos de texto, abra un documento de Word en blanco y escriba algunas palabras. Resalte los textos asignándoles atributos de formato del grupo Fuente (Font). Combine algunos de ellos y vea cómo cambia el diseño.

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Si pulsa en el ícono iniciador de cuadros de diálogo, se abre el cuadro de diálogo Fuente, que contiene muchas opciones más (Figura 3.4); observe que contiene diversas opciones de formato que, si se activan, afectan sólo al texto seleccionado. La ficha o pestaña Fuente (Font) contiene comandos como Estilo de fuente (Font style), Tamaño (Size), Color de fuente (Font color), Estilo de subrayado (Underline style), Color de subrayado (Underline color) y varios Efectos (Effects). En la parte inferior se muestra una vista previa, que presenta el texto tal y como se verá en la pantalla. La ficha Avanzado (Advanced) contiene las funciones de Espaciado entre caracteres (Character Spacing) y las Características OpenType (OpenType Features), que permiten hacer ajustes finos al espaciado entre letras y números, como se hace en los talleres de tipografía.

Figura 3.4. En este cuadro de dialogo es donde se asignan efectos al texto, como superíndice, subíndice, versalitas y otros.

Para cambiar la fuente a un texto haga lo siguiente: 1. Seleccione el texto al que le va a asignar un nuevo tipo o fuente. 2. Abra la lista Fuente (Font) de la cinta de opciones Inicio (Home), pulsando en la flecha que apunta hacia abajo. 3. Busque la fuente apropiada para el texto utilizando la barra de desplazamiento de la lista y pulse sobre la fuente seleccionada. 4. Haga lo mismo para seleccionar el tamaño de la fuente, sólo que deberá abrir la lista de Tamaño de la fuente (Font Size). Para cambiar la Fuente y el Tamaño de fuente sin utilizar el ratón (con el teclado), pulse + + o + + , respectivamente. Después puede desplazarse con las teclas y . Si no ve el tamaño de fuente que busca, escríbalo en el campo Tamaño de fuente (Font Size) y presione la tecla .

Colores

Desde las primeras aplicaciones de Windows se incluyeron funciones para poner colores a textos, fondos, fuentes, tablas, sombreados o tramas de colores, etcétera, sobre todo ahora que se incluyó la ficha o pestaña Dibujar (Draw). Word 2016 permite hacer uso de todas estas funciones y más, con comandos como:

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Fuente es el tipo de letra que se emplea en un texto. La disponibilidad de fuentes dependerá del sistema operativo y de la impresora instalada. Tamaño significa la medida en puntos tipográficos de los caracteres, es decir la dimensión de la letra que tendrá el texto al imprimirse. Como en el caso de las fuentes, también depende del tipo de impresora que se configuró desde la instalación.

Comando Color de resaltado del texto (Text Highlight Color) Color de fuente (Font Color) Bordes y sombreado (Borders and Shading) Sombreado (Shading) Temas (Themes) Colores (Colors) Color de página (Page Color) Plumas (Pens) Color (Color)

Fuente (Font)

Grupo

Cinta de opciones Inicio (Home)

Fuente (Font) Párrafo (Paragraph)

Inicio (Home) Inicio (Home)

Párrafo (Paragraph) Formato del documento (Document Formatting) Formato del documento (Document Formatting) Fondo de página (Page Background) Plumas (Pens) Plumas (Pens)

Inicio (Home) Diseño (Design) Diseño (Design) Diseño (Design) Dibujar (Draw) Dibujar (Draw)

3.2 Atributos de párrafos Así como se puede dar formato a un texto seleccionado, a una palabra o a un solo carácter, también se puede asignar formato a párrafos completos, o incluso a todo el documento. Lo más importante que se puede hacer a un párrafo completo es su alineación con respecto a los márgenes izquierdo y derecho (Figura 3.5), las sangrías, y su posición en el documento, en un recuadro de texto o en una tabla. Alinear el texto es esencial para mejorar la presentación de un documento. La alineación de los párrafos da la apariencia final a un texto, y es sabido que un trabajo bien presentado es casi tan importante como el contenido del mismo. Para aplicar formato a un párrafo, no es necesario seleccionarlo, basta con que el cursor se encuentre sobre él, sin importar si está ubicado al principio, en medio o al final. Las diferentes alineaciones que se pueden asignar a un párrafo son:

Alinear a la izquierda (Align Left) Este comando del grupo Párrafo alinea al margen izquierdo el párrafo de texto donde se encuentra el cursor. Con el teclado presione + para que el párrafo se alinee a la izquierda. Es la alineación que da Word de manera predefinida a todos los párrafos, con la plantilla Normal.dot.

Centrar (Center) Esta opción del grupo Párrafo centrará el texto. También puede pulsar + . Tal vez la manera más rápida y fácil de asignar atributos de alineación a un párrafo sea utilizando los íconos de alineación.

Alinear a la derecha (Align Right) Al activar el comando Alinear a la derecha, verá cómo el texto se alinea al margen derecho y queda desalineado a la izquierda. Este tipo de alineación se utiliza en las cartas para alinear la fecha a la derecha. Otra opción es teclear + .

Justificar (Justify) Al activar esta opción el texto seleccionado se justifica; es decir, se alinea al ancho de la columna. Otra manera de definir el texto justificado, es que se alinea por ambos márgenes (izquierdo y derecho). Para justificar el texto pulse en el botón Justificar o las teclas + .

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Figura 3.5. Al seleccionar un texto, en la cinta de opciones se muestran sus atributos, activados.

Copiar formato (Format Painter)

También se puede copiar el formato de un párrafo a otro con el ícono Copiar formato, que es la brochita que se encuentra en el grupo Portapapeles (Clipboard). Ubique el cursor en el párrafo fuente, pulse con el ratón sobre el ícono Copiar formato (Format Painter), lleve el cursor del ratón al párrafo receptor del formato y selecciónelo. Al soltar el botón del ratón, el formato queda copiado.

Interlineado y espaciado

Siguiendo con los comandos del grupo Párrafo de la cinta de opciones principal, se encuentra el ícono o botón Espaciado entre líneas y párrafos (Line and Paragraph Spacing), que permite definir el espacio entre líneas del mismo párrafo. Word permite asignar 1.0, 1.15, 1.5, 2.0, 2.5 y 3.0 veces el tamaño del texto (Figura 3.6). Es conveniente que se defina un interlineado específico para cada tamaño del texto, pero no es muy común variarlo en párrafos del mismo tipo.

Figura 3.6. Además del espaciado conocido como interlineado, también puede definir los espacios de antes y después del párrafo.

El espaciado, por su parte, es la cantidad de espacio que se dejará entre el párrafo seleccionado y el párrafo anterior o el siguiente. En el menú que se abre al pulsar sobre el botón Espaciado entre líneas y párrafos (Line and Paragraph Spacing) se pueden agregar o quitar espaciados para antes y después del párrafo seleccionado o abrir el cuadro de diálogo Párrafo (Paragraph) con más opciones de interlineado. Si se pulsa en la flechita Iniciador de cuadros de diálogo (Dialog Box Launcher) del grupo Párrafo, también se abre el cuadro de diálogo Párrafo (Paragraph) que contiene dos fichas, en donde se pueden configurar los valores de alineación, sangría y espaciado de un párrafo de texto. Los cambios que se hacen en las secciones General, Sangría (Indentation) y Espaciado (Spacing) de la ficha o pestaña Sangría y espaciado (Indents and Spacing), se reflejan en el recuadro Vista previa (Preview) de la parte inferior (Figura 3.7). En la ficha Líneas y saltos de páginas (Line and Page Breaks) se determinan las opciones de Paginación (Pagination), Las Excepciones de formato (Formatting exceptions) y las Opciones de cuadro de texto (Textbox options), para ajustar más el texto (Tight wrap) que rodea un cuadro de texto con ajuste Estrecho (Tight) o Transparente (Through).

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El interlineado, en términos tipográficos, generalmente se mide en puntos, ya que el tamaño de los caracteres o tipos también se ha medido siempre en esas mismas unidades. 12 puntos constituyen lo que en el ambiente de las Artes Gráficas se conoce como una Pica. Los expertos en tipografía consideran que un interlineado correcto podría ser uno o dos puntos mayor que el tamaño del cuerpo del texto, así que, para un tipo de 11 puntos, queda bien un interlineado de 12 o 13 puntos. En la figura se muestran párrafos de texto con diferentes interlineados.

Figura 3.7. El cuadro de diálogo Párrafo permite asignar alineación, sangrías y control de separación entre párrafos.

Si al final de la página sólo cabe una línea de un párrafo (huérfana), o al principio de otra se va una línea que no cupo en el párrafo del final de la anterior (viuda), la solución es activar la opción Control de líneas viudas y huérfanas (Widow/Orphan control) en la ficha Líneas y saltos de página (Line and Page Breaks); esto mantendrá la línea junto a su párrafo o en caso necesario enviará dos líneas al principio o al final de la página. Las opciones de paginación que se pueden configurar en la ficha Líneas y saltos de páginas son: 1. Control de líneas viudas y huérfanas (Widow/Orphan control). Sirve para no dejar una sola línea al principio o al final de la página porque dan un mal aspecto al documento. 2. Conservar con el siguiente (Keep with next). No permite que el párrafo marcado se separe del que le precede, ni manual ni automáticamente. 3. Conservar líneas juntas (Keep lines together). No permite que el párrafo sea dividido ni automáticamente, ni mediante un salto de página manual. 4. Salto de página anterior (Page break before). Obliga a Word a que separe el párrafo seleccionado del anterior, mediante un salto de página. En la misma ficha se definen las excepciones de formato: 1. Suprimir números de línea (Supress line numbers). Al activar esta opción se desactiva la función de numeración de líneas para el párrafo correspondiente. 2. No dividir con guiones (Don't hyphenate). Elimina la función de división silábica para el párrafo actual.

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Sangrías

Las opciones de sangría se encuentran al centro de la ventana Sangría y espaciado (Indents and Spacing) del cuadro de diálogo Párrafo (Paragraph) y en los botones Disminuir sangría (Decrease Indent) y Aumentar sangría (Increase Indent) del grupo Párrafo (Paragraph) en la cinta de opciones Inicio (Home). En el cuadro de diálogo se definen las sangrías (el espacio entre los márgenes y el inicio del texto) que se pueden aplicar al párrafo donde se encuentre el cursor (Figura 3.8). Si no se ha especificado ninguna todavía, estarán en 0 cm. Si desea definir las sangrías del párrafo con respecto a los márgenes izquierdo y derecho, introduzca las medidas en los campos Izquierda (Left) y Derecha (Right), respectivamente. También se pueden definir dos tipos de sangría diferentes en la ventana Especial: Primera línea (Special: First Line), para sangrar la primera línea del párrafo con un espacio adicional hacia la derecha y Francesa (Hanging), que realiza el sangrado para todas las líneas del párrafo, excepto la primera. Si no desea ninguna de éstas, seleccione Ninguna ((none)).

Figura 3.8. Observe los diferentes tipos de sangría que se pueden aplicar a los párrafos de texto de un documento.

Figura 3.9. En la ventana Opciones de Word (Word Options) puede cambiar las unidades que utilizará el procesador de textos.

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Es posible hacer combinaciones de sangrías. Por ejemplo, una sangría especial, y una o las dos de izquierda y derecha. Recuerde que en la parte inferior del cuadro de diálogo los cambios seleccionados se muestran en una Vista previa.

Las unidades de medida (centímetros, milímetros, pulgadas, picas o puntos), dependen de lo que se haya configurado en la sección Mostrar (Display) de la ventana Avanzadas (Advanced) del cuadro de diálogo Opciones de Word (Word options) que se encuentra en el menú que aparece al pulsar en la ficha o pestaña Archivo (File). En la lista Mostrar medidas en unidades de (Show measurements in units of) se seleccionan las unidades que utilizará el programa, como se muestra en la Figura 3.9.

Numeración y viñetas

En ocasiones es necesario numerar una lista de opciones o de puntos importantes, o incluir una viñeta o ícono al principio de los elementos de la lista para resaltar una serie de procesos o pasos seriados. Word, desde sus primeras versiones ofrece esta función. La diferencia de las nuevas versiones es que se ha automatizado la aplicación de estas herramientas para facilitar su uso. La creación de listas numeradas se puede hacer de dos maneras: manual y automáticamente. La manual implica haber escrito una lista de opciones o puntos importantes que se desean realzar con un índice numérico o gráfico. Seleccione la lista que desea numerar o resaltar con una viñeta o con una numeración consecutiva, pulse en la flecha que abre las listas de opciones de Numeración (Numbering) o Viñetas (Bullets) en el grupo Párrafo (Paragraph) (Figura 3.10) y seleccione el estilo que desee. También se pueden definir nuevas viñetas o nuevos formatos de número.

Figura 3.10. Si no desea aplicar algún diseño en especial, simplemente pulse en los botones Viñetas o Numeración.

La realización de listas numeradas o resaltadas con una viñeta de forma automática, se facilita porque Word 2016 ha potenciado estas funciones con varias importantes opciones: 1. Puede comenzar a escribir una lista y aplicar a ese primer elemento una viñeta. Al pulsar la tecla al final de la línea, automáticamente aparece una nueva viñeta para escribir el segundo elemento y así sucesivamente (Figura 3.11). 2. Al escribir una letra o un número seguido por un punto o un paréntesis, automáticamente se inicia una lista numerada. 3. La función de numeración es sensible, ya que al introducir un número intermedio se reajusta automáticamente la numeración. 4. También se pueden crear listas numeradas utilizando el botón Lista multinivel (Multilevel List).

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Otra manera de aplicar numeración y viñetas es pulsar el botón derecho del ratón sobre un párrafo y seleccionar Viñetas (Bullets) o Numeración (Numbering) en la Mini barra de herramientas (Mini toolbar). Figura 3.11. Al pulsar la tecla el nuevo párrafo adquiere los atributos del anterior.

1. Las listas numeradas que produce el comando Lista multinivel del grupo Párrafo de la cinta de opciones Inicio tienen varios niveles de numeración, como los títulos, subtítulos, secciones y subsecciones que se utilizan en los libros o revistas. La Figura 3.12 muestra un listado con diversos niveles, para ir al siguiente nivel basta con ir a la siguiente línea con la tecla y pulsar la tecla .

Figura 3.12. Las secciones y subsecciones de un escrito se generan automáticamente con Lista multinivel.

3.2.1 Bordes y sombreado Esta útil herramienta permite enmarcar o resaltar párrafos, tablas, gráficos y otros elementos de un documento para lograr efectos que benefician la presentación y claridad. Aunque proporciona diversos estilos, se debe aplicar con tacto porque un documento demasiado cargado de adornos puede resultar “chocante” y falto de calidad, que es lo contrario de lo que se pretende.

Bordes

Se puede aplicar un borde completo o parcial a un párrafo, a un grupo de párrafos o a todas las páginas de un documento. Para incluir un borde a un párrafo o bloque de párrafos seleccione el texto o ubique el cursor en cualquier parte de él, pulse en el ícono Bordes y sombreado (Borders and Shading) del grupo Párrafo (Paragraph) en la cinta de opciones Inicio (Home) y defina el estilo de borde que mejor se acomode a su texto.

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Es probable que el ícono que se muestra en el grupo Párrafo (Paragraph) no sea Bordes y sombreado sino algún otro como Borde inferior (Bottom Border) (Figura 3.13) o Sin borde (No Border), pero al pulsar en la flecha que abre la lista de opciones, hasta abajo verá el ícono Bordes y sombreado (Borders and Shading) que abre un cuadro de diálogo con el mismo nombre.

Figura 3.13. Al pulsar en cualquiera de los íconos, automáticamente se inserta en el párrafo seleccionado el borde o línea indicada en su nombre.

En el cuadro de diálogo Bordes y sombreado (Borders and Shading) se muestran tres fichas o pestañas: Bordes (Borders), Borde de página (Page Border) y Sombreado (Shading) (Figura 3.14). Obviamente la primera ventana permite asignar bordes sólo a párrafos; si va a poner un borde a una o a todas las páginas del documento pulse en la segunda ficha, seleccione el Valor (Setting), el Estilo (Style), el Color y el Ancho (Width) del borde en puntos tipográficos.

Figura 3.14. En el cuadro de diálogo Bordes y sombreado se pueden asignar bordes y sombreados a párrafos o a páginas del documento.

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Los valores disponibles son Ninguno (None) que elimina cualquier borde, Cuadro (Box) para asignar bordes por los cuatro lados del párrafo, Sombra (Shadow) para poner una sombra en la parte inferior del borde cuadrado, 3D (3-D) que realza el borde y Personalizado (Custom), que permite escoger valores no predeterminados. En la ventana Vista previa (Preview) se ven o realizan manualmente los cambios, pulsando directamente en los bordes del recuadro. Termine su selección con el botón Aceptar (OK). Al pulsar en el botón Opciones (Options) del cuadro de diálogo Bordes y sombreado, aparece otro pequeño cuadro de diálogo llamado Opciones de borde y sombreado (Border and Shading Options) (Figura 3.15), en donde se pueden modificar los espacios que habrá desde el texto hasta el borde. Los valores predefinidos son 1 punto de espacio superior e inferior y 4 puntos de espacio izquierdo y derecho, pero puede cambiarlos hasta 31 puntos por cada lado, en los cuadros contadores.

Figura 3.15. Al variar los espacios, se muestra una vista previa al centro.

Si en lugar de crear un borde desea eliminarlo, seleccione el texto bordeado, abra el mismo cuadro de diálogo y quite las marcas en los campos correspondientes o pulse sobre el Valor Ninguno (None). También puede seleccionar el ícono Sin borde (No Border) del grupo Párrafo. Si desea dividir un párrafo de texto (superior) de otro (inferior) con una línea horizontal, ubique el cursor al final del párrafo superior, abra la lista del botón Bordes (Border) y seleccione Línea horizontal (Horizontal Line); de inmediato aparece debajo del párrafo superior una línea horizontal de 1.5 puntos con una ligera sombra, del tamaño de la celda, columna o página, que divide ambos párrafos. Para cambiar las características de la línea, pulse con el botón derecho o secundario del ratón sobre ella y en el menú contextual seleccione la opción Imagen (Picture). En el cuadro de diálogo Dar formato a la línea horizontal (Format Horizontal Line) defina el ancho de la línea en porcentaje o en centímetros, el alto en puntos, la alineación, y el color (Figura 3.16).

Figura 3.16. Si abre la paleta de colores y selecciona alguno, la tenue sombra desaparece.

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En el grupo Fondo de página (Page Background) de la cinta de opciones Diseño (Design) se encuentra el ícono Bordes de página (Page Borders) que también abre el cuadro de diálogo Bordes y sombreado (Borders and Shading) mostrando la ficha Bordes de página (Page Border). En la sección Aplicar a (Apply to) se determina si se aplica a Todo el documento, (Whole Document), a Esta sección (This section), a Esta sección: Sólo la primera página (This section - First page only), o a Esta sección: Todas excepto primera página (This section - All except first page). Observe en la Figura 3.17 que el borde se aplica a todo el documento y no sólo al párrafo.

Figura 3.17. Las configuraciones que se realizan en la ventana Borde de página (Page Border) se aplican a toda la página, no sólo a algunos párrafos.

Sombreado

Word permite aplicar a los párrafos de texto, sombreados en tonalidades de grises o en color, en la ficha Sombreado (Shading) del cuadro de diálogo Bordes y sombreado (Borders and Shading). La Figura 3.18 muestra la paleta de los colores que se pueden definir como fondo del párrafo o párrafos seleccionados, que pueden ser más de dieciséis millones, dependiendo de la calidad de su monitor y de la resolución configurada. Si desea incluir un color o diseño de fondo para toda la página o todas las páginas que componen el documento, pulse en la ficha Diseño (Design) y presione el botón Color de página (Page Color) del grupo Fondo de página (Page Background). Puede escoger un color en la paleta, o abrir los cuadros de diálogo Más colores (More Colors) o Efectos de relleno (Fill Effects), donde puede seleccionar una textura, como se muestra en la Figura 3.19. El color o textura se aplica a toda la página.

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Figura 3.18. Si pulsa en el botón Más colores se abre una paleta con más de 16,000,000 de colores.

Figura 3.19. En el cuadro de diálogo Efectos de relleno (Fill Effects), puede seleccionar un Degradado (Gradient), Textura (Texture), Trama (Pattern) o Imagen (Picture) para aplicarla como fondo de la página.

3.2.2 Estilos Un estilo, en Microsoft Word, es un conjunto de características predefinidas de formato con un nombre específico. Es posible crear un gran número de estilos diferentes, además de los que ya incluye el programa, y guardarlos con el nombre que usted designe; de esta manera estarán en la galería disponibles para ser utilizados. Estos estilos se pueden aplicar a todo el texto de un documento o a parte de él para cambiar rápidamente su apariencia. Al aplicar el estilo, se asigna todo el grupo de características de formato instantáneamente al párrafo o texto seleccionado. Los estilos predefinidos por el programa se muestran en la galería de estilos de la Figura 3.20, del grupo Estilos (Styles) que se encuentra en la cinta de opciones Inicio (Home). 2.

Figura 3.20. Puede ver más estilos pulsando en las flechas hacia arriba y hacia abajo de la galería o en el botón Más (More).

En la parte inferior de las flechitas de desplazamiento de la galería de estilos se encuentra una flecha hacia abajo con una rayita arriba llamada Más (More), al pulsar en ella se abre la galería de estilos completa como se ve en la Figura 3.21. Al seleccionar alguno de los estilos, el texto seleccionado presenta una vista preliminar de cómo se vería al aplicarlo. Destacan los estilos: Normal, Título 1, Título 2, Título, Subtítulo, Énfasis sutil, Cita, Referencia sutil y otros.

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Cuando se crea un documento nuevo, automáticamente Word le aplica el estilo Normal; es decir, utiliza los atributos definidos en la plantilla Normal.dot como fuente, tamaño de fuente, interlineado, alineación, sangrías, lenguaje, etcétera. Este documento tendrá asignado también un tema predefinido, llamado Office en el cual la fuente normal es Calibri (Cuerpo) y el tamaño de fuente es 11 puntos.

Figura 3.21. Al seleccionar uno de los estilos de la galería, el texto seleccionado muestra una vista previa de la aplicación.

En la parte inferior de la galería de estilos hay tres vínculos que permiten: Crear un estilo propio (Create Style); Borrar formato (Clear Formatting), que borra todo el formato del párrafo donde se encuentra el cursor y Aplicar estilos (Apply Styles), para abrir la ventana Aplicar estilos (Apply Styles), donde se puede seleccionar uno de los estilos de la lista y Volver a aplicar (Reapply) o Modificar (Modify), como se muestra en la Figura 3.22.

Figura 3.22. En el cuadro de diálogo Modificar el estilo se realizan los cambios de fuente, tamaño de fuente, alineación y otros atributos del estilo de párrafo seleccionado.

Si se pulsa en el pequeño botón Estilos (Styles) del cuadro de diálogo Aplicar estilos (Apply Styles), o en el botón iniciador de cuadros de diálogo del grupo Estilos (Styles) en la cinta de opciones Inicio (Home), se abre el panel Estilos, que se mantiene como panel flotante, a la derecha del área de trabajo de Word, para tener los estilos al alcance de la mano y aplicarlos, mientras se escribe el texto.

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La manera más complicada de abrir el panel Estilos es con las teclas + + + , ¡porque hay que tener dedos de guitarrista!, ¿no?

Otra manera de cambiar las características de formato del estilo normal o de cualquier otro es: 1. Pulse con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de los estilos de la galería, o presione la flecha para abrir la lista de un estilo cualquiera, en el panel Estilos (Styles). 2. En el menú contextual que aparece seleccione la opción Modificar (Modify). 3. Realice los cambios de formato en el cuadro de diálogo Modificar estilo (Modify Style). 4. Para proteger los estilos predefinidos asigne un nuevo nombre al estilo, escribiéndolo en el campo Nombre (Name). 5. Active la casilla de verificación Agregar a la galería de estilos (Add to the Styles gallery). 6. Al finalizar, pulse en el botón Aceptar (OK). En la parte inferior del panel de estilos se encuentran dos casillas de verificación, tres botones y un vínculo. Sus nombres y principales funciones son:  Mostrar vista previa (Show Preview). Activa la vista previa de los diseños en la propia ventana del panel Estilos.  Deshabilitar estilos vinculados (Disable Linked Styles). Deshabilita este tipo de estilos en el panel.  Nuevo estilo (New Style). Abre el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato (Create New Style from Formatting) donde se crean nuevos formatos rápidos. Si se encuentra seleccionada la opción Actualizar automáticamente (Automatically update), al aplicar el nuevo formato al párrafo seleccionado, se actualizarán los párrafos a los que se haya aplicado el estilo.  Inspector de estilo (Style Inspector). Abre el panel Inspector de estilo que permite saber rápidamente qué formato (fuente, tamaño, espaciado y otras características) tiene asignado cada párrafo, cada palabra y cada sección del documento.  Administrar estilos (Manage Styles). Abre un cuadro de diálogo donde se configuran las opciones de los estilos a mostrar en el panel. Se pueden configurar estilos por recomendación o restringir algunos, como se muestra en la Figura 3.23. ¿Cómo se puede saber qué características tiene un párrafo determinado? Primero que nada, hay que ubicar el cursor en la línea o párrafo correspondiente. Al desplazar el cursor sobre varias líneas o párrafos, algunos de los íconos de la cinta de opciones Inicio van cambiando, como si se prendieran y se apagaran al detectar los diferentes atributos del texto. También los botones Estilos, Fuente y Tamaño de fuente muestran las características diferentes de cada párrafo de texto seleccionado.

Figura 3.23. El cuadro de diálogo Administrar estilos (Manage Styles) permite sugerir y restringir estilos para mostrar.

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El vínculo Opciones (Options) permite configurar las opciones definidas en el cuadro de diálogo del administrador de estilos. Word le puede dar una completa descripción del formato de párrafo y formato de fuente de los caracteres o palabras que desee, pulsando + ; automáticamente se abre la ventana Mostrar formato (Reveal Formatting) con la lista de todas las características y atributos de formato del texto seleccionado. Puede continuar averiguando sobre tantos párrafos como desee, desplazando el apuntador del ratón o el cursor entre el texto del documento. Otra manera de abrir esta ventana es pulsando en el botón Mostrar formato (Reveal Formatting) del pequeño cuadro Inspector de estilo (Style Inspector) como se muestra en la Figura 3.24. Las características del texto donde se encuentra el cursor se ven en el inspector de manera reducida y más detalladamente en el panel Mostrar formato (Reveal Formatting). Al realizar cambios a cualquier estilo de Word, éstos afectarán a todos los párrafos que hayan sido definidos con el estilo correspondiente. Si se modifica, por ejemplo, el estilo Normal, todos los párrafos “normales” del documento serán afectados. Es por eso que es conveniente poner un nombre diferente al estilo modificado, ya sea con base en el estilo Normal o en cualquier otro.

Figura 3.24. Al deslizar el apuntador sobre el texto, se ven sus características en el Inspector de estilo y en el panel Mostrar formato.

3.2.3 Temas Las herramientas que más se han potenciado en las nuevas versiones de Word son las galerías de diseños, colores y plantillas que se aplican al texto. Este es el caso de los temas (Figura 3.25) del grupo Formato del documento (Document Formatting) en la cinta de opciones Diseño (Design) y del Conjunto de estilos (Style Set) que se encuentra a un lado del botón Temas (Themes), en el mismo grupo. Figura 3.25. Word 2016 ofrece 32 temas y vínculos para restablecer el tema de plantilla, buscar temas y guardar el tema actual, si realizó modificaciones.

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El botón Temas (Themes) abre una galería que contiene los temas predefinidos en el programa. Cada uno de ellos difiere en las fuentes, el tamaño de fuente, los colores y los efectos aplicados. Al desplazar el apuntador o puntero del ratón sobre los temas, el texto del documento adquiere visualmente sus características. Si se selecciona uno de los temas las características de diseño se aplican definitivamente, el único requisito es que se definan antes o después los estilos de los párrafos como Normal, Título, Título 1, Título 2, Subtítulo, etcétera. Aunque se cambie el tema usted puede, por su cuenta, modificar las fuentes y los colores aplicados, por los de otros temas; para hacerlo, pulse en el botón Fuentes, por ejemplo, y pase el apuntador sobre las fuentes disponibles (Figura 3.26). Observe cómo cambian las fuentes del tema en cada caso.

Figura 3.26. Al deslizar el apuntador sobre las fuentes, de manera automática se visualizan los cambios en el documento. De la misma manera puede cambiar los colores del tema, sólo que deberá asignarle un nuevo nombre para no modificar el original.

Todos los comandos de las distintas cintas de opciones, que modifiquen la apariencia del documento, pueden considerarse como botones o comandos de formato; por eso en esta sección se incluye una descripción de los de otras fichas o pestañas, organizada por su ubicación en las cintas de opciones y por sus funciones de formato; por ejemplo, en lugar de tablas, se pueden utilizar tabuladores para ordenar columnas de datos en el documento.

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Figura 3.27. También, al pasar el apuntador sobre los colores, se ve una vista previa en el documento.

3.3 Funciones especiales de formato Microsoft Word 2016 cuenta con todas las funciones de formato de sus antecesores, además de muchas otras que se han automatizado para lograr mejores documentos, con calidad profesional. Enseguida se tratan esas funciones que se encuentran en las diversas cintas de opciones. Algunas son contextuales y sus comandos aparecen sólo cuando se necesitan.

3.3.1 Ordenar El comando Ordenar (Sort) que anteriormente se utilizaba en los menús de tablas, se encuentra entre los íconos de atributos de párrafo en la cinta de opciones Inicio (Home). También está en el grupo Datos (Data) de la cinta de opciones contextual Presentación (Layout) de las Herramientas de tabla (Table Tools) que aparece al seleccionar una tabla. El cuadro de diálogo Ordenar texto (Sort Text) (Figura 3.28) permite ordenar datos como párrafos de texto o listas numéricas, así como los datos contenidos en las celdas de una tabla.

Figura 3.28. Si selecciona el encabezado, debe activar la casilla de verificación Con encabezado (Header row); si no, lo ordena como uno más de los nombres.

Al seleccionar párrafos (líneas cortas o varias líneas de texto, identificados por el símbolo ¶ al final de cada uno), el programa automáticamente detecta si se trata de texto o números y propone ordenarlos de manera Ascendente (Ascending) o Descendente (Descending). Si en lugar de párrafos se selecciona una tabla, los datos se pueden ordenar por columnas. Para ordenarlas alfabéticamente o en orden numérico ascendente o descendente, se seleccionan las columnas de datos y se ejecuta el comando Ordenar (Sort) del grupo Párrafo (Paragraph), o en la ficha Presentación (Layout) de las Herramientas de tabla (Table Tools), como se ve en la Figura 3.29. Si se selecciona la lista sin los nombres de los campos (los títulos de las columnas), al pulsar en Ordenar (Sort), las listas de Ordenar por (Sort by) muestran los nombres como Columna 1 (Field 1), Columna 2 (Field 2), Columna 3 (Field 3), etcétera.

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Figura 3.29. Las calificaciones de la columna Calificación que se encuentran desordenadas, se pueden ordenar de manera descendente, de 10 a 0.

Al seleccionar la tabla completa (con encabezados), la ordenación se lleva a cabo por los nombres de los campos, Nombre, A_Paterno, A_Materno, etcétera, y se dejan como están las opciones Tipo Texto (Type Text), Tipo Numérico (Type Number), Utilizando Párrafos (Using Paragraphs) y Ascendente (Ascending), según sea el caso, para obtener una lista ordenada por la columna seleccionada. En la sección La lista será (My list has) debe estar activada la casilla de verificación Con encabezado (Header row). De esta manera, una tabla como la que se muestra puede ser ordenada por el nombre, los apellidos, o por las calificaciones, de manera ascendente o descendente. En los siguientes campos llamados Luego por (Then by) se puede seguir ordenando por apellido paterno, materno, etcétera. Esto resulta muy útil cuando se tienen listados extensos como los exámenes de admisión a la escuela, donde aparecen muchos nombres, apellidos y calificaciones repetidos.

3.3.2 Tabulaciones Las tabulaciones son espacios que se definen sobre la Regla horizontal para fijar posiciones del texto en columnas. Microsoft Word cuenta con tabuladores predefinidos a cada 1.27 cm (o una medida equivalente, según las unidades utilizadas o su versión de Word), a los cuales se dirige el cursor al pulsar la tecla . En la Figura 3.30 se muestra la disposición de los tabuladores predefinidos, los cuales no se pueden eliminar, pero sí es posible variar la distancia entre uno y otro.

Figura 3.30. En esta figura, los tabuladores de Word 2016 se encuentran ubicados a cada 1.27 cm. En la parte inferior de la regla se ven las marcas como finísimas líneas.

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Para cambiar los valores de los tabuladores, crear nuevos o eliminar alguno existente, abra el cuadro de diálogo Párrafo (Paragraph) pulsando en el botón iniciador de cuadros de diálogo del grupo Párrafo de la cinta de opciones Inicio. En el cuadro de diálogo pulse en el botón Tabulaciones (Tabs) y observe que las tabulaciones predeterminadas se encuentran definidas cada 1.27 cm (o 1.25 cm si sus configuraciones regionales son diferentes). Para fijar un nuevo tabulador haga lo siguiente: 1. En el cuadro de diálogo Tabulaciones (Tabs) introduzca el nuevo valor en el campo Posición (Tab stop position), que es la distancia desde el margen izquierdo. 2. Las opciones de Alineación (Alignment) determinan la alineación que tendrá el texto con respecto al tabulador, que puede ser Izquierda (Left), Centrada (Center), Derecha (Right), Decimal o Barra (Bar) (Figura 3.31). 3. Si desea rellenar los espacios entre tabuladores con algún carácter como puntos o guiones (como se hace en las tablas de contenidos de los libros), active alguno de los modelos que se muestran en la sección Relleno (Leader). 4. Para que el programa active el nuevo valor o tabulador y sus características propuestas, es necesario pulsar en el botón Fijar (Set); después de esto, ya se puede introducir otro nuevo valor.

Figura 3.31. Los valores de los tabuladores son válidos para el párrafo o párrafos seleccionados. Al finalizar pulse el botón Aceptar.

Los tabuladores nuevos que se crean, quedan definidos sólo para la línea o párrafo en el cual se encuentra ubicado el cursor, o para el texto seleccionado. En la regla se ven sus marcas con un símbolo que representa la alineación. Si desplaza el cursor una o varias líneas hacia abajo, fuera del texto al que se le asignaron tabuladores, verá que las marcas desaparecen.

3.3.3 Comandos de formato de la ficha Insertar La cinta de opciones Insertar (Insert) contiene diez grupos; algunos de ellos con comandos especiales de formato, como Páginas (Pages), Tablas (Tables), Vínculos (Links), Texto (Text), etcétera, algunos de los cuáles se verán en el siguiente capítulo:

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Portada

El comando Portada (Cover Page) del grupo Páginas (Pages) inserta una página al principio del documento, con el diseño de portada seleccionado, independientemente del lugar donde se encuentre ubicado el cursor. En la galería de diseños de portadas (Figura 3.32) puede seleccionar la que mejor le quede a su documento. Si desea eliminar la portada, pulse en la opción Quitar portada actual (Remove Current Cover Page), de inmediato desaparece ésta del documento. La galería de portadas de Word 2016 contiene 16 diseños de portadas para incluir en el documento, pero tal vez más adelante pueda encontrar más en la web de Microsoft.

Figura 3.32. Al seleccionar uno de los diseños, de manera automática se ubica la portada al inicio del documento y se inserta un salto de página.

Algunas portadas incluyen la fecha, que se puede modificar de la siguiente manera: 1. Pulse sobre la fecha y abra el calendario con la flecha de lista de la derecha (Figura 3.33). 2. Cambie la fecha o acepte la fecha actual pulsando en el botón Hoy (Today). 3. De manera automática se actualiza la fecha en los lugares donde aparece.

Figura 3.33. La portada insertada es una plantilla, sólo basta escribir sus datos en lugar de los textos propuestos por el programa.

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Página en blanco

Este otro comando del grupo Páginas (Pages) inserta una página en blanco en el lugar donde se encuentra ubicado el cursor. Al pulsar en el botón Página en blanco (Blank Page) se inserta un salto de página y la página siguiente queda en blanco para seguir introduciendo texto o imágenes. El ícono Salto de página (Page Break) realiza la misma operación, ya que también inserta un salto de página automático. En esa página ya no se puede escribir nada, hasta la siguiente.

Tabla

Aunque la inserción de tablas en Word no es una novedad, las nuevas características de esta útil herramienta lo convierten en un poderoso programa para realizar informes financieros, cotizaciones, listas de calificaciones, publicaciones de texto que necesiten combinar datos numéricos, y tareas escolares de materias como física, química, estadística, álgebra o matemáticas, por ejemplo. Además de esto, Microsoft Word 2016 incluye una galería de diseños de tablas prediseñados, conocidos como Tablas rápidas. La creación de tablas en un documento de Word es muy sencilla, simplemente pulse en la única opción, Tabla (Table) del grupo Tablas (Tables) en la cinta de opciones Insertar (Insert) (Figura 3.34). En la ventana Insertar tabla (Insert Table) se definen las filas y columnas, seleccionándolas directamente en la cuadrícula con el ratón. En la parte inferior de la cuadrícula se muestran las opciones Insertar tabla (Insert Table), Dibujar tabla (Draw Table), Convertir texto en tabla (Convert Text to Table), Hoja de cálculo de Excel (Excel Spreadsheet) y Tablas rápidas (Quick Tables).

Figura 3.34. En la ventana Insertar tabla se pueden seleccionar hasta 10 columnas por ocho filas; si necesita más, pulse en la opción Insertar tabla (Insert Table).

Insertar tabla

Si selecciona la opción Insertar tabla (Insert Table) se abre un cuadro de diálogo con el mismo nombre (Figura 3.35) donde se puede definir el Número de columnas y el Número de filas, las propiedades de Autoajuste como Ancho de columna fijo, Autoajustar al contenido y Autoajustar a la ventana; así como la posibilidad de Recordar dimensiones para tablas nuevas, para cuando se necesitan varias tablas con las mismas características en uno o en varios documentos.

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Figura 3.35. El cuadro de diálogo Insertar tabla (Insert Table) permite crear tablas de manera “manual”; es decir, escribiendo los valores.

Lo más laborioso de la creación de tablas es introducir el texto en cada una de las celdas, ya que hay que escribirlo celda por celda. Si existen listas en columnas en un documento, es posible copiar cada uno de los textos a la celda correspondiente utilizando los comandos Cortar (Cut) y Pegar (Paste), pero la mejor manera de agilizar la conversión de un texto (dividido en columnas por medio de tabuladores, comas, puntos o párrafos) en una tabla, es con la opción Convertir texto en tabla (Convert Text to Table).

Convertir texto en tabla

Para convertir columnas de texto en una tabla haga lo siguiente: 1. Seleccione el texto que se desea convertir en tabla, como se muestra en la Figura 3.36. 2. Pulse en la ficha Insertar (Insert) para ver la cinta de opciones Insertar. 3. Presione sobre el botón Tabla (Table) y en la lista Insertar tabla (Insert Table) seleccione Convertir texto en tabla. 4. En el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla (Convert Text to Table), que es muy parecido al de insertar tabla, seleccione las opciones para la nueva tabla o acepte las que Word propone, que son las más apropiadas. Para crear la tabla pulse en el botón Aceptar (OK).

Figura 3.36. El texto que se desea convertir en tabla debe separarse con tabuladores, comas, puntos, etcétera.

5. El resultado de la conversión es una tabla como la de la Figura 3.37, donde se puede observar que se ha creado de manera casi automática, sin necesidad de escribir ni copiar los textos en las celdas. Como la nueva tabla se encuentra seleccionada, automáticamente aparecen dos nuevas cintas de opciones contextuales de Herramientas de tabla (Table Tools) llamadas Diseño (Design) y Presentación (Layout). Al pasar el apuntador sobre uno de los estilos de tabla, se muestra una vista previa. ¡imagine el tiempo que se ahorraría si tuviera que escribir una tabla con unos 5,000 nombres o más!

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Figura 3.37. Automáticamente se ha convertido el texto separado por tabuladores, en una tabla de Word.

Dibujar tabla

Dibujar la tabla directamente en el documento, es la mejor manera de crear tablas a la medida, con filas, columnas y celdas ajustadas a las necesidades propias. Se dibuja, borra y modifica la tabla para que quede finalmente tal y como se necesita. Si se requiere crear una tabla para mostrar de manera ordenada los productos de un catálogo, la tabla debe contener campos o celdas para la clave, una breve descripción, el precio y una imagen del producto: 1. Pulse en la opción Dibujar tabla (Draw Table) de la ventana Insertar tabla (Insert Table) para cambiar la forma del apuntador o puntero del ratón por la de un pequeño lápiz. 2. Dibuje con el ratón un recuadro que será la base de la tabla, y luego las divisiones horizontales y verticales, como se muestra en la Figura 3.38. Después puede modificarla como se necesite. En las cintas contextuales Diseño (Design) y Presentación (Layout) se presentan herramientas que permiten continuar dibujando la tabla, como el grupo Bordes (Borders) de la cinta Diseño (Design), que contiene los comandos Estilo de borde (Border Styles), Estilos de pluma (Line Style), Grosor de pluma (Line Weight), Color de la pluma (Pen Color) y otros, o todos los comandos de la cinta de opciones Presentación (Layout), que permiten hacer los ajustes de las filas y columnas, tamaño de las celdas y dirección del texto, entre otros. Para activar la herramienta Dibujar tabla (Draw Table) (el lápiz en posición de escribir) se pulsa en el botón Dibujar tabla (Draw Table) del grupo Dibujar (Draw) en la cinta de opciones Presentación (Layout). La herramienta se desactiva pulsando nuevamente en ese botón o la tecla .

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Figura 3.38. Dibuje la tabla como si estuviera creando un dibujo con un lápiz, en una hoja de su cuaderno.

3. Si desea, modifique el grosor de pluma para que las líneas exteriores sean más gruesas que las interiores. Dibuje dos líneas horizontales; una para el título y otra para los subtítulos. 4. Dibuje dos líneas horizontales y tres verticales en la parte inferior de la tabla para crear las celdas donde irán los datos e imágenes de los productos del catálogo. 5. Para uniformar las dos columnas de la derecha selecciónelas, vaya a la cinta contextual Presentación (Layout) y aplique el comando Distribuir columnas (Distribute Columns), para uniformar los anchos de todas las columnas. 6. Escriba los datos de la tabla y deles un formato equilibrado: Los títulos y subtítulos podrían ser CATÁLOGO DE PRODUCTOS, y Clave, Descripción, Precio y Producto. 7. Escriba los datos de los productos y busque en Internet imágenes para insertarlas en las celdas de la derecha, como se muestra en la Figura 3.39.

Figura 3.39. Utilice las herramientas de las cintas de opciones contextuales Diseño y Presentación para editar la tabla dibujada.

8. Los gruesos de línea y los colores de los fondos se editan con los botones Sombreado (Shading) y Bordes (Borders) de la cinta de opciones Diseño (Design).

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El ancho de las celdas puede ajustarse manualmente, jalando (halando) las líneas con el ratón. Para insertar las imágenes en las celdas de la derecha se utiliza el comando Imagen de la cinta de opciones Insertar.

Hoja de cálculo de Excel

Al pulsar en esta opción de la ventana Insertar tabla (Insert Table) se abre el programa Microsoft Excel sobre la interfaz de Word (Figura 3.40) para insertar una tabla hecha con ese programa en el lugar del cursor.

Introduzca datos en cada una de las columnas, incluso puede insertar fórmulas o funciones para hacer cálculos en la misma tabla.

Figura 3.40. La ventana que se abre es una hoja de cálculo de Excel; observe que cambia la cinta de opciones Inicio (Home) de Word por la de Excel.

Una vez creada la tabla de Excel, al pulsar en cualquier parte de la interfaz de Word, desaparece la cinta de opciones de Excel y la tabla se muestra como un objeto, con nodos que permiten ampliarlo o reducirlo (Figura 3.41). Para realizar cambios a la tabla se pulsa dos veces sobre el objeto para abrir nuevamente la hoja de cálculo de Excel.

Figura 3.41. Para ubicar el cursor en una celda específica, pulse en ella con el ratón, o pase a la siguiente presionando la tecla .

Tablas rápidas

La última opción de la ventana Insertar tabla ofrece una galería de Tablas rápidas (Quick Tables) prediseñadas, que simplifican la creación de tablas propias mediante plantillas, como calendarios y otros diseños que se aplican automáticamente al seleccionarlos (Figura 3.42).

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Algunos de ellos como los calendarios, tal vez no necesiten modificaciones, pero las otras tablas son plantillas en las cuales sólo basta introducir sus propios datos sobre los que presenta la tabla.

Figura 3.42. La opción Tablas rápidas (Quick Tables) tiene una flecha hacia la derecha; al seleccionarla muestra la galería de plantillas de tablas rápidas.

Estilos de tablas

En Word 2016 se ha modificado y potenciado esta función con gran cantidad de formatos predefinidos que pueden ser aplicados fácilmente a una tabla previamente creada, o a una nueva. Al seleccionar o crear una tabla, aparecen las cintas contextuales Diseño (Design) y Presentación (Layout) de las Herramientas de tabla (Table Tools) (Figura 3.43).

Figura 3.43. Seleccione un estilo para aplicar a la tabla seleccionada.

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En la cinta contextual de opciones Diseño (Design) se encuentra el grupo Estilos de tabla (Table Styles), que funciona exactamente como la galería de Estilos (Styles) de la cinta de opciones Inicio (Home): con las flechas hacia arriba y hacia abajo se muestran los estilos de cada fila, y con el botón Más (More), aparece la galería completa (Figura 3.44). Al pulsar en la flecha hacia abajo que tiene una rayita en la parte superior (botón Más), aparece la galería de estilos completa, con casi 120 estilos diferentes.

Figura 3.44. Al pasar el apuntador del ratón sobre cualquiera de los diseños, se muestra una vista previa en la tabla seleccionada.

En la parte inferior de la galería se encuentran comandos que permiten modificar o eliminar los estilos de tabla: 1. Modificar estilo de tabla (Modify Table Style). A partir del estilo seleccionado, abre el cuadro de diálogo Modificar el estilo (Modify Style) donde se pueden modificar sus opciones y el formato. 2. Borrar (Clear). Borra todos los estilos y líneas aplicados a la tabla seleccionada. 3. Nuevo estilo de tabla (New Table Style). Permite crear un estilo de tabla propio partiendo de cero, o tomando uno de los estilos del sistema como base. Al finalizar, guarde el nuevo estilo con el nombre que desee, escribiéndolo en el campo Nombre (Name), para no modificar el estilo predefinido del sistema (Figura 3.45).

Figura 3.45. En el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato (Create New Style from Formatting) puede modificar el estilo base, la fuente, el estilo de línea, el sombreado, el color, etcétera.

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La cinta de opciones contextual Presentación (Figura 3.46) tiene gran cantidad de botones y comandos de formato que permiten modificar la tabla seleccionada, como los del grupo Filas y columnas, que permiten insertar y eliminar filas y columnas, o los del grupo Alineación, que asignan las propiedades del texto dentro de las celdas.

Figura 3.46. Los comandos de la cinta contextual de opciones Presentación (Layout), ofrecen gran cantidad de funciones de formato de tablas.

En la Tabla 3.1 se muestran los comandos de la cinta y sus funciones, ubicados de acuerdo con el nombre del grupo al que pertenecen. Tabla 3.1. Los botones de comando de la cinta de opciones Presentación (Layout).

Comando

Función Grupo Tabla (Table) Seleccionar (Select) Selecciona la celda, fila o columna donde se encuentra el cursor, o toda la tabla. Ver cuadrículas (View Gridlines) En una tabla sin bordes, permite ver o eliminar las líneas guía o cuadrículas que forman las filas y renglones. Propiedades (Properties) Abre el cuadro de diálogo Propiedades de tabla (Table Properties) que permite cambiar las propiedades a las celdas, columnas, filas o toda la tabla. Grupo Dibujar (Draw) Dibujar tabla (Draw Table) Cambia la forma del apuntador por la de un lápiz, para dibujar una tabla completa, o parte de la tabla seleccionada. Borrador (Eraser) Cambia la forma del apuntador por la de una goma y borra los bordes sobre los cuales se seleccione con el ratón. Grupo filas y columnas (Rows & Columns) Eliminar (Delete) Permite eliminar celdas, columnas, filas o toda la tabla, seleccionadas. Insertar arriba (Insert Above) Inserta una nueva fila en la parte superior de la fila seleccionada. Insertar debajo (Insert Below) Inserta una nueva fila en la parte inferior de la fila seleccionada. Insertar a la izquierda (Insert Left) Inserta una nueva columna a la izquierda de la columna seleccionada. Insertar a la derecha (Insert Right) Inserta una nueva columna a la derecha de la columna seleccionada. Grupo Combinar (Merge) Combinar celdas (Merge Cels) Convierte varias celdas seleccionadas en una sola. Dividir celdas (Split Cels) Divide una celda en varias filas o columnas, que se seleccionan en el cuadro de diálogo Dividir celdas. Es la operación inversa a Combinar celdas. Dividir tabla (Split Table) Separa las filas superiores de las inferiores, a partir del lugar donde se encuentre el cursor. Grupo Tamaño de celda (Cell Size) Alto de fila de tabla (Table Row Establece el alto de la fila donde se encuentra el cursor o de las filas o celdas seHeight) leccionadas. Los valores se cambian en el cuadro contador pulsando en las flechas o escribiendo el nuevo. Ancho de columna de tabla (TaEstablece el ancho de la columna donde se encuentra el cursor o de las columnas ble Column Width) o celdas seleccionadas. Los valores se cambian en el cuadro contador pulsando en las flechas o escribiendo el nuevo. Autoajustar (AutoFit) Contiene los comandos Autoajustar al contenido, Autoajustar a la ventana y Ancho de columna fijo, con los cuales se ajusta el ancho de la columna al tamaño del contenido o de la tabla, o se establece un ancho manualmente. Distribuir filas (Distribute Rows) Unifica el alto de las filas seleccionadas.

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Distribuir columnas (Distribute Columns) 9 botones de alineación (9 Align buttons)

Dirección del texto (Text Direction) Márgenes de celda (Cell Margins) Ordenar (Sort) Repetir filas de título (Repeat Header Rows) Convertir tabla en texto (Convert to Text) Fórmula (Formula)

Unifica el ancho de las columnas seleccionadas. Grupo Alineación (Alignment) Permiten alinear el texto dentro de la celda tal como se muestra en el botón; además, antes de aplicar una alineación, al pasar el apuntador del ratón sobre los botones se lee la alineación de cada uno como Alinear arriba a la izquierda, Alinear arriba en el centro, Alinear arriba a la derecha, Alinear en el centro a la izquierda, etcétera. Cada vez que se pulsa en el botón, se cambia la dirección del texto de las celdas seleccionadas. Hay tres direcciones disponibles. Abre el cuadro de diálogo Opciones de la tabla donde se especifican los espacios que habrá entre los bordes de las celdas y el texto. Grupo Datos (Data) Ordena alfabéticamente el texto o los datos numéricos contenidos en las celdas seleccionadas. Repite las filas de encabezado en las tablas que tienen más de una página. Así como los textos separados por comas, puntos o marcas de tabulación se pueden convertir en tablas, esta función convierte los datos de las tablas en texto separado con el carácter que se especifique en el cuadro de diálogo. Inserta una fórmula predefinida en la celda donde se encuentra el cursor (Figura 3.47). En el cuadro de diálogo Fórmula se selecciona la fórmula y el formato. Con el comando Fórmula (Formula) se pueden insertar funciones como ABS, AND, AVERAGE, COUNT, IF, INT, MAX, SUM, OR, PRODUCT y otras, como se hace en Microsoft Excel.

Figura 3.47. Una tabla de Word puede contener algunas fórmulas, como si fuera una hoja de cálculo de Excel. El programa detecta los datos y sugiere =SUM(ABOVE).

3.3.4 Comandos de formato de la ficha Formato La ficha Formato (Layout) también ofrece comandos de formato, como su nombre lo indica, algunos de ellos son:

Columnas

Algunos documentos que se imprimen en hojas de tamaño carta o mayor, con un tipo gráfico chico (8 o 9 puntos), pueden resultar muy tediosos de leer por el largo de la línea de texto. En estos casos conviene dividir el texto en dos o tres columnas (no en balde los periódicos y revistas acostumbran escribir sus páginas en columnas del mismo ancho (recuerde la frase “Noticia de ocho columnas”).

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Al pulsar en el comando Columnas (Columns) del grupo Configurar página (Page Setup) en la cinta de opciones Formato (Layout) se abre una lista donde se puede asignar de manera rápida el número de columnas: Una (One), Dos (Two) o Tres (Three). Las opciones Izquierda (Left) y Derecha (Right) crean dos columnas desiguales; la más chica se encuentra en el lado que indica su nombre. Si pulsa sobre la opción Más columnas (More Columns) aparece el cuadro de diálogo Columnas (Columns), que contiene también números de columnas, además de otros elementos que permiten hacer algunas configuraciones especiales (Figura 3.48). En el campo Número de columnas (Number of columns) se pueden definir hasta 12, y es posible añadir una Línea entre columnas (Line between). Con el grupo de opciones Ancho y espacio (Width and spacing) se asigna el ancho de las columnas y el espacio entre ellas, así como la posibilidad de hacer columnas del mismo ancho o diferentes, con la opción Columnas de igual ancho (Equal column width).

Figura 3.48. El cuadro Vista previa permite ver lo que sucede al modificar las opciones. Al pulsar en Aceptar (OK), automáticamente el texto se divide en el número de columnas definido.

En el cuadro de lista Aplicar a (Apply to) se selecciona o define, si las configuraciones de las columnas se aplicarán al Texto seleccionado (Selected text), a las Secciones seleccionadas (Selected sections), o a Todo el documento (Whole document). Para aplicar esta función a una sección únicamente, es importante seleccionar correctamente el texto y escoger Texto seleccionado.

División silábica

Una excepcional herramienta de Word es la función que permite dividir palabras de manera automática (Figura 3.49). Esto, junto con la posibilidad de justificar los párrafos por los márgenes, izquierdo y derecho, permite la creación de textos profesionales; es decir, libros, folletos, informes, catálogos, etcétera.

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Algunas veces, como en el caso de varias columnas, al justificar el texto se crean grandes espacios entre las palabras. La solución a este problema se encuentra en el grupo Configurar página de la cinta de opciones Formato y se llama Guiones.

Figura 3.49. Para activar los guiones puede activar en la lista Automático (Automatic) o abrir el cuadro de diálogo con Opciones de guiones (Hyphenation Options).

Saltos de página y sección Para insertar rápidamente un salto de página, pulse en la ficha Insertar (Insert) y ejecute el comando Salto de página (Page Break) del grupo Páginas (Pages) o presione las teclas + . Existen otros saltos que permiten dividir un documento en secciones, es el caso de Saltos (Breaks) que se encuentra en la cinta de opciones Formato (Layout). Al pulsar en el botón aparece una lista con todos los tipos de saltos disponibles (Figura 3.50). Los tipos de saltos que se pueden asignar en un documento con este comando son:

Saltos de página

1. Página (Page). Inserta el código que indica al documento que ahí termina una página y envía el cursor a la siguiente. 2. Columna (Column). Finaliza una columna y envía el cursor a la siguiente, donde continúa con el texto en columna. 3. Ajuste del texto (Text Wrapping). Separa el texto de los objetos insertados en una página web, así como los títulos del texto normal.

Saltos de sección

Figura 3.50. Un salto de página interrumpe el

1. Página siguiente (Next Page). Inserta un salto de sección; finatexto y continúa en la página siguiente. liza la sección actual y comienza una nueva en la siguiente página. 2. Continua (Continuous). Inserta un salto de sección y comienza una nueva en la misma página. La Figura 3.51. muestra cómo al aplicar este salto, una sección de dos columnas se “rompe” y comienza una nueva. A ésta última se le pueden asignar otros atributos sin que se afecte a las demás secciones. 3. Página par (Even Page). Inserta un salto de sección y la sección siguiente comienza en la próxima página par. 4. Página impar (Odd Page). Inserta un salto de sección y la sección siguiente comienza en la próxima página impar, como se hace en los libros y revistas.

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Figura 3.51. En la misma página pueden coexistir secciones de varias columnas. Éstas se dividen mediante la opción Continua (Continuous) del comando Saltos (Breaks).

Números de línea

Cuando se tienen expedientes extensos como las hojas que integran una investigación, un texto legal o un contrato, se hace necesario saber en qué línea se encuentra el párrafo, palabra o tema que se analiza o trata en un momento en particular. Los abogados acostumbran numerar las líneas de sus escritos. El comando Números de línea (Line Numbers) del grupo Configurar página (Page Setup) de la cinta de opciones Formato (Layout) permite insertar los números de línea a la izquierda del texto, de manera continua o por secciones (Figura 3.52).

Figura 3.52. Para numerar un contrato, por ejemplo, presione el ícono Números de línea (Line Numbers) y pulse en la opción Continua (Continuous).

Si escoge el comando Opciones de numeración de línea (Line Numbering Options) de hasta abajo, se abre el cuadro de diálogo Configurar página (Page Setup) donde puede presionar el botón Números de línea (Line Numbers). En el cuadro de diálogo Números de línea (Line Numbers) active la casilla de verificación Agregar números de línea

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(Add line numbering) y seleccione las opciones de configuración de la numeración.

3.3.5 Autoformato Recuerde que quedaron pendientes las funciones de formato del cuadro de diálogo Autocorrección (AutoCorrect), que se abre en la ficha Archivo (File) pulsando en el ícono Opciones (Options). En el cuadro de diálogo Opciones de Word (Word Options) pulse en la opción Revisión (Proofin) y presione el botón Opciones de Autocorrección (AutoCorrect Options).

Pero, y ¿dónde está el botón de comando Autoformato?

La ficha Autoformato (AutoFormat) permite conformar una serie de opciones para que puedan ser aplicadas, y otras para reemplazar en todo el documento “de un solo golpe”; es decir, al ejecutar el comando Autoformato (AutoFormat) se llevan a cabo cada una de las opciones activadas, exceptuando los cambios de estilo asignados con anterioridad. Los grupos en que se han dividido las opciones de la ficha o pestaña Autoformato (Figura 3.53) son: 1. Aplicar (Apply). Permite aplicar de manera automática, Estilos de títulos integrados (Built-in Heading styles), Estilos de lista (List styles), Listas automáticas con viñetas (Automatic bulleted lists) y Otros estilos de párrafo (Other paragraph styles). 2. Reemplazar (Replace). Configura el reemplazo automático de caracteres tipográficos comunes como las comillas tipográficas, las fracciones y el guion largo, por ejemplo. 3. Conservar (Preserve). Al activar la opción Estilos (Styles) mantiene los estilos aplicados al documento; La opción Siempre aplicar Autoformato (Always AutoFormat) aplica autoformato a los mensajes de correo de sólo texto, cuando se abren en Word. Esta última configuración es válida sólo cuando se utiliza Word para editar el correo electrónico. Desafortunadamente Autoformato (AutoFormat) es un comando que no ha sido asignado a ninguna Figura 3.53. Con el comando Autoformato (AutoFormat) puede cinta de opciones, pero no se preocupe, hay solución aplicar automáticamente a un documento, títulos, listas numeradas, bordes, colores, atributos de texto, alineación, etcétera. a esto. De paso aprenderá a resolver algunas de sus inquietudes: cuando va a cerrar un documento y desea continuar con el programa abierto, ¿no le da flojera abrir el menú Archivo (File) para ejecutar el comando Cerrar (Close)? Inserte los dos botones (Autoformato y Cerrar) en la barra de herramientas de acceso rápido y ¡asunto resuelto! 1. Pulse en la ficha Archivo (File). 2. Seleccione Opciones (Options). 3. En el cuadro de diálogo Opciones de Word (Word Options) vaya a la ventana Barra de herramientas de acceso rápido (Quick Access Toolbar).

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4. Aparecen dos ventanas con íconos: la de la izquierda muestra los comandos disponibles en Word y en la de la derecha los íconos asignados a la barra de herramientas de acceso rápido. 5. Abra la lista Comandos disponibles en (Choose commands from) y seleccione la opción Todos los comandos (All Comands) (Figura 3.54). Busque el botón Cerrar archivo (Close File) los comandos se encuentran ordenados alfabéticamente) y pulse en el botón Agregar (Add). Si, por el contrario, desea quitar alguno, selecciónelo en la ventana de la derecha y presione el botón Quitar (Remove).

Figura 3.54. Personalice la barra de herramientas de acceso rápido, enviando los comandos a la ventana de la derecha, con el botón Agregar (Add).

6. Como la lista de íconos está ordenada alfabéticamente, encontrará fácilmente el comando Autoformato (AutoFormat); selecciónelo y agréguelo a la barra, al pulsar en el botón Aceptar (OK), de inmediato aparecen los íconos en la barra de herramientas de acceso rápido (Figura 3.55).

Figura 3.55. Si selecciona la opción Aplicar Autoformato y revisar cada cambio (AutoFormat and review each change), puede revisar cada uno de los cambios que Word sugiere.

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Pulse en el botón Autoformato (AutoFormat) y vea cómo automáticamente se aplican a todo el documento las opciones configuradas en la ficha Autoformato del cuadro de diálogo Autocorrección.

Al pulsar sobre el botón Opciones (Options), se abre nuevamente el cuadro de diálogo Autocorrección (AutoCorrect) mostrando la ficha Autoformato (AutoFormat), donde se pueden volver a configurar las opciones para esta importante función.

3.3.6 Autoformato mientras escribe La función inteligente de Autoformato se denomina Autoformato mientras escribe (AutoFormat As You Type) y la ventana que permite configurar las distintas opciones de esta función se encuentra también en el cuadro de diálogo Autocorrección, como se muestra en la Figura 3.56. Mientras se escribe, de una manera parecida a como trabaja la función Revisar ortografía mientras se escribe (Check spelling as you type), ésta va aplicando formatos preestablecidos y cambiando caracteres tipográficos comunes para ayudar al usuario a crear documentos más profesionales casi sin su intervención. Cada uno de los cambios automáticos que se realizan, incluye una de las nuevas etiquetas inteligentes de Autoformato (AutoFormat) en la primera letra de la palabra modificada, de tal manera que usted pueda deshacer el cambio mientras el documento continúe abierto.

Es una buena idea poner en práctica lo aprendido; resuelva las siguientes actividades y guárdelas en su carpeta de evidencias de aprendizaje. Figura 3.56. El comando Autoformato mientras se escribe permite configurar acciones automáticas de formato, al activarlas en las casillas de verificación.

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3.4 Actividades de repaso Resuelva las actividades y guarde los documentos generados en su carpeta de evidencias de aprendizaje. Si está tomando un curso, entregue los archivos a su profesora o profesor.

1. Prepare un documento para practicar las funciones de formato. a) Abra el archivo Sebastián corregido.docx que se encuentra en la página web del autor www.aprendatic.com, al que se le han corregido los errores dejados a propósito, destacados con letra en Negrita. Puede comenzar quitando el atributo de negritas a las palabras que se corrigieron.  Seleccione todo el texto y pulse dos veces con el botón izquierdo o principal del ratón sobre el botón Negrita. Observe que, al pulsar la primera vez, todo el texto se convierte a Negrita y a la segunda vez se vuelve Normal.  Para proteger los cambios, guarde el documento con el nombre Sebastián con formato_1.docx, en su carpeta de evidencias de aprendizaje de Word. b) El tema asignado de manera predeterminada es Office, asigne estilos a los títulos y subtítulos, en galería de estilos de la cinta de opciones Inicio.  Al título Sebastián asígnele el estilo Título.  A los subtítulos El abstraccionismo geométrico, Semblanza y Reconocimientos, asígneles el estilo Título 1, y elimine los espacios de la parte superior de los subtítulos.  Ubique el cursor en el título o en cualquiera de los subtítulos, pulse en la ficha Diseño y seleccione el último de los diseños (Word 2010). Observe cómo cambian automáticamente los diseños de los titulares.  Justifique el texto general por los dos bordes.

c) Resalte con atributos de texto algunas palabras:  Asigne Negrita a los nombres de los personajes que aparecen en el artículo, como Novalis, Sebastián, Enrique Carvajal, Botticelli, etcétera.  Asigne Cursiva a los nombres de ciudades y países, como Vancouver, Dallas, Denver, Kanazawa, Osaka, México, etcétera.  A los nombres de instituciones como Escuela Nacional de Artes Plásticas, Academia de San Carlos, Museo de Arte Moderno, etcétera, puede asignarles atributo de Negrita y Cursiva, y algún color de fuente que destaque, como rojo oscuro. d) Guarde el archivo con el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.

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2. Abra el archivo Dar formato.docx que se encuentra en la página web del autor y guárdelo con el mismo nombre en la carpeta Evidencias de aprendizaje ► Word en su computadora o USB. a) Abra el documento pulsando dos veces sobre su ícono, y realice las siguientes actividades:  Los textos de la primera página contienen instrucciones para asignar atributos de fuente y de párrafo a cada una de las líneas de texto; simplemente sígalas y dé formato al documento.  En la segunda página, asigne a cada línea los atributos que se piden. Debe obtener un documento parecido al que se muestra en la Figura.

b) Guarde el documento en su carpeta de evidencias de aprendizaje, con el nombre Dar formato_Resuelto.docx. Cierre el documento y el programa. 3. Abra el archivo Poner bordes y sombreado.docx de la página web del autor: www.aprendatic.com y haga lo siguiente: a) Ponga los bordes y sombreado, así como la línea horizontal siguiendo las instrucciones del tercer párrafo del documento.  Al final, seleccione los dos últimos párrafos (por supuesto también a la línea que los separa) y asígnele el borde que se indica.  Ponga un borde artístico alrededor de la página, como se especifica en el documento. b) Guarde los cambios en su carpeta de evidencias de aprendizaje con el nombre Poner bordes y sombreado_Resuelto.docx y por último haga lo siguiente:  Cambie el tema por Gota y observe los cambios que se llevan a cabo en el documento. c) Guarde el archivo con el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.  Cierre el documento y el programa. 4. Abra el archivo Lista de alumnos.docx de la página web del autor y haga lo siguiente: a) Convierta el texto separado por tabuladores en una tabla de 5 columnas por 23 filas, incluyendo la fila de los nombres de los campos o encabezados.  Asígnele el estilo de tabla prediseñado Tabla de cuadrícula 4 – Énfasis 2.  Reduzca un poco el ancho de la columna de los números y distribuya uniformemente el ancho de las cuatro columnas siguientes.  Ordene las columnas alfabéticamente por A_Paterno, luego por A_Materno y al final por Nombre, en orden ascendente.

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

Revise que la tabla cumpla con lo indicado, y guarde el documento en su carpeta de evidencias de aprendizaje, con el nombre Tabla de alumnos.docx. b) Cierre el documento y el programa. 5. Abra el archivo Tabuladores.docx de la página web del autor y haga lo siguiente: a) Ubique el cursor en la línea de los títulos que se encuentran resaltados en Negrita −Tubo, Material, Acabado y Tamaño (m)− y cree los siguientes tabuladores: Posición 2 cm 6 cm 10 cm 14 cm

Alineación Izquierda Centrada Derecha Derecha

 No olvide pulsar en el botón Establecer para “fijar” cada uno de los tabuladores. b) Ahora ubique el cursor en la primera línea debajo de los títulos y establezca los siguientes tabuladores: Posición 2 cm 6 cm 10 cm 13 cm

Alineación Izquierda Centrada Derecha Decimal



Observe que, aunque los tabuladores son muy parecidos, se ha cambiado el último (13 cm) por alineación Decimal; esto es para que las medidas se alineen por el punto decimal. Este tipo de tabulador es muy conveniente para alinear cantidades numéricas decimales o cifras monetarias con pesos y centavos. c) Luego puede seguir creando los tabuladores para cada una de las líneas siguientes, aunque hay maneras para hacerlo más rápido:  Seleccione todos los párrafos siguientes y cree los tabuladores de la segunda tabla.  También puede ubicar el cursor en la línea que ya tiene asignados los tabuladores, pulsar dos veces en el ícono Copiar formato del grupo Portapapeles en la cinta de opciones Inicio y con el apuntador, que ha cambiado a la forma de una brocha, pulsar en las demás líneas.  Debe haber obtenido tabuladores como los que se muestran en la siguiente Figura.

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d) Guarde el documento en la carpeta Evidencias de aprendizaje ► Word con el nombre Tabuladores_Resuelto.docx. Cierre el documento y el programa. 6. Abra el archivo El ingenioso hidalgo Don Quijote de la Mancha.docx de la página del autor: www.aprendatic.com y haga lo siguiente: a) Aplique la alineación Justificar a todos los párrafos de texto normal del documento (menos a las notas de pie de página, ni a los títulos y subtítulos). b) Inserte la portada Austin al documento y realice lo siguiente:  Escriba como título de la portada El ingenioso hidalgo Don Quijote de la Mancha.  Escriba como subtítulo de la portada Miguel de Cervantes Saavedra.  Copie el inicio del primer párrafo de texto normal, que comienza con “En un lugar de la Mancha, de cuyo nombre…”, hasta “…antigua, rocín flaco y galgo corredor.”, (incluyendo el punto), y péguelo en el espacio que dice Descripción breve. c) Seleccione todo el texto normal hasta el final y asigne dos columnas al documento, como se indica.  Al llegar al final tenga cuidado de no seleccionar más allá del punto final; de no hacerlo así, la nota de pie de página también se dividirá en dos columnas.



Abra el cuadro de diálogo Columnas y seleccione dos columnas con una línea entre columnas y el espaciado de 1 cm.  No olvide activar la casilla de verificación Columnas de igual tamaño; al finalizar pulse en el botón Aceptar. d) Debe haber obtenido un documento parecido al de la Figura.

e) Guarde el documento con el nombre El ingenioso hidalgo Don Quijote de la Mancha_Resuelto.docx en su carpeta de evidencias de aprendizaje y cierre el programa. 7. Vaya a la página web http://www.cursomecanet.com/mecanet de Carlos Miguel Cáceres García, entusiasta de la computación y descargue la versión estándar del CursoMecaNet.exe; un excelente freeware, que le permitirá aprender a escribir utilizando todos los dedos (mecanografía), una actividad que siempre le será útil, independientemente del tipo de su actividad escolar, laboral o profesional. Puede practicar poco a poco siguiendo una por una, las lecciones que se presentan, y guardar sus resultados al finalizar cada práctica. a) Puede ejecutarlo desde la carpeta donde lo guardó, dos veces sobre su ícono.  También es posible copiarlo al escritorio de su computadora para ejecutarlo desde ahí, o copiarlo a una unidad USB para llevarlo a cualquier computadora, en su casa, en la escuela o a un café Internet, ya que no es necesario instalarlo. b) Ejecute el programa y aprenda a escribir correctamente documentos de texto.

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Capítulo 4 Insertar objetos Insertar cualquier elemento en un documento de Word es muy sencillo, y en todos los casos se realiza de manera parecida. Los elementos que se insertan en los documentos de Office se denominan objetos, porque reciben el tratamiento de un objeto independiente de los textos, además de que se pueden ubicar en cualquier parte del documento.

4.1 Ilustraciones La mayoría de comandos para insertan objetos se encuentran en la cinta de opciones Insertar (Insert). El grupo Ilustraciones (Illustrations) permite incluir seis tipos de elementos gráficos en los documentos de Word: Imágenes (Pictures), Imágenes en línea (Online Pictures), Formas (Shapes), SmartArt, Gráfico (Chart) y Captura (Screenshot), que permite insertar en el lugar del cursor la imagen de cualquier programa abierto en el escritorio (Figura 4.1).

Figura 4.1. La imagen de cualquier programa que no está minimizado en la barra de tareas de Windows, puede incorporarse al documento con el comando Captura (Screenshot).

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4.1.1 Imágenes

Las imágenes que se pueden insertar en los documentos de Word son archivos digitales con formato gráfico que se utilizan para mejorar visualmente el documento. Para insertar una imagen haga lo siguiente: 1. Seleccione la cinta de opciones Insertar (Insert). 2. Escoja el lugar donde se va a insertar la imagen, ubicando ahí el cursor. 3. Pulse sobre el botón de comando Imágenes (Pictures). 4. En el cuadro de diálogo Insertar imagen (Insert Picture) (Figura 4.2), busque la imagen apropiada, selecciónela o escriba su nombre en el campo Nombre de archivo (File name) y pulse en el botón Insertar (Insert). La imagen se inserta en el lugar donde se encuentra el cursor. Si es muy grande, tal vez se pase a la siguiente página, abarcando gran parte de la hoja, pero es posible reducirla jalándola por los nodos hacia el centro, hasta que reduzca al tamaño adecuado.

Figura 4.2. Las imágenes de archivo generalmente se guardan en la carpeta Imágenes, si el sistema operativo es Windows 10.

Las imágenes, como todos los objetos, tienen ocho nodos alrededor desde donde se pueden modificar; hacerlas más o menos altas, anchas, o redimensionarlas proporcionalmente, si se toman de los nodos de las esquinas. También se puede utilizar el botón Opciones de diseño (Layout Options) que aparece a la derecha cuando se seleccionan.

Figura 4.3. Observe las novedosas funciones de los grupos Ajustar, Estilos de imagen, Organizar y Tamaño de la cinta de opciones Formato (Format).

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Otra manera de asignar formato a las imágenes es con el menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho o secundario del ratón sobre ellas, o darles formato con las útiles y novedosas herramientas de la cinta de opciones Formato (Format) (Figura 4.3) de las Herramientas de imagen (Picture Tools) de Word 2016. Las herramientas de formato que se encuentran en la cinta de opciones contextual son:

Grupo Ajustar (Adjust)

1. Quitar fondo (Remove Background). Elimina de manera automática las partes no deseadas de la imagen, como el fondo. Al pulsar en el comando aparece una nueva cinta de opciones con herramientas para la Eliminación del fondo (Background Removal) (Figura 4.4), donde manualmente se selecciona el área que se desea eliminar de la imagen.

Figura 4.4. La cinta de opciones Eliminación de fondo permite modificar las opciones, o aceptar la eliminación del fondo con Mantener cambios (Keep Changes).

2. Correcciones (Corrections). Incluye las secciones Ajustar nitidez (Sharpen/Soften), que desenfoca o aplica mayor nitidez a la imagen y Brillo y contraste (Brightness/Contrast), que propone muchas opciones para aumentar o disminuir el brillo y el contraste de la imagen (Figura 4.5). El vínculo inferior Opciones de correcciones de imágenes (Picture Corrections Options) abre a la derecha el cuadro de diálogo Formato de imagen (Format Picture), donde se pueden realizar los ajustes de manera manual. 3. Color. Mejora la calidad de la imagen y permite homogeneizar el color con el del contenido del documento. Agrupa las opciones Saturación de color (Color Saturation), Tono de color (Color Tone), Volver a colorear (Recolor) y los vínculos Más variaciones (More Variations), para abrir la paleta de colores y aplicar uno de ellos a la imagen, Definir color transparente (Set Transparent Color), para definir alguno de los colores de la imagen como transparente, seleccionándolo, y Opciones de color de imagen (Picture Color Options), que también abre el cuadro de diálogo Formato de imagen (Format Picture), pero con las opciones de Color de imagen (Picture Color).

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Figura 4.5. Los cambios se aplican a la imagen de manera automática, al seleccionar una de las opciones de la galería.

4. Efectos artísticos (Artistic Effects). Asigna efectos especiales que modifican la imagen para que parezca un boceto o una pintura realizada a mano, con pincel. 5. Comprimir imágenes (Compress Pictures). Comprime una o todas las imágenes del documento para reducir el tamaño del archivo. Con esta operación se reduce la calidad de las imágenes; si al imprimir el archivo desea obtener la máxima calidad, no comprima las imágenes con esta opción. 6. Cambiar imagen (Change Picture). Abre el cuadro de diálogo Insertar imágenes (Insert Pictures) desde donde puede decidir si cambia la imagen seleccionada por una almacenada en su computadora, almacenada en la nube (OneDrive) o buscándola en Internet mediante el buscador Bing. La imagen cambiada mantiene el formato, el tamaño y los efectos aplicados a la imagen anterior. 7. Restablecer imagen (Reset Picture). Regresa la imagen seleccionada a su estado original, eliminando todos los cambios de tamaño formato y efectos. Puede restablecer la imagen al formato anterior, o volver al tamaño inicial (Figura 4.6).

Figura 4.6. Si restablece la imagen a su estado y tamaño original, puede comenzar a aplicar formato nuevamente desde el principio.

Grupo Estilos de imagen (Picture Styles) 1. Galería de estilos de imagen (Picture Styles gallery). Pulsando la flecha Más (More) se abre la galería de estilos de imagen desde la cual es posible asignar cualquiera de los estilos, que incluyen varios atributos de forma, contorno y efectos prediseñados (Figura 4.7). 2. Borde de imagen (Picture Border). Cambia el color del contorno de la imagen seleccionada. 3. Efectos de la imagen (Picture Effect). Abre una galería donde se pueden asignar efectos de Preestablecer (Preset) (los diseños más comunes preestablecidos), Sombra (Shadow), Reflexión (Reflection) (de reflejar), Iluminado (Glow), Bordes suaves (Soft Edges), Bisel (Bevel) y Giro 3D (3-D Rotation).

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Figura 4.7. Al pasar el apuntador o puntero del ratón sobre los estilos, se muestra una vista previa de la imagen seleccionada.

4. Diseño de imagen (Picture Layout). Abre una galería de diseños SmartArt que se pueden aplicar a la imagen.

Grupo Organizar (Arrange)

1. Posición (Position). Define la posición de la imagen u objeto seleccionado, de manera predeterminada (Figura 4.8). El objeto se puede ubicar de manera automática en el documento, o arrastrar hasta el lugar que se desee, si tiene el modo de Ajuste del texto (Wrap Text) apropiado. Si se pulsa en el vínculo Más opciones de diseño (More Layout Options) se abre el cuadro de diálogo Diseño (Layout) que contiene tres fichas: Posición (Position), Ajuste del texto (Text Wrapping), que determina el flujo del texto alrededor de la imagen y Tamaño (Size), en donde se define su tamaño.

Figura 4.8. Con el botón Posición (Position) puede seleccionar la posición de la imagen en el documento, de manera automática.

2. Ajustar texto (Wrap Text). Es la manera directa de acceder a los ajustes de la imagen u objeto en el documento. El vínculo Más opciones de diseño (More Layout Options) también abre el cuadro de diálogo Diseño (Layout). En la ficha Ajuste del texto (Text Wrapping), algunos de los Estilos de ajuste (Wrap Styles) como Cuadrado (Square), Estrecho (Tight) o Transparente (Through), además de los valores de la Distancia desde el texto (Distance from text), se puede seleccionar el ajuste: Ambos lados (Both sides), Sólo el izquierdo (Left only), Sólo el derecho (Right only) o Sólo el mayor (Largest only), activando el botón de opción correspondiente en la sección Ajustar texto.

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3. Traer adelante (Bring Forward). Cuando varios objetos se sobreponen, esta opción trae al frente el objeto seleccionado para que se vea completo. Los demás objetos quedan atrás de él. 4. Enviar atrás (Send Backward). Ubica el objeto seleccionado detrás de los objetos superpuestos. La lista permite seleccionar Enviar atrás (Send Backward), Enviar al fondo (Send to Back) o el ajuste de texto Detrás del texto (Send Behind Text). 5. Panel de selección (Selection Pane). Abre a la derecha del área de trabajo, el panel Selección (Selection), donde se seleccionan, se ocultan o se muestran los objetos insertados en la página actual con los botones Mostrar todo (Show All) y Ocultar todo (Hide All). 6. Alinear (Align). Alinea los bordes de varios objetos seleccionados. Permite activar la vista de la cuadrícula guía en el documento, lo cual ayuda a ubicar los objetos. 7. Agrupar objetos (Group Objects). Agrupa objetos o partes de dibujo para que se puedan manipular como uno solo. 8. Girar objetos (Rotate Objects). Permite girar los objetos a intervalos predefinidos de 90 grados (Figura 4.9), o voltearlos. Para realizar los giros manualmente se pulsa en el vínculo Más opciones de giro (More Rotation Options), que abre el cuadro de diálogo Diseño (Layout), en cuya ficha o pestaña Tamaño (Size) se puede modificar el tamaño, el giro y la escala de las imágenes; así como restablecerlas a su tamaño original.

Figura 4.9. Girar es muy útil para corregir las fotos que se toman volteando la cámara, o para voltear imágenes.

Grupo Tamaño (Size)

1. Recortar (Crop). Cambia la forma de los nodos de la imagen por líneas resaltadas, desde las cuales se pueden ajustar manualmente las partes de la imagen que se van a recortar. El apuntador del ratón cambia a la forma de recorte; una vez seleccionada el área, pulse nuevamente en el botón o abra la lista y seleccione Recortar (Crop). También puede seleccionar Recortar a la forma (Crop to Shape), Relación de aspecto (Aspect Ratio), Relleno (Fill) y Ajustar (Fit). 2. Alto de forma (Shape Height). Cambia el tamaño de la altura de la imagen seleccionada. 3. Ancho de forma (Shape Width). Cambia el tamaño del ancho de la imagen seleccionada.

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Al insertar una imagen, automáticamente adquiere el ajuste En línea con el texto, pero se puede seleccionar cualquiera de las opciones disponibles para ubicar la imagen en el lugar deseado. Cuadrado, por ejemplo, distribuye el texto alrededor de la imagen y permite asignar la Distancia desde el texto con los cuadros contadores Superior, Abajo, Izquierda y Derecha.

4.1.2 Imágenes en línea Si no cuenta con imágenes de archivo, con Microsoft Word siempre tendrá disponible la manera de conseguir imágenes prediseñadas almacenadas en línea (OneDrive), buscándolas en la web con Bing, o tomándolas de sus archivos personales de Flickr o de Facebook. Al pulsaren el botón Imágenes en línea (Online Pictures) del grupo Ilustraciones (Illustrations) en la cinta de opciones Insertar (Insert), se abre el cuadro de diálogo Insertar imágenes (Insert Pictures) donde puede buscarlas en los sitios mencionados (Figura 4.10).

Figura 4.10. Escriba una palabra clave y presione el botón Buscar (Search) en Bing, o busque imágenes en OneDrive, Flickr o Facebook.

4.1.3 Formas Todas las herramientas de la barra de Dibujo (Draw) de las versiones anteriores de Microsoft Word, más las Autoformas, se han reunido en una galería llamada Formas (Shapes). Observe la gran cantidad de formas prediseñadas de la galería. Se han agrupado de acuerdo con su diseño y con la utilización que se les da. El vínculo Nuevo lienzo de dibujo (New Drawing Canvas) que se encuentra en la parte inferior de la galería de formas (Figura 4.11), inserta un lienzo de dibujo donde se pueden crear esquemas o diagramas compuestos de varias formas. Al mover el lienzo como cualquier objeto, se conservan juntas todas las piezas tal como se dibujaron. Para dibujar una forma selecciónela, pulse el botón izquierdo o principal del ratón sobre cualquier parte del documento y dibújela desplazando el apuntador hacia abajo y a la derecha.

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Si no aparece borde o color alguno, o el grueso de línea no es de su agrado, pulse el botón derecho del ratón sobre la forma dibujada y en el menú contextual seleccione Formato de forma (Format Shape).

Figura 4.11. Microsoft Word 2016 ofrece más de 150 formas distintas para dibujar en cualquier parte del documento.

Recuerde que, al seleccionar un objeto, también aparece la cinta de opciones Formato (Format); en este caso de las Herramientas de dibujo (Drawing Tools) (Figura 4.12).

Figura 4.12. Con las herramientas de formato de la cinta de opciones y el cuadro de diálogo o panel Formato de forma (Format Shape) puede cambiar el aspecto de la forma insertada.

Si desea asignar las mismas características a todas las formas que dibuje de aquí en adelante en el documento, vuelva a presionar el botón derecho sobre la forma dibujada y pulse en la opción Establecer como forma predeterminada (Set as Default Shape). Si cambia nuevamente los valores, puede volver a seleccionarlos como los predeterminados.

4.1.4 SmartArt

Los gráficos SmartArt fueron una de las más espectaculares novedades de Microsoft Office 2007; en Word 2016 se incluyen 181 diseños agrupados en las secciones: Lista (List), Proceso (Process), Ciclo (Cycle),

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Jerarquía (Hierarchy), Relación (Relations), Matriz (Matrix), Pirámide (Pyramid) e Imagen (Picture). Con SmartArt es posible crear de manera casi automática, complejos diagramas y formas que permiten trasmitir información visualmente. Los gráficos, además de dibujarse instantáneamente en la pantalla, pueden ser modificados con estilos SmartArt planos y tridimensionales. Para insertar un diseño predefinido SmartArt en un documento, ubique el cursor en donde desea el diagrama y haga lo siguiente: 1. Pulse en la ficha Insertar (Insert). 2. Presione el botón SmartArt del grupo Ilustraciones (Illustrations). 3. En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt (Choose a SmartArt Graphic) seleccione uno de los 181 diseños que se muestran (Figura 4.13). Puede buscar en la lista Todos (All), o pulsar en uno de los nombres de la izquierda para ver las listas por temas. 4. A la derecha del cuadro de diálogo se presenta una vista previa, con su nombre y propiedades en la parte inferior. 5. Pulse en el botón Aceptar (OK).

Figura 4.13. Si selecciona Todos (All), debe utilizar la barra de desplazamiento vertical para ir viendo todos los diseños existentes.

6. Observe que a la derecha se muestra el nombre del diseño y sus propiedades. En el lugar del cursor, se inserta el gráfico seleccionado, como una plantilla donde usted puede escribir su propio texto.

Figura 4.14. Escriba el texto directamente en cada figura o en el panel de texto llamado Escribir aquí el texto (Type your text here), de la izquierda.

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7. Para cerrar el panel de texto, simplemente pulse en el botón Cerrar que se encuentra al centro y a la derecha. Observe que, al estar seleccionado el gráfico, aparecen dos cintas de opciones de las Herramientas de SmartArt (SmartArt Tools) con gran cantidad de comandos que permiten modificar el gráfico: Diseño (Design) y Formato (Format). 8. Si el diseño seleccionado no contiene la cantidad de recuadros o formas que usted necesita para su diagrama, pulse con el botón secundario del ratón sobre la última forma y en el menú contextual seleccione la opción Agregar forma (Add Shape) y luego, Agregar forma detrás (Add Shape After), como se muestra en la Figura 4.15). ¿Por qué al seleccionar Agregar forma detrás, aparece a la derecha? ¿Y si selecciono la opción Agregar forma delante aparece a la izquierda?, tal vez mala traducción del comando.

Figura 4.15. Usted puede seguir aumentando tantos elementos como necesite, al diagrama SmartArt.

9. Para dejar de seleccionar el gráfico, pulse en cualquier parte del documento, fuera de la figura. Una vez completado el gráfico e insertados todos los textos, puede asignarle un Estilo SmartArt (SmartArt Style), que incluso puede ser en tercera dimensión (Figura 4.16). Al pasar el apuntador del ratón sobre los estilos, el gráfico cambia a una vista preliminar.

Figura 4.16. Con los comandos de las cintas de opciones Diseño y Formato se pueden modificar los elementos del gráfico, en este caso, la aplicación de un Estilo SmartArt.

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4.1.5 Gráfico

Inserta un gráfico de Excel que sirve para comparar visualmente datos o valores. Al pulsar en el botón Gráfico (Chart) se abre el programa Excel en la interfaz de Word, para modificar los valores de la tabla de origen y el formato del gráfico.

4.1.6 Captura

El comando Captura permite seleccionar la imagen de cualquier programa abierto en el escritorio para insertarlo en el documento de Word, como se lustró al inicio de este capítulo.

4.2 Complementos Si usted ha instalado algunos programas complementarios de Word, en la lista del botón Mis complementos (My Add-ins), aparecen comandos que permiten ejecutar esas aplicaciones. En este nuevo grupo de la cinta de opciones Insertar (Insert) de Word 2016 también se alojan las opciones Tienda (Store) y Wikipedia, que le permitirán conseguir aplicaciones complementarias y realizar consultas en Internet, respectivamente.

4.3 Multimedia Con el único comando del pequeño grupo Multimedia (Media), es posible insertar videos para verlos dentro del mismo documento de Word. Para insertar un video en el documento haga lo siguiente: 1. Ubique el cursor en el lugar donde desea insertar el video. 2. Pulse en la ficha o pestaña Insertar (Insert). 3. Presione sobre el botón Vídeo en línea (Online Video). 4. En el cuadro de diálogo Insertar vídeo (Insert Video) (Figura 4.17) seleccione la fuente de donde desea buscar, puede ser en: Bing, YouTube, o escribir o copiar el código para insertar un vídeo desde otro sitio web. 5. Para buscar, escriba una palabra clave y pulse el botón Buscar (Search).

Figura 4.17. En la misma ventana aparecen vistas de los videos disponibles, seleccione alguno y pulse en el botón Insertar (Insert).

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Una vez que se ha insertado el video, el objeto adquiere las mismas características de una imagen y se le puede aplicar formato con las Herramientas de imagen (Picture Tools) (Figura 4.18), y ubicarlo en cualquier lugar del documento.

Figura 4.18. Para ver el video, pulse en el ícono en forma de flecha que aparece en el centro de la imagen del video insertado.

Al pulsar en el ícono de en medio, se oscurece la pantalla y se abre el video al centro (Figura 4.19), con todos los controles para iniciarlo, detenerlo, subir o bajar el volumen del sonido y realizar configuraciones como los subtítulos. También puede hacer búsquedas de las escenas, pulsando sobre la línea roja. Para salir del modo video, pulse en cualquier parte del documento.

Figura 4.19. Observe que el video se ve sobre la pantalla del documento de Word. Para cerrar el video en cualquier momento, pulse en otra parte del documento.

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4.4 Vínculos El grupo Vínculos (Links) de la cinta de opciones Insertar (Insert) contiene tres importantes botones que permiten vincular información en el documento: Hipervínculo (Hyperlink), Marcador (Bookmark) y Referencia cruzada (Cross-reference).

4.4.1 Hipervínculo El comando Hipervínculo (Hyperlink) inserta un hipervínculo en el lugar del cursor, que permite ir a una página o sección del documento actual, a otro documento en la misma computadora o a un documento o página web ubicada en una computadora conectada a la red, o a la red de redes Internet. Las ligas de hipertexto o hipervínculos son elementos muy importantes en los documentos de Microsoft Office, porque gracias a ellos, se posibilita la consulta de textos y gráficas dentro del mismo documento, o en documentos ubicados en computadoras remotas, incluso en países diferentes. Los hipervínculos permiten “saltar” rápidamente hacia otros sitios en unos cuantos segundos, pulsando el botón izquierdo del ratón en el vínculo, mientras se pulsa la tecla . Se puede asignar el carácter de hipervínculo a una letra, a una palabra o a un párrafo completo, a una imagen, botón o ícono, o a una sección o parte de una imagen. Para insertar un hipervínculo (Hyperlink) se debe seleccionar el texto o imagen que servirán como “trampolín” o vínculo hacia otra parte, o para abrir o “llamar” a cualquier otro documento ubicado en la misma computadora. Los pasos para insertar un hipervínculo hacia una página web, son los siguientes: 1. 2. 3. 4.

Primero seleccione el texto al que desea aplicar el hipervínculo. Pulse en la ficha Insertar (Insert). Presione sobre el botón Hipervínculo (Hyperlink). En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (Insert Hyperlink) escriba la dirección de la página web en el campo Dirección (Address). 5. El texto seleccionado aparece tal cual en el campo Texto (Text to display), o las palabras Selección del documento. 6. Con los botones de las secciones Vincular a (Link to) y Buscar en (Look in), puede seleccionar otros lugares para vincular el texto. 7. Si quisiera vincular el texto a cualquiera de los archivos de la Carpeta actual (Current Folder), selecciónelo en la ventana del centro. 8. Para cambiar las opciones de la ventana central, pulse en los botones Páginas consultadas (Browsed Pages) o en Archivos recientes (Recent Files). 9. Si está seguro de que ha seleccionado correctamente el archivo o página web para vincular, pulse en el botón Aceptar (OK). En la sección Vincular a (Link to) se encuentra seleccionado Archivo o página web existente (Existing File or Web Page) y en Buscar en (Look in), el botón Carpeta actual (Current Folder), como se muestra en la Figura 4.20.

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Figura 4.20. Si no conoce la dirección exacta de la página web, búsquela con un buscador como Bing, Google o Yahoo! y cópiela en el campo Dirección (Address).

Si pulsa en el botón Lugar de este documento (Place in This Document), aparecen los elementos que han sido nombrados en el documento como Títulos (Titles) o Marcadores (Bookmark), de tal manera que puede vincular una palabra o imagen para ir de inmediato a ellos. La sección Buscar en (Look in) desaparece. El botón Crear nuevo documento (Create New Document) permite crear un nuevo documento, que se abrirá al pulsar en el hipervínculo. También se puede crear el hipervínculo para enviar un mensaje a una Dirección de correo electrónico (E-mail Address). El botón Info. en pantalla (ScreenTip) permite escribir un texto para que aparezca al pasar el apuntador sobre el texto vinculado. Si no escribe ningún texto, aparece la vía o ruta donde se encuentra la página web o el documento. El botón Marcador (Bookmark) permite vincular el texto o imagen, directamente a un marcador del documento, si los tiene. Con el botón Marco de destino (Target Frame) se especifica si el documento vinculado se abrirá en la misma ventana o marco que el documento, o en una ventana o marco nuevo.

Figura 4.21. Si no conoce la dirección exacta de la página web, búsquela con un buscador como Bing, Google o Yahoo! y cópiela en el campo Dirección (Address).

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Al pasar el apuntador por un texto o imagen con hipervínculo, el apuntador o puntero del ratón cambia de forma a la de una manita señalando.

Al cerrar el documento el texto con hipervínculo aparece en color azul. Al pulsar con el ratón sobre él, de inmediato se abre el navegador, busca en Internet la página Web con la dirección vinculada y el hipervínculo cambia de color (Figura 4.21). Para que el hipervínculo funcione, se debe tener una conexión a Internet activa.

4.4.2 Marcador Como se describió al principio del capítulo 2, el comando Marcador (Bookmark) permite insertar una “marca” con un nombre en cualquier lugar, página, imagen o sección del documento actual, para acudir a él rápidamente con el comando Ir a (Go To) o mediante un hipervínculo. Los nombres de los marcadores no pueden incluir algunos caracteres especiales ni espacios.

4.4.3 Referencia cruzada La opción Referencia cruzada (Cross-reference) del grupo Vínculos (Links) de la cinta de opciones Insertar (Insert) permite crear una liga o vínculo entre un texto y un elemento que aparece en otro lugar del documento como títulos, ecuaciones, párrafos numerados, notas de pies de página, marcadores, párrafos numerados, ilustraciones, encabezados, tablas, etc. Si se agrega contenido y el texto se mueve, es posible actualizar las referencias. Como en el caso del comando Ir a (Go To), primero hay que crear los elementos a los cuales se van a dirigir las referencias cruzadas; es decir, los títulos, encabezados, marcadores, etc., para después insertar las referencias. Recuerde que los títulos y subtítulos se asignan en la galería de Estilos (Styles) de la cinta de opciones Inicio (Home) Para numerar las imágenes del documento y asignarles un pie de figura, pulse el botón derecho o secundario del ratón sobre la primera y seleccione la opción Insertar título (Insert Caption), como se muestra en la Figura 4.22. En el cuadro de diálogo Título (Caption) Seleccione un Rótulo (Label); el programa propone Ilustración 1, pero puede crear uno nuevo (Figura, por ejemplo), pulsando en el botón Nuevo rótulo (New Label). En el pequeño cuadro de diálogo que aparece, escriba Figura en el campo Rótulo (Label) y pulse el botón Aceptar (OK). Al volver al cuadro de diálogo Título seleccione el nuevo rótulo y escoja la Posición del título de figura. Observe en la figura 4.23 que puede escribir también el texto del pie en el campo Título.

Figura 4.22. Usted puede seleccionar después si desea a título de la imagen arriba o abajo.

Figura 4.23. El programa detecta que es la primera imagen insertada en el documento y propone el número 1.

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Una vez que ha creado los títulos, ecuaciones, pies de figuras o marcadores en el documento, puede insertar las referencias cruzadas para ir a esos elementos desde cualquier parte del documento. Por supuesto que esta función se aprecia más en los documentos extensos, Para insertar referencias cruzadas haga lo siguiente: 1. Seleccione el lugar donde desea insertar la referencia cruzada (puede ser delante de algún texto entre paréntesis, o al final del documento como vínculos para localizar títulos, imágenes, etc.). 2. Pulse en la ficha Insertar (Insert) y presione el botón Referencia cruzada (Cross-reference). 3. En el cuadro de diálogo seleccione el Tipo (Reference Type) Figura, en la lista Referencia a (Insert reference to) puede escoger Todo el epígrafe, Sólo rótulo y número, Número de página, etc. 4. Seleccione el pie de figura que desea referenciar y pulse el botón Insertar (Insert) (Figura 4.24).

Figura 4.24. Si selecciona Sólo rótulo y número (Only label and number); por ejemplo, en lugar de todo el epígrafe, el vínculo será Figura 2 solamente.

5. Para ir al elemento referenciado (texto, título, imagen, etc.) pulse la tecla + el botón izquierdo del ratón (Figura 4.25); de inmediato el cursor se dirige al sitio vinculado.

Figura 4.25. Las referencias cruzadas que se insertan son Campos (Fields), sobre los que se pulsa para ir al vínculo.

4.5 Comentarios Este comando de la cinta de opciones Insertar, inserta un Comentario (Comment) en el lugar del cursor. Produce el mismo efecto que el botón Nuevo comentario (New Comment) del grupo Comentarios (Comments) de la cinta de opciones Revisar (Review).

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En este último grupo hay, además, otros comandos como Eliminar (Delete), que elimina el comentario seleccionado, Anterior (Previous), para seleccionar el comentario anterior del documento, Siguiente (Next), para ir al siguiente comentario y Mostrar comentarios (Show Comments), que muestra u oculta los comentarios insertados en el documento para que no se vean ni impriman (Figura 4.26).

Figura 4.26. Los comentarios se pueden ocultar con el botón Mostrar comentarios (Show Comments) o con la opción Comentarios (Comments) de la lista Mostrar marcas (Show Markup) en la cinta de opciones Revisar (Review).

Estos son comandos importantes, sobre todo al compartir el documento para trabajar de manera conjunta en la creación, edición y formato del documento, ya que los demás usuarios que participan, pueden responder a los comentarios.

4.6 Encabezado y pie de página Es conveniente, sobre todo en documentos extensos, incluir algunos datos en las páginas para identificarlas. Los autores de libros acostumbran incluir el nombre del autor o de la editorial al pie de cada página, junto con el número de la página. Los trabajos escolares deben llevar en la parte superior datos que identifiquen al alumno que entregó el documento a su profesor. La numeración y estos datos, generalmente se incluyen en los espacios denominados Encabezado y pie de página (Header and Footer).

4.6.1 Encabezado Edita el espacio superior de la página para que el contenido aparezca en todas las páginas impresas. El programa propone varios diseños predefinidos en la galería de encabezados (Figura 4.27), al pulsar en este botón del grupo Encabezado y pie de página de la cinta de opciones Insertar (Insert).

Figura 4.27. Al seleccionar uno de los diseños de encabezado, se inserta automáticamente en la parte superior de la página.

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En la cinta Diseño (Design) de las Herramientas para encabezado y pie de página (Header & Footer Tools) escriba el texto (puede ser el título del documento), active la casilla de verificación Primera página diferente (Different First Page) del grupo Opciones y presione el botón Cerrar encabezado y pie de página (Close Header & Footer).

4.6.2 Pie de página Edita el espacio inferior de la página para que el contenido aparezca en todas las páginas impresas. El programa propone varios diseños predefinidos en la galería de pies de página. Si seleccionó un encabezado para el nombre del documento, escoja ahora uno que permita poner en nombre del autor y el número de página, como Integral; por ejemplo. Al insertar el pie de página en la página 1, aparece nuevamente la cinta de opciones contextual Diseño (Design); escriba el nombre del autor completo y cierre la cinta de opciones. Vaya a la página 2 y repita la operación para que los pies de página aparezcan en las páginas pares y nones. Su documento debe lucir como en la figura 4.28.

Figura 4.28. Observe que la primera página no tiene encabezado, en cambio, todas las páginas cuentan con pie de página.

4.6.3 Número de página Permite insertar números de página en el documento. En la ventana que aparece al pulsar en el botón, se define la posición del número seleccionando el diseño en las galerías de números de página. Para cada una de las cuatro primeras opciones de la lista aparecen sendas galerías para escoger alguno de los diseños disponibles; al principio de la página, al final de la página, a los márgenes de la página o en la posición actual. Si pulsa en el vínculo Formato de número de página (Page Number Format) se abre un cuadro de diálogo (Figura 4.29) donde puede definir el formato, las características y el folio de la numeración de las páginas del documento. Figura 4.29. Puede seleccionar la numeración para todo el documento o sólo para una sección.

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4.7 Grupo Texto El texto que se escribe en un documento en el lugar donde se encuentra el cursor fluye en el documento (hacia atrás o hacia adelante), según se inserte o elimine texto. Para insertar texto adicional se utilizan contenedores denominados cuadros de texto, que se pueden ubicar en cualquier parte del documento. Además, el grupo Texto (Text) permite insertar otros objetos relacionados.

4.7.1 Cuadro de texto El primer comando del grupo Texto permite insertar cuadros de texto con un formato predefinido, seleccionándolo en la galería de cuadros de texto. Si se pulsa en el vínculo Dibujar cuadro de texto (Draw Text Box), se dibuja el recuadro estándar; es decir, sin formato. Los cuadros de texto son objetos que se pueden ubicar en cualquier parte del documento, limitados sólo por su ajuste de texto. Si selecciona alguno de los diseños disponibles (Figura 4.30), de inmediato adquiere todos los atributos asignados, como color, posición, tamaño, etc., y usted debe escribir su propio texto en lugar del de la plantilla. Ya sea prediseñados o dibujados, usted puede cambiar el diseño con las herramientas de la cinta de opciones Formato (Format).

Figura 4.30. Las Herramientas de dibujo (Drawing Tools) le permitirán cambiar sustancialmente el aspecto de los cuadros de texto.

4.7.2 Explorar elementos rápidos En el grupo Texto (Text) de la cinta de opciones Insertar (Insert), se encuentra el botón Explorar elementos rápidos (Explore Quick Parts), que abre una lista que permite crear, guardar, buscar e insertar elementos de contenido reutilizable que usted puede modificar. También permite abrir el Organizador de bloques de creación (Building Blocks Organizer) e insertar campos de información actualizable, como el nombre del autor del documento, la fecha, la hora, etcétera.

Autotexto

Se conoce como Autotexto (AutoText) todo aquel contenido de texto reutilizable que se puede guardar en una galería, para ser utilizado cuando se le necesita. Para guardar texto reutilizable en la galería de autotexto, haga lo siguiente: 1. Escriba el texto que desea guardar como elemento reutilizable. Cada vez que se despide en un mensaje, carta o memorando, puede utilizar un texto de despedida como Saludos cordiales y su nombre. 2. Pulse en la ficha Insertar (Insert). 3. Seleccione el texto y presione el botón Explorar elementos rápidos.

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4. Ubique el apuntador sobre la opción Autotexto y seleccione Guardar selección en galería de autotexto (Save Selection to AutoText Gallery). De inmediato, se abre el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación (Create New Building Block). 5. Pulse en el botón Aceptar (OK) (Figura 4.31).

Figura 4.31. Observe que el bloque de autotexto se guardará en la plantilla Normal.dotm, y estará disponible para todos sus documentos.

Al escribir una carta o invitación, seleccione el botón Explorar elementos rápidos (Explore Quick Parts) de la ficha Insertar e inserte el autotexto Saludos cordiales, en lugar de escribir toda la despedida.

Figura 4.32. Los bloques de autotexto que guarde, aparecen en todos los documentos que escriba posteriormente.

Propiedad del documento

Los elementos de la lista Propiedad del documento (Document Property) son propiamente campos predefinidos que se van guardando en la plantilla Normal.dotm, como Administrador, Autor, Comentarios, Compañía, Fecha de publicación, etc., algunos de ellos usted los debe escribir o configurar.

Campo

La opción Campo (Field) abre un cuadro de diálogo con el mismo nombre, donde se pueden seleccionar todos los campos disponibles. Los campos Fecha (Date) y Hora (Time) son dos de los principales campos, que ya se han utilizado en capítulos anteriores. Observe en la Figura 4.33, la cantidad de campos de la lista de la izquierda, Nombres de campos (Field Names) y los distintos formatos que se pueden aplicar, en la ventana de la derecha, Formatos de fecha (Date formats).

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Puede aceptar o cambiar el Nombre (Name) del autotexto. Acepte los valores para los campos Galería (Gallery), Categoría (Category), Guardar en (Save in) y Opciones (Options), y escriba una breve descripción.

Figura 4.33. Al seleccionar uno de los campos de la izquierda, aparecen en la ventana de la derecha los formatos disponibles, si los hay.

Para insertar la fecha, puede elegir entre CreateDate, que es la fecha de creación del documento, Date para incluir la fecha actual, que se modifica al momento de abrir el documento, PrintDate, que inserta la fecha de impresión y SaveDate, que incluye la fecha en que se guardó el documento. El campo EditTime inserta el tiempo total empleado para modificarlo y Time, la hora actual.

4.7.3 Organizador de bloques de creación En el cuadro de diálogo Organizador de bloques de creación (Building Blocks Organizer) puede editar las propiedades de los elementos rápidos, eliminarlos e insertarlos en el documento. Observe que en este cuadro de diálogo (Figura 4.34) se encuentran todos los elementos rápidos de Word, además de los que usted haya creado. Si realiza cambios a alguno de los elementos rápidos, al cerrar el cuadro de diálogo Modificar bloque de creación (Modify Building Block), debe pulsar en el botón Sí (Yes) para redefinir el bloque de creación.

Figura 4.34. Al cerrar el documento, también debe autorizar que se guarden los cambios realizados, con el botón Guardar (Save).

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4.7.4 Guardar selección en una galería de elementos rápidos Para guardar una palabra, bloque de texto, cuadro de texto o cualquier objeto en una galería de bloques de creación, haga lo siguiente: 1. Seleccione el elemento que desea guardar como bloque de creación y pulse en la ficha Insertar (Insert). 2. Pulse el botón Explorar elementos rápidos (Explore Quick Parts). 3. Seleccione la opción Guardar selección en una galería de elementos rápidos (Save Selection to Quick Part Gallery).

4.7.5 WordArt Otro importante comando de la cinta de opciones Insertar (Insert) es WordArt, que se encuentra en el grupo Texto (Text). Éste permite insertar objetos de texto decorativo con diseños artísticos predefinidos, que se pueden aplicar como títulos o entradas de catálogos y folletos. Una vez insertados, es posible hacerles modificaciones y aplicarles opciones de formato. Para insertar un diseño de texto artístico WordArt, haga lo siguiente: 1. Ubique el apuntador del ratón en el lugar que desea el WordArt. 2. Pulse en el botón WordArt y seleccione cualquiera de los estilos disponibles como se muestra en la Figura 4.35. 3. En el cuadro de texto que aparece (Figura 4.36), que es una plantilla, simplemente escriba el título que desee para suplir al texto

Figura 4.36. Como el texto está seleccionado, Sólo escriba el nuevo texto para reemplazarlo. Si pulsa sobre él, deberá borrarlo y escribir el texto.

4. Una vez escrito el título, se le puede dar formato pulsando sobre el WordArt con el botón derecho del ratón, o con la cinta de opciones Formato (Format) de las Herramientas de dibujo (Figura 4.37).

Figura 4.37. Se puede asignar formato sólo al texto, o al texto y a la caja o cuadro de texto. Hasta es posible inclinar el título, girándolo desde el eje de la parte superior con el ratón.

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Figura 4.35. Escoja el estilo que le agrade; si luego no le parece adecuado el diseño, puede modificarlo.

En la cinta contextual de opciones Formato que aparece cuando se selecciona el objeto se encuentran todas las herramientas que permiten modificar el texto, el estilo, la forma del letrero, los efectos de sombra, los efectos de tercera dimensión, además de los consabidos comandos de Organizar (Arrange) y Tamaño (Size).

4.7.6 Agregar una letra capital

H

ace muchos años, hacer un libro era todo un arte. El autor escribía sus manuscritos “a mano” o con una máquina de escribir mecánica; los tipógrafos reescribían los textos en grandes máquinas llamadas linotipos, y mediante tipos móviles fundían barras de plomo que alineaban una por una para imprimir los libros en un procedimiento conocido como huecograbado. Entonces los textos comenzaban con una letra mayúscula especial llamada Capital, más grande que el texto normal y generalmente de un tipo diferente, para resaltar el párrafo inicial de un relato. Para insertar una letra Capital en Word, haga lo siguiente: 1. Ubique el cursor en el primer párrafo del documento. 2. Pulse en la ficha Insertar. 3. Abra la lista del comando Agregar una letra capital (Add a Drop Cap) del grupo Texto (Text). 4. En la ventana que aparece, seleccione En texto (Dropped) o En margen (In Margin). Si pulsa en el vínculo Opciones de letra capital (Drop Cap Options) se abre un cuadro de diálogo donde se pueden configurar los valores para la letra capital (Figura 4.38).

Figura 4.38. En el cuadro de diálogo se seleccionan la posición y la fuente, las líneas que ocupa y la distancia desde el texto.

4.7.7 Agregar una línea de firma Crea una línea que especifica el nombre de la persona que debe firmar un documento. También se puede conseguir un id. digital proporcionado por un socio que cuente con un certificado de Microsoft para obtener con una firma digital.

4.7.8 Fecha y hora Como se mencionó y documentó ampliamente en la sección 2.1.4 Fechado del documento, este comando del grupo Texto (Text) permite fechar los documentos de Word, con un formato fijo o uno actualizable.

4.7.9 Objeto Inserta un objeto incrustado. Los objetos provenientes de otras aplicaciones que se incrustan en un documento de Word se conocen como

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OLE (Object Linking and Embedding). Al pulsar dos veces sobre ellos se abre la aplicación originaria y es posible modificarlos.

4.8 Símbolos Algunas veces necesitará insertar en el documento símbolos que no aparecen en su teclado como ©, ®, @, un guion largo o hasta un símbolo con diseño especial. El comando Símbolo (Symbol) es la solución; con él se inserta un símbolo o carácter especial en el lugar donde se encuentre ubicado el cursor: 1. Ubique el cursor en el lugar donde desea insertar el símbolo. 2. Pulse en la ficha o pestaña Insertar (Insert). 3. Pulse en uno de los símbolos que aparecen en la ventana y automáticamente se inserta éste en el documento. 4. Si desea ver todos los símbolos, pulse en la opción Más símbolos (More Symbols) para abrir el cuadro de diálogo Símbolo (Symbol) (Figura 4.39).

¿Y el comando Ecuación, por qué se lo brincaron?

Figura 4.39. En el cuadro de diálogo Símbolo puede encontrar gran cantidad de símbolos. Seleccione uno y pulse en el botón Insertar (Insert).

El botón Ecuación (Equation) permite iniciar una de las más interesantes funciones de Word; la posibilidad de crear documentos técnicos, lo que se detalla en el siguiente capítulo.

4.9 Comandos de insertar en otras fichas Muchos comandos que se encuentran en las diversas cintas de opción, permiten insertar elementos de formato; así que, aunque no se encuentran ubicados en la cinta de opciones Insertar, conviene mencionarlos en las siguientes tablas: Cinta de opciones Dibujar (Draw) Comando Función Grupo Herramientas Los tres comandos de este grupo permiten dibujar con una herramienta como si el (Tools) ratón fuera un lápiz o una pluma; seleccionar los objetos dibujados y borrarlos con el Borrador (Eraser).

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Grupo Plumas (Pens) Grupo Convertir (Convert)

Los elementos del grupo Plumas permiten definir el color y el grosor de la pluma o seleccionar una herramienta con un color y un grosor predefinidos, en la galería de plumas. El botón Más (More) abre la galería completa para seleccionar las plumas. La Entrada de lápiz a matemáticas (Ink to Math) abre el cuadro de diálogo Control de entrada matemática (Math Input Control), donde se pueden escribir las ecuaciones de manera manual e insertarlas en el documento (Figura 4.40).

Figura 4.40. El cuadro de diálogo Control de entrada matemática (Math Input Control) permite dibujar ecuaciones con los dedos en pantallas táctiles.

Comando Grupo Formato del documento (Document Formatting)

Grupo Fondo de página (Page Background)

Cinta de opciones Diseño (Design) Función Al inicio de la cinta de opciones Diseño (Design) se encuentra la galería de Temas (Themes) donde se selecciona el tema para el documento, con lo que cambian de manera automática los Colores (Colors) y las Fuentes (Fonts); al centro se encuentra la galería de estilos de formato. También se pueden asignar el espaciado entre párrafos, los efectos del tema seleccionado, y establecer el aspecto como predeterminado. Las herramientas de este grupo asignan color y bordes a la página y permiten agregarle marcas de protección denominadas marcas de agua (Figura 4.41).

Figura 4.41. Las marcas de agua se utilizan para sellar o lacrar el fondo de los documentos importantes. Si se trata de borrar y reemplazar algo del texto se borra la marca de agua y se hace evidente el plagio.

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4.10 Actividades de repaso Resuelva las actividades y guarde los documentos generados en su carpeta de evidencias de aprendizaje. Si está tomando un curso, entregue los archivos a su profesora o profesor.

1. Abra el archivo El ingenioso hidalgo Don Quijote de la Mancha_Resuelto.docx que debe haber guardado en la carpeta Evidencias de aprendizaje ► Word y haga lo siguiente: a) Inicie una sesión con su programa navegador (Internet Explorer, Edge, Chrome, etc.) y busque en Internet una imagen de Miguel de Cervantes Saavedra.  Averigüe si la imagen tiene derechos de autor y en caso afirmativo agregue los créditos al final del documento.  Guarde la imagen en una carpeta de su computadora.  Inserte la imagen en el párrafo “vacío” que se encuentra debajo del nombre del autor del Quijote.  Ajuste el ancho de la imagen a 7 cm y asígnele el estilo de imagen Marco compuesto, negro.  Ubique el cursor al final del primer párrafo de texto normal y pulse la tecla ; aplique alineación Centrar al párrafo “vacío”, ubique el cursor allí y haga lo siguiente:  Busque una imagen del Quijote de la Mancha, insértela y ajuste el tamaño a 4.5 o 5 cm con un Marco sencillo negro. b) Seleccione la primera letra del primer párrafo de texto normal (la E) e inserte una letra capital para que el documento comience como los viejos libros clásicos. Asigne a la letra capital los siguientes atributos: Posición Fuente Líneas que ocupa Distancia desde el texto

 

En texto Times New Roman 3 0.1 cm

Después de insertar las imágenes y las citas bibliográficas, vaya a la ventana Impresión de la ficha Archivo y observe cómo ha quedado su documento. Debe haber obtenido algo parecido al de la imagen.

c) Cierre el documento y el programa. 2. Inicie una sesión de Word y pulse en el ícono de la cinta de opciones Inicio para ver todos los caracteres ocultos. Abra el archivo Teorema de Pitágoras.docx de la página web del autor: www.aprendatic.com y realice las siguientes actividades de formato: a) Seleccione el primer párrafo completo (Pitágoras de Samos, con todo y el símbolo ).  Inserte un WordArt con el diseño Relleno: Azul, Color de énfasis 5, Contorno: Blanco, Color de fondo 1; Sombra intensa: Azul, Color de énfasis 5. Página 150



Cuando aparezca el WordArt, pulse en el botón Opciones de diseño de la derecha y seleccione el ajuste Delante del texto.  Lleve manualmente al WordArt al centro y a la parte superior del documento, como título.  Pulse en la ficha Formato (el WordArt debe estar seleccionado) y asigne el efecto de texto Onda: hacia abajo, del apartado Transformar. a) En el párrafo “vacío” ( ) que está debajo de los dos primeros párrafos de texto, inserte una imagen Pythagoras.jpg, que se encuentra también en la página web del autor.  Asígnele tamaño de 8 cm de ancho y el estilo de imagen Rectángulo redondeado metálico. b) En la siguiente página, seleccione el subtítulo Teorema de Pitágoras y asígnele el estilo Título 1 en la galería de estilos de la cinta de opciones Inicio.  Ubique el cursor al final de las palabras El Teorema de Pitágoras del primer párrafo de texto e inserte una nota al pie. En el campo que aparece al pie de la página escriba el texto: El teorema de Pitágoras tiene este nombre porque su demostración, sobre todo, es esfuerzo de la mística escuela pitagórica.  Seleccione el párrafo “vacío” que se encuentra debajo del texto del primer párrafo y asígnele tamaño de fuente de 14 puntos y atributo Cursiva; escriba la ecuación del Teorema de Pitágoras: a2+b2=c2, utilizando el botón Superíndice del grupo Fuente en la cinta de opciones Inicio.  Con las formas, dibuje un triángulo rectángulo y ponga letreros (cuadros de texto) en sus lados para señalar los catetos y la hipotenusa. c) En la tercera página sólo asigne estilos de forma diferentes a los tres cuadros y ponga a cada uno su letrero correspondiente; a2, b2 y c2.  Debe haber obtenido un documento como el de la figura:

d) Guarde el documento con el nombre Teorema de Pitágoras_Resuelto.docx en su carpeta de evidencias de aprendizaje de Word y cierre el programa.  Conteste lo siguiente: ¿Qué comando utilizó para insertar la nota al pie y en qué ficha se encuentra? __________________________________________________________________________ 

¿En qué cinta de opciones asignó los atributos de color de las formas?

__________________________________________________________________________

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3. Inicie una sesión de Word, pulse en el botón Mostrar todo de la cinta de opciones Inicio y haga lo siguiente: a) En el lugar del cursor pulse cuatro veces la tecla .  En el primer párrafo “vacío” escriba el título Organigrama.  Cambie el Tema por Pizarra.  Seleccione el título completo (incluso el símbolo ) e inserte el WordArt Relleno: Canela, Color de énfasis 3; Bisel afilado.  Seleccione todo el texto del WordArt y asígnele el efecto de texto de la sección transformar; Onda: hacia abajo. b) Pulse en el borde del cuadro de texto del WordArt para seleccionarlo y póngale el ajuste de texto Delante del texto.  Pulse en la ficha Formato, presione en la flecha hacia abajo para abrir la lista Alinear del grupo Organizar y seleccione la opción Usar guías de alineación.  Lleve el WordArt a la parte superior y alinéelo al centro, donde le indiquen las guías, que se muestran en color verde.

c) En el último párrafo “vacío” (el de abajo), inserte el SmartArt Jerarquía del grupo Jerarquía.  Escriba en la forma superior Director General.  En el siguiente nivel escriba Subdirector de ventas y Subdirector administrativo, respectivamente.  En la forma de debajo de Subdirector administrativo escriba Gerente de personal.  Debajo de Subdirector de ventas escriba Jefe de almacén y Gerente de ventas Nacional.  Agregue una forma adelante y escriba Gerente de ventas Internacional.  En la cinta de opciones Diseño de las Herramientas de WordArt cambie los colores por Intervalo degradado transparente – Énfasis 1. d) Debe haber obtenido un documento como el que se muestra. Guarde el documento en su carpeta de evidencias de aprendizaje con el nombre Organigrama.docx.

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Capítulo 5 Textos técnicos Desde las primeras versiones de Word para Windows, Microsoft consideró la inclusión en el programa de una invaluable herramienta, un editor de textos técnicos y científicos. Esto favoreció principalmente a profesores y alumnos de casi todas las disciplinas, y a la mayoría de los usuarios de Word, ya que las ecuaciones y textos técnicos “más o menos complejos” se utilizan en una gran cantidad de tareas: 1. Los estudiantes pueden crear excelentes tareas y deberes de física, matemáticas, química, estadística y otras materias. 2. Los médicos tienen que realizar cálculos para dosificar las medicinas que aplicarán a sus pacientes. 3. Los administradores quizás tengan que realizar informes financieros o estadísticos. 4. Los comerciantes podrían llevar registros de sus operaciones o negocios, etcétera. 5. Los contadores pueden crear documentos técnicos para sus clientes, explicando las relaciones entre sus pagos y cobros mediante ecuaciones. 6. ¡Los escritores pueden escribir libros técnicos!

5.1 El editor de ecuaciones Desde la primera versión para Windows Microsoft incorporó al programa una útil herramienta denominada Editor de ecuaciones. Aplicando la tecnología de Design Science Inc., Microsoft agregó a la suite de Office una versión “recortada” de Math-Type. Office 2016 cuenta con una versión mejorada que no es compatible con la 3.0 y 3.1, pero sí las reconoce y permite abrirlas. Para hacerlas compatibles, los documentos se deben convertir a la nueva versión. Puede insertar cualquiera de las ecuaciones prediseñadas de la galería (Figura 5.1), crear las suyas propias y guardarlas con un nombre, o conseguir más ecuaciones pulsando en el vínculo Más ecuaciones de Office.com (More Equations from Office.com).

Figura 5.1. Si la ecuación que desea crear se encuentra en la galería, sólo pulse sobre ella para insertarla directamente al lugar del cursor.

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5.1.1 La cinta de opciones Diseño Al insertar una ecuación de la galería de ecuaciones o al pulsar en el botón Ecuación (Equation), aparece en la parte superior la cinta de opciones contextual Diseño (Design), que contiene todas las herramientas necesarias para crear y editar ecuaciones (Figura 5.2), además de la galería y el botón Entrada de lápiz de ecuación (Ink Equation).

La opción Texto normal (Normal Text) permite insertar texto no matemático en la región matemática; es decir dentro de la caja de ecuación.

Figura 5.2. En la cinta de opciones Diseño puede definir si desea la ecuación en formato Profesional (Professional) o Lineal (Linear).

5.1.2 Comandos de edición de ecuaciones Los tres grupos de la cinta de opciones Diseño (Design) de las Herramientas de ecuación (Equation Tools) son: 1. Herramientas (Tools). Contiene los botones para insertar ecuaciones y comandos para asignar formato a las ecuaciones. 2. Símbolos (Symbols). Contiene la galería de símbolos matemáticos más comunes para crear ecuaciones. La galería completa aparece al pulsar el botón Más (More). 3. Estructuras (Structures). Proporciona galerías de estructuras matemáticas (Figura 5.3) de Fracción (Fraction), Índices (Script), etc.

Figura 5.3. Al pulsar en cada una de las estructuras, aparece la galería completa.

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Explicar cómo crear ecuaciones y textos científicos y técnicos con un editor de ecuaciones como Math-Type podría llenar todo un libro; sin embargo, la sencillez y facilidad de trabajo de la versión que se incluye con el procesador de textos permite sintetizar las explicaciones de las principales funciones, de tal manera que podrá crear documentos con ecuaciones al momento. Para crear una ecuación haga lo siguiente: 1. Ubique el cursor en donde desea incluir la ecuación. 2. Pulse en la flecha que apunta hacia abajo del botón Ecuación (Equation) y en la galería seleccione alguna de las ecuaciones disponibles, si encuentra la que necesita. 3. Si pulsa sobre el botón Ecuación, de inmediato aparece una caja de ecuación en el lugar del cursor con la leyenda Escriba aquí la ecuación (Type equation here).

4. También aparece la caja de ecuación si selecciona la opción Insertar nueva ecuación (Insert New Equation) de la galería. 5. La cinta de opciones Insertar cambia por Diseño de las Herramientas de ecuación, como se muestra en la Figura 5.4).

Figura 5.4. Comience a escribir con el teclado o utilizando los símbolos de la cinta de opciones Diseño (Design).

Sin pulsar en ningún lado para no eliminar la selección de la caja de ecuación, escriba algo como x = raíz cuadrada de: (dieciséis medios al cuadrado más cincuenta y un tercios): 1. Para comenzar, pulse en la tecla minúscula. 2. Luego la tecla del signo igual o pulse en el signo igual de la cinta de opciones Diseño (Design). Como todas las cosas que se hacen en la computadora, para crear ecuaciones hay que pensar de manera lógica. Si insertamos primero el símbolo de raíz cuadrada, afectará sólo a uno de los factores, y queremos que afecte a todos los factores; entonces, ¡dejemos la raíz cuadrada para el final!

3. Pulse entonces primero en el botón Corchetes (Bracket) y en la galería seleccione la primera opción (el cuadrito entre paréntesis).

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4. Presione el botón izquierdo del ratón sobre el cuadrito para seleccionarlo, pulse en el botón Fracción (Fraction) y escoja el diseño Fracción apilada (Stacked Fraction), seleccione con el ratón el cuadrito de arriba y escriba 16. 5. Presione la tecla para ir al cuadrito de abajo y escriba el 2, pulse dos veces la tecla para avanzar el cursor, presione y luego para seleccionar toda la fracción entre corchetes. 6. Presione en el botón Índices (Script) y seleccione Superíndice (Superscript), observe que aparece un cuadrito para elevar la fracción al cuadrado, sólo escriba el 2. El resto es fácil: adelante el cursor con la tecla y escriba el signo más; inserte otra fracción apilada y escriba 51 arriba y 3 abajo. 7. Seleccione toda la expresión de la derecha del signo igual (con el ratón o las teclas). Ahora sí, pulse en el botón Radical y seleccione Raíz cuadrada (Square Root) ¡Urra, lo logró! 8. Al finalizar pulse en cualquier parte del Área de documento. De inmediato desaparece la caja de ecuación y la ecuación se ubica en el lugar del cursor como un objeto (Figura 5.5).

Figura 5.5. Aunque usted seleccione un párrafo alineado a la izquierda, el editor de ecuaciones la centra de manera automática en la página.

Seleccione nuevamente la ecuación y pulse en la flecha de la derecha, observe que en el menú contextual que aparece puede seleccionar el modo Lineal (el Profesional es el predefinido). También puede guardar la ecuación en la galería Ecuaciones de los elementos rápidos (Figura 5.6) y cambiar su alineación con la opción Justificación (Justification). Los comandos del menú contextual son:  Guardar como nueva ecuación. Abre un cuadro de diálogo que permite guardar la ecuación con un nombre. Al pulsar nuevamente en el botón Ecuación, la verá en la galería.  Profesional. Convierte la ecuación a la notación profesional, que es la predefinida.  Lineal. Convierte la ecuación a la notación lineal; es decir, desglosa la ecuación en una sola línea.  Cambiar a En línea. Compacta la vista de la ecuación. Al seleccionar esta opción, el comando cambia de nombre a Cambiar a Mostrar, con la que regresa a su estado original.  Justificación. Define la alineación de la ecuación en el documento. Sus opciones de alineación son: Izquierda; A la derecha; Centrada y Centrado como grupo, que es la opción predefinida.

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Figura 5.6. Cambie el aspecto y la alineación con los comandos del menú contextual.

5.2 Actividades de repaso Resuelva las actividades y guarde los documentos generados en su carpeta de evidencias de aprendizaje. Si está tomando un curso, entregue los archivos a su profesora o profesor.

1. Abra el archivo Teorema de Pitágoras_Resuelto.docx que debe haber guardado en la carpeta Evidencias de aprendizaje ► Word y haga lo siguiente: a) Vaya a la segunda página y elimine la ecuación del Teorema de Pitágoras que escribió con el botón Superíndice del grupo Fuente de la cinta de opciones Inicio.  Ubique el cursor en cualquiera de los párrafos “vacíos” a la izquierda del triángulo rectángulo y asigne ese formato al párrafo donde estaba la ecuación escrita, con el comando Copiar formato del grupo Portapapeles.  Con el cursor ubicado en el párrafo “vacío” donde estaba la ecuación escrita, inserte la ecuación del Teorema de Pitágoras de la galería de ecuaciones del botón Ecuación.  Seleccione la ecuación pulsando en los tres puntos que aparecen a la izquierda y asígnele un tamaño de fuente de 18 puntos. b) Debe haber obtenido una ecuación como la que se muestra en la Figura.

c) Guarde el documento con el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido, y cierre el documento y el programa. 2. Inicie una sesión de Word con un documento en blanco, pulse unas cuatro veces la tecla y haga lo siguiente: a) Inserte el título Ecuaciones cuadráticas con un WordArt de su agrado y ubíquelo centrado en la parte superior de la página.  En el siguiente párrafo escriba Las ecuaciones cuadráticas o de segundo son expresiones de la forma:.  En el siguiente párrafo inserte la ecuación ax2+bx+c=0, donde a≠0 (escriba todo dentro del cuadro de ecuación) y asígnele tamaño de fuente de 18 puntos.  Enseguida escriba Las ecuaciones cuadráticas se pueden resolver mediante la Fórmula cuadrática:.  Inserte la ecuación de la Fórmula cuadrática desde la galería de ecuaciones o mediante la opción Entrada de lápiz de ecuación, si su pantalla es táctil. b) Guarde el archivo con el nombre Ecuaciones cuadráticas.docx.

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Capítulo 6 Teclas de atajo de Word 2016 Aunque en la actualidad ya no se puede pensar en utilizar una computadora sin un elemento apuntador digital como el ratón (Mouse), el panel táctil (touchpad) de las laptops y notebooks o el lápiz óptico (stylus) de los dispositivos con pantallas táctiles, algunos usuarios se han acostumbrado a utilizar las teclas para realizar rápidamente algunas operaciones sin tener que abrir menús o cintas de opciones. Para ellos y para que usted las aprenda a utilizar, en la Tabla 6.1 se presenta un listado de métodos abreviados de teclado, clasificados de acuerdo al tipo de función que realizan. Los que aparecen entre paréntesis, son los que se utilizan en la versión de Word 2016 en inglés. El conocer cómo desplazarse, abrir y cerrar documentos, salir del programa y las principales funciones con el teclado es indispensable. Algunas veces el ratón falla por diversas razones y las teclas de atajo pueden sacarle de un grave problema para no perder el texto escrito. Tabla 6.1. Elementos de la interfaz orientada a resultados de Word.

Ayuda Teclas

+

Función Ayuda

Explicación Aparece el cuadro de diálogo Word Ayuda (Word Help) de Word 2016 con ayuda sobre los temas destacados y los procedimientos más comunes al trabajar con el procesador de textos. El campo Información (Tell Me) también es una excelente fuente de ayuda para cualquier procedimiento o comando. Muchos cuadros de diálogo tienen un signo de interrogación ? en la esquina superior derecha, antes del botón Cerrar, que sirve para obtener ayuda contextual; es decir, acerca de las funciones principales de ese cuadro de diálogo. Seleccionar y mover Extender selección Si se pulsa una vez activa la función Extender selección. El texto se selecciona hacia la derecha, hacia la izquierda, hacia arriba o hacia abajo con las teclas de dirección, a partir del lugar donde se encuentre ubicado el cursor. Si se pulsa dos veces selecciona una palabra, tres una frase, cuatro un párrafo completo y cinco todo el texto. La función se desactiva pulsando la tecla . Reducir selección Si seleccionó todo el texto utilizando la función Extender selección, esta combinación de teclas revierte la selección paso a paso. Pulsando una vez retrocede a la selección de párrafo completo, dos a una frase seleccionada, tres selecciona sólo una palabra y con cuatro veces se elimina la selección, pero sigue activa la función. Desactívela con .

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A la derecha un carácter o espacio A la izquierda un carácter o espacio Hacia arriba una línea

+

Desplazar hacia arriba Desplazar hacia abajo Al borde izquierdo Al borde derecho Al final del archivo

El cursor se recorre hacia la derecha un espacio. Si se mantiene presionada recorre los espacios rápidamente. El cursor se recorre hacia la izquierda un espacio. Si se mantiene presionada recorre los espacios rápidamente. El cursor va hacia arriba una línea. Si se mantiene presionada sube línea por línea rápidamente. El cursor va hacia abajo a la línea siguiente. Si se mantiene presionada, baja línea por línea rápidamente. Regresa por bloques hacia atrás. Avanza por bloques hacia adelante. Coloca el cursor al inicio de una línea de texto. Lleva el cursor al extremo derecho de una línea de texto. Traslada el cursor hasta el final del documento.

+

Al principio del archivo

Ubica el cursor al principio del documento.

Hacia abajo una línea

Panel siguiente

Panel anterior

+

Encendido del control mediante el teclado

o

Ventana siguiente

+ +

Ventana anterior

+

Ir a (Go To) o

+ +

( )

+

A la derecha una palabra A la izquierda una palabra Hacia abajo un párrafo

+

Hacia arriba un párrafo

+ +

Sitúa el cursor en el panel siguiente cuando se ha dividido una ventana o existen paneles abiertos. Permite seleccionar manualmente las fichas y sus opciones, resaltando las letras con las cuales se tiene acceso a ellas. Es una función muy útil para navegar entre las ventanas de Microsoft Office Outlook. Posiciona el cursor en el panel anterior cuando se ha dividido una ventana. Es la función inversa de . Activan el control de la navegación entre las opciones de la interfaz. Al pulsar cualesquiera de las teclas aparecen los números o letras de las fichas y comandos de la cinta de opciones. Puede cambiar de cinta de opciones con las teclas de flechas o cursoras (observe que las letras o números de las opciones cambian presionando en cada una de las cintas. Cuando se pulsa se puede navegar entre los comandos de las cintas con la tecla ; + lo hace en sentido contrario. Al resaltarse un comando buscado, se ejecuta si se presiona . La función se desactiva con o pulsando nuevamente . Ubica el cursor en la ventana siguiente cuando se han abierto varios archivos. Coloca el cursor en la ventana anterior cuando se han abierto varios archivos. Abre el cuadro de diálogo Buscar y remplazar (Find and Replace) mostrando la ficha Ir a (Go To), en el cual especifica si desea ir a la página indicada o a una marca, sección o comentario creado con anterioridad. Lleva el cursor al principio de cada palabra que esté a la derecha. Mueve el cursor al principio de cada palabra que se encuentre a la izquierda. Coloca el cursor al inicio de cada párrafo hacia abajo. Lleva el cursor al inicio de cada párrafo hacia arriba.

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A la búsqueda anterior

+

A la búsqueda siguiente A la opción siguiente

+

A la opción anterior

+

Selecciona y elimina selección +

(

Nuevo (New)

+

Traslada el cursor al texto o palabra anteriores, de la última búsqueda realizada. Traslada el cursor al texto o palabra siguientes, de la última búsqueda realizada. Para navegar entre las distintas opciones de un cuadro de diálogo o de una ventana abierta. Para navegar entre las distintas opciones de un cuadro de diálogo o de una ventana abierta, en orden inverso. Activa o desactiva las casillas de verificación de un cuadro de diálogo.

Comandos de archivo Abre un nuevo documento en blanco.

Abrir (Open)

+

(

+

)

+

(

+

)

+

)

+ +

( +

+

+ +

+ + + +

+

Presenta la ventana Backstage de la ficha Archivo, desde donde se puede abrir un archivo existente. + abren directamente el cuadro de diálogo Abrir (Open), en las versiones en español e inglés. Guardar (Save) Guarda el documento actual en el disco. Si es la primera vez que se pulsa, abre el cuadro de diálogo Guardar como. Guardar como (Save Abre el cuadro de diálogo Guardar como desde donde se puede as) guardar el documento con un formato disponible en la lista Tipo. Imprimir (Print) Abre la ventana Backstage en la ficha Imprimir, desde donde se puede enviar el documento a la salida de impresión. Cerrar (Close) Cierra el documento activo. Cualquier ventana o documento activo se puede cerrar también con las teclas + . Vista preliminar (Print Activa o desactiva la Vista preliminar. Abre la ventana Imprimir Preview) (Print) de la vista Backstage. Comandos de edición Ortografía y gramática Revisa la ortografía y la gramática del documento activo. Eliminar el carácter a la Borra caracteres o espacios que se encuentren a la izquierda del izquierda del cursor cursor. Eliminar el carácter a la Anula los caracteres de la derecha del cursor recorriendo el texto hacia derecha del cursor la izquierda. Con también se eliminan los objetos seleccionados. Eliminar palabra a la Elimina la palabra ubicada a la derecha del cursor. derecha Eliminar palabra a la Elimina la palabra situada a la izquierda del cursor. izquierda Marca de tabulación Inserta una sangría o margen en el texto. Si el cursor se encuentra en una tabla o en un cuadro de diálogo abierto, avanza hacia el siguiente campo. Pulsando + se regresa al campo anterior. Marca de párrafo Señala el fin de un párrafo y ubica el cursor al inicio del siguiente. Salto de página manual Inserta una marca que indica el fin de la página. Para eliminar la marca coloque el cursor a la izquierda de ella y pulse . Marca de fin de línea Inserta una marca de fin de línea y comienza una nueva sin que esto signifique que el párrafo ha terminado. Guion opcional Corta una palabra al final de la línea y continua en la siguiente. Espacio de no separación

Inserta un espacio entre dos palabras indicando que deben conservarse juntas, aunque sea el final de una línea.

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+ +

Deshacer (Undo)

Deshacer la acción del último comando.

Repetir (Repeat)

Repetir la acción del último comando. Es la función inversa de Deshacer (Undo). Remueve un texto o un objeto seleccionado y lo inserta en el Portapapeles (Clipboard). Copia un texto o un objeto seleccionado y lo envía al Portapapeles.

Cortar (Cut)

+

Copiar (Copy)

+

Pegar (Paste) + +

(

+

)

Seleccionar todo

+

(

+

)

Buscar (Find)

+

(

+

)

+

(

+

+

) + +

+ +

Reemplazar (Replace) Hipervínculo (Hyperlynk) Insertar comentario

( )

Inserta el contenido del Portapapeles en el lugar donde se encuentra el cursor. Si existe una selección la reemplaza. Permite pegar hasta 24 elementos almacenados en la memoria. Selecciona todo el contenido del documento. Abre el panel Navegación para buscar texto en el documento. Abre el cuadro de diálogo Reemplazar para buscar cadenas de texto en el documento y reemplazarlas por otras. Inserta una liga o vínculo que apunta hacia una dirección de Internet o hacia un documento HTML. Inserta un comentario en el lugar del cursor.

Mover una vez

+

+

(

+

)

+

(

+

)

+

(

+

)

Subrayado (Underline) Texto normal (Plain text)

+ + +

Para mover texto seleccionado. Mueva el cursor al lugar de destino y pulse la tecla para ubicar la selección. Copiar una vez Para copiar texto seleccionado. Mueva el cursor al lugar de destino y pulse la tecla para copiar la selección. Comandos de formato de carácter Negrita (Bold) Modifica el estilo del texto a Negrita. Se desactiva con las teclas + . Al desactivar los atributos asignados, el texto vuelve al formato predefinido, que quizás no sea el mismo que está utilizando. Cursiva (Italic) Modifica el estilo de texto a Cursiva.

+ (

+

)

+ +

+

(

+

+

)

+

+

(

+

+

)

+

Fuente (Font)

o

+

Cambiar modos de mayúsculas y minúsculas Cambiar mayúsculas y minúsculas

Asigna atributo de texto Subrayado a la selección. Elimina cualquier atributo de estilo del texto seleccionado –cursivas, negritas, subrayado, etc.–. El texto toma los atributos definidos como estándar para el documento y se pierde el formato que esté utilizando en el párrafo actual. Abre el cuadro de diálogo Fuente (Font) para aplicar una de ellas al texto seleccionado o al párrafo que se empezará a escribir. También allí se modifica el Tamaño de fuente (Font Size). Cada vez que se pulsan las teclas, el texto seleccionado cambia a las diferentes modalidades de mayúsculas y minúsculas. Cada vez que se pulsan las teclas, el texto seleccionado cambia de mayúsculas a minúsculas y viceversa.

Texto oculto (Hidden)

Aplica el atributo de texto oculto a la selección. Para desactivar el atributo se pulsan sobre la selección las mismas teclas.

Doble subrayado

Aplica un doble subrayado a la selección. Para desactivar el atributo se pulsan sobre la selección las mismas teclas.

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+

(

+

)

Comandos de formato de párrafo Centrar Centra todas las líneas de un párrafo en la pantalla. Justificar

+ +

(

+

)

+

(

+

)

+ +

Alinear texto a la izquierda Alinear texto a la derecha Espacio antes del párrafo Interlineado sencillo Interlineado doble

+

1.5 líneas

+ +

(

+

+ +

+ +

( )

)

Sangría a la izquierda Deshacer sangría a la izquierda

Justifica un párrafo al ancho del texto; es decir, lo alinea a los márgenes izquierdo y derecho. Alinea hacia la izquierda los párrafos y los deja desalineados al margen derecho. Alinea a la derecha los párrafos y los deja desalineados al margen izquierdo. Agrega una línea de espacio en blanco antes del párrafo actual. Si se pulsan nuevamente, se elimina el espacio. Separa las líneas de texto de un párrafo dejando un espacio sencillo entre cada una de ellas. Separa las líneas de texto de un párrafo dejando un espacio doble entre cada una de ellas. Separa las líneas de texto de un párrafo dejando un espacio de 1.5 líneas entre cada una de ellas. Inserta un espacio o sangría a la izquierda de todo el párrafo. Deshace o quita la sangría izquierda de un párrafo.

Existen teclas de atajo o función de Word 2016 para casi todas las operaciones que se pueden realizar con el ratón o con un elemento apuntador. Si necesita aprender más sobre este tema, busque en Internet con las palabras clave Word 2016 métodos abreviados de teclado y vaya a la página web de Microsoft (Figura 6.1):

Figura 6.1. En la página web puede buscar las teclas de atajo pulsando en los diferentes artículos, o desplazándose hacia abajo con la barra de desplazamiento vertical.

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6.1

Actividades de repaso

Resuelva las actividades y guarde los documentos generados en su carpeta de evidencias de aprendizaje. Si está tomando un curso, entregue los archivos a su profesora o profesor.

1. Inicie una sesión de Word con un documento en blanco y haga lo siguiente: a) Desconecte el ratón o ubíquelo en un lugar que no esté al alcance de su mano y realice las siguientes operaciones utilizando sólo el teclado. b) Abra uno de los documentos creado con anterioridad siguiendo estos pasos:  Presione la tecla para activar la función Encendido del control mediante el teclado, aparecen las letras que abren las diferentes cintas de opciones.



Pulse sobre la tecla de la letra ( ) para abrir la vista Backstage. Aparecen nuevas letras que abren las ventanas: Información ( Info); Nuevo (New); Abrir ( Open); Guardar ( Save); Guardar como ( Save As); Imprimir ( Print); Compartir (Share); Exportar ( Export); Cerrar ( Close); Cuenta ( Account); Comentarios ( Feedback), y Opciones ( Options), como se ve en la Figura.



Independientemente de la ventana que se abre, pulse la tecla ( ) para ver las letras que debe pulsar para ver los archivos disponibles o buscar un documento para abrirlo. Observe en la siguiente Figura que a la izquierda se muestran las opciones para abrir archivos.



Página 163



Pulse la letra Este PC (This PC) y luego Examinar (Browse) para ver el cuadro de diálogo Abrir (Open), donde puede buscar y abrir el documento que desee.  Si el documento que desea abrir se encuentra a la derecha (se numeran progresivamente), sólo presione la tecla del número correspondiente. Para este sencillo ejemplo, abra el primer archivo que hizo, Invitación a la obra de teatro.docx, o como usted lo haya nombrado. e) Una vez que tenga el documento en la pantalla vaya a la ficha Formato (Layout), abra el cuadro de diálogo Configurar página (Page Setup) y haga los siguientes cambios: márgenes superior e inferior a 3 cm; márgenes izquierdo y derecho a 2.5 cm y orientación horizontal. Recuerde que todo esto debe realizarse con el teclado.  Abra la cinta de opciones con la tecla y la letra ( ), el cuadro de diálogo se abre si pulsa la tecla ( ).  Para ir a cada uno de los elementos del cuadro de diálogo, pulse en la tecla y escriba los valores con el teclado numérico.  Cierre el cuadro de diálogo presionando la tecla cuando se encuentre seleccionado el botón Aceptar (OK).

f) Guarde el documento con la tecla para no sobrescribir el documento original; en el cuadro de diálogo Guardar como escriba el nombre Invitación apaisada.docx y pulse la tecla , ya que el botón Guardar debe estar seleccionado; si no es así, selecciónelo con la tecla .  Cierre el documento y el programa con las teclas + . g) ¡Hurra, lo logró sin ayuda del ratón!

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Índice Las palabras que se encuentran resaltadas con Cursiva o Negrita son importantes, por lo que se anexa este índice de términos para localizarlas rápidamente.

A  Abrir, 26  Agregar al diccionario, 63  Agregar una letra capital, 147  Agregar una línea de firma, 147  Agrupar objetos, 130  Ajustar texto, 129  Alinear, 130  Alinear a la derecha, 88  Alinear a la izquierda, 88  Alto de forma, 130  Ancho de forma, 130  Anclar a Inicio, 21  Anclar a la barra de tareas, 21  Área de documento, 32  Atributos de fuente, 84  Atributos de párrafos, 88  Autocorrección, 67  Autocorrección matemática, 71  Autoformato, 118  Autoformato mientras escribe, 120  Autotexto, 143 

B  Backstage, 22, 25  Barra de estado, 32  Barras de desplazamiento horizontal  y vertical, 33  Bill Gates, 18  Borde de imagen, 128  Bordes, 93  Bordes y sombreado, 93  Borrar texto, 56  Botón Información, 41 

Botón Inicio, 21  Botones de comandos, 31  Buscar texto, 57  Buscar y reemplazar, 59  Buscar y reemplazar texto, 57  Búsqueda inteligente, 19 

C  Cambiar imagen, 128  Campo, 144  Campo Fecha, 144  Campo Hora, 144  Carlos Glidden, 16  Centrar, 88  Cerrar, 27  Cerrar las aplicaciones de Office  2016, 22  Christopher Latham Sholes, 16  Cinta de opciones Correspondencia,  29  Cinta de opciones Desarrollador, 30  Cinta de opciones Dibujar, 28  Cinta de opciones Diseño, 28  Cinta de opciones Formato, 28  Cinta de opciones Inicio, 27  Cinta de opciones Insertar, 27  Cinta de opciones Referencias, 28  Cinta de opciones Revisar, 29  Cinta de opciones Vista, 29  Cloud computing, 18  Color, 127  Colores, 87  Columnas, 114  Comando Borrar, 57  Comandos de edición de  ecuaciones, 154 

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Comandos de formato, 85  Comandos de formato de la ficha  Formato, 114  Comandos de formato de la ficha  Insertar, 104  Comandos de insertar en otras  fichas, 148  Comentarios, 27  Compartir, 18, 20, 26  Complementos, 135  Comprimir imágenes, 128  Computadoras personales, 16  Configuración de las opciones de  Revisión, 67  Contar palabras, 73  Convertir texto en tabla, 107  Copiar formato, 89  Copiar texto seleccionado, 54  Corrección contextual de ortografía  y gramática, 66  Correcciones, 127  Cuadro de diálogo Idioma, 36  Cuadro de texto, 143  Cuenta, 27  Cursor, 33 

D  Desplazamiento a través del  documento, 46  Desplazarse con el teclado y con el  ratón, 48  Dibujar tabla, 108  Diseño de imagen, 129  Diseño de impresión, 32, 35  División silábica, 115  Documento de Word (*.docx), 38 

Documento1, 37  Documentos de texto, 16 

E  Ecuación, 155  Edición de documentos, 45  Edición de texto, 45  Efectos artísticos, 128  Efectos de la imagen, 128  El comando Ir a, 46  El editor de ecuaciones, 153  Elementos de las cintas de opciones,  30  Eliminación del fondo, 127  Eliminar texto seleccionado, 56  Encabezado, 141  Encabezado y pie de página, 141  Entrada de lápiz de ecuación, 20  Enviar atrás, 130  Escriba aquí la ecuación, 155  Establecer como predeterminado,  34  Estilo SmartArt, 134  Estilos, 97  Estilos de tablas, 111  Etiquetas inteligentes, 70  Examinar, 26  Excepciones para, 70  Explorar elementos rápidos, 143  Exportar, 27 

F  Fecha, 61  Fecha y hora, 147  Fechado del documento, 61  Ficha Diseño, 34  Ficha Papel, 34  Fichas y cintas de opciones  contextuales, 29  Formas, 131  Formato de documentos de texto,  84  Formatos de fecha, 144  Fuente, 33  Funciones especiales de formato,  102 

G  Galería de estilos de imagen, 128  Girar objetos, 130  Grupo Estilos de imagen, 128  Guardar, 26, 37  Guardar como, 26, 37  Guardar como nueva ecuación, 156  Guardar selección en una galería de  elementos rápidos, 146 

H  Herramientas contextuales, 29  Herramientas de ecuación, 155  Herramientas de gráficos, 30  Herramientas de imagen, 127  Hipervínculo, 137  Hoja de cálculo de Excel, 110  Hora, 62 

I  IBM, 16  Imprimir, 26  Imprimir el documento, 39  Información, 18  Iniciador de cuadro de diálogo, 31  Inicio y finalización de una sesión de  Word, 21  Insertar Captura, 135  Insertar Comentarios, 140  Insertar Gráfico, 135  Insertar Ilustraciones, 125  Insertar Imágenes, 126  Insertar Imágenes en línea, 131  Insertar Marcador, 47  Insertar Multimedia, 135  Insertar nueva ecuación, 155  Insertar objetos, 125  Insertar tabla, 106  Insertar Vínculos, 137  Insertar WordArt, 146  inteligencia artificial, 4  Intellisense, 68  Interlineado y espaciado, 89  Investigador, 20 

J  Juan Cromberger, 15 

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Juan Pablos, 15  Justificar, 88 

L  La cinta de opciones Diseño, 154  La interfaz de Word 2016, 23  La Mini barra de herramientas, 85  La nube, 18  Las cintas de opciones, 24  Las reglas, 33 

M  Máquina de escribir, 15  Marcador, 47, 139  Márgenes, 33  Más opciones de giro, 130  Math‐Type, 155  Microsoft Office Specialist, 23  Modificar bloque de creación, 145  Modificar estilo de tabla, 112  Mover texto seleccionado, 51 

N  Nombres de campos, 144  Nuevo, 26  Nuevo documento en blanco, 26  Nuevo estilo de tabla, 112  Nuevo lienzo de dibujo, 131  Numeración y viñetas, 92  Número de página, 142  Números de línea, 117 

O  Objeto, 147  Office Online, 18  OneDrive, 18  Opciones, 27  Opciones avanzadas de Buscar y  reemplazar, 60  Opciones de Autocorrección, 67  Opciones de Word, 31, 67, 68  Ordenar, 102  Organizador de bloques de  creación, 145  Ortografía y gramática, 63, 64  Otras opciones de Revisión, 72 

P  Página en blanco, 106  Panel de selección, 130  Párrafos, 17  Pie de página, 142  Portada, 105  Portapapeles, 54  Portapapeles de Office, 54  Posición, 129  Preparar la página, 33  Procesador de palabras, 17  Procesador de textos, 17  Propiedad del documento, 144  Pulsar y escribir, 35 

Q  Quitar fondo, 127 

R  Recolectar y pegar, 54  Recortar, 130  Reemplazar selección, 56  Referencia cruzada, 139  Referencia sutil, 41  Restablecer imagen, 128 

Revisar ortografía mientras se  escribe, 120  Revisión ortográfica del documento,  63  Roger Carl Schank, 4 

S  Saltos de página, 116  Saltos de página y sección, 116  Saltos de sección, 116  Sangrías, 91  Seleccionar texto, 49  Seleccionar, remplazar y borrar  texto, 49  Símbolos, 148  Sinónimos, 72  SmartArt, 132  Sombreado, 96  Stephen Day, 15 

T  Tabla, 106  Tablas rápidas, 110  Tabulaciones, 103  Tachado, 86  Tamaño de fuente, 33  Teclas de atajo de Word 2016, 158 

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Temas, 100  Texto en cursivas, 85  Texto en negritas, 85  Texto subrayado, 85  Textos técnicos, 153  TIC, 3  Trabajar en las diferentes vistas de  Word, 74  Traducir, 72  Traer adelante, 130 

V  Ventana Archivo, 25  Vínculos, 47  Vista Borrador, 79  Vista Diseño de impresión, 74  Vista Diseño Web, 75  Vista Esquema, 77  Vista Modo lectura, 74  Vistas, 32  Visual Basic Applications, 3 

W  Word Online, 20  WordArt, 146  WYSIWYG, 17