• Categories
• Archivo de computadora
• Software
• Programa de computadora
• Microsoft Sql Server
• Bases de datos

Citation preview

WWW.INSOLCA.COM

Software de Mantenimiento SysMan Ver. 9.00

Manual de Usuario Rev.06-09.p

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

CONTENIDO Presentación Cómo obtener mejores resultados del presente manual Descripción del contenido por capítulo: Capítulo 1 -Instalación del Producto y Generalidades del Programa Requisitos del Sistema Instalación del Programa Interfaz principal del producto Primeros Pasos con SysMan  Configuración de Términos  Codificación de sus Equipos Capítulo 2 - Descripción General de Procesos Adaptación de SysMan por tipo de Industria Codificación de los Equipos (Estrategias Sugeridas) Ordenes de Trabajo Generales (Reparaciones, Mejoras, Apoyo) Preventivos (Mantenimiento Programado) Inventario de materiales y repuestos Evaluación de datos Sumario de órdenes de trabajo Capítulo 3 - Descripción General Opciones (Interfaz de Usuario) Menú de Opciones (Barra Superior) a) Menú Archivo  Abrir Base de Datos  Cerrar Base de Datos

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

b) Menú Catálogos          

Área (Término Modificable) Equipo (Término Modificable) SubEquipo (Término Modificable) Componente (Término Modificable) Parte (Término Modificable) Línea (Término Modificable) Grupo - Equipo (Término Modificable) Clasificación General Centro de costos Vincular Vincular Equipo-Línea (Términos Modificables) Vincular Equipo - Grupo Vincular Equipo - Material/Repuesto Vincular Material / Repuesto– Proveedor

 Rutina Mantenimiento / Actividades  Inventario Materiales/Repuestos Ficha Materiales/Repuestos Clasificación Materiales/Repuestos Almacenes Motivos Salidas Materiales/Repuestos – Herramientas  Inventario Herramientas Ficha Herramientas Clasificación Herramientas  Mano de Obra ( Personal Interno) Ficha Mano de Obra (Categoría) Personal (Trabajador)  Servicios Externos (Contratistas) Ficha Servicios Externos Clasificación Servicios Externos Tipo Servicios a Contratar

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

 Proveedores (Materiales / Repuestos) Ficha Proveedores Clasificación proveedores  Catálogos complementarios Fallas Causas de falla Prioridades Especialidades Status OT (Orden de Trabajo) Status OC (Orden de Compra) Proyectos (agrupa OT´s) c) Menú Procesos    

Solicitud de servicios/reporte o avería Orden de trabajo general (OT) Orden de trabajo preventiva (OTP) Reubicaciones Reubicación Equipo Reubicación Sub Equipo Reubicación Componente Reubicación Parte

d) Centro de Informes y Gráficos  Centro de informes y gráficos  Crear nuevo informe/gráfico e) Utilidades  Configuración SysMan  Listas de selección  Campos personalizados

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

f)

Seguridad    

Activar/Desactivar seguridad Grupo de Usuarios Usuarios Vincular Usuario a Grupo de Usuarios

g) Ayuda y Tutoriales  Contenido  Acerca de SysMan  Visitar Web Site SysMan Acceso a Módulos (Panel Izquierdo) a)

General  Árbol de Activos  Resumen de Órdenes de Trabajo  Examinador OT

b) Ordenes de Trabajo     

Orden Trabajo Preventiva Plan de mantenimiento preventivo Solicitud OT (reporte de avería) Orden de trabajo general Generar OTP/OT Planificados

c) Calendarios Mantenimiento  Planificador de mantenimiento  Horizonte de trabajo  Informes d) Análisis Información  Informes y gráficos disponibles

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

 Crear Nuevo Informe / Gráfico  Generar Indicadores e) Inventarios    

Almacén Materiales / Repuestos. (Entradas-Salidas) Traslados entre almacenes Ficha Materiales / Repuestos Informes

f) Compras  Solicitud de Cotización  Orden de Compra  Informes g) Planificación Recursos  Disponibilidad Materiales / Repuestos  Disponibilidad Mano de Obra  Informes h) Lecturas/Mediciones  Registro Lectura  Importar Lecturas  Informes i) Herramientas    

Asignación Herramientas Almacén Herramientas (Entradas – Salidas) Ficha Herramientas Informes

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Barra de Tareas Pendientes (Lateral Derecho)   

Sección Búsquedas Órdenes de trabajo- Pasadas Órdenes de trabajo – Futuras

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

PRESENTACIÓN El Software de Gestión de mantenimiento integral SysMan Ver 9, es un software que cuenta con más de década y media de continuo desarrollo y actualización a las más exigentes normas de calidad y gestión aplicadas en el sector industrial, comercial, de servicios, entre otros; cuenta con una Interfaz muy intuitiva y amigable con el usuario, así el suministro de información y posterior seguimiento de la misma podrá ser hecho de manera efectiva.

El presente manual describe de manera general las opciones y funcionalidad de las pantallas de SysMan, este le servirá de apoyo, mas sin embargo toda implementación en una organización conlleva un flujo de trabajo específico y ajustado a la empresa, el cual no es descrito en este documento, el consultor que lo apoye en la implementación del producto lo guiará de manera personalizada en el uso del programa (puesta en marcha del Software).

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

CÓMO OBTENER MEJORES RESULTADOS DEL PRESENTE MANUAL Por el hecho de que SysMan no está orientado a un tipo de empresa específico las explicaciones de las pantallas y módulos del mismo son de manera general, por lo tanto le sugerimos leer previamente el tópico denominado “Adaptación de SysMan por tipo de industria”.

El presente manual está distribuido en 3 capítulos, sugerimos iniciar la lectura con el capítulo denominado «Descripción General de Procesos», de esta manera se familiarizará con la metodología y dinámica de uso de SysMan, así obtendrá una visión general del Software, así como de sus capacidades y podrá diseñar una estrategia para el uso e implementación del mismo en su empresa.

Seguidamente en el capítulo 3, encontrará una descripción de todas las opciones del programa (menú superior, lateral izquierdo y menú lateral derecho), acuda a este capítulo una vez haya comprendido el cómo SysMan trabaja, de manera tal que las opciones y explicaciones de cada tópico sean mejor entendidas, también encontrara una descripción detallada de las opciones.

En lo que se refiere a la Instalación del producto, encontrará en el capítulo 2 información del tema (de manera resumida); el detalle técnico para la instalación, principalmente en la edición Empresarial ya sea SQL Server u Oracle, requiere ser realizada por el personal que posea conocimientos sólidos de estas plataformas.

En el CD de instalación del Programa se encontrará mayor información técnica.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO POR CAPÍTULO

Sección

Descripción Se comenta de las generalidades del

Capítulo 1

programa, así como

una descripción

Instalación del Producto y

de la interfaz principal del producto, y

Generalidades del programa

las pautas generales de cómo instalar el mismo En este capítulo se describe de manera resumida el cómo SysMan trabaja, presentamos las sugerencias de cómo orientar la configuración, codificación

Capítulo 2

del equipo, Etc.

Descripción General de Procesos

Es recomendable comenzar leyendo este

capítulo

dado

que

lo

involucraremos con la dinámica de trabajo de SysMan. Se explican las opciones de los menús desplegables, así como de las opciones Capítulo 3 Descripción

contenidas en el bloque de menús de la General

(Interfaz de Usuario)

de

Opciones barra lateral Izquierda, una vez que haya leído y comprendido el Capítulo 2, aquí encontrará el detalle de cada opción y pantalla del programa. De igual forma se detallará la información que se encuentra en la barra de tareas (menú desplegable a la derecha de la pantalla.)

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Capítulo 1 Instalación del Producto y Generalidades del Programa

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Requisitos del Sistema

SysMan trabaja sobre una plataforma de Windows 32 / 64 Bits, las estaciones de trabajo deben tener una capacidad mínima de 200 Mb. libres en disco y un mínimo de 1 GB de memoria RAM.

En el directorio principal del CD de instalación encontrará un archivo con las pautas actualizadas de instalación, estas varían dependiendo la presentación adquirida (Profesional o Empresarial) y según el tipo de Base de Datos (ACCDB, SQL server, Oracle).

Instalación del Programa

Dependiendo de la edición del programa (Profesional o Empresarial) y según el número de usuarios (Standalone o Multiusuario) el esquema de instalación cambiará. Puede conseguir un documento detallado de las pautas de instalación en el CD que le fue entregado con el producto, de manera resumida a continuación le presentamos los pasos a seguir:

1. Instalación del driver de la llave USB (antes de conectarla físicamente).

2. Instalar la aplicación.

3. Instalación de la Base de Datos:

3.1 Edición Profesional

Puede habilitar una carpeta en su servidor y compartirla para que se pueda acceder en todas las estaciones, seguidamente copiar el archivo con extensión .smn que es la base de datos que encontrará en la carpeta Insolca de Archivos de

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Programa, esta base de datos se encuentra vacía, puede renombrarla y colocarle el nombre que desee (Ejemplo: Mantenimiento_empresax_sysman.smn).

3.2 Edición Empresarial

Debe anexar la base de datos que encontrara en el CD a su servidor, seguidamente desde el aplicativo «Editor Cadena Conexión» abrirá el archivo con la extensión .csq (para SQL Server) y aquí encontrara la cadena de conexión (ADO) que conectará al servidor; ajuste esta apropiadamente, luego grabe el archivo con el nombre que desee y este será el archivo que abrirán las estaciones para conectarse con el servidor y en consecuencia con la base de datos.

NOTA: La Edición Empresarial debe ser instalada por el personal de soporte del Departamento de Sistemas de la empresa.

4. Desde SysMan en el menú Archivo encontrará la opción de «Abrir Base de Datos», después de que la abra por primera vez se le presentará en este menú un acceso directo al archivo de base de datos (edición Profesional) o a la cadena de conexión (Edición Empresarial).

En este manual se encuentra, de manera resumida las pautas de instalación, en el CD encontrará pautas más detalladas, solicite apoyo a su asesor de sistemas, él le podrá hacer recomendaciones sobre la ruta para instalar sus datos, así como la forma de efectuar los respaldos periódicos de la base de datos.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Interfaz principal del producto

La columna vertebral de SysMan en cualquiera de sus presentaciones es la estructura del árbol que representa a los activos de su empresa, (sobre los cuales se desea realizar la gestión de mantenimiento). Las opciones de manejo del producto están distribuidas en dos grupos, además cuenta con un visor de Tareas Pendientes, todo esto lo describimos a continuación.

a) Menú de Opciones (barra superior):

En estos menú encontrara las funciones de configuración del programa así como las que se refieren al ingreso de datos de configuración también llamados catálogos de datos, la función de cada opción de los menús las encontrará en el capítulo 2.

b) Panel izquierdo (Acceso a módulos):

Encontrará un acceso directo a los módulos de uso del programa, estas funciones en su mayoría pueden ser ejecutadas desde las barras de botones o desde el Árbol de Activos, cuya función la explicaremos más adelante (Capítulo 2).

c) Barra de Tareas Pendientes(panel lateral derecho):

Todas las tareas pendientes ya sea que se refieran a Solicitudes de Trabajos, órdenes de trabajos correctivos abiertos (anteriores a la fecha de hoy) así como a los preventivos pendientes, las encontrara graficadas según su antigüedad o días de retraso.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Primeros Pasos con SysMan

1) Configuración de Términos

SysMan de manera predeterminada clasificará a los activos susceptibles a mantenimiento como Equipo, SubEquipo y Componente, también puede incluirle las Partes pero estas son opcionales, estos títulos pueden ser modificados y ajustados según el entorno de la empresa. Un Equipo puede contener un número de SubEquipos y estos a su vez un número de Componentes (siendo estos últimos en los que recaen las labores preventivas y correctivas). De igual manera lo categorizado como Área y Línea también puede ser ajustado con diferentes términos por el usuario.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Todo Equipo debe pertenecer necesariamente a un Área (ubicación física específica) y opcionalmente, a una Línea o Grupo de Equipos, pudiendo estar vinculado a más de uno de ellos.

A través de la opción Utilidades - Configuración SysMan, usted podrá modificar los títulos antes mencionados.

NOTA: Dado que este punto es determinante para la adaptación del software a su organización, puede solicitarnos apoyo por el mail [email protected], así podremos colaborar con usted en esta fase de adaptación.

Se sugiere no desglosar excesivamente los equipos, si bien el sistema lo puede soportar, esto dificultaría el trabajo cotidiano de reporte de fallas; por lo tanto, tan sólo codifique un equipo y efectúe pruebas de creación de correctivos para así poner a prueba el sistema de codificación utilizado y garantizar que sea eficiente para su método de trabajo.

Cuando se implanta el software en la empresa comience trabajando sólo con los correctivos, una vez encaminado este proceso, y que las personas involucradas con el uso del software ya manejen este módulo sin problemas, entonces proceda con los preventivos, el éxito de la implementación va a depender de dosificar la información y conocer bien cada uno de los módulos, antes de avanzar al siguiente. Puede, si lo desea; solicitar apoyo a nuestro centro de soporte y éste le será brindado sin costo a través de nuestro site www.insolca.com este apoyo puede ser canalizado ya sea vía Telefónica, ChatVoz, Videoconferencia o E-Mail.

2) Codificación de sus Equipos.

Puede comenzar el registro de los Equipos, SubEquipos y Componentes, le

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

sugerimos registre un Equipo de cada clase, con sus respectivos SubEquipos y Componentes, luego programar su Plan de Mantenimiento a través del menú Orden de Trabajo –Plan de Mantenimiento Preventivo, el motivo por el cual le sugerimos este orden es porque cuando vaya a crear otro equipo similar puede copiar toda la estructura de SubEquipo, Componente (Partes, si las hay) y su Plan de Mantenimiento ya estipulado (opción que se le presenta cada vez que registra un nuevo Equipo, SubEquipo, Componente y Parte). De esta manera se ahorrará tiempo y esfuerzo en el proceso de introducción de datos.

En el Capítulo 2 “Uso del Árbol de Activos” encontrará información más puntual de cómo registrar sus equipos en el sistema

3) Ingreso de Recursos.

Ahora pudiera registrar los Recursos a utilizar, tales como: Materiales, Mano de Obra y Servicios Externos (estos son opcionales), y luego proseguir con el registro de las Rutinas de trabajo, Fallas, Prioridades, etc.

Los pasos antes descritos tuvieron como finalidad el introducirlo en la dinámica de trabajo de SysMan, por supuesto hay muchos procesos todavía no descritos, por este motivo lea atentamente el manual para que de esta manera usted decida cuál será el orden de trabajo que más se acople a las actividades de su empresa.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Capítulo 2 Descripción General de Procesos Adaptación de SysMan por Tipo de Industria

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

ADAPTACIÓN DE SYSMAN POR TIPO DE INDUSTRIA SysMan es un programa que cuenta con mucha flexibilidad al momento de adaptarlo a la organización, sin importar el rubro al cual pertenezca (Manufactura, Vehículos, Hoteles, Tiendas por Departamentos, Etc.), por lo tanto es de particular importancia el establecer y definir los términos con que se manejarán los activos.

Primero y Principal es determinante el darle un enfoque práctico a la codificación de sus equipos, recomendamos diferenciar las partes y refacciones de los equipos y componentes; efectuamos este comentario dado que en el árbol de activos sugerimos llegar hasta el nivel de componente o su equivalente, ya después registrarán las refacciones y las fallas, pero estas, le recomendamos no las refleje en el árbol de activos.

El programa cuenta con cuatro grandes niveles, debe ser suficiente si está siendo práctico en el enfoque a utilizar, de lo contrario reevalué el esquema de codificación que piensa aplicar, sin embargo de manera adicional puede crearse otros sub clasificaciones, ya sea como relaciones laterales o a través de campos internos.

A continuación le presentamos la pantalla en la cual definirá los términos a utilizar.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Les presentamos algunas sugerencias de los términos por tipo de industria, puede utilizar estas, o crear sus propios términos, en función de la estructura de su empresa.

Manufactura

Combinación 1

Combinación 2

Combinación 3

Combinación 4

Área

Planta

Área

Área

Procesos

Área

Equipo

Equipo

Equipo

Equipo

SubEquipo

Sistema

Componente

Componente

Componente

Componente

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Vehículos Combinación 1

Combinación 2

Combinación 3

Flota

Tipo Vehículo

Vehículo

Vehículo

Unidad

Sub – sistema

Sección

Sección

Componente

Componente

Componente

Parte

Hoteles – Centros Comerciales – Hospitales

Combinación 1

Combinación 2

Combinación 3

Combinación 4

Edificio

Ciudad

Ciudad

Región

Área

Ubicación

Agencia/Tienda Tienda

Piso

Área

Área

Área

Componente

Componente

Equipo

Componente

Las combinaciones 3 y 4 son ideales para Organizaciones con Múltiples Sedes (Tiendas, Agencias Bancarias, Etc.)

Ya con los ejemplos dados anteriormente tendrá una idea de cómo orientar el enfoque de codificación, tema que trataremos con más amplitud adelante.

NOTA: Sea Práctico en el enfoque, no llegue al detalle en lo que presentara en el árbol de activos, hay otros modos de obtener información detallada sin necesidad de complicar el esquema general de distribución de activos.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

CODIFICACIÓN DE LOS EQUIPOS (ESTRATEGIAS SUGERIDAS)

Una vez que haya definido los términos a ser utilizados para el ordenamiento de los equipos, debe iniciarse la codificación de cada uno de estos; dado que el programa permite asignar códigos alfanuméricos de hasta 20 caracteres, le sugerimos que sea textual en los códigos a asignar. Ahora si su empresa ya tiene asignados códigos a los activos, pudiera utilizar este como un código alternativo y en el programa asignar códigos textuales, el criterio que sugerimos usar es el siguiente:

En la medida de lo posible use los mismos términos con los cuales su personal identifica los equipos, piense en sus usuarios y eventuales solicitantes (quienes le reportaran las averías) al momento de establecer un criterio de codificación, en caso de que a nivel administrativo necesite manejar un código numérico diferente al de uso diario, asigne este como un código alternativo creando un campo personalizado, de esta forma, podrá emitir reportes con dicho código a los departamentos que lo requieran, pero para el día a día se usarán los códigos textuales “Más amigables” establecidos por usted.

Recuerde que en los sistemas antiguos o en los inicios de la era informática se utilizaban esquemas de codificación tipo 1.23.34.4. Donde 1 era área, 23 era tipo de equipo, 34 el número del equipo, etc. (por colocar un ejemplo), ya hoy en día no tiene limitación en cuanto a asignar códigos así que utilice estrategias más comprensibles en la asignación de los mismos, recuerde que todo lo hará desde un Árbol con una vista de todos los equipos, no tendrá que digitar como tal el código de cada equipo, todo será muy visual así que tome esto en cuenta para agilizar y facilitar sus procesos.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

En la imagen a continuación se muestra un ejemplo de la estructura de un Árbol de Activos:

Orden Alternativo del Árbol de Activos

Desde el Menú catálogos se registraran las Áreas y desde el Árbol de activos se irán agregando las demás ramas, se sugiere registrar un Equipo de cada tipo para que cuando deba crear otro similar pueda copiar la estructura del ya existente y luego editar las características de este, estrategia similar puede seguir para el registro de vehículos. El árbol puede ser ordenado de dos formas: alfabéticamente (esta es la opción por defecto) o por orden de presentación, la cual es definida por el usuario en un campo ubicado en la ficha de edición de cada activo, esto aplica a cualquier nivel del árbol.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Orden Alternativo del Árbol de Activos

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Data Técnica La data técnica podrá ser registrada dentro de la ficha de cada área, equipo, componente, etc., para esto colóquese en la rama respectiva y presione el botón ubicado en el panel izquierdo “Editar Ficha”, así accederá a la ficha completa donde además de registrar la data técnica podrá incorporar datos de la garantía, fotos, manuales técnicos (archivos anexos), etc. NOTA: También se puede acceder al menú de opciones tales como Agregar, Editar, Borrar, Reubicar y Expandir Rama, haciendo Clic con el botón derecho, sobre la rama que desee modificar, directamente en el árbol.

Las implementaciones más exitosas del producto ya sean en empresas pequeñas o en organizaciones con múltiples sedes y ciudades han sido muy prácticas en el tema de la codificación de sus activos.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

ORDENES DE TRABAJO GENERALES (Reparaciones, Mejoras, Apoyo)

Las órdenes de trabajo generales pueden ser Correctivas (Reparaciones), de Mejora o Apoyo a otros departamentos de la empresa, ya que muchas veces el departamento de mantenimiento suele colaborar en tareas no directamente vinculadas con el mantenimiento de equipos (Reubicación equipos, apoyo al Dpto. de operaciones, Etc.) y es necesario justificar y documentar el tiempo empleado o las labores efectuadas por la jefatura de mantenimiento.

Dado que SysMan sincronizará con su modo de trabajo es necesario en primer lugar, que defina cómo se reportarán las averías en el sistema, ¿Involucrará directamente al Solicitante? Este registrará en el Software la avería que después Ud. convertirá en orden de trabajo, o ¿el reporte de avería se lo comunicarán por otro medio (Oral, Escrito, Mail, Etc.)? ¿Será usted quién cree directamente la orden de trabajo?

Es muy importante definir el punto anterior, nuestra sugerencia es que en la medida de lo posible involucre al solicitante, sea este el Supervisor de producción, Supervisor de Planta, Operador, Etc. De manera tal que sea quien desde el sistema le reporte la avería, este proceso es tan sencillo que una persona sin mayor entrenamiento lo puede hacer; incluso un entrenamiento básico de no más de 10 minutos suele bastar. De este modo, se garantizará que el trabajo fluya desde el mismo origen de la falla y hacia el departamento de Mantenimiento. Como tal se liberará de la tarea de descripción de la falla dado que lo que hará es convertir la solicitud en una orden de trabajo, imprimirla y asignarla al mecánico o técnico que gestionará la reparación.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

SysMan lo faculta a que pueda desde el árbol, en el nivel de componente (Rueda Roja) crear la Solicitud de OT o la Orden de Trabajo directamente, si es una Solicitud usted la observará en el planificador de mantenimiento o si tiene activado el visor de solicitudes, le podrá aparecer un mensaje emergente con el aviso de la falla. Para crear la orden, basta con ubicarse en el componente y a través del panel lateral izquierdo realizar la solicitud.

NOTA: También se pueden crear las órdenes, haciendo doble Clic directamente en el árbol, sobre el componente. Se desplegará un menú, con las mismas opciones que aparecen en el panel lateral derecho. Panel Lateral Izquierdo

Doble Clic sobre el componente

Nivel Componente (Rueda Roja)

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Se pueden crear solicitudes OT (Reporte de averías), o directamente las órdenes de trabajo (OT); desde el planificador de mantenimiento podrá convertir las solicitudes en órdenes de trabajo.

Recomendaciones Generales

Una vez cree la orden de trabajo y asigne a la persona que gestionará el trabajo (responsable principal) imprima esta y entréguesela al personal, trate de que SIEMPRE la orden de trabajo tenga un Responsable, dado que será él quien deberá retornársela una vez que la ejecute y realice el cierre en el sistema. Ya que el programa lo provee de reportes para medir la eficiencia de cada trabajador, no pierda de vista la misión del sistema que es monitorear toda su gestión de mantenimiento y esto incluye la eficiencia de los miembros de su departamento.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

PREVENTIVOS (MANTENIMIENTO PROGRAMADO)

De manera resumida le exponemos como SysMan versión 9 trabaja en relación a los planes periódicos de mantenimiento.

Las Rutinas de Mantenimiento vienen a ser un compendio de actividades periódicas que ejecutará. Estas rutinas de mantenimiento se programan o vinculan en el nivel de componentes (Rueda Roja) desde el mismo Árbol de Activos, y seguidamente se debe establecer la frecuencia con que se van a realizar, ya sea esta en base a Tiempo, Lectura, Etc. A partir de este momento el programa le pedirá una fecha de inicio y/o Lectura inicial y a partir de allí creará automáticamente la próxima orden de trabajo. En el panel derecho de tareas pendientes, podrá ver en la pestaña de Futuras la actividad programada con un color determinado; a medida que se acerque la fecha de la actividad este color irá cambiando como recordatorio de las actividades que se avecinan. Mientras una OTP (Orden de trabajo programada) no se haya completado, el software no programará una nueva OTP, ni le permitirá crear órdenes de trabajo de las rutinas pendientes.

Una vez creadas las órdenes de trabajo preventivas, podrá ubicarlas a través del Planificador de mantenimiento y gestionarlas desde este módulo (imprimirlas, asignarlas al personal, edición de los datos, etc.).

Para crear un plan de mantenimiento programado debe en primer lugar crear las rutinas de mantenimiento que se ejecutarán periódicamente, esto se hace a través de la pestaña de Catálogos, a continuación le presentamos algunas consideraciones a la hora de comenzar a crear sus rutinas.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

1. Asigne un código de fácil reconocimiento, por ejemplo, las primeras tres letras pueden indicar el tipo de equipo al cual vinculará la rutina y a continuación un código numérico o un indicativo del tipo de actividad (Inspección, Cambio Aceite, Etc.)

Ejemplo: una Rutina a ser vinculada a las Bombas, esta será de Inspección y es la rutina número 1, un posible código a signar será: BMB_Revision_01

Sugerencia: Sea práctico y objetivo en cuanto al plan de mantenimiento a programar, tome en cuenta sus recursos (Personal, Presupuesto, Capacidad operativa, etc.) para que programe un plan de trabajo que pueda cumplir.

En la barra de tareas (Tareas Pendientes) ubicada en la sección derecha de la interfaz principal de SysMan encontrará un resumen de todo lo abierto organizado o distribuido en días de antigüedad, esta es la mejor manera de obtener una “Panorámica” de sus tareas. Es normal que tenga órdenes de trabajo abiertas por causas ajenas a su departamento, tales como Falta de repuestos, falta de asignación de recursos, en espera de aprobación por departamentos superiores; etc. estas eventualidades puede registrarlas como Status y asignar a las órdenes de trabajo; de esta manera podrá realmente observar el desarrollo de su departamento de Mantenimiento e incluso proponer estrategias para implementar mejoras en el mismo (Contratar nuevo personal, mejorar los tiempos de procura de repuestos, etc.).

2. Cuando registre las rutinas que contengan varias actividades, trate de agruparlas según su frecuencia, por ejemplo todas las actividades que se efectúan mensualmente ya sean de inspección o calibración, etc., de esta manera el programa le generará menos papeles (órdenes de trabajo) y así podrá cumplir de forma más eficiente con su plan programado.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

3. Si cuenta con actividades semanales o diarias, dado que son tan periódicas, trate de no registrarlas al sistema o si lo hace cree un nivel 0 en el área (ver imagen) y ahí programe este preventivo, generalmente los preventivos que suelen tener una frecuencia tan corta son del tipo: inspecciones o lubricaciones, tareas tan cotidianas que puede que no requiera que SysMan se lo recuerde, esto con el fin de evitar la generación excesiva de órdenes de trabajo, esta clase de actividades, pueden ser manejada como actividades rutinarias, sin necesidad de programarlas. En resumen, defina cuantas órdenes de trabajo puede atender mensualmente y según esto construya su plan de mantenimiento, sea práctico en la creación de estas rutinas.

4. En el formato de rutina puede establecer qué repuestos estima utilizar, de esta manera al crearse la orden de trabajo se asignarán estos repuestos a la OT creada pero en condición de No Utilizados, esto hasta que sean retirados del almacén, en cuyo caso se cambiará el estatus del repuesto. El trabajar de esta forma también lo facultará a efectuar proyecciones de uso o consumo de repuestos, de forma análoga puede hacerlo con la mano de obra y servicios externos.

El programa le permite crear dos tipos de rutinas: Base y Dependientes, las cuales serán particularmente útiles para configurar los preventivos por tiempo que se solapan entre sí; por ejemplo, para programar preventivos a los 5.000Km, 10.000Km y 15.000Km, para evitar que el programa genere dos órdenes de trabajo diferentes (5.000Km y 10.000Km) se establece una base y las dependientes. 

Rutina Base: Se va a definir la rutina con el menor tiempo como la base, ya que estas actividades son las más repetitivas.



Rutina Dependiente: Las rutinas dependientes deben ser múltiplos de la rutina base, y estar configuradas en el mismo

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

formato (días, semanas, meses o años). Deben definirse en estas rutinas las actividades de la base junto con las actividades adicionales a ejecutarse en este período de tiempo. Con esta configuración es posible emitir el mínimo de órdenes de trabajo y cumplir un ciclo de mantenimiento preventivo completo antes de que se reinicie la secuencia.

NOTA: Si su programa de mantenimiento no contempla equipos con rutinas cíclicas que se solapen, simplemente se configuran los programas de preventivos estableciendo cada rutina como Base, de esta forma se generan las órdenes de trabajo en el tiempo estipulado.

Además puede editar y ajustar los programas de preventivos de acuerdo a las necesidades de mantenimiento que requieran los equipos, es posible “pausar” una rutina (base o dependiente) que no se esté llevando a cabo (incluso puede registrar el motivo de esta pausa) y el programa seguirá funcionando con las rutinas activas. De esta forma tendrá mayor flexibilidad en su gestión de mantenimiento.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

INVENTARIOS DE MATERIALES Y REPUESTOS

SysMan cuenta con un módulo muy completo de inventarios, a estas opciones puede ingresar directamente desde el botón de Inventario ubicado en el Acceso a módulos (lateral izquierdo)

Se puede utilizar el módulo de inventario para almacenar ítems relacionados con el consumo de materiales y repuestos asociados al mantenimiento, así como traslados entre almacenes (si posee más de uno).En este apartado solo explicaremos las opciones de salida de materiales/repuestos pertinentes a órdenes de trabajo. Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Primero y principal debe establecer cuál es el modo de trabajar actual o definir el método de trabajo a usar, le exponemos a continuación diversos modos de trabajo y como SysMan lo acompañará en estas tareas; recuerde que el software se ajustará al método de trabajo que Ud. Desee manejar en la empresa.

SysMan le permitirá manejar múltiples almacenes, pudiendo efectuar traslados entre los mismos. Más adelante encontrara información adicional al tema.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

1.

Entrega de Materiales/Repuestos por Almacén, previa autorización del área de mantenimiento (Generación de autorización o vale de salida)

Una vez impresa la OT, se entregará al Técnico o Mecánico que inspeccionará el equipo; este anotará en la OT los repuestos que requerirá, entonces en el Dpto. de Mantenimiento se asignarán estos repuestos a la OT, pero sin marcarlos como utilizados (este permiso se les puede retirar, garantizando así que solo se retiren los

repuestos autorizados por el personal pertinente). Ya aprobado el retiro de

materiales/repuestos, el mecánico se dirige al Dpto. de Almacén, donde se le entregarán solo lo que esté aprobado desde el módulo de salida de repuestos).

NOTA: Desde el menú Utilidades – Configuración SysMan – Inventarios puede colocar la permisología para que el personal de Mantenimiento no pueda entregar repuestos (Solo Autorizar) y Almacén solo Entregue (no pueda autorizar) de esta manera creará una capa de seguridad para que SysMan se ajuste a sus políticas internas.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

2.

Entrega de Materiales/Repuestos por Almacén sin requerir autorización de Mantenimiento.

El

Mecánico

o

Técnico

se

dirige

al

Almacén

y

solicita

los

materiales/repuestos que le sean necesarios, el encargado de Almacén asignará y entregará los repuestos asociados a la orden de trabajo; para esta forma de retiro, es requerido que se cuente con la OT creada antes de proceder a retirar repuestos de almacén.

3.

El Departamento de Mantenimiento gestiona su propio inventario

Desde la misma orden de trabajo se asignará el material/repuesto y lo marcará como “Marcar como ya Utilizado” así se descontará del inventario.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

En muchas ocasiones se desea controlar los repuestos utilizados mas no se lleva un inventario propio sino que se compra el material/repuesto requerido y se usa, es factible configurar el módulo de inventarios para que permita los negativos (Utilidades – Configuración SysMan) de esta manera podrá controlar lo que ha usado sin necesidad de llevar un inventario (existencias).

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

EVALUACIÓN DE DATOS

SysMan cuenta con múltiples herramientas para la evaluación de los datos, comenzando por los reportes configurados, aquí encontrará una lista de informes agrupados según familias, el generar estos es muy sencillo, adicionalmente todos los reportes puede exportarlos a Excel y aquí aplicar los filtros dinámicos que desee, de esta manera multiplicará su capacidad de análisis e interpretación de la data.

Adicionalmente posee dos herramientas o módulos que cuentan con un alto grado de resumen, de manera tal que podrá de modo muy simple generar informes gráficos, estas herramientas las describimos a continuación.

Barra Tareas Pendientes

Esta barra le presentará tres grupos de evaluación de datos, en cada grupo encontrará que se organizan el total de las solicitudes u órdenes de trabajo según su antigüedad (rangos en días), los tres grupos de datos que va a encontrar son los siguientes: 

Solicitudes OT (Reportes de Averías).



OT Generales



Preventivos

Para mayor organización el panel de tareas pendientes presenta dos pestañas que agrupan las actividades en PASADAS y FUTURAS; esto con la intención de verificar de forma rápida aquellas solicitudes que tienen varios días abiertas, el tiempo de retraso que presentan y las que están pendientes de ejecución en una fecha determinada.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Además puede aplicar los filtros que desee en la barra, para visualizar un grupo específico de solicitudes; una vez seleccionados los filtros, se da Clic sobre el botón de actualizar para que realice la selección solicitada. Así mismo puede, de manera que al ingresar al programa, se seleccionen un grupo específico de solicitudes, de acuerdo al criterio establecido.

Se pueden visualizar las OT (reportes de avería, OT Generales y Preventivos de acuerdo a:  Área  Equipo  Línea

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

 Grupo (Equipo)

NOTA: Cuando registre un grupo de usuarios puede predeterminar ciertos filtros para que se apliquen automáticamente, y de esta forma, limitar la información que ve un usuario determinado. Podrá conseguir mayor información en la sección que explica el módulo de configuración SysMan.

Funciones Adicionales

Cada Grupo de datos le presentará un gráfico de barras, con hacer doble clic en cada barra podrá generar un reporte detallado de cuáles son las solicitudes u órdenes de trabajo que corresponden con la barra, este es un modo muy eficiente de generar informes según los días de retraso.

Sumario Ordenes de Trabajo

Si se utiliza apropiadamente este módulo, le permitirá generar informes muy precisos en relación a las solicitudes y órdenes de trabajos abiertas y/o cerradas, y agruparlas por área, equipo, componente, etc. Incluso puede generar informes gráficos (formato de árbol) o tipo reportes desde la opción de imprimir.

Encontrará mayor explicación de este módulo en el capítulo 3 “Descripción General Opciones (Interfaz de Usuario)”.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Capítulo 3 Descripción General Opciones (Interfaz de usuario)

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

MENÚ DE OPCIONES (BARRA SUPERIOR)

Menú Archivo

a) Abrir Base de Datos

Abre una base de datos ya existente en el disco.

Por el hecho de que una base de datos le permite manejar la información de varias plantas y líneas de producción no es necesario que tenga un archivo de datos por cada una de ellas, la ventaja de tener una sola base de datos es que eventualmente se podrán generar reportes evaluando todos los datos en conjunto, beneficio del cual no podría disfrutar si utiliza múltiples bases de datos (archivos) para almacenar sus información.

Sugerencia: Le recomendamos que solamente utilice diferentes bases de datos (archivos) cuando esté seguro de que no necesitará evaluar todos sus datos en conjunto; es decir; serán totalmente independientes, por ejemplo: dos empresas diferentes con rutinas de mantenimiento, empleados, maquinarias, etc., diferentes.

Presentación Profesional

La presentación profesional cuenta con bases de datos en formato .accdb (similar a las que utiliza Access 2007), pero cuenta con la extensión .smn, recomendamos colocar el archivo .smn en una ruta segura e invocarla desde esta carpeta, asegúrese de contar con respaldos periódicos de esta carpeta.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Presentación Empresarial

Esta presentación puede contar con Bases de datos ya sea bajo plataforma SQL Server u Oracle, ahora para abrir esta base de datos deberá invocar un archivo con la extensión .csq (SQL Server) o .cso (Oracle), en el interior de este archivo se encuentra la cadena que permitirá conectarse con la base de datos (string de conexión).

En el anexo de este manual encontrará mayores especificaciones técnicas de cómo gestionar la conexión con bases de datos SQL u Oracle.

b) Cerrar Base de Datos Cierra la base de datos actualmente abierta. c) Salir

Menú Catálogos

En el menú catálogos encontrará las opciones de registro de datos que serán utilizados para la mayoría de los procesos del programa, por ejemplo: Equipos, Rutinas, Empleados, Fallas, etc.

Todas las pantallas de registro de datos son similares en cuanto a funcionamiento, asimismo cuentan con campos comunes y campos propios de cada

catálogo.

El funcionamiento de las pantallas de registro de datos (edición y borrado) así como los campos comunes a todos los catálogos son explicados a continuación.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

Para crear un nuevo activo en este catálogo presione Aceptar

En este campo se agrega el nombre o código del área

Presione este botón para desplegar la lista de los activos existentes en este catálogo

Si agregó un activo nuevo la pantalla que se desplegará es la mostrada a continuación:

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

El modo de funcionamiento es el siguiente: si usted ingresa un código no existente el programa le abrirá una pantalla con los campos en blanco de esta manera podrá agregar un nuevo registro, ahora si el código ya está registrado tendrá la oportunidad de modificarlo o eliminarlo completamente

El botón signado con una lupa le permitirá acceder a un examinador en el cual se le presentará los registros existentes (ya sean equipos, rutinas, fallas, etc.) aquí lo podrá seleccionar y así editarlo.

En la barra de botones ubicada en la esquina superior izquierda encontrara las funciones que le permitirán grabar los registros, borrar, imprimir los datos, avanzar entre registros, Etc.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

1. Campos Comunes

Hay una serie de campos que son comunes a la mayoría de los catálogos de datos, estos los explicaremos a continuación, le recordamos que los campos propios de cada catálogo serán explicados con detalle en el respectivo tópico. 

Descripción

Aquí ingresara la descripción del registro, éste campo es requerido (obligatorio) 

Comentarios

Aquí ingresará los comentarios del registro, no tiene límites en cuanto a palabras a incluir. 

Campos Personalizados

Es factible crear nuevos campos a todas las tablas, por ejemplo si usted requiriera de un campo que no haya sido considerado por nosotros puede agregarlo desde el menú Utilidades-Campos Personalizados, esta opción la encontrará descrita con mayor detalle en el tópico relacionado a «opción del menú». 

Orden Presentación: En este campo se puede configurar el orden específico en que aparecerán los activos en el árbol. Si se encuentran códigos de ordenamiento similares, se aplicará como orden alternativo el del código del activo.

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9

1

2

3

4

5

Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9