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• Diogo Purizaca Peña

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. R 03. 04/07/2011

REGISTRO

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DECLARACIONES ESTRATÉGICAS Misión Visión Política Integrada de calidad Objetivos Integrados de calidad Principios MANUAL RESOLUCIÓN PROCESO DOCUMENTO DE APOYO DOCUMENTO EXTERNO FORMATO

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R 03. 04/07/2011

PRESENTACIÓN La mejor estrategia para garantizar que el Sistema Integrado de Gestión de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez sea adecuado, conveniente y eficaz ha sido involucrando desde el comienzo a todos los empleados en la documentación y mejora continua de los procesos a través de las reformas en caracterizaciones, procedimientos, instructivos y formatos, ya que son los empleados quienes tienen el conocimiento y aplican los procedimientos documentados. La Institución tiene estratégicamente Lideres y equipos de trabajo consolidados para la Gestión efectiva de los procesos, quienes son responsables de mejorar continuamente los documentos que luego serán sometidos a la aprobación por parte de la Dirección del Sistema Integrado de Gestión quien analizará las modificaciones solicitadas y avalará o negará las modificaciones solicitadas de acuerdo a la pertinencia de estas. Es necesario entender la Institución como un Sistema relacionado entre procesos en interacción y no como un conjunto de áreas funcionales separadas. Esto representa en primera instancia, un cambio de cultura para los empleados y directivos, porque hace que se sientan parte de una cadena, que rompe las barreras funcionales de las Unidades y que se orientan en función de la satisfacción del cliente. Un resultado deseado (objetivo), se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un todo. El Manual de la Calidad de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, es una herramienta de navegación para la Institución, en él se referencian los documentos que dan respuesta a los requerimientos de la NTC- ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007 y los necesarios por la Organización para el buen desempeño y el cumplimiento de la Misión Institucional. Las actividades de documentación, adopción, implementación y evaluación del Sistema de Gestión de Calidad permiten que los ejecutores de los procesos describan lo que hacen, hagan lo que escribieron, verifiquen lo que hicieron y mejoren sus resultados, de esta manera están aportando sus conocimientos y contribuyendo a un mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. De acuerdo al numeral 4.2.2 de la norma el manual de la calidad de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez incluye tres elementos importantes que son: a. “El alcance del Sistema Integrado de Gestión, incluyendo los detalles y la

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Justificación de cualquier exclusión”. b. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de calidad o una referencia a los mismos. c. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión Integrado

1 OBJETIVO Describir el Sistema Integrado de Gestión de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez para asegurar el logro de la Misión y los objetivos Institucionales. 2 ALCANCE Prestación de servicios educativos en programas técnicos y tecnológicos con perfil de formación para el trabajo y el desarrollo humano en las áreas administración, salud, ingeniería y humanidades. El alcance del Sistema Integrado de Gestión aplica para todos los procesos estructurados en el mapa de procesos de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS NTC-ISO 9001-2008 NTC-ISO 14001:2004. NTC-OHSAS 18001:2007. Requisitos definidos en las caracterizaciones de cada proceso.

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1.1. ELEMENTOS COMUNES PARA UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN NTC ISO C.N.A 9001:2008

14001:2004

18001:2007

Introducción

Introducción

ASPECTOS DE INTEGRALIDAD

0 0.1 0.2

Lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación

Generalidades Compatibilidad con otros sistemas de gestión

0.3 0.4 1 1.1

Diseño documento con los 1

1

10 factores de Acreditación

Aplicación

(Ley 30 de 1992)

1.2

Requisitos Generales Factor 1: Misión y Proyecto

4.1

Institucional 5.5

4.1

4.1 Requisitos del Consejo

5.5.1

Nacional de Acreditación

Las Alta Dirección debe definir y comunicar responsabilidades y autoridades para el buen desempeño del SGI. La Alta dirección debe definir una política que incluya compromiso con la prevención de lesiones y enfermedades y la prevención de

Documento C.N.A

la contaminación ambiental.

5.1 5.3

4.2

4.2

Introducción: Avances en la construcción de una política integral de calidad: la

8.5.1

Acreditación Institucional

La

organización

mejora

continuamente

usando: Política integral, Objetivos SGI, Programas ambientales y S.S.O., Resultado auditorias integrales, Análisis datos del SGI, Acciones correctiva y preventivas, Revisión de Alta Dirección.

5.4

4.3

4.3

Literal 9. Requisitos y condiciones iniciales para

Planificación del Sistema Integrado: Mapa de Procesos,

Caracterizaciones,

Alcance,

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. R 03. 04/07/2011 ingresar al sistema nacional de acreditación

Seguimiento

y

Medición

(Indicadores),

Normatividad, Criterios y métodos de control, Disponibilidad Correctivas,

de

recursos,

Preventivas

y

Acciones

de

Mejora,

Cumplimiento de requisitos y objetivos de calidad.

Establecer y mantener Manual Integrado, que defina: El alcance: indicando detalles de cualquier

exclusión

de

las

normas,

Procedimientos documentados, Descripción de interacciones, Recursos: presupuesto, estructura

organizacional,

tecnología,

planta

infraestructura,

física,

ambiente

de

trabajo. 5.2 4.3.1 7.2.1 4.3.2

Necesidades y expectativas de las partes

4.3.1 4.3.2

Factores 5 y 7, literal 2. Marco Legal

7.2.2

interesadas,

análisis

de

los

aspectos,

impactos, peligros y riesgos para el sistema y cumplimiento de requisitos legales. Objetivos

con

metas

que

incluyan

la

prevención de lesiones y enfermedades y la prevención de la contaminación ambiental, según requisitos legales aplicables a la institución, 5.4.1

tecnológicas, Factores 2 y 3, Literal 5.

5.4.2

4.3.3

4.3.3

Objetivos de la Acreditación de Programas

8.5.1

considerando

sus

requisitos

opciones financieros,

operacionales y comerciales y teniendo en cuenta

las

opiniones

de

las

partes

interesadas pertinentes. Establecer

programas

que

definan:

actividades, responsables, plazos, medios y recursos; con el fin de hacer seguimiento al logro de los objetivos planteados desde las diferentes normas de integración. Planificar, desarrollar, establecer y mantener procesos y 7

4.4

4.4

procedimientos, donde se

Factor 8: Recursos físicos y

identifiquen los peligros y se valoren los

financieros

riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional y se identifiquen los aspectos que tengan impacto significativo en el medio ambiente e

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identificar requisitos legales aplicables a la institución.

Determinar

controles

para

el

Sistema

Integrado de Gestión, con el fin de hacer seguimiento, mantenimiento y medición. La alta dirección debe proporcionar evidencia y

compromiso

implementación

del

el

desarrollo

SGI,

asignando

e los

recursos necesarios para su funcionamiento,

5.1

tales 5.5.1 5.5.2

con

como:

humanos,

habilidades

especializadas, infraestructura, tecnológicos 4.4.1

4.4.1

Factor 8: Recursos físicos y financieros

y financiero, con el fin de aumentar la satisfacción de las partes interesadas.

6.1 El Representante de la alta dirección debe cumplir con las competencias requeridas

6.3

para el Sistema Integrado, que promueva la toma de conciencia de los requisitos de las partes

interesadas, para la

mejora del

sistema. Brindar formación en Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental. 6.2.1 4.4.2

4.4.2

6.2.2

Literal 4.4.2 Paradigmas en disciplinas, profesiones, ocupaciones y oficios

Definir perfiles apropiados para el desempeño en Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental, para asignar funciones y responsabilidades. Establecer y mantener procedimientos para la toma de conciencia. Establecer,

implementar

y mantener

un

sistema de comunicación e información, tanto

5.5.3 4.4.3

4.4.3

Factor 8: Recursos físicos y financieros

7.2.3

interno

como

a

las

partes

interesadas

externas: comunidad educativa, proveedores, autoridades

ambientales,

organismos

de

control.

4.2.1

4.2.3

4.4.4

4.4.5

4.4.4

4.4.5

Literal 9: Requisitos y condiciones iniciales para ingresar al sistema nacional de acreditación

Documentación para el cumplimiento de requisitos. Controlar los documentos por: su versión,

Documentos asociados a las

actualización, asegurar el uso de ellos,

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. R 03. 04/07/2011 características. Documento SACES

4.2.4

4.5.4

4.5.4

7

4.4.6

4.4.6

establecer un listado maestro de creación de documentos (versión), revisión y aprobación.

Controlar los registros: su identificación, Registros de Acreditación de versión, almacenamiento, disposición, Programas rotación, recuperación y retención. Todos los factores de Acreditación

Diseño,

realización

y

control

del

producto/servicio. Establecer indicadores que permitan evaluar y analizar los impactos presentados de la

8.3

4.4.7

4.4.7 Literal 7: Criterios, de

4.5.3

4.5.3

evaluación y seguimiento.

identificación de los riesgos y aspectos ambientales, producidos por la actividad.

Establecer metodología de análisis a la solución de problemas. 7.6 8.1 4.5.1

4.5.1

8.2.3 4.5.2

4.5.2

Equipos necesarios para medir variables de Autoevaluación Institucional

calidad, ambientales y de seguridad y salud ocupacional.

8.2.4 8.4

Planificar 8.2.2

4.5.5

4.5.5

Factor 6

un

programa

de

auditorías

integradas, donde se tenga en cuenta la importancia ambiental y de seguridad y salud ocupacional en las actividades implicadas. La alta dirección debe revisar el SGI a

5.2

intervalos

definidos

para

asegurar

su

adecuación, conveniencia y eficacia continua,

5.6

incluyendo en su información de entrada para 5.6.1

la revisión: Evaluaciones de cumplimiento de 4.6

4.6

5.6.2

Factor 6

requisitos legales y otros requisitos que la institución suscriba, Comunicación de las partes interesadas, incluidas las quejas,

5.6.3

Grado de cumplimiento de objetivos y metas, 8.5.1

Cambios en el sistema, incluidos requisitos legales.

4.2.2

-

-

-

Manual de Calidad

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R 03. 04/07/2011 6.4

-

-

7.5.4

-

-

-

Ambiente de Trabajo

-

Propiedad del cliente Indagar en las encuestas de satisfacción a

8.2.1

-

-

Factor 6

las partes interesadas, cómo perciben el sistema integrado, con el fin de hacer mejoras.

Para la integración de estas normas con los requisitos del Consejo Nacional de Acreditación C.N.A, se parte de la autoevaluación institucional, que es el proceso por el cual la institución identifica las necesidades de mejora e implementa los planes de mejoramiento. La autoevaluación como proceso de acreditación, aplica a todos los requisitos de norma de la ISO NTC 9001:2008; por tanto, los factores y las características se pueden agrupar de acuerdo a los requerimientos del Consejo Nacional de Acreditación, con la metodología de ISO 9001:2008; por lo cual se puede decir, que la acreditación y la certificación, pueden ser procesos simultáneos y complementarios, que tienen como objetivo la mejora continua.

4 CLIENTES Educandos y partes interesadas. 5 EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 9001:2008 no aplican para el Sistema Integrado de Gestión de la Corporación politécnico Marco Fidel Suárez. Numeral 7.6. Control de los equipos de Seguimiento y Medición. La anterior exclusión no pone en riesgo la calidad de los servicios prestados o la responsabilidad de la organización por otorgarlos con base en los requisitos del usuario, los legales y los reglamentarios.

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NOTA: se solicita excluir del mapa de procesos, el procesos de gestión financiera. 6 PRESENTACIÒN INSTITUCIONAL 6.1 Reseña Histórica La Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, nace como propuesta desde el aspecto local con el propósito de fomentar la educación tecnológica para la formación de competencias académico-laborales, que les permitiera a los bachilleres acceder al medio productivo de manera coherente con las demandas del medio socioeconómico; es por lo anterior que surge la propuesta por iniciativa del presbítero Gustavo Calle, Rector del Instituto Jesús de la Buena Esperanza, la misma que fue acogida por el entonces gerente de Cotrafa, Alberto Piedrahita Muñoz, los presidentes de los consejos de Bello, Copacabana y Barbosa, Coopantex, Electrobello, Transportes Bellanita, Transportes Hato Viejo, Club Rotario y posteriormente respaldada por la administración del Municipio de Bello. La Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez se creó como una Institución de Educación Superior, de carácter privado sin ánimo de lucro, para ofrecer y servir programas en el nivel técnico y tecnológico, con domicilio principal en el municipio de Bello, al Norte del Valle de Aburrá. Los primeros estatutos se aprobaron en la Asamblea de Constitución, realizada el 7 de noviembre de 1985 en la Sala Múltiple de la Cooperativa de Trabajadores de Fabricato, Cotrafa, del mismo municipio. Cinco personas jurídicas y treinta y seis personas naturales rubricaron el acta de constitución, conformándose así la Sala de Fundadores, quienes eligen a sus representantes al Consejo Superior como el organismo de máximo poder de decisión dentro de la estructura organizacional en la Institución, el cual es presidido actualmente por la Doctora Beatriz Hernández. Luego de los trámites de orden legal ante el ICFES y el Ministerio de Educación Nacional, y después de obtener la licencia de funcionamiento en febrero de 1987, el Politécnico inició actividades académicas en el primer semestre, ofreciendo los programas de Tecnología en Supervisión de Industria y Comercio, la cual posteriormente asume el nombre de Tecnología en Gestión Empresarial, y Tecnología en Diseño Industrial, cuyos primeros egresados obtuvieron su título en el segundo semestre de 1990.

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La alcaldía del Municipio de Bello facilitó al Politécnico iniciar actividades transitoriamente en el local anexo Liceo Fernando Vélez. Posteriormente decidió entregarle en comodato las instalaciones de la Escuela Olaya Herrera, ubicada en la esquina de la calle 48 con la carrera 50. Poco a poco, ladrillo a ladrillo, se fue construyendo el edificio que hoy ocupa. En 1994 se inician la Tecnología en Sistemas y la Técnica Profesional en Contabilidad Sistematizada, programa éste, que más adelante se convirtió en Tecnología Financiera y Contable. Así mismo, se abren inscripciones para la Técnica Profesional en Enfermería y la Tecnología en Secretariado Ejecutivo Bilingüe y en 1995 se inicia la Técnica Profesional en Procedimientos Judiciales. En el año de 1996, es aceptada por el ICFES la solicitud de transformación del programa Supervisión de Industria y Comercio en Tecnología en Administración, tal como se conoce actualmente. También, en este mismo año, se crean el Centro de Investigaciones y el Colegio Monseñor Gustavo Calle Giraldo, Institución de educación de nivel Media Técnica, con diferentes especialidades. En 1997 se comienza la implementación de tres tecnologías bajo la metodología semipresencial: Administración, Financiera y Contable, y una nueva denominada Evaluación de Proyectos. Luego, en 1999 se inició la Tecnología en Electrónica, y se obtienen los códigos, por parte de lCFES, para las tecnologías en Administración Pública y en Procedimientos Judiciales. En su corta historia, el Politécnico Marco Fidel Suárez, ha ampliado su oferta educativa y ha pasado de ofrecer de dos programas tecnológicos, a Diez de esta naturaleza; Tres programas técnicos y convenios académicos para los ciclos de profesionalización con Universidades; además, nuestra institución ofrece el Ciclo Complementario en Técnica Profesional en Enfermería para Auxiliares en Enfermería.

En la actualidad la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez oferta ocho programas de los cuales cinco son acreditados en alta calidad por el Consejo Nacional de Acreditación (CNA) que equivalen al 62.5% de los programas ofrecidos. Los programas acreditados son: Tecnología en Financiera y Contable, Tecnología en Sistemas, Tecnología en Gestión Empresarial, Técnica Profesional en Enfermería y la Técnica Profesional en Procedimientos Judiciales, todos los programas cuentan con Registro Calificado; en el año 2010 recibe la certificación

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por parte del ICONTEC de los proceso Misionales del Sistema de Gestión de la Calidad y en el 2011 recibe la renovación por cuatro años del certificado FENALCO de Responsabilidad Social. La Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez asume el compromiso de acreditarse institucionalmente ya que la mayoría de sus programas están acreditados, es de destacar que algunos programas no han tenido este reconocimiento ya que no tienen las suficientes cohortes de egresados.

Durante el mes de marzo del año 2012, la Corporación recibe el reconocimiento por parte del CEMEFI –“Centro Mexicano para la Filantropía”, como empresa ejemplar en Responsabilidad Social a nivel de América Latina, luego de haber sido postulado por la Corporación FENALCO SOLIDARIO.

6.2 Marco Filosófico 6.2.1 Misión La Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, es una institución de educación superior, sin ánimo de lucro, que ofrece programas de educación para el trabajo y el desarrollo humano, técnicos profesionales y tecnológicos de alta calidad, a través de una educación competitiva, pertinente, con responsabilidad social, ambiental y laboral. 6.2.2 Visión Para el año 2017, será una Institución líder en Educación Superior, reconocida por su Sistema Integrado de Gestión, con rentabilidad financiera, comprometida con el mejoramiento continuo de sus procesos, que aporte a la disminución: del impacto ambiental y de los riesgos laborales. 6.2.3 Política del Sistema Integrado de Gestión. La Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, como institución de Educación Superior, declara su compromiso con el desarrollo integral de las personas, la gestión y el mejoramiento continuo de sus procesos, el medio ambiente, la rentabilidad social, la salud y seguridad de su comunidad educativa, el

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cumplimiento de los requisitos legales y la satisfacción de los clientes y de sus partes interesadas; a través de planes y programas 6.2.4 Objetivos del Sistema Integrado de Gestión • • • • • •

Implementar la mejora continua de los procesos, que conlleven al desarrollo integral de la Comunidad Académica. Evaluar el impacto de la política de mejoramiento continuo de los procesos. Desarrollar acciones que conlleven a prevenir y disminuir los impactos ambientales, generados por las actividades de la Institución. Fortalecer los proyectos desarrollados por la Institución, que generan impacto social en el área de influencia. Ejecutar acciones que permitan la promoción y prevención de la salud y la seguridad de la comunidad educativa. Evaluar permanente la satisfacción de las partes interesadas en el desarrollo de los procesos institucionales.

PRINCIPIOS •

COHERENCIA: Correspondencia entre la filosofía y la misión, entre lo que se hace y los resultados obtenidos, de acuerdo a las metas propuestas.

•

AUTONOMÍA Y RESPONSABILIDAD: Autorregulación y responsabilidad por las consecuencias de actos u omisiones.

•

PARTICIPACIÓN: Asegura la toma de conciencia de la realidad institucional y el compromiso de todos, con el plan de mejoramiento.

•

OBJETIVIDAD: Ser capaz de valorar desde fuera, perteneciendo a... y siendo actor de...

•

IDENTIDAD: Evaluamos nuestra Institución.

•

PERTINENCIA.

•

PROACTIVIDAD: Nos mueve a anticiparnos a los hechos: reacción ante oportunidades y amenazas (Plan de mejoramiento).

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PENSAMIENTO ESTRATÉGICO Y DE CONTROL Misión

PLAN DE DESARROLLO

Visión P.E.I. Modelo Pedagógico P.E.U. – P.E.P.

10 tareas diarias

Plan de Acción B.S.C. – C.M.I.

Indicadores

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

FINANICERA

X

X

X

X

V.E.2

X

X

Optimizar los recursos institucionales

V.E.1

x

x

Incrementar la rentabilidad institucional Fortalecer la infraestructura organizacional Lograr la sostenibilidad financiera en el corto, mediano y largo plazo Gestionar eficazmente el presupuesto institucional Satisfacer las expectativas de la Comunidad Educativa

V.E.2 V.E.1

X

x

X

X

X

X

X

X

X X

X

X

V.E.2

X

X

X X

X X X

V.E.2 V.E.2

G.F

V.E.1

G.R.F

X

G.D.C.A

X

G.T.H

.P.S

A.R

X

C.O.I

X

F.I

V.E.1

S.I.G

Fortalecer el compromiso con la comunidad a través del desarrollo sostenible. Mantener un ambiente de trabajo seguro y saludable para los empleados de la Institución Establecer acciones ambientales, de seguridad y Salud ocupacional, que permita a la Institución, disminuir los impactos negativos al medio ambiente la identificación y prevención de los peligros y riegos para la comunidad educativa

G.T.I

PERSPECTIVAS

SOCIAL

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

VECTORES ESTRATÉGICOS 2011-2017 V.E.1 AUTOEVALUACIÓNINVESTIGACIÓN V.E.2 FINANCIEROVIRTUALIDAD

P.E

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X X

X

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PROCESOS INTERNOS DESARROLLO Y APRENDIZAJE

PERSPECTIVAS

CLIENTES

R 03. 04/07/2011 Fidelizar a nuestros usuarios Diseñar y desarrollar programas con calidad y pertinencia Generar nuevas políticas para la retención de estudiantes Incrementar el nivel de satisfacción de los empleados Fortalecer y mejorar continuamente los procesos Acreditar la Institución ante el CNA Certificar la Institución en Sistemas Integrados de Gestión (NTC ISO 14001OSHAS18001-NTCISO 5555Responsabilidad Social) Fortalecer el mercadeo y la promoción Institucional Consolidar una cultura institucional de aprendizaje y mejoramiento continuo Fortalecer los sistemas de información (software, hardware, bases de datos) Afianzar las competencias y habilidades del personal

V.E.1

X

V.E.2 V.E.2

X

X

X

X X

X x

X x

x X V.E.1 X

X

X V.E.1

X

X

X X

X

V.E.2 V.E.2

X X

X

X

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7 ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 7.1 Estructura Organizacional RECTORIA

Vicerrectoría Académica

Admisiones y Registro

Dirección Investigaciones y Emprendimiento Dirección Escuela

Unidad de Bienestar y proyección Social

Centro de Idiomas

Unidad de Biblioteca y medios Educativos Unidades Académicas

Vicerrectoría Administrativa

Secretaria General

Contabilidad

Unidad de Gestión del Talento Humano

Unidad de Recursos Físicos

Unidad de Nomina

Unidad de Tecnología e Informática

Unidad de Comunicaciones

Unidad de Tesorería

Unidad de Recepción

Unidad de Cartera

Unidad de Servicios Generales

Dirección de calidad

Unidad de Planeación y Control Interno

Oficina Internacionalización

Unidad Gestión Documental

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Comités Existen siete comités legalmente constituidos que apoyan las políticas y directrices para una buena gestión de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, cuyas funciones e integrantes están descritos en cada acto administrativo, éstos son: Comité de Archivo

Resolución Rectoral N° 01 del 29 de enero del 2007 Comité Directivo de Calidad Resolución Rectoral N° 30 del 21 de Julio de 2008. Comité de Planeación Resolución Rectoral N° 31 del 21 de Julio de 2008. Comité de Formación Integral Resolución Rectoral N° 32 del 21 de Julio de 2008. Comité Financiero Resolución Rectoral N° 33 del 21 de Julio de 2008. Comité de Gestión de Talento Humano y Resolución Rectoral N° 05 del 27 comunicaciones de Marzo del 2009. Comité de Apoyo para la obtención y renovación de Resolución Rectoral N° 09 del 24 registros calificados de Mayo de 2010

8 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS En el Modelo de Operación por Procesos, se identificó tres niveles de procesos a través de los cuales se cumple con el P.H.V.A, estos son: 8.1 Nivel Estratégico Define y emite las políticas, planes y directrices por lo cuales se rige la Institución. Los procesos que contiene son: - Planeación estratégica - Administración y Mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad. - Comunicaciones.

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8.2 Nivel Misional Encargado de dar cumplimiento a la misión Institucional. Los procesos que lo conforman son: - Formación Integral. - Admisiones y Registro. - Bienestar y Proyección Social. 8.3 Nivel de Apoyo Proporcionan los recursos y herramientas necesarias para el desarrollo y consecución de los objetivos de cada uno de los procesos de los otros niveles. Los procesos que lo conforman son: -

Gestión del Talento Humano Gestión Financiera Gestión de Recursos Físicos Gestión Documental, Correspondencia y Archivo Gestión de Tecnología e Informática

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9. DOCUMENTOS A continuación se relacionan los procesos por niveles de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez.

DOCUMENTO /PROCESOS

Planeación Estratégica

PROCEDIMIENTOS/INSTRUCTIVOS

Admisiones y Registro

MM

AA

7

4

11

3

7

12

4

12

3

6

12

4

12

3

P-SIG-AC

6

12

4

12

3

P-SIGACPM SIG-CDRF1 P.SIGPSNC

3

12

4

12

3

2

7

4

11

3

3

12

4

12

3

5

26

4

12

3

2 6

26 28

4 3

12 12

3 3

5

7

4

11

3

Caracterización

C-SIG

Producto o Servicio no Conforme

P-SIG-CDR

Comunicación Organizacional Informativa.

P-C-COI

Evaluación de la Satisfacción

I-C-ES

Caracterización Admisiones y Registro Procedimiento Admisión Matricula y Trámites

RESOLUCIÓN

DD

P-PE

Auditorias de Calidad Administración y mejoramiento Acciones Correctivas, Preventivas y del Sistema de Gestión de la de Mejora Calidad Normograma Institucional

VERSIÓN

6

Formulación y Evaluación de Planes, Políticas y Directrices Control de Documentos y Registros

Comunicaciones

CÓDIGO

FECHA DE MODIFICA CIÓN

C-AR P-AR

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. R 03. 04/07/2011

Grados Académico Diseño Curricular Acreditación de Programas y Renovación Formación Integral

I-AR-AMTG P-FI-A

7

4

11

11

3

6

4

4

12

3

P-FI-DC

6

4

4

12

3

1

8

10

10

15

1

12

3

2

3

1

30

4

12

3

6

12

3

12

3

6

12

3

12

3

6

26

4

12

3

6

26

4

12

3

I-FI-ADC-R

Biblioteca

P-FI-B

Centro de Idiomas

I-P-CI

Investigación y Emprendimiento

C-IEP-FI-IE

Bienestar y Proyección Social

Caracterización Bienestar y Comunicaciones Procedimiento Bienestar

C-BIC P-BI

Evaluación y Vinculación de Personal

P-GTH-EV

6

10

4

12

3

Formación y Capacitación

P-GTH-FC

6

10

4

12

3

P-GTHLNPS

6

10

4

12

3

Direccionamiento Financiero

P-GF-DF

4

7

4

11

3

Caracterización

C-GRF-

6

27

4

12

3

Compras e inventarios

P-GRF-CI

4

7

4

11

3

Gestión Documental

Caracterización

C-GDCA

6

27

4

12

3

Corresp. y Archivo

Preservación de Documentos Institucionales

P-GDCAPDI

5

7

4

11

3

Gestión Talento Humano

Liquidación de nómina y Prestaciones Sociales Gestión Financiera

Gestión de Recursos Físicos

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. R 03. 04/07/2011 Gestión de Tecnología e Informática

Infraestructura Tecnológica

P-GTI-IT

4

7

4

11

Gestión Talento Humano

GTH-SP

15

9

10

10

Formación Integral/Admisiones

RCS

15

11

12

08

8

Estatuto Docente

Talento Humano

RSC

11

30

06

10

3

Plan de desarrollo

Institucional

RSC

Ac

29

9

10

Reglamento interno de trabajo

Régimen Académico y Disciplinario

3

4

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R 03. 04/07/2011

10 TERMINOS Y DEFINICIONES DEL MANUAL Declaraciones Estratégicas Son los enunciados emitidos y aprobados por el Comité Directivo a través de los cuales se direcciona la Organización hacia el cumplimiento de su misión. Manual Libro en el que se resume lo más sustancial del sistema de Gestión de la Calidad para el caso del Manual de Calidad. Resolución Documento que tipifica los actos administrativos que tienen la virtualidad de crear, aclarar, modificar, o extinguir situaciones de carácter general o particular, en materia propia de competencia según el cargo. . Proceso Conjunto de actividades y recursos interrelacionados, que transforman entradas (insumos) en salidas (producto). El proceso contiene subprocesos. Su contenido básico lo estipula la presente guía. Caracterización Documento que describe las características generales del proceso, estos son los rasgos diferenciadores del mismo. Procedimiento Forma específica de realizar una actividad o proceso. Instructivo Es una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera para darle a un individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación. Documento Externo

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Son aquellos que no son generados por la Organización, pero son importantes para el efectivo desempeño de la misma y funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo tanto es necesario garantizar un adecuado control sobre ellos. Formato Es un documento propio de un proceso y/o subproceso que diligenciado se convierte en un registro (se dan tres tipos de registros: Registro con Código, Registros Sin Código (R.S.C.) y Papel de trabajo), evidenciando la ejecución de una actividad o control. Contiene los siguientes aspectos: Los formatos están ligados al documento que los origina asumiendo la misma versión. Aspecto Ambiental Elemento de las actividades, productos, o servicio de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. Impacto Ambiental Cualquier cambio en el medio ambiente ya sea adversos o beneficioso con resultados total o parcial de los aspectos ambientales. Peligro Fuente, situación o acto con potencial daño en términos de enfermedad o lesión a las personas, o una combinación de estos. Riesgo Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición, peligro y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causadas por eventos o exposiciones Aseguramiento de la Calidad Gestión que orienta el aumento de la capacidad del cumplimiento de los requisitos.

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Auditoría Interna Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria. y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplan los criterios de auditoría. Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. Auditado Organización que es auditada. Acción Preventiva Acción tomada para eliminar la causa de incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria potencial u otra situación potencialmente indeseable. Acción Correctiva Acción tomada para eliminar la causa de incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria detectada u otra situación indeseable. Producto Resultado del servicio prestado. Producto/Servicio no conforme Incumplimiento de un requisito. Sistema Integrado de Gestión. Orden que la organización sigue para garantizar y controlar la prestación del servicio y su mejora.