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• KSL CONSULTORIA Y SERVICIOS

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IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y NO CONFORMES PROCESO

SUBPROCESO

RIESGO ASOCIADO

Recorte al presupuesto de la KSL CONSULTORIA Y SERVICIOS SAS Gestión Estratégica

Gestión Estratégica

Sancionar la Entidad por parte de los entes de control Demándas de diferénte índole

Insatisfacción de la comunidad

Accidente de trabajo de un operario Sancionar la Entidad por parte de los entes de control Incendio LABORES OPERATIVOS

Servicios operativos, mantenimientos locativos y estructurales

Colapso estructural de la segunda planta en madera insatisfacción de la comunidad Accidente de tránsito

Residuos peligrosos dispuestos por la comunidad como recolección de ordinarios. Pérdida del cliente de servicios especiales

Talento Humano

Enfermedades laborales por exposición a material particulado Accidentes de tránsito en la prestación del servicio

Recorte al presupuesto de la KSL CONSULTORIA Y SERVICIOS SAS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Financiero

Demandas por incumplir las obligaciones financieras Demandas por cobrar más de lo estipulado

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Financiero

Desfalco financiero

Gestión Comercial

Adquisiciones

Sancionar la Entidad por parte de los entes de control

Servicio al Cliente

Sancionar la Entidad por parte de los entes de control Daño de algún vehículo del parque automotor

Gestión Técnica

Mantenimiento

Deterioro de las instalaciones de la KSL CONSULTORIA Y SERVICIOS SAS

Comunicaciones

Comunicaciones

Insatisfacción de los clientes

Mejoramiento

Mejoramiento

Perdida de la Licencia o Representación legal

Control

Control

Declaración de riesgos que provoquen el cierre de la empresa Sancionar la Entidad por parte de los entes de control

Recibir dinero o dadivas por realización u omisión de trámite

Tráfico de influencias, (amiguismo, persona influyente)

Apropiación y/o utilización indebida de activos, inventarios y bienes de consumo

Procedimientos o actos indebidos en compras y contratación

Manipulación de información en cuanto a valores facturados y resultados de revisiones en terreno.

Delegar la administración y/o gestoría de contratos en funcionarios que no cuenten con el nivel de conocimiento y/o responsabilidad requeridos.

Ambigüedad en la aplicación de las políticas contractuales, en cuanto al desarrollo de funciones propias del cargo para particulares, en horarios laborales y no laborales

Anticorrupcion

No segregación de funciones en la administración e interventoria de los contratos.

Pagos a proveedores sin que los servicios o bienes se hayan recibido a satisfacción y/o reporte inadecuado o no ajustado a la realidad del avance en la ejecución de proyectos o contratos.

Contratar o adquirir bienes o servicios de familiares o terceros con vínculos cercanos, sin reportar conflicto de interés a cambio de favores o beneficios personales.

Sustracción o aprovechamiento de información que pueda afectar los intereses o la institucionalidad de la empresa.

Manipulación y desorden en el manejo de la información

Demora en la respuesta de peticiones, quejas y reclamos

Adquirir materiales o equipos que no cumplan con las especificaciones técnicas requeridas. Recibir obsequios o prebendas de los contratistas o proveedores, y que puedan afectar la objetividad del funcionario.

La tramitologia ocasiona riesgos de fraude y tráfico de influencias

MATRIZ DE RIESGOS Y PELIGROS

Y NO CONFORMES

VALORACIÓN DE RIESGOS VALORACION DEL RIESGO

EFECTOS POSIBLES CONSECUENCIA

EXPOSICIÓN

PROBABILIDAD

No tener capacidad para suplir los gastos de operación de la entidad

10

1

1

Cancelación de licencia de funcionamiento

7

4

1

Suspensión a gerencia

4

1

4

Ejecución de gastos no presupuestados

10

4

4

Generación de PQR desde la comunidad

10

1

1

Generación de PQR desde la comunidad

7

4

4

Ausentismo laboral

4

7

4

Suspensión a gerencia

4

4

1

Muerte y pérdida de muebles y enseres.

10

4

4

Muerte y pérdida de insumos, equipos e instalaciones.

10

7

7

Generación de PQR desde la comunidad

7

7

4

Suspensión del servicio Daño de vehiculos. Daño a terceros

4

10

7

Ausentismo laboral Muerte por VIH Amputaciones Contaminación de agua y suelo

10

7

7

Disminución en los recaudos esperados

4

7

4

Ausentismo laboral

4

7

7

Ausentismo laboral

10

7

7

No tener capacidad para suplir los gastos de operación de la entidad

10

1

4

No tener capacidad para suplir los gastos de operación de la entidad

10

4

4

Generación de PQR desde la comunidad

7

7

4

Privatización de la empresa o participación de capital privado

10

1

4

Suspensión a gerencia

10

4

4

Suspensión a gerencia

7

4

4

Asignación de recursos no presupuestados en subcontratación

7

4

4

Desplazamiento de los sitios de trabajo a lugares ajenos a las instalaciones dotadas

4

1

1

Generación de PQR desde la comunida atendida

7

7

1

Desmotivación laboral

4

4

4

Desempleo laboral

7

10

4

Suspensión a gerencia

10

4

4

Efectos negativos a la imagen de la entidad y todos sus funcionarios, y posibles procesos y sanciones disciplinarios.

7

1

1

Sanciones Disciplinarias

7

1

1

Detrimento patrimonial

4

7

4

Detrimento patrimonial

4

1

1

Detrimento patrimonial

4

1

1

Errores y aplicación de normas obsoletas

4

4

4

Efectos negativos a la imagen de la entidad y todos sus funcionarios, y posibles procesos y sanciones disciplinarios.

7

1

4

Manipulación de la información

7

4

1

Manipulación de la información

10

4

1

efectos negativos a la imagen de la entidad y todos sus funcionarios, y posibles procesos y sanciones disciplinarios.

10

1

1

Manipulación de la información

7

1

1

Manipulación de la información

4

4

4

Efectos negativos a la imagen de la entidad y todos sus funcionarios, y posibles procesos y sanciones disciplinarios.

7

1

1

Manipulación de la información

4

1

1

Efectos negativos a la imagen de la entidad y todos sus funcionarios, y posibles procesos y sanciones disciplinarios.

7

1

1

Efectos negativos a la imagen de la entidad y todos sus funcionarios, y posibles procesos y sanciones disciplinarios.

7

4

4

ESGOS Y PELIGROS

Version 1

RACIÓN DE RIESGOS

TRATAMIENTO

PELIGROSIDAD Y REPERCUCIÓN RESULTA EN EL PROCESO DO

RECOMENDACIONES DE CONTROL FUENTE

MEDIO

10

Bajo

N/A

Manejo adecuado del Sistema de información

28

Bajo

N/A

N/A

16

Bajo

Manejo adecuado del Sistema de Seguimiento a página de contraloría información

160

Bajo

Campañas para mejorar la imagen

N/A

10

Bajo

Campañas para mejorar la satisfacción

N/A

112

Bajo

N/A

N/A

112

Bajo

Mantenimiento a los equipos y herramientas

Divulgar manual de funcionamiento de equipos

16

Bajo

N/A

N/A

160

Bajo

N/A

Almacenamiento hermético

490

Medio

Desmonte de segunda planta

Reubicación del cuarto de barrido

196

Bajo

N/A

Cumplimiento con la ruta pendiente

280

Bajo

Mantenimiento preventivo correctivo de vehiculos

Señalización

490

Medio

MIRS Externo

N/A

112

Bajo

Solicitud de explicación al cliente

Mantener en buenas condiciones los vehículos

196

Bajo

N/A

N/A

490

Medio

N/A

N/A

40

Bajo

N/A

Manejo adecuado del Sistema de información

160

Bajo

Realizar recaudos pendientes permanentes

N/A

196

Bajo

Solicitar al usuario necesidades de ajustes

Realizar ajustes cuando sea necesario

40

Bajo

Solicitar al proveedor ajustes del cobro

N/A

160

Bajo

N/A

N/A

112

Bajo

N/A

N/A

112

Bajo

N/A

Realizar mantenimiento preventivo

4

Bajo

N/A

Realizar mantenimiento preventivo

49

Bajo

Informar de nuevo

Corregir las comunicaciones

64

Bajo

Solicitar nueva auditoría

Preparar los procesos bajo el ciclo PHVA y los parámetros de NTCGP1000

280

Bajo

N/A

Actualizar matriz de riesgos y no conformes

160

Bajo

N/A

N/A

7

Bajo

Verificar la debida realización del trámite sin excesos ni omisiones

Hacer control a los valores facturados, revisiones o auditorias a códigos que presenten novedades y controlar las causas de reeliquidaciòn y documentos soporte

7

Bajo

N/A

Trabajar la ética y los valores, para que sean aplicables tanto a nivel personal, como a nivel institucional.

112

4

4

Bajo

Implementación de políticas de Control de los inventarios mediante controles (conteos generales y la identificación individual de los aleatorios) y seguridad bienes. permanente sobre los bienes de la empresa.

Bajo

Una debida segregación de funciones en cuanto a la identificación de la necesidad, la determinación y el proceso de la adquisición y la supervisión

Procedimientos claros y estandarizados en el establecimiento de requisitos legales y técnicas para adquirir y contratar.

Bajo

Auditoria y revisiones aleatorias, control y seguimiento a los cambios de los valores facturados y al cumplimiento de los trámites en terreno

N/A

64

Bajo

N/A

N/A

Bajo

Analizar y establecer políticas claras en cuanto a la relación empresatrabajador, en cuanto a la ejecución de labores propias del cargo en horarios laborales y en horarios no laborales.

N/A

Bajo

Una debida segregación de funciones en cuanto a la identificación de la necesidad, la determinación y el proceso de la adquisición y la supervisión.

N/A

Bajo

Una debida y adecuada segregación de funciones en cuanto a la supervisión y verificación de acuerdo al bien o servicio que se adquiere.

N/A

Bajo

Estableciendo políticas claras para la adquisición de bienes y/o servicios en cuanto al cumplimiento de requisitos, definiendo lazos de consanguinidad y afinidad.

N/A

7

Bajo

Establecer políticas sobre los conductos regulares para el suministro de la información, para que la información que deba entregarse se haga por el funcionario que la conoce y con previo visto bueno de la gerencia

N/A

64

Bajo

Mayor control en la información y el archivo de la misma.

Archivar la documentación a tiempo

7

Bajo

Establecer un plan de acción de respuesta y atención al usuario, teniendo en cuenta los días hábiles establecidos por la norma.

N/A

4

Bajo

Estandarizar y dar cumplimiento a las calidades requeridas, tanto en la adquisición de materiales y equipos, como de los demás bienes.

N/A

7

Bajo

Establecer políticas y directrices generales, para la no aceptación de dadivas.

N/A

28

28

40

10

112

Bajo

NA

Revisar y establecer los procedimientos que de acuerdo a criterios de agilidad, puedan ser ajustados en lo relacionado con la disminución de trámites.

Version 1

IENTO

ES DE CONTROL PERSONA Conocimiento en asuntos presupuestales Conocimiento en asuntos legales Conocimiento en rendición de cuentas N/A

N/A Solicitud de explicación del incumplimiento Conocimiento en el manejo de herramientas Solicitar documentación pendiente Capacitación EPP Reubicación del cuarto de barrido Solicitud de explicación del incumplimiento Capacitación Normas de Tránsito

EPP Capacitaciones Solicitud de explicación sobre la pérdida del cliente Capacitación en el buen uso de implementos de seguridad Capacitación en normas de tránsito y autocuidado

Conocimiento en asuntos presupuestales Solicitud de explicación sobre la falta de recaudo Informar al usuario sobre los ajustes

Solicitud de explicación sobre la falla en el pago Conocimiento en asuntos legales

Conocimiento en servicio al cliente y atención PQRS Conocimiento en el buen manejo de las herramientas de trabajo Conocimiento el cuidado de los recursos de la empresa

Solicitud de explicación de la falla

Reinducción en el SGC

Realizar planes correctivos de acuerdo a la matriz de riesgos y no conformes Conocimiento en asuntos legales

Revisar los consumos de los funcionarios periódicamente con respecto a la información que se tenga Socialización permanente de principios éticos y capacitación de las normas del sector público.

N/A

Entregarlos para uso y custodia a un responsable (cartera de funcionarios).

N/A

N/A

: Revisar que el funcionario delegado cumpla el perfil para el cargo y para la actividad que se le delega.

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A