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• Sagrario Alba Valenzuela

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Elaboración:05/07/10 Revisión: 05/07/10 No. Revisión: Código: Página:

Manual de Procedimientos del Departamento de Mantenimiento Procedimiento para el Mantenimiento de Equipo Médico y Administrativo

PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPO MÉDICO Y ADMINISTRATIVO

Elaboró:

Coordinador Operativo de Equipo Médico

Revisó:

Aprobó:

Ing. Emilio Etchegaray Velasco Jefe del Departamento de Matenimiento

L.A.P. A. Hugo Sánchez Rodríguez Director de Operación e Infraestructura

Validó:

Autorizó:

Arq. Raúl Ángel Becerra Sánchez Jefe del Departamento de Programación y Organización

Arq. Francisco Javier Narro Robles Director de Planeación y Programación

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HOJA DE MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

FECHA DE ELABORACION: 04/09/2009 No. Fecha de Rev. Modificación DD/MM/AA

1

05/07/2010

Motivo

ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPO MEDICO Y ADMINISTRATIVO

NO. REGISTRO SEDECAP: Páginas Sustituidas

HOJAS

Elaboró

Validó

Autorizó

ING. EMILIO ING. EMILIO ETCHEGARAY ETCHEGARAY VELASCO VELASCO JEFE DE JEFE DEL DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO DE MANTENIMIENTO

No. de Registro (SEDECAP)

ARQ. RAUL ANGEL BECERRA SANCHES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACION Y ORGANIZACIÓN

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I.- OBJETIVO Programar y presupuestar las acciones de mantenimiento de equipo médico y administrativos ejecutar, con el apoyo de técnicos especializados de las empresas subrogadas contratadas. II.- APLICACIÓN ( ) General ( X ) Específica Jefe del Departamento de Mantenimiento III.- ALCANCE Aplica a los documentos que son turnados al Departamento de Mantenimiento, en los cuales describen los datos de los equipos sujetos a reparar, a los directivos responsables de signar dichos documentos, a las empresas prestadoras de servicios que sean asignadas para realizar el servicio requerido.

IV.- DEFINICIONES SEDECAP.- Secretaría de Desarrollo Evaluación y control de Administración Pública SSEP.- Servicios de Salud del Estado de Puebla COEM.- Coordinador Operativo de Equipo Médico Unidad Administrativa.- Área perteneciente a los Servicios de Salud del Estado de Puebla que requiera mantenimiento de equipo médico y/o administrativo. Cuadro Comparativo o Justificación.- Documento que justifica el mantenimiento al equipo medico y/o administrativo de una unidad administrativa perteneciente a los Servicios de Salud del Estado de Puebla. V.- REFERENCIAS Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pública Estatal y Municipal ultima modificación 31 de diciembre del 2007. Ley de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2010 Clasificador de objeto de gasto vigente 2010. VI.- POLITICAS DE OPERACIÓN - Reorientar las acciones que se efectúan en materia de mantenimiento a partir del diseño, instrumentación, operación y evaluación de un sistema integral de Mantenimiento, que defina los procesos y resultados necesarios para dar cumplimiento a la misión fundamental del Sistema Estatal de Salud. - Servir con oportunidad y precisión, brindando nuestros servicios con profesionalismo y calidad, satisfaciendo las necesidades hospitalarias en materia de mantenimiento para equipos médicos, administrativos y mobiliario. - Vigilar las acciones de Mantenimiento de los diferentes equipos de las unidades médicas y administrativas se ejecuten con oportunidad y eficiencia. - Establecer los programas, rutinas de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo en las diferentes instalaciones donde sea requerido. - Respetar las recomendaciones del o los fabricante (s), en el procedimiento a realizar el servicio de mantenimiento a diferentes equipos, cumplir con la descripción de las características técnicas de los equipos en los presupuestos que las empresas presenten en el Departamento de Mantenimiento. - La empresa designada debe valorar el equipo en el lugar donde se encuentra radicado, de la misma forma una vez reparado debe ser entregado al usuario en conformidad y a entera satisfacción del mismo.

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VII.- PRODUCTOS Los diferentes equipos que requieren mantenimiento de las unidades como son: equipos médicos (incubadoras, electrocardiógrafo, rayos “X”, ultrasonidos, anestesia, ventiladores, doppler, etc.), electromecánicos y administrativos. VIII.- CLIENTE(S) Usuarios de los diferentes equipos pertenecientes a los SSEP y que son de apoyo para el diagnostico y/o tratamiento de los pacientes.

IX.- INDICADORES Nombre del Indicador: No.de Servicios atendidos de equipo médico y administrativo mensualmente Unidad de Medida: Promedio Periodicidad: Mensual Fórmula de Cálculo: Número de solicitudes/número de solicitudes atendidas * 100 X. RESPONSABILIDADES Jefe del Departamento de Mantenimiento: Recibe la correspondencia para remitirla a la Coordinación de Equipo Médico. Subdirector de Operación e Infraestructura: Autoriza cuadro comparativo de trabajos a realizar. Director de Operación e Infraestructura: Autoriza solicitudes. Coordinador Operativo de Equipo Médico y Administrativo: Se encarga de realizar los trámites para la reparación del equipo médico y administrativo. Departamento de Control presupuestal: Tramita la Suficiencia Presupuestal. Departamento de Recurso Financieros: Efectúa pago de facturas de trabajos realizados. Empresas Participantes: Verifican el estado en el que se encuentra el equipo para cotizar y posteriormente realizar la reparación. Titular de Unidad Administrativa: Envía solicitud de servicio

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XI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

No.

Nombre del área Numero responsable de la secuencial actividad

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

REGISTRO

Descripción clara y precisa de las actividades ordenadas de forma secuencial y cronológica.

Código y nombre del registro

INICIO Titular de Unidad Administrativa Jefe del Departamento de Mantenimiento Coordinador Operativo de Equipo Médico

5

Envía solicitud de mantenimiento para equipo médico y/o Oficio administrativo al Jefe del Departamento de Mantenimiento. Recibe correspondencia y turna al Coordinador Operativo de Equipo Médico para realizar los servicios de Oficio mantenimiento. Recibe correspondencia y analiza el requerimiento. ¿Se encuentra dentro de una póliza de servicio? SI: Ir a la actividad no.5 NO: Continua en la actividad no.4 Cita a la empresa factible para que realice el trabajo de mantenimiento. Continua en la actividad no.5 Cita a la empresa que ostenta contrato.

6

Recibe solicitud de servicios de mantenimiento.

1 2

3 4

Responsable de mantenimiento de la Empresa Participante

7 8 Coordinador Operativo de Equipo Medico

9 10 11

Jefe del Departamento de Mantenimiento

12

Subdirector de Operación e Infraestructura

13

14 Jefe del Departamento de Mantenimiento

15

Se presenta en la unidad administrativa donde se efectuara el trabajo para hacer una evaluación del equipo. Formula el presupuesto y lo presenta al Coordinador Operativo de Equipo Médico. Recibe el presupuesto para su evaluación.

Presupuesto Médico

Elabora el cuadro comparativo o justificación. Entrega cuadro comparativo o justificación al Jefe del Departamento de Mantenimiento anexando presupuesto y Cuadro Comparativo solicitud de servicio. Recibe y analiza los cuadros comparativos o de justificación, para turnarlos a la Subdirector de Operación e Infraestructura. Recibe cuadros comparativos o de justificación. ¿Los autoriza? SI: Continua en la actividad no.14 NO: Regresa a la actividad no.5 Firma de autorización los cuadros comparativos o justificación y los turna al Jefe del Departamento de Cuadro Comparativo Mantenimiento. Recibe cuadros comparativos. ¿Cuentan con suficiencia presupuestal? SI: Los envía al Coordinador Operativo de Equipo Médico. Continua en la actividad no.16 NO: Regresa a la actividad no.5

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Manual de Procedimientos del Departamento de Mantenimiento Procedimiento para el Mantenimiento de Equipo Médico y Administrativo RESPONSABLE Coordinador Operativo de Equipo Médico y Administrativo Responsable de la Empresa Participante Coordinador Operativo de Equipo Medico Responsable de la Empresa Participante Coordinador Operativo de Equipo Medico Jefe del Departamento de Mantenimiento

No. 16

ACTIVIDAD REGISTRO DESCRIPCIÓN Recibe documentación y cita a la empresa correspondiente para indicar y entregar autorización para la ejecución de Cuadro Comparativo trabajos.

17

Se presenta en la unidad administrativa donde efectuará el servicio, recopilando al término del trabajo en la hoja de servicio sello y firma del responsable de la Unida, Hoja de Servicio entregando una copia al Coordinador Operativo de Equipo Médico

18

Recibe y archiva hoja de servicio, así mismo, solicita a la empresa la factura por el importe de los trabajos realizados.

19

Presenta factura al Coordinador Operativo de Equipo Factura Médico para su revisión.

20 21

Recibe y revisa factura con la documentación completa que soporta el servicio. La envía al Jefe del Departamento de Mantenimiento. Recibe y clasifica la factura por empresa, tipo de recurso, partida presupuestal y se turna a SEDECAP (para su validación. FIN

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XII. DIAGRAMA DE FLUJO

Titular de la Unidad Administrativa

Jefe del Departamento de Mantenimiento

Coordinador Operativo de Equipo Médico

Responsable de Empresa Participante

Subdirector de Operación e Infraestructura

INICIO 1

Envía solicitud de mtto para equipo medico al Jefe de Depto de Mantenimiento

Oficio

2 Recibe oficio y lo turna al COEM para realizar servicios de mtto

3 Recibe correspondencia y analiza el requerimiento

a 4 Cita a la empresa factible para NO realizar trabajo de mtto

Oficio ¿Dentro de póliza de servicio ? SI

6

5

Cita a la empresa que ostenta el contrato

Recibe solicitud de servicios de mtto Oficio 7

a

Se presenta en unidad admiva donde se efectuara el trabajo de mtto

9

8

Recibe presupuesto para su evaluación

Formula presupuesto y lo presente al COEM

Presupuesto

10 Elabora cuadro comparativo 11 Entrega cuadro comparativo Cuadro Comparativo

1

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Titular de la Unidad Administrativa

Jefe del Departamento de Mantenimiento

Coordinador Operativo de Equipo Médico

Responsable de Empresa Participante

Subdirector de Operación e Infraestructura

1

12

13

Recibe y Recibe y analiza cuadro comparativo para turnarlo al Subdir Op e Inf

Recibe los cuadros comparativos

Cuadro Comparativo

¿Los autoriza?

SI

15

NO

a

14

Firma de autorización y los turna al Jefe de Departamento de Mtto

Recibe cuadros comparativos

Cuadro Comparativo

¿Suficiencia presupuestal?

NO

a

SI 16 Los envía al COEM

Recibe documentación y cita a resp de empresa para entregar aut de ejecución de trabajos Cuadro Comparativo

17

Se presenta en unidad admiva a efectuar servicio recopilando al termino en sello y firma de resp de uinidad con copia para el COEM Hoja de Servicio

18 Recibe y archiva hoja de servicio, solicita factura a empresa por importe de trabajos realizados

19 Presenta factura al COEM para su revisión Factura

2

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Manual de Procedimientos del Departamento de Mantenimiento Procedimiento para el Mantenimiento de Equipo Médico y Administrativo

Titular de la Unidad Administrativa

Jefe del Departamento de Mantenimiento

Coordinador Operativo de Equipo Médico

Responsable de Empresa Participante

Subdirector de Operación e Infraestructura

2

21

Recibe y clasifica factura por empresa, tipo de rec, y se turna a SEDECAP para su validación

20 Recibe y revisa factura con documentación completa. La envía a Jefe de Depto de Mtto Factura

FIN

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Manual de Procedimientos del Departamento de Mantenimiento Procedimiento para el Mantenimiento de Equipo Médico y Administrativo XIII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No. 1 2 3

NOMBRE Boletín

Clave S/N

Formato de Solicitud Formato de Entrega

S/N S/N

XIV. ANEXOS No.

NOMBRE DEL DOCUMENTO

1

Diagrama de flujo del Procedimiento para el Mantenimiento de Equipo Médico y Administrativo

2

Boletín

3

Formato de Solicitud

4

Formato de Entrega

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ANEXOS

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