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Contabilidad

®

El software contable, administrativo y tributario más completo y confiable del mercado Colombiano, desarrollado, ampliado y perfeccionado teniendo en cuenta las normas de legislación vigentes.

Manual de Usuario

Todo el material aquí contenido está sujeto a las cláusulas de protección y reserva de los Derechos de autor, que consagra la ley 23 de 1982 y 44 de 1993. Derechos reservados: Cualquier utilización no autorizada por Softland S.A. como compendiar, mutilar, transformar, reproducir, distribuir, vender y elaborar copias del presente programa, acarreará graves sanciones civiles y penales contempladas en las leyes. No se puede copiar o distribuir a título gratuito u oneroso, ningún aparte de este manual, a menos que se tenga autorización por escrito de Softland S.A.

BOGOTA

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2

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Tabla de contenido INTRODUCCION

1

Instalando el módulo de Contabilidad® Información Técnica, 8 Requerimientos en equipos, 8 Instalando el programa, 8 Actualizando el programa, 17 Registrando el programa, 22 Instalando una compañía, 23

2

Inicializando la Información Básica El Manejo de Pantallas - Generalidades, 26 Definición de los archivos Básicos, 33 Informes, 45

3

Utilizando el módulo de Contabilidad® Captura de Movimiento, 47 Consulta de Movimiento, 51 Presupuestos, 52 Ayudas en Línea, 54

4

Realizando algunos procesos en CONTABILIDAD® Actualización, 56 Asientos Automáticos, 56 Ajustes por Inflación, 57 Monedas, 59 Depreciación, 60 Amortización, 62 Cierre de Ingresos y Egresos, 63 Cierre de Cuentas de Balance, 64 3

Pasos para realizar el cierre anual, 65 Medio Electrónicos, 65 Cierre período, 66 Reabrir Período, 66 Reemplazo de Códigos Tributarios, 67 Corrección identificadores, 67 Consolidación, 67 Conciliación Bancaria, 68 Transferencias, 71 Depuración de Auditoría, 72

5

Utilidades y Aplicaciones Externas Copia de Soporte, 73 Restauración de Información, 74 Módulo Administrativo (Usuarios), 77 Cambio de clave, 84 Cambio fecha proceso, 84 Cambio de Período, 84 Importación / Exportación de Datos, 85 Consultas Dinámicas, 87 Análisis de Datos, 91 Website de Softland, 94 Correo, 95 Herramienta de Actualización, 96 Herramienta de Vinculación, 96 Herramientas de Datos, 102 Utilidad para Detectar Inconsistencias, 105 Medios Electrónicos, 108

4

INTRODUCCION Posee usted en este momento una de las herramientas que mayor utilidad pueden brindar en la operación normal del programa de CONTABILIDAD®. Dentro de la metodología, el esfuerzo del usuario por enriquecer su aprendizaje es fundamental. Por tal motivo, el estudio y consulta continua de este manual proporcionará los elementos didácticos necesarios para su total éxito. CONTABILIDAD® es un programa de computador orientado al manejo de la información contable, tributaria y administrativa en forma fácil y confiable. Está diseñado para las empresas de cualquier sector económico que utilizan el computador como herramienta diaria de trabajo, brindando la posibilidad de manejar un gran volumen de información. CONTABILIDAD® es el software contable, administrativo y tributario más completo y confiable del mercado Colombiano, desarrollado, ampliado y perfeccionado teniendo en cuenta las normas de la legislación vigente.

CARACTERISTICAS


El Plan de Cuentas se adapta a su empresa y cumple con la legislación colombiana (P.U.C. Plan único de Cuentas).




Generación de medios electrónicos.




Simplifica los procesos de cierre contable de fin de año, reduciendo tiempo y errores.




Reporta los resultados de ganancias y pérdidas al nivel de detalle deseado.




Recibe información de todos los programas de Softland. Base de datos relacional.




Administra equivalencias de moneda y/o pactos de unidades.




Múltiples compañías y su consolidación.




Disminuye el tiempo de elaboración de las




Permite manejo de meses abiertos, obteniendo saldos al día.




Posibilita la definición del presupuesto de acuerdo a sus necesidades y al nivel de detalle deseado.




Genera informes financieros, tales como: Flujo de Efectivo, Cambios en la Situación Financiera y Cambios en el Patrimonio.




Manejo histórico de movimiento contable y saldos de cuentas.




Identificación de terceros, bases de retención, códigos tributarios, impresión formularios de la DIAN.

conciliaciones bancarias.

Requisitos Tributarios


Maneja la retención en la fuente y sus bases (relaciones mensuales y anuales).




Control del IVA (relaciones bimensuales y anuales).




Anexos para declaración de renta.




Expide certificados de retención para terceros.




Libros registrados ante la cámara de comercio.

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Ajustes Integrales por Inflación


Realiza automáticamente el cálculo de los ajustes integrales por inflación en forma mensual o anual, generando los respectivos informes.




Presenta informes con o sin ajustes por inflación.

Activos Fijos


Administra los activos fijos, asignando códigos alfanuméricos con su información general.




Genera ajustes y asientos de depreciación en forma automática, entrega los informes generados y otros informes de control.




Guarda acumulados de los diferentes activos fijos codificados.




Genera informes sobre la depreciación periódica acumulada.

Diferidos


Maneja diferidos, asignando códigos con su información general.




Genera ajustes y asientos de amortización en forma automática, entrega informes de los asientos de amortización periódica y acumulada.




Guarda información de saldos y acumulados de los distintos diferidos.




Permite imprimir informes de auxiliar de diferidos e información básica para control.

En la actualidad, las compañías demandan una clase diferente de solución de base de datos. El rendimiento, la escalabilidad y la confiabilidad son esenciales y la anticipación al mercado es crítica. Además de estas cualidades empresariales fundamentales, SQL Server proporciona agilidad a sus operaciones de análisis y administración de datos al permitir a las organizaciones adaptarse rápida y fácilmente, para obtener ventaja competitiva en un entorno de cambios constantes. CONTABILIDAD® con el motor de base de datos SQL Server, es un paquete que abre las puertas al rápido desarrollo de una nueva generación de aplicaciones de nivel empresarial, entre algunas ventajas tenemos:

 Versión SQL de Alto Desempeño  Permite una menor carga de tráfico y de datos en la red.  Posee su propia capacidad de procesamiento e inteligencia.  Permite manejar procedimientos almacenados.  Maneja grandes volúmenes de información.  Mayor seguridad con los datos.  Publicación en web de resultados.  Generación de análisis multidimensional.

INFORMES El módulo de Contabilidad tiene más de 200 informes predefinidos y permite un sinnúmero de variaciones para que el usuario obtenga la información que necesite. Algunos de los principales informes son los siguientes: 6

Administrativos • Estado de Resultados. • Balance General. • Ejecución Presupuestal. Contables • Balance de prueba. • Libro Auxiliar. Libros Oficiales • Libro Diario. • Libro Mayor y Balance. Financieros • Estado de Flujo de Efectivo. • Estado de Cambio en la Situación Financiera. • Estado de Cambio en el Patrimonio.

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Instalando el Programa Información Técnica El programa de Contabilidad® está desarrollado en Visual Basic 6.0 y los informes en Crystal Report 8.0.

Requerimientos en Equipos El programa de Contabilidad® debe disponer de las siguientes especificaciones: ⇒ Internet Explorer 5.0 o superior instalado. ⇒ Mínimo de espacio en disco 1 Giga (1024 Mb.)



El espacio en disco, también depende de la información que se maneje en las aplicaciones, ya que a mayor información, es necesario más espacio en disco.

⇒ Mouse. ⇒ Unidad de CD. ⇒ Monitor a color SVGA, preferible resolución 800 x 600 o resolución superior. Servidor: ⇒ Windows 2000 / 2003 / Server / Vista o superior. ⇒ Mínimo recomendado 512 Mb. de memoria RAM o más. ⇒ Procesador Pentium IV de 2.8 Ghz. o superior. ⇒ Tener instalado Microsoft SQL Server 2000 SP4 / MSDE 2000 SP4 / SQL Server 2005 / SQL Server Express. Estación: ⇒ Windows 2000 / XP Professional / 2003 / Vista ó superior. ⇒ Procesador Pentium III o superior. El procesador debe tener como mínimo 750 MHz. o más. ⇒ Mínimo 256 Mb. de memoria RAM o más. ⇒ Para hacer uso de algunas de las funcionalidades del sistema, se requiere tener instalado Microsoft .Net Frameworks 1.1 ó superior.

Instalando el Programa Antes de instalar la Solución Corporativa®, si tiene alguna aplicación Softland, se debe sacar copia de soporte de los datos de los diferentes módulos que hayan instalados en cada uno de los equipos en el cual se va a instalar el programa. Cuando se haya revisado las especificaciones del equipo, se procede con la instalación del programa, teniendo en cuenta que primero se instala en el equipo que va a actuar como servidor y luego en las estaciones, siguiendo los siguientes pasos: 1. Insertar el CD en la unidad de CD. 2. Elegir desde el botón Inicio, la opción "Ejecutar". 3. Escribir D:\SETUP u otra letra según sea la unidad de CD.

8

4. Para hacer uso de algunas de las funcionalidades del sistema como Pagos electrónicos, es necesario tener instalado Microsoft .Net Framework 1.1 ó superior, por lo tanto el programa lo advierte e informa el archivo que se debe ejecutar para instalarlo por medio de la siguiente pantalla:

5. Si su sistema no requiere actualizar el Acceso a Datos, el instalador continua con el paso 6, de lo contrario, aparece la siguiente pantalla:

Si es la primera vez que se va a instalar la aplicación en ese computador, es necesario instalar los componentes de acceso a datos, Si se responde afirmativamente, muestra la pantalla siguiente:

Al dar clic en el botón Aceptar, comienza a instalar los componentes. Al finalizar la instalación de los componentes de acceso a datos, se debe ejecutar de nuevo el instalador. 6. A continuación aparece la pantalla inicial de instalación de la Solución Corporativa®. Para continuar, dar clic en el botón .

9

7. Aparece la pantalla donde muestra los términos del contrato y pregunta si acepta o no el contrato:

8. Al dar clic en el botón , aparece la pantalla donde muestra los componentes que serán instalados:

10

9. A continuación, aparece la pantalla donde sugiere el directorio en el cual se instalarán todos los archivos ejecutables del programa:

Este directorio puede cambiarse con el botón , teniendo en cuenta lo siguiente: Si la instalación es monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro.

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Si el disco duro tiene varias particiones, se puede elegir cualquiera de ellas, siempre y cuando tenga la capacidad disponible requerida. Por ejemplo si se tiene una unidad D:\ y se desea instalar el programa en esa partición del disco.

Si el directorio elegido no existe, al dar clic en , aparece un mensaje indicando que el directorio no existe y si se desea crearlo se debe elegir “Si”

Clic

Si la instalación es multiusuario: Tanto en el servidor como en las estaciones de trabajo, se deben tener en cuenta las mismas consideraciones que en la instalación monousuario.

Por medio de este botón se elige la unidad de red y la ruta del servidor

10. Luego se elige si la instalación va ser en una estación (Instalación Cliente), en el servidor (Instalación Servidor) o si se desea instalar la utilidad para el análisis de datos (Esta utilidad 12

solo está disponible si se tiene instalado SQL Server Enterprise o Standard; en MSDE no está disponible):

11. Si se elige “Instalación Cliente”, permite elegir el programa a instalar, con los accesos al manual, las ayudas, etc., las aplicaciones externas, incluyendo el Winsql (Este programa es gratuito, pero hay que registrarlo. El registro se incluye en el archivo Registro de Winsql.txt).

Si se elige “Instalación Servidor”, baja la herramienta “Actualización”; que se explica posteriormente en este manual.



En el servidor no queda instalado el o los programas elegidos de la Solución Corporativa, solo se instalan las utilidades Externas y las Utilidades Softland SQL.

Si se elige “Instalar la utilidad para el Análisis de Datos”, baja en el directorio en el cual se instalaron los ejecutables de la Solución Corporativa, los archivos necesarios para trabajar la opción “Análisis 13

de Datos” del menú Utilidades. Esta utilidad está ligada a una herramienta llamada Analysis Service que permite manejar de una manera ágil y sencilla la información de la base de datos de la Solución Corporativa, a través del diseño de consultas, de acuerdo a las necesidades propias del cliente. Esta opción está disponible solo si se tiene instalada la edición Enterprise o Standard de Microsoft SQL Server. 12. A continuación se debe especificar el nombre del servidor de SQL en que estará la base de datos del programa:

13. Luego se elige el grupo de programas en el que se adicionará el grupo en la barra de tareas del menú Inicio \ Programas y de donde se va a invocar (Se sugiere el grupo "Solución Corporativa Softland" para las estaciones y “Solución Corporativa Softland Servidor” para el servidor, pero se puede elegir otro). Para continuar con la instalación del programa, dar clic en el botón .

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14. Para continuar, muestra si se ha recolectado la información necesaria para la instalación. Para continuar con la instalación del programa, dar clic en el botón :

15. Luego de recolectada toda la información, comienza la instalación del programa.

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16. Luego pregunta si se desea instalar el Acrobat Reader (Necesario para poder visualizar el manual del usuario). Además, el archivo del manual se va a encontrar en el directorio donde se instale el programa.

Si se responde afirmativamente, instala el Acrobat reader 7.0 y termina la instalación del programa, igualmente si se responde No, termina la instalación. 17. La “Instalación Servidor”, se hace exactamente igual. Solo que además permite correr la utilidad de actualización: Si se responde afirmativamente, se corre la utilidad que prepara las bases de datos en el servidor de SQL. Si se responde “No”, el proceso se hace posteriormente accesando a la aplicación “Herramienta de Actualización” directamente. Si se responde “Si” muestra la siguiente pantalla:

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A continuación se elige la opción “Instalación Servidor para instalar en el servidor las bases de datos básicas para el trabajo con el programa: Informes, usuarios y pruebas. Además, permite migrar datos de los programas en Access a SQL y actualizar la versión (Ver explicación más detallada en “Actualizando el programa”, a continuación).

Actualizando el programa La herramienta de Actualización, permite instalar en el servidor las bases de datos básicas para el trabajo con los programas Softland: Informes, usuarios y pruebas. Además, permite migrar datos de las aplicaciones en Access a SQL y actualizar la versión.



Aspectos a tener en cuenta en la actualización a SQL • El nombre del equipo no debe tener espacios. • El usuario que está actualizando, debe tener permisos sobre la base de datos Master, permisos de DBO.owner y SysAdmin. • Configuración regional: Símbolo Decimal________________ El punto (.) Símbolo de Separación de miles ___ La coma (,) Separador de Listas _____________ La coma (,) Idioma ________________________ Ingles Estados Unidos Fecha ________________________ MM,dd,AAAA

La utilidad de Actualización se ejecuta por Inicio \ Programas \ Solución Corporativa Softland \ Utilidades Softland SQL \ Herramienta de Actualización, siguiendo los siguientes pasos: 1. Elegir el tipo de instalación a realizar: •

Instalación Servidor: Esta opción se debe ejecutar la primera vez que se instala la aplicación en SQL en el servidor para configurar en SQL Server las bases de datos básicas (Usuarios, Informes y Compañía de Pruebas). La debe realizar tanto un usuario nuevo, como uno que actualmente tenga Access y vaya a pasarse a SQL.

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Migración de Bases de Datos a SQL: Esta opción es utilizada para migrar los datos que el usuario tiene en la aplicación bajo el motor de base de datos Access hacia SQL Server o para un usuario que tiene instalado algún programa Softland bajo el motor de base de datos Access y necesariamente la aplicación que se está instalando (Access). La aplicación Softland que se tenga instalada debe estar en la última versión vigente.

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Actualización de Bases de Datos: Esta opción es para actualizar la base de datos SQL de las compañías instaladas (Tablas, consultas, funciones, etc.) conservando la información almacenada en cada una de ellas.

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Si elige “Instalación Servidor”, continúa en el paso 2. Si elige “Migración de Bases de Datos a SQL”, continúa en el paso 5. Si elige “Actualización de Bases de Datos”, continúa en el paso 8.

2. Aparece la pantalla en la cual se ingresa la información necesaria para conectarse al servidor de bases de datos SQL Server:

En esta pantalla se conecta al servidor donde van a estar las bases de datos

3. Al dar aparece una pantalla donde muestra las bases de datos que serán creadas y la ubicación física de los archivos (Por defecto dejar la ubicación propuesta por el programa):

4. Al dar , comienza a crear las bases de datos básicas:

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Al dar clic en Aceptar, crea las Bases de Datos Básicas para operar el programa y muestra la pantalla de Finalización que aparece en el paso 11.

5. Si eligió la opción “Migración de Bases de Datos a SQL” es porque tiene alguno de los módulos de Softland en la última versión, instalado y necesariamente la aplicación que se va a migrar bajo el motor de base de datos Access. Es recomendable que saque copia de soporte antes de realizar el proceso. Al dar aparece la siguiente pantalla:

6. Al dar , muestra las bases de datos en Access que tienen instalado el programa y que se pueden migrar a SQL: Mediante la columna “Código” se indica las bases de datos que se desean migrar hacia SQL Server. Note que si algunas bases de datos ya han sido migradas a SQL, en la columna “Estado” aparecerá la palabra “Instalada”. Ruta en la cual actualmente se encuentra la base de datos de usuarios de Access (Usuarios.mdb) Ubicación de las bases de datos una vez se haya efectuado la migración a SQL Server. 7. Al dar realiza la actualización de la información que está en Access al nuevo motor de base de datos SQL (Se puede elegir migrar toda la Solución Corporativa, solo los módulos comerciales o migrar solo Tesorería) y al dar