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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

NIVEL: PERFECCIONAMIENTO

VENEZUELA, 2002 1

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA SECTORIAL INCE TURISMO GERENCIA DE FORMACION PROFESIONAL UNIDAD DE TECNOLOGIA EDUCATIVA

NIVEL: PERFECCIONAMIENTO MODO: COMPLEMENTACIÓN

Caracas, Julio 2002 1

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Dirección General de INCE Turismo Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite Gerencia de Formación Profesional de INCE Turismo Lic. Ada Rizzo Rizzo Especialistas en Contenido Ingeniero David González Jefe de Oficina. Departamento de Contabilidad. Hotel Morichal Largo. Maturin – Edo. Monagas Colaboradores en la Validación David González Hotel Morichal Largo. Maturin – Edo. Monagas Oscar Segovia Instructor de Contabilidad Hotelera Región Metropolitana Ince Turismo Analista Integral Lic. Evelyn Barreto Rueda Analista Productor de Medios José Gerardo León Plaza Transcriptor: David González Coordinación Técnica Estructural División de Recursos para el Aprendizaje Coordinación General Gerencia General de Formación Profesional Gerencia de Tecnología Educativa Primera Edición 2.002

Copyright INCE

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CONTENIDO -

¿Qué es INCE TURISMO? Presentación Introducción Objetivo

-

Unidad I –La Organización Hotelera

-

El Hotel Clasificación de los hoteles Elementos que conforman la Organización Hotelera Departamento de habitaciones La Recepción del Hotel Departamentos menores Las tarifas en la hotelería Servicio de alojamiento en un hotel El departamento de alimentos y bebidas Términos contables

-

Unidad II – El Plan de Cuentas en la Hotelería

-

El Plan de Cuentas Activos Pasivos Detalle de las Cuentas Ejercicios

9 11 12 15 16 20 21 23 24 25

33 34 36 37 53

- Unidad III – Los Sistemas de Información en la Hotelería -

Sistemas de información Sistema de información en habitaciones Departamento de lavandería Departamento de ama de llaves Sistema de información del departamento de Alimentos y bebidas

1

59 63 64 65 66

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-

Unidad IV – Auditoria de Ingresos

-

La auditoria de ingresos Auditoria de los puntos de venta de alimentos y bebidas Auditoria de las ventas de los departamentos menores Auditoria del reporte de ama de llaves Auditoria de Cuentas por Cobrar Apertura de los Sobres de remisión Cálculo del Impuesto sobre la Renta Ejercicio Práctico

-

Unidad V – Los Activos de Operación

-

Tipos de inventario El Costo del Departamento de Alimentos y Bebidas Reconciliación de costos

-

Unidad VI – Las Cuentas por Pagar y Cobrar

-

Las Cuentas por Pagar Generalidades del Pago de la Nómina Cotización Seguro Social Seguro Paro Forzoso Ley de Ahorro habitacional Impuesto sobre la renta Contabilización de la Nómina

-

Unidad VII - Los Estados Financieros

-

Los Estados Financieros Interpretación del Balance General Interpretación del Estado de Ganancias y Pérdidas Flujo de Efectivo

-

Unidad VIII – El Presupuesto Hotelero

-

El Presupuesto Ventajas del Presupuestos Fórmula del Cálculo Estimación de los Egresos

- Bibliografía

69 72 76 80 81 83 85 98

102 109 110

115 121 125 127 128 131 132

135 136 138 140

143 146 149 150 155

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¿QUÉ ES EL INCE TURISMO? El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976,

por la Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el

Instituto Nacional de Cooperación Educativa, INCE; para la formación, adiestramiento y especialización de los Recursos Humanos que requiere el país en las áreas del Turismo y la Hotelería.

Dicho documento fué debidamente

protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976

¿QUÉ HACEMOS? El

INCE

TURISMO

desarrolla

programas

de

formación,

capacitación,

adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIÓN Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la educación recibida en el sistema formal. Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas vinculadas a la Hotelería y al Turismo. Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al mercado laboral

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PRESENTACIÓN Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a perfeccionarse en el oficio que ha seleccionado. El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos. Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su futuro desempeño.

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INTRODUCCIÓN En el complejo mundo de la hotelería, sus operaciones permiten conocer el estado financiero de un determinado hotel, teniendo en cuenta la categoría de éste y los servicios que puede prestar a sus clientes, mejor conocido en el negocio hotelero como huésped que es el principal generador de dinero. En tal sentido la contabilidad hotelera, supone una serie de procesos necesarios para analizar los sistemas contables de un hotel partiendo de la verificación que suponen las operaciones de los departamentos menores, habitaciones, alimentos y bebidas, los cuales generan el capital operativo de la industria del hospedaje. Es importante destacar que la contabilidad general es la base de las operaciones que se llevan a cabo en los procesos contables de un hotel, sin embargo existen procesos propios de la contabilidad hotelera que se basan en los departamentos antes mencionados. El Manual de Instrucción Sistemas Contables aplicados a la hoteleria tiene como finalidad orientar a los participantes del curso contabilidad hotelera en el análisis de los sistemas contables partiendo de la verificación de las operaciones de los principales departamentos de un hotel. Los hoteles en sus diferentes clasificaciones de cinco a una estrella ofrecen diferentes servicios que a la vista del huésped parecen sencillos, pero al momento de contabilizarlos resultan complejos para el encargado del departamento de contabilidad.

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Así pues un cliente que se hospeda en una habitación sencilla de un hotel de cuatro estrellas y proviene de una industria o empresa particular esta generando varios asientos a la contabilidad hotelera, siendo la cuenta Rack. Los servicios que el huésped adquiere a través de los puntos de ventas del departamento de alimentos y bebidas pueden ser cargados al folio que el cliente tiene abierto en la recepción a través de él o de la empresa. Estos procesos contables generan asientos de vital importancia. El presente material de sistemas contables aplicados a la hoteleria permite servir de guía al participante, además de proporcionar información valiosa sobre los diferentes procesos contables de un hotel. Con este material instruccional, se quiere formar un personal altamente capacitado para trabajar en la industria hotelera y así dar respuesta a las necesidades del sector.

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OBJETIVO Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos – prácticos necesarios para analizar los sistemas contables de un hotel partiendo de la verificación de las operaciones que conforman los departamentos menores, habitaciones, alimentos y bebidas.

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UNIDAD I - LA ORGANIZACIÓN HOTELERA DEFINICIÓN DE HOTEL El Hotel es una estructura física y organizativa que ofrece alojamiento de calidad y servicios especializados, destinados a proporcionar el mayor

confort a sus

huéspedes, clientes y visitantes. Las estructura tanto física, operativa y funcional del Hotel va a depender de las características del alojamiento que ofrece. El logro de la satisfacción de las necesidades de los huéspedes y clientes, esta bajo la responsabilidad de un recurso humano altamente capacitado y con una gran vocación de atención y servicio, por otro lado bajo el mismo techo del hotel es posible encontrar un conjunto de comercios y servicios destinados a satisfacer las demandas de los huéspedes y clientes.

Características Generales del Hotel a) Su oferta es rígida. b) En su proceso de transformación exige productos altamente perecederos. c) Su localización es estática. d) Exige funcionamiento permanente. e) Requiere de un número muy elevado de personas para la operación. f) Por el tipo de oferta de servicio destinado a la gente exige de un personal altamente calificado y con gran capacidad para tomar decisiones.

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Es posible subdividir las características del Hotel de acuerdo con el tipo de alojamiento en dos grupos principales alojamiento turístico o del tipo ejecutivo y alojamiento comercial o de transito: ALOJAMIENTO TURÍSTICO O DE ALTO NIVEL PARA EJECUTIVOS a) Requiere de Estudio y experiencia para su operación. b) Organización numerosa, compleja, especializada, centralizada y eficiente. c) Mantenimiento y operación continua. d) Políticas activas hacia posibles clientes, fuerte gasto en promoción e investigación de mercado, su comercialización en general. e) Aptitud estructural y funcional para ofrecer distintos planes de servicios. f)

Implanta una zona de influencia.

g) Clientela nacional y extranjera de variadas características. h) Alta Inversión en terreno, bienes inmuebles y bienes muebles. ALOJAMIENTO COMERCIAL O DE TRANSITO a) Criterio empírico para su manejo. b) Organización sencilla, elemental con mínima técnica y especialización. c) Mantenimiento esporádico. d) Política pasivas para buscar y atraer al cliente. e) Aptitud limitada para ofrecer variedades en el servicio. f)

Reducida inversión en terrenos y bienes muebles.

g) Bajo costo de operación y mantenimiento. h) No influye en su alderredor. i)

Clientelas de características rígidas o bien definidas.

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Clasificación de los Hoteles POR LA CALIDAD Y DIVERSIDAD DE LOS SERVICIOS Hoteles de Lujo. Hoteles de Primera

“A”

(5 estrellas)

Hoteles de Primera

“B”

(4 estrellas)

Hoteles de Segunda “A”

(3 estrellas)

Hoteles de Segunda “B”

(2 estrellas)

Hoteles de Tercera

(1 estrella)

POR LA ESTADÍA DEL USUARIO Tipo Residenciales. Tipo Comerciales. POR EL TIEMPO QUE DURA ABIERTO Estacionales. Permanentes. POR LA LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA Hoteles de Ciudad. Hoteles de Montaña. Hoteles de Campo Hoteles de Lago. Hoteles de Playa. POR SUS DIMENSIONES Hoteles Pequeños: poseen hasta 50 habitaciones. Hoteles Medianos: poseen hasta 150 habitaciones. Hoteles Grandes: poseen mas de 150 habitaciones.

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POR SU ORGANIZACIÓN Hoteles Independientes. Hoteles de Cadena. La clasificación anterior no es limitativa ni rígida, por el contrario los criterios señalados tienden a interrelacionarse, al denominar un establecimiento de hospedaje, por ejemplo es posible encontrar un hotel de lujo, estacional, de montaña, grande y residencial. De lo anterior se puede concluir que las nuevas y variadas necesidades de hospedaje han originado la creación de diversas instalaciones y servicios.

Elementos que conforman la Organización Hotelera PROPIETARIO O PROPIETARIOS Se trata una persona o sociedad de personas, las cuales a través de sus aportes de capital hacen posible la construcción de la estructura física que será destinada para prestar el servicio de alojamiento. Gerencia General: Es el responsable del funcionamiento total del Hotel, teniendo a su cargo la coordinación de los departamentos de Habitaciones, Alimentos y Bebidas, Contraloría, Mantenimiento, Recursos Humanos y un Jefe de Seguridad, con el fin de garantizar una misma y uniforme línea de operación, la gerencia general por intermedio del gerente debe velar y verificar las políticas de ventas y reforzar las mismas mediante el análisis de los resultados en función de las metas plateadas para el departamento de ventas, el gerente debe velar por el fiel cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos del hotel. 12

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CONTRALORÍA El departamento de contraloría es el órgano fiscalizador de la operación del Hotel, el cual debe cumplir con las normas políticas y procedimientos del hotel y a la vez garantizar un control interno eficaz, el departamento de contraloría cuente con varias dependencias entre las que se encuentran: Compras, Auditoria de Ingresos, Costos, Cuantas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Computación, entre otros. DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS El mismo esta a cargo de un director del área quien es el responsable de las actividades de los diferentes puntos de ventas de alimentos y bebidas como lo son: Restaurantes, Bares, Cafeterías, Fuentes de Soda, por otro lado el departamento de alimentos y bebidas es el brazo ejecutor de los eventos y banquetes contratados a través del departamento de ventas, el departamento deberá velar por el estricto cumplimiento de las pautas establecidas por el contratante del servicio en los que respecta a calidad, cantidad y tipo de servicio. Por otra parte la dirección A&B tiene bajo su responsabilidad la evaluación de la gestión del área de cocina el cual deberá estar a cargo de un Cheff. La dirección de alimentos y bebidas evaluará en función del número de personas que consumen en el restaurante, número de platos y en ventas totales registradas la efectividad de las políticas de mercadeo y ventas, por otra parte llevará registros estadísticos de las ventas en número de cubiertos para la toma de decisiones y la preparación de los presupuestos para cada periodo. DEPARTAMENTO DE HABITACIONES Este departamento tiene la responsabilidad directa de las gestiones del servicio de alojamiento, incluyendo los servicios complementarios, para lo cual contará con los

siguientes

departamentos:

Recepción, Ama de Llaves, Lavandería,

Club - S.P.A. 13

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GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Encargado del manejo consonó y sensato del recurso humano del cual dispone el Hotel, como medio principal para la consecución del objetivo primordial de la organización, deberá implementar políticas de control interno de personal, adiestramiento continuo en las áreas de servicio y de calidad humana, el departamento de recursos humanos será el responsable del manejo del personal obrero, empleados y ejecutivos de la institución. GERENCIA DE MANTENIMIENTO Tiene a su cargo los ingenieros y especialistas en diferentes áreas del mantenimiento preventivo y correctivo, es el responsable del control y funcionamiento adecuado de los servicios básicos del Hotel como por ejemplo, luz, agua, teléfonos, mantenimiento de áreas verdes. DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD El propósito principal del departamento es velar por la integridad física de los huéspedes y trabajadores de la institución, por otro lado las labores son continuas e ininterrumpidas, el servicio de seguridad debe ser integral tanto para las áreas internas como para las externas, además el departamento de seguridad establecerá y realizará seguimiento a los programas de control de seguridad industrial. DEPARTAMENTO DE VENTAS Y MERCADEO El departamento de ventas es el pilar fundamental de las gestiones de la gerencia, y el que coordina las

actividades, en orden jerárquico el gerente es quien 14

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establece las líneas de trabajo y es el departamento de mercadeo el brazo ejecutor de las mismas, acompañados siempre de las gestiones inherentes a las ventas que desempeñan las direcciones de Alimentos y Bebidas junto con la dirección de Habitaciones.

Departamento de Habitaciones El departamento de habitaciones es el responsable directo del servicio de alojamiento de los huéspedes del Hotel y todo lo que involucra las estadías del huésped desde su entrada (Ck-In) hasta la salida (Ck-Out). Para su adecuado funcionamiento el departamento de habitaciones se divide en áreas de servicio y atención al huésped, el director de habitaciones es el fiscal del cumplimento de las normas y políticas que tiene

que ver con la atención al

cliente, por otra parte debe velar por el cumplimiento de los más altos standard de calidad. La dirección de habitaciones hará seguimiento a las ventas de habitaciones en número de noches de habitación (Room Nigth`s), número de huéspedes; de igual manera revisará las ventas totales registradas tanto en habitaciones y servicios complementarios, para poder evaluar la efectividad de las políticas de mercadeo y ventas implementadas. Llevará estadísticas diarias de los clientes, individuales (Walk-In), corporativos, mayoristas (agencias de Viajes), Grupos (Grupo de Convenciones

y

eventos),

uso

de

la

casa

(House

Use),

Cortesías

(Complementarias), información que será utilizada como herramienta en la toma de decisiones, además revisará continuamente las directrices establecidas para las gestiones de ventas, con el fin de adaptarlas en función a la demanda en el mercado, es importante que la dirección de habitaciones realice el seguimiento de las actividades de la competencia para ajustar junto con el gerente de ventas del Hotel, las estrategias de comercialización a implementar. 15

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Como se puede observar la gestión del director de habitaciones involucra tanto las operaciones de atención y servicio como las actividades de mercadeo y ventas, es importante recordar que el principal producto de comercialización de un Hotel es la unidad de alojamiento o en otras palabras la habitación, la gestión del departamento de habitaciones serán

evaluadas por la gerencia general y la

propietaria, en función al porcentaje de ocupación que se registra diariamente. El porcentaje de ocupación tiene que ver con la relación porcentual entre el total de habitaciones que posee el hotel o disponibilidad de habitaciones y la cantidad de habitaciones ocupadas en un momento determinado. De la ocupación del hotel va a depender la productividad del mismo, esto en virtud de que la demanda de servicios complementarios va a estar directamente relacionada con el total de personas que encuentre hospedadas o registradas.

La Recepción del Hotel La recepción del hotel estará a cargo de un jefe o gerente de recepción el cual velará por el fiel cumplimiento de las políticas establecidas por la dirección de habitaciones y la controlaría del Hotel en lo que respecta a registro (Ck-In), estadía y salida (Ck-Out) de los diferentes huéspedes del hotel. Bajo la responsabilidad de la

gerencia

de

recepción

estarán

los

cajeros

recepcionistas,

botones,

reservacionistas, y operadores de teléfonos. El departamento de recepción es la imagen del hotel, es el primer contacto del huésped, cliente o visitante con el hotel; por ello el recurso humano que labora en el mismo tendrá una gran vocación de servicio y disposición para satisfacer las necesidades de lo distinguidos huéspedes y clientes del hotel, el trato deberá ser amable, cordial, respetuoso, y estableciendo siempre la distancia entre el cliente y el empleado, esta actitud le dará a la relación un carácter formal y distinguido. 16

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Por ser el departamento de recepción (Front-Desk) la cara del hotel es a este lugar a donde se dirigirán los huéspedes para hacer sus solicitudes, por lo que el personal del área deberá saber manejar y tomar rápidas y efectivas decisiones que garanticen el satisfacer las necesidades de los clientes y huéspedes de una manera adecuada y oportuna. ELEMENTOS QUE LA CONFORMAN a) Gerente de Recepción: El gerente del área es el guía de las operaciones de su departamento, posee amplia experiencia en cargos similares, esto le permite tomar rápidas y efectivas decisiones, con amplios conocimientos de los sistemas hoteleros que le permite solventar situaciones de emergencia con un mínimo de dificultad. El gerente de recepción funge de apoyo al director de habitaciones en lo que respecta a las

evaluaciones de

gestiones de ventas, frecuencia de uso por parte de los clientes y empresas, por otro lado evalúa continuamente el desempeño de su personal. b) Reservaciones: El encargado de las reservaciones es una persona con un amplio sentido de la responsabilidad, en virtud de que es este quien administra la venta del principal producto que comercializa la organización hotelera, como lo son las habitaciones. El encargado de tomar las reservaciones debe tener siempre en cuenta la cantidad de unidades disponibles para la venta, de igual manera deberá conocer las actividades programadas de eventos y convenciones para evitar la sobreventa de habitaciones, por otra parte la contraloría del hotel a través de las políticas de control interno establece las formas adecuadas que se deben tomar para garantizar las habitaciones bien sea reservaciones de empresas, agencias de viaje o particulares por lo cual el reservacionistas

tomará en

cuanta las directrices establecidas para cumplir con el control interno y evitar problemas al momento de registro del huésped. 17

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La persona de reservaciones conoce las tarifas tanto corporativas, de grupo, mayorista

y los diferente paquetes que conforman la oferta de

alojamiento del hotel, es imprescindible que al tomar la reservación se consideran todos estos elementos para garantizar el cobro correcto y el suministro del servicio acorde con lo establecido en las negociaciones de ventas, es decir el reservacionista indicará en la reservación el número de folio o localizador,

si la tarifa otorgada corresponde un paquete en

particular que ofrece el hotel, o si por el contrario los servicios complementarios serán cancelados por el huésped. En el caso de reservas que correspondan a empresas el reservacionistas deberá anexar a la reservación la copia de la carta compromiso de la empresa, indicando el tiempo de duración o estadía del huésped, y el tipo de cobertura que tendrá, es decir, si la empresa garantiza el pago de las noches de habitación, comida, lavandería, teléfonos, entre otro, o si por el contrario solo se recibe la carta para garantizas el otorgamiento de la tarifa corporativa. c) Cajero – Recepcionista: El cajero de recepción es la persona que recibe al huésped en el Front desk, es aquí donde el huésped es registrado en el sistema, a través del número de localizador (este número, una vez que el cliente se registra se transforma en su número de folio o número de cuenta que identifica al cliente durante su estadía), el recepcionista lo registra en el sistema una vez que el cliente ha completado y firmado la ficha de registro, el personal de recepción le indica el plan y cobertura que le corresponde según la reservación y de ser necesario le solicitará dejar la forma de pago para cubrir los gastos complementarios en los que incurrirá durante su permanencia en el Hotel. Posteriormente se le asigna la habitación y se le conduce en compañía de un Bell Boys (Botones) hasta la misma. 18

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Es importante señalar que al arribar el huésped al hotel, el recepcionista debe verificar todos los datos del cliente: empresa por la cual viene, si es el caso de un cliente corporativo, o si se trata de un registro por agencia de viaje, e indicar al cliente los alcances de su reservación para evitar importunar al huésped durante su permanencia en el hotel y a su vez garantizar un adecuado cobro de la cuenta que recién esta aperturando. Las operaciones del personal de recepción involucran las entradas (Ck-In) y las salidas de los huéspedes (Ck-Out), es esta última actividad la que representa la mayor parte del movimiento de caja del recepcionista, cuando el cliente realiza el Ck-Out, debe pasar por recepción en donde firma su cuenta según los tipos de estadías, es decir, si el cliente es particular cancelara con la forma de pago que autorice la contraloría del Hotel, los gastos o consumos complementarios de la estadía que pueden ser servicio de alimentos y bebidas, servicio de lavandería, servicio de limpieza de zapatos, consumo por llamadas telefónicas, entre otros. En el caso de huéspedes corporativos, al realizar el Ck-Out, el cliente pasará por la recepción a firmar la cuenta para que el cajero - recepcionista le dé salida del sistema y envié al departamento de crédito la cuenta por cobrar a la compañía que corresponda la reservación. Como se puede apreciar es en el momento de las salidas de los clientes en donde se generan los movimientos de caja en la recepción, en los cuales se deberá tener especial atención a las disposiciones de la contraloría del Hotel para garantizar el efectivo cobro de la cuenta, para ello deberá considerar el tipo de forma de pago, dentro de las que se pueden citar: efectivo, tarjetas de crédito y débito, cheques, cheques de viajeros, moneda extranjera, cartas de garantía de compañías con crédito, entre otros, en todo los casos mencionados existen normas y políticas tanto de los Hoteles como de los entes emisores de estos instrumentos mercantiles para 19

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su correcto manejo, observando todas estas normas se evitaran problemas que pudieran en algún momento imposibilitar el cobro de una cuenta. En línea general el departamento de recepción monitorea a los huéspedes desde que es realizada la reservación hasta que es generada la factura de cierre o CkOut por el concepto de alojamiento. d) Operador de Teléfono: El operador de teléfonos del Hotel es una persona disciplinada con amplias capacidades para trabajar bajo presión, es el responsable del registro en la cuenta del huésped de las llamadas que este realice, en el caso de sistemas de teléfonos sin tarificador, o sistemas de servicio telefónico con interfaces directas a las cuentas del cliente el operador deberá estar pendientes de dar acceso a líneas para llamadas siempre y cuando el huésped halla dejado una forma de pago para cubrir los consumos complementarios de la estadía, el operador de teléfono deberá conocer o tener a disposición los números de teléfonos de las operadoras internacionales para el suministro de esta información siempre que el cliente la requiera, por otra parte deberá estar pendiente del uso de los sistemas de telecomunicaciones como lo son Fax, Telex, Internet, para efectuar el cobro según los varemos aprobados por la contraloría del hotel.

Departamentos Menores AMA DE LLAVES El departamento de ama de llaves es el responsable del aseo diario de las habitaciones y áreas del Hotel, estará dirigido por la Ama de Llaves Ejecutiva y un tren de supervisores especialistas en el área, para garantizar el mantenimiento idóneo de las habitaciones y las áreas del hotel, siempre ajustados a los más estrictos standard de calidad. 20

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LAVANDERÍA El departamento de lavandería tendrá dos funciones bien definidas, la primera es la prestación del servicio de lavandería y tintorería a los huéspedes del hotel, el cual generará un recargo por servicio prestado al cliente. El jefe de la lavandería realizará el registró en los folios de los clientes del servicio prestado. Por otra parte el departamento de lavandería es responsable del lavado y secado de los uniformes de los empleados del Hotel, ambas actividades deberán ser prestadas y ajustadas a las normas de calidad total para evitar el deterioro de las prendas tanto de los huéspedes como de los empleados del Hotel. CLUB – S.P.A. El Club - S.P.A estará a cargo de un gerente de área. De estas instalaciones podrán hacer uso los huéspedes, y el recargo sobre su cuenta dependerá de las políticas del hotel, es posible que se permita la afiliación de terceros a las instalaciones del S.P.A., el control de los afiliados, el costo por persona y el tipo de afiliación dependerán del gerente del club y de la contraloría del hotel, quienes establecerán los procedimientos de registro, control y permanencia de los asociados al club.

Las Tarifas de un Hotel Se entiende por tarifa de un Hotel el cobro realizado por noche de alojamiento, el valor de la misma va a depender de la categoría del Hotel y del tipo de habitación que se solicite. Por otra parte las tarifas podrán incluir servicios opcionales de alimentación, bebidas, servicios de lavandería, entretenimiento, entre otros. Este tipo de tarifa va a depender del tipo de Hotel, es posible encontrar hoteles convencionales donde no existan servicios incluidos en la tarifa, o por el contrario 21

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es posible que existan hoteles en cuya tarifa estén incluidos todos los servicios de los que dispone el hotel o una mezcla de ambos casos. Las ventas de habitaciones y sus tarifas

originan una segmentación en el

mercado; por ejemplo: tarifas de empresas, agencias de viajes, grupos de convenciones y otros. La segmentación del mercado va a permitir a los departamentos operativos de habitaciones y ventas a evaluar de manera concreta el comportamiento del mercadeo y la efectividad en las estrategias de ventas utilizadas, por otra parte los reportes estadísticos de las ventas de habitaciones serán presentados a la gerencia propietaria y operadora del Hotel en los términos de la segmentación del mercado para la toma de decisiones con respecto a los procedimientos

y estrategias a seguir, es importante que se mantenga una

uniformidad en los criterios de asignación de las

tarifas. Los segmentos de

mercado pueden ser clasificados en: TARIFA RACK Es la tarifa más alta de los hoteles, en las que no se ha aplicado ningún descuento. TARIFA CORPORATIVA Es la tarifa que se otorga a las empresas que manejan un volumen considerable de noches de habitación, la cual es negociada entre la empresa y el Hotel. TARIFA GRUPOS Corresponden a las tarifas otorgadas a grupos de convenciones, que en la mayoría de los casos realizarán foros y conferencias en las instalaciones del hotel, 22

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lo que generará ingresos colaterales por la demanda de otros servicio, particularmente en alimentos y bebidas. TARIFAS MAYORISTA O AGENCIAS DE VIAJES Se le asigna este segmento a las agencias de viajes, este código de mercado es utilizado para identificar las gestiones de ventas realizadas por intermedio de las agencias de viajes y turismo. TARIFA COMPLEMENTARIA Es una tarifa de valor cero(0), la cual es autorizada por la gerencia general y se otorga solo en aquellos casos de negociaciones futuras de eventos, convenciones, entre otros. TARIFA USO CASA Corresponde al alojamiento de algún miembro de la alta gerencia o del tren ejecutivo que por razones de trabajo tenga que pernoctar en el Hotel, en todos los casos necesita la autorización de la gerencia del Hotel.

Servicio de Alojamiento de un Hotel Los tipos de alojamiento de un Hotel según la legislación venezolana establecidos en el Reglamento Parcial de la Ley Orgánica de Turismo sobre Establecimientos de Alojamiento Turístico son: PLAN HOTELERO EUROPEO Es aquel que incluye solo el servicio de alojamiento. 23

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PLAN HOTELERO CONTINENTAL Es aquel que incluye el servicio de alojamiento y desayuno. PLAN HOTELERO AMERICANO O RÉGIMEN COMPLETO Es aquel que incluye el alojamiento, desayuno, almuerzo y cena. PLAN HOTELERO MODIFICADO O RÉGIMEN MEDIO Es aquel que incluye el servicio de alojamiento además del desayuno y el almuerzo o la cena. PLAN HOTELERO TODO INCLUIDO Es aquel que incluye el servicio de alojamiento, alimentos, bebidas, recreación y entretenimiento bajo las condiciones de cada establecimiento. Los planes hoteleros indicados arriba van a establecer la forma de operación del área de alimentos y bebidas, por otra parte dependiendo del tipo de actividad y la forma de operar los hoteles establecen las políticas de control interno del Hotel en lo que a actividades de alimentos y bebidas se refiere.

El Departamento de Alimentos y Bebidas (A&B) La coordinación de los puntos de venta y sus actividades serán dirigidas por el gerente ó director de alimentos y bebidas, para lo cual se apoya en un grupo de supervisores de: restaurante, servicio a la habitación (room service), banquetes, entre otros. 24

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El segundo departamento generador de ingresos de los hoteles son los puntos de ventas de alimentos y bebidas, por los que son áreas de vital importancia y control por parte del departamento de contraloría. LOS PUNTOS DE VENTAS DE A&B Los puntos de ventas de A&B son los restaurantes, bares y fuentes de soda, entre otros; para que la operación hotelera sea efectiva y ajustada a las normas de calidad más estrictas deben contar con un personal altamente preparado en el área de caja y facturación de eventos y banquetes, lo cual va a garantizar un efectivo cobro de las ventas generadas. Al igual que en los cajeros de recepción la efectividad de los cajeros de los puntos de ventas o también conocidos como cajeros departamentales es fundamental para el logro de los objetivos propuestos por el departamento de A&B y ventas, en tal sentido deben contar con la más adecuada y correcta formación. La forma correcta para el registro de los ingresos por el concepto de ventas será explicada más adelante.

Términos Contables y Hoteleros CUENTA CIUDAD Ó CITY LEDGER La cuenta ciudad es la cuenta por cobrar del Hotel correspondiente a los clientes que ya no están hospedados en el hotel y los eventos realizados por las empresas con crédito. (Es responsabilidad del Dpto. de Crédito y Cobranzas)

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CUENTA HUÉSPEDES Ó CUENTA POR COBRAR HUÉSPEDES Ó GUEST LEDGER Corresponde a los balances pendientes por cobrar a los huéspedes y clientes que permanecen hospedados en el hotel. (Es responsabilidad del Gerente de Recepción y del departamento de auditoria del Hotel). CHECK-IN (CK-IN) Se entiende por Ck-in en hotelería al proceso de registro del cliente a su arribo al Hotel. CHECK-OUT (CK-OUT) Se entiende por Ck-Out en hotelería al proceso mediante el cual se le da salida al huésped, generando una factura por concepto de alojamiento y/o alimentación, el cual corresponde a los días transcurridos desde su entrada hasta la salida. En el Ck-Out del cliente deberán estar bien especificados los días de alojamiento, la tarifas asignadas, los consumos por servicios complementarios, y en todo caso la forma de pago del cliente. Todo lo anterior deberá estar ajustado a las normas y políticas de control interno establecidos por la contraloría del Hotel. FOLIO El folio es la cuenta generada por el cliente en la cual se registran las noches de habitación y los consumos en los que halla incurrido el huésped durante su permanencia en el hotel, el balance del folio siempre estará auditado y avalado por la contraloría del Hotel.

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Folio de los Huéspedes

FRONT DESK Es el nombre que recibe el área principal de la recepción. LOOK BOOK Es el

libro donde se registran las novedades de los diferentes turnos y

departamentos del Hotel, es decir, hay un Look Book de recepción, un libro similar para la gerencia nocturna, un look Book para la auditoria; los cuales son utilizados por los empleados de las diferente áreas para informar cualquier situación irregular a la que halla que prestar mucha atención. NO SHOW La traducción del termino es No Presentación, en hotelería la figura del No Show no es más que la garantía de pago de la empresa contratante del servicio de alojamiento, en el cual indica que se presente o no el Huésped ellos cancelaran el 27

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monto correspondiente a una noche de habitación, por otra parte el hotel debe garantizar que la

habitación estará disponible para el día indicado en la

reservación como fecha de llegada y el hotel procederá ha realizar el registro en el sistema de la habitación este o no presente el cliente. PAID OUT Corresponde a las salidas de caja que por distintas razones realicen los cajeros – recepcionistas durante sus turnos de trabajo, para la operación de paid out existe disposiciones especificas que deberán ser observadas en todo momento por lo empleados del área de caja de recepción. RACK Es el lugar en el que se archivan todas las fichas de registro de los huéspedes registrados en el hotel, las fichas permanecerán en el rack hasta tanto el huésped no realice el Ck-Out. POSTEO Es el registro en el sistema de cualquier operación dentro de un folio del huésped o cliente del Hotel.

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WALK IN Son todos aquellos huéspedes que son registrados en el hotel sin haber hecho ninguna reservación. CUBIERTOS Los cubiertos en términos estadísticos para hotelería son el número de clientes que consumen en algún punto de venta del hotel en un momento determinado. Es un valor estadístico de gran importancia en las evaluaciones de gestión de

29

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

alimento, bebidas y en la elaboración de los presupuestos o proyecciones de ventas. CHEQUE DE FUNCIONARIO Es el instrumento en el cual se registran los consumos de los directores de los diferentes departamentos, el cual es imputado a gastos de personal; el tratamiento contable que recibe va a depender si se trata de alimentos o bebidas, o de ambas cosas. EMPLOYEE AUDIT O MOVIMIENTO DEL EMPLEADO Es el resumen de las operaciones realizadas en los sistemas del hotel por los cajeros de recepción o de puntos de ventas, los cuales deberán ser cuadrados al cierre del turno de empleado y remitidos al departamento de auditoria. NET DIFERENCIA O SALDO DIARIO DE LA CUENTA POR COBRAR A LOS HUÉSPEDES: La net diference es el saldo que registra la cuenta por cobrar a los huéspedes diariamente. La net diference se determina restando del total de ventas registradas en el día con el total de pagos recibidos. P.D.V.: Los puntos de ventas en hotelería, son de dos tipos: El primero es el que corresponde a los restaurantes y bares del hotel. Por otro lado el P.D.V. puede corresponder a los sistemas de autorización de tarjetas de crédito y débito de los diferentes bancos del país, los cuales deberán estar instalados en el área de 30

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

recepción y caja departamental de restaurantes, bares, fuentes de soda, entre otros. COMANDA Es un formato impreso, numerado y triplicado, muy utilizada por los mesoneros y capitanes de los puntos de ventas para hacer efectiva las ordenes de los clientes, en este formato se indica la solicitud hecha por el cliente en el cual aparece la fecha, hora, nombre de punto de venta, nombre o número del mesonero y el detalle de la solicitud. La comanda como mínimo posee un original y dos copias, la original se le entrega al cajero para que el mismo selle las dos copias, una de éstas debe estar sellada y posteriormente debe ser entregada en la cocina o en el bar dependiendo de la orden del cliente, es decir si es alimento en cocina, si es una bebida en el bar, si la orden del cliente contempla alimentos y bebidas el mesonero o capitán de mesoneros deberá hacer dos comandas.

31

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

PUNTO DE VENTA FECHA

CURAGUA PARADOR R O O M S E R V IC E

M ESONERO

M ESA

32

W H IS K Y CANEY A S

C

N ° P E R S . C A P IT A N

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

UNIDAD II - EL PLAN DE CUENTAS EN LA HOTELERÍA EL PLAN DE CUENTAS El plan de cuentas contable es la agrupación en un orden lógico y comprensible de las diferentes cuentas que conforman el estado de ganancias, pedidas y el balance general. Un plan de cuentas deberá ser preciso, completo y susceptible de poderse adaptar a las modificaciones requeridas para las funciones de la empresa. El ordenamiento lógico permite la pronta referencia y registro, así como la posterior preparación de los estados financieros. Un ordenamiento y empleo de una correcta numeración caracteriza un buen sistema de codificación contable.

Ventajas del Plan de Cuentas Las ventajas de la utilización uniforme del plan de cuentas son: 

La rápida obtención de los estados financieros.



Mayor facilidad en el análisis de los registros contables.



Proporciona mayor simplicidad y rapidez en las labores contables.



Minimiza la gestión de inducción del nuevo personal contable.



La supervisión y fiscalización de los procesos contables y sus derivaciones se hacen más objetivas y económicas.

En línea general el plan de cuenta contable debe estar estructurado en el siguiente orden: 

Activo.



Pasivo.



Capital.



Ingresos.



Costos. 33

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA



Gastos.

Tal como se señala anteriormente los elementos a, b, c conforman el balance general de la empresa y 1, 2, 3, conforma el estado de resultado o de ganancias y perdidas de la empresa. En este mismo orden numérico estarán representados en el plan de cuentas de la empresa hotelera, a continuación procedamos a identificar la estructura del plan de cuentas para un Hotel: Las cuentas se van a identificar dependiendo de, si se trata de una cuenta nominal o real. Las cuentas del balance general comienzan:

999-

Activos - Activo Circulante

000-1

Caja

000-100-

Caja Principal

000-100-01

Caja Moneda Extranjera

000-100-02

Bancos

000-101-

Banco Bag Internacional

000-101-01

Banco Local de Ahorro

000-101-02

Banco de Crédito a Descuento.

000-101-03

Cuentas Por Cobrar

000-135-

Cuenta por Cobrar Ciudad

000-135-01

Cuenta por Cobrar Huéspedes

000-135-02

Provisión para cuentas Dudosas

000-135-03

Inventarios

000-148-

Inventarios de Alimentos

000-148-01 34

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Inventario de Bebidas

000-148-02

Suministros de Huéspedes

000-148-03

Suministros de Papelería

000-148-04

Suministros de Limpieza

000-148-05

Suministro de Lavandería

000-148-06

Suministros de Mantenimiento

000-148-07

Inventarios de Lencería

000-148-08

Inventario de Loza y Cristalería

000-148-09

Inventario de equipos Operación

000-148-10

Gastos pagados por Adelantado

000-150-

Seguros pagados por Adelantado

000-150-01

I.S.L.R. Ret. en Tarjetas de Crédito (A)

000-150-02

I.S.L.R. Ret. en Tarjetas de Crédito (B)

000-150-03

I.S.L.R. Ret. Otros

000-150-04

I.V.A. pagado en Compras

000-150-05

Contratos de Mantenimiento

000-150-06

Activos Fijos

000-160-

Terreno

000-160-01

Edificio

000-160-02

Depreciación Acum. Edificio

000-160-03

Mobiliario

000-160-04

Depreciación Acum. Mobiliario

000-160-05

Equipos

000-160-06

Depreciación Acum. Equipos

000-160-07

Vehículo

000-160-08

Depreciación Acum. Vehículo

000-160-09

Cargos Diferidos

000-250-

Seguros Generales

000-250-01

Gasto Prepagados

000-250-02 35

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Pasivos Pasivos a Corto Plazo

000-300-

Cuentas por pagar proveedores

000-300-01

Otras cuentas por pagar

000-300-02

I.V.A por Pagar

000-300-03

I.S.L.R. por Pagar Proveedores

000-300-04

Aportes S.O.S. por pagar

000-300-05

I.N.C.E por pagar

000-300-06

Porcentaje de Servicio por Pagar (10%)

000-300-07

Depósitos en garantía Concesionarios

000-300-08

Reserva para reposición de equipos

000-300-09

Deuda con vencimiento de un año

000-300-10

Gastos Acumulados por pagar

000-310-

Sueldos y Salarios por pagar

000-310-01

Vacaciones por pagar

000-310-02

Utilidades por pagar

000-310-02

Prestaciones sociales por pagar

000-310-02

Servicio públicos por pagar

000-310-02

Depósitos por Reserva Habitaciones

000-310-03

Pasivo a largo Plazo

000-320-

Hipotecas por pagar

000-320-01

Crédito de Banco Local de Ahorro

000-320-02

Créditos Diferidos

000-321-

Alquileres cobrados por Adelantado

000-321-01

Capital

000-400-

Capital Suscrito

000-400-01

Capital Pagado

000-400-02

Ganancia o Perdida de Ejercicios Anteriores

000-400-03

Ganancia o Perdida

000-400-04 36

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Para la codificación de las

cuentas nominales la estructuración del plan de

cuentas debe estar orientado a facilitar el control sobre el nivel de gasto de los diferentes departamentos, por lo que es posible asignar códigos a los diferentes departamentos operativos y funcionales que conforman el hotel. En otro sentido, el código de la cuenta indicará si se trata de un ingreso, costo o gasto pero manteniendo un número que identifique el mismo tipo de gasto, a continuación los detalles: Departamentos Operativos: Habitaciones Cod. Cta.

500-

Alimentos y Bebidas

600-

Teléfonos

705-

Piscina

715-

Club – S.P.A.

755-

Otros Ingresos

899-

Departamentos Funcionales: Administración y Gerencia

900-

Mercadeo y Ventas

915-

Mantenimiento

925-

Recursos Humanos

930-

Lavandería

935-

Gastos no distribuidos

945-

La estructuración del plan de cuentas por departamento va a depender de si son departamentos generadores de ingresos o si solo son departamentos de tipo funcionales.

37

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

La estructura de los departamentos generadores de ingresos es la siguiente: Código del Dpto.

Ingresos

XXX - 75

Costos

XXX - 80

Gastos

XXX - 81

La estructura de los departamentos funcionales o de apoyo es:

Código del Dpto.

Gasto (Sueldo y Salarios)

XXX - 80

Otros Gastos

XXX - 81

A continuación se le proporciona un ejemplo deun plan de cuentas para el estado de ganancias y perdidas de un Hotel. Departamento de Habitaciones

500-

Ingresos

500-75

Hab. Ventas Rack

500-75-001

Hab. Ventas Corporativas

500-75-002

Hab. Ventas Gupos

500-75-003

Hab. Ventas Mayoristas

500-75-004

Hab. Ventas Otros

500-75-005

Hab. Rebajas y Descuentos

500-75-006

Costos

500-80-

Hab. Sueldos y Salarios

500-80-201

Hab. Otros Sueldos y Salarios

500-80-202

Hab. Beneficios Sociales

500-80-203

Gastos

500-81-

Hab. Equipos de Operación

500-81-301 38

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Hab. Lencería

500-81-302

Hab. Uniformes

500-81-303

Hab. Suministros Papelería

500-81-304

Hab. Suministros Limpieza

500-81-305

Hab. Suministros Huéspedes

500-81-306

Hab. Promociones en Ventas

500-81-310

Hab. Comisiones Agencias de Viajes

500-81-311

Hab. Atenciones (VIP)

500-81-311

Hab. Gasto de Viajes

500-81-313

Hab. Lavandería Huéspedes

500-81-314

Hab. Teléfonos / Telex / Fax

500-81-315

Hab. Fotocopias

500-81-316

Hab. Otros gastos

500-81-317

Departamento de A&B

600-

Ingresos

600-75

A&B Alimentos Banquetes

600-75-001

A&B Alimentos Restaurant

600-75-002

A&B Alimentos Bar

600-75-003

A&B Alimentos Fuente de Soda

600-75-004

A&B Bebidas

Banquetes

600-75-010

A&B Bebidas Restaurantes

600-75-011

A&B Bebidas Bar

600-75-012

A&B Bebidas Fuente de Soda

600-75-013

A&B Alquiler de Salones

600-75-201

A&B Renta de Equipos de Audio-Video

600-75-202

A&B Descorches

600-75-203

A&B Recargo por Servicio a la Habitación

600-75-301

A&B Otros Ingresos

600-75-401 39

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Costos

600-80-

A&B Costo de Alimentos

600-80-101

A&B Costo de Bebidas

600-80-102

A&B Sueldos y Salarios

600-80-201

A&B Otros Sueldos y Salarios

600-80-202

A&B Beneficios Sociales

600-80-203

A&B Equipos Operaciones

600-80-301

A&B Lencería

600-80-302

A&B Uniformes

600-80-303

A&B Suministros Papelería

600-80-304

A&B Suministros Limpieza

600-80-305

Gastos

600-81-

A&B Suministros Huéspedes

600-81-306

A&B Promociones en Ventas

600-81-310

A&B Atenciones (VIP)

600-81-311

A&B Gastos de Viaje

600-81-313

A&B Lavandería

600-81-314

A&B Teléfonos / Telex / Fax

600-81-315

A&B Fotocopias

600-81-316

A&B Otros Gastos

600-81-317

Departamento de Teléfonos

705-

Ingresos

705-75-

Tel. Ventas de Llamadas Locales

705-75-001

Tel. Ventas de Llamadas Nacionales

705-75-002

Tel. Ventas de Llamadas Internacionales

705-75-003

Tel. Otras Ventas de Teléfonos

705-75-401

40

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Costos

705-80-

Tel . Costo Llamada Locales

705-80-001

Tel. Costo Llamadas Larga Distancia

705-80-002

Tel. Sueldos y Salarios

705-80-201

Tel. Otros Sueldos y Salarios

708-80-202

Tel. Beneficios Sociales

705-80-203

Tel. Suministros Papelería

708-80-304

Tel. Otros gastos

708-80-317

Departamento Teléfonos

715-

Pisc. Ingresos

715-75-

Pisc. Ingresos tickets de Piscina

715-75-001

Pisc. Otros Ingresos Piscina

715-75-401

Costos

715-80-

Pisc. Sueldos y Salarios

715-80-201

Pisc. Otros Sueldos y Salarios

715-80-202

Pisc. Beneficios Sociales

715-80-203

Gastos

715-81-

Pisc. Equipos de Operaciones

715-81-301

Pisc. Lencería

715-81-302

Pisc. Uniformes

715-81-303

Pisc. Suministros Papelería

715-81-304

Pisc. Suministros Limpieza

715-81-305

Pisc. Suministros Huéspedes

715-81-306 41

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Pisc. Teléfonos / Telex / Fax

715-81-315

Pisc. Fotocopias

715-81-316

Pisc. Suministro Piscina

715-81-360

Pisc. Análisis de Agua

715-81-361

Departamento Club – S.P.A

755-

Ingresos

755-75

Club. Aerobics

755-75-001

Club. Gimnasio

755-75-002

Club. Tennis

755-75-003

Club. Otros Planes

755-75-004

Costos

755-80-

Club. Sueldos y Salarios

755-80-201

Club. Otros Sueldos y Salarios

755-80-202

Club. Beneficios Sociales

755-80-203

Gastos

755-81-

Club. Equipos Operaciones

755-81-301

Club. Uniformes

755-81-303

Club. Suministros Papelería

755-81-304

Club. Suministros Limpieza

755-81-305

Club. Suministros Huéspedes

755-81-306

Club. Teléfonos / Telex / Fax

755-81-315

Club. Fotocopias

755-81-316

Otros Ingresos

899-75

Otros Ingresos Alquiler Locales (Concesionarios)

899-75-001

Otros Ingresos Renta de Caja Seguridad

899-75-002

42

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Otros Ingresos Lavandería Huéspedes

899-75-003

Otros Ingresos Varios

899-75-004

Departamentos Funcionales Gerencia y Administración (G&A) G&A Sueldos y Salarios

900-80-201

G&A Otros Sueldos y Salarios

900-80-202

G&A Beneficios Sociales

900-80-203

G&A Uniformes

900-81-303

G&A Suministros Papelería

900-81-304

G&A Suministro Limpieza

900-81-305

G&A Suministro Huéspedes

900-81-306

G&A Atenciones de Gerencia

900-81-312

G&A Gastos de Viajes

900-81-313

G&A Teléfonos / Telex / Fax

900-81-315

G&A Fotocopias

900-81-316

G&A Comisiones en Tarjetas de Créditos

900-81-401

G&A Gastos Legales

900-81-402

G&A Gasto de Auditoría

900-81-403

G&A Gastos Comunes Bancarios

900-81-404

G&A Servicios Informática

900-81-405

G&A Taxi – Estacionamiento

900-81-406

G&A Vigilancia

900-81-407

G&A Gastos de Cobranzas

900-81-408

G&A Gasolina Auto

900-81-409

G&A Ajuste de Inventario

900-81-410

G&A Otros Gastos

900-81-317

43

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Mercadeo y Ventas (M&V) M&V. Sueldos y Salarios

915-60-201

M&V. Otros Sueldos y Salarios

915-60-202

M&V. Beneficios Sociales

915-80-203

M&V. Suministros Papelería

915-81-304

M&V. Suministro Limpieza

915-81-305

M&V. Suministro Huéspedes

915-81-306

M&V. Atenciones de Mercadeo y Ventas

915-81-312

M&V. Gastos de Viajes

915-81-313

M&V. Teléfonos / Telex / Fax

915-81-315

M&V. Fotocopias

915-81-316

M&V. Taxi – Estacionamiento

915-81-406

M&V. Otros Gastos

915-81-317

Mantenimiento (Mant.) Mant. Sueldos y Salarios

925-80-201

Mant. Otros Sueldos y Salarios

925-80-202

Mant. Beneficios Sociales

925-80-203

Mant. Suministros Papelería

925-81-304

Mant. Suministro Limpieza

925-81-305

Mant. Teléfonos / Telex / Fax

925-81-315

Mant. Fotocopias

925-81-316

Mant. Otros Gastos

925-81-317

Mant. Aires Acondicionados

925-81-501

Mant. Refrigeración

925-81-502

Mant. Calderas

925-81-503

Mant. Edificios

925-81-504

Mant. Electricidad

925-81-505 44

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Mant. Vehículos

925-81-506

Mant. Pintura y Decoración

925-81-507

Mant. Maquinarias

925-81-508

Mant. Terreno y Jardín

925-81-509

Mant. Muebles

925-81-510

Mant. Equipos de Cocina

925-81-510

Mant. Equipos de Lavandería

925-81-511

Mant. Piscina

925-81-512

Mant. Fumigación

925-81-513

Mant. Suministros de Plomería

925-81-514

Mant. Equipo de Oficina

925-81-515

Mant. Cerrajería

925-81-515

Mant. Televisión / Sist. Parabólica

925-81-516

Mant. Equipos Contra Incendio

925-81-517

Mant. Ascensores

925-81-518

Recursos Humanos (RH) Gastos

930-60

Rh. Suministros Varios

930-60-702

Rh. Papelería y Art. Oficina

930-60-706

Rh. Seguro Empleados

930-60-740

Rh. Seguro de Vida

930-60-741

Rh. Seguro Social

930-60-742

Rh. Seguro paro Forzoso

930-60-743

Rh. Comida día libre

930-60-748

Rh. Teléfonos / Telex / Fax

930-60-715

Rh. Comida Empleados

930-60-750

Rh. Relaciones con Empleados

930-60-751

Rh. Servicio Médico

930-60-752

45

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Rh. Transporte Empleados

930-60-753

Rh. I.N.C.E.

930-60-754

Rh. Ley de Política Habitacional

930-60-755

Rh. Provisión Vacaciones

930-60-772

Rh. Provisión Indemnización

930-60-773

Rh. Provisión Utilidades

930-60-774

Rh. Preaviso

930-60-775

Rh. Otros Gastos

930-60-800

Lavandería (Lav.) Lav. Sueldos y Salarios

935-80-201

Lav. Otros Sueldos y Salarios

935-80-202

Lav. Beneficios Sociales

935-80-203

Lav. Suministro Operación

935-81-301

Lav. Uniformes

935-81-303

Lav. Suministros Papelería

935-81-304

Lav. Suministro Limpieza

935-81-305

Lav. Teléfonos / Telex / Fax

935-81-315

Lav. Otros Gasto

935-81-317

Gasto no distribuidos (Gto. N/Dist.)

545-88-

Gto. N/Dist. Depreciaciones

545-88-101

Gto. N/Dist. Reserva Reposición Equipos

545-88-102

Gto. N/Dist. Ajuste Dif. En Cambio

545-88-103

46

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Detalle de las Cuentas A continuación se definen las cuentas que caracterizan a un sistema contable hotelero: CUENTAS DE ACTIVOS Activos Circulantes Caja: En ella se debe registrar todo el efectivo que entra al hotel, en el entendido de que el efectivo estará conformado con el dinero, los cheques, tarjetas de crédito y las demás formas de pago que reciben los cajeros de recepción y departamentales. a) Caja Chica o menor: Son los fondos de pequeñas cuentas que se utilizan para las compras menores (Departamento de Compras) b) Fondo de Cajeros: Recepción y Departamentales. c) Fondo Caja Principal: A esta cuenta entrarán los ingresos del día que obtenga el hotel. CUENTAS POR COBRAR Son los créditos a corto y mediano plazo que otorga el hotel a sus clientes, esta cuenta se carga contra la cuenta que origina la prestación de cierto servicio, en total se pueden decir que existen dos tipos: a) Cuentas por cobrar Huéspedes: Corresponde a los balances de los folios de los huéspedes registrados en el hotel. b) Cuenta por Cobrar Ciudad: Corresponde a aquellas cuentas de clientes que ya no están hospedados en el hotel, o en cuyo caso el servicio bien sea de alojamiento o alimentos y bebidas ya ha sido prestado. La regulación de los créditos otorgados va a depender de las políticas internas de cada hotel, 47

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

pero en la mayoría de los casos se ajustan a las normas de uso cotidiano para este tipo de cuentas. Inventarios: Esta cuenta está compuesta por los costos de las diferentes provisiones y suministros que hallan entrado al hotel, con cargos al inventario y abono a la cuenta por pagar del proveedor en el caso de compras a crédito. En línea general los hoteles manejan inventarios de artículos perecederos con alimentos como: carnes, pescados, mariscos, fruta, verdura, hortalizas, embutidos, enlatados, entre otros. Bebidas tanto alcohólicas y no alcohólicas, suministros de papelería, escritorios, limpieza, lavandería, artículos deportivos, mantenimiento como: plomería, electricidad, mecánica, pintura, entre otros. Por otra parte, existen inventarios de equipos de operación que contemplan equipos de cocina, lavandería, mantenimiento, y también suministros como lencería de diversos tipos, stock de uniformes, inventarios de utensilios de cocina, bares restaurantes, e inventarios de loza y cristalería. Ingresos por habitación: Esta cuenta se acredita con las ventas registradas por concepto de alojamiento, en otras palabras por el cobro de las tarifas de habitación de los diferentes planes del hotel. Las ventas se clasifican según las segmentaciones de mercado para efectos de las tomas de decisiones y la evaluación de las gestiones de ventas. En los casos de hoteles que operen bajo el plan americano debe hacerse la división de las ventas entre habitaciones, alimentos y bebidas para que cada departamento reciba su proporción equitativa. Ingresos por ventas de Alimentos: En esta cuenta se acreditarán los ingresos por las ventas de comidas a través de sus diversos servicios como por ejemplo: restaurantes, cafeterías, bares, entre otros. Las ventas de desperdicio o residuos serán acreditas al costo de alimentos y en ningún caso deberán ser registradas en las cuentas de venta. 48

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Ingresos por ventas de Bebidas: En esta cuenta se acreditarán los ingresos por las ventas de bebidas alcohólicas y no alcohólicas, a través de sus diversos servicios: Restaurantes, Cafeterías, Bares, entre otros. Ingresos por Lavandería: Esta cuenta debe abonarse con los ingresos derivados del lavado de ropa de los huéspedes. Derecho a Piscina /tickets de Piscina: Se abonará esta cuenta con las ventas de acceso a la piscina del hotel. Concesiones: A esta cuenta deben abonarse los ingresos derivados de otras entidades o empresas que operen en las instalaciones del hotel, en lugares acondicionados para tales fines, por ejemplo tiendas de obsequios, agencia de viajes, de artesanías regionales, líneas aéreas, alquiler de vehículos, entre otras. Gastos Loza y Cristalería: En esta cuenta de gasto se cargaran las salidas del inventario correspondiente a loza y cristalería, el cual va a depender del departamento que realice la solicitud de almacén. Existirán en el plan de cuentas, cuentas de gasto

de loza y cristalería para habitaciones y para alimentos y

bebidas. En esta cuenta se registraran las salidas de vasos, platos, tazas, fuentes de cristal, entre otros. Gasto de Suministros a Huéspedes: Esta cuenta será debitada para contabilizar el costo de los materiales suministrados a las habitaciones de los huéspedes. Gastos de Uniformes: Toda salida del inventario de uniformes deberá ser imputada a la cuenta de gasto de uniformes, con la variante que el registro del gasto se contabilizará dependiendo del departamento al que correspondan los uniformes. 49

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Gasto de Lencería: Debe basarse en las

salidas del almacén y ajustarse de

acuerdo con los inventarios físicos tomados en periodos determinados, valorizados de acuerdo con la edad y las condiciones. Costo de Alimentos: Corresponde al costo de los comestibles consumidos, para el servicio a los huéspedes, el costo correspondiente al consumo de materias primas para la elaboración de la comida del el personal será acreditado al costo de alimentos y cargado en la cuenta de gasto comida personal, correspondiente a un gasto de recursos humanos. Gasto Comida Empleados: Corresponde al consumo de comestibles utilizados en la elaboración de la comida para el personal, el movimiento de esta cuenta es producto de rebajar del costo de alimento la porción correspondiente al consumo de los empleados. Costo de Bebidas: Corresponde al

costo de las bebidas alcohólicas y no

alcohólicas para el servicio a los huéspedes. Gasto Bebidas Empleados: Corresponde al consumo de bebidas alcohólicas hechas por los trabajadores del hotel, el movimiento de esta cuenta es producto de rebajar del costo de bebidas la porción correspondiente al consumo de los empleados. Costo de Teléfono: Es el importe facturado por la Compañía telefónica por las llamadas, debe separarse en dos cuentas una de llamadas locales y una de llamadas de larga distancia.

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

A continuación algunos ejemplos utilizando el plan de cuentas: El informe del auditor nocturno señala que los ingresos obtenidos durante el día fueron los siguientes: Alojamiento Bs. 13.500.000,oo; Alimentos en restaurante Bs. 4.050.000,oo; Alimentos en bar 3.500.000,oo; Bebidas restaurante Bs. 1.500.000,oo; Bebidas bares 5.575.000,oo, Teléfonos Larga distancia Bs. 1.500.000,oo Teléfonos Locales 785.000,oo; Servicio Lavandería Bs. 2.589.000,oo IVA por Pagar en Ventas (14,5%) Bs. 4.784.855,oo FPCT por pagar en Ventas (1%) Bs. 329.990,oo 10% Servicio por pagar Bs. 1.462.500,oo Las formas de pago relacionadas por el auditor nocturno se indican a continuación: Efectivo Bs. 5.785.023,oo Tarjetas de Crédito Bs. 20.000.000,oo Cuentas por Cobrar Ciudad: 2.142.321,oo Cuenta por Cobrar Huéspedes: Bs. 11.649.001,oo

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Planteada la transacción se procede a identificar en el plan de cuentas los códigos inherentes a ellas, para posteriormente hacer el registro de contabilidad, el cual quedará tal como se indica a continuación: ---------------------------------------------- X ---------------------------------------------DB. 999-100-01

Caja

5.785.023,oo

DB. 999-100-01

Caja

20.000.000,oo

DB. 999-135-01

CxC. Ciudad

DB. 999-135-02

CxC. Huéspedes

2.142.321,oo 11.649.001,oo

CR. 500-750-01 Vta. Hab. Corpotativas

10.000.000,oo

CR. 500-750-01 Vta. Hab. Grupos

3.500.000,oo

CR. 600-750-02 Vta. Alimentos Restaurante

4.050.000,oo

CR. 600-750-03 Vta. Alimento Bar

3.500.000,oo

CR. 600-750-11 Vta. Bebidas Restaurante

1.500.000,oo

CR. 600-750-12 Vta. Bebidas Bar

5.575.000,oo

CR. 705-750-02 Vta. Tel. Larga Distancia

1.500.000,oo

CR. 705-750-01 Vta. Tel. Locales

785.000,oo

CR. 899-75-003 Vta. Lavandería

2.589.000,oo

CR. 000-30-003 IVA por Pagar

4.784.855,oo

CR. 000-30-010 FPCT

329.990,oo

CR. 000-30-007 10% Servicio por Pagar

1.462.500,oo

Para contabilizar las ventas registradas en el día de hoy 25 de Junio de 2002

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Ejercicios A continuación se le indicarán algunas operaciones tipos de un hotel para que realice el asiento contable del libro diario y su correspondientes traspasos al libro mayor. El departamento de auditoría de ingresos reporta los ingresos para el día que se indica: FECHA. Alojamiento Bs. Alimentos en restaurante Bs. Alimentos en Bar Bs. Alimentos en Fuente de Sodas Bs. Alimentos Banquetes Bs. Bebidas restaurante Bs. Bebidas bares Bs. Teléfonos Larga distancia Bs. Teléfonos Locales Bs. Derecho Piscina Bs. Club - SPA Bs. Servicio Lavandería Bs. IVA por Pagar en Ventas (14,5%) Bs. FPCT por pagar en Ventas (1%) Bs. 10% Servicio por pagar Bs.

18/07/02 13.500.000,00 3.598.701,00 1.585.898,00 800.000,00 5.589.789,00 1.799.350,50 4.757.694,00 405.000,00 202.500,00 225.000,00 675.000,00 589.780,00 4.890.663,31 337.287,13 1.813.143,25

Total Ventas Bs.

40.769.806,19

Las formas de pago relacionadas por auditoría Efectivo Bs. Tarjetas de Crédito Bs. Cuentas por Cobrar Ciudad Bs. Cuenta por Cobrar Huéspedes: Bs.

4.076.980,62 30.577.354,64 2.038.490,31 4.076.980,62

Total formas de pago

40.769.806,19

53

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

El departamento de auditoría de ingresos reporta los ingresos para el día que se indica: FECHA. Alojamiento Bs. Alimentos en restaurante Bs. Alimentos en Bar Bs. Alimentos en Fuente de Sodas Bs. Alimentos Banquetes Bs. Bebidas restaurante Bs. Bebidas bares Bs. Teléfonos Larga distancia Bs. Teléfonos Locales Bs. Derecho Piscina Bs. Club - SPA Bs. Servicio Lavandería Bs. IVA por Pagar en Ventas (14,5%) Bs. FPCT por pagar en Ventas (1%) Bs. 10% Servicio por pagar Bs. Total Ventas Bs.

19/07/02 6.750.000,00 1.799.350,50 792.949,00 400.000,00 2.794.894,50 899.675,25 2.378.847,00 202.500,00 101.250,00 112.500,00 337.500,00 294.890,00 2.445.331,66 168.643,56 906.571,63 20.384.903,09

Las formas de pago relacionadas por auditoría Efectivo Bs. Tarjetas de Crédito Bs. Cuentas por Cobrar Ciudad Bs. Cuenta por Cobrar Huéspedes: Bs. Total formas de pago

3.057.735,46 7.134.716,08 8.153.961,24 2.038.490,31 20.384.903,09

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

A continuación un resumen de las ventas del hotel para los días 20, 21,22, y 23 de julio 2002, con los datos de los ejercicios anteriores prepare los saldos de los mayores de ventas, caja, banco, impuestos por pagar y porcentaje por pagar. FECHA.

20/07/02

21/07/02

22/07/02

23/07/02

8.775.000,00

10.395.000,00

17.077.500,00

6.439.500,00

2.339.155,65

2.770.999,77

4.552.356,77

1.716.580,38

1.030.833,70

1.221.141,46

2.006.160,97

756.473,35

520.000,00

616.000,00

1.012.000,00

381.600,00

Alimentos Banquetes Bs.

3.633.362,85

4.304.137,53

7.071.083,09

2.666.329,35

Bebidas restaurante Bs.

1.169.577,83

1.385.499,89

2.276.178,38

858.290,19

3.092.501,10

3.663.424,38

6.018.482,91

2.269.420,04

263.250,00

311.850,00

512.325,00

193.185,00

131.625,00

155.925,00

256.162,50

96.592,50

146.250,00

173.250,00

284.625,00

107.325,00

Club – SPA Bs.

438.750,00

519.750,00

853.875,00

321.975,00

Servicio Lavandería Bs.

383.357,00

454.130,60

746.071,70

281.325,06

IVA por Pagar en Ventas (14,5%) Bs.

3.178.931,15

3.765.810,75

6.186.689,09

2.332.846,40

FPCT por pagar en Ventas (1%) Bs.

219.236,63

259.711,09

426.668,21

160.885,96

10% Servicio por pagar Bs.

1.178.543,11

1.396.120,30

2.293.626,21

864.869,33

26.500.374,02

31.392.750,76

51.573.804,83

19.447.197,55

Alojamiento Bs. Alimentos en restaurante Bs. Alimentos en Bar Bs. Alimentos en Fuente de Sodas Bs.

Bebidas bares Bs. Teléfonos Larga distancia Bs. Teléfonos Locales Bs. Derecho Piscina Bs.

Total Ventas Bs.

Las formas de pago relacionadas por auditoría Efectivo Bs.

530.007,48

3.767.130,09

5.157.380,48

388.943,95

Tarjetas de Crédito Bs.

6.625.093,51

10.987.462,77

38.680.353,62

4.861.799,39

Cuentas por Cobrar Ciudad Bs.

18.550.261,82

5.650.695,14

2.578.690,24

13.613.038,29

Cuenta por Cobrar Huéspedes: Bs.

795.011,22

10.987.462,77

5.157.380,48

583.415,93

Total formas de pago

26.500.374,02

31.392.750,76

51.573.804,83

19.447.197,55

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

El departamento de costo reportó las siguientes salidas del inventario de Artículos de Escritorio del mes de Enero-02 al mes de Mayo-02, prepare los asientos del libro diario y libro mayor para la información que se le suministra a continuación codificando los asientos.-

Inventarios de Artículo de Escritorio Departamentos

Ene-02

Feb-02

Mar-02

Abr-02

May-02

Inventario Inicial

5.935.807,25

5.806.991,69

5.442.932,36

5.127.449,23

4.939.503,08

Compras del Mes

1.159.340,04

3.276.533,97

2.839.348,16

1.691.515,32

2.307.172,87

Gasto del Mes Habitaciones A&B Club - SPA Gerencia & Admón. Mantenimiento Recursos Humanos Lavandería Teléfonos Ventas y Mercadeo Total salidas

158.214,00 58.375,00 91.824,00 738.807,00 15.362,00 19.514,00 10.587,00 39.028,00 156.444,60 1.288.155,60

711.963,00 262.687,50 413.208,00 1.477.614,00 69.129,00 87.813,00 31.761,00 117.084,00 469.333,80 3.640.593,30

632.856,00 233.500,00 367.296,00 1.266.526,29 61.448,00 78.056,00 26.467,50 97.570,00 391.111,50 3.154.831,29

237.321,00 87.562,50 137.736,00 1.055.438,57 23.043,00 29.271,00 15.880,50 58.542,00 234.666,90 1.879.461,47

553.749,00 204.312,50 321.384,00 949.894,71 53.767,00 68.299,00 21.174,00 78.056,00 312.889,20 2.563.525,41

Inventario Final

5.806.991,69

5.442.932,36

5.127.449,23

4.939.503,08

4.683.150,54

56

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

El departamento de costo reportó las siguientes salidas del inventario de Artículos de Suministros para Huéspedes del mes de Enero-02 al mes de Mayo-02, prepare los asientos del libro diario y libro mayor para la información que se le suministra a continuación codificando los asientos.-

Inventarios de Suministro Huéspedes Departamentos Inventario Inicial Compras del Mes

Ene-02

Feb-02

Mar-02

Abr-02

May-02

17.807.421,75

10.955.040,63

13.398.923,53

9.335.313,93

10.640.385,64

6.852.381,13

11.593.400,40

11.593.400,40

11.593.400,40

11.593.400,40

Gasto del Mes Habitaciones

7.910.700,00

5.273.800,00

9.040.800,00

5.933.025,00

6.921.862,50

A&B

3.955.350,00

2.636.900,00

4.520.400,00

2.966.512,50

3.460.931,25

Club – SPA

791.070,00

527.380,00

904.080,00

593.302,50

692.186,25

Gerencia & Admón.

395.535,00

263.690,00

452.040,00

296.651,25

346.093,13

98.883,75

65.922,50

113.010,00

74.162,81

86.523,28

Recursos Humanos

148.325,63

98.883,75

169.515,00

111.244,22

129.784,92

Lavandería

Mantenimiento

316.428,00

210.952,00

361.632,00

237.321,00

276.874,50

Teléfonos

39.028,00

39.028,00

39.028,00

39.028,00

39.028,00

Ventas y Mercadeo

49.441,88

32.961,25

56.505,00

37.081,41

43.261,64

Total salidas

13.704.762,25

9.149.517,50

15.657.010,00

10.288.328,69

11.996.545,47

Inventario Final

10.955.040,63

13.398.923,53

9.335.313,93

10.640.385,64

10.237.240,57

57

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

UNIDAD III 58

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA HOTELERIA SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE UN HOTEL En sus inicios la hotelería dependía de un control estrictamente manual, donde el elemento fundamental era la labor realizada por el hombre. Las habitaciones vendidas, las habitaciones de salida, los consumos realizados por los huéspedes y sus folios, las llamadas efectuadas, las formas de pago, todo el control de las operaciones del hotel, además los registros de contabilidad eran manuales por lo que se requería de una especial atención y un gran número de personas para la realización de las labores, bajo este escenario se hizo indispensable la incorporación progresiva de las tecnologías para la optimización de las labores, siempre orientadas a dar una respuesta más rápida a las necesidades de los huéspedes, clientes y empleados, por ejemplo; en la actualidad para realizar las compras de materiales y suministros de un hotel es suficiente con solicitar del sistema de inventario un listado de las existencias del almacén para saber cual es la necesidad de insumos en un momento dado. Por ejemplo, para saber cuanto debe cancelar un huésped al momento de su salida o Ck-Out solo se solicita a través del sistema el saldo del folio correspondiente, en el cual estará toda la información requerida por el personal de recepción. La sistematización de las operaciones en los hoteles a permitido mejorar las operaciones haciéndolas más claras y rápidas, a la vez que permite una disponibilidad casi inmediata de cualquier tipo de información, por ejemplo si se desea saber cuantas noches de habitaciones se han vendido a una empresa o cliente en particular solo con solicitar los reportes a través del sistema se obtiene la lista de la segmentación del mercado. Por otra parte si deseamos obtener información acerca de las reservaciones para una fecha en particular los sistemas hoteleros están en la capacidad de suministrar este tipo de información, en línea general los sistemas hoteleros están diseñados como una red en la cual se abarca 59

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

desde las informaciones que tienen que ver con los clientes hasta llegar a la elaboración de los estados financieros de la empresa.

Sistemas de Información Correspondiente a los Departamentos Funcionales como Contraloría y sus Diferentes Dependencias El campo administrativo y contable de los diferentes hoteles es una de las áreas que ha salido favorecida con la incorporación de tecnologías novedosas y sistemas de información capaces de reducir las operaciones, y los procesos de registro para un adecuado control interno. De la contabilidad manual hemos pasado a una contabilidad totalmente sistematizada, como por ejemplo los libros auxiliares de cuentas por pagar y por cobrar, permiten en la actualidad el cargar las facturas a la cuenta por pagar al proveedor del bien o servicio, con cargo a las cuentas de gasto o de inventario que le corresponda en contabilidad. En esta operación se ahorra la realización de los engorrosos asientos manuales, las operaciones para el registro de las facturas se disminuyen y la probabilidad de errores en la transcripción se ve satisfactoriamente disminuida. En lo que respecta a las cuentas por cobrar de un hotel los sistemas de información permiten que al ser enviado a la cuenta por cobrar ciudad el ck-out de algunos huéspedes corporativos, los montos correspondientes a las cuentas se cargaran directamente a las cuentas por cobrar de las compañías, permitiendo el control diario de los saldos por cobrar a las diferentes empresas; la programación de pagos o de cobros esta bien definida por los sistemas contemporáneos, ya que, permite llevar el control de la antigüedad de las cuentas de proveedores o clientes del hotel facilitando las gestiones de cobranza o las gestiones de pago de los diferentes hoteles. 60

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Al realizar una compra de insumos para el hotel, él modulo para la receptoría de mercancía del sistema de inventario, permite en una sola operación registrar la factura por pagar en la cuenta del proveedor que corresponda, con débito a la cuenta de inventario, y a la cuenta del impuesto al valor agregado, si aplica. Durante ésta operación se debe mencionar que también es alimentado el sistema de inventario o sistema auxiliar de inventario, al cargar la entrada en el sistema se aumenta la existencia del inventario del artículo registrado. Como se puede apreciar las operaciones a través del sistema permiten mantener un control constante de las operaciones del día, manteniendo actualizados los libros auxiliares de contabilidad del hotel. Continuando con la idea anterior del inventario, al registrarse una salida del almacén en el sistema se cargará en la cuenta de contabilidad bien sea de costo o gasto el importe de la requisición solicitada, también se rebajará del saldo de la existencia del almacén los productos entregados. Por lo anterior se puede decir que los sistemas de información son elementos fundamentales para el monitoreo de manera muy rápida y efectiva del gasto o del costo de insumos en el que incurran los departamentos operacionales o funcionales en un momento determinado. En lo que respecta a las áreas de registro, control y contabilización de las ventas los sistemas de información en hotelería se apoyan inicialmente en los sistemas de puntos de ventas de A&B y de recepción para aplicar los controles internos que le corresponda, por ejemplo el control que debe realizar el auditor de ingresos sobre las ventas de habitaciones se reduce a una sencilla comparación entre el status de las habitaciones señalado por el sistema y el reporte suministrado por el personal de Ama de llaves.

61

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Dicha comparación se realizará emitiendo un listado de todas las habitaciones del hotel con el status que presenta el sistema para el cierre de la auditoría nocturna, y se comparará con información suministrada por el departamento de ama de llaves. Por otra parte el departamento de auditoría debe listar las ventas, los impuestos, los ajustes o descuentos aplicados, a través de los cuales se pueda verificar

que

hallan

cumplido

las

normas,

política

y

procedimientos

correspondientes. Un elemento que no se debe dejar de mencionar es el control que lleva el auditor sobre la cuenta por cobrar a los huéspedes para la realización de este control es importante contar con el sistema, ya que, el mismo permitirá él cuadre de esta cuenta de una manera más rápida y efectiva. Como ya hemos señalado los procesos de contabilización se ha disminuido en una considerable proporción, si comparamos el tiempo que se tardaba el registro contable a través de los métodos manuales y la complejidad que los mismos ofrecían. Los sistemas modernos de contabilidad basan sus funciones en la aplicación de sistemas y libros auxiliares como los son los sistemas auxiliares de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina, tesorería, inventario y costos. Son muy pocos los asientos que se realizan de marea manual en la actualidad dentro de los que podemos mencionar:

Provisiones, Amortización,

Reversos, Ajustes,

y la

contabilización de algunos registros que se generan producto de análisis y conciliación de las cuentas contables del hotel, lo que se desea señalar es que el volumen de registro de contabilidad se realiza por intermedio de los sistemas. Con todo lo anterior es importante mencionar que las políticas de control interno deberán ser cumplidas en todo momento y en ninguno de los casos la incorporación de un nuevo sistema o paquete de sistemas

podrá ser

implementado si este obstaculiza o limita el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos del control interno del hotel. 62

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Sistema de Información del Departamento de Habitaciones Los sistemas del departamento de habitaciones son en su mayoría aquellos sistemas que tienen que ver con la reservación, estadía y salida de los huéspedes del hotel. El departamento de habitaciones es la dependencia que administra y controla la permanencia de los huéspedes en el hotel. Es por ello que los sistemas que se utilizan están diseñados para proporcionar toda la información referente a los huéspedes. El departamento de habitaciones esta compuesto por varias dependencias en las cuales los sistemas de información juegan un papel de suma importancia para satisfacer las necesidades de los huéspedes. Entre los departamentos podemos mencionar: Recepción, lavandería, Ama de Llaves, entre otros. DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN Algunas características de los sistemas hoteleros para el área de recepción son las siguientes: a) Permite el recargo automático en los folios de los huéspedes de las noches de habitación de acuerdo con la tarifa indicada por la reservación. b) El sistema de recepción esta configurado con la central telefónica de manera tal que al realizar el cliente desde su habitación alguna

llamada

esta sea

registrada de manera automática en el folio indicando el número discado y efectuando al mismo tiempo el recargo de acuerdo al tipo de llamada; es decir si es una llamada local, nacional o internacional. c) Permiten el registro y control de la estadía del cliente desde que es realizada la reservación hasta su salida o Ck-Out. 63

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

d) Permite cargar los consumos desde cualquier punto de venta ubicado en el hotel de manera automática por medio de interfaces. e) El sistema de recepción permite conocer cuándo el cliente se ha excedido en su límite de crédito generado mensajes de alerta para los puntos de ventas y para el área de recepción a fin de regularizar esta situación. f) A través del sistema de recepción se pueden conocer las estadías anteriores de los huéspedes, los cuales proporcionan información valiosa para

las

evaluaciones estadísticas de las operaciones del departamento de habitaciones. g) Los sistemas permiten aplicar cortes de cuenta a los folios de huéspedes sin que esto afecte la estadía del cliente, dichos cortes de cuenta podrán ser solicitados por el cliente o autorizados por la contraloría del hotel. h) A través del sistema de recepción es posible enviar contra la cuenta por cobrar ciudad los balances de Ck-Out cuya cobertura este avalada por alguna empresa que posea crédito con el hotel. DEPARTAMENTO DE LAVANDERÍA Algunas características de los sistemas hoteleros para el área de lavandería son las siguientes: a) El sistema para el área de lavandería debe permitir identificar al cliente y conocer los alcances de su reservación para proceder a realizar los servicios de lavado de ropa, es decir el personal de lavandería deberá disponer de información acerca del tipo de cliente y si este posee crédito para los servicios del hotel, o si su reservación incluye algún tipo de descuento o servicio en 64

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

particular, conociendo esta información el departamento de lavandería podrá en todo momento trabajar de manera segura y adecuada a las exigencias de las operaciones hoteleras. b) Una vez que se ha prestado el servicio, el sistema integrado de habitaciones deberá permitir el cargo directo a los folios de los huéspedes del servicio, el cual se registrará indicando el monto y el número del recibo correspondiente. DEPARTAMENTO DE AMA DE LLAVES Algunas características de los sistemas hoteleros para el área de Ama de Llaves son los siguientes El departamento de ama de llaves debe tener conocimiento respecto a la ocupación de las habitaciones, cuáles se encuentran ocupadas, limpias, sucias o en mantenimiento, que habitación pertenece a algún cliente muy importante (V.I.P.), que habitación esta discrepante, que cambios de habitación se han realizado en los diferentes turnos del día, entre otras; por todo lo anterior es importante que los sistemas hoteleros proporcionen la mayor información posible, a continuación algunas de ellas: a)

El sistema deberá permitir el listar todas las habitaciones que conforman el

hotel señalando el status que poseen cada una de las mismas, a continuación se señala una clave de los posibles status de una habitación: Clave para el Ama de Llaves O = Ocupada V = Vacante S = Salida OND = Ocupada no durmió ONM = Ocupada no molestar 65

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

OSE = Ocupada sin equipaje FU= Fuera de Uso VIP = Persona muy Importante c) El sistema permitirá al departamento de Ama de Llaves modificar el status de la habitación una vez que esta es debidamente limpiada o reparada por mantenimiento, para que el departamento de recepción pueda disponer de la misma para la venta. b) El Ama de Llaves tendrá

disponible a través del sistema los cambios de

habitación realizados durante el día y las razones que originaron los mismos. SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Los sistemas del departamento de alimentos y bebidas están relacionados con las ventas de este departamento, los sistemas de A&B permitirán el cargo a los folios de los huéspedes de los consumos de Restaurantes y Bares siempre que el cliente posea el crédito otorgado por el departamento de recepción para tales efectos, por otra parte el sistema de A&B facturará las ventas de alimentos y bebidas para clientes de los puntos de ventas y eventos de banquetes, sin que sea necesario que ellos estén registrados en el hotel, las principales características de los sistemas de facturación de A&B, son las siguientes: a) Permitirán el acceso a los folios de los huéspedes para el cargo de sus consumos de manera automática. b) Permitirán la facturación incluyendo el % por servicio y lo impuestos gubernamentales de consumos de puntos de ventas a clientes del hotel.

66

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

10% de Servicio 14.5% I.V.A. 1% F.P.C.T

c) Emitirá reportes detallados por cajero, por turno y por puntos de ventas, para los cuadres de los cajeros. d) Permitirán la emisión de listados de precios. En línea general los sistemas de información son la herramienta de trabajo del personal en las áreas de operaciones, en lo que podríamos llamar el proceso productivo del hotel, por otra parte los sistemas permiten a los departamentos funcionales de contraloría y sus dependencias el aplicar los controles pertinentes para garantizar un efectivo control interno.

67

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

68

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

UNIDAD N° IV AUDITORÍA DE INGRESOS El proceso de auditar los ingresos de un hotel está caracterizado por realizarse en varias etapas: a) El cuadre de las ventas del día por el Auditor Nocturna. b) La apertura de los sobres de remisión y la realización del resumen de caja general. c)

Informe estadístico de la Auditoría de Ingresos y los asientos de caja y

ventas del día auditado.

El Proceso de la Auditoria Nocturna Para este proceso el auditor deberá conocer el listado de las tarifas del hotel; imprimirá el reporte de las llegadas del día y verificará que las tarifas otorgadas correspondan con las especificaciones del tipo de reservación. Anexo a la ficha de registro encontrará la carta de la compañía, si es un cliente corporativo, o información acerca de la forma de pago de la estadía del cliente para los casos particulares o walk in. Se prestará especial atención a los servicios complementarios incluidos en la reservación para evaluar si corresponde con la tarifa y el tipo de reserva, de encontrar algunas irregularidades el auditor deberá levantar el informe correspondiente y procederá a solventar la situación.

69

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Posteriormente tomará el reporte de chequeo de habitaciones, el cual fue realizado por el departamento de ama de llaves para cotejar que todas las habitaciones que se señalan ocupadas según el reporte de Ama de Llaves estén registradas en el sistema, a través de ésta revisión es posible verificar también si existe alguna habitación de salida que permanezca registrada como ocupada en el sistema. Luego de haber revisado el reporte de ama de llaves y solventados las discrepancias se procede al registro en el sistema de las noches de habitación o cargo de noches de habitación en donde el sistema aplica un cargo a cada una de los huéspedes registrados generando una venta de habitación del día y los impuestos derivados de ella. (ver reporte de cargo habitación). Este reporte es un ejemplo de la diversidad de información que son capaces de generar los sistemas de información hoteleros contemporáneos. Reporte de cargo habitación generado durante el proceso de auditoría nocturna. (Room Tax Posting)

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA HOTE L M OR IC HA L LA R GO

P A GE 1

Reporte

Tarifas Habitación

01J UL,02

N°Hab.

N°Folio

03:47:20 a.m.

Status Hab.Depart

1109 OD 2107

2117

2119 05J UL,0

02J UL,0

3106

3107 03J UL,0

04J UL,0

3113

4102 OR

05J UL,0

OR

COREA N COM P ANY

M EGA TECHNOLOGIES

HAM ILTEING

02J UL,0

2 ORIF IELD SINOVEN

13J UL,0

P ARTICULA R

1/ RA CK

11.625,00

97.500,00

15.112,50

73.500,00

11.392,50

94.500,00

14.647,50

73.500,00

11.392,50

67.500,00

10.462,50

73.500,00

11.392,50

73.500,00

11.392,50

66.000,00

10.230,00

100.000,00

15.500,00

KG

JS

DD

TC

11986 FUENTES, M ILAGROS

75.000,00

KG

HA L 1/

10.230,00

KG

CAM A RA DEL IM P ORTA DOR TC

COREA N COM P ANY

66.000,00

KG

CAM A RA DEL IM P ORTA DORES HA L

1/

11.392,50

DD

P DL

1/

73.500,00

DD

HA L

1/

11.392,50

JS

TC

1/

73.500,00

KG

TC

1/

0,00

KG

LUC

2/

COREA N COM P ANY

12096 ZHONG, CHURONG

4107

1/

2/

11561 A GIHOTRI, A M INTA

4105 OR

M EGA TECHNOLOGIES

10718 P AYEN, A LA N 02J UL,0

0

HA L

12007 GONZA LEZ, DAERGOF I 04J UL,0

OR

HAM ILTEING

Impuestos

KG

P DL 1/

Tarifa

KG

CI1 1/

NACIONA L OIL COORP

11744 M ORA , LA UREANO

3112 OR

NACIONA L OIL COORP

11650 CARDOZA , WILM ER

3109 OR

1/

12066 LIU SA N, HEN 02J UL,0

OR

1/

HOTEL M ORICHA L LARGO HU

12065 LU FUN, CHENG 02J UL,0

OR

Hab.

12004 A GOSTINO, P A BLITO

3103 OR

Cod. M ercado

11669 TORRENTE, SANTIA GO

2120 OR

Compañía

11992 FERNANDEZ, J OE 02J UL,0

OR

Tipo

12049 GRA NADO, RA FAEL 04J UL,0

OR

N°HUESP EDES

11456 FRA NCISCO, LOP EZ 20J UL,0

OR

Nombre del Huesped

KG

Comentario: Este tipo de reporte es originado por algunos sistemas en hotelería en el cual se puede apreciar el nombre del cliente, el segmento de mercado al que corresponde, el número de folio asignado, el número de la habitación que ocupa el huésped, entre otros detalles.

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Auditoria de Los Puntos de Ventas de Alimentos y Bebidas La auditoría de los puntos de A&B consiste en la exhaustiva revisión de los movimientos de los cajeros departamentales, las observaciones a realizar son las siguientes: -

Los consumos cargado as las habitaciones corresponden solo a consumos de huéspedes con crédito. Estos consumos deben tener la firma y nombre del huésped indicando su número de habitación.

-

El auditor nocturno verificará que los consumos que realiza un determinado cliente o huésped desde su habitación se hallan registrado en la habitación que corresponde; si al revisar se detecta algún error en el cargo, es decir si se cargo por error un consumo de un huésped a otro, el auditor nocturno debe aplicar antes del cierre de la auditoria la corrección pertinente.

-

Los consumos a cuentas por cobrar ciudad, deberán tener anexa la carta de autorización de la empresa con crédito, indicando la naturaleza del consumo a realizar.

-

Los consumos con forma de pago que genere movimiento de efectivo deberán verificar que cumplan con las normas de control interno del hotel.

-

Anexo a los soportes de las ventas del día, reportada por el cajero estará el resumen de ventas emitido por el sistema de alimentos y bebidas.

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

-

En el caso de trabajar con comandas el auditor nocturno verificará comanda por comanda que los productos indicados en la misma se hallan facturado y cobrado de una manera efectiva. De encontrar alguna novedad deberá dejar la nota correspondiente al auditor nocturno.

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

-

Por ultimo en la auditoría de los puntos de venta de A&B el auditor nocturno verificará que la sumatoria de los movimientos individuales de los cajeros departamentales cuadre con el reporte emitido por el sistema donde se señala, el total de las ventas por rubro y las forma de pago recibidas.

74

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Auditoria de las Ventas de los Departamentos Menores como: Teléfono, Lavandería, SPA – Club, Piscina La auditoría de las ventas de teléfonos se realiza imprimiendo los reportes de las ventas por este concepto con el cual debe verificar el sistema de teléfonos y el sistema de recepción, de haber diferencia, el auditor procederá a identificar y solventar la misma. La identificación de las diferencias se realizará de la manera que sigue: Se imprimirá el reporte del tarificador de teléfonos y se comparará con los reportes de las ventas totales registradas en el sistema de recepción, de encontrar discrepancia se conciliara una por una las llamadas cargadas a los folios de los huéspedes con la información suministrada por el tarificador de teléfonos, para determinar que llamada esta pendiente por cargar, posteriormente se procederá al registro de la llamada en la habitación que corresponda. La auditoría de lavandería es muy similar a la de los cargos de habitación en A&B, se debe verificar que los cargos se hallan registrado en las habitaciones correctas, que el descuento otorgado corresponda con el tipo de reservación, además de verificar que los clientes a quienes se les ha prestado el servicio tengan crédito en el hotel, la verificación se debe hacer con el reporte de servicio de lavandería que emite ama de llaves.

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Cod. Para Descuento

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Para la auditoría de las ventas del SPA-Club

deben observarse los controles

proforma de tickets vendidos por recepción y las mensualidades e inscripciones recibidas por el club durante el día, las cuales deberán estar posteadas en su folio correspondiente por el cajero de recepción que este de turno. El departamento del club realizará un informe del movimiento del día y lo remitirá al departamento de auditoría para su verificación con el movimiento de recepción para el posterior registro de las ventas.

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

P IS C IN A

P IS C IN A

HOTEL XXXX XXXXXX N IÑ O

HOTEL XXXX XXXXXX N IÑ O FECHA:

/

FECHA:

/

P IS C IN A

P IS C IN A

HOTEL XXXX XXXXXX ADULTO

HOTEL XXXX XXXXXX ADULTO /

/

P IS C IN A

CONTROL

FECHA:

/

FECHA:

/

/

/

P IS C IN A

CONTROL

CUADRE DE LOS IMPUESTOS DE LEY ATRIBUIBLES A LAS VENTAS: (IMPUESTO

AL

VALOR

AGREGADO

(IVA)

FONDO

PROMOCIÓN

Y

CAPACITACIÓN TURÍSTICA (FPCT) Una vez que se han registrado en la hoja de calculo las ventas del día se procederá a comparar el total de impuesto registrado en el sistema por los cajeros y recepcionistas con el cuadro control configurado en la hoja de auditoría; para la verificación de los impuestos que consiste en multiplicar el total de las ventas por lo porcentajes (%) de cada uno de los impuestos de ley (ver cuadre de impuestos hoja Auditoría), una vez cuadrados los impuestos en función a la venta registrada se procederá a la emisión del libro de venta del día para dar fiel cumplimiento a las disposiciones del reglamento de la Ley del I.V.A.

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

ALIM & BEB. HABITACIONES TELEFONOS CLUB LAVANDERIA OTHER I.HAB. GRAN TOTAL IMP. (AUD) DIF.IMPUESTOS

----------AUXILIAR CUADRE IMPUESTO / AUDITORIA-------DPTO.VTAS VTAS.NETAS I.V.A. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

F.P.C.T. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Auditoria del Reporte de Ama de Llaves y la Disponibilidad de Habitaciones Una de las funciones más relevantes que realiza el departamento de ama de llaves es la supervisión del status físico de las habitaciones, este trabajo es realizado por las supervisoras de piso y es un de los elementos más fuertes del control interno de un hotel. En el área de habitaciones el procedimiento consiste en un control de tipo perceptivo, tal como se señala a continuación: La supervisora de piso revisará habitación por habitación para verificar el status físico de las mismas y hará un reporte resumiendo el status de cada una de ellas, éste resumen indicará cuantas habitaciones están vacantes, limpias, ocupadas, de salida, en mantenimiento vacantes sucias y se enviará al departamento de auditoría. Posteriormente este reporte generado por el departamento de ama de llaves (reporte de ama de llaves) es comparado por el auditor con la información suministrada por el sistema, de esta manera se corrobora que todas las habitaciones ocupadas están correctamente registradas en el sistema y que no existan habitaciones vacantes por salida ó ck-out del huésped en el reporte ama de llaves, que no hayan sido dada de salida del sistema o no fueron cobradas; en términos hoteleros las dos situaciones planteadas anteriormente representan una discrepancia en el chequeo de Ama de llaves.

80

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

El control interno de las discrepancias es uno de los aspectos más revisados por los auditores externos cuando se realizan las auditorias financieras anuales para poder emitir opinión sobre la veracidad de los ingresos registrados, en función de que este chequeo es el que garantiza que efectivamente se hayan cobrado todas las habitaciones ocupadas físicamente, evitando así el riesgo de fraudes en el área.

Auditar Las Cuentas por Cobrar Los folios enviados a cuentas por cobrar ciudad deberán ser revisados por el auditor nocturno y garantizar que los saldos físicos correspondan con las transferencias indicadas en el sistema, éste procedimiento garantiza que no se van a generar diferencias en el auxiliar de cuentas por cobrar por errores en los folios, por otra parte el auditor nocturno observará las cartas soporte de las cuentas por cobrar y garantizará que corresponda a los clientes indicados y que el período de cobertura se ajuste a la estadía indicada en las folios de los huéspedes. HOTEL MORICHAL LARGO

Reporte Transferencia a Cuentas Por Cobrar Ciudad N° Folio

Cx/Room

0 0 0 0 12022 01/1115 12023 01/1117 Total

0 0 0 0

Time 6:12a.m. 6:35a.m. 6:44p.m. 5:00a.m. 5:12p.m. 5:13p.m.

01JUL,02 3:55 a.1./p.1.

Refererencia Chrg/Pymt ZHONG, CHURONG 125.897,00 PERÉZ, GIL 0,00 RIFALDO, ARMANDO 1.258.791,00 0 4.900.000,00 PERÉZ, GIL 2.207.205,00 0 2.906.880,00

CUENTAS X COBRAR

11.398.773,00

Com entario: Este reporte es el resum en de los folios de salidas, enviados a Cuentas por Cobrar Ciudad durantes las labores del día

81

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

CUADRE DE LA AUDITORIA DEL DÍA CON EL CUADRE DE LA CUENTA POR COBRAR A LOS HUÉSPEDES. Finalmente una vez revisados todos los movimientos del día, el auditor nocturno correrá el programa para el cargo de habitación a los folios de los clientes, la ejecución de este procedimiento indica el fin de la auditoría del día con lo cual se ejecutarán las opciones del sistema para cambiar la fecha del día. Posteriormente el auditor nocturno vaciará la información de ventas y formas de pago en la hoja de cálculo, para cuadrar el saldo de la cuentas por cobrar a los huéspedes. El saldo del día para la cuenta por cobrar a los huéspedes se obtiene de restar de las ventas totales los pagos totales recibidos incluyendo la cuenta por cobrar ciudad, la diferencia obtenida será el saldo de la cuenta por cobrar a los huéspedes. Cta. por Cobrar Huéspedes = Ventas (habitaciones + A&B +Otros Ingresos + Impuestos +Recargos por Servicio) – Pagos (efectivo + cheques + Cuentas por Cobrar Ciudad). El vaciado de la hoja de cálculo se realizará con los movimientos

auditados

durante la noche y posteriormente se compararán los resultados de la hoja de cálculo con el preliminar de auditoría emitido por el sistema. Una vez que el auditor nocturno ha concretado el cuadre de la hoja de auditoría con el preliminar se dice que la auditoria a sido cuadrada.

82

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

La Apertura de los Sobres de Remisión Los cajeros bien sea de recepción o de puntos de venta de A&B deberán cuadrar su movimiento del día según los reportes emitidos por el sistema al terminar su turno de trabajo, y deberán preparar el sobre de remisión en el cual depositarán todo el dinero en efectivo, cheques, moneda extranjera, y las tarjeta de débito y crédito que se hallan recibido de huéspedes y clientes durante su turno, el sobre una vez que se ha preparado y cuadrado se depositará en la caja fuerte destinada para tales fines en el área de recepción previo registro del mismo en el libro de seguridad, el cual estará avalado por un testigo del procedimiento. Al día siguiente el cajero general en compañía de un testigo abrirá la caja fuerte de la recepción para retirar la remesa del día anterior y procederá a abrir los sobres, verificando la correspondencia entre la información indicada en el libro y el contenido de la caja fuerte (ver sobre de remisión).

83

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA Sobre de Remisión para Recepción y Punto de Ventas

FECHA:

/

/

D E PA R TA M E N TO : C AJER O : TURNO : V EN TAS V EN TAS EGRESO SOBRAN TO TAL A

AM A PM A

E N E F E C T IV O E N T A R J E T A S D E C R E D IT O DE C AJA T E O / (F A LT A N T E ) R E M IT IR

B IL L E T E S :

M O NEDAS

M O N E D A E X TR A N JE R A D E P O S IT O S B A N C A R IO S

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

1 0 .0 0 0 ,° ° 5 .0 0 0 ,° ° 2 .0 0 0 ,° ° 1 .0 0 0 ,° ° 5 0 0 ,° ° 1 0 0 ,° ° 5 0 ,° ° 2 0 ,° ° 1 0 ,° ° 5 0 0 ,° ° 1 0 0 ,° ° 5 0 ,° ° 2 0 ,° ° 1 0 ,° °

C H E Q U E S R E C IB ID O S T O T A L E N E F E C T IV O

84

AM PM

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

El cajero general preparará una hoja de cálculo resumen de los sobres recibidos indicando nombre del cajero y el detalle del dinero recibido, especificando la forma de pago en la misma hoja de resumen el cajero detallará los depósitos bancarios a efectuar producto del dinero recibido, indicando el nombre del banco, el número de la cuenta bancaria, el monto a depositar y el número del comprobante del depósito. En el caso de las tarjetas de crédito recibidas el cajero general deberá tener especial cuidado de registrar en el resumen de la caja general las retenciones de comisiones bancarias y de I.S.L.R. aplicables a estas formas de pago para contabilizar en las cuentas de los bancos los depósitos netos después de restar las retenciones. Posterior a la preparación del resumen de caja general, se procederá a comparar los saldos de la caja general con la auditoria para determinar si los cajeros tienen sobrantes o faltantes, este procedimiento consiste en verificar el dinero recibido con la información suministrada por la auditoria nocturna.

Cálculo de Retenciones de ISLR Para el cálculo de las comisiones bancarias por este concepto se aplicará al importe total de las tarjetas de crédito recibidas en la remisión del día el porcentaje de retención que aplique según el tipo de tarjeta (las entidades financieras emisoras de las tarjetas de crédito tiene diferentes porcentajes por concepto de comisiones), es decir, si se recibe un total en tarjetas de crédito de Bs. 600.000,00 y el porcentaje de retención es de 4% la comisión a registrar por este concepto será de Bs. 24.000,00. Utilizando el mismo ejemplo anterior determinaremos el ISLR que será retenido por el banco, se recibimos en tarjetas de crédito Bs. 600.000,00 el % de retención que aplica es del 5%, lo que dará una retención de ISLR sobre el total de las tarjetas recibidas Bs. 30.000,00. En resumen por los Bs. 600.000,00 recibidos en el día, el banco acreditará a las cuentas del hotel el total 85

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

de Bs. 546.000,00. El asiento contable a registrar para contabilizar el deposito por tarjetas de crédito será: Se recibió Bs. 600.000,00 en tarjeta de crédito del banco de Ahorro. En la remisión del Día 14/06/02 ----------------------------------------X---------------------------------------------DB. Cta. Banco

546.000,00

DB. Cta. ISLR Ret. Tarjetas de Crédito

30.000,00

DB. Cta. Comisiones en Tarjeta Crédito

24.000,00

CR. Cta. caja

600.000

Para registrar el depósito por concepto de tarjetas de crédito correspondiente al día 14 de junio de 2002. Comentario: La cuentas de I.S.R.L. Retenido por tarjetas de crédito depositadas será una cuenta real o de balance general, dicha retención se tomará como un anticipo del ISRL por pagar producto de la renta del ejercicio económico una vez que haya sido cerrado. Por otro lado la cuenta de comisiones en tarjetas de crédito será una cuenta nominal o de

resultados y formará parte de las cuentas de gasto del

departamento de administración y gerencia del hotel Posterior a la preparación del resumen de caja general se procederá a comparar los saldos de la caja general con la auditoría, para determinar si los cajeros tienen sobrantes o faltantes en su remisión, este procedimiento consiste en verificar el dinero recibido con la información suministrada por la auditoría nocturna. Los cambios de moneda extranjera a los huéspedes del hotel por la moneda local (Bolivares) se harán según se explica a continuación: El cajero de recepción siguiendo las especificaciones de la contraloría del hotel para dichos 86

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

procedimientos efectuará el cambio solicitado a la tasa de cambio establecida, por ejemplo; El huésped de la Habitación 2314 desea cambiar $100 en moneda local (Bs). La tasa de cambio establecida por el hotel es de 1.200,00 Bs./$, por lo que el efectivo entregado al huésped deberá ser de Bs. 120.000,00 (100$ x 1200 Bs./$). En la remisión del día pueden ocurrir por este procedimiento dos situaciones: Caso 1° Si el cajero de recepción tiene movimiento en efectivo, tomará los bolívares de su movimiento para entregarlos al huésped y en sustitución del efectivo enviará los 100 dólares recibidos, por ejemplo La cajera Ma Fernández, cambia al señor Rojas de Habitación 2314 $100, según el movimiento de efectivo del día reportado por la auditoría ella recibió Bs. 1.500.000,00 Remisión recibida por caja general: (+)Efectivo

Bs.

(+)Monedas Extranjera Bs.

1.380.000,00 120.000,00 ($100 a 1.200,00 Bs./$)

__________________ Total Movimiento efectivo

1.500.000,00

(-) Según Auditoría

1.500.000,00

Diferencia

-0-

En esta operación se puede apreciar que la cajera compensa el efectivo entregado al cliente por el cambio de moneda con los dólares recibidos por este concepto, es oportuno indicar que para realizar los cambios de moneda extranjera el recepcionista deberá completar el formato para tales efectos y deberá estar firmado por el huésped y por el supervisor del área de recepción de turno, posteriormente será verificado por el auditor nocturno y el auditor de ingresos. 87

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Caso 2° Si el cajero de recepción tiene movimiento en efectivo, tomará los bolívares de su movimiento para entregarlos al huésped y en sustitución del efectivo enviará los 100 dólares recibidos, por ejemplo La cajera Ma Fernández, cambia al señor Rojas de Habitación 2314 $100, según el movimiento de efectivo del día reportado por la auditoría ella recibió Bs. 85.000,00 Remisión recibida por caja general: (+)Efectivo

Bs.

(+)Monedas Extranjera $

0,00 120.000,00 ($100 a 1.200,00 Bs./$)

__________________ Total Movimiento efectivo

120.000,00

(-) Según Auditoría

85.000,00

Diferencia

35.000,00

La diferencia que se observa con la comparación de auditoría es producto de que la cajera durante su turno de trabajo no recibió tanto efectivo como para compensar el cambio de moneda realizada y procedió a tomar de su fondo fijo de caja el total de Bs. 35.000,00 para completar el cambio de monedas, esta diferencia será compensada por el cajero general a través de una restitución de caja de recepción para completar el fondo del cajero que realizó la operación, es decir, el cajero de recepción generó un faltante en su fondo fijo para hacer el cambio al huésped y en el sobre de remisión se le indicará el monto a restituir por la operación antes señalada, dicha compensación deberá estar avalada por el auditor de ingresos del hotel y el contralor general.

88

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Informe Estadístico de la Auditoria de Ingresos y Asiento de Caja y Ventas del Día La auditoria de ingresos es la verificación

de las ventas totales del hotel

correspondientes a día anterior, para la verificación es importante que en la mañana el auditor de ingresos reciba toda la documentación soporte revisada por el auditor nocturno, junto con el reporte de ama de llaves y las

novedades

detectadas durante la noche por el auditor nocturno notificadas al auditor de ingresos a través del Look Book de auditoría. Es importante señalar que el departamento de auditoria deberá llevar controles de proforma o formatos preimpresos numerados como recibos de caja, de cambio de moneda, de salida de caja (Paid Out), de cargo varios o misceláneos, para garantizar un adecuado control interno de los ingresos del hotel. (Se anexan copia de las proformas para ilustrar este punto). Esta proforma corresponde al formato que deberá completar el recepcionista para realizar los cambio de moneda extranjera a los huéspedes del hotel, en todo momento la proforma deberá estar firmada por el huésped correspondiente. La comanda es la proforma utilizada por el personal de servicio de alimentos y bebidas para tomar las ordenes de los huéspedes y clientes del hotel Recibo Misceláneo, con este formato se registrará cualquier servicio prestado a los huéspedes o clientes del hotel de tipo extraordinario. Deberá estar firmado por el huésped y aprobado por los supervisores del departamento de recepción.

89

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

FEC HA D A TE N o m b re Nam e

H a b it o C u e n ta N ° R o o m o r A c c t. N °

E x p lic a c ió n : E x p la n a tio n

N O E S V R IB A S O B R E E S TA L IN E A - ( D O N O T W R ITE IN A D O B E S P A C E ) F irm a d o p o r: S ig n e d b y

C TA . M A Y O R

Con este formato se carga en la cuenta de cliente o huésped cualquier llamada o servicio de telecomunicación prestado por el hotel, que por una u otra razón no pudiera ser registrado de manera automáticas, como el caso de envío de fax, o la utilización del Internet.

FEC H A

F a v o r tr a s p a sa r e l m o n to d e la h a b ita c ió n P le a s e tra n s fe r a m o u n t o f ro o m A s c e n d e n te a la s u m a d e R e sin g to th e a m o u n t o f

B s.

Y c a rg a rlo a m i c u e n ta d e la h a b ita c ió n A n d c h a n g e it to m y a c c o u n t o f ro o m P R EPA R A D O

A PRO BA D O F IR M A H U E S P E D - G U E S T S IG N A TU R E

O R IG IN A L A U D ITO R

90

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Los sistemas de información del área de recepción permiten transferir de un folio a otro el movimiento total de la estadía de un huésped, para la realización de esta operación deberá estar aprobado por el huésped al cual se le transferirá el balance y en todos los casos esta operación será realizada por el gerente del área

El recibo de lavandería es la proforma en la cual se registran todas las ventas por este servicio en el cual se especifica el recargo por el servicio prestado y los impuesto gubernamentales correspondientes. El auditor de ingresos recibirá del auditor nocturno la hoja de cuadre de auditoría nocturna, con la cual preparará el resumen estadístico de las ventas del día a primera hora de la mañana, para ser enviada a la gerencia y al directorio del hotel, indicando el número de cubiertos, el total ventas de alimentos y bebidas por 91

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

puntos de ventas y turnos. Se incluirá

en le resumen de ventas el total de

habitaciones vendidas en números, en bolívares y por segmento de mercado. Por otra parte se indicarán los totales vendidos por los departamentos menores de Lavandería, SPA-Club, Teléfonos, entre otros. Para dar el carácter estadístico al reporte se deberá llevar el acumulado a la fecha para cada rubro del reporte y se establecerá la comparación del saldo con el año anterior para la misma fecha y la comparación con el presupuesto de venta del hotel (ver estadística de ventas), la preparación diaria de éste informe es fundamental para los procesos de toma de decisiones del directorio del hotel, ya que, permite hacer una evaluación progresiva de la gestión de ventas y de la producción de los clientes. Dentro de las consideraciones del reporte estadístico de ventas están: La disponibilidad de habitaciones: Es el número de habitaciones que posee el hotel para la venta, descontando las habitaciones ocupadas por el gerente sí este es el caso. El porcentaje de ocupación. Es la información más relevante del informe de auditoría de ingresos, ya que, indica la proporción de habitaciones ocupadas en función de la disponibilidad de las mismas, a continuación la formula para el cálculo de la misma: % Ocupación: N° Habitaciones Ocupadas % Ocupación =

-------------------------------------------- X 100 N° Habitaciones Disponibles

% de Doble Ocupación: N° Huéspedes – N° Habitaciones Ocupadas % Ocupación Doble =

----------------------------------------------------------- X 100 N° Habitaciones Disponibles 92

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Tarifa Promedio por Habitación Ocupada: Tarifa Promedio Ó

Total de Ventas de Habitaciones

Renta Promedio = -----------------------------------------------N° de Habitaciones Ocupadas Tarifa Promedio por Huésped Registrado: Tarifa Promedio Ó

Total de Ventas de Habitaciones

Renta Promedio Por Huésped = ------------------------------------------------N° de Huéspedes

Por otra parte el auditor de ingresos recibirá el resumen de caja general y procederá

al vaciado de la misma en la hoja de auditoría en las celdas

configuradas para tales efectos como lo son: Es el control del efectivo el saldo reportado como remitido por el cajero general, tiene su columna control que indicará si el cajero tiene algún tipo de discrepancia en la remisión del día; el control de la remisión de los movimientos en tarjetas de crédito y cheques se realizará mediante el control o cuadre del asiento de caja, que consiste en comparar la remisión del día por los conceptos antes mencionados contra la información contenida en la auditoría, de existir diferencias en el área de la hoja de auditoría que esta diseñada para la preparación del asiento de caja, no cuadrará en cero y deberá el auditor de ingresos determinar las causas del descuadre, la hoja de auditoria permitirá controlar las remisiones tanto de los cajeros de recepción como también de los puntos de ventas de A&B, de esta manera se prepara el asiento de caja del día, una vez que el auditor de ingresos a cuadrado la remisión en la hoja de auditoría se procederá a la impresión de los asientos de caja y de ventas. A continuación encontrarán los asientos de caja y ventas que se generan de la hoja de auditoria nocturna. 93

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA HOTEL MORICHAL LARGO ASIENTO DIARIO DE VENTAS

DIA: MES: AÑO:

DEBITOS A HUESPEDES

C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R.

000-30010 000-30003 500-75001 500-75002 500-75003 500-75004 500-75005 500-75006 600-75001 600-75002 600-75003 600-75004 600-75010 600-75011 600-75012 600-75013 600-75201 600-75202 600-75203 600-75301 600-75401 705-75001 705-75002 705-75003 705-75401 715-75001

TO TAL

RECEPCIO N

RECAP.REST .

F.P.C.T

0,00

0,00

0,00

I.V.A.

0,00

0,00

0,00

Hab. Rack

0,00

0,00

0,00

Hab. Corporativa

0,00

0,00

0,00

Hab. Grupos

0,00

0,00

0,00

Hab. Mayoristas

0,00

0,00

0,00

Hab. Otros

0,00

0,00

0,00

Hab. Rebajas y Desc.

0,00

0,00

0,00

Alimentos Banquetes

0,00

0,00

0,00

Alimentos Restaurante

0,00

0,00

0,00

Alimentos Bar

0,00

0,00

0,00

Alimentos Fuente de Soda Bebidas Banquetes

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Bebidas Restaurante

0,00

0,00

0,00

Bebidas Bar

0,00

0,00

0,00

Bebidas Fuente de Soda

0,00

0,00

0,00

Alq. Salón

0,00

0,00

0,00

Alq. Equip. Audiovisuales. Descorches

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Recargo por Servicio

0,00

0,00

0,00

Otros Ingresos

0,00

0,00

0,00

Tel. Vtas. Locales

0,00

0,00

0,00

Tel. Vtas. Nacionales

0,00

0,00

0,00

Tel. Vtas. Internacional

0,00

0,00

0,00

Tel. Otras Vtas. Teléfono

0,00

0,00

0,00

Derecho Piscina

0,00

0,00

0,00

94

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R. C R.

D B. D B. D B. D B. D B. D B.

715-75401 755-75001 755-75002 755-75003 755-75004 899-75001 899-75002 899-75003 899-75004 (A) 000-10001 000-10001 000-10001 000-10001 000-10001 000-10001 (B) C= (A)– (B)

Otros Ingresos Piscina

0,00

0,00

0,00

Aeróbicos

0,00

0,00

0,00

Gimnasio

0,00

0,00

0,00

Tenis

0,00

0,00

0,00

Otros Planes

0,00

0,00

0,00

Otros ingresos Alq. Locales Alq. Caja Seguridad

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Servicio de Lavandería

0,00

0,00

0,00

Ingresos Varios

0,00

0,00

0,00

Total Débitos 0,00 CREDITOS A HUESPEDES Cheques 0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Cuentas X Cobrar

0,00

0,00

0,00

Depósitos Bancarios

0,00

0,00

0,00

Efectivo

0,00

0,00

0,00

Tarjetas de Crédito (A)

0,00

0,00

0,00

Tarjeta de Crédito (B)

0,00

0,00

0,00

TOTAL CRED.A HUESP. HUESPEDES

0,00 0,00

0,00 0,00

0,00 0,00

95

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA HOTEL MORICHAL LARGO ASIENTO DIARIO DE CAJA DIA : MES : AÑO : CR.

000-100-01

Cheques

0,00

CR.

000-100-01

Depositos Bancarios

0,00

CR.

000-100-01

Efectivo

0,00

CR.

000-100-01

Tarjeta de Crédito (A)

0,00

CR.

000-100-01

Tarjeta de Crédito (B)

0,00

DB.

900-81-401

Comisiones en Tarjeta de Crédito

0,00

DB.

000-15-002

I.S.L.R Ret. TC (A)

0,00

DB.

000-15-003

I.S.L.R Ret. TC (B)

0,00

DB.

000-101-01

Banco Bag Internacional

0,00

DB.

000-101-02

Banco Local de Ahorro

0,00

DB.

000-101-03

Banco de Crédito y Descuento

0,00

DB.

000-101-01

Banco Bag Internacional (Tarjetas)

0,00

DB.

000-101-01

Banco Bag Internacional (Efectivo)

0,00

DB.

000-101-01

Banco Bag Internacional (Cheques)

0,00

DB.

000-100-02

Moneda Extranjera Recibida

0,00

TOTAL CAJA GENERAL.

0,00

Para la contabilización de los ingresos se utiliza la hoja de auditoría en la cual estarán indicados los números de cuentas a las que corresponden los diferentes ingresos para ser posteado en el sistema de contabilidad, una vez registradas las ventas de procederá a cuadrar los saldo de los mayores de ventas contra el acumulado al cierre del mes de la estadística, de existir disparidad entre los saldos se procederá al cuadre día por día de los registros de la contabilidad contra los reportes estadísticos de ventas emitidos durante el mes, es importante indicar que la auditoría de ingresos se realiza diariamente, lo que se traduce en un registro de contabilidad diario de ventas y caja. A continuación encontrará una hoja tipo de auditoria, un reporte tipo de segmentación de mercado, y un resumen estadístico de ventas, para 96

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

complementar la información antes mencionada y para permitir una visualización de los procesos que son factibles de implementarse en la actualidad a través de los sistemas de información de las diferentes dependencias del hotel.

Ejercicio integral de la unidad N°4 97

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

98

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

A continuación encontrará el detalle de las ventas de un hotel, según las especificaciones:

99

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA DIA

1

2

3

4

5

Ventas

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Ventas

3.147.830,00

3.213.195,00

4.264.712,00

5.088.275,00

4.570.690,00

Ventas

192.225,00

221.932,00

639.585,00

575.510,00

0,00

Ventas

0,00

0,00

101.468,00

0,00

0,00

Ventas

183.420,00

108.345,00

273.775,00

228.340,00

216.690,00

TELEFONOS

216.174,00

137.232,00

194.138,00

245.804,00

331.524,00

0,00

214.234,00

170.383,00

148.514,00

207.999,00

129.000,00

0,00

0,00

0,00

9.000,00

LA VANDERIA P ISCINA CLUB M ORICHA L OTRA S VENTA S

(168.000,00)

67.000,00

54.500,00

0,00

0,00

5.000,00

5.000,00

5.300,00

7.200,00

15.800,00

4.124.876,64

4.113.647,33

6.210.636,29

7.519.835,12

6.178.598,12

1) Haga los asientos correspondientes a las ventas, de los días indicados, con sus correspondientes traspasos a los libros mayores. 2) Considerando la siguiente información prepare los asientos de ventas correspondiente, para los movimientos de caja se encontró que el 30% de las ventas de alimentos y bebidas fue en efectivo, el 10% en cheques, el 25% en tarjeta de crédito, se envía a la cuenta por cobrar ciudad el 10% de la venta y el restante se contabilizó a la cuenta por cobrar de los huéspedes. 3) El registro de los otros ingresos del hotel incluyendo la venta de habitaciones se cancelaron tal como se indica: el 50% con cargo a la cuenta huésped, el 30% contra la cuenta por cobrar ciudad, y el resto la mitad fue en efectivo y la otra mitad se canceló con tarjeta de crédito 4) Determine el saldo final para cada cuenta de ventas.

5) En función de la información suministrada determine cuanto fue el 10% por servicio a pagar por día considerando que el recargo aplica para las ventas de 100

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

alimentos, bebidas y descorches. Realice los asientes correspondientes y sus traspasos al libro mayor. 6) Determine los impuestos a pagar en ventas si sabemos que el IVA en ventas tiene una alicuota de Bs. 14,5% y que el aporte al FPCT es del 1% sobre las ventas, realice los asientos correspondientes y sus traspasos al libro mayor. 7) Utilizando las formulas señaladas para hacer la estadística determine el porcentaje de ocupación del hotel para todos los días, teniendo en cuenta que para los días 1ero y 2do había 3 habitaciones ocupadas con el código de mercado uso casa, prepare el % de ocupación del hotel para el cierre del mes. 8) Determine el % de doble ocupación diaria que manejo el hotel y prepare el % de doble ocupación para el cierre del mes. 9) Señale cuál fue la tarifa promedio por segmento de mercado por día y cuál fue la tarifa promedio por segmento de mercado al cierre del mes. 10) Prepare cuál fue el consumo promedio al cierre del mes por punto de venta y por turno. 11) Prepare el reporte acumulado de las ventas de los días indicados, con los promedios de consumos, porcentaje de ocupación y doble ocupación.

UNIDAD N° V LOS ACTIVOS DE OPERACIÓN 101

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Antes de iniciar el tránsito a través de los activos de operación, daremos una revisión al departamento de costo y sus funciones dentro de la organización hotelera. El departamento de costo representa una de las dependencias de la contraloría del hotel, y dentro de las responsabilidades esta el manejo adecuado de los inventarios del almacén, la preparación de las reconciliaciones de costo de alimentos y bebidas, la preparación del resumen de gasto de los diferentes departamentos del hotel, la evaluación de los costos de producción del departamento de alimentos y bebidas, utilizando las recetas emitidas por el Chef, evaluar el costo de bebidas en los puntos de ventas a través de los inventarios continuos y la preparación de los reportes de costo potencial. Esta son algunas de las funciones del departamento de costo. La jefatura de costo tiene a su cargo un grupo de personas entre las que se encuentra el receptor de mercancía, el jefe y ayudante del almacén, el asistente de costo. Todas estas personas deberán en todo momento junto con el jefe del área velar por el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos establecidas por la gerencia y la contraloría del hotel, por otra parte los procedimientos deberán estar ajustado a las normas de calidad de manera tal que se garantice un adecuado manejo de los insumos custodiados por este departamento, en virtud de tener la responsabilidad de manipular alimentos y bebidas para el consumo humano; por otra parte el almacenamiento y manipulación de químicos para limpieza, lavandería, mantenimiento requiere del equipo de costo un alto sentido de la responsabilidad, la higiene y la seguridad.

Tipos de Inventario 102

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Dentro de los inventarios que usualmente encontraremos en un hotel están: INVENTARIOS DE A&B Corresponde a los stocks de artículos a ser utilizados por el departamento de cocina, bares y restaurantes, para dar servicio a los huéspedes, clientes y empleados del hotel. INVENTARIO DE COMESTIBLES O ALIMENTOS En esta cuenta de inventario se registrarán todas las compras de comestibles que serán utilizadas por el departamento de cocina del hotel, dentro de los que podemos mencionar carnes, frutas, verduras, entre otras. INVENTARIOS DE BEBIDAS En el inventario de bebidas se encuentran las compras de bebidas alcohólicas, refrescos, agua, entre otros, esto productos serán consumidos por huéspedes y empleados del hotel. INVENTARIOS DE SUMINISTROS Corresponde a los inventarios de los insumos o materiales de consumo necesarios para la operación del hotel como papel, materiales de escritorios, papelería impresas,

suministros

para

los

huéspedes,

mantenimiento del hotel, entre otros.

INVENTARIOS ARTÍCULOS DE ESCRITORIO 103

artículos

para

la

limpieza,

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Es el inventario donde se encuentran todos los artículos como lápices, bolígrafos, borradores, papel para sumadores, marcadores, papel para impresoras, papel para fotocopiadoras, entre otros. INVENTARIOS SUMINISTROS IMPRESOS En este inventario se contabilizan todas las compras de formatos preimpresos para ser utilizados por los diferentes dependencias del hotel. INVENTARIO DE SUMINISTROS HUÉSPEDES Este inventario corresponde a suministros que serán utilizados por los huéspedes en sus habitaciones, como: jabones, equipos desechables de afeitar, champú, cremas humectantes, entre otros. INVENTARIOS DE LIMPIEZA Corresponde a la existencia de suministros y materiales para la limpieza del hotel, tanto de habitaciones como las áreas de restaurantes, administrativas, etc. INVENTARIOS DE LAVANDERÍA En este inventario están todos los materiales a ser utilizados por el departamento de lavandería tanto químicos, como materiales inherentes a sus funciones.

INVENTARIOS DE MANTENIMIENTO 104

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Corresponde a la existencia de insumos para el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones del hotel, como son: materiales, cables, bombillos, herramientas, tornillos, lijas, brochas, rodillos para pintar, rodamientos, socates de diferentes tipos, entre otras. INVENTARIOS DE EQUIPOS OPERACIONALES El inventario de equipos de operación corresponde a los equipos necesarios para la operación del hotel y que en la mayoría de los casos no corresponde a artículos que se consuman, si no a insumos que se van deteriorando en función del uso, tal es el caso de la loza, la cristalería, la lencería o los uniformes, esto por citar alguno de ellos.

Al comprar o adquirir un activo se carga la cuenta de inventario y se acredita la cuenta del proveedor. La

manera de contabilizar el gasto de equipos

operacionales, sería el establecer una vida útil para estos activos de un año y una vez que se realiza la salida del almacén se procede a calcular la amortización del inventario en uso durante doce meses contra el gasto que corresponda, por ejemplo un grupo de lencería de A&B (Manteles), se les dió salida del inventario en Noviembre del año 2002, será amortizado durante doce meses, lo que quiere decir que se asume que su vida útil será hasta el mes de octubre del 2003, por este método la amortización del activo se realiza al costo al que fue incorporado al uso. Los inventarios a los cuales se les puede aplicar este método serán los que se mencionan a continuación:

Inventario de Loza Inventario de Cristalería 105

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Inventarios de Lencería habitaciones Inventarios de Lencería A&B Inventarios de Uniformes Inventario de Utensilios de Cocina Inventarios de Equipos Ejemplo del Cálculo de Amortización Se tiene un saldo de Inventario de Lencería de 15.000.000,00 En el mes de enero del 2002, se registro una salida del inventario según la requisición de almacén N° 2589 por Manteles Redondo Blancos de 15 Unid. A un costo de Bs. 35.000,oo C/U. El registro se hará tal como se señala a continuación: Se traspasa del inventario de almacén al inventario en uso; Saldo Inicial Almacén Lencería

Bs. 15.000.000,00

Saldo Inicial Lencería A&B en uso

Bs. 6.500.123,00

Saldo Inventario Lencería en contabilidad =

Bs. 21.500.123,00

(Saldo Inventario Inicial Ene-02) Registro salida almacén por

Bs.

525.000,00

(Este saldo traspasa del Inventario de almacén, al inventario en uso. Por lo que el saldo en contabilidad del inventario de lencería de A&B permanecerá igual). Amortización Saldo Salida Almacén

525.000,oo

Determinación del Gasto de Lencería = ----------------------------- = 43.750,oo; (ó amortización mensual)

12 mese

106

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Se asume que la lencería tendrá una vida útil de un año lo que quiere decir que a partir de la fecha de entrada al uso y hasta el mes de Diciembre del 2002 se estará amortizando esta salida de almacén. De haber nuevas salidas se tendrá bien establecido en la cédula de gasto de inventario las cuotas y los períodos hasta los cuales deberá amortizase cada salida registrada durante el año, en este ejemplo entonces deberá registrarse contra el gasto la cuota correspondiente al mes de Enero 2002, según el asiento que se sugiere: DB.

Gasto Lencería A&B 600-80-302

43.750,00

CR. Cta. Inventario Lencería A&B

43.750,00

Para registrar el gasto de lencería correspondiente al mes en Enero del 2002. El nuevo saldo del inventario después de la amortización y las salidas del almacén será tal como se señala a continuación Se traspasa del inventario de almacén el inventario en uso; Saldo Inicial Almacén Lencería

Bs. 14.475.000,00

Saldo Inicial Lencería A&B en uso

Bs. 6.981.373,00

Saldo Inventario Lencería en contabilidad =

Bs. 21.456.373,00

(Al cierre de Ene-02) La comprobación del registro realizado será tal como se señala a continuación; (+) Saldo Inventario Lencería Inicial Ene - 02 =

Bs. 21.500.123,00

(-) Saldo Inventario Lencería Final Ene - 02 =

Bs. 21.456.373,00

Diferencia es igual a la amortización del mes

Bs.

43.750,00

La diferenciación entre cada uno de los inventarios, viene dada por la utilidad que tienen. Los inventarios de alimentos y bebidas son considerados materias primas 107

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

para el proceso de transformación del hotel, en la industria hotelera el departamento de alimentos y bebidas es el único departamento que transforma materia prima, en productos para el consumo de los huéspedes, clientes y empleados del hotel, el consumo de los stocks de almacén de alimentos y bebidas son considerado un costo y no un gasto. Caso contrario ocurre con los inventarios de suministros por ejemplo de papelería, impresos, suministros huéspedes, entre otros, en los cuales las salidas del almacén son cargadas directamente al gasto del departamento que hace la solicitud del suministro. Por ejemplo una salida de almacén del inventario de artículos de escritorio se registrará tal como se señala a continuación: El almacén general recibe una requisición del la contraloría el que solicitan, 2 resmas de papel bond base 20, 13 resaltadores de colores, 5 rollos de papel para sumadoras, 2 toner para impresoras, entre otros. El número de la requisición es 1589. El asiento sugerido es: -------------------------------------------X-----------------------------------------------DB. Cta. Gasto Art. Escritorio Admón y Gerencia CR. Cta. Inventario Art. Escritorio

350.589,00 350.589,00

Para contabilizar la salida del Inventario de artículos de escritorio requisición N° 1589. Se anexa cuadre del gasto de Art. Escritorio, donde se refleja que la salida de este cuadre forma parte de los asiento de contabilidad. El asiento generado es tal como se señala a continuación:

Ejemplo: DB. Gasto Art. Escritorio del Dpto.

XXXX 108

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

CR. Inv. Art. Escritorio

XXX

Para contabilizar el gasto del mes Ene-02,Suministro de Escritorio.

Departamentos

Ene-02

Feb-02

Inventario Inicial Compras del Mes

5.935.807,25 5.806.991,69 1.159.340,04 3.276.533,97

Mar-02 5.442.932,36 2.839.348,16

Gasto del Mes Habitaciones A&B Club - SPA Gerencia & Admón. Mantenimiento Recursos Humanos Lavandería Teléfonos Ventas y Mercadeo Total salidas

158.214,00 58.375,00 91.824,00 738.807,00 15.362,00 19.514,00 10.587,00 39.028,00 156.444,60 1.288.155,60

711.963,00 262.687,50 413.208,00 1.477.614,00 69.129,00 87.813,00 31.761,00 117.084,00 469.333,80 3.640.593,30

632.856,00 233.500,00 367.296,00 1.266.526,29 61.448,00 78.056,00 26.467,50 97.570,00 391.111,50 3.154.831,29

Crédito a la Cuenta de Inventario 5.806.991,69 5.442.932,36 Inventario Final

5.127.449,23

Las compras o entradas al inventario de algún insumo o suministro se puede expresara través del ciclo de necesidades: La necesidad de restablecer el stock de un artículo del inventario trae como consecuencia que el jefe o encargado del almacén conjuntamente con el jefe de costo y haga la solicitud del artículo en particular, esta solicitud se hace en el formato de Solicitud de Compra de Hotel. La solicitud es entregada al departamento de compras para que realice las gestiones pertinentes, como son solicitar las cotizaciones del producto a los diferentes proveedores. Este requerimiento es sometido a la aprobación del contralor general y de la gerencia del hotel, quienes le darán el visto bueno a la cotización que mejor se ajuste a los requerimientos de calidad y precios; posteriormente el departamento de compras preparará la orden de compra, a nombre del proveedor que ganó la cotización, para nuevamente ser remitida al departamento de contraloría y a la gerencia general para su aprobación. Una vez aprobado se realizará la solicitud formal al 109

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proveedor del insumo. Es importante señalar que la orden de compra es el documento que obligue al hotel a cumplir con el pago de la factura una vez recibida la mercancía. Al reportar el receptor de mercancía la entrada del articulo deberá tener copia de la orden de compra para verificar que la mercancía se ajuste a los requerimientos establecidos en la orden de compra, tanto en calidad y precios; una vez verificada la compra se le dará formal entrada al almacén correspondiente. Las gestiones del departamento de compra serán explicadas detalladamente en la unidad N° 6.

EL COSTO DEL DEPARTAMENTO DE A&B En la organización hotelera como en cualquier otra empresa durante el proceso de transformación de la materia prima es de fundamental importancia la determinación de los costos de producción, para poder evaluar de manera objetiva los resultados obtenidos en un momento dado. Esta información servirá de sustento al momento de tomar cualquier decisión que este relacionado con el proceso productivo en el área de alimentos y bebidas: En la industria hotelera, es común encontrar estándares de costo de ventas en los que se considera un costo 34% para el costo alimentos y 25% de costo para bebidas. De acuerdo a la bibliografía consultada es posible obtener variaciones hasta 5 puntos porcentuales entre un mes y otro, pero por regla general el departamento de costo deberá determinar sus causas. Por otra parte el porcentaje de costo al que se hace referencia, es el costo neto, el cual se obtiene de restar del costo bruto los importes de alimentos y bebidas que se hallan utilizado en la preparación de la comida del personal, este registro se conoce como crédito al costo de alimentos, y su contra partida será el gasto de comida para el personal. Este tratamiento contable aplica también para el costo de ventas de bebidas en cuyo caso se descontara del costo bruto, todos aquellos consumos de inventario de bebidas que corresponda al gasto del hotel, por ejemplo; el Cóctel de bienvenida de los hoteles 110

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

turísticos, o los tragos otorgados por la casa en una promoción de algún bar, bajo la figura de happy hour u hora feliz. Dentro de los créditos al costo de alimentos encontraremos; comida empleados, atenciones VIP, atenciones de gerencia, degustación, pasapalos al bar, alimentos al bar, promociones en ventas, entre otras. Dentro de los créditos al costo de bebidas encontraremos; bebidas empleados, mermas y roturas, agua a oficinas, tragos de bienvenida, bebidas para cocinar, aguas para habitaciones, entre otras.

Reconciliación de Costo Inventario: En la reconciliación de costo tanto alimentos y bebidas se consideran dos tipos de inventarios, el inventario del almacén y el inventario de puntos de ventas (bares y cocina), este ultimo corresponde a todas las existencia de materias prima que están en los puntos de ventas para el momento de la toma física de los inventarios, en otras palabras todos aquellos productos o insumos que no han sido vendido como por ejemplo los stock de bebidas de los bares, o los postres preparados en las pastelería, las carnes congeladas en las cavas de la cocina, las frutas y hortalizas en stock en la cocina, entre otros. En la reconciliación de costo deberá considerarse los saldos de inventario tanto del almacén como de los puntos de ventas, teniendo presente el inventario inicial y final para ambos casos. Las compras: Corresponde al saldo neto (sin impuestos), correspondientes a las compras de los insumos (alimentos y bebidas), el cual al sumarlo con el saldo de los inventarios iniciales de almacén y puntos de ventas (cocina y bares) da como 111

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resultado el inventario disponible del hotel para cada unos de los rubros de alimentos y bebidas. Costo Bruto: El costo bruto de alimentos o bebidas es el resultado de restar del disponible el inventario final de almacén y de punto de ventas, bien sea de alimentos o de bebidas, el resultado de la resta es la cantidad de insumo consumido en las actividades del hotel para el período en estudio. Créditos al Costo: Los créditos al costo corresponden al consumo del inventario de alimentos o bebidas, que corresponde a los gastos del hotel, como por ejemplo; la comida para el personal, las degustaciones del departamento de mercadeo, los almuerzo en cortesía a los gerentes de empresas con las que mantienen relaciones comerciales. Este saldo deberá ser restado del costo bruto para saber realmente cuanto fue el costo de las materias primas utilizadas en el proceso de ventas del hotel. Costo Neto: El costo neto es el saldo total correspondiente a lo consumido en materia prima en alimentos o bebidas producto de las ventas del mes. El Porcentaje de Costo (%): Es la relación porcentual que existe entre las ventas totales registradas bien sea en alimentos o bebidas con relación al costo neto para cada uno de esto inventarios. A continuación le ejemplificaremos a través de la reconciliación de costo, el cálculos del costo de alimentos para un mes en particular:

112

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA Hotel Morichal Largo Reconciliación de Costo Alimentos Fecha: Enero 2002 Inv. Inicial Almancen General Cocina Total InV. Inicial (+) Compras Disponible

26.169.625,10 5.835.526,26 32.005.151,36 25.028.353,54 57.033.504,90

(-)Inv. Final Almancen General Cocina Total InV. Inicial

22.610.444,87 5.139.013,02 27.749.457,89

Costo Bruto Cod. Cta. 930-60-751 915-81-312 900-81-312 600-81-311 600-81-315 600-81-316

29.284.047,01 Credito al Costo. Comida Empleados Atenciones VIP Atenciones Gerencia Desgustación Pasapalos al Bar Promociones en Ventas

6.828.862,84 147.061,60 110.151,40 64.453,55 96.238,85 483.241,87

Total Créditos al Costo

7.730.010,11

Costo Neto

21.554.036,90

Total Ventas Registradas en el Mes Enero-02

61.582.962,56

% Costo del mes

35%

A continuación le ejemplificaremos a través de la reconciliación de costo, el cálculos del costo de bebidas para un mes en particular: 113

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA Hotel Morichal Largo Reconciliación de Costo Bebidas Fecha: Enero 2002 Inv. Inicial Almancen General Cocina Total InV. Inicial (+) Compras Disponible (-)Inv. Final Almancen General Cocina Total InV. Inicial

11.561.415,00 2.347.438,00 13.908.853,00 2.656.115,00 16.564.968,00

10.472.348,00 2.104.472,00 12.576.820,00

Costo Bruto Cod. Cta. 930-60-751 915-81-312 900-81-312 600-81-317 830-60-751 500-81-306 500-81-314 600-80-101

3.988.148,00 Credito al Costo. Bebida Empleados Atenciones VIP Atenciones Gerencia Mermas y Roturas Agua a Oficina Agua Habitaciones Tragos de Bienvenida Bebidsa para Cocinar

138.250,00 57.832,00 110.151,40 89.563,00 96.238,85 483.241,87 150.897,00 96.238,85

Total Créditos al Costo

1.222.412,97

Costo Neto

2.765.735,03

Total Ventas Registradas en el Mes Enero-02

11.062.940,12

% Costop del mes

25%

114

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Ejercicio Inventario de Costo de A&B Se nos suministra la siguiente información para determinar el costo bruto, y el costo neto, y los % de costo para los meses que se señalan y la preparación de la reconciliación de costo de A&B, correspondientes: HOTEL MORICHAL LARGO EJERCICIOS RECONCILIACION DE ALIMENTOS DETALLE

ENERO

FEBRERO

MARZO

INVENTARIO INICIAL

32.005.151,35

27.749.456,89

26.358.093,39

(+) COMPRAS

25.028.353,54

23.842.284,62

29.347.992,88

INVENTARIO FINAL

27.749.457,89

26.358.093,39

29.269.631,95

8.311.882,85

7.420.495,98

8.958.259,58

96.238,85

87.974,96

111.717,60

ATENCIONES VENTAS Y MERCADEO PROMOCION EN VENTAS

195.945,89

470.756,75

394.008,31

382.974,30

341.910,00

0,00

PASAPALOS AL BAR

147.061,60

161.682,60

120.423,30

ALIMENTOS AL BAR

179.773,06

354.466,25

378.869,36

MERMAS

0,00

9.575,02

80.259,00

CONSUMO SUPLIDORES

0,00

98.122,50

0,00

9.313.876,55

8.944.984,06

10.043.537,15

59.294.136,76

46.425.505,31

47.287.649,76

COMIDA EMPLEADOS COMIDA SERVICIO MEDICO

TOTAL CREDITO AL COSTO VENTAS NETAS

HOTEL MORICHAL LARGO RECONCILIACION DE BEBIDAS DETALLE TOTAL INVENTARIO INICIAL COMPRAS INVENTARIO FINAL

ENERO

FEBRERO

13.908.854,14

12.576.821,44

2.656.115,00

4.804.854,95

12.576.821,44

12.663.854,85

259.384,81

373.564,85

CREDIT CRÉDITOS AL COSTO BEBIDAS EMPLEADOS BEBIDAS PARA COCINAR

57.832,39

97.017,44

ATENCIONES VENTAS Y MERCADEO

332.129,52

296.507,85

HAPPY HOURS

203.010,50

170.405,25

BEBIDAS COFFE BREAK

6.550,08

0,00

287.529,73

258.996,00

TOTAL CREDITOS AL COSTO

1.146.437,03

1.196.491,39

COSTOS TOTAL BEBIDAS

2.538.749,54

3.120.039,09

10.398.728,00

12.658.356,00

AGUA PARA HABITACIONES

VENTAS NETAS

UNIDAD N° VI 115

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

LAS CUENTAS POR PAGAR - LAS CUENTAS POR COBRAR

LAS CUENTAS POR PAGAR Las cuentas por pagar del hotel representan las obligaciones con terceros que tiene el hotel, es importante señalar que en la hotelería no se utiliza la cuenta compras como tal para registrar las adquisiciones, en virtud de que, se aplica el método del inventario perpetuo y por tanto todas las compras se asientan como entradas al inventario, el asiento tipo será DB: Inventario

XXX

CR: Cuentas por Pagar

XXX

Las cuentas por pagar se controlan por medio del reporte emitido por el sistema de Análisis de Vencimiento de Cuentas por Pagar, el mencionado reporte tiene la particularidad de funcionar como el libro auxiliar, presentado los saldos por pagar a los diferentes proveedores y suplidores de hotel por nombre del proveedor, número de factura, monto a pagar y antigüedad de la factura, lo que permite un adecuado control sobre las cunetas por pagar, permitiendo hacer una programación efectiva de los pagos, en función de la antigüedad que presenta un proveedor en un momento determinado, por otra parte el control de los pagos con el análisis de vencimiento evitará cancelar las facturas antes de su fecha de vencimiento, a su vez

permite monitorear los saldos de los proveedores con

regularidad. El saldo total a análisis de vencimiento será, el saldo de la cuenta por pagar a proveedores del balance general. Es importante destacar las cuentas por pagar en hotelería por ello se deben mencionar la relevancia de las gestiones de compras y todas sus implicaciones. Para el hotel es sumamente importante este departamento puesto que, la calidad 116

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

de los servicios ofrecidos depende en gran parte de los productos y equipos que se compren. Dentro de las funciones del departamento de compras esta: Proveer de los alimentos, bebidas y suministros que requiera el hotel para su operación, las compras deberán hacerse en función de la calidad y mejor costo de manera oportuna. El departamento de compras debe conocer las ventajas y desventajas de los proveedores y sus productos. Participa en el establecimiento de los máximos y mínimos de las existencias del almacén. El procedimiento de compras de una empresa hotelera tiene sus particularidades, la compra de productos perecederos (carnes, huevos, pescados, mariscos, legumbres, entre otros), deberán ajustarse a las necesidades del hotel, para la adquisición de esto insumos el encargado de las compras deberán estar acompañado por el Chef, Sous Chef, o algún supervisor de la cocina que garantice la calidad de los productos comprados. El departamento de costo por intermedio de la receptoría de mercancía, recibirá las compras y verificará que se trate de los productos solicitados éstos deben estar ajustados a los requerimientos establecidos en las solicitudes de las diferentes dependencias del hotel y en lo que respecta a calidad, cantidad, tipo de insumo recibido, la receptoría deberá pesar, contar, observar los precios facturados los cuales deben ajustarse a los señalados en la orden de compra. Una vez que se realiza la verificación por parte del departamento de costo, es remitido al departamento de contabilidad la factura recibida deberá estar sellada por costo dando el acuse de recibo de los artículos, nuevamente el departamento o encargado de las cuentas por pagar verifica la facturas, las solicitudes u ordenes para las compras, para posteriormente se pasada a la aprobación del contralor 117

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

general, quien dará el visto bueno para que se contabilice en la cuenta de inventario que le corresponda. La contabilización de la factura se realizará con carga a la cuenta de inventario correspondiente y cargo al IVA pagado en compras, si aplica, y con crédito a la cuenta por pagar del proveedor. Para el cuadre al cierre del mes de las cuentas por pagar se consideran algunos elementos, como lo son las conciliaciones de las compras del mes contra las entradas al inventario, por otra parte, existe otra contrapartida para él cuadre como lo es el cierre de los inventarios, si el departamento de cuentas por pagar se equivoca en la contabilización y registro de las entradas al inventario difícilmente el inventario final que arrojara el sistema cuadrará con el inventario físico. Por otra parte el departamento de cuentas por pagar deberá emitir a través del sistema el libro de compras el cual es una recopilación de todas las facturas exenta y gravables por el impuesto al valor agregado, a la base gravable del libro se aplicará el porcentaje del IVA que corresponda, el resultado obtenido deberá cuadrar con el IVA registrado en contabilidad. Para cancelar el IVA del mes se deberá hacer el siguiente procedimiento: 

Se cuadrará el IVA contabilizado por pagar en ventas, el cuadre del IVA en ventas se realiza diariamente por el departamento de auditoría. El IVA en venta es considerado como un crédito fiscal, lo que quiere decir una cuenta por pagar al SENIAT.



Se cuadra el IVA contabilizado como IVA pagado en compras, según el libro de compras el cuadra I.N.C.E es realizado por el departamento de 118

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

cuentas por pagar. Este saldo es un débito fiscal, en otras palabras es considerado como un anticipo del IVA por pagar en ventas.  

3) Tomando como referencia la información suministrada en (1) y (2), el IVA por pagar de un mes cualquiera será el resultado de restar el monto total del libro de ventas, menos el monto total del libro de compras. I.V.A. a Pagar en el mes

= IVA por Pagar Ventas – IVA pagado en

Compras O lo que es igual decir; (+) Saldo del impuesto libro de Ventas (-) ( Saldo del Impuesto Libro de Compras) _________________________________________ Cálculo del I.V.A. a Pagar = I.V.A. Por Pagar en el Mes

119

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Dentro de otras de las obligaciones legales del hotel esta la cancelación del1% sobres las ventas del mes (este % se recarga en las facturas de ventas), este tasa impositiva se cancelará como una contribución al Fondo Nacional de Promoción y Capacitación Turística. El cuadre del FPCT deberá realizarlo el departamento de auditoría a diario, y la verificación del mismo se realizará al multiplicar el total de las ventas contabilizadas por el 1%, el producto resultante deberá en todo momento ser igual al FPCT registrado por pagar por el departamento de auditoría. HOTEL MORICHAL LARGO FPCT 1% Por Pagar Ene-02 Total Ventas Registradas en el Mes Alojamiento Bs.

135.000.000,00

Alimentos en restaurante Bs.

35.987.010,00

Alimentos en Bar Bs.

15.858.980,00

Alimentos en Fuente de Sodas Bs.

12.000.000,00

Alimentos Banquetes Bs.

16.769.367,00

Bebidas restaurante Bs.

17.993.505,00

Bebidas bares Bs.

15.858.980,00

Teléfonos Larga distancia Bs.

2.025.000,00

Teléfonos Locales Bs.

539.805,15

Derecho Piscina Bs.

6.750.000,00

Club - SPA Bs.

6.750.000,00

Servicio Lavandería Bs.

17.693.400,00

Total Ventas (Base Gravable)

283.226.047,15

Calculado FPCT por pagar en Ventas (1%) Bs. Por Pagar Según las Ventas.

2.832.260,47

Continuando con los deberes formales del hotel, el pago del I.S.L.R. retenido es uno de ellos, el cual se aplicará apegado a las disposiciones de la ley, dentro de las retenciones aplicadas están las que se hacen por los abonos en cuanta a proveedores y a las personas naturales bien sea empleados, o aquellas que hallan prestado sus servicios en el hotel, en este caso se considera para aplicar las retenciones de I.S.L.R. lo establecido en el reglamento de retenciones de la Ley de I.S.L.R. 120

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

El asiento sugerido para tales efectos será como se indica a continuación. ------------------------------------X----------------------------------------------DB. Cta. Por Pagar Proveedor

XXX

CR. Cta. Banco

XXX

CR. Cta. ISLR Retenido Proveedores

XXX

Las retenciones realizadas a las personas jurídicas se cancelarán en la planilla o forma N° 13 y las retenciones de personas naturales en la forma N° 11, siempre 121

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

dentro del plazo establecido para entregar este impuesto (dentro de los primeros tres días hábiles de cada mes siguientes a la fecha de la retención).

Generalidades del Pago de Nomina del Hotel El pago de nómina es la cancelación a los trabajadores de su salario por los servicios prestados, la cual se divide en dos grandes aspectos: a) Asignaciones. b) Deducciones Algunas de las asignaciones son: -

Días Trabajados

-

Horas Extraordinarias

-

Días Feriados

-

Día de descanso

-

Comisiones

-

Porcentaje por servicio (10%)

-

Vacaciones

-

Utilidades

-

Fideicomisos

Uno de los aspectos más relevantes a mencionar es la cancelación del 10% por servicio. El porcentaje por servicio es el recargo habitual que se realiza en las facturas de huéspedes y clientes del hotel por las ventas de alimentos y bebidas, el registro del 10% por pagar en contabilidad es responsabilidad del departamento de auditoría. La cancelación del porcentaje por pagar se realiza a través del pago de nómina. La cancelación del porcentaje se realiza siguiendo los lineamientos que se indican a continuación: 122

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Para hacer la distribución los hoteles acostumbran a asignar un puntaje diferente a cada rango de la brigada de servicio. Por ejemplo Un

Jefe Restaurante

5

puntos.

Total puntos = 5

Tres Capitanes

3

puntos

Total puntos = 9

10

Mesoneros

2

puntos

Total puntos = 20

8

Ayudantes

1.5

puntos

Total puntos = 12

10

Cocina y Utilería

0.5

puntos

Total puntos = 5

5

Cajeros Departamentales 0.5

puntos

Total puntos = 2,5 ------------Total puntos = 53,5

Para calcular la cantidad que le corresponda a cada empleados de la brigada del servicio se aplicará la siguiente formula Total de 10% a Pagar -------------------------------------------------- = Valor del Punto Suma total de Puntos de la Brigada La constante obtenida o valor del punto se multiplicara por el total de puntos que posea el empleado.

Ejemplo: El departamento de auditoría reporta unas ventas totales netas de: 123

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Alimentos:

15.000.000,oo

Bebidas

8.500.000,oo --------------------------------

Total ventas =

23.500.000,oo

10% servicio = 10% del Total Ventas Netas = 2.350.000,oo Utilizando la fórmula anterior tendríamos al valor del punto en: Total % a pagar -------------------------------- = Valor del Punto N° Total Puntos Brigada 2.350.000,oo ---------------------- = 43.925,23 53,5 Así tendríamos que el pago por empleado por concepto de 10% de servicio seria tal como se indica

Cuadro Analítico para el pago por nómina del 10% por Servicio Rango N° Puntos Valor Punto N°Empleados Total aPagar Jefe Restaurante 5 43.925,23 1 219.626,15 Capitán 3 43.925,23 3 395.327,07 Mesoneros 2 43.925,23 10 878.504,60 Ayudante M. 1,5 43.925,23 8 527.102,76 Cocina/Utilería 0,5 43.925,23 10 219.626,15 CaJa Departam. 0,5 43.925,23 5 109.813,27 Total 10% a Pagar Por Nómina 2.350.000,00 10 % Registrado pot Auditoria en ventas 2.350.000,00 Control (0,00)

124

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Algunas de las deducciones son: Seguro Social obligatorio Seguro Paro Forzoso Ley de Política Habitacional Impuesto Sobre la Renta Para el cálculo de las deducciones se debe tomar en función al salario normal del trabajador el cual esta definido en la Ley Orgánica del Trabajo en el Art. 133 que: Es la remuneración devengada por el trabajador en forma regular y permanente por la prestación de sus servicios. Quedando por lo tanto, excluido del mismo las prestaciones de antigüedad y las que la ley considera que no tienen carácter salarial, tal como lo dispone el artículo 133 parágrafo segundo de la Ley Orgánica del Trabajo.

Cotización Seguro Social Corresponde a las retenciones realizadas a los trabajadores según lo establece el Reglamento de la Ley del Seguro Social, en sus artículos: Art. 58 Los trabajadores deberán ser inscritos en el S.S.O. dentro de los tres días hábiles inmediatos siguientes al comienzo de su actividad, mediante el formulario 14-02. En la casilla del formulario 14-02, deberá indicarse el salario semanal de cotización. 125

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Cálculo del salario semanal de cotización a trabajadores con remuneración mensual; Según el Artículo 98 del Reglamento de ley del Seguro Social se realizará tal como se indica Sueldo mensual X 12 meses Salario Semanal =

---------------------------------------------52 Semanas

El Art. 98 del reglamento estable que el salario máximo sobre el cual podrá cotizar un trabajador será el equivalente a 5 salarios mínimos mensuales. Calculo del salario semanal de cotización a trabajadores con remuneración diaria; Según el Art. 99 del Reglamento de ley del Seguro Social se realizará tal como se indica, Salario semanal de cotización = salario diario X 7 días. Calculo de la cotización la Seguro Social (S.S.O.) Según el Art. 109 del Reglamento de Ley del Seguro Social, la base de calculo de la cotización va a depender del riesgo en el cual haya sido clasificada la empresa, la tarifa será tal como se señala:

Art. 109 Riesgo Mínimo Medio Máximo

TARIFA Patrono Asegurado 9% 4% 10% 4% 11% 4%

126

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

En lo que respecta a la cotización del trabajador se generará un asiento en contabilidad tal como se señala a continuación Asiento N° 1 (Por cotización Empleado) DB. Cta. Nómina Pagada

4% (Base de Cálculo de Cotización S.S.O.)

CR. Cta. SSO por Pagar

4% (Base de Cálculo de Cotización S.S.O.)

Para contabilizar la Cta. por Pagar S.S.O. por cotización del empleado. Asiento N° 2 (Por cotización del Patrono) DB. Cta. Gasto de S.S.O.

% (Base de Cálculo de Cotización), según el

riesgo. CR. Cta. Por Pagar S.S.O.

% (Base de Cálculo de Cotización), según el

riesgo. Para contabilizar al gasto y a la cuenta por pagar, la cotización mensual de S.S.O. correspondiente al mes.

Seguro de Paro Forzoso (S.P.F.) Según lo establecido en el Reglamento de Ley del Seguro Social a la Contingencia de Paro Forzoso; la cotización será tal como se señala: Los trabajadores; aportarán el 0.50%, calculado sobre el salario de cotización al Seguro Social. El patrono; cotizará el 1,70%, también calculado sobre el salario de cotización Seguro Social. 127

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

En lo que respecta a la cotización del trabajador se genera un asiento en contabilidad tal como se señala a continuación: Asiento N° 1 (Por cotización Empleado) DB. Cta. Nómina Pagadas

0,5% (Base de Calculo de Cotización S.S.O.)

CR. Cta. S.P.F. por Pagar

0,5% (Base de Calculo de Cotización S.S.O.)

Para contabilizar la Cta. por Pagar S.P.F. por cotización del empleado. Asiento N° 2 (Por cotización del Patrono) DB. Cta. Gasto de S.P.F.

% (Base de Calculo de Cotización S.S.O), según el

riesgo. CR. Cta. Por Pagar S.P.F.

% (Base de Calculo de Cotización S.S.O.), según el

riesgo. Para contabilizar al gasto y a la cuenta por pagar, la cotización mensual de S.P.F. correspondiente al mes.

Ley de Ahorro Habitacional (L.P.H.) El artículo 17 de esta ley establece, que los aporte serán tal como se señala a continuación: Trabajadores: El aporte del trabajador será del 1%, se calcula sobre la remuneración mensual. 128

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Patrono: El patrono aportará el 2% de lo erogado por concepto de remuneración mensual. Asiento N° 1 (Por cotización Empleado) DB. Cta. Nómina Pagadas

1% (De la remuneración mensual)

CR. Cta. L.P.H por Pagar

1% (De la remuneración mensual)

Para contabilizar la Cta. por Pagar L.P.H. por cotización del empleado. Asiento N° 2 (Por cotización del Patrono) DB. Cta. Gasto de L.P.H.

2% (De la remuneración mensual)

CR. Cta. Por Pagar L.P.H.

2% (De la remuneración mensual)

Para contabilizar al gasto y a la cuenta por pagar, la cotización mensual de L.P.H. correspondiente al mes. La ley Orgánica del Trabajo establece el pago de vacaciones, utilidades, fideicomisos a los trabajadores, estas disposiciones pueden variar en función de las convenciones colectivas celebradas en las diferentes empresas, entre los patronos y los diferentes sindicatos o agrupaciones de trabajadores; pero en ningún caso podrán estar por debajo o desmejorar lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo (L.O.T). El pago de las vacaciones, fideicomisos, utilidades se realizarán siguiendo las especificaciones de la Ley Orgánica del Trabajo para tales efectos. El departamento de recursos humanos, nómina y contabilidad deberán establecer a través de los sistemas de nómina los cálculos pertinentes a las vacaciones, fideicomiso y utilidades causadas mensualmente con la finalidad de registrarlas 129

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

contra el gasto correspondiente, la contrapartida del mencionado registro será la cuenta de pasivo correspondiente. Los asientos sugeridos serán los siguientes: Vacaciones: -----------------------------------------X----------------------------------DB. Gto. de Vacaciones (Recursos Humanos)

XXXXX

CR. Cta. Vacaciones por Pagar

XXXXXX

Para contabilizar el gasto de vacaciones causadas en el mes de XXX. Utilidades: -----------------------------------------X----------------------------------DB. Gto. de Utilidades( Recursos Humanos)

XXXXX

CR. Cta. Utilidades por Pagar

XXXXXX

Para contabilizar el gasto de utilidades causadas en el mes de XXX.

Fideicomisos: -----------------------------------------X----------------------------------DB. Gto. de Fideicomiso ( Recursos Humanos) CR. Cta. Fideicomiso por Pagar

XXXXX XXXXXX

Para contabilizar el gasto de fideicomiso causados para el mes de XXX. Al liquidar una vacación de algún empleado el registro a realizar será contra la cuenta del pasivo, tal como se señala a continuación: Por ejemplo; el Sr. Pedro Martínez, sale de vacaciones y la liquidación de la misma señala que el pago por este concepto sin deducciones de Bs. 384.638,52. 130

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

El saldo de la cuenta de vacaciones por pagar el de 18.785.328,87 a la fecha. El asiento a realizar será: ------------------------------------------X---------------------------------------------Db. Cta. Vacaciones por Pagar

384.638.52

CR. Banco

384.638.52

Para contabilizar el pago por concepto de vacaciones Sr. Pedro Martínez

El saldo del pasivo por pagar por Vacaciones será entonces: Conciliación Vacaciones por Pagar Cod. Cta. Débitos Crédito Saldo Inicial Feb-02 Pedro Martínez 384,638.52

Saldo 18,366,690.35 17,982,051.83

Para el momento de registrarse el pago de las vacaciones del Sr. Martínez el saldo del pasivo por este concepto quedo en Bs. 17.982.051,82. El tratamiento contable del pago de utilidades y fideicomisos será idéntico al de las vacaciones, señaladas anteriormente. Para cualquier inquietud se le sugiere al participante documentarse con la Ley Orgánica del Trabajo. Calculo de Aporte al I.N.C.E La ley establece que las empresas que tengan 5 o más trabajadores deberán para al I.N.C.E. el 2% del total de sueldos pagados, así como retener ½ % de las utilidades pagadas. Asiento a realizar: 131

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----------------------------------X----------------------------------------------------DB. Cta. gasto I.N.C.E (Recursos Humanos)

XXXXX

CR. Cta. I.N.C.E por Pagar

XXXXXX

Para contabilizar la provisión de I.N.C.E por pagar del mes

Impuesto Sobre La Renta Esta retención la efectúa la empresa para luego pagarle al SENIAT, él % de retención es determinado por el contribuyente, por la preparación del formulario ARI que establece la ley: El formulario ARI preparado por el empleado deberá ser remitido por el mismo al departamento de personal para que se tomen las previsiones necesarias para realizar las correspondientes retenciones por nómina oportunamente. En este formulario el empleado hace una estimación de sus ingresos gravables y sus desgravámenes para el año fiscal, basándose en estos datos, el agente de retención del I.S.L.R., la empresa calcula el monto a retener, este porcentaje será fijo a menos que el trabajador solicite cambio elaborando un nuevo ARI, siguiendo las especificaciones que establece la ley para estos efectos.

Contabilización de la Nómina El asiento emitido por el sistema, será contabilizado cargando a las cuentas de gasto de sueldo y salarios de los departamentos correspondientes los importe devengados por los empleados, y los abonos se hacen por los totales de cada una de las deducciones, es decir a la cuenta S.S.O., por pagar, I.S.L.R. por pagar, para finalizar se acredita la cuenta de bancos para contabilizar la salida de caja.

132

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Ejemplo: DB. Sueldos y Salario Habitaciones.

XXX

DB. Sueldos y Salario A&B

XXX

DB. Sueldos y Salario Teléfonos

XXX

DB. Sueldos y Salario Piscina

XXX

DB. Sueldos y Salario Club – SPA

XXX

DB. Sueldos y Salario Admon & Gerencia

XXX

DB. Sueldos y Salario Mercadeo y Ventas

XXX

DB. Sueldos y Salario Mantenimiento

XXX

CR. S.S.O. por Pagar

XXX

CR. S.P.F por Pagar

XXX

CR. I.S.L.R. por Pagar

XXX

CR. L.P.H por Pagar

XXX

CR. Banco

XXX

El departamento de recursos humanos incurre en gastos inherentes a sus funciones durante cada mes, este saldo será prorrateado y cargados a los otros gastos de recursos humanos de los diferentes departamentos tanto operativos como funcionales; de acuerdo a las disposiciones de la administración del hotel, de ser posible deberá determinarse los gastos en que incurra el departamento de recursos humanos por dependencias, si esta medida no es factible, se pueden estableces tasas porcentuales para la distribución en función del número de empleados que laboran en el hotel por departamento. De los gastos que podemos mencionar están: Gasto por Alimentación Empleados Gasto por Vacaciones causada en el mes Gasto por fideicomisos 133

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Gasto de I.N.C.E. Gasto por Política Habitacional Gasto por Seguro Social y Paro Forzoso Gasto de Seguro para Empleados, estos son sólo algunos de los gastos causados por las gestiones del departamento de Recursos Humanos de un hotel.

134

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UNIDAD N°. VII LOS ESTADOS FINANCIEROS Antes de mencionar las generalidades de los estados financieros, se debe mencionar que en la hotelería las conciliaciones de las cuentas de tesorería y bancos se realizaran siguiendo los métodos utilizados en la contabilidad general. Por otro lado una vez que se han hecho todos los asiento de contabilidad correspondientes, se procede a realizar las conciliaciones de las cuentas del balance general, para posteriormente hacer los asiento de cierre del periodo: 135

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-------------------------------X----------------------------------------DB. Cta. Perdidas y Ganancias

XXXX

CR. Ctas. Gastos

XXXX

Para contabilizar contra la cuenta de perdías y ganancia los gastos del mes

-------------------------------X----------------------------------------DB Cta. Ingresos del Mes

XXXX

CR. Cta. Perdidas y Ganancias

XXXX

Para contabilizar contra la cuenta de perdías y ganancia las ventas registradas en el periodo. Con estos dos registro se contabilizará la utilidad o perdida neta del periodo. Una vez realizados los asientos de cierre se procederá a la emisión de los estados financieros del hotel. Interpretación de los Estados Financieros: Conviene advertir que el análisis de los estados financieros constituye una especialidad de la contabilidad, por lo que se explicarán solo conceptos elementales.

Interpretación del Balance General En gran medida el análisis del balance general permite ver el grado de recursos que posee la empresa para cancelar los compromisos contraidos con terceros, en 136

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otras palabras permite ver el grado de solvencia que posee la empresa. Con el análisis es posible saber el grado de endeudamiento con relación al capital propio de la empresa. Dentro de las pruebas que se pueden aplicar en análisis de los estado financieros están: -

Capital de Trabajo o Circulante.

-

Relación de Circulante.

-

Prueba del Acido o Prueba Severa. Capital de Trabajo o Circulante: Resulta ser el exceso del activo circulante de una empresa sobre su pasivo circulante. La posibilidad de expansión de una empresa, o de pagar sus obligaciones y obtener beneficios, tiene mucho que ver con el capital circulante o de trabajo. Por otro lado este saldo corresponde a la protección de los acreedores acorto plazo.

Por ejemplo. Hotel A.B.C, Balance General al 28/02/02 Activo Activo Circulante Caja y Banco

167.589.213,00

Ctas. Por Cobrar

258.258.179,00

Inventarios de Merc.

98.758.569,00 ________________

Toral Activo Cte.

524.605.961,00

Pasivo Pasivo Circulante 137

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

Ctas. por Pagar Proveedores

187.589.782,00

Sueldos por Pagar

42.987.628,00

Impuestos por Pagar

24.648.715,00 ____________________

Total pasivo Cte.

255.226.125,00

Así; Activo Circulante

524.605.961,00

(-) Pasivo Circulante

255.226.125,00 ______________________

Capital Circulante

269.379.836,00

Relación de Circulante: Como los fondos se habrán de utilizar para pagar el pasivo circulante, debe conocerse la relación

existente

entre el activo y el pasivo

circulante, por otra parte sabiendo que el activo circulante sufrirá continuas modificaciones, pero no a así en pasivo, es importante que el activo circulante sea bastante mayor al pasivo circulante. Algunas entidades financieras sugieren que una relación 2:1 (Activo: Pasivo), es lo suficientemente amplio, sin embargo es esto va a depender de la dinámica de la empresa y sus actividades, por lo que es prudente tomarlo como una regla general. Continuando con el ejemplo: Así: Activo Circulante

524.605.961,00 ----------------------------------= 2.05

Pasivo Circulante

255.226.125,00

Lo que indica que se tienen 2.05 bolívares para cubrir cada bolívar de deuda. 138

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-

Prueba del Acido o Prueba Severa: Consiste en la determinación de la relación entre el activo circulante sin el inventario de mercancía, y el pasivo circulante. En esta prueba se asume la mercancía en inventario en menos circulante que el resto de las partidas que componen el activo circulante: Así; Activo Circulante (sin Inv. mercancía) Pasivo Circulante

425.847.392,00 ----------------------------------= 1.66 255.226.125,00

Lo que indica que se tienen 1.66 bolivares para cubrir cada bolívar de deuda.

Interpretación de la Relación de Ganancias y Perdidas Las ventas constituyen la base obligada para evaluar el rendimiento de la actividad mercantil de una empresa, por ende la comparación entre las ventas, los costos y gastos es de fundamental importancia para la toma de decisiones. En un análisis de la proporcionalidad de las ventas frente a los costos, donde se observe un incremento desmesurado de la relación porcentual entre las ventas y su costo, puede indicar que las ventas se obtuvieron frente aun costo excesivo, lo que evidentemente generará una reacción que busque corregir esta irregularidad. Como se señaló anteriormente la relación de estado de resultados se basa en la proporcionalidad de las ventas frente a los costos y los gastos. A continuación le presentamos el estado de resultado del hotel ABC.

139

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA HOTEL ABC, ESTADO DE PERDIADS Y GANANCIA PERIODO FEBRERO - 2002 VENTAS TOTALES

318.305.479,00

VENTAS HABITACIONES

220.520.342,00

100%

SUELDOS Y SALARIOS

14.944.083,00

7%

OTROS GASTOS

10.844.632,00

5%

TOTAL HABITACIONES

194.731.627,00

88%

VENTAS A&B

97.785.137,00

100%

COSTO DE ALIMENTOS

34.224.797,95

35%

COSTO DE BEBIDAS

19.557.027,40

20%

SUELDOS Y SALARIOS

16.623.473,29

17%

TOTAL OTROS GASTOS

7.822.810,96

8%

TOTAL A&B

19.557.027,40

20%

GANACIA OPERACIONAL

214.288.654,40

67%

ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA

38.196.657,48

12%

MERCADEO Y VENTAS

3.183.054,79

1%

LUZ, AGUA Y FUERZA

22.281.383,53

7%

MANTENIMIENTO

15.915.273,95

5%

TOTAL DEPARTAMENTO FUNCIONALES

79.576.369,75

25%

UTILIDAD O PERDIDA

134.712.284,65

42%

DEPARTAMENTO FUNCIONALES

El análisis de la información presentada permite apreciar que de los departamentos operados el que posee el costo de producción mas alto con relación a sus ventas es el departamento de alimentos y bebidas; a pesar de tener un porcentaje de costo de bebidas considerablemente bajo con respectos a los estándares para

este rubro de ventas. Por otro lado en el análisis del

departamento de alimento y bebidas es necesario restar del total de las ventas el costos de producción, veamos el resultado de esta operación: de un venta total de Bs. 97.785137,00 menos el costo de alimento y bebidas, da un total de Bs. 53.781.825,35 si a este nuevo valor de ventas netas, le imputamos el total de gasto de nómina, da como resultado que el 30,90% de las ventas netas se gastaron en el pago de la nómina.

140

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Como se puede apreciar la presentación de los estados de resultados en función de los porcentajes de gasto contra la venta, permite una mas rápida y efectiva interpretación de los resultados de cada periodo. En la hotelería se emiten los balances y estados de resultados mes por mes, lo que permite hacer una efectiva comparación entre un período y otro, dentro del mismo ejercicio económico, estas comparaciones facilitan la interpretación de los resultados y a la vez le proporciona al propietario y a la gerencia de hotel herramientas que van a favorecer la evaluación de las estrategias de mercadeo y ventas, por otra parte permiten el monitoreo de los diferentes niveles de gastos de los de los departamentos tanto funcionales como operacionales.

Estado de Flujo de Efectivo Un estado de flujo de efectivo permite apreciar las entradas y las salidas del efectivo dentro de la operación de una empresa, a través de este balance es posible saber las causas de los cambios en el efectivo, proporcionando información sobre las actividades operativas, financieras y de inversión. El estado de flujo de efectivo complementa la información financiera presentada tanto el estado de resultados como en le balance general. Dentro de la información que es atribuible al flujo de efectivo, tenemos: Muestra la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos de efectivo, los saldos de efectivo pueden disminuir ante una utilidad neta positiva o viceversa. Permite hacer las proyecciones del flujo de caja futuro. Es posible apreciar a través del flujo de efectivo como la administración utiliza el efectivo de la empresa. 141

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Permite evaluar la factibilidad de adquirir compromisos o hacer inversiones. Los lectores de los estados financieros quieren saber sobre las actividades de la empresa en dos áreas: La administración operativa que esta plasmada en el estado de perdidas y ganancias, y la administración financiera. De esta última depende el flujo de efectivo, ya que al analizarse la información financiara el lector desea saber de donde proviene el efectivo y en que fue gastado. Se pueden utilizar dos métodos para la preparación del estado de flujo de efectivo: Método directo: Consiste en calcular de los cobros obtenidos menos las erogaciones realizadas. Método indirecto: Es aquel en el se ajusta la utilidad neta para que esta solo refleje los ingresos y egresos de efectivo.

142

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UNIDAD N° VIII - EL PRESUPUESTO HOTELERO EL PRESUPUESTO El presupuesto es una herramienta de asignación de recursos que permite a cada sector del hotel contribuir a alcanzar los objetivos globales de la organización, a través de la planificación, la coordinación y el control. 143

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La planificación tiene como finalidad establecer los objetivos según la naturaleza de las actividades, teniendo en cuenta las necesidades de los administradores y los recursos disponibles. La coordinación permite asegurar el funcionamiento de las diversas actividades del hotel de manera armónica. El control, permite evaluar los resultados, determinar la variaciones y sus respectivas causas para poder tomar las medidas correctivas. El proceso de desarrollo y aplicación presupuestaría, así como el flujo de información contable puede apreciarse en el gráfico que se presentara a continuación.

A pesar que el proceso presupuestario es un trabajo que implica a todos los miembros de la organización, desde los administradores hasta aquellos de la base, es necesario que exista un comité de presupuesto a fin de asegurar la coordinación y eficacia de los esfuerzos desplegados a todo lo largo del proceso.

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Su rol será todo funcional, debe estar integrado por miembros del nivel jerárquico suficientemente elevado, en virtud de asegurar intercambios válidos con todas las personas implicadas, generalmente lo preside el Contralor General., quien juega un papel muy importante. El comité de presupuesto debe aconsejar al equipo administrativo, conciliar las opiniones divergentes, coordinar las actividades presupuestarias, preparar el libro de presupuesto con todas las informaciones apropiadas sobre las políticas globales. Factores a considerar en la elaboración de un presupuesto El volumen de ventas de año anterior. Las condiciones de la economía (Depreción - Expansión). La relación entre las ventas y los indicadores económicos, tales como: El producto nacional bruto, Ingreso per-capita, el empleo, los sueldos y salarios, entre otros. Los estudios de mercado (Oferta – Demanda). Las políticas de precios y rebajas sobre los servicios. Política de crédito. Política publicitarias o de promoción. Estudio de costo de los bienes o servicios. Movimiento Turístico a escala regional. Proceso de elaboración del presupuesto.

145

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Formulación, negociación, y aprobación de los objetivos en el ámbito de todos los grupos de trabajo. Una vez formulados los objetivos, es necesario hacer la previsión de las ventas de habitaciones, para ello el departamento de ventas se apoyará en las reservas, estadísticas, promociones de los servicios y otros factores a considerar, ya mencionados anteriormente.

146

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El Volumen de ventas de habitaciones es la bases para la previsión de las ventas de los otros departamentos operativos. Estimar los ingresos y egresos de todos los departamentos del hotel, esta etapa se desarrollara aparte por su complejidad. Aceptación del presupuesto en el ámbito táctico, el mismo deberá ser discutido por cada jefe de servicio o departamento, nunca debe ser impuesto y los objetivos deberán ser realizables.

Ventajas del Presupuesto Se estará siempre en medida de mejorar el producto administrativo. Se estará en capacidad de saber cuanto se puede invertir. Es medio de control de los resultados. Se evitan las decisiones espontáneas o administración por crisis. Se utiliza como elemento motivador, en virtud de que cada cual sabe que esperar. Permite la comunicación entre los grupos de trabajo. Permite determinar las variaciones, analizar las causas y aplicar los correctivos. Estimación de los Ingresos del hotel. VENTAS DE HABITACIONES Una vez determinada las ventas de habitaciones en unidades, faltaría saber el precio al cual se van a vender, para estimar el importe de las ventas de habitaciones para cada mes. El precio de ventas del mes deberá tomarse considerando se habrán o no variaciones en los precios para los periodos a presupuestar, en el caso de no 147

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haber variación se tomarán la información de la estadística diaria de ventas del hotel. Una vez definido se aplicarás la siguiente formula: Volumen de ventas = N° habitaciones X Ingresos Promedios. Es importante considerar calcula el % de ocupación, que representa ese volumen de venta estimadas, de manera de poder comparar con el año anterior y verificar las variaciones, esta información permitirá el estimar los ingresos de los otros departamentos y el cálculo estimado de los gastos semi-variables y variables del presupuesto. Para determinar el % de ocupación equivalente al volumen de habitaciones estimadas procederemos así: Como conocemos la capacidad instalada del hotel ó el número de habitaciones disponibles para la venta cada día, entonces podremos calcular cuantas habitaciones se venderían en un mes con el 100% de ocupación, luego establecemos la relación entre el volumen estimado con respecto al 100% N° de habitaciones disponibles para la ventas = 225 Volumen de habitaciones estimadas = 5.198 Volumen de ventas mensual = N° disponible X n° días del mes. 6.750 = 225 X 30 Sí,

6.750 -------- 100% 5.198 --------

X

X = 77 %

148

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Otra manera de estimar las ventas de habitaciones para el periodos determinado, puede ser aplicando la fórmula: Ventas = N° de Hab. Disponibles X Período de Tiempo X Ingresos Promedio X % de Ocupación. Utilizando los mismos datos del ejemplo anterior, se tiene 225 hab. X 30 Días X 70.000,00 Bs. X 77 %  363.825.000 Bs. Este ejemplo será el que utilizaremos en el ejercicio a desarrollar. Además de analizar los factores antes mencionados se deben tomar en cuenta las estadísticas para conocer la cantidad de clientes servidos en los diferentes puntos de ventas, así como los ingresos promedio por cliente Otro elemento a considerar es los costos de alimentos y bebidas, ya que si los mismos sufren un aumento entonces los precios de alimentos y bebidas servidos deben ser elevados para evitar las pérdidas que surgen de la imprevisión del incremento de los costos. Ejemplo: Predecir las ventas del restaurante, estimando servir: Desayuno 1.794 clientes Almuerzo 4.014 clientes Cena 2.604 clientes, la estadística de ventas muestra un consumo promedio de: Desayuno Alimentos Bs. 6.000,oo y Bebidas de Bs. 1.500,oo Almuerzos Alimentos Bs. 9.000,oo y Bebidas de Bs. 2.500,oo Cena Alimentos Bs. 8.000,oo y Bebidas de Bs. 2.000,oo

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Fórmula de Calculo N° de Clientes Servidos X ingreso promedio Clientes = Ventas Comestibles N° Clientes Desayunos 1794 Almuerzo 4014 Cena 2604 Total

Consumo Ventas 6.000,00 10.764.000,00 9.000,00 36.126.000,00 8.000,00 20.832.000,00 67.722.000,00

Bebidas Desayunos Almuerzo Cena Total

Consumo Ventas 1.500,00 2.691.000,00 2.500,00 10.035.000,00 2.000,00 5.208.000,00 17.934.000,00

N° Clientes 1794 4014 2604

Las ventas estimadas serán los totales obtenidos INGRESOS SECUNDARIOS Para predecir los ingresos secundarios, se toman en cuenta básicamente el comportamiento histórico de las ventas durante los últimos años y se determinará la relación que existe con respecto a las ventas de habitaciones. Ejemplo: Tomando la información registrada en contabilidad sobre las ventas de teléfonos de los últimos meses, se realizará el siguiente análisis

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA Meses Habitaciones Telefonos Relación % Ene-02 145.528.420,00 2.765.039,98 1,9 Feb-02 130.489.790,00 2.283.571,33 1,75 Mar-02 198.512.140,00 3.573.218,52 1,8 Abr-02 250.530.210,00 5.361.346,49 2,14 May-02 270.510.870,00 5.274.961,97 1,95 Jun-02 220.499.890,00 4.498.197,76 2,04 Jul-02 199.511.730,00 4.309.453,37 2,16 Ago-02 178.560.250,00 4.731.846,63 2,65 Sep-02 278.501.280,00 4.929.472,66 1,77 Oct-02 250.512.890,00 5.110.462,96 2,04 20,20%

Se saca el promedio de la relación 20.20 %  8 meses = 2.02 % Por lo tanto el volumen de ventas estimadas de teléfonos será 363.825.000 Bs. X 2.02 % = Bs. 7.349.265,oo

Estimación de los Egresos Para estimar los costos y gastos de todo el hotel se debe hacer un análisis exhaustivo de los precios de mercado de los distintos insumos para saber la tendencia de dichos precios, de acuerdo a las condiciones de la economía imperante, el resultado del análisis debe tomarse muy en cuenta para las predicciones de los costos y gastos como en las fijaciones de las tarifas de los servicios a vender. En la industria hotelera existen parámetros o normas de rendimiento para evaluar los resultados de las operaciones, como son las relaciones que existen entre las ventas y su correspondientes costo o gasto, por ejemplo la relación que debe 151

SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

existir entre el costo de comestible y su venta, se establece entre un 34% a un 40%. Es importante señalar que este porcentaje puede variar de un hotel a otro dependiendo del tamaño y categoría de cada uno. Otro factor a considerar son las hipótesis sobre los costos y gastos variables y semi-variables: Cuando hay variaciones del volumen de ventas los % de costo y gasto se mantiene constantes, pero si varían directamente proporcionales los desembolsos de dinero por este concepto o los montos de dinero gastada. Ejemplo; Una cafetería vende diariamente 50 almuerzos a Bs. 12.500,oo cada uno, registrando una venta diaria de Bs. 625.000,oo El costo manejado en de 35%. Si la clientela aumenta a 70 almuerzos por día a Bs. 12.500,oo lo que se traduce en una venta por día de Bs. 875.000,oo. Calcule el costo de los alimentos para 50 y 70 personas.

VENTAS Costo 35% %

ANALISIS 50 Personas 70 Personas 625000 875000 218750 306250 35% 35%

Podemos apreciar que cuando aumenta el volumen de ventas, también aumenta la cantidad de dinero a gastar, pero el % de costo con respecto a la venta es invariable. 152

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Cuando hay variaciones en las ventas por modificaciones de sus precios, los montos en dinero de los costos y gastos permanecen invariables, pero varían inversamente proporcional, los porcentajes con respecto a las ventas. Ejemplo: Tomado como referencia el ejemplo anterior, consideremos un incremento del 15% sobre el precio de los almuerzos.

Ventas Costo

ANALISIS Almuerzo S/Aumento Almuerzo C/Aumento Bs. 12.500,oo Relación % Bs. 14.375,oo Relación % 625.000,00 718.750,00 218.750,00 35,00% 218.750,00 30,43%

Podemos apreciar que cuando se aumentan los precios, la relación

costo –

venta, disminuye en virtud de que el costo en dinero de los comestibles es igual a cuando vendió más barato.

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SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA

BIBLIOGRAFÍA

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