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www.grupoasesor.cl FECHA EMISIÓN: 31 de agosto de 2016

Manual de Obligaciones Tributarias y Laborales para Empresas MATERIA: Resumen de las principales obligaciones tributarias y laborales que afectan a empresas constituidas en Chile.

Introducción Existe una serie de obligaciones de carácter tributario y laboral que afectan a emprendedores y empresas que se establecen en Chile, hemos realizado un levantamiento de las principales y más importantes, de manera de, a través de ello, colaborar con un correcto cumplimiento en su negocio que le permita ahorrarse sanciones de parte de las entidades fiscalizadoras (Servicio de Impuestos Internos, Municipalidades, Inspección del Trabajo, otros). Grupo Asesor es una consultora que entrega asistencia profesional en las áreas de cumplimiento tributario y laboral; dentro de nuestros servicios tenemos: contabilidad, auditoría, informes de gestión y asesoría tributaria (www.grupoasesor.cl). Una vez revisado este material, sugerimos hacer una evaluación de sus procesos internos, de manera de buscar la forma de integrar el cumplimiento de estas obligaciones dentro de sus objetivos meta. En caso de que tenga dudas con alguno de los trámites y procedimientos aquí descritos, favor comuníquese con su asesor tributario, es importante velar por que la empresa en todo momento esté cumpliendo con sus obligaciones y esa tarea de monitoreo constante es una responsabilidad compartida entre la administración y su asesor tributario. En este manual las obligaciones se presentan en un orden lógico, partiendo desde una empresa que inicia constituyéndose legalmente en Chile; en caso de que Usted aún no tenga una empresa constituida y desee hacerlo, le sugerimos contactar a su asesor tributario para que le oriente entre las distintas estructuras jurídicas que puede adoptar, así como también, sus efectos a nivel de impuestos. Al pie de cada una de las obligaciones que se describen a continuación se presenta una fuente de respaldo, la que puede consultar para un mayor entendimiento de cada caso. Toda la información incluida en este manual es información disponible en internet; sin embargo, hemos querido sintetizar esta información en una sola publicación, incluyendo comentarios y descripciones en un lenguaje sencillo que facilite su entendimiento.

Capítulo 1.- Obligaciones Tributarias que nacen al momento de constituir jurídicamente una empresa 1.- Información a entregar al Servicio de Impuestos Internos 1.1.- Inicio de Actividades ante el Servicio de Impuestos Internos El Inicio de Actividades es un aviso que se debe dar ante el Servicio de Impuestos Internos cuando existe la intención de iniciar cualquier tipo de negocio o actividad comercial. Es el primer paso que se debe dar una vez constituida legalmente una empresa. El plazo para realizar este trámite es dentro de los dos meses siguientes a aquel en que se constituyó jurídicamente la empresa. Este trámite se puede realizar a través del sitio www.sii.cl o en la Unidad del Servicio de Impuestos Internos correspondiente al domicilio de la empresa, presentando el formulario 4415. El Inicio de Actividades es un trámite obligatorio para quienes vayan a comenzar una actividad económica, comercial o profesional; y en ella se debe informar en detalle de los negocios que se comenzarán a desarrollar, el lugar físico en donde la empresa va a operar (domicilio tributario) y otros datos legales de la sociedad (socios, capital, participaciones, representante legal, otros). Una vez finalizado el trámite de Inicio de Actividades, el Servicio de Impuestos Internos asigna a la empresa un número de R.U.T. y hace entrega de un Certificado de Inicio de Actividades. Se recomienda guardar este Certificado de Inicio de Actividades ya que será requerido en trámites y presentaciones en el futuro. Fuente:http://www.sii.cl/como_se_hace_para/inicio_actividades/inicio_actividades_person as_juridicas.htm

1.2.- Verificación de Actividad ante el Servicio de Impuestos Internos La Verificación de Actividad es el proceso que le sigue al Inicio de Actividades ante el Servicio de Impuestos Internos. Este proceso consiste en una evaluación de parte del Servicio de Impuestos Internos de la información presentada por la empresa en el Inicio de Actividades y de otros que posee el Servicio de Impuestos Internos en sus registros, con la finalidad de determinar sí la información declarada por la empresa es efectiva. Este trámite se puede realizar a través del sitio www.sii.cl o en la Unidad del Servicio de Impuestos Internos correspondiente al domicilio de la empresa, presentando el formulario 4418. Sí estos antecedentes evaluados no resultan del todo satisfactorios para el Servicio de Impuestos Internos, este puede realizar una visita en terreno al domicilio tributario de la empresa, con el objetivo de asegurarse que la empresa efectivamente existe, que se

encuentra en el domicilio declarado y que está en condiciones de realizar la actividad económica declarada. Este trámite se puede hacer inmediatamente a continuación del Inicio de Actividades, por lo que se pueden presentar ambos trámites en una misma visita al Servicio de Impuestos Internos. Fuente:http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_009_1920.htm

1.3.- Actualizaciones de Datos ante el Servicio de Impuestos Internos Las Actualizaciones de Datos son una obligación permanente que acompañará a la empresa a lo largo de toda su existencia, este proceso se refiere a la necesidad de informar al Servicio de Impuestos Internos sobre cualquier cambio de datos que ocurra en la empresa, referente a su identificación, domicilios, sucursales, giros o actividades, socios, aumentos o disminuciones de capital, cambios de razón social, entre otras; todo esto con la finalidad de mantener actualizados ante el Servicio de Impuestos Internos los datos que se entregaron de la empresa en el trámite de Inicio de Actividades. El plazo para informar de las Actualizaciones de Datos es 15 días hábiles desde la fecha de la modificación. Este trámite se puede realizar a través del sitio www.sii.cl o en la Unidad del Servicio de Impuestos Internos correspondiente al domicilio de la empresa, presentando el formulario 3239. Algunos cambios sólo permiten ser informados presencialmente en la Unidad del Servicio de Impuestos Internos y exigen la presentación de documentación de respaldo (contratos, escrituras públicas, otros) por lo que corresponderá analizar con su asesor tributario caso a caso, a medida que se presenten las Actualizaciones en su empresa. Lo importante en este punto es entender que cualquier cambio en la información de la empresa debe ser informado al Servicio de Impuestos Internos oportunamente, ya que en caso contrario el Servicio de Impuestos Internos aplicará a la empresa una multa por incumplimiento. Fuente:http://www.sii.cl/como_se_hace_para/peticiones_administrativas/modificacion_actu alizacion_informacion.htm

2.- Información a entregar a la Municipalidad 2.1.- Obtención de Patente ante la Municipalidad La Patente es una autorización para la realización de una actividad económica dentro de los límites de una comuna, otorgada por la Municipalidad. Existen categorías de patentes, dependiendo del tipo de actividad económica que realizará la empresa, estas son: Patente Comercial, Industrial, Profesional y de Alcoholes. En este proceso la Municipalidad considerará el lugar físico donde se va a desarrollar la actividad y el cumplimiento de las condiciones estructurales, sanitarias y ambientales exigidas por ley para ejercer el giro respectivo. Es recomendable, como primer paso, acercarse a su Municipalidad a averiguar respecto a los documentos y requisitos necesarios para que su empresa pueda obtener la Patente, ya que para ciertas actividades habrá requisitos específicos y cada Municipalidad es autónoma es sus ordenanzas y plazos (por ejemplo, para una empresa que elabore alimentos se solicitará una Autorización Sanitaria, o para una empresa que preste servicios educacionales se solicitará autorización del Ministerio de Educación). Este trámite debe realizarse antes de instalar el local y no después, ya que podría pasar que yo invierta en instalaciones, y luego, al presentar la solicitud de Patente esta sea rechazada. Sí esto sucede habré perdido parte de la inversión, ya que el lugar en donde hice la instalación no podrá funcionar como empresa (por ejemplo, un motivo de rechazo puede ser que el barrio en donde está mi propiedad no permite el desarrollo de ciertas actividades comerciales, por lo tanto, aunque tenga las mejores instalaciones, igualmente no seré autorizado para funcionar allí como empresa). Fuente:http://www.bcn.cl/leyfacil/recurso/patentes-municipales

2.2.- Pago de la Patente ante la Municipalidad La Patente se debe pagar a la Municipalidad semestralmente, durante los meses de Enero y Julio de cada año. El monto de la Patente varía según el municipio y el rubro de la empresa, pudiendo su valor fluctuar entre un 0,25% y un 0,50% del capital declarado por la empresa. Junto con esto, e independiente del rubro de la empresa, se deben pagar también los derechos de aseo, cuyos costos varían en cada Municipalidad. A pesar de que el valor de la Patente corresponde a un porcentaje, existe también un piso mínimo del valor de la misma, este piso mínimo del valor de la patente corresponde a 1 UTM ($ 46.000.- aprox.) al año; por lo tanto, las empresas que mantienen un capital menor a $ 10.000.000.- aprox. pagarán este valor mínimo por su Patente Municipal. Normalmente para el pago de la Patente Municipal no es necesario concurrir personalmente a la Municipalidad, ya que en la mayoría de los casos se han implementado opciones de pago por internet para facilitar el cumplimiento de esta obligación.

Fuente:http://www.vitacura.cl/tramites/patente_comercial.html

2.3.- Exhibición de la Patente Municipal La Ley establece que el comprobante de pago de la Patente Municipal debe mantenerse en un lugar visible del establecimiento de tal manera que el público pueda verla y que permita una fácil fiscalización de parte del Municipio. Esta es la razón por la que normalmente cuando entramos a una tienda con atención al público, encontramos enmarcada la Patente Municipal. El comprobante de pago de la Patente Municipal que debe exhibirse es el último pagado, por lo tanto, sabiendo ya que tenemos pagos dos veces al año, corresponderá entonces cada seis meses actualizar nuestro enmarcado. Fuente:http://www.vitacura.cl/tramites/patente_comercial.html

Capítulo 2.- Obligaciones Tributarias que afectan a una empresa que ya está en funcionamiento 1.- Respaldo de las Operaciones desarrolladas por la empresa 1.1.- Obligación de Emitir Facturas y Boletas en sus operaciones El Código Tributario y la Ley del I.V.A. establecen a las empresas la obligación de emitir Facturas en sus operaciones, estableciendo además y sólo como excepción que las empresas que vendan directamente al público podrán emitir Boletas. El mismo Código establece que el Servicio de Impuestos Internos podrá exigir el otorgamiento de Facturas o Boletas respecto de cualquier ingreso, operación o transferencia que directa o indirectamente tenga un impacto en el cálculo de un impuesto, es así como en la práctica, se emiten Facturas y Boletas en casi todas las actividades económicas existentes. Fuente: http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_1571.htm

1.2.- Timbraje de Documentos ante el Servicio de Impuestos Internos El Código Tributario entrega también al Servicio de Impuestos Internos la facultad de determinar los requisitos que Facturas y Boletas deben cumplir, es así nace el requisito de que estos documentos hayan sido timbrados previamente por el Servicio de Impuestos Internos. El Timbraje de Documentos es entonces un procedimiento que legaliza los documentos necesarios para respaldar las diferentes operaciones que la empresa realiza al llevar a cabo sus actividades económicas, y que consiste en la autorización del Servicio de Impuestos Internos de rangos de documentos a emitir por medios electrónicos y/o la aplicación de un timbre en cada documento y sus copias, en el caso de los documentos manuales. Cuando se trata del Timbraje de Documentos manuales, se deberá presentar ante el Servicio de Impuestos Internos el Formulario 3230, especificando los documentos a legalizar. Los documentos tributarios que se deben timbrar son: facturas, boletas de ventas y servicios, boletas de honorarios de terceros, guías de despacho, facturas de compra, notas de débito, notas de crédito, libros de contabilidad, entre otros. El Timbraje de Documentos no tiene costo para la empresa, salvo los relativos a la elaboración de los documentos en la imprenta cuando se trata de documentos manuales y a la firma electrónica simple cuando se trata de documentos electrónicos. Fuente: http://www.sii.cl/como_se_hace_para/timbraje/timbraje.htm

2.- Registro de las Operaciones desarrolladas por la empresa 2.1.- Obligación de mantener Libros de Registro de sus operaciones Diversas leyes establecen a la empresa la obligación de mantener Libros de Registro de sus actividades, a continuación, una revisión de los Libros de Registro comunes a la mayoría de las empresas: Libros de Contabilidad: El Código de Comercio establece a la empresa la obligación de mantener en Libros de Registro un detalle cronológico de la contabilidad, esto es, un registro histórico de todas las operaciones llevadas a cabo por la empresa. Los libros exigidos por el Código de Comercio para llevar la contabilidad son: Libro de Diario Libro Mayor Libro Balance Libro F.U.T. Libro Renta Líquida Libro Capital Propio Libros de I.V.A.: Por su parte, la Ley del I.V.A. establece a la empresa la obligación de mantener en Libros de Registro un detalle cronológico de las operaciones de Ventas y Compras llevadas a cabo por la empresa. Los libros exigidos por la Ley del I.V.A. para llevar el detalle de las operaciones son: Libro de Ventas Libro de Compras Libros de Retenciones: Adicionalmente, la Ley de la Renta establece a la empresa la obligación de mantener en Libros de Registro un detalle de las retenciones a terceros llevadas a cabo por la empresa. El libro exigido por la Ley de la Renta para llevar el detalle de las retenciones efectuadas a terceros es el: Libro de Retenciones Libros de Remuneraciones: Finalmente, el Código del Trabajo establece a la empresa la obligación de mantener en Libros de Registro un detalle de las remuneraciones pagadas por la empresa. El libro exigido por el Código del Trabajo para llevar el detalle de las remuneraciones pagadas por la empresa es el: Libro de Remuneraciones

Los Libros de Registro anteriores son los exigidos por leyes comunes para todas las empresas, es importante señalar que existen otros Libros de Registro que son exigidos por leyes especiales, pero estos sólo se exigen a cierto tipo de empresas. Se sugiere revisar con su asesor tributario los Libros de Registro que por las características propias de su empresa está obligado a mantener. Fuente:http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_2109.htm

2.2.- Timbraje de Libros de Registro ante el Servicio de Impuestos Internos El Código Tributario entrega al Servicio de Impuestos Internos la facultad de determinar los requisitos que los Libros de Registro deben cumplir, es así nace el requisito de que estos Libros de Registro hayan sido timbrados previamente por el Servicio de Impuestos Internos. El Timbraje de Libros de Registro es entonces un procedimiento que legaliza los libros necesarios para registrar las diferentes operaciones que la empresa realiza al llevar a cabo sus actividades económicas. Cuando se trata del Timbraje de Libros de Registro, se debe presentar ante el Servicio de Impuestos Internos el Formulario 3230, especificando los Libros de Respaldo a legalizar. Servicio de Impuestos Internos ofrece dos opciones de formatos para poder llevar los Libros de Registro, estas son: Libros Manuales Libros escritos a mano, ejemplo típico es el libro empastado de color café que tiene el almacenero en el mesón de su negocio. Libros Impresos Libros escritos en el computador y luego impresos en hojas timbradas por el Servicio de Impuestos Internos. Considerando que hoy la mayor parte de la información de la empresa se maneja en software, planillas y sistemas de información, nuestra recomendación es llevar los Libros de Registro bajo la segunda opción, esto es, imprimirlos mensualmente en una resma de hojas previamente timbrada por el Servicio de Impuestos Internos, en caso que Usted aún no cuente con estas hojas timbradas, le sugerimos contactarse con su asesor tributario, de manera de solucionar este incumplimiento y evitar multas asociadas a la no mantención de los Libros de Registro. Fuente: http://www.sii.cl/como_se_hace_para/peticiones_administrativas/autorizacion_cont_hojas_ sueltas.pdf

2.3.- Envío de Libros de Registro electrónicos ante el Servicio de Impuestos Internos La Ley de Factura Electrónica creó una obligación que afecta sólo a las empresas que sean facturadores electrónicos, esto es, que además de llevar sus Libros de Registro de acuerdo a lo expuesto en el punto anterior, deben hacer también una copia electrónica de algunos de sus Libros y enviarla por internet, a través de la plataforma del Servicio de Impuestos Internos. Los Libros de Registro que deben ser enviados por internet son los exigidos por la Ley del I.V.A., esto es: Libro de Ventas y Libro de Compras. Estos libros deben ser generados y enviados mensualmente al Servicio de Impuestos Internos, el plazo para efectuar el envío es hasta el último día hábil del mes siguiente al mes que estamos enviando. Fuente: http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_3770.htm

3.- Declaraciones de Impuestos 3.1.- Declaraciones Mensuales de Impuestos La Ley del I.V.A. y la Ley de la Renta, establecen como obligaciones a las empresas la presentación de Declaraciones Mensuales de Impuestos. Estas Declaraciones Mensuales de Impuestos deben ser preparadas por la empresa en base a la información y operaciones de un mes, siendo el plazo de presentación y pago al Servicio de Impuestos Internos hasta el día 12 del mes siguiente; ahora bien, las empresas que son facturadores electrónicos tienen excepcionalmente un plazo mayor de presentación y pago al Servicio de Impuestos Internos para sus Declaraciones Mensuales de Impuestos, esto es, hasta el día 20 del mes siguiente. Las Declaraciones Mensuales de Impuestos se componen principalmente de dos formularios, estos son e incluyen lo siguiente: Formulario 29 El Formulario 29 o “Formulario de I.V.A.” es una Declaración Mensual de Impuestos a través de la cual se declaran y pagan los siguientes impuestos: Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) Pagos Provisionales Mensuales (P.P.M.) Retenciones de Honorarios Fuente:http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/iva/001_030_1051.htm

Formulario 50 El Formulario 50 o “Formulario de Retenciones” es una Declaración Mensual de Impuestos a través de la cual se declaran y pagan los siguientes impuestos: Impuesto Adicional retenido por Pagos Efectuados al Extranjero Otros Impuestos y Retenciones Fuente:http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/iva/001_030_0159.htm

Ambas Declaraciones Mensuales de Impuestos deben ser presentadas por Internet, a través de un formulario electrónico en la página del Servicio de Impuestos Internos y pagadas, sí corresponde, a través de internet (opciones de Pago en Línea o Pago con Tarjetas). Fuente:http://www.sii.cl/pagina/iva/pagocontrib.htm

3.2.- Declaraciones Anuales de Impuestos La Ley del I.V.A. y la Ley de la Renta, establecen como obligaciones a las empresas la presentación de Declaraciones Anuales de Impuestos. Estas Declaraciones Anuales de Impuestos deben ser preparadas por la empresa y sus dueños en base a la información y operaciones de un año, siendo el plazo de presentación y pago al Servicio de Impuestos Internos hasta el día 30 de abril del año siguiente. Las Declaraciones Anuales de Impuestos se componen principalmente de dos formularios, estas son e incluyen lo siguiente: Formulario 22 El Formulario 22 o “Formulario de Renta” es una Declaración Anual de Impuestos a través de la cual la empresa y sus dueños declaran ante el Servicio de Impuestos Internos sus ganancias o utilidades de un año y pagan el impuesto a las ganancias correspondiente. Fuente:http://www.sii.cl/como_se_hace_para/declarar_renta_anual/declarar_rentaf 22.pdf

Declaraciones Juradas Las Declaraciones Juradas son una serie de formularios informativos que deben ser presentados por las empresas, entregando detalle de distintas operaciones llevadas a cabo dentro del año, es así como tenemos Declaraciones Juradas de Remuneraciones, Honorarios, Arriendos, Dividendos, Retiros, Otros. El Servicio de Impuestos Internos nos exige esta información para poder tener más detalle de nuestras operaciones y además para tener información respecto de las otras empresas o personas que se relacionaron con nosotros. Fuente:http://www.sii.cl/declaraciones_juradas/suplemento/2016/anexo_c2016.htm

Ambas Declaraciones Anuales de Impuestos deben ser presentadas por Internet, a través de un formulario electrónico en la página del Servicio de Impuestos Internos y pagadas, sí corresponde, a través de internet (opciones de Pago en Línea o Pago con Tarjetas). Fuente:http://www.sii.cl/pagina/iva/pagocontrib.htm

4.- Obligaciones Remuneraciones 4.1.- Contratos de Trabajo Al contratar a un trabajador la empresa debe considerar una serie de formalidades legales, siendo la principal el suscribir por escrito el Contrato de Trabajo. Sin embargo, no todos los trabajadores ni todos los contratos de trabajo son iguales. Entre los distintos tipos de Contratos de Trabajo existentes, tenemos los siguientes: Contrato a Plazo Indefinido Contrato a Plazo Fijo Contrato por Obra o Faena Otros Contratos Especiales Cada uno de estos Contratos de Trabajo tiene sus propias características, por lo que la decisión sobre cuál Contrato utilizar es la respuesta a un análisis que debe considerar la realidad de la empresa y las características propias del cargo o función que se necesita cubrir con la contratación. El Código del Trabajo exige que el contrato se firme dentro de los 15 días siguientes de la incorporación del trabajador. En contratos cuya duración es menor a 30 días, el contrato debe ser firmado dentro de los cinco días siguientes de la incorporación. En caso de incumplimiento de esta obligación, la empresa se arriesga a multas y sanciones de parte de la Inspección del Trabajo. Las modificaciones a los Contratos de Trabajo se deben consignar por escrito y deben ser firmadas por trabajador y empresa en un documento anexo. Fuente: http://www.dt.gob.cl/consultas/1613/w3-article-60780.html

4.2.- Registro de Asistencia El Código del Trabajo exige a las empresas el llevar un Registro de Asistencia para controlar las horas trabajadas de sus trabajadores; este registro puede consistir en un libro de asistencia manual, en un reloj control con tarjeta de registro, en un registro electrónico en que los trabajadores se identifiquen con una tarjeta con cinta magnética o en un sistema de control biométrico por impresión dactilar. Cada día, los trabajadores deben anotar o marcar sus ingresos y salidas en el Registro de Asistencia de la empresa; además, al término de cada semana, la empresa debe sumar las

horas que cada trabajador registró en el sistema, de esta forma se determinará sí para esa semana corresponde o no el pago de Horas Extras o el descuento por Horas Atraso. La suma de horas semanales debe ser firmada por el trabajador en señal de aceptación. El Registro de Asistencia, ya sea manual o electrónico, debe mantenerse siempre en el lugar de prestación de servicio de los trabajadores. El Registro de Asistencia debe mantenerse permanentemente actualizado, ya que, en caso de fiscalización laboral, sí este no se encuentra completo al día de la visita, esto significará una multa a la empresa por incumplimiento. Fuente: http://www.dt.gob.cl/consultas/1613/w3-article-60140.html

4.3.- Liquidación de Sueldos La Liquidación de Sueldos es un documento que la empresa debe entregar al trabajador mensualmente, en el cual la empresa incluye un detalle de: Todos los Haberes: esto es, todos los montos que se deben pagar al trabajador por causa de su contrato y de la ley (Sueldos, Gratificaciones, Asignaciones, Bonos, Asignaciones Familiares, otros) Todos los Descuentos: esto es, las rebajas que se deben descontar al trabajador por causa de su contrato y de la ley (Descuentos A.F.P., Isapres, Préstamos, Anticipos, otros) La diferencia entre todos estos conceptos a favor y en contra del trabajador, son los que darán como resultado el “Sueldo Líquido” o “Sueldo a Pago”, que es el monto a pago efectivo que se debe entregar al trabajador por sus servicios; la Liquidación de Sueldos es entonces un detalle de los conceptos por los cuales estamos pagando al trabajador. La Liquidación de Sueldos es también un comprobante de pago de los sueldos pagados a los trabajadores. Por lo tanto, cada final de mes, una vez efectuado el pago de sueldos a los trabajadores, debemos solicitar a estos la firma de la Liquidación de Sueldos, de manera de dejar una constancia por escrito de que hemos cumplido con la obligación de pago que impone el Contrato de Trabajo. La Liquidación de Sueldos debe emitirse en dos copias, una para la empresa y otra para el trabajador, de esta forma el trabajador podrá conservar también respaldo del detalle del cálculo de su sueldo para ese mes. Fuente: http://www.dt.gob.cl/consultas/1613/w3-article-60226.html

4.4.- Pagos Previsionales Los Pagos Previsionales son un conjunto prestaciones y servicios para los trabajadores, para los cuales los trabajadores y las empresas deben aportar.

Los Pagos Previsionales buscan ofrecer protección a los trabajadores en todos aquellos casos en que estos se ven impedidos de ganar su subsistencia, esto es, en casos de: enfermedad, maternidad, invalidez, vejez y desempleo. Los Pagos Previsionales y su costo mensual son los que siguen: Salud (7% del sueldo, aporte del trabajador) Pensión (10% del sueldo, aporte del trabajador) Seguro de accidentes (0.95% del sueldo, aporte de la empresa) Seguro de cesantía (2.4% del sueldo, aporte de la empresa y 0.6% del sueldo, aporte del trabajador) Seguro de invalidez y sobrevivencia (1.41% del sueldo, aporte de la empresa) Los Pagos Previsionales estarán entonces formados por los aportes descontados a los trabajadores, más los aportes de la empresa. La empresa, respecto de los Pagos Previsionales que son aporte del trabajador, tiene la obligación de descontar estos montos de los sueldos de sus trabajadores. Estos Pagos Previsionales se deben declarar y pagar dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al mes de sueldos en que se descontaron los aportes. Es importante mantener al día los Pagos Previsionales, ya que, el retraso en su pago genera importantes multas, reajustes e intereses. Adicionalmente, es importante señalar que el descontar a los trabajadores los aportes para Pagos Previsionales y luego no pagarlos a las instituciones de previsión, constituye un delito de “Apropiación Indebida de Fondos”, cuya penal es cárcel. Fuente: http://www.spensiones.cl/portal/orientacion/580/w3-article-2728.html

4.5.- Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad El Código del Trabajo y la Ley de Accidentes del Trabajo exigen a las empresas la elaboración de un Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. Este Reglamento Interno es un documento por medio del cual el empleador regula las obligaciones y prohibiciones a que deben sujetarse los trabajadores, en relación con sus labores, permanencia y vida en la empresa. Este Reglamento, debe contener a lo menos: las horas en que empieza y termina la jornada de trabajo y las de cada turno, los descansos, los diversos tipos de remuneración; el lugar, día y hora de pago; las personas a quienes los trabajadores deben dirigir sus reclamos, consultas y sugerencias; la forma de comprobación del cumplimiento de las normas previsionales y laborales; las normas e instrucciones de prevención, higiene y seguridad, las sanciones que se puedan aplicar a los trabajadores con indicación de las infracciones y el procedimiento a seguir en estos casos. Una copia del Reglamento Interno y sus modificaciones, debe ser entregada en forma gratuita a cada trabajador, a la Dirección del Trabajo y al Ministerio de Salud.

Fuente: http://www.dt.gob.cl/consultas/1613/w3-article-99186.html

4.6.- Finiquitos de Contratos Al despedir a un trabajador, la empresa debe considerar una serie de formalidades legales, siendo la principal el suscribir por escrito el Finiquito de Contrato. Sin embargo, para dar por terminado un Contrato de Trabajo se debe considerar las causales previstas por la ley. El Contrato de Trabajo puede terminar legalmente por las siguientes causales: Acuerdo mutuo entre empleador y trabajador. Renuncia del trabajador Muerte del trabajador. Vencimiento del plazo convenido en el contrato. Conclusión del trabajo o servicio que dio origen al contrato. Caso fortuito o fuerza mayor El empleador puede poner término al contrato de trabajo, sin derecho a indemnización, en caso de incumplimiento grave de las obligaciones del trabajador. El empleador puede también poner término al contrato de trabajo por necesidades económicas de la empresa, pero en este caso el trabajador sí tiene derecho a la indemnización por años de servicio. De acuerdo a lo establecido en el Código del Trabajo, el Finiquito de Contrato debe ser otorgado y pagado al trabajador dentro de 10 días hábiles contados desde el término del Contrato de Trabajo. El Código del Trabajo señala también que sólo si empleador y trabajador lo acuerdan, es posible pactar el pago del Finiquito del Contrato, en cuotas. En caso de presentarse en la empresa la necesidad de otorgar a un trabajador un Finiquito de Contrato, se recomienda comunicarse previamente con su asesor tributario, de manera de estimar el monto de las indemnizaciones y pagos involucrados, de manera de incluir esta variable en el análisis. Fuente: http://www.dt.gob.cl/consultas/1613/w3-article-60570.html

Capítulo 3.- Mantención de un Archivo Físico como respaldo del cumplimiento tributario de la empresa 1.- Archivo Físico Tributario En base a lo señalado en los puntos anteriores, se sugiere a la empresa mantener un archivo físico (archivadores o carpetas) con la siguiente documentación tributaria: Archivo Mensual Tributario Libro de Ventas (impreso en hojas timbradas) Libro de Compras (impreso en hojas timbradas) Libro de Retenciones (impreso en hojas timbradas) Documentos de respaldo del Libro de Ventas (Facturas, Boletas, otros) Documentos de respaldo del Libro de Compras (Facturas, Boletas, otros) Documentos de respaldo del Libro de Retenciones (Boletas de Honorarios) Archivo Anual Tributario Libro de Diario (impreso en hojas timbradas) Libro de Mayor (impreso en hojas timbradas) Libro de Balance (impreso en hojas timbradas) Libro de F.U.T. (impreso en hojas timbradas) Libro de Renta Líquida (impreso en hojas timbradas) Libro de Capital Propio (impreso en hojas timbradas) Nuestra recomendación es siempre mantener actualizado este Archivo Físico Tributario, ya que, en caso de fiscalización del Servicio de Impuestos Internos o requerimiento de auditoría, la empresa podrá fácilmente demostrar su cumplimiento tributario exhibiendo de una vez toda la documentación de respaldo exigida por la ley, ordenada y archivada en un mismo lugar, en un orden mensual y anual respectivamente.

2.- Archivo Físico Laboral En base a lo señalado en los puntos anteriores, se sugiere a la empresa mantener un archivo físico (archivadores o carpetas) con la siguiente documentación laboral: Archivo Laboral Permanente Contratos de Trabajo (trabajadores vigentes y antiguos) Finiquitos de Contrato (trabajadores antiguos) Comprobantes de Pagos Previsionales (ordenados por mes) Liquidaciones de Sueldos (ordenados por mes) Otros comprobantes laborales (Licencias Médicas, Vacaciones, Otros) Nuestra recomendación es siempre mantener actualizado este Archivo Físico Laboral, ya que, en caso de fiscalización de la Inspección del Trabajo o requerimiento de auditoría, la empresa podrá fácilmente demostrar su cumplimiento laboral exhibiendo de una vez toda

la documentación de respaldo exigida por la ley, ordenada y archivada en un mismo lugar, en un orden mensual respectivamente.

3.- Plazo en que se debe Mantener el Archivo Físico El Código Tributario y la Ley del I.V.A. entregan al Servicio de Impuestos Internos la facultad de revisar los pagos de impuestos efectuados por la empresa durante los últimos 6 años; por lo tanto, las empresas siempre deben mantener en archivo los respaldos de la contabilidad de los últimos 6 años, en caso de que el Servicio de Impuestos Internos las llame a revisión. Teniendo en cuenta lo anterior es que, se recomienda qué para los Archivos Físicos Tributario y Laboral vistos en los puntos anteriores, se mantengan disponibles en las oficinas de la empresa a lo menos los 6 últimos años de información contable. La documentación que supere los 6 últimos años puede ser archivada en otra bodega fuera de la empresa, sí así se requiere. La ley también entrega la opción de destruir esta documentación superior a 6 años, sin embargo, esta destrucción debe ser llevada a cabo en conjunto con el Servicio de Impuestos Internos. En caso que desee destruir documentos que superen el plazo legal de 6 años, se sugiere previamente consultar a su asesor tributario. Fuente: http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_0966.htm

Capítulo 4.- Obligaciones Tributarias que afectan a una empresa que cierra o termina sus actividades 1.- Término de Giro ante el Servicio de Impuestos Internos El Término de Giro es un aviso que se debe dar ante el Servicio de Impuestos Internos cuando las empresas dan término a su giro comercial o industrial, o que cesan sus actividades; el plazo para realizar este trámite es dentro de los dos meses siguientes a aquel en que se dio término efectivo a las actividades de la empresa. Este trámite se puede realizar a través del sitio www.sii.cl o en la Unidad del Servicio de Impuestos Internos correspondiente al domicilio de su empresa, presentando el formulario 2121. El Término de Giro es un trámite obligatorio para las empresas que dejan de ejercer una actividad económica, comercial o profesional; y en ella se debe informar en detalle de los saldos acumulados en la empresa al momento del término (saldos de mercaderías, saldos de dinero en bancos, entre otros). Al momento de efectuar el Término de Giro, la empresa deberá hacer destrucción de todos los documentos tributarios manuales que tenía timbrados para emitir, debiendo además hacer devolución de todas las cédulas R.U.T. empresa que tenía en su poder. Una vez finalizado este trámite el Servicio de Impuestos Internos entrega un “Certificado de Término de Giro”, este documento es el que acredita que la empresa ya no existe tributariamente para el Servicio de Impuestos Internos. El no presentar el Término de Giro dentro del plazo señalado, significará la aplicación de una multa de parte del Servicio de Impuestos Internos. Fuente: http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_013_1263.htm

2.- Aviso de Término de Patente ante Municipalidad El Aviso de Término de Patente es un aviso que se debe dar ante la Municipalidad respectiva cuando las empresas dan término a su giro comercial o industrial, o que cesan sus actividades; la ley no entrega un plazo para realizar este trámite, sin embargo, de no realizarse, la municipalidad nos seguirá cobrando patente por una empresa que no está funcionando. Para tramitar el Aviso de Término de Patente la Municipalidad exigirá a la empresa la presentación del “Certificado de Término de Giro” entregado por el Servicio de Impuestos Internos de acuerdo al punto anterior. La Patente es un pago anual, por lo tanto, al momento de presentar el Aviso de Término de Patente ante la Municipalidad, es muy probable que igualmente te cobren el valor completo de la Patente por el año en que se dio término al giro. Fuente: http://www.circuloverde.cl/aviso-de-termino-de-patente-comercial/

3.- Plazo en que se debe Mantener el Archivo Físico Como vimos anteriormente, el Código Tributario y la Ley del I.V.A. entregan al Servicio de Impuestos Internos la facultad de revisar los pagos de impuestos efectuados por la empresa durante los últimos 6 años; por lo tanto, las empresas siempre deben mantener en archivo los respaldos de la contabilidad de los últimos 6 años, en caso de que el Servicio de Impuestos Internos las llame a revisión. Teniendo en cuenta lo anterior es que, ante un Término de Giro, y a pesar de que la empresa deja de existir tributariamente, el Servicio de Impuestos Internos igualmente no pierde esta facultad legal de revisión, por lo tanto, los dueños de la empresa a la que se da Término de Giro deben todavía mantener en archivo físico los respaldos de la contabilidad de los últimos 6 años de la empresa por un plazo de 6 años desde la fecha del “Certificado de Término de Giro”. La ley entrega la opción de destruir la documentación que supere los últimos 6 años, sin embargo, esta destrucción debe ser llevada a cabo en conjunto con el Servicio de Impuestos Internos. En caso que desee destruir documentos que superen el plazo legal de 6 años, se sugiere previamente consultar a su asesor tributario. Fuente: http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_0966.htm

Contacto En caso de cualquier consulta relacionada con este material no dude en contactarnos, estaremos atentos para poder asistirle, [email protected] +56951159507 Grupo Asesor es una consultora que entrega asistencia profesional en las áreas de cumplimiento tributario y laboral; dentro de nuestros servicios tenemos: contabilidad, auditoría, informes de gestión y asesoría tributaria (www.grupoasesor.cl). Dedica tu tiempo a hacer crecer su negocio y nosotros a que tu empresa cumpla con todas las exigencias legales vigentes en materia laboral y de impuestos.