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CONTENIDO DEL MANUAL DE INSTRUCCIONES DE MLS Actualizado en Septiembre de 2008 – MLS v. 2.9.x SECCION 1 CONCEPTOS GENERALES DE MLS Introducción ......................................................................................................................1 Navegar por MLS .............................................................................................................1 Realizar copia de respaldo ................................................................................................1 Crear usuarios ...................................................................................................................2 Consideraciones Generales ...............................................................................................3

SECCION 2 FINANZAS Operaciones de finanzas requeridas semanalmente ..........................................................6 Consultar saldo de Presupuesto ........................................................................................7 Gastos ...............................................................................................................................8 Anotar los gastos ...................................................................................................8 Imprimir informe de gastos .................................................................................10 Donativos ........................................................................................................................11 Anotar los donativos ...........................................................................................11 Imprimir informe de donativos ...........................................................................14 Cómo archivar la información financiera .......................................................................15 Casos particulares de gastos y donaciones......................................................................16 Transferencias de líder agente ............................................................................16 Excedente de extracción en efectivo ...................................................................16 Ajuste Anual de diezmos ................................................................................................17 Imprimir recibos para las entrevistas ..................................................................17 Preparación para el ajuste de diezmos ................................................................18 Entrevistas de ajuste de diezmos.........................................................................18 Confeccionar el informe ajuste anual de diezmos ..............................................19 Imprimir y enviar el informe ajuste anual de diezmos .......................................20 Añadir y actualizar misioneros (Subcategorías) .............................................................20 Ver y actualizar listado “Donantes” ................................................................................21 Añadir y actualizar listado “Beneficiarios (Pagado a)” ..................................................22 Añadir y actualizar listado “Receptores de ofrendas de ayuno” .....................................22 Informe de Beneficiarios de Ofrendas de Ayuno ...........................................................23 SECCION 3 CÉDULAS DE MIEMBROS Informe de validación .....................................................................................................24

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Mudanzas ........................................................................................................................24 Solicitar cédulas de miembros Solicitar cédula de integrantes de familia ...............................................24 Solicitar registro de un individuo............................................................25 Transferir cédulas de miembros Trasladar cédula de familia .....................................................................26 Trasladar registro de un individuo ..........................................................26 Cambio de límites ...............................................................................................26 Ver y Actualizar ..............................................................................................................27 Cédula personal ...................................................................................................27 Cédula de familia ................................................................................................29 Fallecimiento.......................................................................................................29 Cancelar cédula ...................................................................................................30 Registrar Matrimonio Civil .................................................................................30 Crear Cédula Nuevo niño inscripto ...........................................................................................31 Bautismo de converso .........................................................................................31 Registro de no miembro ......................................................................................35 Crear cédula de miembro fuera de la unidad ......................................................36 Registrar ordenanzas .......................................................................................................37 Pasos importantes que se deben seguir ...............................................................37 Imprimir informe ....................................................................................37 Imprimir el certificado ............................................................................38 Registrar la ordenanza.............................................................................39 Bendición de un niño ..........................................................................................39 Bautismo de un niño con cédula .........................................................................40 Bautismo de un niño sin cédula ..........................................................................40 Ordenaciones al Sacerdocio ................................................................................40 Recomendaciones para el Templo ..................................................................................41 Investidos sin recomendación .............................................................................41 Miembros con recomendación vigente ...............................................................41 Ordenanzas del templo ........................................................................................42 SECCION 4 INFORMES Y LISTADOS Informe Trimestral ..........................................................................................................43 Lista de Acción y de Entrevista del Obispado ................................................................45 Sostenimiento de Oficiales .............................................................................................45 Actualizar información de llamamientos de la unidad ...................................................46 Listados para imprimir o visualizar en pantalla ..............................................................48 Directorio Telefónico ..........................................................................................48 Directorio abreviado de miembros......................................................................48 Directorio de miembros ......................................................................................49 Cumpleaños y otras listas....................................................................................50 Orientación Familiar y Maestras visitantes.....................................................................51

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Crear distritos ......................................................................................................51 Crear compañerismos..........................................................................................52 Ingresar visitas y contactos .................................................................................54 Imprimir las asignaciones ...................................................................................54 SECCION 5 OTROS RECURSOS Auditorías de la Iglesia ...................................................................................................55 Formularios confidenciales .............................................................................................56 Sistema Educativo de la Iglesia ......................................................................................59

SECCION 6 INFORMACION PARA LA ESTACA Enviar mensajes a las unidades .......................................................................................60 Mantener actualizado el listado de los miembros de la estaca........................................61 Ver listado de líderes de unidades ..................................................................................61 Recomendaciones para el templo....................................................................................62 Informar viajes / kilómetros ............................................................................................62 Recomendación para nuevo obispo ................................................................................63

SECCION 7 NORMAS Y PAUTAS Como conectar la computadora ......................................................................................64 Cómo instalar parlantes y estabilizador ..........................................................................65 Service Tag de la computadora .......................................................................................66 Plan de contingencia .......................................................................................................67 Robo o siniestro de la computadora ....................................................................67 Robo o siniestro de partes de la computadora (no incluye CPU) .......................68 Normas y pautas para computadoras utilizadas por las unidades ...................................69 Unidades autorizadas a utilizar computadora para llevar registros ....................69 Obtención de computadoras para nuevas unidades ............................................70 Reparación o reemplazo de computadoras e impresoras dañadas ......................70 Seguridad ............................................................................................................69 Software ..............................................................................................................70 Unidades descontinuadas ....................................................................................70 Donaciones ..........................................................................................................70 El representante de propiedades de la Iglesia .....................................................71 Preguntas frecuentes sobre MLS (FAQ) .........................................................................73 Problemas frecuentes con las computadoras...................................................................74

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SECCIÓN 1 CONCEPTOS GENERALES DE MLS INTRODUCCIÓN MLS es un software desarrollado para ser utilizado por los líderes del sacerdocio, los secretarios y las organizaciones auxiliares (No es exclusivo del Obispado). Este programa podrá ser actualizado para cubrir futuras necesidades de líderes y miembros. Para ingresar al sistema es necesario estar autorizado por medio de un nombre de usuario y una clave personal de seguridad o contraseña. Ésta última será administrada por el Obispo / Presidente de Rama o quien sea designado para tal función. La primera pantalla de MLS será llamada “pantalla principal”, la cual está divida en seis cuadros, denominados elementos de menú, que separan las distintas tareas a realizar.

NAVEGAR POR MLS Las frases de texto subrayadas de color azul son enlaces a otras páginas o formularios del programa. Haciendo clic en la palabra “Más” que aparece en algunos cuadros en la parte inferior derecha accedemos a otras opciones del menú. REALIZAR COPIA DE RESPALDO Semanalmente al finalizar las operaciones financieras de la unidad será necesario realizar una copia de seguridad. Para tal fin se entregaron disquetes que deberán ser ingresados en la unidad de discos flexibles de la computadora.

Para realizar una copia de respaldo es necesario ingresar en MLS > Archivo > Hacer copia de respaldo a un archivo >

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En primer lugar aparecerá una ventana en la cual, por defecto, guardara los backup’s en la carpeta “mlsData-backup”. Se recomienda guardar los Backup’s en un disco extraíble (3 ½). Para ello vamos a seleccionarlo desde la opción “Guardar en:” como si indica en la figura siguiente:

Por último haga clic en el botón para confirmar la grabación del archivo. Nota: Para mayor seguridad, se recomienda hacer copia de resguardo (backup) en un disco de 3 1/2, y guardarlo en otro lugar que no sea al lado de la PC, para conservar el resguardo en caso de robo. El sistema realiza la copia de seguridad en el disco desmontable. La tarea estará finalizada cuando se complete la barra de color verde. Si graba en un disco de 3 ½, será necesario retirarlo

CREACIÓN DE USUARIOS Es necesario ingresar en MLS > Opciones del sistema > Como se mencionó al comienzo del manual, el Obispo es el administrador de MLS, con las facultades de crear otros usuarios y restringir el acceso a los diferentes sectores según el llamamiento desempeñado. En la pantalla de opciones de sistema es posible

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realizar diferentes operaciones, la que utilizaremos ahora es “Usuarios”. Para crear un nuevo usuario del sistema es necesario hacer clic en “agregar usuario”.

Recuerde NO BORRAR esta cuenta (msrsas NO BORRAR), así cuando tenga problemas con MLS, desde las Oficinas Administrativas podrán acceder a la información.

En esta pantalla, deberá determinar si el usuario de MLS es miembro del barrio o de la estaca. Para el caso de los usuarios que sean “administradores de estaca” solo podrá tener 2 (dos) en la PC, y uno de ellos debe ser si o si, para el usuario MSRSAS (cuenta para las Oficinas de la Iglesia). Si se necesitan más de 2 usuarios, podrá solicitar una cédula para “miembro fuera de la unidad” (ver pág. 36 de este manual). Ingresar el nombre de usuario y relacionarlo (excepto que no sea miembro del barrio) a un miembro de la unidad haciendo clic en el botón . Luego el usuario deberá crear una contraseña de seguridad, la cual deberá ser personal y no deberá compartirla con nadie. Por último se deben asignar los derechos de usuario (ver cuadro “derechos de llamamiento”).

Nota: La contraseña deberá ser alfanumérica, es decir letras y números. Deberá tener por lo menos ocho caracteres. MLS distingue mayúsculas y minúsculas, por lo que no es lo mismo “carlos2006” que “CARLOS2006”

CONSIDERACIONES GENERALES Con la nueva versión de MLS 2.9 surge un primer cambio importante: la vinculación de usuarios con los miembros del barrio.

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Esto es, que cada usuario de MLS debe tener una cédula de miembro en el barrio / rama o en la estaca / distrito. Por tal motivo, luego de actualizar a MLS 2.9, cuando reinicie la computadora, notará que le aparece como tarea urgente el aviso que “Algunos usuarios de MLS deben estar asociados con la información de un miembro”. Al hacer click sobre ese título le irán apareciendo cada uno de los usuarios de MLS que no están asociados a una cédula de miembro. Usted deberá asociar cada cédula de miembro a cada usuario.

En el caso del usuario MSRSAS (NO BORRAR), como no es miembro del barrio / rama o estaca / distrito no puede asignarle una cédula de miembro. Deberá hacer lo siguiente: 1

2 Tildar la opción “Administrador de estaca”. NO DEBE escribir nada en contraseña, para que conserve la contraseña que le hemos asignado en las oficinas administrativas. En cada unidad no puede haber más de 2 usuarios “administradores de estaca”, uno será para las oficinas administrativas y el otro para un usuario de la estaca / distrito que supervise el barrio / rama. Presionar el botón guardar.

En el caso de los usuarios que sean miembros del barrio / rama o estaca / distrito, deben mantener tildada la opción “Miembro de la unidad” y luego hacer click en el botón “seleccionar” para vincular al miembro de la unidad, con el usuario de MLS. IMPORTANTE: Esta tarea la debe realizar una vez que haya actualizado a MLS 2.9 y debe asegurarse que cada usuario de MLS que esté vigente, esté vinculado a una cédula de miembro (excepto lo que ya explicamos). Los usuarios no enlazados a un registro de miembro de la unidad desaparecerán en las futuras actualizaciones de MLS.

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ATENCIÓN: Cuando deje de usar el sistema, recuerde “cerrar que otras personas trabajen en MLS con su usuario y password.

sesión”,

para

evitar

El siguiente cuadro muestra los derechos que deben tener asignados los usuarios de MLS.

El obispo deberá designar los derechos del usuario de acuerdo con la tarea a realizar. Admin: Tiene acceso completo al sistema y la posibilidad de crear otros usuarios. Editar miembros: Tiene acceso a modificar cédulas de miembros. Finanzas: Tiene acceso a modificar registros financieros. Ver miembros: Tiene acceso a visualizar listados y cédulas de miembros. Organización: Tiene acceso a modificar llamamientos, orientación familiar y maestras visitantes.

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SECCIÓN 2 FINANZAS

OPERACIONES DE FINANZAS REQUERIDAS SEMANALMENTE Existen ciertas operaciones que deberán realizarse semanalmente para informar a la Iglesia los movimientos financieros de la unidad. Estas tareas reemplazan los Informes financieros semanales utilizados en las unidades que no poseen MLS. Las tareas están divididas en dos grupos: Gastos y Donativos.

A continuación se enumeran las operaciones de finanzas requeridas semanalmente: Registrar los Gastos realizados con la tarjeta J.P. Morgan y rendir las extracciones en efectivo de la última semana. Registrar las Donaciones recibidas el domingo. Imprimir los siguientes informes de MLS: Informe de Depósito (son 2 hojas). Informe de Lote de diezmos y ofrendas. Informe de Gastos. Transmitir los datos vía telefónica. Imprimir el “Informe de transacción financiera”. Enviar datos a la estaca / distrito. Realizar una “Copia de respaldo a un archivo” de la información de MLS.

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CONSULTAR SALDO DE PRESUPUESTO Es necesario ingresar a: Menú de MLS > Finanzas > Informes / Reconciliar > Informe de ingresos y gastos En la columna “Saldo” de la línea “Presupuesto” se puede observar el saldo actual del presupuesto de la unidad.

También es posible visualizar las transferencias de presupuesto recibidas de las Oficinas Administrativas. No se deben realizar ingresos por donación del presupuesto. Es necesario ingresar a: Menú de MLS > Finanzas > Transferencias > Ver / Actualizar transferencias

Seleccionar “Detalles por categoría”, luego aparecerá la siguiente pantalla donde deberá seleccionar “Presupuesto: OTROS”

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GASTOS ANOTAR LOS GASTOS Es necesario ingresar a: Menú de MLS > Finanzas > Gastos > Anotar gastos Es posible que al ingresar en donaciones se muestre un mensaje de “Información financiera que falta”, debido a que no se ha transmitido información de gastos en semanas anteriores. Para poder informar que en un determinado domingo no hubo movimientos financieros, será necesario tildar la fecha con un clic y luego presionar el botón . A continuación aparecerá la pantalla de registro de gastos. El sector izquierdo indica todos los pasos necesarios para registrar correctamente los gastos. Haremos referencia a la información que se deberá ingresar para cada uno de los gastos registrados:

• FECHA: En este espacio debemos indicar la fecha del domingo que se está informando. Es posible utilizar el calendario para seleccionar la fecha. • PAGADO A: En este espacio debemos seleccionar el nombre de la persona, unidad o comercio a quien será registrado el gasto. Accedemos a la lista haciendo clic en la lupa. Si el gasto a informar es una compra realizada con tarjeta deberemos buscar el nombre del comercio en la lista y si no está lo agregaremos. Si el gasto a informar es una compra realizada con efectivo deberemos buscar o agregar el nombre de la persona que recibe el dinero para realizar el gasto. NOTA: En caso que detecte nombres repetidos en los listados podrá combinarlos desde Finanzas > Ver y actualizar donantes/beneficiarios. Consulte en este manual la sección donde se explica cómo Añadir/Actualizar Beneficiarios

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Consideraciones para agregar personas, unidades y comercios • Comercio: Se completa el nombre del comercio y se selecciona la opción “No es miembro/Misceláneo” • Miembro de la unidad: Se busca en la lista de miembros y si no se encuentra se agrega el apellido y nombre con la opción “Miembro de la unidad” • No miembro: Se completa el nombre de la persona y se selecciona la opción “No es miembro/Misceláneo” • Unidad: Se completa el nombre de barrio, rama, estaca o distrito y se selecciona la opción “No es miembro/Misceláneo”. No utilizar la opción “Otra unidad” • NÚMERO DE REFERENCIA: Es un código que se utiliza para identificar el gasto. Es muy importante que el número de referencia esté correctamente indicado. Este dato puede variar de acuerdo al tipo de gasto que estemos informando. Cuando se realiza una compra con tarjeta Se deberá escribir el número de autorización completo de seis dígitos. En la imagen de ejemplo el número de autorización es 021121. Debemos escribirlo tal como aparece en el ticket, sin omitir los ceros que tenga. Cuando se realiza una compra con efectivo El número de referencia deberá incluir la siguiente información: • Mes y día de la extracción, guión e importe extraído. Se registra con el siguiente formato: mmdd-monto Ejemplo: Se retiran $ 100.- el 04 de Junio. El número de referencia será: 0604-100 (no olvidar el guión) • PROPÓSITO: Este espacio es para detallar en que se utilizó el dinero. Debe ser claro, específico y sin generalidades. No utilizar frases como: “Ayuda”, “Ayuda especial”, “Actividad”, etc. • CATEGORÍA: Deberemos seleccionar una categoría para determinar que fondos estamos usando para el gasto que realizamos. Haciendo clic en la lupa veremos una lista de las categorías disponibles. IMPORTANTE: No se deben utilizar las siguientes categorías sin autorización por escrito de la presidencia del área: “Otros: ACTIVIDAD DEL AREA” y “Otros: EXCURSIONES AL TEMPLO”. Una vez seleccionada la subcategoría correcta escribiremos el importe gastado en el espacio que dice “Cantidad”. Observe el ejemplo de cómo debería quedar el gasto listo para informar.

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Si la categoría del gasto es de OFRENDAS DE AYUNO se habilitará el espacio que dice “El que recibe ofrendas de ayuno” para buscar el nombre en la lista de beneficiarios de ofrendas. Deberá agregarlo en la lista en caso de no encontrarlo. NOTA: En caso que detecte nombres repetidos en los listados podrá combinarlos desde Finanzas > Ver y actualizar donantes/beneficiarios. Consulte en este manual la sección donde se explica cómo Añadir/Actualizar Beneficiarios Para cargar el próximo gasto hacemos clic en IMPRIMIR INFORME DE GASTOS Accedemos al “Informe de gastos” haciendo clic en “Informe” a la izquierda de la pantalla.

Haciendo clic en el número de referencia podremos acceder al gasto para realizar alguna modificación o eliminar gastos mal ingresados. Esta operación será posible sólo si el gasto aún no ha sido transmitido a la oficina. Si ya se cargaron todos los gastos deberá hacer clic en el botón y luego imprimir el informe. Imprimir el informe cierra el lote de gastos para transmitirlos a las oficinas de la iglesia. IMPORTANTE: Para ingresar los montos utilice la “coma” que está en el teclado a la derecha de la “M”. No utilice el “punto” que está en el teclado númerico.

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DONATIVOS ANOTAR LOS DONATIVOS De acuerdo a las normas descriptas en los manuales de instrucciones de la iglesia y en otras capacitaciones recibidas es necesario registrar en MLS las donaciones recibidas cada domingo. Es necesario ingresar a: Menú de MLS > Finanzas > Donativos > Anotar donativos Es posible que al ingresar en donaciones se muestre un mensaje de “Información financiera que falta”, debido a que no se ha transmitido información de donaciones en semanas anteriores. Para informar que en un determinado domingo no hubo movimientos financieros será necesario tildar la fecha con un clic y luego presionar el botón Al ingresar al menú “Anotar donaciones” aparecerá una pantalla en la cual deberemos ingresar la fecha del domingo donde se recibieron y abrieron las donaciones. Para continuar presionar el botón . Aparecerá la pantalla de registro de donaciones. El sector izquierdo indica todos los pasos a realizar para registrar las donaciones. Con los botones de y será posible navegar a través de las tareas a realizar en cada una de las solapas. NOTA: Recuerde que antes de cargar donaciones al fondo misional de barrio debe crear una subcategoría para cada misionero de su unidad. Ver “Añadir y Actualizar Misioneros (Subcategorías)” La primera tarea es abrir y registrar uno por uno todos los sobres de donaciones recibidos.

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A continuación se hace referencia a la información necesaria para ingresar cada una de las donaciones registradas: DONANTE: El nombre de la persona o unidad que realiza la donación. Deberá ingresar por la lupa para encontrar el nombre en la lista de donantes de la unidad. Si no es posible encontrar un donante se deberá ingresar haciendo clic en el botón de la pantalla donante. En el caso que le aparezcan donantes duplicados, puede consultar cómo combinarlos (ver combinar donantes, pág. 21 de este manual) DONACIONES: A continuación se deberá ingresar las cantidades según aparecen en la papeleta de donación del miembro. Importante: No está permitido utilizar la categoría “Presupuesto”. ARQUEO DE FONDOS. Una vez ingresada las cantidades será necesario contar el dinero recibido e ingresar en el sistema para comprobar que no hay diferencias. Se ingresan: Cheques: Pago Fácil: PF y día y mes del depósito (Ej. “PF 23/10”) Transferencias: Se anota “INT 23/10”. La sigla INT corresponde a internet. Billetes: Se ingresa la cantidad de dinero recibido en billetes Monedas: Se ingresa la cantidad de dinero recibido en monedas Al realizar el ingreso aparecerá el campo “Diferencia” en cero y podrá seguir cargando otro sobre de donativos haciendo clic en el botón Esta operación se deberá repetir hasta registrar todas las donaciones. Para continuar deberá hacer clic en el botón . A continuación deberá realizar un control de la cantidad de papeletas de donaciones ingresadas, si alguna fue omitida, es posible ingresarla haciendo clic con el Mouse en el botón . Si toda la información es correcta se deberá presionar el botón para continuar.

La siguiente tarea a realizar es el arqueo de dinero en efectivo, cheques y/o transferencias realizadas por los miembros de la unidad que se han recibido ese domingo. Es necesario contar el dinero en efectivo en billetes y monedas e ingresarlo.

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En el caso que hubiese algún cheque, depósito en Pago Fácil o transferencia bancaria realizada en forma particular por algún miembro de la unidad, será necesario tildarla con una marca en la fila correspondiente. Para poder continuar es necesario hacer clic en el botón

NOTA: Tenga presente que si no ingresa el importe exacto de billetes y monedas de los donativos, o no tilda los cheques o Pago Fácil, MLS no le permitirá continuar con el proceso. En la siguiente pantalla será necesario autorizar el lote de donativos para que se pueda transmitir a las oficinas administrativas, para lo cual dos usuarios autorizados deberán ingresar sus claves de seguridad. También será necesario indicar la fecha en la que será realizado el depósito de las donaciones y presionar el botón para autenticar a los usuarios.

Si las claves fueron ingresadas correctamente aparecerá un mensaje diciendo que el lote fue autorizado y que ahora está cerrado. Esto significa que no será posible agregar otras papeletas de donativos y modificar las papeletas ingresadas.

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Si existiese la necesidad de ingresar otras donaciones se deberá ingresar nuevamente un nuevo lote de donaciones siguiendo las instrucciones mencionadas anteriormente. IMPRIMIR INFORME DE DONATIVOS Al presionar el botón se deberá seguir con los siguientes pasos de impresión de todos los informes financieros de MLS haciendo clic en el botón . Para imprimir los diferentes informes se deberá presionar el botón hasta llegar a la última tarea del ingreso de donaciones. Tenga presente, que cuando finalice la totalidad de las impresiones, ud. deberá contar con 3 (tres) hojas, o en el caso que esa semana haya realizado gastos, contará con 4 (cuatro) hojas impresas para archivar.

Al finalizar será necesario transmitir toda la información ingresada a las oficinas administrativas por medio de una conexión telefónica. Asegúrese de tener una línea telefónica conectada a la computadora (ver Apéndice B) y luego presione el botón

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COMO ARCHIVAR LA INFORMACION FINANCIERA Una vez transmitida la información financiera semanal habremos impreso cuatro informes que deberemos archivar con su correspondiente documentación abrochada.

INFORME DE TRANSMISIÓN FINANCIERA INFORME DE GASTOS INFORME DE LOTES DE DIEZMOS Y OFRENDAS

INFORME DE DEPOSITOS

INFORME DE DEPOSITOS Adjunte a este informe los comprobantes de depósitos. Está compuesto por dos páginas. Una es un resumen que debe ser firmado y la otra un detalle de depósitos en el cual se deben abrochar los comprobantes de depósito. INFORME DE LOTES DE DIEZMOS Y OFRENDAS Adjunte a este informe todas las papeletas de donativos (color blanco y rosa) INFORME DE GASTOS Adjunte a este informe los tickets de post-net o extracción, las autorizaciones de desembolso correspondientes y los respaldos adecuados. INFORME DE TRANSACCION FINANCIERA Es el último informe, se imprime luego de enviar los datos financieros a la Iglesia. Se archiva junto con los otros informes detrás de todo. IMPORTANTE: Este paquete de informes conforma el Informe Financiero Semanal que se deberá archivar para las auditorias. Queda discontinuado el formulario “Informe Financiero Semanal”. Manual de Instrucciones de MLS – Versión MLS 2.9 - Septiembre 2008

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CASOS PARTICULARES DE GASTOS Y DONACIONES TRANSFERENCIAS DE LIDER AGENTE De acuerdo a las normas y políticas existentes es posible extraer dinero en efectivo y realizar una transferencia entre unidades sólo con la aprobación del Presidente de Estaca. Una vez realizada la extracción en efectivo, la unidad que extrae deberá registrar el desembolso de la siguiente forma: PAGADO A: Escribir el Nombre de la unidad y el nombre del líder que recibe el dinero. REFERENCIA: Escribir el código de referencia según la extracción realizada. PROPOSITO: Escribir “Transferencia de Líder Agente” CATEGORIA: Seleccionar la categoría “Otros: LIDER AGENTE TARJETAS”

Nota: La unidad que recibe el dinero deberá registrar los desembolsos según la categoría que corresponda y adjuntar todos los comprobantes de los gastos realizados. EXCEDENTE DE EXTRACCIÓN EN EFECTIVO Al realizar una extracción y no utilizar el efectivo en su totalidad se debe depositar el dinero excedente separado del depósito de las donaciones, este procedimiento no se registra en MLS. El comprobante de depósito de excedente se debe adjuntar junto con los comprobantes de depósito de Pago Fácil.

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AJUSTE ANUAL DE DIEZMOS

Les invitamos a repasar como obispado la capacitación sobre el tema que figura en su PC en el icono llamado “Capacitación de Registros”, una vez allí se deberá acceder a la capacitación: “El ajuste de diezmos” IMPRESIÓN DE DECLARACION DE DONACIONES PARA LOS MIEMBROS Aún cuando en este ejemplo vamos a trabajar con un individuo, el proceso para trabajar con familias es exactamente igual. Es necesario ingresar en: MLS > Finanzas > Donativos > Ajuste de diezmos > Imprimir informes > Aparecerá entonces la pantalla de ajuste de diezmos… Haga clic en “Declaración de donantes” para imprimir las donaciones realizadas por los miembros durante el año actual.

En la pantalla “Imprimir informes anuales de donantes” podrá seleccionar los miembros para los cuales desea imprimir las declaraciones y luego presionar el botón . Asegúrese de haber encendido y colocado papel en la impresora antes de imprimir los recibos.

A continuación presentaremos un ejemplo de una declaración la cual deberá ser entregada al miembro por el secretario antes de realizar las entrevistas. Los donantes deben repasar detenidamente sus declaraciones para cerciorarse que aparezcan todos los donativos. Si hubiera errores, el Obispo, el secretario y el miembro deben resolver el asunto antes del ajuste de diezmo.

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PREPARACION PARA EL AJUSTE DE DIEZMOS Es necesario ingresar en: MLS > Finanzas > Donativos > Ajuste de diezmos > Imprimir informes > Como siguiente tarea para la preparación del ajuste de diezmos, el secretario debe imprimir un Informe de declaración de diezmos para el obispo. Debe hacerlo justo antes de comenzar con el ajuste. Haga clic en “Informe de Declaración de Diezmos” para imprimir el reporte directamente en la impresora. Cuando el obispo realice el ajuste de diezmos, empleará este informe para registrar el estatus de los diezmos de cada miembro y para señalar si el estatus lo declaró el miembro o él mismo. Además, el informe cuenta con espacio para cualquier anotación que el obispo desee incluir. Una vez repartidas a los miembros las Declaraciones de diezmos y otras ofrendas, e impreso el Informe de declaración de diezmos, el obispo está preparado para comenzar con el ajuste de diezmos. ENTREVISTAS DE AJUSTES DE DIEZMOS Durante cada reunión de ajuste de diezmos, el obispo pide al miembro que revise la Declaración de ajuste de diezmos y compruebe que la información que allí se muestra, sea correcta.

Para imprimir estas declaraciones, vaya MLS > Finanzas > Donativos > Ajuste de diezmos > Estados de Diezmos > (Se puede imprimir declaraciones personales o por familia)

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La segunda parte de la declaración incluye una zona para entrar los donativos que el miembro realiza durante el ajuste. Cualquier donativo realizado durante el ajuste de diezmos debe registrarse en MLS e ingresarse ese mismo día. Normalmente esto lo hacen un consejero del obispo y un secretario. En la parte inferior de la declaración hay espacio para registrar el estado de diezmos del miembro. El obispo pregunta al miembro si es pagador de un diezmo íntegro. A continuación, el obispo marca la casilla pertinente en la parte inferior del formulario y registrará esto en el Informe de Declaración de Diezmos mencionado anteriormente, para registrar el estatus de cada miembro. CONFECCIONAR EL INFORME AJUSTE ANUAL DE DIEZMOS Una vez finalizadas las entrevistas con los todos los miembros y a partir del 1 de enero del año próximo será posible ingresar en MLS la declaración de diezmos de cada miembro. En la pantalla de ajuste de diezmo haga clic en “Ingresar declaración de diezmos” Si la pantalla aparece en blanco, genere por primera vez el informe haciendo clic en el botón que está abajo en la pantalla. Este botón se usa solamente la primera vez. (No debe ser utilizado antes del 1 de enero) MLS comenzará entonces a correr un proceso que dura un par de segundos para finalmente mostrar en la pantalla la lista completa de los miembros del Barrio / Rama. En esta pantalla el obispo indicará en la columna “Estado” la declaración realizada por las personas durante la entrevista. Para hacerlo, haga clic en la flecha que está a la derecha del campo “No declarado”. Aparecerá entonces una lista de las posibles declaraciones Ahora marque quién realizó la declaración en la columna “Declarado por” haciendo clic en la flecha que está a la derecha. Seleccione una de las dos opciones que aparecen. Se debe hacer una declaración para cada uno de los miembros del barrio que aparecen en esta pantalla. El informe no se enviará a las oficinas de la Iglesia hasta que se haya completado este paso. Para verificar quienes son las personas a las cuales no se les ingresó una declaración, haga clic en la flecha que está a la derecha de la palabra “Ver”. Seleccione “No declarados” para ver los que están pendientes.

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IMPRIMIR Y ENVIAR AJUSTE ANUAL DE DIEZMOS Cuando haya completado el informe para cada miembro, imprímalo haciendo clic en el botón que está abajo a la izquierda en la pantalla. El obispo y el secretario del barrio deben firmar la última hoja donde aparecen las estadísticas de la unidad y luego deben entregar cada una de las hojas al presidente de estaca antes del 15 de enero del año siguiente.

Para enviar el informe del Ajuste Anual de Diezmos a las oficinas de la Iglesia haga clic en el botón que está abajo en la pantalla y luego utilice la opción “Enviar/Recibir cambios” en la pantalla principal de MLS para realizar la conexión telefónica necesaria para transmitir los datos. Importante: Es condición necesaria imprimir la copia para el Barrio y la que le corresponde a la Estaca, si no se imprimen las 2 copias, el Ajuste Anual de Diezmo no llega a las Oficinas Generales de la Iglesia.

AÑADIR Y ACTUALIZAR MISIONEROS (SUBCATEGORIAS) Es necesario ingresar en MLS > Finanzas > Presupuesto > Añadir/Actualizar Categorías > Podemos crear subcategorías BARRIO/RAMA”

sólo

en

“FONDOS

DEL

Crearemos una subcategoría por cada misionero de la unidad. Utilizaremos esa subcategoría al momento de cargar el compromiso misional.

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Para misioneros de nuestra unidad utilizaremos su numero de registro sin espacios ni guiones y el apellido y nombre del misionero. Ej. “01402579542 Perez Maria” Si el misionero no es de nuestra unidad y desconocemos su número de miembro anotaremos su apellido y nombre, un espacio y la misión. Ej. “Perez Maria Argentina Buenos Aires Sur” Para crear una subcategoría hacemos clic en “Fondos del Barrio/Rama”. Se activará el botón abajo a la izquierda. Antes de crear cada subcategoría deberemos siempre hacer clic en la categoría principal, (en este caso: “Fondos del barrio/rama”), de lo contrario quedará mal creada y no podremos cargar donativos en ella. En el ejemplo vemos que “Ferreyra Karen” está creada dentro de “Russo Ramiro” y no en “Fondos del Barrio/Rama” como corresponde. NOTA: No se deben agregar subcategorías en ninguna otra categoría que no sea “Fondos del Barrio/Rama”. VER Y ACTUALIZAR LISTADO “DONANTES” Es necesario ingresar en MLS > Finanzas > Donativos > Añadir / Actualizar donantes Este listado contiene los nombres de las personas que han realizado donaciones (diezmos, ofrendas, etc.) en la unidad.

Cuando tenemos elementos duplicados en la lista es posible combinarlos mediante el botón que dice “Combinar donantes”.

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En el cuadro “Combinar donantes” deberemos seleccionar los que están repetidos. El “Donante 2” se combinará con el “Donante 1”. En la lista quedará visible solamente el “Donante 1” y toda la información financiera del “Donante 2” será relacionada con él. NOTA: Cuando el donante es miembro de la iglesia su número de registro figura en la columna de la derecha. Al elegir el “Donante 1” debemos tener siempre en cuenta de seleccionar el que tiene número de registro de miembro. También es posible ocultar ciertos donantes de las listas utilizando el desplegable que se encuentra a la derecha del nombre para ello elegiremos la opción “Oculto”.

VER Y ACTUALIZAR LISTADO “BENEFICIARIOS” (PAGADO A) Es necesario ingresar en MLS > Finanzas > Gastos > Añadir / Actualizar beneficiarios Este listado contiene los nombres de aquellas personas o comercios que aparecen en “Pagado a” cuando realizamos gastos. El proceso para actualizarlo y para combinar beneficiarios es exactamente igual al utilizado con el listado “Donantes”.

VER Y ACTUALIZAR LISTADO “RECEPTORES DE OFRENDAS” Es necesario ingresar en MLS > Finanzas > Ofrendas de Ayuno > Añadir / Actualizar receptores de ofrendas Este listado contiene los nombres de aquellas personas que aparecen en “El que recibe ofrendas de ayuno” cuando realizamos gastos de ofrendas. El proceso para actualizarlo y para combinar beneficiarios es exactamente igual al utilizado con el listado “Donantes”.

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INFORME DE BENEFICIARIOS DE OFRENDAS DE AYUNO Es necesario ingresar en MLS > Finanzas > Ofrendas de Ayuno > Informe de beneficiarios Este informe muestra un detalle de todos los beneficiarios de ofrendas de ayuno de la unidad.

Desde los desplegables “Informe” y “Márgenes” se pueden seleccionar opciones que permiten personalizar la información mostrada.

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SECCION 3 CÉDULAS DE MIEMBROS INFORME DE VALIDACION Para visualizar el informe de validación es necesario ingresar a MLS > Cédula de Miembro > Ver y Actualizar > Informe de validación de miembros Aparecerá una tabla que contiene los errores y las advertencias hallados en las cédulas de miembro de su unidad. Deberá corregir los errores y advertencias lo antes posible. Si hay errores en un registro no se pueden efectuar modificaciones hasta que éstos se solucionen. Haga clic en el nombre del miembro para ingresar a su registro y hacer las modificaciones necesarias.

MUDANZAS SOLICITAR CÉDULAS DE MIEMBROS Para solicitar cédulas de miembros de otras unidades es necesario ingresar en MLS > Cédulas de Miembro > Mudanzas > Solicitar cédulas> Deberá elegir una opción según la necesidad: - La primera opción se utiliza para solicitar cédulas de familia. - La segunda opción se utiliza para solicitar el registro de un individuo. Luego presionar el botón . SOLICITAR CEDULA DE INTEGRANTES DE FAMILIA Se mostrará la pantalla “Solicitar cédula de integrantes de familia” con los pasos que hay que completar para realizar el pedido. En primer lugar deberá completar la solapa “Individuo” con la información requerida en color amarillo (Apellidos, Nombres y Fecha de nacimiento). El resto de la información puede ser útil a fin de determinar con mayor precisión la ubicación del registro de miembro y resolver más rápido la solicitud.

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Para finalizar con el pedido será necesario completar los datos solicitados en los pasos “Información de contacto” y “Dirección”. Luego deberá revisar esta información en “Resumen”, hacer clic en el botón y guardar la solicitud. SOLICITAR CEDULA DE UN INDIVIDUO Deberá completar la información de la solapa “Individuo” y hacer clic en la solapa “Familia”. En este paso será necesario determinar si el registro solicitado será cabeza de familia o si pertenecerá a otra familia ya existente en la unidad. El individuo es cabeza de familia: Elegir la opción “Si” y completar el resto de la información requerida (teléfonos y dirección de correo electrónico)

El individuo no es cabeza de familia: Elegir la opción “No” y seleccionar de la lista de miembros de la unidad quien será su cabeza de familia. La información de contacto y la dirección serán las mismas de la familia a la cual está vinculando la cédula solicitada. Para finalizar con el pedido será necesario revisar la información en “Resumen”, hacer clic en el botón y guardar la solicitud. TRANSFERIR CÉDULAS DE MIEMBRO Para transferir cédulas de miembros es necesario ingresar en MLS > Cédulas de Miembro > Mudanzas > Transferir cédulas de miembro > Será necesario elegir una opción según la necesidad. Si es necesario trasladar una familia o si es preciso trasladar un registro individual.

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TRASLADAR CEDULA DE FAMILIA Será necesario completar una serie de pasos para poder transferir la cédula de familia. En primer lugar se deberá ingresar, si se conoce, el nombre de la unidad y la estaca a la cual se muda la familia en la solapa “Información de la unidad”. Luego aparecerá la ventana en la cual le solicita que ingrese qué familia es la que se mudará del barrio / rama.

Luego revisar los miembros de la familia que serán trasladados y completar la información de contacto en el lugar de destino. Por último, será necesario completar la dirección de destino en caso de conocerla. Si se conoce será requerido completar los cuadros en color amarillo. Cuanta más información sea registrada, mayor será la posibilidad de localizar a la familia en la futura unidad.

IMPORTANTE: Dirección desconocida Si no se conoce la dirección, luego de completar los pasos del formulario “Indagación de Dirección”, será requerido completar el recuadro “Información de contacto” con toda la información que se conoce de la familia. El registro será enviado a Dirección Desconocida. Esta es una tarea que debe realizarse con mucha atención.

TRASLADAR CEDULA DE UN INDIVIDUO Los pasos son muy similares a los que seguimos para trasladar una familia. Con la diferencia que tildaremos “Trasladar registro de individuo” al primer mensaje. Si conocemos los datos de la nueva unidad deberemos ingresarlos. En la sección “Familia” indicaremos si el miembro se va como “cabeza de familia” o si va a formar parte de otra familia. Completar los datos requeridos en la dirección y, en caso de desconocerla, completar el recuadro “información de contacto”. CAMBIO DE LÍMITES Solamente podremos utilizar esta opción cuando los límites de la unidad se vean notificados o una nueva unidad sea creada. No se puede utilizar sin autorización de la presidencia de estaca.

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Es necesario ingresar a MLS > Cédulas de Miembro > Mudanzas > Cambio de Límites

Debemos indicar los datos de la unidad a la que pertenecerán las cédulas a partir del cambio de límites. Seleccionaremos las familias que correspondan y, al cerrar el cuadro, guardaremos los cambios.

VER Y ACTUALIZAR CEDULA PERSONAL Para ver o actualizar el registro de un miembro de la unidad accederemos a MLS > Cédulas de miembro > Ver y actualizar > Cédula personal Seleccionaremos de la lista el nombre del miembro que queremos ver o modificar. A la izquierda del registro de miembro encontramos las secciones que nos permitirán ver la información del individuo, los miembros de la familia, la dirección, los hijos, entre otros datos. A la derecha de cada sección encontraremos acciones como “Modificar”, “Eliminar”, “Agregar”, “Quitar”, etc. Haciendo clic en “Modificar” se abrirá una ventana que nos permitirá corregir los datos e información del miembro. Podremos agregar ordenanzas y ordenaciones al sacerdocio directamente desde el registro personal del miembro. Hay otros caminos para agregar ordenanzas y ordenaciones que serán explicados más adelante en este manual. En la siguiente imagen puede verse cómo modificar un registro de miembro. Esta acción es similar en cada uno de los módulos (pantallas) de las cédulas de miembro.

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La cédula del miembro se puede imprimir para el obispo o secretario del barrio. El miembro solo puede tener el ROP (Registro de Ordenanzas Personales) y hacer las correcciones que considere necesaria. Desde el botón o directamente desde el botón sin previsualizarlo aparecerá el siguiente mensaje:

Si presiona la opción “SI” se imprimirá la cédula de miembro completa, si elige “NO” se imprimirá el ROP.

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CEDULAS DE FAMILIA Para ver o actualizar la cédula de una familia de la unidad accederemos a MLS > Cédulas de miembro > Ver y actualizar > Cédulas de Familia Luego de seleccionar la familia que necesitamos ver o modificar accederemos a una pantalla similar a la siguiente: Esta pantalla es la herramienta para realizar los cambios de grupo familiar. El botón “Quitar” desvincula a la persona de ese grupo familiar, permitiendo crear nuevas familias. Se utiliza en casos de divorcios, madres solteras, cuando un hijo se va a vivir solo, casamiento de un hijo, etc. Mientras que el botón “Agregar miembro” permite vincular a personas que por error están como familia aparte Por ejemplo, hijos que figuran solos como otra grupo familiar. También se puede modificar la información de contacto y la dirección donde reside la familia. Al hacer clic en o nos aparecerá el mensaje de advertencia en cuanto a la privacidad de la cédula o la impresión del ROP.

FALLECIMIENTO Para registrar el fallecimiento de un miembro de nuestra unidad accederemos a MLS > Cédulas de miembro > Ver y actualizar > Otros cambios de cédulas > Fallecimiento de miembro Luego de seleccionar al miembro correcto deberemos completar la información solicitada. Observemos que el único campo requerido (de color de amarillo) es el año de fallecimiento.

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CANCELAR CEDULA Podremos cancelar cédulas solamente en dos situaciones: Cuando el individuo tenga por lo menos 18 años de edad y no esté bautizado. Cuando la cédula del miembro se encuentre duplicada. Ver Manual General de Instrucciones 1 página 150 “Miembros inscriptos” para más detalles. Es necesario ingresar a MLS > Cédulas de Miembro > Ver y Actualizar > Otros cambios de cédula > Cancelar cédula Seleccionar del listado el registro que se desea cancelar. Debemos indicar la razón por la que cancelaremos el registro. Si el registro a cancelar es un duplicado será necesario seleccionar el registro correcto que quedará en los listados.

REGISTRAR MATRIMONIO CIVIL Un casamiento civil es el que se efectúa sólo por esta vida por alguien con la autoridad legal para realizarlo. Este no es registrado por ninguna entidad de la Iglesia y por eso debe ser comunicado por el barrio o la rama. Consiga la copia del certificado de matrimonio antes de continuar. Es necesario ingresar a MLS > Cédulas de Miembro > Registrar ordenanzas > Matrimonio > Registrar Matrimonio Civil NOTA: Si el cónyuge es miembro de la iglesia y su registro se encuentra en otra unidad será necesario primero solicitar su cédula. Seleccionar el miembro al que se va a registrar su matrimonio civil y luego completar la información solicitada.

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CREAR CEDULAS NUEVO NIÑO INSCRIPTO Es necesario ingresar a MLS > Cédulas de Miembro > Crear Cédulas > Nuevo niño inscripto Deberemos completar toda la información requerida del niño avanzando por los pasos que se deben efectuar. En familia seleccionar si el nuevo niño será cabeza de familia o no y, en caso que no sea cabeza de familia, deberemos seleccionar la familia a la que pertenece.

Completar los datos de los padres o buscarlos con el botón si son miembros de la unidad. Si se realizó la “Bendición de niño” la agregaremos en “Ordenanzas”. En el paso “Sellado(a) a los padres” indicar lo que corresponda al caso.

Luego y el nuevo registro.

BAUTISMO DE CONVERSO Registrar bautismos de conversos es una tarea compartida entre la misión y la unidad. La responsabilidad de la unidad es realizar la ordenanza de la confirmación y completar e imprimir dos copias del “Registro de Confirmación del Converso” con los datos del nuevo miembro. IMPORTANTE: No se debe registrar un bautismo de converso a menos que hayan pasado cuarenta y cinco días desde la fecha de confirmación. De otro modo, se produciría una duplicación del registro de miembro.

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Para imprimir dicho formulario es necesario ingresar a MLS > Informes/Formularios > Formularios/Certificados > Imprimir Informe donde aparecerá la siguiente pantalla:

Una vez seleccionado el certificado “Registro de bautismo y confirmación” aparecerá la siguiente pantalla, los campos que marcamos como obligatorios, deben ser completados si o si:

Obligatorio

Obligatorio Obligatorio

Obligatorio Obligatorio

El obispo debe firmar ambas copias del “Registro de Bautismo y Confirmación”. Una de las copias debe ser entregada a los misioneros, quienes la enviarán a la oficina de la misión junto con el formulario “Registro de Bautismo”. La otra copia debe quedar en la unidad junto con la copia rosa del “Registro de Bautismo” que los misioneros entregasen oportunamente a la unidad. Una vez que el registro del nuevo miembro llegue a la unidad estas copias deberán ser destruidas.

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ACLARACION: Los misioneros disponen de este formulario en papel y lo completan durante las entrevistas. Por lo que usted no necesitaría utilizar este formulario en MLS a menos que la misión omita completarlo. Recuerde guardar una copia firmada del formulario cuando los misioneros se lo soliciten.

Una vez completo el Registro de Bautismo y Confirmación la unidad deberá completar e imprimir el “Certicado de Bautismo y Confirmación” firmados por el obispo. Para imprimir dicho formulario es necesario ingresar a MLS > Informes/Formularios > Formularios/Certificados > Imprimir certificado donde aparecerá la siguiente pantalla:

Seleccionaremos “Certificado de Bautismo y Confirmación”, donde pasaremos a la siguiente pantalla. Recuerde que todos los campos que estén de color amarillo deben ser completados de forma obligatoria.

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Una vez que completamos el formulario, estamos en condiciones de imprimir el certificado para entregar al miembro nuevo. Podemos hacer click en o simplemente

Si pasados los cuarenta y cinco días el registro no llegase a la unidad se podrá proseguir con los pasos para crear el registro del converso. No obtante se deben todas agotar las instancias con los misioneros para verificar que la misión no haya generado el registro del miembro nuevo. Para crear el registro del nuevo converso es necesario ingresar a MLS > Cédulas de Miembro > Crear cédulas > Bautismo de converso El cartel de advertencia nos recuerda que los bautismos de conversos deben ser creados por la misión. Continuaremos sólo en el caso que la misión no creo el registro pasados los cuarenta y cinco días. En la siguiente pantalla anotaremos toda la información requerida del nuevo converso.

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Deberemos ingresar toda la información requerida en cada uno de los pasos que se deben efectuar. Luego de completar paso a paso todos los datos cerraremos y guardaremos el registro. Finalmente podremos imprimir el certificado de bautismo y confirmación.

REGISTRO DE NO MIEMBRO

Debe crear una cédula de una persona que no es miembro sólo cuando la persona esté en la familia de un miembro. Por ejemplo, puede crear una cédula por un pariente que no es miembro y no es pariente directo pero se vive con dicha familia. Este se mantendrá en su equipo y no se transmitirá a la oficina de administración. Los nombres de las personas que no son miembros no aparecerán en el informe organización pero aparecerán en el informe que se extraiga de las cédulas de las familias, como el directorio telefónico. Accedemos a MLS > Cédulas de Miembro > Crear cédulas> Cédula de no miembro

Avanzar por los pasos que se deben efectuar para crear el registro del individuo no miembro. CREAR CEDULA DE MIEMBRO FUERA DE LA UNIDAD Puede introducir en MLS la información de un miembro cuya cédula no está disponible, pero que tiene un llamamiento en el barrio. Algunos ejemplos incluyen a los obispos que sirven en un

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barrio de estudiantes o los misioneros de tiempo completo que sirven de presidentes de ramas pequeñas. La cédula real del miembro debe mantenerse en el barrio de origen. Cuando concluya el llamamiento, la cédula del miembro que está fuera de la unidad debe quitarse del MLS del barrio. Accedemos a MLS > Cédulas de Miembro > Crear cédulas> Cédula de miembro fuera de la unidad

Se debe completar de la misma manera como si estuviésemos solicitando una cédula para el barrio / rama (recuerde que esta cédula permanecerá en el barrio de origen). Como es operativo en MLS, los campos de color amarillo, SON OBLIGATORIOS. Cuando finalice la carga de este formulario, la cédula estará disponible para, por ejemplo, asignarle un llamamiento o un usuario de MLS. En esta cédula no se deben registrar ordenanzas, las ordenanzas se deben registrar donde se encuentra la cédula original.

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REGISTRAR ORDENANZAS Esta es la pantalla que nos permite acceder a las opciones para registrar las ordenanzas.

PASOS IMPORTANTES QUE SE DEBEN SEGUIR Usted debe estar perfectamente familiarizado con los tres pasos que se llevan a cabo para registrar una ordenanza. A continuación se explica cada uno de ellos: IMPRIMIR INFORME

REGISTRAR ORDENANZA

IMPRIMIR CERTIFICADO

IMPRIMIR INFORME Accedemos a MLS > Cédulas de miembro > Registrar ordenanzas > Formularios / Certificados > Imprimir Informe Allí veremos la lista de informes que se pueden imprimir. Entre ellos encontramos: Recomendación para bendición Patriarcal, Registro de Bautismo y Confirmación, Registro de Bendición de Niño, Registro del Sacerdocio Aarónico y de Melquisedec, etc.

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Ejemplificaremos realizando una ordenación al sacerdocio de Melquisedec. Tenga en cuenta que es aplicable a cualquier ordenanza/ordenación. Completar el formulario “Registro de Sacerdocio de Melquisedec” con los datos del individuo que es recomendado. Luego deberá imprimir el informe. Esto es una recomendación para que sea ordenado, MLS no registrará ningún cambio en el registro del miembro. Este es el informe de recomendación para ordenación al sacerdocio de Melquisedec:

Estos datos deben ser completados para la entrevista y servirán para luego de la ordenación, registrarlos en MLS.

El hermano recomendado a ser ordenado Élder irá con este formulario para ser entrevistado por la presidencia de estaca. IMPRIMIR EL CERTIFICADO Es necesario ingresar a MLS > Informes/Formularios Formularios/Certificados > Imprimir certificado

>

Este paso es para crear un certificado que será entregado al individuo. Este certificado firmado por quien corresponde es un comprobante válido indicando que la ordenanza se llevó a cabo. Por lo tanto, no se debe firmar el certificado hasta que la ordenanza fue realizada. En nuestro ejemplo realizaremos el certificado de una ordenación a Élder.

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NOTA: “Imprimir Informe” e “Imprimir Certificado” no registran ningún cambio en la cédula del miembro. Es importante que lo tenga en cuenta.

REGISTRAR LA ORDENANZA Es necesario ingresar a MLS > Cédulas de miembro > Registrar ordenanzas > Ordenaciones > Registrar ordenación Después de realizada la ordenación/ordenanza deberemos seleccionar del listado del Barrio/Rama al miembro para poder registrar los cambios. Completar todos los datos en la siguiente pantalla:

Una vez completada esta información la ordenanza/ordenación será registrada en la iglesia.

BENDICION DE UN NIÑO Accedemos a MLS > Cédulas de miembro > Registrar ordenanzas > Bendición de un niño > Registrar bendición de un niño Con la bendición de un niño se crea un registro de miembro. Deberá completar cada uno de los datos requeridos en los pasos que se deben efectuar para registrar la bendición de un niño.

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BAUTISMO DE NIÑO CON CEDULA Accedemos a MLS > Cédulas de miembro > Registrar ordenanzas > Bautismo > Bautismo de niño con cédula Se utiliza cuando el registro del niño ya está creado debido a una bendición de niño previa. Deberá seleccionar al niño de la lista del Barrio/Rama y luego completar cada uno de los datos requeridos en los pasos que se deben efectuar para registrar el bautismo. BAUTISMO DE NIÑO SIN CEDULA Accedemos a MLS > Cédulas de miembro > Registrar ordenanzas > Bautismo > Bautismo de niño sin cédula Deberá completar cada uno de los datos requeridos en los pasos que se deben efectuar para registrar el bautismo. ORDENACIONES AL SACERDOCIO Accedemos a MLS > Cédulas de miembro > Registrar ordenanzas > Ordenaciones > Registrar ordenación

Luego de seleccionar al miembro que fue ordenado al sacerdocio hay que completar la información que es requerida y guardar.

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RECOMENDACIONES PARA EL TEMPLO INVESTIDOS SIN RECOMENDACION Accedemos a MLS > Cédulas de miembro > Recomendaciones p/templo > Investido sin recomendación Se desplegará un listado con todos los miembros de la unidad investidos que no tienen recomendación vigente. Haciendo clic en “Añadir” podrá ingresar la fecha en que se expidió la recomendación, debiendo ingresar solamente el mes y el año.

MIEMBROS CON RECOMENDACIÓN VIGENTE Accedemos a MLS > Cédulas de miembro > Recomendaciones p/templo > Miembros con recomendación vigente Se desplegará un listado que muestra las recomendaciones vigentes. Se pueden filtrar para que se vean solamente las que vencen este mes o el próximo.

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ORDENANZAS DEL TEMPLO Las Ordenanzas del Templo son registradas automáticamente por el Departamento de Templo en Lago Salado. Si transcurridos los cuarenta y cinco días de realizada la ordenanza ésta no se actualizó automáticamente, la unidad podrá actualizarla en el registro de miembro.

Para hacerlo ingresar a MLS > Cédulas de miembro > Registrar ordenanzas > Templo Las ordenanzas registradas se envían al Departamento de Templo para su verificación. Aparecerá un cartel de advertencia:

Una vez que hacemos clic en continuaremos y seleccionaremos la cédula del miembro para actualizarla con los datos que solicita MLS.

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SECCION 4 INFORMES Y LISTADOS

INFORME TRIMESTRAL (ex IPM) El informe trimestral se debe enviar por MLS a las oficinas generales de la Iglesia antes del 15 de abril (1er trimestre), antes del 15 de Julio (2do trimestre), antes del 15 de octubre (3er trimestre) y antes del 15 de enero (4to trimestre). Ese informe se completa con las estadísticas del último mes del trimestre. (pág. 165, Manual de Instrucciones de la Iglesia, Libro 1). Cuando ingrese en MLS, y haya comenzado alguno de los meses mencionados anteriormente, aparecerá el siguiente mensaje: Si elige que “si” MLS comenzará la transmisión para actualizar los valores estadísticos de la unidad. Si opta por la opción “no”, la próxima vez que transmita se actualizarán los valores. Es importante que tenga en cuenta que mientras no realice una transmisión, no se actualizarán los datos de la unidad, por lo tanto, no podrá cargar el informe trimestral actual. También puede hacer clic en “Tareas Urgentes” (debajo de la imagen del Ángel Moroni) y visualizará el siguiente mensaje: Este mensaje permanecerá en “Tareas Urgentes” hasta que complete y transmita el informe trimestral.

Importante: A partir de la versión 2.8.2 de MLS, se ha agregado una segunda hoja en el informe trimestral: la hoja de “detalle de conversos”.

Antes de cargar el informe trimestral en MLS deberá imprimir un informe en blanco a modo de borrador para recolectar la información necesaria. Estos valores sólo podrá cargarlos en la PC cuando tenga todos los datos. Accedemos a MLS > Informes/Formularios > Informes > Imprimir informe trimestral en blanco

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Luego de recolectar la información, debemos ingresar en: MLS > Informes/Formularios > Informes > Informe trimestral La información recopilada deberá ser volcada en la siguiente pantalla:

Tenga en cuenta que los campos que deje sin completar impedirán que se pueda transmitir el Informe Trimestral. NO DEBEN existir campos en color “amarillo”.

Como mencionamos anteriormente, esta nueva versión tiene una segunda hoja (solapa) que debe ser completada para que el informe trimestral quede correctamente cargado. La siguiente imagen muestra los valores que debe cargar:

Como en la primera hoja: NO DEBEN existir campos en color “amarillo”. Si o si debe completa cada una de las líneas que correspondan al nuevo converso.

Una vez que toda la información fue cargada deberá presionar el botón y aparecerá la siguiente pantalla:

Debe guardar el informe y dejarlo listo para su envío a las oficinas administrativas. También puede utilizar el botón o para previsualizar el informe y conservar una copia en papel.

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LISTA DE ACCION Y DE ENTREVISTA DEL OBISPADO El obispado encontrará muy práctica la Lista de acción y de entrevista del obispado. A la derecha hay una lista desplegable en la que se puede seleccionar la categoría que se quiere visualizar o imprimir. Es necesario ingresar a MLS > Informes/Formularios > Listas > Lista de acción y de entrevista

SOSTENIMIENTO DE OFICIALES Es necesario ingresar a MLS > Informes/Formularios > Formularios/Certificados > Imprimir Informe Al seleccionar el Sostenimiento de oficiales que necesitamos se abrirá una nueva ventana que nos pedirá que completemos la fecha de la conferencia y otros datos. Deberemos imprimir el formulario para utilizarlo en la conferencia de la unidad. El formulario se auto-completa con la información ingresada en “Llamamientos de la unidad”. NOTA: Es importante que la unidad, tenga los llamamientos cargados para que el formulario se complete automáticamente, de manera correcta. Sino deberá cargar los llamamientos uno por uno.

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ACTUALIZAR INFORMACIÓN DE LLAMAMIENTOS DE LA UNIDAD Aún cuando en este ejemplo vamos a trabajar con la organización de las Mujeres Jóvenes, el proceso de actualización de los líderes es exactamente igual en las demás organizaciones y quórumes del sacerdocio.

Es necesario ingresar en MLS > Organizaciones > Mujeres Jóvenes > Laureles Aparecerá entonces una pantalla con el espacio para cargar las líderes y todas las jovencitas en edad de laureles del barrio.

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Para completar los llamamientos de la presidencia de clase haga clic en “Añadir cargo” de la sección “Llamamientos de liderazgo”. Aparecerá la pantalla “Añadir cargo” en la cual deberá hacer clic en el botón .

Lugo aparecerá una lista de los llamamientos posibles para esta clase. Haga clic en el cargo “Presidenta” y luego clic en el botón . Ahora debemos buscar la jovencita que fue llamada como Presidenta de la clase. Haga clic en el botón que aparece a la derecha de la leyenda “Seleccionar de una lista” y aparecerá una lista de las jovencitas. Seleccione la jovencita que fue llamada como presidenta y luego haga clic en el botón . Debemos registrar la fecha en que fue sostenida y luego hacer clic en . Nota: La fecha en que fue sostenida no es un dato requerido. Si no se tiene, puede dejarse en blanco y completarse más adelante. De la misma manera en que se cargaron los datos de la presidenta, se deben cargar los datos de las consejeras y la secretaria. Una vez completados todos los llamamientos haga clic en el botón . El procedimiento para completar llamamientos de otras organizaciones y quórumes es similar al explicado anteriormente. Una vez que estén completos todos los llamamientos será posible utilizar diferentes listados del sistema: MLS > Organizaciones > Informes > Llamamientos por organización. MLS > Organizaciones > Informes > Miembros con llamamientos. MLS > Organizaciones > Informes > Miembros sin llamamientos.

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LISTADOS PARA IMPRIMIR O VISUALIZAR EN PANTALLA DIRECTORIO TELEFONICO Es necesario ingresar a MLS > Informes/Formularios > Directorios > Directorio telefónico. Aparecerá un listado que mostrará las familias de la unidad junto con su teléfono. Este listado se puede imprimir para uso de la iglesia solamente.

Haciendo clic en el nombre de la persona accederá a su registro personal y podrá modificar el número telefónico en su información de contacto. DIRECTORIO ABREVIADO DE MIEMBROS Es necesario ingresar a MLS > Informes/Formularios > Directorios > Directorio abreviado.

El Directorio Abreviado se puede personalizar para que muestre la información que se necesita. Haciendo clic en el botón se accede a las opciones.

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DIRECTORIO DE MIEMBROS Es necesario ingresar a MLS > Informes/Formularios > Directorios > Directorio de miembros. Aparecerá el listado de todos los miembros de la unidad. Se lo puede imprimir haciendo clic en o en .

Este listado es muy ajustable a las necesidades de la unidad; haciendo clic en podrá configurar varias opciones.

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CUMPLEAÑOS Y OTRAS LISTAS LISTA DE CUMPLEAÑOS Es necesario ingresar a MLS > Informes/Formularios > Listas > Listas de cumpleaños. Aparecerá el listado de cumpleaños de todos los miembros de toda la unidad.

IMPRIMIR LISTAS Es necesario ingresar a MLS > Organizaciones > Informes / Imprimir listas de asistencia y otras listas Desde esta pantalla podremos imprimir toda clase de listados por organizaciones y clases.

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ORIENTACIÓN FAMILIAR Y MAESTRAS VISITANTES Para actualizar la organización de la orientación familiar y las maestras visitantes se deben tener los derechos de Organización. A continuación organizaremos las maestras visitantes. El proceso de organizar la orientación familiar es exactamente igual, por lo que esta guía sirve para ambos casos. CREAR DISTRITOS Ingresar a MLS > Organizaciones > M. orientadores y visitantes Haga clic en la foto de “M. orientadores y visitantes” o en la palabra Más que aparece abajo a la derecha. Aparecerá una pantalla con todas las opciones para administrar la orientación familiar y las maestras visitantes. La primera tarea que se debe realizar es crear los Distritos de las Maestras Visitantes o Orientación Familiar. Para hacerlo haga clic en Distritos de MV o Distritos de OF. Aparece entonces una pantalla que nos permitirá crear un distrito.

En este ejemplo, crearemos Distrito de Orientación Familiar, pero se aplica de la misma forma para las Maestras Visitantes:

Nota: Si ya existen distritos creados anteriormente, para crear uno nuevo se debe hacer clic en la palabra Añadir que aparece a la derecha en la sección Distritos de orientación familiar.

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Cada distrito de maestros orientadores lleva el nombre del hermano (Élder o Sumo Sacerdote) que lo supervisa. Haga clic en el botón Seleccionar que aparece a la derecha del campo Supervisor de distrito. Aparecerá una lista con los nombres de todos los Élderes o Sumos Sacerdotes de la unidad. En el caso de los distritos de Sumos Sacerdotes, deberá cambiar el oficio en el sacerdocio, para el supervisor del distrito.

Los nombres aparecen ordenados alfabéticamente. Para buscar un hermano puede usar la barra de desplazamiento vertical que aparece a la derecha de la pantalla o simplemente escribir el apellido en el campo Encontrar miembro en la lista. Una vez que haya encontrado al hermano, haga clic en su nombre y luego haga clic en el botón Guardar. Ingrese la fecha en que el hermano fue sostenido. Si no lo recuerda ahora puede actualizar este campo mas adelante. Haga clic en el botón para cerrar esta pantalla. El distrito fue creado. Puede crear nuevos distritos en este momento o más adelante cuando lo necesite. Haga clic en el botón que está abajo a la derecha para cerrar esta pantalla y volver al menú de orientación familiar y maestras visitantes. CREAR COMPAÑERISMOS Haga clic en Compañerismos de OF que está en el grupo de Organización de la OF. Aparece una pantalla que se llama Añadir compañerismo de OF.

Esta pantalla está dividida en tres secciones. En la primera se muestra el nombre del supervisor del distrito. En la segunda sección se muestra el nombre de los hermanos que forman los compañerismos. Y en la tercera se muestran las familias asignadas al compañerismo.

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Haga clic en la palabra Añadir que aparece a la derecha en la sección Compañerismos de orientación familiar. Aparecerá una pantalla llamada “Añadir un maestro orientador a un compañerismo” donde se muestran todas los hermanos de la unidad. Busque un hermano, haga clic en su nombre y luego haga clic en el botón Aceptar. Para agregar el compañero vuelva a repetir los pasos anteriores. Una vez creado un compañerismo deberemos asignarle familias para visitar. Para hacerlo haga clic en la palabra Agregar que aparece a la derecha de la sección Familias enseñadas por este compañerismo. Aparecerá una pantalla que muestra todas las familias de la unidad. Busque la familia que será visitada por este compañerismo, haga clic en su nombre y luego clic en el botón . Usted puede repetir estos pasos tantas veces como sea necesario para asignar más familias. Una vez finalizadas las asignaciones Usted puede optar por tres opciones. Hacer clic en el botón . Esto le permitirá añadir un nuevo compañerismo para el distrito con sus correspondientes familias asignadas para visitar. Hacer clic en el botón . Con esto habrá finalizado la creación de compañerismos y asignación de familias para visitar. Puede volver mas adelante y añadir compañerismos y hacer los ajustes que necesite cuando lo desee. Hacer clic en el botón . Con esta opción se anula la información que estuvo ingresando en MLS.

Para revisar otros distritos use la lista desplegable que aparece arriba a la derecha que tiene el nombre Mostrar por distrito.

Haga clic en el botón Cerrar que aparece abajo a la derecha de la pantalla para volver al menú de orientación familiar y maestras visitantes.

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INGRESAR VISITAS Y CONTACTOS Haga clic en Ingresar visitas de OF que está en el grupo de Informe de OF. Aparecerá una pantalla con todas las familias de la unidad que tienen asignadas maestros orientadores y todas aquellas que aún no tienen.

Seleccione el distrito utilizando la lista desplegable Mostrar por distrito que está arriba a la derecha de la pantalla. Localice el compañerismo y luego la familia visitada. A la derecha aparecen los trimestres en los cuales deberá hacer click en el que se haya concretado la visita. Puede repetir estos pasos tantas veces como sea necesario hasta haber ingresado todas las visitas. Haga clic en el botón para volver al menú de orientación familiar y maestras visitantes. IMPRIMIR LAS ASIGNACIONES Haga clic en Asignaciones de maestros orientadores que está en el grupo de Organización de la OF. Aparecerá una pantalla mostrando todos los compañerismos y sus asignaciones. Haga clic en el casillero que se encuentra a la izquierda de cada compañerismo (puede hacer tantos como desee) y luego haga clic el botón . Usted puede cambiar de distrito seleccionándolo en la lista desplegable que aparece arriba a la derecha en el campo Mostrar por distrito. Haga clic en el botón para volver al menú de orientación familiar y maestras visitantes.

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SECCION 5 OTROS RECURSOS AUDITORIAS DE LA IGLESIA Ingresar a MLS > Otros Recursos > Auditorías de la Iglesia Cuando ingrese, deberá hacer click en Auditoría de Registros de Miembros. El secretario de estaca (u otro representante de la estaca) debe completar esta auditoría con el secretario de barrio o el secretario auxiliar encargado de los registros de miembro. El obispo debe estar a disposición para responder a las preguntas durante la auditoría. Dicha auditoría debe llevarse a cabo antes del 30 de junio de cada año. Lea cada una de las tareas de la auditoría y examine detenidamente los registros relacionados. Si alguno de los registros no se ha actualizado adecuadamente, haga lo siguiente en esa tarea. Tanto a los elementos que no se hayan actualizado adecuadamente como a las situaciones en las que no se hayan cumplido las normas sobre las cédulas de miembros se les denomina errores o excepciones encontrados en la auditoría. Un informe de estos errores se creará al final de la auditoría. El secretario de estaca debe hacer seguimiento dentro de 30 días para asegurarse de que las correcciones se hayan ejecutado. Al final de la auditoría se puede imprimir un informe con los resultados de la misma. Dicho informe debe ir firmado por el obispo, el secretario de barrio y el representante de estaca. Posteriormente debe entregarse al presidente de estaca. Estas son algunas de las pantallas que los secretarios deben completar durante la auditoría:

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Informes y formularios confidenciales Los formularios que se encuentran a continuación guardan relación con hechos confidenciales que han acontecido en la vida de los miembros de la Iglesia, y en estas instrucciones se explican las situaciones en las que se utiliza cada formulario. Cuando se necesite uno de estos formularios, la unidad local deberá completarlo en MLS, imprimirlo y enviarlo a la Oficina de la Primera Presidencia o a la Oficina de la Administración de la Iglesia junto con los otros documentos obligatorios que se indican en el formulario. Lea detenidamente y siga todas las instrucciones del formulario y de las secciones del Manual de Instrucciones de la Iglesia (que se mencionan a continuación). Para ello, se recomienda que imprima una copia en blanco del formulario. Si usted es secretario, quizás también le resulte útil usar la copia en blanco para preparar un borrador del formulario. Luego, puede pedirle al obispo o al presidente de estaca que revise y modifique el borrador antes de completar el formulario en MLS. Después de imprimir la versión final del formulario, tenga la bondad de destruir cualquier copia en blanco, borradores y notas relacionadas. Es importante que se mantenga absoluta confidencialidad con respecto a estos asuntos delicados y que se proteja la privacidad de las personas afectadas y de sus familias. FORMULARIOS CONFIDENCIALES Ingresar a MLS > Otros recursos > Informes y formularios confidenciales Una vez que acceda notará la siguiente pantalla:

Información confidencial de miembros El informe titulado Información confidencial de miembros permite a los líderes del sacerdocio reconocer a los miembros con información de hechos confidenciales anotada en su cédula de miembro. El informe se ofrece para ayudar al líder del sacerdocio a trabajar con estos miembros y alentarlos a participar en el Evangelio, según lo permitan las circunstancias. Únicamente el presidente de rama, el obispo, el presidente de distrito y el presidente de estaca pueden acceder a este informe en MLS. Este informe o la información que contiene no debe compartirse con nadie. Informe de medida disciplinaria de la Iglesia: Utilice este formulario para informar sobre el resultado de un consejo disciplinario de la Iglesia. (Véase el Manual de Instrucciones de la Iglesia, Libro 1, 2006, sección 10, "La disciplina de la Iglesia".)

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Informe de medida administrativa: Cuando un miembro pide que se borre su nombre de los registros de miembros de la Iglesia, utilice este formulario para realizar la solicitud. (Véase el Manual de Instrucciones de la Iglesia, Libro 1, 2006, páginas 170–172, “Para quitar un nombre de los registros de miembros de la Iglesia”.) Registro de bautismo y confirmación para readmisión: Utilice la "versión de consentimiento" del formulario para readmitir a un miembro que viva fuera de los Estados Unidos y Canadá. Solicitud a la Primera Presidencia: Utilice este formulario para solicitar a la Primera Presidencia la cancelación de un sellamiento en el templo, la aprobación para sellamiento (sólo para los hermanos), una reintegración o readmisión que requiera la aprobación de la Primera Presidencia o la restauración de bendiciones del templo y del sacerdocio a un miembro readmitido que había recibido la investidura. (Véase él Manual de Instrucciones de la Iglesia, Libro 1, 2006, págs. 95–98 "Normas de sellamiento"; págs. 134–138 "Finalización del período formal de prueba, de la suspensión de derechos de miembro o de la excomunión"; pág. 138 "Restauración de bendiciones".) Lea detenidamente todas las instrucciones del formulario y llene cada espacio con información completa y exacta. Las solicitudes que contengan información incompleta o contradictoria provocarán demoras ya que deberán devolverse o se pondrán en espera mientras se obtiene la información necesaria. Los miembros de la Primera Presidencia revisarán este formulario y todos los documentos de respaldo requeridos para tomar una decisión. Si no se puede obtener la información solicitada, indique las razones en la carta a la Primera Presidencia. Las cartas de los líderes del sacerdocio que se envíen con el formulario deben prepararse en papel con el membrete o el encabezamiento de la Iglesia. Cuando se reciba la solicitud en las Oficinas Generales de la Iglesia, se enviará una carta acusando recibo de la misma al presidente de estaca o de misión. Si el presidente de estaca o de misión no recibe esta carta, a más tardar, en tres semanas después de haber enviado la solicitud, debe ponerse en contacto con la Sección de Registros Confidenciales por el teléfono 1-801-240-2053 ó 1-800-4533860, extensión 2-2053. Formularios guardados La versión actual de MLS le permite guardar temporalmente el formulario si aún no lo ha completado y terminarlo en otra sesión. Si tiene que dejar la computadora con un formulario a medio completar, guárdelo y podrá completarlo más adelante. No deje ningún formulario sin completar abierto en MLS al cerrar la sesión, ya que podrían verlo otras personas que utilicen la misma computadora.

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Una vez finalizada la carga del formulario, podrá acceder a la “vista preliminar” y observar cómo queda antes de la impresión.

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SISTEMA EDUCATIVO DE LA IGLESIA Ingresar a MLS > Otros recursos > Seminarios e Institutos En esta sección podrá imprimir listados de alumnos que deberían asistir a Seminario e Instituto, según se encuentren registrados en MLS. Podrá seleccionar las edades de los alumnos que desea imprimir en el informe, por ejemplo, para la maestra de Seminario. De la misma manera, puede generar los listados potenciales de alumnos de Instituto de su unidad.

La siguiente imagen muestra cómo es la vista preliminar de los alumnos entre 14 y 17 años de edad.

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SECCION 6 INFORMACION PARA LA ESTACA

ENVIAR MENSAJES A LAS UNIDADES MLS posee un servicio de mensajería interna. La estaca puede enviar mensajes a las unidades y las unidades pueden enviar mensajes a la estaca. Es necesario ingresar a “Mensajes” en el primer recuadro de la pantalla principal. Después de enviar y recibir cambios los mensajes sin leer aparecerán en “Tareas urgentes”. Para crear un nuevo mensaje entrar a “Mensajes” y luego hacer clic en el botón .

Seleccionar la opción “De unidad a unidad”. Se habilitará el botón . Al hacer clic en ese botón se abrirá la libreta. Es necesario agregar a la libreta los contactos de cada unidad, para ello debe hacer clic en el botón “Añadir”. Seleccionar la unidad a la que pertenece el contacto que vamos a agregar a la libreta de direcciones, escribir su nombre y luego hacer clic en . En la libreta de direcciones seleccionaremos los destinatarios del mensaje marcando el recuadrito que acompaña a cada contacto. Una vez escrito el mensaje hacer clic en para que el mensaje sea enviado la próxima vez que “envíe y reciba” los cambios o luego de presionar el botón . Si es necesario enviar el mensaje de inmediato presionar el botón “Enviar mensajes”

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MANTENER ACTUALIZADO LISTADO DE LOS MIEMBROS DE LA ESTACA La Estaca puede visualizar el “registro de miembro” de cada miembro de la estaca, además puede ver los directorios de líderes de cada unidad. Es importante que esos directorios y registros estén siempre actualizados. Para ello la Estaca deberá utilizar la opción “Solicitar refrescar información de la unidad…” En el cuadro que aparece deberán seleccionar todas las unidades para mantener actualizado el directorio de toda la estaca.

Si destilda la primera opción de cada una, podrá seleccionar de manera individual cada una de las unidades que pertenecen a su estaca.

VER LISTADO DE LÍDERES DE LAS UNIDADES Es necesario ingresar a MLS > Organizaciones > Informes > Líderes del barrio La Estaca puede visualizar un listado de los líderes y sumos sacerdotes de cada unidad con sus respectivos teléfonos. Para mantener actualizado este listado las unidades deben “enviar datos de miembros a la estaca” regularmente, y por supuesto, tener los llamamientos actualizados.

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RECOMENDACIONES PARA EL TEMPLO Es necesario ingresar a MLS > Cédulas de Miembro > Recomendaciones p/templo La Estaca puede ver listados que muestran todos los adultos investidos que tienen recomendación vigente, asimismo puede ver los que no tienen recomendación y aquellos que no están investidos.

INFORMAR VIAJES / KILOMETROS Este procedimiento no se modificó. La Estaca debe enviar el formulario “Solicitud de reembolso por gastos de viaje y llamadas telefónicas de larga distancia”. Además de registrar el gasto en MLS se debe llenar una autorización de desembolso y abrocharla junto con el formulario para enviarla a las Oficinas Administrativas de la Iglesia. Tenga en cuenta que este formulario no está disponible en MLS por el momento.

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RECOMENDACIÓN PARA NUEVO OBISPO Es necesario ingresar a MLS > Cédulas de Miembro > Formularios/Certificados > Imprimir Informe

Allí tendremos que seleccionar Recomendación para nuevo Obispo y luego presionar el botón . Nos aparecerá el siguiente formulario para cargar todos los datos necesarios:

NOTA: Para el caso de los consejeros de la estaca, se debe completar un formulario similar. Sólo debe acceder a MLS > Cédulas de Miembro > Formularios/Certificados > Imprimir Informe > Recomendación para nuevo consejero del Presidente de Estaca.

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SECCION 7 NORMAS Y PAUTAS COMO CONECTAR LOS CABLES DE LA COMPUTADORA En la siguiente imagen podrá visualizar como conectar cada cable en la parte posterior de la computadora.

Vista ampliada de la parte posterior del CPU:

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INSTALACION DE PARLANTES Y ESTABILIZADOR Parlantes: Deberán conectar la ficha de sonido, en la parte posterior de la PC (entrada verde) y luego enchufar el transformador de los parlantes en el toma. Estabilizador: La función del estabilizador es la de proteger al equipo informático de golpes de tensión y/o descargas de tensión, por lo tanto, la PC, el monitor y la impresora deben estar enchufados a éste. No se permite el uso de zapatillas para conectar la computadora, ya que ésta no protege al equipo. La forma de enchufar el equipo, es la siguiente: 1. El estabilizador debe estar conectado al toma de corriente. 2. La PC, monitor e impresora deben enchufarse al estabilizador. 3. El cable de la línea telefónica debe conectarse a la ficha del estabilizador (esto ayudará a proteger al módem de las descargas eléctricas producidas por las tormentas). (Imagen 1) 4. Desde el estabilizador, debe salir un cable telefónico al módem de la PC.

De esta manera, la instalación final debería quedarle similar al siguiente esquema: Caja de Teléfono

Estabilizador

Línea al estabilizador Línea a la PC

CPU

IMPRESORA MONITOR

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SERVICE TAG (Etiqueta de Servicio) DE LA PC: En caso que la computadora tenga algún desperfecto técnico se solicitará el número de etiqueta de servicio para poder brindar una solución. Es un número de identificación único en cada computadora. El código de etiqueta de servicio es alfanumérico de 7 caracteres; en las siguientes fotografías puede observarse dónde encontrarlo.

Dell Optiplex 210L / 740

Dell Optiplex GX 280/270

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PLAN DE CONTINGENCIA Ante robo u otro siniestro que incluya las computadoras se deberá actuar de la siguiente manera: ROBO O SINIESTRO DE COMPUTADORA (INCLUIDO CPU) a) Obispo Comunicarse en forma urgente con su Coordinador Regional en las Oficinas Administrativas y con su Presidente de Estaca a fin de alertar sobre el hecho. Realizar inmediatamente la denuncia policial en la comisaría de la zona. Contactarse con el Obispo que prestará sus instalaciones (lo denominaremos Líder Agente) hasta que se produzca la reposición. Solicitar al Líder Agente un día y hora (lo más inmediato posible) para utilizar la computadora que se puedan realizar los registros. Teniendo el día y la hora en que puede usar las instalaciones del Líder Agente, contactarse con su secretario de estaca, quien le informará como crear una nueva unidad en la computadora. Tener en cuenta que para realizar los registros financieros, dos personas autorizadas (con clave) deberán trasladarse a la unidad que presta las instalaciones. NOTA: Si el siniestro se produce antes del domingo sería conveniente no recibir sobres con donativos. Si decide hacerlo deberá seguir el procedimiento normal (apertura de sobres, conteo del dinero, firmas, depósito, etc.) guardando con extremo cuidado las papeletas blancas, las que posteriormente se registrarán en la computadora del Líder Agente.

b) Presidente de Estaca La Estaca durante la primera semana de la puesta en funcionamiento del sistema MLS deberá prever cual será el barrio que actúe como prestador de su computadora – Líder Agente – de cada unidad de la Estaca, a fin de que se registre la información hasta la reposición en caso de robo u otro siniestro. Al escoger el barrio que actúa en la emergencia como prestador de su computadora, debe tenerse en cuenta su cercanía (edilicia y/o geográfica). Todos los barrios y el Coordinador Regional, deben conocer que barrio actúa como prestador de su computadora. c) Coordinador Regional Tener su celular encendido (especialmente los domingos). Revisar los mensajes al término de sus Reuniones Dominicales. Verificar si se realizó la denuncia policial. Informar a su Supervisor.

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Avisar del robo a Soporte Técnico de MLS para que se hagan los arreglos para recuperar un backup de la unidad. Iniciar las gestiones y el seguimiento a fin de que la reposición de la máquina (CPU o periféricos) sea en forma inmediata (no más de una semana para iniciar las gestiones). Capacitar al Secretario de Estaca en lo relativo a como crear nuevas unidades en una computadora. Posteriormente deberá informarse como fue exactamente el evento (robo en presencia de los hermanos o no, en días de semana, violentando los cuartos de seguridad, etc.)

ROBO O SINIESTRO DE COMPUTADORA (NO INCLUYE CPU) Comunicarse en forma urgente con su Coordinar Regional en las Oficinas Administrativas y con su Presidente de Estaca. Realizar inmediatamente la denuncia policial en la comisaría de la zona. Si se comparte edificio con otra unidad que tiene MLS conectar su CPU a los accesorios periféricos del otro barrio para verificar si funciona correctamente. Si funciona utilizarlo hasta la reposición de los elementos que se hayan robado o siniestrado.

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NORMAS Y PAUTAS PARA COMPUTADORAS UTILIZADAS POR SECRETARIOS CON EL PROPÓSITO DE LLEVAR REGISTROS DE LA IGLESIA En las normas y pautas el término estaca también se refiere a distrito. El término barrio también se refiere a rama. El término computadora se refiere a todo hardware de computadora, excepto a impresoras, cables y derivadores de sobretensión [reguladores de voltaje]. A continuación se presentarán las normas y pautas para cada uno de los siguientes puntos: Unidades autorizadas para utilizar computadoras con el propósito de llevar registros Obtención de computadoras e impresoras dañadas Computadoras e impresoras que aún estén bajo garantía Reemplazo de computadoras e impresoras Reparación o reemplazo de computadoras que estén fuera de garantía Reparación o reemplazo de impresoras que estén fuera de garantía Reemplazo de computadoras o impresoras robadas o víctimas de vandalismo Cables, derivadotes de sobretensión (reguladores de voltaje) y sistemas de alimentación ininterrumpida Papel, tambores de impresora y tinta (tóner) Seguridad Software MLS Open Office Software de protección contra virus Unidades descontinuadas Donaciones El representante de propiedades de la estaca y el secretario asistente de la estaca asignado al manejo de computadoras de la Iglesia.

UNIDADES AUTORIZADAS PARA UTILIZAR COMPUTADORAS CON EL PROPÓSITO DE LLEVAR REGISTROS Las estacas necesitan contar con la aprobación del Obispado Presidente para poder utilizar el software Servicios de Miembros y Líderes (MLS). Cuando las estacas reciban la aprobación para la utilización de MLS, la oficina local de Registros de Miembros y Estadísticas se pondrá en contacto con el presidente de estaca y hará los arreglos necesarios para la obtención del número apropiado de computadoras e impresoras para la estaca.

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OBTENCIÓN DE COMPUTADORAS PARA NUEVAS UNIDADES Cuando se crea un nuevo barrio dentro de una estaca autorizada para utilizar MLS, el representante de propiedades de la estaca se pone en contacto con el grupo de administración de propiedades, quien hace el pedido de la nueva computadora e impresora, según sea necesario. REPARACIÓN DAÑADAS

O

REEMPLAZO

DE

COMPUTADORAS

E

IMPRESORAS

Computadoras e impresoras que aún estén bajo garantía Las computadoras que compra la Iglesia cuentan con una garantía de tres años. En caso de que una computadora falle dentro del periodo de la garantía, los barrios deben trabajar con el secretario asistente de la estaca encargado del manejo de computadoras de la Iglesia para que se repare la computadora según las instrucciones del fabricante que se enviaron con la misma. Las garantías para las impresoras pueden variar, pero generalmente es de un año. Si una impresora falla mientras aún esté bajo garantía, los barrios deben trabajar con el secretario asistente de la estaca encargado de las computadoras de la Iglesia para que se repare la impresora según las instrucciones del fabricante que se enviaron con la misma. Reemplazo de computadoras e impresoras Todas las computadoras e impresoras se reemplazarán a la misma vez al cumplirse un ciclo de cinco años. El representante de propiedades de la estaca trabaja con el grupo de administración de propiedades durante el cuarto año de la vida de la computadora para que los fondos de presupuesto de las Oficinas Generales se separen con el propósito de reemplazar tanto la computadora como la impresora durante el quinto año. Reparación o reemplazo de computadoras que estén fuera de garantía Si una computadora falla y se encuentra fuera de garantía pero aún no está programada para reemplazo, el barrio debe ponerse en contacto con el secretario asistente de la estaca encargado del manejo de las computadoras de la Iglesia y determinar si la computadora se puede reparar por menos de u$s 150 (moneda estadounidense). De ser así, el secretario asistente de la estaca hace los arreglos necesarios y codifica los gastos en el MLS de la estaca como “Otros: Arreglo autorizado de computadoras”. Estos fondos de reparación se le reembolsarán a la estaca. Si la reparación costará más de u$s 150 (moneda estadounidense), el representante de propiedades de la estaca debe ponerse en contacto con el grupo de administración de propiedades para hacer el pedido de la nueva computadora. El grupo de administración de propiedades reemplazará la computadora utilizando fondos para imprevistos y casos de emergencia. Reparación o reemplazo de impresoras que estén fuera de garantía Si una impresora falla y se encuentra fuera de garantía, el barrio debe ponerse en contacto con el secretario asistente de la estaca encargado del manejo de computadoras de la Iglesia, quien debe trabajar con el representante de propiedades de la estaca y con el

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representante de administración de propiedades para determinar si hay suficiente dinero disponible en el fondo para imprevistos y casos de emergencia a fin de comprar una impresora nueva. De no ser así, el secretario de la estaca debe ponerse en contacto con la oficina local de Registros de Miembros y Estadísticas para hacer el pedido de una nueva impresora. Reemplazo de computadoras o impresoras robadas o víctimas de vandalismo En el caso de robo o vandalismo de computadoras o impresoras, el representante de propiedades de la estaca debe ponerse en contacto con el grupo de administración de propiedades. Éste se ocupará de todo riesgo de pérdida y trabajará con el Departamento de Administración de Riesgos de las Oficinas Generales de la Iglesia para reemplazar el equipo.

Cables, derivadores de sobretensión [reguladores de voltaje] y sistemas de alimentación ininterrumpida Las computadoras, las impresoras y los módems de las unidades locales deben estar protegidos con derivadores de sobretensión [reguladores de voltaje]. No obstante, los derivadores de sobretensión [reguladores de voltaje], los sistemas de alimentación ininterrumpida y los cables de conexión son responsabilidad de la estaca. Los gastos por estos artículos no se reembolsarán. Papel, tambores de impresora y tinta [tóner] Las unidades son responsables de pagar por el papel, el reemplazo de tambores de impresora y la adquisición de tinta [tóner] para sus impresoras. Estos gastos no se reembolsarán.

SEGURIDAD La información que se guarde en las computadoras que esté relacionada con los miembros, las donaciones y las transacciones financieras es confidencial y debe protegerse de la divulgación no autorizada. Las computadoras deben localizarse en áreas seguras en que los miembros del obispado y los secretarios de barrio puedan trabajar e imprimir estos datos confidenciales en privado. La base de datos MLS se encuentra guardada en el disco duro. Otros archivos confidenciales no deben guardarse en el disco duro sino en un medio externo y bajo llave en un lugar seguro cuando no se estén utilizando. La información que se cargue en Administradores de Propiedades (Auxiliares Personales Digitales) para el uso autorizado por los líderes del sacerdocio también debe protegerse con una contraseña. Si se utiliza MLS en la computadora del centro de Historia Familiar, su base de datos debe guardarse en algún medio externo y bajo llave en un lugar seguro mientras no se esté utilizando.

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SOFTWARE Servicios de miembros y líderes (MLS) Cada estaca y barrio autorizado para utilizar MLS debe asegurarse de que esté utilizando la versión actual. Se envía información sobre la actualización de cualquier versión directamente a la unidad que utiliza la opción de mensajes dentro de MLS. Las actualizaciones se envían a las unidades mediante descargas por Internet o en disco compacto. Open Office Open Office es un producto de software fuente abierto que es gratuito. Incluye software de presentación, de procesador de palabras y de hojas de cálculo. Se ha precargado en la mayoría de las computadoras. Software de protección contra virus El software de protección contra virus Command Virus se encuentra precargado en algunas computadoras de la Iglesia.

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UNIDADES DESCONTINUADAS En caso de que se descontinúe una unidad, se aplica lo siguiente: 1. Si la computadora aún se encuentra bajo garantía, debe darse al grupo de administración de propiedades. Éste la utilizará en otra de las estacas dentro del grupo de administración de propiedades para reemplazar alguna computadora fuera de garantía que pudiera fallar. 2. Si la computadora ya no está bajo garantía, el secretario asistente de la estaca debe limpiar la memoria del disco duro y desechar el equipo de manera apropiada de acuerdo con las leyes locales. El presidente de estaca puede también enviar la computadora al centro de Historia Familiar local después de limpiar la memoria del disco duro. Al hacerlo, esta computadora debe reemplazar alguna computadora más antigua y no incrementar el número de computadoras en el centro de Historia Familiar

DONACIONES Ya no se acepta la donación de computadoras a unidades locales.

EL REPRESENTANTE DE PROPIEDADES DE LA ESTACA Y EL SECRETARIO ASISTENTE DE LA ESTACA ASIGNADO AL MANEJO DE COMPUTADORAS DE LA IGLESIA El representante de propiedades de la estaca es el contacto principal con el grupo de administración de propiedades. El secretario asistente de la estaca asignado al manejo de computadoras de la Iglesia debe trabajar con el representante de propiedades de la estaca cuando la estaca necesite trabajar con el grupo de administración de propiedades. El secretario de estaca supervisa el trabajo de los secretarios asistentes de la estaca. Los secretarios asistentes de la estaca no deben obtener acceso a información confidencial sobre los miembros ni a los registros financieros, a menos que así lo solicite el obispo o el presidente de estaca. El secretario asistente de la estaca asignado al manejo de computadoras de la Iglesia tiene las siguientes responsabilidades: Sirve como contacto principal para los barrios que tengan preguntas sobre la computadora de la unidad o que tengan problemas con ella. Se pone en contacto con la oficina de administración de la Iglesia para hacer preguntas o para solicitar asistencia. Supervisa y capacita a otros secretarios que ayudan a manejar las computadoras de la Iglesia Trabaja con el representante de propiedades de la estaca para solicitar computadoras de reemplazo e instala, mantiene y repara las computadoras de la Iglesia. Trabaja con el representante de propiedades de la estaca y con el administrador de propiedades para hacer un inventario del hardware de la computadora.

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Se asegura de que las computadoras, el software y la información confidencial de la Iglesia se mantenga segura. Se asegura de que se creen archivos de respaldo de datos con regularidad. Protege las computadoras de la Iglesia contra virus y contra el uso inapropiado. Se asegura de que las computadoras de la Iglesia no se utilicen para propósitos personales y que no se instale software privado. Se asegura de que no se instale software en las computadoras de la Iglesia que no tengan la licencia apropiada y que todo software cumpla con los acuerdos de la licencia. Se asegura de que los secretarios de barrio no instalen software para el llevado de registros de la Iglesia en sus computadoras personales y que no hagan cambios al código del software a fin de tratar de mejorarlo. Se asegura de que los líderes del sacerdocio y los secretarios no utilicen tablas, planillas, esquemas o cosas similares para el llevado de registros para terceras personas o con propósitos comerciales. Se asegura de que los líderes autorizados del sacerdocio que exportan datos de los miembros a los Administradores de Propiedades, utilicen contraseñas para proteger la información en caso de que el Administrador de Propiedades se pierda o se lo roben. Les recuerda a los líderes del sacerdocio que borren los datos de los miembros de los Administradores de Propiedades cuando se les releve. Se asegura de que la información del llevado de registros se destruya por completo en las computadoras que se retiren del uso de la Iglesia o que se entreguen para el uso de los centros de Historia Familiar. Se asegura de que las computadoras que se retiran del uso de la Iglesia se eliminen apropiadamente de acuerdo con las leyes locales. (En algunos países, la Iglesia trabaja con la compañía de computación para proveer servicios de eliminación. De ser éste el caso en su país, la computadora de reemplazo traerá consigo información sobre cómo proceder). Se asegura de que las computadoras se configuren con la fecha y la hora correctas (y que esta información no se cambie) y de instalar la versión más actual de MLS. Trabaja con la oficina administrativa para reemplazar y reparar las computadoras del centro de Historia Familiar. Se asegura de que el equipo de unidades descontinuadas se devuelva al grupo de administración de propiedades si el equipo aún se encuentra bajo garantía. Si el equipo debe desecharse, el secretario asistente de la estaca se asegura de que el disco duro esté borrado y que la computadora se deseche de acuerdo con la ley local.

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PREGUNTAS FRECUENTES ¿Por qué cuando transfiero un miembro a otra unidad su registro sigue apareciendo en MLS? ¿Qué papeles debo enviar a las oficinas de la iglesia? ¿Qué es un backup y dónde debo guardarlo? ¿Quién puede utilizar la computadora? ¿Cómo procedemos si la computadora deja de funcionar o se la roban?

1. ¿Por qué cuando transfiero un miembro a otra unidad su registro sigue apareciendo en MLS? El proceso de mudar un registro de una unidad a otra se lleva a cabo de manera manual en las Oficinas Generales de la Iglesia en Lago Salado. Por lo tanto, dicho proceso demorará cierto tiempo en ser completado. De acuerdo a la información provista el tiempo se verá afectado. Cuanta más información sea ingresada más rápido será finalizada la mudanza. 2. ¿Qué papeles debo enviar a las oficinas de la iglesia? A partir del momento en que su unidad cuenta con MLS no deberá enviar más documentos a la Oficina de la Iglesia. Sin embargo deberá continuar archivando en la unidad las impresiones de transacciones del sistema.

3. ¿Qué es un backup y dónde debo guardarlo? Un backup es una copia de respaldo de la información que se guarda en un disquete. Se debe crear cada vez que se trabaja en MLS y nunca se debe dejarlo puesto en la computadora. Debe guardar el disquete en un lugar seguro, en un lugar diferente al que se encuentra la computadora, ante cualquier 4. ¿Quién puede utilizar la computadora? Cualquier miembro del Barrio/Rama que sea parte de una presidencia de organización. Debe poseer un usuario y una clave de seguridad administrados por el obispo o presidente de rama. La computadora es propiedad de la Iglesia, no debe usarse para fines personales. 5. ¿Cómo procedemos si la computadora deja de funcionar o se la roban? Ver el Apéndice que contiene el Plan de Contingencia.

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PROBLEMAS FRECUENTES CON LAS COMPUTADORAS

CARTEL CON TRES CAUSAS POSIBLES Indica un problema de conectividad. Lo primero que hay que verificar es que la línea telefónica tenga tono, que no esté en uso y que no haya ruidos de línea. Revisar el cable telefónico que no tenga óxido o sulfato en los extremos. Si hubo tormentas eléctricas y no se desconectó el cable telefónico es muy probable que el Módem de la computadora esté quemado. Si todo está bien y los problemas persisten comunicarse con el soporte técnico de MLS (0800 444 4570 opción 5).

ERROR DURANTE LA TRANSMISION Afaria #2 Indica que el tiempo de espera para el servidor de la Iglesia ha sido superado. Generalmente se debe a saturaciones en el servidor de Lago Salado. Deberemos aguardar algunas horas y volver a intentar la transmisión.

ANOTACION INVALIDA Esta clase de errores suelen ser graves y cuando no permiten ingresar al sistema MLS requiere ayuda por parte del soporte de MLS para solucionarlo. En caso de poder ingresar a MLS será necesario restaurar la copia de respaldo (backup) más reciente.

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FALLA DE SEGURIDAD Este error se produce al intentar transmitir de una computadora diferente a la de la unidad. Requiere llamar a la Oficina Administrativa ya que las causas por las que sea necesario transmitir desde otra computadora deben ser aprobadas por la Oficina.

ERROR CRÍTICO Si una transmisión se cortó repentinamente por cortes de luz y otras causas podrían corromperse archivos de MLS. En este caso será necesario comunicarse con el soporte técnico de MLS.

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