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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA MODELAMIENTO DE DATOS (ST203V) INTEGRANTES:  Gutierrez Rodriguez, Marcela  Maldonado Trigoso, Tania

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA

Contenido RESUMEN............................................................................................................ 2 INTRODUCCION................................................................................................... 4 CAPITULO I: PENSAMIENTO ESTRATÉGICO...........................................................5 1.1

DIAGNOSTICO FUNCIONAL......................................................................5

1.1.1

ORGANIZACIÓN................................................................................ 5

1.1.2

CLIENTES.......................................................................................... 5

1.1.3

PROCESOS........................................................................................ 6

1.1.4

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS.............................................................7

1.1.5

PROVEEDORES................................................................................. 8

1.2

DIAGNOSTICO ESTRATEGICO..................................................................9

1.2.1

MISIÓN............................................................................................. 9

1.2.2

VISIÓN.............................................................................................. 9

1.2.3

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS...............................................................9

1.2.4

ANALISIS INTERNO.........................................................................10

1.2.5

ANALISIS EXTERNO.........................................................................10

1.2.6

MATRIZ FODA................................................................................. 11

CAPITULO II: PROCESO DE TOMA DE DESICIONES.............................................13 2.1

IDENTIFICACION DEL PROBLEMA..........................................................13

2.2

PLANTEAMIENTO DE LA SOLUCION.......................................................14

2.2.1

2

EL MODELO DE PROCESO...............................................................14

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA RESUMEN En el capítulo 1 del presente trabajo queremos dar a conocer los aspectos generales de la empresa denominada Pensamiento Estratégico. Luego de conocer a la empresa y saber cuáles son sus debilidades y amenazas, procederemos a plantear el problema para su próxima solución. En este trabajo presentamos un modelo de Implementación de Sistemas de ventas electrónico en una librería para poder aumentar así las eficiencia a la hora de que un cliente visite uno de nuestros locales. Nos permitirá mejorar el servicio a nuestros clientes y nos ahorrara tiempo en la compra-venta. Nuestro modelo no solo podría ser aplicado a una Librería específicamente sino también a otras pequeñas empresas como son: minimarkets, restaurantes, snackbars, etc. siendo muy útil pues podrá ayudar a tener un mejor servicio y obtener mayores ganancias.

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IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA

INTRODUCCION En la realización de este trabajo pretendemos aplicar los conocimientos adquiridos, para lograr establecer una librería que beneficie y satisfaga los gustos y necesidades de todos nuestros clientes. Este proyecto se realiza con el fin de beneficiar a un público estimado (estudiantes y profesionales) en cuanto a la venta de artículos escolares y de oficina. En la espera de obtener un aprendizaje más amplio respecto a la especialidad y lograr un buen desempeño en lo laboral más adelante, es que confiamos en lograr los objetivos de este proyecto. Una librería es un establecimiento comercial cuyo principal producto a la venta son libros. En el capítulo 1 mencionaremos todos los aspectos importantes de la Librería que fundamentan este análisis. Con este trabajo se pretende la comprensión del mercado y la importancia de crear una librería para beneficiar un sector de la sociedad que necesita de un establecimiento que cuenta con la capacidad de satisfacer todas las necesidades y deseos de nuestros compradores a un mejor precio. Mediante el análisis administrativo presentamos una librería capaz de posicionarse y mantenerse en el mercado cumpliendo con todos los requerimientos necesarios para su efectiva realización.

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CAPITULO I: PENSAMIENTO ESTRATÉGICO 1.1 DIAGNOSTICO FUNCIONAL 1.1.1 ORGANIZACIÓN Una librería es un establecimiento comercial cuyo principal producto a la venta son libros. Las librerías pueden variar de tamaño desde las independientes que tienen a la venta unos cientos de ejemplares, hasta las que son cadenas de librerías, que frecuentemente tienen a la venta hasta 200,000 volúmenes diferentes. Las librerías virtuales pueden tener muchos más libros a la venta al no necesitar tener su catálogo completo presente de manera física. Muchas librerías venden artículos de algún modo relacionados con los libros como separadores, postales, mapas, y periódicos. También pueden ofrecer otros objetos que varían enormemente de una tienda a otra, sobre todo entre las pequeñas. No es infrecuente encontrar una librería dentro de una gran tienda departamental. Muchas universidades frecuentemente tienen una librería, además de una biblioteca, dentro de sus instalaciones para que los alumnos puedan adquirir las obras requeridas por sus cursos, sobre todo libros de texto. Debido a la importancia que tiene una librería en el mercado por su contenido y por la necesidad de la existencia de éste es que presentamos este proyecto.

1.1.2 CLIENTES El consumidor peruano del siglo XXI será exigente, ahorrador y dedicará más tiempo a la compra como una forma de entretenimiento. Optará por productos de mayor calidad, sanos y no contaminantes. 5

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA Los compradores reducirán sus gastos en lo que respecta a la compra alimentaria. Por el contrario, aumentarán los concernientes a los servicios (transporte, comunicación, ocio, educación y cuidado personal) y no modificarán los relativos a la vivienda.

En este sentido, la compra alimentaria será más selectiva y el consumidor se mostrará cada vez más racional y ahorrador. Por otra parte, como consecuencia del envejecimiento de la población, la edad media del comprador aumentará y las campañas de publicidad buscarán su atención en perjuicio de los jóvenes.

A causa de las limitaciones del horario laboral, crecerán las compras en los núcleos con alta densidad de oficinas y en los grandes centros comerciales. En estos espacios tendrán una mayor oportunidad de negocio los pequeños establecimientos, que pueden ofrecer una mayor especialización y un trato más directo con el ciudadano.

El consumidor buscará comodidad a la hora de efectuar la compra y demandará establecimientos que permanezcan abiertos fuera del horario de trabajo y, si es preciso, en domingo. Además, tendrán una gran importancia las alternativas de ocio ofrecidas en los centros comerciales, pues la compra también se realizará “paseando” o durante el tiempo libre. Los servicios de venta por correo o Internet tendrán una gran repercusión en los próximos años. Además, se darán las tarjetas de felicitación, que ofrecen a los compradores puntos para obtener regalos y permiten pagar en plazos. Perfil: o Más informado o Más exigente o Práctico (busca soluciones fáciles) 6

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA Mujer trabajadora Estilo de vida: Más social Cubrir necesidades más lúdicas Prima calidad versus cantidad Importancia del tiempo libre Hábitos de compra: Compra multicanal y multimarca Compras por ordenador (internet) Tarjetas de fidelidad

o o o o o o o o

1.1.3 PROCESOS  

Descripción del proceso: El servicio es compra, venta y reventa, con distribuidores tanto nacionales como locales, buscando satisfacer las necesidades de los colegios, mayormente en las temporadas escolares basándose en qué tipo de material están usando, también la lista escolar de donde pueden sacar información en función de lo que necesitaran las maestras; con esto realizan los inventarios. A continuación se describe de manera general la sucesión de actividades del proceso: o Se obtiene la mercancía, luego se transporta en camiones hasta el centro comercial donde se descarga la misma en carrucha, esta se desplaza hacia el primer piso donde se encuentra la librería, una vez que las cajas están dentro del local comienza el proceso de abastecimiento, toman los materiales cerciorándose de que cada uno de ellos este en excelente estado, después a cada uno se les coloca el respectivo precio y se distribuyen en los distintos estantes destinados para ello. o Al entrar un cliente buscan directamente la mercancía solicitada en los diferentes estantes según sus características, esto sin tener conocimiento certero de si poseen el producto, si aún el producto está en cajas, si no lo compraron o si está agotado, ya que no existe un sistema computarizado que les permita facilitar esta importante información, trayendo como consecuencia la angustia tanto del cliente como del encargado, lo que conlleva a una demora innecesaria. 7

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1.1.4 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS La Empresa cuenta con productos y servicios Productos: 

Papelería



Filatelia



Textos universitarios



Libros escolares



Guías



Material escolar



Literatura en general



Fotocopias



Encuadernación



Libros de todas las temáticas o

Libro antiguo

o

Literatura

o

Ciencias

o

Libros de autoayuda

o

Novelas

o

Ensayos

o

Poesía

1.1.5 PROVEEDORES 8

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA      

Tanto el número de editoriales como el de distribuidores Editorial Santillana (libros de primaria, secundaria y universitarios) Editorial Norma(provee diccionarios, cuentos, etc.) Grupo Navarrete Industria Papelera Atlas en otros Proveedores de útiles escolares como: STANDFORD, ALPHA, KP, FABER, LORO, ARTESCO, VINIFAN, LAYCONSA, PILOT, UHU

1.2 DIAGNOSTICO ESTRATEGICO 1.2.1 MISIÓN Investigar y planificar para ofrecer útiles escolares y oficina guiados por una filosofía de atención al cliente. Para lograrlo contar con un equipo activo que proyecte los conocimientos administrativos y productivos. 1.2.2 VISIÓN Ser líderes en materia educativa para satisfacer las necesidades de nuestros clientes y contar con servicios innovadores y modernos. Al mismo tiempo brindar oportunidad para el desarrollo profesional de todos nuestros funcionarios.

1.2.3 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 

Objetivo General: Establecer un negocio que facilite la adquisición de materiales y productos educativos, ahorrando dinero, tiempo y ser facilitadores del éxito estudiantil de cada curso lectivo.



Objetivos Específicos: o Aplicar los conocimientos adquiridos en la especialidad de asistente administrativo, para el establecimiento de una librería que brinde satisfacción a nuestros clientes. 9

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA o Adquirir los útiles necesarios, empleados en cada materia o especialidad durante cada curso lectivo, para poder ofrecerlos a los estudiantes y educadores. o Reducir los costos de los útiles escolares de manera que sean más accesibles para la comunidad estudiantil. 

1.2.4 ANALISIS INTERNO Como Fortalezas de la Empresa, podemos indicar:  Varias sucursales de la librería a nivel nacional.  Venta de productos sencillos e innovadores.  Lo que nos diferenciaría con respecto a los negocios de este rubro ubicados cerca, seria: o La cantidad de los productos que venderíamos. o La manera en la que serian atendidos nuestros clientes: la simpatía, el esmero, buen humor, disponibilidad, etc. o La accesibilidad, en cuanto a precio de los productos que ofreceríamos. Como Debilidades de la Empresa, podemos indicar:  Demora en la atención al público en las distintas sucursales.  Nuestro proyecto estaría empezando, por lo cual no sería muy conocido en la zona.  Somos vulnerables ante la posibilidad de que nuestros clientes se vayan.  Debido a la falta de nuevos tipos de productos, tal vez no se llegue a satisfacer los gustos de todos los clientes, en cuanto a la variedad de productos. 1.2.5 ANALISIS EXTERNO Como Oportunidades de la Empresa, podemos indicar:

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IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA  Mayor demanda de servicios y productos.  Avances tecnológicos con los cuales desarrollar más canales de atención.  Los lugares cercanos de la librería no cuenta con ningún negocio de este tipo.  En los últimos años, ha habido muchas novedades en cuanto a los artículos de librería. Hoy en día se puede elegir un cuaderno barato pero de buena calidad y que además proteja el medio ambiente, es decir que sea ecológico. Por lo general esta son algunas de las características que la persona tiene en cuenta a la hora de comprar los útiles escolares o artículos de oficina.  Debido a que en los últimos años ha habido un incremento demográfico notorio. Como consecuencia un incremento de trabajo, y se espera que en los próximos años haya un incremento en la venta de artículos escolares y de oficina. Como Amenazas de la Empresa, podemos indicar:

 Ingreso de nuevos competidores al mercado.  Debido a los cambios constantes en los precios de todos los artículos disponibles para ventas, es probable que tengamos que aumentar considerablemente el precio de algún producto nuestro, lo que seguramente provocaría la perdida de algunos clientes.  Nuestros competidores mas próximos, poseen clientes fijos que no cambiarían de proveedor.

1.2.6 MATRIZ FODA

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IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA OPORTUNIDADES

FORTALEZAS

Matriz FODA AMENAZAS

DEBIBLIDADES

OPORTUNIDADES  Mayor demanda de servicios y productos.  Avances tecnológicos con los cuales desarrollar más canales de atención.  Los lugares cercanos de la librería no cuenta con ningún negocio de este tipo.

 Hoy en día se puede elegir un cuaderno barato pero de buena calidad y que además proteja el medio ambiente, es decir que sea ecológico. Por lo general esta son algunas de las características que la persona tiene en cuenta a la hora de comprar los útiles escolares o artículos de oficina.

AMENAZAS  Ingreso de nuevos competidores al mercado.  Debido a los cambios constantes en los precios de todos los artículos disponibles para ventas, es probable que tengamos que aumentar considerablemente el

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FORTALEZAS  Varias sucursales de la librería a nivel nacional.  Venta de productos sencillos e innovadores.  Lo que nos diferenciaría con respecto a los negocios de este rubro ubicados cerca, seria: La cantidad de los productos que venderíamos  La accesibilidad, en cuanto a precio de los productos que ofreceríamos.  La manera en la que serian atendidos nuestros clientes: la simpatía, el esmero, buen humor, disponibilidad, etc.

DEBILIDADES  Demora en la atención al público en las distintas sucursales.  Nuestro proyecto estaría empezando, por lo cual no sería muy conocido en la zona.

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA precio de algún producto nuestro, lo que seguramente provocaría la perdida de algunos clientes.  Nuestros competidores mas próximos, poseen clientes fijos que no cambiarían de proveedor.

 Somos vulnerables ante la posibilidad de que nuestros clientes se vayan.  Debido a la falta de nuevos tipos de productos, tal vez no se llegue a satisfacer los gustos de todos los clientes, en cuanto a la variedad de productos.

Figura : Matriz Foda Fuente: La Empresa

CAPITULO II: PROCESO DE TOMA DE DESICIONES 2.1 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA La situación actual de la empresa nos permite observar un problema fundamental, primero en el área de distribución en los estantes de los productos, desde la llegada de la mercancía hasta su posterior almacenamiento y puesta en el estante, que podemos observar según el diagrama de procesos que se muestra a continuación:

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Tenemos en cuenta que este proceso se hace sin un adecuado sistema en el que se pueda tener la información de los productos que están ingresando, su cantidad y en que área se les está ubicando, esto crea un problema a la hora de la venta impidiendo a los trabajadores saber si existe aun el producto o si existe en que parte fue almacenada. 2.2 PLANTEAMIENTO DE LA SOLUCION. 2.2.1 EL MODELO DE PROCESO Paso 1

Ingresar al Sistema por Primera Vez

Para ingresar a la aplicación por primera vez se debe utilizar el usuario “dueño” y la clave “dueño”. De este modo se ingresa al programa con amplios privilegios. Paso 2

Crear Usuarios

Ahora, Usted puede crear sus propios usuarios, con claves personalizadas, en la ventana MANTENCION / USUARIOS / botón NUEVO. En este caso no olvide crear al menos 4 tipos usuarios con los privilegios de Cajero, Supervisor, Dueño y un Súper Administrador. Si lo prefiere, puede posponer esto para más adelante y usar los usuarios que vienen pre-cargados. Estos son: Usuario: dueño 15

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA Clave: dueño Usuario: supervisor Clave: supervisor Usuario: cajero Clave: cajero Usuario: sadministrador (es mas alto que dueño y puede realizar funciones técnicas no habituales) Clave: sadministrador Si Usted no ha creado sus propios Usuarios, no borre estos usuarios que viene por defecto con la instalación. Paso 3 Crear Proveedores y Familias; Revisar el Nombre del Almacén y los Impuestos. Ahora Usted, debe crear los proveedores con los que trabaja, mediante la ventana MANTENCIÓN / PROVEEDORES / botón NUEVO. A continuación cree las familias de productos mediante la ventana MANTENCIÓN / IMPUESTOS Y FAMILIAS / botón NUEVA. Para cambiar el nombre del Negocio y revisar las tasas de impuestos utilice la ventana MATENCION / IMPUESTOS Y BOLETAS. Paso 4

Ingresar todos los productos a la base de datos

Mediante el uso de la Ventana INGRESO DE PRODUCTOS DE LA VENTA o VENTA 1, el implementador procederá a escanear todos los productos que existen en el Almacén. Para esto debe considerar que un producto y código de barra puede ser distinto a otro si ofrece una diferencia de aroma, tamaño, talla, numeración, color, promoción anexa.

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IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA Esta ventana se encuentra en SALA DE VENTAS / VENTAS / OPERACIÓN TIPO VENTA / VENTA 1 Cuando el producto no esté ingresado en la base de datos, el software ofrecerá importar el producto desde una base auxiliar; o bien crear manualmente un nuevo producto. En ambos casos se abrirá la ventana CREACIÓN DE PRODUCTOS mediante la cual el implementador o incluso un vendedor procederá a crear un nuevo producto. Una vez ingresado el nuevo producto se deberá limpiar la pantalla VENTA 1 pulsando 0 ENTER, para luego repetir la operación con el siguiente producto. Paso 5

Ingresar Todos los Clientes al Sistema

El implementador deberá contar con un listado de los clientes con los datos necesarios para crearlos en el sistema, en la ventana MANTENCIÓN / CLIENTES / botón NUEVO. Al llenar los datos se recomienda elegir lo siguiente: En la casilla Tipo de Crédito la opción BOL./LIB. En la casilla Estado Crédito la opción Hab.Ambos. Deuda máxima boleta y libreta dependerá del crédito que dé el dueño a cada cliente. El Código Interno puede rellenarse con el “apodo del cliente”. El Código de Barra puede rellenarse con la repetición del RUT o cédula de identidad, pero sin puntos y con guión. También se puede usar cualquier combinación de letras y números que sirva para identificar cómodamente a un cliente. El código de barra está pensado para crear una tarjeta de identificación para cada cliente que compra al crédito. Paso 6

Preparar la Puesta en Marcha

Antes de poner en marcha la aplicación informática, debemos dejar en cero la deuda de los clientes y el dinero en caja. 17

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También es necesario revisar lo siguiente: 1. Todos los productos deben estar con sus impuestos correctamente asignados. 2. Todos los productos deben estar con los precios de costo y de venta correctos. 3. Todos los clientes deben tener habilitadas ambos tipos de deuda, es decir BOLETA y LIBRETA. 4. Todos los clientes deben tener un máximo de deuda permitida razonable. Paso 7 Comenzar con la Venta al Contado y al Crédito. A partir de ahora toda venta, todo registro de Crédito debe ser realizado con la ayuda del computador. Esta etapa se debe extender hasta que se establezca que, efectivamente, todos los productos y todos los clientes pueden ser reconocidos por el computador. Habitualmente, este paso se extenderá por lo menos durante una a tres semanas, a la espera que lleguen todos los productos con stock agotado y que ha vuelto a comprar para re-abastecer su negocio. Paso 8

Tomar el Inventario Físico y Digitarlo.

Debe elegir un día o una tarde para cerrar el Negocio y tomar un inventario físico. Luego debe tomar el resultado de este inventario físico y digitarlo en el programa computacional EL ALMACEN, mediante la pantalla COMPRAS / AJUSTES AUTORIZADOS DE STOCK. Una vez concluida esta tarea estará en condiciones de iniciar el siguientes mes o período utilizando el programa EL ALMACEN en un 100% y controlando stock, dinero en caja y crédito a clientes.

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IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE VENTAS EN UNA LIBRERIA 2.2.2 M O D E L O

LOGICO DE DATOS

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