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CAPACITACION PRESTO PRESUPUESTOS E INFORMES 13

Capacitación Presto Presupuestos

Aminfo Ltda.

Preparado por: Dpto. Capacitación

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CAPACITACION PRESTO PRESUPUESTOS E INFORMES 13

ÍNDICE OBJETIVO DE PRESTO PRESUPUESTOS...............................................................5 1.- CONFIGURACION DE PRESTO.....................................................................6 1.1- Accediendo a la ventana Entorno de trabajo...............................................6 1.2- Plantilla de Presto...................................................................................... 7

2.- CREACION DE UN PROYECTO.....................................................................9 2.1- Propiedades Obra.................................................................................... 10 2.1.1- Datos y Divisas................................................................................. 10 2.1.2- Calculo............................................................................................. 13 2.1.3- Redondeos....................................................................................... 14

3.- VENTANAS DE PRESTO.............................................................................16 3.1- Ventanas activas y opciones generales.....................................................17 3.1.1- Menu contextual............................................................................... 18 3.1.2- Elegir columnas visibles....................................................................20

4.- PRESUPUESTO......................................................................................... 21 4.1- Naturaleza o tipo de concepto.................................................................21 4.2- Ingreso informacion desde Excel..............................................................22 4.3- Orden Jerárquico..................................................................................... 26 4.4- Ingreso y salida de niveles.......................................................................34 4.5- Comandos rápidos................................................................................... 35 4.6- Análisis de Precios Unitarios....................................................................39 4.7- Ingreso de datos a través de un archivo Base...........................................46 4.8- Gastos Generales..................................................................................... 52

5.- CONCEPTOS ........................................................................................... 55 5.1- Filtros...................................................................................................... 56 5.1.1- Esquemas de columnas y Filtros.......................................................57 5.1.2- Filtrar por mascara...........................................................................57 5.1.3- Filtrar por contenido y por color......................................................58 5.1.4- Filtrar por palabras..........................................................................62 5.1.5- Filtrar por expresión........................................................................64 5.2- Subventanas Inferiores y Superiores en ventana “Conceptos”....................69

6.- OPERAR.................................................................................................. 70 6.1- Operar utilizando un Operador................................................................71 6.2- Operar por Expresion............................................................................... 73

7.- AJUSTAR PRECIO..................................................................................... 77 8.- CAMPOS DE USUARIO.............................................................................. 80 9.- MANEJO CON EXCEL................................................................................ 83 9.1- Exportar a Excel....................................................................................... 83 9.2- Importar desde Excel............................................................................... 85 2 de 109

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10.- DATOS ASOCIADOS...............................................................................87 10.1- Texto..................................................................................................... 87 10.2- Miniaturas............................................................................................. 89 10.3- Galería................................................................................................... 91

11.- IMPRIMIR POR PANTALLA.......................................................................94 12.- INFORMES............................................................................................. 96

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PRESENTACIÓN: Este manual ha sido preparado para facilitar el aprendizaje de

Presto

Presupuestos, al incluir el desarrollo “paso a paso” de la capacitación que imparte el equipo de Aminfo Ltda.

Este curso tiene una duración de 6 a 8 horas, eminentemente prácticas las que son complementadas con los ejercicios a desarrollar como “tarea para la casa”. El

archivo

que

se

utiliza

en

este

manual

lo

puede

solicitar

a

[email protected] , así podrá ir paso a paso identificando cada aplicación y ejercicios. Cualquier información adicional que requiera no dude en contactarse con nosotros. Soporte Técnico

: [email protected]

Aminfo Ltda. Huelén 224, of. 201 Providencia Fonos: 2374 99 80 Fax:

2236 45 27

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Objetivo de Presto Presupuestos 

Para la Constructora: Realizar la presentación de un presupuesto para el cliente



Para el Mandante: Preparar el Presupuesto Base, su documentación y comparar

Ofertas

Presupuestar una obra consiste en calcular el costo total mediante la identificación de las partidas y la cuantificación de todos los elementos que la componen.

Presto realiza una jerarquización mediante un árbol de descomposiciones sucesivas en elementos cada vez más sencillos. Presto permite la descomposición en hasta 25 niveles. Todos los elementos que componen el presupuesto, se denominan conceptos.

Cada concepto puede aparecer en varios lugares en la obra, formando parte de la descomposición de distintos conceptos. Cada aparición es una relación entre el concepto y un concepto superior. A su vez, un concepto compuesto por varios inferiores puede formar parte de la descomposición de otros conceptos. Este conjunto de descomposiciones sucesivas puede asimilarse a un árbol invertido, en el

que la raíz representa el costo total y las ramas conceptos de menor complejidad. El concepto asociado al costo previsto total, que no forma parte de ninguna descomposición, se denomina concepto raíz.

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1.-Configuración de Presto 1.1-Ventana Entorno de Trabajo Esta opción se encuentra en el menú “Archivo: Entorno de Trabajo”. Permite definir características que estarán disponibles en todas las obras a trabajar. Forma parte del “Perfil de Usuario”. Al seleccionarlo aparecerá una ventana en donde se pueden ver una serie de opciones por medio de las siguientes secciones: Generales, Apariencia, Directorios, Cuadros, Fórmulas, Márgenes, Restricciones, Presto Server y Conexión NAV.

Nota: A partir de la versión Presto 10.2 ya no aparece en la pestaña “Generales” la casilla de activación “Autoguardado”. En su lugar se ha creado otro sistema que consiste en crear otro archivo nombrado archivodetrabajo.PrestoRestore en el mismo directorio de trabajo, al abrir un nuevo archivo u otro ya existente. Este archivo PrestoRestore se encarga de mantener un respaldo de todo el trabajo sobre un proyecto. En caso de falla del sistema operativo o del suministro eléctrico se puede volver a abrir el trabajo en cuestión al reiniciar una sesión de Presto quién le preguntará si desea recuperar la última versión de la obra guardada.

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El archivo PrestoRestore desaparecerá al guardar definitivamente la obra. En el formato multiusuario, posible de utilizar con Presto Servidor, no se requiere guardar, por lo que la opción “Archivo: Guardar” queda deshabilitada. Los cambios se guardan al cerrar el último usuario, de modo que si se apaga el servidor mientras la obra esta en uso, se pierden los cambios de los usuarios activos. Puede configurar una carpeta para que se almacenen sus archivos por defecto. En “Entorno de Trabajo/ Directorios: Obras”, busque la carpeta donde se guardarán sus archivos, pulsando el botón que se encuentra en el extremo derecho de la celda en blanco.

Nota: Si su carpeta almacenadora de archivos Presto reside en otro computador, o sea en un directorio de Red, se recomienda que habilite un directorio virtual en Mi PC, esta opción se llama “Conectar a unidad de Red”, en donde asigna una letra a la carpeta que se comparte. Este directorio una vez creado se configura en “Entorno de trabajo, pestaña Directorios, fila Obras”. Si se desea cambiar los colores, el tamaño y tipo de letra, hacer click en la pestaña “Entorno de Trabajo / Apariencia”

1.2- Plantillas de Presto Esta utilidad de Presto sirve para que los proyectos Nuevos vengan definidos con cualquier tipo de información por defecto. Por ejemplo: Datos de la Constructora, las divisas, pie de página, redondeos, etc. La ruta donde se encuentran las plantillas se puede ver en el menú “Entorno de trabajo / Directorios: Plantillas”. 7 de 109

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En este lugar se pueden guardar los archivos de Presto a ocupar como Plantillas para nuevos documentos las que se eligen en el menú “Nuevo / Plantillas” En esta carpeta, por defecto, encontraran varios archivos, así como se podrán guardar proyectos que servirán como plantilla para las nuevas obras

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2.-Creación de un proyecto Presto utiliza los menús genéricos de Windows para la creación de un nuevo proyecto: 

Ir a menú “Archivo: Nuevo” o al icono



Aparece la siguiente ventana:

Botón Camino: indica la ruta donde se guardará el archivo. Por defecto aparece la carpeta que se ha designado en “Entorno de trabajo, pestaña Directorios, fila Obras”. Se puede indicar una nueva ruta pulsando el botón “Camino”. Nombre: indica el nombre del archivo. Por ejemplo “Presto”. Este no debe exceder los 18 caracteres y puede tener los caracteres ASCII (letras mayúsculas o minúsculas, números del 0 al 9 y guión bajo). No se admiten los caracteres especiales, como la "ñ", las vocales acentuadas, espacios y los siguientes signos: guión medio, punto, coma, etc. Plantilla: Crea una obra nueva copiando la plantilla elegida. Una plantilla es cualquier obra de Presto situada en el directorio de Plantillas. Esta ruta se puede encontrar en “Entorno de trabajo, pestaña Directorios, fila Plantillas”, en ella se pueden dejar varios proyectos tipos. Si se coloca se definirán parámetros de Presto que vienen por defecto. Las obras se crean por defecto en el formato “.PrestoObra”. A diferencia de las versiones 8.xx de Presto, esta es la única extensión que se genera para los archivos. Los archivos de las obras son monousuarios. Si está en red y desea trabajar en modo multiusuario, se debe contar con el módulo Presto Server instalado en el PC donde se guarda la obra a compartir. 9 de 109

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 No elegiremos ninguna plantilla (opción: “Ninguna”)  Click en Aceptar 

Ir a menú “Ver: Propiedades obra: pestaña Datos”



Se nos abrirá una ventana “Propiedades obra” que se habrá rellenado con los datos de la obra guardada como Plantilla en el Directorio de usuario, o con los datos que Presto llena por defecto y que son útiles para los usuarios de España

2.1-Propiedades Obra Esta ventana muestra la información general de la obra que conviene revisar en todos los presupuestos, ya que en general afectan a los cálculos. 2.1.1- Secciones “Datos” y “Divisas”

Rellenar los datos de la obra en la columna Valor: - Código

: Por defecto es 0.

-

Resumen

: Nombre de la Obra.

-

Origen

: Tipo de Codificación (Elegir opción Chile).

-

Divisa

: Divisa general del proyecto (Ver en siguiente página).

-

Dirección

: Dirección del proyecto.

Las otras opciones como Teléfono, Fax, Correo electrónico, etc. son opcionales y será necesario llenarlas si se incluyen en los Informes . 10 de 109

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La primera vez que se utiliza Presto, en la pestaña Divisa aparece por defecto la moneda EUR (euro), a no ser que se haya utilizado una Plantilla que tenga este dato incluido. Para modificar esto, se debe definir en el mismo proyecto en la pestaña “Divisas” la o las divisas que se vayan a utilizar en esta obra..

Las diversas monedas se pueden escoger al presionar el botón “Sugerir” en la celda DivISO al que también puede acceder mediante la tecla F7.

Se pueden crear otras divisas digitando su sigla, como sería el caso de la UF. Se definen los decimales a utilizar para cada divisa, así como la paridad entre ellas. Por ejemplo poner paridad 1 para la UF y los valores de las otras divisas en relación a esta: 22.890,15 para el Peso chileno, 41,81 para el Dólar y 28,19 para el Euro. Esto puede servir como referencia ya que en cada obra puede haber paridades diferentes de acuerdo al momento de su elaboración. La divisa a utilizar por el usuario para la obra se define en la pestaña “Datos” eligiéndola entre las definida en “Divisas” al presionar sobre la celda “Valor” de la línea de la variable “Divisa”. Un botón aparecerá al lado derecho de la celda.

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Al presionarlo aparece la ventana “Sugerir [Divisa]” donde se elige la divisa principal de la obra, en este caso CLP Pesos chilenos.

Se podrá utilizar cualquiera de las otras divisas en los Precios de los recursos de esta obra, pero los totales (Importes), en este caso, serán calculados en pesos, a esto se le llama proyecto con multidivisas (Explicado con más detalle en el curso Presupuesto Avanzado, o con Soporte Técnico). Nota 1.- Al copiar datos desde otra obra, asegúrese de tener definida la divisa de la obra de origen de los datos en la obra de destino Nota 2.- Si ha creado un proyecto en pesos chilenos (CLP) y desea convertirlo a otra divisa, bastará: -

tener definida la paridad

-

asignar en “Redondeos” los decimales requeridos

-

elegir en este campo la nueva divisa. Recomendación: hacer una copia del proyecto antes de proceder al cambio de divisa: puede ser necesario que quiera volver a los valores originales más adelante.

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2.1.2- Secciones “Cálculo” y “Contabilidad”

Nota: Esta opción tiene parámetros que influyen en otros módulos de Presto. Opciones de conocimiento general. “PorBenIndustrial” Porcentaje de Beneficio Industrial: En los informes “Chile” corresponde al “% de Utilidades”. “PorGastosGenerales” Porcentaje de Gastos Generales: En los informes “Chile” corresponde al “% de Gastos Generales”. Subtotales de mediciones automáticos por actividades: permite visualizar en la ventana “Mediciones” el subtotal para cada Actividad creada en la ventana de “Actividades”. Nota.-

El

“Porcentaje

de

costes

indirectos

de

presupuesto”

incide

directamente en los valores de los Capítulos y Partidas del Presupuesto, sin afectar los valores de los recursos.

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“Porcentaje general del IVA o impuesto equivalente: En los informes “Chile” corresponde al “% de IVA”. “Porcentaje de IVA o impuesto equivalente sobre la ejecución: En los informes “Chile” corresponde al “% de Imprevistos”.

2.1.3- Sección “Redondeos”

Los redondeos indican el número de decimales a utilizar en las diversas cantidades del presupuesto. 14 de 109

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Por defecto Presto, redondea a ese número de decimales eliminando del cálculo los decimales excedentes. Si se desea incluir en el cálculo los decimales excedentes es preciso marcar la opción “Redondeo solo para visualización”. La opción “No redondear costo antes de calcular indirectos” indica el modo en que se realizará el cálculo de costos indirectos. Redondear partidas que actúan como auxiliares: Si se utiliza un concepto cuya naturaleza es "Partida" en la descomposición de otro de esa misma naturaleza, se puede cambiar el redondeo con el que se calcula su precio (que sería el indicado para las partidas, "DecPar") al propio de los conceptos simples ("DecNat"). Variables de tipo Precio estarán subordinadas según el tipo de divisa elegida. DecCantMed: Redondeo cantidad de “Partidas” (Mediciones) DecCantRend: Redondeo cantidad de “Recursos” (Rendimiento) Dec: Redondeo de precio de “Capítulos” DecPar: Redondeo de precio de “Partidas” DecNat: Redondeo de precio de “Recursos” DecImp: Redondeo de precio de subtotales (precio*cantidad). DecFac: Redondeo de Importes en suministros de documentos Dejaremos

definido

2

decimales

en

las

cantidades

de

las

Partidas

(DecCantMed) y 3 decimales en los Recursos (DecCantRend). Hacer click en Aceptar. Al elegir pesos chilenos (CLP) como divisa de la obra, los precios quedan, por defecto, sin decimales. Sin embargo, si al crear la obra, ésta quedó en euros y luego se cambió la divisa, los decimales permanecerán 2, como en el euro, debiendo hacerse el cambio manualmente.

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3.-Ventanas de Presto Las ventanas que más se utilizan en la creación y posterior revisión de un proyecto son “Presupuesto” y “Conceptos”. Observación.Al utilizar Presto por primera vez, pude ser que solo se visualice la barra Estándar de Iconos:

Para incorporar la segunda barra de iconos, correspondientes a los módulos de Presto ir a “Ver: Barra de Herramientas” y activar “Presto”

En la ventana Presupuestos

es donde se estructura el proyecto a través de

niveles (modo jerárquico), siguiendo el orden de un itemizado, finalizando con el ingreso de los respectivos análisis de precios en las partidas (Nivel mas bajo dentro de esta ventana). La ventana “Árbol”

contiene los mismos

esquemas que la ventana Presupuestos y permite trabajar del mismo modo, permitiendo ver más niveles en forma simultánea. Para visualizar esta información, o hacer búsquedas de datos dentro del proyecto, utilizamos la ventana de Conceptos

en donde encontraremos todos los

datos ingresados en el armado del presupuesto (base de datos interna), pero con la diferencia de que no existen niveles sino que se mostrará tablas de datos pertenecientes al proyecto y filtros predeterminados propios de la ventana. 16 de 109

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Veremos algunas opciones generales que deben ser conocidas para un mejor manejo de las ventanas en general: 3.1- Ventanas activas y opciones generales Todas las ventanas de Presto son personalizables. Estas modificaciones quedan guardadas y serán las mismas al abrir una obra nueva o antigua ya que hacen parte del “Perfil de Usuario” Al abrir por primera vez Presto aparece por defecto la ventana “Presupuesto”:

Un usuario de Presto puede reconocer en que ventana esta trabajando por medio de ciertos aspectos visuales como son: 

La ventana abierta se visualiza como una pestaña remarcada.



En la ventana general de Presto se puede identificar entre gris el título de la ventana activa “Presupuesto”, como se visualiza en la imagen anterior.



Este mismo icono lo podemos ver en la barra de iconos de ventanas.



Se puede visualizar con un marco que el icono de la ventana está Activo.



Al desplegar el botón al final de la barra de pestañas ventanas que están abiertas.

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veremos las

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Observando la imagen anterior podemos ver que la ventana de Presupuestos se conforma de botones propios y columnas. Para conocer su definición, basta situarse sobre ellos con el puntero del mouse y aparecerá la descripción, la otra opción es seleccionando el Menú contextual. 3.1.1- Menú contextual Para activar esta opción se selecciona el botón derecho, existiendo las siguientes opciones: a) Click secundario sobre una cabecera. El menú afecta al conjunto de columnas. Las funciones que son propias de la columna donde esta el puntero aparecen en la parte inferior:

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b) Dentro de una celda. El menú contextual dice relación con las operaciones que se pueden hacer sobre los conceptos. Por ejemplo, al activarlo sobre alguna celda de la columna NatC aparecen opciones para elegir:

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3.1.2.- Elegir Columnas visibles Permite visualizar solo las columnas que se van a ocupar para ingresar o consultar datos, existiendo una amplia gama de campos posibles.  Seleccionar “Elegir columnas visibles” (click derecho sobre la cabecera de las columnas).

 El Botón [>] inserta el campo seleccionado de "Columnas posibles" en "Columnas elegidos”.  El Botón [>] inserta todos los campos de "Columnas posibles" en

"Columnas elegidos", mientras el Botón [