• Author / Uploaded
• Fernando Ospina

Citation preview

MANUAL INSTRUCTIVO DE CREACION DE CLIENTES

En este procedimiento, se relacionan todos los datos de los clientes nuevos a ingresar en la base de datos de Representaciones Continental S.A, asignándoles un código por medio del Software de gestión SAP con el fin de identificarlo internamente. Con el código SAP (código de identificación del cliente en Representaciones Continental S.A) se genera el histórico de compras, facturación y demás procesos.

ORGANIZACIÓN

VISITA AL CLEINTE (representante de ventas)

CREACION DE CLIENTE NUEVO (Auxiliar de parametrizacion)

VERIFICACION DE DIRECCION, ZONA DE VENTAS,RUTA Y SECUENCIA DE ENTREGA DEL CLIENTE A CREAR (Georefereciacion)

ENTREGA DE FORMATO DE CREACION DE CLIENTE Y COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACION AL AREA DE SISTEMAS (Representante de ventas)

VERIFICACION DE PREEXISTENCIA DEL CLIENTE EN SISTEMA (Auxiliar de parametrizacion)

HERRAMIENTAS:

# 1.Formato de creación de clientes:

# 2.Parametrizacion para el ingreso de dirección

#3.Listado de ramo y ramo 1 (tipos de establecimiento)

#4.Canales de distribución

#5.Software de gestión SAP

PROCEDIMIENTO Objetivo: Garantizar información veraz, limpia y completa de la base de datos de clientes. Logrando así el normal funcionamiento y control de los procedimientos que requieran de esta información en Representaciones Continental S.A. REQUISITOS 1. Entregar formato de creación de clientes (herramientas) completamente diligenciado y firmado por el cliente, anexándole copia de documento de identificación. 2. Hacer firmar formato de creación de cliente nuevo por el coordinador correspondiente. 3. El vendedor puede hacer llegar los documentos a Representaciones continental por fax (4146111) o correo electrónico ([email protected]) cuando no pueda entregar los documentos físicamente 4. Entregar esta información con 48 horas de anticipación al día de entrega del pedido al cliente o máxima hora de recepción de documentos: 8am del día anterior a la entrega de pedido. o En caso de pasarse de la hora límite de recepción de cliente nuevo con pedido, hacer firmar el formato de creación de cliente nuevo por el gerente de ventas con su debida autorización para su creación. NOTA: en caso de no cumplir con todos los requisitos no se acepta el formato de creación de cliente nuevo; por lo tanto no se crea.

PASOS 1. Visita del vendedor al futuro cliente: a) Diligenciamiento de formato de creación de cliente nuevo b) Solicitud de copia de documento con el que este registrado el establecimiento c) Entrega por parte del vendedor los documentos del cliente en el área de sistemas al encargado de creación de clientes (Aux. de parametrizacion), para su respectiva verificación y creación. 2. Recepción de documentos (Aux. de parametrización): a) Verificación de preexistencia del cliente en la base de datos. Usando la transacción XD03 del software de gestión SAP. ENTER

b) En la casilla de deudor, usando el Match code se ingresa el número de identificación del cliente a crear iniciando y finalizando con asteriscos para determinar el rango de búsqueda y hacer más óptima los resultados de esta con el fin de confirmar su inexistencia en el sistema.

Al

indicar

el

identificación, muestra

si

número SAP

existe

o

de nos

no

cliente en la base de datos

el

Al comprobar que el cliente no está en la base de datos, queda libre para seguir al siguiente paso de creación. Salimos de la transacción usando la tecla Esc o X en cada una de las pantallas para ingresar la nueva transacción de creación de cliente. 3. Entrega de formato de creación de cliente nuevo al departamento de Georeferenciación, con el fin de ubicar geográficamente la dirección entregada por el cliente, confirmar la concordancia con la zona de ventas, ruta y secuencia de visita-entrega (gestión del vendedor) y asignarle la respectiva coordenada.

4. Entrega con visto bueno y correcciones pertinentes en el formato de creación de cliente nuevo por parte de georeferenciacion para su respectivo procedimiento al auxiliar de parametrizacion. 5. Creación de cliente nuevo: a) Ingresamos a la transacción XD01 en SAP (Cliente: crear acceso). ENTER

b) En grupo de cuentas, usando el menú de la casilla, se ingresa el tipo de cliente a crear

c) Ingreso al tipo de cliente a crear



Existen diferentes clases de clientes:

Usualmente siempre se usa la opción de clientes nacionales, para la creación de clientes tradicionales. Cuando se utiliza otro tipo de cliente el representante de ventas se encarga de informarnos que clase de cliente se va a crear. o

o

o

o

o

Destinatarios de mercancía: Esta opción se selecciona para crear sucursales; esto hace referencia a los diferentes establecimientos a nombre del mismo titular con el fin de identificarlos, quedando bajo los códigos que inician por 18000. Deudores empleados: Esta opción es para crear el código SAP para los clientes internos (empleados de planta fija de Representaciones Continental) con el fin de hacerlos acreedores de los beneficios al adquirir productos siendo empleados de la Representaciones Continental SA. Estos quedan bajo el código 16000. Deudores esporádicos: Esta opción es para crear código de eventos ocacionales para diferentes clientes de una misma zona sin necesidad de crear código para cada uno de los clientes con una sola venta. Deudores Nacionales: En esta opción se crea código para clientes nuevos tradicionales, empleados en continental temporales y conductores aliados a Representaciones Continental. Estos quedan bajo el código 10 Deudores del exterior: Esta tipo de clientes no se usa actualmente.

 Luego de ingresar el tipo de cliente a crear (ENTER) ingresamos el resto de información así:

   

Sociedad: 1000 (Recontinental SA) Para todos los casos Organización de ventas: 1000 (Recontinental SA) Para todos los casos Canal de distribución: 10 (Puntos de ventas) Para todos los casos Sector: 10 (Aguardientes) En este punto estamos abriendo la posibilidad de facturarle al cliente a crear Aguardiente. Para todos los casos. ENTER c) Se ingresa al formulario donde relacionamos todos los datos del cliente

Se diligencian los datos Marcados

NOTA: es importante aclarar que el formulario se llena en letra mayúsculas, solo en un campo se utiliza signos de puntuación (este se indicara en su momento), los demás campos no deben llevar estos signos. En todos los campos aparece un match code que ayuda en el diligenciamiento de estos. Para guardar los cambios al terminar la creación se puede usar el disquete que aparece en la parte superior izquierda o Ctrl S. Para avanzar de una pestaña a la otra se puede hacer con el mouse o con F8 y para ir atrás con F7 siempre y cuando se hallan llenado los campos obligatorios. Dirección:  Tratamiento: se indica cómo se refiere al cliente: señor, señora o empresa.  Nombre: se ingresan primero apellidos, luego nombres.  Debajo de nombre: se ingresa el nombre del establecimiento en caso de crear un cliente tradicional. Si es un empleado se ingresa el cargo al que pertenece en cualquiera de los casos, y si no tienen nombre el establecimiento no es un campo obligatorio.  Concepto de búsqueda: Se refiere a la zona de ventas a la que pertenece el cliente que estamos creando.  Calle/Número: dirección del establecimiento (ubicación del cliente) según herramientas #2. Esta se debe ingresar separado únicamente por espacios sin guiones ni signos de puntuación.  Código postal: Se ingresa la información en el segundo campo en blanco ingresando por el match code.

 Se escriben las primeras letras de la poblacion a buscar entre asteriscos, para optimizar el rango de busqueda. Se hace clic en la poblacion deseada. ENTER.

Enter



Zona de transporte: Esta información la entrega georeferenciación en el formato de creación de cliente nuevo; al ingresar por el match code visualizamos un listado donde encontramos todas las zonas de trasporte usadas en Representaciones Continental y seleccionamos la zona correspondiente al este cliente.

 En el caso de estar creando un cliente del canal de distribución, consumo, se indica la zona de transporte que corresponde a las entregas nocturnas y se visualizan así: Nota: Dirigirse a la herramienta #4 y según zona de ventas visualizamos a que canal de distribución pertenece

 Ingresamos el o los números de teléfono fijo y luego el o los teléfonos celulares de cliente (el vendedor indica en el formato de creación del cliente esta información). NOTA: Si el cliente tiene más de dos teléfonos fijos, y más de dos teléfonos celulares ingresamos estos números por el icono ubicado frente a cada número así:

Para ingresar el número Adicional se hace clic en el icono + y cuando Habilite la opción de ingreso de número lo ingresamos. ENTER

 Luego de ingresar esta información; regresamos a la parte superior de la pestaña de Datos Generales con el fin de ingresar los campos que se habilitan al terminar de escribir los teléfonos. Esta información se ingresa asi: o Se hace clic en el icono +

o

Al seleccionar el icono se habilitan otros dos campos donde se ingresan los datos de la siguiente manera:  Cuarta casilla: nombres del cliente, separados por coma sin espacio. Si el cliente tiene un solo nombre no poner coma, si el cliente tiene más de dos nombres se ingresan: Ejm. PEDRO,JOSE HERNANDO  Quinta casilla: Apellidos del cliente, separados por coma sin espacio. Si el cliente tiene un solo apellido no poner coma, si el cliente tiene más de un apellido se ingresa asi: LOPEZ,CASTELLI MORATO

o

Se realiza la misma operación que en las celdas anteriores. Se hace clic en el icono + y habilita otro campo: Distrito; en el cual se relaciona el barrio que corresponde a la dirección ingresada. NOTA: cuando en la zona de transporte es: Suba, Engativá, Bosa, Soacha, Sibate o algún municipio; se escribe entre paréntesis después del barrio; de lo contrario se escribe solo el barrio.

Así debe quedar la primera pestaña



Datos de control: En esta parte ingresamos Ramo (tipo de establecimiento que estamos creando; según listado) herramientas #3, e información fiscal (número de identificación) del cliente. Para ingresar la información fiscal (numero identificación) del cliente es importante tener en cuenta:  Si ingresamos cedula de ciudadanía debe ir en tipo de identificación el numero 13 (cedula de ciudadanía), en clase de impuesto PN (persona natural) y seleccionar el campo de Persona física.  Si ingresamos un numero de rut o cámara y comercio debemos ingresar en tipo de identificación: 31 (Nit), en clase de impuesto, según corresponda: si es un rut de persona natural: (PN) y si es un rut de una persona jurídica o empresa, o cámara y comercio: (PJ) y no seleccionamos el campo de persona física.



Marketing: a continuación diligenciamos el código de ramo uno; herramientas #3 (tipo de establecimiento que se está creando) según corresponda, mercado regional (secuencia) y ruta (estas nos las indica el vendedor en el formato de creación de cliente nuevo y las verifica geo).

Nota: En Ramo, siempre deben ir dos dígitos por lo tanto cuando el ramo que indica el vendedor es de un solo digito, se antepone un cero. En secuencia, siempre se deben ir 3 dígitos, cuando la secuencia que nos indica el vendedor es de menos dígitos anteponemos ceros.

Para ingresar la ruta debes ingresar por este icono.



Nos dirigimos a la pestaña de datos de sociedad y en ella encontramos gestión de cuenta:  la clave de clasificación debe ser 009 para todos los clientes a crear.  En grupo de tesorería se ingresa el grupo de ventas al que le estamos creando el cliente. Herramientas # 4 

En cuenta asociada Siempre se debe Seleccionar (Nacionales)



Pagos: en esta pestaña se diligencian solo dos campos para todos los clientes a crear.  En condiciones de pago se debe indicar 0001 para todos los clientes a crear.  En todos los casos se debe seleccionar (grabar historial de pagos)



Correspondencia: al igual que en la anterior pestaña se diligencian solo dos campos para todos los clientes a crear.  En el campo Proced.reclam. para todos los clientes se escribe: Z001.  Y en Extracto de cuenta se escribe: 1. Para todos los clientes.



En la pestaña de datos área de ventas encontramos 4 subpestañas, la primera: Ventas. En ella ingresamos la información de la siguiente manera:     

Zona de ventas: indicamos la zona de ventas a la que pertenece el cliente que estamos creando Oficina de ventas: (herramienta #4) Corresponde a la administración que maneja esta zona de ventas dentro de la empresa. Grupo de vendedores: (herramientas # 4) Hace referencia a la coordinación que maneja esta zona de ventas. Grupo de clientes: (herramientas #4) Se indica el canal de distribución del cliente Y por último se indica la determinación precio/estadística: En este campo para todos los clientes se indican los mismos valores así:    

Grupo de precios: 01 Esquema cliente: 1 Lista precios: 01 GrpEstado cliente: 1



Expedición: En esta pestaña para todos los clientes ingresamos la siguiente información:   

Prioridad entrega: 02 Condición expedición: 01 Centro suministrador: 1000

Los demás campos están predeterminados por lo tanto no se llenan más campos en esta pestaña.



Factura: En esta pestaña diligenciamos para todos los clientes así:     

Fechas facturación: CO (Colombia) Fe.list.fac: CO (Colombia) Condición de paga: 0001 Grupo de imputación:01 Clasificación: 1

Nota: En su defecto se puede usar el match code que se encuentra al alado de cada casilla por diligenciar



Fun. Interlocutor: en este campo indicamos el código del vendedor que manejara al cliente nuevo. En el espacio encontrado bajo la sigla SH escribimos las siglas PE y luego bajo la columna de numero indicamos el código del vendedor (este es suministrado en el formato de creación de cliente nuevo)

ENTER. Y se visualizan los Datos del vendedor



Siendo este el último paso para la creación en el sector 10 del cliente se guarda y se toma nota del código arrojado por SAP comenzando desde el número 1.



El código que nos arroja SAP debemos ingresarlo en las casillas de Deudor tanto en la parte superior como inferior. Esto con el fin de hacer extensión en el tipo de productos que se le van a vender a este cliente y con el sector 20 abrimos campo para facturarle rones. En la parte superior se debe ingresar la información así:  Sociedad: 1000  Organización de ventas: 1000  Canal distribución: 10  Sector: 20 En la parte inferior se debe ingresar la información así:  Deudor: el mismo número que nos da SAP (código de cliente)  Sociedad: 1000  Organización de ventas: 1000

 Canal de distribución: 10  Sector: 10 ENTER

Nota: Luego de ingresar los datos se da ENTER y vemos…



Ingresamos a la pestaña de Func.interlocutor y repetimos nuevamente el ingreso del código del vendedor como se hizo en la primera parte de la creación del cliente, se guarda; y con esto finalizamos la creación de cliente nuevo.

Escribir el código que arrojo SAP en el formato de creación de cliente nuevo con el fin de tener un físico del cliente y archivarlo según consecutivo.

Código suministrado por El Software de gestión SAP

Visto bueno de GEO