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• Sneider Quiñones Forero

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 1 TECNICAS DE REDACCIÓN: y sugerente. Son fundamentales para la expresión escrita. Se comunican y transmiten mensajes (ideas, sentimientos) y se expresan fenómenos de manera ordenada mediante signos comunes entre emisor y receptor. 1.1 LEYES DE ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN:

LOS LA

Claridad: “código”. Hay que escribir con un máximo de sencillez para que el código no haga de filtro, sino que permita el paso del mensaje.

Estilo: se podría definir como un equilibrio entre el orden y el movimiento. Ritmo: confiere movimiento, vida, ser motivador Varía según el tipo de escrito, pero suele ser muy homogéneo en un mismo texto (excepto casos surrealistas). Coherencia: recoge la idea principal y las secundarias, para tener un texto claro, breve, original, preciso, completo y correcto. Concordancia: relación interna que guardan entre sí las palabras dentro de una oración.

Brevedad: “mensaje”. Intentar dar la máxima información en un mínimo de palabras.

1.4 EL PÁRRAFO

Precisión: “contexto”. El texto debe focalizarse en lo que interesa sin rodeos ni añadidos.

Es la parte de un escrito que se considera con unidad suficiente para poder separarlo mediante una pausa que se indica con el punto aparte.

Corrección: “canal”. Se debe escribir correctamente, cumpliendo las normas gramaticales y estructurales.

1.4.1 TIPOS DE PÁRRAFOS

Totalidad: “receptor”. No se debe dar la impresión de que transmite un mensaje incompleto. Originalidad: “emisor”. Se debe tratar de no copiar las formas. 1.2 LEYES DE LOS ELEMENTOS DE LA REDACCIÓN

Normales: párrafos más frecuentemente usados, se caracterizan por una sola idea temática, la cual se desarrolla mediante varias ideas secundarias. De Excepción: párrafos informativos que presentan ideas relacionadas sobre el mismo asunto.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Retrospectivos: información que presentado. Prospectivos: información.

unen ya se

anuncian

la ha

nueva

La puntuación varía según el estilo de escritura; sin embargo, no eximen a no cumplir con ciertas normas mínimas y de evitar errores generalmente considerados como inaceptables.

Conclusión: sirve para dar por terminado un escrito, en estos, con alguna ocasión, se hace un resumen de lo escrito.

SIGNOS PRINCIPALES

Deductivos: inicio.

Punto y aparte (.): separa dos párrafos de contenido diferente dentro del texto. A continuación hay que comenzar a escribir en línea distinta.

idea

principal

al

Inductivos: idea principal al final. Cronológicos: sucesión temporal de un evento. ¿Cómo escribir un párrafo?

Punto y seguido (.): separa enunciados dentro de un párrafo.

Punto final (.): siempre se coloca al final, cerrando un texto o enunciado.

a) Escoger un tema. b) Escribir una oración principal. c) Para sustentarla, buscar los detalles apropiados. d) Desechar los detalles irrelevantes. e) Construir y enlazar las oraciones coherentemente. f) Concluir con una oración apropiada. g) Revisar y corregir.

La coma (,): se emplea para separar los miembros análogos de una enumeración o serie, ya sean palabras o frases, salvo los que vengan precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u o ni.

Unos de los aspectos importantes a la hora de redactar y transcribir los documentos son los signos de puntuación, excelente ortografía y utilización de los conectores gramaticales.

El punto y coma (;): se utiliza para unir dos oraciones relacionadas en una sola frase (yuxtaposición).

1.5 SIGNOS DE PUNTUACIÓN

Dos puntos (:): detiene el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue, que siempre está en estrecha relación con el texto precedente.

Las comillas (« », “ ”, ‗ „,―,): se usan al principio y al final de las frases, por su carácter irónico,

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS vulgar o extranjero e impropio de la lengua que se utiliza. Paréntesis (): se usan en pares para separar o intercalar un texto o para hacer una aclaración. Los distintos tipos son: -Los paréntesis propiamente dichos ( ). -Los corchetes [ ]. -Las llaves '{ }'. El signo de interrogación (¿?): denota una pregunta. Proviene del latín «cuestión» que significa questio, o 'pregunta', abreviado como. Signos de exclamación (¡!): se escriben para empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa. Los puntos suspensivos (…): se utilizan para dejar en duda, continuación o en suspenso una acción. El guion (-): tiene tres usos principales. -Se utiliza para unir palabras. -Muestra la división de palabras a final de una línea. -Se usa en obras como diccionarios. La raya (—): se usa para introducir un inciso dentro de un período más extenso y para señalar en los diálogos la intervención. 1.5 CONECTORES GRAMATICALES

Conjunto de palabras que une partes de un mensaje y establece una relación lógica entre ellas. Existen diferentes tipos de conectores como: Aditivos o copulativos: sirven para añadir más información. Ejemplo: y (e), ni, que, además, tampoco, incluso, en segundo lugar, por otra parte, asimismo, también, sumado a, paralelamente, a continuación, en otro orden de cosas, al mismo tiempo, de la misma manera, otro caso más, entre otras. Disyuntivos: establecen una disyunción o separación, una opción. Ejemplo: O (u), ya, bien, ya sea, entre otras. Causales: indican causa de algún hecho producido y su consecuencia, la introducen. Ejemplo: porque, pues, ya que, dado que, a causa de, por este motivo, por esta razón, por lo dicho, por lo cual, por lo que, debido a que, por eso, por esto, por ello, por aquello. Concesivos: establecen alguna oposición o conceden algo parcialmente. Son restrictivos. Ejemplo: aunque, por más que, si bien, aun cuando, pese a (que), de todas maneras. Temporales: indican un momento en el tiempo. Hay tres clases: -De anterioridad Antes, hace tiempo, había una vez, al principio,

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS al comienzo, anteriormente, previamente, tiempo atrás, antes de que, en primer lugar, inicialmente, entre otras. -De simultaneidad En este (preciso) instante, al mismo tiempo, mientras tanto, a la vez, cuando, fue entonces cuando, mientras, simultáneamente, actualmente, entre otras. -De posterioridad Más tarde, luego, después, con el paso del tiempo, al día X, posteriormente, finalmente. Adición: añaden información: además, también, aparte de, más aún, y, etc. Ejemplo: Anita es responsable además tiene buenas notas. Locativos: hacen referencia a lugares. Y a veces se sustituyen. Ejemplo: aquí, ahí, allí, delante de, encima de, en este/ ese/ aquel lugar, donde, junto a (arcaísmo: cabe), al lado de, en medio de, por arriba de, por debajo de, entre otras. Repetitivos, aclaratorios o continuativos o de secuencia: Señalan continuidad en las ideas. Ejemplo: es decir, en otras palabras, mejor dicho, más precisamente, dicho de otro modo/ otra manera, en pocas palabras, resumiendo y o sea, entre otras. De precisión: en cuanto a, por una parte, respecto de, con referencia a, por otro lado, en lo que concierne a, entre otras.

Comparativos: son utilizados para hacer comparación entre dos objetos: Igualmente, del mismo modo/ la misma manera, en cambio, contrariamente, inversamente, entre otras. Comparativos. Subrayan algún tipo de semejanza entre los enunciados Del mismo modo, igualmente, análogamente, de modo similar. Para resumir o concluir: Finalmente, en resumen, en síntesis, en definitiva, en conclusión, por último, sintetizando, resumiendo, para concluir, en suma, entre otras. De consecuencia o consecutivos: un enunciado expresa la consecuencia de otro. Ejemplo: por ende, por lo tanto, en consecuencia, por eso, por lo que, de ahí que, por consiguiente, entonces, por lo que sigue, por esta razón, de manera que, con que, entre otras. Condicionales: Su nexo por excelencia es "SI”. Indican condición, requisito o necesidad. Ejemplo: Si, en caso de, siempre que, a menos que, a no ser que, entre otras. Tipos de conjunciones Consecutivas: conque, luego, y algunas locuciones: así pues, pues bien, de forma que, de manera que, así que, de modo que, por lo tanto, por eso que, en consecuencia, etc.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Adversativas: pero, aunque, mas (sin tilde) indican restricción o corrección; sino expresa exclusión; otras palabras como: excepto, salvo y menos, cuando funcionan como ―pero‖. 1.6 PASOS NECESARIOS PARA REDACTAR 1.

Selección del tema.

2.

Búsqueda de información.

 Usar términos respetuosos y corteses.  Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo. 2.1.2 RECOMENDACIONES GENERALES Características Particulares Del Texto Papelería

2 DOCUMENTOS COMERCIALES 2.1

LA CARTA

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados. Se recomienda elaborar las cartas externos en formato carta, con logo, membrete y pie de página. Para las cartas internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Cuando existan anexos, se recomienda hacer su identificación, descripción dentro del texto. 2.1.1 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN  Tratar un solo tema por comunicación.  Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

 La correspondencia como cartas, memorandos, circulares, constancias y certificados se elaboran en la papelería establecida en original y copia.  Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, tamaño carta. Presentación  Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.  La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados.  El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto (Arial, tamaño 12).  La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.  La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.  La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envío inmediato del original, único respaldo de valor probatorio. .

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS  El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este procedimiento.  El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento. 2.1.3 CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTO Uso de minúsculas

mayúsculas

y

 Las palabras escritas en mayúscula sostenida no se dividen. Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida, cuando así lo requieran.  Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. NO se debe exagerar su uso.  Se escriben con minúscula los días, puntos cardinales y las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo del párrafo.  Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias.  Se debe distinguir el nombre propio del nombre genérico. Escritura de números  Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con punto.

 Cuanto en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de día, mes y año.  Cuando se escribe en forma numérica abreviada, se representa en orden de año, mes y día.  Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apóstrofe para las unidades de millón. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras.  Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los decimales de estas últimas se representan con ceros y no con la letra minúscula, ni con el signo igual (=).  La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la siguiente manera: Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.  Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie, se escriben en cifras.  Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de 10.  Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra, del treinta y uno en adelante en tres palabras.  Para documentos legales, los números se escriben en cifras y en letras.  Los números telefónicos se separan por grupos y con

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina, como lo establece la Real Academia de la Lengua. CARGOS Gobernadora Asistenta Consulesa Decana Gerenta Alcaldesa Jueza Jefa Ministra Presidenta Rectora Revisora Fiscal Secretaria General Subgerenta Tesorera Vicerrectora

TÍTULOS PROFESIONALES Abogada Administradora de Negocios Administradora de Empresas Arquitecta Bacterióloga Bióloga Marina Comunicadora Social Contadora Pública Geóloga Física Nuclear Ingeniera Médica Microbióloga Odontóloga Psicóloga Diseñadora Textil

espacios; el indicativo entre paréntesis.  Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre paréntesis ( ).  Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas.

2.1.4 TRASCRIPCIÓN TEXTUAL DE DOCUMENTOS Para destacar la trascripción de un texto se dejan una sangría de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalización, así como continuidad en los párrafos de una trascripción completa. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que no es necesario incluir. 2.1.5 DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 2.1.6 USO DE ABREVIATURAS 2.3 CLASES DE CARTAS En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas (doctor, usted, señor, señora, factura, cuenta y otros) Se exceptúan de las que forman parte de nombre o razón social de una empresa si así las tienen registradas. En los tratamientos en las líneas de encabezado y de copia. 2.2 UTILIZACIÓN DE LA CARTA De acuerdo con sus objetivos, tienen los siguientes usos:  Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.  Regular o aclarar una situación.  Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.  Dar respuesta a una comunicación recibida.  Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.  Solicitar detalles de sobre un asunto determinado.  Impugnar o corregir una situación.  Confirmar eventos ocurridos o pendientes.  Solicitar o remitir información, documentos u objeto.  Ofrecer agradecimiento, excusas o condolencias.  Felicitar, invitar o convocar, y hacer llamados de atención entre otros.

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:  Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.  Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizacionales del Estado.  Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal. 13

2.4 PARTES DE LA CARTA 2.4.1 CÓDIGO Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo. 2.4.2 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN Se escribe a tres interlineas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo. 2.4.3 DATOS DESTINATARIO

DEL

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se dejan de cuatro a seis interlineas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento. Está conformado por los siguientes componentes: 2.4.3.1 Tratamiento Se escribe en la primera interlinea libre. Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben como lo establece en la Real Academia de la Lengua. Se escriben con mayúscula inicial: 2.4.3.2 Nombre del destinatario Se ubica en la segunda interlinea libre. 2.4.3.3 Cargo Se ubica en la tercera interlinea libre. 2.4.3.4 Organización Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puedan contener la razón social.

Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente. 2.4.3.5 Dirección De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envió de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa. 2.4.3.6 Nombre del lugar de origen Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. 2.4.3.7 País Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlinea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) dependiendo de la extensión de los datos.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Solo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.

Se escribe a dos interlineas libres del texto. Para utilizar las despedidas más usuales. Existen despedidas breves seguidas de coma (,).

2.4.4 ASUNTO

2.4.8 REMITENTE RESPONSABLES

Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatario. Se escribe la palaba asunto, con mayúscula inicial enseguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. 2.4.5 SALUDO Como saludo independiente, se escribe a dos interlineas libres después del asunto. Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido. Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. 2.4.6 TEXTO Comienza a tres interlineas libres del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo entre párrafos. Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes. 2.4.7 DESPEDIDA

Y

FIRMAS

Están conformados por el nombre y el cargo. El se sitúa de cuatro a seis interlineas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido. 2.4.9 LÍNEAS ESPECIALES 2.4.9.1 Anexos Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlineas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el numero de hojas, folios separados por coma (,). 2.4.9.2 Copias La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a interlineado sencillo de anexos,

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS si los hay, contra el margen izquierdo. 2.4.9.3 Identificación transcriptor

del

Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones A dos interlineas libres de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron. 2.4.10 SUBSIGUIENTES

PAGINAS

Para su presentación el encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlinea libre.

recomienda usar las siguientes medidas: 4 cm, horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior 2.5.1.2 Zona 2 Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1.5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado. 2.5.1.3 Zona 3 16

Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento es complementaria de la zona 1.

2.5 ASPECTOS GENERALES Según la norma dice que si es necesario todos los documentos que se presentan en la guía se pueden imprimir por ambas caras de la hoja. 2.5.1 ZONAS 2.5.1.1 Zona 1 Espacio destinado para el membrete que incluye razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se

2.5.2 MÁRGENES   

Superior 4 cm Inferior 3 cm Lateral izquierdo 4 cm

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 

Lateral derecho 3 cm. 2.5.3.2 Bloque Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, asunto, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

2.5.3 ESTILOS Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.

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2.5.3.1 Bloque extremo

2.5.3.3 Semibloque

Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 10 espacios.

2.5.4

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS MODELOS Permite la unificación de un archivo con texto fijo y datos variables; almacenados a través de una carpeta externa. Para ello se realizaran los siguientes pasos: 2.7.1 INICIAR LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

2.6 PLEGADO DE LA CARTA Convencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba de la mitad se efectúa el primer doblez; luego borde superior hacia abajo dejando pestaña de 1 cm se efectúa segundo doblez.

1. Dar clic en el botón Archivo. 2. Dar clic en Abrir. 3. En la carpeta donde está almacenado el documento (la carta), Seleccionar el archivo Carta de Presentación. 4. Dar clic en Abrir.

Ahora es necesario Guardar este documento para realizar el ejercicio: 5. Dar clic en el Botón Archivo. 6. Dar clic en Guardar Como. 7. Dar nombre al archivo. 8. Dar clic en el botón Guardar. 2.7 COMBINAR CORRESPONDENCIA

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

2.7.1.1 Crear Los Destinatarios Una vez guardado el documento, se inicia el procedimiento para realizar la combinación de correspondencia: 1. Dar clic en la opción Correspondencia del menú. 2. Seleccionar la herramienta Iniciar combinación de correspondencia. 3. Del panel de opciones, dar clic sobre Cartas, la carta proveniente de la primera actividad, ya está configurada para combinar. Ahora es necesario crear el listado de clientes a quienes se enviará la carta. 4. Dar clic en la herramienta Seleccionar destinatarios de la barra menú. 5. Dar clic en la opción Escribir Nueva Lista… 6. El cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones aparece en pantalla. 7. Debe establecer qué información va a almacenar en la lista de destinatarios. Dar clic en el botón Personalizar columnas…

2.7.1.2 Eliminar Campos Listado de Destinatarios

del

En el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, se puede agregar campos necesarios o remover los innecesarios. 1. Del listado, seleccione Campo de dirección 2, esta opción será eliminada. 2. Dar clic en Eliminar. 3. Una advertencia aparece en pantalla, dar clic en el botón Sí. Note que este campo desaparece del listado. Realizar estos mismos pasos para:  Provincia o estado  Código postal  País o región

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

2.7.1.3 Crear nuevos Campos en el Listado de Destinatarios Es posible crear campos que complementen el listado necesario de destinatarios. Crear un nuevo campo: 1. Es necesario crear un nuevo campo dentro de la lista, dar clic en el botón Agregar. 2. Digitar el nombre del campo, en este caso Cargo. 3. Dar clic en Aceptar. 4. El campo Cargo aparece en la lista, pero se debe ubicar debajo del campo Apellidos. 5. Dar clic en Subir, hasta ubicar en el sitio este campo. 6. Dar clic en Aceptar.

2.7.1.4 Ingresar los Datos del Destinatario 20

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 1. Dar clic en Tratamiento y digitar el texto Sr. ó Sra. 2. En este caso, dar clic en Nombre y digitar (Mónica). La información de cada casilla, se debe encontrar en la carta que está trabajando, Mónica Villanueva será el primer destinatario. Cada dato debe ser completado. Para moverse entre celdas, pulsar la Tecla TAB o pulsar las Flechas del teclado según la dirección a la que necesite dirigirse. 3. Una vez completados los datos del primer destinatario, dar clic en el botón Nueva entrada. 4. Llenar los datos del nuevo destinatario, repetir estas acciones con todos los destinatarios. 5. Dar clic en Aceptar... 6. El cuadro de diálogo, Guardar lista de direcciones aparece en pantalla. Dar nombre al archivo. 7. Dar clic en el botón Guardar, se creará automáticamente una carpeta especial para guardar esta base de datos. Microsoft Word® 2010 se apoya en el programa Microsoft Access 2010® para administrar estas listas...

2.7.1.5 Insertar Los Campos en el Documento ―Macros De Word Una vez creada la lista de destinatarios, es necesario ubicar dentro de la carta de presentación, los campos que se combinarán con el listado. Se inicia insertando una macro que actualice la fecha automáticamente: 1. Seleccionar la fecha en la carta y borrar la selección, pulsando la Tecla Backs pace. 2. Ir a la opción Vista del menú. 3. Seleccionar la herramienta Macros. 4. Del panel, seleccionar Ver macros. 5. En el cuadro de dialogo que aparece en pantalla, seleccionar comandos de Word. 6. Digitar el nombre de la macro Insertar campo (debe ser todo pegado). 7. De las opciones en el listado, Seleccionar Insertar Campo Fecha.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 8. Dar clic en el botón Ejecutar. La fecha se insertará automáticamente. 2.7.1.6 Editar Campos El formato actual de la fecha no es conveniente para la carta, por eso se debe cambiar el formato: 1. Dar clic sobre el elemento, un cuadro enmarca la fecha, pulsar botón derecho sobre este campo.

Para incluir los campos combinados dentro del documento, hacer lo siguiente: 1. Seleccionar el texto Sr. o Sra. Y borrarlo con la tecla Backs pace. 2. Ir a la opción Correspondencia. 3. Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado. 4. Del panel, seleccionar Tratamiento.

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2. Del panel, seleccionar la opción Editar campo. 3. En pantalla aparece el cuadro de dialogo Campo, del listado propiedades de campo, en formatos de fecha, seleccionar una opción. 4. Dar clic en Aceptar. 2.7.1.7 Insertar Combinados

Campos

Los campos combinados son la información que se importará del listado de destinatarios a la carta creada.

Ahora se insertará el Campo Nombre: 1. Seleccionar el nombre en la carta, Pulsando las Teclas Control+Shift+FlechaDerecha. (o dar clic sostenido en la palabra nombre). 2. Ir a la opción Correspondencia 3. Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado. 4. Seleccionar la opción Nombre.

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 5. Clic en aceptar.

2.7.1.8 Insertar saludo

la

Línea

de

También es posible escoger la forma de tratar al destinatario: 5. En el panel, se escoge la alternativa más pertinente (primera opción), ya que la formalidad es necesaria para este tipo de documento. Se puede visualizar el resultado de la línea de saludo, aplicada a la lista de destinatarios. 6. Dar clic sobre los controles (Para visualizar). 7. Dar clic en el botón Aceptar.

1. Es necesario seleccionar la línea actual de saludo y borrarla con la tecla Backspace. 2. Dar clic sobre la herramienta línea De saludo. 3. Se abre el cuadro de diálogo, a continuación se inserta la línea de saludo. 4. Entre las alternativas, se puede seleccionar el saludo más pertinente para el tipo de carta que se está construyendo. Escoger la opción Estimado.

2.8 MEMORANDOS Comunicación escrita que se utilizan para transmitir información,

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS orientaciones o pautas entre dependencias locales regionales, nacionales e internacionales. 2.8.1 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:  Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.  Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural.  Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.  Tratar preferiblemente un solo tema por memorando. 2.8.2 UTILIZACIÓN MEMORANDO

DEL

 Solicitar o remitir información, documentos u objetos.  Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias  Hacer llamados de atención, entre otros. 2.8.3 CLASES MEMORANDOS

DE

Se utiliza en estilo bloque extremo y bloque (Va el código, fecha y la firma con cargo del remitente centrado). 2.8.4 MÁRGENES Son los mismos que se utilizan en la carta comercial. 2.8.5 PARTES 2.8.5.1 Encabezado

 Informar sobre un hecho en forma breve.  Expresar necesidades.  Hacer requerimientos.  Regular o aclarar una situación.  Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.  Dar respuesta a una comunicación recibida.  Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.  Conocer detalles sobre un aspecto determinado.  Impugnar o corregir una situación.  Confirmar eventos.

Denominación del documento A partir del margen superior de dos a tres interlineas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada. 2.8.5.2 Numeración o Referencia Se escribe de interlineas de memorando. . 2.8.5.3 Fecha

dos a cuatro la palabra

Se tienen en cuenta las mismas Normas Icontec en la elaboración de cartas comerciales y se escribe a cuatro interlineas del código.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 2.8.5.4 Encabezamiento

3. ALTERNATIVA

 A cuatro interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayúscula inicial.  A dos interlineas de la palabra PARA, se ubica la preposición DE, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial.  A dos interlineas de la palabra DE, se ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.

DESTINATARIO: Cargo dependencia o cargo. REMITENTE: Cargo dependencia o cargo.

y y

2.8.5.6 Asunto Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a dos interlineas libres de la preposición de (remitente). 2.8.5.7 Texto Se escribe de cuatro interlineas de la palabra asunto, puesto que el saludo va incluido en el primer párrafo, dejando dos interlineas libres entre párrafos. Para efectos de redacción y presentación. 2.8.5.8 Despedida

2.8.5.5 Diligenciamiento Datos Del destinatario Remitente 1. ALTERNATIVA

De Y

DESTINATARIO: Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma. REMITENTE: Nombre y cargo, separados por coma. 2. ALTERNATIVA DESTINATARIO: Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma. REMITENTE: Cargo y dependencia o cargo.

Se recomienda escribirla a dos interlineas del texto; su ubicación varía según el estilo elegido. 2.8.5.9 Remitente Responsables

Y

Firmas

Se escribe a cuatro a seis interlineas de la despedida con el cargo. Cuando se aplican las alternativas segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente con mayúscula sostenida. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente;

25

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la alternativa uno, solo debería aparecer la firma del remitente.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:  Tratar un solo tema.  Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.  Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.  Usar tratamiento respetuoso y cortes.  Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.  Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. 2.9.2 CLASES DE CIRCULARES  La circular general se dirige a un grupo específico de personas.  La carta circular está dirigida en forma personalizada.

2.9 CIRCULARES Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. 2.9.1 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN Tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otro,

2.9.3 PARTES 2.9.3.1 Encabezado De cero a tres interlineas libres de la zona 1 se escribe la palabra Circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañado por el Consecutivo que la identifica, si se requiere. 2.9.3.2 Código Se escribe a tres interlineas libres del encabezado. 2.9.3.3 Lugar De Origen y Fecha de Elaboración Se escribe a tres interlineas libres del código.

26

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 2.9.3.4 Encabezamiento Destinarios

Y

De 4 a 6 interlineas de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:) en el caso de la carta circular no se usa. 2.9.3.5 Asunto Se escribe tres interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo. 2.9.3.6 Saludo Se incluye en el inicio del texto. 2.9.3.7 Texto Se inicia a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlineación libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio en reglones entre párrafos. 2.9.3.8 Despedida Se escribe a dos interlineas libres del texto.

2.9.3.9 Remitente Responsables

Y

Firmas

Se escribe a seis interlineas libres de la despedida y se escribe el nombre del remitente en mayúscula y el cargo. 2.9.3.10 Líneas Especiales Se escribe a dos interlineas del remitente se escriben anexo, copias y transcriptor. 2.9.3.11 Identificación Páginas Subsiguientes

de

Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho. La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código de la fecha. El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de una a dos interlineas libres del encabezamiento. Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

2.10 ACTA Expresa lo tratado en una reunión o situación específica. Es un documento que adquiere valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en el papel con membrete. 2.10.1 CARACTERÍSTICAS REDACCIÓN

DE

 Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si es carácter ordinario o extraordinario.  Debe expresar detalles intrascendentes.  Se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio.  No se deben redactar con lenguaje telegráfico, ni presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales y puntuación.  Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas.  Cuando haya votaciones, se indica el número de los votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultaos y los nombres completos. 2.10.2 CARACTERÍSTICAS PRESENTACIÓN

DE

 Se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para el afecto.  Las presentaciones originales y copias deben ser impecables, sin borrones ni repisados.  Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en un mismo. 2.10.3 ACTAS

CLASIFICACIÓN

2.10.3.1 Registradas

DE

28

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obligan a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.

2.10.5.2 Denominación Documento Y Número

del

Una o dos interlineas se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

2.10.3.2 No Registradas 2.10.5.3 Encabezamiento Documento que constituye la memoria de las reuniones o actos administrativos. 2.10.4. CLASES DE ACTAS  Actas comités: de consejo municipal, consejos, juntas directivas, entre otras.  Actas de asambleas.  Actas de reuniones administrativas.  Actas de levantamiento de cadáveres.  Actas de baja de inventarios.  Actas de eliminación de documentos.  Actas de sociedades  Actas de entrega 2.10.5 PARTES DEL ACTA 2.10.5.1 Titulo El título está conformado por el nombre del grupo que se reúne, se escriben:  Centrado.  Mayúscula sostenida.  Se puede utilizar negrilla para resaltar.

Está conformado por las palabras fecha, lugar, hora, lugar, asistentes, ausentes o invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados y en mayúscula. 2.10.5.3.1 Lugar de Origen y Fecha de Reunión Contra el margen izquierdo, a cuatro interlineas de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año en minúscula y año sin separarlo con puntos). La ciudad separada de la fecha con una coma. 2.10.5.3.2 Hora Contra el margen izquierdo, a dos interlineas de la fecha se escribe la palabra hora en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora que

29

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS inicio y de reunión.

finalización

de

la

2.10.5.3.3 Lugar Contra el marguen izquierdo, a dos interlineas de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión. 2.10.5.3.4 Asistentes Contra el margen izquierdo, a tres interlineas del lugar se escribe la palabra asistente, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el titulo o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

 En reuniones o comités organizacionales internos.  En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurre a través de apoderado, debe escribirse el nombre de este. 2.10.5.3.6 Invitados A continuación de la lista de asistentes, a tres interlineas del último nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos: (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, sencilla y después del tratamiento. 2.10.5.3.7 Ausentes Contra el marguen izquierdo, a dos interlineas del último nombre y con mayúscula inicial sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:). A dos interlineas contra la margen izquierda se enumeran los temas motivos de la ausencia.

2.10.5.3.5 Representaciones 2.10.5.4 Orden del Día En la lista de asistentes es necesarias aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:  En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad completamente, se indica el número de derechos propios o ajenos representados.

Contra el margen izquierdo, a dos interlineas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:). A dos interlineas y contra el marguen izquierdo, se enumeran los temas de la reunión, con mayúscula inicial identificándolos con números

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS arábigos, todos a interlineado sencillo. Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguiente se escriben contra el marguen izquierdo interlineación sencilla. Entre el tema y el tema se dejan dos interlineas. 2.10.5.5 Desarrollo Contra el margen izquierdo, a dos interlineas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlineas contra el marguen izquierdo, se inicia el primer tema con numero arábigo. A dos interlineas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Para escribir el numeral y el tema siguiente se dejan dos interlineas, separando los párrafos de cada numeral con una interlinea. 2.10.5.6 Compromisos Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunión, especificado su número de acta, fecha de la realización y observaciones. 2.10.5.7 Convocatoria Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria mayúscula sostenida, a dos interlineas del último renglón del texto contra el marguen izquierdo y

con mayúscula inicial, de cuatro a cinco interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar. 2.10.5.8 Cargos

Firmas,

Nombres

Y

El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de seis interlineas. El cargo se escribe a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar. Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera jerarquía. 31

2.10.5.9. Paginas SubsiguientesLíneas de identificación (margen izquierdo) número de página (margen derecho).

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS  Expresión en mayúscula sostenida que se escribe contra el margen izquierdo.  De tres o cuatro interlineas de la identificación del documento.  Los datos personales se presentan a las columnas y constan de los siguientes. enunciados: nombre, identificación (cedula y libreta militar), fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono.  Opcionales: licencia de conducción, pasaporte, tarjeta (matricula) profesional.  Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de los dos puntos (:). 2.11 HOJA DE VIDA Resumen escrito y ordenado de la capacitación profesional, experiencia laboral, correcta presentación de la vida cotidiana. El objetivo principal es presentar potencial información al empleador posibilite una entrevista posterior. Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad. 2.11.1 CARGO Titulo de la posición que ocupa una persona.

2.11.2.1 Nombre La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida. A tres interlineas de la expresión DATOS PERSONALES. 2.11.2.2 Identificación El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos reglones de la línea anterior. Al frente se especifica la clase de documento, como tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, libreta militar o cedula de extranjería con el número respectivo y la ciudad de expedición. Se puede presentar en forma abreviada así: C.C., C.E. y T.I.

2.11.2 DATOS PERSONALES 2.11.2.3 Fecha De Nacimiento

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS  La expresión FECHA DE NACIMIENTO se escribe a dos reglones de la línea anterior.  Al frente se anotan con mayúscula inicial, el nombre de la ciudad y la fecha completa  Separados por coma. 2.11.2.4 Domicilio  El enunciado DOMICILIO se escribe en mayúscula sostenida.  A dos reglones de la línea anterior.  Al frente se anotan la dirección y la ciudad de residencia. 2.11.2.4 Teléfono

 La palabra TELÉFONO se anota en mayúscula sostenida.  A dos reglones de la línea anterior.  Al frente se escribe el número telefónico, separado únicamente con espacio. 2.11.3 ESTUDIOS:  Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo.  A tres renglones de la última línea de los datos personales.  Los estudios se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados: estudios primarios, segundarios, de posgrado y otros.  Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:)

2.11.3.1 Primarios Secundarios:

y

 El vocablo PRIMARIO O SECUNDARIO se escribe a tres interlineas del título ESTUDIOS.  Al frente, con la tabulación establecida se anota el nombre del establecimiento, el título obtenido o los periodos cursados, la ciudad y el año de terminación.  El enunciado correspondiente se anota a dos interlineas del último reglón escrito.  Al frente, con la tabulación establecida, se registran el nombre del establecimiento  Se puede suprimir la información sobre estudios primarios o secundarios cuando el aspirante es bachiller o universitario. 2.11.3.3 Estudios Complementarios  Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último reglón escrito.  A tres interlineas del título anterior, se relacionan a los cursos o seminarios, destacádnoslos en negrilla o en mayúsculas sostenida. 2.11.4 EXPERIENCIA  Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo.  A tres interlineas del último reglón.

33

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS  Se relacionan en los nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el último cargo desempeñando.  El nombre de la empresa se escribe en mayúscula inicial y con la denominación más ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.  El cargo desempeñado se escribe a continuación del nombre de la empresa, se destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida.  Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones desempeñadas en el cargo que se desee destacar y el tiempo de servicio. 2.11.5 INVESTIGACIONES, PÚBLICAS Y OTROS La información relacionada con investigaciones, publicaciones afiliación a entidades, distinciones recibidas y otros, se representa así:  El título que corresponda se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, a tres interlineas del título se hace la primera descripción.  Los títulos se destacan en negrilla o en mayúscula sostenida. 2.11.6 REFERENCIAS Las referencias se clasifican en laborales y personales.  Referencias laborales, se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, a tres

interlineas del último renglón escrito.  Se escriben el nombre de la empresa y los datos de la persona que da la referencia (nombre, cargo que desempeña, dirección y teléfono).  Las referencias personales, se escriben en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último reglón escrito.  Los datos de la persona que da la referencia, como el nombre, la profesión o dignidad, subsiguientes se anota a un reglón entre líneas y a dos entre párrafos. 2.11.7 NOMBRE Y FIRMA  De acuerdo a seis interlineas del último reglón, contra el margen izquierdo.  Se escribe el nombre completo, en mayúscula sostenida y sobre este la firma correspondiente. 2.11.8 FECHA DE PRESENTACIÓN

 De tres a cuatro interlineas del nombre se escriben la ciudad y la fecha de presentación, separados por coma. 2.11.9 SUBSIGUIENTES

PAGINAS

 El encabezado se ubica entre 2cm y 3 cm del borde superior de la hoja y se escribe en mayúscula inicial.  La línea de identificación está constituida por el nombre del

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 2.12.2 CERTIFICADOS

 documento y el de quien presenta la de hoja vida.  El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de dos a tres interlineas del encabezado 2.12 CONSTANCIAS CERTIFICADOS

Y

2.12.1 CONSTANCIAS Es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Según el hecho o el acto se clasifican en Constancias para:  Tiempo de servicio.  Experiencia.  Salarios u honorarios.  Clases de trabajo.  Cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros.

Es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramentado, ceremonia, norma requiere registro notarial). Con base en el hecho o acto que se prueba, puede emitirse certificados de:  Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos.  Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción y becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad entre otros. 2.12.3 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN Su objetivo es dar a conocer la información de carácter personal. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos.  Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.  Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés.  Empezar un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.  Utilizar los formatos establecidos en cada organización.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS  Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.  Suministrar la información en forma personalizada y expandir siempre en original 2.12.4 PARTES 2.12.4.1 Código:  Es opcional; se escribe dos interlíneas libre margen superior para los tres casos: 2.12.4.2 Lugar de Origen  Puede ir al comienzo del documento o después del código o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a tres interlíneas libres del texto que lo procede. 2.12.4.3 Cargo  El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos él o la, también en mayúscula sostenida, a una distancia entre cuatro o seis interlíneas libres de la fecha y lugar de elaboración (dependiendo de la extensión del texto). 2.12.4.4 Identificación documento

del

Las expresiones certifican o hace constar, se escriben seguidas de dos puntos (:). Se ubica a cuatro o cinco interlíneas libres del cargo, centradas y en mayúsculas sostenidas.

2.12.4.5 Texto Cada párrafo del texto se inicia con la ejecución que, escrita en mayúscula inicia, a cuatro interlíneas libres de la identificación. En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número de documento de identidad. En los siguientes párrafos al referirse al solicitante se debe hacer por el tratamiento y el apellido. En el último párrafo se específica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario. Los párrafos se separan con unas o dos interlíneas, según la extensión del texto. 2.12.4.6 Remitente Responsables

Y

Firmas

Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto. 2.13.1 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

CERTIFICADO

 En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:  Tratar un solo tema por informe.  Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.  Usar tratamiento.  Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió).  Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas.  Elegir un lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.  En relación con la numeración de las páginas subsiguientes se coloca el nombre del informe y la numeración de la página. 2.13.2 UTILIZACIÓN INFORME

2.13 INFORME La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto

DEL

 De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:  Regular o aclarar una situación.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS  Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos.  Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.  Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.  Impugnar o corregir una situación.  Presentar detalles sobre un aspecto determinado.

 Encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, número o código, titulo, lugar de origen y fecha de elaboración.  Autoría del resumen ejecutivo.  Objetivos.  Numerales o temas.  Conclusiones y recomendaciones.  Firma

2.13.3 CLASES DE INFORMES 2.13.3.1.1 Partes 2.13.3.1 Resumen ejecutivo 2.13.3.1.1.2 Encabezamiento  Este tipo de informe breve se usa para:  Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional.  Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos.  Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión.  Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación.  Presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación.  Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo o maquinaria grupo de personas o de un individuo.  Pueden tener o no portada. En caso de un tenerla se remplaza por un encabezamiento.  Se recomienda resumen incluya:

que

 Está compuesto por los elementos que se describen a continuación. 2.13.3.1.1.3 Razón social  Solo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centímetros del margen superior de la hoja contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. 2.13.3.1.1.4 Dependencia  Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlínea libre del margen superior de la hoja (3 cm ó 4 cm), con mayúscula y sobre el margen izquierdo.

el 2.13.3.1.1.5 Código

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS  Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes  (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia. 2.13.3.1.1.6 Título



Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúscula y centrado.

El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo párrafo o presentarlos así: De dos a tres interlíneas libres del último responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escriben la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida. 2.13.3.1.1.10 Temas o numerales

Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 ó 3 interlíneas libres del título, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).

El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios, temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlíneas libre para digitar el texto correspondiente.

2.13.3.1.1.8 Autoría del resumen ejecutivo

2.13.3.1.1.11 subsiguientes

Contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlíneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por, o responsable. Los datos de la fecha de elaboración y del responsable del resumen se alinean. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden por orden alfabético de apellido.

Se deben identificar, de acuerdo con los numerales de cada hoja. Se escribe el nombre del informe y el número correspondiente de la hoja.

2.13.3.1.1.7 Lugar de origen y fecha de elaboración

2.13.3.1.1.9 Objetivo

Páginas

2.13.3.1.1.12 Conclusiones Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último renglón del texto. La

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS primera línea de escritura se inicia a dos interlíneas del título. 2.13.3.1.1.13 Nombres, cargos y firmas Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se anota en mayúscula sostenido, de cuatro a seis interlíneas libres el último párrafo y a continuación se escribe el cargo. 2.13.3.1.1.14 Rúbrica Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.

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2.13.3.1.1.15 Líneas especiales Cuando se tienen anexos, copias, redactor y transcriptor. Las interlíneas sencillas se dejan entre cada uno de estos.

2.14 TARJETAS PROTOCOLARIAS Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS escritas para el manejo de las relaciones públicas y de negocios. Proyectan no solo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios. 2.14.1 TARJETAS PRESENTACIÓN

d. Dirección, consultorio u oficina, teléfono fijo y móvil, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web. e. Ciudad o municipio y país.

DE

 Buscan facilitar a quien las recibe  Tener la información para contactar al directivo o funcionario requerido. Se debe contener la siguiente información: a. Logotipo de la organización (adaptado al tamaño de la tarjeta). b. Razón social completa con el acrónimo o sigla que lo representa. c. Nombres y apellidos completos del directivo o funcionario de la organización que va a utilizar la tarjeta. d. Cargo que desempeña. e. Dirección, teléfonos fijos y móviles, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, si lo tiene, ciudad o municipio y país. Para profesionales independientes, se debe incluir: a. Nombres y apellidos completos. b. Profesión y servicios que ofrece. c. Universidad de donde egreso.

2.14.2 TARJETAS INVITACIÓN

DE

Contienen: a. Logotipo, escudo o nombre de la organización. b. Nombre completo del que invita. c. Titulo o texto impreso donde mencione el deseo de invitar y el motivo del acontecimiento. d. Dirección (cuando sea necesario, se recomienda incluir un mapa para la ubicación del sitio). e. Día, hora. f. Número de teléfono. g. De acuerdo con las necesidades del evento, se debería escribir la frase ―favor confirmar asistencia.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS d. Nombre completo de la persona a quien se le envía. e. Ciudad o municipio y fecha.

2.14.3 TARJETAS AGRADECIMIENTO FELICITACIÓN

DE Y

Las de agradecimiento incluyen mensajes que expresan gratitud. Su estilo requiere pertinencia de acuerdo con la ocasión y preferencias del remitente. Se recomienda que estas tarjetas contengan: a. Logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente. b. Nombres, apellidos y cargo de quien envía los agradecimientos. c. Texto o motivo d. Nombres, apellidos y cargo de la persona a quien se le envía. e. Cuidad o municipio y fecha. Las de felicitación sirven para expresar sentimientos corporativos y personales. Se aconseja que su texto o mensaje sea breve, coherente y cordial. Incluyen: a. Logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente. b. Nombres, apellidos y cargo de quien envía la felicitación. c. Texto o motivo.

2.15 SOBRES COMERCIALES El sobre tiene por propósito ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envió. 2.15.1 CARACTERÍSTICAS LA PRESENTACIÓN

DE

 Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación en forma clara y completa.  Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización.  Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.  Para el diseño de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las zonas, con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales.  Se sugiere que el tamaño del sobre para el envío de anexos permita guardarlos sin dobleces.  Para distribuir mejor la información en un sobre de tamaño

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS grande, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio, en el tercio que le corresponda.  La impresión de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres grandes puede hacerse en sentido vertical u horizontal.  Para las organizaciones que manejan el correo centralizado, se recomienda escribir en el sobre el nombre o código de la dependencia remitente, debajo de la información de la zona 1.  Cuando se utilizan servicios especiales de correo, se escribe el número de teléfono (fijo o móvil) del destinatario en el renglón anterior al lugar de origen t el del remitente debajo de los datos de la zona 1.  Al utilizar etiqueta, ésta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre. Se recomienda que tenga el tamaño apropiado para escribir los datos completos del destinatario.

2.15.2.2 De destino:

2.15.2 CLASES DE SOBRES

2.15.5 ZONAS

2.15.2.1 Según su uso los sobres se clasifican en

2.15.5.1 Zona 1

a. Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla. b. Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla. c. Sobre para tarjeta. d. Sobre de manila (extra oficio, oficio, carta, y media carta con ventanilla y sin ventanilla).

a. b. c.

acuerdo

con

su

Local Nacional Internacional

2.15.3 UTILIZACIÓN Proteger el información.

documento

y

la

2.15.4 MODELOS 2.15.4.1 Modelo 1 Para efecto de la impresión los datos, se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos. 2.15.4.2 Modelo 2 Tiene dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos.

Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NI.T de la entidad que remite. 2.15.5.2 Zona 2 Espacio destinado impresión de la

para la dirección

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS topográfica y electrónica, fax, página web, el apartado aéreo, el teléfono fijo o móvil, el nombre de la ciudad o municipio de origen, el país y otras menciones obligatorias, según disposiciones legales. 2.15.5.3 Zona 3 Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.

 Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo, de acuerdo con el tamaño del sobre; su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma en forma personalizada. Estos datos se escriben en interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones. 2.15.6.1 Tratamiento o título Se escribe con mayúscula inicial. 2.15.6.2 Nombre Se escribe en la segunda línea con mayúscula sostenida o mayúscula inicial. De preferencia con los apellidos, no se usa negrilla.

2.15.6 PARTES Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuye así:  En el tercio izquierdo se escribe la información como. Confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúscula sostenida.  En el tercio central se escriben los datos del destinatario.  En el tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.

2.15.6.3 Cargo Se escriben en mayúscula inicial Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos líneas con partición silábica. 2.15.6.4 Organización  Se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, razón social, acrónimo o sigla.  Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puede contener la razón social.  Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social se escriben en

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS mayúscula sostenida. Con punto o no, según este registrado. 2.15.6.5 Dirección o apartado La dirección consta de una de las siguientes nominaciones: calle, avenida, carrera, diagonal o transversal con su respectivo numero y sin abreviaturas. Se dejan tres espacios entre el número de la calle (entre otros) y el de la puerta. 2.15.6.6 Destino Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.

3. BIBLIOGRAÍA Norma Técnica Colombiana GTC185, Documentación Organizacional de fecha 2009/09/30, editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. 45

2.15.6.6.1 Local Si el destino es en la misma ciudad o municipio. Se escribe este nombre en mayúscula inicial. 2.15.6.6.2 Nacional Se escribe nombres de ciudad y departamento correspondiente separados por coma (,) y con mayúscula inicial. 2.15.6.6.3 Internacional La información debe ir en el idioma inicial del destino o en ingles, a interlineación sencilla. El nombre del destinatario debe ir mayúscula sostenida.

4. GLOSARIO TERMINOS Y DEFINICIONES Para los propósitos de este documento normativo se aplican los siguientes términos y definiciones. Abreviatura. Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. Acrónimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales de una razón social. Acta. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS informe; sirve para complementar y aclarar. Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación. Bibliografía. Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos. Capítulo. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto. Cargo. Nombre de la posición que ocupa la persona de expedir el documento. Carta. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. Certificado. Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Circular. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

Cita. Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla. Código. Sistemas que identifican el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista. Conclusiones. Juicio y razonando del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica. Constancia. Documento carácter probatorio, que requiere solemnidad.

de no

Contenido. En esta página se enuncia los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los números donde se encuentran. Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión. Copia. Fiel documento.

reproducción

del

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada.

Figura. Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.

Desarrollo. Descripción de los asuntos tratados en una reunión.

Foliar. Acción de numerar las hojas.

Despedida. Palabras o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.

Folio. Hoja

Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicación Encabezado. Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento. Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento. Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas. Esquema. Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos. Estilo. Distribución de las diferentes líneas conforman la comunicación Experiencia. proporciona habilidad o hacer algo.

Practica que conocimiento, competencia para

Fuente o tipo de letra. Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento. Fuente bibliográfica. Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema. Glosario. Lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento. Ilustración. Representación de un objeto. Tabla, figura u otro material grafico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, completar y ejemplificar el texto. Índice. Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicación en el texto. Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Interlinea. Distancia vertical entre dos renglones

organizaciones para tratar asuntos internos.

Interlinea escritura.

Mensaje electrónico. Comunicación escrita, a través de internet.

libre.

Renglón

sin

Introducción. Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso. Líneas especiales. Líneas de anexos, copia e identificación del transcriptor. Logotipo. Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación. Márgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa. Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de esta, por ejemplo: mapas, folletos, entre otros. Membrete. Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica. Memorando. Comunicación escrita que se emplea en las

Modelo. Esquema de distribución de zonas que le permite a la organización la diagramación de su papelería. Nota de pie de página. Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto. Nivel. Ubicación, dentro de la jerarquía de los elementos temáticos que conforman un documento. Objetivo. Describe la finalidad del informe corto. Orden del día. Relación de temas que se han de tratar en una reunión. Página. Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel. Paginar. paginas.

Acción

de

numerar

Portada. Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación de documento. Radicación. Procedimiento por el cual las entidades asignan un número consecutivo a las

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envió, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Razón social. Nombre identifica a una organización

que

Recomendación. Formulación concisa de acciones necesarias, como resultados directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas. Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicación. Referencias bibliográfica. Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella. Registro. Procedimiento por el cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), numero de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Resumen ejecutivo. Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas. Rubrica. Rasgo de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o titulo. Saludo. Frase de cortesía en la cual se inicia la comunicación. Sigla. Abreviatura conformada por letras iniciales de cada palabra de una razón social. Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envió. Soporte. Medio físico para registrar información escrita, sonora, visual, electromagnética, disco óptico, entre otros. Subdivisión. Cada parte en que se fracciona un capitulo. Corresponde a temas y subtemas. Tabulado. Espacio determinado para escribir datos en columnas. Tercio. Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre. Texto. En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.

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MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Título. Palabras o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación. Transcriptor. Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación. Viñeta. Símbolo que se le coloca para separar series o párrafos que no están numerados en un trabajo escrito. Zona. Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

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