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CONTENIDO AUTORIDADES SUPERIORES .................................................................................................................... 2 GLOSARIOS DE TERMINOS ....................................................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 5 SOPORTE LEGAL: ............................................................................................................................................ 6 JUSTIFICACIÓN: ............................................................................................................................................... 6 OBJETIVO GENERAL. ....................................................................................................................................... 7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ................................................................................................................................ 7 DEFINICIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO : ....................................................... 7 CAPÍTULO I SALUD

ADMINISTRACION DE INSUMOS MÉDICOS EN ESTABLECIMIENTOS DE 8

1.

MANEJO DE ALMACENES DE INSUMOS MÉDICOS ..................................................................... 8 1.1 Recepción ....................................................................................................................................... 8 1.2 Almacenamiento ............................................................................................................................. 9 1.3 Custodia de los bienes ...................................................................................................................10 1.4 Distribución ...................................................................................................................................10 2. MANEJO DE SUB-BODEGAS DE INSUMOS MÉDICOS .................................................................11 2.1 Farmacia .......................................................................................................................................11 2.2 Central de Equipo..........................................................................................................................13 2.3 Sub-Bodegas ..................................................................................................................................14 2.4 Programas y Puestos de salud del Primer Nivel de Atención .......................................................16 2.5 Devoluciones de materiales (áreas de servicios)...........................................................................18 2.6 Normativa para Transferencias de Insumos entre Bodegas ................................................................18 CAPÍTULO II

VERIFICACIÓN DE CONTROLES INTERNOS EN ALMACEN ...........................20

1. 2.

CONTROL DE LAS EXISTENCIAS DE INSUMOS MÉDICOS EN EL ALMACÉN ................................................20 REGISTRO DE TARJETA DE ESTIBA EN UNIDADES ...................................................................................21 2.1 Control de medicamentos en farmacia ................................................................................................21 3. INSTRUMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS .................................................22 3.1 Tarjeta de Estiba ...........................................................................................................................22 3.2 Acta de Selectivos ..........................................................................................................................22 3.3 Acta de Mermas .............................................................................................................................22 4. INSTRUMENTOS PARA EL CONTROL INTERNO POR ÁREA EN UNIDADES DE SALUD ...................................22 4.1 Almacén .........................................................................................................................................22 4.2 Farmacia .......................................................................................................................................23 4.3 Central de Equipo..........................................................................................................................23 4.4 Sub bodegas de Ruta Critica .........................................................................................................23 BIBLIOGRAFÍA. ............................................................................................................................................24 ANEXOS ..........................................................................................................................................................25 ANEXO 1. ANEXO 2. ANEXO 3. ANEXO 4. ANEXO 5. ANEXO 6. ANEXO 7. ANEXO 8. ANEXO 9.

INFORME DE RECEPCIÓN ................................................................................................25 REQUISA ..............................................................................................................................27 TARJETA DE ESTIBA .........................................................................................................29 CONSOLIDADO DE REQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS POR SERVICIO ................31 ACTA DE MERMAS Y / O DESECHOS ..............................................................................32 TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS ...................................................................33 ACTA DE SELECTIVOS......................................................................................................35 HOJA DE CONTROL DE DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS. ..............................36 PERFIL FARMACOTERAPÉUTICO. ..................................................................................37

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ANEXO 10. ANEXO 11. ANEXO 12.

SABANA DE DESCARGUE DIARIO . ..................................................................................39 HOJA DE RECUENTO DE INSUMOS MEDICOS. ..............................................................40 VALE CENTRAL DE EQUIPO. .....................................................................................................41

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AUTORIDADES SUPERIORES José Antonio Alvarado Correa Ministro de Salud Lic. Margarita Gurdián Vice Ministra Salud Dr. Enrique Alvarado Secretario General Dr. Norman Jirón Director General Regulación y Acreditación Establecimientos Salud, Profesionales, Medicinas y Alimentos Dr. Danilo Yescas Director General Administrativo Financiero Dr. Manuel Salvador Ortiz Director General Asesoría Legal Dr. Sergio Palacio Director Recursos Para la Salud Dr. Rodolfo Correa Director I Nivel Atención Dr. Roberto Jiménez Director II Nivel Atención Equipo Técnico que participó en la elaboración y revisión del manual: Dr. Sergio Palacio

Director Recursos Para la Salud

Lic. David Loáisiga

Director Contabilidad

Dra. Maritza Narváez F.

Resp. Dpto. Normación Insumos Médicos

Dr. Carlos Cruz

Coordinador Apoyo Servicios Salud UCP-PMSS-MINSA

Dr. Evenor Jiménez

Resp. Medicamentos, DNIM

Dr. Manuel Córdoba

Resp. Programaciones Insumos Médicos DNIM

Dr. Manuel Cruz Jirón

Resp. Organización de los Servicios SILAIS Granada

Lic. Pedro J. Acuña

Contador Proyecto SAAS

Dr. Edgard Narváez D.

Agente de Cambio Insumos Médicos / Proyecto SAAS

Dr. Nelson Salazar

Monitoreo Insumos Médicos / Proyecto SAAS

Dr. Leopoldo Espinoza

Monitoreo Insumos Médicos / proyecto SAAS

Dr. Jesús Blandón

Monitoreo Insumos Médicos

Brindaron sus aportes: Lic. José Tomás Rueda

Asesoría Legal

Dr. Eduardo Cuadra F.

Dirección General Regulación.

Dr. René Mendieta

Agente de Cambio Regulación

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GLOSARIOS DE TERMINOS

ALMACEN: Se define como un área administrativa que permite guardar de forma temporal o permanente los insumos médicos, cumpliendo con las normas técnicas de almacenamiento. ACTA DE MERMAS Y/O DESECHOS: Documento legal que Permite valorar las pérdidas ocasionadas por: vencimiento, deterioro, evaporación u otros. ACTA DE SELECTIVOS: Documento que permite conocer de forma muestral como se está llevando el registro de las cantidades físicas versus los registros de los insumos. CENTRAL DE EQUIPO: Es una sub bodega y se define como un área administrativa que permite, empacar, esterilizar y guardar de forma temporal los materiales de reposición periódica, cumpliendo con las normas técnicas de almacenamiento. CONSOLIDADO DE REQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS POR SERVICIO: Este formato es un instrumento básico para conocer el consumo en unidades físicas por servicio, él es la base para determinar los costos que genera el consumo de los medicamentos. INFORME DE RECEPCIÓN: Es el instrumento contable legal que sirve para formalizar las entregas a bodega. HOJA DE CONTROL DE DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS: Documento destinado al control contable de los medicamentos que se entregaron a los servicios clínicos y que por diversas razones no se administraron al paciente, debiendo devolverse al servicio farmacéutico. REQUISA DE SOLICITUD: Documento que sirve para realizar pedido de insumos médicos al almacén central (BODEGA), de acuerdo a programación de insumos ya establecida. Su nivel de uso; Hospitales, SILAIS, Centros de Salud y Puestos de Salud.. SUBBODEGAS: Aquellas áreas administrativas o servicios que producto de la atención a los pacientes requieren almacenar insumos, por ejemplo Farmacia, Rayos X, Laboratorio, Labor y Parto, Odontología, Sala de operaciones. SIMINSA: Sistema de información del Ministerio de Salud. (Automatizado) TARJETA DE ESTIBA: llamada tarjeta de control de existencias o tarjeta estiba: es un instrumento que utiliza el responsable de “Almacén Central” para registrar el movimiento de cada uno de los productos se maneja en unidades físicas TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS: Documento que registrar el movimiento de cada uno de los productos. Este registro se maneja en unidades físicas y en unidades monetarias calculadas basándose en precios promedio.

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PERFIL FARMACOTERAPEUTICO: Documento legal que permite el control de medicamentos en los servicios de salud de acuerdo a la patología que presente cada paciente. Este documento se debe llevar original en farmacia y copia en el expediente clínico.

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INTRODUCCIÓN El Ministerio de Salud, ha elaborado el “Manual de Procedimientos para el Manejo y Control Interno de los Insumos Médicos”, que tiene como objetivo estandarizar los procedimientos para asegurar una gestión administrativa eficiente de los insumos médicos en los establecimientos de salud en todos sus niveles de atención, con el propósito de ordenar y sistematizar la información de la gestión de los insumos médicos y fortalecer los controles internos del suministro de éstos. El Control Interno de una entidad u organismo es el plan de organización y el conjunto de medidas adoptadas para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera, técnica y administrativa, promover la eficacia en las operaciones, estimular la observancia en las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de metas y objetivos programados. La responsabilidad por el control interno recae sobre todo trabajador (a ) del MINSA vinculado en el manejo de insumos médicos, en el ámbito que le corresponda. Los principios de control interno constituyen los fundamentos específicos que basados en la eficiencia demostrada y su aplicación práctica en las actividades financieras y administrativas, son reconocidos en la actualidad como esenciales para el control de los recursos humanos, financieros y materiales de las Entidades u Organismos públicos. Los insumos médicos adquiridos por los establecimientos de salud para la operación de los servicios de salud son bienes institucionales, y son financiados por diferentes fuentes: Fondos del Tesoro (incluyendo los Fondos Propios), Préstamos y Donaciones de los Proyectos de Cooperación Externa, y Donaciones directas, a través de compras locales, importaciones, donaciones o intercambio con otros establecimientos de salud. Los insumos médicos objeto de esta normativa son los siguientes: medicamentos, materiales de reposición periódica, reactivos y materiales de reposición periódica de laboratorio clínico. Todos los establecimientos de salud del Ministerio de Salud de Nicaragua, que cuenten con almacenes, quedarán sometidos al cumplimiento de esta normativa. Esta ha sido adaptada y consensuada con el Departamento de Contabilidad de la Dirección General Administrativa Financiera, la Dirección de Normación de Insumos y Farmacias, los Responsables de Insumos Médicos y de Farmacia de hospitales, y personal que apoya la gestión de Insumos Médicos en el Ministerio de Salud. Es nuestra meta, que en todos los establecimientos de salud del Ministerio, el personal administre eficientemente los insumos médicos para que estos lleguen a la población que tanto los necesita. José Antonio Alvarado Correa Ministro de Salud

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Marco Legal:    

Constitución Política de Nicaragua, Arto. 59 ( Derecho a la salud ). “Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, del Sistema de Control de la Administración Pública y del Área Propiedad del Pueblo”. Decreto 625, del 22 de Enero de 1981. ( Artículos, 38, 39 y 40 ). Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Normas de Auditoría Gubernamental de Nicaragua ( NAGUN )

Justificación: El propósito del Manual, es proporcionar a los responsables del manejo y control de los insumos médicos del Ministerio de Salud, una guía de los procedimientos técnicos a desarrollar en el proceso de administración de los mismos, iniciando con la recepción hasta la utilización en la atención a los pacientes. Todos los recursos materiales utilizados para la atención de la población demandante de salud tienen un costo, estos costos pueden ser tangibles o intangibles. Los costos tangibles tiene un valor elevado, son la razón de ser del Manual. Todos los recursos materiales tienen un costo financiero lo que se traduce en que se deben controlar de manera eficiente y eficaz en el sistema de salud. Los principios de control interno constituyen los fundamentos específicos que basados en la eficiencia demostrada y su aplicación práctica en las actividades financieras y administrativas, son reconocidos en la actualidad como esenciales para el control de los recursos humanos, financieros y materiales de las Entidades u Organismos públicos. Los principios de control son los siguientes: a. Responsabilidad limitada; b. Segregación de funciones; c. Ningún empleado debe ser responsable por una transacción completa; d. Selección de funcionarios y empleados honestos, hábiles y capaces; e. Aplicación de pruebas continuas de exactitud; f. En lo posible, rotación periódicas de deberes y funciones; g. Fianzas para protección de los recursos públicos; h. Instrucciones por escrito; i. Utilización de cuentas de control; j. Uso de equipos con dispositivos de control y pruebas; k. Contabilidad por partida doble; l. Control y uso de formularios prenumerados.

Ordenar y sistematizar la información de la gestión de los insumos médicos y fortalecer los controles internos del suministro de insumos médicos es una prioridad para el Ministerio de Salud.

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Objetivo General. Mejorar de forma continua la eficiencia y transparencia en el control de los insumos médicos a través de la aplicación de las normas técnicas y administrativas de control interno en la gestión de los establecimientos del Ministerio de Salud, que permita la toma de decisiones oportunas, basadas en las leyes y reglamentos jurídicos establecidos en el país.

Objetivos Específicos. 1. Ordenar y sistematizar la información de la gestión de insumos médicos y fortalecer los controles internos del suministro de los mismos. 2. Desarrollar capacidades locales en cuanto al monitoreo de las unidades de salud en lo relacionado al control y seguimiento de los insumos médicos, utilizando instrumentos de control fácil y seguro. 3. Contribuir a la toma de decisiones efectivas (preventivas y correctivas) que permita un manejo adecuado de los insumos médicos que custodian las unidades de salud.

Definición del manual de procedimientos de control interno : Son aquellas que establecen criterios profesionales para ser observadas en las distintas áreas de administración financiera, operacional de programas y proyectos por lo que constituyen las guías básicas de aplicación general de carácter obligatorio en las entidades u organismos estatales.

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CAPÍTULO I

ADMINISTRACION DE INSUMOS ESTABLECIMIENTOS DE SALUD

1.

MANEJO DE ALMACENES DE INSUMOS MÉDICOS

1.1

Recepción

MÉDICOS

EN

a. La recepción debe realizarse a través de una unidad independiente a la de compras, por medio de la respectiva orden de entrada a bodega según el caso. En el procedimiento deben participar el responsable de la bodega, el responsable de Insumos Médicos y un delegado de contabilidad. b. El responsable de la bodega verifica que la adquisición esté de acuerdo a la requisa, respaldada por documentos que confirmen su origen y propiedad a favor del MINSA / Establecimiento de salud, orden de compra, factura, remisión, carta de donación, memorando de administración, requisa o cualquier otro documento para la recepción. c. Al recibir los Insumos el responsable de la bodega verifica lo siguiente: 

  

Que los bienes descritos en los documentos soportes correspondan a los que está recibiendo: nombre o descripción del producto, concentración y farmacéutica, unidad de medida, vía de administración, No lote, fecha de vencimiento, fabricante. Que las unidades recibidas (cantidad )sean iguales a las autorizadas, caso contrario solicitar por escrito la explicación de la diferencia. Que los productos recibidos en buen estado (sin daños) tanto en su contenido (características organolépticas), empaque primario y secundario. Que las cajas, recipientes, bolsas, empaque o envases (primarios y secundarios) no estén alterados, confirmando que estén debidamente sellados.

d. El delegado de contabilidad debe firmar la requisa para dejar evidencia de que los productos ingresaron al almacén acorde con lo estipulado en el inciso c. e. Una vez confirmado los puntos anteriores se elabora el documento “INFORME DE RECEPCIÓN” en original y dos (2) copias, en el que se detalla toda la información de los bienes que se han recibido. El original del informe se adjunta al cheque o al comprobante de diario, primera copia queda en bodega y la segunda se envía a contabilidad. Es responsabilidad del bodeguero elaborar el informe de recepción. f. Cuando los bienes recibidos en la bodega no correspondan en descripción y/o cantidad descrita con los documentos soportes, el responsable de bodega debe hacer lo siguiente:  Si oficialmente no han sido recibidos, los rechazará y justificará a la persona que lleva el producto las razones de no aceptarlos.  La devolución debe realizarse a lo inmediato para evitar daños en el producto y ocupar espacio que podría utilizarse para ubicar otros productos.

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

Si ya fueron recibidos debe elaborar el formato “DEVOLUCION DE MATERIALES Y PRODUCTOS” e informar por escrito a su jefe inmediato, precisando las causas y condiciones que se presentaron para su recepción.

g. Los bienes adquiridos en concepto de donaciones locales deben sujetarse a lo siguiente:  Si el donante oferta un producto no apto para su uso ( deteriorado, vencido, adulterado, etc.), la unidad de salud de acuerdo a la Ley No. 292 “Ley de Medicamentos y Farmacias” se reserva el derecho de decomisarlo, procediendo a su destrucción de acuerdo a los procedimientos establecidos.  Los productos que se encuentren en buen estado deben ser sometidos a los procedimientos de recepción que establece el presente manual.  Las donaciones provenientes del exterior (Directas )estarán sujetas a las normas establecidas en el Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo de Donaciones y para Orientación de Donantes de Insumos Médicos. Según acuerdo Ministerial No. 94-99 del 19 de Agosto de 1999. h. La factura del proveedor (debe contener pie de imprenta ) y la orden de compra deben ir debidamente prenumeradas, ya que son el soporte del Informe de Recepción. Se deberán llevar archivadas en Orden Cronológico. i. Anotar en el informe de recepción todos los problemas encontrados en la recepción de los productos y firmar por las partes involucradas en el proceso.

1.2

Almacenamiento

El almacenamiento de los insumos médicos inicia una vez concluida su recepción para lo cual deberá aplicarse los siguientes procedimientos de manejo interno: a. Ubicar los insumos recibidos en los estantes y casillas (ubicación) correspondiente de acuerdo a su naturaleza y a la fecha de vencimiento, dejar de primero para despacho los que tienen fecha de vencimiento más próxima. b. Registrar en la tarjeta estiba de bodega los datos contenidos en el INFORME DE RECEPCIÓN. c. Archivar copia de informe de recepción una vez efectuado el registro en la tarjeta estiba. d. Enviar a contabilidad los originales del IR para su registro adjuntándole los demás documentos soporte. Agregar los documentos soportes de la entrada a bodega. e. La tarjeta estiba debe permanecer adjunto al insumo a que pertenece, salvo cuando se usen para conciliar con contabilidad. f. Elaborar por parte de la persona a cargo del Master Kardex un informe mensual y llevar al día las entradas y salidas de la bodega y el saldo de cada producto existente. 9

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g. Comunicar a la unidad de almacén central los bienes de naturaleza especial (banco de sangre, biológicos, gases medicinales), que sean entregados directamente a la dependencia correspondiente, para que se proceda a su recepción aplicando los procedimientos descritos anteriormente y elaborar la requisa de salida con destino a la dependencia donde se custodiará el bien. Custodiar y controlar todos los bienes de acuerdo al mecanismo descrito anteriormente. 1.3

Custodia de los bienes

Para asegurar la conservación y protección de los bienes, su fácil y segura identificación, su rápido manejo y el máximo aprovechamiento del espacio debe aplicarse los siguientes procedimientos: a. Almacenar los artículos conforme el grado de protección que requiera cada uno de ellos en particular. La temperatura, la humedad, los riesgos, la caducidad, el costo entre otros, constituyen factores que deben tenerse presentes al ubicarlos en los lugares para su custodia. b. Ordenar la disposición de los artículos como un elemento esencial para los fines de localización, protección y distribución. c. Estibar los bienes voluminosos se debe utilizando la máxima altura disponible en el almacén, tomando en cuenta la capacidad del piso y sobre todo la resistencia del empaque o envase que lo contenga. d. Depositar los artículos pequeños en anaqueles o casilleros los cuales deben estar enumerados adecuadamente con el objeto de facilitar su localización. e. Utilizar para artículos sueltos accesorios como gavetas, cajas, cestos u otros, colocados en el interior de los anaqueles. f. Manejar con cuidado aquellos grupos de artículos, que requieren movilización y custodia especiales, en virtud de algunas de las siguientes características: baja temperatura, auto combustión, peligro de envenenamiento por aspiración, ingestión, descomposición y explosión. g. Establecer medidas prácticas de mantenimiento con el objeto de asegurar la higiene y el aseo en todas las áreas del almacén, evitando la presencia de costales, cartones o cualquier envase roto en las áreas de depósito. h. Mantener bajo llave os productos anestésicos, psicotrópicos y estupefacientes. 1.4

Distribución

Se debe preparar un calendario de entrega de bienes a las dependencias estableciendo fecha y hora de atención, colocando en lugar visible para que sea del conocimiento de todas las partes involucradas. Para una buena administración de inventario se deberá seguir el siguiente procedimiento: a. Las salidas de bodega necesitan una requisición debidamente autorizada por el o la responsable de insumos médicos, esta requisición se recibe en original y 2 copias. Si no hay autorización previa, no puede entregarse ningún bien que exista en

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b.

c.

d. e. f. g. h.

la bodega, y la requisa debe cerrarse después del último insumo solicitado con la frase: Ultima Línea. El responsable de bodega verifica que el documento este elaborado correctamente de acuerdo a las instrucciones establecidas por la administración y confirma si el producto solicitado existe en almacén. Si el producto solicitado existe en el almacén en cantidades suficientes para atender la requisa, llenar los datos (Columna de atendido) correspondiente que falten anotar en el formato de “REQUISICION DE INSUMOS MEDICOS”. Cuando hay traslado entre bodegas se deberá anotar la información en el formato TRASLADO ENTRE BODEGA. La salida de insumos médicos deberá anotarse en la tarjeta estiba que corresponda. Al realizar la entrega correspondiente, en la documentación de salida deben firmar la persona que recibe el producto y la persona que lo entrega. Una vez despachado los productos, el encargado de bodega debe sellar el documento de salida con la frase “DESPACHADO” poniendo su firma y fecha. Las notas de salida (original de requisa ) de bodega que amparan los insumos ya entregados deberán remitirse a contabilidad para su debida evaluación y registro, quedando una copia en el almacén

2.

MANEJO DE SUB-BODEGAS DE INSUMOS MÉDICOS

2.1

Farmacia 2.1.1 Recepción y Almacenamiento a. El responsable de farmacia debe preparar una requisa semanal de insumos médicos para que sea atendida por el almacén, basada en el consumo de la semana anterior que resulta en la sábana de descargue diario. b. La requisa deberá ser prenumerada y firmada por las personas involucradas en este procedimiento (solicitado por la responsable de farmacia, autorizado por el Responsable de insumos médicos, entregado por el responsable de bodega, recibí conforme por la persona que recibe los insumos). c. El responsable de farmacia verificará que los insumos recibidos son los que están descritos en su solicitud, revisando que las cantidades atendidas corresponden a las autorizadas. d. Una vez que los insumos ingresan a farmacia se deben registrar inmediatamente en sábana de descargue diario y se procederá a su almacenamiento tomando en consideración los procedimientos establecidos en este manual en el acápite “Custodia de Bienes”. Posteriormente se procederá a realizar los registros en la sábana de descargue diario. e. Para realizar los registros deben utilizar la copia de la requisa que preparó farmacia y/o la requisa que emite el módulo de abastecimiento del SIMINSA en el almacén (prenumeración avalada por contabilidad), archivar éstos documentos de forma secuencial para revisiones de contabilidad o auditoría.

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2.1.2 Dispensación y control de medicamentos a. Para la atención a través de perfiles el responsable de servicios clínicos preparará una requisa (original y copia), que contenga el consolidado de los perfiles, anexando original de estos a la requisa. b. La dispensación de medicamentos al paciente internado (Hospitales y Centros de Salud con Camas)se debe realizar mediante la utilización de recetas y perfiles farmacoterapéuticos (original y copia). c. En los pacientes ingresados en el área de observación o en el servicio de emergencia se utilizarán la receta individualizada. d. La entrega de medicamentos a personal de unidades (Hospitales y Centros de Salud) debe hacerse mediante receta, siempre y cuando haya pasado consulta con el médico. e. Una vez entregado los insumos al servicio o al paciente, farmacia registrará la salida en sabana de descargue diario y en el módulo de abastecimiento del SIMINSA para lo cual utilizará receta y requisa, afectando además la sábana de descargue diario. f. Una vez que farmacia registre sus movimientos, enviará estos documentos a contabilidad para que se registren sus operaciones en el Master Kardex ( Manual o Automatizado), y elaborar el resumen del consumo mensual de insumos de farmacia. g. Farmacia se deja copia de las requisa y original de los perfiles, y el original de recetas y requisas será enviado a contabilidad. h. Se anotaran los días desabastecidos para cada medicamento de la lista establecida en la sábana de descargue diario. Tomando en consideración la siguiente leyenda: 0 = si el producto había en la unidad pero no fue demandado X = No había en la unidad # = Cantidades que salieron del producto ( Ejemplo: Fenitoina : 10 frascos) 2.1.2.1 Requisitos para el llenado de Recetas y Perfiles Recetas a) Nombre y apellidos b) # de Expediente o # de cédula c) Patología d) Fármaco e) Posología ( dosis, intervalo, duración ) f) Firma y código del prescriptor g) Número de unidades a entregar h) Fecha i) Sello

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Perfiles a) Nombre y Apellidos b) Edad c) Sexo d) Talla e) # expediente f) Departamento g) Servicio h) Cubículo i) No. de cama j) Fecha de ingreso k) Problema de ingreso l) Fecha de egreso m) Diagnóstico de egreso n) Código del medicamento o) Fármaco prescrito p) Dosis q) Vía r) Indicación s) Justificación del cambio t) Fecha dispensación del fármaco u) Fármacos stat v) Sospechas reacciones adversas w) Nombre, firma y código del médico tratante x) Nombre, firma de enfermera jefa y) Nombre, firma del farmacéutico 2.1.3 Informe de Consumo a. En el hospital y centro de salud el instrumento para efectuar el control es la sábana de descargue diario, que registra la salida de los medicamentos por día, a esta sábana, se le realizará un corte semanal para que refleje el saldo y sobre esta base, estimar el pedido al almacén. La cantidad a solicitar corresponde a lo consumido en la semana que cierra, esto también tendrá un control cruzado con los perfiles y recetas. b. En los Puestos de Salud la hoja de control de abastecimiento y pedido sustituye a la sábana de consumo diario. 2.2

Central de Equipo a. Solicita y material reposición periódica al almacén cada 15 días utilizando una requisa prenumerada, los insumos de reposición periódica que los servicios clínicos necesitan según su producción de servicios estableciendo un fondo fijo o pacto de consumo. De esta forma se usarán los insumos sobre una base real y ajustada al consumo de acuerdo a las normas descritas.

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b. Abastece a los servicios cada 24 horas en tres turnos según su demanda real, para lo cual los servicios elaborarán un vale o requisa prenumerada en original y copia por cada turno de acuerdo a los procedimientos por turnos y perfiles. c. La solicitud de pedido debe ser elaborada y firmada por la responsable del servicio demandante o en su defecto por la supervisora de turno, el original de esta solicitud se envía a contabilidad y la copia queda en archivo. d. Con las requisas se prepara un informe semanal (Original y Copia) de los materiales entregados a los servicios, adjuntando los vales o requisas. e. Donde no existe una Central de equipo como tal, la Jefa de Enfermería en coordinación con el Responsable de Insumos Médicos, deben hacerse responsables por que se cumplan estos controles. f. Según el sitio asignado para Materiales de Reposición Periódica, que puede ser la bodega, enfermería se encargará del control de estos insumos (pactos de consumo), llevando registros de los procedimientos en los servicios y comparará el consumo con lo registrado (Producción de Servicios, según indicadores de uso de cada material de reposición periódica y el procedimiento realizado). g. Las existencias de materiales de reposición periódica serán controladas en sabana de descargue diario, afectando las entradas con copia de la requisa que le entrega almacén y las salidas con copia de la requisa de los servicios. 2.3

Sub-Bodegas

Son aquellas áreas administrativas o servicios que producto de la atención a los pacientes requieren almacenar insumos por ejemplo (Rayos X, Laboratorio, Labor y Parto, Odontología, Sala de operaciones ). Las solicitudes se realizarán al almacén que corresponde (medicamentos, material de reposición periódica) con una frecuencia semanal utilizando para ello el formato de la requisa (ver formato en anexos) y justificación con orden de examen , procedimiento y receta. 2.3.1 Sala de operaciones a. Solicita medicamentos a farmacia y material de reposición periódica a Central de Equipo todos los insumos pactados que según su producción de servicios necesitará para la semana, conforme formato establecido, de acuerdo a control de insumos médicos por actos quirúrgicos. b. La responsable de Sala de Operaciones, conforme la programación del día siguiente, seleccionará los insumos a usar en cada cirugía, además entregará a la Técnica Quirúrgica asignada al quirófano, el material correspondiente a lo programado por los cirujanos. c. Todo sobrante de Insumos Médicos y el correspondiente a la suspensión de cirugías serán entregado a la Responsable de Sala de Operaciones o al coordinador de quirófanos de turno y devuelto al estéril por el área sucia a Central de Equipo para su esterilización. d. La Responsable de Sala de Operaciones controlará el consumo de cada quirófano cada 24 horas, sábana de descargue diario y la hoja de recuento de insumos elaborado en cada cirugía.

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e. Es también responsabilidad de la Responsable de la sala de operaciones asegurar el correcto Registro de Cirugías realizadas y debidamente clasificadas: Programadas Emergencia Urgente Privada INSS

Según Clasificación en la Hoja de Recuento de IM

Sector

Privado Público

f. La Responsable de Sala de Operaciones, entrega al coordinador de quirófanos de turno un stock de insumos médicos (Anestésicos y Material de Reposición Periódica para 24 horas para las cirugías de emergencias), el que se controlará debidamente, analizando los procedimientos realizados vs consumo a través de las hojas de recuento y entrega de casquillos vacíos. g. Los fines de semanas y los días feriados el stock entregado por la Responsable de Sala de Operaciones al coordinador de quirófano será mayor según el perfil del Hospital para cirugías de emergencia. El control se realizará siempre a través de la hoja de recuento de insumos. h. La Responsable de Sala de Operaciones velará porque los insumos médicos estén colocados en un lugar adecuado, tanto para el material seco como para las soluciones antisépticas. 2.3.2 Odontología a. El consumo de los insumos de odontología, debe ser respaldado por las recetas y los registros del procedimiento realizado. El responsable de este programa realizará solicitudes de Insumos, semanalmente, según fondo fijo (pacto de consumo) y controlará los insumos utilizando la sábana de descargue diario. b. La solicitud elaborada por el responsable de odontología será autorizada por el jefe inmediato, con la variante de que la solicitud de anestésicos, así como las agujas largas y cortas se enviarán a la farmacia mediante una requisa. Diariamente por medio de un vale el responsable de odontología retirará los insumos de farmacia, debiendo por la tarde del mismo día entregar las recetas emitidas a la farmacia para su debido descargue en la sabana de control correspondiente, el resto de materiales serán solicitados a bodega central y controlados con la sábana de descargue diario. c. El Responsable de Odontología elaborará un informe de consumo mensual de insumos, el cual se comparará con la producción de servicios, el que también se refleja en la hoja de requisición de insumos. 2.3.3 Laboratorio Clínico y Patología a. El consumo de insumos, debe ser respaldado por las requisiciones y los registros del procedimiento realizado. El Responsable de este servicio elaborará la solicitud de Insumos, cada quince días, según fondo fijo.

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b.

Mensualmente debe elaborarse un informe de Producción de Servicios e Informe de Consumo de Reactivos, para el análisis de los mismos. De igual forma debe hacerse con el informe de consumo en Banco de Sangre. c. El Responsable de Laboratorio solicitará al Almacén cada ocho días o según intervalo de tiempo que el equipo de trabajo haya estimado conveniente, de acuerdo a particularidades de la unidad. d. Las existencias de materiales de laboratorio serán controladas en sabana de descargue diario. e. La producción de servicios será controlado con las órdenes de examen de laboratorio y exámenes realizados. 2.3.4 Rayos x a. El consumo de insumos debe ser respaldado por las requisiciones, solicitudes de estudio y los registros del procedimiento realizado. El responsable de éste servicio elaborará la solicitud de Insumos, según fondo fijo (pacto de consumo) y controlarán los insumos utilizando la sábana de descargue diario. b. El responsable elaborará un informe de consumo mensual de placas radiográficas, el cual se comparará con la producción de Servicios, la que será respaldada por las ordenes firmadas de los médicos tratantes. c. El técnico responsable del departamento de radiología, solicita al almacén cada quince días los insumos de su departamento conforme su producción de servicios. La requisa elaborada por el técnico será firmada en la parte donde dice solicitada por su responsable inmediato superior jefe del departamento y será autorizada por el responsable de insumos médicos de la unidad. d. El técnico responsable entregará a los técnicos de turno un stock de placas según uso por patologías mas frecuentes. e. El técnico responsable hará el recuento semanal de las placas tomadas para obtener el dato del consumo y así elaborar la requisa de abastecimiento al almacén. f. El técnico responsable velará porque toda placa debe ser autorizada por el médico jefe del servicio o en su defecto por el médico responsable del turno. g. Las existencias de materiales en rayos X serán controladas con el uso de sábana de descargue diario y contabilidad practicará inventarios selectivos y generales (cada 15 días y dos veces al año respectivamente). 2.4

Programas y Puestos de salud del Primer Nivel de Atención El mecanismo de control de abastecimiento para los puestos de salud se hará a través del siguiente sistema: a. Se utiliza un formato único para controlar el abastecimiento y hacer el pedido de insumos médicos. ( Hoja de Consumo, Abastecimiento y Pedido “HCAP” ). b. No será necesario realizar el conteo diario c. Se anotaran los días desabastecidos para cada insumo médico de la lista del puesto. d. Se realizara un inventario al final de cada período de abastecimiento, que nos da la cifra real del saldo final (la cantidad que queda en el estante)

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e. La salida de medicamento (consumo ) se calcula restando el saldo final al saldo inicial mas las entradas (y no sumando el total de recetas ). f. Las recetas se conservan para revisiones de Auditoria y Contabilidad y para las actividades de control y análisis durante la supervisión de insumos médicos. Se exceptúan las recetas de los insumos controlados. g. Contabilidad del SILAIS o centro de salud debe realizar visitas de supervisión verificando si la unidad esta aplicando el mecanismo de control de abastecimiento de insumos, deberá ser de acuerdo al consumo contabilizado por fármaco en la receta.

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2.4.1 Suministro de Insumos a Brigadas Móviles a) El Responsable de las Brigadas móviles solicitará sus requerimientos a la farmacia del Centro de Salud, el cual será autorizado por la Dirección del Centro. b) Una vez que la farmacia recibe los requerimientos elabora una requisa prenumerada para ser atendida en almacén. c) El responsable de almacén entregará a farmacia una copia de la requisa con la cual dará ingreso en sus registros a los insumos recibidos del almacén. d) La responsable de farmacia entregará al responsable de brigadas móviles de acuerdo a la copia de la requisa, la cual deberá ser firmada como evidencia de recibí conforme por la persona que recibe los insumos. e) El consumo de los insumos de las brigadas médicas será reportado a farmacia con un informe el cual será soportado por las recetas, documentos con los cuales dará salida en los registros que lleva la farmacia y los mismo quedarán en archivo para futuras revisiones de contabilidad, auditoria o supervisiones de insumos médicos . 2.5

Devoluciones de materiales (áreas de servicios) El responsable de farmacia: a. Recibe de los servicios, los medicamentos que por diversas causas no se utilizan (sobrantes, materiales defectuosos, etc), con su respectivo formulario de devolución debidamente autorizado, verificando, contando y procediendo a almacenar los productos e insumos médicos recibidos. Las devoluciones de materiales de Reposición Periódica provenientes de las Sub Bodegas serán recepcionados por el almacén, en base a los procedimientos establecidos. b. Prepara formulario de recepción a bodega por los materiales e insumos médicos recibidos. c. Distribuye el original con sus copias del formulario de devolución como también de Entrada al almacén y anota el movimiento de entrada de materiales y/o productos e insumos médicos en tarjeta de estiba.

2.6 Normativa para Transferencias de Insumos entre Bodegas Quedan sometidas a las siguientes disposiciones, todas aquellas unidades de salud de la red de servicios del MINSA, SILAIS con sus centros de salud y Hospitales de referencia. Se designa a la Dirección de Normación de Insumos y Farmacias para coordinar y ejecutar dicha normativa. a) Los insumos con poco movimiento en la unidad de salud y que generen un riesgo potencial de vencimiento, deberán ser considerados a lo inmediato su consumo local o ser transferidos a otras unidades de la red de servicios.

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b) Para facilitar la transferencia deberán utilizar mecanismos destinados a promover el consumo, tales como:    

Promoción del uso en las unidades hospitalaria Promoción del uso en las unidades de salud del SILAIS Oferta de insumos a unidades de salud de otros SILAIS Oferta de insumos al Centro de Insumos para la Salud ( CIPS )

c) La gestión para la transferencia podrá hacerse en el ámbito: INTRASILAIS, INTERSILAIS y SILAIS – CIPS, Hospitales de Referencia. La unidad coordinadora para la gestión será, para el primer caso el SILAIS y en los dos últimos la Dirección de Normación de Insumos y Farmacias d) Las unidades de salud que dispongan de insumos médicos con poco movimiento, podrán transferirlos si cumplen los siguientes criterios:  No haber sido solicitados por lo menos durante 4 meses anteriores  Fecha de vencimiento no menores de 6 meses ni mayores de 12 meses  Insumos que por la utilidad terapéutica que representa, deban ser transferidos a otra unidad que lo requiera con carácter de urgencia  Situaciones de desastres local o nacional  Capacidad de almacenaje 2.6.1 Transferencias INTRASILAIS a) El SILAIS será la unidad coordinadora de la gestión para la transferencia entre unidades, asegurando el cumplimiento de los procedimientos administrativos. b) La unidad oferente comunicará al SILAIS por escrito su interés para la transferencia de insumos médicos, anexando el listado con sus especificaciones, fuente de financiamiento , fechas de vencimiento, número de lote. c) El SILAIS notificará a las unidades de salud de su territorio sobre la oferta o dirigirá la entrega a la unidad que estime conveniente previa aceptación de ésta. d) La unidad interesada comunicará la aceptación de los insumos ofertados al Director del SILAIS quien orientará al responsable de insumos médicos del SILAIS para llevar a efecto la gestión. e) El responsable de insumos médicos de la unidad oferente deberá cumplir con los procedimientos para la salida de los insumos del almacén, descritos en el manual de procedimientos para el manejo y control interno de los insumos médicos. 2.6.2 Transferencias INTERSILAIS y Hospitales a) La Dirección de Normación de Insumos y Farmacias será la coordinadora de la gestión para la transferencia entre SILAIS y Hospitales cuando los insumos a transferir

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presenten una cobertura mayor a los seis meses, caso contrario la gestión se hará entre las unidades e informar a la Dirección de Normación de Insumos y Farmacias. b) El SILAIS oferente comunicará a la Dirección de Normación de Insumos y Farmacias su interés para la transferencia de insumos médicos anexando el listado con sus especificaciones, fuente de financiamiento, fechas de vencimiento, número de lote. c) La Dirección de Normación de Insumos y Farmacias notificará a los SILAIS sobre la oferta o dirigirá la entrega a la unidad que considere conveniente previa aceptación de ésta. d) El SILAIS o unidad interesada comunicará Director de la Dirección de Normación de Director del SILAIS oferente, para iniciar cumpla con lo dispuesto en el manual de interno de insumos médicos.

la aceptación de los insumos ofertados al Insumos y Farmacias, quien notificará al la gestión entre éstos asegurando que se procedimientos para el manejo y control

2.6.3 Transferencias al CIPS a) La Dirección de Normación de Insumos y Farmacias será la unidad coordinadora de la gestión para la transferencia al CIPS. b) Esta modalidad de transferencia se utilizará, una vez agotadas las posibilidades anteriores para realizar la transferencia. 2.6.4 De la Recepción de los Insumos Esta se regirá por lo dispuesto en el manual de procedimientos para el manejo y control interno de los insumos médicos. Como mecanismo de control para asegurar que el o los insumos fueron recibidos a satisfacción, se enviará notificación firmada por la máxima autoridad de la unidad, así como copia del informe de recepción a la unidad oferente. Estos documentos estarán en resguardo en el área de contabilidad.

CAPÍTULO II

1.

VERIFICACIÓN ALMACEN

DE

CONTROLES

INTERNOS

EN

Control de las existencias de insumos médicos en el almacén a. Llevar registros contables de la existencias de los insumos en los registros por el sistema de inventarios perpetuos. b. Llevar doble control de las existencias en bodega, uno que se lleva en el lugar donde se almacena los Insumos (en unidades) y otro en la contabilidad ( en unidades y costos).

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c. Elaborar conciliaciones de saldos de existencias físicas reflejadas en las tarjetas de estiba vs. Master Kardex de Contabilidad, función a realizarse cada 3 meses, tomando como referencia de corte el último día del mes. d. Un empleado independiente al manejo de auxiliares, comprueba cada tres meses que los precios unitarios consignado en la tarjeta de master kardex sean correctos. 2.

Registro de Tarjeta de estiba en unidades El encargado de almacén: a. Revisa secuencia numérica de los formatos de entradas, salidas y devoluciones. b. Verifica que los materiales o insumos médicos estén debidamente codificados. c. Revisa las entradas y salidas de insumos médicos y otras que ocurren en el mismo día. d. Busca en el tarjetero el código de insumos médicos a registrar anotando el movimiento de entradas o salidas, devoluciones, actas de mermas y actas de selectivos. e. Establece el nuevo saldo de existencia sumando o restando a las existencias del mes anterior el movimiento actual. f. Elabora informe mensual de entradas y salidas de insumos médicos y archiva los documentos soportes de entradas y salidas de insumos médicos.

2.1 Control de medicamentos en farmacia La Contabilidad debe verificar el cumplimiento del control interno de los medicamentos en la farmacia a través de inventarios selectivos aplicando los siguientes procedimientos: a. Contar la cantidad de medicamento en el estante para conocer las unidades físicas. b. Revisar cuanto debería tener en el estante (Saldo esperado) de acuerdo a la formula siguiente. Saldo esperado = (saldo inicial) + (ingreso de la semana) - (salida por receta hasta la fecha) c. Averiguar si las unidades físicas es igual al saldo esperado, si existieran diferencias deberán ser investigadas y aclaradas e informar a la máxima autoridad de la Unidad. d. Contabilidad del SILAIS: d.1 Realiza visitas de supervisión a los Hospitales y Centros de Salud, practicando pruebas que le permitan determinar si se esta cumpliendo con el procedimiento anterior. d.2 Enviar un informe a contabilidad del MINSA Central de sus visitas a los Hospitales y Centros de Salud, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente:  Debilidades encontradas en la aplicación de los procedimientos de control interno de insumos médicos  Recomendaciones para corregir las debilidades encontradas en la revisión  Resultados de las prácticas de inventarios selectivos que se realicen en los Centros de Salud.

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3.

Instrumentos para la organización y control de inventarios

3.1

Tarjeta de Estiba a. Esta tarjeta estará permanentemente junto al insumo en las áreas de almacén central, en ella se registran; ingresos, egresos, saldo de cada insumo y otros datos importantes para el control (fecha de vencimiento, referencia, No. de lote, comprobante)

3.2

Acta de Selectivos a. Realizar selectivos es elegir por lo menos el 10% de los códigos programados (para cada uno de los rubros; medicamentos, materiales de reposición periódica y reactivos de laboratorio) por la Unidad para verificar si la cantidad del producto reflejado en la tarjeta de Master Kardex, es igual a la cantidad contada físicamente. b. La elección de los productos a contar es función del Departamento de Contabilidad, compartida en día y fecha con el Responsable de Insumos Médicos y el Responsable de Bodega. c. Esta actividad no solo se realiza en la bodega de las unidades, sino también en los diferentes arsenales (Sala de Operaciones, Central de Equipo, Laboratorio, etc.) d. Los selectivos deben registrarse en el Acta de Selectivos y archivarse en el Ampo correspondiente. e. Los selectivos, aún cuando las normas establecen que son de carácter sorpresivos se deben practicar en horarios que no provoquen atrasos, principalmente en los lugares de despacho. f. Contabilidad debe practicar inventarios selectivos cada 15 días e inventarios generales dos veces al año en almacenes y sub bodegas.

3.3

Acta de Mermas a. Debe realizarse este procedimiento de forma mensual. Cada vez que se registren mermas, estas deberán ser informadas a contabilidad quienes verifican y elaboran el acta correspondiente. Previamente será autorizado el descarte de los insumos por la dirección de la unidad, mediante comunicación escrita al departamento administrativo, para su debido proceder. Dicha autorización estará adjunto al acta de mermas. b. Una vez autorizada la eliminación de los insumos y elaborada el acta de mermas, se procede a dar de baja a los insumos, mediante requisa de salida, con la finalidad de realizar el descargue en la tarjeta de Master Kardex. Esta requisa acompaña al acta de mermas.

4.

Instrumentos para el control interno por área en unidades de salud

4.1

Almacén 1. Acta de Recepción 2. Tarjeta de Estiba 3. Requisa 22

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4. Informe Mensual de Consumo 4.2

Farmacia 1. Sabana de descargue Diario 2. Requisa 3. Perfil 4. Recetas 5. Informe Mensual de Consumo

4.3

Central de Equipo 1. Sabana de Descargue diario 2. Requisa 3. Vales 4. Informe Mensual de Consumo por Servicio

4.4

Sub bodegas de Ruta Critica 1. Sabana de Descargue Diario (en caso de material de reposición periódica) 2. Recetas (en caso de medicamentos) 3. Informe Mensual de Consumo

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BIBLIOGRAFÍA. 1. Constitución de la República de Nicaragua 2. Decreto, Ley orgánica de la contraloría general de la República, del sistema de control de la administración pública y del área propiedad del pueblo. 625 del 22 de Diciembre 1980. 3. Gaceta, Normas Técnicas de Control Interno , No. 70 del 18 Abril 1995. 4. Ley General de Salud 423. 5. Ley de Medicinas y Alimentos, Ley 292

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ANEXOS Anexo 1.

INFORME DE RECEPCIÓN

Objetivo: El informe de recepción es el instrumento contable legal que sirve para formalizar las entregas a bodegas, debe brindar información que permita corroborar que lo facturado por el proveedor es lo que se recibe físicamente; por tanto es un documento imprescindible como soporte junto con la factura para efectos de pago al proveedor. Este instrumento se utilizará siempre que se realicen ingresos a bodega por cualquier vía donación, préstamo, compras, traslados, etc. Instructivo de llenado: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

13.

14. 15.

16. 17.

No: Se refiere a la pre numeración ya establecida para los informes de recepción Unidad de Salud: Anote el nombre de la unidad de Salud Fecha : Anote el día, mes y año en que se recepciona la mercadería. Código: Anote el número que tiene asignado el insumo médico según la lista básica. Nombre del Articulo: Escriba el nombre genérico del insumo médico. Unidad de Medida: Anote la unidad que se utiliza para solicitar el producto al proveedor o al CIPS (unidades, frasco, ampolla, caja de 10, 24 unidades etc. ) Cantidad: Anote el número de unidades físicas que ingresan a bodega. Fecha de Vencimiento: Anote la fecha de caducidad del insumo médico, según lo notifica el laboratorio en la etiqueta del insumo. No. de Lote: Anotar el número de lote descrito en la requisa CIPS o factura de proveedor. Precio Unitario: Anote el precio unitario que aparece en la factura que soporta el ingreso en bodega. Precio Total: Anote la cantidad en unidades monetarias que representa el total del producto que están ingresando a la bodega. Total General: Anote la cantidad en unidades monetarias que representa la sumatoria del total los precios totales de los productos que están ingresando a la bodega. Observaciones: Escriba las observaciones pertinentes, en caso de que exista diferencia entre lo facturado con las unidades físicas que ingresan a bodega. También este espacio puede utilizarse para describir la referencia de los productos reflejados en este informe. (número de requisa del CIPS o número de factura del proveedor) Bodega Receptora: Se anota el nombre de la bodega donde se recibe el producto. Enteré Conforme: Firma la persona que está llevando los productos al almacén (Responsable de Insumos Médicos), anotar nombres y apellidos y cédula de identidad. Recibí Conforme: Firma el responsable de la bodega beneficiaria de la recepción ( anotar nombres y apellidos y cédula de identidad ). Autoriza la Recepción: Firma el administrador y en caso de ausencia firma el Director de la unidad ( anotar nombres y apellidos y cédula de identidad ) 25

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Nota: En las unidades donde el Responsable de insumos médicos es el mismo responsable de bodega, firma una sola vez, en Recibí Conforme.

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Anexo 2.

REQUISA

Objetivo: Permite realizar el pedido de insumos médicos al almacén central (BODEGA), de acuerdo a programación de insumos ya establecida. Su nivel de uso; Hospitales, SILAIS, Centros de Salud y Puestos de Salud.. Este instrumento se utilizará para la solicitud de insumos médicos, para un efectivo control y adecuado manejo de los insumos, será indispensable y necesario que se llene con los datos correctos cada una de las columnas que se solicitan, de lo contrario no se podrán atender los pedidos realizados. El llenado adecuado de este formato permite la determinación del consumo en unidades físicas y monetarias para cada uno de: Los Servicios, Programas, Departamentos, Puesto de Salud, Centros de Salud, SILAIS y Hospitales. Atendidos por el almacén central de la unidad de salud o el CIPS. Al final de cada mes en el almacén correspondiente hará la sumatoria de solicitudes costeadas por servicio atendido. Instructivo de llenado: 1. N°: El número consecutivo será el que trae impreso el formato de lo contrario dicha numeración deberá ser responsabilidad del departamento de contabilidad. 2. Unidad de Salud: Anote el nombre de la Unidad o Servicio de Salud que solicita el pedido. 3. Fecha : Anote la fecha día, mes y año en que hace la solicitud. 4. Código : Anote el número que el producto tiene asignado en la lista básica o catalogo de productos institucional. 5. Nombre del Artículo: Anote el nombre genérico que tiene el producto. 6. Unidad de Medida: Anote la unidad que se utiliza para solicitar el producto al proveedor o al CIPS (unidades, frasco, ampolla, frasco ampolla, caja de 10, 24 unidades etc. ) 7. Saldo Anterior: Anote la cantidad de los productos que en la solicitud anterior se reflejo como saldo actual. 8. Total Entradas: Anote la cantidad de producto que ha ingresado por medio de solicitudes a almacén, compras o donaciones. Correspondiente al periodo anterior. 9. Total salidas: Anote la cantidad de producto que se ha despachado en el periodo inmediato anterior 10. Saldo Actual: Este dato se calcula restando la cantidad que ingresó (total de entradas) menos las cantidades atendidas (total de salidas). 11. Cantidad Programada: Anote la cantidad de insumos proyectada como necesaria para dar respuesta a la demanda (cantidad aprobada por la Dirección de Insumos Médicos para su área de cobertura.) En el caso de las unidades de salud para efectos de pedido de puesto de salud, programas y servicios es el fondo fijo o pacto de consumo. 12. Cantidad Solicitada: Anote la cantidad que solicita al almacén. Esta se calcula restando el saldo actual de la cantidad programada (fondo fijo o pacto de consumo). 13. Cantidad Autorizada: Se anote la cantidad que autoriza para entrega al servicio el Responsable de Insumos Médicos.

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14. Cantidad Atendida: Se anota la cantidad que se le entrega. Para su utilización en el servicio, o establecimiento de salud. 15. Precio Unitario: Anote el precio de la factura o requisa recibida del proveedor, para el insumo. 16. Precio Total: Calcule y anote el producto resultante entre la cantidad atendida y el precio unitario. 17. Observaciones: Señalar aspectos importantes que tengan relación con la solicitud de insumos efectuada 18. Solicitado: Firma la persona que elabora la solicitud, responsable de servicios, programas, puestos de salud. Resp. de IM de Centro de Salud, Resp. de IM de SILAIS. 19. Autorizado: Firma el Responsable de Insumos Médicos o en su ausencia el Administrador. 20. Recibido: Firma la persona que recibe el producto en el almacén 21. Entregado: Firma la persona que entrega los insumos en el almacén, (despachador).

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Anexo 3.

TARJETA DE ESTIBA

Objetivo: La tarjeta de control de existencias o tarjeta estiba es un instrumento que utiliza el responsable de “Almacén Central” para registrar el movimiento de cada uno de los productos, se maneja en unidades físicas. En las farmacia, central de equipo, sala de operaciones, unidad de cuidados intensivos, labor y parto, laboratorio clínico y patológico, emergencia, odontología., se utilizará la sábana de descargue diario. Este formato se lleva solamente en las áreas de almacén (bodega) y se actualiza conforme se registren los movimientos por productos. Su manejo facilita la detección de productos con niveles de existencias desviados de la existencia promedio estimada para cubrir la demanda. Instructivo de llenado: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13. 14. 15.

Unidad de Salud: Anote el nombre de la unidad de salud. Código: Anote el número que tiene asignado el producto en la lista básica Descripción: Anote el nombre genérico que aparece en lista básica la presentación y otros atributos. Unidad de Medida: Anote la unidad de medida que utiliza para solicitar el producto sea unidad, tabletas, frasco, caja entre otros. Clasificación: Anote la categoría del producto según clasificación económica y según clasificación asistencial. Cantidad Máxima de Existencia: Es la programación mensual multiplicada por dos en caso de los SILAIS atendidos de manera mensual. Es la programación mensual multiplicada por tres en caso de los SILAIS atendidos de manera bimensual. Es la programación mensual multiplicada por cuatro en caso de los SILAIS atendidos de manera trimestral. Cantidad Mínima de Existencia: Anote la cantidad programada según frecuencia de entregas (mensual, bimensual, trimestral). Fecha : Anote la fecha del movimiento, sea éste ingreso o egreso. Referencia: Anote la procedencia o destino de los insumos. Entiéndase procedencia; Compras SAAS, CIPS, donaciones o devoluciones de los servicios. Entiéndase destino; farmacia, servicios, departamentos, programas y puestos de salud. Comprobante: Anote el número de requisa o factura de Ingreso o Egreso. Fecha de Vencimiento (F/V): Anote la fecha de caducidad detallada en la etiqueta del producto. N° de Lote: Anote el n° de serie de fabricación que se encuentra detallado en la etiqueta del producto. Entrada: Anote la cantidad de productos que ingresan a las bodegas conforme detalle del Informe de Recepción. Salidas: Anote la cantidad de productos que son despachados mediante requisas. Saldo: En caso de ingreso, anote la sumatoria de la última entrada mas el último saldo. En caso de egreso, anote la diferencia del último saldo menos la última salida. 29

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16.

Firma: Firma de la persona que registrada los movimientos de productos. Debe ser una sola persona la que registre su firma.

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Anexo 4.

CONSOLIDADO DE REQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS POR SERVICIO

Objetivo: Este formato es un instrumento básico para conocer el consumo en unidades físicas por servicio, él es la base para determinar los costos que genera el consumo de los medicamentos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Unidad de Salud: Anote el nombre de la unidad de salud Servicio: Anote el nombre del servicio solicitante. Fecha: Anote el día mes y año en que realiza la solicitud de productos al almacén, bodega o farmacia. Código: Anote el número del insumo que aparece en Lista básica del producto que se está solicitando Descripción: Anote el nombre genérico del producto solicitado tal y como aparece en la lista básica de medicamentos. Unidad de Medida (UM): Anote la unidad de medida del producto requerido; caja, tab, fam, vial, etc. Cantidad Solicitada: Anote la cantidad de códigos requeridos Cantidad atendida: Anote la cantidad de códigos atendidos Elaborado: Anote el nombre de la persona que elabora la solicitud Recibido por: Anote el nombre y la firma de la persona que recibe los productos solicitados. Entregado por: Anote el nombre de la persona encargada de almacén o farmacia que realiza la entrega de los productos.

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Anexo 5.

ACTA DE MERMAS Y / O DESECHOS

Objetivo: Permite valorar las pérdidas ocasionadas por: vencimiento, deterioro, evaporación u otros. Este instrumento se utilizará siempre que se detecten mermas después de la realización de informes de consumo y existencia, inventarios selectivos o totales, independiente de la causa de las mismas. Debe de ser realizado por el responsable de Contabilidad de la unidad, el responsable de Insumos Médicos y participarán además el director, administrador, y responsable de bodega. Instructivo de llenado: Anotar la fecha de eliminación de mermas identificando el municipio, SILAIS, o Unidad hospitalaria, el Número ó el nombre del almacén o farmacia. Se procede a clasificar los productos a desechar. El representante de la Oficina de Contabilidad realiza un inventario físico de los productos a eliminar debidamente costeados en presencia del equipo mencionado anteriormente. 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13. 14. 15.

Se anota la fecha de ejecución del procedimiento Código: Anote el número que el insumo médico tiene asignado en la lista básica. Descripción del Articulo: Escriba el nombre genérico que tiene el insumo médico. Unidad de Medida: Anote la unidad de medida que se utiliza para solicitar el producto al proveedor o al CIPS (unidades, frasco, ampolla, caja de 10, 24 unidades, etc.) Cantidad a Desechar: Anote la cantidad del producto a desechar Causa: Anote el motivo por el cual se le esta dando de baja al producto. Precio Unitario: Anote el precio unitario que suministre el departamento de contabilidad Precio Total: Para calcular el precio total del consumo proceda a multiplicar el precio unitario del producto por la cantidad consumida. Observaciones: Se deben registrar las causas que han ocasionado las mermas, documentando producto por producto, si es posible para efectos de corregir a lo inmediato determinar el precio total de los productos a desecharse como merma, anexe además los compromisos de corrección pertinentes, fijando fecha y responsable de cumplimiento. Recomendaciones: Anote las recomendaciones correspondientes a cada observación. Contabilidad: Firma del Responsable de Contabilidad. Insumos Médicos: Firma del Responsable de Insumos Médicos Bodega: Firma del Responsable de Bodega. Administración: Firma del Administrador Dirección: Firma del Director

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Anexo 6.

TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Objetivos: La tarjeta de control de inventarios es un instrumento que utiliza el responsable de “Contabilidad” para registrar el movimiento de cada uno de los productos. Este registro se maneja en unidades físicas y en unidades monetarias calculadas basándose en precios promedio. Este formato es llevado por el departamento de contabilidad MASTER KARDEX. Se llena conforme se registren los movimientos por productos, su manejo facilita la detección de productos con niveles de existencias desviados de la existencia promedio estimada para cubrir la demanda, es el instrumento básico para realizar los selectivos y para calcular los costos generados por el consumo de productos por servicio, unidad etc. Instructivo de llenado: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Unidad de Salud: Anote de la Unidad de Salud correspondiente Nombre del Articulo: anote el nombre del producto a controlar si es medicamento utilizaremos su nombre genérico Código: Anote el numero de código del producto establecido en el catalogo o lista básica si es medicamento Unidad de Medida: Anote la unidad de medida del producto que pueden ser frascos, ampollas cajas de 10, 24 o más unidades Concentración: Anote la concentración del producto tal y como se detalla en su envase Cantidad Máxima: Es la programación mensual multiplicada por dos en caso de los SILAIS atendidos de manera mensual. Es la programación mensual multiplicada por tres en caso de los SILAIS atendidos de manera bimensual. Es la programación mensual multiplicada por cuatro en caso de los SILAIS atendidos de manera trimestral. Cantidad Mínima: Anote la cantidad programada según frecuencia de entregas (mensual, bimensual, trimestral). No de Tarjeta: Anote el número secuencial de tarjeta de ser posible con la clasificación ABC y VEN. Fecha: Anote la fecha en que se está registrando el movimiento (entrada o salida) Referencia : Anote la procedencia entrada o salida (donación, CIPS, servicio)

Unidades: 11. 12. 13.

Total Entradas: Anote la cantidad de productos que ingresan a las bodegas conforme detalle de factura en el Informe de Recepción. Total Salidas: Anote las salidas o despachos de productos tomando como referencia las requisas despachadas en el día. Saldo Actual: En caso de ingreso, Anote la sumatoria de la última entrada más el último saldo. En caso de egreso, Anote la diferencia del último saldo menos la última salida. 33

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14.

Costo Promedio: Anote el costo promedio que resulte de dividir el importe de las existencias totales entre el total de unidades físicas.

Valores: 15. 16. 17. 18. 19.

Debe: Anote el resultado de la multiplicación de las cantidades que ingresan por el precio unitario . Haber: Anote el resultado de multiplicar las cantidades entregadas por el costo promedio. Saldo: Anote el resultado de multiplicar las existencias o saldo por el costo promedio. Destino o Procedencia: Escriba de donde se origina el movimiento de entrada o salida (Compra local, CIPS, Servicios). Nombre del artículo: Anote el nombre genérico del producto que aparece en lista básica.

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Anexo 7.

ACTA DE SELECTIVOS

Objetivo: Facilitar la gestión de insumos con el respectivo control de inventarios, permitiendo conocer de forma muestral como se está llevando el registro de las cantidades físicas versus los registros de los insumos. El inventario selectivo se practicará al 10% de los insumos existentes en el almacén o farmacia con una periodicidad acorde con la situación anteriormente encontrada y basándose en la clasificaciones de inventario VEN y ABC. De esta manera los productos los A y Vitales serán controlados de forma rigurosa cada 15 días, los B y Esenciales, los C y No esenciales cada mes. Instructivo de llenado: Para llenar el formato se procede a colocar la fecha de ejecución del control, identificando el No. o nombre del almacén o farmacia. Definir el listado de productos que represente el 10% del valor del último inventario, que por su naturaleza de acción sean vitales y / o esenciales. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8. 9. 10.

11. 12. 13.

Código : Anote el número que el producto tiene asignado en la lista básica. Nombre del Articulo: Anote el nombre genérico que tiene el insumo médico. Unidad de Medida: Escriba la unidad utilizada para la solicitud de pedido al proveedor unidades, docenas, entre otros. Clasificación: Anote la categoría de calificación del producto sea económica (ABC) y/o, asistencial (VEN) Cantidad Master Kardex: Anote el registro del último saldo que aparece en la Tarjeta de Control de Inventarios Cantidad Física: Anote la cantidad de productos contados en el momento de realización del procedimiento en el área de almacén. Diferencia: Registre los resultado de la comparación entre los registros contenidos en las tarjetas y las unidades físicas. Si existen diferencias entonces realizar nuevo conteo e investigar la causa. Costos: Anotar los costos del total de las diferencias positivas o negativas. Al final de esta columna sumar todo lo negativo y todo lo positivo por separado. Observaciones: Anote aquellas situaciones relevantes que demandan recomendaciones para su corrección. Recomendaciones: Hacer las observaciones pertinentes fijando fecha de cumplimiento. Si las diferencias persisten presentar informe a la Dirección Superior de la Unidad, quien procederá a orientar a la administración para que Contabilidad rectifique y/o ratifique las diferencias encontradas. Contabilidad: Firma la persona responsable de realizar el inventario selectivo por el departamento de contabilidad. Insumos Médicos: Firma el Responsable de Insumos Médicos. Bodega: Firma el Resp. de Bodega .

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Anexo 8.

HOJA DE CONTROL DE DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS.

La Hoja para el control de las devoluciones de medicamentos, es un instrumento destinado al control contable de los medicamentos que se entregaron a los servicios clínicos y que por diversas razones no se administraron al paciente, debiendo devolverse al servicio farmacéutico. La Hoja debe llenarse de la siguiente manera :             

Fecha : Se anota la fecha correspondiente a la devolución. Servicio : Se anota el nombre del servicio clínico donde se origina la devolución. Número de expediente : Se anotan los números de los pacientes en quienes no se utilizaron los medicamentos que se están devolviendo. Números de cama : Se anota el número de cama correspondiente a los pacientes en quienes no se utilizaron los medicamentos que se están devolviendo. Medicamentos : Se anota el nombre genérico de los medicamentos que se están devolviendo. Códigos : Se anota el código del medicamento que se está devolviendo. Presentaciones : Se anota la forma farmacéutica (tableta, ampolla, etc.) y su contenido en miligramos, gramos, etc. Cantidades recibidas : Se anota la cantidad de unidades del medicamento que se recibió de la farmacia para utilizar en el paciente correspondiente. Cantidades devueltas : Se anota la cantidad de unidades del medicamento que se devuelve a la farmacia correspondiente a los pacientes respectivos. Motivos de devolución : Se anota el motivo o razón por la cual no se utilizó el fármaco al paciente (fallecimiento, alta, abandono, cambio de tratamiento, etc.) Nombre y firma de enfermera jefa : Se anota el nombre completo y la firma de la enfermera jefa del servicio, responsable de la devolución. Nombre y firma de quien entrega : se anota el nombre completo y la firma de la persona que lleva los fármacos devueltos a la farmacia. Nombre y firma de quien recibe : se anota el nombre completo y la firma de la persona que en el servicio farmacéutico recibe los fármacos devueltos del servicio clínico.

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Anexo 9.

PERFIL FARMACOTERAPÉUTICO.

I. Reglamento funcionamiento Perfil Fármaco terapéutico (PFT). Usos PFT: i) sistema de distribución y control de los medicamentos entre las salas y farmacia y ii) sistema de monitoreo del manejo de enfermedades, uso de medicamentos, reacciones adversas, interacciones, entre otras. Personal involucrado en el proceso: i) médicos, ii) enfermería, iii) farmacéutico y iv) CURIM. Normas utilización: i) obligatorio en toda unidad de salud que cuente con hospitalización, ii) llenado al ingreso pacientes al área hospitalización, iii) excluidos pacientes que no requieren farmacoterapia o estancia menor de 48 horas, iv) el PFT se debe aperturar con recetas y vi) documento para el descargo y entrega de medicamentos. Funcionamiento PFT: 1. Personal médico: i) elaborará el PFT (original a farmacia y copia en el expediente) y sus recetas correspondientes al ingreso del paciente, también se deberán elaborar recetas por cada medicamento nuevo o nueva presentación y para los medicamentos controlados (psicotrópicos y estupefacientes, etc.), ii) deberá mantener actualizado el PFT de acuerdo al plan terapéutico de cada día, iv) deberá registrar todas las sospechas de reacciones adversas medicamentosas y llenar la ficha específica para este fin. 2. Personal enfermería: i) verifica diariamente que todas las indicaciones de los planes terapéuticos se hayan actualizado en el PFT, en caso contrario deberá notificar al médico encargado del paciente para su debida actualización. Lleva el PFT diariamente a farmacia para la entrega de medicamentos. 3. Personal farmacia: i) conserva original del PFT y la actualiza diariamente de acuerdo al plan de cada día, ii) revisa posibles interacciones, posologías inadecuadas, iii) en el original del PFT farmacia registra las cantidades de medicamentos entregados por día, totalizándolos al egreso del paciente. Monitoreo del PFT: Farmacia es la responsable de que el PFT funcione adecuadamente y para eso debe supervisar en coordinación con enfermería que se cumplan sus diferentes pasos. Jefes de servicio: deben tener una sesión periódica con el personal médico para evaluar el manejo farmacoterapéutico de las enfermedades que están tratando: cumplimiento normas, protocolos, consensos, guías, a fin de detectar problemas y realizar intervenciones. Funciones CURIM en el PFT: i) velar que farmacia asegure el buen funcionamiento PFT, ii) análisis del uso de los medicamentos, manejo de enfermedades, identificación problemas, proponer intervenciones y monitoreo de su cumplimiento, iii) involucrar al servicio que presente problemas para su resolución, iv) impulsar estrategias de intervención: protocolos fármaco terapéuticos, estudios de utilización medicamentos, consensos, etc. II. Indicaciones para el llenado correcto del PFT. Significado Nombre y apellidos Colocar nombre y apellidos igual que en el expediente. Años. Meses Edad Sexo Masculino o femenino Peso En kilogramos Talla En metros o centímetros No Expediente El que figura en el expediente Departamento Dpto. en que se haya ingresado el paciente. Servicio Servicio en que se haya ingresado el paciente. Cubículo No del cubículo en que se haya ingresado el paciente No cama No de cama en que se haya ingresado el paciente Fecha ingreso Día, mes y año en que el paciente fue hospitalizado Lista de problemas por los que el paciente fue ingresado Problemas ingreso Fecha de egreso Día, mes y año en que el paciente fue egresado Diagnósticos de Diagnósticos con los que el paciente fue egresado egreso Código Código del fármaco según la lista básica del MINSA (lo escribe el farmacéutico) Fármaco prescrito Todos los fármacos prescritos al paciente (medicamento, soluciones parenterales, sales de rehidratación, etc) ya sea durante su estancia o al alta, deben estar escritos en genérico. Se deben incluir también los medicamentos que el paciente adquiera con sus propios recursos. Dosis Cantidad total de medicamento que se administra por una sola vez, en Mg, Gr, Unidades, etc y en caso de los niños por Kg de peso Descripción

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Código Fármaco Reacción

Desenlace Fecha inicio Fecha final Fármacos STAT Código Fármaco Vía

Indicación Dosis

Causa de muerte

Intravenosa, oral, intramuscular, rectal, tópica. Enfermedad, signo o síntoma para el cual es prescrito el fármaco Se debe registrar el No consecutivo de cambio (..) y el motivo del cambio de acuerdo a las iniciales descritas en el PFT Se coloca el día calendario de la terapia y su actualización Para que farmacia totalice la cantidad de fármaco entregada por paciente y el médico los días de tratamiento durante su estancia hospitalaria. Según el Programa Internacional de FV de la OMS, se define como reacción adversa producida por un medicamento a “cualquier efecto perjudicial o indeseado que se presente tras la administración de las dosis normalmente utilizadas en el hombre para la profilaxis, el diagnóstico, o el tratamiento de una enfermedad”. Los términos “reacción adversa”, “efecto indeseable y “enfermedad iatrogénica” son equivalentes. Se deberán anotar todas las sospechas de RAM y llenar la ficha correspondiente para este fin. Código del fármaco sospechoso producir RAM según la lista básica del MINSA (lo escribe el farmacéutico) Se deberá anotar el o los medicamentos sospechosos de haber producido la RAM. Especificar el tipo de RAM (ej. prurito, diarrea, etc.) La evolución final de la RAM del paciente y la causa (ej. desapareció al suspender medicamento) Fecha calendario en que inició la RAM Fecha calendario en que finalizó la RAM Todos aquellos que se prescriben para ser administrados de manera inmediata al paciente. Código del fármaco prescrito STAT según la lista básica del MINSA (lo escribe el farmacéutico). Descripción del (los) fármaco (s) prescrito (s) para ser administrado (s) inmediatamente al paciente. En genérico. Igual que el anterior Igual que el anterior Igual que el anterior. Causas del deceso del paciente tal como se describe en la hoja de defunción.

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Anexo 10.

SABANA DE DESCARGUE DIARIO .

La SABANA DE DESCARGUE DIARIO, es un instrumento destinado al control contable de los medicamento, materiales de reposición periódica y laboratorio clínico que se entregaron al servicios antes señalados, la cual sirve como documento soporte al llenar las recetas y perfiles fármaco terapéuticos, vale y hoja de recuento. Este documento lo lleva farmacia, central de equipo, sala de operaciones, unidad de cuidados intensivos, labor y parto, laboratorio clínico y patológico, emergencia, odontología. La Hoja debe llenarse de la siguiente manera :  Unidad : nombre de la unidad de salud  Mes : Se anota el mes correspondiente.  Código: Anotar el código del producto que aparece en la lista básica de medicamentos  Descripción: Anotar las características del producto  Fondo Fijo: Anotar el fondo establecido para la semana correspondiente  Saldo anterior: Anotar el saldo que resulte al final de cada mes  Entradas: Anotar las cantidades recibidas semanalmente  Consumo: Anotar por día las cantidades que se consumen por cada producto según recetas y perfiles.  C/S: Anotar el Consumo Semanal  C/M: Anotar la suma de los consumos semanales  Saldo final: Anotar las cantidades resultantes de saldo anterior más las entradas menos los consumos.  DD: Anotar los días desabastecidos en todo el periodo.  Elaborado: Anotar nombre, apellidos y cargo del responsable del servicio que corresponda ( Farmacia, Central de Equipo, Laboratorio, Rayos X, Sala de Operaciones).  Nombre, Apellidos , Cargo del departamento de contabilidad: Anotar todos los datos concernientes.

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Anexo 11.

HOJA DE RECUENTO DE INSUMOS MEDICOS.

La Hoja de recuento de insumos médicos, es un instrumento destinado al control contable de los medicamentos y materiales de reposición periódica que se entregaron al servicios de sala de operaciones, en esta hoja se llena una por paciente, la cual sirve como documento soporte al llenar la sábana de descargue diario. La Hoja debe llenarse de la siguiente manera :  Unidad : nombre de la unidad de salud  Fecha : Se anota la fecha correspondiente.  Número de expediente : Se anota el número de expediente  Nombre y apellidos del paciente: Anotar nombre y apellidos completos.  Servicio: Anotar el servicio de procedencia del paciente  Números de cama : Se anota el número de cama correspondiente  Edad: Anotar si es en meses o en años.  Sexo: Marcar con una X según el sexo  Cirujano: Anotar nombre y Apellidos del cirujano  Ayudante: Anotar nombre y Apellidos del ayudante  Anestesista: Anotar nombre y Apellidos del anestesista  Tipo de anestesia: Anotar el tipo de anestesia utilizada en el procedimiento si es general u otro tipo.  Dx preoperatorio: Anotar el diagnóstico preoperatorio  Operación realizada: Anotar el tipo de operación realizada  Código # : Anotar según la clasificación internacional de enfermedades  Hora de entrada del paciente: Anotar la hora de entrada al salón de operaciones.  I.C. : inicio de la cirugía, anotar la hora de inicio de la cirugía  T.C. Tiempo de la Cirugía. Anotar el tiempo que dura la cirugía desde el inicio hasta el final.  S.Pte. Salida del paciente de la cirugía: Anotar si esta vivo o fallecido  I.A.: inicio de anestesia, anotar la hora de inicio de la anestesia.  T.A. Tiempo de anestesia, anotar el tiempo que dura la anestesia desde el inicio hasta el final.  S.Pte. Salida del paciente de la anestesia: Anotar si esta vivo o fallecido  Cirugía :: Anotar con una X, si es programada, emergencia, privada, urgente  Guantes Quirúrgicos: Anotar el número de guantes utilizados según las características técnicas descritas.  Compresas: Anotar el número de comprensas grandes y medianas utilizadas en el procedimiento quirúrgico.  Drenos vaginal, Torundas, Diseptores, Gasas 4x4, penrose : Anotar el número de unidades utilizadas de estos productos.  Material de reposición periódica: Anotar código, nombre y cantidad utilizada.  Medicamentos: Anotar Código, nombre genérico, indicaciones, dosis.  Soluciones intravenosas: Anotar código, tipo y cantidad.  Observaciones: Anotar todas las observaciones que se crea conveniente.  Nombre y firma de instrumentista: Se anota el nombre completo y la firma del instrumentista. Nombre y firma del anestesiólogo: Se anota el nombre y la firma del anestesiólogo Nombre y firma del (a) circular: Se anota el nombre y la firma de la circular. Distribución del documento: Original sala de operaciones, copia expediente.

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Anexo 12.

Vale Central de Equipo.

El Vale Central de Equipo, es un instrumento destinado al control contable de material de reposición periódica que se entregan a los servicios clínicos, la cual sirve como documento soporte para llenar la sábana de descargue. La Hoja debe llenarse de la siguiente manera :  No. : Corresponde al número preimpreso establecido  Unidad : nombre de la unidad de salud  Código de la unidad: Anotar código si tienen  Fecha : Se anota la fecha correspondiente.  Turno: Anotar el turno que le corresponde  Código: Anotar el código del material de reposición periódica  Descripción del producto: Anotar las características del insumo  Solicitado : Anotar lo que se solicita  Atendido: Anotar las unidades entregadas  Autorizado: Firma el o la jefa (e) de central de equipo  Entregado: Firma la persona que entrega los materiales  Recibido: Firma la persona que recibe los materiales.

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Centro de Distribución

Sub-bodegas Primer Nivel

Sub-bodegas Segundo Nivel y Centros de Consumo

ALMACEN

FARMACIA

CENTRAL DE EQUIPOS

*RUTA CRITICA

RAYOS X

SERVICIOS

*Ruta Critica  Labor y Parto  Quirófano  Cuidados Intensivos

FLUJO DEL SUMINISTRO EN HOSPITALES

LABORATORIO

ODONTOLOGIA

Procedimientos del Manejo y Control Interno de Insumos Médicos en Establecimientos de Salud FLUJO DEL SUMINISTRO EN CENTROS DE SALUD

*Ruta Critica  Emergencia  Labor y Parto  Quirófano  Cuidados Intensivos

Clave: Medicamentos MRP Laboratorio ALMACEN

FARMACIA PUESTOS DE SALUD

PROGRAMAS

BRIGADAS MOVILES

1

CENTRAL DE EQUIPO

* RUTA CRITICA:

LABORATORIO