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GESTION PLAN Esta diseñado para dar soluciones al área de Recursos Humanos, permitiendo la Gestión del personal y la elaboración de las planillas de pago. Una característica importante es que permite la interfase con otros sistemas como el de la Sunat PDT 601 para el pago de impuestos, el software desarrollado por las afp's para el pago de aportes y retenciones previsionales, los archivos de interfase requeridos por las entidades bancarias para los depósitos de Remuneraciones. El Gestión Plan puede aplicarse a empresas comerciales, servicios, financieras, pesqueras, mineras, constructoras y en general todos los giros de negocios. Es Multiempresa, permite el control de Grupos Empresariales, se adecua a las necesidades del negocio, es totalmente configurable. Permite controlar la asistencia de trabajadores, su interfase gráfica y diseño intuitivo lo hace de fácil aprendizaje y rápido uso. Permite registrar las entradas y salidas de personal de hasta 4 formas diferentes: • • • •

Digitación de código de trabajador directamente en el sistema conforme van llegando los trabajadores. Digitación de datos recopilados durante el día, semana o mes bajo la forma de horas laboradas. Digitación de datos recopilados durante el día, semana o mes bajo la forma de hora de entrada y salida exacta. Importación de datos desde cualquier dispositivo marcador (código de barras, huella digital, magnético, etc)

Maneja diversos horarios uno por cada grupo de trabajadores. Información de la Ficha del Personal con especificaciones similares al software de SUNAT PDT y AFP's , el Sistema almacena la información requerida de cada trabajador con la misma especificación requerida por la SUNAT PDT y los programas de AFP de tal manera que permita la interfase directa sin necesidad de que nuevamente deba ingresar la información para estos programas, salvo datos particulares de cada programa.

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES

 Manejo de múltiples planillas, según periodicidad y modalidad de cálculo.  Libre definición de concepto de remuneraciones, descuentos y retenciones de ley, en cuanto a criterios de aplicación y procedimientos de valorización automática.  Impresión de boletas y libro de planillas.  Distribución de planillas por centro de costos y órdenes de trabajo.  Cuentas corrientes del personal.  Completo juego de informes operativos y gerenciales.  Generación automática de los asientos (Voucher Contables) de provisiones de CTS, gratificaciones, vacaciones y aplicación de la planilla para Contabilidad (“Gestión CONT“).

MULTI EMPRESAS – MULTI PLANILLAS Una de las características principales del Sistema de Planillas Electrónicas es la capacidad de manejar de una a varias empresas y cada una con sus respectivas planillas. En la figura Nº 01, se muestra el primer formulario en donde el sistema muestra al usuario dos listados: el primero muestra la relación de Empresas o Declarantes y el segundo muestra el listado de las planillas. Este formulario es para que el Usuario indique al sistema con que Empresa o Declarante va a trabajar y en que planilla. Para realizar la selección, basta con posarse con el mouse sobre la empresa en el cual se va a trabajar y pulsar enter desde el teclado. Luego el sistema le mostrará al usuario el listado de las planillas configuradas para esta empresa y con la selección de la primera planilla por defecto. Las planillas podrán ser configuradas por el usuario de acuerdo a sus necesidades. Por ejemplo: •

Planilla de Personal Administrativo.

•

Planilla de Personal de Planta o Producción.

•

Planilla de Personal de Ventas, etc.

Y cada una de acuerdo al periodo de tiempo siguiente: Semanal, Quincenal y Mensual.

En esta parte nos muestra el RUC, nombre, código y tipo de planilla

Una vez realizada la selección, Aceptar. Figura Nº 01: Formulario de Declarantes.

ACCESO GESTIÓN PLANILLAS Este formulario sirve para que el sistema le indique al usuario que el ingreso a la información esta restringido. El usuario tendrá que identificarse con un Usuario y Password, el sistema lo validará y habilitará o deshabilitará las opciones del sistema de acuerdo al tipo de usuario que se esta identificando. El usuario Administrador, es quien tiene acceso a todas las opciones del sistema y es quien crea y pone permisos a otros usuarios.

En esta opción se selecciona el tipo de usuario que va a ingresar al sistema. En esta opción se ingresa el password del usuario seleccionado

Figura Nº 02: Formulario de Acceso.

Este botón verifica la conformidad de los datos ingresados

CONFIGURACIÓN DEL PERÍODO PARA EL TIPO DE PLANILLA

-En esta parte tenemos que seleccionar el período que puede ser semanal, quincenal o mensual. En este caso ingresamos al período SEMANAL, en el cual como podemos observar tenemos que ingresar el 1° día de la Semana, esto es flexible y depende de la empresa, así como también la fecha de inicio que es la primera semana del año de su empresa.

GESTIÓN PLANILLAS - En esta ventana se muestran todas las aplicaciones que se pueden dar en las gestiones de planilla; así tenemos: * BARRA PRINCIPAL * BARRA DE MENU * BARRA DE TAREAS RUC Y NOMBRE DE LA EMPRESA QUE ESTA ACTIVA

BARRA DE MENU

BARRA DE TAREAS

T I P O D E P L A I N L L A

PERIODO QUE SE ENCUENTRA ACTIVO

AÑO ACTIVO

USUARIO

FECHA

HORA

-En la barra de Menú la primera opción es “CONFIGURACION”, encontrando así las siguientes opciones:

o Declarantes o Personal o Contratos Conceptos Generales o Plantilla Remuneración Fija o Conceptos Fijos o Aseguradoras / AFP o Definición de fórmulas o Rol de vacaciones o Horario o Configurar Asistencia o Asistencia 

Asistencia Manual



Asistencia Automática

o Centro de Costos / Áreas o Labores / Actividades o Tipo de Planillas o Denominaciones o Periodos o Correlativos o Usuarios

CLIC AQUÍ PARA VER LAS OPCIONES

- Una aplicación para esta opción “declarantes”, es que nos permite registrar un nuevo declarante o empresa, también modificar o eliminar algunos datos registrados del declarante. Cada Declarante puede tener una o varias Tipos de Planillas.

ESTA OPCION NOS PERMITE REGISTRAR UN NUEVO DECLARANTE O EMPRESA

ESTA OPCION PERMITE MODIFICAR LOS DATOS REGRISTRADOS

ESTA OPCION PERMITE ELIMINAR EL REGISTRO DE DATOS DEL DECLARANTE

- Continuamos en la barra de menú y ahora hacemos clic en la opción “MOVIMIENTOS”, la cual nos muestra las siguientes opciones:

o Tareaje (Ctrl+T) o Prestador de Servicios 4° Categoría o Cálculos o Proceso de consolidación o Cuentas corrientes 

Préstamos



Adelantos



Pagos / Préstamos



Pagos / Adelantos

o CTS o 5° Categoría

CLIC AQUÍ PARA VER LAS OPCIONES

-

 Boletas de pago  Resumen por periodo activo  Pagos por periodo detallado  Reporte de personal

-

 Cambiar fondo  Calculadora  Asiento contable  Exportar PDT 601

La última opción de la barra de menú es “SALIR”, está opción será utilizada para poder salir del sistema.

-Sólo se hace clic en dicha opción y el programa se cierra.

CLIC AQUÍ PARA PODER SALIR DEL SISTEMA

PERSONAL En esta Pantalla Registramos al Trabajador con todos sus Datos :

Datos.- Nombres y Apellidos, estado civil, y demas datos personales. Categorias.- Cargo, Centro de Costo, Categoria, y datos complementarios. Horarios.- Horario asignado Contratos.- Tipo de Contrato y fechas de Inicio y termino. Direccion.- Datos referente a su dirección. Derecho Habientes.- Datos de su familia, esposa, hijos.

CONCEPTOS Se pueden definir de acuerdo a la necesidad del Tipo de Planilla y cálculos. Se clasifican en Fijos y Variables. Conceptos Fijos.- Son los que se establecen como su Sueldo mensual en el caso de Administrativos, o salario básico Diario en Obreros. Conceptos Variables.- Son los que pueden variar en el tipo de periodo( semana, quincena o mensual). Ejm. Días Trabajados, Horas Extras, Adelantos, etc. Definición de Conceptos: En las Boletas se tienen 3 conceptos bien definidos que se obtienen a partir de la relación entre los conceptos fijos y variables. INGRESOS, DESCUENTOS Y APORTES Estos pueden tener valores que se ingresan o valores calculados por su respectiva formula del concepto.

Se tiene que relacionar cada concepto del Sistema con los conceptos dados por la Sunat PDT 601. Hay 2 Opciones: Aplicar todos los conceptos, o aplicar solo el concepto activo.

Seleccionando de una Plantilla General, hay una opción de aplicar esas formulas a tipo de Planilla elegida.

CONTRATOS En esta opción establecemos los tipos de contratos que se manejan y su correspondiente archivo que va a servir de plantilla. Tenemos 3 opciones : Nuevo: Para agregar un Nuevo Contrato Editar: Para Modificar un Contrato Eliminar: Para Eliminar un Contrato. Si tienes un contrato grabado en Word abres el contrato utilizando la barra inferior de botones, con el 2do. Boton carpeta (Abrir Contrato), editas y le asignas los campos requeridos en la lista derecha de parámetros asignables al contrato asi como el tipo de letra y tamaño, esto será la plantilla de Contrato. Luego grabas la plantilla en el lugar deseado. 3er. Boton (Guardar Archivo). Luego Grabas el contrato en la area superior Establecer Contrato (Boton Guardar).

Asignando Contratos a cada Personal. Nos dirigimos al Menú Configuración Opción Mantenimiento de Personal, la columna Tipo de Categoría (TC) debe estar activada con el Check. Si esta Nos dirigimos al botón Contrato. Tienes que dirigirte a lista de Tipos de Contratos seleccionándolo y pulsando ENTER Asignas este tipo de Contrato para este Trabajado y pulsas el Botón GRABAR.

PLANTILLA DE REMUNERACION FIJA Se refiere a las categorías de Remuneraciones que hay y que se van a aplicar a cada trabajador:

Tenemos opciones de Agregar, Modificar o Eliminar. Ejm. Operario, Oficial, Peón

ASIGNANDO EL TIPO DE REMUNERACION FIJA A CADA TRABAJADOR En Mantenimiento de Personal en la Pestaña Categoría hay una lista Desplegable que se llama Plantilla de Remuneración Fija, seleccionar el Tipo de Remuneración Fija confirmando con el Botón GRABAR. Luego de Asignar a Todo el Personal con su correspondiente Remuneración ir a la Opción de Conceptos Fijos y hacer Click en Botón Plantilla de Remuneración Fija.

CONCEPTOS FIJOS En el Formulario de Conceptos Fijos se procede la asignación de la remuneración fija previamente configurada en el formulario de Plantilla de remuneración fija revisada anteriormente.

Ahora con el siguiente formulario de Conceptos Fijos y haciendo Click en el Botón de Plantilla de Remuneración Fija, en el periodo determinado de acuerdo a la planilla activa, se procede la asignación.

SE MUESTRA EL PERIODO SELECCIONADO, Y CON LA AYUDA DEL CALENDARIO SE PROCEDE A LA SELECCIÓN.

SE REALIZA LA ASIGNACIÓN DE LA PLANTILLA DE REMUNERACIÓN FIJA

SE PROCEDE A LA COPIA DE LOS DATOS DE LOS CONCEPTOS FIJOS DE CADA TRABAJADOR AL NUEVO PERIODO.

SE PROCEDE A LA SELECCIÓN DE LA PLANILLA DE TRABAJADORES

Este formulario nos es de gran utilidad en la asignación de los conceptos fijos o las remuneraciones que la empresa asigne a sus trabajadores.

Administración de Horarios En esta opción se ven los horarios de las diferentes áreas de la empresa. Además se puede agregar, modificar o eliminar áreas con sus respectivos horarios. Hacer clic en el menu Configuración, luego seleccionar la opción Horario.

A Continuación aparecerá el siguiente cuadro, cada area aparece con su total de horas a la semana.

Configuración de Asistencia: Aquí se puede configurar los minutos de tolerancia a la hora de ingreso y/o salida, también si se consideran los minutos extra al ingreso y/o salida, hasta que tiempo máximo se puede considerar el 25% y configurar a partir de que tiempo será el 35%. Para entrar a esta opción, ir al menu Configuración y luego seleccionar la opción Configurar Asistencia como se indica en el siguiente cuadro:

Aparecerá el siguiente cuadro:

Asistencia: •

Asistencia Manual: Sirve para registrar la hora de entrada y salida del personal de cada día del mes que se labora, para ello se selecciona el nombre de la persona con el Mouse y luego hacer ENTER.

Seguir los sgtes pasos:

•

Asistencia Automática: Funciona automáticamente al pasar la tarjeta por el dispositivo conectado a la computadora, o tambien colocando el codigo de la persona. Al hacer esto, apareceran los datos personales del usuario.

Ir al menu Configuración, seleccionar la opción Asistencia y luego hacer click en Asistencia Automática.

Centro de Costos/Areas: Sirve para modificar, agregar y eliminar los centros de costos. Para ello, seguir el siguiente procedimiento:

Aparece el siguiente cuadro:

Labores/Actividades Sirve para modificar, agregar y eliminar las labores/actividades. Seguir el siguiente procedimiento: Ir al menu Configuración y luego seleccionar la opción Labores/Actividades.

Luego podrá realizar las modificaciones en el cuadro que aparecerá:

Tipo de Planillas o Denominaciones: Sirve para editar los tipos de planillas que maneja la empresa y registrar los datos de una obra con sus respectivas planillas. Ir menu Configuración y luego seleccionar la opción Tipo de Planillas o Denominaciones:

Aparecerá el siguiente cuadro:

Periodos: Aquí se configura el periodo para cada tipo de planilla. Para entrar a esta opción, ir al menu Configuración y seleccionar la opción Periodos.

Aparecerá el siguiente cuadro: