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Curso ACL Abril, 2007

Relatores: Germán Muñoz Matías Fernández

Curso entrenamiento ACL PLANIFICAR LA UTILIZACIÓN DE ACL Panorama El proceso exacto para utilizar ACL varia de acuerdo con las circunstancias pero los pasos principales son los establecidos en el siguiente cuadro:

Las tres primeras etapas son de planificación y son clave para obtener los mejores resultados al utilizar ACL.

1 Determinar si ACL es apropiado Para decidir si se utiliza o no ACL en una auditoria, una breve evaluación de los siguientes temas debe indicar si los beneficios superan a los costos: • objetivos y problemas de auditoria clave • volumen y profundidad de la información que se lleva en el computador • facilidad para "bajar" (downloding) los datos

Objetivos y problemas ACL es más útil cuando hay un problema en una auditoria que debe ser resuelto. Puede ser evaluar la magnitud de los créditos incobrables, provisiones por incobrables o por obsolescencia de inventarios,

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Curso entrenamiento ACL examinar la efectividad del sistema de cobranzas o simplemente acelerar el tiempo de verificación de los cálculos. Cualquiera fuera la razón, debe haber un propósito central que guíe y se beneficie al utilizar ACL. Generalmente se utiliza ACL para realizar pruebas sustantivas. Si existe la necesidad de determinar si los ítems son incorrectos, o es necesario cuantificar un problema o identificar ciertos ítems, entonces debe utilizarse ACL. Normalmente ACL no lo asiste con los procedimientos de control aunque puede inferirse que si no existen errores entonces los procedimientos deben ser operativos. ACL puede ser utilizado para pruebas de cumplimiento cuando se chequean los controles basados en el computador donde sea posible re-ejecutar los controles de edición, apareos y otros procedimientos basados en el computador.

Volumen Tradicionalmente las técnicas de interrogación de bases de datos son apropiadas cuando existen grandes volúmenes de transacciones de pequeño valor. Por lo general, esto también es aplicable a ACL y cuanto mayor sea el volumen de los datos, tanto mayor será la utilidad de ACL para la investigación. Si existen menos de unos pocos cientos de registros, entonces será poco probable que ACL proporcione beneficios respecto del trabajo manual. Para grandes bases de datos, digamos más de 100,000 registros, entonces debe calcularse el tamaño del disco requerido.

Facilidades para la "bajada" de datos (Downloading) Si existen gastos significativos al utilizar ACL es probable que se incurra en ellos cuando se bajan los datos. Los datos tienen que ser transferidos desde el computador "host" a la PC que corre el programa ACL o al servidor de una red a la que se pueda acceder desde la PC del auditor. Esto puede ser bastante simple y tomar sólo unos pocos minutos o ser más complejo e implicar escribir una consulta o un informe. Una vez que se estableció y se utilice un método de downloading para un sistema o computador en particular, los downloadings subsiguientes son normalmente directos y los costos (si los hubiera) serán conocidos. Sin embargo, la primera vez será necesario realizar una estimación de tiempos y costos. Conclusión respecto de cuando utilizar ACL Los beneficios probables que se originen al utilizar ACL pueden juzgarse a partir de los objetivos de auditoria y los problemas que se espera encontrar, así como del volumen y amplitud de los datos. Además debe prestarse atención a la utilidad de los análisis adicionales, respecto de los que proporciona en la actualidad el sistema. La utilización de ACL puede reemplazar otras pruebas y dar origen a un ahorro global de tiempo. También otra razón por la cual utilizar ACL puede ser la de ampliar el alcance, en cuyo caso deben definirse los costos extras. Claramente, los costos al utilizar ACL deben compensar los beneficios. En resumen, ACL debe ser utilizado en auditorias donde: • existe un propósito o razón central • hay un número razonable de registros • existe una profundidad de información en los ítems • la transferencia de datos es técnicamente factible a un costo razonable y los volúmenes pueden ser alojados en una PC o redes. Objetivos de auditoria En auditorias de rutina puede utilizarse ACL para alcanzar los siguientes objetivos: -Exactitud matemática -Revisión analítica -Validación (Pruebas de excepción, Comparaciones y Duplicados) -Completitud (Saltos en la secuencia numérica )

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Curso entrenamiento ACL -Corte -Otros Objetivos de Auditoria . Determinar los requerimientos de datos Una vez que haya decidido utilizar ACL y haya definido los objetivos, es necesario establecer cuales son los datos requeridos. Con frecuencia este es un proceso bidireccional en el que las pruebas que van a realizarse están limitadas por los datos disponibles. Puede que sean necesarios datos de más de una base o aún de más de un sistema computadorizado. Tomemos un ejemplo, existencias, podría solicitarse el maestro. Este podría contener cantidades, costos y detalles de cada partida. Para buscar los ítems de baja rotación puede que sea necesario una base de datos histórica con los detalles de todos los movimientos. De igual manera, para controlar si cualquiera de los costos es más alto que el precio de venta, se requiere una base de datos separada de los precios de venta del sistema de ventas. Revisión y Mantenimiento Deben establecerse estándares para la utilización de ACL. Ellos pueden variar de organización en organización dependiendo del uso que quiera dársele a ACL y de los procedimientos existentes, estilo y cultura de la organización. Sin embargo los mismos deben incluir: • establecimiento de objetivos • documentación requerida • reconciliación/controles a las bases de datos importadas • revisión del trabajo realizado Normalmente es más fácil pedir la base de datos completa ya que los departamentos de IT no necesitan realizar ningún procesamiento. Sin embargo, para los tipos de archivo de longitud fija no es necesario definir cada uno de los campos en el Data Definition Wizard (editor de definiciones de registros) de ACL. Solo aquellos campos que lo requieran necesitan ser definidos.

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Curso entrenamiento ACL COMPUTER-ASSISTED AUDIT TESTING (CAATS)

Definición: Es un procedimiento electrónico para testear archivos de datos, orientado a detectar excepciones o realizar evaluaciones analíticas.

Ventajas de pruebas CAAT • • •

Gran eficiencia, CAATs puede alcanzar todas las transacciones Ahorra tiempo de análisis en la auditoria Brinda confianza, según los resultados, cuando no es posible confiar en controles

Cuando aplicar pruebas CAAT? • • • •

Grandes volúmenes de información Necesidad de cubrir un amplio espectro de transacciones Mejorar la eficiencia Necesidad de información detallada

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Curso entrenamiento ACL

UTILIZANDO ACL

Apertura de base de datos y visualización de datos

¿Cómo lee los datos ACL? ACL utiliza tablas para describir la ubicación, el diseño y el contenido de los datos de origen. Usted crea vistas para mostrar los datos de sus tablas. Puede crear muchas vistas diferentes para cada tabla.

Para iniciar un proyecto nuevo en ACL 1. 2.

Seleccione Archivo » Nuevo » Proyecto. Especifique la ubicación y nombre de archivo para el archivo del proyecto.

ACL abre el nuevo proyecto en blanco. Para trabajar con un nuevo origen de datos, en primer lugar debe crear una nueva tabla. Existen dos maneras de crear una tabla: Crear tablas con el asistente Definir datos se refiere al proceso de crear una tabla. Después de crear un proyecto y seleccionar los datos de origen se debe indicar a ACL qué tipo de datos está utilizando y cómo se estructuran los datos. ACL agrega los datos de origen al proyecto ACL en forma de tabla. El Asistente de Definición de Datos será la guia a través del proceso de creación de la tabla, de modo que pueda comenzar a analizar los datos. En muchos casos sólo será necesario especificar la ubicación del archivo o de la base de datos y seleccionar la tabla de base de datos que se desea definir.

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Curso entrenamiento ACL Para crear una tabla con el asistente 1.

Abrir el Asistente de Definición de Datos realizando una de las siguientes acciones:

•

En el menú Archivo, seleccionar Nuevo »Tabla.

•

En el menú Datos, seleccione una de las siguientes opciones : Datos externos, Definición externa o Servidor. Cree un nuevo proyecto ACL, luego haga clic en Nuevo en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla.

•

ACL mostrará la ventana Asistente de Definición de Datos. 2.

Avance por las pantallas del asistente y brinde la información necesaria.

El Asistente de Definición de Datos se adapta al tipo de datos que está definiendo el usuario y omitirá determinados pasos cuando sea adecuado hacerlo. Aplicación: Crear un proyecto denominado “Curso ACL”, importar los datos del archivo denominado PAYMAST

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Curso entrenamiento ACL

La vista de ACL es la siguiente:

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Curso entrenamiento ACL

Formato de la tabla La ficha opciones de formato de tabla permiten editar la información acerca de los datos de origen y llevar a cabo otras tareas con el formato de la tabla. Para ver la descripción de todos los campos del archivo ir a Edición/Formato de tabla. La vista es la siguiente:

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Curso entrenamiento ACL Descripción de los iconos más utilizados Crear un nuevo proyecto Abrir un proyecto existente Cerrar el proyecto ya existente

Editar filtros

Editar el formato de la tabla

Agregar, modificar y eliminar columnas

Totalizar

Estadísticas

Unir tablas

Antigüedad Clasificar

Exportar

Resumir

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Curso entrenamiento ACL Manipular datos utilizando expresiones Las expresiones permiten hacer preguntas sobre los datos. Se utilizan principalmente para crear filtros y campos computados. Las expresiones realizan cálculos, especifican condiciones lógicas para una prueba o crean valores que no existen en una tabla. En ACL, se pueden crear expresiones utilizando el Generador de expresiones. Una expresión puede ser una combinación de campos de datos, funciones, constantes, variables y operadores. Las expresiones varían desde una construcción simple, como QUANTITY * COST hasta las más complejas, como SUBSTRING(UPPER(Nombre);1;3) + STRING(Salario;5). Un filtro es una expresión lógica que le permite seleccionar el tipo de datos que desea ver y con los que desea trabajar. Existen cuatro tipos de expresiones: de caracteres, numéricas, lógicas y de fecha. Por ejemplo, AMT+1 es una expresión numérica, mientras que AMT>1 es una expresión lógica. Sólo ciertos tipos de expresiones pueden ser válidos, dependiendo del punto donde comienza el Generador de expresiones. Por ejemplo, al generar un filtro sólo las expresiones lógicas son válidas. Expresiones de caracteres Cuando se desea especificar campos de caracteres, se puede hacer doble clic en el nombre del campo en la lista Campos disponibles, o ingresar el nombre del campo utilizando el teclado. Los nombres de los campos deben deletrearse exactamente como aparecen en la lista Campos disponibles. Las constantes de caracteres deben ir entre comillas dobles o simples. Por ejemplo, PRODCLS="05". Expresiones numéricas Los valores numéricos se restringen al signo menos cuando se aplica, a una coma decimal y a los dígitos que forman el número. Por ejemplo, -234,56. Expresiones lógicas Las constantes lógicas verdadero o falso, se ingresan en letras mayúsculas o minúsculas. No es necesario utilizar una puntuación especial. Expresiones de fecha Puede especificar constantes de fecha haciendo clic en Fecha en el teclado numérico de expresiones. Aquí aparecerá el selector de fechas, un calendario interactivo que facilita la especificación de fechas con la sintaxis correcta. También se puede ingresar fechas usando el teclado. Las constantes de fecha deben ingresarse con el formato AAMMDD o AAAAMMDD delimitadas con comillas invertidas (el caracter ` ). Por ejemplo, `20001231`.

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Curso entrenamiento ACL Utilizar operadores en expresiones ACL ofrece un número de operadores que pueden ser seleccionados para generar una expresión. Los operadores de precedencias iguales se evalúan de izquierda a derecha. Los operadores pueden ser cualquiera de los siguientes símbolos, en orden de precedencia decreciente: Operador () ^ */+ +> < = >=