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• Jeremy Castillo

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1.

Bienvenido a Carmen ........................................................................ 10 El equipo de Carmen le da las gracias .......................................... 10 Presentación .................................................................................. 11 Características Carmen® PRO 4.0................................................ 12 Antes de empezar a Instalar .......................................................... 21 Durante la instalación .................................................................... 22 Arranque y puesta en marcha........................................................ 22 Activación de la licencia................................................................. 25 2. Primeros pasos.................................................................................. 29 2.1 Preparando Carmen para la Venta ................................................ 33 2.2 Empezar a trabajar con Carmen.................................................... 37 2.2.1 Creación de tickets ................................................................. 37 2.2.2 Otras opciones........................................................................ 44 2.2.3 Búsqueda de tickets ............................................................... 60 2.2.4 Tickets a Facturas y a Albaranes ........................................... 65 a) Series de Facturas.................................................................. 67 b) Generación de presupuestos.................................................. 67 2.2.5 Fidelización de clientes........................................................... 71 2.2.6 Otras funcionalidades del menú de Carmen .......................... 75 2.2.7 Glosario de botones................................................................ 78 2.2.8 Distintas interfaces según configuración ................................ 79 3 Impresión............................................................................................... 80 3.1 Asistente de impresión................................................................... 80 3.2 Impresión de Facturas, Albaranes y Pedidos ................................ 86 4 Administración / Sistema no Táctil ........................................................ 87 4.1 Estructura....................................................................................... 89 4.1.1 Secciones ............................................................................... 90 4.1.2 Centros de trabajo – recursos ................................................ 98 4.1.3 Tarifas ................................................................................... 101 4.1.4 Avisos ................................................................................... 103 4.1.5 Motivos Eliminación .............................................................. 104 4.1.6 Motivos de Ausencia............................................................. 106 4.1.7 Formas de pago de Clientes................................................. 108 4.1.8 Calles Delivery ...................................................................... 110 4.1.9 Campaña de Puntos ............................................................. 113 4.1.10 Especificaciones ................................................................... 115 4.1.11 Guarniciones......................................................................... 118 4.2 Proveedores................................................................................. 120 4.2.1 Fichas de Proveedores......................................................... 121 4.2.2 Pedidos a Proveedor ............................................................ 123 4.2.3 Albaranes a Proveedor ......................................................... 126 4.2.4 Facturas de Proveedor ......................................................... 129 4.3 Clientes ........................................................................................ 131 4.3.1 Fichas de Clientes ................................................................ 132 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

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4.3.2 Presupuestos de Clientes..................................................... 135 4.3.3 Pedidos de Cliente................................................................ 137 4.3.4 Albaranes de Clientes........................................................... 139 4.3.5 Facturas de Clientes............................................................. 141 4.4 Gestión Familias y productos....................................................... 144 4.4.1 Estructura de artículos.......................................................... 144 4.4.2 Familias................................................................................. 154 4.4.3 Artículos ................................................................................ 157 4.4.3.1 Pestaña general ........................................................... 160 4.4.3.2 Pestaña de Ventas....................................................... 161 4.4.3.3 Compras....................................................................... 163 4.4.3.4 Inventario ..................................................................... 164 4.4.3.5 Etiquetas ...................................................................... 165 4.4.3.6 Composición ................................................................ 166 4.4.3.7 Especifico..................................................................... 167 4.4.3.8 Atributos ....................................................................... 169 4.4.3.9 Interfaces graficas especificas..................................... 170 4.4.3.10 Creación desde zona de venta .................................... 174 4.5 Usuarios ....................................................................................... 179 4.5.1 Tipo de Usuario..................................................................... 181 4.5.2 Permisos de Usuario ............................................................ 182 4.6 Gestión de personal..................................................................... 183 4.6.1 Empleados ............................................................................ 184 4.6.2 Definir festivos ...................................................................... 187 4.6.3 Informes de presencia .......................................................... 188 4.6.4 Empresas.............................................................................. 189 4.6.5 Motivos ausencia .................................................................. 191 4.7 Bancos ......................................................................................... 193 4.8 Pagos realizados.......................................................................... 195 4.9 Contabilidad ................................................................................. 197 4.10 Estadísticas........................................................................... 198 4.10.1 Informes ................................................................................ 199 4.10.2 Editor de informes................................................................. 201 5 Configuración Del Sistema.................................................................. 208 5.1 Configurador de tipos de IVA....................................................... 211 5.2 Configurador de balanzas..................................................... 214 5.3 Control Telefónico................................................................. 225 5.4 Configuraciones específicas................................................. 226 5.4.1 Floristería ..................................................................... 226 5.4.2 Combinados y Chupitos ............................................... 230 5.4.3 Reparto a domicilio ...................................................... 232 5.4.4 Tallas y Colores: .......................................................... 237 5.4.5 Parking (tarificación por minutos) ................................ 241 5.4.5.1 Registrar entrada ......................................................... 241

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5.4.5.2 Registrar salidas .......................................................... 245 5.4.5.3 Casos especiales de entrada....................................... 247 5.4.5.4 Añadir concepto a un ticket abierto.............................. 251 5.4.5.5 Bonos de cliente........................................................... 253 5.4.5.6 Tipos de clientes .......................................................... 259 5.5 Configuración Avanzada....................................................... 268 6 Preguntas Frecuentes ......................................................................... 298 6.4 Problemas durante la instalación de Carmen® ........................... 298 6.4.4 Problemas arrancando el instalador..................................... 298 6.4.5 Problemas durante el proceso de instalación....................... 298 6.5 Tengo problemas para arrancar el sistema Carmen® ................ 300 6.6 Usuario y contraseña ? ................................................................ 301 6.7 Que hacer sino tengo la unidad T:?............................................. 302 6.8 El sistema Carmen® crea copias de seguridad? ........................ 302 6.9 Dónde están las copias de seguridad que genera el Sistema Carmen®?............................................................................................... 302 6.10 Como restaurar Carmen® desde una copia de seguridad?. 303 6.11 Puedo utilizar mi licencia de Carmen® en mas de un equipo? 304 6.12 Donde tengo los cierres de caja? ......................................... 304 6.13 Tipos de archivos xls que genera Carmen®? ...................... 305 6.14 Puedo imprimir los cierres de caja? ..................................... 305 6.15 Que puertos tiene mi ordenador ?........................................ 306 6.16 Como abrir el cajón portamonedas sin imprimir? ................. 307 6.17 Por qué no se abre el cajón portamonedas de mi impresora USB? 307 6.18 Carmen no imprime .............................................................. 310 6.19 Puedo configurar el sistema para que solo imprima los tickets si lo solicito?............................................................................................ 310 6.20 Centros de trabajo: Cómo se utilizan y que son los tickets de control? 311 6.21 Proveedores.......................................................................... 312 6.22 Clientes ................................................................................. 313 6.23 Como puedo migrar la configuración y estructura de un ordenador a otro? ................................................................................... 313 6.24 Estructure su carta................................................................ 314 6.25 Maestro de artículos ............................................................. 315 6.25.4 Grupos .................................................................................. 315 6.25.5 Artículos ................................................................................ 315 6.26 No tengo Secciones en la zona no táctil .............................. 316

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Copyright 2004 Carmen®. Reservados todos los derechos. Este manual, así como el software que en él se describe se suministra bajo licencia, pudiendo ser usado y reproducido únicamente bajo las condiciones de dicha licencia. El contenido de este manual tiene carácter meramente informativo, está sujeto a modificación sin previo aviso y no tendrá en ningún caso carácter de compromiso contractual por parte de Smiralles Software Engines. Smiralles no asume ninguna clase de responsabilidad sobre los errores o inexactitudes que pudiera contener este manual.

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1. Bienvenido a Carmen 1.1 El equipo de Carmen le da las gracias Carmen® nace del deseo por parte de los usuarios de disponer de una herramienta mas eficaz, robusta, fiable y potente. Hemos invertido muchos esfuerzos en hacer de Carmen® un software fácil y funcional que al mismo tiempo es capaz de ayudarle a gestionar su negocio con el máximo nivel de precisión y sofisticación. Pero nuestros esfuerzos no terminan aquí, seguramente mientras lee estas líneas una nueva versión mejorada de Carmen® esta ya disponible. Por favor visite nuestra web http://www.carmen.ws donde podrá consultar cualquier información. Esperamos que disfrute usando Carmen® y que el programa le ayude a mejorar la gestión de su negocio. Si desea sugerirnos alguna mejorar Carmen® rellene por favor el formulario de opinión de usuario que el sistema muestra antes de su activación. El equipo de Carmen®

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1.2 Presentación Carmen® es un potente y universal software para TPV, ha sido desarrollado para realizar todas las tareas que pueda precisar cualquier tipo de negocio: restaurantes, talleres mecánicos, tiendas Retail, peluquerías, tintorerías, etc.., con un diseño innovador y un interfaz de muy fácil manejo. Cualquier persona sin necesidad de tener conocimientos informáticos puede utilizarlo sin ninguna dificultad y en muy poco tiempo. Además permite su uso alternando entradas de datos en sistema táctil o convencional. En este manual se pretende informar de las posibilidades que ofrece el sistema para usuarios de un nivel superior. Informar al lector que lo que se explica en este documento puede diferir dependiendo de la versión de Carmen® que utilice. Este manual hace referencia a la versión PRO.

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1.3 Características Carmen® PRO 4.0 Carmen® TPV le presenta una serie de perfiles de negocio englobados por sectores, estos cuentan con una configuración predeterminada base para negocios según cada sector. A partir de cada perfil usted podrá personalizar el sistema activando y desactivando funcionalidades según sus necesidades. Les detallamos funcionalidades generales y globales del sistema que según cada sector están activadas o desactivadas para tener una utilidad u otra. En la ultima parte de este apartado agrupamos algunos de los negocios que encajan con la configuración predeterminada base de los perfiles propuestos por el sistema. •

Funcionalidades referentes a Clientes: •

Ficha completa del cliente e Histórico de visitas y servicios.

•

Creación de nuevo ticket automáticamente basado en ticket anterior del histórico desde la ficha de cliente.

•

Captura de foto en ficha de cliente.

•

Fidelización de clientes, con precios especiales aplicable tarifa empresa, general, promociones por puntos, histórico de ventas, etc.

•

Generación de tarjeta cliente por código de barras.

•

Lectura de tarjeta cliente por código de barras o banda magnética.

•

•

Histórico de comandas en ficha de cliente.

•

Asignar ticket /factura /pedido /presupuesto a cliente.

Funcionalidades referentes a Empleados/Agentes: •

Control de presencia (cod. De barras, banda magnética y pulseras de proximidad)

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•

Niveles de seguridad de usuarios. (opcional)

•

Asociación de empleado a tickets.

•

Informes de presencia configurables por usuario.

•

Control de eliminaciones de artículos o tickets por usuario.

•

Control de consumición de personal

•

Módulo de gestor de repartidores.

•

Visión a tiempo real de estado económico de los repartidores.

•

Identificación de usuarios por dispositivos de reconocimiento de proximidad.

•

Aplicación automática de comisiones a los empleados desde el mercado del artículo o servicio en ticket.

• •

Gestión de las comisiones de los empleados.

Generación de tickets, facturas, presupuestos, avisos: • • • • • •

Avisos entre terminales para reposición de stock, cambio de personal, etc. Separación y división del ticket opcional al cobro. Localización, gestión y cobro de tickets pendientes de cobro por empleado. Convertir tickets en factura fácilmente. Convertir tickets en albaran fácilmente. Creación de presupuestos a clientes, localización y validación del pedido.

•

Registro de entregas a cuenta.

•

Registro de cobro de pedidos. Visión de stock actual, stock reservado y stock disponible.

• • •

Agrupación de albaranes de clientes en factura global. Imprimir, editar, modificar o eliminar ticket del histórico de la jornada. (según nivel de usuario) Eliminación de tickets e indicación de motivo de eliminación.

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•

Herramienta interna para configuración de reportes por el usuario e integración con modificador de reportes externo.

•

Asistente de cobro.

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Integraciones estándar de Carmen®:

•

• •

Integración con lector de código de barras. Integración con lector de banda magnética.

• •

Integración con visores. Integración con sistemas de trazabilidad ilEAN.

• •

Integración con telecomando (PDA, TabletPC…) Integración con sistemas de proximidad, pulseras.

• • •

Integración con impresoras de todo tipo. Integración con balanzas y venta por peso. Integración con sistemas de código de barras inteligentes.

•

Sistema completamente dual (ratón/teclado y táctil).

Stock: • • • •

•

Sistema simplificado de entradas en almacén. Control de stock y escandallos (artículos compuestos). Visualización del stock a tiempo real. Módulo de recepción de pedidos y fácil actualización de stock.

Artículos: • • • • • • • • • • • • • •

Creación personalizada de familias y artículos de la carta o catalogo de artículos. Localizador de artículos por varios criterios de búsqueda. Artículos con captura de peso por balanza. Carga automática de artículos desde Excel. Creación de etiquetas por código de barras para artículos. Código de barras EAN 13, CODE 39 y CODE 128. Asignación de imagen o texto al botón del artículo. Formatos de imagen: JPG, GIF, BMP, TGA, TIF… Modificadores de ingredientes en los artículos. Con/sin. Especificación de cocina. Muy hecho, poco hecho…. Creación de escandallos en los artículos. Módulo de menús personalizable con modificadores. Venta de productos divididos por la mitad. (Pizzas, tapas..) Marcado ágil de combinados.

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•

Sistema de Trazabilidad: •

•

Integración con sistemas de trazabilidad ilEAN.

Gestión de precios, devoluciones , promociones y descuentos: •

Asociación de tarifas distintas según sección (comedor, terraza..).

•

•

Aplicación de descuentos.

•

Multitarifa.

•

Gestor de devoluciones.

•

Asignación de tarifa específica por lectura de tarjeta cliente.

•

Multitarifa según franja horaria. (pubs/ discotecas).

Zona restringida y Zona no táctil ( zona de gestión de información): •

Nueva interface gráfica en la zona no táctil del sistema (zona gestión de información)

•

Cierres de caja en formato Excel con desglose de ticket y facturas, nº de ticket, base imponible, IVA, camarero, forma de pago, etc.

•

Envió automático de cierres de caja por mail.

•

Proveedores, pedidos a proveedor y facturas.

•

Acceso a histórico de tickets de la jornada.

•

Fichas de clientes, albaranes y facturas a cliente.

•

Módulo de creación o activación de secciones para diferenciar tickets en un mismo negocio. Ejemplos: (comedor, barra, terraza). (Cafetería/gimnasio), etc.

•

Carga de diferentes catálogos de artículos o precios según secciones.

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•

Inventario y regularización de stock. Indicación de nivel de reposición.

•

Configuración de funcionalidades según nivel de usuarios.

•

Ficha de personal, informes de presencia.

•

Cuadres de caja parciales en tiempo real.

•

Preparado para trabajar con distintos tipos de moneda.

•

Personalización de sistema con impuesto y moneda según país.

•

Selección de distintas impresoras para comandas a cocina, tickets, facturas, informes, etc.

•

Generación de informes predeterminados propuestos según perfil de negocio y estadísticas de venta.

• •

Generación de informes o estadísticas personalizados.

Funcionalidades: •

Módulo multiagenda.

•

Herramienta para artículos combinados de floristería.

•

Módulo de reservas para hostelería.

•

Gestor de reservas Hostelería.

•

Modulo de gestión del estado de las mesas. (Libre, ocupada o en cobro)

•

Inserción de planos genéricos o planos personalizados en el módulo de gestión de mesas.

•

Envíos de comanda a cocina y a los diferentes centros de trabajo definidos.

•

Impresión de comandas a cocina automáticamente, por temporizador o según selección de artículos.

•

Gestión de delivery o reparto a domicilio.

•

Visualización del total facturado. (opcional)

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•

Registro de pagos a proveedor en caja.

•

Apertura de cajón sin cobro (opcional).

•

Creación de resguardo para el cliente.

•

Generación de etiqueta para adjuntar al material entregado para transformar, reparar o limpiar a nombre del cliente.

•

Localización del ticket a través del resguardo de los servicios pendientes de recogida.

HOSTELERIA EMPRESAS DEL SECTOR RESTAURANTE CERVECERÍA REPARTO A DOMICILIO CREPERIA DISCOTECA

BAR HELADERÍA BOCATERÍA

CAFETERÍA PIZZERÍA FAST-FOOD

HAMBURGUESERÍA

PUB

COMERCIO RETAIL EMPRESAS DEL SECTOR ROPA MODA/ HOGAR ORTOPEDIA ESTANCO COMPLEMENTOS PINTURAS DEPORTES GALERIA DE ARTE PERFUMERIA HERBOLARIO DIETETICA

ZAPATOS PAPELERIA COPISTERIA MUEBLES BRICOLAGE ELECTRODOMESTIC OS FLORISTERIA BAZAR VINOS COLCHONERIA

OPTICA LIBRERÍA DECORACION LAMPARAS DROQUERIA KIOSCO VIVERO DE PLANTAS PARAFARMACIA JOYERIA BICIS Y ACCERORIOS

TELEFONIA

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COMERCIO DE ALIMENTACIÓN EMPRESAS DEL SECTOR CARNICERIA SUPERMERCADO PANADERIA GROUMET

VERDULERIA TIEND. ALIM PASTELERIA PESCADERIA

FRUTERIA CONFITERIA TIENDA DE JAMON CHARCUTERIA / RESTAURANTE

PASTELERIA / CAFETERIA COMERCIO SERVICIOS ( PELUQUERÍA, ESTETICA, GIMNASIOS, SPA…) EMPRESAS DEL SECTOR PELUQUERIA CLINICAS FISIOTERAPIA

ESTETICA BALNEARIOS MASAJISTAS

NEGOCIOS DE REVELADO REPARACIÓN DE MATERIAL

CENTRO SPA GIMNASIOS PARKINGS

FOTOGRÁFICO,

TINTORERIA

O

EMPRESAS DEL SECTOR REPARACION TIENDA DE INFORMATICA REPARACION DE CALZADO REPARACION DE ROPA REPARACION DE ELECTRODOMESTICOS REPARACION DE RELOJES REPARACION DE JOYAS EMPRESAS DE REPARACION EN GENERAL TINTORERIA NEGOCIOS DE REVELADO DE FOTOS

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TALLER MECANICO, FERRETERIA, SUMINISTROS… EMPRESAS DEL SECTOR FERRETERIA SUMINISTROS

TALLER MECANICO

Hasta aquí algunas de las muchas funcionalidades que nos ofrece el sistema Carmen® y que a lo largo de este amplio documento iremos descubriendo.

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1.4 Antes de empezar a Instalar Existen dos formas de instalar el sistema Carmen® wks dependiendo del formato en que se ha obtenido la licencia del programa. El sistema Carmen® wks se ofrece en dos formatos diferentes, mediante un CD de instalación o un único archivo .exe que es un instalador compacto. En ambos casos la instalación es muy sencilla; en el primer caso simplemente deberemos introducir el CD en nuestra unidad lectora de CDs, en el segundo caso tan solo deberemos hacer doble clic sobre el archivo .exe. Nota: el sistema Carmen® wks está optimizado y testeado para trabajar sobre el sistema operativo Windows en sus versiones 95, 98, ME, 2000, NT, XP y Vista.

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1.5 Durante la instalación Una vez superado con éxito el punto anterior comentado en este manual, el sistema comenzará a instalarse. Simplemente deberá seguir las instrucciones que se le indiquen a través del asistente de instalación. Entre otros los pasos que realiza el instalador son: -

Comprobación de espacio suficiente en el disco duro. Proponer si la licencia va a ser utilizada por todos los usuarios del equipo o tan solo por alguno en concreto. Acuerdo de la licencia del software.

Para finalizar el proceso de instalación es muy importante reiniciar el equipo como se indica al terminar el asistente.

1.6 Arranque y puesta en marcha Llegado a este punto nos disponemos a arrancar el sistema Carmen® wks. La instalación nos habrá creado un acceso directo. Para ejecutar el programa simplemente deberemos hacer doble clic sobre este icono. La primera pantalla que veremos es el cargador de perfiles de funcionamiento. Esta interfaz nos permite con tan solo varios clicks que el sistema arranque con una preconfiguración y unos datos de ejemplo. De esta forma tan solo deberemos ajustar algunos parámetros para que el sistema se adapte por completo a nuestro método de trabajo y negocio.

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Como ya se ha comentado el cargador de perfiles según el perfil seleccionado arranca el sistema con unos ajustes establecidos para el tipo de negocio o sector seleccionado lo que llamamos una preconfiguración preestablecida. Se preguntaran ¿que hago si no aparece mi sector en el cargador de perfiles? Tranquilos porque Carmen® es configurable en todos los niveles permitiendo adaptar el sistema a cualquier tipo de negoció. La carga de perfiles de funcionamiento puede realizarse en tres modos diferentes: Carga de perfil seleccionado y datos de ejemplo: todas las modificaciones realizadas son eliminadas y se vuelve a cargar la configuración inicial del perfil. Cargar sólo la configuración del perfil seleccionado: todas las modificaciones realizadas son eliminadas pero se mantiene la carta de artículos, usuarios, etc... Arrancar sin cargar ningún nuevo perfil: mantiene todos los parámetros que hayan sido modificados por el usuario. Podemos hacer que el cargador no salga cada vez que arrancamos el sistema para ello tan solo debemos desactivar la casilla “mostrar este asistente al inicio”

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Importante: La contraseña para los usuarios que tiene cualquier versión de Carmen® tras la instalación es = 0. IMPORTANTE!!! La contraseña establecida de serie en el sistema Carmen® para todos los usuarios es cero.

Nota: Cualquier posible problema en cualquier punto de la instalación y arranque consultar el punto 4 (preguntas frecuentes).

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1.7 Activación de la licencia Tras la instalación tan solo nos queda activar el producto tarea imprescindible para disfrutar por completo de nuestro sistema Carmen®, esto es muy sencillo tan solo debemos pulsar sobre el botón menú y nos aparece la interfaz denominada menú de control. Indicar que es posible trabajar con el sistema hasta que pase a bloquearse si no lo activamos como ocurre con la versión demo.

En este menú debemos pulsar sobre el botón activar licencia en este momento pasamos a la siguiente pantalla del proceso de activación.

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Esta pantalla como pueden observar contiene 3 botones: 1) Encuesta donde puede exponer su experiencia con el producto así como mejoras y cualquier tipo de sugerencia que se le pueda ocurrir. 2) En el caso de estar probando una versión demo el sistema nos permite solicitar un periodo de gracia.

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3) La opción de solicitar un periodo de gracia tiene sentido en el caso de tener una demo y que un día cuando arrancamos el sistema este nos obliga a activarlo porque ya ha expirado nuestro periodo o uso. 4) Por ultimo la opción que da nombre a esta sección la activación del producto. Pulsamos este botón y nos aparece la siguiente interfaz.

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Rellenamos el formulario con nuestros datos e introducimos el numero de licencia que nos haya echo llegar el fabricante ya sea en el empaque del producto o por cualquier otro medio

El proceso de activación es automático tan solo necesita rellenar el formulario y pulsar sobre activar producto. Para que este proceso sea automático necesita una conexión de Internet de no ser así el sistema le avisa y le propone la activación telefónica del producto.

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2. Primeros pasos Tras la instalación del sistema podemos optar por probar Carmen® sin necesidad de activar el producto o como se ha explicado en el punto anterior podemos obtener un numero de licencia y activarlo. El primer objetivo de este documento es que usted se familiarice con el entorno de trabajo de Carmen. Para ello le recomendamos siga este manual y vera que en poco tiempo consigue sacarle el máximo rendimiento a su instalación. La mejor forma de familiarizarse con el sistema es mostrando y explicando brevemente varias interfaces que son muy utilizadas en el trabajo cotidiano de cualquier negocio.

Zona de Ventas / Sistema Táctil La zona de ventas o también conocida por los usuarios de Carmen® como “sistema táctil” es una zona muy importante, desde la cual se nos permite hacer una multitud de operaciones y gestiones de una forma directa, rápida y sencilla. Como podemos observar en la siguiente imagen la zona de ventas esta divida en 4 subzonas respectivamente : 1) detalle de venta/ticket activo, 2) barra de herramientas, 3) productos y 4) familias.

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Como acabamos de presentar en la captura de interfaz anterior la pantalla de ventas esta dividida por cuatro subzonas cada una de estas esta destinada a desplegar distintas funciones vamos a destacar algunas de ellas: 1) Detalle de venta/ticket activo: Nos muestra el número de ticket activo en ese momento, todo su detalle en diferentes líneas y el usuario que esta relacionado a este ticket. 2) Barra de herramientas: tiene una vital importancia dentro de esta interfaz. Permitiéndonos realizar un amplio número de operaciones y acceso a otras zonas. Si empezamos de izquierda a derecha tenemos los botones “up y down” arriba y abajo respectivamente facilitándonos navegar por las líneas del ticket . El siguiente botón “del” es el de borrado nos permite eliminar líneas de ticket. A continuación tenemos el botón para registrar el pago “pay” pulsando este botón obtenemos el ticket. Por último el botón de menú este botón despliega un menú desde el cual podemos: crear nuevo ticket, eliminar un ticket, devoluciones, avisos, acceso al modulo de agenda, acceso al modulo de reservas, retirar pagos, retirar efectivo, acceso a la zona restringida , etc. 3) Productos: en esta zona se muestran todos aquellos artículos pertenecen a la familia que tengamos seleccionada en momento. El formato de los botones así como la información aparece se puede modificar por configuración algo explicaremos mas adentrado el manual.

que ese que que

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4) Familias: Aparecen todas las familias que tengamos registradas en Carmen® Algunas de las funciones que podemos hacer desde esta interface de ventas son: gestión de tickets, consumición de personal, creación directa de artículos, realizar búsquedas sobre artículos, crear conceptos nuevos en tiempo real, descuentos, devoluciones, captura desde código de barras, impresión de etiquetas con multibuffer, control de presencia, generación de albaranes, generación de facturas, generación de pedidos de proveedor, entregas a cuenta, control de stock en tiempo real, control de reservas en tiempo real, etc.

Zona restringida Esta zona tiene una carácter mas administrativo que la anterior, esta diseñada para aquellos usuarios con mayor control sobre el sistema y permite realizar operaciones de control, gestión y configuración además de ser el puente entre la zona de venta y la zona de administración (back office) también conocida por los usuarios de Carmen® como “sistema no táctil”. Como muestra la siguiente imagen desde esta zona de Carmen® podemos realizar una infinidad de operaciones de una manera directa, desde la reimpresión de un ticket a configurar el sistema pasando por un modulo de recepción de pedidos todo con un simple clic.

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Zona de administración / Sistema no táctil En primer lugar antes de presentar esta zona comentar que aunque se conozca por los usuarios de Carmen® como “sistema no táctil” es totalmente funcional tanto con teclado y ratón como con cualquier periférico de control táctil. Aclarado esto vamos a explicar brevemente algunas de las funcionalidades y características de este back office. La finalidad de este área es ejercer como una trastienda permitiendo realizar tareas de segunda línea ,es decir que recibe gestiones después de un escalamiento. Se trata de un área especializada en facturación, albaranado, pedidos, gestión de entidades (artículos, familias, clientes, proveedores, usuarios…) envío de documentación, procesamiento de gestiones, estadísticas, etc. La siguiente imagen muestra el menú principal de la zona de administración o sistema no táctil.

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2.1 Preparando Carmen para la Venta Dentro de los primeros pasos y tras la presentación de algunas de las interfaces de Carmen® vamos a detallar varias funciones básicas para poner a funcionar el sistema y poder realizar las primeras ventas. En primera instancia es necesario introducir los datos de nuestra empresa en el sistema así como indicar con que tipo de impuesto vamos a trabajar. Los datos de la empresa debemos introducirlos accediendo a la zona restringida / Configurar Sistema / Config. Avanzada rellenaremos los datos correspondientes (nombre, Dirección postal, NIF….). Tras introducir los datos de empresa debemos configurar el formato de IVA con el que vamos a trabajar esto se puede hacer desde la zona restringida / Configurar Sistema / IVA aplicable para indicarle con que configuración de IVA vamos a trabajar de las que tenemos disponibles en Carmen® que son: Impuesto desglosado en el ticket. UNICO IVA Impuesto incluido en el ticket. Impuesto desglosado en el ticket DISTINTO IVA Impuesto incluido en el ticket Una vez indicado el formato con el que trabajamos tenemos 2 alternativas: 1) Si trabajamos con único IVA tan solo debemos acceder a Config. Avanzada el campo IVA Aplicado introduciremos el porcentaje con el que vamos a trabajar. 2) En caso de trabajar con distintos IVA los distintos porcentajes debemos reflejarlos en la ficha de cada uno de los artículos en la pestaña ventas donde tenemos un campo específicamente para ello. El en punto 5.1 de este documento se ve con mayor detalle el configurador de IVA En segunda instancia para poder empezar a trabajar una vez tenemos claros los datos de empresa y la configuración de impuesto es la eliminación de productos y familias de ejemplo que tenemos cargados tras la instalación del sistema Carmen® para posteriormente realizar la carga de

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nuestros productos. Este paso es algo necesario para poder empezar a trabajar. Para dar de baja los artículos y familias tan solo debemos ir a la ficha del articulo y pulsar en el botón vaciar de la barra de herramientas destinado para ello. Para acceder a la ficha del artículo tenemos que ir al Sistema no táctil. Una vez aquí buscamos en el menú principal el desplegable Maestro de Artículos para finalmente pulsar en Artículos. En la siguiente imagen aparece la ficha del artículo y el botón donde debemos presionar para poder realizar un vaciado de productos y familias.

Tras realizar el vaciado pasamos a la inserción de nuestros grupos y artículos esta operación se realiza dentro del menú. Maestro de Artículos y Grupos. Primero introduciremos las familias de este modo cuando creemos los artículos podremos asociarlos dentro de cada una de las familias a las que correspondan. Como muestra la siguiente interfaz destinada a la gestión de grupos.

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En el momento que tenemos las familias introducidas en el sistema Carmen® pasaremos a la inserción de artículos con los que deseamos trabajar. La introducción de artículos se realiza sobre la misma interfaz que hemos visto anteriormente en el vaciado de los mismos. Pasamos a explicar los distintos campos que podemos rellenar en la ficha de artículos y como afectan al funcionamiento del sistema. En primer lugar el campo descripción que como su nombre indica esta destinado a contener la descripción de cada articulo que será la que veremos en la zona de venta. El resto de campos de la ficha de artículos están agrupados en distintas pestañas que pasamos a detallar. -

General: Es la primera de estas pestañas y en ella podemos indicar a que grupo o subgrupo pertenece el articulo, su descripción corta útil para cuando tenemos una telecomanda (PDA), asociar una imagen al articulo para mostrar en la zona de ventas, etc.

-

Ventas: Como su nombre indica en esta pestaña tenemos todos los campos relacionados con la venta como son: precio, IVA % (si trabajamos con distintos IVAs por articulo), % comisión de ventas, sistema multitarifa, Puntos Venta y Compra (para cuando trabajamos con fidelización de clientes), etc.

-

Compras: Indicamos los datos de compra del artículos como pueden ser: proveedor, coste, IVA, etc.

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-

Stock: Datos relacionados regularización de stock, etc.

con

el

inventario

del

articulo,

-

Etiquetas: Esta zona es importante sobre todo para negocios que trabajan los productos con códigos de barras porque aquí es donde debemos introducir el código de barras asociado al producto. Esto nos permitirá tanto realizar entradas, salidas como localizar productos. Además el sistema nos posibilita a la impresión propia de nuestras etiquetas.

-

Composit: En esta pestaña tenemos los datos conocidos como escandallo de un producto, la mejor forma de entender esto es con un ejemplo: Tenemos una pizza compuesta por: mozarella, tomate, york. Pues bien todos estos elementos que componen el articulo pizza se introducirían en las líneas dentro de la pestaña “Composit”. De este modo cuando trabajemos con este artículo sus compuestos también se gestionaran a nivel de stocks...

-

Especifico: Como su nombre indica esta zona de la ficha del articulo esta destinada para los datos mas específicos. Como el sistema Carmen® es multinegocio, según el perfil de funcionamiento que carguemos esta ficha contendrá unos datos para el articulo u otros. En el caso de carga un perfil de hostelería pues estos datos serán mas destinados a este sector como pueden ser: (centro de elaboración, producto elaborado, si es un licor o un refresco…), por el contrario si cargamos un perfil de retail tenemos otro campos.

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Atributos: Los atributos en el artículo es una potente herramienta que no nos limita a un limite de campos de información para un articulo, permitiéndonos tener tantos datos extra para el articulo como deseemos.

Con tan solo estos pasos podríamos arrancar a trabajar y realizar nuestras primeras ventas utilizando Carmen®. Estos pasos que acabamos de explicar son tan solo la punta del iceberg de todo el potencial que sistema puede proporcionarnos para la gestión integral de nuestro negocio. En el siguiente punto estudiaremos los pasos para realizar una venta y todos sus variantes como pueden ser: creación de ticket, ticket regalo, consumición de personal, formas de pago, pagos compartidos, etc.

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2.2 Empezar a trabajar con Carmen Como su nombre indica en este punto vamos a profundizar en como afrontar con carmen las tareas que se llevan a cabo diariamente en cualquier tipo de negocio. Desde las distintas formas de crear un ticket hasta el pago compartido pasando por la inserción de un concepto nuevo sin necesidad de crearlo…

2.2.1 Creación de tickets En primer lugar presentar una de las interfaces más importantes en la pantalla principal del sistema Carmen es la barra de herramientas, que localizamos en la parte inferior izquierda de la zona no táctil, ya que desde ella podremos crear los tickets. Apertura del cajón portamonedas y control de presencia: justo bajo la barra de herramientas podemos ver el logotipo de Carmen, pulsando sobre el se abrirá el cajón portamonedas, y el reloj de la interfaz, sobre el cual se debe pulsar parea realizar fichajes de tener el modulo de control de presencia activo, del que se hablará en el capitulo 5 Configuración del sistema.

Disponemos de dos maneras de crear un ticket en blanco. Si tenemos el sistema configurado para ello, debemos pulsar sobre el identificador de que aparece en la esquina superior usuario activo izquierda de la pantalla principal, escogiendo nuestro usuario y abriendo después el nuevo ticket.

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(menú) y escoger después

La manera más común es pulsar el botón

(nuevo ticket). Una vez hecho este primer la opción paso, según nuestra configuración, pueden darse varios casos:

*

a) Que el sistema nos solicite la sección en la que se genera el ticket: algunos negocios poseen varios zonas donde llevar a cabo sus actividades, ya sean estas físicas u organizativas.. Escogeremos una de las secciones que se nos muestra en pantalla.

*

Esta es la interfaz más completa que puede mostrar el menú de Carmen, tenga en cuenta que puede variar según su configuración.

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b) Que el sistema nos solicite que asociemos una descripción al ticket: introduciremos un nombre que nos permita identificar al ticket con facilidad, como pueda ser el numero de la mesa (en un restaurante), la matricula de un coche (en un parking), el nombre del cliente, etc. c) Que el sistema nos solicite el número de comensales: es común en las configuraciones de hostelería. Introduciremos la cantidad de personas asociadas a este ticket. d) Que el sistema nos pida que asociemos un cliente al ticket: en negocios con fidelización de clientes, como un supermercado que haga ofertas a los clientes que compren una cierta cantidad. En este caso podemos asociarle un cliente ya existente, crear uno nuevo o no asociar ninguno. Tickets de consumición de personal: si mantenemos pulsado el botón de nuevo ticket, nos aparecerán las opciones de ticket normal o ticket de consumición personal. Debemos escoger el segundo en el caso en que sea una consumición de un empleado, de la que solo contabilizaremos el consumo, pero no cobraremos.

Incluir artículos en el ticket: una vez realizados los pasos según nuestra configuración nos encontraremos en una pantalla similar a la de la imagen inferior, donde le indicaremos que artículos incluir en el ticket, pulsando sobre el grupo al que corresponda y pulsando después sobre el botón del articulo.

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Para localizar artículos en el sistema, también podemos usar el grupo de , búsqueda Al pulsar sobre el artículo, incluirá uno de este tipo en el ticket. Si mantenemos pulsado, nos aparecerá el asistente para grandes cantidades. El sistema puede ser configurado para que el asistente aparezca siempre que pulsemos un articulo o cuando detecte pulsaciones rápidas sobre un mismo articulo, y para que nos permita modificar el precio del articulo solo en este ticket o de manera definitiva. Podemos desplazarnos por los diferentes artículos que conforman el ticket de dos formas: a) Pulsando directamente sobre el articulo en la zona de ticket. b) Utilizando los botones desplazarnos hacia arriba/abajo.

(up/down) que nos permiten

Si deseamos eliminar algún articulo de los que conforman el ticket es tan simple como situarnos sobre él como acabamos de ver y pulsar el botón (del)

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Para finalizar pulsaremos sobre el botón (pay) para imprimir el ticket en este momento el sistema muestra la siguiente pantalla. En el caso de que el cliente nos pague en metálico, el sistema nos solicitará la cantidad entregada y nos indicará el cambio a devolver.

Si después de pulsar el botón compartido, podremos escoger configuración:

(pay), escogemos la opción de pago varias opciones según nuestra

Realizar pago compartido con selección de artículos: Esta opción nos permite seleccionar los diferentes artículos que forman parte de un ticket pudiendo generar un nuevo ticket a partir de los artículos del ticket inicial o separar los artículos que nos paga un cliente de otros.

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(división a partes iguales), En caso de pulsar en indicaremos al sistema el número de partes en que lo queremos dividir y este realizará el calculo, indicando el resultado en pantalla. En cambio, si escogemos la opción de selección de artículos, nos encontraremos en la interfaz que se muestra en la siguiente imagen, donde a la izquierda se nos muestran los artículos que quedan por pagar en el ticket, y a la derecha iremos posicionando los artículos que se van a pagar conjuntamente, permitiendo generar tickets individuales para cada pago.

Realizar pago compartido con distintas formas de pago:, normalmente asociada a tiendas de ropa y complementos, que ofrece la posibilidad de realizar el pago de manera compuesta, es decir, pagar una parte con un vale regalo y la otra en metálico, por ejemplo. En la interfaz veremos tanto un listado con los pagos parciales ya realizados, el importe ya pagado, el total a pagar y las partes del nuevo pago. Introduciremos en el teclado de la derecha la cantidad y forma de

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pago, y cuando lo hallamos completado, pulsaremos (registrar nueva cantidad pagada).

Para ello, en la pantalla de la anterior imagen, indicaríamos la cantidad a pagar y la forma en que se va a pagar esa cantidad, repitiendo el proceso hasta abonar el total del ticket. Ticket regalo: El ticket regalo presenta una serie de características que le hacen diferenciarse de un ticket habitual. Se utiliza cuando un cliente nos indique que el artículo que compra se va a regalar. La principal característica de este tipo de tickets es que no muestra el precio, haciendo posible la devolución del articulo a la vez que impide que la persona que recibe el regalo sepa el precio del mismo. Para poder realizar tickets regalo, simplemente debemos activar el parámetro ticket regalo en el panel de configuración avanzada. Este parámetro ofrece varias posibilidades, las cuales se explican con más detalle en la sección 5.5 Configuración Avanzada. Para utilizar convertir un ticket normal en un ticket con formato de regalo, simplemente debemos mantener pulsado el botón segundos.

(pay) durante unos

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2.2.2 Otras opciones a) Cambiar el precio de algún articulo antes de añadirlo a un ticket. Esta operación es muy sencilla consiste en presionar durante unos segundos sobre el articulo, y posteriormente nos aparecerá la siguiente interfaz, donde indicaremos el nuevo precio. Este puede ser sólo para este ticket o un cambio permanente, según si para

confirmarlo

pulsamos

el

botón

(OK)

o

(Cambio Permanente).

b) Incluir un articulo no registrado en el sistema: es posible dar de alta artículos en el sistema desde la pantalla principal, pulsando el botón e introduciendo los datos en la interfaz que vemos a

continuación. SI al terminar pulsamos el botón (ok) solo aparecerá un nuevo concepto en el ticket. En cambio, si pulsamos

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(nuevo articulo), además se dará de alta en el sistema, y estará disponible en próximos tickados.

En esta interfaz podemos, además, lanzar

impresión de etiquetas.

(lanzar etiqueta) imprimiremos la etiqueta Pulsando el botón correspondiente a este artículo, y para imprimirlas posteriormente

pulsaremos

(Imprimir etiquetas en buffer).

c) Trabajar con descuentos: Si deseamos aplicar algún tipo de descuento a los conceptos que forman un ticket deberemos pulsar inicialmente sobre el botón (desc) e introduciríamos la cantidad que queremos aplicar sobre el articulo.

El botón (desc) esta sobre la barra de herramientas en la zona de ticket como muestra la imagen, siempre que el sistema este configurado para trabajar con descuentos. Carmen permite además

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trabajar con descuentos por concepto, indicando un descuento diferente antes de introducir cada concepto.

d) Ticket utilizando código de barras: Desde la ventana principal de Carmen® podemos activar el lector de código de barras tan solo con pulsar sobre en la posición reservada para el

Cada vez que pulsemos sobre la celda cambiara el modo de trabajo del código de barras. Existen 3 estados: Out, Out modif, In todos ellos se comentan a continuación. •

Out: se utiliza cuando realicemos alguna salida de nuestra artículos por una venta o la causa que sea.

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•

Out modif.: se comporta de igual modo que el estado Out pero nos permite modificar la cantidad de artículos y salen.

•

In: permite reflejar una entrada utilizando el lector de código de barras registrando automáticamente esta operación.

e) Tener más de un ticket activo. En el caso de tener varios ticket activos el sistema carmen® permite tener control sobre ellos en todo momento. Para acceder a la zona donde estén los tickets activos para un usuario realizaremos los pasos siguientes.

(open bills) accedemos a la zona de Después de pulsar el botón tickets activos. Esta zona esta dividida en 3 partes como muestra la imagen.

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f)

Trabajar con esquema de mesas: el sistema Carmen permite también trabajar con un esquema de mesas. Se podrá ver como configurar este esquema más adelante. Con esta configuración, tanto para crear un nuevo ticket como para editar uno nuevo, pulsaremos en el botón (open bills), y escogeremos la mesa. A partir de aquí, tanto el proceso de creación como el de edición del ticket seguirán los pasos anteriormente descritos. Dentro del esquema de mesas, podrá diferenciar el estado de las distintas mesas mediante un código de colores, siendo grises las libres, azules las ocupadas, naranjas las atendidas y rojas la facturadas. Más adelante se verá como configurar el sistema Carmen para trabajar de esta forma.

g) Trabajar con una empresa de reparto: En el caso de gestionar un negocio de reparto, ya sea de manera exclusiva o junto con otros esquemas de negocio, podemos configurar el sistema para que nos permita gestionar de una manera más efectiva y simple las particularidades de este tipo de negocio.

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Al elegir un nuevo ticket del tipo a domicilio nos el sistema nos mostrará la interfaz de la imagen superior, en la que el sistema nos exige un teléfono. Si el teléfono es de un cliente registrado, nos mostrará la siguiente interfaz.

En ella podemos observar tres secciones. A la izquierda vemos la ficha del cliente, en la que podemos modificar sus datos de haber cambiado estos, pulsando sobre el campo a actualizar e insertando los nuevos datos. La columna central muestra un histórico de los últimos pedidos de este cliente, y pulsando sobre el pedido podemos ver el detalle en la sección de la derecha. Algunas configuraciones de Carmen permiten generar un pedido a partir de un ticket del histórico de pedidos, marcando la casilla (repetir comandas en

el

nuevo

ticket).

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Para ello, seleccionaremos el pedido a partir del cual queremos trabajar, viendo el detalle de este en la parte derecha de la pantalla, marcaremos la casilla y pulsaremos

(validate).

Si no queremos trabajar sobre un pedido anterior, pulsaremos (validate) y pasaremos a crear un ticket desde cero, como ya se ha visto en este. En el caso de que el cliente no este registrado, deberemos introducir sus datos a mano. Tanto la interfaz de pedido de cliente registrado vista anteriormente como la de cliente nuevo que explicaremos a continuación nos permitirán cambiar de modo de pedido, entre entrega a domicilio o recogida en local, con los botones

(recoger) y

(domicilio).

Como funcionalidad adicional, al insertar una dirección, podemos insertar solo parcialmente el nombre y al validar, escoger la calle de una lista de posibles como se ve en la siguiente imagen.

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Una vez hemos rellenado los datos del cliente pasaremos a la creación de un ticket un nuevo ticket).

normal pulsando

(crear

Crearemos el ticket normalmente, y una vez hecho ente paso, en a interfaz principal observamos cuenta que en lugar del botón

(pay)

aparece (print). Esto se debe a que cuando generamos un ticket a domicilio en un primer momento se imprimirá para que el repartidor tenga la dirección y la comanda, ya que el ticket se cobrará en la entrega. (open bills), seleccionar El siguiente paso será ir a la sección el ticket actual y, pulsando durante unos segundos sobre el, cambiarlo de estado a en transporte, asignándole un repartidor de la lista que nos mostrará el sistema.

En el momento que le asignemos el estado En Transporte este ticket pasa a formar parte del modulo de gestión de accesible desde la interfaz principal.

(delivery),

Este modulo no solo permite llevar un control exhaustivo de todo el servicio a domicilio de nuestro negocio sino que también otorga pleno control sobre nuestros empleados de reparto ofreciendo información en tiempo real de un cuadre desglosado por empleado de reparto y caja como muestra la siguiente imagen.

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Desde esta interfaz podemos controlar los movimientos del saldo del repartidor en cada servicio. Para ello, pulsaremos durante unos segundos sobre el saldo del repartidor, y editaremos el campo adecuado, valor en cambio para indicar el cambio entregado al repartidor, nueva cantidad entregada si el repartidor entrega en caja el importe de un servicio.

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En este segundo caso, después de teclear la cantidad entregada y

pulsar (ok) pulsaremos (registrar nueva entrega), y esta se añadirá a la lista de entregas parciales realizadas. Además podemos, al final de la jornada de este, liquidar su cuenta de repartidor, (liquidar repartidor).

pulsando

Nota: para poder utilizar las funciones de reparto a domicilio es necesario disponer de empleados que hagan la función de repartidor. Para más información de cómo crear empleados y sus funcionalidades consultar el apartado 4.5 Usuarios. h) Recepción de pedidos: siempre que haya pedidos a proveedor dados de alta en el sistema, podremos recepcionarlos fácilmente desde la zona restringida de la interfaz principal. Para entrar a ella debemos pulsar (menú) y escoger (zona restringida). El sistema nos solicitare que nos identifiquemos con nuestro usuario y nuestra contraseña , y después nos dará acceso a la zona restringida.

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En la zona restringida podemos pulsar el botón (recepcionar pedidos), con lo que accedemos a la siguiente pantalla:

En esta pantalla podemos seleccionar el pedido, ver los datos que se solicitaron e introducir los reales. Pulsaremos sobre aquellos artículos que estemos recepcionando y podremos indicar si hay algún cambio en las cantidades. En la barra de la izquierda, podemos escoger el número del pedido que se quiere recepcionar, y ver las líneas del pedido en el interfaz central de la pantalla de recepción.

En la parte superior podemos consultar el número del pedido y el nombre del proveedor, además de poder consultar y modificar la referencia al pedido del proveedor y la fecha límite de recepción del

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pedido. Para modificar estos dos últimos datos solo es necesario pulsar sobre ellos e indicar la nueva entrada.

Con el botón (print) podemos imprimir etiquetas asociadas a las líneas seleccionadas. Cuando pulsamos sobre este botón, accedemos a la siguiente interfaz, en la que podemos indicarle el número de copias que queremos de cada una de las copia, pulsando sobre e indicando la cantidad de estas. Después, podemos indicar a partir de que número de etiqueta de este pedido empezar a imprimir. Para ello, debemos pulsar sobre el número de etiqueta a partir del cual queremos imprimir y pulsar el botón

(validate).

Por último, podemos cambiar el formato en que se nos muestran los números de etiquetas para escoger por cual comenzar la impresión e indicándole la cantidad de pulsando en elementos por fila (primer recuadro) y por columna (segundo recuadro) que deseamos.

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i)

Alta artículos (tallas / colores):

Siguiendo con la filosofía del sistema Carmen que es realizar las tareas cotidianas de una forma simple para el usuario pero eficaz pasamos a detallar la creación de artículos desde la zona táctil en el caso de tener configurado el gestor de tallas / colores. El sistema permite la creación de artículos desde la zona táctil, de una forma cómoda e intuitiva. Para ello, en la interfaz principal pulsaremos el botón (nuevo artículo), y de esta forma abriremos la interfaz de alta de artículos, donde podremos realizar tres tipos de operaciones: alta de artículos, generación de pedidos y actuzalización de stock.

Interfaz de alta de artículos desde la zona táctil

Vayamos primero con los pasos comunes a las tres operaciones. El primero es indicar el modelo del articulo que deseamos generar. Para ello podemos

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indicar su código de barras en la casilla (código de barras). De esta forma, el sistema nos mostrará el artículo correspondiente a este código de barras, en el caso de que este exista, junto con sus características. Este proceso también se puede llevar a cabo introduciendo la descripción del artículo en la casilla (descripción del modelo), donde podremos poner todo el nombre del modelo o solo una parte para que nos muestre en la columna de la izquierda de la pantalla las opciones que coinciden con este criterio de búsqueda, y escogiendo el modelo adecuado.

Si el artículo no existiese en el sistema, podemos de igual manera introducir sus datos, de forma que cuando confirmemos los datos introducidos, este será dado de alta de forma automática en el sistema. Una vez seleccionado el artículo deseado, debemos escoger sus características. Para escoger entre estas, basta con pulsar sobre una de ellas y escoger una de las opciones que nos presente el sistema. Se verá más sobre como dar de alta las opciones de las características en el punto 4.1 Estructura.

Casillas de atributos de artículo

Dos atributos especialmente importantes son tallaje y gama de color, ya que según los valores escogidos, se generará la matriz de inserción de datos que nos muestra la interfaz. Estos dos son los únicos obligatorios para dar de alta un artículo en el sistema. Una vez escogido todos los datos del artículo, pasamos a indicar el stock que deseamos introducir. Para ello, indicamos la cantidad en la interfaz de cantidades

, y de ser un artículo del que no poseemos

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stock anterior, el precio en la interfaz de precios . Una vez indicados estos valores, designamos la cantidad de cada artículo concreto pulsando sobre la casilla en la que se cruzan su color y su talla. Veremos que la casilla se pone en rojo y aparece la cantidad deseada.

.

Una vez marcada la cantidad deseada para cada artículo del modelo,

confirmamos la operación pulsando

(ok).

Llegados a este punto, vamos a explicar las diferencias entre las dos formas de actualizar stock en el sistema. La primera es generando un pedido, para lo cual debemos asegurarnos que la casilla de inserción de cantidades esta en modo

(cantidad). Si estamos en este modo, al

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pulsar (ok) nos ofrecerá la posibilidad de insertar datos en un nuevo pedido o en el último realizado. En el caso de que hallamos escogido esta opción, podremos actualizar el stock recepcionándolo desde la zona restringida de la interfaz, como se ha visto en el apartado f del punto 2.2.2 Otras opciones.

Si deseamos insertar el stock directamente, sin recepcionar un pedido intermedio, debemos observar que la casilla de de cantidad se encuentre en

modo (stock directo). Para cambiar de un modo a otro, solo es necesario hacer doble click sobre la casilla de cantidad. Igualmente creará el pedido, como en el caso anterior, pero sin que sea necesario recepcionarlo para actualizar el stock. También es importante comentar que en las distintas interfaces, si existen demasiados valores para mostrarlos en una sola pantalla, podemos movernos entre los valores con las flechas de navegación, que pueden tener diferentes aspectos según la interfaz.

Si nos fijamos en la imágenes anteriores, además podemos ver que existen dos botones, (nueva talla) y (nuevo color ) que nos permiten dar de alta de manera rápida y fácil nuevas tallas y colores en los grupo de tallajes y gama de color que se encuentren activos en estos momentos.

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2.2.3 Búsqueda de tickets Podemos realizar la búsqueda de tickets en diversas interfaces y para tickets con estados distintos. Estos estados son tickets abiertos o cerrados, en el caso de los tickets que tenemos abiertos accederemos a open bills por el contrario para los cerrados accederemos a la zona restringida. a) Tickets abiertos: Esta funcionalidad nos permitirá de una forma bastante rápida encontrar los tickets que tenemos abiertos en un momento determinado. Resulta bastante útil si en nuestro negocio se mantienen los tickets abiertos durante bastante tiempo; como por ejemplo, un restaurante, negocios que realicen alquileres, etc.. En definitiva, esta función va destinada a negocios que mantienen abiertos a la vez una amplia cantidad tickets. Para activar esta funcionalidad simplemente debemos marcar el parámetro Buscar tickets en el panel Configuración Avanzada. Para más información sobre este parámetro consultar la sección 2.2.7 Configuración Avanzada. Una vez activada esta opción, en la zona superior de la sección Open Bills aparecerá un botón que nos permitirá realizar las búsquedas de los tickets a partir de un número de ticket dado.

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En determinadas configuraciones de Carmen, podremos cambiar el estado de los tickets para que vaya pasando por las diferentes fases que pueda tener. El ejemplo más claro de este proceso se da en el sector de la hostelería: cuando los clientes se sientan a la mesa, abrimos un ticket, y a partir de aquí pueden estar desde en los entrantes hasta el café. Para cambiar el estado de un ticket, pulsaremos durante unos segundos sobre este, aparecerán las distintas opciones y escogeremos una de ellas. El color del ticket cambiará según la fase en la que se encuentre este, permitiéndonos reconocer el estado de un ticket abierto solo con verlo. Estas opciones son validas para todas las formas de gestión de tickets abierto en el sistema. Para saber más sobre el cómo definir estados para los tickets, consultar el capítulo 4.1.1 Secciones.

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b) Tickets Cerrados: En el caso de los tickets cerrados tenemos las misma funcionalidad pero en una zona distinta como ya hemos comentado cuando un ticket esta cerrado la única forma de acceder a el es a través de la Zona Restringida desde aquí podemos hacer una búsqueda pero de todos los tickets que tenemos creados estén abiertos o cerrados como muestra la siguiente captura.

c) Tickets abiertos en reparto a domicilio En un negocio de reparto a domicilio, el funcionamiento de tickets abiertos y cerrados es diferente al de otros tipos de negocios. Cuando creamos un (open bills), ticket para reparto, debemos acceder a la sección seleccionar el ticket actual y, pulsando durante unos segundos sobre el, cambiarlo de estado a en transporte, asignándole un repartidor de la lista que nos mostrará el sistema.

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En el momento que le asignemos el estado En Transporte este ticket pasa a formar parte del modulo de gestión de (delivery), accesible desde la interfaz principal. Este modulo no solo permite llevar un control exhaustivo de todo el servicio a domicilio de nuestro negocio sino que también otorga pleno control sobre nuestros empleados de reparto ofreciendo información en tiempo real de un cuadre desglosado por empleado de reparto y caja como muestra la siguiente imagen.

Desde esta interfaz podemos controlar los movimientos del saldo del repartidor en cada servicio. Para ello, pulsaremos durante unos segundos sobre el saldo del repartidor, y editaremos el campo adecuado, valor en cambio para indicar el cambio entregado al repartidor, nueva cantidad entregada si el repartidor entrega en caja el importe de un servicio.

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En este segundo caso, después de teclear la cantidad entregada y pulsar

(ok) pulsaremos (registrar nueva entrega), y esta se añadirá a la lista de entregas parciales realizadas. Además podemos, al final de la jornada de este, liquidar su cuenta de repartidor, pulsando (liquidar repartidor). Para saber más sobre el reparto a domicilio, consultar el punto 2.2.2 Otras opciones, apartado g), o el capitulo 5.4 configuraciones especificas.

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2.2.4 Tickets a Facturas y a Albaranes En ocasiones nos podemos ver obligados a generar una factura o un albarán a partir del ticket que estamos creando. En este apartado comentaremos como nos facilita Carmen® la generación de una factura o de un albarán en el momento que estamos realizando un ticket.

Ticket a Factura Para poder generar una factura a partir de un ticket; simplemente debemos, una vez añadidos todos los artículos al ticket, mantener pulsado durante unos segundos el botón Pay. Esta acción nos mostrará una interfaz en la que nos pregunta si queremos crear una factura a partir del ticket.

En caso de aceptar, el sistema nos permite crear una factura a un nuevo cliente o a un cliente que ya había sido introducido anteriormente. Nota: existe un parámetro en configuración llamado generar siempre factura que al activarlo cuando pulsamos en el botón PAY (sin mantenerlo pulsado durante unos segundos), automáticamente nos crea una factura.

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Ticket a Albarán De la misma manera que podemos crear una factura a partir de un ticket, se puede generar un albarán a partir de un ticket. Ésta opción a diferencia de la anterior no está activada por defecto. Para activarla debemos activar en Configuración Avanzada un parámetro llamado Ticket a Albarán, para más información sobre el parámetro consultar la sección 2.2.7 Configuración Avanzada. Si activamos este parámetro y mantenemos pulsado durante unos segundos el botón PAY nos aparecerá una ventana en la que nos permitirá elegir entre realizar una factura a partir del ticket actual o generar un albarán. Si generamos primero el albarán, podemos posteriormente desde la zona no táctil facturas a partir de estos albaranes, tanto pasando el albarán a factura directamente, como creando una factura asociada a uno o varios albaranes.

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a) Series de Facturas El sistema Carmen® nos ofrece la posibilidad de trabajar con dos series diferentes de facturas, una destinada a clientes y otra serie para anónimos. Para poder trabajar de esta manera, debemos activar el parámetro Series Facturas que se encuentra en el panel Configuración Avanzada. Para más información sobre el parámetro consultar la sección 2.2.7 Configuración Avanzada. Si activamos el parámetro anteriormente comentado, en el momento de realizar una factura (manteniendo pulsado el botón PAY y eligiendo el cliente al que se le hace la factura), nos aparecerá una interfaz en que nos deja elegir entre la serie de facturas para clientes o la serie de facturas anónimas.

A efectos internos, esta configuración lo que hace es aplicar una numeración distinta para cada serie de factura.

b) Generación de presupuestos Desde la zona táctil podemos crear presupuestos para los clientes pulsando el botón (crear presupuesto). Una vez pulsemos en botón, observaremos que en la pantalla desaparece el número de ticket y nos encontramos con el de presupuesto. A partir de aquí, introduciremos conceptos en el presupuesto de igual manera que lo hacíamos en un ticket típico. El sistema nos preguntará entonces si queremos asociar un cliente al pedido, crear un cliente nuevo para asociarlo a este presupuesto o crear un presupuesto anónimo. Para posteriores modificaciones del presupuesto, pulsaremos en botón (editar presupuesto)

, indicando en la

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siguiente interfaz el número del presupuesto que queremos editar, e insertando los cambios apropiados.

Cuando estamos trabajando con un presupuesto, el botón

(pay)

(print). Al pulsarlo imprimiremos el cambia y pasa a llamarse presupuesto, pero manteniéndolo pulsado el sistema nos ofrecerá la posibilidad de transformarlo en un pedido en firme. Si aceptamos, el sistema generará de manera automática tanto el pedido a los proveedores como el pedido de cliente. Para saber más sobre estos pedidos generados, y de cómo realizar estos pasos desde la back office de Carmen, consultar los puntos 4.3 clientes y 4.4 proveedores. Cuando transformamos un presupuesto en pedido en firme, el sistema nos solicitará la información de la siguiente pantalla, desde la que podremos modificar los datos del cliente, insertar la dirección de entrega para este pedido, e indicar la cantidad que el cliente paga a cuenta. Es posible configurar el sistema para que pida un mínimo fijo o en porcentaje y un máximo fijo, que se indica en la casilla cantidad recomendada, o que esta cantidad solo sea una guía.

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Esta interfaz también permite indicar también la forma de pago, e imprimir al validar pulsando (validar info. pedido). Una vez validado, el pedido pasa a reflejarse cómo pedido de cliente y a proveedor, además de alterar los datos de artículos pendientes de llegada y reservados. A partir de este momento, podemos registrar pagos parciales sobre el pedido pulsando (cobros sobre pedido), e introduciendo los datos del pedido en la siguiente interfaz, dejando estas cantidades a cuenta para la llegada del pedido. Tanto en el pago solicitado como en los cobros parciales, el sistema nos creará automáticamente un ticket con el concepto de pago a cuenta del pedido para imprimirlo y entregárselo al cliente. Si cuando el pedido este entregado queremos transformarlo en factura, deberemos hacerlo desde la back office de Carmen. Para más detalles sobre este aspecto consultar el punto 4.3 Clientes.

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2.2.5 Fidelización de clientes El sistema Carmen® permite de una manera rápida y sencilla gestionar los clientes que interactúan con nuestro negocio. Para acceder a esta funcionalidad pulsaremos el botón menú de la interfaz principal. Nos aparecerá la ventana de panel de control, y en ella elegiremos la opción (gestión clientes). Aparecerá una nueva interfaz que nos permitirá elegir entre tres opciones. Crear un nuevo cliente, consultar cliente y asignar cliente al ticket actual.

(crear un nuevo Si seleccionamos la primera opción, cliente), podremos introducir en el sistema los datos de un cliente que aún no este dado de alta en el sistema. Al pulsar dicho botón, veremos un formulario en el que deberemos introducir la información del cliente.

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La casilla seleccionable imprimir tarjeta cliente nos permitirá imprimir su tarjeta al validar sus datos. Esta tarjeta facilita el acceso a los datos del cliente, ya sea magnética como por código de barras. En posteriores ocasiones, cuando el cliente vuelva, sólo con pasar la tarjeta por el lector correspondiente nos aparecerá la ficha del cliente o podremos directamente asignar el ticket al cliente. El otro campo que queremos destacar es el de foto, podemos asignar una fotografía al cliente mediante una webcam. Para ello, simplemente debemos pinchar sobre el botón (activar cámara) y cuando ya tengamos la imagen que queramos en el recuadro, pulsaremos sobre el botón (captar foto). Al seleccionar la segunda opción, (consultar cliente), accederemos al multibuscador de cliente. Este nos permitirá pasar la tarjeta de cliente para localizarlo, o alternativamente, introducir su nombre o DNI para localizarlo. Si marcamos la casilla de buscar por código, podremos insertar cualquier tipo de código interno que utilicemos para localizar al cliente.

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En la siguiente imagen se puede apreciar la pantalla de consulta de cliente, que se divide en tres partes. A la izquierda tenemos toda la información del cliente, la cual podemos modificar si así deseamos pulsando sobre el campo y editándolo.

Hay que prestar atención a la sección donde nos indica los puntos que posee un cliente. Nos aparecen dos campos con información, en uno se puede saber el número de puntos que ha acumulado el cliente. Y mediante el otro podemos saber de cuanto saldo dispone el cliente en la tarjeta VIP.

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Para obtener una copia de la tarjeta VIP de un cliente pulsaremos sobre el botón

(imprimir tarjeta cliente VIP).

En el centro disponemos de un historial con las visitas que ha realizado el cliente anteriormente.

La última opción, (asignar cliente al ticket actual) permite asignar un cliente a un ticket en cualquier momento de su desarrollo, no solo al crearlo. Ante determinadas configuraciones, el sistema solicitará automáticamente la tarjeta de cliente cuando paguemos el ticket para asociarlo de manera automática. Para saber más sobre fidelización de clientes y cómo se incrementan los puntos en ella, consultar el capítulo 4.3 Clientes.

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2.2.6 Otras funcionalidades del menú de Carmen En el menú de carmen disponemos de otros botones, que dan acceso a distintas funcionalidades. a) Devolución de artículos: pulsando el botón (devolución), nos permite gestionar los retornos de artículos por parte de los clientes. Una vez introduzcamos el número de ticket y la fecha de expedición, deberemos seleccionar que artículos se han de devolver, y marcarlos como devueltos pulsando el botón (marcar para devolución), para posteriormente indicar la modalidad de devolución. Hay que tener en cuenta que este botón no aparece en todas las configuraciones del sistema, y es posible que en lugar de este tenga el que aparece en el siguiente punto de este apartado.

b) Envío de avisos a centros de trabajo: con sistema correctamente configurado y centros de trabajo y avisos definidos en la back office de Carmen, podemos enviar avisos a las impresoras definidas para los centros de trabajo.

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, escogemos en la interfaz aquellos centros Al pulsar el botón de trabajo a los que queremos enviar el aviso, pulsando sobre ellos para seleccionarlos. Reconoceremos los artículos seleccionados por la marca verde que aparecerá en el botón. Al escoger el aviso y pulsar el botón correspondiente al aviso este aparecerá en la impresora o impresoras correspondientes. c) Registro de pagos a proveedores: es posible registrar los distintos tipos de pagos desde la zona táctil para evitar que descuadren la (registro caja al final del día. Para ello, pulsamos el botón de pagos), indicaremos en la interfaz de pagos a proveedores el proveedor, el concepto y la cantidad, y pulsaremos después en (ok).

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d) Retirada de efectivo: si queremos retirar parte del dinero de la caja antes de acabe el día, podemos reflejarlo en el sistema pulsando (retirada de efectivo), e indicando la cantidad, evitando así un descuadre en la caja al final del día. e) Gestión de citas: podemos llevar una organización de citas en nuestra empresa desde la agenda del sistema, a la que se accede desde

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2.2.7 Glosario de botones Según la interfaz en la que nos encontremos, podremos encontrar el mismo botón con diferentes representaciones. Hay que tener en cuenta que estos botones siempre tendrán el mismo nombre y el mismo esquema de color, y la funcionalidad será la misma. Sobre el esquema de color, comentar que el sistema sigue una interfaz intuitiva, asociándose el color rojo a cancelar acciones (no guardar, salir, borrar) y el verde a aceptar acciones (confirmar, validar), siendo estos los más representativos.

Nos permite abandonar el proceso actual. En algunos casos, como dar de alta un nuevo producto en el sistema esto significará salir del asistente, en el caso de estar escogiendo un cliente del listado del sistema para generar una factura, continuar el proceso sin asociarle ninguno. Con estos botones aceptaremos los pasos realizados hasta el momento, como cambiar el precio de un concepto del ticket o aceptar un cambio en la configuración del sistema.

Los botones de navegación nos permitirán movernos entre los registros del sistema, subiendo y bajando entre ellos, ya sea en los artículos de un ticket o en el listado de citas del día.

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2.2.8 Distintas interfaces según configuración El sistema Carmen posee un gran número de posibles configuraciones, algunas de las cuales modifican la apariencia de las interfaces del sistema, para facilitar y simplificar el manejo al usuario. En siguiente ejemplo, podemos ver la diferencia entre dos menús principales. Mientras el de la izquierda tiene activo el menú retail, el de la derecha no lo tiene, lo que provoca que en uno de ellos, en la esquina superior derecha, dispongamos de un botón para realizar devoluciones y en el otro este botón sirva para enviar avisos a centros, ya que en cada uno de los esquemas de negocio hay diferentes necesidades.

Menú principal con perfil retail activado

Menú principal con perfil retail desactivado

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Impresión

Una función necesaria en cualquier sistema es la impresión, este capitulo del manual esta destinado por completo a explicar de una forma detallada todas las posibilidades de impresión que ofrece Carmen® así como las configuraciones existentes para ello.

3.1 Asistente de impresión Este modulo del sistema Carmen® nos asiste durante todo el proceso de configuración de impresión permitiendo a usuarios de cualquier nivel conseguir una configuración de impresora optima de una forma grafica y directa. Informar que este asistente de impresión es para la impresora principal del sistema es decir aquella por la que vamos a imprimir los tickets. Existen 2 posibles configuraciones base de impresoras desde el asistente de Carmen® y a continuación se detalla cada una de ellas: La configuración de impresión directa al puerto nos permite indicar a que puerto tenemos conectada la impresora con tan solo pulsar un botón.

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1 Pulsamos sobre el puerto de comunicación donde tengamos conectada la impresora. Esto es LPT o COM. *

2 En el caso de tener conectada la impresora a un puerto diferente de los que nos ofrece el configurador pulsaríamos sobre config.especial y le indicamos el puerto,

por ejemplo com5:

Si utilizamos esta configuración el sistema esta lanzado un formato de ticket estándar no configurable directo por el puerto que le indicamos al asistente. ¿Que quiere decir esto? Pues es muy simple el ticket que nos imprimirá no será modificable, no podremos cambiar el formato de las letras, ni insertar un logo, etc... simplemente veremos la información del ticket generado. No obstante desde el panel de configuración avanzada podemos añadir algunos parámetros a este ticket, esto lo veremos mas adelante en el capitulo dedicado a la configuración del sistema. * Importante: En el caso de indicarle manualmente el puerto como por ejemplo el puerto com5 es necesario poner los dos puntos al final es decir com5: . La configuración especial del asistente también nos permite indicarle la ruta de un recurso compartido es decir, si tenemos una impresora compartida y la ruta para acceder a ella es \\nombreequipo\nombreimpresora dentro del campo configuración especial

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introduciremos esta ruta de tal forma que esta opción nos permite imprimir en recursos que no tengamos conectados directamente por puerto a la maquina. Esta configuración especial utilizando la ruta del recurso compartido da una versatibilidad tremenda a la impresión desde Carmen®. * Nota: Cuando realizamos la configuración desde el asistente tan sólo se está configurando la impresora primaria. Esta impresora en la mayoría de las instalaciones es por la que se imprimen los tickets. Por otro lado tenemos la posibilidad de configuración de utilizar impresora predeterminada de Windows donde tan sólo es necesario tener la impresora configurada a nivel de sistema operativo como predeterminada.

2 Tan solo es necesario indicarle en que puerto tenemos conectado el cajón portamonedas por ejemplo com1: En el caso que el cajón este conectado a la impresora debemos indicarle el puerto donde esta conectada esta impresora.

Este tipo de configuración envía a un reporte la información del ticket, este archivo la procesa y le da un formato concreto. Este tipo de impresión, a

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diferencia del anterior, si que permite modificar el formato del ticket, utilizando Crystal Report. Los reportes que se utilizan en la impresión de tickets difieren según el tipo de IVA con el que trabajemos. Para IVA incluido el reporte que se utiliza es CARMENFAC, cuando tenemos una configuración de IVA desglosado el reporte que se utiliza es CARMENFAC_IVA y por ultimo cuando tenemos distintos IVAs por articulo se utiliza el CARMENFAC_IVA_ART. Todos estos reportes los podemos encontrar en la unidad de disco T: que nos crea la instalación de Carmen®. En cuanto a la Conexión con el cajón portamonedas existen varias configuraciones/conexiones que pasamos a describir a continuación.

a) Cajón conectado a impresora: Tenemos dos variantes dentro de este esquema de conexión. La primera es que la impresora vaya a un puerto sea serie o paralelo en este caso deberemos indicar en la casilla de Conexión con el cajón este puerto donde va conectada la impresora. La segunda es que la impresora vaya conectada por USB o sea un impresora IP en este caso indicarle el puerto directamente en la casilla de Conexión con el cajón en muchos casos no es efectivo. Cuando tengamos esta situación la mejor forma de solucionarlo es a nivel de sistema operativo compartir el recurso (impresora) e introducir la ruta al recurso compartido en el campo Conexión con el cajón. Por ejemplo : \\nombreequipo\nombreimpresoracompartida . También tenemos en algunas impresoras por USB la opción a nivel de drivers la emulación de puerto esto nos permite decirle a los

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b) Cajón conectado directo a puerto: En el caso de tener el cajón conectado directamente a un puerto del equipo indicaremos este puerto directamente en el campo Conexión con el cajón. El sistema Carmen® además de las posibilidades que ofrece en la configuración de la impresora y en el formateo de los tickets, nos permite elegir entre varias situaciones para imprimir los tickets. Estas situaciones son imprimir tras la entrega del montante al que asciende el ticket o la impresión antes de la entrega. Otra posibilidad seria que el sistema no imprima el ticket nunca tan solo cuando se lo indique el usuario. En las siguientes líneas explicamos como configurar el sistema para cada una de estos comportamientos.

Imprimir tras entrega Esta opción es la que se suele utilizar en los negocios en los que se producen venta de productos y se conoce en el momento del cobro la forma de pago. Al cliente se le indica la cantidad que debe abonar y tras la entrega de dinero se imprime un ticket. Esta configuración viene por defecto en cualquier perfil que carguemos del sector tienda, retail… Para trabajar de esta manera, simplemente activar el parámetro imprimir tras entrega que se encuentra en Configuración Avanzada y activar el parámetro no imprimir ticket que tenemos en Zona no Táctil / Estructura / Secciones en la sección activa y/o secciones que estemos utilizando

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debemos comprobar que este parámetro de no imprimir ticket este marcado. Para más información sobre el parámetro consultar la sección 4.1.1. Internamente lo que hace el programa es esperar a lanzar el comando de impresión cuando se acepta la cantidad que el cliente debe abonar, en ese momento, se imprimirá el ticket y a la vez se abrirá el cajón portamonedas. Imprimir antes de la entrega Esta opción es la que se suele utilizar en los negocios del sector hostelero. En este caso, cuando el cliente desea realizar el pago de lo consumido se imprime el ticket y se le entrega, el cliente abona la cantidad indicada y el ticket vuelve a nosotros para llevar un control de los servicios pagados. Esta opción viene activa por defecto si cargamos cualquier perfil de configuración de negocios del sector hostelero. Si por el contrario deseamos configurar el sistema para que se comporte de esta forma deberemos desactivar el parámetro imprimir tras entrega que se encuentra en Configuración Avanzada y desactivar el parámetro no imprime TK que tenemos en Zona no Táctil / Estructura / Secciones en la sección activa. Si lo que queremos es imprimir el ticket antes y después de la entrega, simplemente debemos activar las dos configuraciones anteriores a la vez.

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3.2 Impresión de Facturas, Albaranes y Pedidos Siguiendo con la impresión ya que es el capitulo en el que nos encontramos y una vez vista la configuración de la impresora principal o de tickets, pasamos a explicar como se configura Carmen® para la impresión de otro tipo de reportes como son: facturas, albaranes y pedidos. Para la impresión de este tipo de documentos el sistema utiliza unos reportes o archivos de Crystal Reports que son totalmente configurables por el usuario. Estos reportes al igual que los de ticket también están situados en la unidad T:. Los archivos en cuestión son: CarmenFac2, CarmenAlba, corresponden con Facturas, Albaranes, Pedidos respectivamente. Para más información referente a este tipo de documentos así como su gestión, creación, etc 4.2.4.

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Administración / Sistema no Táctil

Carmen® le permite ejercer un completo control sobre sus actividades de negocio, así como estar completamente informado de todos los procesos de su empresa. De esta manera, usted lograra optimizar sus recursos, evitar la duplicación de esfuerzos además de una gestión integral de todas las entidades que afectan en la gestión y administración de su empresa. Dentro de este capitulo pasaremos a presentar y explicar todos los módulos de esta zona de administración del sistema Carmen®, así como todas la funciones de cada uno de ellos. Informar al lector que el menú principal que aparece en la zona de administración puede diferir de las configuraciones que tengamos cargada en el Carmen®. Barra de Herramientas genérica: todas las secciones que conforman la zona no táctil tiene un grupo de botones general en su barra de herramientas que vamos a explicar antes de ver con mayor detalle cada una de las secciones.

BOTON

ACCION Acciona la inserción de una nueva entidad. Por ejemplo en el caso de un articulo prepararía la ficha del articulo para introducir todos sus datos Acciona el mecanismo de eliminación para cualquier ente dentro del sistema Carmen. Por ejemplo si pulsamos sobre este botón de la ficha del articulo lo eliminaría. Nos permite editar toda la información de la entidad que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio en cualquier ente de Carmen y deseamos deshacer estos cambios tan solo debemos pulsar sobre este botón. Si pulsamos este botón estemos en la interfaz que estemos realizara el grabado de datos. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón.

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Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con la entidad donde no situemos. Por ejemplo si estamos en la ficha de cliente podemos lanzar sus informes asociados. Según la interfaz el botón de impresión realiza un tipo de impresión u otra en el caso por ejemplo de la ficha de clientes lanza la impresión de tarjetas de cliente en cambio para la ficha del articulo lanza una impresión en pantalla de los artículos que tenemos registrados. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador para la entidad en la que no situemos. Desplazamiento al primer elemento donde estemos situados. Si estamos en la ficha del cliente accederemos al primer cliente dado de alta en el sistema Desplazamiento a la entidad anterior a la que nos situamos en el momento actual. Desplazamiento a la entidad siguiente a la que nos situamos en el momento actual. Desplazamiento al último elemento donde estemos situados. Si estamos en la ficha del cliente accederemos al ultimo cliente dado de alta en el sistema

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4.1 Estructura Dentro del menú Estructura podemos acceder a todas las entidades o estructuras con las que trabaja Carmen a nivel interno sea cual sea la configuración del mismo. Todas estas entidades repercuten en el comportamiento y funcionalidades de Carmen® de forma directa o indirecta.

Una vez presentado este punto pasamos a explicar cada una de estas entidades y su influencia en el comportamiento de Carmen®.

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4.1.1 Secciones Esta entidad dentro del menú Estructura es de vital importancia por la repercusión directa que ejerce sobre el comportamiento de Carmen®, ya que podríamos catalogar a esta entidad como segundo punto de configuración después de la configuración avanzada de la zona restringida que veremos en mayor detalle en el capitulo 5.5. Como su nombre indica permite una configuración específica para cada una de las secciones que definamos dentro del sistema. Ofreciendo de una forma asistida la opción de configurar el sistema en mono o multisección según las necesidades de nuestro negocio. Esto se ve de una forma mas clara con un ejemplo de funcionamiento. Como ejemplo de multisección utilizaremos un negocio del sector hostelero donde tenemos 3 secciones claras como pueden ser: barra, terraza, comedor. En primer lugar daremos por echo que se cargo en sus momento un perfil relacionado con la hostelería. Posteriormente dentro de Secciones activaríamos las distintas secciones de las que estamos hablando. Por ultimo podríamos configurar cada una de ellas para que el sistema en el momento que generemos un ticket y lo asociemos a una de estas secciones se comporte de una forma u otra. El caso opuesto seria el de monosección donde tan solo tendríamos una sección activa. En este caso el sistema se comportaría siempre como tengamos configurada esta sección y por supuesto la configuración avanzada. A continuación explicaremos en detalle la interface de configuración de Secciones y su abanico de posibilidades tanto para mono como multisección.

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BOTON

ACCION Acciona la inserción de una nueva Sección. Preparando la ficha de la sección para introducir todos sus datos Acciona el mecanismo de eliminación de Sección. Nos permite editar toda la información de la Sección sobre la que estemos situados. Si hemos realizado algún cambio en Sección y deseamos deshacer estos cambios tan solo debemos pulsar sobre este botón. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Si hemos editado o creado una Sección siempre tenemos que realizar como ultima instancia el guardado. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con las secciones. Según la interfaz el botón de impresión realiza un tipo de impresión u otra. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscado. Esta herramienta nos permite introduciendo un pequeño fragmento de la descripción de la sección que deseamos encontrar nos muestra todas aquellas que coinciden con el patrón de búsqueda. Desplazamiento a la primera Sección. Desplazamiento a la Sección anterior a la que nos situamos en el momento actual. Desplazamiento a la Sección siguiente a la que nos situamos en el momento actual. Desplazamiento a la última Sección donde estemos situados.

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El campo descripción como su nombre indica es el que asociamos a la sección en cuestión y que se mostrara en todas las interfaces para hacer referencia a la misma. Como se puede observar el modulo de gestión de secciones esta dividido en pestañas cada una de ellas agrupa opciones y parámetros. En primer lugar tenemos la pestaña general donde tenemos los siguientes parámetros: 1) Sección activa: esta opción hace que la sección en la que estemos en este momento este activa o no. En aquellas configuraciones de monosección tan solo tendremos activa una. 2) Nombrar cada ticket: si la activamos al crear un ticket de esta sección el sistema pide una descripción para asociar al ticket. Esta descripción puede ser el nombre de una persona, un numero de mesas etc 3) Control comensales: Este parámetro si esta activo en el momento que creamos un ticket asociado a la sección en cuestión lanza una interfaz que solicita el numero de comensales. 4) Pedir datos clientes: Si esta activo al generar un ticket el sistema lanza la interfaz de gestión de clientes permitiendo asociar al ticket un cliente creado, crear un cliente o documento anónimo. 5) Asistente de visitas anteriores: Esta opción es interesante ya que permite si esta activa permite conocer las visitas anteriores de un cliente que haya realizado alguna compra. 6) Ctrl. Hora compromiso: Este parámetro si esta activo permite asociar una hora de compromiso al ticket en el momento de su creación. 7) No imprimir ticket: Opción bastante importante que combinada con el parámetro de configuración avanzada imprimir tras entrega tiene una repercusión sobre el funcionamiento de Carmen® a nivel de impresión. Esto se ve en profundidad en el apartado 4.1 de este documento. 8) Redondeo pantalla: Si activamos este parámetro el sistema nos muestra en la interfaz grafica el redondeo que tengamos activo en la configuración avanzada. 9) Generar siempre factura: Si tenemos activa esta opción como su nombre indica todos los tickets que se generen serán facturas. La siguiente pestaña dentro del modulo de gestión de secciones es la que recoge todos los campos referentes a recargos. Dentro de esta interfaz tenemos distintas formas de aplicar un recargo como puede ser en porcentaje o en valor absoluto. Desde aquí también podemos configurar el sistema de multitarificación por sección.

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Si trabajamos con recargo en el momento de introducir un artículo en un ticket este recargo se aplica automáticamente ya sea un recargo en porcentaje o en valor absoluto. En cambio si trabajamos con multitarificación esto nos permite asociar a cada artículo varias tarifas.

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Una vez explicadas las opciones de la zona de recargos pasamos abordar la pestaña destina a las estructuras de la sección. Estas estructuras son utilizadas en la zona de venta si hablamos de ellas es hablar directamente de un modulo importante dentro de Carmen® como es el modulo de gestión de mesas o también conocido por usuarios de Carmen® como gestión por plano. En esta zona asociamos una imagen al plano y gestionamos las mesas que interactúan sobre el

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Por ultimo la zona destinada a los estados que toma un ticket dentro de una sección según la operación que se haya realizado sobre el. Esto nos permite definir totalmente estos estados así como un color asociado para identificar visualmente el estado de cada ticket en todo momento.

Veamos un ejemplo de los estados de un ticket y como cambiar este estado. Para ello debemos acceder al Sistema Táctil a la zona de venta. Una vez dentro de la zona de venta, entraremos en los tickets abiertos, es decir, open bills como muestra la siguiente imagen.

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Podemos observar que cada ticket tiene su icono asociativo para saber a que sección pertenece

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4.1.2 Centros de trabajo – recursos El siguiente punto dentro del menú estructura es el relacionado con centros de trabajo o recursos. Desde esta interfaz el sistema nos ofrece la posibilidad de crear tantos centros / recursos como disponga nuestro negocio y a la vez gestionarlos. La finalidad de estos centros es principalmente la de ofrecer una vía de comunicación en cambio cuando hablamos de recurso su funciona esta mas relacionada con la gestión de los mismos dejando en segunda instancia la de comunicar. La mejor forma de profundizar es ver varios ejemplos: Centro de trabajo para el envío de información: en este caso el centro no es mas que un medio de impresión por donde lanzar los trabajos asociados. Imaginemos el caso de un restaurante donde tengamos 3 centros como pueden ser: Barra, entrantes, segundos. En cada uno de estos centros les aparecerá la comanda especifica que deben preparar y si lo deseamos un ticket de control. Este ticket de control es la nota completa con todo lo que se debe preparar en todos los centros de tal forma que pueden llevar un control de todo lo que tiene una nota. Recursos: En otro tipo de negocios como por ejemplo una peluquería/estética estos centros-recursos podrían ser cabinas o empleados de tal forma que si trabajamos con agenda completa podemos tener una agenda de citas para cada uno de estos empleados o cabinas. Esto nos permite gestionar nuestro negocio con una multiagenda por recurso/empleado. A grosso modo un centro de trabajo-recurso es un ente(en el caso de la peluquería empleado, cabina…) del que podemos controlar su disponibilidad así como un lugar donde deseamos enviar avisos, tareas o trabajos a realizar sin necesidad de desplazarnos a ellos, para esto se suelen utilizar impresoras en cada uno de estos centros. Estas impresoras son las que nos permite realizar la impresión de los trabajos a realizar sin necesidad de trasladarnos al lugar en cuestión.

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Como se puede observar en la captura de pantalla tenemos 2 opciones añadidas para las impresiones por el centro de trabajo. Estas opciones son: •

Imprimir ticket de control: Si marcamos esta casilla cuando enviamos una comanda a este centro aparece la comanda en concreto para el centro así como todo el ticket. Por ejemplo: si tenemos un restaurante donde tenemos varios centros: cocina, barra… y enviamos una comanda a cocina de 2 platos que tenemos que preparar si tenemos el parámetro ticket de control también se imprimiría todo el ticket junto a la comanda especifica de la cocina.

•

Imprimir un ticket para cada concepto: para cada concepto que contenga el ticket imprimirá una comanda para el centro en cuestión.

BOTON

ACCION Prepara la interfaz de centro de trabajo / recurso para la inserción de datos para un nuevo centro Acciona el mecanismo de eliminación del centro de trabajo / recurso donde estemos situados Nos permite editar toda la información del centro de trabajo que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del centro de trabajo / recurso. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón.

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Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con el centro de trabajo / recurso. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de centros de trabajos. Desplazamiento al primer centro de trabajo / recurso que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al centro anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al centro siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al ultimo centro de trabajo / recurso que tengamos creado en el sistema

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4.1.3 Tarifas Como ya se ha comentado en algunos puntos de este documento Carmen® nos permite trabajar con un sistema de multitarificación. En esta interfaz es donde definimos todas las tarifas con las que trabajamos tan solo añadiendo una pequeña descripción para identificar a esta tarifa.

El sistema de multitarificación nos permite trabajar con tarifa por sección o por cliente de tal forma que bien en la ficha de la sección o del cliente respectivamente indicaremos con que tarifa trabajar. Una vez asignada la tarifa a la sección o cliente nos queda en la ficha del articulo indicar con que tarifas trabaja cada articulo sujeto a la misma. Si por ejemplo tenemos 2 tarifas como pueden ser tarifa 1y tarifa 2 donde la tarifa 1 la asignamos a la sección “terraza” y la tarifa 2 la asignamos a la sección “terraza madrugada” por ultimo nos falta indicar en la ficha de artículos aquellos que trabajan con las tarifas.

BOTON

ACCION Prepara la interfaz de centro de tarifas para la inserción de datos para un nuevo centro Acciona el mecanismo de eliminación de la tarifa donde estemos situados Nos permite editar toda la información de la tarifa que estemos tratando.

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Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios de la tarifa. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con las tarifas. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de tarifas Desplazamiento a la primera tarifa que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento a la tarifa anterior a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la tarifa siguiente a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la ultima tarifa que tengamos creada en el sistema

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4.1.4 Avisos Interfaz encargada de la definición de avisos para envío a los distintos centros de trabajo como ya se ha comentado en el punto 4.1.2 que ya hemos presentado.

BOTON

ACCION Permite insertar una aviso nuevo con tan solo pulsar sobre este botón Elimina el aviso donde estemos situados en este momento. Nos permite editar toda la información del aviso que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del aviso. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con avisos. Motor de búsquedas sobre los avisos que tengamos dados de alta en el sistema.

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Desplazamiento al primer aviso que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al aviso al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al aviso siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al ultimo aviso que tengamos creado en el sistema

4.1.5 Motivos Eliminación En este apartado podemos crear motivos de eliminación esto permite que en el momento que se realice la eliminación de algún detalle de ticket el sistema automáticamente pregunte el motivo de esa operación mostrando los motivos que hayamos dado de alta en este apartado. Como apunte debemos tener en cuenta que para que Carmen® solicite automáticamente estos motivos de eliminación es necesario tener el parámetro “Confirmar eliminaciones” de configuración avanzada activo como podremos ver de forma mas detallada en el punto 5.5 de este documento.

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BOTON

ACCION Si pulsamos podemos dar de alta un nuevo motivo de eliminación Elimina el motivo de eliminación sobre el que nos situamos. Nos permite editar toda la información del aviso. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Para guardar cualquier cambio realizado sobre los motivos de eliminación pulsaremos este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los motivos de eliminación Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de motivos de eliminación. Desplazamiento al primer motivo que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al motivo anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al motivo siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al ultimo motivo de eliminación que tengamos creado en el sistema

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4.1.6 Motivos de Ausencia Al igual que en el punto anterior Carmen® nos proporciona un modulo para gestionar los motivos de ausencia. Para que los motivos aparezcan es imprescindible activar el parámetro Control de presencia de la configuración avanzada véase capitulo 5.5.

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BOTON

ACCION Si pulsamos podemos dar de alta un nuevo motivo de ausencia Elimina el motivo de ausencia sobre el que nos situamos. Nos permite editar toda la información del aviso. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Para guardar cualquier cambio realizado sobre los motivos de ausencia pulsaremos este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los motivos de ausencia Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de motivos de ausencia. Desplazamiento al primer motivo que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al motivo anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al motivo siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al ultimo motivo de ausencia que tengamos creado en el sistema

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4.1.7 Formas de pago de Clientes Cuando realizamos un pago en la zona de ventas el asistente de cobro nos muestra una ventana donde indicamos el tipo de pago. En esta interfaz nos aparecen las formas de pago que tengamos activas en este modulo que estamos explicando, de tal forma que si tenemos activas efectivo y tarjeta cuando realicemos el proceso de pago tan solo nos aparecerán estas dos opciones como formas de pago.

•

Nota: Informar al lector que el código que aparece en esta interfaz esta relacionado con el identificador de la maquina que tenemos en la configuración avanzada de Carmen, de tal modo que si el identificador de maquina es igual a 1 el sistema trabaja con el conjunto de formas de pago que tiene como código en la ficha el 1

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BOTON

ACCION Si pulsamos podemos dar de alta un nuevo conjunto de formas de pago Elimina el conjunto de formas de pago sobre el que nos situamos. Nos permite editar el conjunto de formas de pago. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Para guardar cualquier cambio realizado sobre las formas de pago pulsaremos este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los motivos de ausencia Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de conjunto de formas de pago. Desplazamiento al primer conjunto de formas de pago que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento a las formas de pago anteriores al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento las formas de pago siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al ultimo conjunto de formas de pago que tengamos creado en el sistema

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4.1.8 Calles Delivery Desde esta zona podemos dar de alta las calles que confeccionaran el listado de calles para habilitar en el asistente que aparece en la interface de venta en el momento que se realiza un pedido. Todo esto ocurre siempre que tengamos los parámetros responsables de la configuración delivery.

Estas calles que gestionamos desde este modulo son aquellas que propone el buscador del asistente de toma de pedidos del la zona de venteas, todo esto si tenemos configurado el sistema para trabajar como delivery y control de reparto a domicilio. En las siguientes imágenes se muestra este asistente y el buscador que nos ofrece las calles como resultado.

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En el campo dirección introducimos un fragmento para probar la búsqueda y el sistema nos propone.

Como podemos observar este seria el resultado del buscador sobre las calles que tenemos registradas en el sistema. Si la calle esta dada de alta pues la seleccionamos en la parte izquierda

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de centro de trabajo / recurso para la inserción de datos para una nueva calle Acciona el mecanismo de eliminación de la calle en la cual estemos situados Nos permite editar toda la información de la calle que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios en la calle. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como última instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con las calles. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de calles. Desplazamiento a la primera calle que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento a la calle anterior a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la calle siguiente a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la ultima calle que tengamos creada en el sistema

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4.1.9 Campaña de Puntos Este modulo esta operativo y orientado para perfiles donde tenemos una fidelización de clientes y es interesante trabaja con campañas de puntos. Desde esta zona podemos crear campaña de puntos asociando un listado de artículos que entran en la promoción así como sus puntos asociados.

Para poder trabajar con la campaña de puntos debemos tener configurado el sistema para trabajar con fidelización de clientes ya que sino es de este modo no tiene ningún mucho trabajar con puntos por compra / venta.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de campañas de puntos para la inserción de datos para una nueva campaña Acciona el mecanismo de eliminación de la campaña de puntos donde estemos situados Nos permite editar toda la información de la campaña de puntos que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios de la campaña de puntos. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con la campaña de puntos. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de campañas de puntos. Desplazamiento a la primera campaña de puntos que tengamos creada en el sistema. Desplazamiento a la campaña de puntos anterior a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la campaña de puntos siguiente a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la ultima campaña de puntos que tengamos creada en el sistema

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4.1.10 Especificaciones En el caso de tener una configuración específica para negocios del sector hostelero el sistema permite en esta interfaz gestionar especificaciones complejas para nuestros artículos.

Si tenemos el sistema configurado para ello en la zona de venta cuando pulsemos durante unos segundos sobre el artículo al que deseamos asociar una especificación nos aparece la siguiente interfaz.

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Pulsamos sobre la casilla y nos aparece un listado con todas las especificaciones que tenemos registradas en la interfaz anterior, además podemos crear una nueva en tiempo real sobre esta pantalla.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de especificaciones para la inserción de datos para un nuevo centro Acciona el mecanismo de eliminación de la especificación donde estemos situados Nos permite editar toda la información de la especificación que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios de la especificación. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con las especificaciones. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de especificaciones. Desplazamiento a la primera especificación que tengamos creada en el sistema. Desplazamiento a la especificación anterior a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la especificación siguiente a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la ultima especificación que tengamos creada en el sistema

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4.1.11 Guarniciones Al igual que las especificaciones desde este modulo podemos dar de alta, modificar y eliminar todo tipo de guarniciones.

El funcionamiento de las guarniciones en la zona de venta es igual que el de las especificaciones visto en el punto anterior.

Pulsamos sobre la casilla y nos aparece un listado con todas las guarniciones que tenemos registradas en la interfaz anterior, además podemos crear una nueva en tiempo real sobre esta pantalla.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de guarniciones para la inserción de datos para una nueva guarnición Acciona el mecanismo de eliminación de la guarnición donde estemos situados Nos permite editar toda la información de la guarnición que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios de las guarniciones. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de guarniciones. Desplazamiento a la primera guarnición que tengamos creada en el sistema. Desplazamiento a la guarnición anterior a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la guarnición siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la ultima guarnición que tengamos creada en el sistema

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4.2

Proveedores

La gestión de compras es un elemento imprescindible para mejorar la competitividad de cualquier empresas de esta tarea se encarga el modulo de proveedores de Carmen® ofreciendo mayor información de los proveedores así como muchas otras ventajas de las que podemos destacar el control correcto de los stocks, disminuyendo el nivel de inventario. Si existen puntos importantes dentro de la administración o back office en el sistema Carmen® sin duda el modulo de gestión de proveedores es uno de ellos. Desde este gestor podemos realizar operaciones simples como la creación y edición de fichas de proveedores. Este modulo también nos permite gestionar todos los documentos administrativos relacionados con las compras: pedidos, albaranes y facturas. Cabe destacar los múltiples asistentes en la creación encadenada y gestión de los documentos que acabamos de enumerar.

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4.2.1 Fichas de Proveedores La primera interfaz que vamos a ver y que conforma junto a otras el modulo de gestión de compras es la que corresponde a la ficha de proveedor. Utilizando esta ficha el usuario gestionara toda la información referente a los proveedores ) como se puede observar en la siguiente captura de la interfaz.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de proveedores para la inserción de datos para un nuevo proveedor Acciona el mecanismo de eliminación del proveedor donde estemos situados Nos permite editar toda la información del proveedor que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del proveedor. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los proveedores. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de proveedores. Desplazamiento al proveedor que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al proveedor anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al proveedor siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al ultimo proveedor que tengamos creado en el sistema

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4.2.2 Pedidos a Proveedor Como su nombre indica en esta zona del modulo de compras controlaremos todo lo referente a pedidos a proveedor. Desde aquí tenemos una gestión integral sobre pedidos de compra (creación , eliminación, modificación). Destacar de esta interfaz que una vez creado el pedido con tan solo pulsar sobre el botón de albaranado el sistema genera su albaran asociado de forma automática con tan solo una pulsación.

123

BOTON

ACCION Prepara la interfaz de pedidos a proveedor para la inserción de datos para un nuevo pedido Acciona el mecanismo de eliminación del pedido donde estemos situados Nos permite editar toda la información del pedido que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del pedido a proveedor. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los pedidos a proveedores. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de pedidos. Desplazamiento al primer pedido que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al pedido anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al pedido siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al ultimo pedido creado en el sistema

a proveedor que tengamos

Permite generar albaranes a proveedor a partir de un pedido a proveedor

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Cabe destacar otra función importante de esta interfaz como es Entidades Relacionadas esta funcionalidad otorga una gran versatilidad a estos módulos de administración. Con tan solo pulsar esta opción el sistema despliega en forma de menú arbóreo todos los entes relacionados con el pedido a proveedor en el que estamos situados de forma que si necesitamos ver la ficha del proveedor, albaran, cliente… asociados al pedido tan solo debemos pulsar sobre la entidad dentro del desplegable y accederemos de forma directa al ente en cuestión. Las siguientes imágenes muestran de forma grafica el proceso.

125

4.2.3 Albaranes a Proveedor Poco que explicar sobre esta zona que no revele su nombre, desde aquí gestionaremos todo lo relacionado a estos documentos mercantiles. Si observamos detenidamente la interfaz podemos apreciar que es muy similar a la de pedidos es aquí donde reside la sencillez de los módulos de administración del sistema Carmen® ya que una vez estamos familiarizados con uno el resto son similares tan solo les diferencia los datos de la entidad con los que trabaja en este caso albaranes a proveedor. Al igual que en la interfaz de Pedidos a Proveedor en Albaranes también tenemos la funcionalidad de Entidades Relacionadas ofreciendo la mismas ventajas pero en este caso con las entidades relacionadas a albaran. Una función a destacar es la transformación de Albaranes en Facturas a través del asistente que proporciona este modulo. Con tan solo pulsar el botón el sistema asiste al usuario para registrar la factura a partir del alabaran. Esto es muy importante ya que proporciona una estructura de dato único con tan solo introducir los datos en el documento origen en este caso el pedido podemos llegar a obtener la factura •

Nota: La función que tenemos en las interfaces para transformas de Pedido Æ Albaran Æ Factura se conoce en el sistema Carmen® como generación encadenada.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de albaranes a proveedor para la inserción de datos para un albarán Acciona el mecanismo de eliminación del albarán a proveedor donde estemos situados Nos permite editar toda la información del albarán a proveedor que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del alabarán a proveedor. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los albaranes a proveedor. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de albaranes a proveedor.

127

Desplazamiento al primer albarán a proveedor que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al albarán anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al albarán siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al ultimo albarán a proveedor que tengamos creado en el sistema Si esta configurado activa el pedido para carga/descarga Confirmación del pedido Permite crear facturas a proveedor a partir de sus albaranes.

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4.2.4 Facturas de Proveedor El ultimo modulo que tenemos en el menú Proveedores del back office de Carmen® es el modulo para gestión de facturas de proveedor. Desde esta zona tenemos control total sobre este tipo de documentos cabe destacar una de las funciones de esta interfaz como es la opción de contabilización directa: con una simple pulsación se generan automáticamente los asientos relacionados con la factura quedando almacenados en un buffer esperando que generemos los archivos de traspaso a cualquier software especifico de contabilidad. Los archivos de traspaso contable de Carmen® son compatibles con la gran mayoría de sistemas contables del mercado. En la pagina 4.9 tenemos mas información sobre la contabilización BOTON

ACCION Prepara la interfaz facturas a proveedor para la inserción de datos para una factura Acciona el mecanismo de eliminación de la factura a proveedor donde estemos situados Nos permite editar toda la información de la factura a proveedor que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios de la factura. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con as facturas a proveedor. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de facturas a proveedor. Desplazamiento a la primera factura a proveedor que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento a la factura anterior a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la factura siguiente a la que estemos situados en el momento actual.

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Desplazamiento a la ultima factura a proveedor que tengamos creada en el sistema Contabilizar la factura actual

Informar al lector que operaciones de gestión básicas relacionadas con la gestión de compras como las que acabamos de presentar también se pueden llevar a cabo desde la zona de venta o sistema táctil en Carmen® de una forma muy sencilla y que cualquier usuario estándar puede realizar.

130

4.3

Clientes

La definición literal de cliente es persona que utiliza con asiduidad los servicios de un profesional o empresa. Desde este modulo de la zona de administración del sistema Carmen® tenemos acceso a un conjunto de herramientas para la gestión completa de clientes. Sin duda este modulo es de vital importancia para el trabajo cotidiano de cualquier empresa. Desde esta zona podemos realizar operaciones simples como la creación y edición de fichas de Clientes. También nos permite gestionar todos los documentos administrativos relacionados con las ventas: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas. Cabe destacar los múltiples asistentes en la creación encadenada y gestión de los documentos que acabamos de enumerar.

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4.3.1 Fichas de Clientes La primera interfaz que vamos a ver y que conforma junto a otras el modulo integro de gestión de clientes es la que corresponde a la ficha de cliente. Utilizando esta ficha el usuario gestionara toda la información referente a los clientes (altas, bajas, modificaciones, consultas…) como se puede observar en la siguiente captura de la interfaz.

Como se puede apreciar en la captura de pantalla de la ficha de clientes tenemos los datos básicos como: nombre, DNI, dirección, teléfono, pero cabe hacer especial mención a una serie de campos que no son tan generales. Estos campos son:

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•

cod interno: Podemos asociar un código interno para el cliente y utilizar el multibuscador de clientes de la zona de ventas con este código interno. Para que este buscador de clientes este operativo desde la zona táctil debemos tener activo el parámetro clientes VIP de la configuración avanzada.

•

puntos acumulados: En este campo se almacenan los puntos acumulados por el cliente.

•

saldo tarjeta de cliente: Asignamos el saldo de la tarjeta de cliente.

•

subcuenta relacionada: Subcuenta contable relacionada para si se trabaja con programas de puente para la contabilidad sea posible generar los archivos de intercambio contable.

•

GUID tarjeta de cliente VIP: Este campo esta destinado para introducir la información que asocia la tarjeta con el cliente. Para ver esto mas claro veremos un ejemplo: Trabajamos con tarjetas de banda magnética para asociar estas tarjetas con los clientes dentro de este campo introduciremos la información que tiene la banda magnética. De esta forma en cualquier zona del sistema que se solicite la tarjeta de cliente pasaremos la banda magnética para identificar directamente al cliente. Si trabajamos con algún programa de puntos de esta forma el sistema acumula o descuenta puntos directamente a la tarjeta e identifica a que cliente corresponde.

•

Tarifa asociada: En este campo asociaremos una de las tarifas creadas dentro del menú Estructura / tarifas. Solo si trabajamos con una configuración multitarifa por cliente. Una opción que ofrece el sistema Carmen es la impresión de sus propias tarjetas de cliente. Estas tarjetas son totalmente personalizables y el formato que utilizan para la lectura es el código de barras. Con tan solo un simple lector de código de barras como el que utilizamos para realizar ventas podemos trabajar con fidelización de clientes y nuestras propias tarjetas.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de clientes para la inserción de datos para un nuevo cliente Acciona el mecanismo de eliminación del cliente donde estemos situados Nos permite editar toda la información del cliente que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del cliente. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los clientes. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de clientes. Desplazamiento al primer cliente que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al cliente anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al cliente siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al último cliente que tengamos creada en el sistema

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4.3.2 Presupuestos de Clientes El presupuesto es un documento o informe que detalla el coste de un servicio o venta en caso de llevarse a cabo. En este punto vamos a explicar el modulo de Carmen® encargado de la gestión administrativa de este tipo de documentos. Desde esta zona podemos realizar todo tipo de operaciones sobre presupuestos: creación, edición, borrado, etc. Destacar que siguiendo la estructura de generación encadenada que ya hemos presentado en el punto de proveedores el sistema nos permite generar a partir de un presupuesto sus documentos asociados. Por ejemplo partiendo de un presupuesto de cliente podemos tener el siguiente esquema de documentos encadenados.

Como muestra el esquema con tan solo introducir los datos del presupuesto de cliente podemos obtener el resto de documentos, esto es la importancia y potencia del dato único en el sistema Carmen®. BOTON

ACCION Prepara la interfaz de presupuestos a clientes para la inserción de datos para un nuevo presupuesto Acciona el mecanismo de eliminación del presupuesto donde estemos situados Nos permite editar toda la información del presupuesto que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del presupuesto. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los presupuestos a clientes. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de presupuestos a clientes.

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Desplazamiento al primer presupuesto que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al presupuesto anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al presupuesto siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al último presupuesto que tengamos creada en el sistema

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4.3.3 Pedidos de Cliente Como su nombre indica en esta zona del modulo de ventas controlaremos todo lo referente a pedidos a cliente. Desde aquí tenemos una gestión integral sobre pedidos de venta (creación , eliminación, modificación). Destacar de esta interfaz que una vez creado el pedido con tan solo pulsar sobre el botón de albaranar el sistema genera su albaran asociado de forma automática con tan solo una pulsación esta función conocida por los usuarios de Carmen® como filosofía de dato único.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de pedidos de clientes para la inserción de datos para un nuevo pedido Acciona el mecanismo de eliminación del pedido donde estemos situados Nos permite editar toda la información del pedido que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del pedido. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los pedidos de clientes. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de pedidos de clientes. Desplazamiento al primer pedido que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al pedido anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al pedido siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al último pedido que tengamos creada en el sistema Si pulsamos sobre este botón genera automáticamente el albaran asociado al pedido de cliente

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4.3.4 Albaranes de Clientes Poco que explicar sobre esta zona que no revele su nombre, desde aquí gestionaremos todo lo relacionado a estos documentos mercantiles. Si observamos detenidamente la interfaz podemos apreciar que es muy similar a la de pedidos es aquí donde reside la sencillez de los módulos de administración del sistema Carmen® ya que una vez estamos familiarizados con uno el resto son similares tan solo les diferencia los datos de la entidad con los que trabaja en este caso albaranes a Cliente.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de albaranes de clientes para la inserción de datos para un nuevo albarán Acciona el mecanismo de eliminación del albarán donde estemos situados Nos permite editar toda la información del albarán que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del albarán. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los albaranes de clientes. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de albaranes de clientes. Desplazamiento al primer albarán que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al albarán anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al albarán siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al último albarán que tengamos creada en el sistema Nos permite generar la factura asociada al albaran de cliente. Permitiendo crear una factura nueva o añadir a una factura existente de tal forma que podemos generar facturas agrupadas por albaranes.

Al igual que en otros módulos que conforman la gestión de clientes albaranes también permite la generación automática de su factura asociada con tan solo pulsar sobre el botón destinado para ello dentro de la interfaz.

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4.3.5 Facturas de Clientes El ultimo modulo que tenemos en el menú Clientes del back office de Carmen® es el modulo para gestión de facturas de Cliente. Desde esta zona tenemos control total sobre este tipo de documentos cabe destacar una de las funciones de esta interfaz como es la opción de contabilización directa: con una simple pulsación se generan automáticamente los asientos relacionados con la factura quedando almacenados en un buffer esperando que generemos los archivos de traspaso a cualquier software especifico de contabilidad. Los archivos de traspaso contable de Carmen® son compatibles con la gran mayoría de sistemas contables del mercado.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de facturas de clientes para la inserción de datos para una nueva factura. Además lanza el asistente de creación de facturas que permite crear facturas agrupadas por albaranes. Acciona el mecanismo de eliminación de la factura donde estemos situados Nos permite editar toda la información de la factura que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios de la factura. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con las facturas de clientes. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de facturas de clientes. Desplazamiento a la primera factura que tengamos creada en el sistema. Desplazamiento a la factura anterior a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la factura siguiente a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la última factura que tengamos creada en el sistema

Informar al lector que algunas de las operaciones que acabamos de presentar para la gestión de clientes/ventas también se pueden llevar a cabo desde la zona de venta o sistema táctil en Carmen® de una forma muy sencilla y que cualquier usuario estándar puede realizar. Para mas información al respecto consultar el punto 2.2.4 de este documento. Si pulsamos el botón nuevo el sistema nos propone arrancar el asistente de creación de facturas. Este asistente nos permite de forma grafica y sencilla generar la factura asociada a albaranes de cliente permitiendo crear la factura agrupada por albaranes.

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143

4.4

Gestión Familias y productos

Algo esencial y necesario en cualquier sistema de punto de venta es la gestión de familias y productos que interactúan en los procesos del día a día en cualquier negocio. Para gestionar tanto familias como productos Carmen® ofrece varios módulos y una completa herramienta para la estructuración de los mismos como a continuación se explicara en este apartado.

4.4.1 Estructura de artículos Este modulo del back office de Carmen® esta diseñado para ofrecer una herramienta de control y sobre todo de estructuración para nuestros artículos y familias. Permitiendo desde operaciones de creación como de generación de subentes como pueden ser subgrupos , modificadores, etc.

Como se puede observar en la imagen anterior esta herramienta esta divida por dos zonas en la parte izquierda vemos la estructura en forma de árbol de: grupos, artículos, y modificadores

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Como se puede observar las familias están representadas gráficamente por bolas de color naranja, los artículos como bolas rojas y por ultimo los modificadores de color azul. En la parte derecha de esta interfaz tenemos todos los controles para la gestión de la misma que pasamos a detallar a continuación. Desde esta zona podemos realizar un amplio número de operaciones desde la creación de un artículo como la estructuración de los mismos. Esta es la finalidad de este modulo la de estructurar artículos y grupos.

Con tan solo pulsar sobre la esfera correspondiente con cada ente el sistema crea la familia, articulo o modificador correspondiente en el lugar donde estemos situados en ese momento sobre la estructura en árbol de la zona izquierda. Los botones de editar, eliminar como sus nombres indican permiten realizar estas operaciones respectivamente sobre aquel ente en el que nos encontremos situados en ese momento. Las flechas de arriba y abajo permiten mover la posición tanto de grupos, artículos como modificadores dentro de la estructura en árbol. Informar al lector que esta estructura es la que el sistema nos muestra posteriormente en la zona de venta.

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Prestar especial mención a la función de copiar rama que tenemos también en el menú de esta pantalla. Este botón nos permite copiar ramas enteras así como su estructura tan solo debemos indicarle origen y destino donde pegar la rama.

a) Creación de Subgrupos Otra posibilidad que nos ofrece este modulo de estructuración de artículos es la creación de subgrupos. Para crear un subgrupo tan solo debemos crear un articulo teniendo seleccionado un articulo que ya este creado de este modo el articulo pasa a transformarse en un subgrupo. A continuación una serie de imágenes ilustran el proceso. La mejor forma de abordar el proceso de creación de subgrupos es mediante un ejemplo.

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Como podemos ver en la pantalla de ejemplo tenemos el grupo BEBIDAS y dentro de este 3 artículos que hemos creado previamente (REFRESCOS, CERVEZAS, VINOS Y…). Queremos transformar REFRESCOS en subgrupo para introducir dentro de el todos los artículos de esta familia. El primer paso es seleccionar el artículo REFRESCOS y pulsar sobre el botón Articulo en este momento se transforma en un subgrupo. Una vez transformado el articulo REFRESCOS en subgrupo ya no esta representado por una esfera roja pasa a ser naranja. En este momento ya podemos crear artículos que cuelguen dentro de el. •

Importante: Informar al lector que en el momento que asignamos un articulo a un subgrupo no debemos asociarle también el grupo. En el caso del ejemplo tan solo asignaremos el subgrupo REFRESCOS y en el campo grupo de la ficha de artículo no asignaremos nada.

147

Como vemos en la captura al transformar un artículo en subgrupo este cambia de representación y pasa a ser una bola naranja. Además el subgrupo pasa a ser desplegable al igual que los grupos mostrando que artículos cuelgan de el.

b) Modificadores Llamamos modificador a un producto o a una serie de productos que dependen de otro producto más general. Pongamos el ejemplo de un negocio que sirve Fast Food. Tenemos por una parte el producto Menú Hamburguesa, el cual está compuesto por una hamburguesa (a elegir entre varias), por una bebida (a elegir también entre varias) y por un postre (a elegir). Entonces, el Menú Hamburguesa sería una artículo que nosotros elegiríamos en la interfaz principal, y las diferente hamburguesas, bebidas y postres serían sus modificadores.

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Para añadir modificadores a un artículo debemos situamos, en Estructura de Artículos, sobre el artículo al que deseamos asignar un modificador y pulsamos sobre Modificadores. El sistema muestra la interfaz donde podemos crear un Modificador nuevo. El primer modificador que creemos corresponde a una familia de modificadores, es decir, realmente estamos creando un grupo de modificadores como muestra la pantalla siguiente. En nuestro caso, un grupo sería por ejemplo Hamburguesas el cual contiene una serie de Hamburguesas.

Descripción del Modificador : Introduciremos el nombre que le queremos dar al modificador, en este caso el nombre que le queremos dar al grupo del modificador. Por ejemplo, Hamburguesas. Importe añadido : Indicaremos el precio que le daremos al modificador. El precio puede venir dado por el artículo general, o se puede dar a partir de la suma de sus modificadores. Activar CON/SIN : Si activamos esta casilla el sistema nos dará la opción de introducir o eliminar este modificador. Este parámetro nos podría servir, por ejemplo, en una pizzería para indicar que ingredientes queremos o no queremos en la pizza . Repetible: Si activamos esta casilla el sistema nos da la opción de poder introducir o eliminar más de un modificador en un articulo desde la misma

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pantalla. En nuestro caso no nos interesa, ya que sólo podemos elegir una hamburguesa, una bebida y un postre. Selección obligatoria : Al activar esta casilla al pulsar sobre el Articulo el sistema nos obliga a seleccionar siempre un modificador. En nuestro caso nos interesa, ya que obligatoriamente debemos elegir una hamburguesa, una bebida y un postre. Mostrar escandallo en las eliminaciones: Activando esta casilla, en el caso de realizar una eliminación de un componente de un Articulo, el sistema nos mostrará un escandallo del Articulo con todos sus componentes que lo componen para que podamos seleccionar el componente a eliminar. Por ejemplo: En una tienda de ropa el cliente desea comprar un traje(articulo) que esta compuesto por: pantalón, chaqueta, chaleco, camisa y corbata pero el cliente no desea el chaleco con esta opción al realizar la eliminación el sistema nos muestra un escandallo de los componentes del traje permitiendo seleccionar el chaleco que deseamos eliminar. Art. Relacionado: En esta casilla debemos seleccionar el articulo en cuestión. Gracias a este parámetro podemos tener un control sobre el stock de los artículos (modificadores) que forman el artículo general. En nuestro ejemplo, nos serviría cuando vendemos un Menú para restar del stock la hamburguesa que se ha vendido, la bebida vendida y el postre que se ha vendido. Nota: aunque se trate de un grupo y posiblemente no tendrá ningún artículo relacionado, el sistema no permite generar modificadores si su artículo relacionado. Para solucionar esto, lo que se suele hacer es crear artículos con el nombre del grupo del modificador, los cuales no tendrán no stock i precio ni dada. Estos artículos serán los artículos relacionados del grupo de modificadores. Rel. Consumo: En este campo le indicamos qué cantidad de artículo lleva el modificador. En nuestro ejemplo, el menú hamburguesa lleva una unidad de hamburguesa. Una pizza llevaría, por ejemplo, 0.40 de jamón Cork, etc... Guardar: Pulsando guardar, la información introducida al crear el modificador quedará almacenada

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Ahora ya tenemos el grupo de modificadores creado, es en este momento cuando debemos crear cada uno de los elementos que utilizaremos como modificadores para el articulo seleccionado como muestra la siguiente imagen. En nuestro ejemplo serían las diferentes hamburguesas, o las diferentes bebidas, o los diferentes postres. En Art. Relacionado seleccionaríamos por ejemplo la hamburguesa que estamos añadiendo.

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Con otro ejemplo veremos que la creación de modificadores es muy sencilla. Como ejemplo tomaremos una pizza y sus modificadores serán ingredientes que podamos añadir o quitar. 1º Tenemos un articulo que corresponde con una pizza margarita y vamos añadirle un grupo de modificadores, nos situamos sobre el articulo y pulsamos en modificadores el sistema muestra la siguiente interfaz:

Tras realizar este paso obtendríamos:

Ahora que tenemos el grupo de modificadores vamos a introducir los ingredientes que deseamos utilizar como modificadores para la pizza margarita para ello nos situamos sobre el grupo de modificadores que acabamos de crear y pulsamos de nuevo sobre el botón Modificadores el sistema lanza la siguiente pantalla.

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Hemos utilizado como ejemplo el ingrediente Bacón tras guardar tendremos el articulo que este caso es margarita con un grupo de modificadores y dentro de este grupo el modificador en si que será bacón como muestra la imagen.

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4.4.2 Familias Como ya se ha comentado en el punto anterior en cualquier sistema de gestión comercial o de punto de venta es necesario poder controlar las familias de las que dispone nuestro negocio, ya sean para agrupar productos de venta directa o servicios. Para gestionar este tipo de entidad Carmen® ofrece además del modulo de estructura de artículos el especifico para grupos que veremos en este punto. Para acceder a este modulo debemos acceder a Maestro de Artículos / Grupos del menú del back office de Carmen®. Una vez pulsemos sobre grupos el sistema lanza el modulo que muestra la siguiente imagen.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de familias para la inserción de datos para una familia Acciona el mecanismo de eliminación de la familia donde estemos situados Nos permite editar toda la información de la familia que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios de la familia. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con las familias. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de familias de clientes. Desplazamiento a la primera familia que tengamos creada en el sistema. Desplazamiento a la familia anterior a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la familia siguiente a la que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento a la última familia que tengamos creada en el sistema

Vamos a enumerar y describir todas las operaciones que nos permite este modulo. 1) Centros de trabajo: Si utilizamos centros de trabajos o recursos se nos permite hacer una asignación masiva a centro de trabajo sin necesidad de ir artículo por artículo. Esto solo es aplicable en el caso que todos los artículos de un grupo sean del mismo centro de este modo con tan solo indicarlo en el grupo en cuestión y actualizar la operación es suficiente. Todos los artículos de este grupo quedaran asignados al centro seleccionado.

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2) Grupo de Compra: Marcaremos esta casilla cuando deseemos controlar aquellos artículos que no son de venta directa como pueden ser materias primas que si deseamos gestionarlos con Carmen®. De esta forma aquellos artículos que asignemos a un grupo de compra no aparecen en la zona de venta. 3) Color: Desplegando este menú podemos seleccionar el color para representar la esfera en la zona de venta para el grupo en cuestión. 4) Grupo de Búsqueda: Si activamos esta casilla el grupo en cuestión se transforma en un grupo de búsqueda en la zona de venta que nos permite realizar búsquedas por distintos criterios. Como pueden ser la descripción de articulo o una descripción alternativa. 5) Cambiar precio de artículos de grupo: Como su nombre refleja desde esta utilidad se puede cambiar de forma masiva el precio de todos los artículos que tenga asignado el grupo en el que nos situamos. Este cambio es a trabes de un porcentaje. 6) Establecer orden de impresión: Herramienta que nos ofrece elegir en que orden deseamos que aparezcan impresos los grupos en el ticket. Informar al lector que dependiendo de la configuración este modulo no tiene efecto en la impresión final. 7) Grupo de combinados o chupitos: Si tenemos cargada una configuración específica para hostelería veremos estos dos campos. Si activamos uno u otro respectivamente es para indicarle al sistema que el grupo se comporta como un grupo para albergar combinados o chupitos. 8) Grupo para creación de ramos: Al igual que la opción anterior según la configuración que tengamos el sistema muestra este campo que nos permite indicar que el grupo se comporta como un grupo de confección para ramos en el caso de un negocio del sector florista. Los puntos 7 y 8 se ven de una forma mas detalla en los capítulos 4.4 gestión de familias/productos y 5.4 configuraciones específicas.

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4.4.3 Artículos Todo sistema de gestión comercial necesita un modulo para el control de los artículos con los que trabaja. Este apartado del manual explica todo lo relacionado con el modulo que Carmen® ofrece en su back office para la administración de este tipo de entes. Como podemos observar este modulo esta dividido por pestañas, cada una de ellas tiene una agrupación de datos relacionados donde tenemos desde los datos generales del artículo hasta datos mas específicos que pueden depender del tipo de configuración con la que estemos trabajando

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de artículos para la inserción de datos para un artículo Acciona el mecanismo de eliminación del artículo donde estemos situados Nos permite editar toda la información del artículo que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del artículo. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los artículos. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de artículos. Permite realizar una carga de nuestros artículos y familias desde una hoja de Excel. Si pulsamos sobre este botón eliminamos todos los artículos y familias del sistema. Desplazamiento al primer artículo que tengamos creada en el sistema. Desplazamiento al artículo anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al artículo siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al última artículo que tengamos creada en el sistema

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Cargar Maestro de Artículos: Permite cargar los artículos desde un archivo Excel que siga una estructura como la usada por el sistema. La estructura que debe tener este archivo Excel es:

* Importante: Las descripciones tanto de grupo, articulo y proveedor no pueden contener los siguientes caracteres Æcomillas dobles” comilla simple‘ ampersand& tanto porciento%

Eliminar Maestro de Artículos: Si pulsamos sobre el botón el sistema elimina todos los artículos y grupos que existen el sistema.

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4.4.3.1 Pestaña general Esta zona del modulo de artículos esta habilitada para introducir datos de ámbito general de cualquier articulo como son: grupo, subgrupo, desc corta , foto. Informar al lector que el campo desc corta se utiliza en aquellas instalaciones donde se trabaja con telecomanda (PDA) ya que esta descripción corta es la que aparece en el modulo de la PDA. Por otro lado en el caso de trabajar con foto existen distintos tamaños recomendados: 65 x 65 pixels, 80 x 80 pixels,128 x 128 pixels, etc. El sistema acepta cualquier tamaño ya que si es superior lo redimensiona pero se recomiendan estos 3 para obtener mayor nitidez en pantalla.

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4.4.3.2 Pestaña de Ventas En esta zona están agrupados todos los datos del artículo referentes a la venta. Estos datos son desde el precio de venta del artículo hasta los puntos por compra o venta si trabajamos con fidelización de clientes.

ƒ

El primer campo de formulario, precio, nos permite asignarle un precio de venta al producto.

ƒ

Mediante el campo IVA asignaremos el tipo de IVA que tiene el artículo. Carmen® permite trabajar con el IVA de dos maneras diferentes, una con un mismo IVA para todos los productos y con el IVA diferente para algunos artículos. Esta segunda forma es ideal para negocios en los que se realizan también servicios; como puede ser una peluquería, ya que los servicios tendrán un IVA del 7% y los productos que se vendan tendrán un IVA del 16%. Si este campo se deja a 0 se considerará que el IVA es el mismo para todos los artículos.

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ƒ

% Comisión Venta se refiere a la comisión que se le pertenece al empleado por realizar la venta de este artículo.

ƒ

Mediante el campo TMax Espera podemos indicarle al sistema cual es el tiempo de espera aceptable para el cliente por este artículo. Este campo es idóneo para la hostelería ya que le podemos indicar cuanto tiempo se necesita para elaborar un plato, y si este tiempo se retrasara el sistema nos lo advertiría.

ƒ

Puntos Venta, gracias a este campo podemos indicarle al sistema los puntos que genera la venta de este artículo. Estos puntos se le asignaran a un cliente y se irán acumulando. Los puntos se pueden generar o bien por el precio total del ticket; o bien por los puntos que genera la venta del artículo, que es lo que le indicamos en este campo.

ƒ

El último campo, Puntos Compra, nos será útil si deseamos tener la posibilidad de comprar artículos por puntos. Por ejemplo, supongamos que por la compra de productos entregamos puntos a nuestros clientes. Cuando el cliente dispone de suficientes puntos puede comprar ciertos productos. Mediante este campo indicamos cuantos puntos son necesarios para comprar el artículo.

Otra función que tenemos accesible desde esta pestaña de la ficha del artículo es el sistema gestor de multitarifas. Este sistema nos permite asociar a cada artículo un número ilimitado de tarifas con las que trabajar. Este sistema de tarifas se puede configurar para trabajar con tarificación por cliente o por sección. El primer campo que debemos seleccionar es el de la tarifa asociada que debe de estar creada en el sistema anteriormente como hemos explicado en el punto 4.1.3. Seguidamente tenemos dos campos de precio mas, estos tan solo son necesarios si el articulo cuestión trabaje también como licor o refresco donde estos precio C1 y C2 actúan como tarifa para su actuación como licor o refresco respectivamente. Para el correcto funcionamiento de las tarifas debemos haber configurado el sistema para ello ya sea para trabajar con tarificación asignada por cliente o por sección.

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4.4.3.3 Compras En esta pestaña tenemos toda la información que entra en juego en el proceso de compra de los artículos como se puede observar en la captura de pantalla siguiente.

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4.4.3.4 Inventario Si existe un punto importante en el control y gestión de los artículos de cualquier negocio este es uno de ellos. Desde esta zona de la ficha de artículos se pueden realizar tareas de control de stock e inventario.

Si pulsamos sobre el botón regularizar stock el sistema lanza el asistente de regularización.

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4.4.3.5 Etiquetas Como su nombre indica desde aquí Carmen® nos ofrece la posibilidad de imprimir etiquetas para la venta e identificación por código de barras de nuestros artículos.

Dentro de esta zona tenemos una herramienta para la impresión de las etiquetas conocida por los usuarios de Carmen® como optimizador de etiquetas. Este modulo nos permite imprimir las etiquetas de una forma eficiente al poder indicar numero de copias, en que posición empezar la impresión, etc. Estas optimizador esta diseñado para realizar la impresión sobre etiquetas APLI.

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4.4.3.6 Composición Existen distintas definiciones para la palabra escandallo entre ellas vamos a destacar dos en este manual. •

Toma varias unidades de distintos productos para utilizarlas en conjunto para representar la unidad de un producto resultante.

•

Calcular el coste de un producto para poder ponerle precio de venta que de una ganancia.

Pues basándonos en estas dos definiciones presentamos la pestaña de composición de la ficha de artículos como una zona donde podemos llevar el escandallo de cada uno de nuestros productos. Por ejemplo un fabricante de mesas debe conocer cuanta madera utiliza para hacer una mesa, además del barniz etc.

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4.4.3.7 Especifico Una de las zonas que más cambios sufre a nivel de interfaz grafica según la configuración que tengamos en el sistema Carmen® es sin duda la pestaña de especifico de la ficha de artículos ya que son datos especializados según tipo de articulo. Si tenemos cargado un perfil de hostelería el sistema muestra la siguiente interfaz

Como podemos observar en la imagen tenemos unos parámetros específicos para artículos del sector hostelero. •

Casilla refresco o licor donde marcamos si el articulo puede comportarse como uno de estos dos tipos. Según que casilla marquemos si tenemos activo el modulo de combinados o chupitos aparecerá dentro de este modulo ya sea como licor o refresco.

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• •

Cant Chupito: Le indicamos la cantidad que consume de este artículo cuando se sirve un chupito del mismo. Cant Combinado: Le indicamos la cantidad que consume de este artículo cuando se sirve un combinado con este articulo como ingrediente.

•

Precio chupito / combinado: indicaremos en estos campos el precio ya se comporte el articulo como chupito o combinado respectivamente. De tal forma que cuando se sirva uno de estos 2 formatos el sistema utilizara este campo precio en lugar del campo precio de la pestaña de venta.

•

Producto elaborado: Este campo es importante ya que si lo marcamos y además indicamos el centro de trabajo donde enviar este producto pasamos a tener un articulo para envío de comanda a centro de trabajo. Por ejemplo si tenemos un articulo que deseamos que aparezca impreso por el centro de trabajo 1 deberemos marcar este campo Producto elaborado y en el desplegable centro de trabajo seleccionar el centro 1. Para mas información sobre centros de trabajo consultar el capitulo 4.1.2 centros de trabajo.

•

Centro de Trabajo: Como bien se ha comentado en este menú desplegable elegiremos porque centro deseamos que salga este artículo.

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4.4.3.8 Atributos Tenemos una herramienta adaptable y flexible para cualquier tipo de negocio en esta zona de la ficha de artículos este modulo nos permite asignar cualquier tipo de atributo a los artículos sin estar limitado por una interfaz de usuario rígida. Por ejemplo si necesitamos que nuestros artículos posean campos que ahora mismo no poseemos en el resto de pestaña de la ficha de articulo desde aquí podemos crearlos como atributos.

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4.4.3.9 Interfaces graficas especificas La ficha de artículos tiene un carácter un poco especial dependiendo del sector que desarrolle nuestra empresa por lo que aunque es un modulo bastante adaptable dependiendo de la carga de perfil que realicemos así como de la configuración que tengamos activa esta interfaz varia a nivel grafico y de datos adaptándose a necesidades mas especificas de según el sector o tipo de negocio. En este apartado del manual vamos abordar aquellas interfaces graficas que varían dentro de la ficha del artículo según la configuración del sistema Carmen® para adaptarlo a la funcionalidad de cada sector. En primer lugar podemos observar que la siguiente imagen de la pestaña general de la ficha de artículos posee una zona nueva que no habíamos visto anteriormente. Esta zona nueva es la encargada de activar si para el articulo vamos a capturar su peso o no. Esta pantalla aparecerá si hemos cargado un perfil de tienda de alimentación.

Otra de las pestañas que varían según la carga de perfil y configuración es la de específico como muestran las siguientes imágenes.

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Como se puede observar en la captura esta interfaz grafica esta adaptada para satisfacer necesidades y adopta comportamientos específicos del sector para el que se a configurado el sistema. Viendo la interfaz podemos entender que esta preparada para desempeñar el papel y comportamiento de negocios del sector de la flor. Para mayor detalle sobre esta configuración consultar el punto 5.4 y el 5.5.

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En el caso de tener el sistema configurado para modo retail esta interfaz adapta sus datos a este tipo de negocios.

En el caso de cargar una configuración de negocios donde sea necesario un alquiler o un ticket guía como por ejemplo tintorerías, tiendas de fotografía… Veremos que la pestaña de especifico de la ficha de articulo cambia y muestra las opciones que vemos en la imagen. Para mas detalles sobre esta configuración consultar el punto 5.4 y 5.5.

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Como muestra esta imagen si tenemos cargado un perfil donde se necesite un ticket guía. Como por ejemplo una tienda de fotografía donde necesitamos un localizador de ticket para entregar al cliente y que además podamos localizar el ticket asociado de forma directa dentro del sistema. También es funcional para trabajar en modo parking pero esto es dentro de la versión de Carmen Park para gestión de parkings.

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4.4.3.10

Creación desde zona de venta

Como ya hemos presentado en el punto 2.2.2 apartado I) desde la zona de ventas o zona táctil también es posible dar de alta artículos de dos formas muy simples o bien pulsando sobre el botón de o si trabajamos con lector de código de barras pasando un articulo que posea código por el lector el sistema también nos ofrece la posibilidad. Una vez realizado cualquiera de estos pasos el sistema puede mostrar diferentes interfaces la estandar.

En el caso de tener activo el gestor de tallas y colores el sistema lanza el modulo correspondiente desde donde podemos realizar tres tipos de operaciones: alta de artículos, generación de pedidos y actualización de stock.

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Interfaz de alta de artículos desde la zona táctil

Vayamos primero con los pasos comunes a las tres operaciones. El primero es indicar el modelo del articulo que deseamos generar. Para ello podemos indicar su código de barras en la casilla (código de barras). De esta forma, el sistema nos mostrará el artículo correspondiente a este código de barras, en el caso de que este exista, junto con sus características. Este proceso también se puede llevar a cabo introduciendo la descripción del artículo en la casilla (descripción del modelo), donde podremos poner todo el nombre del modelo o solo una parte para que nos muestre en la columna de la izquierda de la pantalla las opciones que coinciden con este criterio de búsqueda, y escogiendo el modelo adecuado.

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Si el artículo no existiese en el sistema, podemos de igual manera introducir sus datos, de forma que cuando confirmemos los datos introducidos, este será dado de alta de forma automática en el sistema. Una vez seleccionado el artículo deseado, debemos escoger sus características. Para escoger entre estas, basta con pulsar sobre una de ellas y escoger una de las opciones que nos presente el sistema. Se verá más sobre como dar de alta las opciones de las características en el punto 4.1 Estructura.

Casillas de atributos de artículo

Dos atributos especialmente importantes son tallaje y gama de color, ya que según los valores escogidos, se generará la matriz de inserción de datos que nos muestra la interfaz. Estos dos son los únicos obligatorios para dar de alta un artículo en el sistema. Una vez escogido todos los datos del artículo, pasamos a indicar el stock que deseamos introducir. Para ello, indicamos la cantidad en la interfaz de cantidades

, y de ser un artículo del que no poseemos

stock anterior, el precio en la interfaz de precios . Una vez indicados estos valores, designamos la cantidad de cada artículo concreto pulsando sobre la casilla en la que se cruzan su color y su talla. Veremos que la casilla se pone en rojo y aparece la cantidad deseada.

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.

Una vez marcada la cantidad deseada para cada artículo del modelo,

confirmamos la operación pulsando

(ok).

Llegados a este punto, vamos a explicar las diferencias entre las dos formas de actualizar stock en el sistema. La primera es generando un pedido, para lo cual debemos asegurarnos que la casilla de inserción de cantidades esta en modo

(cantidad). Si estamos en este modo, al

pulsar (ok) nos ofrecerá la posibilidad de insertar datos en un nuevo pedido o en el último realizado.

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En el caso de que hallamos escogido esta opción, podremos actualizar el stock recepcionándolo desde la zona restringida de la interfaz, como se ha visto en el apartado f del punto 2.2.2 Otras opciones.

Si deseamos insertar el stock directamente, sin recepcionar un pedido intermedio, debemos observar que la casilla de de cantidad se encuentre en

modo (stock directo). Para cambiar de un modo a otro, solo es necesario hacer doble click sobre la casilla de cantidad. Igualmente creará el pedido, como en el caso anterior, pero sin que sea necesario recepcionarlo para actualizar el stock. También es importante comentar que en las distintas interfaces, si existen demasiados valores para mostrarlos en una sola pantalla, podemos movernos entre los valores con las flechas de navegación, que pueden tener diferentes aspectos según la interfaz.

Si nos fijamos en la imágenes anteriores, además podemos ver que existen dos botones, (nueva talla) y (nuevo color ) que nos permiten dar de alta de manera rápida y fácil nuevas tallas y colores en los grupo de tallajes y gama de color que se encuentren activos en estos momentos.

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4.5

Usuarios

Si revisamos la definición de usuario en su ámbito general, veremos que es un conjunto de permisos y de recursos (o dispositivos) a los cuales se tiene acceso. Es decir, un usuario puede ser tanto una persona como una máquina, un programa, etc. En nuestro caso en concreto será siempre una persona que vaya a utilizar Carmen®

Tanto identificación como nombre completo son datos necesarios para la creación de un usuario, igual de importante resulta crear una clave de acceso para que pueda identificarse. También es posible integrar un sistema de identificación como por ejemplo las pulseras de proximidad para esto se utiliza el campo cod. dispositivo identificación, en el introducimos la información que contiene el dispositivo de tal modo que si tenemos

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configurado el sistema para que trabaje con estos dispositivos Carmen® reconoce a los usuarios sin necesidad de introducir sus datos manualmente. Algo también necesario es el tipo de usuario. Carmen® diferencia dos tipos: administradores y Standard. Además de diferenciar por tipo de usuarios podemos otorgar unos permisos para cada usuario como se observa en la imagen. Según estos permisos y el tipo de usuario el sistema permite realizar unas operaciones y accesos a unas zonas determinadas. BOTON

ACCION Acciona la inserción de datos para un nuevo Usuario Elimina el usuario donde estemos situados Nos permite editar toda la información de la ficha de usuario. Si hemos realizado algún cambio sobre la ficha de usuario y deseamos deshacer estos cambios tan solo debemos pulsar sobre este botón. Para guardar los datos de la ficha de usuario pulsaremos sobre este botón. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con la ficha usuarios. Desde el botón de impresión podemos imprimir los usuarios. Lanza el buscador de usuarios. Desplazamiento al primer usuario. Desplazamiento al usuario anterior al que estamos situado. Desplazamiento al usuario posterior al que estamos situado. Desplazamiento al último usuario.

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4.5.1 Tipo de Usuario Según el Tipo de Usuario que seleccionemos el sistema nos permite diferentes tipos de accesos a la zona restringida dentro de la Zona Táctil. Administrador

Usuario Standard

Si el usuario que se identifica esta definido como Administrador el sistema le muestra la Zona Restringida en su totalidad en cambio si accede como Usuario Standard el sistema tan solo le muestra una Zona Restringida limitada.

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4.5.2 Permisos de Usuario Estos permisos que podemos asignarle a cada usuario son un nivel de seguridad por usuario que proporciona el Sistema Carmen® a los administradores para tener mayor control sobre los usuarios. Cada permiso que aparezca marcado otorga al usuario la posibilidad de realizar esa operación dentro de la Zona Táctil. Para que estén operativos tanto los permisos como el acceso a la zona restringida debemos consultar el apartado Nivel de Seguridad por Usuario del punto 5.5 configuración avanzada.

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4.6

Gestión de personal

Hoy en día obtener la satisfacción del cliente implica buscar la satisfacción del trabajador. Una forma de conseguir esta satisfacción pasa por tener un sistema de gestión de personal adaptable y flexible. El sistema Carmen® dentro de su back office ofrece una zona para la gestión de personal desde donde podemos registrar empleados, definir festivos, obtener informes de presencia…

En Carmen® este conjunto de herramientas para la gestión de personal se conoce como el control de presencia dentro de este menú tenemos todos los módulos necesarios para obtener esa satisfacción del empleado además de conseguir un control y gestión integro de los trabajadores.

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4.6.1 Empleados Desde este modulo podemos tener control total sobre los empleados de nuestro negocio, en esta ficha daremos de alta todos nuestros trabajadores.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de empleados para la inserción de datos para un empleado Acciona el mecanismo de eliminación del empleado donde estemos situados Nos permite editar toda la información del empleado que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del empleado. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los empleados. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de empleados. Desplazamiento al primer empleado que tengamos creada en el sistema. Desplazamiento al empleado anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al empleado siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al último empleado que tengamos creada en el sistema

Rellenaremos todos los campos que describen al empleado como son su nombre, DNI, ciudad, dirección, CP, teléfono, móvil, etc. Como se puede observar en la captura de pantalla también podemos asociar una imagen a cada uno de nuestros empleados. •

Importante: Destacar de esta ficha el campo usuario relacionado. Este campo es importante porque relaciona al empleado con su usuario en el sistema de tal forma que para cada empleado que vaya a utilizar el sistema Carmen® necesitamos su usuario relacionado y viceversa. Además este campo tiene importancia si trabajamos con el parámetro seguridad de zona restringida activo ya

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que es necesario tener empleados definidos para cada usuario para que esta configuración funcione correctamente. Este parámetro de configuración se ve de forma detallada en el punto 5.5. Si trabajamos con un perfil de hostelería en el que tenemos reparto a domicilio desde esta ficha de empleado le podemos indicar si es repartidor. Otra funcionalidad accesible desde esta interfaz es la de los marcajes realizados así como si ha tenido alguna incidencia y su motivo correspondiente.

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4.6.2 Definir festivos Otra herramienta para la gestión de personal que tenemos dentro del menú control de presencia del back office de Carmen® es la de definición de festivos. Desde aquí podemos insertar los días festivos que va a practicar la empresa de una forma sencilla e intuitiva.

Como se puede observar desde este modulo se puede obtener de forma sencilla y directa la definición de jornadas festivas que componen el calendario laboral de cualquier empresa. En primer lugar buscaremos en el calendario superior la fecha que deseamos marcar como festivo y por ultimo pulsaremos sobre ella para que pase a formar parte del listado de festivos. Si por el contrario deseamos eliminar alguna fecha con marcar la línea correspondiente en el listado y pulsar el botón eliminar festivo completaríamos la eliminación.

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4.6.3 Informes de presencia Otra funcionalidad para el control de personal es el generador de informes de presencia. Desde esta zona podemos lanzar informes por empleado/os seleccionando el intervalo de fechas los empleados y el tipo de informes si de presencias o incidencias.

Tras seleccionar estos campos y lanzar el informe el sistema ofrece estos datos en una hoja de cálculo que podemos guardar, enviar por correo etc.

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4.6.4 Empresas Desde esta zona podemos definir empresas en el sistema Carmen® ya sea para gestión de empleados como otros fines.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de empleados para la inserción de datos para un empleado Acciona el mecanismo de eliminación del empleado donde estemos situados Nos permite editar toda la información del empleado que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del empleado. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los empleados. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de empleados. Desplazamiento al primer empleado que tengamos creada en el sistema. Desplazamiento al empleado anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al empleado siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al último empleado que tengamos creada en el sistema

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4.6.5 Motivos ausencia En el caso de trabajar con control de presencia en esta interfaz se pueden definir motivos de ausencia para que sean utilizados por los empleados en caso de ausentarse indicar porque motivo.

BOTON

ACCION Prepara la interfaz de motivos de ausencia para la inserción de datos para un motivo Acciona el mecanismo de eliminación del motivo donde estemos situados Nos permite editar toda la información del motivo que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del motivo. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón.

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Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los motivos de ausencia. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de motivos de ausencia. Desplazamiento al primer motivo de ausencia que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al motivo de ausencia anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al motivo de ausencia siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al último motivo de ausencia que tengamos creado en el sistema

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4.7

Bancos

En este apartado introduciremos los datos de nuestros bancos. Esta información nos servirá para identificar un pago con tarjeta de un ticket con una entidad bancaria, simplemente como información adicional. Haremos doble clic sobre Bancos, y nos aparecerá la siguiente pantalla.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de bancos para la inserción de datos para un banco Acciona el mecanismo de eliminación del banco donde estemos situados Nos permite editar toda la información del banco que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del banco. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los bancos. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de bancos. Desplazamiento al primer banco que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al banco anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al banco siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al último banco que tengamos creado en el sistema

La mayoría de datos de esta pantalla son cotidianos de la cualquier entidad bancaria el único campo que puede llamar la atención es el de SubCuenta Relacionada. Este campo es el encargado de generar los asientos correspondientes en los archivos de traspaso de contabilidad en caso de trabajar a nivel contable con otro programa de puente.

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4.8

Pagos realizados

Otra herramienta dentro del back office o también conocido por sistemas de Carmen® como zona no táctil es gestor de pagos realizados. Desde esta interfaz podemos gestionar los pagos a proveedores e incluso cualquier tipo de pago que realicemos para que el trasiego diario de caja no sufra ningún descuadre.

Informar al lector que también es posible registrar los pagos sin necesidad de acceder al back office desde la zona principal de ventas.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz de pagos realizados para la inserción de datos para un pago Acciona el mecanismo de eliminación del pago donde estemos situados Nos permite editar toda la información del pago que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del pago. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los pagos realizados. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de pagos realizados. Desplazamiento al primer banco que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al banco anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al banco siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al último banco que tengamos creado en el sistema

Cabe destacar de esta pantalla la funcionalidad de generar directamente y de forma asistida informes de pagos con tan solo indicarle el intervalo de fechas al sistema.

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4.9

Contabilidad

Este modulo nos permite generar archivos de contabilidad para gestionarlos en un programa de contabilidad como puede ser ContaPlus, Geswin... los archivos que se generan pueden ser de distintos formatos aunque por defecto se generan archivos .dbf ya que es el formato mas extendido. Estos archivos de traspaso se suelen situar en la unidad de disco C: o en su defecto en T:.

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4.10 Estadísticas Si algo ofrece Carmen® es un control sobre todas las operaciones que se realizan diariamente al quedar todas ellas registradas. Esta colección de datos filtrada según las necesidades del usuario ofrece información detallada para realizar estudios y análisis de una forma directa. Esta parte del menú principal de la zona de administración o también conocida por los usuarios de Carmen® como sistema no táctil agrupa el lanzador y editor de informes. Gracias a estos informes podemos conocer todo tipo de información resultante del trabajo diario.

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4.10.1 Informes Un informe es una descripción de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Basándonos en esta definición los informes de Carmen® pueden describir en diferentes formatos toda información que quede registrada en el sistema como resultado del uso diario del mismo. Ofreciendo informes de cualquier tipo como: Ventas desglosadas entre fechas, Ventas por cliente, Ventas por familia, Producto mas vendido, franja horaria de mayor ventas, Comisiones agrupadas por empleados, Compras por proveedor y un largo etc. Otro de los puntos fuertes de Carmen® es que no tiene un paquete de informes limitado ya que se pueden generar informes totalmente personalizables y a demanda del usuario.

Esta interfaz es la que muestra Carmen® si pulsamos sobre informes permitiéndonos con tan solo un clic obtener información de relevancia o estudio. La secuencia a seguir seria primero marcar el informe que deseamos obtener y seguidamente pulsar sobre el botón ejecutar tarea.

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Tras ejecutar una tarea el sistema genera la información relacionada y filtrada con la tarea que hemos seleccionado. Esta información puede generarse en varios formatos el mas habitual es dentro de archivos de hoja de calculo como muestra la imagen adjunta. También es posible lanzar esta información sobre reportes de crystal reports.

La imagen muestra el resultado de lanzar un informe de stock actual sobre una hoja de cálculo. * Importante: En el caso de no tener instalado Microsoft Excel que es gestor estándar sobre el que se generan los informes sobre hoja de calculo necesitaríamos configurar el sistema para que lanzara estos informes a un formato xml para esto consultar el parámetro Excel Activo de la configuración avanzada.

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4.10.2 Editor de informes Esta herramienta ofrece a administradores expertos la posibilidad de crear informes característicos para cada entidad así como totalmente personalizables. Para ello es necesario tener conocimientos del lenguaje SQL.

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BOTON

ACCION Prepara la interfaz del editor de informes para la inserción de datos para un informe Acciona el mecanismo de eliminación del informe donde estemos situados Nos permite editar toda la información del informe que estemos tratando. Si hemos realizado algún cambio y deseamos que estos cambios no queden reflejados en el sistema pulsaremos sobre este botón Este botón es el encargado de guardar los cambios del informe. Siempre que deseemos que se guarden los cambios debemos pulsar como ultima instancia este botón. Esta opción nos ofrece la posibilidad de lanzar informes relacionados con los informe s. Si pulsamos sobre este botón ejecuta el buscador de informe. Desplazamiento al primer informe que tengamos creado en el sistema. Desplazamiento al informe anterior al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al informe siguiente al que estemos situados en el momento actual. Desplazamiento al último informe que tengamos creado en el sistema

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Dentro de esta interfaz podemos diferenciar 3 zonas: datos de identificación de informes, sentencia SQL + parametrización y tipo de tarea/informe.

•

Datos de identificación de informes: o Nombre: Nombre que asociamos al informe a nivel interno o Descripción: Esta descripción es la que visualiza el sistema del informe en cuestión. o Formulario: Indicamos a que formulario esta relacionado el informe. El formulario base es el de informes dentro del menú estadísticas para asignar cualquier informe a este formulario debemos utilizar la siguiente referencia InformesSQL. A continuación indicamos las referencias

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para que el informe que desarrollemos en el editor cuelgue en otros formularios dentro de el botón informes Albaranes Æ Cuelga en el modulo de albaranes de cliente. AlbaranesProv Æ Cuelga en el modulo de albaranes de proveedor. Bancos Æ Modulo de Bancos CampañaPuntos Æ Gestor campañas de puntos Calles Æ Modulo de calles / delivery. CElaboración Æ Modulo Centros de trabajo / recursos. Clientes Æ Ficha de clientes Facturas Æ Factura de clientes FacturasProv Æ Factura de proveedores FormasPagoCli Æ Modulo formas de pago de cliente. Grupos Æ Ficha de grupos Motivos Æ Gestor de motivos ausencia. MotivosElim Æ Gestor de motivos de eliminación PagosProv Æ Modulo de pagos a proveedores PedidosProv Æ Modulo pedidos a proveedores Secciones Æ Gestor de secciones. TPVArticulos Æ Ficha de artículos. De esta forma podemos incluir nuevos informes dentro de las diferentes interfaces del back office de Carmen®. o

Grupo: Si deseamos además que los informes aparezcan agrupados tan solo debemos indicar aquí el nombre del grupo. Por ejemplo el grupo Comisiones.

•

Sentencia SQL + Parametrización: o SQL: Indicamos la sentencia SQL en la que se basa el informe para ofrecer la información. o Parámetros: Introducimos los parámetros con los que trabaja la sentencia SQL para filtrar la información que devuelve el informe.

•

Tipo de tarea / informe: o Podemos indicarle que tipo de informe o sobre que base vamos a lanzar esa información: hoja de calculo, reporte, alerta…

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o

o

Archivo relacionado: En el caso de lanzar el informe sobre un archivo que hará de plantilla para mostrar esa información en esta casilla le indicaremos la ruta de este archivo. Por ejemplo el caso de utilizar un report indicaremos la ruta del mismo en esta casilla. Previsualizar impresión: para mostrar en pantalla el informe sin necesidad de imprimirlo en papel.

La forma de introducir un nuevo informe será la siguiente: Rellenamos los datos que identifican el informe, estos son el nombre del informe, la descripción (que es lo que después nos mostrara el sistema para hacer referencia al informe). Seguidamente rellenamos los campos que nos indican la situación del informe es decir en que formulario va aparecer y si a que grupo pertenece. Estos son Formulario y Grupo. Si nos fijamos en la captura de pantalla vemos que en el campo formulario aparece la palabra InformesSQL y Comisiones respectivamente, esto quiere decir, que si vamos al menú de informes veremos que dentro tenemos un grupo Comisiones donde nos aparece este informe.

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Si en campo Formulario en lugar de InformesSQL introducimos Albaranes le indicamos que el informe cuelga del botón informes en pantalla de la interfaz de Albaranes. En este momento ya tenemos todos los datos que nos ayudarán a identificar y encontrar nuestro informe. En el campo SQL será donde introduciremos la sentencia SQL que ejecutará el informe. Finalmente, en la sección Parámetros introduciremos los parámetros que necesitemos. Para añadir parámetros debemos introducir un nombre, una descripción y el tipo que pueden ser: de tipo fecha, para lo que introduciremos F; de tipo numérico, para lo que introduciremos N y; de tipo lista, para lo que introduciremos L. Para los parámetros de tipo lista, debemos añadir una consulta en SQL donde le indicamos que campos aparecen en la lista. Finalmente, para tener listo nuestro informe, le indicaremos como queremos que se nos muestre la información. Esta se puede mostrar en una hoja Excel, en un report preprogramado el cual puede tener la apariencia que nosotros queramos, puede ser una alerta del sistema que tras producirse algún evento nos avise o una tarea que se ejecute en un momento determinado.

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Captura de un informe sobre hoja Excel.

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5

Configuración Del Sistema

Para acceder a la sección donde configurar Carmen® tendremos que acceder a trabes de la Barra de Herramientas pulsando sobre el botón menú

el sistema muestra la pantalla del Tras pulsar sobre el botón menú Panel de Control, en ella pulsaremos sobre Zona Restringida a esta zona tan solo podrán tener acceso aquellos usuarios que sean administradores. Véase 3.6.1 Tipo Usuarios.

1 Pulsamos sobre Zona Restringida

El sistema nos pide que nos identifiquemos para acceder a la Zona Restringida ya que según el tipo de usuario (perfil de usuario), se tendrá acceso a unas u otras de las funciones y secciones de Carmen®.

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Primero nos identificamos para ello seleccionamos el usuario y posteriormente introducimos la contraseña. Si tenemos los usuarios de serie que son Carmen y Usuario1 para ambos la contraseña es 0. Una vez nos hemos identificado correctamente accederemos a la Zona Restringida. Desde esta sección podemos realizar diferentes operaciones: imprimir, editar y eliminar ticket, aunque esto corresponde al uso habitual de Carmen® no al administrador y por ello se encuentra desarrollado en el manual de usuario y no lo explicaremos en este manual. Nos vamos a centrar en las operaciones de administrador del sistema; sincronizar equipo, sistema no táctil, configurar sistema. 3 Nos permite sincronizar dos equipos en caso de tener una distribución Cliente / servidor 4 Si pulsamos accedemos a la Zona No Táctil véase apartado 3. 5 Accedemos a la zona de configuración del sistema

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6 Podemos lanzar el cargador de perfiles desde esta zona 7 Configurador de impresoras.

8 Configurador de tipos de IVA

9 Configurador de balanzas (este botón tan solo aparece si cargamos un perfil relacionado como: carnicería, pescadería, panadería...) También es posible activarlo por parámetro en la configuración avanzada del sistema.

10 Configuración avanzada del sistema por parámetros.

Esta ventana que muestra las opciones del botón configurar sistema puede variar según la configuración de Carmen®.

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5.1 Configurador de tipos de IVA Desde esta interfaz el sistema Carmen® nos permite seleccionar los tipos de IVA de una manera sencilla y muy visual. Existen 4 posibles configuraciones de IVA: Impuesto desglosado en el ticket. UNICO IVA Impuesto incluido en el ticket. Impuesto desglosado en el ticket DISTINTO IVA Impuesto incluido en el ticket 1 IVA único para todos los artículos donde el impuesto aparece desglosado en el ticket como muestra la siguiente imagen.

* Importante: Cuando se trabaja con IVA único el porcentaje que se aplica de IVA se introduce en un parámetro de la configuración avanzada que se verá más adelante. (IVA aplicado) * Nota: Cuando usamos el ticket configurable en lugar del predefinido, con esta configuración se lanza el archivo carmenfac_iva.rpt 2

IVA único para todos los artículos donde el impuesto aparece incluido en el ticket como muestra la imagen adjunta.

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*Importante: Cuando se trabaja con IVA único el porcentaje que se aplica de IVA se introduce en un parámetro de la configuración avanzada que se verá más adelante. (IVA aplicado) * Nota: Cuando usamos el ticket configurable en lugar del predefinido, con esta configuración se lanza el archivo carmenfac.rpt 3 Distinto IVA por artículos donde el impuesto aparece desglosado en el ticket como muestra la siguiente imagen.

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* Nota: Cuando usamos el ticket configurable en lugar del predefinido, con esta configuración se lanza el archivo carmenfac_IVA_ART.rpt para generarlo. 4 Distinto IVA por artículos donde el impuesto aparece incluido en el ticket como muestra la siguiente imagen.

* Importante: En las configuraciones de Distinto IVA es necesario indicar el IVA dentro de la ficha de cada artículo, esto puede realizarse en la sección de Artículos desde la zona no táctil. * Nota: Cuando usamos el ticket configurable en lugar del predefinido, con esta configuración se lanza el archivo CARMENFAC_IVA.rpt para generarlo.

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5.2 Configurador de balanzas Con este asistente el sistema Carmen® nos proporciona una herramienta para la configuración de cualquier tipo de balanza que pueda conectarse a un PC. A continuación veremos todos los pasos necesarios para realizar ésta configuración. Vamos a utilizar como ejemplo una báscula que tenga las siguientes características técnicas: • • • • • • • • •

Puerto de conexión con el PC = Com1: Interface de conexión: RS232 Velocidad de conexión: 2400 bps (Baudios) Paridad: sin paridad. Bits de datos: 8 bits. Bits de parada: 1 BIT. Control de flujo: Hardware. Comando descarga de peso: $ (Existen básculas que necesitan un comando para descargar el flujo con los datos de peso al PC). Modificador sobre valor leído: 0,001 (Si la báscula envía en Kg. Como en nuestro ejemplo).

* Nota: Toda esta información la proporciona el fabricante de la báscula y además suele aparecer en las características técnicas del manual de la báscula. Una vez arrancado el asistente nos aparece la siguiente interface.

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1 Si pulsamos sobre cualquiera de estos botones aparecerá su submenú relacionado.

Seleccionamos el puerto al que se encuentra conectada la báscula.

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2 Pulsamos sobre el botón que corresponda con el puerto en cuestión.

3 En el caso que el puerto donde tengamos conectada la balanza no se encuentre entre los que muestra el asistente, lo escribiremos manualmente dentro de la casilla config.especial

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La siguiente interface aparece tras pulsar el botón velocidad de conexión de báscula 4 Pulsamos sobre el botón que corresponda con la velocidad en baudios.

5 En el caso que la velocidad de conexión en baudios no se encuentre entre las que muestra el asistente, lo escribiremos manualmente dentro de la casilla config.especial

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El siguiente paso es introducir el número de bits de datos que utiliza la balanza. 6 Pulsamos sobre el botón que corresponda con el numero de bits de datos.

7 En el caso que el numero de bits de datos no se encuentre entre los que muestra el asistente, lo escribiremos manualmente dentro de la casilla config.especial

218

Seguimos con la configuración de la balanza ahora es el momento de indicar la paridad 8 Pulsamos sobre el botón que corresponda con la paridad.

219

El parámetro a configurar es el de bits de parada como muestra la imagen 9 Pulsamos sobre el botón que corresponda con la paridad.

10 En el caso que los bits de parada no se encuentre entre los que muestra el asistente, lo escribiremos manualmente dentro de la casilla config.especial

220

El siguiente paso es indicar que control de flujo se utiliza. 11 Pulsamos sobre el botón que corresponda con el control de flujo.

12 En el caso que control de flujo no se encuentre entre los que muestra el asistente, lo escribiremos manualmente dentro de la casilla config.especial El comando de descarga de peso suele ser un carácter especial que espera recibir la báscula para enviar el flujo con la información de pesaje. Una vez pulsado el botón de comando de descarga del peso el sistema nos muestra la siguiente interface.

221

Desde aquí podemos introducir el carácter en cuestión en el caso que se trate de un carácter especial como puede ser un ($ o &) el sistema nos permite introducir su código ascII.

Tabla ASCII de caracteres especiales: Cod. ascII 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 58

Símbolo ¡ “ # $ % & ‘ ( ) * + , . / :

Cod. ASCII 59 60 61 62 63 91 92 93 94 95 96 123 124 125 126 127

Símbolo ; < = > ¿ @ \ ] ^ _ ` { | } ~ ⌂

222

Esta es la pantalla que nos muestra el sistema Carmen® para introducir el código ASCII. En el ejemplo hemos utilizado el $ su código ASCII es 36.

* Nota: En el caso de que poseamos teclado conectado al equipo también es posible introducirlo directamente desde el teclado tradicional. Para finalizar la configuración de la balanza introduciremos el modificador de peso que veamos necesario. Por ejemplo si la balanza envía el pesaje en forma de Kg. y deseamos trabajar con gramos el modificador de peso debe ser igual a 0,001. Una vez introducidos los parámetros que hemos utilizado de ejemplo tendremos algo parecido a esto.

223

Para terminar la configuración pulsaremos validar configuración.

224

5.3 Control Telefónico El control telefónico es una funcionalidad realmente interesante que ofrece el sistema Carmen®. Esta función es bastante útil en negocios donde se hacer comandas por teléfono. Como su nombre indica es una función que nos permite llevar un control sobre las llamadas telefónicas entrantes. Supongamos que nuestro negocio se trata de una pizzería en la que se pueden hacer comandas por teléfono. Si activamos la funcionalidad del Control Telefónico cuando un cliente nos llama, mediante un módem telefónico conectado al teléfono y al TPV podríamos saber desde que número se está realizando la comanda. Además, y lo más interesante, en el caso que el número de teléfono esté registrado en el sistema, automáticamente, se nos abriría la ficha del cliente, con toda su información. De esta manera nos evitaría tener que preguntarle el número telefónico al cliente, su nombre y la dirección. Para activar el control telefónico; simplemente debemos seleccionar en Configuración Avanzada el parámetro Control Telefónico, y en el parámetro puerto control telefónico indicarle al sistema por que puerto se comunica el módem con el equipo. Para más información sobre estos dos parámetros consultar la sección 2.2.7 Configuración Avanzada.

225

5.4 Configuraciones específicas Existen una serie de configuraciones que nos adecuarán el sistema Carmen® a diferentes tipos de negocios. Estas configuraciones establecen ciertos parámetros del sistema para que se comporten de una manera determinada según el tipo de negocio sobre el que se está trabajando.

5.4.1 Floristería Mediante esta configuración podemos adecuar el sistema Carmen® a nuestro negocio de floristería. Al escoger esta configuración entre otras funcionalidades nos ofrece la posibilidad de generar ramos de flores a partir de los artículos (flores y complementos) que disponemos. Cuando queramos crear un Ramo de Flores deberemos en primer lugar activar la configuración Floristería en configuración Avanzada. Seguidamente en el maestro de Artículos deberemos crear un grupo de tipo Ramo marcando la opción Grupo para Creación de Ramos de Flores.

226

En este momento ya tenemos en la zona táctil un nuevo grupo que tras mantenerlo pulsado durante unos segundos nos aparecerá un interfaz para generar los ramos de flores. La siguiente acción que deberemos hacer para poder trabajar con ramos de flores es crear las flores y complementos que podremos utilizar para crear los ramos. De nuevo debemos ir a maestro de artículos, pero esta vez debemos crear artículos. En la pestaña específico podemos elegir entre varias opciones: podemos indicarle al sistema si el artículo se trata de una flor o un complemento (mensaje, banda, cinta, etc..). Si marcamos una de estas opciones podremos utilizar el artículo dentro de un ramo. Los siguientes parámetros están relacionados con el control del stock y el precio. Mediante el primero de ellos le indicaremos al sistema que cantidad de artículo participa en el Ramo. Por ejemplo, si en nuestro ramo participa una rosa roja, le indicaremos 1; esto que aparentemente no nos puede servir, es útil para llevar un buen control del stock; y en el caso de tratarse, por ejemplo, de un artículo como pétalos podemos indicar que participa en 0,6 unidades. Mediante el segundo parámetro indicamos que precio tiene el artículo cuando participa en un ramo, este precio puede diferir en el caso que se venda el producto sin ser un ramo. Nota: los artículos marcados como flor o como complemento pueden utilizarse perfectamente fuera de un ramo, incluso con un precio diferente.

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Una vez tenemos los componentes del ramo y el grupo ramo ya podemos empezar a trabajar con ramos de flores. En la zona táctil deberemos mantener pulsado el botón del Grupo de Ramos para que nos aparezca la interfaz de crear ramos. Como podemos ver en la imagen siguiente, a la parte izquierda podemos ver los complementos que podemos añadir a un ramos, y a la parte derecha las flores que podemos utilizar para crear un ramos. La forma de crear el ramo es bastante sencilla, simplemente debemos ir seleccionando las flores y complementos que deseamos que aparezcan en le ramo. Una vez seleccionados todos los componentes deseados, deberemos pulsar el botón validar ramo. Este botón nos ofrece dos posibilidades. Si pulsamos una sola vez el sistema nos creará automáticamente en el ticket un artículo llamado RAMO COMPUESTO cuyo precio será la suma de todos sus componentes.

228

En cambio, si mantenemos pulsado el botón durante unos segundos, el sistema nos ofrecerá la posibilidad de cambiarle el nombre, la cantidad y el precio que el sistema nos marca. Además, esta segunda opción nos ofrece la posibilidad de crear un nuevo artículo con las características que le hemos indicado.

229

5.4.2 Combinados y Chupitos Si tenemos cargado un perfil de hostelería el sistema ofrece una configuración para trabajar con el modulo de combinados y chupitos desde la zona de ventas o también conocida por los usuarios de Carmen® como Zona Táctil. Para habilitar la familia como combinado o chupito es necesario en el back office de Carmen® el menú Maestro de Artículos / Grupos tener creado un grupo con la casilla grupo de combinado activa. Tras realizar este paso el grupo con esta casilla presentara una esfera que indica esta funcionalidad como muestra la imagen.

Al pulsar sobre la familia que tiene activa esta funcionalidad el sistema Carmen® lanza el modulo de combinados o chupitos. La siguiente imagen muestra el modulo de creación de combinados que nos ofrece la zona de venta de Carmen® si tenemos la configuración correspondientes.

230

Para que aparezcan artículos tanto en la zona izquierda de la interface como en la derecha representando los refrescos y licores respectivamente que podemos utilizar para la creación de un combinado es necesario en la ficha del articulo en la pestaña de especifico indicarle si corresponde a con un licor o con un refresco.

231

5.4.3 Reparto a domicilio Otra de las configuraciones predefinidas que cabe mencionar en este manual es la configuración que usaremos en el caso que en nuestro negocio se lleva a cabo algún tipo de reparto a domicilio. Para trabajar con esta configuración debemos activar dos opciones en configuración avanzada. Estas opciones son Reparto a domicilio y control de transporte. Existe un tercer parámetro llamado solo reparto a domicilio, pero como su nombre indica solamente lo utilizaremos si nuestro negocio se basa sólo en el reparto a domicilio. Una vez seleccionadas las opciones en configuración avanzada deberemos ir en la zona no táctil al apartado de secciones y activar una sección destinada a la venta a domicilio.

Al activar esta sección, en el momento que creemos un nuevo ticket nos dejará elegir la opción de ticket a domicilio.

232

Al elegir un nuevo ticket del tipo a domicilio nos aparecerá una ventana en la que deberemos rellenar los datos del cliente. En un primer momento el sistema nos exige un teléfono, si el teléfono es de un cliente conocido nos abrirá automáticamente su ficha, en caso contrario, nos pedirá que rellenemos sus datos.

Si nos fijamos en la captura de la ventana, vemos que incluso podemos llevar un control del tiempo que deberá esperar el cliente para recibir su comanda. Una vez hemos rellenado los datos del cliente pasaremos a la creación de un ticket normal. Si nos fijamos un poco en la interfaz principal nos daremos cuenta que en lugar del botón Pay aparece PRINT, esto se debe a que cuando generamos un ticket a domicilio en un primer momento se imprimirá para que el repartidor tenga la dirección y la comanda.

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El siguiente paso será ir a la sección Open Bills , seleccionar el ticket actual y marcarlo como transporte y, lo asignaremos a un repartidor. Como muestra la siguiente captura.

Si mantenemos pulsado sobre el icono que representa un ticket de reparto a domicilio nos aparecen los estados que puede tomar el mismo y que definimos en la sección.

En el momento que le asignemos el estado En Transporte este ticket pasa a formar parte del modulo de gestión de delivery. Este modulo no solo permite llevar un control exhaustivo de todo el servicio a domicilio de nuestro negocio sino que también otorga pleno control sobre nuestros empleados de reparto ofreciendo información en tiempo real de un cuadre desglosado por empleado de reparto y caja como muestra la siguiente imagen.

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En esta zona tenemos los tickets que se encuentran en estado cerrado/cobrado y aquellos que han sido entregados/transporte.

Si mantenemos pulsado sobre cualquiera de los empleados de reparto. El sistema lanza el asistente para liquidar y control de saldo para cada repartidor

Cuadre en tiempo real desglosado por cada empleado de reparto y caja del local así como el cuadre total

En esta interfaz podemos indicar el cambio que lleva el repartidor así como las cantidades que nos va entregando durante la jornada de reparto

Desde esta interfaz cuando finalice la jornada del repartidor introduciremos la cantidad que nos entrega y liquidaremos a este empleado para cuadrar la caja. Veamos un ejemplo de este proceso: al repartidor cuando inicia el reparto se le otorga de 20 euros en cambio y en un momento que viene a cargar nuevos pedidos realiza una entrega parcial de 20 euros. Por otro lado los pedidos que ha repartido ascienden a un total de 60,60 euros. El la zona de delivery para este repartidor tendremos que facturado = 60,60 cambio = 20

235

y entregado = 20 el total que debe poseer en metálico este repartidor son 60,60. La siguiente captura muestra este ejemplo para el usuario Minerva.

Nota: para poder utilizar las funciones de reparto a domicilio es necesario disponer de empleados que hagan la función de repartidor. Para más información de cómo crear empleados y sus funcionalidades consultar el apartado 4.6.1 Empleados.

236

5.4.4 Tallas y Colores: El sistema permite la creación de artículos desde la zona táctil, de una forma cómoda e intuitiva. Para ello, en la interfaz principal pulsaremos el botón (nuevo artículo), y de esta forma abriremos la interfaz de alta de artículos, donde podremos realizar tres tipos de operaciones: alta de artículos, generación de pedidos y actuzalización de stock.

Interfaz de alta de artículos desde la zona táctil

Vayamos primero con los pasos comunes a las tres operaciones. El primero es indicar el modelo del articulo que deseamos generar. Para ello podemos indicar su código de barras en la casilla (código de barras). De esta forma, el sistema nos mostrará el artículo correspondiente a este código de barras, en el caso de que este exista, junto con sus características. Este proceso también se puede llevar a cabo introduciendo la descripción del artículo en la casilla

237

(descripción del modelo), donde podremos poner todo el nombre del modelo o solo una parte para que nos muestre en la columna de la izquierda de la pantalla las opciones que coinciden con este criterio de búsqueda, y escogiendo el modelo adecuado.

Si el artículo no existiese en el sistema, podemos de igual manera introducir sus datos, de forma que cuando confirmemos los datos introducidos, este será dado de alta de forma automática en el sistema. Una vez seleccionado el artículo deseado, debemos escoger sus características. Para escoger entre estas, basta con pulsar sobre una de ellas y escoger una de las opciones que nos presente el sistema. Se verá más sobre como dar de alta las opciones de las características en el punto 4.1 Estructura.

Casillas de atributos de artículo

Dos atributos especialmente importantes son tallaje y gama de color, ya que según los valores escogidos, se generará la matriz de inserción de datos que nos muestra la interfaz. Estos dos son los únicos obligatorios para dar de alta un artículo en el sistema. Una vez escogido todos los datos del artículo, pasamos a indicar el stock que deseamos introducir. Para ello, indicamos la cantidad en la interfaz de cantidades

, y de ser un artículo del que no poseemos

stock anterior, el precio en la interfaz de precios . Una vez indicados estos valores, designamos la cantidad de cada artículo concreto pulsando sobre la casilla en la que se cruzan su color y su talla. Veremos que la casilla se pone en rojo y aparece la cantidad deseada.

238

.

Una vez marcada la cantidad deseada para cada artículo del modelo,

confirmamos la operación pulsando

(ok).

Llegados a este punto, vamos a explicar las diferencias entre las dos formas de actualizar stock en el sistema. La primera es generando un pedido, para lo cual debemos asegurarnos que la casilla de inserción de cantidades esta en modo

(cantidad). Si estamos en este modo, al

(ok) nos ofrecerá la posibilidad de insertar datos en un nuevo pulsar pedido o en el último realizado.

239

En el caso de que hallamos escogido esta opción, podremos actualizar el stock recepcionándolo desde la zona restringida de la interfaz, como se ha visto en el apartado f del punto 2.2.2 Otras opciones.

Si deseamos insertar el stock directamente, sin recepcionar un pedido intermedio, debemos observar que la casilla de de cantidad se encuentre en

modo (stock directo). Para cambiar de un modo a otro, solo es necesario hacer doble click sobre la casilla de cantidad. Igualmente creará el pedido, como en el caso anterior, pero sin que sea necesario recepcionarlo para actualizar el stock. También es importante comentar que en las distintas interfaces, si existen demasiados valores para mostrarlos en una sola pantalla, podemos movernos entre los valores con las flechas de navegación, que pueden tener diferentes aspectos según la interfaz.

Si nos fijamos en la imágenes anteriores, además podemos ver que existen dos botones, (nueva talla) y (nuevo color ) que nos permiten dar de alta de manera rápida y fácil nuevas tallas y colores en los grupo de tallajes y gama de color que se encuentren activos en estos momentos.

240

5.4.5 Parking (tarificación por minutos) El sistema nos permite realizar todo tipo de tareas relacionadas con el movimiento diario en un parking: desde la entrada y salida simple de un vehiculo pasando por la generación de bonos para clientes e incluso el añadir a un ticket servicios de lavado y mecánicos. Por otro lado comentar que el sistema también permite la integración con sistemas automatizados de captura de datos en este caso matriculas. A continuación se detallan algunos aspectos del comportamiento del sistema Carmen si tiene una configuración establecida. A continuación se abordara todos los factores y posibilidades que ofrece el sistema Carmen® en su perfil de configuración para negocios del sector del parking de vehículos.

5.4.5.1

Registrar entrada

Esta es una de las tareas esenaciales en este tipo de sector. lo que el sistema Carmen® ofrece una forma muy sencilla e intuitiva de realizar esta operación, tan solo con realizar varios clicks registramos la entrada y obtenemos el ticket para el cliente.

241

En primer lugar pulsaríamos sobre el botón de la familia relacionada con las entradas de vehículos. Posteriormente dentro de esta familia pulsamos el tipo de entrada a registrar.

242

Nota: Tanto la descripción que vemos en el botón de la familia como en el botón del servicio son completamente configurables. Esto podemos consultarlo en el manual de administrador del sistema Carmen®.

1 Una vez introducida la referencia en nuestro caso la matricula del vehiculo el ticket queda de la siguiente forma.

243

En el momento que registramos la entrada el sistema genera un ticket/boleta para el cliente con el que se identificara en el momento de la salida. El formato del ticket es completamente configurable.

Como podemos ver en este bono por repeticiones tenemos los siguientes datos: • • • •

Nombre de la empresa. Fecha y hora en la que se registra la entrada. Entrada del vehiculo en el caso del ejemplo con la matricula dvd-2347. Referencia de control del ticket. Gracias a esta referencia el sistema es capaz de localizar el ticket abierto y obtener el cargo correspondiente al estacionamiento.

244

5.4.5.2

Registrar salidas

El proceso de registrar salidas de vehículos es algo vital, por lo que el sistema Carmen® proporciona un método simple fiable e intuitivo para el control de esta tarea. Solamente con la lectura del código de barras del ticket de entrada el sistema automáticamente obtiene la tarifa que se ha de abonar y cierra el ticket. También es posible registrar la salida sin necesidad de utilizar un lector de código de barras de la forma que a continuación se detalla.

Pulsamos en el botón salida vehiculo y el sistema automáticamente solicita la referencia del ticket.

245

Indicamos la referencia que en el momento de la entrada genero en sistema para la boleta del cliente. Una vez introducida esta referencia el sistema localiza automáticamente el ticket abierto cerrándolo y obteniendo el total. Si tenemos un lector de código de barras leeríamos desde aquí la referencia y será todo automático (localizar ticket, obtener total y cobro).

246

5.4.5.3

Casos especiales de entrada

Se pueden tener distintos artículos para la entrada de un vehículo. Son artículos especiales ya que en todos nos va a pedir la matrícula del coche. Y se diferencian en lo siguiente: a) Entrada normal: vista en el apartado 2.2.2 b) Entrada manual: una vez introducida la matrícula del vehículo aparece una ventana en la que se puede ajustar la fecha y la hora de la entrada

c) Entrada asociada a un artículo con bonificación en forma de tiempo: Se pueden crear artículos que tengan bonificación en forma de tiempo de manera que en su ficha de artículo establecemos cuantos minutos se descontarán del total de la estancia.

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Ejemplo de artículo con bonificación:

En la casilla tiempo bonif indicaremos los minutos que serán descontados al hacer uso de este articulo.

248

Después, en la ficha del artículo Entrada podemos asociarle ese artículo con bonificación (en la pestaña Específico)

Como podemos observar en la captura de pantalla en esta casilla añadimos el articulo que queremos asociar a la entrada.

249

Cuando un vehículo ha realizado una entrada asociada a un artículo, al ir a retirar el coche, su ticket se recalcula automáticamente teniendo en cuenta el descuento de ese artículo especial

Como se puede observar además de cobrarle el artículo asociado, se aplica el descuento en forma de tiempo que dicho artículo tiene

250

5.4.5.4

Añadir concepto a un ticket abierto

En primer lugar pulsamos sobre el botón (open bills) la siguiente interfaz.

y accedemos a

Como podemos observar tenemos un botón (buscar) si lo pulsamos nos ofrece un motor de búsqueda inteligente con tan solo indicar un patrón el sistema recupera aquellos tickets que coinciden. Por ejemplo en la imagen que vemos se utilizo como patron dvd.

Nota: Si vamos añadir un concepto sobre un ticket del que poseemos la boleta de entrada que nos acaba de entregar el cliente se puede recuperar automáticamente pasando por el lector de código de barras.

251

En esta zona marcada de la captura de la interfaz nos aparecen aquellos tickets abiertos que coinciden con el patrón de búsqueda. Para recuperar el ticket y poder introducir cualquier concepto pulsaremos en el ticket y posteriormente en (editar nota activa)

252

5.4.5.5

Bonos de cliente

El sistema Carmen® permite también una gestión utilizando bonos de clientes. Esta funcionalidad ofrece ventajas tanto a nivel de registro de entradas/salidas de vehículos como control de servicios para clientes. Los bonos que muestra la imagen son utilizados como ejemplo para el manual, pero comentar que podemos generar todo tipo de bonos tanto por número de repeticiones como por duración temporal. El proceso de asociar un bono a un cliente es igual para todo tipo de bonos, ya sea un bono de repeticiones que un bono temporal, los pasos son idénticos para ambos casos.

1 Seleccionamos que tipo de bono vamos a generar y asociar al cliente.

253

Tras seleccionar el bono que deseamos expedir el sistema muestra la interfaz para asociar el bono a un cliente. Tenemos 3 opciones como muestra la siguiente imagen.

a) Podemos buscar un cliente ya dado de alta en el sistema para asociarle el bono.

b) Crear un cliente nuevo introduciendo todos sus datos.

c) Crear el bono sin necesidad de asociarlo a ningún cliente

Como se puede observar Carmen® se adapta a cualquier método de funcionamiento permitiendo generar bonos asociados a clientes: registrados, nuevos o incluso anónimos. a) Buscar un cliente: Si pulsamos sobre el botón de buscar un cliente accedemos a la siguiente pantalla, donde podemos realizar búsquedas de clientes por: patrón, código de cliente y lectura de tarjeta de cliente.

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1 Pulsaremos el cuadro de texto para introducir el patrón de búsqueda. 2 Si deseamos realizar la búsqueda por código marcaremos la casilla. 3 Si trabajamos con tarjetas de cliente procederemos a la lectura de la misma. Estos son los métodos de búsqueda que ofrece el sistema Carmen® para localizar a un cliente registrado. b) Crear un cliente: Si creamos un cliente nuevo para asociarle el bono debemos cumplimentar los datos de la ficha de cliente que el sistema proporciona para ello.

255

c) Documento anónimo: Tenemos una tercera opción en el momento de crear un bono y es que no tenga ningún cliente asociado. Tras asociar o no el bono a un cliente el sistema procede a la generación del mismo utilizando un formato estándar que es completamente adaptable a las necesidades del cliente.

Bono en formato estándar. Como podemos ver en este bono por repeticiones tenemos los siguientes datos: • • • •

Nombre de la empresa. Fecha y hora de la generación del bono acompañado por la validez del mismo, en este caso en concreto el número de repeticiones. Tipo de bono y beneficiario del mismo. Referencia de control del ticket. Gracias a esta referencia el sistema es capaz de localizar el ticket abierto y obtener el cargo correspondiente al estacionamiento.

Hasta aquí los pasos de generación y asociación de un bono. A continuación como trabajar con los bonos generados. En el momento que se registra una entrada haciendo uso de un bono el sistema se comporta de la siguiente forma: 1) Solicita una descripción para el ticket abierto en nuestro caso se suele utilizar la matricula del vehiculo. 2) Se abre un ticket en el sistema quedando pendiente de la posterior salida y se imprime el ticket de entrada con el formato estándar que muestra la imagen.

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Como podemos ver en este bono por repeticiones tenemos los siguientes datos: • Nombre de la empresa • Fecha y hora de la generación del bono (acompañado por la validez del bono, en este caso el numero de repeticiones) • Tipo de bono + descripción asociada al ticket abierto y beneficiario del mismo. • Referencia de control del ticket. Gracias a esta referencia el sistema es capaz de localizar el ticket abierto y obtener el cargo correspondiente al estacionamiento. 3) En el momento que se registra la salida el cliente utiliza este ticket de tal forma que se descuenta automáticamente una repetición al bono.

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Como podemos observar en la siguiente imagen en el momento que se realiza la salida el sistema recupera en pantalla el ticket asociado al bono.

Vemos en el concepto la utilización de un bono asociado a una referencia de entrada (45) y también la franja horaria del estacionamiento. El sistema Carmen® utiliza los mismos procedimientos para tratar todos los tipos de bono ya sean de repetición, fecha y franja horaria.

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5.4.5.6

Tipos de clientes

En el sector del Parking nos podemos encontrar con dos tipos de Clientes especiales: a) Clientes abonados: Pagan una cuota al mes por la plaza (para uno o varios coches según el Parking) En la parte no táctil del programa (ver manual de Usuario para acceder a dicha parte) podemos configurar las propiedades de dichos clientes Dentro de la interfaz de cliente marcamos la casilla de Abonado y elegimos si queremos que al renovar la cuota se genere un Albaran o una Factura a dicho cliente. El siguiente paso es introducir su cuota de abonado En el caso que el cliente posea mas de un vehiculo marcaremos la casilla Entrada Lista de Matriculas. Al ser un cliente abonado algo importante es indicar el Periodo de validez. Según se vaya renovando el abono ira cambiando la fecha. A continuación se incluye una captura de la ficha de clientes donde se pueden observar todos estos campos.

259

260

a.1) La renovación de Abonados se lleva a cabo desde el Menú de la Zona No Táctil. Lo podemos encontrar en el submenu de clientes.

Indicamos una fecha le damos a (refresh) y el sistema nos muestra aquellos clientes que tenemos pendientes de renovar hasta la fecha seleccionada. En el momento que pulsemos sobre (generación automática) se creara un albaran o una factura según hayamos marcado en la ficha del cliente.

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a.2) El Carnet de Abonado se imprime desde la ficha del cliente o desde la zona táctil consultando el cliente desde la gestión de clientes.

Este carnet lo tiene que pasar el Abonado al entrar con el vehiculo al garaje, se le genera entonces un ticket de entrada en el que quedará registrada la hora. a.3) Pago de recibos de Abonados se controla desde la zona táctil: en la pantalla principal aparece Si pulsamos el botón (menú) el Panel De Control. Elegimos la opción Gestión de Clientes y aparece esta pantalla:

1 Localizamos el cliente del cual queremos saber el estado de sus recibos

262

Se abre la siguiente ventana en la que sabremos los recibos que lleva pagados y los que le queda por pagar.

Pulsamos sobre el mes que quiere pagar el cliente y por ultimo le damos a validar.

263

b) Clientes concertados: b.1) Concertado tiempo Parcial: Es el caso de que se llegue a un acuerdo con una empresa que regale a sus clientes un tiempo determinado de estancia en el parking.

Marcamos la casilla de Cliente Concertado Tiempo Parcial y rellenamos los minutos que esa empresa regala y el valor a los que se los cobraremos.

264

Cuando el dueño del vehiculo procede a retirarlo se hace una Salida de Vehículos habitual (pasando el ticket) y al dar a pagar pulsamos unos segundo el botón (pay) para elegir la opción Generar albarán.

Hacemos un albarán a nombre de la empresa que le regala parte de la estancia, es decir al Cliente Concertado Parcial y ocurren 2 cosas: -

se genera en la parte no táctil un albarán a la empresa por el valor que hemos marcado en su ficha

-

se recalcula en el ticket del cliente, el descuento que le acabamos de aplicar:

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1 Antes de generar el albarán al Cliente Concertado Parcial

2 Después de generar el albarán al Cliente Concertado Parcial

b.2) Concertado tiempo Completo: Es el caso de que se llegue a un acuerdo con una empresa que regala a sus clientes el total de la estancia en el parking. Por ejemplo una oficina con sus empleados. La empresa se da de alta como Cliente Concertado Tiempo Completo. Cuando el dueño de un vehículo viene a retirar su coche se hace el albarán a la empresa que le está regalando la estancia. El dueño del vehículo no tiene que pagar nada (marcar Pago a Crédito) y en la parte No táctil se van generando los albaranes correspondientes a

266

la empresa con la tarifa normal. A final de mes facturamos a la empresa todos sus albaranes. b.3) Concertado tiempo Completo por horas: Mismo caso que b.2 pero al final de mes no se le facturan todos sus albaranes sino que calculamos el total de horas que han estado los vehículos y lo multiplicamos por una tarifa establecida con la empresa. Para eso se emplea un Informe que hay en la Ficha de Clientes.

267

5.5 Configuración Avanzada Si pulsamos sobre cualquier pestaña de las que forman esta zona el sistema lanza una interfaz donde podemos editar esta opción de configuración.

Pantalla principal de Configuración Avanzada del Sistema

La ventana que lanza el sistema para cada pestaña de configuración tiene siempre la misma estructura como muestra la imagen.

268

2 Deberemos rellenar el campo de configuración o bien seleccionar entre varias opciones que nos muestre el sistema.

1 El sistema nos guiara con preguntas sobre la opción de configuración con la que estemos trabajando en ese momento

3 Nos permiten desplazarnos entre las diferentes opciones de configuración. 5 Si deseamos que la opción de configuración quede registrada después de modificarla pulsaremos validar config.

4 Esta zona es utilizada por el sistema para mostrarnos aclaraciones o comentarios sobre la opción de configuración en el caso que sean necesarias.

En la pantalla anterior si pulsamos sobre el recuadro de respuestas podemos introducir la dirección de correo electrónico de la central de Compras. Ahora que ya conocemos la estructura de las ventanas dentro de la configuración avanzada del sistema se explicarán tan solo aquellas opciones que sean necesarias. •

Nombre de la empresa, Dirección, CP, NIF...: todas estas opciones de configuración son obvias y permiten introducir información acerca de la empresa. Esta información es importante, ya que es la que se utiliza en la generación de los ticket’s.

•

Asistente de Pago: Si activamos esta opción en el momento que pulsemos sobre el botón pagar el sistema mostrará una interfaz en la que nos permite elegir entre varias opciones de pago dependiendo de la configuración que tengamos.

269

Si no estamos trabajando con la configuración Retail el asistente nos ofrece las formas de pago simple o pago compartido. Es decir, paga el ticket una sola persona o varias, ofreciéndonos en este último caso diversas opciones como son el pago a partes iguales o el pago seleccionando artículos. En el primero, el precio total del ticket se divide entre tantas personas como se desee; en el segundo, el sistema nos mostrará una interfaz que nos permite seleccionar los artículos que desea pagar cada uno de los comensales.

Pago compartido dividido en partes iguales

1 Artículos que paga uno de los comensales.

1 Artículos que todavía no se han pagado

1 El sistema nos ofrece la posibilidad de generar un ticket para cada comensal Pago compartido con selección de artículos

270

Si tenemos activada la configuración Retail, las posibilidades que ofrece es pago simple o pago compuesto. Es decir, pagar el ticket normal o de varias formas diferentes; por ejemplo, la mitad mediante una vale descuento y la otra mitad en efectivo.

1 Cantidad y forma con que se va pagando el ticket Pago compuesto En ambos casos el sistema nos ofrece la posibilidad de elegir cómo se realiza el pago: efectivo, tarjeta, vale, etc... •

Pago compuesto sin Retail: Activando este parámetro podremos realizar pagos compuestos aunque estemos trabajando en un negocio con configuración no Retail. Para más detalles consulte la sección sobre el asistente de pago al principio de este capitulo.

•

Dirección de envío de los cierres, Dirección Central de Compras, Dirección bolsa de trabajo: Estas tres opciones de configuración nos permiten asociar una dirección de mail a cada una de ellas de este modo el sistema cuando genera el cierre lo envía automáticamente a estas direcciones.

•

Año Contable: mediante este parámetro podemos indicar el año fiscal en que nos encontramos.

•

IVA Incluido *: Mediante este parámetro podemos elegir que en el ticket aparezca el IVA incluido o desglosado. Es decir, que aparezca el precio final de la compra o; que aparezca la base imponible, el IVA y el precio total. Si no esta activo, el sistema calculará el IVA y lo sumará al precio.

*

Ésta opción solo desactivará el campo en el ticket si se ha escogido el ticket de formato predefinido, o en su defecto se está imprimiendo directamente a puerto.

271

•

IVA aplicado: En esta casilla indicaríamos el porcentaje de IVA utilizado por el sistema. Este parámetro actúa siempre que no activemos la opción de IVA por artículo, en las opciones de IVA. Si es así actuará el IVA introducido en la ficha de cada artículo, a no ser que tengamos escogida la opción de IVA incluido.

•

Número de decimales: Número de decimales que usará el sistema para realizar los cálculos de totales en los tickets cuando el IVA no este incluido en el precio de los artículos.

•

Teclado numérico completo: Esta opción nos permite utilizar el punto del teclado numérico como una coma decimal para la introducción de números en la zona no táctil.

•

Ticket en formato predefinido: Este parámetro es el encargado de la configuración de la impresora destinada a los tickets. Mediante este campo podemos elegir si queremos la impresora directa a puerto, es decir si queremos que el sistema Carmen® sea el encargado de generar el formato del ticket; o por el contrario queremos que Carmen® nos envíe el ticket a una archivo predefinido. La diferencia entre ambas configuraciones radica en que directa a puerto el sistema envía sólo texto a la impresora, con lo que no se puede modificar el formato ni añadir nuevos campos al ticket. No obstante, desde el panel de configuración avanzada se le pueden añadir campos al ticket. De la segunda manera, el sistema envía los datos a un archivo .rpt que procesa los datos , les da un formato y los envía a imprimir. Estos archivos rpt son totalmente configurables y se les puede añadir cualquier tipo de información adicional. Los archivos RPT que utiliza Carmen® para los tickets configurables son: CARMENFAC.rpt IVA incluido Toma el IVA de la configuración No se incrementa el precio del artículo, el IVA ya esta incluido en él. CARMENFAC_IVA.rpt IVA desglosado pero único IVA Toma el IVA de la configuración Se añade el porcentaje de IVA de cada artículo a su precio.

272

CARMENFAC_IVA_ART.rpt IVA desglosado y IVA por artículo Toma el IVA de la ficha de cada articulo. * Nota: Todos estos archivos RPT pueden encontrarse en la unidad T: que genera la instalación del sistema Carmen®. * Nota: Para posibles modificaciones de los archivos RPT aconsejamos el uso de la Versión 8 de Crystal Report. •

Incluir descripción en ticket * Mediante la utilización de esta opción podemos añadir al ticket la descripción que se le ha dado a la nota. Es necesario activar la opción Asociar descripción a ticket.

•

Asociar descripción a Ticket: cuando creamos un nuevo ticket, aparece de manera automática el teclado en pantalla para que le indiquemos una descripción.

•

Incluir usuario en ticket *: Mediante este parámetro podemos hacer que en el ticket aparezca el nombre de la persona que realiza el ticket.

•

Incluir modificadores en ticket *: Activando este parámetro hacemos que en los tickets aparezca los modificadores que se han añadido al artículo.

•

Desglose ticket *: Mediante este parámetro podemos organizar en el ticket los artículos mostrándolos agrupados por los grupos a los que pertenecen.

•

Cantidad Entregada *: activando este parámetro hacemos que en los tickets aparezca la cantidad que nos ha entregado el cliente para pagar el ticket. Los siguientes parámetros están relacionados con el formato del código de barras. •

Orden de impresión: otro parámetro relacionado con el formato del ticket. Mediante este artículo podemos controlar el orden en que aparecen los artículos en los tickets. Si escoge no controlar el orden, saldrá según se halan introducido. De lo contrario, seguirán el orden indicado en la zona no táctil.

*

Éstas opciones solo desactivarán los campos en el ticket si se ha escogido el ticket de formato predefinido, o en su defecto se está imprimiendo directamente a puerto.

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•

Duplicar ticket: Gracias a este parámetro podemos realizar dos copias de manera automática cuando se imprime un ticket. Esto nos puede ser útil para darle una copia el cliente y la otra se la queda la empresa para llevar a cabo un control.

•

Tickets para regalo: Los ticket regalo son tickets con algunas características especiales (sin el precio, etc...). Si activamos este parámetro el sistema nos ofrecerá la posibilidad de crear tickets regalo al mantener pulsado el botón de pagar.

•

Tickets a Albaranes y Facturas: Si marcamos estas opciones en el momento de generar un ticket desde la Zona Táctil y mantenemos pulsado el botón pagar albarán de ese ticket.

el sistema nos permite generar factura o

•

No Facturar Ceros: Si activamos este parámetro los artículos con precio 0 no serán facturados.

•

Control de clientes: Si activamos este parámetro y generamos una factura o albarán desde la Zona Táctil sobre un cliente que ya tenemos creado nos aparece la ficha del cliente.

•

Control calorías *: Activando este parámetro podemos ver en el ticket el número de calorías que tiene un producto determinado. Es necesario destacar que para que aparezcan las calorías de un plato en primer lugar deben ser introducidas en el sistema.

*

Ésta opción solo desactivará el campo en el ticket si se ha escogido el ticket de formato predefinido, o en su defecto se está imprimiendo directamente a puerto.

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•

No reiniciar tickets en cierre: Mediante este parámetro podremos trabajar con tickets continuos, es decir cuando realicemos un cierre de caja no volverá el contador de tickets a cero. Además, cuando realicemos un cierre y tengamos tickets todavía sin pagar no desaparecerán de la zona open bills. Este parámetro es útil si nuestro negocio está orientado al alquiler, ya que los tickets que queden por pagar (los que se tienen que recoger otro día) no se eliminarán al realizar un cierre.

•

Albarán en Cuadre: Si se activa este parámetro en el cuadre de caja aparecerá el concepto de total albaranado.

•

Cantidad/precio: Al mantener pulsado un artículo nos aparece una ventana que nos permite modificar la cantidad y el precio del artículo. Mediante este parámetro podemos indicarle al sistema que modificación aparece señalada por defecto. Esto podemos utilizarlo, por ejemplo, en un restaurante donde el precio de platos con pescado varía según el precio del pescado en el mercado. Si este parámetro lo configuramos para que siempre nos aparezca el precio preparado para modificación, no ahorramos el tener que pinchar sobre la casilla precio.

•

Asistente grandes cantidades: Si esta activo, cuando el sistema detecta pulsaciones rápidas y continuadas sobre un mismo artículo muestra una pantalla donde indicar la cantidad.

•

Buscar Tickets: si activamos este parámetro en la parte superior de la zona open bills aparece un botón para buscar tickets por su descripción.

•

Ruta impresora Primaria: Mediante este parámetro seleccionamos por que impresora se imprimirán los tickets, albaranes, facturas, etc.. Podemos introducir la ruta de impresión de dos formas:

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1) Indicar el puerto al que esta conectada la impresora por ejemplo lpt1 siempre seguido de dos puntosÆ lpt1: 2) 2. En el caso de tener una red podemos indicarle la ruta del recurso compartido por ejemplo \\equipo\impresora. •

Impresora Cocina: Mediante este parámetro seleccionamos por que impresora se imprimirán las comandas a cocina, podemos introducir la ruta de impresión de dos formas: 1) Indicar el puerto al que esta conectada la impresora por ejemplo lpt1 siempre seguido de dos puntosÆ lpt1: 2) En el caso de tener una red podemos indicarle la ruta del recurso compartido por ejemplo \\equipo\impresora

Nota: si usamos la configuración de la zona no táctil “Centros de elaboración”, no se usan las rutas marcadas en configuración avanzada para la Impresión de Cocina. •

Temporizar envío de comandas: Se permite el uso de un temporizador para retardar los envíos de las comandas a cocina desde que el usuarios pulsa para el envío. Este temporizador se introduce en minutos cocina.

•

Envío Automático de comandas: Se usa para que el envío sea automático; no precise de su lanzamiento por parte del usuario. También hace uso del temporizador de minutos cocina.

•

Cualquier máquina envía comanda: Permite enviar comandas desde diferentes máquinas. Es aconsejable que esté activada siempre, tanto en modo monopuesto como en modo multipuesto.

•

Cambio de estado automático: Gracias a este parámetro podemos hacer que el cambio de estado sea automático tanto para impresión como para envío de comandas a un centro de trabajo. Un posible ejemplo de esto podría ser un restaurante. El camarero envía a cocina un plato y desde el TPV de la barra puede saber, en la zona open bills, el estado en que se encuentra ese plato. Para que esta opción funcione debe estar activo el módulo de cocina.

•

Enviar Comandas por Petición: Este parámetro también tiene que ver con el envío de trabajos asociados a un centro. La diferencia con el anterior parámetro de envío radica en que en este caso se le ha de enviar al centro pulsando un botón. Es bastante útil si queremos llevar

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un control del momento en que se envían los pedidos al centro evitando de esta manera la posible saturación si se envían de manera automática. •

Tiempo máximo de envío de trabajos: El tiempo máximo que se puede tardar en enviar un trabajo asociado a cocina.

•

Activar módulo de cocina: Mediante este parámetro activamos el módulo de cocina.

•

Comandas fraccionadas: Mediante este parámetro podemos configurar que artículos del ticket enviamos a su centro de trabajo. Existen tres posibilidades: enviarlos todos sin posibilidad de elección, posibilidad de elegir los que queremos enviar, obligación de elegir los artículos que se enviarán.

•

Tamaño de letra en comandas (1,2,3): se introducen los tamaños de letra que queremos que aparezcan en las comandas. El ticket está preconfigurado, por lo que cambiar el tamaño puede ocasionar que las líneas se corten o salgan movidas. Trabajan de forma conjunta los tres parámetros ya que lo que indicamos es una cadena de tamaños de impresión.

•

Combinados Auto: si activamos esta opción, nos aparecerá automáticamente la interfaz de combinados cuando pulsemos sobre un artículo. Es necesario tener Grupo con marca Combinados.

•

Chupitos Auto: si activamos esta opción, nos aparecerá automáticamente la interfaz de chupitos cuando pulsemos sobre un artículo. Es necesario tener Grupo con marca Chupitos.

•

Imprimir Consumición Perso.: si activamos este parámetro cuando realicemos un ticket de consumo del personal se imprimirá de manera automática.

•

Líneas en blanco al final del ticket: Mediante este parámetro podemos añadir el número de líneas en blanco que queremos que nos aparezca al final del ticket. Esto nos puede ser bastante útil en diversas ocasiones, por ejemplo: existen algunas impresoras de ticket en el mercado que realizan el corte del papel demasiado ajustado a la última línea cortando, en ocasiones, parte del texto. Gracias a este parámetro podemos evitar esto añadiendo varias líneas. También puede sernos útil

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para no tener que cortar el ticket y poder diferenciar rápidamente un ticket del siguiente. •

Céntimos de redondeo: Este parámetro nos indica los céntimos que sumará al precio final para hacer el redondeo. El valor debe ser un número mayor que 0.

•

Control de Presencia: Si activamos este parámetro el sistema nos brinda un control sobre los empleados es decir permite controlar la entradas y salidas de estos automáticamente. Si disponemos de un lector de tarjetas o código de barras con que el empleado fiche es suficiente para el sistema. En el caso contrario en la pantalla principal de la Zona Táctil debemos presionar durante unos segundos sobre el reloj y nos aparece la pasarela de control de presencia.

•

Nivel de Seguridad de Zona Restringida: Este nivel de seguridad permite controlar según el tipo de usuario es decir Administrador o Usuario Estándar el acceso a la zona restringida de la zona táctil mostrando para el administrador la ventana completa con todas sus opciones y al usuario estándar tan solo una interfaz limitada como se muestra en la imagen.

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Administrador

Usuario Standard

Zona restringida completa

Zona restringida limitada

Los niveles de seguridad de zona restringida pueden poseer los siguientes valores: ¾

Nivel de seguridad bajo = 0 Æ El sistema continua reclamando usuario y contraseña para acceder a la zona restringida pero la muestra completa tanto para el Administrador como para el Usuario Estándar.

¾

Nivel de seguridad alto(necesario lector de tarjetas) = 1 Æ El sistema muestra la zona restringida completa o no dependiendo del tipo de usuario que acceda como muestran las imágenes anteriores. En este caso es necesario un lector de tarjetas para acceder a la zona restringida en lugar de identificarse en el sistema a través de nombre y contraseña los usuarios lo harían utilizando una tarjeta.

¾

Nivel de seguridad alto (sin lector de tarjetas) = 2 Æ El sistema se comporta de igual modo que en el nivel anterior pero en este caso no es necesario el lector de tarjetas.

¾IMPORTANTE!!! ¾ Para poder aplicar este nivel de seguridad sobre los usuarios del sistema es necesario asociar los empleados con un usuario real dentro de la zona no táctil como se indica en el apartado 3.7.1 Empleados.

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•

Nivel de Seguridad por Usuario: Si activamos este nivel de seguridad nos permite controlar las diferentes operaciones que realiza cada usuario según los permisos que tiene asignados. Estos permisos se otorgan en la zona no táctil del sistema que se explica más adelante. Si por ejemplo el usuario tiene desactivado el permiso de eliminación de ticket’s completos el sistema no le permite realizar esta operación.

Importante: Para que el sistema aplique estos permisos sobre cada usuario y le permita o no realizar las diferentes operaciones el usuario debe identificarse en el sistema a través de la opción usuario activo en la pantalla principal de la Zona Táctil.

•

Nivel Seguridad de Máquina: Este nivel de seguridad permite tener diferentes máquinas trabajando con diferentes niveles de seguridad para cada una de ellas los niveles de seguridad son: 0 - El sistema nos permite realizar cualquier tarea en esta máquina. 1 - El sistema limita la máquina: sólo permite realizar ticket’s y sus correspondientes cobros sin opciones de modificación eliminación y acceso a zona restringida.

•

Password general: Es el password general utilizado por el sistema para algunas operaciones de nivel 3.

•

Monitorizar operaciones: podremos monitorizar eliminaciones y cambios de precio.

•

Confirmar eliminaciones: Cuando esta opción de configuración esta activada el sistema muestra mensajes de advertencia cuando realizamos alguna eliminación en la zona táctil. En caso contrario el sistema no pregunta y realiza la eliminación directamente.

•

Usuario al Eliminar: este parámetro también está relacionado con la seguridad. Si activamos este parámetro obligamos a los usuarios a identificarse cuando se intente eliminar un ticket. necesita que Confirmar Eliminación esté activo.

•

Motivo de Eliminación: activando este parámetro el sistema exigirá un motivo cada vez que se intente eliminar algún artículo del ticket.

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•

Sistema Espejo: Permite activar o desactivar la recuperación de datos. Si se activa el sistema utiliza un sistema espejo de la base de datos para mas seguridad en la recuperación de datos.

•

Ruta Servidor*: Indicaremos la ruta donde esta la base de datos actualizada en un equipo que forme parte de nuestra red en un sistema distribuido. Esta opción resulta útil en casos que deseemos actualizar la base de datos en un equipo y el resto se sincronizan y actualizan utilizando esta base de datos accediendo a ella a través de la ruta de sincronización.

•

Máquina cliente*: Si activamos este parámetro le estamos indicando a Carmen® que el equipo se comporte como máquina cliente por lo que al iniciarse realizará una copia de la base de datos C:\SRV

•

Factura en formato predefinido: Esta opción permite imprimir la factura en un formato ya establecido y no modificable o imprimir facturas con un formato totalmente configurable. Modificable mediante Crystal Report.

•

Ruta impresora facturas: Indicamos la ruta de la impresora en caso de estar conectada a nivel local indicaremos el puerto, por ejemplo: lpt1 si esta compartida en una red indicaremos su dirección por ejemplo: \\NombreEquipo\Nombre_impresora.

•

Trabajar con varios tickets: permite dejar tickets abiertos hasta el cobro, se usa para poder añadir líneas al ticket con posterioridad. Es muy útil en gestión de negocios en los que varias personas trabajan con la misma máquina en un mismo turno y se van pasando el control de la misma según realizan distintas tareas.

*

Estos parámetros no deben modificarse si no se lo indica explícitamente nuestro departamento técnico. Normalmente Carmen se instala en modo cliente-servidor; mas sencillo de configurar y usar.

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•

Minutos de espera: Los minutos de espera determinados para los envíos a domicilio.

•

Cambio entregado a empleados: se configura la cantidad que se le entrega a los empleados al iniciar la jornada, si no se realiza tal entrega introduciremos un 0 en este parámetro.

•

Límite de reservas: representa el límite de reservas que pueden tenerse en un momento dado en el negocio.

•

Horario Agenda Completa: Cuando activamos este parámetro en la agenda aparecen intervalos de horas para asignar citas, mientras de la otra manera solo aparecerán las citas y las opciones de manipulación de éstas.

•

Cambiar precio y cantidad: al mantener unos instantes sobre el icono del artículo este lanza una ventana desde la cual puede cambiarse precio y cantidad para el artículo.

•

Generar siempre factura: Si activamos este parámetro se generará de cada ticket una factura automáticamente. Es decir, cuando pulsemos el botón Pay se generará una factura con los artículos que aparecen en el ticket y a nombre del cliente que hayamos asignado al ticket. En caso de no activarlo para poder generar una factura deberemos mantener pulsado durante unos segundos el botón Pay.

Ventana que se abre al mantener pulsado el botón pagar

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•

Series Facturas: mediante este parámetro podremos trabajar con dos series diferentes de facturas, una destinada a clientes y la otra para anónimos

•

Especificaciones complejas: asociar al articulo guarniciones y especificaciones de cocina, como por ejemplo si un plato lleva o no lechuga.

•

Control de Camareros: el sistema nos obligará a elegir camarero cada vez que se cree un nuevo ticket.

•

Ir al ticket directamente: desde OpenBills se accede a la nota directamente tras pinchar en ella si este parámetro se encuentra activo, en caso contrario para poder editar los tickets será necesario pulsar el botón “editar tickets”.

•

Impresora de corte: Si la impresora permite el corte automático de papel esta opción deberemos activarla.

•

Comando Corte: Comando de corte de impresora. Este parámetro se puede utilizar en el caso que la impresora no corte el papel. Carmen® puede enviar el comando a la impresora y esta cortaría el papel.

•

Comando Cajón: Comando de apertura de cajón. Este parámetro se puede utilizar en el caso que el cajón no se habrá automáticamente. Carmen® puede enviar el comando al cajón y este se abriría.

•

Sonido activado: activa los sonidos del sistema de Carmen®.

•

Envíos realizados: es un contador de los envíos a través de Internet de los cierres.

•

Redondear al alza: Si activamos este parámetro le estamos indicando al sistema que en caso de tener que realizar un redondeo lo haga siempre al alza.

•

Céntimos de redondeo IVA: Este parámetro realiza el redondeo al aplicar el IVA, y nos indicara con cuantos céntimos trabajará el programa. El valor que se debe introducir en un número mayor que cero.

•

Albarán en formato predefinido: Esta opción permite imprimir el albarán en un formato ya establecido y no modificable o imprimir albaranes con un formato totalmente configurable. Modificable mediante Crystal Report.

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•

Ruta impresora albaranes: indica en que impresora se imprimirán estos documentos.

•

Cambio de artículos entre tickets: parámetro bastante interesante en negocios como restaurantes, bares, etc... Al activar esta opción nos permite intercambiar artículos de un ticket a otro de una manera rápida y sencilla. En el apartado open bills aparece un botón llamado transferencia entre tickets, el cual nos ayudará a realizar el traspase de una manera muy intuitiva.

1 Botón que nos permite realizar la transferencia entre tickets

1 Ticket original

1 Ticket destino

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•

Identificarse al cambiar artículos: Solicita usuario y contraseña para realizar cambios de artículos.

•

Factura agrupada por albaranes: se imprime con la información agrupada o no agrupada por número de albarán dependiendo de si está activada.

•

Sistema no táctil completo: Si activamos este parámetro, en la zona no táctil simplemente podemos configurar la carta de artículos. Esta opción nos puede servir en el caso de tener un montaje cliente-servidor, en una máquina, con esta opción, podemos cambiar los artículos según temporada y desde la máquina central controlar el resto de opciones.

•

No zona táctil: Si se activa, permite entrar directamente a la zona de administración sin necesidad de pasar por la zona táctil. Se usa en los equipos de uso exclusivo en administración.

•

Copia de seguridad en cierre: Como su nombre indica si activamos esta opción el sistema genera una copia de seguridad de los datos al realizar el cierre de caja esta copia de seguridad se almacena en la ruta T:\CSEG.

•

Marcajes en cierre: Activando este parámetro el sistema automáticamente genera un informe, en una hoja Excel (MA..xls) con los marcajes del personal cuando se realiza un cierre de caja

•

Clientes en cierre: el sistema, cuando se realiza un cierre, genera automáticamente un informe (archivo Excel CL..xls)donde muestra el nombre de cada cliente junto a sus tickets asociados.

•

Facturas en cierre: mediante este parámetro podemos indicarle al sistema que cuando realice un cierre genere un informe donde aparezcan las facturas generadas. El archivo donde guarda el informe es una hoja Excel con nombre FA.xls

•

Pagos en cierre: Al realizar el cierre de caja nos creará un informe con los pagos a proveedores realizados.

•

Imprimir desglose artículos en cuadre: junto al cuadre de caja impreso se nos mostrarán los artículos consumidos.

•

Cuadre por impresora predeterminada: permite elegir entre imprimir el cuadre por la impresora primaria o por la predeterminada de Windows, si no son la misma.

•

Generar apuntes en cierre: Si se activa, automáticamente genera apuntes contables en el cierre.

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•

Forzar tickets al día: Mediante este parámetro podemos forzar un cierre realizado después de las 24 horas a que se contabilice como realizado a las 23:59 del día anterior. Activar este parámetro nos puede ser útil, por ejemplo, en un restaurante que normalmente se suele hacer el cierre algo más tarde de las 24 horas.

•

Factura global en cierre: Al realizar el cierre se genera una factura con todos los tickets pendientes de facturar.

•

Recordar Cierre: Cuando activamos esta opción, si cerramos el programa sin realizar el cierre, la siguiente vez que arranquemos Carmen® nos aparecerá un mensaje advirtiéndonos que se encuentra el cierre de caja pendiente.

•

Declarar recaudación: Cuando se realiza el cuadre de caja el sistema exige que se le indique la recaudación del día.

•

Cuadres desglosados por máquina: Permite obtener el cuadre desglosado por máquina, es decir, en los cuadres aparecen las ventas agrupadas por la máquina que los ha generado.

•

Cierres de caja de prueba: el sistema permite la realización de cierres de prueba por seguridad.

•

Ruta de cierre de prueba: ruta donde se guarda el cierre de prueba.

•

Traspaso a cierre: configura que documentos se insertan en el traspaso contable del cierre.

•

Trabajar con descuentos: configura el sistema para que se introduzca el descuento en cada línea de ticket de forma automática.

•

Descuento activo: Guarda el descuento aplicado.

•

Descuento fijo: Si este parámetro está activado, el descuento es fijo y se mantiene aunque cambiemos de ticket. Cuando está desactivado, se pone a cero con cada nuevo ticket.

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•

Ver descuento en cuadre: al activar este parámetro aparece una línea con el descuento total aplicado a lo largo del día.

•

Programa Contabilidad: Esta opción nos permite integrar el sistema Carmen con los principales programas de contabilidad: Contaplus y GestWin...

•

Dígitos Contaplus: Dígitos de las cuentas contables en los archivos de intercambio de contaplus.

•

Formato del archivo de contabilidad: podemos elegir entre XML y Excel.

•

Pagos al Contaplus: se traspasan los pagos con visa al Contaplus.

•

Generar traspasos de contabilidad: activado configura la máquina en cuestión para que pueda realizar los traspasos de contabilidad.

•

Control de transporte: esta opción la utilizaremos sólo en caso de tratarse de un negocio que disponga de reparto a domicilio. Activando esta opción nos aparecerá un botón, llamado Delivery, en la interfaz principal del programa que al pulsarlo podremos conocer de primera mano las entregas que han realizado los repartidores, así como toda la información disponible sobre las entregas a domicilio.

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Nota: El sistema no permite hacer uso del control de transporte si esta activo el descuento, también es incompatible la opción de monoticket con el control de transporte. •

Negocio Reparto Domicilio: si se activa se configura el sistema para que se carguen únicamente las secciones y módulos de reparto a domicilio.

•

Tiempo de espera: es el tiempo de espera por defecto que se le asigna a un reparto a domicilio.

•

Prefijo: Este prefijo nos aparecerá automáticamente en el campo teléfono del cliente cuando realizamos un ticket a domicilio. Nos servirá para ahorrarnos tiempo escribiendo el teléfono. Por ejemplo, si nuestro negocio se encuentra en Madrid, aquí pondremos el prefijo 91 y cuando vayamos a introducir el teléfono de un cliente ya aparecerá 91.

•

Artículos, tamaño de fuente: configura el tamaño de fuente para los artículos.

•

Artículos: Negrita: Texto de los artículos en negrita.

•

Artículos: alineación del texto: Permite alinear el texto de los artículos a la izquierda, derecha o centro del ticket.

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•

Trabajar con Cód barras inteligente: es el parámetro encargado de definir como se comportará el sistema cuando se detecta un nuevo código de barras Existen 4 posibilidades: (1) Código de barras desactivado (2) Cuando el lector de códigos detecta un código nuevo no se crea un nuevo producto, funciona como artículos varios (3) Si el artículo existe, añade la descripción del artículo, sino añade Desc defecto artículos Cód Barras (4) Si el artículo existe, añade la descripción del artículo, sino propone crearlo.

•

Comienzo artículo en Cód Barras: posición del carácter del código leído donde empieza el código del articulo.

•

Fin del artículo en Cód Barras: posición del carácter del código leído donde acaba el código del artículo.

•

Comienzo precio en Cód Barras: posición del carácter del código leído donde empieza el precio del artículo

•

Fin del precio en Código de Barras: posición del carácter del código leído donde acaba el precio del artículo

•

Multiplicador precio en Cód Barras: posición del multiplicador del precio leído, puede ser la cantidad, peso, etc...

•

Desc defecto artículos Cód Barras: Descripción de artículo por defecto para códigos de barras inteligente

Un ejemplo para los datos en el código de barras: si el código vale 2603221001709, donde 2603221 es el código del articulo, 00170 el precio del articulo, 9 digito de control, la posición de inicio del código del articulo es igual a 1, la de fin es igual a 7, posición de inicio del precio es 8, posición de fin del precio es 12, indicamos la posición donde empieza y acaba cada rango. •

Lector de código de barras: Si esta función está activa el sistema permite utilizar un lector de código de barras.

•

Puerto del lector de códigos: Indicamos al sistema cual es el puerto utilizado por el lector de código de barras. Por ejemplo: com1.

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•

Cadena de conexión del lector: Según el fabricante la cadena es del tipo baudios, paridad, bits, bit. Ejemplo: 2400,N,8,1.

•

Puerto del visor: Indicamos al sistema cual es el puerto utilizado por el visor del TPV. Por ejemplo: com1.

•

Cadena de conexión del visor: cadena de conexión necesaria para activar el visor.

•

Limpiar pantalla visor: Este parámetro fuerza a limpiar el visor mediante un comando.

•

Puerto del lector control presencia: si dejamos el valor a 0, el control de presencia se realiza de forma manual.

•

Baudios del lector control presencia: indicaremos los Baudios a los que trabaja la conexión del lector de presencia. Esta característica puede consultarla en le manual del fabricante de su lector de presencia.

•

Conexión Báscula: Si está activado el parámetro se pone en marcha el modulo de integración con basculas.

•

Puerto Báscula: En este parámetro se indica el puerto en el que se encuentra instalada la báscula.

•

Cadena de conexión Báscula: cadena de conexión necesaria para comunicar con báscula. “Consultar el manual del fabricante”

•

Flujo de control Báscula: “Consultar el manual del fabricante”

•

Comando descarga de peso: “Consultar el manual del fabricante”

•

Modificador peso: “Consultar el manual del fabricante”

•

Control Telefónico: Activando este parámetro y mediante la utilización de un módem podríamos leer el número de teléfono de la persona que nos llama y si en caso de ser un cliente reconocido abre su ficha automáticamente. Esto es especialmente útil en los negocios de reparto a domicilio, ya cuando el que llama es un cliente usual automáticamente tendríamos su ficha abierta con toda su información.

•

Puerto Control Telefónico: Número de puerto a través del que nos comunicaremos con el módem comentado anteriormente.

•

Retail: modifica la configuración del sistema y añade opciones que aumentan la potencia del sistema en negocios de venta retail.

•

Floristería: Si activamos esta opción estaremos cargando la configuración de Floristería. Esta forma de trabajar es apropiada cuando

290

es una empresa que se dedica a la venta de flores, ya que carga unas funciones, operaciones y opciones apropiadas para este tipo de establecimientos. Un ejemplo es que en lugar combinados y chupitos tenemos ramos y flores. •

Evitar cambio de perfiles: Este parámetro está relacionado con la integridad del programa. Activando este parámetro evitaremos el poder cambiar el perfil de Carmen® desde la zona restringida.

•

Botones Alargados: además de cambiar el tamaño de botón permite activar el control de Stock en botón.

•

Stock en botón: Si se activa esta opción se introduce en el botón la visualización de un símbolo luminoso que aparece en rojo cuando el stock es bajo y en verde mientras tenemos existencias del mismo, además aparece también la cantidad de stock de almacén del artículo en cuestión.

•

Ventas en infrastock: si activamos este parámetro se prohíbe la venta artículos con stock menor que el mínimo.

•

Imprimir tras entrega: si se activa dicho parámetro, se imprime el ticket tras introducir la cantidad entregada.

•

Ruta pedidos: Ruta donde se encuentra la base de datos con los pedidos. Este parámetro lo utilizaremos en montajes con varios equipos. Por ejemplo, en un montaje con varias máquinas podemos destinar cada una para diferentes funcionalidades: una máquina destinada para la gestión de pedidos, otra para realizar los tickets, etc...

•

Ruta copia: en este parámetro indicamos la ruta donde queremos guardar las copias de seguridad.

•

Ruta Históricos: en este parámetro indicamos la ruta donde queremos guardar los archivos de datos históricos de Carmen®.

•

Excel Activo: Lo activamos si tenemos Excel instalado en nuestro equipo o algún software de hoja de cálculo compatible. En caso contrario se extrae el documento en formato estándar.

•

Comisiones por Usuario: lo activamos cuando queremos llevar un control de comisiones por usuario, para ello se pedirá el usuario al introducir cada línea de ticket, generando de ese modo la información interna necesaria y pudiendo extraer las ventas desglosadas para la comisiones desde informes de la zona no táctil.

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•

PDA Integrada: cuando se activa este parámetro, el sistema se encarga de localizar la PDA cada cierto periodo de tiempo para comprobar la conexión.

•

Ruta PDA: Ruta específica de la PDA

•

Clientes VIP: activando este parámetro se nos ofrecerá la opción de gestionar clientes desde el botón menú, gestión de clientes.

•

Autoimpresión Tarjeta VIP: Si este parámetro está activado, cuando se crea un nuevo cliente desde la zona Táctil imprime automáticamente una tarjeta de cliente. Si nos fijamos en la parte inferior de la interfaz destinada a la creación de clientes aparece un checkbox. Si este parámetro está activado aparece por defecto seleccionado. Es necesario haber activado clientes VIP para que funcione.

•

Solicitar Tarjeta Cliente VIP: Cuando activamos esta opción y si asociamos un cliente a un ticket en el momento que pulsamos sobre el botón pagar nos aparecerá una interfaz que nos pide la tarjeta de puntos del cliente. Es necesario haber activado clientes VIP para que funcione.

•

Multiplicador Puntos C.VIP: Este parámetro nos permite elegir la forma de generar puntos para los clientes. Existen dos posibilidades, la primera consiste en asignar a cada artículo un número determinado de puntos; cuando el cliente compra ese producto, se le asignan esa cantidad de puntos. La otra forma consiste en asignar una equivalencia de puntos por euro, de esta manera el precio total de la compra se multiplica por el numero de puntos por euro y se le asigna esta cantidad al cliente. Para que estas opciones tengan efecto es necesario activar el parámetro anterior (Solicitar Tarjeta Clientes VIP) y haber activado clientes VIP para que funcione.

•

Trabajar con alquileres: esta opción nos permitirá crear artículos de entrada, artículos de salida, bonos, etc... Está orientado hacia negocios en los que las operaciones no se cierran en el momento, sino que pueden pasar días entre la apertura y el cierre; son sobre todo negocios de alquiler.

•

Imprime etiquetas alquiler: si activamos esta opción automáticamente se imprimirá una etiqueta cada vez que se registe una entrada de alquiler.

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•

Número copias etiquetas alquiler: Número de copias de la etiqueta que imprimirá cuando se genere una entrada de alquiler.

•

Precios entre intervalos: esta opción permite definir precios entre intervalos. Este parámetro es útil en negocios dedicados al alquiler.

•

Imprimir Bonos: Imprime una etiqueta cuando se realiza una entrada de bono.

•

Configuración de país: Parámetro para configuración de país. A nivel de interfaz cambia conceptos palabras, unidades, etc...

•

Carácter de moneda*: es el carácter de moneda, €, $, S... Necesita tener activo el parámetro Configuración de País. Para que esta opción esté disponible es necesario activar el parámetro Configuración de país.

•

Código ISO de moneda*: se trata de la abreviatura de tres caracteres de la moneda, EUR, SOL, DOL... Necesita tener activo el parámetro Configuración de País. Para que esta opción esté disponible es necesario activar el parámetro Configuración de país.

•

Código NIF dual*: es el nombre que recibe el numero de identificación fiscal en cada país, NIF, RUC... Para que esta opción esté disponible es necesario activar el parámetro Configuración de país.

•

Código de impuestos*: es el nombre de las tasas en cada país, IVA, TEX... Para que esta opción esté disponible es necesario activar el parámetro Configuración de país.

•

Propina*: Mediante este parámetro podemos hacer aparecer en el ticket la propina que deseamos que nos entregue el cliente. Se trata de un tanto por cien que se aplicará al precio. Ésta opción solo desactivará el campo en el ticket si se ha escogido el ticket de formato predeterminado, o en su defecto se está imprimiendo directamente a puerto.

•

Carac. de identificación de propina*: Carácter de identificación de la propina (se recomienda que sea de 3 dígitos).

*

Estos parámetros solo modificarán el ticket en el caso de tener marcada la opción de ticket en formato predefinido.

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•

Propina Sugerida*: En lugar de mostrar en el ticket la propina que debe abonar el cliente, podemos mostrar un mensaje sugiriendo la propina que debería pagar. Se trata de un tanto por cien que nos calculará la propina.

NOTA: Ésta opción solo desactivará el campo en el ticket si se ha escogido el ticket de formato predeterminado, o en su defecto se está imprimiendo directamente a puerto. –simplemente muestra el número que se le introduce sin ninguna frase, y el cliente no sabrá que es•

Trabajar con dos monedas*: Carmen® permite la utilización de dos monedas diferentes. Activando este parámetro en el ticket nos aparecerá el precio de la compra en nuestra moneda, y lo multiplicará por el número que aparece aquí para obtener la equivalencia en la moneda secundaria. Para que esta opción esté disponible es necesario activar el parámetro Configuración de país.

•

Carácter de moneda secundaria*: Carácter de la moneda secundaria. Para que esta opción esté disponible es necesario activar el parámetro Configuración de país.

•

Código ISO de moneda secundaria*: Abreviatura de tres caracteres de la moneda secundaria. Para que esta opción esté disponible es necesario activar el parámetro Configuración de país.

•

Pantalla de reposo: si es diferente de 0 indica el tiempo en segundos que tarda en aparecer un salva pantallas de Carmen®, i bloquearse la pantalla si esta activo el parámetro Bloqueo de Pantalla.

•

Numero de Copias de Resguardo: este parámetro indica cuantas copias de un ticket de resguardo se deben imprimir. Puesto que este ticket se usará normalmente como un localizador del ticket de entrada, lo normal es que al menos sea una copia para el cliente. Útil en negocios donde el cliente nos deja un bien y pasa a recogerlo más tarde (por ejemplo, una tintorería o un laboratorio fotográfico).

•

Búsqueda por código de articulo: el sistema busca por defecto artículos por su descripción. Si activamos ésta opción, los buscará también por el código del artículo. Es muy importante tener en cuenta que para poder realizar búsquedas es necesario tener definido un grupo de búsqueda en el maestro de artículos de la sección no táctil.

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Estos parámetros solo modificarán el ticket en el caso de tener marcada la opción de ticket en formato predefinido.

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Tamaño de Fuente Desc Ticket: indica el tamaño que tendrá la fuente de descripción de los artículos que vemos en pantalla mientras creamos el ticket. No influye en el tamaño cuando imprimimos el ticket. Si es igual a 0 coge el tamaño por defecto del sistema.

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Gestión de TK Mediante Planos: el sistema mostrará por defecto la interfaz de gestión de tickets mediante planos, en lugar de open bills. Es necesario tener creado y activo el esquema de mesas en las secciones en que lo queramos utilizar.

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Tickets a albaranes: activando ésta opción tenemos la posibilidad de pasar a albaranes los tickets generados.

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Cualquier máquina envía comanda: en unas sistema con varias maquinas, todas enviarán a la cocina toda la información pendiente.

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Prefijo Telefónico: añadirá un prefijo a los números de teléfono introducidos de forma automática. Útil en los negocios de reparto.

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Tickets de Resguardo: activando esta opción, podemos dar de alta en el sistema unos artículos especiales llamados de entrada y de salida, que nos pueden permitir crear un ticket para un servicio que se cobrará más adelante, porqué, por ejemplo, se facture por minutos.

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Presupuestos y Pedidos: esta opción nos permite activar la funcionalidad de presupuestos desde la zona táctil. Con ella podremos generar los presupuestos, confirmarlos y, ya desde la zona no táctil, en la ficha de pedidos del cliente enviar el pedido al proveedor.

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Recomendado a Cuenta: indica el porcentaje que debe dejar a modo de señal el cliente cuando confirma un presupuesto. Es necesario tener activado el modulo de Presupuestos y Pedidos.

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Máximo a Cuenta: indica el máximo que se debe aceptar de un cliente como señal. Es necesario tener activado el módulo de Presupuestos y Pedidos.

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Redondeo a Cuenta: indica los céntimos de redondeo que se aplicarán en el cálculo de la cantidad a entregar a cuenta. Por ejemplo, si indicamos en este parámetro 50, y la cantidad a entregar a cuenta es de 20,5 el sistema nos pedirá 21. Es necesario tener activado el módulo de Presupuestos y Pedidos.

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Plazo Entrega Recomendado: este parámetro nos indicará el número de días que debemos dar cómo plazo de entrega a partir de la realización del pedido. Es necesario tener activado el módulo de Presupuestos y Pedidos.

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Pedidos a Central Predeterminada: éste parámetro se usa cuando todos nuestros pedidos son siempre enviados a un mismo proveedor, como es el caso de algunas franquicias. Aunque este parámetro esté activado, sigue siendo necesario enviar los pedidos desde la zona no táctil, en la ficha de pedidos de cliente.

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Id Central Predeterminada: aquí indicaremos el código del proveedor que representa la central predeterminada

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Familias en Cuadre: escogiendo esta opción, veremos los artículos desglosados por familias al realizar el cierre de caja.

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Sistema Multitarifa: mediante esta opción podemos asociar distintos precios según las tarifas a los artículos deseados. Existen dos métodos para asociar multitarifa, por cliente o por sección. Cuando se activa esta opción se debe escoger uno de ellos, y después, en la ficha de cada articulo que queramos que use multitarifa, marcar un precio para cada una de las tarifas que ha de tener. Tenga en cuenta que para poder usar el sistema de multitarifa deberá tener definidos los clientes o las secciones, según el criterio escogido.

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Precios sin Tarifa: en un sistema multitarifa, podremos escoger que los artículos sin un precio asociado a la tarifa usada en cada momento tengan valor 0 o el valor indicado en la ficha general de éste. Esta es una manera de ahorrarnos definir precios para todos los artículos en multitarifa si solo queremos que se aplique este caso a algunos de ellos.

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Detalle TK Pendientes en Cierre: cuando realicemos un cierre de caja, el sistema reflejará en este los tickets que por algún motivo no se hallan cerrado. Supongamos por ejemplo que un cliente de una tintorería llega a recoger su ropa, pero se da cuenta de que no lleva dinero y dice que pasará a recogerlo mañana. El ticket queda abierto, y podríamos optar por reflejarlo en el cierre. Es importante destacar que si además de dejar constancia del ticket en el cierre de caja quiere tenerlo disponible al día siguiente, debe escoger la opción No reiniciar tickets en cierre.

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Dígitos Número de Teléfono: el sistema nos avisará de cuando estamos insertando un número de teléfono de cliente que no tiene la longitud adecuada, marcándolo en rojo si es más o menos largo, y en negro si tiene la longitud adecuada. Este aviso solo saldrá en la pantalla de inserción del teléfono (normalmente de un cliente) y no impide que pongamos un teléfono incorrecto, solo nos avisa.

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Repetir Tickets: cuando abramos la ficha de un cliente para generarle un nuevo ticket, podremos crearlo a partir de alguno de los que nos salga en el histórico del cliente. Esta versión no incluye los modificadores.

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Máximo Uso del Teclado: ésta funcionalidad nos obliga a usar el teclado en algunas pantallas donde antes aparecía el teclado alfanumérico táctil en pantalla, como inserción de dirección de un cliente, para agilizar estas maniobras en caso de que en nuestro negocio no se use exclusivamente la pantalla táctil.

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Bloqueo de Pantalla: podemos escoger que la pantalla táctil se bloquee para evitar que se pulse sin querer, por ejemplo en terminales portátiles. Existen dos maneras de hacerlo, la primera es pulsando el icono de bloqueo representado por un candado que aparece en la pantalla. La segunda es pulsando el icono o pasado el intervalo de tiempo indicado en el parámetro Pantalla de Reposo.

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Preguntas Frecuentes

6.4 Problemas durante la instalación de Carmen® 6.4.4 Problemas arrancando el instalador. Como se ha comentado podemos tener el instalador del sistema Carmen® en dos formatos: CD y un único archivo. En el formato CD, el error más común es que al introducirlo en la unidad lectora no comience la instalación. Esto se puede deber a que por algún motivo el sistema operativo impide que se ejecute el archivo autorun, encargado de empezar la instalación de manera automática. Para solucionar este problema simplemente deberemos explorar el CD y ejecutar el archivo SETUP.exe. Si en cambio vamos a realizar la instalación mediante el archivo descargado a través de Internet, el error más común es que tras pulsar sobre el archivo no ocurra nada. Esto puede deberse a que el archivo está corrupto o se ha realizado mal la descarga. Sería conveniente mirar el tamaño del archivo, y si es demasiado pequeño podemos asegurar que se ha realizado mal la descarga. Llegado a este punto deberíamos solicitar una nueva descarga.

6.4.5 Problemas durante el proceso de instalación Si se produce un error durante la instalación puede deberse a varios factores externos al programa. Generalmente estos problemas se deben a las actualizaciones automáticas que realiza el sistema operativo Windows y que afectan a software de otras compañías. Detectamos uno de estos errores por que el sistema nos advierte que para la instalación es necesario poseer ISS 4.0 o superior.

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Para solucionar este problema debemos actuar de la siguiente manera. En un primer momento cancelaremos la instalación y después accedemos a una sección de la página Web del sistema http://carmen.ws/noticias.php Si leemos es contenido de la Web, veremos que nos está hablando de nuestro problema, deberemos descargarnos de la misma Web una archivo llamado plugin.ocx (pulsando sobre el enlace aquí)y guardarlo dentro de la carpeta System32 situada dentro del directorio Windows. En este momento podemos volver a instalar el programa. Otras veces en lugar de aparecer el anterior mensaje de error, el sistema nos pide un disco de instalación de Windows XP. Este problema se debe, igual que en el caso anterior, a que las actualizaciones de Windows han borrado el archivo plugin.ocx, por lo que deberemos actuar de la misma manera que en el error anterior. Es decir, cancelar la instalación, descargar el archivo de la página Web y volver a instalar.

Por último, si el error que nos aparece no es ninguno de los anteriores, podemos hacer lo siguiente. Cancelar la instalación, situar el archivo plugin.ocx como en los dos casos anteriores, reiniciar el equipo y volver a instalar. En caso de que el problema continúe sin solucionarse, cancelaremos la instalación y deberemos crear, si no existe en la unidad C:, el directorio WINDOWS y volver a instalar.

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6.5 Tengo problemas para arrancar el sistema Carmen® Caso 1) Ya he realizado la instalación pero el sistema muestra la siguiente pantalla

El sistema nos muestra la interface anterior y nuestro montaje no es cliente/servidor. Revisaremos que existe la unidad de disco T: para ver si existe accederemos a Mipc. Caso 2) Tras realizar el registro del producto el sistema vuelve a solicitar el código de activación. • •

Comprobar que tan solo tenemos lanzada una vez la aplicación. Comprobar que tenemos la una unidad de disco T:

Caso 3) No arranca correctamente e incluso no solicita la activación del producto. • •

Comprobar que tenemos en la unidad de disco C: el directorio windows. De no ser así crearíamos un directorio con el citado nombre. Comprobar si la instalación la hemos realizado como administrador del sistema operativo.

Caso 4) Al arrancar nos aparece una ventana que solicita volver a instalar el sistema Carmen®. Para solucionar este problema debemos actuar de la siguiente manera. En un primer momento cancelaremos la ventana que solicita instalación de Carmen® y después accedemos a una sección de la página Web del sistema http://carmen.ws/noticias.php Si leemos el contenido de la Web, veremos que nos está hablando de nuestro problema, deberemos descargar de la misma Web una archivo llamado plugin.ocx

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(pulsando sobre el enlace aquí)y guardarlo dentro de la carpeta System32 situada dentro del directorio Windows. En este momento podemos arrancar de nuevo Carmen® y ver que todo es correcto.

6.6 Usuario y contraseña ? Para cualquiera de los usuarios que aparecen al arrancar por primera vez el sistema Carmen su contraseña es el cero.

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6.7 Que hacer sino tengo la unidad T:? Paso 1) Reiniciar el equipo. Paso 2) Si ha reiniciado y sigue sin aparecer la unidad T:. Comprobar si existe un archivo denominado UNIT que se encuentra ubicado en su unidad de disco C: Paso 3) Si existe el archivo UNIT comprobar que ningún software antivirus o protector de nuestro sistema este bloqueando la ejecución del citado archivo

6.8 El sistema Carmen® crea copias de seguridad? La respuesta es si. El sistema Carmen® crea una copia de seguridad de todos nuestro datos en el momento que realizamos un cierre de caja manteniendo un histórico de copias de seguridad.

6.9 Dónde están las copias de seguridad que genera el Sistema Carmen®? Las copias de seguridad que genera Carmen® están accesibles en el directorio CSEG que tenemos en ubicado en la unidad T:. Dentro de este directorio tenemos las copias diarias estas copias poseen el nombre Carmen.dia es decir si el jueves hemos realizado un cierre tendremos Carmen.JUE.

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6.10 Como restaurar Carmen® desde una copia de seguridad? Restaurar el sistema Carmen® desde una copia de seguridad es algo muy sencillo y a continuación vamos a detallar los pasos: 1 Acceda al directorio CSEG situado en la unidad T: 2 Busque entre los diferentes archivos Carmen®. diasemana aquel que sea el mas reciente por ejemplo si realizo cierre de caja ayer y hoy es martes seleccionara Carmen.LUN. 3 Una vez localizado el archivo correspondiente a la copia de seguridad copiaremos este archivo y lo pegaremos en la unidad T: 4 Renombrar el archivo que acabamos de pegar en la unidad T: que en este caso de ejemplo es Carmen.LUN por Carmen.mdb siempre antes eliminando el archivo Carmen.mdb que tenemos actualmente en la unidad T: 5 Tras realizar el renombrado de Carmen.LUN por Carmen.mdb y eliminación del anterior Carmen.mdb seleccionamos el recién renombrado Carmen.mdb lo copiamos y pegamos en T: 6 Seleccionamos la copia que acabamos de realizar del archivo Carmen.mdb y lo renombramos por EspejoCar.mdb y con esto esta realizada la restauración del sistema Carmen® desde una copia de seguridad.

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6.11 Puedo utilizar mi licencia de Carmen® en mas de un equipo? La respuestas es que no, ya que si usted a instalado el software a tenido que aceptar el contrato de la licencia de software en el que se indica lo siguiente: El SOFTWARE está protegido por leyes y por tratados internacionales en materia de derechos de autor, así como por otras leyes y tratados sobre propiedad intelectual. El SOFTWARE se concede en licencia y no se vende. 1. OTORGAMIENTO DE LICENCIA. Este CLUF le otorga los siguientes derechos: • Software. Puede instalar y utilizar una copia del SOFTWARE en un único equipo. • Almacenamiento y uso en red. Usted podrá también almacenar o instalar una copia del SOFTWARE en un dispositivo de almacenamiento, como un servidor de red, que se utilice únicamente para instalar o ejecutar el SOFTWARE en los demás equipos o PCs de una red interna; sin embargo, usted deberá adquirir y asignar una licencia para cada PC o equipo aparte en cuyo dispositivo de almacenamiento se instale o ejecute el SOFTWARE. No podrá compartir ni usar simultáneamente una licencia para el SOFTWARE en diferentes PCs.

6.12 Donde tengo los cierres de caja? El sistema Carmen® genera archivos en formato xls de todos nuestros cierres de caja y su ubicación es en la unidad T: estos archivos son generados con un nombre especifico para su identificación empiezan por TK un numero de identificación y para finalizar la fecha en que se realizo el cierre por ejemplo: TK1x1---10-02-2005. Los archivos xls que conforman los cierres de caja tienen dos pestañas en la zona inferior izquierda que son: Totales_Ticket, Detalles_Ticket.

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6.13 Tipos de archivos xls que genera Carmen®? Según el tipo de configuración que poseamos nos creara todos los archivos o solo algunos como puede ser las consumiciones de personal y marcajes. Cierres de caja Æ TK..... Eliminaciones realizadas Æ RR.... Marcajes Æ MA..... Consumiciones de personal Æ CP....

6.14 Puedo imprimir los cierres de caja? El sistema permite imprimir un cuadre de caja que contiene un resumen de la información del día. Los cierres de caja se guardan en formato Excel (xls) en la unidad T:, y pueden ser imprimidos.

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6.15 Que puertos tiene mi ordenador ? A continuación se detalla utilizando una imagen que forma tienen los diferentes puertos mas comunes que posee un PC y que puede utilizar en la configuración del sistema Carmen®.

1 USB.

2 Paralelo: Posee 25 pines que durante el manual aparece como lpt1=nombre lógico asignado al puerto paralelo #1 en DOS y OS/2

1 Serie: Suele poseer 9 pines, durante el manual se hacer referencia a el en forma de com1, com2.... = Nombre lógico asignado al puerto serial #1, #2... en DOS y OS/2.

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6.16 Como abrir el cajón portamonedas sin imprimir? Esto es muy sencillo para abrir el cajón portamonedas sin necesidad de imprimir o de realizar un proceso de pago el sistema nos ofrece una posibilidad en la zona principal del sistema o también conocida por los usuarios de Carmen® como Zona Táctil. Esta acción la ofrece el sistema con tan solo pulsar sobre el logotipo de Carmen® como muestra la siguiente imagen.

Realizando una simple pulsación sobre el logotipo Carmen® workflow systems se lanza el comando de apertura del cajón portamonedas.

6.17 Por qué no se abre el cajón portamonedas de mi impresora USB? En algunas impresoras que se conectan al ordenador por el puerto USB: y que tienen conectado un cajón portamonedas se puede dar el caso que al imprimir un ticket no se abra automáticamente el cajón. Existen varias formas para enviar el impulso de apertura. 1) A nivel de Windows accedemos a la zona de impresoras y faxes y sobre la impresora donde tenemos conectado el cajón portamonedas pulsamos el botón derecho del ratón y seleccionamos propiedades nos aparecerá una pantalla similar a la siguiente.

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Una vez dentro de esta pantalla accedemos a la pestaña Compartir marcamos la opción Compartir esta impresora, le indicamos el nombre del recurso compartido en nuestro caso de ejemplo = prueba. Una vez realizado esto pulsamos sobre el botón Aplicar También necesitamos saber cual es el nombre del PC con el que estamos trabajando como conocer este nombre? Accederemos a nivel de Windows a Panel de Control una vez aquí pulsaremos sobre Sistema como muestra la siguiente interfaz.

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Tras realizar estos pasos arrancamos el sistema Carmen® y en la configuración de impresoras introducimos la ruta de la impresora que acabamos de compartir. Como se indica esta ruta? Esta ruta se indica de la siguiente forma : \\nombrepc\nombredelrecursocompartido . En nuestro caso \\acer\prueba como muestra la siguiente imagen:

2) La segunda opción de configurar el sistema para la apertura del cajón es: A nivel de Windows se establece la impresora USB como predeterminada. Y por driver emulamos el puerto a uno que no sea USB. Esto debemos buscarlo en el manual de la impresora, debemos hacer que el puerto USB se comporte como si fuese otro puerto. Por ejemplo configurar por drivers que el puerto virtual sea un puerto serie por ejemplo: COM1 y

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esto es lo que le indicaremos en la configuración de impresoras al sistema Carmen® en la conexión con el cajón portamonedas. En el sistema Carmen®, preparamos la configuración para que sea a la impresora predeterminada de Windows. Finalmente pulsamos en el botón donde se configura el cajón portamonedas y le indicamos el puerto que hemos emulado en la impresora.

6.18 Carmen no imprime Este caso es algo muy general dentro de los posibles problemas que nos podemos encontrar utilizando el sistema además de ser un problema en el que influyen muchísimos factores externos a Carmen. Vamos a recomendar una prueba para descartar posibles factores externos. Para poder cerciorarnos de que el problema con la impresión es o no ajeno a Carmen realizaremos una impresión de página de pruebas desde el sistema operativo sobre la impresora con la que tenemos el problema. En el caso de que no se imprima la pagina de prueba podemos descartar que el problema reside en la configuración de Carmen y que existe algún factor externo que no permite la impresión, mientras las impresión de la pagina de pruebas desde el sistema operativo no se realice correctamente Carmen tampoco será capaz de imprimir con normalidad. En el caso contrario en el que la impresión de la página de pruebas se realice correctamente si deberemos revisar la configuración del sistema carmen revisar la explicación del punto 3 dedicado a la impresión.

6.19 Puedo configurar el sistema para que solo imprima los tickets si lo solicito? En la Zona no táctilÆEstructuraÆSecciones podemos indicar varios parámetros. Uno de ellos es No imprimir ticket, hay que buscar la sección o secciones que esta utilizando el usuario, pulsar el botón modificar, marcar esta opción y pulsar guardar.

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Si no se encuentra secciones en el apartado anteriormente mencionado, es porque tenemos activado el parámetro retail. Basta con desactivarlo accediendo a el en Configurar sistemaÆconfiguración avanzada y después volver a la Zona no táctil. Hay que el parámetro retail cambia algunas cosas de la interfaz, con lo que es conveniente volver a activarlo después de haber hecho y guardado los cambios en las secciones. Uno de estos cambios que más pronto se ven es la desaparición del botón devolución que es sustituido por avisos.

6.20 Centros de trabajo: Cómo se utilizan y que son los tickets de control? Centro de Trabajo o recurso según en que tipo de negoció se puede asignar o utilizar de un modo vamos a explicarlo con 2 ejemplos distintos. En primer lugar un negocio de hostelería donde tengamos 3 centros como pueden ser: Barra, entrantes, segundos. En cada uno de estos centros les aparecerá la comanda especifica que deben preparar y si lo deseamos un ticket de control. Este ticket de control es la nota completa con todo lo que se debe preparar en todos los centros de tal forma que pueden llevar un control de todo lo que tiene una nota. Por otro lado en un negocio por ejemplo una peluquería/estética estos centros-recurso podrían ser cabinas o empleados de tal forma que si trabajamos con agenda completa podemos tener una agenda de citas para cada uno de estos empleados o cabinas. A groso modo un centro de trabajo-recurso es un ente que podemos controlar su ocupación así como un lugar donde deseamos enviar avisos, tareas o trabajos a realizar sin necesidad de desplazarnos a ellos, para esto se suelen utilizar impresoras en cada uno de estos centros. Informar al lector que para completar sus conocimientos sobre centros de trabajo/recursos puede consultar el punto 4.1.2 .

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6.21 Proveedores 1) Ficha Proveedor: Es aquí donde se asigna un articulo al proveedor? No es en la ficha del articulo en cuestión. Lo que aparece referente a artículos en la ficha de proveedores es para cuando tenemos upgrade para facturas de proveedor. 2) Como se buscan artículos ya creados? Desde la zona Táctil podemos crear un grupo de búsqueda. Desde la zona no Táctil en la ficha de articulo utilizando el botón de buscar. 3) Que es la subcuenta relacionada? Se utiliza con el upgrade de facturas de proveedores. Es decir la cuenta contable donde se cargaran las operaciones.

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6.22 Clientes 1) Facturas de clientes: Cuando se cobran? (Al finalizar el ticket, Al vencer la fecha de cobro...) 2) Si la realizamos desde la zona táctil e indicamos la forma de pago en ese preciso momento. 3) Si creamos la factura en la zona no táctil que esta definida mas como donde tenemos una recopilación de las facturas utilizamos el botón del euro. 4) La versión actual de Carmen® no profundiza mas halla aunque existen upgrades para ello.

6.23 Como puedo migrar la configuración y estructura de un ordenador a otro? Para clonar la configuración de un ordenador a otro, es necesario que en los dos este instalado el sistema Carmen. Después, hay que copiar los archivos Carmen y Espejocar de la unidad T: del ordenador “origen” y pegarlos en la unidad T: del ordenador “destino” sustituyendo a los que ya se encuentran allí. Si además queremos llevarnos el histórico de transacciones, debemos hace los mismo con CarmenHisto, que también está en T:. Lo normal será que el histórico no lo suplantemos ya que el histórico del ordenador origen tiene ventas registradas para ese equipo en concreto. Una vez hecho esto, es importante comprobar que el archivo EXEPACK.exe que encontraremos en C:\Archivos de programas\Carmen o en C:\Arcivos de programas\SMIRALLES\Carmen (según versiones) tenga la misma fecha de modificación. Esto se puede saber pulsando con el botón derecho sobre el y escogiendo propiedades.

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Si es el mismo ya hemos terminado, de lo contrario habrá que sustituir también este archivo en el ordenador destino por el del origen, y también será obligatorio realizar la sustitución de CarmenHisto. Hay que tener en cuenta que en algunos casos puede ser recomendable vaciar la base de datos al llevarla de un ordenador a otro. Esto se hace abriéndola con Access y borrando los registros a mano.

6.24 Estructure su carta 1) Como funciona la herramienta de copiar rama? Nos deja copiar mismos entes es decir si deseamos copiar la rama de un grupo nos permite copiar este en la raíz. Por ejemplo: tenemos un grupo pizzas familiares (copiamos rama) y fuera de cualquier grupo es decir a nivel 0 realizamos la copia, obtenemos otro grupo pizzas familiares que podemos editar su nombre por pizzas medianas ahorrando el tener que volver a dar de alta todos los artículos. Otra aplicación seria tener un subgrupo y desear copiarlo dentro de otro subgrupo.

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6.25 Maestro de artículos 6.25.4

Grupos

a) Que son los grupos de compra? Los grupos de compra son grupos que no aparecen visibles en la zona táctil ya que, como su nombre indica están destinados a tener artículos de compra que no están a la venta pero puede ser que deseemos llevar un control de stock.

b) Que son los tres códigos de la ficha del grupo? Codificación interna, Orden, Orden de impresión (no retocar sino se tiene un mínimo conocimiento del sistema Carmen®).

6.25.5

Artículos

a) Que Formato ha de tener de la imagen de articulo? Permite archivos JPG, GIF, BMP, TGA, TIF…y un tamaño recomendado para lo que es la visualización y optimización de espacio es de 60 pixels 40 pixels trabajar con imágenes aproximadas a este rango es perfecto. Aunque podemos trabajar con imágenes mas grandes lo único q no aprovechamos la calidad y desperdiciamos espacio.

b) Composición: Como funciona? Pues podemos indicar que un articulo esta compuesto por otros de este modo controlar un escandallo. Por ejemplo un traje esta compuesto por corbata, camisa, chaqueta... podemos tener dado de alta el traje como un articulo y sus componentes también pero en la composición del traje insertar los citados componentes.

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6.26 No tengo Secciones en la zona no táctil En el caso de acceder a la zona no táctil el menú estructura y que no nos aparezca el submenú Secciones debemos acceder a la configuración avanzada del sistema y desactivar el parámetro Retail tras desactivar este parámetro si accedemos a la zona no táctil podremos comprobar que ya nos aparece el menú secciones. Esto es debido a que cuando tenemos activo el parámetro Retail este submenú esta oculto ya que la mayoría de parámetros de configuración no son útiles para este sector que estamos configurando.

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Para mas información puede visitar: -

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www.carmen.ws Æ encontrara información del sistema Carmen® www.smiralles.com Æ Información del fabricante.

Un producto de

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