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• enrique carlos lopez tamara

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GESTION DEL RIESGO Gestion gerencial

Gestion integral 3

5

3

4

2.5

3

5

2 0

1 0

M

1

1.5 1 0 0.5

1

B

2

2

0

E0

A

B

M

A

E

Gestion de operaciones Gestion administrativa y financiera 5

5

2

4

1.5

3

2

2

1

2

1 0.5

1

1

1 0

0 0

0

B

M

A

B

E

Gestion RRHH 3

2.5

2.5 3

1

0.5

2.5

B

M

3

1.5

1

3

E

2 3

1.5

0

A

Gestion de compras

3

2

M

A

2

1 1

0.5 0 0 E

Gestió de infraestructura

B

0 M

A

E

Gestió de infraestructura 3 2.5 2 3

1.5 1 1

0.5 0

0 B

M

A

0 E

TION DEL RIESGO ALFA SAS

Matriz de riesgos

GESTION INTEGRAL CODIGO

0

### P

PROCESO

MT-GI-06

r0 o ### b a b ili d a d

RIESGO

CAUSA

DESCRIPCIÓN

Si no se tiene asignado presupuesto no se puede lograr Al ver limitacion del los objetivos y el sistema no es presupuestos los procesos Limitacion del presupuesto adecuado, eficiente y eficaz. establecidos no son eficaz y Además los procesos no el sistema no avanzaria podran lograr sus objetivos propuestos.

###

P I rm o p b a a c b t ili o d a d

ESTION GERENCIAL

P I ### rm o p b a a c b t ili o d a d

la falta de comunicación con Si no hay comunicación con socios socios y/o accionistas es el Y/o accionistas es porque no hay 2. Falta de comunicación con riesgo para que la organización liderazgo, ni competencia socios y/ o accionistas no alcanze sus objetivos necesaria para tener comunicación propuestos ni halla una mejora interna con socioc y/o accionistas. continua en los procesos.

3. Falta de trabajo en equipo

falta de retroalimentacion, Si no hay trabajo en equipo no objetivos confusos , colaboradores habra una planificacion y desmotivados y falta de liderazgo y puede haber un fracaso tanto el comprension en la organización equipo como en el sistema y la seria la causa de la falta de trabajo empresa en equipo.

P I ### rm o p b a a c b t ili o d a d

GESTION GE

3. Falta de trabajo en equipo

desmotivados y falta de liderazgo y puede haber un fracaso tanto el comprension en la organización equipo como en el sistema y la seria la causa de la falta de trabajo empresa en equipo.

si no se tiene conocimiento de los 4. No cumplimiento de asuntos legales ambiental, el conocimiento en asuntos Normatividad legal en temas seguridad y salud en el trabajo, legales es muy importante para ambientales , seguridad y responsabilidad social de la la empresa ya que se evita toda salud en el trabajo , laboral y empresa puede tener demandas, sancion y demandas. Transporte sanciones y puede llegar a fracasar la empresa.

5. Infracciones al cumplimiento de normas

la falta de conocimiento de las no falta de conocimiento operacional normas puede afectar a la de las normas, falta de capacitacion empresa por no cumplir con las normas

Si no hay personal Falta de personal con liderazgo administrativo, para ejercer funciones de control responsabilidades y directivos 7. Fallas Y/O Ausencia de una interno , responsabilidad para un correcto oficina de control interno administrativa y directivos de la funcionamiento puede ser la empresa causa para una falla en el control interno. El encargado de recursos humanos y del sistema de NO Realizar induccion y re gestion debe realizar la induccion a todo el personal nuevo induccion re induccion a todo 1. No realizar inducción y re y antiguo es la causa para no ser el personal sobre las inducción a los trabajadores productivo y no trabajar con generalidades de la empresa y eficiencia del sistema de gestion integral, para la eficacia y eficiencia de susu funciones.

Si no se realiza examenes 2. No realizar exámenes La falta de conocimiento y de medicos laborales no habra medicos de ingreso , presupuesto es la cusa para la no productividad y el personal periódicos, egreso a los realizacion de examenes medicos pueden tener condiciones de trabajadores laborales salud no adecuadas para la realizacion de las actividades

GESTION INTEGRAL

trabajadores

laborales

salud no adecuadas para la realizacion de las actividades

si no se tiene un syso no se Si no se encuentra el syso no habra podra ejecutar el sistema y 3. No ejecutar el sistema ejecucion del sistema de gestion ademas la sobre carga de tareas integral de gestión integral, tener varios cargos afecta impide la ejecucion del sistema la no ejecucion del sistema. integral.

4. No cumplir normatividad

con

la falta de comprension de la normatividad, la falta de syso, Falta de comprension, falta de la de interes y responsabilidad por interes, falta de syso y parte de gerencia es la causa responsabilidad del gerente para no cumplir con la normatividad

Si no se tiene conocimiento de 5. No reportar los accidentes No tener conocimiento de la la normatividad y no se graves a riesgos laborales normatividad, no reportar los reportan los accidentes grave a accidentes a la empresa la empresa por parte del trabajador habra consecuencias.

6. Falta de practicas si no tiene practicas para sostenibles para mejorarar mejorar las condicones las condiciones ambientales falta de conocimiento y cultura ambientales internas y del internas y del entorno que ambiental entorno habra falta de cultura transciendan a las partes tanto interno como externo interesadas

Si no se realiza induccion al trabajador, si no se tiene 1.No entregar planilla a los falta de conocimiento de la tarea, conocimiento de la tarea y si no conductores falta de planilla, hay planilla es la causa de la entrega de planillas

Si no se realiza induccion al trabajador, si no se tiene 1.No entregar planilla a los falta de conocimiento de la tarea, conocimiento de la tarea y si no conductores falta de planilla, hay planilla es la causa de la entrega de planillas

GESTION OPERACIÓN

Si no se encuentra el equipo de Equipo de alcoholimetria en mal alcoholimetria en buen estado y 3. No realización de prueba de estado, No querer hacer las si se olvida de realizarlas puede alcoholimetría pruebas, olvidar realizar las tener consecuencias pruebas significativas

La demora de los vehiclos para salir a su destino es por la 5. Servicios no realizados por Falta de compromiso por algunos demora del conductor , ya sea demoras en la salida de los Conductores al no llegar a la hora por negligencia del mismo , vehiculos acordada para e servicio . vueltas personales o porque simplemente no quiere salir a la hora acordada.

Orden publico en carreteras ya Desconocimiento orden publico sea por bloqueo , actual por algunos conductores al 5. Delitos robos y actos manifestaciones , saqueos , lo momento de prestar el servicio terrorristas en carreteras que obliga en ocasiones a Toma de Trochas , caminos y condctores a tomar rutas carreteras poco transitadas inadecuedas y poco seguras

6. Falta de gestion de los falta de conocimiento de la residuos generados, producto falta de sensibilizacion de los clasificacion de los residuos del desarrollo de actividades residuos por parte de Conductores generados en la empresa esenciales en la empresa.

No realizar inspecciones a los llevar los documentos vencidos 7. llevar documentos vencidos documentos, perdida de tanto del vehiculo como del del conductor y vehiculos documento, falta de recursos para conductor la empresa se vera

No realizar inspecciones a los llevar los documentos vencidos 7. llevar documentos vencidos documentos, perdida de tanto del vehiculo como del del conductor y vehiculos documento, falta de recursos para conductor la empresa se vera actualizarlos. en altas consecuencias

si no se realiza inspecciones a 8. No Realizar inspecciones Falta de personal, no contar con la los documentos del vehiculo de documentos de vehículos documentacion puede haberse afectado el proceso y la organización

9. No realizar mantenimiento falta de recursos, falta preventivo a vehículos y por organización, falta ende fallas mecanicas durante direccionamiento en el servicio organización

de no realizar mantenimiento de preventivo a vehiculos para un la correcto rodamiento

la no realizacion de seguimiento comerciales a clientes y proveedores no 1. No realizar seguimientos Falta de organización, falta de asegura las expectativas del comerciales a clientes y tiempo, falta de direccionamiento cliente y mejora en el servicio a proveedores demas no asegura una buena coordinacion con los proveedores

COMERCIAL

No ralizar pagos de servicios a 2. No realizar pagos de No tener recursos economicos, conductores, presentandose servicios especiales a falta de contratos, falta de falta de eficacia en las conductores por la prestacion admnistracion funciones y servicios mal de los mismos prestados

Por pandemia y emergencia sanitaria el sector de No adpatacion y aplicación de 3. Cierre de sector transporte a Transporte tuvo que ser cerrado protocolos sector transporte causa pandemia generada por a excepcion de algunos Cierre de Municipos por la rapida el Virus COVID-19 servicios pero con la expansion de Virus adaptacion de protocolos de Bioseguridad

GESTION COMERCIA

Por pandemia y emergencia sanitaria el sector de No adpatacion y aplicación de 3. Cierre de sector transporte a Transporte tuvo que ser cerrado protocolos sector transporte causa pandemia generada por a excepcion de algunos Cierre de Municipos por la rapida el Virus COVID-19 servicios pero con la expansion de Virus adaptacion de protocolos de Bioseguridad

4. No realizar cobro de cartera

Falta de personal, no tener si no se realiza la cartera no conocimientos sobre los clientes habra recursos economicos

5. No realizar cotización de servicios ofrecidos por la No gestionar las cotizaciones empresa

No realizar las cotizaciones puede haberse afectado la organización

6. Falta de Reduccion, control, prevencion de la No realizar las basuras en sus no clasificar los contaminacion por residuos respectivos bolsas liquidos y gaseosos liquidos y gaseosos del parque automotor

ON ADMINISTRATIV Y FINANCIERA

7. No cumplir normatividad legal

con

la

residuos

No cumplir con la Falta de comprension, falta de normatividad legal de la interes, falta de responsabilidad, organización se veria afectada falta de capacitacion. y tendria varias consecuencias

No entregar informes Atraso en los informes, no tener contables, no se podra dar 1. No entregar informes organización, desconocimientos de recomendaciones y ver el contables financieros a los las politicas y directrices del estado financiero de la empresa socios control interno contable. para asi tomar las decisiones que halla lugar Al no estar al dia con los incumplimiento en el pago de proveedores estos no facilitaran proveedores por concepto de el producto e insumos , lo que insumos , papeleria y demas 2. No pago a proveedores y ocasiona erogacones de materiales necesaios para la nomina personal efectivo prestacion del servicio Desinteres por los trabajadores Incumplimiento pago de nomina de al no recibir su pago justo y trabajadores puntual

GESTION ADMINI FINANCIE

la falta de recursos economicos, no pagar impuestos a las 3. No pago de impuestos a las falta de conocimiento de la entidades reguladoras afectaria entidades reguladoras normatividad legal a la organización

4. No adaptacion a un no tener conciencia y falta de continuo desarrollo de una Falta de cultura ambiental amable capacitacion frente a la cultura cultura organizacional amable ambiental con el ambiente.

Falta o deficiencia en las capacitaciones

1. Ausencia de un diagnóstico real y objetivo 2. Inadecuada programación 3.Carencia de un plan de formación y capacitación

STION DE RECURSOS HUMANOS

1. Demoras en la ejecución de(los) cronograma(s) establecido. Incumplimiento cronogramas 2. Mal menejo de los tiempos

Disponibilidad recursos

Planeación adecuada del presupuesto para el area.

Contratación de personal no No buscar compatibilidad del idoneo trabajdor con la organización

Hace referencia a una inadecuada planeación del proceso de formación y capacitación

Incumplimiento de la planeación para la gestión y mejora en el desarrollo del proceso de Talento Humano.

Presupuesto para el desarrollo de actividades de bienestar y de capacitación, conforme a necesidades identificadas.

Ineficiencia en las actividades a desarrollar por parte de los funcionarios

Acompañamiento gerencial en Crcimiento organizacional desde la Apoyo en la toma de la toma de decisiones fuerza laboral descisiones al rea gerencial

GESTION DE R

Acompañamiento gerencial en Crcimiento organizacional desde la Apoyo en la toma de la toma de decisiones fuerza laboral descisiones al rea gerencial

No afiliación y reporte de novedades de seguridad social.

1. Reporte de incapacidades del trabajador a tiempo ante talento humano 2. Inadecuado tramite de afiliacion .

Afiliaicon y reportes de novedades de la seguridad social del trabajador.

Herramientas informáticas

Equipos de computo y sistema optimizado para la gestion

Herramientas informaticas para la gestion del proceeso

Deficiencia en el proceco de controlde los productos comprados

1. Falta de procedimientos establecidos de compras

Control de proceso de compras

Escasez de proveedores, en región

1. Posible inhabilidad o incompatibilidad del (los) contratista(s) 2. poco competitivos 3. calidad del producto o servicios que no llenan las espectativas de La organización

Escacez de proveedores locales

GESTIÓN DE COMPRAS

1. Selección inadecuada de un proveedor 2. Escases de proveedores para abastecerse de productos, o Selección de proveedores que servicios no reunen los requisitos 3. Nivel de los proveedores que establecidos por la entidad limita las opciones. 4. Procedimiento de selección de proveedores inadecuado o inexistente

Proces de selección de proveedores

Solicitudes programadas de manera improvisada

Se refiere a solicitudes que deben ser atendidas en periodos menores a un día.

1. Falta de programación en la gestion de compras

1. Favorecimiento a contratistas Inadecuado manejo del Proceso de selección y 2. Carencia de proceso de contratación y contratación para prover un proceso de selección compras porduct o servicios 3. Personal no idoneo

Productos a impiden ser eficaces.

1. Precios de productos , partes de precios que vehiculos y otro muy elevados. Adquisición de productos y eficientes y 2. partes Monopolizacion del mercado

Incumplimiento Programas de 1. Gestion inadecuada del proceso. Incumplimiento del plan de Mantenimiento en la 2, Falta mantto de herramientas equipos infraestructra y paque de planecación de Mantto e infraestructura. automotor

GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA

Incumplimiento Programas de 1. Gestion inadecuada del proceso. Incumplimiento del plan de Mantenimiento en la 2, Falta mantto de herramientas equipos infraestructra y paque de planecación de Mantto e infraestructura. automotor

1. Deficiente gestion de seguros No tener poliza de protección actuales y contraactuales del parque automotor, bienes 2. Carencia de e inmuebles inventario de equipos y demás 3. Evación de pagos

Adquisición de polozas o seguros de protección para la infraestructura

Adquisición equivocadas de Adquisición incorrecta de 1. Especificaciones incorrectas del refacciones, partes y recusos recursos fisicos y tecnologicos recurso. 2. Ejecucion fisicos para el libre ( equipos, programas, partes inadecuada de un procedimiento . funcionamiento de las de vehiculos, refacciones) 3. operaciones

Disponibilidad recursos

1. Planeación y disposicion de recursos

No Tocar de Aquí hacia abajo

Diponibilidad de los recursos economicos.

Gestion Gerencia l

Gestion Integra l Gestion Operaci ón Gestion Comerc ial

GESTION INTEGRAL FECHA

VERSION

7/21/2020

1 ANÁLISIS DEL RIESGO

CALIFICACIÓN

ZONA DE RIESGO

CONSECUENCIAS POTENCIALES

TIPO DE IMPACTO

EVALUACIÓN

Probabilidad

Impacto

4

4

Impacto Operativo

16

retiro de representante legal, no avance de la empresa

4

4

Impacto Operativo

16

Retiro del personal y de contrato

4

4

Impacto Operativo

16

Perdida del certificado, desconocimiento de la norma, no contrato con los clientes, sanciones y multas

B

M

Retiro del personal y de contrato

4

4

Impacto Operativo

16

sanciones, multas y no contrato con clientes

2

4

Impacto Legal

8

auditorias por entidades de control, multas y sanciones

5

4

Impacto de Credibilidad o Imagén

20

Retiro de economica

4

4

Impacto de Confidencialidad de la Información

16

4

3

Impacto Operativo

12

4

5

Impacto Legal

20

personal,

perdida

x

Despido de personal por no satisfacer las expectativas y requerimientos del puesto.

Demandas por parte del personal, incumplimiento de la norma

x

perdida de certificado,perdida de contrato , disminucion del servicio , sanciones, falta de eficienciaen los trabajadores, falta de organización.

4

4

Impacto de Credibilidad o Imagén

16

sanciones, multas, perdida de clientes y proveedores, mayor impact en accidentes y enfermedades laborales

4

5

Impacto de Credibilidad o Imagén

20

Multas, sanciones, sanciones

2

4

Impacto Legal

8

x

impacto ambiental

3

4

Impacto Legal

12

x

Multas, sanciones, inmovilizacion de vehiculs, perdida de tiempo, perdida economico.

4

4

Impacto Operativo

16

Multas, sanciones, inmovilizacion de vehiculs, perdida de tiempo, perdida economico.

4

4

Impacto Operativo

16

Despachar al trabajador bajo los efecto del alcohol

4

5

Impacto Legal

20

Perdida economica, retiro empresas y por ende el servicio

4

4

Impacto Operativo

16

5

3

Impacto Legal

15

3

3

Impacto Operativo

9

4

4

Impacto de Credibilidad o

16

Perdida economica, propiedad, secuestro

daños

de

a la

Contaminacion

Multas al conductor y a la empresa , sanciones, inmovilizacion de vehiculos, perdida economicas,

X

Multas al conductor y a la empresa , sanciones, inmovilizacion de vehiculos, perdida economicas, perdida de clientes.

4

4

Impacto de Credibilidad o Imagén

16

Documentos sanciones

3

4

Impacto Operativo

12

fallas mecanicas, perdidas economicas, perdidas de tiempo,perdidas humanas

4

4

Impacto Operativo

16

perdidas de clientes, perdidas de proveedore,

4

3

Impacto de Credibilidad o Imagén

12

x

Retiro de conductores , demandas

3

4

Impacto Legal

12

x

No contratacion de servicios Miedo al Contagio Carencia de los servicios

5

5

Impacto de Credibilidad o Imagén

25

vencidos,

multas,

x

No contratacion de servicios Miedo al Contagio Carencia de los servicios

5

5

Impacto de Credibilidad o Imagén

25

falta de recursos economicos, retiro de personal, no pago de nominas, no pago de seguridad social

1

4

Impacto Operativo

4

x

Retiro de personal, Sanciones

2

3

Impacto Operativo

6

x

3

3

Impacto de Credibilidad o Imagén

9

Sanciones, multas, demandas.

4

4

Impacto de Credibilidad o Imagén

16

Retiro del cargo, perdida economica,

1

4

Impacto de Confidencialidad de la Información

4

Mala imagen por parte de proveedores Retiro de personal Desinteres por parte de los empleados al no reciir un pago justo y puntual.

4

4

Impacto de Credibilidad o Imagén

16

contaminacion ambiental desordenes en la clasificacion.

y

x

x

Multa, sanciones

3

4

Impacto de Credibilidad o Imagén

12

x

desordenenes ambientales

3

3

Impacto de Credibilidad o Imagén

9

x

1. Deficiencias de los procesos/servicios 2. Bajo desempeño 3. Incumplimiento de los objetivos organizacionales

3

4

Impacto de Confidencialidad de la Información

12

X

1. Personal desmotivado y sin mejoramiento de competencias. 2. Recepción tardía de las solicitudes y requerimientos 3. Distribución inoportuna 4. Documentación soporte incompleta 5. Deficiencias en la disponibilidad de información 6. Falta de coordinación con otros procesos y dependencias

3

3

Impacto de Confidencialidad de la Información

9

x

1. Cumplimiento con los objetivos trazados por la organización

4

3

Impacto de Confidencialidad de la Información

12

1. Bajo rendimiento en las tareas asiganadas 2. Desgaste en tiempo y recursos del área administrativa y capacitación

2

4

Impacto de Confidencialidad de la Información

8

Cumplimiento de las politicas establecidas por la organización

4

4

Impacto de Confidencialidad de la Información

16

x

x

x

Cumplimiento de las politicas establecidas por la organización

4

4

Impacto de Confidencialidad de la Información

16

1 No prestación de los servicios a los trabajadores y sus familias. 2. Cobro de Mora por los periodos sin pago. 3. Sanciones Discplinarias. 4. Inconvenientes a largo plazo con los trámites de reconocimiento de pensión. 5. No reconocimiento de incapacidades 6. Sanciones impuestas por el Estado (UGPP).

2

5

Impacto Legal

10

1. Gestion d ela información adecuada 2. Fluidez de la información hacia las demás dependencias

2

4

Impacto de Confidencialidad de la Información

8

1. Compra de productos inadecuados e inseguros . 2.Sobre costos en los proceso de compras 3. Desviación de recursos hacia compras imnecesarias

4

4

Impacto de Confidencialidad de la Información

16

Sobrescostos , incumplimiento en las actividades a prestar

3

4

Impacto de Credibilidad o Imagén

12

x

x

X

Retrasos en los procesos de la entidad, ineficiencia administrativa, distorsión imagen institucional.

3

5

Impacto de Credibilidad o Imagén

15

Que no se atiendan las solicitudes de servicio en el tiempo requerido 2. Perdida de credibilidad 3. Problemas legales contractuales

3

4

Impacto de Credibilidad o Imagén

12

x

1. Posibles no conformidades en las auditorias. 2. Retrasos en los demas proceso, n especial gestione de operaciones 3. distorsión de la imagen institucional.

3

4

Impacto Legal

12

x

Reducción de la capacidad de compra y resolución de necesidades internas.

3

2

Impacto Legal

6

1. Informes inoportunos 2. Deterioro en los equipos y la no movilidad del paque automotor y equipos de trabajao. 3. Perdida de confiabilidad por un mal servicio.

3

4

Impacto de Confidencialidad de la Información

12

de

la

x

x

1. Informes inoportunos 2. Deterioro en los equipos y la no movilidad del paque automotor y equipos de trabajao. 3. Perdida de confiabilidad por un mal servicio.

3

4

Impacto de Confidencialidad de la Información

12

x

1. Sanciones economicas por parte de autoridades de transito 2. Perdida de contratos establecidos o licitaciones 3. Perdida de la credibilidad

2

4

Impacto Legal

8

x

Impacto de Confidencialidad de la Información

12

x

1. Paralisis en las operaciones 2. Incumplimineto de oblogaciones adquiridas con el cliente 3. Deterioro en la infraestructura. 4. Perdida total de equipos.

3

4

1. Gestión adecuada de los ambientes de operaciones y serviios . 2. Optimas condiciones de la infraestructura.

4

4

16

x

SGO

ZONA DE RIESGO

CONTROLES

TIPO DE CONTROL

REDUCCION DE GASTOS, COMPRANDO LO NECESARIO

Probabilidad

REDUCIR UN 5% del presupuesto asignado sin dejar de cumplir las metas

Probabilidad

MEDIDAS DE RESPUESTA A

x

E

Asignacion de pres propuestas , lo ant

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Realizar reuniones para comunicarles a los socios y/o accionistas todo lo referente de la empresa

x

x

Probabilidad

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Progra

Reuniones con los lider de proceso

Probabilidad

Cumplir con asignadas

Probabilidad

las

responsabilidades

pro capacitacion de

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

x

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

x

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

x

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

pro capacitacion de

Cumplir con los requisitos legales

Probabilidad

Asistir a capacitaciones de actualizacion de requisitos legales

Probabilidad

*Buscar la asesoria

*Autocapacitac

*Seguimiento conti

capacitacion al area operativa sobre seguridad vial

Probabilidad

realizar inspecciones a la documentacion de los vehiculos y conductores

Probabilidad

Consultar Simit y RUNT

Probabilidad

contratacion de personal

Probabilidad

Contratacion asignar responsabilidad al personal

Probabilidad

Realzar induccion

Probabilidad

Realizar evaluacion de induccion

Probabilidad

realizar examenes de ingreso, periodicos y egreso al personal nuevo y antiguo

Probabilidad

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

X

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Realizar los e

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

x

x

Realizar la ejecucion del sistema de gestion Integral

Probabilidad

cumplir con la normas iso y oshas

Probabilidad

* Asesor

implementar el sistema de gestion ambiental

Cumplir con la normatividad

Probabilidad

Asistir a las actualizaciones

Probabilidad

Se debe realizar los reportes de accidentes laborales graves a la ARL

Probabilidad

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

1. Reporte de accid Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Capacitcitacion

POLITICAS AMBIENTALES Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

x

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Realizar entrega de planilla a los conductores

Probabilidad

Realizar inventario de planillas

Probabilidad

Planillas e

Realizar inventario de planillas Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

x

Planillas e

Realizar las alcoholimetria

x

x

R

Probabilidad

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Busca

Instalacion de GPS en vehiculos

Probabilidad

Actualizacion de noticias y conocimiento de rutas seguras

Casi Seguro

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Buscar estrategias obetener mapa de

SENSIBILIZACION EN LA CLASIFICACION DE RESIDUOS

Sens

Verificar la documentacion antes de prestar servicio de transporte

x

Probabilidad

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

cumplimiento de las funciones

x

Probabilidad

Probabilidad

Verificar la documentacion antes de prestar servicio de transporte

Probabilidad

Realizar las inspecciones mensual a los documentos del vehiculo

Probabilidad

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

x

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Re

realizar los mantenimientos preventivos

Probabilidad

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

x

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Mantenimientos

Realizar encuestas y evaluaciones

Probabilidad

Registro de clientes y provedores

Probabilidad

Actualizacion de documentos de requisitos de clientes y proveedores

Probabilidad

Realizar los pagos de nomina

Probabilidad

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

x

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

1. Actualizar los dat

2. realizar en

Realiz

Adapacion de protocolos de Bioseguridad

Posible

Adquisicion de EPP de bioseguridad para conductores

Casi Seguro

Generacion de confianza hacia los clientes

Raro

Adaptacion de pro t

x

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Adaptacion de pro t

Generacion de confianza hacia los clientes

Raro

Realizar seguimiento de carteras a clientes

Probabilidad

Asumir el Riesgo

Hacer s

Realizar las cotizaciones del servicio

Probabilidad

Asumir el Riesgo

Mantenimiento preventivo

Inspecciones Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

x

x

*pre

Actualizacion de requisitos legales

Probabilidad

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Asistir a las capacitaciones de actualizacion de normatividad

Probabilidad

Asumir el Riesgo

Realizar informes contable cada vez que

Probabilidad

Programacion de Pagos a proveedores

Probabilidad

Pago Oportuno y puntual de Nomna de Trabajadores

Probabilidad

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

*

Entregrar inform

Programacion Mejor programa

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Realizar los pagos de los impuesto

Probabilidad

capacitacion,sensibiliazacion

Probable

Plan de capacitación

Probable

Evaluación de lecciones aprendidas

Raro

Hoja de asistencia a capcitación Formacion Colboradores

Probable

Matriz de presupuesto

Posible

programacion de Servicios

Posible

Control presupuestal por proceso

Probable

Ca

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Asumir el Riesgo

Revi Cpacitaciones importantes y concisas de acuerdo a la necesidad

Posible

Manual de Funciones ineficaz

Posible

mala Contratacion

Posible

Reuniones primarias con el personal

Posible

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Asumir el Riesgo

Implem

Reuniones de

Reuniones primarias con el personal

Posible

Reuniones de

Asumir el Riesgo

Revision mano de obra contrada

x

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Posible

Revision Mensual

Revision de Documentacion de seguridad social por cada trabajador contratado y verificcion portales de EPS y pension

Posible

Plan de mantenimiento

Probable

Insecciones puesto sde trabajo

Probable

Presuuesto

Probable

programacion de Compras

Probable

Asumir el Riesgo

X

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

necesid

Visitas empresariales

Improbable

Segmentacion de Mercados

Raro

List

x

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

libro maestro de Proveedores

Posible

selección y evaluacion de Proveedores

Posible

Formato de se

Presupuesto

Posible

Programacion de Compras

Posible

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

necesid

Procedimiento de Compras

Probable

Procedimiento de Compras

Probable

Listado Maestro de Proveedores

Probable

Informes de Precios

Posible

PLAN DE MANTENIMINTO

Casi Seguro

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Asumir el Riesgo

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

s

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

s

Prsupuesto

Casi Seguro

Programacion de las preventivas

Probable

Presupuesto

Casi Seguro

Asisgnacion y aprobacion Presupuesto

Probable

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Asumir el Riesgo

A

SEGUIMIENTO DEL RIESGO

ACCIONES PARA EL SEGUIMIENTO

FECHA DE LA IMPLEMENTACION DE EVIDENCIA DOCUMENTAL LAS ACCIONES

Asignacion de presupuesto vigencia año 2021 para cada una de las actividades propuestas , lo anterior para que el sistema de gestion integral cumpla con los objetivos propuestos

3/30/2021

Relacion de gastos , eficiencia y productividad del sistema

Programacion de reuniones con socios de la empresa

12/30/2020

Actas de reuniones

programacion de talleres de trabajo en equipo capacitacion de liderazgo, trabajo en equipo y cumplimiento de metas

12/30/2020

trabajadores motivados , actas de capacitaciones , evidencias de talleres

programacion de talleres de trabajo en equipo capacitacion de liderazgo, trabajo en equipo y cumplimiento de metas

12/30/2020

de capacitaciones , evidencias de talleres

*Buscar la asesoria externa para el apoyo en la implementacion y ejecucion de un sistema integrado *Autocapacitacion en temas relacionados con certificacion de sistemas integrados *Seguimiento continuo y actualizacion oportuna en temas legales relacionados con el servicio de transporte

7/31/2020

Capacitacion manejo defensivo

8/31/2020

Contratacion de personal que apoye las funciones administrativas

8/31/2020

indicadores de gestion buena imagen personal contratado

Realizar induccion

11/30/2020

Acta de Asistencias, evaluacion de capacitacion, personal capacitado

Realizar los examenes de ingreso, periodicos y egreso al personal.

12/30/2020

certificado de examenes, consentimiento informadon, matriz de programacion de examenes

Asesoria Contratada Actas de Consultoria personal autocapacitado indicadores de gestion

Asistencia a capacitacion.

examenes

* Ejecutar el sistema integral * Asesoria e Implementar el sistema de gestion ambiental

9/30/2020

*Auditorias *Implenetacion gestion ambiental

Capacitacion de actualizacion

12/31/2020

certificado de actualizacion

1. Reporte de accidente graves a ARL reporte de accidente, investigacion - acta

2. Investigacion de accidentes leves 3. leciones aprendidads

Capacitacion ambientales

1/31/2021

ACTAS ASISTENCIA

Planillas entregadas a los conductores para ser despachados

cada ves que se despacha

despachos de conductores con planillas para evitar comparendos

Planillas entregadas a los conductores para ser despachados

cada ves que se despacha

despachos de conductores con planillas para evitar comparendos

Realizacion de pruebas de alcoholimetrias

01/01/2021- 31/12/2021

Registro de alcoholimetria, trabajadores con buena disposicion y condiciones para manejar

Buscar estrategia para captar clientes empresariales

01/01/2021-31/12/2021

Acta de reuniones, acuerdos

Buscar estrategias para una buena comunicaccion con Autoridades Civiles y asi obetener mapa de rutas seguras, y custodia de los vehiculos en estas mismas rutas

1/31/2021

Mapa rutas Seguras GPS en vehiculos

Sensibilizacion en la clasificacion de los residuos

01/02/2021- 31/12/2021

Actas de asistencias

Inspeccion preoperacionales

31/01/2021 - 31/12/2021

Matriz de documentos, inspecciones

Inspeccion preoperacionales

31/01/2021 - 31/12/2021

Matriz de documentos, inspecciones

Realizar inpecciones de documentos mensual

01/01/2021/ - 31/12/2021

formato de inspecciones

Mantenimientos preventivos de losvehiculos, realizarlos bimensualmente

31/07/2020 - 31/12/2021

Matriz de mantenimiento preventivo, documento de mantenimiento en los archivos

12/30/2021

Archivo de los clietes y proveedores,Documentos Actualizados.

Realizar los pagos de nomina de acuerdo al contrato

31/07/2020-31/12/2021

COMPROBANTE DE EGRESO Y DESPRENDIBLE DE PAGO

Adaptacion de protocolos de seguridad y que estos sea de conoicmiento para todas las partes interesadas y comunidad

7/31/2020

Protocolo de Bioseguridad empresa ALFAS SAS

1. Actualizar los datos de los clientes y proveedores 2. realizar encuestas de satisfaccion y evaluacion de proveedores

Adaptacion de protocolos de seguridad y que estos sea de conoicmiento para todas las partes interesadas y comunidad

7/31/2020

Protocolo de Bioseguridad empresa ALFAS SAS

Hacer seguimiento a carteras de cuentas empresariales

01/07/2020 - 31/12/2021

Revisar copias de planillas enviadas para cobrar

Realizar cotizaciones antes del servicio

31/12/2020

Cotizaciones realizadas

*Realizar los mantenimientos *preventivos y realizar las inpecciones bimensual

01/07/2020 - 31/12/2021

*Certificados de mantenimiento preventivo *Inspecciones

*Realizar cumplimiento de la normatividad *capacitacion

12/31/2020

Asistencia

Entregrar informes contables una vez al año y/ o cuando sea conveniente

12/31/2020

Informe

Programacion mejor del efectivo recibido por los servicios prestados Mejor programacion de pago de proveedores de acuerdo a recepcion de facturas

01/07/2020 - 31/12/2021

formato de inspecciones

Realizar pagos de impuesto

01/07/2020 - 31/12/2021

PAGOS, NOMINA CONSIGNACION

Capacitacion de clasificacion de los residuos

01/07/2020 - 31/12/2021

Actas de asistencias

Plan de formacion a ejecutar lecciones Aprendidas Evaluacion de las Capacitacion

01/07/2020 31/12/2021

Actas de asiste Evaluacion de la Capacitacion

Programacion de los servicios Presupuesto Asignado

01/07/2020 31/12/2021

Asignacion del presupuesto programacion de cada uno de los servicios contratados

Buen control presupuestal Revision constante del plan de trabajo Anual

01/07/2020 31/12/2021

presupuesto asignado plan de trabajo Programa de capacitaciones

Proceso de Selección adecuado Implementacion del procedimiento de contratacion

01/07/2020 31/12/2021

Contrato de trabajo Manula de Funciones adecuado

Reuniones de trabajo con empleados y soccion de la empresa

01/07/2020 31/12/2021

asistencia

Reuniones de trabajo con empleados y soccion de la empresa

01/07/2020 31/12/2021

asistencia

Revision Mensual de mano de obra contratada para revisar cada uno de los portales

01/07/2020 31/12/2021

planillas de seguridad social certificacion de afiliacion

Plan de mantenimiento Inspecciones

01/07/2020 31/12/2021

informe de inspecciones hoja de vida equipos seguimiento al manteniiento

presupuesto asignado por proceso necesidades para la programacion de las compras

01/07/2020 31/12/2021

Presupuesto asignado programacion de Comptras

Listado maestro de clientes y proveedores Visitas Empresariales

01/07/2020 31/12/2021

listado maestro de clientes y proveedores

listado maestro de Provedores Formato de selección , evaluacion y reevaluacion de Proveedores

12/31/2020

Correo de selección y evaluacion de proveedores

presupuesto asignado por proceso necesidades para la programacion de las compras

01/07/2020 31/12/2021

compras Realizadas según programacion

procedimiento

12/31/2020

Compras realizadas Facturas cuenta de Cobro

Procedimiento de Compras listado de proveddores evaluacion de proveedores

01/07/2020 31/12/2021

Compras realizadas de acuerdo alprecio promedio en el mercado

Indicadores de Resultado seguimiento al plan de mantenimiento

01/07/2020 31/12/2021

mantenimiento adecuado y pertinente a la infarestructura

Indicadores de Resultado seguimiento al plan de mantenimiento

01/07/2020 31/12/2021

mantenimiento adecuado y pertinente a la infarestructura

Presupuesto asignado por proceso programacion de preventivas indicadores de Resultado

01/07/2020 31/12/2021

Preventivas Realizadas

Presupuesto asignado a los procesos Cotizaciones libro maestro de Proveedores

01/07/2020 31/12/2021

Compras realizadas de acuerdo a la necesidad Automotor

Aprobacion pesupuesto vigencia 2021

01/07/2020 31/12/2021

asignacion de presupuesto

VERICA

FRECUENCIA A DOCUMENTAL DE LA REVISION

e gastos , eficiencia vidad del sistema

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION DE LAS ACCIONES

CUMPLIMIENTO DELAS ACCIONES evidencias espcificas o medicion y seguimiento y resultado SI

ANUAL

GERENCIA

Si

de reuniones

ANUAL

GERENCIA

Si

s motivados , actas ciones , evidencias e talleres

ANUAL

GERENTE HSEQ

NO

No

ria Contratada de Consultoria autocapacitado ores de gestion

a a capacitacion.

ores de gestion ena imagen nal contratado

ANUAL

GERENTE HSEQ

ANUAL

Gerente HSEQ Todos los lideres de proceso

ANUAL

HSEQ

No

Si

Asesor Externo Contratado ( contrato prestacion de servicios)

Si

acta de asistencia certificacion

SEMESTRAL

GERENTE

Si

Contrato Asistente administrativo

e Asistencias, n de capacitacion, nal capacitado

CADA VES QUE INGRSE PERSONL NUEVO

Acta de Asistencias, evaluacion de capacitacion, personal capacitado

Si

Actas de asistencia y evaluacion de la Induccion

do de examenes, miento informadon, programacion de xamenes

CADA VES QUE INGRSE PERSONAL NUEVO, PARA LOS ANTIGUOS Y RETIRO DE PERSONAL

HSEQ

Si

Auditorias etacion gestion ambiental

o de actualizacion

LOS ANTIGUOS Y RETIRO DE PERSONAL

ANUAL

HSEQ GERNCIA

CADA VES QUE HAYA ACTUALIZACION

HSEQ CONTADOR GERENCIA

Si

Si

e de accidente, igacion - acta

cada ves que se registren accidentes laborales

S ASISTENCIA

ANUAL

HSEQ

Si

de conductores con as para evitar mparendos

DIARIO

Gerencia CONTABILIDAD

Si

Si

DIARIO

Gerencia CONTABILIDAD

Si

de alcoholimetria, ores con buena y condiciones para manejar

diario

Coordinador HSQE

Si

uniones, acuerdos

ANUAL

GERENCIA

Si

rutas Seguras en vehiculos

ANUAL

GERENCIA

Si

de asistencias

ANUAL

HSEQ

Si

de documentos, specciones

31/01/2021 31/12/2021

HSEQ DESCHO

No

31/01/2021 31/12/2021

HSEQ DESCHO

MENSUAL

HSEQ

Si

BIMENSUAL

GERENCIA CONDUCTOR HSEQ

Si

CADA 6 MESES

HSEQ

ROBANTE DE Y DESPRENDIBLE DE PAGO

MENSUAL

GERENTE TESORERA

Si

de Bioseguridad sa ALFAS SAS

MENSUAL

Coordinador HSQE

Si

de inspecciones

e mantenimiento o, documento de ento en los archivos

de los clietes y ores,Documentos tualizados.

No

Si

MENSUAL

Coordinador HSQE

Si

opias de planillas as para cobrar

MENSUAL

contabilidad

Si

ones realizadas

ANUAL

GERENTE CONTABILIDAD

Si

rtificados de miento preventivo specciones

ANUAL

GERENCIA HSEQ

sistencia

ANUAL

GERENCIA CONTADORA HSEQ

Informe

ANUAL

de inspecciones

MENSUAL

CONTADORA

HSEQ

No

Si

Si

Si

OS, NOMINA SIGNACION

GERENCIA

Si

HSEQ

Si

hSEQ

Si

del presupuesto CADA 6 MESES cion de cada uno icios contratados

HSEQ

Si

uesto asignado de trabajo CADA 3 MESES de capacitaciones

HSEQ

SI

ato de trabajo de Funciones decuado

HSEQ

SI

HSEQ

SI

de asistencias

as de asiste uacion de la pacitacion

sistencia

ANUAL

CADA 6 MESES

CADA 6 MESES

Cada vez que se contrate personal

CADA 6 MESES

sistencia

CADA 6 MESES

HSEQ

SI

HSEQ CONTABILIDAD

SI

de inspecciones e vida equipos CADA 6 MESES to al manteniiento

HSEQ

SI

uesto asignado CADA 3 MESES cion de Comptras

HSEQ

SI

aestro de clientes CADA 3 MESES oveedores

HSEQ LIDER COMERCIAL

SI

e seguridad social ion de afiliacion

MENSUAL

de selección y CADA 6 MESES n de proveedores

HSEQ

SI

Realizadas según CADA 3 MESES gramacion

HSEQ

SI

as realizadas acturas ta de Cobro

12/31/2020

HSEQ

SI

s realizadas de lprecio promedio el mercado

12/31/2020

HSEQ CONTABILIDAD GERENCIA

SI

iento adecuado y tinente a la restructura

12/31/2020

HSEQ

SI

vas Realizadas

s realizadas de a la necesidad utomotor

n de presupuesto

12/31/2020

HSEQ

SI

12/31/2020

HSEQ

SI

12/31/2020

HSEQ CONTABILIDAD GERENCIA

SI

12/31/2020

HSEQ CONTABILDAD GERENCIA

SI

VERICACION DEL SEGUIMIENTO

recursos

VECHA DE VERIFICACION

OBSERVACIONES

RESPONSABLE DE LA VERIFICACION

6/30/2020

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

Fisico Economico Tecnologico

Fisico Economico Tecnologico

3/31/2021

HSEQ

12/31/2020

HSEQ

12/31/2020

HSEQ

12/31/2020

HSEQ

1/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

4/30/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

6/30/2021

HSEQ

12/31/2021

HSEQ

6/30/2020

HSEQ

6/30/2021

HSEQ

12/31/2021

HSEQ

12/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

8/4/2020

HSEQ

8/4/2020

HSEQ

12/31/2020

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

6/30/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

HSEQ

3/31/2021

3/31/2021

3/31/2021

3/31/2021

3/31/2021

3/31/2021

3/31/2021

3/31/2021

3/31/2021

3/31/2021

3/31/2021

3/31/2021

3/31/2021

6/30/2021

6/30/2021

3/31/2021

6/30/2021

12/31/2021

PROCESOS GESTION GERENCIAL GESTION INTEGRAL GESTION OPERACIÓN GESTION COMERCIAL

PROCESO

ZONA DE RIESGO B

M

GESTION GERENCIAL GESTION INTEGRAL GESTION OPERACIÓN

0 0 0

1 3 2

GESTION ADMINISTRATIV Y FINANCIERA

GESTION COMERCIAL

2

3

GESTION DE RECURSOS HUMANOS

GESTION ADMINISTRATIV Y FINANCIERA

1

2

GESTIÓN DE COMPRAS

GESTION DE RECURSOS HUMANOS

3

3

GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA

GESTIÓN DE COMPRAS

1

3

GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA

1

3

O A

E

5 1 5

0 2 1

Gestion gerencial

TOTAL 6 6 8

6 4 2 0

B

M

A Row 4

1

1

7

1

0

4

1

0

2

0

6

0

0

4

7

E

PROCESOS

Gestion Gerencial

Gestion Integral

Gestion Operación

Gestion Comercial

Gestion Administrativa y financiera

Gestión de humanos

recursos

Gestión de compras

Gestión infraestructura

de

OBJETIVOS

*Referenciada en la hoja de Mapa de riesgo ( celda C746 HSTA LA 752) Establecer , realizar seguimiento y garantizar el cumplimiento de la plataforma estrategica de la organizacion , demostrando el compromiso con el SGC y realizando periodicamente la revision del mismo que asegure su conveniencia , adecuacion y eficacia continua , cumpliendo con las normas , requisitos legales y de otra indole aplicables Orientar y Coordinar las actividades, para establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestón.

Controlar y dirigir la prestación del servicio de la compañía garantizando el cumplimiento de los requisitos aplicables , los requisitos del cliente apoyados de vehiculos confiables, seguros y adecuados.

Asegurar la satisfacción de los clientes brindando un servicio que cumpla las expectativas y requisitos exigidos por los mismos, incrementar el nivel de participación en el mercado.

Planear, velar , controlar y administrar los recursos que se requieran para el desarrollo de las actividades de la organización y el cumplimiento del objeto social/ Organizar y velar por el correcto funcionamiento del area administrativa bajo el control y organización de archivos, servicio a cliente, Proveedores para el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la empresa.

Gestionar los recursos humano , brindando información oportuna a la alta dirección que permita una adecuada toma de decisiones

Describir la metodología a seguir por parte de la organización para la adquisición de los bienes y servicios requeridos para su operación, en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio.

Planear y controlar el Mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones físicas, muebles, enseres y equipos de transportes ALFAS SAS , el Aseo y la limpieza de las instalaciones físicas de tal forma que se garantice una adecuada prestación del servicio .

Fecha 7/21/2020

Version 1

control de cambio Descripcion creacion de la Matriz

OBJETIVOS DE GESTION AMBIENTAL

ALFA SAS TRASPORTES ESPECIAL

ALFA SAS TRASPORTES ESPECIAL