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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO

Código: AT- PR-002 Versión: A Fecha De Aprobación: Página: 1 de 7

OBJETIVO: Establecer los procedimientos administrativos que permitan hacer más eficientes los procesos de ingreso, registro, salida y control de los inventarios en el almacén del área técnica de Puerta de Oro, a través de la distribución adecuada de las tareas y responsabilidades, además de mantener la documentación oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen en cada proceso. ALCANCE: El manual de procedimientos para el control de inventarios abarca una serie de pasos que van desde la recepción, registro, ubicación, hasta el cuidado, control y salida de bienes en el almacén.

PROCEDIMIENTO PARA ENTRADA DE MATERIALES EN INVENTARIO 1. Información de los materiales a ingresar: El área técnica autoriza los ingresos provenientes de contratistas, provee la información de los artículos que ingresaran al almacén, así como la información del contratista, fecha de entrega y la persona responsable de la misma. En el caso de compras a proveedores el departamento de compras será el encargado de suministrar la información de los artículos, así como las cantidades y su costo. 2. Preparación de ubicación: El almacenista comprueba si se cuenta con las condiciones de espacio y seguridad para recibir el artículo, le da una ubicación temporal. en caso de no contar con las condiciones para la recepción informa de ello al área técnica. 3. Recepción: El almacenista recibe la mercancía, evalua su condición y diligencia el formato AT-FO-008 FORMATO DE ENTRADA A BODEGA. 4. Ingreso en inventario: El almacenista registra la información recopilada en el archivo correspondiente, en caso que el producto no este registrado en inventario se seguirán los pasos consignados en el instructivo “Creación de artículos nuevos en inventario AT-INS-XXX” se le asignará una ubicación final en el inventario de acuerdo con su importancia.

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PROCEDIMIENTO PARA SALIDAS DEL ALMACÉN

1. Horarios de entrega: las entregas del inventario se realizaran de lunes a viernes de 8:00am a 10:00 am y de 2:00 pm a 4:00 pm salvo emergencia y los sábados de 8:00 am a 10:00 am no se realizaran entregas en horas de la tarde 2. Solicitud de materiales: El solicitante entrega la información de los artículos que desea retirar del almacén de manera física mediante el diligenciamiento del formato AT-FO-009 FORMATO DE SALIDA DE BODEGA. 3. Alistamiento: El almacenista comprueba si se cuenta con los artículos requeridos en las cantidades solicitadas, realiza el alistamiento comprobando el estado de los artículos. De no contar con alguno de los artículos en el almacén o con cantidades menores a las solicitadas, se deberá informar al solicitante. El cual deberá dar su aprobación para continuar el requerimiento con los artículos y cantidades existentes. 4. Entrega: El solicitante debe dirigirse al almacén a recoger el material en la fecha y hora acordada. 5. Registro en Sistema: El almacenista registra las salidas del inventario en el sistema en los horarios de 10:00 am a 12:00 m y de 4:00 pm a 6:00 pm.

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PROCEDIMIENTO PARA LAS BAJAS DEL INVENTARIO 1. Identificación del tipo de baja: El almacenista identificará el motivo por el que será dado de baja el elemento. Si el bien es dado de baja por inutilidad u obsolescencia se debe determinar el estado actual del bien. 2. Concepto técnico: En los casos que sean necesarios el almacenista deberá apoyarse con un experto para evaluar el estado en el que se encuentra el bien. 3. Reporte: El almacenista deberá generar un reporte de los bienes que serán dados de baja. Estos estarán soportados mediante registros fotográficos o informes en el caso de las pérdidas. 4. Autorización: El Administrador de Activos deberá autorizar la baja que se desea realizar en almacén. 5. Baja: el almacenista archivara los documentos correspondientes a dicho articulo y lo retirara del inventario.

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS 1. Información de las fechas: El almacén informará con 10 días de anticipación a todos los interesados las fechas en las que se realizará la toma de inventario; durante este tiempo no se recibirán o entregarán mercancías. 2. Preparación para la toma de inventario: El almacén cuenta con el archivo actualizado en el sistema hasta la fecha de toma de inventario para contrastar el inventario teórico con el real. Separa los productos entre los que son de la compañía y los de terceros y a su vez estos en las categorías previamente establecidas. 3. Toma de inventario: El personal autorizado para la toma del inventario cuenta los productos previamente separados y los etiqueta como inventariados. 4. Diferencias en inventario: El almacenista comparará los resultados del inventario físico con los del teórico y anotará los resultados para la elaboración de informe. 5. Acta de inventario: El almacenista elabora un acta donde queda constancia del inventario realizado. La cual deberá ser aprobada por el Administrador del activo.

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ENTRADA A ALMACEN Diagrama de Flujo

Documentos de Referencia

Responsable

Inicio

Información de ingreso

Área técnica

Preparación de ubicación

Almacenista

Recepción

Ingreso en inventario

FIN

Almacenista

Almacenista

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SALIDA DE ALMACEN Documentos Diagrama de Flujo de Referencia

Responsable

Inicio

Solicitud de materiales

ADA-FT-019 FORMATO REQUERIMIENTO DE MATERIALES

Solicitante

Alistamiento

Almacenista

Entrega

Almacenista

Registro

FIN

ADA-FT-009 FORMATO DE SALIDA DE BODEGA

Almacenista

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TOMA DE INVENTARIO Diagrama de Flujo

Documentos de Referencia

Responsable

Inicio

Información de las fechas

Almacenista

Preparación para la toma de inventario

Almacenista

Toma de inventario:

Diferencias en inventario:

Acta de inventario

FIN

Almacenista

Almacenista

Almacenista

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BAJAS DEL INVENTARIO Documentos Diagrama de Flujo de Referencia

Responsable

Inicio

Almacenista

Identificación del tipo de baja

¿es necesaria la evaluación de un técnico? No

Si

Concepto técnico

Técnico /Asistente técnico

¿el bien debe ser dado de baja? Si

Reporte

Almacenista Autorización

Área Técnica No

¿se acepta la baja de articulo? No

Si

Baja

Almacenista FIN