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Manual de Usuario del

Microsoft Access 2016

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Tabla de contenido Introducción a Access ............................................................................................................................................................. 7 Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

Manuales Y Tutoriales www.manualesytutoriales.com Actualizaciones más recientes para Access 2016 ............................................................................................................. 7 ¿Quiere obtener antes las nuevas características? ........................................................................................................... 8 Aumentar sus conocimientos de Office ............................................................................................................................ 8 Más información acerca de las versiones ......................................................................................................................... 9 Información sobre la estructura de una base de datos de Access ................................................................................ 10 Información general ......................................................................................................................................................... 10 Archivos de base de datos de Access ......................................................................................................................... 11 Tablas y relaciones ....................................................................................................................................................... 12 Consultas ...................................................................................................................................................................... 14 Formularios ................................................................................................................................................................... 15 Informes ........................................................................................................................................................................ 16 Ver detalles sobre los objetos de una base de datos .................................................................................................... 17 Explorar una tabla en la vista Diseño .............................................................................................................................. 18 Ver las relaciones entre tablas ......................................................................................................................................... 21 Conceptos básicos del diseño de una base de datos .................................................................................................... 21 Algunos términos de base de datos que debe conocer................................................................................................ 22 ¿Qué es una base de datos bien diseñada? ................................................................................................................... 23 El proceso de diseño........................................................................................................................................................ 24 Determinar el propósito de la base de datos ................................................................................................................. 26 Buscar y organizar la información necesaria .................................................................................................................. 26 Dividir la información en tablas ....................................................................................................................................... 29 Convertir los elementos de información en columnas .................................................................................................. 32 Especificar las claves principales ...................................................................................................................................... 35 Crear las relaciones de tablas .......................................................................................................................................... 38 Crear una relación uno a varios .................................................................................................................................. 40 Crear una relación de varios a varios .......................................................................................................................... 41 Crear una relación uno a uno ..................................................................................................................................... 45 Refinar el diseño ............................................................................................................................................................... 46 Ajustar la tabla Productos. ........................................................................................................................................... 48 Aplicar las reglas de normalización................................................................................................................................. 50 Primer formulario normal ............................................................................................................................................ 51 Segundo formulario normal ........................................................................................................................................ 51 Tercer formulario normal............................................................................................................................................. 52 Crear una base de datos ..................................................................................................................................................... 53 Crear una base de datos ............................................................................................................................................. 54 Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

Manuales Y Tutoriales www.manualesytutoriales.com Agregar a una base de datos ...................................................................................................................................... 55 Crear una base de datos mediante una plantilla ........................................................................................................... 55 Crear una base de datos sin usar una plantilla .............................................................................................................. 57 Crear una base de datos en blanco ............................................................................................................................ 58 Agregar una tabla ........................................................................................................................................................ 59 Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access .............................................................................................. 64 Importar, anexar o vincular a datos de otro origen ....................................................................................................... 66 Agregar un elemento de aplicación................................................................................................................................ 68 Abrir una base de datos existente de Access ................................................................................................................. 69 Sugerencias .................................................................................................................................................................. 70 Uso de una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access ................................................................ 71 ¿Qué es una plantilla de Access? .................................................................................................................................... 72 Seleccionar una plantilla .................................................................................................................................................. 72 Comience con una plantilla de su PC ......................................................................................................................... 73 Comience con una plantilla en línea ........................................................................................................................... 73 Antes de empezar a usar algunas plantillas ................................................................................................................... 74 Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access ....................................................................................... 75 En este artículo ................................................................................................................................................................. 75 Selección de una plantilla ................................................................................................................................................ 76 Creación de una base de datos desde cero ................................................................................................................... 78 Agregación de una tabla ................................................................................................................................................. 78 Copiado y pegado de datos............................................................................................................................................ 79 Importación o vinculación a datos .................................................................................................................................. 80 Organización de datos con el Analizador de tablas ...................................................................................................... 82 Pasos siguientes ............................................................................................................................................................... 83 Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar ............... 84 En este artículo... .............................................................................................................................................................. 85 Motivos para compactar y reparar una base de datos .................................................................................................. 85 Los archivos de base de datos aumentan de tamaño con el uso ............................................................................. 85 Los archivos de base de datos pueden dañarse ........................................................................................................ 86 Antes de empezar ............................................................................................................................................................ 88 Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar ........... 90 Compactar y reparar automáticamente una base de datos cuando se cierre ............................................................. 91 Compactar y reparar una base de datos de forma manual .......................................................................................... 91 Compactar y reparar una base de datos abierta ....................................................................................................... 92 Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

Manuales Y Tutoriales www.manualesytutoriales.com Compactar y reparar una base de datos que no está abierta................................................................................... 92 Crear un acceso directo en el escritorio que compacte y repare una base de datos específica ............................ 93 Formas de compartir una base de datos de escritorio de Access .................................................................................... 95 Compartir datos mediante carpetas de red ................................................................................................................... 95 Compartir una base de datos dividida............................................................................................................................ 98 Ventajas de dividir una base de datos ........................................................................................................................ 98 Compartir una base de datos en un sitio de SharePoint ............................................................................................... 99 Guardar una base de datos en una biblioteca de documentos .............................................................................. 101 Compartir una base de datos vinculándola a listas de SharePoint ............................................................................. 102 Usar el Asistente para exportar tablas a SharePoint ................................................................................................ 103 Compartir una base de datos mediante un servidor ................................................................................................... 105 Beneficios de compartir una base de datos mediante un servidor de bases de datos ......................................... 106 Pasos básicos para usar Access con un servidor de bases de datos ...................................................................... 107 Factores que deben contemplarse al decidir un método ............................................................................................ 108 Decidir si se debe confiar en una base de datos ............................................................................................................. 111 Información general ....................................................................................................................................................... 111 Cómo Access le permite confiar en una base de datos .......................................................................................... 112 Factores que deben contemplarse al decidir si se debe confiar en una base de datos ............................................ 113 Formas de confiar en una base de datos ..................................................................................................................... 115 Habilitar contenido mediante la barra de mensajes ................................................................................................ 115 Habilitar la barra de mensajes ................................................................................................................................... 115 Mover un archivo de base de datos a una ubicación de confianza ....................................................................... 116 Aprendizaje de Access ........................................................................................................................................................ 118 Inicio rápido de Access 2016............................................................................................................................................... 118 Le damos la bienvenida a Access 2016 ....................................................................................................................... 118 Agregar una clave principal a una tabla en Access 2016 .................................................................................................... 120 Crear una copia de seguridad de su base de datos en Access 2016 .............................................................................. 121 Crear una consulta, un formulario o un informe en Access 2016.................................................................................... 122 Más información sobre Access 2016 ................................................................................................................................. 124 Crear una nueva base de datos de escritorio ..................................................................................................................... 126 ¿Base de datos de escritorio o aplicación web? ......................................................................................................... 126 Consideraciones de diseño............................................................................................................................................ 126 Requisitos de TI .......................................................................................................................................................... 127 Acceso a datos y diseño ............................................................................................................................................ 127 Requisitos y objetivos empresariales ......................................................................................................................... 128 Diferencias detalladas entre las aplicaciones web y las bases de datos de escritorio de Access .............................. 130 Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

Manuales Y Tutoriales www.manualesytutoriales.com Introducción ............................................................................................................................................................... 131 Almacenamiento de datos......................................................................................................................................... 132 Entrada de datos ........................................................................................................................................................ 133 Estructura de la base de datos .................................................................................................................................. 135 Herramientas .............................................................................................................................................................. 137 Crear una base de datos de escritorio de Access ........................................................................................................ 138 Creación de una base de datos desde una plantilla ................................................................................................ 138 Creación de una base de datos desde cero ............................................................................................................. 141 Crear una aplicación web de Access .............................................................................................................................. 142 Crear una aplicación web de Access desde una plantilla ........................................................................................ 142 Crear una aplicación web de Access desde cero ..................................................................................................... 143 Agregar tablas ..................................................................................................................................................................... 145 Crear tablas y establecer tipos de datos ....................................................................................................................... 145 Cambiar el nombre de una tabla en una base de datos de escritorio ................................................................... 145 Agregar una tabla en una base de datos de escritorio ........................................................................................... 146 Guardar una tabla ...................................................................................................................................................... 146 Agregar un campo mediante la entrada de datos ................................................................................................... 146 Cambiar el tipo de datos de un campo .................................................................................................................... 147 Agregar un campo para un tipo de datos específico .............................................................................................. 148 Crear una tabla con Diseño de tabla ........................................................................................................................ 149 Combinar campos mediante el tipo de datos calculados ........................................................................................... 151 Usar relaciones ................................................................................................................................................................... 154 Introducción a las relaciones de tabla ........................................................................................................................ 154 Descripción de la vista Relaciones ............................................................................................................................. 155 Tipos de relaciones entre tablas ................................................................................................................................ 156 Modificar una relación ............................................................................................................................................... 158 Eliminar una relación de tabla ................................................................................................................................... 160 Crear relaciones con el Asistente para búsquedas ..................................................................................................... 160 Cambiar una relación entre tablas ............................................................................................................................ 162 Crear relaciones con el Panel de relaciones ............................................................................................................... 162 Crear relaciones de varios a varios ............................................................................................................................. 164 ¿Qué es una relación de varios a varios?.................................................................................................................. 164 Crear relaciones de varios a varios ........................................................................................................................... 165 Crear una tabla intermedia ........................................................................................................................................ 166 Crear campos de la tabla de nivel intermedio ......................................................................................................... 166 Combinar campos de Id. principal ............................................................................................................................ 167 Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

Manuales Y Tutoriales www.manualesytutoriales.com Conectar las tres tablas para crear la relación de varios a varios ............................................................................ 168 Crear relaciones de uno a uno .................................................................................................................................... 168 ¿Qué es una relación uno a uno? ............................................................................................................................. 168 Introducción a la creación de relaciones uno a uno ................................................................................................ 169 Pasos para crear una relación uno a uno ................................................................................................................. 171 Agregar y editar datos ........................................................................................................................................................ 172 Copiar datos de Excel .................................................................................................................................................. 172 Vincular a datos compartidos ..................................................................................................................................... 174 Administrar datos con consultas ........................................................................................................................................ 176 Introducción a las consultas ....................................................................................................................................... 176 Crear consultas básicas ............................................................................................................................................... 180 Crear consultas con más de un origen de datos ......................................................................................................... 184 Crear consultas con combinaciones externas ............................................................................................................ 188 Combinaciones externas izquierdas y combinaciones externas derechas .............................................................. 189 1. Agregar orígenes de datos .................................................................................................................................... 190 2. Agregar una combinación ..................................................................................................................................... 191 3. Cambiar una combinación .................................................................................................................................... 191 4. Completar la consulta ............................................................................................................................................ 192 Consultar orígenes de datos no relacionados ............................................................................................................ 192 Usar tablas de nivel intermedio para conectar orígenes de datos en consultas .................................................... 193 Pasos ........................................................................................................................................................................... 195 Crear formularios. ............................................................................................................................................................... 196 Crear formularios de navegación................................................................................................................................ 196 Crear informes .................................................................................................................................................................... 199 Crear informes básicos ............................................................................................................................................... 199 Modificar e imprimir informes.................................................................................................................................... 200 Proteger bases de datos ..................................................................................................................................................... 203 Realizar copias de seguridad de las bases de datos ................................................................................................... 203

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Introducción a Access Como suscriptor de Office 365, obtendrá de forma periódica nuevas y mejoradas características de Office 2016. Consulte a continuación lo que está disponible actualmente. Nota: Si es un profesional de TI que administra el proceso de actualización de Office 365, consulte la página de versiones de canal para obtener información sobre las actualizaciones que se proporcionan en cada canal. Nota: Para esta versión de Access 2016, ninguna de las características o funcionalidades existentes en versiones previas están obsoletas. Suscriptores de Office 365Participantes de Office Insider

Actualizaciones más recientes para Access 2016 Vea las novedades y las mejoras de la actualización de características de agosto de 2017, Versión 1708 (compilación 8431.2079). Busque su versión de Office. Compatibilidad con la importación o vinculación de datos desde Salesforce Puede vincular a datos o importarlos desde Salesforce, que es una solución empresarial basada en la nube de administración de recursos de cliente (CRM). OBTENER MÁS INFORMACIÓN

Compatibilidad con la importación o vinculación de datos desde Dynamics 365

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Ahora, también hemos agregado la posibilidad de vincular a datos o importarlos desde Dynamics 365, que es una solución empresarial basada en la nube de administración de recursos de cliente (CRM). OBTENER MÁS INFORMACIÓN

Nota La capacidad de vincular o importar datos desde Salesforce y Dynamics 365 solo se admite en los siguientes planes de Office 365 Enterprise: Office 365 ProPlus, Office 365 Enterprise E3 y Office 365 Enterprise E5. Para obtener más información, consulte Comparar planes de Office 365 Enterprise. ¿Quiere obtener antes las nuevas características? Participe en Office Insider y será de los primeros en ver las nuevas características y podrá informarnos de lo que piensa acerca de ellas. UNIRSE A OFFICE INSIDER HOY Aumentar sus conocimientos de Office

Aprendizaje de Access

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Guía de inicio rápido de Access

Aprendizaje de productividad de Office 365 Más información acerca de las versiones ¿Cuándo puedo obtener nuevas características? Las nuevas características de Office 365 a veces se implementan durante un período de tiempo para todos los suscriptores. Ver cómo se publican las características Lista completa de todas las actualizaciones Obtenga información sobre todas las versiones de canales para las aplicaciones cliente de Office 365. Versiones más recientes Novedades para no suscriptores ¿No es un suscriptor de Office 365, pero usa Office 2016? Descubra lo que está disponible en su versión. Novedades de Office 2016

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Información sobre la estructura de una base de datos de Access

Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007

Si se familiariza con las tablas, los formularios, las consultas y otros objetos de las bases de datos de Access, le resultará más fácil realizar una amplia variedad de tareas, como escribir datos en un formulario, agregar o quitar tablas, buscar y reemplazar datos, y ejecutar consultas. Este artículo ofrece información general básica sobre la estructura de una base de datos de Access. Access ofrece varias herramientas que puede usar para familiarizarse con la estructura de una base de datos específica. En este artículo también se explica cómo, cuándo y por qué usar cada herramienta. Nota: En este artículo se describen las bases de datos de Access convencionales, que consisten en un archivo o conjunto de archivos con todos los datos y las características de la aplicación, como los formularios de entrada de datos. Parte del contenido no es aplicable a las bases de datos web ni las aplicaciones web de Access.

Información general

Una base de datos es una recopilación de información relacionada con un tema u objetivo específicos, como realizar un seguimiento de pedidos de clientes o mantener una colección de música. Si la base de datos no se guarda en un equipo, o si solo se guardan partes de esta, es posible que realice un seguimiento de información de una amplia variedad de orígenes que necesita coordinar y organizar. Por ejemplo, imagine que los números de teléfono de los proveedores se almacenan en diferentes ubicaciones: en un Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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archivo de tarjeta que contiene números de teléfono de proveedores, en archivos de información de producto de un archivador y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, puede que tenga que actualizar esa información en las tres ubicaciones. En una base de datos de Access bien diseñada, el número de teléfono solo se almacena una vez, por lo que solo tener que actualizar esa información en una ubicación. Como resultado, al actualizar el número de teléfono de un proveedor, este se actualiza automáticamente cada vez que lo use en la base de datos. Archivos de base de datos de Access

Puede usar Access para administrar toda la información en un único archivo. En un archivo de base de datos de Access, puede usar:    

Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar solo los datos que necesite. Formularios para ver, agregar y actualizar datos en tablas. Informes para analizar o imprimir datos con un diseño específico.

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1. Almacene los datos una vez en una tabla, pero visualícelos desde varias ubicaciones. Al actualizar los datos, se actualizarán automáticamente en todas las ubicaciones donde estén presentes. 2. Recupere datos con una consulta. 3. Vea o escriba datos con un formulario. 4. Muestre o imprima datos con un informe. Todos estos elementos (tablas, consultas, formularios e informes) son objetos de base de datos. Nota: Algunas bases de datos de Access contienen vínculos a tablas que se almacenan en otras bases de datos. Por ejemplo, puede que tenga una base de datos de Access que solo contenga tablas y otra base de datos de Access que contenga vínculos a esas tablas, así como consultas, formularios e informes basados en las tablas vinculadas. En la mayoría de los casos, no importa si una tabla es una tabla vinculada o realmente se almacena en la base de datos.

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, cree una tabla por cada tipo de datos del que quiera realizar un seguimiento. Los tipos de datos Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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pueden ser información de clientes, productos y detalles de pedidos. Para agrupar los datos de varias tablas en una consulta, formulario o informe, defina relaciones entre las tablas. Nota: En las bases de datos o aplicaciones web no se puede usar la pestaña del objeto Relaciones para crear relaciones. Para crear relaciones en una base de datos o una aplicación web, puede usar campos de búsqueda.

1. La información de clientes que antes se guardaba en una lista de distribución de correo ahora se guarda en la tabla Clientes. 2. La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora se guarda en la tabla Pedidos. 3. Un id. único (como un id. de cliente) distingue un registro de otro dentro de una misma tabla. Al agregar el campo de id. único de una tabla a otra tabla y definir una relación entre los dos campos, Access puede hacer coincidir los registros

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relacionados de las dos tablas para que pueda mostrarlos de forma conjunta en un formulario, informe o consulta. Consultas

Una consulta puede ayudarle a encontrar y recuperar los datos que cumplan las condiciones que especifique (incluidos datos de varias tablas). También puede usar una consulta para actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo y para realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos. Nota: En las bases de datos o aplicaciones web no se pueden usar las consultas para actualizar o eliminar registros.

1. La tabla Clientes contiene información sobre los clientes. 2. La tabla Pedidos contiene información sobre los pedidos de clientes. 3. Esta consulta recupera los datos de Id. de pedido y Fecha obligatoria de la tabla Pedidos, así como los datos de Nombre de la compañía y Ciudad de la tabla Clientes. La consulta solo Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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devuelve los pedidos que se necesitaban en abril y solo para los clientes con sede en Londres. Formularios

Puede usar un formulario para ver, escribir y cambiar fácilmente datos de filas de una en una. También puede usar un formulario para realizar otras acciones, como enviar datos a otra aplicación. Los formularios suelen contener controles vinculados a campos subyacentes de tablas. Al abrir un formulario, Access recupera los datos de una o más de esas tablas y, después, muestra los datos en el diseño que seleccionó al crear el formulario. Para crear un formulario, puede usar uno de los comandos de Formulario de la cinta de opciones, el Asistente para formularios, o bien puede crear un formulario por su cuenta en la vista Diseño. Nota: Para crear formularios e informes en bases de datos o aplicaciones web se usa la vista Presentación, en lugar de la vista Diseño.

1. En una tabla se muestran varios registros al mismo tiempo, pero puede que tenga que desplazarse horizontalmente para Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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ver todos los datos de un mismo registro. Además, al ver una tabla, no se pueden actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo. 2. Un formulario se centra en un registro cada vez y puede mostrar campos de más de una tabla. También puede mostrar imágenes y otros objetos. 3. Un formulario puede contener un botón en el que se hace clic para imprimir un informe, abrir otros objetos o automatizar tareas. Informes

Puede usar un informe para analizar rápidamente los datos o para presentarlos de una manera específica al imprimirlos o al exportarlos a otros formatos. Por ejemplo, puede enviar un informe a un compañero donde se agrupen datos y se calculen totales. O bien puede crear un informe con los datos de las direcciones con un formato adecuado para la impresión de etiquetas postales.

1. Use un informe para crear etiquetas postales. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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2. Use un informe para mostrar los totales en un gráfico. 3. Use un informe para mostrar totales calculados. Ahora que ya conoce la estructura básica de las bases de datos de Access, siga leyendo para obtener información sobre cómo usar las herramientas integradas para explorar una base de datos de Access específica. Ver detalles sobre los objetos de una base de datos

Una de las mejores formas de obtener información sobre una base de datos específica es usar el Documentador de base de datos. Use el Documentador de base de datos para generar un informe que contenga información detallada sobre los objetos de una base de datos. Primero, seleccione los objetos que se mostrarán en el informe. Al ejecutar el Documentador de base de datos, el informe contendrá todos los datos sobre los objetos de base de datos que seleccionó. 1. Abra la base de datos que quiera documentar. 2. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en Documentador de base de datos. 3. En el cuadro de diálogo Documentador, haga clic en la pestaña que representa el tipo de objeto de base de datos que desea documentar. Para crear un informe de todos los objetos de una base de datos, haga clic en la pestaña Todo tipo de objetos. 4. Seleccione uno o varios de los objetos que se muestran. Para seleccionarlos todos, haga clic en Seleccionar todo. 5. Haga clic en Aceptar.

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El Documentador de base de datos crea un informe con datos detallados de cada objeto seleccionado y lo abre en Vista previa de impresión. Por ejemplo, si ejecuta el Documentador de base de datos en un formulario de entrada de datos, el informe que cree detallará las propiedades del formulario como un todo, las propiedades de cada una de las secciones del formulario y las propiedades de todos los botones, etiquetas, cuadros de texto y otros controles del formulario, además de todos los módulos de código y permisos de usuario que estén asociados al formulario. 6. En la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir. Explorar una tabla en la vista Diseño Nota: La vista Diseño no está disponible para las tablas de las bases de datos web.

Al abrir una tabla en la vista Diseño, tendrá acceso a una vista detallada de la estructura de la tabla. Por ejemplo, puede conocer la configuración de tipo de datos de cada campo, determinar si hay máscaras de entrada y ver si en la tabla se usan campos de búsqueda (campos que usan consultas para extraer datos de otras tablas). Esta información es útil, ya que los tipos de datos y las máscaras de entrada pueden afectar a su capacidad para buscar datos y ejecutar consultas de actualización. Por ejemplo, imagine que quiere usar una consulta de actualización para actualizar campos específicos en una tabla copiando datos de campos similares de otra tabla. La consulta no se ejecutará si los tipos de datos de cada campo de las tablas de origen y destino no coinciden. 1. Abra la base de datos que quiera analizar. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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2. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla que quiera explorar y, después, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 3. Según sea necesario, anote el nombre de todos los campos de la tabla y el tipo de datos asignado a cada campo. El tipo de datos asignado a un campo puede limitar el tamaño y el tipo de los datos que los usuarios pueden escribir en un campo. Por ejemplo, es posible que los usuarios estén limitados a 20 caracteres en un campo de texto y que no puedan escribir datos de texto en un campo establecido con el tipo de datos Número. 4. Para determinar si un campo es un campo de búsqueda, haga clic en la pestaña Búsqueda de la sección inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla, en Propiedades del campo. En un campo de búsqueda se muestra un conjunto de valores (uno o más campos, como nombre y apellidos), pero normalmente se almacena un conjunto de valores distinto (un campo, como un id. numérico). Por ejemplo, en un campo de búsqueda se puede almacenar el número de identificación de un empleado (el valor almacenado), pero puede mostrarse el nombre del empleado (el valor mostrado). Al usar un campo de búsqueda en expresiones o en operaciones de buscar y reemplazar, se usa el valor almacenado, no el valor mostrado. Familiarizarse con los valores almacenados y mostrados de un campo de búsqueda es la mejor forma de asegurarse de que una expresión o una operación de buscar y reemplazar que usa el campo de búsqueda funcione según lo esperado. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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En la ilustración siguiente se muestra un campo de búsqueda típico. Recuerde que las opciones de configuración que vea en la propiedad Origen de fila del campo pueden variar.

En el campo de búsqueda que se muestra aquí se usa una consulta para recuperar datos de otra tabla. También es posible que vea otro tipo de campo de búsqueda, denominado una lista de valores, que usa una lista de opciones codificada de forma rígida. En esta ilustración se muestra una lista de valores típica.

De forma predeterminada, en las listas de valores se usa el tipo de datos Texto. La mejor forma de encontrar listas de búsquedas y valores es mostrando la pestaña Búsqueda y, después, hacer clic en las entradas en la columna Tipo de datos de cada campo de la tabla. Para obtener más información sobre cómo crear campos de búsqueda y listas de valores, vea los vínculos de la sección Vea también. Principio de página Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Ver las relaciones entre tablas

Para ver una representación gráfica de las tablas en una base de datos, los campos de cada tabla y las relaciones entre esas tablas, use la ficha del objeto Relaciones. La ficha del objeto Relaciones ofrece información general sobre la tabla y la estructura de relaciones de una base de datos (información esencial si necesita crear o cambiar las relaciones entre tablas). Nota: También puede usar la ficha del objeto Relaciones para agregar, cambiar o eliminar relaciones.  

Abra la base de datos que quiera analizar. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones. En la ficha del objeto Relaciones se mostrarán las relaciones entre todas las tablas de la base de datos abierta.

Nota: En las bases de datos o aplicaciones web no se puede usar la pestaña del objeto Relaciones para crear relaciones.

Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007

Una base de datos correctamente diseñada le permite obtener acceso a información actualizada y precisa. Como es esencial Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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tener un diseño correcto para lograr sus objetivos de trabajar con una base de datos, tiene sentido invertir el tiempo necesario para obtener información sobre los principios de un buen diseño. Al final, es mucho más probable que acabe con una base de datos que se ajusta a sus necesidades y que puede adaptarse fácilmente al cambio. En este artículo se proporcionan instrucciones para planear una base de datos de escritorio. Aprenderá a decidir qué información necesita, cómo dividir esa información en las tablas y columnas adecuadas, y cómo se relacionan entre sí esas tablas. Lea este artículo antes de crear su primera base de datos de escritorio. Importante: Access proporciona experiencias de diseño que le permiten crear aplicaciones de bases de datos para la Web. Hay muchas consideraciones de diseño que son diferentes cuando diseña para la Web. En este artículo no se explica el diseño de aplicaciones de bases de datos web. Para más información, vea el artículo Crear una base de datos de Access para compartirla en la Web.

Algunos términos de base de datos que debe conocer

Access organiza la información en tablas: listas de filas y columnas que recuerdan a una hoja de cálculo o a los libros de contabilidad. En una base de datos simple, es posible que solo tenga una tabla. Para la mayoría de las bases de datos necesitará tener más de una. Por ejemplo, puede que tenga una tabla que almacena información sobre productos, otra que almacena información sobre pedidos y otra tabla con información sobre clientes. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Cada fila se denomina, más correctamente, un registro y cada columna, un campo. Un registro es una forma clara y coherente de combinar información sobre algo. Un campo es un único elemento de información, un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla de productos, por ejemplo, cada fila o registro contiene la información de un producto. Cada columna o campo contiene algún tipo de información sobre el producto, como su nombre o el precio. Principio de página ¿Qué es una base de datos bien diseñada?

Algunos principios guían el proceso de diseño de la base de datos. El primer principio es que la información duplicada (también denominada datos redundantes) es perjudicial, porque se pierde espacio y aumenta la probabilidad de errores e incoherencias. El segundo principio es que la corrección y la integridad de información es importante. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que extraigan la información de la base de datos también contendrán Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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información incorrecta. Como resultado, las decisiones que tome basándose en dichos informes estarán mal informadas. Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquel que: 

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Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes. Proporciona a Access la información necesaria para unir la información en las tablas según sea necesario. Ayuda a respaldar y garantizar la precisión y la integridad de la información. Se ajusta a sus necesidades de informes y procesamiento de datos. Principio de página El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los siguientes pasos: 

Determinar el propósito de la base de datos Esto le ayudará a prepararse para los pasos restantes.



Buscar y organizar la información necesaria Recopile todos los tipos de información que podría querer registrar en la base de datos, como los nombres de producto y los números de pedido.

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Dividir la información en tablas

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Divida los elementos de información en entidades principales o temas, como Productos o Clientes. Después, cada tema se convierte en una tabla. 

Convertir los elementos de información en columnas Decida qué información quiere almacenar en cada tabla. Cada elemento se convierte en un campo y se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla de empleados podría incluir campos como Apellidos y Fecha de contratación.



Especificar las claves principales Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se usa para identificar cada fila. Un ejemplo podría ser Id. de producto o Id. de pedido.



Establecer las relaciones de tablas Busque en cada tabla y decida cómo se relacionan los datos en una tabla con los datos de otras tablas. Agregue campos a las tablas o cree tablas para aclarar las relaciones, según sea necesario.



Perfeccionar el diseño Analice el diseño en busca de errores. Cree las tablas y agregue unos cuantos registros de datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados que quiere de las tablas. Haga algunos ajustes en el diseño, si es necesario.

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Aplicar las reglas de normalización Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Aplique las reglas de normalización de datos para ver si las tablas están estructuradas correctamente. Haga algunos ajustes en las tablas, si es necesario. Principio de página Determinar el propósito de la base de datos

Es una buena idea anotar el propósito de la base de datos en un papel: su propósito, cómo espera usarla y quién la usará. Por ejemplo, para una base de datos pequeña para un negocio familiar, escriba algo como: "La base de datos de clientes es una lista con información de los clientes cuya finalidad es el envío de correo y la creación de informes". Si la base de datos es más compleja o la usan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, el propósito podría constar fácilmente de uno o varios párrafos, y debería incluir cuándo y cómo cada persona usará la base de datos. La idea es tener una declaración de objetivos bien desarrollada a la que se pueda hacer referencia en todo el proceso de diseño. Tener ese resumen le ayuda a centrarse en sus objetivos cuando tome decisiones. Principio de página Buscar y organizar la información necesaria

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, podría registrar los pedidos de compra en un libro de contabilidad o guardar la información de los clientes en formularios de papel en un archivo. Recopile dichos documentos y enumere cada tipo de Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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información que se muestra (por ejemplo, cada cuadro que rellene en un formulario). Si no tiene ningún formulario existente, imagine en su lugar que tiene que diseñar un formulario para registrar la información del cliente. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué cuadros de relleno crearía? Identifique y enumere cada uno de estos elementos. Por ejemplo, suponga que actualmente guarda la lista de clientes en las tarjetas de índice. Al examinar dichas tarjetas podría revelar que cada una contiene un nombre de cliente, dirección, ciudad, estado, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una posible columna en una tabla. Mientras prepare esta lista, no se preocupe de hacerla perfecta desde el principio. En su lugar, enumere todos los elementos que se le ocurran. Si la base de datos la usará alguien más, pregúntele también sobre sus ideas. Podrá perfeccionar la lista más adelante. Después, tenga en cuenta los tipos de informes o correspondencia que podría querer crear a partir de la base de datos. Por ejemplo, puede que quiera un informe de ventas de un producto para mostrar las ventas por región o un informe de resumen de inventario que muestre los niveles de inventario del producto. También es posible que quiera generar cartas modelo para enviar a los clientes que anuncien un evento de venta u ofrezcan una mejora. Diseñe el informe en su mente y luego imagine su aspecto. ¿Qué información incluiría en el informe? Enumere todos los elementos. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga previsto crear. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Pararse a pensar en los informes y correspondencia que podría querer crear le ayudará a identificar los elementos que necesitará en la base de datos. Por ejemplo, suponga que los clientes tienen la posibilidad de darse de alta (o de baja) de las novedades enviadas periódicamente por correo electrónico, y que quiere imprimir una lista de los usuarios que se han dado de alta. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede establecer el campo en Sí o No. El requisito de enviar mensajes de correo a los clientes sugiere otro elemento del registro. Una vez que sepa que un cliente quiere recibir mensajes de correo, también deberá saber la dirección de correo electrónico a la que enviárselos. Por tanto, necesita registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente. Tiene sentido crear un prototipo de cada informe o listado de salida, y considerar qué elementos deberá generar el informe. Por ejemplo, cuando examina una carta modelo, podrían venirle a la mente algunas consideraciones. Si quiere incluir un saludo Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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formal, por ejemplo, la cadena "Sr.", "Sra." o "Srta." con la que comienza un saludo, tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez quiera comenzar una carta con "Estimado Sr. Alcalá" en lugar de "Estimado. Sr. Jorge Alcalá". Esto sugiere que normalmente querría almacenar el apellido separado del nombre. Un punto clave que recordar es que debería dividir cada fragmento de información en partes más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder usar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: nombre y apellido. Para ordenar un informe por apellidos, por ejemplo, resulta útil tener el apellido del cliente almacenado por separado. En general, si quiere ordenar, buscar, calcular o crear informes en función de un elemento de información, debe crear un campo propio para ese elemento. Piense en las preguntas que tal vez quiere que responda la base de datos. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un producto destacado se cerraron el mes pasado? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor de su producto más vendido? Anticipar estas preguntas le ayuda a centrarse en qué elementos adicionales registrar. Una vez recopilada esta información, está listo para pasar al siguiente paso. Principio de página Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades principales, o asuntos. Por ejemplo, después de encontrar y Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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organizar la información para una base de datos de ventas de un producto, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

Las principales entidades que se muestran aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, tiene sentido comenzar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre productos, otra para datos sobre proveedores, otra para los datos sobre clientes y otra para los datos sobre pedidos. Aunque la lista no está completa con ellas, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta que tenga un diseño que funcione bien. Cuando revise por primera vez la lista preliminar de elementos, es posible que esté tentado a incluirlos en una sola tabla, en lugar de las cuatro que se muestran en la ilustración anterior. A continuación obtendrá información sobre por qué es una mala idea. Considere por un momento la tabla que se muestra aquí:

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En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Dado que un mismo proveedor puede suministrarle una gran cantidad de productos, el nombre y la dirección de ese proveedor tendrán que repetirse muchas veces. Esto supone un desperdicio de espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla independiente para los proveedores y vincular esa tabla a la de productos es una solución mucho mejor. Un segundo problema con este diseño surge cuando es necesario modificar la información sobre el proveedor. Por ejemplo, supongamos que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Al aparecer en varios lugares, accidentalmente podría cambiar la dirección en un solo lugar y olvidarse de cambiarla también en los demás. Si registra la información del proveedor en un único lugar, se evitará el problema. Al diseñar la base de datos, intente siempre registrar cada hecho una sola vez. Si se encuentra repitiendo la misma información en más de un lugar, como la dirección de un determinado proveedor, coloque dicha información en una tabla aparte. Por último, supongamos que Coho Winery suministra un solo producto y que quiere eliminar el producto pero conservar la información de nombre y dirección del proveedor. ¿Cómo se elimina el registro del producto sin perder la información de proveedor? No se puede. Dado que cada registro contiene datos sobre un producto y datos sobre un proveedor, no puede eliminar uno sin eliminar el otro. Para mantener estos datos Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información de productos y otra para la información de proveedores. Al eliminar un registro de producto, solo eliminaría los datos del producto, no los datos del proveedor. Una vez que haya elegido el tema representado por una tabla, las columnas de dicha tabla solo deberían almacenar datos sobre el tema. Por ejemplo, la tabla de productos debería almacenar únicamente datos sobre los productos. Dado que la dirección del proveedor es un dato del proveedor y no un hecho sobre el producto, esta pertenece a la tabla de proveedores. Principio de página Convertir los elementos de información en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida cuál es la información de la que necesita realizar un seguimiento sobre el tema registrado en la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista inicial de columnas contendría Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Dirección de correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo conjunto de columnas, por lo que puede almacenar la información de Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección contiene las direcciones de los clientes. Cada registro contiene datos sobre un cliente, y el campo dirección contiene la dirección de dicho cliente. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Una vez que haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, podrá refinar aún más las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar el nombre del cliente como dos columnas separadas: nombre y apellidos, para que pueda ordenar, buscar e indexar en estas columnas. De forma similar, la dirección realmente se compone de cinco componentes independientes: dirección, ciudad, estado, código postal y país o región, que también tiene sentido almacenar en columnas separadas. Si quiere realizar una búsqueda, filtrar u ordenar la operación por estado, por ejemplo, necesita que la información de estado se almacene en una columna independiente. También debería tener en cuenta si la base de datos contiene información solo de origen nacional o también internacional. Por ejemplo, si va a almacenar direcciones internacionales, es mejor tener una columna Región en lugar de Estado, ya que esa columna puede incluir tanto estados internos como regiones de otros países o regiones. De forma similar, Código postal tiene más sentido que código ZIP si va a almacenar direcciones internacionales. En la lista siguiente se muestran algunas sugerencias para determinar las columnas. 

No incluya datos calculados En la mayoría de los casos, no se debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En su lugar, puede hacer que Access realice los cálculos cuando quiera ver el resultado. Por ejemplo, suponga que hay un informe de Productos en pedidos que muestra el subtotal de unidades en pedidos para cada Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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categoría de producto en la base de datos. Pero no hay ninguna columna de subtotal de Unidades en pedidos en ninguna tabla. En su lugar, la tabla Productos incluye una columna Unidades en pedidos que almacena las unidades en pedidos para cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que imprima el informe. El subtotal en sí no debería almacenarse en una tabla. 

Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas Es posible que se vea tentado a tener un único campo de nombres completos o de nombres de producto junto con las descripciones del producto. Si combina más de un tipo de información en un campo, más adelante le será difícil recuperar datos individuales. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos independientes para nombre y apellidos, o para la descripción, categoría y nombre del producto.

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Una vez ajustadas las columnas de datos de las tablas, ya puede elegir la clave principal de cada tabla. Principio de página

Especificar las claves principales Cada tabla debe incluir una columna (o conjunto de columnas) que identifique exclusivamente cada fila almacenada en la tabla. Esto suele ser un número de identificación único, como un número de identificación de empleado o un número de serie. En la terminología de base de datos, esta información se denomina la clave principal de la tabla. Access usa los campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y agrupar esos datos. Si ya tiene un identificador único para una tabla, como un número de producto que identifica exclusivamente a cada producto en el catálogo, puede usar ese identificador como clave principal de la tabla, pero solo si los valores de esta columna serán siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no use nombres de personas como clave principal, porque los nombres no son únicos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en una misma tabla. Una clave principal siempre debe tener un valor. Si en algún momento el valor de una columna puede quedar sin asignar o Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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ser desconocido (un valor que falta), no se puede usar como un componente de una clave principal. Siempre debe elegir una clave principal cuyo valor no cambiará. En una base de datos que use más de una tabla, la clave principal de una tabla puede usarse como referencia en otras tablas. Si se cambia la clave principal, el cambio también se debe aplicar en todas partes en las que se hace referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambia reduce la posibilidad de que no se sincronice con otras tablas que hacen referencia a ella. A menudo se usa un número único arbitrario como clave principal. Por ejemplo, podría asignar a cada pedido un número de pedido único. El único propósito del número de pedido es identificar un pedido. Una vez asignado, nunca cambia. Si no se le ocurre una columna o un conjunto de columnas que puedan servir como una buena clave principal, considere la posibilidad de usar una columna que tenga el tipo de datos Autonumeración. Al usar el tipo de datos Autonumeración, Access asigna automáticamente un valor por usted. Este identificador está vacío, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores vacíos son ideales para usarlos como clave principal, porque no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como el número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo, es más probable que cambie, ya que la propia información objetiva podría cambiar.

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1. Una columna establecida en el tipo de datos Autonumeración suele ser una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales. En algunos casos, tal vez quiera usar dos o más campos que, juntos, proporcionan la clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla de detalles de pedido que almacena datos de pedidos usaría dos columnas en su clave principal: Identificador de pedido e Identificador de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna, también se denomina una clave compuesta. Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna Autonumeración para cada una de las tablas para que sirvan de clave principal: Id. de producto para la tabla Productos, Id. de pedido para la tabla Pedidos, Id. de cliente para la tabla Clientes e Id. de proveedor para la tabla Proveedores.

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Principio de página

Crear las relaciones de tablas Ahora que ha dividido la información en tablas, necesita una manera para volver a unir la información de forma que tenga significado. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

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1. La información de este formulario procede de la tabla Clientes... 2. ...la tabla Empleados... 3. ...la tabla Pedidos... 4. ...la tabla Productos... 5. ... y la tabla Detalles de pedidos. Access es un sistema de administración de base de datos relacional. En una base de datos relacional, se divide la información en tablas separadas, basadas en el temas. Después, se usan las relaciones de la tabla para combinar la información según sea necesario. Principio de página

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Crear una relación uno a varios Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos en la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor puede proporcionar cualquier cantidad de productos. Se puede decir que, para cualquier proveedor que se representa en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos que se representan en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación uno a varios.

Para representar una relación uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Así, Access puede usar el número de identificador del proveedor de la tabla Productos para dar con el proveedor correcto de cada producto.

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La columna Id. de proveedor en la tabla Productos se denomina una clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor en la tabla Productos es una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

Al establecer parejas de claves principales y claves externas, proporciona la base para unir las tablas relacionadas. Si no está seguro de qué tablas deberían compartir una columna común, identificar una relación uno a varios asegura que, en efecto, las dos tablas relacionadas requerirán una columna compartida. Principio de página

Crear una relación de varios a varios Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

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Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otra parte, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, por cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, por cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios, porque, para cada producto, puede haber varios pedidos, y para cada pedido puede haber muchos productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación. Entre los temas de las dos tablas, productos y pedidos, existe una relación de varios a varios. Esto supone un problema. Para entender el problema, imagine qué pasaría si intentase crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para tener más de un producto por pedido, necesita más de un registro por pedido en la tabla Pedidos. Tendría que repetir la información del pedido en cada fila que esté relacionada con un único pedido, lo que provocaría un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. Se encontraría con el mismo problema si colocase el campo Id. de pedido en la tabla Productos: dispondrá de más de un registro en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema? La respuesta es crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divida la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Inserte la clave principal de cada una de Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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las dos tablas en la tercera tabla. Como resultado, la tercera tabla registra cada repetición o instancia de la relación.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un elemento de línea en un pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. Usar el campo de Id. de pedido por sí solo no sirve como clave principal para esta tabla, porque un pedido puede tener muchos elementos de línea. El Id. de pedido se repite para cada elemento de línea en un pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Usar el campo de Id. de producto por sí solo tampoco sirve, porque un producto puede aparecer en varios pedidos diferentes. Pero juntos, los dos campos siempre generan un valor único para cada registro. En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no están directamente relacionadas entre sí. En su lugar, están relacionadas indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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productos y pedidos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios: 

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La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido puede tener más de un elemento de línea, pero cada elemento de línea está conectado a un único pedido. La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener muchos elementos de línea asociados a él, pero cada elemento de línea se refiere a un solo producto. En la tabla Detalles de pedido, puede determinar todos los productos en un pedido determinado. También puede determinar todos los pedidos de un producto en particular. Después de incorporar la tabla Detalles de pedido, la lista de tablas y campos podría tener un aspecto similar a este:

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Principio de página

Crear una relación uno a uno Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Por ejemplo, supongamos que necesita registrar información adicional sobre productos que casi nunca necesitará o que solo se aplica a unos pocos productos. Puesto que no necesita la información con frecuencia, y que almacenar la información de la tabla Productos daría como resultado un hueco en todos los productos a los que no se aplica, la coloca en una tabla aparte. Al igual que la tabla Productos, puede usar el Id. de producto como clave principal. La relación entre esta tabla y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Producto, existe un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando se identifica este tipo de relación, ambas tablas deben compartir un campo común. Al detectar la necesidad de una relación de uno a uno en la base de datos, tenga en cuenta si se puede combinar la información de las dos tablas en una sola. Si por algún motivo no quiere hacerlo, quizás porque se crearía una gran cantidad de huecos, la siguiente lista le muestra cómo puede representar la relación en su diseño: 

Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente pueda configurar la relación usando la misma clave principal en ambas tablas. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

Manuales Y Tutoriales 

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Si las dos tablas tienen diferentes temas con diferentes claves principales, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte la clave principal de la otra tabla como clave externa. Determinar las relaciones entre tablas le ayuda a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o uno a varios, las tablas relacionadas tienen que compartir una o varias columnas comunes. Cuando existe una relación varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación. Principio de página

Refinar el diseño Una vez que tiene las tablas, campos y relaciones que necesita, debería crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo e intentar trabajar con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá resaltar los posibles problemas. Por ejemplo, tal vez deba agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, y es posible que tenga una tabla que debería dividir en dos tablas para eliminar los datos duplicados. Vea si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que quiere. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que espera. Busque duplicaciones de datos innecesarias y, si encuentra alguna, modifique el diseño para eliminarla. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente descubrirá posibilidades de mejora. Estas son algunas cosas que debería comprobar: 

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¿Olvidó alguna columna? Si es así, ¿la información pertenece a las tablas existentes? Si se trata de información sobre otra cosa, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de información del que necesite realizar un seguimiento. Si no se puede calcular la información de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para ella. ¿Cualquiera de las columnas innecesarias lo son porque se pueden calcular con los campos existentes? Si se puede calcular un elemento de información desde otras columnas existentes, como por ejemplo, un precio de descuento calculado a partir del precio de venta, generalmente es mejor simplemente hacerlo y evitar crear una nueva columna. ¿Ha introducido información duplicada en una de las tablas? Si es así, probablemente tenga que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios. ¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en registros individuales? Si es así, piense en rediseñar la tabla para que tenga menos campos y más registros. ¿Se ha dividido cada elemento de información en sus partes más pequeñas? Si necesita realizar informes, ordenar, buscar o calcular sobre un elemento de información, coloque dicho elemento en su propia columna.

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¿Cada columna contiene datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a otra tabla. ¿Las relaciones son entre las tablas representadas, bien sea por los campos comunes o por una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos. Suponga que cada producto en la base de datos de ventas de productos se encuentra en una categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que muestre la categoría de cada producto. Suponga que, después de examinar y refinar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de la categoría a la tabla Productos, tendrá que repetir la descripción de cada categoría para cada producto en el que se encuentre dentro de la categoría, lo que no es una buena solución. Una solución mejor es convertir Categorías en un nuevo tema de la base de datos para realizar el seguimiento, con su propia tabla y su propia clave principal. Después, podrá agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.

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Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede contener más de un producto, pero un producto pertenece únicamente a una categoría. Al revisar las estructuras de tabla, esté atento a los grupos que se repiten. Por ejemplo, considere la posibilidad de una tabla que contiene las siguientes columnas:        

Id. de producto Nombre Id. de producto1 Nombre1 Id. de producto2 Nombre2 Id. de producto3 Nombre3 Aquí, cada producto es un grupo de columnas que se repite y que difiere de los demás solo porque agrega un número al final del nombre de columna. Si ve columnas numeradas de esta forma, debería revisar el diseño. Este tipo de diseño tiene varios defectos. Para empezar, lo obliga a poner un límite superior en el número de productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que implica más tareas administrativas. Otro problema es que los proveedores que tienen menos del número máximo de productos desperdiciarán el espacio, ya que las columnas adicionales estarán en blanco. El defecto más Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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grave de este diseño es que hace que muchas tareas sean difícil de realizar, como ordenar o indexar la tabla por Id. de producto o nombre. Siempre que vea grupos que se repiten, revise cuidadosamente el diseño y esté pendiente sobre cómo dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, es mejor usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por Id. de proveedor. Principio de página

Aplicar las reglas de normalización Puede aplicar las reglas de normalización de datos (a veces se denominan reglas de normalización) como el siguiente paso en su diseño. Dichas reglas se usan para ver si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalización de la base de datos, o simplemente, normalización. La normalización es especialmente útil después de representar todos los elementos de información y cuando ya tenga un diseño preliminar. La idea es ayudarle a asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas apropiadas. Lo que la normalización no puede hacer es asegurarse de que tiene todos los elementos de los datos correctos con los que comenzar. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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En cada paso, aplica las reglas consecutivamente, para garantizar que su diseño llegue a tener lo que se denomina "formulario normal". En general, se aceptan cinco formularios normales, del primer formulario normal al quinto formulario normal. Este artículo se centra en los tres primeros, ya que son todo lo necesario para la mayoría de los diseños de base de datos.

Primer formulario normal El primer formulario normal indica que, en cada intersección de fila y columna de la tabla, existe un valor único y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede tener un campo denominado Precio en el que coloca más de un precio. Si piensa en cada intersección de filas y columnas como en una celda, cada celda puede contener un solo valor.

Segundo formulario normal El segundo formulario normal requiere que cada columna de clave dependa completamente de toda la clave principal y no solo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando tiene una clave principal que consta de más de una columna. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla que contiene las siguientes columnas, donde el Id. de pedido y el Id. de producto forman la clave principal: 

Id. de pedido (clave principal) Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Id. de producto (clave principal) Nombre del producto Este diseño infringe el segundo formulario normal, porque el Nombre de producto depende del Id. de producto, pero no del Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla. Pertenece a una tabla diferente (Productos).

Tercer formulario normal El tercer formulario normal requiere que no solo cada columna de clave dependa de toda la clave principal, sino también que las columnas que no son claves sean independientes entre sí. Otra forma de decirlo es que cada columna que no sea de clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla que contiene las siguientes columnas:    

Id. de producto (clave principal) Nombre PVS Descuento Suponga que Descuento depende del precio de venta sugerido (PVS). Esta tabla infringe el tercer formulario normal porque una columna que no es de clave, Descuento, depende de otra columna sin clave, PVS. La independencia de columna significa que debería poder cambiar cualquier columna sin clave sin que Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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afecte a cualquier otra columna. Si cambia un valor en el campo PVS, el descuento cambiaría en consecuencia, por tanto infringiría esa regla. En este caso Descuento se moverá a otra tabla cuya clave sea PVS.

Crear una base de

datos

Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007 Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

En este artículo se describe el proceso básico de inicio de Access y creación de una base de datos que se usará en equipos de escritorio, no a través de la web. Se explica cómo crear una base de datos de escritorio mediante una plantilla y cómo crear una base de datos desde cero creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. También se explican algunas técnicas que puede usar para llevar los datos existentes a la nueva base de datos.

Información general Cuando se inicia Access por primera vez o si se cierra una base de datos sin cerrar Access, se muestra la vista Microsoft Office Backstage. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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La vista Backstage es un punto de partida desde el que se puede crear otra base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com, todo aquello que Access puede hacer en un archivo de base de datos o fuera de una base de datos, por contraposición a dentro de una base de datos.

Crear una base de datos Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La pestaña Nuevo ofrece varias formas de crear una base de datos: 

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Una base de datos en blanco Puede empezar desde cero si quiere. Se trata de una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy concretos o datos existentes que hay que adaptar o incorporar. Una plantilla que se instala con Access Considere la posibilidad de usar una plantilla si va a iniciar un nuevo proyecto y quiere adelantar trabajo. Access incluye varias plantillas instaladas de manera predeterminada. Una plantilla de Office.com Además de las incluidas en Access, puede encontrar otras muchas plantillas en Office.com. Ni siquiera tiene que abrir un explorador, las plantillas están disponibles en la pestaña Nuevo.

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Agregar a una base de datos Cuando trabaja en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de aplicación. Los elementos de aplicación son una característica que le permite usar varios objetos de base de datos relacionados juntos como si fueran uno solo. Por ejemplo, un elemento de aplicación podría consistir en una tabla y un formulario que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo mediante el elemento de aplicación. También puede crear consultas, formularios, informes y macros: todos los objetos de base de datos con los que está acostumbrado a trabajar.

Crear una base de datos mediante una plantilla Access incluye diversas plantillas que pueden usarse tal como están o como punto de partida. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, las consultas, los formularios, las macros y los informes necesarios para realizar una tarea concreta. Por ejemplo, hay plantillas que puede usar para realizar el seguimiento de problemas, administrar contactos o mantener un registro de gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que demuestran su uso. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Si una de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, usarla es la forma más rápida de iniciar una base de datos. Pero, si tiene datos en otro programa que quiere importar a Access, puede que prefiera crear una base de datos sin usar una plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede que adaptar los datos existentes a la estructura suponga demasiado trabajo. 1. Si tiene abierta una base de datos, haga clic en Cerrar en la pestaña Archivo. La vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. 2. Hay varios conjuntos de plantillas disponibles en la pestaña Nuevo, algunos de los cuales están integrados en Access. Puede descargar otras plantillas de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener más información. 3. Seleccione la plantilla que quiere usar. 4. Access propone un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo; puede cambiarlo si quiere. Para guardar la base de datos en una carpeta distinta de la que aparece debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , vaya a la carpeta en la que quiere guardarla y luego haga clic en Aceptar. Si lo prefiere, puede crear la base de datos y vincularla a un sitio de SharePoint. Nota: Aunque ambas usan SharePoint, una base de datos de escritorio vinculada a un sitio de SharePoint no es lo mismo que una base de datos web que usa Access Services. Para usar una base de datos de escritorio, debe haber instalado Access. Las bases de datos web pueden usarse con un explorador web.

5. Haga clic en Crear. Access crea una base de datos a partir de la plantilla elegida y luego abre la base de datos. En muchas de las plantillas se Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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muestra un formulario en el que se pueden empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (el cuadro sombreado o la barra que se encuentra inmediatamente a la izquierda del registro) y luego realizar lo siguiente: En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar. 6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y comience a escribir. Use el Panel de navegación para buscar otros formularios o informes que quiera usar. Algunas plantillas incluyen un formulario de navegación que permite moverse entre los distintos objetos de base de datos. Para más información sobre cómo trabajar con plantillas, vea el artículo Usar una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access. Principio de página

Crear una base de datos sin usar una plantilla Si no está interesado en usar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, esto implica uno o ambos de los procedimientos siguientes: 

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Escribir, pegar, o importar datos en la tabla que se crea al crear una base de datos y después repetir el proceso con otras tablas que cree mediante el comando Tabla de la pestaña Crear. Importar datos de otros orígenes y crear otras tablas en el proceso.

Crear una base de datos en blanco 1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en blanco. 2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva ubicación y haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, luego, abre esa tabla en la vista Hoja de datos. El cursor se coloca en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar. 4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

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Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Excel. La estructura de tabla se crea al escribir los datos. Cuando agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. En función de los datos que se escriben, Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo. Si en este momento no quiere escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si ha efectuado algún cambio en la tabla, Access le pide que guarde los cambios. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en Nopara descartarlos o en Cancelar para dejar abierta la tabla. Sugerencia: Access busca un archivo denominado En_blanco.accdb en la carpeta situada en [unidad de instalación]:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas\1033\Access\. Si existe, En_blanco.accdb es la plantilla para todas las nuevas bases de datos en blanco, que excluye las bases de datos web. Cualquier contenido que incluya es heredado por todas las nuevas bases de datos en blanco. Es una buena forma de distribuir contenido predeterminado, como, por ejemplo, números de pieza o directivas y avisos de exención de responsabilidad de la compañía. Recuerde que En_blanco.accdb no se aplica a la creación de bases de datos web en blanco. Importante: Si cierra Tabla1 sin guardarla como mínimo una vez, Access elimina toda la tabla, aunque se hayan escrito datos.

Agregar una tabla Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas de la pestaña Crear.

Crear una tabla, empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente (Campo1, Campo2, etc.) y Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo, según los datos que se escriban. 1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Tabla. Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar. 2. En el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga clic en el tipo de campo que quiere agregar. Si no ve el tipo de campo que busca, haga clic en Más campos . 3. Access muestra una lista de tipos de campo de uso habitual. Haga clic en el campo que quiera y Access agregará el nuevo campo a la hoja de datos en el punto de inserción. Puede arrastrar el campo para moverlo. Cuando arrastra un campo en una hoja de datos, aparece una barra de inserción vertical en donde se colocará el campo. 4. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access. 5. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre. Debe asignar un nombre significativo a cada campo para que pueda saber lo que contiene al verlo en el panel Lista de campos. 6. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionarla y arrástrela a la ubicación que prefiera. También Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas a la vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el encabezado de columna de la primera columna y, mientras mantiene presionada la tecla MAYÚS, haga clic en el encabezado de columna de la última columna. Crear una tabla, empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, se crea primero la estructura de tabla. Cambie después a la vista Hoja de datos para escribir datos o especificar datos con otro método, como pegar o importar. 1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la tabla. 2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos. 3. Si quiere, puede escribir una descripción de cada campo en la columna Descripción. La descripción se muestra después en la barra de estado de la vista Hoja de datos al situar el cursor en ese campo. La descripción también sirve como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se cree arrastrando un campo del panel Lista de campos, así como para los controles que se creen para ese campo al usar el Asistente para formularios o el Asistente para informes. 4. Tras haber agregado todos los campos, guarde la tabla: o En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar. 5. Cuando quiera comenzar a escribir datos en la tabla, cambie a la vista Hoja de datos y haga clic en la primera celda vacía. También puede pegar datos de otro origen, tal y como se Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access. Establecer propiedades de campo en la vista Diseño : independientemente de cómo haya creado la tabla, es conveniente examinar y establecer propiedades de campo. Aunque algunas propiedades están disponibles en la vista Hoja de datos, algunas otras solo pueden establecerse en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón derecho en la tabla en el panel de navegación y luego haga clic en Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de diseño. Las propiedades de campo aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, en Propiedades de campo. Para ver una descripción de cada propiedad de campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades en Propiedades de campo. Si desea más información, haga clic en el botón Ayuda. En la siguiente tabla, se describen algunas de las propiedades de campo que se ajustan habitualmente. Propiedad

Descripción

Tamaño de campo

En los campos de texto, esta propiedad establece el número máximo de caracteres que se pueden almacenar en el campo. El máximo es 255. En los campos numéricos, esta propiedad establece el tipo de número que se almacenará (entero largo, doble,

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Propiedad

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Descripción etc.). Para obtener el almacenamiento de datos más eficiente, se recomienda asignar la cantidad mínima de espacio que crea que va a necesitar para los datos. Si cambian las necesidades, puede ajustar el valor al alza posteriormente.

Formato

Esta propiedad establece cómo se muestran los datos. No afecta a los datos reales tal y como se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado.

Máscara de entrada

Use esta propiedad para especificar una trama para todos los datos que se especifiquen en este campo. Esto ayuda a garantizar que todos los datos se escriben correctamente y que contienen el número de caracteres necesarios. Para obtener ayuda sobre cómo crear una máscara de entrada, haga clic en a la derecha del cuadro de propiedad.

Valor predeterminado

Use esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si tiene un campo de fecha y hora en el que quiere registrar

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Propiedad

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Descripción siempre la fecha en que se ha agregado el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas) como valor predeterminado.

Obligatorio

Esta propiedad establece si se requiere un valor en este campo. Si establece esta propiedad en Sí, Access no le permite agregar un nuevo registro a menos que se escriba un valor en este campo.

Principio de página

Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access Si los datos están almacenados actualmente en otro programa, como, por ejemplo, Excel, puede copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, esto funciona mejor si los datos ya están separados en columnas, tal y como están en una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de texto, es mejor separar las columnas de datos con pestañas o convertir los datos en tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiarlos. Si los datos se tienen que editar o manipular (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y apellidos), puede que le

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convenga hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con Access. Cuando pega datos en una tabla vacía, Access establece el tipo de datos de cada campo según el tipo de datos que encuentra allí. Por ejemplo, si un campo copiado no contiene nada más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos de fecha y hora a ese campo. Si el campo copiado solo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo. Access asigna nombre a los campos en función de lo que encuentra en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de tipo similar a las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres genéricos (F1, F2, etc.) a los campos. Si la primera fila de datos pegados no es similar a las filas siguientes, Access determina que la primera fila consta de nombres de campo. Access asigna nombre a los campos en consecuencia y no incluye la primera fila en los datos. Si Access asigna nombres de campo genéricos, se debe cambiar el nombre al campo cuanto antes para evitar confusiones. Use el procedimiento siguiente: 1. Presione CTRL+G para guardar la tabla. 2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre de campo descriptivo para cada columna. 3. Guarde de nuevo la tabla. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

Manuales Y Tutoriales www.manualesytutoriales.com Nota: También puede cambiar el nombre de los campos yendo a la vista Diseño y editando allí los nombres de los campos. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón derecho en la tabla en el panel de navegación y luego haga clic en Vista Diseño. Para cambiar de nuevo a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de navegación.

Principio de página

Importar, anexar o vincular a datos de otro origen Puede que tenga datos almacenados en otro programa y quiera importarlos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente en Access. También podría trabajar con personas que mantengan sus datos en otros programas y quiera trabajar con esos datos vinculándolos a Access. En ambos casos, Access facilita trabajar con datos de otros orígenes. Puede importar datos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla en otra base de datos de Access, de una lista de SharePoint y de otros muchos orígenes. El proceso que se usa difiere ligeramente según el origen, pero el procedimiento siguiente le servirá de punto de partida. 1. En Access, en el grupo Importar y vincular de la pestaña Datos externos, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que quiere importar.

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Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no ve el tipo de programa que busca, haga clic en Más. Nota: Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar y vincular, es posible que tenga que iniciar el programa en el que originalmente ha creado los datos y usarlo para guardar los datos en un formato de archivo común (como, por ejemplo, archivo de texto delimitado) para poder importar esos datos a Access.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo. 3. En Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual, haga clic en la opción que quiera (todos los programas le permiten importar y algunos le permiten anexar o vincular). Puede crear otra tabla que use los datos importados o (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo a los datos del programa de origen. 4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones de las páginas siguientes del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar. Si importa objetos o vincula tablas desde una base de datos de Access, aparecerá el cuadro de diálogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que quiera y haga clic en Aceptar. El proceso exacto depende de si elige importar, anexar o vincular datos. 5. Access le preguntará si quiere guardar los detalles de la operación de importación que acaba de completar. Si cree que volverá a realizar la misma operación de importación en el Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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futuro, haga clic en Guardar pasos de importación y escriba los detalles. Puede repetir fácilmente la operación en el futuro haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar y vincular de la pestaña Datos externos. Si no quiere guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar. Si opta por importar una tabla, Access importará los datos a una nueva tabla y luego mostrará la tabla en el grupo Tablas del panel de navegación. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada en el grupo Tablas del panel de navegación. Principio de página

Agregar un elemento de aplicación Puede usar un elemento de aplicación para agregar funcionalidad a una base de datos existente. Un elemento de aplicación puede ser tan sencillo como una sola tabla o puede incluir varios objetos relacionados tales como una tabla y un formulario enlazado. Por ejemplo, el elemento de aplicación Comentarios se compone de una tabla con un campo Id. de Autonumeración, un campo de fecha y un campo de memo. Puede agregarlo a cualquier base de datos y usarlo tal como está o con una personalización mínima. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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1. Abra la base de datos a la que quiere agregar un elemento de aplicación. 2. Haga clic en la pestaña Crear. 3. En el grupo Plantillas, haga clic en Elementos de aplicación. Se abrirá una lista de elementos disponibles. 4. Haga clic en el elemento de aplicación que quiere agregar. Principio de página

Abrir una base de datos existente de Access 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que quiere abrir. 3. Siga uno de estos procedimientos: o Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado que se especifique en el cuadro de diálogo Opciones de Access o el modo que haya establecido una directiva administrativa. o Haga clic en Abrir para abrir la base de datos con acceso compartido en un entorno multiusuario para que usted y otros usuarios puedan leer y escribir en la base de datos. o Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con acceso de solo lectura de modo que pueda verla pero no

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o

o

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editarla. Otros usuarios aún pueden leer y escribir en la base de datos. Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta con acceso exclusivo, cualquier persona que intente abrir la base de datos recibirá un mensaje que indica que "el archivo ya está en uso". Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo exclusivo de solo lectura para abrir la base de datos con acceso de solo lectura. Otros usuarios aún pueden abrir la base de datos, pero están limitados al modo de solo lectura. Nota: Puede abrir un archivo de datos directamente en un formato de archivo externo, como, por ejemplo, dBASE, Microsoft Exchange o Excel. También puede abrir directamente cualquier origen de datos ODBC, como, por ejemplo, Microsoft SQL Server. Access crea automáticamente una base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.

Sugerencias 

Para abrir una de las bases de datos abiertas recientemente, en la pestaña Archivo, haga clic en Recientesy en el nombre de archivo correspondiente a esa base de datos. Access abre la base de datos con las mismas opciones de configuración que tenía la última vez que se abrió. Si la lista de archivos usados recientemente no aparece, en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Configuración de cliente. En Mostrar, escriba el número de documentos que se mostrarán en la lista de documentos recientes, hasta un máximo de 50. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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También puede mostrar las bases de datos recientes en la barra de navegación de la vista Backstage, con acceso de dos clics: 1) la pestaña Archivo y 2) la base de datos reciente que quiere abrir. Cerca de la parte inferior de la pestaña Recientes, marque la casilla Obtener acceso rápidamente a este número de bases de datos recientes y ajuste el número de bases de datos que quiere mostrar. 

Si abre una base de datos haciendo clic en el comando Abrir de la pestaña Archivo, puede ver una lista de accesos directos a las bases de datos que ha abierto recientemente haciendo clic en Mis documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir.

Uso de una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Si desea organizar y administrar sus datos con Access pero no quiere perder tiempo creando una base de datos desde el

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principio, pruebe a usar una plantilla de base de datos de escritorio.

¿Qué es una plantilla de Access? Una plantilla de Access es un archivo que, al abrirla, crea una aplicación de base de datos completa. La base de datos está preparada para usarse y contiene todas las tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones que necesita para empezar a trabajar. Debido a que las plantillas están diseñadas como soluciones de base de datos completas de principio a fin, ahorran tiempo y esfuerzo, y permiten comenzar a usar directamente la base de datos. Después de crear una base de datos mediante una plantilla, puede personalizarla para adaptarla a sus necesidades, como si la hubiera creado desde cero.

Seleccionar una plantilla Cada plantilla está diseñada para satisfacer necesidades específicas de administración de datos y puede usar una de las plantillas incluidas en Access o buscar una en línea.

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Comience con una plantilla de su PC 1. En la pantalla de inicio de Access, haga clic en búsquedas sugeridas: bases de datos Access. Sugerencia: Haga clic en Categoría en el panel Filtrar por para plantillas filtradas por categorías específicas.

1. Haga clic en un icono para seleccionar una plantilla y escriba un Nombre de archivo. 2. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo de base de datos, haga clic en el icono de carpeta junto al Nombre de archivo > crear. Nota: Para crear una base de datos de Access para la web con una plantilla, vea crear una aplicación de Access desde una plantilla.

Comience con una plantilla en línea Si está conectado a Internet, puede buscar plantillas en línea: 1. En la pantalla de inicio de Access, especifique el tipo de plantilla que desea en el cuadro de Búsqueda. 2. Access le muestra las plantillas en línea disponibles. 3. Haga clic en el icono para seleccionar una plantilla y agregue un Nombre de archivo. 4. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo de base de datos, haga clic en el icono de carpeta junto al Nombre de archivo > crear.

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Antes de empezar a usar algunas plantillas Según la plantilla que use, si ve alguno de los siguientes mensajes, debe hacer lo siguiente: Si ve

Haga esto

Mensaje de Advertencia Si confía en el origen de la plantilla, de seguridad en la haga clic en Habilitar contenido. barra de mensajes Cuadro de diálogo 1. Haga clic en Nuevo usuario y de Inicio de sesión con rellene el formulario de Detalles una lista vacía de del usuario. usuarios 2. Haga clic en Guardar y cerrar. 3. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y haga clic en Iniciar sesión. Página Introducción

Haga clic en esa página para más información sobre la base de datos o haga clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.

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Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Bases de datos de escritorio de Access pueden ayudarle a almacenar y realizar un seguimiento de prácticamente cualquier tipo de información, como el inventario, los contactos o los procesos empresariales. Echemos un recorrido por las rutas de acceso que puede realizar para crear una base de datos de escritorio de Access, agregar datos a él y, a continuación, obtenga más información sobre los pasos siguientes para personalizar y usar la nueva base de datos.

En este artículo   

Elegir una plantilla Crear una base de datos desde cero Agregar una tabla Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Copiar y pegar datos Importar o vincular a datos Organizar los datos con el analizador de tablas Pasos siguientes

Selección de una plantilla Las plantillas de Access tienen tablas, consultas, formularios e informes integrados que están preparados para utilizarse. Al iniciar Access, lo primero que verá es una selección de plantillas y podrá buscar más en línea.

1. En Access, haga clic en Archivo > Nuevo. 2. Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y escriba un nombre para la base de datos en el Nombre de archivo.(Si no ve una plantilla que podría encajar mejor, utilizar la Buscar plantillas en líneacuadro.) 3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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4. Haga clic en Crear.

Según la plantilla que elija, puede que tenga que hacer una de las acciones siguientes para empezar a trabajar: 



Si Access muestra un cuadro de diálogo de Inicio de sesión con una lista vacía de usuarios: a. Haga clic en nuevo usuario. b. Rellene la formulario Detalles del usuario. c. Haga clic en Guardar y cerrar. d. Seleccione el nombre de usuario que acaba de especificar y, a continuación, haga clic en Inicio de sesión. Si Access muestra un mensaje de Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión, inicie sesión de nuevo. Para obtener más información, vea crear una base de datos de escritorio de Access desde una plantilla. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Creación de una base de datos desde cero Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, puede iniciar una base de datos de escritorio en blanco. 1. En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco. 2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo. 3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una. 4. Haga clic en Crear.

Agregación de una tabla En una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Para crear una tabla: 1. Al abrir la base de datos por primera vez, verá que se pueden agregar datos de una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Para agregar otra tabla, haga clic en la ficha crear > tabla. Puede empezar a introducir datos en el campo vacío (celda), o bien pegar datos desde otro origen como un libro de Excel.

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2. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y, después, escriba el nuevo nombre. Sugerencia: Los nombres con sentido le ayudarán a reconocer lo que contiene cada campo sin ver su contenido.

1. Haga clic en Archivo > Guardar. 



Para agregar más campos, escriba en la columna Haga clic para agregar. Para desplazar una columna, haga clic en el encabezado correspondiente para seleccionarla y, después, arrástrela donde quiera. También puede seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas todas a una ubicación nueva. Para obtener más información, vea Introducción a las tablas.

Copiado y pegado de datos Puede copiar y pegar datos de otro programa, como Excel o Word a una tabla de Access. Esta acción funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de textos, como Word, use etiquetas para separar las columnas o conviértalos a un formato de tabla antes de copiarlos. 1. Si los datos se tienen que editar, como separar los nombres completos en nombres y apellidos, hágalo primero en el programa de origen. 2. Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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3. Abra la tabla de Access en el lugar en el que desea agregar los datos de la vista Hoja de datos y péguelos (Ctrl + V). 4. Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre con sentido. 5. Haga clic en archivo > Guardar y asigne un nombre a la nueva tabla. Nota: Access define el tipo de datos de cada campo en función de la información que copie en la primera fila de cada columna, así que asegúrese de que la información de las filas siguientes coincida con la primera fila.

Importación o vinculación a datos Puede importar datos desde otros orígenes o puede vincular a los datos desde Access sin mover la información desde donde se encuentran almacenado. Vinculación puede ser una buena opción si tiene varios usuarios actualizar los datos y desea asegurarse de que está viendo la versión más reciente, o si desea ahorrar espacio de almacenamiento. Puede elegir si desea vincular o importar datos para la mayoría de los formatos. Para obtener más información, consulte importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access .

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El proceso varía ligeramente en función del origen de datos, pero estas instrucciones le ayudarán a empezar a trabajar: 1. En la Datos externos de la pestaña, haga clic en el formato de datos se importar de o vincular a. Si no ve el formato correcto, haga clic en más. Nota: Si aún no encuentra el formato correcto, es posible que necesite exportar los datos primero a un formato de archivo que sea compatible con Access (como un archivo de texto delimitado).

1. Siga las instrucciones de la cuadro de diálogo Obtener datos externos. Al vincular, algunos formatos estarán disponibles como solo lectura. Aquí tiene los orígenes externos desde los que puede importar o vincular datos: Importar Vínculo Microsoft Excel

Sí

Sí (solo de lectura)

Microsoft Access

Sí

Sí

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Importar Vínculo Bases de datos ODBC, como SQL Server

Sí

Sí

Archivos de valores separados por comas (CSV)

Sí

Sí (solo agregar registros nuevos)

Lista de SharePoint

Sí

Sí

XML

Sí

Data Services

Sí (solo de lectura)

Documento HTML

Sí

Sí

Carpeta de Outlook

Sí

Sí

Para obtener más información, consulte importar o vincular a datos en otra base de datos de Access.

Organización de datos con el Analizador de tablas Puede utilizar el Analizador de tablas para identificar rápidamente los datos redundantes. Después, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas diferentes. Access conserva la tabla original como copia de seguridad. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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1. Abra la base de datos de Access que contenga la tabla que quiera analizar. 2. Haga clic en Herramientas para bases de datos > Analizar tabla. Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve tutorial con ejemplos. Si ve una casilla titulada ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, selecciónela y haga clic en Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a ver las páginas de introducción, anule la selección de ¿Desea mostrar las páginas de introducción? Volver al principio

Pasos siguientes El resto del proceso de diseño varía en función de lo que desee hacer, pero puede ser buena idea crear consultas, formularios, informes y macros. Estos artículos pueden ser de ayuda:     

Introducción a las tablas Introducción a las consultas Crear un formulario de Access Introducción a los informes en Access Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración

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Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Access 2010

Los archivos de base de datos pueden aumentar de tamaño rápidamente al usarlos, lo que a veces afecta al rendimiento. Además, también es posible que en ocasiones se produzcan daños en estos archivos. Puede usar el comando Compactar y reparar base de datos en Microsoft Office Access para evitar o corregir estos problemas. En este artículo no se explica cómo realizar una copia de seguridad o restaurar una base de datos. Para obtener más información, vea los vínculos de la sección Vea también. Nota: Al compactar y reparar una base de datos web publicada, necesita sincronizar la base de datos cuando se complete la operación de compresión y reparación. Puede que compactar y reparar la base de datos no solucione todos los problemas que se produzcan con una base de datos web publicada.

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En este artículo... Motivos para compactar y reparar una base de datos Antes de empezar Compactar y reparar una base de datos

Motivos para compactar y reparar una base de datos Este artículo contiene información general sobre cómo usar el comando Compactar y reparar base de datos puede contribuir a evitar y corregir los problemas siguientes que a veces afectan a una base de datos: archivos que aumentan de tamaño con el uso y archivos dañados.

Los archivos de base de datos aumentan de tamaño con el uso A medida que agregue y actualice datos y cambie su diseño, aumentará el tamaño de un archivo de base de datos. Parte de este aumento procede de los nuevos datos, pero otra parte proviene de otros orígenes:

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Access crea objetos temporales ocultos para completar diferentes tareas. A veces, estos objetos temporales permanecen en la base de datos cuando Access ya no los necesita. Al eliminar un objeto de base de datos, el espacio en disco que ocupaba el objeto no se recupera automáticamente (el archivo de base de datos sigue usando ese espacio en disco, incluso después de eliminar el objeto). A medida que el archivo de base de datos se rellena con los restos de objetos temporales y eliminados, su rendimiento se puede degradar. Es posible que los objetos se abran con mayor lentitud, que las consultas tarden más tiempo en ejecutarse de lo habitual y que, en general, las operaciones tarden más tiempo en completarse. Nota: Al compactar no se comprimen los datos: se reduce el tamaño del archivo de base de datos al eliminar el espacio sin usar.

Los archivos de base de datos pueden dañarse En circunstancias específicas, un archivo de base de datos se puede dañar. Si un archivo de base de datos se comparte por la red y varios usuarios trabajan directamente con el archivo al mismo tiempo, ese archivo tiene un pequeño riesgo de quedar dañado. El riesgo de daños es parcialmente mayor si los usuarios editan datos con frecuencia en campos de memorando y este riesgo aumenta con el paso del tiempo. Puede mitigar el riesgo si usa el comando Compactar y reparar base de datos. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Con frecuencia, estos tipos de daños se producen debido a problemas con un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y no implica un riesgo de pérdida de datos. Pero este tipo de daños sí que implica un riesgo de daños en el diseño de la base de datos, como código VBA perdido o formularios que no puedan usarse. De forma muy ocasional, los daños en un archivo de base de datos provocan la pérdida de datos. Normalmente, esta pérdida está limitada a la última acción de un usuario (es decir, un único cambio los datos). Cuando un usuario inicia un cambio de datos y este se interrumpe (por ejemplo, debido a una pérdida del servicio de red), Access marca el archivo de base de datos como dañado. El archivo se puede reparar, pero es posible que falten datos cuando se complete la reparación. Sugerencia: Dividir una base de datos puede ayudar a impedir que se dañen los archivos de base de datos y a reducir la pérdida de datos, ya que los datos se mantendrán en otro archivo al que los usuarios no tienen acceso directamente.

Access le pide que repare un archivo de base de datos dañado Al intentar abrir un archivo de base de datos dañado, Access le pedirá permiso para reparar el archivo automáticamente. También puede usar de forma manual el comando Compactar y reparar base de datospara reparar y abrir un archivo de base de datos dañado. Si Access repara por completo un archivo dañado, mostrará un mensaje indicando que la reparación se completó correctamente y que necesita comprobar el contenido de la base de datos para asegurarse de que todo esté correcto. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Si Access solo puede reparar el archivo parcialmente, realizará un seguimiento de los objetos de base de datos que no pudo reparar para que pueda determinar lo que necesita recuperar desde una copia de seguridad. Nota: Puede establecer una opción de base de datos que hace que el comando Compactar y reparar base de datos se ejecute automáticamente cada vez que cierre una base de datos específica. Si es el único usuario de una base de datos, le recomendamos que establezca esta opción. En bases de datos de varios usuarios no le recomendamos que establezca esta opción, ya que puede interrumpir de forma temporal la disponibilidad de la base de datos.

Principio de página

Antes de empezar Realice estas acciones antes de iniciar una operación de compactar y reparar: 

o



Siempre realice una copia de seguridad Durante el proceso de reparación, Access puede truncar algunos datos de las tablas que están dañadas. A veces, estos datos se pueden recuperar de una copia de seguridad. Además de la estrategia de copias de seguridad habitual, también tiene que realizar una copia de seguridad antes de usar el comando Compactar y reparar base de datos. Puede realizar una copia de seguridad con el comando Realizar copia de seguridad de la base de datos: En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y publicar y, después, en Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos. Compactar y reparar automáticamente Excepto si comparte un único archivo de base de datos con otros usuarios en una Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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red, le recomendamos que establezca la base de datos para que se compacte y repare automáticamente. Anote la tabla de errores de recuperación del sistema Cuando Access no puede reparar todos los objetos de un archivo de base de datos dañado, los objetos que no se puedan recuperar quedarán registrados en una tabla llamada MSysCompactErrors. Si hay errores, Access abrirá la tabla MSysCompactErrors en Vista de hoja de datos. Si tiene una copia de seguridad de base de datos que realizó antes de que se dañara la base de datos, puede usar la tabla MSysCompactErrors para determinar los objetos que quiera importar de la copia de seguridad de la base de datos en la base de datos reparada.



Obtenga acceso exclusivo a la base de datos para usar el comando Compactar y reparar base de datos Si es el único usuario de la base de datos, puede omitir el resto de esta sección e ir directamente a Compactar y reparar una base de datos. Para realizar una operación de compactar y reparar es necesario tener acceso exclusivo al archivo de base de datos, ya que la operación puede interrumpir el acceso de otros usuarios. Es necesario que avise a otros usuarios cuando tenga previsto ejecutar una operación de compactar y reparar para que no usen la base de datos durante ese tiempo. Indique a los usuarios durante cuánto tiempo no podrán usar la base de datos. Si ejecuta operaciones de compactar y reparar de forma periódica, realice un seguimiento de su duración. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Después, podrá realizar estimaciones más precisas para indicar al resto de los usuarios durante cuánto tiempo no podrán usar la base de datos. 

Obtenga permisos suficientes para ejecutar una operación de compactar y reparar Si usa un archivo de base de datos de una versión anterior y pertenece a un grupo de trabajo, puede que quiera compactar y reparar la base de datos por su cuenta. Si no tiene permisos suficientes y necesita compactar y reparar una base de datos, póngase en contacto con el administrador del grupo de trabajo para obtener ayuda. Principio de página

Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar Compactar y reparar automáticamente una base de datos cuando se cierre

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Compactar y reparar automáticamente una base de datos cuando se cierre Puede seleccionar la opción de base de datos Compactar al cerrar si quiere compactar y reparar automáticamente una base de datos al cerrarla. Nota: Configurar esta opción solo afecta a la base de datos que está abierta actualmente. Necesita establecer esta opción por separado en cada base de datos que quiera compactar y reparar automáticamente.

1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos activa. 3. En Opciones de la aplicación, active la casilla Compactar al cerrar. Principio de página

Compactar y reparar una base de datos de forma manual Además de usar la opción de base de datos Compactar al cerrar (o en lugar de usar esta opción), también puede ejecutar de forma manual el comando Compactar y reparar base de datos. Puede ejecutar el comando cuando tenga abierta una Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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base de datos y también puede ejecutarlo en una base de datos que no esté abierta. También puede crear un acceso directo en el escritorio que ejecute el comando Compactar y reparar base de datos en un archivo de base de datos específico.

Compactar y reparar una base de datos abierta Nota: Si otros usuarios también usan actualmente el archivo de base de datos, no podrá ejecutar una operación de compactar y reparar. 

En la pestaña Archivo, haga clic en Información y, después, seleccione Compactar y reparar base de datos.

Compactar y reparar una base de datos que no está abierta Nota: Si otros usuarios están usando actualmente el archivo de base de datos, no podrá ejecutar una operación de compactar y reparar. Mientras ejecute la operación de compactar y reparar, nadie podrá usar el archivo de base de datos.

1. Inicie Access, pero no abra una base de datos. 2. Seleccione Información y, después, haga clic Compactar y reparar base de datos. 3. En el cuadro de diálogo Base de datos de origen para compactar, busque y haga doble clic en la base de datos que quiera compactar y reparar.

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Crear un acceso directo en el escritorio que compacte y repare una base de datos específica Puede crear un acceso directo al escritorio y usarlo para compactar y reparar una base de datos específica. Antes de empezar, compruebe la ubicación del archivo Msaccess.exe en el equipo. El archivo Msaccess.exe se suele encontrar en la carpeta siguiente: C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office14 Si no encuentra el archivo Msaccess.exe en esa ubicación, búsquelo y anote la ruta de acceso completa. Crear el acceso directo en el escritorio 1. Haga clic con el botón derecho en el escritorio, seleccione Nuevo y, después, haga clic en Acceso directo en el menú contextual. 2. En la primera página del Asistente para crear un acceso directo, en el cuadro Escriba la ubicación del elemento, escriba el símbolo de comillas dobles ("), especifique la ruta de acceso completa del archivo Msaccess.exe (incluido el nombre de archivo) y, después, escriba el símbolo de comillas. (También puede hacer clic en Examinar para buscar y seleccionar el archivo. En este caso, los símbolos de comillas se agregan automáticamente). Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Por ejemplo, escriba: "C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office14\msaccess.exe" 3. Después de las comillas de cierre, escriba un espacio seguido de la ruta de acceso completa a la base de datos que quiera compactar y reparar. Si la ruta contiene espacios, escriba la ruta entre comillas. Escriba otro espacio y, después, escriba /compact. Por ejemplo, escriba lo siguiente: "C:\Mi carpeta\Mi base de datos.accdb" /compact 4. Haga clic en Siguiente. 5. En el cuadro Escriba un nombre para este acceso directo, escriba un nombre para el acceso directo y, a continuación, haga clic en Finalizar. El asistente creará el acceso directo y lo colocará en el escritorio. 6. Para compactar y reparar la base de datos, haga doble clic en el acceso directo. Sugerencia: Para agregar el acceso directo en el escritorio al menú Inicio de Windows, haga clic con el botón derecho en el acceso directo y, después, haga clic en Anclar al menú Inicio en el menú contextual.

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Formas de compartir una base de datos de escritorio de Access Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007

Existen diversas formas de compartir una base de datos de Access según cuáles sean sus necesidades y la disponibilidad de los recursos. En este artículo nos centraremos en las opciones existentes y en las ventajas de cada una de ellas y facilitaremos recursos e información para encontrar el método que mejor se adapte a sus preferencias. Para hacer cambios de diseño en su base de datos, necesitará tener Access instalado en su equipo.

Compartir datos mediante carpetas de red Esta es la opción más sencilla y con menos requisitos, pero también la que ofrece la funcionalidad mínima. En este método, Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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el archivo de base de datos se almacena en una unidad de red compartida y los usuarios usan dicho archivo al mismo tiempo. Pueden existir algunas limitaciones de confiabilidad y disponibilidad si hay varios usuarios cambiando datos a la vez, ya que se comparten todos los objetos de la base de datos. Además, esta técnica puede reducir el rendimiento, porque todos los objetos de la base de datos se envían a través la red. Esta opción puede ser la adecuada si está previsto que solo unos pocos usen la base datos al mismo tiempo y, asimismo, no sea necesario que los usuarios personalicen el diseño de la base de datos. Nota: Este método es menos seguro que otros métodos de uso compartido de una base de datos, porque cada usuario posee una copia completa del archivo de base de datos, lo que aumenta el riesgo de acceso no autorizado.

Para compartir una base de datos usando una carpeta de red: 1. Si aún no hay una carpeta disponible, configure una carpeta de red compartida. Para obtener ayuda con este paso, vea la Ayuda del sistema operativo del equipo que desea usar para compartir la base de datos. Si la carpeta compartida se encuentra en un servidor de red, es posible que necesite asistencia del administrador de red. 2. Asegúrese de que Access esté configurado para abrirse en modo compartido en todos los equipos de los usuarios. Esta es la configuración predeterminada, pero debe revisarla para asegurarse. Si un usuario abre la base de datos en modo exclusivo, interferirá con la disponibilidad de los datos. Lleve a cabo el siguiente procedimiento en cada equipo: Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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a. Inicie Access y en Archivo haga clic en Opciones. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office y después en Opciones de Access. b. En el cuadro Opciones de Access, haga clic en Configuración de cliente. Si usa Access 2007, haga clic en Avanzadas. c. En la sección Avanzadas, en Modo predeterminado de apertura, seleccione Compartido, haga clic en Aceptar y salga de Access. 3. Copie el archivo de base de datos en la carpeta compartida. Después de copiar el archivo, asegúrese de que los atributos del archivo estén establecidos para permitir el acceso de lectura y escritura en el archivo de base de datos. Los usuarios deben tener acceso de lectura y escritura para poder usar la base de datos. 4. En el equipo de cada usuario, cree un acceso directo al archivo de base de datos. En el cuadro de diálogo Propiedades de acceso directo, especifique la ruta de acceso al archivo de base de datos en la propiedad Destino usando una dirección UNC en lugar de una letra de unidad asignada. Así, en vez de F:\ejemplo.accdb, use \\NombreEquipo\shared.accdb. Nota: Los usuarios también pueden realizar este paso.

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Compartir una base de datos dividida Esta es una buena opción si no posee un sitio de SharePoint o un producto de servidor de bases de datos. Las bases de datos divididas se pueden compartir a través de una red o de un sitio de SharePoint. Cuando una base de datos se divide, se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end (que contiene las tablas de datos) y una base de datos front-end (que contiene todos los demás objetos de base de datos, como consultas, formularios e informes). Cada usuario interactúa con los datos mediante una copia local de la base de datos frontend.

Ventajas de dividir una base de datos 

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

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Mejor rendimiento Solo se comparten los datos a través de la red, y no las tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Mayor disponibilidad Las transacciones de la base de datos (como modificar registros) se realizan más rápidamente. Seguridad mejorada Los usuarios acceden a la base de datos back-end mediante tablas vinculadas. Así se reduce la probabilidad de que algún intruso obtenga acceso no autorizado a los datos a través de la base de datos front-end. Mayor confiabilidad Si la base de datos se cierra inesperadamente debido a un problema, el único archivo Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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dañado es, por lo general, la copia de la base de datos frontend que el usuario tenía abierta. Entorno de desarrollo flexible Cada usuario puede generar consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos de forma independiente sin que los demás usuarios se vean afectados. También es posible desarrollar y distribuir una nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el acceso a los datos almacenados en la base de datos back-end. Si esta opción es la que le va mejor, vaya a las instrucciones sobre cómo Dividir una base de datos de Access. Parte superior de la página

Compartir una base de datos en un sitio de SharePoint Importante Microsoft ya no recomienda crear ni usar aplicaciones web de Access en SharePoint. Como alternativa, puede usar Microsoft PowerApps para crear soluciones de negocio sin código para la web y dispositivos móviles. Dispondrá de varias opciones útiles si tiene un servidor con SharePoint, especialmente un servidor que ejecute Servicios de Access. La existencia de varios puntos de integración con SharePoint facilita el acceso a la base de datos. Cuando se publica una base de datos web, Servicios de Access crea un sitio de SharePoint que la contiene. Todos los datos y los objetos de Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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la base de datos se trasladan a listas de SharePoint ubicadas en dicho sitio. Cuando publica una base de datos, la traslada a la Web. Puede crear formularios e informes web que se ejecuten en una ventana del explorador y también puede crear objetos de Access estándar (denominados en ocasiones objetos "de cliente" para distinguirlos de los objetos web). Para usar los objetos de cliente de Access, es necesario que Access esté instalado, pero todos los objetos de base de datos se comparten. Nota: Si tiene Access instalado en el equipo, puede usar los objetos de cliente desde una base de datos web; si no, solo podrá usar los objetos de base de datos web.

Servicios de Access ofrece una plataforma para que el usuario cree bases de datos que se puedan usar en la Web. El usuario diseña y publica una base de datos web con Access 2010 y SharePoint y, luego, los usuarios usan esta base de datos en un explorador web. Nota: Necesita permisos de diseñador en el sitio de SharePoint donde desee publicar la base de datos.

Los formularios, informes y macros de interfaz de usuario se ejecutan en el explorador. Los datos se almacenan en listas de SharePoint si utiliza una base de datos web: todas las tablas se convierten en listas de SharePoint y los registros en elementos de lista. Puede usar los permisos de SharePoint para controlar el acceso a la base de datos web.

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Las macros de datos y consultas se ejecutan en el servidor: todo el procesamiento SQL tiene lugar en el servidor. Esto permite aumentar el rendimiento de la red, ya que el tráfico se limita a los conjuntos de resultados.

Guardar una base de datos en una biblioteca de documentos Una base de datos se puede guardar en cualquier biblioteca de documentos de SharePoint. Este método es similar a guardar una base de datos en una carpeta de red, y constituye una forma muy cómoda de administrar el acceso a una base de datos. Cuando se establecen vínculos a listas de SharePoint, se comparten los datos, pero no los objetos de base de datos. Cada usuario usa su propia copia de la base de datos. Por ejemplo, si el sitio de SharePoint contiene listas que realizan un seguimiento de los problemas de servicio al cliente y almacenan información de los empleados, puede crear una base de datos en Access como un front-end para dichas listas. Puede crear consultas de Access para analizar estos problemas e informes de Access para dar formato a los informes escritos y publicarlos para una reunión de estado del equipo. Si los usuarios tienen Access en sus equipos, puede hacer que las consultas y los informes de Access estén disponibles en el menú Ver para la lista de SharePoint. Cuando los usuarios ven la lista en el sitio de SharePoint, pueden buscar y abrir las consultas, los informes y otros objetos de Access haciendo clic Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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en el menú Ver. Si los usuarios no tienen acceso a Access, pueden usar los datos de las listas mediante las vistas de SharePoint. 1. Abra la base de datos que desee compartir. 2. En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar como. 3. Haga clic en Guardar base de datos como, en la sección Avanzadas seleccione SharePoint y haga clic en Guardar como. Notas: o o

Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Abrir > Servidor de administración documental. Si está utilizando Access 2010, haga clic en Archivo > Guardar y publicar > Guardar base de datos como > SharePoint.

4. En el cuadro de diálogo Guardar en SharePoint, busque la biblioteca de documentos que quiera usar. 5. Revise el nombre y el tipo del archivo de base de datos, haga los cambios que crea necesario y después haga clic en Guardar. Para más información, consulte Publicar en Servicios de Access e Importar o vincular datos a una lista de SharePoint. Parte superior de la página

Compartir una base de datos vinculándola a listas de SharePoint Este método reporta las mismas ventajas que usar una base de datos dividida, y cada usuario puede modificar su propia copia de la base de datos, porque los datos se comparten a través del Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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sitio de SharePoint. Si bien no se obtienen las mismas ventajas que al publicar la base de datos en un sitio de SharePoint, una de ellas es que los datos se almacenan de forma centralizada. Además, como los datos se encuentran en listas de SharePoint, puede ponerlos a disposición por separado a través de la red con las funciones de SharePoint. Este método comprende tres pasos principales: 1. Mover los datos a las listas de SharePoint. 2. Crear vínculos a dichas listas. 3. Distribuir el archivo de base de datos. Puede usar el Asistente para mover a SharePoint para llevar a cabo los dos primeros pasos y cualquier medio que tenga a su disposición para realizar el último paso.

Usar el Asistente para exportar tablas a SharePoint 1. En la pestaña Herramientas de la base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en SharePoint. Notas: o o

Esta opción solo está disponible si la base de datos se guardó con el formato de archivo .accdb. Si está utilizando Access 2007, en el grupo Listas de SharePoint de la pestaña Datos externos, haga clic en Mover a SharePoint.

2. Siga los pasos del Asistente para exportar tablas a SharePoint, incluido especificar la ubicación del sitio de SharePoint. Para cancelar el proceso, haga clic en Cancelar. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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3. En la última página del asistente, seleccione la casilla Mostrar detalles para ver más detalles sobre la migración. Esta página del asistente describe qué tablas se han vinculado a las listas y proporciona información sobre la ubicación de una copia de seguridad y la dirección URL de la base de datos. También proporciona una advertencia en caso de que se encuentren problemas de migración y proporciona la ubicación de una tabla de registro en la que se pueden ver más detalles sobre los problemas. 4. Haga clic en Finalizar una vez que el asistente finalice sus acciones. Si el asistente muestra una advertencia, revise la tabla de registro y tome las medidas oportunas. Por ejemplo, algunos campos no se pueden mover o convertir en otro tipo de datos que sea compatible con una lista de SharePoint. Nota: Para ver las listas en el sitio de SharePoint, haga clic en Listas en el Inicio rápido o haga clic en Ver todo el contenido del sitio. Es posible que deba actualizar la página en el explorador web. Para que las listas aparezcan en el Inicio rápido en el sitio de SharePoint o para cambiar otras opciones de configuración, como permitir el seguimiento de versiones, puede modificar la configuración de las listas en el sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea la Ayuda del sitio de SharePoint.

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Compartir una base de datos mediante un servidor Puede usar Access con un producto de servidor de bases de datos como SQL Server para compartir la base de datos. Este método le ofrece muchos beneficios, pero requiere una herramienta de software adicional: un producto de servidor de bases de datos. Este método es similar a dividir una base de datos, dado que las tablas se almacenan en la red y cada usuario tiene una copia local de un archivo de base de datos de Access que contiene vínculos a las tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos de la base de datos. Use esta opción si hay un servidor de bases de datos disponible y todos los usuarios tienen Access instalado. Las ventajas de este método varían en función del software de servidor de bases de datos que use, pero generalmente son cuentas de usuario y un acceso selectivo a los datos, una excelente disponibilidad de los datos y útiles herramientas de administración de datos integradas. Además, la mayoría de los productos de software de servidor de base de datos funciona correctamente con las versiones anteriores de Access y no es necesario que todos los usuarios usen la misma versión. Solo se comparten las tablas.

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Beneficios de compartir una base de datos mediante un servidor de bases de datos 

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Gran rendimiento y escalabilidad En muchas situaciones, un servidor de bases de datos ofrece mejor rendimiento que un archivo de base de datos de Access solo. Muchos productos de servidores de bases de datos también ofrecen compatibilidad para bases de datos con tamaños muy grandes, que son aproximadamente 500 veces superior al límite existente para un archivo de base de datos de Access (dos gigabytes). Por lo general, los productos de servidores de bases de datos funcionan de forma eficaz al procesar consultas en paralelo (mediante varios subprocesos nativos dentro de un proceso para administrar las solicitudes de los usuarios) y reducir al mínimo los requisitos de memoria adicional cuando se incorporan más usuarios. Mayor disponibilidad La mayoría de los productos de servidores de bases de datos permiten hacer una copia de seguridad de la base de datos mientras está en uso. Por consiguiente, no es necesario que los usuarios salgan de la base de datos para hacer una copia de seguridad de los datos. Asimismo, los productos de servidores de bases de datos controlan la edición y el bloqueo de registros simultáneos de forma muy eficaz. Mayor seguridad No se puede proteger por completo ninguna base de datos. Sin embargo, los productos de servidores de bases de datos ofrecen seguridad sólida que permitirán proteger los datos contra uso no autorizado. La Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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mayoría de los productos de servidores de bases de datos ofrecen seguridad basada en cuentas, lo que permite especificar quiénes pueden ver determinadas tablas. Incluso en caso de que el front-end de Access se obtenga de forma indebida, el uso no autorizado de los datos se impide a través de la seguridad basada en cuentas. Capacidad de recuperación automática En caso de error del sistema (como un bloqueo del sistema operativo o una interrupción del suministro eléctrico), algunos productos de servidores de bases de datos poseen mecanismos de recuperación automáticos que recuperan una base de datos al último estado de coherencia en cuestión de minutos, sin intervención del administrador de la base de datos. Procesamiento basado en servidor Usar Access en una configuración cliente/servidor permite reducir el tráfico de red al procesar las consultas de bases de datos en el servidor antes de enviar los resultados al cliente. Resulta más eficaz que el servidor realice el procesamiento, especialmente cuando se trabaja con conjuntos de datos de gran tamaño.

Pasos básicos para usar Access con un servidor de bases de datos 1. Los pasos exactos que se requieren para usar Access con un servidor de base de datos dependen del producto de servidor de base de datos que use, pero los pasos básicos son los mismos: Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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2. Mover los datos de las tablas de una base de datos de Access a las tablas del servidor de bases de datos. 3. Establecer un vínculo a las tablas del servidor de bases de datos desde el archivo de base de datos de Access. 4. Crear cuentas de usuario apropiadas en el servidor de bases de datos. 5. Distribuir el archivo de bases de datos de Access. 6. Instalar los controladores de la base de datos necesarios en los equipos de los usuarios. 7. Para obtener información específica sobre cómo usar Access con SQL Server, consulte Mover datos de Access a una base de datos de SQL Server usando el Asistente para convertir a SQL Server. Consulte también Vincular a datos o importar datos desde una base de datos de SQL Server. Parte superior de la página

Factores que deben contemplarse al decidir un método Requisitos del método

Dividir la base de datos

Carpeta de red

Sitio de SharePoint

Servidor de bases de datos

¿Requieresoftware de servidor de bases de datos?

N

N

N

S

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Requisitos del método

Dividir la base de datos

Carpeta de red

Sitio de SharePoint

Servidor de bases de datos

¿Requiere SharePoint?

N

N

S

N

¿ RequiereServicios N de Access en SharePoint Server?

N

Depende del N escenario: Para establecer vínculos a listas y guardar en una biblioteca de documentos, no se requiere Servicios de Access. Para publicar como una base de datos web o una aplicación no se requiere Servicios de Access.

Disponibilidad de los datos

Buena

Adecuada para pequeños grupos

Muy buena. Muy buena Permite escenarios sin conexión.

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Requisitos del método

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Dividir la base de datos

Carpeta de red

Sitio de SharePoint

Servidor de bases de datos

con poca edición de datos Seguridad

Depende Método de menos medidas seguro adicionales

Muy buena

Muy buena

Flexibilidad

Es flexible. Puede desarrollar fácilmente nuevas funciones de la base de datos sin interrumpir el trabajo. Los usuarios pueden modificar el diseño en su propia copia.

Es flexible. Aprovecha los permisos de SharePoint para el control de acceso y los cambios de diseño. Permite el uso basado en el explorador de algunos objetos de base de datos (por ejemplo, formularios).

Es flexible. Puede desarrollar fácilmente nuevas funciones de la base de datos sin interrumpir el trabajo. Los usuarios pueden modificar el diseño de los objetos en su copia.

Es menos flexible. El desarrollo puede realizarse con una copia sin conexión de la base de datos, que luego se reemplaza. No permite a los usuarios modificar de forma individual el diseño de la base de datos.

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Decidir si se debe confiar en una base de datos Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Este artículo contiene información general sobre cómo funciona la confianza en Access y qué factores deben tener en cuenta al decidir si debe confiar en una base de datos de escritorio de Access. Nota: Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información.

Información general De forma predeterminada, Access deshabilita la totalidad del código o componentes potencialmente no seguros de una base de datos, con independencia de la versión de Access que se usó para crear la base de datos. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Cómo Access le permite confiar en una base de datos Cuando Access deshabilita contenido, le notifica la acción mediante la barra de mensajes.

Si ve la barra de mensajes, puede elegir si desea confiar en el contenido deshabilitado de la base de datos. Si decide confiar en el contenido deshabilitado, puede hacerlo de dos maneras: 



Usar la barra de mensajes Haga clic en Habilitar contenido en la barra de mensajes. Si elige esta opción, es posible que deba repetir el procedimiento si la base de datos cambia. Confiar en la base de datos permanentemente Coloque la base de datos en una ubicación de confianza, una carpeta de una unidad o red marcada por usted como de confianza. Si elige esta opción, dejará de ver la barra de mensajes y no tendrá que habilitar el contenido de la base de datos mientras la base de datos permanezca en la ubicación de confianza. Si no desea confiar en la base de datos, omita o cierre la barra de mensajes. Cuando omita o cierre la barra de mensajes, podrá seguir viendo los datos de la base de datos y podrá utilizar los componentes de la base de datos que Access no ha deshabilitado. Volver al principio Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Factores que deben contemplarse al decidir si se debe confiar en una base de datos Antes de decidir si debe confiar en una base de datos, debe tener en cuenta los siguientes factores. 



Su propia directiva de seguridad Usted o su empresa pueden tener implementada una directiva de seguridad que especifica cómo controlar los archivos de base de datos de Access. Por ejemplo, puede disponer de un sistema de copia de seguridad muy sólido y decidir que desea confiar en la mayoría de los archivos de base de datos, a menos que tenga una razón específica para no hacerlo. A la inversa, quizás no posea un buen sistema de copia de seguridad y, por ende, quiere ser muy cauto al decidir si debe confiar en una base de datos. Su objetivo Cuando Access deshabilita el contenido en una base de datos en la que no ha confiado, no se bloquea el acceso a los datos de dicha base de datos. Si desea revisar los datos de una base de datos y no desea efectuar ninguna acción insegura, como ejecutar una consulta de acción o usar ciertas acciones de macro, no es necesario que confíe en la base de datos. Si no está seguro si una acción es considerada insegura, puede intentar realizar la acción mientras el contenido de la base de datos se encuentra bloqueado por el modo deshabilitado. Si la acción es potencialmente insegura, se bloqueará en esta circunstancia. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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



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El origen de la base de datos Si creó la base de datos, o si sabe que proviene de un origen de confianza, puede optar por confiar en la base de datos. Si la base de datos proviene de un origen posiblemente no confiable, salga de la base de datos que no es de confianza hasta que esté seguro de que el contenido es confiable. El contenido del archivo de base de datos Si no puede tomar una decisión de confianza basándose en otra información, puede examinar de manera exhaustiva el contenido de la base de datos para ver qué contenido potencialmente inseguro puede contener. Una vez que llevó a cabo una comprobación completa y está seguro de que el contenido es seguro, puede optar por confiar en la base de datos. La seguridad de la ubicación en la que está almacenada la base de datos Aunque sepa que el contenido de un archivo de base de datos es seguro, si el archivo está almacenado en una ubicación que no es totalmente segura, alguien podría insertar contenido no seguro en la base de datos. Debe prestar especial atención cuando decida confiar en los archivos de base de datos que están almacenados en ubicaciones que podrían no ser seguras. Volver al principio

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Formas de confiar en una base de datos Una vez que decide confiar en una base de datos, puede confiar una vez mediante la barra de mensajes, o puede confiar de forma indefinida colocando el archivo de base de datos en una ubicación de confianza.

Habilitar contenido mediante la barra de mensajes La barra de mensajes aparece inmediatamente debajo de la cinta.



En la barra de mensajes, haga clic en Habilitar contenido. Si no ve la barra de mensajes pero se ha deshabilitado el contenido, asegúrese de que la barra de mensajes está habilitada.

Habilitar la barra de mensajes 1. Haga clic en Archivo > Opciones. 2. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Centro de confianza. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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3. En el panel derecho, en Centro de confianza de Microsoft Office Access, haga clic en Configuración del Centro de confianza. 4. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Centro de confianza, haga clic en Barra de mensajes. 5. En el panel derecho, haga clic en Mostrar la barra de mensajes en todas las aplicaciones cuando se bloquee el contenido activo, como macros y controles ActiveX y luego haga clic en Aceptar. 6. Cierre y vuelva a abrir la base de datos para aplicar la configuración cambiada. Una vez que la barra de mensajes está visible y habilitada, puede usarla para habilitar contenido.

Mover un archivo de base de datos a una ubicación de confianza Para especificar que una base de datos determinada es de confianza y se debe habilitar de forma predeterminada, asegúrese de que el archivo de la base de datos se encuentre en una ubicación de confianza, esto es, una ruta de archivo o carpeta en su equipo o una ubicación en su intranet desde la cual se considera seguro ejecutar un código. Las ubicaciones de confianza predeterminadas son, entre otras, las carpetas Inicio, Complementos y Plantillas. También puede especificar sus propias ubicaciones de confianza. Sugerencia: Si desea conocer la ruta de la base de datos actual, haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage. La ruta completa de la ubicación de la base de datos actual se muestra en la pestaña Información. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Abra la carpeta en donde se encuentra actualmente el archivo de la base de datos y cópielo en la ubicación de confianza que desee. Especificar una ubicación de confianza

1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, a la izquierda, haga clic en Centro de confianza. 3. A la derecha, en Centro de confianza de Microsoft Office Access, haga clic en Configuración del Centro de confianza. 4. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Centro de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza. 5. Para agregar una nueva ubicación, en el panel derecho, active la casilla Permitir ubicaciones de confianza que estén en la red. 6. Haga clic en Agregar nueva ubicación. 7. En el cuadro de diálogo Ubicación de confianza de Microsoft Office, use uno de los métodos siguientes: o En el cuadro Ruta de acceso, escriba la ruta completa de la ubicación que desea agregar. o Haga clic en Examinar para buscar la ubicación. 8. Para especificar que también son de confianza las subcarpetas de las nuevas ubicaciones de confianza, active la casilla Las subcarpetas de esta ubicación también son de confianza. 9. También puede escribir una descripción de la ubicación de confianza en el cuadro Descripción.

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Aprendizaje de Access Inicio rápido de Access 2016 Le damos la bienvenida a Access 2016

Con Access, puede crear una base de datos sin escribir código ni ser un experto en bases de datos. Las plantillas bien diseñadas le ayudan a crear bases de datos rápidamente. Encuentre de forma fácil solo los datos que le interesen a través de consultas. Cree al instante formularios para introducir datos de forma sencilla. Resuma los datos en informes agrupados y resumidos. Gracias a la cantidad de asistentes disponibles es muy fácil empezar y ser productivo. Crear una base de datos 1. Abra Access. Si Access ya está abierto, seleccione Archivo > Nuevo. 2. Seleccione Base de datos en blanco o seleccione una plantilla. 3. Escriba un nombre para la nueva base de datos, seleccione su ubicación y, a continuación, seleccione Crear. Cuando se abra la base de datos, seleccione Habilitar contenido en la barra de mensajes amarilla si es necesario. Para obtener más información, vea Crear una nueva base de datos.

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Importar datos de Excel 1. Abra el libro de Excel, asegúrese de que cada columna tiene un encabezado y un tipo de datos coherentes. A continuación, seleccione el rango de datos. 2. Seleccione Datos externos > Excel. 3. Seleccione Examinar para buscar el archivo de Excel, acepte los valores predeterminados y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. Seleccione ¿La primera fila de los datos contiene encabezados de columna? y, a continuación, haga clic en Siguiente. 5. Complete el resto de las pantallas del asistente y, a continuación, seleccione Finalizar. Para obtener más información, vea Importar o vincular a los datos de un libro de Excel. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Agregar una clave principal a una tabla en Access 2016 Agregar una clave principal a una tabla Cree una clave principal para asociar datos entre varias tablas. 1. En el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en una tabla y, a continuación, seleccione la vista Diseño. 2. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal. 3. Seleccione Diseño > Clave principal. Para obtener más información, vea Agregar o cambiar una clave principal.

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Crear una copia de seguridad de su base de datos en Access 2016 Crear una copia de seguridad de su base de datos 1. Seleccione Archivo > Guardar como. 2. En Tipos de archivo de base de datos, seleccione Guardar base de datos como. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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3. En Avanzadas, seleccione Realizar copia de seguridad de la base de datos y, después, seleccione Guardar como. El nombre de archivo predeterminado incluye la base de datos de origen y la fecha en la que se realizó la copia de seguridad. 4. Seleccione Guardar.

Crear una consulta, un formulario o un informe en Access 2016 Crear una consulta de selección Crear una consulta para centrarse en datos específicos. 1. Seleccione Crear > Asistente para consultas. 2. Seleccione Consulta sencilla y, a continuación, Aceptar. 3. Seleccione la tabla que contiene el campo, agregue los campos disponibles que desee a los campos seleccionados y seleccione Siguiente. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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4. Especifique si quiere abrir la consulta en la vista Hoja de datos o modificarla en la vista Diseño. A continuación, seleccione Finalizar. Para obtener más información, vea Introducción a las consultas o Crear una consulta de selección simple.

Crear un formulario dividido Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Hoja de datos y una vista Formulario. Por ejemplo, use la vista Hoja de datos para buscar un registro y la vista Formulario para editarlo. 1. En el Panel de navegación, seleccione una tabla o consulta que contenga los datos. 2. Seleccione Crear > Más formularios > Formulario dividido. Para obtener más información, vea Crear un formulario dividido.

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Crear un informe 1. Seleccione Crear > Asistente para informes. 2. Seleccione una tabla o una consulta, haga doble clic en cada campo de la lista Campos disponibles que quiera agregar al informe y seleccione Siguiente. 3. Haga doble clic en el campo que desee usar para la agrupación y, a continuación, seleccione Siguiente. 4. Complete el resto de las pantallas del asistente y, a continuación, seleccione Finalizar.

Más información sobre Access 2016 Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Obtener ayuda con Access 1. Seleccione ¿Qué desea hacer? en la parte superior de la pantalla. 2. Escriba la acción que quiera realizar. Escriba, por ejemplo, formulario dividido para ver cómo crear un formulario dividido, o bien aprendizaje para ver el aprendizaje de Access.

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Crear una nueva base de datos de escritorio ¿Base de datos de escritorio o aplicación web? Decida si quiere crear una base de datos de escritorio o una aplicación web de Access

Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016

Las plantillas de aplicaciones Las plantillas de bases de datos web de Accesstienen un icono de escritorio de Access tienen un de globo en el fondo. icono de tabla en el fondo. Cuando abra Access 2016, verá una galería de plantillas. El primer paso en la creación de una base de datos es decidir si quiere crear una aplicación web de Access o una base de datos de escritorio de Access. La decisión depende de qué herramientas tiene disponibles y de cuáles son sus objetivos. A la hora de decidir entre una aplicación web o una base de datos de escritorio de Access, tenga en cuenta lo siguiente:

Consideraciones de diseño Hay tres consideraciones de diseño importantes que hay que tener en cuenta en primer lugar.

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Requisitos de TI Use una aplicación web de Access si:

Use una base de datos de escritorio si:

Utiliza Office 365 con SharePoint Online o si utiliza SharePoint Server 2013 local o SharePoint Server 2016 con Access Services y SQL Server 2012 (o superior).

No está usando SharePoint o si su plan de Office 365 no incluye SharePoint Online.

Desea la confiabilidad, la seguridad y la capacidad de almacenar los datos en Microsoft Azure SQL Database o en SQL Server.

Necesita una base de datos local para almacenar los datos o necesita consolidar datos de diferentes orígenes de datos locales.

Desea las características más recientes de Servicios de Access en cuanto estén disponibles.

No le importa esperar a la próxima versión de Access para usar las características más recientes.

Acceso a datos y diseño Use una aplicación web de Use una base de datos de Access si: escritorio si: Los usuarios de dentro y fuera de la organización necesitan tener acceso a datos desde cualquier ubicación y desde muchos dispositivos distintos.

Todos los usuarios pueden conectarse al equipo en el que está almacenada la base de datos de Access y lo más probable es que usen la base de datos desde un equipo de escritorio o portátil en red.

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Use una aplicación web de Use una base de datos de Access si: escritorio si: Todas las personas que necesiten crear o modificar una aplicación web de Access tienen Access 2016.

Su equipo crea y modifica bases de datos con diferentes versiones de Access.

Cualquier persona que tenga permiso puede ver y modificar los datos, incluso si no tiene Access.

Está dispuesto a asegurarse de que cada usuario de la base de datos tenga Access o tenga instalado Access Runtime.

Requisitos y objetivos empresariales Use una aplicación web de Access si:

Use una base de datos de escritorio si:

Los informes que necesita son sencillos, o está de acuerdo con usar una base de datos de escritorio para vincular a los datos en la aplicación web de Access para obtener informes más complejos.

Desea un control completo sobre el aspecto de la experiencia del usuario de la base de datos.

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Use una aplicación web de Access si:

Use una base de datos de escritorio si:

El problema que intenta solucionar no requiere características avanzadas de la base de datos.

Está dispuesto a redistribuir el frontend de la base de datos cada vez que realice un cambio en el diseño.

Quiere un aspecto intuitivo y sencillo para la interfaz de usuario.

Necesita informes complejos, más allá de los informes de resumen simples que se proporcionan en las aplicaciones web de Access (por ejemplo, necesita integrar otras bases de datos en un informe o dar formato al informe).

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Use una aplicación web de Access si:

Use una base de datos de escritorio si:

Desea que los cambios de diseño estén disponibles inmediatamente.

Necesita características avanzadas, como por ejemplo:

 





Visual Basic para Aplicaciones Vinculación a datos externos, no solo listas de SharePoint de solo lectura Utilización de consultas de tabla de referencias cruzadas o actualizaciones Importación de datos desde XML, Data Services, documentos HTML o carpetas de Outlook

Diferencias detalladas entre las aplicaciones web y las bases de datos de escritorio de Access Para ayudarle a tomar la decisión correcta, en las siguientes tablas se destacan las diversas diferencias que existen entre las

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aplicaciones web de Access y las bases de datos de escritorio de Access.

Introducción Característica

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Plantillas

Las plantillas de las aplicaciones web están disponibles en la tienda Office y en Access.

Las plantillas de las bases de datos de escritorio están disponibles en Office.com y en Access.

Los elementos de la aplicación, Las plantillas de tablas que son plantillas que contienen están disponibles a varios objetos de base de datos, medida que cree las están disponibles en la galería tablas. de los elementos de la aplicación. Los elementos de tipo de datos están disponibles para los campos.

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Característica

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Permisos

Los permisos se Establezca permisos para heredan del sitio de personas en función de los permisos de archivo del sistema. SharePoint donde se crea la aplicación web. Cifre la base de datos con una contraseña.

Herramientas para introducir datos, ver datos, y modificar la estructura de la base de datos

Introduzca y vea datos Se necesita Access o Access mediante un Runtime (disponible como parte navegador web. de Access o como una descarga gratuita) para introducir y ver Se necesita Access datos. para crear o modificar una aplicación web de Se necesita Access para crear o Access. modificar una base de datos.

Almacenamiento de datos Área

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Donde se Si utiliza Office 365 con SharePoint Online, almacenan los los datos se almacenan en Microsoft Azure SQL Database. datos

Los datos se almacenan en una base de datos local de Access.

Si utiliza su propia implementación de SharePoint Server 2013 local o SharePoint 2016, los datos se almacenan en local en SQL Server.

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Área

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

SQL Server obligatorio

Si utiliza Office 365 con SharePoint Online, Microsoft hospeda las bases de datos en Microsoft Azure SQL Database.

SQL Server no es necesario.

Si utiliza su propia implementación de SharePoint Server 2013 o SharePoint 2016, se necesita SQL Server. Tamaño de la base de datos

Si utiliza SharePoint Online, el límite del tamaño de la base de datos es 1 gigabyte (GB).

Hay disponibles 2 GB de almacenamiento para datos y objetos.

Si utiliza SharePoint Server 2013 o SharePoint 2016 y SQL Server local, el tamaño de la base de datos se controla mediante SQL Server. En cualquier caso, si tiene previsto realizar una copia de seguridad de sus datos guardando un paquete de la aplicación, los datos comprimidos deben ser menores que 100 MB.

Entrada de datos Tarea

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Copiar y pegar desde Excel, Word u otros orígenes

Sí, puede pegar datos en Access desde otros orígenes.

Sí, puede pegar datos en Access desde otros orígenes.

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Tarea Importar datos de:

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Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Excel

Excel

Bases de datos ODBC de Access, tales como las de SQL Server

Bases de datos ODBC de Access, tales como las de SQL Server

Archivos de valores separados por comas (CSV) o de texto

Texto o archivos CSV

Lista de SharePoint

Lista de SharePoint XML Servicios de datos Documentos HTML Carpetas de Outlook Anexar datos a una tabla

Copie los datos en una tabla nueva. Después, copie y pegue los datos en la tabla existente de forma manual o mediante una macro de datos.

Vincular a datos Listas de SharePoint (solo lectura) en:

Anexe datos a una tabla mediante el asistente para importación. Excel Bases de datos ODBC de Access, tales como las de SQL Server Texto o archivos CSV Lista de SharePoint Documentos HTML Carpetas de Outlook

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Estructura de la base de datos Área

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Tablas

Las plantillas de tablas están disponibles.

Están disponibles las plantillas del elemento de la aplicación.

Las tablas pueden estar ocultas. Relaciones de tabla

Al crear el tipo de datos de búsqueda se establece una relación. Para ver información sobre una relación, seleccione el campo Búsqueda y seleccione Modificar búsquedas.

Las relaciones de tabla se ven en la ventana Relaciones.

Consultas

No se requieren consultas de acciones.

Las consultas de acciones están disponibles.

Las macros de datos se utilizan para realizar actualizaciones, anexiones y eliminaciones.

Formularios y vistas

Las consultas de tabla de referencias cruzadas están disponibles.

En las aplicaciones web de Access, los formularios se llaman vistas.

El Asistente para formularios está disponible.

Hay disponible un diseñador de vistas interactivo.

Tipos de formularios: 

Las miniaturas se pueden mostrar.

 

Tipos de vistas:   



Diseño del formulario

  



Varios elementos Hoja de datos Formularios divididos Diálogos modales

Detalles de lista Hoja de datos En blanco (para paneles de control personalizados, ventanas emergentes que contienen un único registro, etc.) Resumen (grupo basado en un campo, calcular suma, promedio; las ventanas emergentes están disponibles para explorar en profundidad) Ajustar a la cuadrícula Los controles se pueden volver a organizar y modificar hasta cierto punto. Barra de acciones personalizable

El control píxel a píxel, los formularios divididos, los subformularios, los controles de pestaña y los cuadros de

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Área

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Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access diálogo modales están disponibles.

Controles de entrada de datos   

Todos los controles básicos están disponibles, incluidos:

Los controles de web, navegación y gráficos adicionales están disponibles.

Controles en cascada (Office 365 solo) Elementos relacionados Autocompletar

Buscar datos

Informes

Las opciones están disponibles en la interfaz de usuario y cuando se usan prestaciones de diseño personalizado. Las vistas de agrupación y resumen simple están disponibles.

Cree informes personalizados.

Para los informes de Access tradicionales, use otra base de datos de escritorio de Access que esté conectada a Microsoft Azure SQL Database donde se almacenan los datos de la aplicación web de Access. Macros

Utilice las macros proporcionadas para automatizar las operaciones de datos e interfaz de usuario.

Utilice las macros o VBA para automatizar las operaciones de datos e interfaz de usuario.

Controles ActiveX y objetos de datos

Los controles ActiveX y los objetos de datos no están disponibles.

Los controles ActiveX y los objetos de datos están disponibles.

Notificaciones de correo electrónico

En Office 365, utilice macros de datos para enviar notificaciones enviadas por correo electrónico.

Utilice macros para enviar notificaciones por correo electrónico

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Herramientas Herramienta

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Asistente para analizar tablas para identificar datos redundantes

El Asistente para analizar tablas no está disponible.

Identifique datos redundantes con el Asistente para analizar tablas.

Compactar y reparar Las herramientas para compactar y reparar no están disponibles.

Las herramientas para compactar y reparar están disponibles.

Documentador de base de datos

El Documentador de base de datos no está disponible.

El Documentador de base de datos está disponible.

Analizador de rendimiento

El analizador de rendimiento no está disponible.

El analizador de rendimiento está disponible.

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Herramienta

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Procesos de copia de seguridad y restauración de los datos y la estructura

Aunque la base de datos está almacenada en Microsoft Azure, se recomienda la realización de copias de seguridad locales con regularidad.

Realice una copia de seguridad de los datos o la estructura y los datos guardando el archivo de base de datos.

Realice copias de seguridad, mueva o implemente una aplicación web de Access guardándola como un paquete de la aplicación. Empaquete solo la estructura de la aplicación web o la estructura de la aplicación web y los datos.

Crear una base de datos de escritorio de Access

Creación de una base de datos desde una plantilla La manera más rápida y sencilla de crear una base de datos es usar una plantilla de Access, que crea una base de datos lista Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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para usar, con tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones para que pueda empezar a trabajar inmediatamente. Si no satisface sus necesidades con exactitud, personalícela. Al abrir Access, verá un conjunto de plantillas. Hay más disponibles en línea. Sugerencia: Si una base de datos está abierta, seleccione Archivo > Cerrar para cerrarla.

1. 1. Abra Access (o seleccione Archivo > Nuevo) y seleccione una plantilla de base de datos de escritorio. (Las plantillas de base de datos de escritorio tienen la imagen de una hoja de datos en segundo plano).

Sugerencia: Si no ve la plantilla que desea, busque una plantilla de Office.com. Debajo del cuadro Buscar plantillas en línea, seleccione Bases de datos. A continuación, en el cuadro de búsqueda, escriba una o más palabras clave.

2. Escriba un nombre para la nueva base de datos y seleccione su ubicación. A continuación, seleccione Crear.

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Posibles mensajes Si ve alguno de los siguientes mensajes, esto es lo que debe hacer: Si ve esto

Haga esto

El cuadro de diálogo de 1. Seleccione Nuevo usuario y después inicio de sesión de los rellene el formulario Detalles del usuarios contiene una usuario. lista vacía 2. Seleccione Guardar y cerrar. 3. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuación, inicie sesión.

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Si ve esto

Haga esto

Página de introducción

Para obtener más información sobre la base de datos, use los vínculos en la página, o para explorar la base de datos, seleccione otros botones y pestañas.

Creación de una base de datos desde cero Si no encuentra la plantilla que necesite, cree una propia. 1. Abra Access (o seleccione Archivo > Nuevo) y seleccione Base de datos de escritorio en blanco.

2. Introduzca un nombre y, a continuación, haga clic en Crear. Para guardar el archivo en una ubicación específica, seleccione Examinar. Access crea la base de datos con una tabla vacía con el nombre Tabla1 y luego abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. Agrega automáticamente una columna, denominada Id., para la clave principal. 3. Tabla1 no se guardará automáticamente, así que asegúrese de guardarla, incluso si no ha realizado cambios. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Ya casi está preparado para introducir datos. Pero primero, necesita definir los campos de la tabla, use Access para agregar otras tablas con campos y, a continuación, cree relaciones entre ellas. Para obtener instrucciones, comience con el módulo Crear tablas y establecer los tipos de datos de este curso.

Crear una aplicación web de Access

Crear una aplicación web de Access desde una plantilla Al seleccionar una plantilla, Access ensambla una aplicación que contiene las tablas que probablemente usted mismo hubiese agregado si la hubiese creado desde cero. Nota: Para crear una aplicación web de Access, necesita Office 365 con SharePoint Online, SharePoint Server 2013 local o SharePoint Server 2016 con servicios de Access y SQL Server 2012 (o posterior). Sugerencia: Si necesita cerrar una base de datos, seleccione Archivo > Cerrar.

1. Abra Access y seleccione una plantilla de aplicación web. (Las plantillas de aplicaciones web tienen la imagen de un globo terráqueo en segundo plano).

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Manuales Y Tutoriales www.manualesytutoriales.com Sugerencia: Si no ve la plantilla que desea, en el cuadro Buscar plantillas en línea, seleccione Bases de datos. A continuación, para buscar plantillas de base de datos de Office.com, escriba una o más palabras clave en el cuadro de búsqueda.

2. Escriba un nombre para la aplicación. 3. En la lista, seleccione su ubicación. (O escriba una dirección URL de SharePoint o una dirección URL de Office 365). 4. Después, seleccione Crear.

Crear una aplicación web de Access desde cero Crear una aplicación web de Access desde cero es muy similar a crear una usando plantillas. La diferencia es que crea las tablas en la aplicación web. 1. Abra Access y seleccione Personalizar aplicación web.

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2. Escriba un nombre para la nueva aplicación web y seleccione su ubicación. Después, seleccione Crear. 3. Agregue tablas en blanco o no estructuradas a la aplicación web o cree tablas de orígenes de datos existentes. Busque una plantilla de tabla basada en el tipo de información del que desea hacer un seguimiento, cree una tabla de los datos de origen existentes o agregue una tabla en blanco para personalizarla.

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Agregar tablas Crear tablas y establecer tipos de datos Como almacenan los datos, las tablas son el eje central de su base de datos. Cada tabla contiene información sobre un tema específico. Por ejemplo, una tabla de proveedor puede almacenar nombres de proveedor, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Nota: Antes de crear tablas, resulta útil entender los objetos de base de datos de Access.

Cuando abre una nueva base de datos en blanco, Access crea automáticamente una tabla vacía. Para personalizar esa tabla, empiece a definir los campos y a agregar datos.

Cambiar el nombre de una tabla en una base de datos de escritorio Tabla1 es el nombre predeterminado de la primera tabla en una nueva base de datos de escritorio. Es una buena idea poner un nombre más significativo a la tabla. 1. En la barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Guardar . 2. En el cuadro Nombre de tabla, escriba un nombre descriptivo.

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Agregar una tabla en una base de datos de escritorio Agregue más tablas a la base de datos, si las necesita, aunque haya empezado con una plantilla. 1. En la pestaña Crear, seleccione Tabla. Access agrega una tabla nueva con el nombre Tabla, donde es el siguiente número secuencial sin usar. 2. Cambie el nombre de la tabla mediante el procedimiento Cambiar el nombre de una tabla en una base de datos de escritorio que aparece anteriormente en este módulo.

Guardar una tabla Antes de que cierre la base de datos, para evitar perder el trabajo que haya realizado y los datos que haya escrito, asegúrese de guardar la tabla. Cuando intente cerrar la base de datos, si no ha guardado el trabajo de la tabla, Access le solicitará que lo haga. O, en cualquier momento, seleccione .

Agregar un campo mediante la entrada de datos 1. En la vista Hoja de datos, escriba los datos en la columna Haga clic para agregar de la hoja de datos. Access crea un campo nuevo. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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2. En el encabezado de columna, escriba un nombre nuevo para el campo.

Cambiar el tipo de datos de un campo Cuando agrega un campo al escribir datos en él, Access establece el tipo de datos del campo basándose en su contenido. Vea el tipo de datos en la pestaña Campos, en Tipo de datos.

Para cambiar el tipo de datos: 1. Seleccione el campo. 2. En la pestaña Campos, abra la lista Tipo de datos y seleccione un tipo de datos.

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Agregar un campo para un tipo de datos específico Access valida los datos a medida que se escriben para asegurarse de que coinciden con el tipo de datos del campo. Si necesita un formato de datos específico en un campo, especifique su tipo de datos cuando lo cree. 1. Cuando la tabla se abra en la vista Hoja de datos, seleccione Haga clic para agregar y, después, seleccione un tipo de datos.

2. Escriba un nombre descriptivo para el campo, como Apellido.

Como ha especificado un tipo de datos, Access valida los datos que escriba en el campo nuevo. Por ejemplo, no se acepta texto Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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en un campo de fecha. Especificar el tipo de datos también ayuda a minimizar el tamaño de la base de datos.

Crear tablas con el Diseñador de tablas Si crea una tabla con Diseño de tabla, podrá dedicar más tiempo al diseño de la base de datos para establecer tipos de campos, crear una lista de búsqueda y crear una clave externa para emparejarla a la clave principal.

Crear una tabla con Diseño de tabla 1. Seleccione Crear > Diseño de tabla.

2. En la nueva tabla, para el primer campo, escriba un nombre de campo y un tipo de datos.

3. Para establecer la clave principal de la tabla, seleccione la celda Nombre de campo del campo apropiado y después seleccione Clave principal.

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Aparece el indicador Clave principal a la izquierda del nombre de campo. Puede cambiar la clave principal en cualquier momento, pero cada tabla solo puede tener una clave principal. 4. Seleccione Archivo > Guardar y ponga un nombre a la tabla. Existen muchas más opciones cuando crea o modifica tablas con el Diseñador de tablas.



 

  

Cambiar entre las vistas Hoja de datos y Diseño en cualquier tabla guardada. Designar cualquier campo como la clave principal de la tabla. Usar el Generador para crear una expresión o una máscara de entrada. Probar las reglas de validación. Insertar y eliminar filas. Crear listas de búsqueda. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

Manuales Y Tutoriales  

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Crear, cambiar el nombre y eliminar macros de datos. Definir relaciones y dependencias del objeto. Combinar campos mediante el tipo de datos calculados

Use campos calculados para concatenar datos de campos independientes, como nombre y apellido; o bien, para calcular fechas, como fecha de pedido más cinco días. Usar campos calculados para:  

Calcular valores que no existen en sus datos. Especificar criterios para las consultas. Por ejemplo, combine los datos del nombre y el apellido para que se muestren en un campo de nombre completo de esta manera: [Nombre] + " " + [Apellido] Los signos más (+) combinan el valor del campo Nombre, un carácter de espacio (un espacio entre comillas) y el valor del campo Apellido. O calcule la cantidad, el precio y la tasa de impuestos de cada artículo de un pedido para mostrar el precio total de esta manera: ([Cantidad]*[Precio por unidad])+([Cantidad]*[Precio por unidad]*[Tasa de impuestos]) Nota: El cálculo no puede incluir campos de otras tablas o consultas. Los resultados del cálculo son de solo lectura pero pueden usarse como valores en otros campos calculados.

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Los campos calculados muestran resultados basándose en el tipo de datos que elija. Tipo de datos

Resultados

Ejemplo

Texto

Muestra datos calculados como una cadena de texto, exactamente de la misma manera en que se han escrito en los campos de referencia.

Para mostrar nombres completos, concatenar valores de los campos de nombre y apellido con un espacio entre ellos. Para asegurar la capacidad de ordenación, quite "Un" o "Una" del principio del título de un libro.

Número

Muestra datos calculados como un número que pueden usarse en otros cálculos matemáticos.

Para mostrar el nivel de inventario mínimo, reste el promedio trimestral de las ventas medias trimestrales.

Moneda

Muestra los datos calculados en el formato de moneda seleccionado.

Para mostrar el total del pedido en la moneda especificada, multiplique la cantidad del pedido por el precio por unidad.

Sí/No

Muestra los datos calculados como Sí o No. Almacena datos como un valor booleano.

Para mostrar Sí si el total descontado supera el mínimo necesario para el envío gratuito y No si no lo hace, multiplique el total del pedido por el descuento y compruébelo con la cantidad mínima de compra que cumpla las condiciones de envío gratuito.

Fecha y hora

Muestra los datos calculados como una marca de fecha o de hora.

Para mostrar la fecha de entrega estimada, agregue una hora de envío estimada a la fecha del pedido.

1. Seleccione una tabla.

2. Seleccione Haga clic para agregar > Campo calculado y, después, seleccione un tipo de datos.

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3. Escriba un cálculo para el campo y, después, haga clic en Aceptar.

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Escriba la expresión o seleccione valores, campos y elementos de expresión para agregarlos en el campo de edición de la expresión. Nota: En un campo calculado, no comience la expresión con un signo igual (=).

4. En el encabezado del campo, escriba un nombre para el campo calculado y, después, presione Entrar.

Nota: Para cambiar o editar el resultado de un campo calculado, seleccione la columna. Después, seleccione Campos > Modificar expresión.

Después de que agregue un campo calculado a una tabla, el cálculo se realiza cada vez que agrega o cambia datos.

Usar relaciones Introducción a las relaciones de tabla

El poder de una base de datos relacional reside en la combinación de datos entre tablas. Para ello, primero debe establecer relaciones entre las tablas. A continuación, haga que Access combine datos de consultas, formularios e informes. Para ver todas las relaciones existentes definidas para una base de datos, abra una plantilla de Access, vaya a la

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pestaña Herramientas de base de datos y, a continuación, seleccione Relaciones. Nota: Si abre una base de datos en blanco o no ha definido ninguna relación entre tablas, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta. Antes de agregar una relación, necesita al menos dos tablas. Lo ideal es crear todas las tablas en primer lugar. Para obtener más información, consulte Crear relaciones con el Asistente para búsquedas y Crear relaciones con el panel relaciones.

Descripción de la vista Relaciones Las líneas en la vista Relaciones indican las conexiones entre las tablas. En la siguiente imagen, la tabla a la izquierda es la tabla primaria. La tabla a la derecha es la tabla secundaria. La línea entre ellas conecta los campos (en este caso, Id. de pedido e Id. de producto) usados para emparejar los datos.

Las líneas y los símbolos muestran cómo se relacionan las tablas: 



Una línea de conexión gruesa significa que exige integridad referencial de datos. Eso es bueno. Mantiene sus datos sincronizados. En la ilustración, el número 1 indica que puede haber un único registro coincidente en esa tabla. En la tabla pedidos que se muestra aquí, un único registro coincide con cada pedido. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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El símbolo ∞ indica que muchos de los registros pueden incluir la misma Id. En la tabla Detalles de pedido que se muestra aquí, puede aparecer un pedido (indicado con su Id. de pedido) varias veces porque el mismo pedido puede incluir varios productos.

Tipos de relaciones entre tablas Existen tres tipos de relaciones entre tablas: 





Uno a uno. Cuando cada elemento de cada tabla solo aparece una vez. Por ejemplo, cada empleado puede tener solo un coche de la empresa a su disposición. Para obtener más información, vea Crear relaciones uno a uno. Uno a varios. Cuando un elemento en una tabla puede tener una relación con varios elementos de otra tabla. Por ejemplo, cada pedido de compra puede incluir varios productos. Varios a varios. Cuando uno o más elementos en una tabla puede tener una relación con uno o más elementos de otra tabla. Por ejemplo, cada pedido puede tener varios productos, y cada producto puede aparecer en varios pedidos. Para más información, vea Crear relaciones de varios a varios. Relaciones uno a varios Una de las relaciones más comunes entre tablas en las bases de datos bien diseñadas es la relación de uno a varios. Normalmente, las relaciones entre tablas dependen de la clave principal de una de las tablas. Recuerde que la clave principal es Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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un identificador único (a menudo numérico) para cada registro. Para mostrar que la información de dos tablas diferentes está relacionada, suele crear una relación con la clave principal de una de ellas. En la relación que se muestra aquí, por ejemplo, todas las personas de la tabla Contactos tienen un identificador, que es la clave principal (indicada por el símbolo junto a ella). Esa Id. también aparece en el campo Propietario de la tabla Activos. Para enviar un correo a la persona asociada a un activo, obtenga el valor del campo Dirección de correo electrónico. Para ello, busque el valor en el campo Propietario de la tabla Activos y busque esa Id. en la tabla Contactos. El número 1 en un extremo de la línea de conexión y el símbolo ∞ en el otro extremo, indican que se trata de una relación uno a varios, de modo que un contacto puede estar asociado con varios activos.

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Modificar una relación Si va a modificar una base de datos existente, o si ha creado la base de datos desde una plantilla, puede editar las relaciones existentes para satisfacer sus necesidades. Nota: Si las tablas en las que desea trabajar están en uso, primero debe cerrarlas, junto con los objetos abiertos que las usan.

1. Seleccione Herramientas de base de datos > Relaciones. 2. Seleccione la línea que conecta dos tablas relacionadas. Sugerencia: Si no ve la relación que quiere, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, seleccione Todas las relaciones.

3. En la pestaña Diseño, seleccione Modificar relaciones.

Tabla/Consulta es la tabla principal a la izquierda (en este ejemplo, Clientes). Tabla/Consulta relacionada es la tabla secundaria (en este ejemplo, Pedidos). Incluso si las tablas no aparecen en este orden en la vista Relaciones, su ubicación en el cuadro de diálogo indica la Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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dirección de la línea que las conecta y la relación. Esto es importante si, por ejemplo, se trata de una relación uno a varios, ya que indica que la tabla a la izquierda es la relación de uno (la tabla principal) y la tabla a la derecha es la de varios (la tabla secundaria). 4. Para cambiar los campos que conectan las tablas, seleccione un campo diferente debajo de cada tabla que se muestra. En este ejemplo, el campo de identificador de la tabla Clientes se conecta al campo Id. de cliente en la tabla Pedidos. 5. Cambie la forma en que Access sincroniza los datos entre las tablas. Exigir integridad referencial

Para evitar datos no válidos y mantener la sincronización de las referencias a través de relaciones de tabla, seleccione esta opción. Por ejemplo, supongamos que tiene una relación uno a uno entre las tablas Empleados y Prestaciones. Si un empleado deja la compañía y lo quita de la tabla Empleados, también se quita el registro su registro relacionado en la tabla Prestaciones. A veces, exigir integridad referencial no tiene sentido. Por ejemplo, supongamos que tiene una relación uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos. Elimina un transportista que está asignado a pedidos de la tabla de Pedidos. Esos pedidos se vuelven huérfanos porque aún contienen la Id. del transportista, pero ya no es válida porque el registro al que hace referencia ya no existe.

Actualizar en cascada los campos relacionados

Para asegurarse de que los datos en los campos relacionados se actualizan en todas las tablas relacionadas, seleccione esta opción.

Eliminar en cascada los registros relacionados

La decisión de seleccionar esta opción depende de si necesita conservar los registros en algunas tablas, aunque se eliminen en otras.

Por ejemplo, suponga que desea cambiar el Id. de un transportista. Si establece esta opción, el identificador de transportista se actualizará, no solo en la tabla Transportista, sino también en cualquier otra que esté conectada a ella y que incluyan la Id. de ese transportista, como la tabla Pedidos.

Por ejemplo, supongamos que elimina un transportista. Si se selecciona esta opción, Access elimina todos los registros de todas las tablas que hacen

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referencia a ese identificador de transportista, incluidos todos los pedidos (en la tabla Pedidos) que haya enviado. Seleccione esta opción solo si está seguro de que querer que se elimine su historial de pedidos.

6. Para cambiar la relación entre las tablas de una combinación interna en una combinación externa, seleccione el botón Tipo de combinación. Para obtener más información, vea Crear consultas con combinaciones externas.

Eliminar una relación de tabla Nota: Si las tablas en las que desea trabajar están en uso, primero debe cerrarlas, junto con los objetos abiertos que las usan.

Para quitar una relación de tablas: 1. Seleccione Herramientas de base de datos > Relaciones. 2. Seleccione la línea que conecta las dos tablas relacionadas. Sugerencia: Si no ve la relación que quiere, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, seleccione Todas las relaciones.

3. Presione la tecla Suprimir. Si se le pide que compruebe si quiere eliminar la relación, seleccione Sí. Nota: Cuando se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si procede. Como resultado, Access ya no impide cambios que provocan registros huérfanos en el lado varios de una relación uno a varios.

Crear relaciones con el Asistente para búsquedas

1. En la vista Hoja de datos, abra la tabla que buscará datos de otra tabla. Esta es la tabla secundaria. 2. En la columna situada más a la derecha, seleccione Hacer clic para agregar y luego seleccione Búsqueda y relación. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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3. En el Asistente para búsquedas, seleccione Deseo que el campo de búsqueda obtenga los valores de otra tabla o consulta. Después, seleccione Siguiente. 4. Seleccione la tabla que proporcionará los valores para el campo de búsqueda. Esta es la tabla principal. Después, seleccione Siguiente. 5. Para seleccionar los campos de los que desea extraer datos, establecer su criterio de ordenación y establecer el ancho de columna, siga las instrucciones de la página. Sugerencia: Al establecer el ancho de columna, seleccione Ocultar la columna clave para reducir el desorden visual en la tabla. Esto no afecta a la relación o a la sincronización de datos entre las tablas.

6. Seleccione un campo que identifique filas exclusivamente en la tabla primaria. 7. Escriba el nombre para el nuevo campo de búsqueda, seleccione Habilitar integridad de datos y después seleccione Eliminación en cascada o Eliminación restringida. Sugerencia: Dé un nombre al campo que refleje sus datos y tenga en cuenta que es un campo de clave externa, por ejemplo, Cliente IDFK.

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8. Seleccione Finalizar y, a continuación, seleccione Guardar

.

Ha creado una relación, una clave externa y parámetros específicos de sincronización de datos entre las dos tablas.

Cambiar una relación entre tablas Si desea cambiar la relación entre tablas, primero ciérrelas. 1. Seleccione Herramientas de base de datos > Relaciones. 2. Seleccione la línea de relación entre las dos tablas.

3. Seleccione Diseño > Modificar relaciones. 4. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, realice los cambios y, a continuación, seleccione Aceptar. 5. Para guardar los cambios seleccione Guardar . Crear relaciones con el Panel de relaciones

El panel Relaciones crea relaciones entre tablas, pero requiere un tipo de datos compatible entre las columnas principales/secundarias y no crea una lista de búsqueda. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Crear relaciones con el panel Relaciones 1. En cualquier base de datos con al menos dos tablas o consultas, seleccione Herramientas de base de datos > Relaciones. 2. Si el panel Relaciones está en blanco, arrastre las tablas desde el panel Navegación hasta el panel Relaciones. 3. Arrastre la clave principal de la tabla principal a la parte superior de la clave externa de la tabla secundaria.

4. Seleccione Exigir integridad referencial. 5. Seleccione Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. 6. Seleccione Crear. Ha agregado la relación entre las dos tablas, por lo que ahora verá una línea que muestra el tipo de relación (uno a uno o uno a varios) e indica qué campos están relacionados. 7. Para guardar la relación, seleccione Guardar

.

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Crear relaciones de varios a varios

¿Qué es una relación de varios a varios? Las relaciones de varios a varios son las más utilizadas. Proporcionan información importante, como con qué clientes han contactado sus vendedores y qué productos se encuentran en los pedidos de los clientes. Una relación de varios a varios se da cuando uno o más elementos en una tabla puede tener una relación con uno o más elementos de otra tabla. Por ejemplo: 





La tabla Pedido contiene pedidos de varios clientes (que se muestran en la tabla Clientes) y un cliente puede hacer más de un pedido. La tabla de productos contiene los productos individuales que vende, que forman parte de varios pedidos en la tabla Pedido. Un pedido puede incluir una instancia (o más de una instancia) de un producto específico o una instancia (o más de una instancia) de varios productos. Por ejemplo, número de pedido 1012 de la clienta Verónica Fuentes podría contener un ejemplar de los productos 12 y 15 y cinco del producto 30.

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Crear relaciones de varios a varios Las relaciones de varios a varios se crean forma distinta a las de uno a uno o uno a varios. Para esas relaciones, basta con conectar los campos adecuados con una línea. Para crear relaciones de varios a varios, deberá crear una nueva tabla que se conecte con las otras dos. Esta tabla se denomina tabla de nivel intermedio (o, a veces, tabla de vinculación o unión). En el escenario descrito anteriormente, se crea una tabla Detalles de pedidos con registros que contienen el Id. de la tabla Pedidos y el Id. de la tabla Productos para cada elemento. Creará una clave principal para esa tabla con las claves combinadas de las otras dos tablas. En nuestro escenario, el número de pedido 1012 de Verónica Fuentes contiene los productos 12, 15 y 30. Eso significa que nuestras entradas de Detalles del pedido tienen este aspecto: Id. de pedido

Id. de producto

1012

12

1012

15

1012

30

Verónica ha pedido un ejemplar de los productos 12 y 15 y cinco del producto 30. No podemos agregar otra fila con 1012 y 30 porque el Id. de pedido y el Id. de producto combinadas constituyen la clave principal y las claves principales deben ser únicas. En su lugar, se agregue el campo Cantidad a la tabla Detalles de pedido. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Id. de pedido

Id. de producto

Cantidad

1012

12

1

1012

15

1

1012

30

5

Crear una tabla intermedia 1. Seleccione Crear > Tabla. 2. Seleccione Guardar . 3. Como nombre de la tabla, escriba un título descriptivo. Para indicar su propósito, es posible que desee incluir unión o nivel intermedio en el nombre de la tabla.

Crear campos de la tabla de nivel intermedio Como la primera columna de tabla, Access agrega automáticamente un campo de Id. Cambie ese campo para que coincida con el Id. de la tabla en la relación de varios a varios. Por ejemplo, si la primera tabla es una tabla de pedidos denominada Id. de pedido y su clave principal es un número, cambie el nombre del campo Id. en la nueva tabla por Id. de pedido y use el tipo de datos número. 1. En la vista Hoja de datos, seleccione el encabezado de columna Id. y escriba el nuevo nombre para el campo. 2. Seleccione el campo cuyo nombre acaba de cambiar. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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3. En la pestaña Campos, en Tipo de datos, seleccione un tipo de datos que coincida con el campo de la tabla original, como Número o Texto corto. 4. Seleccione Hacer clic para agregar y después seleccione un tipo de datos que coincida con la clave principal de la segunda tabla. En el encabezado de columna, que ya está seleccionado, escriba el nombre del campo de la clave principal de la segunda tabla, como Id. del producto. 5. Si necesita realizar un seguimiento de cualquier otra información acerca de estos registros, como la cantidad de artículos, cree campos adicionales.

Combinar campos de Id. principal Ahora que tiene campos con los Id. de las dos tablas que va a conectar, cree una clave principal basada en esos Id. en la tabla de nivel intermedio. 1. En la vista Diseño, abra la tabla intermedia. 2. Seleccione las filas que contienen los Id. (Si ha seguido el procedimiento anterior, son las dos primeras filas). 3. Seleccione Diseño > Clave principal. Aparecen iconos de clave junto a ambos campos Id.

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Conectar las tres tablas para crear la relación de varios a varios Para completar la relación de varios a varios, cree una relación uno a varios entre el campo de clave principal en cada tabla y campo coincidente en la tabla de nivel intermedio. Para más información sobre cómo hacer esto, vea Introducción a las relaciones de tabla. Cuando haya terminado, las relaciones deberían tener un aspecto parecido a este:

Crear relaciones de uno a uno

¿Qué es una relación uno a uno? Las relaciones uno a uno se usan con frecuencia para indicar relaciones críticas para que pueda acceder a los datos que necesita para gestionar su empresa. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Una Relación uno a uno es un vínculo entre la información de dos tablas, donde cada registro en cada tabla solo aparece una vez. Por ejemplo, puede haber una relación uno a uno entre los empleados y los coches que conducen. Cada empleado solo aparece una vez en la tabla Empleados y cada coche aparece solo una vez en la tabla Automóviles de empresa. Puede usar las relaciones uno a uno si tiene una tabla que contienen una lista de elementos, pero la información específica que desee capturar acerca de ellos varía según el tipo. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla de contactos en la que algunas personas sean empleados y otras personas sean subcontratistas. Para los empleados, desea saber el número de empleado, su extensión y otra información clave. Para subcontratistas, desea saber el nombre de su empresa, el número de teléfono y la tasa de facturación, entre otras cosas. En este caso, debe crear tres tablas distintas: Contactos, Empleados y Subcontratistas y, a continuación, crear una relación uno a uno entre las tablas Contactos y Empleados y una relación uno a uno entre las tablas Contactos y Subcontratistas.

Introducción a la creación de relaciones uno a uno Las relaciones uno a uno se crean al vincular el índice (normalmente la clave principal) de una tabla con un índice de otra que comparte el mismo valor. Por ejemplo: Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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La Id. de coche aparece en ambas tablas, pero aparece solo una vez en cada una.

A menudo, la mejor forma de crear esta relación es hacer que la tabla secundaria consulte un valor de la primera tabla. Por ejemplo, haga que el campo Id. de coche de la tabla Empleados sea un campo de búsqueda que consulte un valor en el índice de Id. de coche de la tabla Automóviles de empresa. De este modo, nunca agregará por error la Id. de un coche que no exista. Importante: Al crear una relación uno a uno, debe decidir si desea exigir la integridad referencial de datos de la relación.

Integridad referencial datos ayuda a Access a mantener los datos limpios eliminando los registros relacionados. Por ejemplo, si elimina a un empleado de la tabla Empleados, también eliminará los registros de las ventajas para ese empleado de la tabla Ventajas. Pero en algunas relaciones, como en este ejemplo, la integridad referencial no tiene sentido: si se elimina un empleado, no queremos que se elimine el vehículo de la tabla Automóviles de empresa porque el coche aún pertenecen a la empresa y se asignará a otra persona.

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Pasos para crear una relación uno a uno Crear la relación uno a uno al agregar un campo de búsqueda a una tabla. (Para más información, consulte Crear tablas y establecer los tipos de datos). Por ejemplo, para indicar qué coche se ha asignado a un empleado determinado, puede agregar Id. de coche a la tabla Empleados. A continuación, para crear la relación entre los dos campos, utilice el Asistente para búsquedas: 1. Abra una tabla. 2. En la vista Diseño, agregue un nuevo campo, seleccione el valor Tipo de datos y después seleccione Asistente para búsquedas. 3. En el asistente, el valor predeterminado está establecido para buscar valores de otra tabla, así que seleccione Siguiente. 4. Seleccione la tabla que contiene la clave (por lo general, una clave principal) que desea incluir en esta tabla y, a continuación, seleccione Siguiente. En nuestro ejemplo, seleccionaría la tabla Automóviles de empresa. 5. En la lista Campos seleccionados, agregue el campo que contiene la clave que quiera usar. Seleccione Siguiente.

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6. Establezca un criterio de ordenación y, si lo prefiere, cambie el ancho del campo. 7. En la pantalla final, desactive la casilla Habilitar integridad de datos y después seleccione Finalizar.

Agregar y editar datos Copiar datos de Excel

Copie en Access los datos de una hoja de cálculo de Excel y disfrute de una edición simplificada, de consultas eficaces y de útiles capacidades de creación de informes. Coloque los datos en una tabla existente o en una tabla nueva en blanco. Antes de copiar los datos, asegúrese de que sean coherentes y que estén estructurados de tal forma que se copien sin problemas. Limpiar los datos Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Todos los datos de una columna deben ser del mismo tipo y tener un formato similar. Por ejemplo, asegúrese de que todos los números de teléfono incluyan un código de área pero sin prefijo de país, que todas las direcciones incluyan la ciudad y la provincia pero no el país, y que todos los precios incluyan céntimos (incluso si la cantidad es ,00). Quite todos los subtítulos, todas las filas de resumen o comentario y todas las filas en blanco. Nota: Si es necesario, vuelva a agregarlos más adelante con el agrupamiento y los totales de consultas e informes de Access.

Si va a pegar los datos en una tabla de Access existente, asegúrese de que la hoja de cálculo tenga el mismo número de columnas —en el mismo orden— que la tabla de Access. (En cambio, si va a crear una nueva tabla de Access con estos datos, puede elegir el nombre y el orden de las columnas que prefiera). Sugerencia: En las bases de datos, es recomendable que haya una columna para cada fragmento de información diferenciada. Por ejemplo, use columnas distintas para el nombre, los apellidos, la calle, la ciudad, la provincia y el código postal.

Agregar datos de Excel a una tabla nueva 1. Seleccione y copie los datos en Excel que desea agregar a la tabla. 2. En Access, seleccione Inicio > Pegar. 3. Para indicar si la primera fila de los datos contiene encabezados de columna, seleccione Sí o No. 4. Si lo desea, cambie el nombre de la tabla y de los campos. Agregar datos de Excel a una tabla existente Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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1. Seleccione y copie los datos en Excel que desea agregar a la tabla. 2. En Access, abra la tabla en la que desea pegar los datos. 3. Al final de la tabla, seleccione una fila vacía. 4. Seleccione Inicio > Pegar > Pegar datos anexados. Cuando se copian datos de Excel en una base de datos de Access, los datos originales no cambian en Excel. Vincular a datos compartidos

Si mantiene datos en otros orígenes, como hojas de cálculo de Excel y sitios de SharePoint, en lugar de copiarlos en Access, cree un vínculo a los datos desde la base de datos de Access. Así se asegura de que siempre está trabajando con los datos más recientes de ese origen. Nota: Access siempre asimila los cambios más recientes de un documento vinculado, como una hoja de cálculo de Excel o un archivo XML, pero no actualiza el archivo de origen con los cambios que se realizan en Access. Las listas de SharePoint y las bases de datos de Access vinculadas se actualizan en ambas direcciones.

Vincular a datos en un documento compartido 1. En la pestaña Datos externos, seleccione el tipo de datos a los que desea vincular (Excel, Access, archivo de texto, archivo XML o archivo HTML).

2. Seleccione Examinar, luego un archivo y después Abrir. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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3. Si es necesario, especifique con qué datos desea crear el vínculo y, después, asigne un nombre a la nueva tabla. A continuación, seleccione Aceptar o Finalizar. Si es necesario, especifique con qué datos desea crear el vínculo y, después, asigne un nombre a la nueva tabla. A continuación, seleccione Aceptar o Finalizar. El panel Navegación muestra la nueva tabla vinculada. Vincular a datos en una lista de SharePoint 1. En la pestaña Datos externos, seleccione Más > Lista de SharePoint. 2. Especifique el sitio de SharePoint. 3. Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Siguiente. 4. Seleccione la lista con la que desea crear el vínculo y haga clic en Aceptar. El panel Navegación muestra la nueva lista de SharePoint vinculada. La flecha azul indica que es una tabla vinculada:

SharePoint puede establecer un vínculo con otras tablas relacionadas de la base de datos, también indicadas con una

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flecha azul. Para mantener el funcionamiento correcto, asegúrese de conservar esos objetos en la base de datos.

Administrar datos con consultas Introducción a las consultas

Use las consultas para responder cuestiones sobre negocios y otras según los datos y para realizar fácil y rápidamente actualizaciones masivas o eliminar información de la base de datos. ¿Qué son las consultas? En Access, las consultas son como las preguntas que se realizan para buscar información relacionada, incluso muy específica, en la base de datos. En las consultas, a veces se utilizan datos de una sola tabla y otras de varias. Por ejemplo, puede que desee buscar solo el número de teléfono de un contacto, lo que requiere una consulta simple de un campo de número de teléfono de una persona determinada en una tabla de contactos. O bien, puede combinar datos de más de una tabla, como la información de cliente y la información del pedido, para ver los pedidos de un cliente. En Access, una consulta es un objeto de base de datos. No almacena datos. En su lugar, muestra los datos almacenados en tablas y hace que esos datos estén disponibles para que pueda trabajar con ellos. Una consulta puede mostrar datos de una o Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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más tablas, de otras consultas o de una combinación de ambas. Por ejemplo: 







Vea los datos con una consulta de selección. Busque y vea información de una o más tablas especificando los criterios que deben cumplir los datos y detalle qué valores se mostrarán. Por ejemplo, podría querer ver todos los productos creados por Tailspin Toys. Especifique criterios y busque sobre la marcha. Cree consultas reutilizables que siempre le soliciten criterios de búsqueda. Por ejemplo, podría crear una consulta que le pida al usuario el nombre del proveedor que quiera buscar y luego muestre todos los productos adquiridos de ese proveedor. Actualice o agregue datos a partir de la consulta. Consulte datos y después use los resultados para introducir o actualizar la información de forma automática. Por ejemplo, si Tailspin Toys ha agregado "TT" al comienzo de los nombres de todos sus productos, busque todos los productos de la empresa y luego actualice los nombres de producto para que cada entrada comience por "TT", todo mediante una consulta de actualización. Elimine datos a partir de una consulta. Busque información o registros y después elimínelos. Por ejemplo, si Tailspin Toys cierra y los productos de la empresa ya no están a la venta, busque todos sus productos y elimínelos de forma automática de las tablas relacionadas. Use el Asistente para consultas para crear una consulta de selección que muestre información en la vista Hoja de datos. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

Manuales Y Tutoriales www.manualesytutoriales.com Nota: Algunos elementos de diseño no están disponibles al usar el asistente. Si quiere, modifique la consulta en la vista Diseño después de crearla. Nota: Antes de crear una consulta, asegúrese de establecer las relaciones entre tablas en la base de datos, ya que se utilizan al consultarlos. Para obtener más información, vea Introducción a las relaciones de tabla y módulos relacionados en este curso.

Crear una consulta 1. Seleccione Crear > Asistente para consultas. 2. Seleccione Asistente para consultas sencillas, y, a continuación, seleccione Aceptar. 3. Seleccione la tabla o consulta que contenga el campo y, a continuación, agregue el campo a la lista Campos seleccionados. Cuando termine, seleccione Siguiente. Agregue tantos campos como desee de las tablas que quiera. Si ha agregado un campo numérico Si ha agregado los campos numéricos, el asistente le preguntará si desea que la consulta devuelva detalles o datos de resumen. Siga uno de estos pasos: o

o



Si desea ver los registros individuales, seleccione Detalles, y luego Siguiente. Adelante al paso 4. Si desea ver los datos numéricos resumidos, como los promedios, seleccione Resumen y, a continuación, seleccione Opciones de resumen. Especifique los campos que desea resumir y cómo desea resumir los datos. Solo se muestran los campos numéricos. Seleccione una función para cada campo numérico: Suma   La consulta devuelve la suma de todos los valores del campo. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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  o

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Promedio   La consulta devuelve el promedio de todos los valores del campo. Mín   La consulta devuelve el valor más bajo del campo. Máx   La consulta devuelve el valor más alto del campo. Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un origen de datos, seleccione Contar los registros de nombre de tabla para esa tabla. Si ha agregado un campo de fecha y hora El Asistente para consultas le pregunta cómo desea agrupar los valores de fecha. Por ejemplo, suponga que agrega a la consulta un campo numérico, como el precio y un campo de fecha y hora, como la fecha de la transacción, y, a continuación, especifica en el cuadro de diálogo Opciones de resumen que desea ver el valor promedio del campo Precio. Como ha incluido un campo de fecha y hora, puede calcular valores de resumen para cada valor único de fecha y hora, para cada día, mes, trimestre o año. Seleccione el período de tiempo que desee utilizar para agrupar los valores de fecha y hora y, a continuación, seleccione Siguiente. Nota: En la vista Diseño, tendrá más opciones para agrupar los valores de fecha y hora.

4. Agregue un título a la consulta. 5. Especifique si quiere abrir la consulta (en la vista Hoja de datos) o modificarla (en la vista Diseño). A continuación, seleccione Finalizar.

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Crear consultas básicas

Para búsquedas rápidas y preguntas, cree una consulta básica para encontrar los datos que necesita y obtener sus respuestas. Crear una consulta en la vista Diseño La vista Diseño le da más control sobre la consulta que crea que el Asistente para consultas. 1. Abra la vista Diseño de consulta o Para empezar, seleccione Crear > Diseño de consulta.

2. Agregar orígenes de datos En primer lugar, agregue la tabla o consulta que contiene los datos que desea ver. (Sí, puede crear nuevas consultas a partir de consultas guardadas. Por ejemplo, supongamos que creó una consulta que busca todos los productos de los proveedores y los ordena de mayor a menor según sus cifras de ventas. Puede usar esa consulta como origen de datos para una nueva que, por ejemplo, busque ventas de productos de proveedores de una región específica). a. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione la pestaña Ambas. b. Seleccione los orígenes de datos que quiera y, después de cada origen, seleccione Agregar. c. Cierre el cuadro de diálogo. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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3. Agregar campos de salida Los campos de salida son los datos que desea mostrar o incluir en el conjunto de resultados de la consulta. o

Arrastre los campos que desee desde el origen de datos en el panel superior hacia abajo a una celda vacía en la fila Campo del panel inferior.

Usar una expresión como un campo de salida Para realizar cálculos o usar una función para dar como resultado de la consulta, incluya una expresión como un campo de salida. La expresión puede usar los datos de cualquiera de los orígenes de datos de la consulta, además de funciones, como Formato o InStr y puede contener operadores constantes y aritméticos. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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a. En una columna vacía de la cuadrícula de diseño de consulta, seleccione la fila Campo. b. En la pestaña Diseño, en el grupo Configuración de consultas, seleccione Generador. c. Escriba o pegue la expresión. Anteponer la expresión con el nombre que desea utilizar en la expresión de salida, seguido de dos puntos. Por ejemplo, para etiquetar la expresión "Última actualización", inicie la expresión con: Última actualización: También puede usar el Generador de expresiones para crear su expresión con Elementos de expresión, Categorías de expresión y Valores de expresión. Nota: Las expresiones son eficaces y flexibles, con muchas opciones. Para obtener más información, vea crear una expresión.

4. Especificar criterios (opcional) Usar criterios para limitar (a los valores de campo) los registros que devuelve la consulta. Por ejemplo, podría desear ver solo los productos con un precio unitario inferior a 10 $. . Para especificar los criterios, arrastre primero los campos que contienen los valores en el panel inferior. Sugerencia: De forma predeterminada, al agregar un campo, sus datos aparecen en los resultados de la consulta. Si ya ha agregado el campo que desea, no es necesario agregarlo de nuevo para aplicarle criterios.

a. Si no desea que el contenido del campo aparezca en los resultados, desactive la casilla Mostrar del campo. b. En la fila Criterios del campo, escriba una expresión que deben cumplir los valores de campo (si el registro se incluirá en los resultados). Por ejemplo: Diseño de consulta. Agregue todas las tablas y consultas que se necesite como orígenes de datos. (No se preocupe. si olvida una, tendrá la oportunidad de agregar orígenes de datos más adelante).

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Los orígenes de datos podrían incluir tablas de las que desea mostrar información (como una tabla de productos) y tablas que contengan información que necesite usar como criterios. Recuerde que las consultas existentes guardadas también están disponibles como orígenes de datos. Por ejemplo, si ya ha creado una consulta para buscar todos los pedidos de un mes determinado, úsela con la tabla de productos para mostrar todos los productos vendidos en un mes determinado. 2. combinar orígenes de datos relacionados 

Para agregar una combinación, arrastre un campo de un origen de datos hasta un campo correspondiente de otro. De forma predeterminada, Access crea una combinación interna. Para la mayoría de las relaciones, Access crea una combinación interna. Y, si ha especificado que debe exigirse la integridad referencial, estará incluida. Sin embargo, en algunos casos, Access no crea la combinación que necesita. Por ejemplo, si agrega consultas existentes a la nueva consulta y no ha creado relaciones, Access no creará combinaciones automáticamente. 3. complete la consulta



Siga los pasos habituales para crear una consulta: agregue campos de salida y cualquier criterio y ejecute o guarde la consulta. Para más información, vea Crear consultas básicas.

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Crear consultas con combinaciones externas

A veces, en las consultas, desea ver todos los registros de una tabla junto con los registros coincidentes de otra. Para ello, cree las combinaciones externas. Las combinaciones internas solo muestran los datos cuando hay un identificador coincidente de ambos orígenes de datos conectados. Por ejemplo, si desea mostrar los productos y cantidades vendidos, debe crear una combinación interna entre las tablas Productos y Detalles del pedido. Cuando se ejecuta la consulta, solo devolverá los productos que aparecen en pedidos y que, por tanto, aparecen en ambas tablas. En cambio, las combinaciones externas devuelven todos los datos de un origen de datos y algunos de los datos de otro origen de datos o tabla. Por ejemplo, si desea ver qué productos todavía no ha vendido, cree una consulta que muestre la Id. de producto de la tabla Productos y las Id. de pedido coincidentes de la tabla Detalles de pedidos. Los productos que no tengan registros coincidentes en la tabla Detalles de pedido devuelven el nombre del producto sin ningún valor en el campo Id. de pedido.

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Combinaciones externas izquierdas y combinaciones externas derechas En una combinación externa, la tabla que muestra todos sus registros se denomina tabla base. La tabla que muestra solo algunos registros (coincidentes) se denomina tabla secundario. El cuadro de diálogo Propiedades de la combinación describe lo que ve con diferentes tipos de combinaciones:

Suponga que ha creado una consulta para mostrar qué productos compraron de sus clientes. Los campos de salida son Nombre de producto, Id. de pedido y Cantidad. 1. Combinación interna Solo incluye las filas (registros) en la que los campos combinados de ambas tablas sean iguales, por Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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ejemplo, solo los productos que tienen pedidos asociados con ellos. 2. Combinación externa izquierda. Incluye todos los registros de la tabla con el nombre Izquierda y solo aquellos registros de la tabla con el nombre Derecha en los que los campos combinados sean iguales, por ejemplo, todos los pedidos, pero solo las cantidades y el Id. de producto de aquellos pedidos que tienen productos asociados con ellos. 3. Combinación externa derecha Incluye todos los registros de la tabla con el nombre Derecha y solo aquellos registros de la tabla con el nombre Izquierda en los que los campos combinados sean iguales, por ejemplo,todos los productos, incluso aquellos para los que no hay pedido, en cuyo caso mostrará valores en blanco en los campos Cantidad e Id. de pedido. Como puede distinguir en estos ejemplos, es importante saber qué tabla está a la izquierda y cuál está a la derecha, pues puede diferenciar la forma en la que las tablas se organizan en la ventana de consulta. Para entender qué datos recibirá de su consulta, lea el texto cuidadosamente en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

1. Agregar orígenes de datos 

Seleccione Crear > Diseño de consulta.

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Agregue todas las tablas y consultas que se necesite como orígenes de datos. (No se preocupe. si olvida una, tendrá la oportunidad de agregar orígenes de datos más adelante). Si las detecta o deduce, Access puede mostrar relaciones para los orígenes de datos.

2. Agregar una combinación 

Si no ve una relación entre los orígenes, agregue una combinación. Arrastre el campo que desee de un origen de datos hasta el campo correspondiente de otro origen de datos. La tabla desde la que arrastra es la que aparecerá a la izquierda en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. De forma predeterminada, Access crea una combinación interna. Si necesita una combinación externa, cambie su tipo.

3. Cambiar una combinación 1. Haga doble clic en la línea que representa la combinación que desea cambiar. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, seleccione la segunda o la tercera opción para crear una combinación externa y después seleccione Aceptar. Recuerde que debe fijarse en qué tabla es la tabla base (aquella de la que se muestran todos los registros).

4. Completar la consulta Siga los pasos habituales para crear una consulta: agregue campos de salida y cualquier criterio y ejecute o guarde la consulta. Para más información, vea Crear consultas básicas. Consultar orígenes de datos no relacionados

A veces necesita crear una consulta para recuperar información de orígenes de datos que no tienen una relación directa (de uno a uno o de uno a varios).

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Usar tablas de nivel intermedio para conectar orígenes de datos en consultas Cuando ejecuta una consulta, Access utiliza las relaciones que haya creado entre las tablas y deduce y crea conexiones entre otros orígenes de datos. Si no existe la relación que necesita para una consulta, conecte las tablas como parte de esa consulta. Suponga que desea ver cuántos pedidos ha recibido de productos de diferentes proveedores. La tabla Proveedores no está conectada a la tabla Detalles de pedido de compra, que contiene la Id. de producto y la información de la cantidad. Sin embargo, la tabla Pedidos de compra está conectada a la tabla Detalles de pedido de compra.

Sugerencia: Si es posible que tenga esta relación fuera de la consulta que está creando, es mejor crear una relación de nivel intermedio para su uso posterior. Para más información, vea Crear relaciones de varios a varios.

Si no desea crear la tabla de nivel intermedio en la base de datos, utilice la tabla Pedidos de compra como tabla de nivel intermedio en la consulta. Agregue la tabla Proveedores a la izquierda de la tabla Pedidos de compra y cree una conexión.

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La tabla Pedidos de compra conecta las dos tablas, Proveedores y Detalles de pedido de compra. Conecte las tablas mediante campos (como Id. de la tabla de proveedor y Id. de proveedor en la tabla Pedidos de compra) que cumplan los criterios siguientes: 





Los dos campos tienen tipos de datos coincidentes o compatibles. Por ejemplo, un campo de texto no puede conectarse a un campo numérico. Los campos identifican registros coincidentes y únicos en cada tabla. Por ejemplo, no querrá conectar dos de los campos de apellidos porque apellidos no siempre son únicos. Los campos aseguran que el resultado de los registros es correcto. Por ejemplo, si se conecta Id. proveedor a Id. de compra, podría obtener a algunas coincidencias si los identificadores son similares. Pero los resultados no tendrán sentido porque el identificador de proveedor no tiene nada que ver con el identificador de compra. Una mejor opción es conectar Id. de la tabla Proveedor a Id. proveedor en la tabla Pedidos de compra: los registros devueltos tendrán sentido porque ambos campos identifican al proveedor.

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Pasos Tanto si tiene una tabla de nivel intermedio en la base de datos o solo va a utilizar una en la consulta, siga estos pasos: 1. Agregue la tabla de nivel intermedio a la consulta entre las dos tablas no conectadas. 2. Cree las conexiones necesarias con la tabla intermediaria. Las conexiones pueden usar cualquier tipo de combinación adecuado, pero deben estar conectadas a través de los campos que cumplen los criterios descritos anteriormente en este módulo.

3. Complete la consulta. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Siga los pasos habituales para crear una consulta: agregue campos de salida y cualquier criterio y ejecute o guarde la consulta. Para más información, vea Crear consultas básicas. Nota: No tiene por qué incluir la tabla de nivel intermedio en los resultados. Solo necesita ser parte de los orígenes de datos de la consulta para que Access pueda conectarse a los datos.

Crear formularios. Crear formularios de navegación

Si suele usar el mismo conjunto de formularios e informes, cree un formulario de navegación para agruparlos. De este modo, lo tendrá todo a mano. 1. Abra la base de datos de escritorio a la que vaya a agregar un formulario de navegación. 2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, seleccione Navegación y elija el estilo de formulario de navegación que desee. Agregar un formulario o informe en el formulario de navegación 1. Arrastre el formulario o informe desde el panel Navegación a la pestaña Agregar nuevo. Access agrega el formulario o informe al nuevo Formulario de navegación. 2. Realice este procedimiento con todos los formularios o informes que desee agregar. 3. Seleccione Guardar . Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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4. Escriba un nombre para el formulario y seleccione Aceptar. El formulario se guarda y su nombre aparece en la pestaña encima del formulario. Cambiar la etiqueta en un formulario de navegación Cuando se crea un nuevo formulario de navegación, Access agrega una etiqueta predeterminada y lo denomina “Formulario de navegación”. Cambie el nombre de la etiqueta por uno más descriptivo. 1. Seleccione la etiqueta de formulario y después, para empezar a editarla, selecciónela de nuevo.

2. Modifique la etiqueta como desee y después presione ENTRAR. Aplicar un tema visual a un informe o formulario de navegación Personalice su base de datos de modo que sea más fácil encontrar información. Para ello, cambie los colores y las fuentes que se usan en todos los formularios e informes. Pruebe un tema de colores coordinados o cree uno propio. 1. En la pestaña Inicio, seleccione Ver > Vista Diseño. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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2. En la pestaña Diseño, seleccione Temas. o Para ver la apariencia que tendrá un tema, haga una pausa sobre él. o Para cambiar todos los colores y las fuentes, seleccione un tema. o Para cambiar solo los colores, seleccione Colores y después elija un color. o Para cambiar solo las fuentes, seleccione Fuentes y después seleccione un estilo de texto. Establecer el formulario de navegación como formulario de presentación predeterminado Los formularios de navegación son muy prácticos como página de inicio de una base de datos, así que considere la posibilidad de que se abra automáticamente cada vez que abra la base de datos. 1. Seleccione Archivo > Opciones > Base de datos activa. 2. En Opciones de la aplicación, seleccione la flecha del cuadro Mostrar formulario y luego seleccione el nuevo formulario de navegación. 3. Seleccione Aceptar para finalizar. 4. En la barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Guardar . 5. Cierre y vuelva a abrir la base de datos. El formulario de navegación se abre al mismo tiempo, por lo que tiene a mano los formularios y los informes que más usa.

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Crear informes Crear informes básicos

Antes de compartir la base de datos con otras personas, disponga la información en un formato que sea fácil de entender. Vea, dé formato y resuma la información de la base de datos con informes. 1. En el panel Navegación, seleccione un origen de registros. El origen de registros de un informe podría ser una tabla o una consulta con nombre. Debe contener todas las filas y columnas de datos que desea incluir en el informe. 2. En la pestaña Crear, seleccione la herramienta de informe que desea usar y, para crear el informe, siga las instrucciones. Herramienta de informes

Descripción

Informe

Cree un informe sencillo y tabular que contenga todos los campos del origen de registros que seleccionó en el panel Navegación.

Diseño de informe

Abra un informe en blanco en la vista Diseño y agregue los campos y los controles que necesite.

Informe en blanco Abra un informe en blanco en la vista Diseño y seleccione los campos que desee agregar desde la Lista de campos. Asistente para informes

Siga las instrucciones para especificar los campos, los niveles agrupamiento y ordenación y las opciones de diseño.

Etiquetas

Seleccione los tamaños de etiqueta estándar o personalizados, los campos que desea incluir en el informe y cómo desea ordenarlos.

Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales para los campos en el informe 1. En la Vista Diseño, abra el informe. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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2. Si el panel Agrupación, orden y total aún no está abierto, vaya a la pestaña Diseño y seleccione Agrupar y ordenar. 3. Seleccione Agregar un grupo o Agregar un orden y luego seleccione el campo que desea agrupar u ordenar. 4. Seleccione Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

Modificar e imprimir informes

Si bien su informe puede contener toda la información que desea, quizá no exprese su marca personal. Antes de imprimir y compartir su informe, cambie la apariencia y agregue un logotipo. Sugerencia: Para realizar cambios de diseño o formato en los informes, empiece en la vista Diseño. Para llegar a ella desde la pestaña Inicio, seleccione Ver > Vista Diseño. 



Para cambiar el tamaño de un campo, selecciónelo y arrastre los bordes.

Para mover un campo, seleccione ese campo y arrástrelo a la nueva ubicación. Para mover varios campos, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona los campos que Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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desea mover y, después, arrastre la selección hasta la nueva ubicación. Para agregar un tema visual a todos los informes y formularios de la base de datos, seleccione Temas en la pestaña Diseño. Para ver la apariencia que tendrá un tema, haga una pausa sobre él. Para cambiar todos los colores y las fuentes, seleccione un tema. Para cambiar el estilo de fuente de un campo, seleccione el campo que desea modificar. A continuación, en la pestaña Formato, seleccione una fuente, el tamaño de fuente, el color de fuente y la alineación. Para agregar una imagen de fondo a un informe, en la pestaña Formato, seleccione Imagen de fondo > Examinar. A continuación, vaya a la carpeta que contiene la imagen y seleccione la imagen y luego Abrir. Nota: Access no guarda automáticamente los cambios de diseño, así que asegúrese de guardar los cambios realizados. En la barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Guardar.

Resaltar datos con una regla de formato condicional 1. Seleccione los campos que contengan datos que desee resaltar. Para seleccionar varios elementos, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione los campos o controles. 2. Seleccione Formato > Formato condicional. 3. Seleccione Nueva regla y un tipo de regla. 4. En Editar la descripción de la regla, escriba el rango de los valores de campo que desee resaltar.

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5. En la barra de herramientas de formato, seleccione el estilo de fuente y el color de fondo que desea usar para los datos resaltados. 6. Para aplicar la regla al informe, seleccione Aceptar. Agregar un logotipo 1. En la pestaña Diseño, seleccione Logotipo. 2. Para agregar la imagen a la parte superior del informe, vaya a la carpeta que contiene la imagen, seleccione la imagen y luego Abrir. o Para cambiar el tamaño del logotipo, seleccione un controlador de la imagen y arrastre hasta que el logotipo tenga el tamaño deseado. o Para mover el logotipo, selecciónelo y arrástrelo hasta que esté en la ubicación que quiera. Obtener una vista previa e imprimir el informe 1. Seleccione Archivo > Imprimir > Vista preliminar. o Para desplazarse por el informe, seleccione las flechas de Página. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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Para ampliar o reducir la vista previa, seleccione los botones de Zoom. 2. Para cambiar los márgenes, seleccione Márgenes y elija un tamaño de margen. 3. Cuando esté satisfecho con la apariencia del informe, seleccione Imprimir y especifique las opciones de impresión. Si es necesario, elija la impresora y seleccione el número de copias que desea imprimir. 4. Para imprimir el informe, seleccione Aceptar. o

Proteger bases de datos Realizar copias de seguridad de las bases de datos

Siempre es recomendable realizar copias de seguridad periódicas de la base de datos. Puede que desee revisar una versión anterior de la base de datos, o bien, en el caso de un error del sistema, quizá necesite restaurar su trabajo. Hacer una copia de seguridad de una base de datos Nota: Si comparte una base de datos con sus compañeros de equipo, antes de comenzar el proceso de copia de seguridad, asegúrese de que el resto de los usuarios cierre su instancia de la base de datos.

1. Abra la base de datos de la que desea hacer una copia de seguridad. 2. Seleccione Archivo > Guardar como. 3. En Tipos de archivo, seleccione Guardar base de datos como. 4. En Avanzadas, seleccione Realizar copia de seguridad de la base de datos y, después, seleccione Guardar como.

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Si lo desea, cambie el nombre de archivo de la copia de seguridad. Sugerencia: Cuando se restauran datos u objetos desde una copia de seguridad, lo normal es querer saber cuándo se creó la copia de seguridad y de qué base de datos procede. Por tanto, es recomendable usar el nombre de archivo predeterminado, que refleja ambas informaciones.

5. Elija el tipo de archivo para la copia de seguridad de la base de datos y seleccione Guardar. Si ve alguno de los siguientes mensajes, esto es lo que debe hacer: Restaurar una base de datos Restaurar una base de datos es usar una copia de seguridad de esa base de datos para reemplazar un archivo de base de datos dañada, perdida o que tiene problemas con los datos. 1. Cierre la base de datos dañada.

2. En el Explorador de archivos, vaya a la carpeta que contiene la base de datos dañada y cambie el nombre de esa base de datos. Sugerencia: En el nuevo nombre, incluya el nombre de la base de datos original y su estado obsoleto.

3. Vaya a la carpeta que contiene el archivo de copia de seguridad y copie el archivo. Extraído de la página Oficial de Word MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial

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4. Pegue el archivo de copia de seguridad en la carpeta que contiene la base de datos dañada. 5. Cambie el nombre de la copia del archivo de copia de seguridad para que coincida con el nombre de la base de datos original. Si se le pregunta si quiere reemplazar el archivo existente, acepte.

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