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2010 MANUAL DE FORMULARIO – GOOGLE DOCS:

JOSÉ LUIS LÓPEZ ALCARRAZ CORPORACION PAMER 09/11/2010

Formularios - Google Docs Para poder crear un formulario de Google Docs, es necesario disponer de una cuenta en Google. Recordemos que Google Docs es el paquete office de Google y dentro de este paquete podremos crear formularios para incrustar en nuestro blog o página web. Utilizar formularios online en nuestras organizaciones puede significar un gran ahorro de tiempo de gestión y ahorro de costes en la recogida de datos. Podemos utilizarlos para agilizar inscripciones a jornadas o evaluaciones de actividades. Accede a Gmail Pamer y luego a Google Docs. (Ver fig. 01)

Figura 01 1. Diseña tu formulario Ya hemos accedido al servicio de Google Docs. En el podemos guardar, compartir y publicar documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo y formulario. Tiene el siguiente aspecto.

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Pulsa en el menú “Nuevo” arriba a la izquierda y luego en “Formulario”.

Se abre una nueva ventana. 6

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Este es el panel de diseño de formularios. Nombre del formulario. Sustituye el texto “Formulario sin título” por el título del formulario. 2. Descripción. Abajo, incluye un texto informativo de lo que deseas con ese formulario, para qué servirán los datos, etc. 3. Preguntas. Hay un primer campo creado como ejemplo. Se llama “Nombre”. Si sitúas el ratón sobre él, a la derecha aparecerán las opciones de editar (con forma de lápiz), duplicar y suprimir (un icono con un cubo de basura). 4. Tipo de Pregunta. Por defecto, la primera pregunta es de tipo Texto, pero podremos cambiarlo. Los tipos de preguntas son: • Texto • Texto de párrafo • Tipo test • Casillas de verificación • Elegir de una lista 1.

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Escala Cuadrícula Cada una de las opciones nos dará distintos formatos de respuesta.

• •

5.

Opción que hace la pregunta obligatoria. Activa el cuadro “Hacer que esta pregunta sea obligatoria” si deseas que las personas que rellenen el formulario no puedan enviarlo dejando en blanco este campo. Pulsa en “Finalizado” cuando hayas acabado con esta pregunta.

6.

También podremos seleccionar la apariencia del formulario entre gran variedad de tipos. Por defecto nos proporciona un formulario plano o sencillo, pero si hacemos clic sobre Tema, podremos elegir entre distintos fondos y estilos. Si no nos gusta ninguna y queremos volver al tema Plano, en la parte inferior de la pantalla de Temas, debemos seleccionar Tema Plain.

2. Tipos de Pregunta. Para añadir una nueva pregunta, dar clic en la opción: Añadir Elemento, en el menú desplegable puedes elegir el tipo de pregunta que deseas formular. Veamos algunas:

2.1 Tipo Texto: permitirá que quien rellene el formulario lo haga en una pequeña línea.

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2.2. Tipo texto párrafo: deja quien responda lo haga más extensamente, en un campo de texto más largo.

2.3

Tipo Test: Permitirá crear varias opciones de respuesta entre las que deberá escoger. Solo podrá escoger una de ellas.

2.4 Tipo Casillas de Verificación: permite a quien rellene el formulario entre las opciones que tú dispongas.

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2.5 Elegir una lista, creara un formulario de opciones.

2.6 Tipo Cuadricula.

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3. Resultado de Formulario.

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4.

Compartir y gestionar los datos. Una vez diseñado el formulario, debemos enviarlo a las personas que deben rellenarlo o hacerlo público. En la parte inferior de la pantalla, en fondo negro, aparece una dirección web. Si pinchas en ella aparecerá el formulario listo para completar. Puedes hacer un enlace desde tu web o blog y de esta manera se hará accesible.

Si prefieres que este formulario sólo sea visible para un determinado número de personas, quizá sea mejor enviarlo por correo. Pulsa en el botón “Enviar este formulario por correo electrónico”. Especifica las direcciones, el asunto del mensaje y pulsa en “Enviar”. Ahora cierra la ventana de diseño del formulario y acceder a Google Docs (recuerda que sólo tienes que teclear tu dirección de correo-e y tu contraseña), aparecerá un documento con el nombre que le diste al formulario.

Abre el archivo que creaste. Aparecerá la hoja de cálculo donde se organizarán todos los datos que se envíen a través del formulario. Como ya se ha comentado, podemos acceder a las respuestas desde nuestra ventana principal de Google Docs.

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En esta pantalla cuentas con varias opciones. Entre ellas, destacamos: • • • •

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Exportar. Con el menú “archivo”, opción “exportar”, podrás guardar la hoja de cálculo en tu ordenador. Elige el formato “xls” si utilizas Excell. Editar formulario. En el menú de formulario, opción “editar formulario” podrás modificar el formulario que has creado. Ver formulario. En el menú de formulario, opción “ir al formulario en directo” podrás visualizar de nuevo el formulario que has creado. Compartir. En el botón “compartir”, opción “invitar a usuarios”, podrás enviar los resultados de este formulario a otras personas. Especifica sus direcciones de correo-e, elige si podrán editar o sólo ver el formulario y pulsa en “Enviar”. Les llegará un mensaje de aviso. Avisos de cambios. En el botón “compartir”, opción “definir reglas de notificación”, puedes indicar al sistema de que te avise cada día que el formulario reciba nuevas informaciones. Publicar resultados. En el botón “compartir”, opción “publicar como página web”, puedes hacer que los resultados de la encuesta sean visibles como una página web.

Además de la visión por medio de Hoja de Cálculo, también podemos pedirle que nos realice una serie de gráficas y estadísticas de respuestas. A su vez, podremos modificar el mismo, una vez dentro de la hoja de cálculo, seleccionando: Formulario > Editar Formulario.

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5. Resultados. Para ver los resultados mediante graficas solo tienes que dar un clic en “Ver Respuestas” desde el editor de formularios.

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